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Procedimiento para el Control Interno
del Manejo del Inventario en el
Departamento de Costos de la empresa
DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A.
2
REPÚBLICA BOLIVARIA$A DE VE$EZUELA
U$IVERSIDAD JOSÉ A$TO$IO PÁEZ
FACULTAD DE CIE$CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO$TADURIA PÚBLICA
CARRERA: CO$TADURIA PÚBLICA
Procedimiento para el Control Interno
del Manejo del Inventario en el
Departamento de Costos de la empresa
DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A.
Empresa: DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A.
AUTOR: Gabriel Medina C.I.: 19.423.400
San Diego Febrero, 2013
3
REPÚBLICA BOLIVARIA$A DE VE$EZUELA
U$IVERSIDAD JOSÉ A$TO$IO PÁEZ
FACULTAD DE CIE$CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO$TADURIA PÚBLICA
CARRERA: CO$TADURIA PÚBLICA
CO$STA$CIA DE ACEPTACIÓ$
______________________________________________
Tutor Académico: Carmen Rincón
________________________________________________
Tutor empresarial: Karennis Torrealba
AUTOR: Gabriel Medina C.I.: 19.423.400
San Diego, Febrero 2012
4
Í$DICE
INTRODUCCIÓN……….….………………………………………………….. 7
CAPÍTULO I
LA EMPRESA...…….…………….………………………………….……….... .9
1.1 Ubicación…...….………………..…………………………………….…. 9
1.2 Reseña Histórica...……..…....……………..……………………….……. 9
1.3 Misión……………..………………………………………………………10
1.4 Visión…………...…………………………….....…….……..….….….......10
1.5 Valores……...……..…….………………………………..……….………10
1.6 Estructura Organizativa………..…..…………….……………...………..16
1.6 Organigrama: Estructura general…….……………...………..…....….….17
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA……………………………...………………………………….19
2.1 Planteamiento del problema…………………..……………..…….……..19
2.2 Formulación del Problema………..…..…………………….……….…..21
2.3 Objetivo general………………....…………….………….………...……21
2.4 Objetivos específicos…….……………………………………...…...…...21
2.5 Justificación……………..……….…………………………….….……. .22
2.6 Alcance…………………………………………………………………...23
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL…………………….………..….......25
3.1 Antecedentes de la Investigación..…..….….…………..…………….…...25
3.2 Bases teóricas……………………………......…………………….….…..28
5
3.3 Definición de términos………...….…...……………………………….…54
CAPÍTULO IV
4.1 FASES METODOLÓGICAS…....…….……….…………….…..……......57
CAPITULO V
ANALISIS DE LOS RESULTADOS…………………………………………….63
5.1 Situación actual……………………………………………………………63
5.2 Debilidades que Presentan………………………………………………....63
Pregunta 1, Cuadro 1……………………………………………………....65
Grafico 1, Pregunta 2,…………………………………………………….66
Cuadro 2, Grafico 2……………………………………………………….67
Pregunta 3, Cuadro 3, Grafico 3…………………………………………..68
Pregunta 4, Cuadro 4……………………………………………………...69
Grafico 4, Pregunta 5……………………………………………………...70
Cuadro 5, Grafico 5……………………………………………………….71
Pregunta 6, Cuadro 6, Grafico 6…………………………………………..72
Pregunta 7, Cuadro 7……………………………………………………...73
Grafico 7…………………………………………………………………..74
Pregunta 8, Cuadro 8, Grafico 8…………………………………………..75
Pregunta 9, Cuadro 9………………………………………………………76
Grafico 9…………………………………………………………………..77
Pregunta 10, Cuadro 10, Grafico 10………………………………………78
5.3 Propuesta……………………………………………………………….....80
5.3.1 Diseño de un Procedimiento…………………………………………....80
6
CAPITILO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………….92
6.1 Conclusiones………………………………………………………………92
6.2 Recomendaciones………………………………………………………….93
REFERENCIAS………………………………………………………………….94
ANEXOS…………………………………………………………………………96
7
I$TRODUCCIÓ$
En el mundo moderno el capital de trabajo se ha convertido en una partida de gran
significación en el accionar de toda la actividad empresarial; sin embargo, su
administración puede presentar insuficiencias drásticas. Para la empresa el capital de
trabajo de que dispone está relacionado constantemente con las operaciones internas
diarias que se realizan y dentro de él los activos circulantes que son las inversiones
corrientes que sustentan las de largo plazo. El efectivo, las cuentas por cobrar y los
inventarios o existencias, son las partidas que componen los activos circulantes y su
gestión incide en la liquidez empresarial. En este trabajo nos detenemos a estudiar
sobre el control interno de los inventarios que son los activos circulantes menos
líquidos, de ahí la misión empresarial actual está necesitada de una adecuada gestión
de los mismos, que garantice la máxima satisfacción del cliente y que permita el
grado de liquidez necesario para responder a las obligaciones a corto plazo.
El proceso de gestión de los inventarios, comprende la planeación y ejecución de
los modelos definidos de inventarios del cual se requiere saber cuánto, cuándo y qué
niveles de productos se deben mantener para cumplir un servicio deseado, dicho
modelo está alimentado por políticas de existencias, por lo que debe ser controlado
permanentemente.
La rapidez de los cambios económicos, políticos y sociales que se operan
actualmente en el mundo, hacen que las empresas comercializadoras y de servicios,
se encuentren en una situación compleja en cuanto a la financiación de sus existencias
materiales, lo que conlleva a una mejor planeación y control de sus recursos.
Normalmente la empresa opera en un ambiente que impone limitaciones financieras
importantes en los inventarios. Para disminuir el requerimiento de caja de la empresa,
el inventario debe rotarse con prontitud, ya que mientras más rápida sea la rotación de
este, menor es el monto que se debe invertir en el inventario para satisfacer una
demanda dada de mercancías. Este objetivo financiero a menudo está en conflicto con
el objetivo de la empresa de mantener inventarios suficientes para minimizar la
8
escasez de inventario y satisfacer las demandas de producción. La empresa debe
determinar el nivel óptimo de inventarios que concilie estos dos objetivos en conflicto.
El inventario es una inversión en el sentido de que exige que la empresa comprometa
su dinero. La planeación y el control de los inventarios es una fuente para elevar la
eficiencia y eficacia de la empresa. La planeación y el control interno del inventario
es el primer momento del proceso de gestión y es donde está centrado nuestro análisis.
En tal sentido el trabajo de investigación de pasantías titulado Diseño de un
Procedimiento para el Control Interno del Manejo del Inventario en el Departamento
de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A., ubicada
en la zona industrial Carabobo, se dividió en los siguientes capitulo:
Capítulo I: La empresa, Reseña Histórica, Misión, Visión, Valores, y demás
información importante para conocer las funciones importantes de la empresa.
Capítulo II: Planteamiento del Problema, Formulación del Problema, Objetivo
General, Objetivos Específicos y Justificación.
Capítulo III: Marco Referencial Conceptual, comprendido por los Antecedentes de
la Investigación, las Bases Teóricas y definición de Términos Básicos.
Capítulo IV: Correspondiente a las Fases Metodológicas, además de incluir la
investigación realizada dentro de la organización.
Capítulo V: Corresponde al capítulo de los recursos utilizados; dentro de los
cuales se establecieron: Recurso Humano, Financieros, Técnicos y de Tiempo, con
los que se contaron para el desarrollo del presente informe de pasantías.
