Presentación de PowerPoint - Microsystems | Servicios … · 2016-06-21 · el Área de Contabilidad. Temario: VISION GENERAL Y CARACTERISTICAS. 1. CREACION DE EMPRESAS Catálogo

“CURSO DE CONTPAQi

CONTABILIDAD”

Angel Garcia Sandoval

Bienvenidos

Contador Público

Instructor

OBJETIVO:

El participante al Finalizar el Curso podrá Registrar Empresas,

Configurar los catálogos del sistema, Capturar Pre pólizas, Pólizas,

realizar procesos especiales dentro del Sistema, Generar Reportes,

etc.

DIRIGIDO: Contadores, Auxiliares y personal que se desempeñe en

el Área de Contabilidad.

Temario:

VISION GENERAL Y CARACTERISTICAS.

1. CREACION DE EMPRESAS

Catálogo de Empresas Registrar una Empresa Seleccionar una Empresa Redefiniendo una Empresa Eliminar una Empresa

CREACION DE EMPRESAS

Catálogo de Empresas

EJECUTANDO LA APLICACIÓN

Para ejecutar la aplicación, con el“mouse” se debe dar doble clical icono de:CONTPAQi®-CONTABILIDAD.

Otra opción es seleccionar elicono con el “mouse” yposteriormente oprimir la teclaEnter.

El sistema solicitara los siguientes datos:

Código de usuario

Clave de acceso

CREACION DE EMPRESAS

icono empresas.

Con esta acción se abriráel menú de catálogo deempresas.

Seleccionar nuevaempresa.

CAPTURANDO INFORMACIÓN.

Datos requeridos:

Nombre de la empresa. Catalogo preinstalado

CONTPAQi® CONTABILIDAD. Estructura de nuestro

catálogo. valores Numéricos o

alfanuméricos para el catalogo.

Niveles. Inicio de la historia. Periodos contables. Ubicación de la empresa.

REDEFINIENDO UNA EMPRESA

Al crear la empresa en CONTPAQi® CONTABILIDAD ya estamos en

posibilidad de trabajar con ella, sin embargo existen configuraciones que

podemos hacer para tener una mejor funcionalidad.

Para llevar a cabo la configuración de la empresa en CONTPAQi® CONTABILIDAD y tener una mejor funcionalidad, tenemos que ingresar al menú configuración y seleccionar la opción.

Redefinir empresa.

REDEFINIENDO UNA EMPRESA

(Continuación)

Redefinir empresa está compuesto de 6 pestañas principales:

1.- Generales.2.- Fechas y periodos3.- Cuentas y su estructura.4.- Pólizas y su captura.5.- IVA.6.- CSD/FIEL.

ELIMINAR UNA EMPRESA

Para borrar una empresa, seleccionamos la empresa y clic en el botón Borrar

Ejercicio 1

Campo Datos

Nombre Mi primera empresa

Catalogo Catalogo preinstalado del SAT

Inicio de Ejercicio 01/01/2016

Periodo vigente 1

Base de datos ctTuNombre

Crear una empresa con los siguientes datos:

Ejercicio 2

Campo Datos

Generales Llenar datos informativos y domicilio de la empresa

Fechas y periodos Cambiar el formato de fecha AAAA/MM/DD

Cuentas y su estructura -Deshabilitar la cuenta de cuadre-Permitir cambiar numero de cuenta-Deshabilitar obligar asignar -

Pólizas y su captura Deshabilitar permitir modificar periodos anteriores y futuros Deshabilitar mensaje de emergenciaMostrar ventana de pagos al capturar la póliza ingreso

Crear una empresa con los siguientes datos:

¡!Estamos Empezando!¡

CATÁLOGO DE CUENTAS

Búsqueda de CuentasRegistrando CuentasEditando Cuentas Información Adicional en el Catálogo de CuentasAlta Masiva de Cuentas: Exportar Catálogo de Cuentas

e Importar Catálogo de CuentasAsignar Clave agrupadora para el catálogo de cuentas

BÚSQUEDA DE CUENTAS

Para abrir el catalogode cuentas, clic en elmenú de Catalogo yclic en el submenú deCatalogo de cuentas oCtrl + F3

En el catalogo decuentas podemos :

Dar de alta unanueva cuenta.

Editar una cuenta. Eliminar una

cuenta.

INFORMACIÓN ADICIONAL EN EL


Subcuenta de: En esta seccióntenemos que seleccionar la cuenta enla que deseamos acumular la nuevacuenta

Tipo de cuenta: Al seleccionar lacuenta de acumulación, por defaultnos indicara el mismo tipo de cuentay naturaleza.

