Procedimiento de fincamiento de pedidos, recepción y ...reposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/3800-003-021.pdf · 3.19 Revisará las fechas de entrega de la mercancía

Procedimiento de fincamiento de pedidos, recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTSS

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1 Objetivo

Establecer las actividades para el adecuado fincamiento de pedidos, el registro y control de entradas físicas de mercancía en el Sistema SIPRO, así como el óptimo manejo y almacenaje de mercancía en el área de Recepción y Bodega de las tiendas IMSS-SNTSS.

2 Ámbito de aplicación

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que labora en las Tiendas IMSS-SNTSS ubicadas en el Valle de México y foráneas.

3 Políticas

3.1 El fincamiento de pedido y la recepción de mercancía se llevarán a cabo

exclusivamente mediante el uso del Sistema SIPRO, a través de la generación de la “Orden de Compra” y del formato “Recibo”.

3.2 El Administrador o Encargado de la Tienda y el Jefe de Recepción y Bodega

vigilarán que los trabajadores, previo al inicio de sus labores, guarden sus objetos personales en los casilleros asignados.

El Jefe de Mercaderías o Jefe de Línea o Encargado de Apoyo Operativo 3.3 Fincará pedidos de acuerdo al desplazamiento y aceptación de la mercancía en las

diversas claves departamentales, utilizando la “Tarjeta de Resurtido” 3800-009-001 y atendiendo los días de rotación que autorice la Coordinación de Servicios de Ingreso.

3.4 Fincará pedidos reducidos cuando se autorice un artículo nuevo en el mercado, para

probar su aceptación, únicamente cuando se trate de abarrotes comestibles y no comestibles.

3.5 Considerará para el fincamiento de pedidos de temporadas navideña y escolar, las

condiciones de mercado, la estimación de venta con base en años anteriores, así como las condiciones comerciales pactadas con los proveedores. Dichos pedidos deberán ser autorizados por el Administrador o Encargado de la Tienda.

3.6 Propondrá a la Coordinación de Servicios de Ingreso la inclusión de proveedores

locales en el padrón de proveedores, cuando lo considere conveniente, con base en

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los requisitos vigentes y con el objeto de satisfacer la demanda de los usuarios. 3.7 Informará a la División de Cuadros de Suministro de la Coordinación de Servicios de

Ingreso los artículos, marcas y presentaciones que demanden los clientes, detectados a través del formato “Demanda de Mercancía por el Cliente” 3800-009-021 y no se encuentren catalogados en el Sistema SIPRO.

3.8 Enviará al final de cada mes a la División de Cuadros de Suministro de la

Coordinación de Servicios de Ingreso, a través del Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso, los reportes del incumplimiento por parte de los proveedores en materia de aprovisionamiento de mercancía, a través del formato “Comportamiento de Proveedores” 3800-009-004.

3.9 Optará por las siguientes alternativas, cuando exista urgencia de mercancía y el

proveedor no esté en condiciones de resurtir:

a) Transferencia de otra tienda b) Fincar pedido a otro proveedor de mercancía con característica similar

Personal del Área de Recepción y Bodega

3.10 Será responsable del cuidado y manejo de la mercancía, así como el uso correcto

del equipo que se les proporciona para el traslado y acomodo de la misma. 3.11 Usará durante la jornada laboral uniforme y equipo de trabajo y portará la credencial

de identificación institucional. 3.12 Evitará rechazar la mercancía solicitada a través de la “Orden de Compra”, salvo

cuando ésta se encuentre en mal estado o próxima a caducar. Los rechazos de mercancía sin causa justificada, que ocasionen desabasto serán su responsabilidad.

Jefe de Recepción y Bodega

3.13 Impedirá la entrada de personas ajenas a la bodega o almacén, salvo por

autorización expresa del Administrador o Encargado de la Tienda. 3.14 Deberá colocar en lugar visible los señalamientos que indiquen prohibido fumar en

el área, así como los de seguridad correspondiente.

3.15 Verificará que el área de extintores no esté obstruida y que éstos se encuentren en condiciones óptimas de uso.

3.16 Deberá vigilar que, sin excepción, toda la mercancía que ingrese o egrese por dicha

área esté amparada con la documentación soporte, según el tipo de movimiento:

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recepción de mercancía a proveedores, transferencia, devolución, merma, por reparación o sin cargo.

3.17 Registrará en la “Tarjeta de Resurtido” 3800-009-001, la mercancía entregada al

personal responsable de la sala de ventas. 3.18 Deberá identificar y separar semanalmente la mercancía sujeta a merma y elaborará

mensualmente el Acta administrativa de baja, destrucción y desecho de la mercancía por este concepto.

3.19 Revisará las fechas de entrega de la mercancía que se encuentre en reparación y la

solicitará al proveedor cuando se presente a entregar un pedido. 3.20 Será responsabilidad del Encargado de Apoyo Operativo en las tiendas que no

cuenten en su estructura con Jefe de Recepción y Bodega.

Recepción y revisión de documentación y mercancía

3.21 Realizará el ingreso de mercancía a la tienda, exclusivamente por el área de recepción, la cual deberá estar localizada junto al área de carga y descarga de los artículos.

3.22 Dará entrada a la mercancía que esté autorizada en el Sistema SIPRO que

corresponda al pedido, por transferencia en tiendas y en el caso de mercancía “sin cargo”.

3.23 Deberá registrarse toda la mercancía que ingrese físicamente al área de recepción y

bodega. En caso de que, por excepción, se reciba el día del inventario físico, se imprimirá en los empaques el sello o anotación de “sujeto a revisión”, sin considerarse en ese inventario, efectuándose la revisión y registro en el Sistema SIPRO al día siguiente de recibida la mercancía.

3.24 Verificará la mercancía que ingrese al almacén, con base en la “Orden de Compra”,

en términos de volúmenes, precios y especificaciones del producto. Una vez verificada la mercancía se ingresarán al Sistema SIPRO las cantidades recibidas, para la generación del formato “Recibo”. El volumen de la mercancía recibida podrá ser menor a lo establecido en el pedido, pero no menor al 50% de lo solicitado.

3.25 Ingresará al Sistema SIPRO el importe contenido en la factura o remisión-factura. 3.26 Deberá estar amparada en la factura o remisión-factura correspondiente con “costo

cero” la mercancía sin cargo y deberá registrarse en el Sistema SIPRO. 3.27 Será vendida la mercancía que el proveedor entregue como oferta armada o

promoción que se acompañe de otro producto, como se presenta, por lo que para su

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conteo y manejo no deberá ser separada. 3.28 Deberá informar a la Coordinación de Servicios de Ingreso cuando el Sistema

SIPRO omitiera un número de folio consecutivo, y levantará un acta informativa. 3.29 Verificará que las copias de las facturas o remisión-factura que amparan la

recepción de mercancía, no presenten tachaduras o enmendaduras. 3.30 Verificará durante la recepción de mercancía, si el proveedor cuenta con mercancía

sujeta a devolución ya firmada por el proveedor, para su retiro de la tienda. 3.31 Aplicará el presente documento a la mercancía que la tienda reciba a pie de camión.

