PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA€¦ · {DOC- VER} 2018-12-26 El procedimiento fue actualizado teniendo en cuenta la obligatoriedad en el uso del SECOP II para el trámite de los

PROCESO

GESTIÓN CONTRACTUAL

CÓDIGO PROCEDIMIENTO VERSIÓN

PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0

Formato: FO-AC-04 Versión 03 Página 1 de 56

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA

Control de Versiones

Versión Fecha Descripción Modificación Folios

{DOC-

VER}

2018-12-26 El procedimiento fue actualizado teniendo en cuenta la obligatoriedad en el uso del SECOP II para el trámite de los procesos de selección, acorde con lo establecido en la circular No. 36 de 2017, emanada por la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

56

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0



7.0

Se actualiza el procedimiento, según lo dispuesto en el Decreto Reglamentario 1082 del 26 de mayo de 2015.

Numeral 3 MARCO NORMATIVO: Se incluyó normatividad interna referente a la delegación de la ordenación del gasto. Resolución 12325 de 2014. “

Numeral 4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES: Se incluye definición para el Clasificador de Bienes y Servicios.

Numeral 5 POLÍTICAS OPERACIONALES: Se incluyeron nuevas políticas operacionales relacionadas con:

1. Realización de mesas de trabajo con la DTPS previa solicitud por parte de las áreas solicitantes.

2. Publicación de documentos en portales de Colombia Compra Eficiente y Contratación Bogotá y oportunidad de la misma.

3. Solicitud o justificación previa y oportuna de las adendas. 4. Solicitud de aclaraciones o subsanes. 5. Publicación del informe de evaluación y observaciones del mismo por parte

del oferente. 6. Plazo de publicación del documento de respuesta a las observaciones y

consolidado de evaluación. 7. Acta de audiencia pública, en los casos que se requiera. 8. Plazo para remisión de la documentación a la DTGC.

Numeral 6 FLUJOGRAMA: Se incluyeron nuevos responsables para las actividades de estructuración de pliegos y evaluaciones de propuestas.

Se modificaron los tiempos de revisión inicial de la solicitud de proceso de selección y para la revisión de ajustes.

Se crean puntos de control para las actividades de: Solicitud de ajustes, elaboración del proyecto de pliego, respuesta a las observaciones del proyecto de pliego, elaboración del pliego de condiciones, y evaluación de las propuestas.

Se modificaron los tiempos para la verificación de requisitos habilitantes en la etapa de evaluación.

Se modificaron los tiempos de traslado de los documentos a la DTGC.

52

6.0 10/06/2014

Se actualizan las políticas relacionadas con el plazo de la publicación, participación del Comité de Adjudicaciones o el que haga sus veces en la formulación de recomendaciones y ajuste de actividades del flujograma relacionadas con la inclusión de una revisión por parte de un Asesor en la DTPS y la decisión de presentar la documentación a Comité de Adjudicaciones.

12

5.0 30/12/2013 Actualización de procedimiento, según lo dispuesto en el Decreto Reglamentario 1510 del 17 de julio de 2013

11

4.0 Resolución

536 del 24/02/2010

Actualización del procedimiento PR-PS-020 Licitación Pública de acuerdo con nueva estructura del IDU, Decretos reglamentarios y guía de elaboración y formalización de documentos.

19

3.0 Resolución

4173 del 18/11/2008

Actualización del procedimiento PR-GC-66 Licitación Pública según lo estipulado en la Ley 1150 de 2007 y Decretos reglamentarios.

17

2.0 Resolución

4977 del

04/07/2005

Actualización del procedimiento 2-STLC-P-AL-3.3.1 Licitación pública y/o Concurso de méritos.

9

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0



1.0 Resolución

6602 del 14/08/2003

Creación del procedimiento 2-STLC-P-AL-3.3.1 Licitación pública y/o concurso de méritos.

18

El documento original ha sido aprobado mediante el SID (Sistema Información Documentada del IDU). La autenticidad puede ser

verificada a través del código

Participaron en la

elaboración1

Adriana Mora Cruz, DTPS / Alejandra Ines Castano Marulanda, DTPS / Clara Puerto Cardoso, DTPS / Clara Yaneth Arias Alonso, DTPS / Jhonny Hernandez Torres, OAP / Juan Fernando Hernandez Gomez, DTPS /

Validado por Isauro Cabrera Vega, OAP Validado el 2018-12-18

Revisado por Ferney Baquero Figueredo, DTPS Revisado el 2018-12-19

Aprobado por Martha Liliana Gonzalez Martinez, SGJ Aprobado el 2018-12-26

1El alcance de participación en la elaboración de este documento corresponde a las funciones del área que representan

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Tabla de Contenidos 1. OBJETIVO ..........................................................................................................................................9 2. ALCANCE ...........................................................................................................................................9 3. MARCO NORMATIVO ........................................................................................................................9 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .........................................................................................................11 5. POLÍTICAS OPERACIONALES ......................................................................................................12 6. DIAGRAMA GENERAL - LICITACIÓN PÚBLICA .......................................................................................15

6.1 ELEMENTOS DEL PROCESO ...............................................................................................................15

6.1.1 INICIO.......................................................................................................................................15

6.1.2 Realizar la estructuración técnica del proceso y radicar documentación ...............................15

6.1.3 Revisión documental inicial.....................................................................................................16

6.1.4 Proyecto de pliego electrónico y aviso de convocatoria ........................................................16

6.1.5 Pliego definitivo y acto que ordena apertura ..........................................................................16

6.1.6 Evaluación de ofertas..............................................................................................................16

6.1.7 Adjudicación y remisión de la documentación .......................................................................16

6.1.8 FIN ...........................................................................................................................................16

6.1.9 FOGC03_ESTUDIOS _Y_DOCUMENTOS_PREVIOS_PROCESOS_LICITACION_MERITOS_SELECCION_ABREVIADA 16

6.1.10 FOGC02 LISTA DE CHEQUEO TRAMITE DE PROCESOS DE SELECCIÓN ...................16 6.1.3 REVISIÓN DOCUMENTAL INICIAL ......................................................................................................17

6.1.3.1 Inicio ......................................................................................................................................17

6.1.3.2 Radicar memorando de solicitud de trámite.........................................................................17

6.1.3.3 Recibir y asignar solicitud de elaboración del proceso con sus anexos .............................17

6.1.3.4 Alimentar el cuadro de seguimiento y solicitar expediente ..................................................18

6.1.3.5 Designación de (los) Plieguista (s) .......................................................................................18

6.1.3.6 Recibir la documentación y revisar el contenido de los soportes ........................................18

6.1.3.7 ¿Se requiere alguna aclaración y/o ajuste? .........................................................................19

6.1.3.8 Revisar solicitud de ajustes ..................................................................................................19

6.1.3.9 Realizar reunión de solicitud de ajustes ...............................................................................19

6.1.3.10 Elaborar y enviar memorando solicitando aclaraciones al área técnica ...........................20

6.1.3.11 Recibir solicitud de aclaraciones, elaborar respuesta y remitirla a la DTPS. ....................20

6.1.3.12 Recibir y revisar memorando de aclaraciones ...................................................................20

6.1.3.13 FIN.......................................................................................................................................21

6.1.3.14 FOGC02 LISTA DE CHEQUEO TRAMITE DE PROCESOS DE SELECCION................21

6.1.3.15 FOPE14_ACTA_ DE_ REUNIÓN.......................................................................................21 6.1.4 PROYECTO DE PLIEGO ELECTRÓNICO Y AVISO DE CONVOCATORIA. .................................................22

6.1.4.1 INICIO ...................................................................................................................................23

6.1.4.2 Creación de los flujos de aprobación ...................................................................................23

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.4.3 Elaborar Documentos del Proyecto de Pliegos Electrónico y Aviso de Convocatoria ........23

6.1.4.4 Remitir el Aviso de Convocatoria y demás documentos......................................................23

6.1.4.5 Recibir la documentación y aprobarla ..................................................................................24

6.1.4.6 Recibir documentación y Publicar el proceso por la Plataforma SECOP ...........................24

6.1.4.7 ¿Existen observaciones por parte de los interesados en el proceso? ................................24

6.1.4.8 Recibir y radicar las observaciones al proyecto de pliego de condiciones electrónico.......25

6.1.4.9 Revisar y trasladar las observaciones al área ordenadora del gasto..................................25

6.1.4.10 Recibir, analizar documentos y preparar memorando de respuesta .................................25

6.1.4.11 Recibir, revisar la información y proyectar documento de respuesta................................26

6.1.4.12 Publicar respuesta a las observaciones del proyecto de pliego de condiciones .............26

6.1.4.13 FIN.......................................................................................................................................27

6.1.4.14 Portal de contratación SECOP ...........................................................................................27 6.1.5 PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA APERTURA ......................................................................28

6.1.5.1 INICIO ...................................................................................................................................29

6.1.5.2 Elaboración acto administrativo de apertura y pliego de condiciones definitivo .................29

6.1.5.3 Aprobar y suscribir acto administrativo ................................................................................29

6.1.5.4 Publicar documentos definitivos del proceso .......................................................................30

6.1.5.5 Efectuar audiencia de revisión y distribución definitiva de riesgos y/o aclaraciones ..........30

6.1.5.6 ¿Existen observaciones por parte de los interesados en el proceso? ................................31

6.1.5.7 Recibir las observaciones .....................................................................................................31

6.1.5.8 Revisar y trasladar observaciones .......................................................................................31

6.1.5.9 Recibir, analizar documentos y preparar memorando de respuesta ...................................32

6.1.5.10 Recibir, revisar la información y proyectar documento de respuesta................................32

6.1.5.11 Publicar documento de respuesta a observaciones ..........................................................32

6.1.5.12 ¿Hay lugar a la expedición de adendas? ...........................................................................33