ALTA MASIVA DE CUENTAS: EXPORTAR

CATÁLOGO DE CUENTAS E IMPORTAR


Para la importación masiva del catalogo de cuentas

Dar clic en el menú Catalogo, Seleccionamos en el submenú: Bajar catalogo o

bien presionar la tecla F6

Cargar catalogo o tecla F7

ASIGNAR CLAVE AGRUPADORA PARA

EL CATÁLOGO DE CUENTAS

Asignar códigoagrupadores al catalogode cuentas para cumplircon la contabilidadelectrónica del anexo24.

Para acceder al catalogo de cuentas clic en el menú Reportes y clic a la opción de Hoja electrónica.

ASIGNAR CLAVE AGRUPADORA

PARA EL CATÁLOGO DE CUENTAS

En la hoja electrónica, tenemos

varios modelos, seleccionar la

hoja electrónica.

- Asignación agrupadores SAT

- Clic al botón Ejecutar

La hoja electrónica es una hoja

de cálculo que permite la

manipulación de datos

arreglados en filas y columnas.

ASIGNAR CLAVE AGRUPADORA

PARA EL CATÁLOGO DE CUENTAS

Dar clic a la hojaAgrupadores yesperar a quecargue todos losagrupadores delSAT.

Ejercicio: Modulo II

1.- Ir al Catalogo de Cuentas y registrar:

3 Cuentas de Bancos. 5 Clientes 5 Proveedores Las 3 tasas de IVA Vigentes. (IVA Acreditable e IVA Trasladado.

2.- Una vez que se dieron de alta las cuentas del punto anterior, procederemos aexportar el catalogo de cuentas.

3.- Dar de Alta una Empresa con los mismo parámetros con la que se dio de alta laprimera empresa.

4.- Cargar el catalogo exportado en el punto 2 a la nueva empresa.

TABLAS

Usuarios Usuarios Conectados Cambiar Usuario Monedas Tipo de Cambio Segmentos de Negocio

USUARIOS

Para acceder alcatalogo de usuariosdar clic en el menú deempresas yposicionarse en el submenú de usuarios sedespliega lassiguientes opciones Catalogo. Perfiles Usuarios

conectados Cambiar de usuario

CATALOGO DE USUARIO

CódigoNombre

1.- Documentos 2.- Reportes 3.- Catálogos 4.- Configuración5.- Procesos y utilerías

USUARIOS CONECTADOS

CAMBIAR DE USUARIO

Al seleccionar laopción cambiar deusuario se cerrara lasesión actual.

Se abrirá la ventanade logeo

MONEDAS

Para abrir el catalogode monedas clic en elmenú Configuración yclic a la opción deMonedas..

Se despliega laventana deMonedas para darde alta o editaruna moneda.

TIPO DE CAMBIO

Para abrir el catalogo de Tipo de cambio clic en el menú Configuración y clic a la opción de Tipo de cambio..

SEGMENTO DE NEGOCIOS

Segmentos de negocios es una herramienta muy útil de CONTPAQi, la cual nospermite manejar áreas, proyectos, departamentos, sucursales etc. De una forma muyfácil y eficiente (Análisis detallado en curso intermedio)

El segmento de negocio se encuentra dentro de redefinir empresa en la opción de Cuentas y sus estructuras.

En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y como vana ser asignados.

Ejercicio: Modulo III

I. Dar de Alta un Usuario con Perfil de Auxiliar y contraseña.

II. Entrar al sistema con el nuevo usuario y valida el perfil.

PÓLIZAS

Tipos de Pólizas Manejo de Folios Conceptos en Pólizas y Movimientos Captura pólizas saldos iniciales Búsqueda de Pólizas Eliminando Pólizas

PÓLIZAS

Submenú en la Ventana de Pólizas Cuadrar Pólizas Manualmente Afectación de Pólizas Exportar Pólizas Importar Pólizas Configuración de la DIOT Modulo DIOT

TIPOS DE PÓLIZAS

Es un catalogo que clasifica la información de CONTPAQi® CONTABILIDAD pormedio de las pólizas.Para ingresar a este catalogo ve al menú Configuración, submenú Tipos depóliza y selecciona la opción de Catalogo.Lo único que necesitas para crear un tipo de pólizas es indicar el Código y elNombre que le vas a poner.

MANEJO DE FOLIOS

El consecutivo de pólizas enCONTPAQ puede usarse endos formas por ejercicio o porperiodo, según nos convenga,y esta configuración debehacerse por cada tipo depóliza.

Si elegimos por ejercicio, seráun consecutivo para todo elaño de la empresa, sielegimos por periodo, cadames inicia el consecutivo deltipo de póliza.