Capítulo VI: Este capítulo corresponde al análisis de los resultados seguido de la
solución a la problemática de la empresa, define el desarrollo de las fases
metodológicas.
Capítulo VII: Corresponde a las conclusiones y recomendaciones del autor del
informe final de pasantías.
9
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Ubicación
La empresa Dupont Performance Coatings de Venezuela, c.a., se encuentra
actualmente ubicada en la avenida Eugenio Mendoza, Zona Industrial Carabobo,
frente al INTT, Valencia Estado Carabobo.
Además cuenta con una línea de empresas a nivel de Latinoamérica en países
como: EE.UU., México, Colombia, Ecuador, Brasil, etc...
1.2 Reseña Histórica
DUPO$T E$ VE$EZUELA
En 1957, sobre una superficie aproximada de 50.000 m2 fue inaugurada la Planta
DuPont en Valencia, siendo ésta una de las 136 Plantas que la Corporación
DuPont tiene alrededor del mundo, producto del trabajo creador y científico de su
fundador Eleuthére Irénée DuPont de Nemours.
La Planta de Valencia se establece para cubrir un mercado que, basado en
la importación, existía desde hacía muchos años: el segmento de Reacabados de
pinturas DuPont.
Pioneros en el desarrollo de esta Planta, se pueden mencionar a los señores Andy
Show, Gerente General; Joe Hickey, Asesor de Diseño, Malcolm Rosenbaum,
Gerente de Planta; Gene André, Gerente Técnico; Ed Miller en Administración; Lou
Bachman, Asesor y Rafael Padrinos, Químico de Desarrollo. Con una excelente
concepción de garantía de servicio, calidad e integración vertical, la Planta fabricaría
10
resinas, dispersiones y productos terminados, de forma que una etapa alimentaría a la
otra.
A lo largo de todos éstos años nuestra compañía ha ido ocupando un lugar cada
vez más relevante en el desarrollo económico de Venezuela, donde para nosotros el
factor más importante en el crecimiento y desarrollo, ha sido siempre, al capital
humano gracias al cual la Compañía ha podido evolucionar satisfactoriamente y
adaptarse a las diferentes realidades de un país con grandes oportunidades. Estas
mismas oportunidades han acompañado al Capital Humano durante la historia de la
Compañía, en forma de un crecimiento continuo y acelerado, acordes con la mística y
la dedicación manifiestas en su desempeño diario.
1.3 Misión
Alcanzar el crecimiento sustentable, entendido como una actitud para crear valor
para los accionistas y la sociedad, disminuyendo el impacto ambiental de nuestras
operaciones en las cadenas de valor en las que actuamos.
1.4 Visión
Ser la empresa científica más dinámica del mundo, ofreciendo soluciones
sustentables esenciales para una vida mejor, más segura y más sana para las personas
de todo el mundo.
1.5 Valores
Nuestros valores corporativos son un legado de más de dos siglos de hacer
negocios, la esencia misma de todo lo que hacemos.
• Seguridad y Salud: desde nuestros orígenes la Seguridad ha sido parte de
nuestra cultura. Estamos convencidos de que todas las lesiones, enfermedades
ocupacionales e incidentes ambientales y de seguridad pueden ser prevenidos.
Nuestra meta para todos ellos es “Cero”, y por tal motivo trabajamos siempre
11
enfocados en mantener estrictos estándares en todas nuestras operaciones,
haciéndolos además extensivos a nuestros empleados y sus familias.
• Liderazgo en la Protección del Medio Ambiente: el crecimiento sustentable es
parte fundamental de nuestras operaciones, y por eso protegemos las
comunidades donde estamos presentes, reduciendo al máximo nuestro impacto
ambiental. Nuestro compromiso se refleja en el desarrollo de nuevos productos y
procesos que no afecten al medio ambiente, estableciendo estrategias que,
además de lograr negocios exitosos, no mermen los recursos de futuras generaciones.
• Ética: valoramos la ética como parte fundamental de nuestro negocio. Nuestra
actuación se rige de acuerdo a las leyes y normas de los países donde operamos pero,
más aún, actuamos bajo nuestro Código de Conducta, que rige todas las relaciones
comerciales que llevamos a cabo. Permanentemente reforzamos este valor con todos
los públicos con los que nos relacionamos, a fin de consolidarnos como una empresa
respetada mundialmente.
• Respeto por las Personas: las personas son nuestro mayor capital, y por eso
trabajamos continuamente para desarrollar y mantener un ambiente laboral adecuado
para el desarrollo profesional y personal. Tenemos la firme convicción de que todas
las personas deben ser tratadas con dignidad, respeto y equidad. Por este motivo el
trato que se ejerce a nivel interno es exactamente el mismo con el que cada uno de los
empleados se relaciona con quienes interactúa: clientes, proveedores e integrantes de
la comunidad en general.
Dupont en el Mundo
La historia de DuPont comienza en 1802, con la instalación de una fábrica de
pólvora en Estados Unidos. En el siglo XX, la compañía evolucionó hacia el área de
la química y la energía. Actualmente, en su tercer siglo de vida, ofrece soluciones
basadas en la ciencia que mejoran la calidad de vida de las personas de todo el
mundo.
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La amplia y variada oferta de productos y servicios DuPont se agrupa en cinco
áreas:
• Agricultura & Nutrición: el crecimiento sustentable tiene sentido en la medida
en que la provisión de alimentos sea más abundante, segura y nutritiva. La misión de
estos negocios es entregar nutrición a través de más y mejores campos cultivados y
alimentos más saludables, al tiempo que desarrollamos soluciones para ayudar al
mundo a satisfacer sus necesidades de energía. Marcas como Stinger®, Finesse®,
Semillas Pioneer® y Solae ayudan a dar respuesta a las necesidades de la
sociedad.
• Revestimientos & Tecnologías de Color: estamos alcanzando los desafíos de
descubrir y desarrollar soluciones innovadoras para satisfacer las necesidades del
mundo moderno, donde las percepciones y los colores cobran mayor importancia. En
este contexto, DuPont está desarrollando nuevas tecnologías para mercados cada día
más exigentes. A través de marcas como: TiPure®, Duxone® y Chroma® ofrecemos
respuesta a la demanda global de productos que protejan y agreguen funcionalidad a
distintas superficies.
• Electrónica & Tecnologías de Comunicación: cuando convergen la tecnología y la
ciencia, pueden suceder cosas extraordinarias. La luz se transforma en energía
eléctrica y emergen nuevas fuentes de energía alternativas. Chips cada vez más
pequeños y componentes ubicados en el centro de dispositivos más rápidos
posibilitan una nueva y sofisticada manera de conectarse globalmente. DuPont está
abriendo el camino hacia un mundo de nuevas posibilidades. Algunas de nuestras
marcas como Cyrel®, Suva®, Isceon®, Teflon® y Cyrel Fast® ayudan a lograr que
la tecnología se desarrolle de manera más rápida y menos costosa.
• Materiales de Alta Performance: el crecimiento sustentable adquiere diferentes
formas. Los avances en las tecnologías del plástico pueden ayudar, por ejemplo, a
salvar la vida de las personas durante un accidente de automóvil. Los desarrollos en
aditivos con poliéster pueden mejorar la eficacia ambiental de las tuberías de gas. Las
resinas mejoradas pueden otorgar a los teléfonos celulares la durabilidad necesaria
13
para resistir el uso diario. Cuando los productos son fabricados para durar... son
fabricados para perdurar. Marcas como Surlyn®, Zytel®, Delrin®, Bynel® y
Fusabond® colaboran para mejorar el desempeño de productos cada vez más
complejos.