6.1.5.13 Solicitar la elaboración de la adenda .................................................................................33

6.1.5.14 Recibir y analizar el memorando de solicitud de adenda ..................................................34

6.1.5.15 Generar la Modificación/Adenda del proceso y/o respuesta a Observaciones.................34

6.1.5.16 Aprobar, dar visto bueno y suscribir la modificación/Adenda ............................................34

6.1.5.17 Publicar la adenda ..............................................................................................................35

6.1.5.18 FIN.......................................................................................................................................35

6.1.5.19 Orfeo / Memorando .............................................................................................................35

6.1.5.20 Adenda ................................................................................................................................35

6.1.5.21 Portal de contratación SECOP ...........................................................................................35

6.1.5.22 Acta de audiencia de revisión y distribución definitiva de riesgos y/o aclaraciones .........35


6.1.5.24 Resolución, pliego definitivo ORFEO .................................................................................36

6.1.5.25 Resolución, Pliegos Definitivos y Orfeo .............................................................................36 6.1.6 EVALUACIÓN DE OFERTAS ..............................................................................................................37

6.1.6.1 INICIO ...................................................................................................................................38

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.2 Designar evaluadores ...........................................................................................................38

6.1.6.3 Apertura de ofertas ...............................................................................................................38

6.1.6.4 Publicar lista de oferentes ....................................................................................................38

6.1.6.5 ¿Se presentaron ofertas? .....................................................................................................39

6.1.6.6 Conector de Salida A ............................................................................................................39

6.1.6.7 Memorando DTGC solicitud información multas y sanciones .............................................39

6.1.6.8 Informar al (los) evaluador (es) de las propuestas. .............................................................39

6.1.6.9 Entregar el expediente físico y virtual. .................................................................................40

6.1.6.10 Verificar, organizar y agrupar la información de la carpeta compartida ............................40

6.1.6.11 Revisión y verificación de las ofertas por parte de los evaluadores designados ..............41

6.1.6.12 ¿Se solicitan aclaraciones o subsanes? ............................................................................41

6.1.6.13 Realizar y publicar informe de subsanabilidad...................................................................41

6.1.6.14 Recibir documento de subsanes y/o aclaraciones solicitadas...........................................42

6.1.6.15 Verificar subsanes y elaborar informe de evaluación ........................................................42

6.1.6.16 Publicar informe de no requerimientos...............................................................................42

6.1.6.17 Consolidar y revisar el documento de Evaluación .............................................................43

6.1.6.18 Publicar informe de verificación de requisitos habilitantes y de los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica y dar traslado para observaciones. ...................44

6.1.6.19 ¿Se presentan observaciones? ..........................................................................................44

6.1.6.20 Recibir observaciones.........................................................................................................44

6.1.6.21 Determinar método de evaluación económica ...................................................................45

6.1.6.22 Analizar observaciones, Proyectar documento de respuesta y consolidar evaluación ...45

6.1.6.23 Presentar el documento de respuesta y consolidada evaluación de los requisitos que son objeto de puntuación diferente a la oferta económica. ....................................................................46

6.1.6.24 ¿Se debe llevar a Comité de Contratación (a solicitud de la Dirección General)? ...........46

6.1.6.25 Analizar evaluación por parte del comité de contratación .................................................46

6.1.6.26 Informar al Ordenador del Gasto ........................................................................................47

6.1.6.27 Publicar el documento de respuesta y evaluación.............................................................47

6.1.6.28 Celebrar Audiencia de adjudicación o declaratoria desierta..............................................48

6.1.6.29 FIN.......................................................................................................................................48

6.1.6.30 Acta de audiencia de cierre / Portal de contratación SECOP............................................49

6.1.6.31 FO-GC-16 y correo Electrónico de Designación ................................................................49

6.1.6.32 Planilla Control de Documentos de los Procesos de Selección FO-GC-17 ......................49

6.1.6.33 Documento solicitud de subsanabilidad .............................................................................49

6.1.6.34 Documento solicitud de subsanabilidad / Acta de reunión / publicar en SECOP solicitud de subsanes .............................................................................................................................................49

6.1.6.35 Documento de Evaluación. .................................................................................................49


6.1.6.37 Orfeo / Memorando / Correo electrónico ............................................................................49

6.1.6.38 Documento de respuesta a observaciones y consolidado de la evaluación .....................49

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0



6.1.6.40 Acta de audiencia ...............................................................................................................49 6.1.7 ADJUDICACIÓN Y REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN .......................................................................50

6.1.7.1 INICIO ...................................................................................................................................51

6.1.7.2 ¿Se adjudica el proceso? .....................................................................................................51

6.1.7.3 Elaborar, suscribir y publicar la resolución por la cual se declara desierto el proceso. Cancelar proceso de selección en plataforma ........................................................................................51

6.1.7.4 Conector de Entrada A .........................................................................................................52

6.1.7.5 Elaborar, suscribir y publicar resolución de adjudicación ....................................................52

6.1.7.6 Incorporar información en el SIAC y actualizar cuadro de seguimiento..............................53

6.1.7.7 Verificar, revisar y entregar el expediente físico y virtual.....................................................53 Duración ...................................................................................................................................................53

6.1.7.8 Verificar, organizar y agrupar la información de la carpeta compartida ..............................53

6.1.7.9 ¿El proceso se remite a DTGC? ..........................................................................................54

6.1.7.10 Remitir documentos del proceso adjudicado a la Dirección Técnica de Gestión Contractual ...............................................................................................................................................54

6.1.7.11 Remitir documentación al Archivo Central .........................................................................55

6.1.7.12 FIN.......................................................................................................................................55

6.1.7.13 Resolución / Portales de contratación SECOP ..................................................................55

6.1.7.14 Resolución Portal de contratación SECOP ........................................................................55

6.1.7.15 Registro SIAC / Cuadro de seguimiento ............................................................................55

6.1.7.16 FOGC17_PLANILLA_CONTROL_DE_DOCUMENTOS_DE_LOS_PROCESOS_DE_SELECCION ..55

6.1.7.17 Planilla de Transferencia ....................................................................................................55

6.1.7.18 Memorando y formato Planilla Control de Documentos de los Procesos de Selección ...55 7. RECURSOS .........................................................................................................................................56 7.1 SUBDIRECTOR GENERAL ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL) .....................................................56 7.2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO SGJ (ROL)........................................................................................56 7.3 PROFESIONAL ESPECIALIZADO SGJ (ROL) .......................................................................................56 7.4 PROFESIONAL UNIVERSITARIO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL) ............................................56 7.5 PROFESIONAL ESPECIALIZADO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL)............................................56 7.6 SUBDIRECTOR GENERAL JURÍDICO (ROL) .........................................................................................56 7.7 DIRECTOR TÉCNICO DE PROCESOS SELECTIVOS (ROL) ....................................................................56 7.8 PROFESIONAL UNIVERSITARIO DTPS (ROL) .....................................................................................56 7.9 PROFESIONAL ESPECIALIZADO DTPS (ROL) ....................................................................................56 7.10 TÉCNICO OPERATIVO DTPS (ROL) .................................................................................................56 7.11 SECRETARIO EJECUTIVO DTPS (ROL)............................................................................................56 7.12 COMITÉ DE CONTRATACIÓN (ROL) ..................................................................................................56 7.13 DELEGADOS ÁREAS TÉCNICAS (ROL) .............................................................................................56 7.14 COMITÉ EVALUADOR (ROL) ............................................................................................................56 7.15 ADMINISTRADOR DE LA PLATAFORMA (ROL) ...................................................................................56

7.16 ASISTENCIAL (ROL) ........................................................................................................................56

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


7.17 DIRECTOR TÉCNICO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL) ..........................................................56 7.18 TÉCNICO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL) ............................................................................56

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


1 . O B J E T I V O

Definir las actividades para llevar a cabo un proceso de selección de proponentes a través de la modalidad de licitación pública, para adquisición de bienes, obras y/o servicios diferentes a los de características técnicas uniformes y de común utilización, cuyo monto sea superior a 1000 SMMLV.

2 . A L C A N C E

Este procedimiento inicia con la estructuración técnica del proceso en el área ejecutora, radicación de la solicitud y soportes correspondientes en la Dirección Técnica de Procesos Selectivos para que se lleve a cabo el proceso de selección del proponente y finaliza con el envío de la documentación del adjudicatario a la Dirección Técnica de Gestión Contractual o el proceso no adjudicado al archivo central.

3 . M A R C O N O R M A T I V O

Ley 80 del 28 de octubre de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

Ley 734 del 5 de febrero de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Ley 1150 del 16 de julio de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1753 del 9 de junio de 2015, “por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2014-2018 Todos por un mismo país”.

Ley 1882 del 15 de enero de 2018, “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la Contratación Pública en Colombia, la Ley de Infraestructura y se dictan otras disposiciones “.

Decreto 2326 del 29 de diciembre de 1995, “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en cuanto a los Concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos, se hace una adición al Decreto 1584 de 1994 y se dictan otras disposiciones".

http://calsegen01.alcaldiabogota.gov.co:7772/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#0

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Decreto Ley 4170 del 3 de noviembre de 2011, “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos y estructura”.

Decreto 019 del 10 de enero de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o crear regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional".

Decreto 392 del 26 de febrero de 2018, “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”

Directiva 016 del 29 de julio de 2011, “Publicación de procesos contractuales del Distrito Capital en el sistema electrónico para la contratación pública –SECOP”.

Circular Conjunta 005 del 18 de mayo de 2004, de la Veeduría Distrital y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., “publicación de la información contractual”.

Circular Externa No. 17 de 11 de febrero de 2015, de Colombia Compra Eficiente, “Documentos en Procesos de Contratación”.