CONCEPTOS EN PÓLIZAS Y

MOVIMIENTOSUn concepto es información que puedes agregar a una póliza y que teayudara a identificarla.CONTPAQi CONTABILIDAD cuenta con un catalogo que permite concentrar enun solo lugar los conceptos que normalmente utilizas en las pólizas de laempresa, de forma que no tengas que capturarlos en cada una.Para configurar los conceptos ve al menú Configuración, submenú Conceptosy selecciona la opción Catalogo

CAPTURA PÓLIZAS SALDOS

INICIALES (Análisis)

Antes de comenzar los registros diarios en tu empresa, debes analizar losiguiente:

• ¿Mi empresa o negocio va a iniciar operaciones al mismo tiempo que voya comenzar a utilizar CONTPAQi CONTABILIDAD?

• ¿Mi empresa tiene operaciones registradas desde antes de implementarel sistema?

Es importante que lo analices bien, por que a partir de esta informaciónpodrás indicar la fecha y los saldos iniciales con los que registraras las cuentasbancarias.

Los saldos iniciales deben registrarse en CONTPAQi CONTABILIDAD al crearuna empresa, con el fin de indicar la situación financiera con la que iniciaoperaciones dicha empresa.

CAPTURA PÓLIZAS SALDOS

INICIALES (Captura)

La póliza de saldos iniciales, o póliza de apertura, debe ser de tipo Diario yreflejar los saldos finales del periodo inmediato anterior en el que inicia elregistro de movimientos en CONTPAQi CONTABILIDAD.

Esto significa que la póliza se registrara en un periodo anterior al de inicio enel sistema, para que los saldos de las cuentas se contemplen desde el primerperiodo en que inicia la historia de la empresa.

Ejemplo:

Inicio de empresa Capture la poliza de apertura en

Febrero de 2016 Enero de 2016

BÚSQUEDA DE PÓLIZASPara realizar una consulta en los listados debes utilizar, por lo menos, una de los 3niveles de búsquedas: Por periodo y ejercicio Incremental Autofiltros / Filtros personalizados

Puedes utilizar los tres niveles para que tu consulta sea mas exacta o especifica

ELIMINANDO PÓLIZAS

En periodos abiertos se podrán eliminar pólizas de periodos anteriores oposteriores al vigente.Cerrados solo se podrán eliminar pólizas del periodo vigente

Si por alguna razónquieres eliminar unapóliza o movimientosolo haz en el botóneliminar

SUBMENÚ EN LA VENTANA DE

PÓLIZAS

Pólizas Ctrl+P Comprobantes Listado de Pólizas Listado de movimientos

de Pólizas Listado de pólizas con

causación de IVA Listado de pólizas con

control de IVA Afectación de pólizas Traspaso de auxiliares

entre cuentas Bajar pólizas F4 Cargar Pólizas F5 Pre póliza Ctrl+O Bajar pre póliza Cargar Pre póliza

CUADRAR PÓLIZAS MANUALMENTE

AFECTACIÓN DE PÓLIZAS

Si en la redefinición de la empresa no configuraste el uso de las pólizas sinafectar y deseas que una póliza en particular no afecte los saldos de lascuentas, podrás marcar en la ventana Pólizas el campo “Sin afectar”.

Al hacerlo estas indicando a CONTPAQi CONTABILIDAD que esa póliza enespecifico no afectara los saldos, al terminar el documento la configuraciónno se guardara para las siguientes pólizas que registres .

Para localizar las pólizas sin afectar ejecuta el reporte de Diarios y Pólizas quese localiza dentro del submenú de Reportes auxiliares.

AFECTACIÓN DE PÓLIZAS

(Continuación)

Dentro de la ventana de filtros, en la pestaña Otros parámetros marca lacasilla “Pólizas sin afectar” para desplegar las pólizas que fueron guardadascon esta propiedad.

Cuando se han capturado pólizas sin afectar y es necesaria que estas seanconsideradas en los saldos actuales, debes seleccionar el menú Pólizas laopción Afectación de Pólizas.

EXPORTAR PÓLIZAS

Es el procesos mediante elcual se guarda lainformación de loscatálogos en un archivo detexto, para posteriormenteser cargado.

Generalmente se utilizapara pasar la informaciónde los catálogos en unanueva empresa o paradarle mantenimiento.

IMPORTAR PÓLIZAS

Es el proceso mediante elcual se carga la informaciónde catálogos desde unarchivo de texto,previamente bajado con elproceso de bajado.

Que necesito para cargar:Realiza un respaldo de laempresa, selecciona queharás con los datos a cargarsi estos ya existen en laempresa.

CONFIGURACIÓN DE LA DIOT

Lo primero que haremos es seleccionar desde la pestaña de Configuración,Clic en la opción de Redefinir Empresa, seleccione la opción de IVA, Dar clic ala opción de Manejar devolución de IVA indicar la cuenta de flujo yposteriormente lo que se indica a continuaciónSe deberá realizar la carga del padrón de proveedores, la cual es una base dedatos que contiene:

Código Nombre Tipo de tercero Tipo de operación RFC Tasa

En caso de ser proveedor extranjero, adicional a lo anterior se deberá indicarNo. ID fiscal y país de residencia.