Almacenaje 3.32 Identificará las cajas o empaques que contienen la mercancía, con el color

correspondiente a la fecha de recepción. 3.33 Deberá organizar el almacenaje en secciones departamentales, por familias, tipos

de artículos, marcas y presentaciones, separando los artículos comestibles de los contaminantes, respetando el sistema de Primeras Entradas Primeras Salidas, PEPS, identificadas con el color correspondiente a la fecha de recepción.

3.34 Será colocada la mercancía sobre tarimas o anaqueles, teniendo especial cuidado en

su acomodo de acuerdo a sus especificaciones para evitar su deterioro y facilitar su manejo.

3.35 Deberá delimitar los pasillos a fin de facilitar el acceso a los productos, teniendo

especial cuidado en mantenerlos limpios para evitar deterioro de mercancía, presencia de fauna nociva o accidentes.

3.36 Mantendrá en almacén un stock de mercancía suficiente, que permita el abasto de

productos a sala de ventas, en tanto se lleva a cabo el resurtimiento de acuerdo a la siguiente recepción programada.

3.37 Deberá manejar la mercancía en bodega en caja o en empaque cerrado. 3.38 Deberá localizarse la mercancía destinada para transferencia, devolución y merma,

en forma adyacente al área de recepción para facilitar su manejo y control. 3.39 Serán etiquetados los enseres menores, mayores y aquellos artículos que por sus

características requieran de estricto control, previo a su almacenaje y colocados en área específica, con resguardo a cargo del Jefe de Línea correspondiente y/o Jefe de Apoyo Operativo.

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3.40 Verificará que la ropa no permanezca más de un día en el área de etiquetado. 3.41 Almacenará provisionalmente los artículos sujetos a reparación para su entrega

inmediata al proveedor. 3.42 Verificará que la aplicación del sistema de control de plagas, se realice de acuerdo

con los programas de la Delegación. Transferencia de mercancía 3.43 Podrá efectuar la transferencia de mercancía: cuando tenga lento o nulo

desplazamiento y no proceda su devolución, distribuyéndola entre tiendas para buscar su desplazamiento; o en su caso, en aquéllas que por su ubicación el proveedor no realice visitas frecuentes.

3.44 Deberá la tienda solicitante agotar todos los medios para que surta el proveedor,

antes de solicitar la transferencia a otra tienda. 3.45 Verificará que toda transferencia de mercancía sea autorizada por el Administrador

o Encargado de la Tienda que transfiere y de la tienda que recibe, avalada por el Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso y/o por el Jefe de Prestaciones Económicas y Sociales.

3.46 Verificará la tienda solicitante que la mercancía que recibe corresponda a la

mercancía entregada por la tienda que transfiere. 3.47 Será responsabilidad de la tienda que recibe la mercancía una vez que sale de la

tienda. Devolución de mercancía 3.48 Tramitará la devolución de mercancía a los proveedores, cuando las condiciones

comerciales así lo estipulen, por: falta de desplazamiento, artículos fuera de temporada, dañados y/o defectuosos de fábrica, de caducidad vencida, imputables al proveedor o cuando se acuerde la devolución al término de una promoción con cargo al proveedor.

3.49 Deberá estar en perfecto estado la mercancía sujeta a devolución y no será

susceptible de devolución aquélla que esté dañada por causas imputables al mal manejo dentro de la tienda.

3.50 Desechará los productos perecederos conservando el envase o envoltura para

realizar los trámites de devolución.

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3.51 Deberá separar por proveedor la mercancía sujeta a devolución y concentrarla en el área destinada a esta actividad.

3.52 Ingresará el personal encargado de la Tienda al Sistema SIPRO, la mercancía

sujeta a devolución para su preconfirmación. Una vez preconfirmada, el Sistema SIPRO automáticamente enviará en forma electrónica al proveedor, información relativa a la devolución (número de folio y detalle de la devolución).

3.53 Notificará al proveedor en forma electrónica de la devolución de mercancía,

informándole que contará con un plazo de 31 días naturales para negociar la devolución en la tienda, contando a partir de la fecha de la notificación electrónica. Si se cumple el plazo sin que el proveedor se haya presentado en la tienda para negociar la devolución, el Sistema SIPRO aplicará automáticamente la devolución para su cobro ante el Área de Trámite de Erogaciones.

3.54 Contará cada proveedor del Sistema de Tiendas con una clave electrónica

(contraseña), con la cual, según la negociación realizada en la tienda, podrán aceptar, modificar o cancelar la devolución. La tienda deberá brindar al proveedor las facilidades, que le permitan ingresar su clave electrónica de manera personal y confidencial en el Sistema SIPRO.

3.55 Confirmará la tienda la devolución para que el Sistema SIPRO emita de forma

impresa la “Nota de Devolución” 3800-009-010, misma que deberá ser firmada por el proveedor.

3.56 Será responsabilidad del proveedor el costo del retiro de la mercancía. 3.57 Informará el Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso a la Coordinación de Servicios

de Ingreso, los casos en que el proveedor no asista a la tienda o se niegue a retirar la mercancía sujeta de devolución.

Mermas

3.58 Será considerada como merma la mercancía que por su manejo dentro de la tienda

haya sufrido roturas, deterioro en su empaque y no sea factible su cambio físico, devolución, ni su venta aún con promoción.

3.59 Deberá informar mensualmente al Titular del Área de Auditoria, Quejas y

Responsabilidades en la Delegación la fecha y hora para la baja, destrucción y desecho de la mercancía por merma.

3.60 Deberá capturar en el Sistema SIPRO la totalidad de las mermas. El reporte de

“Control de Mermas” 3800-009-012 que emita el Sistema SIPRO deberá contener las correspondientes firmas autógrafas.

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3.61 Este documento deja sin efecto el “Procedimiento para el fincamiento de pedidos en tiendas IMSS-SNTSS”, 3800-003-001 y el “Procedimiento de recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTSS”, 3800-003-002, emitidos con fecha 10 de enero de 2005.

4 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

4.1 A o ET: Administrador o Encargado de la Tienda. 4.2 almacenar: Acción de colocar la mercancía en orden y empacada.

4.3 anaquel: Conjunto de entrepaños sostenido por postes estructurales que permiten

estibar o acomodar los artículos por empaques en la bodega o exhibición. 4.4 AAQR: Área de Auditoría, Quejas y Responsabilidades. 4.5 artículo: Tipo específico del producto u objeto de comercio con diversidad de

presentación, tamaño y marca. 4.6 artículo a granel: Producto que se adquiere por peso. 4.7 artículo comestible: Alimento al natural o procesado que se presenta a granel,

envasado o cubierto. 4.8 artículo contaminante: Producto que contiene sustancias tóxicas.