Circular Externa No. 21 de 22 de febrero de 2017, de Colombia Compra Eficiente, “Uso del SECOP para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de contratación”.

Circular Externa Única de 16 de julio de 2018, de Colombia Compra Eficiente.

Circular Externa No. 22 del 31 de julio de 2017, de la Secretaría Jurídica Distrital Alcaldía Mayor de Bogotá, Lineamientos sobre el Portal de Contratación a la Vista – CAV, los cuales solo aplican para la etapa de ejecución de los contratos.

Resolución 2275 del 1 de junio de 2018, Por la cual se modifica y actualiza el Sistema de Coordinación Interna del IDU- Comité de Contratación.

Resolución 449 de 2017. Por al cual se modifica el artículo 1 de la resolución 7903 de 2016

Resolución 3446 de 2017. Por la cual se modifica la resolución 7903 de 2016

Resolución 5086 de 2017. Por al cual se modifica la resolución 7903 de 2016.

Resolución 7903 de 2016. Por la cual se delegan funciones y se dictan otras disposiciones.

Resolución 57365 de 2015. Por la cual se modifica la resolución 22477 de 2014.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Resolución 12325 del 23 de abril de 2014, “Por la cual se modifica la Resolución 4286 de 2011, por la cual delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones".

Resolución 22477 del 30 de mayo de 2014, Por la cual se modifica y actualiza el Sistema de Coordinación Interna del IDU – Capítulo III: Comité de Contratación".

Resolución 4286 del 14 de octubre de 2011, "Por la cual se delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones – Título I: Delegación en materia contractual”.

Lineamientos, manuales y guías establecidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública

Colombia Compra Eficiente.

4 . T É R M I N O S Y D E F I N I C I O N E S

Audiencia de Asignación de Riesgos y aclaraciones. CDP. Clasificador de Bienes y Servicios.

Contratista. Contrato. Mensaje electrónico. Plieguista. Presupuesto. Registro Presupuestal. SIGLAS: IDU. AOG. A.T.S. CMA. CAV. DTGC. DTPS. LP. P.O. SA.

SECOP. SGJ.

SGGC. SIAC. STRF.

Los términos y definiciones aplicables al procedimiento pueden ser consultados en el micro sitio Glosario, link: https://www.idu.gov.co/page/transparencia/informacion-de-interes/glosario

https://www.idu.gov.co/page/transparencia/informacion-de-interes/glosario

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


5 . P O L Í T I C A S O P E R A C I O N A L E S

Los procesos de selección y los respectivos contratos de la licitación pública, se celebrarán previo el cumplimiento riguroso del trámite establecido la normatividad vigente. El área que posea la necesidad, será responsable de la estructuración del proceso de selección y posterior envío de la documentación al Ordenador del Gasto.

Los documentos que se generen con ocasión de los procesos de selección, deben contar en el expediente con el correspondiente soporte, debidamente suscrito por el ordenador del gasto, el Comité de Evaluación o el Director Técnico de Procesos Sel ectivos, según el ámbito de sus competencias.

El ordenador del gasto será responsable por la estructuración técnica del proceso de selección y su adjudicación y la Dirección Técnica de Procesos Selectivos por su trámite operativo.

Antes de iniciar el proceso, el administrador de la Plataforma SECOP, debe crear los flujos de aprobación para publicación del proceso y Modificaciones/Adendas (si aplica) y dar acceso a los funcionarios que van a intervenir en la estructuración del proceso hasta el día del cierre; a partir de ahí se le ira dando acceso al proceso a los diferentes funcionarios a medida que tengan que intervenir en éste.

Cuando el proceso requiera contar con mesa de trabajo previa a la radicación de inicio de proceso de selección de contratista, el área solicitante podrá manifestarlo por medio de memorando, se tomará como tiempo máximo para esta etapa 15 días calendario.

Para las mesas de trabajo se designará el equipo correspondiente, (que serán los mismos que retomen el proceso cuando se radique formalmente) y se realizarán las reuniones necesarias para realizar los ajustes pertinentes.

Los documentos que se expidan en el proceso de selección, se publicarán en el Portal de Contratación www.colombiacompra.gov.co, acorde con las directrices que sobre la materia imparta la Alcaldía Mayor de Bogotá. Igualmente, toda la información que conforma el expediente electrónico del proceso en la plataforma SECOP, debe integrarse al sistema de Gestión Documental de la Entidad.

A los funcionarios y contratistas de apoyo a la gestión de la Dirección Técnica de Procesos Selectivos les está prohibido suministrar tanto a particulares como a funcionarios del IDU, información sobre los procesos de contratación en trámite, salvo aquellos casos en que, por asignación de funciones, deban cumplir esta tarea.

Los usuarios autorizados al ingreso a la plataforma de SECOP para cada proceso de selección son responsables del manejo de confidencialidad de la información.

El ingreso al área de evaluación de la Dirección Técnica de Procesos Selectivos, se encuentra restringido a personal no autorizado; el ingreso de personal diferente a los funcionarios y contratistas del área, en caso de ser autorizado, se debe hacer previo registro en la planilla de ingreso.

La Entidad debe crear un proceso y generar un pliego electrónico en la plataforma SECOP, así mismo elaborar y publicar el documento adicional que contenga la información no incluida en el pliego electrónico, o que requiera ser complementada de acuerdo a las necesidades.

La Entidad realizará audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones y en la misma revisará la asignación de riesgos que trata el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva, de su

http://www.colombiacompra.gov.co/

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


realización se dejará constancia en un acta que se publicará como mensaje público en la plataforma de SECOP II.

Las adendas pueden generarse de oficio o a solicitud de los interesados; para este último caso debe contar como soporte con la solicitud o justificación previa y oportuna suscrita por el Subdirector General o Director Técnico ordenador del gasto. Sin excepción, el IDU podrá expedir Adendas, a más tardar tres (3) días hábiles anteriores al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para su presentación. Además, el IDU podrá expedir Adendas para modificar el cronograma del proceso una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

Si dentro de la etapa de publicación del pliego de condiciones o evaluación de las propuestas se requiere expedir adenda modificando plazos, se deben tener en cuenta las actividades pertinentes del presente documento y avisar a la persona encargada de programar las agendas para que realice las actualizaciones pertinentes. La adenda se hará a través de la plataforma SECOP ingresando a “Modificaciones/Adendas”. Se debe tener en cuenta que en una misma adenda se pueden modificar varias secciones del pliego de condiciones.

Cuando se cumple el plazo y llega el día del cierre, se efectúa éste y se da apertura de las ofertas. Después de abrir el sobre en el SECOP, se debe publicar el acta de cierre-lista de proveedores que se genera automáticamente en la plataforma.

El cierre del proceso y la apertura de los sobres que contienen las ofertas será presidida por el profesional y/o técnico que para el efecto designe el Director Técnico de Procesos Selectivos. En la fecha y hora establecida en el cronograma, dicho cierre se lleva a cabo automáticamente en la plataforma SECOP.

Se deben publicar las ofertas (sobre que contiene requisitos habilitantes y de los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica) al tiempo de la publicación del acta de cierre (lista de proveedores).

El profesional y/o técnico que para el efecto designe el Director Técnico de Procesos Selectivos debe verificar que los documentos que conforman la oferta de los proponentes (para procesos misionales: sobre que contiene requisitos habilitantes y de los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica; y para procesos de funcionamiento: sobre que contiene todos los documentos que conforman la propuesta, incluida la oferta económica) no se encuentren como documentos confidenciales, a no ser que sí gocen de dicha condición legal, en tal caso deberá consultar al plieguista. De no contar con la condición de confidencialidad debe rechazar la solicitud de confidencialidad en la plataforma para que todos los documentos sean público por todos los proponentes.

La publicación del informe de evaluación se hará a través de la plataforma del SECOP; y se surtirá el traslado del mismo por el término de cinco (5) días hábiles, término en el que los proponentes podrán presentar observaciones al informe. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

El Director Técnico de la DTPS, designará el Comité evaluador.

El Comité evaluador a través de la Plataforma podrá solicitar al proveedor subsanar requisitos habilitantes o aclarar contenido de la oferta a través de mensajes públicos.

En los casos que la Dirección General lo solicite, se llevará a Comité de Contratación donde se podrá conocer y analizar las evaluaciones de los procesos de selección de los contratistas que prepare el comité evaluador designado para tal fin.

El documento de respuesta a observaciones se deberá publicar con mínimo un (1) día antes a la fecha prevista para la Audiencia de Adjudicación.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


La adjudicación y/o declaratoria desierta del proceso se hará en Audiencia Pública mediante resolución motivada, presidida por el Ordenador del Gasto y asistirá como secretario de la misma el Director Técnico de Procesos Selectivos y como apoyo los evaluadores.

Las audiencias que se realicen dentro del proceso de licitación deberán ser grabadas en video por parte del funcionario que para el efecto designe la STRF y se deberá elaborar el acta correspondiente por la persona designada por la Dirección Técnica de Procesos Selectivos. La publicación deberá realizarse en la plataforma SECOP a través de mensaje público y/o sección informe del proceso de selección según corresponda.

En el expediente físico se deben incluir todos los documentos que se encuentran en la planilla del control de documentos de los procesos de selección.

En caso de recibir información, documentos, entre otros, por un medio diferente del SECOP, el mismo deberá hacerse público en dicha plataforma.

En el marco de las políticas de conservación documental se debe completar el expediente de ORFEO, descargando todos los documentos del proceso de selección de la plataforma SECOP a una carpeta compartida en donde se realizará la organización correspondiente.