MODULO DIOT

Generar archivo completo para entregar al SAT. Generar archivo completo y su visualización en Excel.

Ejercicio: Modulo IV

1.- Crear una póliza que sea CHEQUE y realizar un registro contable con esa póliza.2.- Configurar los folios de Pólizas de ingresos por ejercicio, y las de egresos porperiodo, partiendo del número 10 para ingresos y número 1 para Egresos.3.- Crear dos conceptos para que sean utilizados al momento de registrar una póliza ch.4.- Crear 2 conceptos para que sean utilizados por las pólizas ingresos5.- Realizar 1 pólizas de ingresos de tal manera que los importes totales no cuadren,para que el sistema pueda cuadrarlos automáticamente.6.- Realizar 1 pólizas de egresos, pero estos registros deben de estar en el status depólizas sin afectar.7.- Exportar las pólizas del mes de enero.8.- Cargar (importar) las pólizas que exportamos a la 2da empresa creada.9.- Regresando a la 1era empresa, configurar el sistema para que nos habilite la ventanade la DIOT10.- Una vez que hayamos hecho los pasos anteriores y haber registrado pólizas tantode Ingresos como de Egresos, procederemos a generar el archivo txt o xls para la DIOT.

ACTIVO FIJO

Dar de alta activo fijo en el catálogo. Depreciar activo fijo. Crear pólizas de depreciación.

ACTIVO FIJO (Introducción)

Los activos fijos son los bienes físicos adquiridos por la empresa para suuso y con una vida útil prevista mayor a un año. Se incluyen lasreparaciones y ampliaciones de importancia que extienden la vida útilprevista o incrementan la capacidad productiva de dichos bienes.También se incluyen los gastos de la instalación de activos fijos. No seincluyen los gastos y reparaciones de mantenimiento corriente.

CONTPAQi® CONTABILIDAD puede realizar el proceso de la depreciacióntanto contable como fiscal de los activos fijos de forma automáticasiguiendo un sencillo procedimiento.

DAR DE ALTA ACTIVO FIJO EN EL

CATÁLOGO

Este catalogo guarda la informacióntanto para la depreciación contablecomo la fiscal necesaria pararealizar la depreciación de losactivos fijos y solo se captura unavez.

Para que captures los datos de los activos fijos debes indicar: Código Nombre Adquisición (fecha) MOI (Monto Original de la

inversión) Cuenta (contable) Depreciación contable/

Depreciación fiscal

DEPRECIAR ACTIVO FIJO

(Introducción)

La depreciación es la perdida de valor contable que sufren los activos fijos por el usoa que se les somete y su función productora de renta. En la medida en que avance eltiempo de servicio, disminuye el valor contable de dichos activos.

Antes de realizar la depreciación debes revisar que:

Estén capturados todos los datos de los activos fijos en el catalogo de activos fijos . Estén actualizados los Índices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC) para

obtener el factor de actualización (aplica para el calculo Fiscal)

Para actualizar los INPC ve al menú de Configuración y selecciona la opción Índices deINPC

DEPRECIAR ACTIVO FIJO

Formas de depreciar los activos fijos:

La depreciación de los activos fijos genera automáticamente la póliza(s) que se requiere(n) para registrar el resultado de calculo.

CONTPAQi® CONTABILIDAD puede realizar el calculo de dos formas:

Simulación – Genera la depreciación mostrando el resultado en bitácora para corroborar que los datos sean correctos pero no generara pólizas.

Afectación – Genera la depreciación mostrando el resultado en bitácora para corroborar que los datos sean correctos y crea la(s) póliza(s) correspondiente(s)

DEPRECIAR ACTIVO FIJOPara ingresar al catalogo de activos fijos, ve al menú Activos fijos y selecciona la opción Depreciar activos fijos

Para que realices la depreciación de los activos fijos debes indicar lo siguiente:

Mes Base de calculo Calcular la

depreciación Activos a depreciar Tipo de

depreciación Fecha Numero

Ejercicio: Modulo V

1.- El día 10 de Enero de 2016 se adquiere un equipo de transporte de la marcaVolkswagen tipo: Jetta con un valor de $250,000 + IVA , el cual se le empezaraa dar uso el 01 de febrero 2016, realizar el asiento contable de la compra, darlode alta en el catálogo de activos fijos y realizar su depreciacióncorrespondiente.

2.- De igual manera dar de alta un Scansnap IX500 Scanner. El cual fueadquirido el día 20 de Enero de 2016 con un valor de $7,623.00 + IVA, fuepagado el mismo día con transferencia de la cta. BBVA. Se le empezara a daruso el dia 01 de Marzo 2016, (Registrar la póliza y dar de alta el activo fijo en elcatálogo de A.F), y realizar la Póliza de Depreciación.