4.9 artículo perecedero: Alimento que por sus características propias y/o elaboración, es

susceptible de descomponerse en corto tiempo.

4.10 caducidad: Fecha límite para el uso o consumo de un producto.

4.11 cartera: Valores que forman parte del activo para el pago de un proveedor. 4.12 CSI: Coordinación de Servicio de Ingreso. 4.13 C o RAC: Contador o Responsable del Área Contable. 4.14 clave de sección departamental: Identificación de los artículos con letras y números

por sección o línea.

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4.15 cotejar: Acción de comparar y verificar cifras y características entre documentación y mercancía.

4.16 devolución de mercancía: Acción de regresar un artículo y/o producto al proveedor.

4.17 desplazamiento: Movimiento que tiene la mercancía desde su compra hasta su

venta. 4.18 DCS: División de Cuadros de Suministro.

4.19 empaque: Envoltura con la que se protege la mercancía.

4.20 enseres mayores: Muebles y equipo para el hogar como: televisores, lavadoras,

estufas, salas, comedores, etc.

4.21 enseres menores: Artículos y accesorios electrodomésticos para el hogar como: videograbadoras, licuadoras, planchas, tostadores, cafeteras, etc.

4.22 estibar: Colocar ordenadamente la mercancía del mismo tipo, marca y presentación

una sobre otra hasta cierta altura, sin que se afecte o deteriore.

4.23 etiquetar mercancía: Colocar en lugar visible de la mercancía una pequeña porción de papel engomado o cartulina, en la cual se indica la sección departamental y precio de venta del artículo.

4.24 familia: Grupo de artículos similares o afines.

4.25 Fincamiento de pedido: Acción de solicitar mercancía al proveedor.

4.26 I.V.A.: Impuesto al Valor Agregado que se adiciona al precio de ciertos artículos.

4.27 I.V.A. desglosado: Presentar en un documento el precio de un artículo, separando el

Impuesto al Valor Agregado.

4.28 JAO: Jefe de Apoyo Operativo.

4.29 JL: Jefe de Línea.

4.30 JM: Jefe de Mercaderías.

4.31 JOSI: Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso.

4.32 JPES: Jefe de Prestaciones Económicas y Sociales.

4.33 JRB: Jefe de Recepción y Bodega.

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4.34 Kárdex: Documento en el que se registran entradas y salidas particularmente de enseres mayores y menores y artículos de fácil sustracción que requieran un resguardo especial.

4.35 marca: Nombre comercial que identifica al producto, artículo o prenda.

4.36 mercancía: Conjunto de artículos, productos o prendas que se adquieren almacenan

y exhiben para su venta.

4.37 mercancía sin cargo: Artículo, producto o prendas que entrega el proveedor sin costo por introducción de nueva marca, volumen de compra o promoción.

4.38 merma: Mercancía que ha sufrido deterioro, que no procede su promoción,

devolución, reparación o venta.

4.39 método de trabajo: Descripción detallada del modo o forma de proceder con los medios disponibles para efectuar actividades.

4.40 número de folio: Número consecutivo que se imprime en formatos, para

identificación y control.

4.41 número de guía: Número que viene impreso en el talón de embarque por servicio de traslado.

4.42 OC: Orden de compra

4.43 OG: Operador General

4.44 proveedor: Empresa o persona física con la que se negocia el surtimiento de los

artículos.

4.45 racks: Aro tubular o barras que forman diferentes figuras con base metálica.

4.46 razón social del proveedor: Nombre oficial de la empresa que surte de mercancía a la tienda.

4.47 recepción de mercancía: Acción de recibir artículos, productos o prendas del

proveedor o por transferencia de otra tienda.

4.48 remisión-factura o factura: Documento membretado con la razón social y requisitos fiscales, con que se ampara el proveedor para la venta de artículos.

4.49 sala de ventas: Área de exhibición para la venta de mercancía.

4.50 sección departamental: Grupo de artículos que se conforman por familia.

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4.51 sellar cajas: Efecto de asegurar el contenido de una caja, colocando cinta de plástico

o metal.

4.52 sistema de control de plagas: Programa de fumigación para evitar fauna nociva.

4.53 SIPRO: Sistema de Información de Proyectos Operativos. 4.54 SNTSS: Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social. 4.55 sobre inventario: Existencia de mercancía en exhibición y/o almacenada con escaso

o nulo desplazamiento.

4.56 temporada escolar: Periodo de venta de artículos escolares.

4.57 temporada navideña: Periodo de venta de artículos navideños y juguetes. 4.58 tarima: Reja de baja altura, generalmente de madera en la que se coloca mercancía.

4.59 transferencia: Envío o recepción de mercancía entre tiendas.

4.60 transferencia de mercancía: Traslado de mercancía de una tienda a otra.

4.61 transportista: Persona contratada por el proveedor como representante; o contratado

por la tienda para el traslado de mercancía. 4.62 verificación de mercancía: Comprobación cuantitativa y cualitativa de los artículos

recibidos contra documentación. 4.63 V: Vigilante.

4.64 vitrinas refrigerantes: Mueble con temperatura regulada en el que se colocan

artículos que requieren refrigeración.

5. Procedimiento de recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTSS

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Jefe de Mercaderías o Jefe de Línea o Encargado de Apoyo Operativo

1. Analiza la información de la “Demanda de mercancía por el cliente” 3800-009-021 (anexo 1) y verifica si los artículos se encuentran dados de alta en la base de datos del SIPRO.

Demanda de mercancía por el cliente 3800-009-021

No está en SIPRO

2. Informa a la División de Cuadros de Suministro, de la Coordinación de Servicios de Ingreso los artículos, marcas y presentaciones que demandan los clientes, a través del formato “Demanda de mercancía por el cliente” 3800-009-021 (anexo 1).

Demanda de mercancía por el cliente 3800-009-021

Si está en SIPRO

3. Requisita el formato “Tarjeta de resurtido”, 3800-009-001 (anexo 2) anotando claramente las existencias, así como las cantidades a requerir de cada artículo y turna al Responsable del Control de Pedidos.

Tarjeta de resurtido 3800-009-001

4. Revisa la existencia de mercancía en bodega y sala de ventas, con base en la “Tarjeta de resurtido” 3800-009-001 (anexo 2).


5. Determinará la procedencia de fincar pedidos reducidos de prueba con base en las altas y ampliaciones de línea de artículos de abarrotes, comestibles y no comestibles.