Cuando la plataforma SECOP presente fallas, los encargados del proceso en cada una de las etapas, deberán dejarse constancia de las mismas. Después de 24 horas de haberse presentado la falla, deberá verificarse la generación del certificado de indisponibilidad por parte de Colombia Compra Eficiente. En todo caso, deberá aplicarse lo contenido en la guía de indisponibilidad de Colombia Compra Eficiente.

La unidad de tiempo de duración de cada una de las actividades, está dada en horas.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6 . D I A G R A M A G E N E R A L - L I C I T A C I Ó N P Ú B L I C A

6.1 ELEMENTOS DEL PROCESO

6.1.1 INICIO

6.1.2 Realizar la estructuración técnica del proceso y radicar documentación

Descripción

El área Ordenadora del Gasto prepara la información requerida para elaborar el pliego electrónico en la plataforma del SECOP y radicar en la DTPS el memorando de solicitud de inicio del proceso de selección junto con los anexos requeridos, teniendo en cuenta la lista de chequeo correspondiente

Ejecutantes

Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Profesional Especializado, Profesional Universitario, Subdirector General área Ordenadora del Gasto

Duración

160.00

Observaciones

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Como requisito para la radicación de procesos en la DTPS se debe aportar el registro impreso de la existencia del proceso a radicar en el Plan de Contratación (Plan Anual de Adquisiciones) publicado en el Portal de Contratación SECOP. Todos los requerimientos técnicos del pliego deben ser suministrados por el área ejecutora y estar firmados por el Ordenador del Gasto.

6.1.3 Revisión documental inicial

6.1.4 Proyecto de pliego electrónico y aviso de convocatoria

6.1.5 Pliego definitivo y acto que ordena apertura

6.1.6 Evaluación de ofertas

6.1.7 Adjudicación y remisión de la documentación

6.1.8 FIN

6.1.9 FOGC03_ESTUDIOS _Y_DOCUMENTOS_PREVIOS_PROCESOS_LICITACION_MERITOS_SELECCION_ABREVIADA

LINK

FOGC03_ESTUDIOS _Y_DOCUMENTOS_PREVIOS_PROCESOS_LICITACION_MERITOS_SELECCIÓN_ABREVIADA_

6.1.10 FOGC02 LISTA DE CHEQUEO TRAMITE DE PROCESOS DE SELECCIÓN

LINK

FOGC02 LISTA DE CHEQUEO TRAMITE DE PROCESOS DE SELECCIÓN

http://intranet/manualProcesos/Gestion_Contractual/05_Formatos/FOGC02_LISTA_DE_CHEQUEO_TRAMITE_DE_PROCESOS_DE_SELECCION_V_14.0.xls

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.3 REVISIÓN DOCUMENTAL INICIAL

6.1.3.1 Inicio

Descripción

Inicio del subproceso de revisión documental.

6.1.3.2 Radicar memorando de solicitud de trámite

Descripción Radicar memorando de solicitud de trámite del proceso de selección junto con los anexos requeridos según lista de chequeo.

Ejecutantes

Profesional Especializado, Profesional Universitario

Duración

0.50

Observaciones

La documentación anexa corresponde a lo establecidos en la lista de chequeo para el trámite de procesos de selección.

6.1.3.3 Recibir y asignar solicitud de elaboración del proceso con sus anexos

Descripción

Recibir el proceso por medio del aplicativo, y reasignar al encargado del seguimiento de los procesos.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Ejecutantes

Secretario Ejecutivo DTPS

Duración

1.00

6.1.3.4 Alimentar el cuadro de seguimiento y solicitar expediente

Descripción

Extraer la información necesaria para alimentar el cuadro de seguimiento, generando el consecutivo correspondiente a la modalidad del proceso de selección y solicitar a la Secretaria el número de expediente del proceso en ORFEO

Ejecutantes

Profesional Universitario DTPS, Profesional Especializado DTPS

Puntos de Control

Verificar el consecutivo asignado contra los registrados en la base de datos de seguimiento a los procesos

Duración

1.00

Observaciones

Se revisan cargas de trabajo y se entrega al director, la propuesta de asignación del proceso a el (los) plieguista (s), correspondiente (s).

6.1.3.5 Designación de (los) Plieguista (s)

Descripción

El (los) plieguista (s) será (n) designado (s) por el Director del área de DTPS. Se entrega documentación al (los) plieguista (s) para iniciar el proceso de selección.

Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos

Puntos de Control

Documento de designación de plieguista (s)

Duración

1.00

6.1.3.6 Recibir la documentación y revisar el contenido de los soportes

Descripción Recibir y revisar los documentos previos con el fin de iniciar el proceso de selección o solicitar los ajustes necesarios al área técnica.

Ejecutantes


PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Duración

40.00

6.1.3.7 ¿Se requiere alguna aclaración y/o ajuste?

Flujos

SI

Condición

Revisar solicitud de ajustes (6.1.3.8)

NO

Condición

FIN (6.1.3.13)

6.1.3.8 Revisar solicitud de ajustes

Descripción

Efectuar reunión entre el (los) plieguista (s), personas designadas para la revisión y/o el Director Técnico de la DTPS para revisar la solicitud de ajustes que se van a realizar al área técnica. Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS

Duración

4.00

Observaciones

El (los) plieguista (s) y el Director (a) revisan la solicitud de ajuste y borrador del memorando en el cual se solicitarán aclaraciones, en caso de requerirse.

6.1.3.9 Realizar reunión de solicitud de ajustes

Descripción

Se realizará reunión con el área solicitante del proceso, el (los) plieguista (s), el Director DTPS o el designado para la revisión del proceso. La solicitud de ajustes revisados en la reunión se remitirá por medio de memorando al área Ordenadora del gasto.

Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Universitario DTPS, Profesional Especializado DTPS

Duración

4.00

6.1.3.10 Elaborar y enviar memorando solicitando aclaraciones al área técnica

Descripción

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


El profesional plieguista encargado, elabora y envía memorando solicitando al área ordenadora del gasto, las aclaraciones y/o ajustes pertinentes. Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS

Puntos de Control

Orfeo / Memorando

Duración

1.00

6.1.3.11 Recibir solicitud de aclaraciones, elaborar respuesta y remitirla a la DTPS.

Descripción

El área ordenadora recibe las observaciones realizadas y elabora memorando de aclaración de las observaciones realizadas por la DTPS y envía memorando de respuesta Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Profesional Especializado área Ordenadora del Gasto, Profesional Universitario área Ordenadora del Gasto,

Puntos de Control

ORFEO / Memorando Duración

32.00

Observaciones

La respuesta debe ser suscrita por el ordenador del gasto responsable del proceso y con VoBo del área solicitante.

6.1.3.12 Recibir y revisar memorando de aclaraciones

Descripción El (los) plieguista (s) responsable (s) del proceso, revisa que los documentos remitidos se ajusten a la solicitud realizada mediante memorando. Ejecutantes


Puntos de Control

ORFEO / Memorando Duración

8.00

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.3.13 FIN

Descripción

Pasa al Subproceso de Proyecto de pliego electrónico y aviso de convocatoria.

6.1.3.14 FOGC02 LISTA DE CHEQUEO TRAMITE DE PROCESOS DE SELECCION

LINK

FOGC02 LISTA DE CHEQUEO TRAMITE DE PROCESOS DE SELECCIÓN

6.1.3.15 FOPE14_ACTA_ DE_ REUNIÓN

LINK

FOPE14_ACTA_ DE_ REUNIÓN

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.4 PROYECTO DE PLIEGO ELECTRÓNICO Y AVISO DE CONVOCATORIA.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.4.1 INICIO

Descripción

Viene del Subproceso de Revisión documental inicial.

6.1.4.2 Creación de los flujos de aprobación

Descripción

El administrador de SECOP en la Entidad, crea el flujo de aprobación de acuerdo con la solicitud realizada por el (los) plieguista (s) designado (s), mediante correo electrónico.

Ejecutantes

Administrador de la plataforma, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS

Puntos de Control

El (los) plieguista (s) mediante correo electrónico solicitará al administrador de la plataforma la creación de los flujos de aprobación.

Duración

0.25

6.1.4.3 Elaborar Documentos del Proyecto de Pliegos Electrónico y Aviso de Convocatoria

Descripción

El (los) plieguista (s) designado (s) crea (n) el proceso en la plataforma SECOP y habilita la edición del pliego de condiciones (Pliego Electrónico), diligenciando cada una de las secciones que lo conforman, así mismo elabora y publica el documento adicional que contenga la información no incluida en las secciones de la plataforma, o que requiera ser complementada de acuerdo a las necesidades, junto con el aviso de convocatoria Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS.

Puntos de Control

Aviso de convocatoria Duración

32.00

6.1.4.4 Remitir el Aviso de Convocatoria y demás documentos

Descripción

El profesional de la DTPS, envía los documentos que conforman el proyecto de pliego de condiciones electrónico y aviso de convocatoria al área ordenadora de gasto para Vo. Bo. Ejecutantes

Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS.

Puntos de Control

Documentos del Proyecto Pliego de Condiciones

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Aviso de Convocatoria Duración

1.00

6.1.4.5 Recibir la documentación y aprobarla

Descripción

El ordenador de gasto recibe la documentación, la revisa y aprueba. Devuelve el aviso de convocatoria y demás documentos del proyecto de pliego de condiciones a la DTPS. Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Profesional Universitario área Ordenadora del Gasto, Profesional Especializado área Ordenadora del Gasto

Duración

8.00

6.1.4.6 Recibir documentación y Publicar el proceso por la Plataforma SECOP

Descripción

Recibir y publicar el proceso, junto con los documentos entre ellos el Aviso de Convocatoria, anexos y demás documentos previos, en el portal de contratación SECOP para conocimiento de los interesados. Ejecutantes

Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS

Puntos de Control

El (los) plieguista (s) debe (n) revisar los documentos publicados y dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso.