PRE POLIZAS

Capturando Pre Pólizas. Guardando Pólizas como Pre Pólizas

PRE PÓLIZASEs un mecanismo que te permite agilizar la captura de pólizas repetitivas.

Formas de crear pólizas!En CONTPAQi® CONTABILIDAD existen dos formas de crear una póliza

A partir de una póliza existente: Toma como base una póliza ya registrada en elsistema para configurarla .

Desde el modulo pre pólizas: Es una tarea laboriosa ya que se deben crear yconfigurar los datos desde la ventana Pre pólizas.

Para configurar una pre póliza a partir de una póliza existente es necesario:1.- Guardar la póliza como pre póliza2.- Configurar pre póliza3.- ejecutar pre póliza

GUARDANDO PÓLIZA COMO PRE

PÓLIZA.Este proceso permite tomar los datos de una póliza existente, lo que agiliza laconfiguración de una nueva pre póliza.

Para lograrlo bastacon habilitar la pólizade la cual se deseapartir y presionar elbotón Guardar comoPrepóliza que selocaliza en la barra deherramientas.

GUARDANDO PÓLIZA COMO PRE

PÓLIZA.

Debes especificar: Código Nombre de la prepóliza; Indica un acceso directo(opcional)

Al finalizar, se muestra un mensaje indicando que se ha generado la prepólizacon éxito.Haz clic en la opción Si para consulta la nueva prepóliza

CAPTURANDO PRE PÓLIZAS

Si al guardar la pre-póliza no indicaste consultarla en ese momento entonces realiza cualquiera de las siguientes acciones:Ve al menú Pólizas y selecciona la opción Pre-póliza Presiona las teclas Ctrl+O

EJERCICIO: Modulo VI

1.- Guardar como Pre-pólizas2 pólizas de Ingresos2 Pólizas de Egresos2 Pólizas de Diario.

2.- Ejecutar las Pre-pólizas porcada tipo de póliza en elejercicio inmediato anterior.

CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Manejo del Administrador de Documentos Digitales ADD

Validación y almacenamiento de XML Contabilización a partir de los comprobantes y

asociación de XML Adjuntar archivos con documentación comprobatoria

en PDF, WORD, EXCEL O IMAGEN

CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Tratamiento Fiscal para asociar a proveedores y catálogo.

Generar los XML del catálogo de cuentas y del balance de Comprobación.

Reportes del ADD (Administrador de documentos Digitales) Pólizas con XMl y XML asociados en pólizas

CONTABILIDAD ELECTRONICA

La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar losregistros y asientos contables a través de medios electrónicos eingresar de forma mensual su información contable a través de lapágina de Internet del SAT

A partir del 1 de enero de 2015: la Contabilidad Electrónica esobligatoria para todas las Personas Físicas y Morales con ingresosiguales o mayores a 4 mdp (el resto a partir de 2016).

MANEJO DEL ADMINISTRADOR DE

DOCUMENTOS DIGITALES ADD

El Administrador de Documentos Digitales (ADD) es un módulo que te permitealmacenar, buscar y administrar documentos y comprobantes fiscales digitales(CFDI) que emitas y recibas en tu empresa. Este módulo se instala como undirectorio en el sistema operativo y trabaja sobre una página de internet.



Módulos contenidos:1.- Cargar Documentos

A través del Administradorpodrás cargar y visualizar losdocumentos contenidos enél, cargar los certificadospúblicos y actualizar laslistas del SAT así comoconfigurar las validacionespara la recepción y utilizarla utilería para reindexar lainformación o documentosde tu almacén.


DOCUMENTOS DIGITALES ADDIngresa a esta opción para cargar los documentos al ADD y poderadministrarlos. Asegúrate de seleccionar una empresa antes deefectuar este proceso. Además de cargar los XML también podrásseleccionar archivos con extensión: .PDF, .XLS, .DOC, ZIP. Paracargar los documentos utiliza los siguientes botones:

Para cargar losdocumentos utiliza lossiguientes botones:



Paso 1Haz clic en el botónSeleccionar Archivospara localizar los XML yotros documentos quedeseas cargar al ADD.Paso 2Selecciona el archivo acargar y haz clic en elbotón Abrir.Paso 3Haz clic en el botónCargar y espera a que secarguen los documentosal ADD.



Desde aquí podrás ver los documentos que se han cargado al ADD yrealizar diferentes tipos de búsquedas, capturar información adicional alos documentos, asociarlos con otros y tener una vista previa de losdocumentos PDF y XML.

Área de despliegue de Documentos

Barra de herramientas.

Pestañas agrupadoras de Documentos.

Panel de búsqueda.


DOCUMENTOS DIGITALES ADDUna vez cargados los documentos podrás identificarlos fácilmente ya que estánorganizados en tres pestañas: Recibidos, Emitidos y Otros Documentos. De estaforma será mucho más fácil localizarlos e identificarlos.