Fincamiento de pedidos

6. Digita la clave de contraseña para ingresar al SIPRO en el apartado de “Orden de compra” (anexo 3).

Orden de compra


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Jefe de Mercaderías o Jefe de Línea o Encargado de Apoyo Operativo

7. Elabora la “Orden de compra” (anexo 3) con base en la información de la “Tarjeta de resurtido” 3800-009-001 (anexo 2) realizando las actividades de los puntos 1 a 5. Adicionalmente deberá: - Seleccionar al proveedor - Digitar día de recepción - Seleccionar los artículos y cantidades

a requerir

Orden de compra Tarjeta de resurtido 3800-009-001

Administrador o Encargado de la Tienda

8. Guarda la información en la “Orden de compra” (anexo 3), revisa que las cantidades y artículos solicitados sean correctos previo a la confirmación en el SIPRO, seleccionando la opción correspondiente, para su envío en forma electrónica al proveedor, generando un número de orden de compra.

9. Elaborará la “Orden de compra” (anexo

3) para proveedores a pie de camión en su presencia y la imprimirá para su firma. − Seleccionar al proveedor − Digitar día de recepción − Seleccionar los artículos y cantidades

a requerir

Orden de compra Orden de compra

No entrega el proveedor

Jefe de Mercaderías o, Jefe de Línea o Administrador o Encargado de la Tienda

10. Requisita el formato “Comportamiento de proveedores” 3800-009-004 (anexo 4) y se envía a la División de Cuadros de Suministro de la Coordinación de Servicios de Ingreso.

Comportamiento de proveedores 3800-009-004

11. Identifica algún otro proveedor autorizado de mercancía similar y vuelve al punto 7 para elaborar nueva “Orden de compra” (anexo 3) o verifica la posibilidad de recibir una transferencia de mercancía de otra tienda.

Orden de compra


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Transferencia de mercancía


12. Solicita autorización al Jefe de Oficina de Sociales de Ingreso o Jefe de Prestaciones Económicas y Sociales para que se efectúe la transferencia de mercancía.

13. Establece contacto telefónico con otro Administrador o Encargado de la tienda, para solicitarle mercancía a transferir.

14. Recibe telefónicamente confirmación del Administrador o Encargado de la tienda que transferirá la mercancía solicitada.


15. Captura en SIPRO, en el módulo de transferencias, la solicitud de mercancía, especificando los artículos requeridos.

16. Imprime el “Libro auxiliar de transferencias” (anexo 5), recibe la mercancía y verifica si la cantidad y condiciones de la mercancía es correcta.

Si entrega el proveedor

17. Revisa la mercancía recibida

Libro auxiliar de transferencias

Incorrecto

18. Avisa inmediatamente al Administrador o Encargado de la Tienda de su unidad, la discrepancia entre lo recibido y lo enviado, para la aclaración correspondiente.


19. Recibe aclaración y levanta conjuntamente con el Jefe de Recepción y Bodega el “Acta administrativa” y entrega el original al Contador o Responsable de la Contabilidad.

Acta administrativa


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Correcto


20. Imprime tres tantos de la “Nota de transferencia” (anexo 5), y recaba nombre y firmas del Jefe de Recepción y Bodega, y Administrador o Encargado de Tienda en “Libro auxiliar de transferencias” (anexo 5), guarda en expediente un tanto del formato y devuelve los otros 2 con el transportista que entrega la mercancía.

Nota de transferencia Libro auxiliar de transferencias

21. Confirma en SIPRO la entrada de la mercancía y automáticamente se contabiliza.

22. Emite a través de SIPRO “Libro auxiliar de transferencias” (anexo 5) al cierre del mes.


Recepción y verificación de documentación y mercancía

23. Solicita al Proveedor el número de la “Orden de compra” (anexo 3) y dos copias (legibles) de la “Factura o remisión factura”, en la que aparezca el número de la “Orden de compra” (anexo 3); si la mercancía se recibe a través de flete, se solicitará el original y copia del talón de embarque.

Orden de compra Factura o remisión factura Talón de embarque


24. Revisa que los documentos contengan los siguientes datos:

a. “Factura o remisión-factura”. - Nombre o Razón Social del

proveedor y Registro Federal de Contribuyentes del proveedor.

- Nombre y Registro Federal de Contribuyentes del IMSS, domicilio fiscal, especificando la tienda de la que se trata.

Factura o remisión-factura


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- Descripción completa de los artículos que ampara, precio de costo, I. V .A., IEPS desglosado en su caso, e importe total.

- Número de Orden de compra. b. Talón de embarque (en su caso)

- Que los datos coincidan con la “Factura o remisión-factura”.

25. Verifica selectivamente con el apoyo del Operador General y en presencia del Proveedor y del personal de seguridad de la tienda, que los bultos, cajas o empaques se encuentren debidamente sellados o flejados, según el tipo de mercancía, cerciorándose que el código de barras sea el mismo al SIPRO, que la mercancía esté en buenas condiciones; en su caso, revisa que la presentación, cantidad, peso y fecha de caducidad de la mercancía sea correcta.

26. Anota en mercancía recibida por flete, el sello con la leyenda “se recibió en caja cerrada y sujeto a revisión” en las copias de la factura, remisión-factura y en su caso, copia del talón de embarque.

27. Revisa, en el caso de recibir mercancía perecedera a granel, su peso en báscula en presencia del Proveedor y del Vigilante, registra en ese momento el peso de mercancía en la copia de la “Factura o remisión factura”.


Jefe de Recepción y Bodega y/o Jefe de Línea y/o Jefe de Mercaderías y/o Apoyo Operativo

28. Solicita el apoyo del Jefe de Línea y/o Jefe de Mercaderías, y/o Apoyo Operativo para la verificación de la documentación que ampara la recepción de enseres menores y mayores.

Nota: no aplica para proveedores a pie de camión


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La mercancía no coincide con lo solicitado


29. Regresa la mercancía recibida que no corresponde a la solicitada, y anota en las copias de la Factura o remisión factura las observaciones correspondientes.


La mercancía recibida coincide con lo solicitado

30. Localiza la “Orden de compra” (anexo 3) correspondiente en SIPRO y verifica que los empaques y corrugados coincidan con la cantidad facturada, bajo las siguientes modalidades:

Orden de compra

Valor de la Factura y la Mercancía recibida es igual a Orden de Compra

31. Marca con paloma con color rojo las copias de “Factura o remisión-factura” y se captura en SIPRO la mercancía recibida, y como el número e importe de la factura o remisión factura.


Valor de la Factura mayor a la Orden de Compra

32. Circula con color rojo la cantidad incorrecta en las copias de “Factura o remisión-factura” y anota al lado izquierdo la cantidad que se recibe; esta cantidad se ingresa al SIPRO y solicita al proveedor refacture por la cantidad recibida.