Duración

0.50

Observaciones

La publicación en el portal de Contratación debe incluir aviso de convocatoria y documentos previos (artículo 2.2.1.1.1.7.1 Decreto 1082 de 2015) y se debe efectuar con una antelación mínimo de 10 días hábiles a la expedición del acto que ordena la apertura del proceso. El original de los documentos debe anexarse al expediente.

6.1.4.7 ¿Existen observaciones por parte de los interesados en el proceso?

Flujos

SI

Condición

Recibir y radicar las observaciones al proyecto de pliego de condiciones electrónico (6.1.4.8)

NO

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Condición

FIN

6.1.4.8 Recibir y radicar las observaciones al proyecto de pliego de condiciones electrónico.

Descripción

Revisar las observaciones de los interesados, formuladas a través de la plataforma SECOP, en la sección de “observaciones” y/o en la sección de “mensajes”.

Ejecutantes

Profesional Universitario DTPS, Profesional Especializado DTPS, Técnico Operativo DTPS

Puntos de Control Portal de Contratación SECOP Duración

80.00

Observaciones

En caso de recibir observaciones por correo electrónico, las mismas se deben publicar en la plataforma del SECOP, opción Observaciones, para que sean de público conocimiento. Nota: Las observaciones solo se recibirán por correo institucional, cuando Colombia Compra

Eficiente reporte indisponibilidad de la plataforma con certificado expedido por ellos, los proponentes por su parte deben solicitar el certificado de indisponibilidad para quedar habilitados para enviar observaciones o cualquier otro trámite por correo institucional.

6.1.4.9 Revisar y trasladar las observaciones al área ordenadora del gasto

Descripción El profesional de la DTPS revisa las observaciones recibidas y las remite al ordenador del gasto (las que sean de su competencia) para su análisis y respuesta. Ejecutantes


Puntos de Control

Memorando / Correo electrónico Duración

8.00

6.1.4.10 Recibir, analizar documentos y preparar memorando de respuesta

Descripción

El área Ordenadora del Gasto deberá recibir, analizar documentos y preparar memorando de respuesta para remitirlo a la DTPS

Ejecutantes

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Profesional Universitario área Ordenadora del Gasto, Profesional Especializado área Ordenadora del Gasto

Puntos de Control

ORFEO/ Memorando

Duración

24.00

Observaciones

La aceptación o rechazo de las observaciones a través de memorando se debe hacer de manera motivada y ser suscrita por el ordenador del gasto responsable del proceso.

6.1.4.11 Recibir, revisar la información y proyectar documento de respuesta

Descripción El profesional de la DTPS recibe, revisa la información y proyecta documento de respuesta a observaciones al proyecto de pliego para firma del Ordenador del Gasto responsable del proceso, previamente revisado por el Director Técnico de Procesos Selectivos. Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS.

Puntos de Control Documento de Respuestas Duración

16.00

Observaciones

El documento de respuesta a las observaciones al Pliego de condiciones electrónico será suscrito por el ordenador del gasto y deberá contar en el expediente con el soporte del área ejecutora.

6.1.4.12 Publicar respuesta a las observaciones del proyecto de pliego de condiciones

Descripción Las inquietudes recibidas por la opción de observaciones, serán respondidas por esta misma opción. Al igual, se debe publicar en el SECOP, la respuesta a observaciones por la opción de Mensajes, y definir en los parámetros del mismo, que sea “público”.

El original del documento debe anexarse al expediente. Ejecutantes


Puntos de Control

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


El (los) plieguista (s) debe (n) debe dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso. Duración

0.50

6.1.4.13 FIN

Descripción

Termina el Subproceso de Proyecto de pliego electrónico y aviso de convocatoria. y continúa el Subproceso de Pliego Definitivo y acto que ordena apertura del proceso.

6.1.4.14 Portal de contratación SECOP

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.5 PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA APERTURA

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.5.1 INICIO

Descripción

Viene del Subproceso de Proyecto de pliego electrónico y aviso de convocatoria.

6.1.5.2 Elaboración acto administrativo de apertura y pliego de condiciones definitivo

Descripción

El profesional de la DTPS deberá elaborar el acto administrativo de apertura, el cual deberá ser suscrito por el Ordenador del Gasto. Dicho documento deberá reposar en el expediente del proceso. Ejecutantes


Puntos de Control

Orfeo / Resolución / Pliego Definitivo Duración

24.00

Observaciones

El (los) plieguista (s) deberán revisar si las observaciones presentadas generan modificaciones al pliego definitivo y en caso de que apliquen, efectuar los ajustes correspondientes. Revisar que al momento de abrir el proceso el CDP se encuentre vigente, de lo contrario avisar al área para el trámite pertinente

6.1.5.3 Aprobar y suscribir acto administrativo

Descripción

El Subdirector General Jurídico aprueba el acto que ordena la apertura del proceso y el ordenador del gasto lo suscribe. Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Subdirector General Jurídico, Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto

Puntos de Control Resolución de Apertura Duración

16.00

Observaciones

Antes de la suscripción de los documentos por parte del ordenador del gasto, se debe contar con la aprobación y Vo.Bo de la SGJ del acto que ordena la apertura, en caso de requerir ajustes, la SGJ solicita a la DTPS el ajuste del pliego y/o resolución de apertura.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


El original de la resolución deberá enviarse por el Sistema de Gestión Documental y entregarla en original a la Secretaria (o) de la DTPS, para los trámites respectivos. El original de la misma reposará en la SGGC y la copia se anexará al expediente y deberá ser publicada en la plataforma SECOP.

6.1.5.4 Publicar documentos definitivos del proceso

Descripción Publicar los documentos definitivos (pliego de condiciones definitivo electrónico), anexos y el acto que ordena la apertura del proceso en el portal de contratación SECOP. Ejecutantes


Puntos de Control

El (los) plieguista (s) debe (n) dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso, portal de contratación SECOP. Duración

0.50

6.1.5.5 Efectuar audiencia de revisión y distribución definitiva de riesgos y/o aclaraciones

Descripción

Se efectúa la audiencia de revisión y distribución definitiva de riesgos y/o aclaraciones en la fecha y hora prevista en el cronograma del pliego de condiciones electrónico a la cual asiste el ordenador del gasto, el Director (a) de la DTPS, el (los) plieguista (s), el equipo revisor, los responsables del proceso en el área técnica y los interesados en el proceso. Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS.

Puntos de Control

Acta de audiencia de riesgos y/o aclaraciones Duración

1.00

Observaciones Se debe realizar audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones. En la misma audiencia se hará revisión y distribución definitiva de riesgos y/o aclaraciones. De la Audiencia se debe elaborar un acta por el(los) plieguistas la cual se suscribirá por los intervinientes y se publicará en la plataforma de SECOP como mensaje público.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.5.6 ¿Existen observaciones por parte de los interesados en el proceso?

Flujos

NO

Condición

¿Hay lugar a la expedición de adendas? (6.1.5.12)

SI

Condición

Recibir las observaciones (6.1.5.7)

6.1.5.7 Recibir las observaciones

Descripción

El (los) profesional (es) de la DTPS recibe (n) las observaciones a través del SECOP. Ejecutantes

Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS, Profesional Especializado DTPS

Puntos de Control

SECOP Duración

80.00

Observaciones

Las observaciones deben ser formuladas por los interesados a través de la plataforma SECOP, en la sección de “observaciones” y/o en la sección de “mensajes”. Si por alguna excepción se reciben

por correo institucional, la Entidad a través del profesional encargado debe publicarlas por mensaje público en la plataforma SECOP

6.1.5.8 Revisar y trasladar observaciones

Descripción

El profesional de la DTPS revisa las observaciones recibidas y las remite al ordenador del gasto (las que sean de su competencia) para su análisis y respuesta. Ejecutantes


Puntos de Control

Memorando / Correo electrónico

Duración

8.00

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.5.9 Recibir, analizar documentos y preparar memorando de respuesta

Descripción

Recibir, analizar documentos y preparar memorando de respuesta para remitirlo a la DTPS Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Profesional Especializado área Ordenadora del Gasto, Profesional Universitario área Ordenadora del Gasto.

Puntos de Control

Orfeo / Memorando Duración

24.00

Observaciones

El grupo encargado del proceso dará respuesta mediante documento que contenga las apreciaciones de la entidad. La aceptación o rechazo de las observaciones se debe hacer de manera motivada y ser suscrita por el ordenador del gasto responsable del proceso y publicado en el SECOP.

6.1.5.10 Recibir, revisar la información y proyectar documento de respuesta

Descripción

El profesional de la DTPS recibe, revisa la información y proyecta documento de respuesta a observaciones del pliego de condiciones para firma del Ordenador del Gasto responsable del proceso, previamente revisado por el Director Técnico de Procesos Selectivos. Ejecutantes


Puntos de Control

Documento de Respuesta

Duración

16.00

Observaciones

El documento de respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo será suscrito por el ordenador del gasto y deberá constar en el expediente con el soporte del área ejecutora.

6.1.5.11 Publicar documento de respuesta a observaciones

Descripción

El (los) plieguista (s), publica (n) documento de respuesta a observaciones al pliego de condiciones definitivo en el portal de contratación SECOP. Las inquietudes recibidas por la opción de observaciones, serán respondidas por esta misma opción. Al igual, se debe publicar en el SECOP, la respuesta a observaciones por la opción de Mensajes, y definir en los parámetros del mismo, que

sea “público”.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Ejecutantes


Puntos de Control

El (los) plieguista (s) debe (n) dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso, portal de contratación SECOP. Duración

1.00

Observaciones

El documento debe ser publicarlo en la plataforma del SECOP y el original debe anexarse al expediente.

6.1.5.12 ¿Hay lugar a la expedición de adendas?