Documentos que recibió tu empresa

Documentos que emitió tu empresa

Archivos:PDF, XLS, DOC, ZIP

Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentosdisponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento yenseguida haz clic en la opción deseada:



Dentro del Visor de documentos digitales podrás realizar diferentes tipos debúsquedas: por rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido yaproximaciones lo que te permite hacer más eficiente tu trabajo dentro del ADD.

Búsqueda por Rango de fechasPor omisión, muestra dos meses considerandoel actual y el inmediato anterior, sin importarel periodo en el cual esté trabajando laempresa.

Búsqueda por AproximacionesMarca la casilla cuando deseeslocalizar aquellos documentos quecumplan con la aproximación indicada.



Certificados y folios del SAT

En este módulo podrás realizar la carga de los certificadospúblicos y actualizar las listas del SAT.



ÍndicesEn este módulo podrás ejecutar una serie de utilerías que teayudarán a dar mantenimiento a la base de datos.



ConfiguraciónEn este módulo podrás configurar los criterios que serán consideradospara cargar o recibir los documentos en el ADD.Esto significa que si la regla no se cumple para el documento encuestión, éste no ingresa al ADD.

VALIDACIÓN Y ALMACENAMIENTO

DE XML

Para cargar los archivos XML en el ADD podemos hacerlo ingresando de dosformas. Ingresar de forma directa a través del icono ubicado en el escritorio.Ingresar a través de Contpaqi® Contabilidad una vez tenemos una empresaactiva.

Antes de comenzar es importante que dentro de la configuración de la empresadel sistema ingresemos el RFC correspondiente ya que será este el que elsistema tomará en cuenta para la validación de los documentos recibidos yemitidos.

Para ello nos dirigimos al menú Configuración / Redefinir Empresa (Ctrl + R) y enel campo RFC empresa* ingresar correctamente el RFC del contribuyente.

VALIDACIÓN Y ALMACENAMIENTO

DE XMLEsto representa una herramienta bastante interesante pues nos evita tener quevalidarlos por separado con procesos un tanto engorrosos. CONTPAQi® Contabilidadlo hace por ti.

No te preocupes si en el proceso seleccionas por error un mismo XML. El sistema lodetectará de forma automática y te mandará un error de duplicidad.

CONTABILIZACIÓN A PARTIR DE

LOS COMPROBANTES Y

ASOCIACIÓN DE XML

El siguiente paso será asociar el XML a la póliza contable para ir teniendo nuestracontabilidad electrónica perfectamente estructurada y posteriormente en caso de sernecesario pedirle al sistema la generación del XML de acuerdo con la información quesolicite el SAT.

Paso #1 – Ya que hemos definido las características del pago de la operación encuestión ahora debemos seleccionar los comprobantes fiscales en cuestión para apartir de ellos contabilizar nuestras pólizas.

Paso #2 – Seleccionar el o los comprobantes fiscales con los que vamos a trabajar.


LOS COMPROBANTES Y

ASOCIACIÓN DE XML

Una vez que se tengan los comprobantes seleccionados presionamos la F9 opresionamos el botón “Asociar Documento ” para asociarlos a la póliza, el sistemaempezará a indexarlo y cuando termine la columna “Contabilidad” apareceráseleccionada con una casilla todas y cada uno de los documentos indexados.

Podemos repetir este paso cuantas veces se necesario ya que una póliza puedetener varios XML adjuntos sin importar si se trata de una provisión (Diario),venta/cobro (Ingreso) o un gasto/inversión (Egreso), cuando ya tengamos listosnuestros documentos asociados presionamos Alt + F4 o el botón Salir que seencuentra en la parte superior derecha.

Posteriormente el sistema nos regresará a la ventana inicial de la pólizamostrándonos una lista con los documentos elegidos.


LOS COMPROBANTES Y

ASOCIACIÓN DE XML

Paso #3 – Seleccionar los CFDI de la póliza al movimiento a trabajar.

En esta parte el Sistema CONTPAQi, es muy amigable, ya que nos permiteadjuntar a la Póliza, como bien sabemos el XML, para cumplir con laContabilidad Electrónica, pero además nos permite adjuntar archivos endiferentes formatos, ya sea en PDF, EXCEL, IMAGEN).

ADJUNTAR ARCHIVOS CON

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

EN PDF, WORD, EXCEL O IMAGEN

TRATAMIENTO FISCAL PARA ASOCIAR

A PROVEEDORES Y CATÁLOGO.

Documento Bancario Ya es posible crear, modificar y consultar documentos bancarios desdeCONTPAQi® Contabilidad. Existen dos maneras de realizarlo:• Desde la póliza.• Desde el módulo Comprobantes.