• Seguridad & Protección: constantemente se presentan desafíos para la salud y
seguridad de las personas. Aparecen nuevas enfermedades. La gran cantidad de
infecciones que surgen hacen que el paciente enfermo sea aún más vulnerable. Los
desastres naturales amenazan con arrebatar la vida de los seres humanos. Contener a
las personas en tiempos de peligro y anticiparnos a las nuevas amenazas forma parte
del trabajo de todos los días de DuPont. Corian®, Tyvek®, Kevlar®, Virkon®,
Nomex®, Sontara® y Consultoría en Seguridad son algunas de las marcas que
ofrecemos en estas áreas.
Dupont En América Latina
La compañía tiene presencia en América Latina desde el año 1925. En la
actualidad, a través de nuestras subsidiarias, estamos presentes en Argentina, Brasil,
Chile, Ecuador, México, Colombia y Venezuela. Además, junto a nuestra red de
representantes, distribuidores y joint-ventures llegamos a tener operaciones en más de
17 países de la región, habiendo experimentado un importante crecimiento en los
últimos años.
Posición Competitiva
Comprometeremos nuestras energías y recursos por la continua superioridad
de la calidad de nuestra oferta total de productos y servicios, tiempo de respuesta y
costo al ser comparados con la de nuestros competidores más fuertes. Nos
concentraremos en negocios y mercados con significado estratégico.
14
Administración de la Seguridad
La planificación y programación de todas las actividades destinadas a promover la
seguridad en Planta, son realizadas por los diferentes comités y sub-comités bajo un
esquema establecido por un programa denominado Responsabilidad Integral.
Este programa comprende seis (6) códigos de prácticas gerenciales dirigidos a
cubrir diferentes aspectos de la seguridad, la salud y la protección al medio ambiente,
a seguir:
1.-Acercamiento a la Comunidad y Respuesta a Emergencias (A.C.O.R.E.): Este
código de práctica gerencial persigue el enfatizar un diálogo amplio e interacciones
con múltiples auditorios, incluyendo a nuestro empleados, el público en general,
agencias oficiales del gobierno y personas que atienden a las emergencias. Este
programa mantiene un diálogo constante con nuestras comunidades vecinas para
contestar a todas sus preguntas e inquietudes sobre seguridad, salud y ambiente.
Este código logra el doble objetivo de cultivar buenas relaciones con la comunidad
y el formular estrategias que permitan garantizar la seguridad e integridad de nuestros
trabajadores y de la comunidad, en caso de ocurrir una emergencia relacionada con
nuestros materiales, nuestros procesos o nuestros productos.
2.- Prevención de la Polución: Diseñado para promover los esfuerzos de la
industria para proteger la salud y el medio ambiente, mediante la reducción de
generación de desechos y emisiones, contaminantes, junto con políticas para
promover y mantener buenas prácticas en el manejo de los desechos industriales.
Este código va más allá de toda regulación gubernamental y de los programas
industriales existentes al enfocarse directamente en: a) reducciones de largo alcance
en las cantidades liberadas a la atmósfera, cuerpos de agua y a la tierra; b) reducción
continua en la cantidad de desechos generados en nuestras instalaciones; C) manejo
responsable de todos los desechos y liberaciones remanentes.
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3.- Distribución: Este código de práctica gerencial está diseñado para reducir los
riesgos potenciales que puedan acarrear, el transporte y almacenamiento de nuestros
productos, al público en general los transportistas, nuestros clientes, los contratistas y
trabajadores de nuestra Compañía, y el medio ambiente. Este código aplica a todo
medio de transporte, envío de materias químicas, transporte de desechos
químicos y a toda actividad de distribución almacén, manejo, transferencia y
reempaque) mientras que nuestros productos se encuentren en tránsito entre nuestras
instalaciones y nuestros clientes.
4.- Gerencia de Seguridad de Procesos (G.S.P.): Destinado a definir claramente
las condiciones bajo las cuales operan los diversos procesos que manejan materiales
riesgosos y los riesgos de seguridad involucrados, para que así las personas que
operan dichos procesos lo hagan con seguridad para sí mismo, sus compañeros y la
comunidad en general.
5.- Seguridad y Salud Ocupacional: Este código de práctica gerencial persigue
regular todas las condiciones de trabajo para que éste se realice en un ambiente
seguro y agradable, que permita evitar accidentes y enfermedades ocupacionales. Este
código provee el marco de referencia necesario para identificar y evaluar los riesgos,
prevenir actos y condiciones inseguras, mantener y mejorar la salud de nuestros
trabajadores y crear un ambiente de comunicación de ítems relacionados con la
seguridad y salud ocupacional de todos nuestro empleados.
6.- Seguridad Integral del Producto: El código de Seguridad Integral del
Producto tiene como finalidad el integrar conceptos de Seguridad, Salud y Protección
al medio ambiente (SHE) en el diseño, manufactura, mercado, distribución, uso,
reciclado y disposición de todos nuestros productos. Este código está diseñado para
promover el manejo seguro de nuestros productos en todas sus etapas, desde la
manufactura inicial a la distribución, venta y posterior utilización, enfatizando la
necesidad de que toda persona que maneja nuestros productos lo realice con
16
responsabilidad, de manera tal que, le permita mantener un ambiente seguro y
saludable.
1.6 Estructura Organizativa de la Empresa
La organización de la Planta de Valencia se describe a continuación:
Organigrama General de la Empresa
Gerente General y Gerente de División Automotriz
DPC Región Andina
Jorge Houtman
Asistente Ejecutivo
Isabel Diederichs
Gerente de Planta
DPC Planta Valencia
Sergio Rodríguez
Gerente de Recursos Humanos de Venezuela y Región Andina
María Eugenia Gómez
Líder de Finanzas
DPC Región Andina
$orelys Fraga
Gerente de División Reacabados Automotriz y Dics Región Andina
Rafael Méndez
Contralor Región Andina
Froy Belandria
Líder IT Venezuela
Vicencio Mérida
17
1.7 Organigrama del Departamento de Finanzas
Fuente: DuPont Performance Coatings de Venezuela (2012)
1.8 Actividades desarrolladas por el pasante
• Prestar apoyo en el área de manufactura.
Gerente General y Gerente de División Automotriz
DPC Región Andina
Jorge Houtman
Contralor Región Andina
Froy Belandria
Líder de Finanzas
DPC Región Andina
$orelys Fraga
Analista Financiero
Mayra Martínez
Analista Financiero
Cristy Sulbaran
Analista Financiero
Félix Tovar
Analista De Creidito y Cobranza
Jeisy Rodríguez
Analista de Costos
Karennis Torrealba
Pasante de Costos
Gabriel Medina
18
• Registrar diariamente los libros de productos controlados por el CICPC y
DAEX.
• Analizar diariamente las órdenes de producción.
• Generar reporte de costos variables y fijos cuando lo soliciten.
• Procesar Rework y sobrantes.
• Registrar en Excel las explicaciones de diferencia de inventario.
• Archivar los ajustes de inventarios, rework procesados, consumos
misceláneos y cualquier otro documento que manejemos en el área de costos.