Flujos

SI

Condición

Solicitar la elaboración de la adenda (6.1.5.13)

NO

Condición (6.1.5.18)

FIN

Descripción Termina el Subproceso de "Pliego definitivo y acto que ordena la apertura" y pasa al Subproceso de "Evaluación de Ofertas".

6.1.5.13 Solicitar la elaboración de la adenda

Descripción

El Subdirector General o Director Técnico del área ordenadora, solicita la elaboración de la adenda de manera motivada. 0Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto

Puntos de Control

Memorando ORFEO Duración

1.00

Observaciones

Podrán generarse adendas de oficio, para lo cual no será necesario el memorando del área ordenadora del gasto.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.5.14 Recibir y analizar el memorando de solicitud de adenda

Descripción

El profesional de la DTPS recibe memorando de solicitud de adenda y sus respectivos anexos y realiza el análisis de la respuesta y de los soportes que la sustentan.

Ejecutantes

Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS

Puntos de Control

Memorando ORFEO Duración

4.00

6.1.5.15 Generar la Modificación/Adenda del proceso y/o respuesta a Observaciones

Descripción

Elaborar la adenda, la cual deberá ser suscrita por el ordenador del gasto. La misma debe contar con el Vo.Bo. del SGJ. Adicionalmente, una vez suscrita la adenda, la misma debe generarse en SECOP, por medio de la sección Modificaciones/adendas que permite modificar el pliego electrónico, adjuntando en la sección documentos del proceso la adenda suscrita.

Para la respuesta a observaciones, se elabora documento consolidado de respuestas, suscrito por el ordenador del gasto. Las inquietudes recibidas por la opción de observaciones, serán respondidas

por esta misma opción. Al igual, se debe publicar en SECOP, la respuesta a observaciones por la opción de Mensajes, y definir en los parámetros del mismo, que sea “público”. Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Subdirector General Jurídico, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS.

Puntos de Control

Adenda suscrita debe quedar en original en el expediente correspondiente. Documento de respuesta a observaciones, si aplica. Duración

4.00

6.1.5.16 Aprobar, dar visto bueno y suscribir la modificación/Adenda

Descripción

La adenda deberá ser aprobada en la plataforma por el Ordenador del Gasto y demás funcionarios que se encuentren en el flujo de aprobación. Ejecutantes

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS

Duración

4.00

6.1.5.17 Publicar la adenda

Descripción

El (los) plieguista (s) publica (n) la adenda. La adenda suscrita debe publicarse por la opción de Mensajes de SECOP y definir en los parámetros del mismo, que sea “público”. Ejecutantes


Puntos de Control

El (los) plieguista (s) debe (n) dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso, portal de contratación SECOP; debe publicarse con un tiempo no menor a tres (3) días hábiles anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso en la plataforma SECOP. Duración

0.10

Observaciones

La publicación en la plataforma de SECOP por la opción Modificaciones/Adendas, previo a la publicación, la modificación debe ser aprobada por el ordenador del gasto en la plataforma.

6.1.5.18 FIN

Descripción

Termina el Subproceso de "Pliego definitivo y acto que ordena la apertura" y pasa al Subproceso de "Evaluación de Ofertas".

6.1.5.19 Orfeo / Memorando

6.1.5.20 Adenda


6.1.5.22 Acta de audiencia de revisión y distribución definitiva de riesgos y/o aclaraciones


PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.5.24 Resolución, pliego definitivo ORFEO

6.1.5.25 Resolución, Pliegos Definitivos y Orfeo

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6 EVALUACIÓN DE OFERTAS

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.1 INICIO

Descripción

Viene del Subproceso de "Pliego definitivo y acto que ordena apertura".

6.1.6.2 Designar evaluadores

Descripción

El Director Técnico de la DTPS realiza la designación de evaluadores.

Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos

Puntos de Control

Formato de Designación FO-GC-016, el original deberá reposar en el expediente

Duración

4.00

Observaciones

Para esta designación se tendrán en cuenta los funcionarios y/o personal de apoyo de la DTPS (Evaluador técnico, legal y financiero), una vez designado el comité evaluador, el profesional encargado de apoyar esta tarea, informará por correo electrónico al profesional encargado del seguimiento de procesos y al administrador de la plataforma SECOP asignado para que éste dé los accesos correspondientes.

6.1.6.3 Apertura de ofertas

Descripción

Una vez vencido el término para la presentación de ofertas establecido en el cronograma la (s) persona (s) del área de Sala de Consulta designadas por el Director de la DTPS, procederán a la apertura de las ofertas en la plataforma. El (los) plieguista (s) deberán apoyar esta actividad.

Ejecutantes

Técnico Operativo DTPS

Puntos de Control

El (los) plieguista (s) deberán verificar esta actividad Duración

1.50

6.1.6.4 Publicar lista de oferentes

Descripción

La (s) persona (s) designadas será(n) el (los) responsable(s) de publicar la lista de oferentes en la plataforma SECOP, después de llevar a cabo la apertura de ofertas. Ejecutantes

Técnico Operativo DTPS, Profesional Universitario DTPS, Profesional Especializado DTPS

Puntos de Control

Lista de proveedores

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Duración

0.50

Observaciones

Las ofertas (sobre que contiene requisitos habilitantes y los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica) deberán publicarse, una vez se publique el acta de cierre, por la sección “Lista de ofertas”. Para que las ofertas queden publicadas correctamente se debe revisar

que los documentos que conforman la oferta de los proponentes no se encuentren como documentos confidenciales, a no ser que si gocen de dicha condición legal. En caso de no contar con esta condición de confidencialidad se debe rechazar la solicitud de confidencialidad en la plataforma para que todos los documentos sean público para todos los proponentes.

6.1.6.5 ¿Se presentaron ofertas?

Flujos

SI

Condición

Memorando DTGC solicitud información multas y sanciones

NO

Condición

Conector de Salida A (6.1.6.6)

6.1.6.6 Conector de Salida A

Descripción

Continua en la actividad de " Elaborar resolución de declaratoria de desierto el proceso " del

Subproceso “Adjudicación y remisión de la documentación".

6.1.6.7 Memorando DTGC solicitud información multas y sanciones

Descripción

La (s) persona (s) designadas será(n) el (los) responsable(s) de remitir a la DTGC el memorando con la lista de oferentes con el fin de certificar la existencia o no de multas y sanciones de los proponentes. Ejecutantes


Duración

0.50

6.1.6.8 Informar al (los) evaluador (es) de las propuestas.

Descripción

El profesional encargado, informará por correo electrónico a los evaluadores que ya se encuentran disponibles las ofertas en la plataforma para el inicio de la evaluación.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Ejecutantes


Puntos de Control

Correo electrónico para los evaluadores Duración

0.25

6.1.6.9 Entregar el expediente físico y virtual.

Descripción

El o los plieguistas responsable(s) del proceso entregará(n) la carpeta física de antecedentes de acuerdo con los requisitos de gestión documental de la entidad, igualmente, se remitirá vía correo electrónico la planilla de control de documentos en excel al evaluador técnico, quien a partir de la fecha tendrá la custodia; adicionalmente, debe(n) crear una carpeta con el número del proceso en la carpeta compartida donde deberá(n) descargar la totalidad de los documentos del proceso que se encuentran en la plataforma SECOP.

Ejecutantes


Puntos de Control

El contenido de la carpeta compartida y del expediente físico debe corresponder a la información de la planilla de control de documentos. Duración

0.25

6.1.6.10 Verificar, organizar y agrupar la información de la carpeta compartida

Descripción El técnico asignado verificará contra la planilla de control de documentos la totalidad de documentos registrados con el fin de organizar y agrupar la información que se descargó en la carpeta compartida del proceso y notificará al grupo de Gestión Documental para que se incluya esta información al expediente de Orfeo. Ejecutantes


Puntos de Control

El contenido de la carpeta compartida debe corresponder a la información de la planilla de control de documentos. Duración

0.25

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.11 Revisión y verificación de las ofertas por parte de los evaluadores designados

Descripción

El comité evaluador realizará la verificación de los requisitos habilitantes de orden Técnico, Legal y Financiero con los documentos aportados por los proponentes en su propuesta, de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones, para así determinar si hay lugar a solicitud de aclaraciones y/o subsanes. La solicitud se hará a través de la plataforma SECOP. Ejecutantes


Duración

32.00

6.1.6.12 ¿Se solicitan aclaraciones o subsanes?

Flujos

SI

Condición

Realizar y publicar informe de subsanabilidad (6.1.6.13)

NO

Condición

Publicar informe de no requerimientos

6.1.6.13 Realizar y publicar informe de subsanabilidad

Descripción

Consolidar, revisar, aprobar y publicar Informe de solicitud de subsanabilidad. El documento debe estar suscrito por los miembros del comité evaluador y el Director Técnico. Ejecutantes


Puntos de Control

Informe de Subsanabilidad El comité evaluador debe dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso

Duración

24.00

Observaciones

El evaluador Técnico y el Financiero enviarán vía correo electrónico las solicitudes de subsanes al evaluador Legal para su consolidación, el consolidado del Informe de Requisitos habilitantes será revisado por parte del evaluador Legal y el equipo designado y presentado ante el Director Técnico de Procesos Selectivos por parte del Comité evaluador; una vez revisado y aprobado el informe de

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


verificación por el Director Técnico de Procesos Selectivos se solicitarán los subsanes o aclaraciones a través de la plataforma del SECOP, enviando el documento directamente a los proveedores a través de Mensajes, y definir en los parámetros del mismo, que sea “público”.