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Valor de la Factura menor a la Orden de Compra


33. Marca con paloma con color rojo la cantidad recibida en las copias de la “Factura o remisión-factura”, y actualiza la “Orden de compra” (anexo 3), en SIPRO, de acuerdo a lo recibido. El sistema no permitirá la recepción de pedidos cuando este sea menor al 50% de lo solicitado.

Factura o remisión factura Orden de compra

Registro en Sistema

34. Imprime el “Recibo” de mercancía (anexo 6) que emite el SIPRO en tres tantos, revisa que el precio de costo del producto sea el mismo que el registrado en dicho Sistema.

Recibo

35. Recaba las firmas de conformidad en los tres tantos del formato “Recibo” (anexo 6) de mercancía, anota en el “Recibo” y en las copias de la “Factura o remisión-factura”, la fecha y hora de la recepción.

Recibo Factura o remisión factura

36. Solicita al área de Vigilancia el sello de conformidad de la entrada de mercancía.

37. Entrega las copias del “Recibo” (anexo 6), a:

- la Tienda. - el Proveedor - la Oficina de Sociales de Ingreso

Recibo

38. Deberá registrar la recepción de enseres mayores y menores se en la “Tarjeta de entradas y salidas” de mercancía (Kárdex).

Tarjeta de entradas y salidas


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Almacenaje


39. Recibe instrucciones del Jefe de Recepción y Bodega para que identifiquen el empaque con el color que corresponde al mes en el que se está recibiendo, de acuerdo con la clasificación siguiente:

Mes Color Mes Color

Enero Amarillo Julio Verde Febrero Morado Agosto Rosa Marzo Rojo Sept. Negro Abril Blanco Octubre Azul C. Mayo Azul M. Nov. Naranja Junio Gris Dic. Café

Operador General en Tiendas

40. Recibe instrucciones y traslada la mercancía hasta el área de almacenaje, de acuerdo con la sección departamental correspondiente, distribuye por separado los artículos comestibles de los contaminantes conforme al sistema Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), delimitando pasillos a fin de facilitar el acceso.

41. Coloca la mercancía en el lugar destinado de acuerdo con su fragilidad, dimensiones y tipo de empaque conforme se indica en las siguientes actividades:

- Estiba las cajas en tarimas, sólo hasta

el límite indicado en las mismas, dejando arriba la mercancía más antigua.

- Coloca inmediatamente en refrigeradores los artículos perecederos de salchichonería y lácteos.


Página 20 de 32 Clave: 3800-003-021

Operador General en Tiendas

42. Recibe instrucciones del Jefe de Recepción y Bodega para colocar los enseres mayores sobre tarimas, sin abrir sus empaques en el área de almacenaje de resguardo.

43. Etiqueta la ropa de acuerdo a su presentación, la coloca en anaqueles o racks para su traslado inmediato a la sala de ventas.

44. Informa al Jefe de Recepción y Bodega que ha concluido con el acomodo de la mercancía.

Jefe de Recepción y Bodega y/o Operador General en Tiendas

45. Recibe informe y verifica, conjuntamente con el Operador General el acomodo de la mercancía en el área de almacenamiento.

Devolución de mercancía

Jefe de Línea y/o Jefe de Mercaderías, y/o Apoyo Operativo

46. Identifica en sala de ventas la mercancía sujeta a devolución y verifica si existe en bodega más mercancía.

47. Relaciona la mercancía, deposita en cajas, sella, fleja e identifica éstas, anotando los datos del Proveedor en etiqueta y las coloca en el área destinada a devoluciones.

48. Captura en el SIPRO, las cantidades de mercancía sujeta a devolución y preconfirma; una vez preconfirmada, el Sistema automáticamente enviará en forma electrónica al proveedor, información relativa a la devolución (número folio y detalle de la devolución).


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Acude a Negociar la Devolución

Jefe de Línea y/o Jefe de Mercaderías, y/o Apoyo Operativo

49. Deberá brindar las facilidades al proveedor, que le permitan ingresar su clave electrónica de manera personal y confidencial en el SIPRO. De acuerdo la negociación realizada con el proveedor, podrá aceptar, modificar o cancelar la devolución.


50. Elabora la “Nota de devolución” 3800-009-010 (anexo 7), una vez negociada la misma confirma ésta en el SIPRO e imprime tres tantos, recaba las firmas de la persona que captura, del Jefe de Línea, del Administrador y del Representante autorizado, se los entrega al proveedor, al Jefe de Recepción y Bodega y al Administrador; así mismo se le informa al proveedor que deberá recoger su mercancía en un plazo no mayor a 15 días; en caso contrario, la tienda no se hará responsable de la misma.

Nota de devolución 3800-009-010

51. Recibe al Proveedor o persona autorizada para retirar la mercancía sujeta a devolución, le solicita su identificación y copia de acreditamiento de la empresa.

52. Devuelve al Proveedor, en su caso, los perecederos recibidos a granel mediante pesaje.

No Acude a Negociar la Devolución

53. Aplicará automáticamente la devolución para su cobro ante el Área de Trámite de Erogaciones, transcurridos los 31 días de la notificación electrónica de devolución de mercancía, en SIPRO.


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Mermas

Jefe de Línea y/o Jefe de Mercaderías y/o Apoyo Operativo

54. Recibe del personal de la tienda la mercancía deteriorada, rota, que no procede su promoción, devolución, reparación o venta y la entrega al Jefe de Recepción y Bodega.


55. Recibe mercancía, captura en el SIPRO el reporte de “Control de mermas” 3800-009-012 (anexo 8) de la mercancía clasificada como merma.

Control de mermas 3800-009-012

56. Imprime un tanto del documento “Control de mermas” 3800-009-012 (anexo 8), recaba nombre y firmas del Jefe de Línea, Jefe de Mercaderías, Jefe de Apoyo Operativo, Administrador o Encargado de la tienda y Jefe de la Oficina de Sociales de Ingreso, y solicita el sello de Vigilancia. Archiva momentáneamente en orden progresivo.


57. Envía copias al Jefe de la Oficina de Sociales de Ingreso, al Administrador o Encargado de la Tienda, al Jefe de Apoyo Operativo, al Jefe de Mercaderías y al Jefe de Línea.

Copias de Control de mermas 3800-009-012


58. Elabora mensualmente y envía oficio al Titular del Área de Auditoria, Quejas y Responsabilidades en la Delegación, informándole la baja, destrucción y desecho de la mercancía por concepto de merma.

59. Participa en el levantamiento del “Acta administrativa” de las mermas, el Administrador o Encargado de la Tienda, el Jefe de Mercaderías o Jefe de Apoyo Operativo, el Jefe de Línea,

Acta administrativa


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el Jefe de Recepción y Bodega, el Contador o Responsable del Área Contable, el Vigilante y el personal del Área de Auditoria, Quejas y Responsabilidades Delegacional, En caso que no se presentara el Auditor Delegacional, se le enviará copia del Acta Administrativa levantada.