• Archivar soportes de inventario cíclico.
• Revisión semanal de os centros de costos.
• Realizar el archivo de GTDB cuando se realicen ventas de exportación.
19
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del problema
En este mundo tan competitivo las empresas se han visto en la imperante
obligación de innovar constantemente, cosa que en estos tiempos tan globalizados les
permite mantenerse en un mercado mundial tan acelerado y de firmes cambios. Si las
empresas quieren mantenerse en una productividad generadora ya sea de bienes o
servicios, debe adoptar las mejores estrategias que les permitan ser cada vez más
eficaces y eficientes en el uso de los recursos, tanto financieros como de capital
humano. Por supuesto está claro que toda empresa que cumple un proceso
productivo debe mantenerse en el día a día marcando pautas para con el menor de los
recursos tener el máximo beneficio, esto sin descuidar la calidad en todos sus
procesos.
Las organizaciones evidentemente van creciendo a través del tiempo, esto para
responder a las necesidades tanto de la organización como del mercado en el cual
compite, y es que a medida que crecen las necesidades, crecen los requerimientos,
fenómenos estos que van agarrados de la mano, ya que así lo exige el entorno, es
consecuencia de un verdadero proceso competitivo. Cuando las empresas se
encuentran bien organizadas estas se ven en la obligación de generar inversiones para
su propio desarrollo y expansión. En tal sentido las grandes, medianas y pequeñas
empresas desarrollan un departamento dentro de la organización para el manejo y
control de la producción y todos sus componentes que intervienen en este proceso
tales como: materia prima, procesos y productos terminados, que van a conformar el
inventario de la empresa. El termino inventario encierra los bienes en espera de su
venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un
20
fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán
consumidos directa o indirectamente en la producción
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Los
inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados
absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que
nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo
constante de producción, facilitando su programación.
Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la
empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación "de la mano a la boca",
comprándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de
producción, es decir, comprando y consumiendo. Cualquier irregularidad en este
proceso, ya sea de compra, materia prima, productos en procesos y productos
terminados generara fallas en el manejo y distribución de los mismos. En tal sentido
la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, c.a., empresa dedicada a la
elaboración y/o producción, distribución y venta de todo tipo de pintura a nivel
industrial (automotriz, repuestos de vehículos, tubos industriales, etc.) amerita un
planteamiento de solución para esta área, a pesar de ser una trasnacional con
operaciones a nivel mundial, existen algunas pequeñas deficiencias que corregir en su
departamento de inventario, el cual es manejado por el departamento de costos.
Ejemplo de esto se encuentra en las diferencias que se encuentran a la hora de realizar
el reconteo del inventario mensual, en donde se evidencia un 90% de confiabilidad,
sin embargo a pesar de encontrarse dentro de los estándares de las políticas de la
empresa, la intención es disminuir la merma y aumentar la confiabilidad de los
inventarios entre un 95 a 97%, y de esta manera se habla de una mayor eficacia,
eficiencia y rentabilidad de la entidad, además de tener algunas deficiencias de
organización por fallas en los controles internos en el manejo de los inventarios. Para
lo cual es necesario Diseñar un Procedimiento para el Control Interno del Manejo del
21
Inventario en el Departamento de Costos de la empresa, con el fin de establecer los
parámetros de control interno, que permita una adecuada protección de los
inventarios.
Ante lo anteriormente expresado se planteo la búsqueda de una solución a la
problemática existente con el Diseño de un Procedimiento para el Control Interno del
Manejo del Inventario en el Departamento de Costos de la empresa DuPont
Performance Coatings de Venezuela, C.A. para lo cual se plantea la siguiente
interrogante: ¿Será este procedimiento de control interno de inventario la solución
para disminuir la problemática de la empresa?.
2.2 Formulación del Problema
¿Cuáles son los procedimientos que se deben establecer o implementar para
mejorar el control Interno en el manejo del inventario en el departamento de costos de
la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A.?
2.3 Objetivo General
• Diseñar el procedimiento para el Control Interno del Manejo del Inventario en
el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A.
2.4 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación Actual del procedimiento de control interno del
manejo de inventario de mercancía que mantiene actualmente la empresa.
• Identificar las debilidades para el control interno del manejo de inventario en
el Departamento de Costos de la empresa.
• Diseñar los procedimientos para el manejo de inventario en el Departamento
de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A
22
2.5 Justificación
Los procedimientos de control de inventario, son factores de vital importancia
en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de
tecnologías de la información que ha permitido la evolución de las técnicas y
herramientas que son capaces de producir la información necesaria para determinar
las fallas y realizar los correctivos a tiempo, en el menor tiempo posible y a bajos
costos.
Cabe destacar que existe una deficiencia en el Control Interno del Manejo del
Inventario en el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance
Coatings de Venezuela, C.A., generando pérdidas en los materiales que ingresan a los
diferentes procesos productivos. Su relación está estrechamente ligada en toda su
extensión con la carrera de Contaduría Pública ya que son parte importante para la
profesión, van de la mano para el proceso general contable y sistemático.
En tal sentido su importancia radica en que: Al establecer este procedimiento
poseerá un impacto psicosocial positivo en la comunidad laboral, la cual
proporcionará a la misma, una información confiable, agilizando y facilitando el
trabajo y el control interno tanto material, humano y financiero. Además permitirá a
la gerencia establecer con mayor seguridad la efectividad en el proceso de tomas de
decisiones, ya que este procedimiento de control interno para el manejo de inventario,
será la base de la operación de todo el proceso productivo para llegar al inventario
definitivo para la venta, el sistema de compras, las solicitudes y despachos de pedidos
internos.
Por consiguiente se hace necesario e importante el desarrollo de la presente
investigación para establecer y proponer un sistema de control interno de su
inventario que le permita:
� Una segregación adecuada de las funciones.
23
� Registrar oportunamente toda la mercancía que se recibe.
� Controlar que todo lo que se despache sea registrado y facturado en el
periodo que se realice la operación.
� Una custodia física adecuada de los inventarios.
� Protección contra el deterioro de la mercancía (condiciones ambientales).
� Promover la eficiencia en las operaciones y el acatamiento de las políticas
establecidas para el manejo y uso del inventario.
� Una planificación detallada para la toma física del inventario de mercancía.
El solo hecho de saber que dentro de la empresa existe un control interno del
inventario lo suficientemente fuerte que permita una adecuada administración de los
mismos, servirá de incentivo importante para que el personal involucrado en el
manejo, realice sus labores de la manera más eficiente posible y se convierta en un
instrumento para disuadir a cualquier miembro de la organización a cometer un acto
doloso con el inventario de la mercancía.
Por todos los motivos anteriores es necesario expresar que el presente trabajo de
pasantía será de gran utilidad para la empresa DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A., ya que la ayuda a mejorar los procedimientos en el control interno
del inventario, además sirve de apoyo y de antecedente para otros informes de
pasantías que guarden estrecha relación con el contenido, ya que sus definiciones y
procesos pueden ser de interés general. Y finalmente será de mucho beneficio para el
proceso de desarrollo intelectual, ya que permite conocer a profundidad en una
empresa todo el sistema de producción con el control interno del manejo de los
inventarios.