6.1.6.14 Recibir documento de subsanes y/o aclaraciones solicitadas

Descripción

Recibir documento de subsanes y/o aclaraciones solicitadas a los proponentes a través de la plataforma SECOP, por la opción mensajes Ejecutantes


Puntos de Control Plataforma SECOP

Duración

1.00

Observaciones

El evaluador en la plataforma debe agregar a cada oferta los documentos subsanados en la opción “agregar documento a la oferta”.

6.1.6.15 Verificar subsanes y elaborar informe de evaluación

Descripción

Verificar contenido de subsanes y realizar la evaluación técnica, legal y financiera, según corresponda Ejecutantes


Puntos de Control Documento de Evaluación Duración

16.00

Observaciones

En el caso de recibir subsanes o aclaraciones de tipo técnico o financiero en las que se requiera análisis de tipo legal el conducto regular a seguir será la consulta al evaluador legal del proceso con el fin que se decida de fondo la situación, en caso de no llegar a acuerdo la consulta se deberá elevar ante el Asesor Legal de la Dirección y en última instancia ante el Director Técnico de la misma.

6.1.6.16 Publicar informe de no requerimientos

Descripción

El comité evaluador debe publicar el informe de no requerimientos técnicos, legales y/o financieros, a través de la plataforma SECOP.

Ejecutantes

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0



Puntos de Control El (los) plieguista (s) debe (n) dejar constancia de dicha publicación en la carpeta de antecedentes del proceso.

Duración

0.50

6.1.6.17 Consolidar y revisar el documento de Evaluación

Descripción

El informe de evaluación es elaborado por el Comité evaluador designado y debe ir suscrito por este. Este informe debe contener la verificación de requisitos habilitantes y la puntuación de los aspectos diferentes al de la oferta económica. La evaluación Financiera y Legal serán enviadas vía correo electrónico al evaluador Técnico para que este organice el consolidado de la Evaluación; este será revisado por parte del evaluador Legal y el equipo designado y presentado ante el Director Técnico de Procesos Selectivos por parte del comité evaluador; revisado el informe inicial por el Director Técnico de Procesos Selectivos se publica en la plataforma de SECOP. Los puntajes de: Protección a la Industria Nacional y Capacitación; así como los criterios de desempate como mypimes y discapacitados serán entregados por el evaluador legal. La cuantificación de experiencia para efectos de desempates será realizada por el Evaluador Técnico. El encargado de convocar la reunión con el Director Técnico de Procesos Selectivos es evaluador legal. En el caso de requerirse adenda, el evaluador legal deberá informar de ello a quien programa las agendas de los involucrados con el fin de actualizar dichas agendas. Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS.

Puntos de Control

Documento de Evaluación revisado por parte del equipo designado y el Director DTPS.

Duración

14.00

6.1.6.18 Publicar informe de verificación de requisitos habilitantes y de los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica y dar traslado para observaciones.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Descripción

El consolidado de la evaluación y las matrices que soportan la misma, deberán publicarse por la opción Informes procesos de selección. Al igual, se debe publicar por la opción de Mensajes de SECOP, y definir en los parámetros del mismo, que sea “público”; y dar traslado para observaciones y

envío de aclaraciones y/o subsanes. Ejecutantes


Puntos de Control

El comité evaluador debe dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso.

Duración

0.50

Observaciones

Publicación en la plataforma SECOP. El traslado para que los proponentes formulen sus observaciones y envíen documentos que aclaren y/o subsanen la propuesta, será de cinco (5) días hábiles.

6.1.6.19 ¿Se presentan observaciones?

Flujos

SI

Condición

Recibir observaciones (6.1.6.20)

NO

Condición

¿Se debe llevar a Comité de Contratación (a solicitud de la Dirección General)? (6.1.6.24)

6.1.6.20 Recibir observaciones

Descripción

Recibir observaciones de los proponentes a través del portal de Contratación SECOP; estas llegarán a través de la sección de observaciones o en su defecto en la sección de mensajes. Adicionalmente, dicha observación se anexará a la oferta del proponente por la opción “agregar documentos oferta” en la plataforma para que queden incorporados en la oferta del proponente

Ejecutantes


Puntos de Control

Plataforma del SECOP Duración

24.00

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.21 Determinar método de evaluación económica

Descripción

El evaluador Técnico selecciona el método de evaluación económica de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones electrónico en la sección “Evaluación”. Ejecutantes


Puntos de Control

Impresión de la TRM del día en la Página del Banco de la República de Colombia y de los Índices COLCAP, COLSC de la Bolsa de Valores de Colombia. Duración

8.00

6.1.6.22 Analizar observaciones, Proyectar documento de respuesta y consolidar evaluación

Descripción

Las observaciones deberán ser verificadas y analizadas. El resultado de dicho análisis se verá reflejado en el informe de evaluación elaborado por el Comité evaluador designado. El evaluador financiero de la DTPS consolida las observaciones recibidas en el documento destinado para tal fin. La evaluación Financiera y Legal serán enviadas vía correo electrónico al evaluador Técnico para que este organice el consolidado de la Evaluación; este será revisado por parte del evaluador Legal y el equipo designado y presentado ante el Director Técnico de Procesos Selectivos por parte del comité evaluador; Revisado el informe por el Director Técnico se publica en la plataforma de SECOP. En el caso de requerirse adenda el evaluador legal deberá informar de ello a quien programa las agendas de los involucrados con el fin de actualizar dichas agendas. Ejecutantes

Técnico Operativo DTPS, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS

Puntos de Control

Consolidado evaluación definitiva Duración

48.00

Observaciones

Debe tenerse en cuenta que las horas establecidas en el numeral 6.1.6.20 están incluidas dentro de las horas establecidas en este ítem.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.23 Presentar el documento de respuesta y consolidada evaluación de los requisitos que son objeto de puntuación diferente a la oferta económica.

Descripción

El Comité Evaluador presenta al Director Técnico de Procesos Selectivos el documento de respuesta a las observaciones y el consolidado de la evaluación para el correspondiente visto bueno. Se revisa que la evaluación cumpla con los requerimientos del pliego y las políticas y directrices para recomendación al ordenador del gasto.

Ejecutantes


Duración

6.00

Observaciones

La reunión deberá ser agendada por el evaluador legal.

6.1.6.24 ¿Se debe llevar a Comité de Contratación (a solicitud de la Dirección General)?

Descripción

En los casos que la Dirección General lo solicite, conocer y analizar las evaluaciones de los procesos de selección de los contratistas que prepare el comité evaluador designado para tal fin.

Flujos

SI

Condición

Analizar evaluación por parte del comité de contratación (6.1.6.25)

NO

Condición

Informar al Ordenador del Gasto (6.1.6.26)

6.1.6.25 Analizar evaluación por parte del comité de contratación

Descripción

El Comité de Contratación conoce y analiza los informes de evaluación para su posterior publicación. Ejecutantes

Comité de Contratación

Duración

4.00

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.26 Informar al Ordenador del Gasto

Descripción

Dar a conocer al Ordenador del Gasto el documento de respuesta a observaciones y consolidado de la evaluación. Se levantará un acta de la reunión que estará a cargo del evaluador legal. Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Universitario DTPS, Profesional Especializado DTPS, Técnico Operativo DTPS.

Puntos de Control

Evaluación / acta de reunión Duración

2.00

Observaciones

El evaluador legal deberá programar la reunión con el área ordenadora de gasto con antelación a la fecha prevista para la audiencia de adjudicación, de esta reunión se levantará un acta que estará a cargo del evaluador legal.

6.1.6.27 Publicar el documento de respuesta y evaluación

Descripción

El evaluador financiero publica el documento de respuesta a observaciones a través de la plataforma del SECOP. Las inquietudes recibidas por la opción de observaciones, serán respondidas por esta misma opción. Al igual, se debe publicar en el SECOP, por la opción de Mensajes, y definir en los

parámetros del mismo, que sea “público”. El consolidado de la evaluación y las matrices que soportan la misma, deberán publicarse por la opción Informes procesos de selección. Al igual, se debe publicar por la opción de Mensajes de SECOP, y definir en los parámetros del mismo, que sea “público”. El documento de repuesta y

evaluación se deberá publicar previo a la apertura de la propuesta económica. Ejecutantes


Puntos de Control Portal de contratación SECOP; el comité evaluador debe dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso. Duración

1.00

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.28 Celebrar Audiencia de adjudicación o declaratoria desierta

Descripción

Se cita a los interesados en la fecha y hora programada, se lee el orden del día y se procede a recepcionar las nuevas observaciones que se realicen respecto del documento de respuesta a las observaciones y consolidado de la evaluación publicado con anterioridad a la audiencia, las cuales se resolverán en la audiencia antes de la apertura de la propuesta económica. Una vez se dé respuesta a las observaciones el evaluador Técnico informará el método de evaluación económica de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones electrónico en la sección “Evaluación”, y procederá a la apertura del sobre que contiene la propuesta económica para la cual se irá a la sección “ SOBRE 2-ECONÓMICO” de la plataforma SECOP, y se procede por el comité evaluador técnico a realizar la evaluación económica de las propuestas de los proponentes habilitados con el método que fue determinado. En la audiencia se corre traslado de la evaluación de las propuestas económicas para la realización de observaciones sobre las mismas por parte de los proponentes, y una vez sean absueltas por el comité evaluador se señalará el orden de elegibilidad, y se procede a la lectura del acto administrativo. Ejecutantes

Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto, Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS.

Puntos de Control

Acta de la audiencia Duración

2.00

Observaciones

Las audiencias que se adelanten en el curso del proceso de selección, deberán ser grabadas en video por parte del funcionario que para el efecto designe. De la Audiencia se debe elaborar un acta por parte del evaluador legal, la cual se suscribirá por el ordenador del gasto y el (la) Director (a) de la Dirección Técnica de Proceso de Selectivos, y se publicará a través de la plataforma de SECOP en la sección informes del proceso de selección y como mensaje público.