Ahora es posible generar documentos de pago tipo Cheque o Egreso encualquier tipo de póliza, sin embargo sólo en las pólizas de egreso sedesplegará automáticamente la ventana Documento bancario de la póliza.

Importante dar de alta las cuentas

bancarias que usara desde el menú de Catalogo “Cuentas

bancarias

MÉTODO DE PAGO ASOCIADO AL

EGRESO PARA EMISIÓN DE

PÓLIZASEs una ventana del Sistema de Contabilidad, que nos permite captura un documento bancario a la póliza, para hacer referencia al método de pago.Este es un dato requerido por el SAT para la emisión de pólizas del periodo. Los

métodos que puedes seleccionar corresponden al catálogo de métodos de pagodel SAT. (Fracción XIII del Art. 33 inciso A del RCFF.

VENTANA DEL “ADD”

Ahora después de capturar el concepto de la póliza y dar enter se nosmostrará la ventana del ADD (Administrador de Documentos Digitales) va ahacer el componente que nos ayuda y llevara el control de todos nuestrosXML para poderlos agregar a nuestras pólizas.

VENTANAS DE MOVIMIENTOS DE

POLIZA

Movimiento (1): Aparecerá el número de movimiento que estemos capturando a la pólizaCuenta: teclearemos el número de cuenta que se afectara.CargoAbono: Dependiendo de nuestro movimiento teclearemos el importe según corresponda. Referencia: específica del movimiento.Concepto: Descripción especifica del movimiento

GENERAR LOS XML DEL CATÁLOGO DE

CUENTAS Y DE LA BALANZA DE

COMPROBACIÓN (ANEXO 24 RMF)

Balanza de comprobación

RFC Ejercicio Periodo Clave Extensión

12 o 13caracteres,correspondientesal RFC delcontribuyente, yasea PersonaMoral o PersonaFísica.

4 caracteres queidentifican el año alque corresponde lainformación que seenvía.

2 caracteres queidentifican elnúmero de mes alque correspondela informaciónque se envía.

Caracteres "BN" queidentifican a lasbalanzas decomprobación coninformación normal;Caracteres "BC" queidentifican a lasbalanzas decomprobación coninformacióncomplementaria.

Caracteres ".ZIP"que identifican unarchivocomprimido.

RFC Ejercico Periodo Clave Extensión

AAAA010101AB1 2016 01 BC .ZIP

AAAA010101AB1201601BC.zip

GENERAR LOS XML DEL CATÁLOGO DE

CUENTAS Y DE LA BALANZA DE

COMPROBACIÓN (ANEXO 24 RMF)Catálogo de cuentas

RFC Ejercicio Periodo Clave Extensión

12 o 13 caracteres,correspondientes alRFC delcontribuyente, yasea Persona Moralo Persona Física.

4 caracteres queidentifican el año alque corresponde lainformación que seenvía.

2 caracteres queidentifican elnúmero de mes alque corresponde lainformación que seenvía.

Caracteres “CT" queidentifican a lasbalanzas decomprobación coninformación normal;Caracteres "BC" queidentifican a lasbalanzas decomprobación coninformacióncomplementaria.

Caracteres ".ZIP"que identifican unarchivocomprimido.

RFC Ejercico Periodo Clave Extensión

AAAA010101AB1 2016 01 BC .ZIP

AAAA010101AB1201601BC.zip

REPORTES

Reportes de CONTPAQi® CONTABILIDAD

REPORTESLos reportes permiten mostrar en pantalla, archivo o impresora un concentrado dela información capturada.

Para ejecutar un reporte ve al menú Reportes ahí encontraras submenúsclasificándolos, selecciona el reporte deseado.

REPORTES (Continuación)

Después de seleccionar el reporte deseadoespecifica los filtros, enseguida haz clic enel botón Ejecutar reporte F10 para verlodirectamente en pantalla, o haz clic en elbotón Seleccionar Salida para enviarlo a untipo de archivo.

CIERRE DE PERÍODOS

Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresaqueda lista para empezar a trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo deltipo de periodo definido, será la frecuencia a ejecutar.

Recomendación:Antes de ejecutarun cierre deperiodo esrecomendablerespaldar laempresa, como unamedida deprevención.

Ahora vamos a habilitar del menúcierre la opción Cierre delperiodo/ejercicio

CIERRE DE PERÍODOS (Continuación)

Se abre la ventana cierre del periodo. Observa que en la parte izquierda semuestra el detalle del proceso, indicando cual es el periodo a cerrar, fechade inicio y fin del nuevo periodo, así como la información de inicio y fin delejercicio vigente.