2.6 Alcance
Es de suma importancia conocer el alcance para el trabajo de pasantías ya que el
mismo quedó delimitado a un espacio geográfico específico, el cual se centra en
24
exclusivamente el departamento de costos, la cual está ligada 100% con los
inventarios en los almacenes de la empresa DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A. ubicada en Valencia Estado Carabobo, por lo tanto toda la
investigación del informe de pasantías quedó determinada por todos los aspectos
relacionados a los inventarios.
25
CAPÍTULO III
MARCO REFERE$CIAL CO$CEPTUAL
Para la investigación se presentan algunos soportes como antecedentes de otros
trabajos de pasantías y bases teóricas que sirvieron de sustento, en cuanto a que se
tomaron de referencia para el desarrollo del trabajo Procedimientos para el Control
Interno del manejo de inventarios en el departamento de costos de la empresa DuPont
Performances Coatings de Venezuela, c.a.. Los antecedentes permiten visualizar
nuevas tendencias acerca del tema de estudio, ya que los mismos están estrechamente
relacionados con el informe desarrollado. En cuanto a la definición de términos
básicos se presentan una serie de conceptualizaciones que ayudaran a entender al
lector algunos puntos que tengan tendencias a desconocer.
3.1 Antecedentes de la investigación
Para el trabajo de grado se presentan algunos antecedentes de otras
investigaciones es que sirvieron de sustento para el autor de la presente investigación:
Jiménez, O. (2011) en el trabajo titulado “Procedimientos de Control Interno
para el Área de Inventario de la empresa Sexy Arena de Playa, c.a.”, presentado
ante la Universidad José Antonio Páez, en el se desarrollan técnicas para el control
interno de inventario, con una población censal e igual a la muestra fueron 3 personas
a las cuales se les aplicó la técnica de la encuesta a través de un cuestionario. En un
proyecto factible, investigación de tipo descriptivo, observación directa. Este trabajo
fue de gran importancia y de sustento para el informe de pasantía del investigador,
sirvió de apoyo ya que en él se desarrollan conceptos y definiciones interrelacionadas
con el trabajo en estudio, por lo tanto sirvió de apoyo en todos sus sentidos. En él se
dejó evidenciar el desarrollo de un control interno para el inventario, que ayudo a
solucionar la problemática de la empresa.
26
Gutiérrez, Ana (2010), realizó un informe de pasantías titulado: “Control
Interno del Inventario de Materiales C.A. Enelven Distribuidora (E$ELDIS)”
trabajo desarrollado para la Universidad Central Lisandro Alvarado de Barquisimeto
Estado Lara, el propósito de esta investigación fue Evaluar el Control Interno del
Inventario C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS). Fundamentada en las
teorías propuestas por López y Woltz (2001) Álvarez (2001), Munich y García
(2000), entre otros. Para tal efecto se realizó una investigación descriptiva, de campo
bajo un diseño no experimental y transaccional, la población fue de 05 sujetos
pertenecientes al Almacén del Centro de Operaciones Armando Clemente. La
obtención de los datos se realizó a través de un cuestionario con 2 alterativas de
respuestas para evaluar el control interno del inventario, validado a través de (05)
expertos en el área. La confiabilidad se estableció a través del coeficiente de Alpha de
Cronbach con un índice significativo de (0.80) el cual me permitió evaluar el control
interno del inventario con el propósito de fortalecer este sistema de control de
inventarios, al mismo su actuación y dominio en el manejo de los materiales entrantes
y salientes del almacén del Centro de Operaciones Armando Clemente, conociendo
los sistemas de control de inventario que se utilizan en Eneldis, presentando que
aunque existen control de la entrada y salida de materiales, del traspaso, y se aplican
métodos para el inventario lo cual está fundamentado en las normas, políticas y
procedimientos que la organización ha establecido importante afianzar los controles
para el manejo del inventario que permitan minimizar los riesgos y obtener
efectividad de la gestión y altos niveles de desempeño.
Orellana, J. (2010), en su trabajo de investigación “Procedimientos de Control
Interno en el Área de Inventario del Departamento de Servicios Generales bajo
el enfoque Coso Caso en Seguros Carabobo Sucursal Valencia”, con una
población de 22 personas se realizó un muestro para la aplicación de técnicas
metodológicas siendo esta muestra de 6 personas, que llevaron al autor a desarrollar
la problemática planteada, se uso el cuestionario a través de la entrevista, trabajo de
27
campo de tipo descriptivo, proyecto factible, observación directa que permitió la
manipulación directa de la empresa,.
Trabajo de gran importancia ya que se asemeja a la investigación desarrollada por
el autor del presente informe, sus definiciones sirvieron de guía para el trabajo en
cuestión, además se busco la solución a una problemática existente con características
semejantes al informe de pasantías desarrollado.
Zarramera, Castillo y Mercado (2009) en el trabajo titulado: “Implantación de
un $uevo Sistema de Control de Inventarios para el Barrio Mario Briceño
Iragorry de la parroquia Sucre, Distrito Capital”, en las últimas décadas la
automatización de los sistemas de información por su rendimiento, rapidez en los
procedimientos, seguridad de información, la precisión y exactitud minimizando los
errores, es lo que más se está implementando en las empresas como el avance y
desarrollo organizacional. El presente trabajo de investigación expone la propuesta de
un diseño de sistema automatizado para el control de inventario, se basa en la mejora
del proceso y control de los materiales destinados a las mejoras de infraestructura del
Barrio Mario Briceño Iragorry El mismo tienen como objetivo general Proponer un
sistema de automatización para el control de inventario en las obras, teniendo como
ejemplo las mejoras de infraestructura en el Barrio Mario Briceño Iragorry de la
Parroquia Sucre. De igual manera se enmarca en un proyecto factible cuyo diseño es
de campo donde la recolección de datos fue hecha por la observación y la entrevista,
el instrumento aplicado fue el cuestionario estructurado que consta de 10 ítems,
aplicado a una población de 5 individuos, dicho instrumento fue revisado y validado
por los expertos, más no se hizo la confiabilidad debido a la poca población. Fue de
gran importancia para la presente investigación ya que en el mismo se plantea una
forma de organización con respecto a los inventarios, siendo esta materia
fundamental del trabajo de pasantía.
28
Jiménez, H. (2007) realizo un trabajo titulado “Evaluación del Control Interno
del Departamento del Centro Estadal de Coordinación Falcón del Ministerio del
Poder Popular para la Infraestructura”, esta investigación tuvo como objetivo la
Evaluación del Control Interno del Departamento de Almacén del Centro en la ciudad
de Coro del Estado Falcón. Estatal de Coordinación del Ministerio del Poder Popular
para la Infraestructura (MINFRA Falcón), enmarcado dentro del diseño descriptivo
documental y carácter evaluador. Es bibliográfico, ya que la situación planteada
surge de un problema existente; es de naturaleza descriptiva, tipo estudio de campo,
basado en revisión documental, análisis e interpretación de información escrita. La
información se obtuvo de ocho (08) trabajadores del almacén. Las técnicas aplicadas
fueron la observación directa, la revisión bibliográfica y el cuestionario. El
cuestionario estuvo conformado por 43 pregunta, aplicado al personal del
departamento, con el fin de determinar las funciones de depósito, abastecimiento y
suministro en las dependencias de la institución. En conclusión los resultados
evidencian debilidades en el control interno que brinde seguridad a los activos, así
como la inexistencia de controles de seguridad para protección física de los
materiales y bienes del MINFRA. Este trabajo fue de gran importancia para el
trabajo de pasantías que se realizó ya que en él se estudiaron procedimientos y
correctivos en materia de controles internos, materia fundamental para el desarrollo
eficiente de la investigación, guardando una estrecha relación en sus definiciones,
además de evidenciar de alguna manera el manejo del almacén, midiendo controles
internos para inventarios.