Operador General

60. Destruye la mercancía en presencia del Administrador o Encargado de la Tienda, Jefe de Mercaderías o Jefe de Apoyo Operativo, Jefe de Línea, Jefe de Recepción y Bodega, Contador o Responsable del Área Contable, Vigilante y personal del Área de Auditoria, Quejas y Responsabilidades Delegacional.


61. Archiva copia del “Acta administrativa”.

Acta administrativa

Siniestros


62. Notifica al Administrador o Encargado de la tienda cuando exista algún tipo de mercancía dañada por siniestro: - Inundación - Incendio - Terremoto - Robo


63. Levantará un “Acta de hechos”, que servirá para notificar al Jefe de la Oficina de Sociales de Ingreso, el que iniciará las gestiones correspondientes ante la Aseguradora.

Acta de hechos


64. Consultará diariamente en el SIPRO el “Resumen de Recepciones por Departamento” (anexo 9) e imprime dos tantos, uno para el Contador o Encargado del Área contable y otro para el Administrador o Encargado de la Tienda.

Resumen de recepciones por departamento


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Contador o Encargado del Área contable

65. Archivará diariamente, al término de la jornada, un tanto de las Facturas o Remisión factura, el “Recibo” (anexo 6) y el “Resumen de Recepciones por Departamento” (anexo 9), con firmas y sello original.

Facturas o remisión-factura Recibo Resumen de recepciones por departamento


66. Consulta diariamente en SIPRO el “Resumen de devoluciones” (anexo 10), e imprime dos tantos del formato, turnando un tanto al Contador o Encargado del Área contable y otro al Administrador o Encargado de la Tienda.

Resumen de devoluciones por departamento

67. Imprime un tanto de la “Nota de devolución” 3800-009-010 (anexo 7), emitida por el SIPRO y se lo envía al Contador o Encargado del Área contable.

Nota de devolución 3800-009-010

Fin del procedimiento

6. Diagrama de flujo del procedimiento para el fincamiento de pedidos, recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTSS

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Orden de compra

Si

Demanda de mercancía por cliente 3800-009-021


Orden de compra

Orden de compra



Demanda de mercancía por cliente 3800-009-021

Revisa la existencia de mercancía en bodega y

sala de ventas, con base en la Tarjeta

INICIO

Ingresa al Sistema SIPRO en el apartado de “Orden de compra”

1

4

1

6

1

7

Analiza demanda de mercancía y verifica

que los artículos estén en SIPRO

Elabora la “Orden de compra” con base en el

formato y en la mercancía que se

determine solicitar en los puntos 1 a 5

Existe en SIPRO

Informa a la División de Cuadros de Suministro, los

datos de los artículos a través

del formato

2

ADMINISTRADOR O ENCARGADO DE LA TIENDA

No

Si

Requisita el formato anotando cada artículo y turna al Responsable del

Control de Pedidos Entrega el proveedor

JEFE DE MERCADERIAS O JEFE DE LÍNEA O ENCARGADO DE

APOYO OPERATIVO

Determina la procedencia de fincar pedidos reducidos de

prueba

5

Guarda la información y revisa que las cantidades y artículos solicitados sean

correctos previo a la confirmación en el SIPRO, envía en forma electrónica al proveedor, generando un

número de orden.

8

JEFE DE MERCADERIAS O JEFE DE LÍNEA O ADMINISTRADOR

O ENCARGADO DE LA TIENDA

No9

Comportamiento de proveedores 3800-009-004

10 6

FINCAMIENTO DE PEDIDOS

Requisita formato de comportamiento de proveedores y envía

a la División de Cuadros de Suministro

3

A

Elabora orden de compra para

proveedores a pie de camión, la imprime

para su firma

17

Página 26 de 32 Clave: 3800-003-021



Orden de compra

11 Identifica otro proveedor

autorizado vuelve al punto 7 o verifica la posibilidad de

recibir una transferencia de mercancía de otra tienda.

ADMINISTRADOR O ENCARGADO DE LA TIENDA

Establece contacto con otro Administrador o

Encargado de la tienda, para solicitar la

mercancía a transferir

12

13

Recibe confirmación del Administrador o

Encargado de la tienda que le transferirá la

mercancía solicitada

JEFE DE RECEPCIÓN Y BODEGA

14

Captura en SIPRO la solicitud de mercancía,

especificando los artículos requeridos

15

Imprime el Libro Auxiliar de Transferencias recibe la mercancía y verifica cantidad y condiciones de la mercancía


16

Avisa al Administrador o Encargado de la Tienda la discrepancia entre lo recibido y lo enviado, para la aclaración correspondiente

Si Correcto

No

ADMINISTRADOR O ERCARGADO DE LA TIENDA

20

Confirma en el SIPRO la entrada de la

mercancía y automáticamente se

contabiliza

21

Emite a través de sistema SIPRO “Libro

auxiliar de transferencias” (anexo

9) al cierre del mes

Solicita autorización al JOSI o JPES para

que se efectúe la transferencia de

mercancía

Acta administrativa

Recibe aclaración y levanta con el Jefe de Recepción y

Bodega el “Acta administrativa” y entrega el

original al Contador o Responsable de la

Contabilidad

18

19

Imprime tres tantos de la “Nota de transferencia” y recaba nombre y firmas del Jefe de Recepción y Bodega, y Administrador o Encargado de Tienda en “Libro auxiliar de transferencias, guarda en expediente formato y devuelve los otros 2 con el transportista que entrega la mercancía

22

B

A

TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA

2

2

19


Revisa la mercancía recibida

17

SI ENTREGA EL PROVEEDOR

Página 27 de 32 Clave: 3800-003-021

Talón de embarque

Talón de embarque

Factura o remisión factura

Orden de compra

23

24

25

26

Factura o remisión factura

26

28

Verifica en presencia del proveedor, del personal de seguridad que la s cajas o empaques estén sellados o flejados y que el código de barras sea el mismo que el del SIPRO y que la mercancía esté en perfectas condiciones

Anota en mercancía recibida por flete el sello con la leyenda “se recibió en caja cerrada y sujeto a revisión”

3


29

3

30

27

B

RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y

MERCANCÍA

Solicita al proveedor la documentación, si la

mercancía se recibe a través de flete solicita

talón de embarque

Revisa que la Factura o remisión-factura

contenga los datos correctamente y en el

talón de embarque coincidan los datos

Revisa y registra en mercancía perecedera a granel, su peso en báscula en presencia del proveedor y del personal de seguridad

Verifica la documentación que ampara la recepción de enseres menores, con apoyo del Jefe de línea y/o mercaderías,