En la parte derecha se muestrainformación general sobre el proceso, sudefinición, las recomendaciones aconsiderar y el resultado esperado.

hacemos clic en el botón procesar,observa que el sistema muestra unmensaje indicando que el cierre seefectuó con éxito

CIERRE DE EJERCICIOAl ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa enCONTPAQi queda lista para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el añocalendario).Antes de ejecutar un cierre es recomendable respaldar la empresa, cómo medida deprecaución.Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que elproceso sea exitoso, realiza las siguientes acciones en orden indicado:

1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste 2. Generar la póliza de cierre. 3. Ejecutar el cierre.

El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es cambiar el periodo vigente , para lograrlo vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se localiza en el menú cierre

CIERRE DE EJERCICIO (Continuación)

Para hacer el cierre debemos de cambiar alperiodo 14, este se utiliza para identificar elperiodo de cierre o periodo de ajuste, ¿por quése utiliza el número 14? Normalmente un ejercicio cuenta con 12

periodos. El periodo 13 se utiliza en los casos en que se

manejan periodos especiales, Entonces el último periodo debe ser el de

cierre, el 14.Damos clic en aceptar, a este periodo 14,CONTPAQi lo nombra periodo de ajuste, y así loidentificamos en el sistema (se puede consultaren el listado de saldos de cuentas).


Al ejecutar esta opción se crea la póliza de cierre del ejercicio vigente, este es elsegundo paso dentro del proceso de cierre de ejercicio.Lo que hace el proceso al generar la póliza de cierre es que las cuentas deresultados ya sean deudoras o acreedoras quedan en cero y la diferencia lamanda a un cuenta de Patrimonio (capital).

Dentro del menú cierre, vamos a seleccionar el menú póliza de cierre


Se abre la ventana póliza decierre y en la parte izquierda semuestra el detalle del procesoaquí debemos capturar lacuenta a donde se enviará ladiferencia (previa captura en elcatálogo de cuentas)*

CONTPAQi® CONTABILIDAD automáticamente indica el tipo de póliza que se va agenerar y la fecha, podemos conservar el número consecutivo asignado por elsistema o indicar uno nuevo.

Una vez generada esta póliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio.


El tercer y último paso es ejecutar el cierre, no olvides que antes de realizar el cierre debes de respaldar los datos de tu empresa como medida de prevención, para ejecutar el proceso vamos a habilitar el menú cierre y seleccionamos la opción cierre de periodo ejercicio.


Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa que en la parte izquierda semuestra el detalle del proceso.ejecutamos el cierre con el botón procesar.

Durante el proceso genera lossaldos de las cuentas y tambiénreactiva el número de folios de laspólizas

Para finalizar vamos aconsultar el listado saldos decuentas, observa que segeneró la información de lascuentas en el nuevo ejercicio.

RESPALDAR INFORMACIÓNEs la creación de una copia de la información contenida en la empresa deCONTPAQi® CONTABILIDAD, la cual podrá ser consultada posteriormente alaplicar un proceso de restauración de respaldo.

Antes de realizar el respaldo verifica que: Estén cerradas todas las ventanas del

sistema. Ningún usuario este dentro de la

empresa a respaldar (aplicar paraversión Red).

Para ingresar a la ventana Respaldarempresa realiza cualquier de lassiguientes acciones. Selecciona del menú Empresa la

opción Respaldar empresa. Una vez activada la ventana Catalogo

de Empresa haz clic en el botónRespaldar ubicado en la barra deherramientas.

RESPALDAR INFORMACIÓN

(Continuación)

Para generar un respaldo verifica el nombre de la empresa en el campo Respaldo.Por omisión, el nombre se toma del directorio de la empresa, pero puedes modificarlo si así lo deseas.

Al generar un respaldo se crea un archivo con extensión bakEl nombre del archivo de respaldo empresa+fecha+hora

RESTAURAR INFORMACIÓNAl proceso inverso de respaldar se le denomina Restaurar; es decir, la recuperación dela información que fue guardada en un archivo u otro directorio.

Antes de restaurar la información de laempresa toma en cuenta lo siguiente: Asegúrate que ninguno de los usuarios este

utilizando en el sistema al momento derestaurar la información.

Estén cerradas todas las ventanas delsistema

Para ingresar a la ventana de Restaurarempresa realiza cualquier de las siguientesacciones Selecciona del menú Empresa la opción de

Restaurar empresa. Presiona las teclas Ctrl+E para desplegar la

ventana de Catalogo de Empresa y haz clicen el botón de Restaurar, ubicado en labarra de herramientas.

RESTAURAR INFORMACIÓN

(Continuación)

Para ejecutar este procesoselecciona de la lista el respaldoque deseas utilizar

Al seleccionar uno de los respaldosexistentes automáticamente seactualiza la información delapartado Datos del respaldo.

MUCHAS GRACIAS

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Presentación de PowerPoint - Microsystems | Servicios … · 2016-06-21 · el Área de Contabilidad. Temario: VISION GENERAL Y CARACTERISTICAS. 1. CREACION DE EMPRESAS Catálogo