3.2 Bases Teóricas
El objetivo de las bases teóricas es enriquecer de una forma metódica y ordenada
el problema mediante un conjunto de conocimientos lo mas solido y actualizado
posible, de modo que permita perseguir y orientar la búsqueda de la información
29
deseada, a través de una definición adecuada de los distintos términos actualizados
que se utilizaron en el informe para los efectos de este estudio.
Procedimientos
Según Catacora, Fernando (1997): El procedimiento viene a ser una norma
detallada de comportamiento a la cual deben adecuarse todos los elementos y
recursos para que el sistema, en su conjunto funcione con eficiencia. Los
procedimientos integran el sistema, o lo que es lo mismo, el procedimiento es un
sistema del sistema total.
Los procedimientos tienen una actuación muy importante en la consecución de los
objetivos de toda organización, puesto que ellos nos indican la manera de ejecutar las
diferentes rutinas laborales que se llevan a cabo, facilitando las funciones
administrativas. El objetivo de documentar los procedimientos, es el comunicar a los
integrantes de la organización el trabajo que deben realizar y como lo deben llevar a
cabo.
Monitoreo
Según Wittington, P (2005): En su concepción más amplia, el monitoreo es una
herramienta de gestión y de supervisión para controlar el avance de los proyectos,
programas o planes en ejecución, el cual proporciona información sistemática,
uniforme y fiable, permitiendo comparar los resultados con lo que se planificó.
A diferencia de la supervisión, el monitoreo se puede efectuar con el análisis de la
información, enviada por los diferentes niveles, sin ir al terreno. Su objetivo es
identificar logros y problemas, determinar su importancia, analizar sus causas, y
adoptar medidas pertinentes en forma inmediata.
30
El monitoreo es una herramienta clave que contribuye a la ejecución efectiva y
eficiente de las acciones, pues sirve para verificar periódicamente que el trabajo se
está desarrollando de acuerdo a lo que se planeó, identificar causas de
incumplimiento de las metas, y adoptar medidas pertinentes en forma inmediata y
oportuna para su corrección.
Planificación
Según Wittington, P (2005): Es el proceso de determinar los mayores objetivos
de una organización y las políticas y estrategias que condicionaran la adquisición, uso
y disposición de los recursos para alcanzar los objetivos, de esta manera toda firma
busca elevar la calidad de todas sus actividades tanto humanas y productivas.
Como puede observarse la planificación permite analizar las fortalezas y
debilidades de una organización a través de un plan organizado y sistemático dando
así una manera de enfrentar los problemas y los recursos a utilizar en aquellas áreas
sensibles de la compañía.
Inventario
Para Abraham Perdomo Moreno (2006) El inventario es el conjunto de mercancías
o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y
venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico
determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta
y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.
31
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la
venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y
los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón
del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de
una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga
a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía
vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El
termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una
empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en
proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente
en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo
sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
32
Objetivos
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.
Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de
costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades
reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo
tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
Administración de Inventarios
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario tenga la empresa,
ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de
una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
Finalidad de la Administración de Inventarios
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en
cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
Minimización de la Inversión en Inventarios
El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre
pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe
satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido
pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para
asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario
porque su mantenimiento es costoso.
33
Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que
obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y
las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del
inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos
inherentes al almacenamiento del inventario.
Afrontando la Demanda
Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una
alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente
costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con
provecho.
La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la
opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de
mantenimiento del inventario que se requiere.
Importancia
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del
inventario.
34
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden
ser instantáneas, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el
proceso de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en
el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo
que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal
de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción
ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr
la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política
consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la
administración de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
35
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la
categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo
de inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que
se pueda vender.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los
productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el
negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los
departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación
nos podría llevar al fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los
inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En
tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de
36
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.
Características y Análisis del Inventario
Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario.
Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de
producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son:
• Materia Prima
• Productos en proceso
• Productos terminados
• Suministros, repuestos
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen
problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.
La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste
tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la
inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de
los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización.
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se
abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad;
cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y
productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.
Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de
Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los
inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
37
Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto,
características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la
tendencia.
Técnicas de Administración de Inventarios
Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:
• El sistema ABC.
• El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.
El Sistema ABC
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A,
B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está
formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la
inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos
que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en
productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de
procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A"
debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los
productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.
Administración Del Inventario
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y
productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o
naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que
en una empresa manufacturera.
38
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes
específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias
primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo
en el inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir
el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega
inmediatamente después de terminado. En método de producción por proceso de
montaje requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que los
sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
Sin embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos
básicos:
1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado?
2) ¿En qué momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?,
3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?,
4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los
inventarios?
Costos del Inventario
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los
inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
Costos Totales del Inventario:
A.- Costos de Mantenimiento
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y
desusos).
39
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el
mantenimiento.
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento
(costo de capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros,
mermas. Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario
(A*P)
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
B.- Costos de Ordenamiento
Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente son costos
fijos independientemente del tamaño de la orden).
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
40
N Puede ser calculada. N = S / 2ª
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente
manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * (S / 2A)
C.- Costos Totales del Inventario
CTI = CTM + CTO
= (C * P * A) + F (S / 2A) y si A = Q / 2 entonces
CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q)
El Modelo de la Cantidad Económica de la Orden
a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptimo, o de costo
mínimo, que debería ordenarse
EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá
ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del
valor promedio del inventario
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P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la
Empresa
B.- Punto De Reorden
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se
debe colocar una orden
Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
C.- Mercancías en Tránsito
Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario
Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en
tránsito
D.- Inventarios de Seguridad
Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en
las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene
durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de
mantenimiento del inventario
E.- Descuentos por Cantidad
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se
deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario
aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en
los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los
resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el
descuento y comprar más cantidad
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Modelo Básico de Cantidad Económica de Pedidos
Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido
óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de
pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las
empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros,
determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El
estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método grafico, 3) un
método analítico.
Costos Básicos:
Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario
pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento
de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y
características claves.
Costos de Pedidos:
Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es,
el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de
recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan
normalmente en términos de unidades monetarias por pedido.
Costos de Mantenimiento de Inventario:
Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de
inventario durante un periodo específico.
En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por
periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje,
43
costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante el costo de
oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.
Costos Totales:
Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En el
modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el
monto pedido que lo minimice.
Método Gráfico:
El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido
que reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad
económica de pedido puede objetarse en forma gráfica representando los montos de
pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mínimo se representa
en el punto señalado como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la
línea de costo de pedido y la línea de costo de mantenimiento en inventario. La
función de costo de pedido varía en forma inversa con la cantidad de pedido. Esto
significa que a medida que aumenta el monto de pedido su costo de pedido disminuye
por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se relacionan directamente
con las cantidades de pedido. Cuanto más grande sea el monto del pedido, tanto
mayor será el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor será el costo de
mantenimiento de inventario.
La función del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un
valor mínimo para la función. La línea de costo total representa la suma de los costos
de pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de
pedido.