No aplica para proveedores a pie de camión

Orden de compra

Factura o remisión- factura

Orden de compra

Marca con una paloma en las

copias factura o remisión factura y captura en SIPRO

Localiza la orden en

SIPRO y verifica coincida con la

cantidad facturada

VALOR DE LA FACTURA IGUAL A ORDEN DE COMPRA

Regresa mercancía y

anota las observaciones

VALOR DE LA FACTURA MAYOR A LA ORDEN DE

COMPRA

LA MERCANCÍA NO COINCIDE CON LO SOLICITADO

LA MERCANCÍA COINCIDE CON LO SOLICITADO

31

JEFE DE LÌNEA Y/ O JEFE DE MERCADERIAS Y/O APOYO

OPERATIVO

C

Página 28 de 32 Clave: 3800-003-021

Recibo

Factura Remisión -factura

Recibo

Recibo

Factura o remisión- factura

Orden de compra

Factura Remisión -factura

D

Kárdex

33

34

35

37

4

4

38 Registra recepción de enseres menores en tarjeta de entradas y salidas de mercancía

39

40 Traslada la mercancía al

área de almacenaje, distribuye por separado los

artículos conforme al sistema PEPS

Coloca la mercancía en el lugar destinado de acuerdo

con su fragilidad, dimensiones y tipo de empaque

41

Coloca enseres mayores sobre tarimas sin abrir

empaques en el área de almacenaje

42

Marca con una paloma la

cantidad recibida en factura y

actualiza orden de compra

VALOR DE LA FACTURA MENOR A LA ORDEN DE COMPRA

Circula con rojo la cantidad incorrecta y

anota la cantidad que se

recibe

32

REGISTRA EN SISTEMA

Imprime recibo de mercancía que emite el SIPRO en tres tantos,

revisa el precio de costo del producto que sea el registrado en el

sistema

Marca con una paloma la

cantidad recibida en factura y

actualiza orden de compra

Solicita al área de vigilancia

sello de conformidad de la entrada de

mercancía

36

Entrega copias del recibo al

proveedor, JOSI y a la tienda

ALMACENAJE

Identifica el empaque con el color que corresponde al mes en el que se está recibiendo de acuerdo con la clasificación

OPERADOR GENERAL EN TIENDAS

Etiqueta la ropa de acuerdo a su presentación, coloca

en anaqueles para su traslado

43

Informa al Jefe de Recepción y Bodega que

ha concluido con el acomodo de la mercancía

44

C

Página 29 de 32 Clave: 3800-003-021

JEFE DE RECEPCIÓN Y BODEGA/OPERADOR GENERAL

EN TIENDAS

46

Nota de Devolución 3800-009-010

49

45 Elabora nota de devolución, confirma en SIPRO y la imprime, recaba

firmas e informa al proveedor que debe recoger su mercancía en un

plazo no mayor de 15 días

51 Recibe al proveedor para el retiro de su mercancía, solicita su identificación y acreditamiento de la empresa

52

53

5

5

JEFE DE LÍNEA Y/O JEFE DE MERCADERÍAS Y/O APOYO

OPERATIVO


50

D

Recibe informe y verifica con el Operador General el acomodo de la mercancía

DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA

Identifica en sala de ventas la mercancía sujeta a devolución y verifica existencia en bodega

Relaciona mercancía, deposita en cajas, sella,

fleja e identifica éstas anotando los datos del

proveedor y coloca en área de devoluciones

47

Captura en SIPRO las cantidades de mercancía sujeta a devolución, envía

en forma electrónica al proveedor indicando folio y

detalle de la devolución

48

ACUDE A NEGOCIAR LA DEVOLUCIÓN

Facilita al proveedor el ingreso de su clave

electrónica en SIPRO

Devuelve al proveedor los perecederos recibidos a granel mediante pesaje

NO ACUDE A NEGOCIAR LA DEVOLUCIÓN

Aplica la devolución para su cobro transcurridos los 31 días a partir de la notificación en SIPRO

JEFE DE LÍNEA Y/O JEFE DE MERCADERÍAS Y/O APOYO

OPERATIVO

MERMAS

Recibe la mercancía deteriorada, rota, que no procede su promoción, devolución, reparación o venta y la entrega al Jefe de Recepción

54

E


Página 30 de 32 Clave: 3800-003-021


Acta de hechos


56


58 Elabora mensualmente oficio y envía al OIC delegacional informándole la baja, destrucción y desecho de la mercancía por merma

ADMINISTRADOR O ENCARGADO DE LA

TIENDA

60

Archiva copia del “Acta administrativa”

Acta administrativa


Notifica al Administrador o Encargado de la tienda cuando exista algún tipo de mercancía dañada por siniestro:

55

OPERADOR GENERAL DE TIENDAS

6

6


TIENDA

62

Levanta acta de hechos, con la que notifica al JOSI, el que inicia las gestiones correspondientes ante la Aseguradora.

61

Consulta diariamente en SIPRO el “Resumen de Recepciones por departamento” e imprime dos tantos, uno para el Contador o Encargado del Área contable y otro para el Administrador o Encargado de la Tienda.

63

64

E

Recibe la mercancía captura en SIPRO el reporte de control de mermas de la mercancía clasificada

Imprime documento, recaba firmas, solicita sello

de vigilancia

Copias de Control de mermas 3800-009-012

57 Envía copias al JOSI, al

Administrador o Encargado de la tienda al Jefe de

apoyo operativo, al Jefe de mercaderías y Línea

59 Participa en el levantamiento del acta administrativa de la mercancía sujeta a merma, en caso de que no se presente el representante del OIC delegacional se envía copia del acta

Destruye la mercancía en presencia del cuerpo de Gobierno de la tienda, de vigilancia y del personal del OIC delegacional


TIENDA


F

Página 31 de 32 Clave: 3800-003-021

Notas de devolución 3800-009-010

Resumen de devoluciones


Recibo

Facturas o Remisión-facturas

Consulta diariamente en el SIPRO el Resumen de devoluciones e imprime turnando un tanto al Contador o Encargado del Área contable y otro al Administrador o Encargado de la Tienda.

66

Imprime un tanto de la “Nota de devolución” 3800-009-010 (anexo 6), emitida por el SIPRO y se lo envía al Contador o Encargado del Área contable.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

CONTADO O ENCARGADO DEL ÁREA CONTABLE

Archiva diariamente las Facturas o Remisión factura, el Recibo y el Resumen de Recepciones por Departamento con firmas y sello original


65

F

67

Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el fincamiento de pedidos, recepción y bodega en tiendas IMSS-SNTS

Página 32 de 32 Clave: 3800-003-0021

Codificación Título del documento Observaciones 3800-009-021

Demanda de mercancía por el cliente

3800-009-001

Tarjeta de resurtido

Orden de compra

3800-009-004 Comportamiento de proveedores



3800-009-010 Nota de devolución de mercancía

3800-009-012 Control de mermas

Página 1 de 3 Clave: 3800-003-021

Anexo 1

“Demanda de mercancía por el cliente”

Página 2 de 3 Clave: 3800-003-021

H O J A

DE

TIENDA IMSS-SNTSS NÚMERO DE CAJA

CAJA No. FECHA

A R T Í C U L O M A R C A P R E S E N T A C I Ó N SEC. DEPTAL.