6.1.6.29 FIN

Descripción

Finalización del subproceso de evaluación de ofertas

6.1.6.30 Acta de audiencia de cierre / Portal de contratación SECOP

6.1.6.31 FO-GC-16 y correo Electrónico de Designación

LINK

FOGC16_DESIGNACION_DE_EVALUADORES_

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.6.32 Planilla Control de Documentos de los Procesos de Selección FO-GC-17

6.1.6.33 Documento solicitud de subsanabilidad

6.1.6.34 Documento solicitud de subsanabilidad / Acta de reunión / publicar en SECOP solicitud de subsanes

6.1.6.35 Documento de Evaluación.


6.1.6.37 Orfeo / Memorando / Correo electrónico

6.1.6.38 Documento de respuesta a observaciones y consolidado de la evaluación


6.1.6.40 Acta de audiencia

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.7 ADJUDICACIÓN Y REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.7.1 INICIO

Descripción

Viene del Subproceso "Evaluación de Ofertas".

6.1.7.2 ¿Se adjudica el proceso?

Flujos

NO

Condición

Elaborar, suscribir y publicar la resolución por la cual se declara desierto el proceso. Cancelar proceso de selección en plataforma (6.1.7.3)

SI

Condición

Elaborar, suscribir y publicar resolución de adjudicación (6.1.7.5)

6.1.7.3 Elaborar, suscribir y publicar la resolución por la cual se declara desierto el

proceso. Cancelar proceso de selección en plataforma

Descripción

El evaluador legal será el encargado de elaborar la resolución de declaratoria de desierto del proceso, tramitar las firmas y publicar el acto administrativo correspondiente a través de la opción de mensajes, definiendo en los parámetros del mismo, que sea “público”; después se ingresa a los

pliegos electrónicos y se cancela el proceso donde se deberá redactar la justificación de desierto del mismo. Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS, Subdirector General área Ordenadora del Gasto, Director Técnico área Ordenadora del Gasto.

Puntos de Control

Resolución / Portal de contratación SECOP. El comité evaluador debe dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso Duración

24.00

Observaciones La resolución debe contar con el Vo Bo de la DTPS y ser firmada por el ordenador del gasto. La resolución se publica en la plataforma del SECOP, en “Informes de Evaluación” y “Finalizar

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


selección”. Luego debe ingresar de nuevo a los pliegos electrónicos y escoger la opción “Cancelar Proceso” y diligenciar una justificación que la plataforma solicitará, en este caso la declaratoria de desierto.

6.1.7.4 Conector de Entrada A

Descripción

Viene del Subproceso Declarar desierto el proceso" correspondiente al Subproceso de "Evaluación de ofertas".

6.1.7.5 Elaborar, suscribir y publicar resolución de adjudicación

Descripción El comité evaluador elabora la resolución de adjudicación, obtiene Vo.Bo. del Director de Procesos Selectivos y solicita la suscripción del documento al Ordenador del gasto. En la plataforma SECOP se debe diligenciar el cuadro donde se encuentran las ofertas en evaluación, establecer la posición, el puntaje, el resultado y seleccionar al proveedor que se le va a adjudicar asignándole la opción de seleccionado. Ahí mismo se anexa la resolución de adjudicación. Después de esto la plataforma automáticamente adjudicará el proceso a la oferta con el puntaje más alto. Tenga en cuenta que si el proceso está dividió en lotes debe diligenciar la anterior información para cada uno. Por último, haga click en finalizar selección y en la sección informes adjunte los documentos soporte de la adjudicación, y publicar. Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Subdirector General área ordenadora del gastos, Director Técnico área ordenadora del gasto, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS.

Puntos de Control

Resolución de adjudicación. El comité evaluador debe dejar constancia de dichas publicaciones en la carpeta de antecedentes del proceso. Duración

24.00

Observaciones

La Resolución se debe publicar en el momento en que se le otorga la posición y el puntaje de las ofertas en evaluación por la opción informe de selección de SECOP, toda vez que después de esto el proceso queda adjudicado en plataforma. Una vez publicado el informe de selección definitivo, se debe seleccionar la opción finalizar selección, para que se habilite la siguiente etapa.

El original de la resolución deberá enviarse por el Sistema de Gestión Documental y entregarla en original a la Secretaria (o) de la DTPS, para los trámites respectivos. El original de la misma reposará en la SGGC y la copia se anexará al expediente y deberá ser publicada en la plataforma SECOP.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


6.1.7.6 Incorporar información en el SIAC y actualizar cuadro de seguimiento

Descripción El técnico operativo de la DTPS incorpora la información en el SIAC y el profesional de la DTPS actualiza el cuadro de seguimiento. Ejecutantes


Puntos de Control

Registro SIAC / Base de Datos Duración

0.50

Observaciones

El Evaluador Legal será el responsable de enviar vía correo electrónico, el formulario SIAC al técnico operativo, con copia al profesional a cargo del seguimiento de los procesos

6.1.7.7 Verificar, revisar y entregar el expediente físico y virtual

Descripción

El evaluador técnico verificará y revisará que los documentos del expediente físico se encuentren en orden y completos de acuerdo con la planilla control de documentos, con el fin de entregarla a la persona designada para continuar con el tramite a la DTGC. En la carpeta de los documentos del proceso deberá incluirse la propuesta técnica y económica del proponente seleccionado.

Adicionalmente, el Evaluador Financiero deberá descargar en la carpeta del proceso, carpeta compartida, la totalidad de los documentos del proceso que se encuentran en la plataforma SECOP.

Ejecutantes


Puntos de Control

Verificación del expediente virtual y físico contra la Planilla Control de Documentos de los Procesos de Selección.

Duración

24.00

6.1.7.8 Verificar, organizar y agrupar la información de la carpeta compartida

Descripción

El técnico asignado verificará contra la planilla de control de documentos la totalidad de documentos registrados con el fin de organizar y agrupar la información que se descargó en la carpeta compartida del proceso y notificará al grupo de Gestión Documental para que se incluya esta información al expediente de Orfeo. Ejecutantes


PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Puntos de Control

El contenido de la carpeta compartida debe corresponder a la información de la planilla de control de documentos.

Duración

0.25

6.1.7.9 ¿El proceso se remite a DTGC?

Flujos

SI

Condición

Remitir documentos del proceso adjudicado a la Dirección Técnica de Gestión Contractual (6.1.7.10)

NO

Condición

Remitir documentación al Archivo Central (6.1.7.11)

6.1.7.10 Remitir documentos del proceso adjudicado a la Dirección Técnica de Gestión

Contractual

Descripción

La persona designada por la Dirección para prestar asistencia técnica en el traslado de los documentos del proceso adjudicado a la DTGC, realizará la debida foliación y memorando remisorio.

Ejecutantes

Director Técnico de Procesos Selectivos, Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Secretario Ejecutivo DTPS, Técnico Operativo DTPS, Asistencial

Puntos de Control Memorando y formato Planilla Control de Documentos de los Procesos de Selección.

Duración

16.00

Observaciones

Los documentos del proceso van a quedar en el expediente electrónico en la plataforma SECOP, donde se encontrarán las propuestas presentadas al proceso.

6.1.7.11 Remitir documentación al Archivo Central

Descripción

Remitir toda la documentación del Proceso al Archivo Central.

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


Ejecutantes

Profesional Especializado DTPS, Profesional Universitario DTPS, Técnico Operativo DTPS, Asistencial

Puntos de Control

Planilla de Transferencia

Duración

8.00

6.1.7.12 FIN

Descripción Finalización del subproceso "Adjudicación y remisión de la documentación"

6.1.7.13 Resolución / Portales de contratación SECOP

6.1.7.14 Resolución Portal de contratación SECOP

6.1.7.15 Registro SIAC / Cuadro de seguimiento

6.1.7.16 FOGC17_PLANILLA_CONTROL_DE_DOCUMENTOS_DE_LOS_PROCESOS_DE_SELECCION

LINK

FOGC17_PLANILLA_CONTROL_DE_DOCUMENTOS_DE_LOS_PROCESOS_DE_SELECCION_

6.1.7.17 Planilla de Transferencia

6.1.7.18 Memorando y formato Planilla Control de Documentos de los Procesos de

Selección

PROCESO



PR-GC-02

LICITACION PUBLICA

8.0


7 . R E C U R S O S

7.1 SUBDIRECTOR GENERAL ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL)

7.2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO SGJ (ROL)

7.3 PROFESIONAL ESPECIALIZADO SGJ (ROL)

7.4 PROFESIONAL UNIVERSITARIO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL)

7.5 PROFESIONAL ESPECIALIZADO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL)

7.6 SUBDIRECTOR GENERAL JURÍDICO (ROL)

7.7 DIRECTOR TÉCNICO DE PROCESOS SELECTIVOS (ROL)

7.8 PROFESIONAL UNIVERSITARIO DTPS (ROL)

7.9 PROFESIONAL ESPECIALIZADO DTPS (ROL)

7.10 TÉCNICO OPERATIVO DTPS (ROL)

7.11 SECRETARIO EJECUTIVO DTPS (ROL)

7.12 COMITÉ DE CONTRATACIÓN (ROL)

7.13 DELEGADOS ÁREAS TÉCNICAS (ROL)

7.14 COMITÉ EVALUADOR (ROL)

7.15 ADMINISTRADOR DE LA PLATAFORMA (ROL)

7.16 ASISTENCIAL (ROL)

7.17 DIRECTOR TÉCNICO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL)

7.18 TÉCNICO ÁREA ORDENADORA DEL GASTO (ROL)

Documents

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA€¦ · {DOC- VER} 2018-12-26 El procedimiento fue actualizado teniendo en cuenta la obligatoriedad en el uso del SECOP II para el trámite de los