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Método Analítico:
Se puede establecer una fórmula para determinar la CEP de un artículo
determinado del inventario. Es posible formular la ecuación del costo total de la
empresa. El primer paso para obtener la ecuación del costo total es desarrollar una
expresión para la función de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de
inventario. El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por
pedido y el número de pedidos. Como dichos números es igual al uso durante el
periodo dividido entre la cantidad de pedido (U)/(C), el costo de pedido puede
expresarse de la manera siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El costo de
mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de mantener una
unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2). Dicho
inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de
mantenimiento se expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2
A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedido
disminuirá en tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta
proporcionalmente.
La ecuación del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido
y costo de mantenimiento de inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas
(MxQ/2).
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la función de
costo total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente fórmula. CEP = 2PU/M.
Punto de reformulación. Una vez que empresa ha calculado su cantidad económica de
pedido debe determinar el momento adecuado para formular un pedido. En el modelo
CEP se supone que los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del
inventario llega a cero. De hecho se requiere de un punto de reformulación de pedidos
que se considere el lapso necesario para formular y recibir pedidos.
45
Suponiendo una vez más una tasa constante de uso de inventario, el punto de
reformulación de pedidos puede determinarse mediante la siguiente fórmula. Punto de
reformulación = tiempo de anticipo en días x uso diario.
Control de la Producción
Para obtener un control sobre la existencia de inventario debemos tomar en cuenta
tres variables que resultan sumamente importantes que son:
1. El nivel de ventas de la empresa.
2. La longitud y la naturaleza teórica de los procesos de producción.
3. La durabilidad en comparación con la caducaron del producto terminado.
El director de producción debe tomar decisiones concernientes a la manera de
distribuir la capacidad productiva, de acuerdo a la demanda y la política de
inventarios.
Es necesario determinar el número de cada componente (materia prima, Partes
compradas, partes fabricadas) que se necesitan para las cantidades de cada producto
que se desean fabricar. El número de unidades de cada componente que debe
fabricarse o comprarse debido a existencia disponible no asignada, ordenes
pendientes en producción y de compras y un inventario final deseado en este periodo.
Todo inventario representa un costo en cualquier empresa por eso los costos son una
parte fundamental de controlar y evaluar dentro del proceso de la administración de
inventario.
Control de Inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos,
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a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar
presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema
de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones
generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción,
embarques y contabilidad.
Planeamiento
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la
materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al
presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos
tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un
control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una
base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
Compra u Obtención
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los
tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la
orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del
material.
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Recepción
Debe ser responsable de lo siguiente:
• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados
con una copia aprobada de la orden de compra.
• La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y
aceptación.
• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u
otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida
de activos.
Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así
como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los
almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son
correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida
para producción o embarque.
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Producción
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control
interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los
inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc.,
de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios.
Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad
para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control
de producción.
Embarques
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de
los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de
adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a
la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que
se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada
vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para
las utilidades.
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Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente
entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es
una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilización en los siguientes tipos:
Inventarios de Materia Prima
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del
producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia
prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un
articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los
suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o
aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en
un producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a
los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de
producción en un momento dado.
Una de las características de los inventarios de producto en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.
Inventarios de Productos Terminados:
50
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación
total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de
productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta
dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a
sus necesidades.
Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el
aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de
la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está
51
ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras
de la entrega.
Costos de Inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos
unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de
costos:
Costos Asociados a los Flujos
Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Mientras
que los asociados a la inversión son aquellos financieros relacionados con
depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en
cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas
veces serán por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio
precio de mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de
operación como los asociados a la inversión.
Costos Asociados a los Stock:
En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos
serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías
almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de stocks, en este caso
cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias,
todo estos ya serán explicados más adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habrá que
tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise
calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el
52
tamaño optimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definición
permanecerán afuera sea cual fuere la decisión tomada.
Costos Asociados a los Procesos
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las
existencias que se clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y
gestión de actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En general, los costos de
transporte se incorporan al precio de compras. ¿Por qué no incorporan también los
costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?, como consecuencia de que
en la mayoría de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de
manera más o menos táctica o explicita en el precio de adquisición.
Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se
mantiene esta práctica, arenque muchas veces el precio del transporte no es
directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende
del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del
transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
Métodos de Costeo de Inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos
unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de
inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de
primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras
salidas (UEPS).
Bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo
unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de
automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y
53
un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo
equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo específico
de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el
automóvil "x" es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el
inventario final es de $14,000.
Registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad
utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios
utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros
costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las
mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras
Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.
Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (Ueps):
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por
compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que
entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías
vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y
las compras primeras del periodo) en el inventario final.
Control Interno Sobre Inventarios:
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
54
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, o
cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales
los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar
que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más
simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen
rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
3.3 Definición de Términos
Control: es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en
uso o la prestación de servicios.
Costo: Es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio
de una actividad económica destinada a la producción de un bien o servicio
Costos fijos: No cambian a pesar de los cambios en un factor de costo.
Costos directos: Son aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una
orden de trabajo puede establecerse con precisión (materia prima, jornales, etc.)
55
Costos indirectos: Son aquellos que no pueden asignarse con precisión; por lo
tanto se necesita una base de prorrateo (seguros, lubricantes)
Departamento: Hace referencia a cada una de las partes en que se divide un
territorio, un edificio, una empresa, una institución u otra cosa o entidad.
Función: Actividad propia de alguien o algo
Globalización: Es un proceso económico, tecnológico, social y cultural a gran
escala, que consiste en la creciente comunicación e interdependencia entre los
distintos países del mundo unificando sus mercados, sociedades y culturas, a través
de una serie de transformaciones sociales, económicas y políticas que les dan un
carácter global.
Inventario: Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización.
Inversión: Es el acto mediante el cual se adquieren ciertos bienes con el ánimo de
obtener unos ingresos o rentas a lo largo del tiempo
Monitoreo: El monitoreo se refiere a las acciones de seguimiento, control o
evaluación que el Comité debe hacer para verificar si la contabilidad se está llevando
a cabo en forma adecuada.
Operacionalización: Utilizar fuentes secundarias de información puede producir
errores debido a la concepción diferente del proceso de Operacionalización. La
limitación de datos puede producir errores debido a la generalización incorrecta de
datos parciales. Los indicadores pueden “indicar” otros factores más allá de los vistos
por el investigador. La discrecionalidad del proceso de Operacionalización, por parte
del investigador, puede conllevar a interpretaciones falsas.
56
Organización: Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por
medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo
Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)
que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias
con un fin determinado
Producto: Se le llama a los proyectos que son referentes a un nuevo lanzamiento
de algún carro, camioneta o camión.
Recurso: Es una fuente o suministro del cual se produce un beneficio.
Variable:"entendemos por variable cualquier característica o cualidad de la
realidad que es susceptible de asumir diferentes valores, es decir, que puede variar,
aunque para un objeto determinado que se considere puede tener un valor fijo".
57
CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS
Este capítulo nos muestra la forma metodológica de cómo se organizó el
informe de pasantía. Definiremos las herramientas de las cuales el autor se valió para
mostrar los diferentes aspectos metodológicos de la investigación. Dichos aspectos
podríamos especificarlos de la siguiente manera, tales como: el tipo de investigación,
las técnicas y procedimientos que fueron utilizados.