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALESCOORDINACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

DIVISIÓN DE SOCIALES DE INGRESO

DEMANDA DE MERCANCÍA POR EL CLIENTE

3

4 5

2

1

6 7 8 9

3800-009-021

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES

COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE INGRESO

Página 3 de 3 Clave: 3800-003-021

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Número D a t o A n o t a r 1 2

3

4

5

6 7

8

9

Hoja

___de___

Tienda IMSS-SNTSS

Número de caja

Cajero(a)

Fecha

Artículo

Marca

Presentación

Secc. deptal.

Número consecutivo y total de hojas. Nombre completo con el que se identifica a la tienda. Número con el que se identifica a la caja coincidente con el de la farola, en su caso. Nombre completo de la persona asignada a la caja. Día, mes y año en que se elabora el formato. Descripción del mismo. Nombre con el que se identifica el artículo. Características y especificaciones comerciales mediante las cuales el cliente identifica el artículo. Clave de la sección departamental.

Página 1 de 4 Clave: 3800-003-001

Anexo 2

“Tarjeta de resurtido”

Página 2 de 4 Clave: 3800-003-001

TIENDA IMSS-SNTSS EN : P R O V E E D O R :

A G E N T E : D O M I C I L I O :

T E L E F O N O : FRECUENCIA DE VISITAS : DIAS TIEMPO DE SURTIDO : DÍAS

F E C H A :A R T Í C U L O UNIDAD E P E P E P E P E P

EXISTENCIA

BODEGA

EXISTENCIA

SALA DE VENTAS

PEDIDO DE

ARTÍCULOSE : EXISTENCIA EN BODEGA Y SALA DE VENTAS P : PEDIDO DE ARTÍCULOS

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALESCOORDINACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

DIVISIÓN DE SOCIALES DE INGRESO

TARJETA DE RESURTIDO

1

CONTADOPOR :

( NOMBRE YFIRMA )

2

3 4

5 6 7 8 9

11 12 1314

10

15

16

3800-009-001



Página 3 de 4 Clave: 3800-003-001

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Número D a t o A n o t a r 1 2

3 4

5 6

7 8

9

10

11

12

13

Tienda IMSS-SNTSS en:

Proveedor:

Agente:

Domicilio:

Teléfono:

Frecuencia de visitas:

Días

Tiempo de surtido:

Días

Fecha:

Artículo

Unidad

E/

Nombre completo con el que se identifica la tienda IMSS-SNTSS. Nombre completo o Razón Social del Proveedor de acuerdo al Registro Federal de Contribuyentes. Nombre completo del representante del proveedor ante la tienda. Dirección donde se localiza el proveedor. Número(s) telefónico(s) del proveedor. Periodicidad de visita (semanal, quincenal o mensual). Día(s) de la semana en que normalmente realiza su visita el proveedor. Número de días que tarda en surtir la mercancía el proveedor (a partir del fincamiento del pedido). Día(s) de la semana en que normalmente surte la mercancía el proveedor. Día, mes y año en que se requisitan los distintos datos. Nombre y/o especificaciones con que se maneja cada artículo de acuerdo al Catálogo de aprovisionamiento correspondiente o la clave asignada por el proveedor. Medida comercial o presentación de la mercancía, conforme al Catálogo de aprovisionamiento respectivo. Cantidad existente de mercancía en el área de recepción y bodega.

Página 4 de 4 Clave: 3800-003-001

Número D a t o A n o t a r

14

15

16

/E

P

Contado por:

Cantidad existente de mercancía en Sala de ventas. Cantidad solicitada de cada tipo de mercancía. Nombre completo y firma de la persona responsable de efectuar las diferentes anotaciones.

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 3

“Orden de Compra”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 1 de 3 Clave: 3800-003-021

Anexo 4

“Comportamiento de proveedores”

Página 2 de 3 Clave: 3800-003-021

TIENDA IMSS-SNTSS EN: SEMANA DEL AL DEL MES DE DEL

ENTREGA N O C U M P L ENo. P R O V E E D O R FUERA DE LA CON LA TOTALIDAD % APROXIMADO DEL

FECHA PROGRAMADA DE LOS PEDIDOS PEDIDO ENTREGADO

123456789

10

OBSERVACIONES:

E L A B O R Ó A D M I N I S T R A D O R

N O M B R E Y F I R M A N O M B R E Y F I R M A

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALESCOORDINACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALESDIVISIÓN DE SOCIALES DE INGRESO

COMPORTAMIENTODE

PROVEEDORES

ATIENDECORRECTA-

MENTE

1 2

3 4 5 6

7

8 9

3800-009-004



Página 3 de 3 Clave: 3800-003-021

INSTRUCCIONES DE LLENADO

Número D a t o A n o t a r 1

2

3

4

5

6

7 8

9

Tienda IMSS-SNTSS en:

Semana

Proveedor

Entrega

No cumple

Atiende correctamente

Observaciones

Elaboró

Administrador

Escribir el nombre completo con el que se identifica la tienda. Período en que se realiza el reporte de comportamiento de proveedores anotando los días en que se comprende la semana, mes y año. Nombre completo o Razón Social del proveedor. Escribir con una “X” si el proveedor surte la mercancía fuera de la fecha programada, en caso contrario el campo se dejará en blanco. Anotar con una “X” si el proveedor entrega la mercancía incompleta, así como el porcentaje aproximado, en caso contrario los campos se dejarán en blanco. Anotar con una “X” si el proveedor cumple en la fecha programada y con la totalidad de la mercancía, en caso contrario el campo se dejará en blanco. Escribir cualquier aclaración con relación a la mercancía recibida. Nombre completo y firma de la persona que lo elaboró. Nombre completo y firma de la persona encargada de la tienda.

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 5

“Libro auxiliar de transferencias”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 6

“Recibo”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 7

“Nota de devolución”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 8

“Nota de mermas”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 9

“Resumen de recepciones por departamento”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Página 1 de 2 Clave: 3800-003-021

Anexo 10

“Resumen de devoluciones”

Página 2 de 2 Clave: 3800-003-021

Documents

Procedimiento de fincamiento de pedidos, recepción y ...reposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/3800-003-021.pdf · 3.19 Revisará las fechas de entrega de la mercancía