De acuerdo a la naturaleza del presente informe de pasantías el tipo de
investigación se adapta a la modalidad de Proyecto Factible, para el Manual de la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL), (1.998), este tipo de
trabajo consiste “en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable
para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o
grupos sociales...” (Pág. 7).
En el presente informe de pasantías se realizó la interpretación de la situación
objeto de estudio para lograr desarrollar una proposición sustentada en un plan de
trabajo factible que permita dar solución al problema planteado.
La recolección de datos, para alcanzar los objetivos propuestos en el
planteamiento del problema, se ha orientado hacia la investigación de campo de tipo
descriptivo, pues los mismos se recolectarán directamente de la realidad.
Apoyada en una investigación de campo, motivado a que la recolección de datos e
información primaria se realizó directamente en la realidad de la empresa DuPont
Performance Coatings de Venezuela, c.a. Al respecto, la Universidad Pedagógica
Libertador (2.003) expresa:
58
“Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático
de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de
describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su
ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de
cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación
conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en
forma directa de la realidad; en este sentido se trata de
investigaciones a partir de datos originales. (p. 14)”
La investigación documental son aquellos apoyados en el análisis de documentos
escritos, en relación a esto, Fidias G. Arias (1999) indica que: “Es aquella que se
basa en la obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos u otro
tipo de documentos”
En ese mismo orden de ideas, se describieron e interpretaron los hechos y
situaciones que se observaron, tal y como sucedieron en la realidad, así:
Para la investigación descriptiva, su preocupación primordial radica en descubrir
algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos,
utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su estructura o
comportamiento. De esta forma se pueden obtener las notas que caracterizan a la
realidad estudiada... (Sabino, 1986 Pág. 51).
Según Tamayo y Tamayo M. (Pág. 35), la investigación descriptiva “comprende
la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la
composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones
dominantes o sobre grupo de personas, grupo o cosas, se conduce o funciona en
presente”.
Fases de la Investigación
Es importante destacar que para el cumplimiento satisfactorio de los objetivos del
trabajo de pasantías, se definieron las fases metodológicas, las cuales, se dividen en
59
tres partes, ya que las mismas están estrechamente relacionadas con los objetivos
específicos propuestos del trabajo. Hay que destacar que la metodología usada, en
cuanto a técnicas y herramientas pueden ser manejadas por el autor, mientras estas
guarden coherencia y consistencia en el manejo y uso para el fin que se percibe, para
lo cual, es importante mencionar que el informe de pasantías está estructurado en tres
(03) fases. Se usó un único cuestionario, de diez preguntas dicotómicas (cerradas), de
tal forma de poder lograr los objetivos de la investigación o informe de pasantías. Por
tal sentido se agrupó la Fase I y Fase II en una misma técnica. A lo cual a
continuación se describen las fases:
4.1 Fase I. Diagnosticar la situación Actual del procedimiento de control interno
del manejo de inventario de mercancía que mantiene actualmente la empresa
DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A., ubicada en la zona industrial
Carabobo, valencia estado Carabobo.
4.2 Fase II. -Identificar las debilidades y para el control interno del manejo de
inventario en el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance
Coatings de Venezuela, C.A., ubicada en la zona industrial Carabobo, valencia
estado Carabobo.
Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se pueden definir
como: el medio a través del cual el investigador se relaciona con los participantes
para obtener la información necesaria que le permita lograr los objetivos de la
investigación.
De modo que para recolectar la información hay que tener presente:
• Seleccionar un instrumento de medición el cual debe ser válido y confiable para poder aceptar los resultados.
• Aplicar dicho instrumento de medición.
60
• Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos.
Para el desarrollo de esta Fase I y II, del presente informe de pasantías se valió de
la observación directa, la cual fue complementada por un instrumento como lo es el
cuestionario único y aplicando la técnica de la entrevista, el cual fue estructurado de
forma sencilla. En tal sentido para la técnica instrumental de la observación directa la
define Tamayo y Tamayo (2005) como “aquella en la cual el investigador puede
observar y recoger datos mediante su propia observación” (p.183).
Por lo tanto se hizo necesario para la aplicación del cuestionario único,
seleccionar una población, para determinar la muestra. En Estadística se denomina
población al mundo ideal, teórico cuyas características se quieren conocer y estudiar.
Las poblaciones suelen ser muy extensas y es imposible observar a cada componente,
por ello se trabaja con muestras o subconjuntos de esa población. Por eso podemos
definir como muestra a una parte o subconjunto de una población.
Para la elaboración del presente trabajo de pasantías, es necesario conocer el
tamaño de la población y la muestra representativa de ésta que será estudiada. García,
T. (2005) conceptualiza que "Una vez definido el problema a investigar,
formulados los objetivos y delimitadas las variables se hace necesario
determinar los elementos o individuos con quienes se va a llevar a cabo el estudio
o investigación" (p. 74).
La población para este estudio está conformada por cinco (5) personas entre los
que se encuentran el jefe de costos, supervisor de almacén y tres (3) asistentes de
almacén, que son parte del personal que conforma el Departamento Administrativo de
esta área en estudio. Debido a que la población no es extensa se considera lo expuesto
por Vara, A. (2008). "Si la población es pequeña y se puede acceder a ella sin
restricciones, entonces se trabajará con toda la población" (p. 18), hablaríamos de
una muestra censal, población igual a muestra. Otra definición de muestra censal
61
Espinoza (2006) indica que el muestreo censal es cuando “todos y cada uno de los
integrantes de la población integran a la muestra” (p.36). En este sentido la
muestra se considera representativa. Por lo tanto la muestra está conformada por la
misma población.
En tal sentido, en líneas generales la obtención de datos se realizó mediante un
cuestionario el cual está dirigido a cinco (5) personas en total. Todas corresponden al
departamento de costos, la encuesta está compuesta por seis (10) preguntas en total,
dicotómicas de tipo cerrada en la cual se observan solo dos alternativas de respuestas,
las cuales son: SI o NO; la información será presentada mediante graficas de barras
cilíndricas para abordar la opinión de los responsables de tal proceso.
Con esta toma de este cuestionario y Observando el procedimiento actual del
control interno del inventario conoceremos sus diferentes normas, sus políticas y
control actual, así como también los roles de las personas encargadas de este rubro,
mediante este instrumento se evaluará el tiempo que toma, las desviaciones que
puedan existir y a su vez afectar directamente el proceso de inventario de la empresa,
se estudiará también que resultados se puedan originar para lograr así un mayor
control y mayor facilidad en la obtención de los mismos.
4.3 Fase III. Diseñar los procedimientos para el manejo de inventario en el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A., ubicada en la zona industrial Carabobo, valencia estado Carabobo.
Para esta etapa es importante establecer los movimientos necesarios que van a
ayudar a realizar el control interno del inventario, se implantaran los procedimientos
necesarios que van a ayudar a organizar el área de costos, en el se plantearon los
modelos de control que permitirán la realización de las transacciones con la mayor
seguridad y confiabilidad.
62
Una vez realizado el diagnóstico e identificada la situación de la empresa en el
área de inventarios del departamento de costos de la sociedad Mercantil DuPont
Performance Coatings de Venezuela, c.a., a través de los resultados que arrojo de la
aplicación de los diferentes instrumentos, se evidenció la necesidad de requerir un
procedimiento que desarrolle el control interno y a su vez describa de manera
explícita las diferentes actividades a desarrollarse.
Es importante destacar que dichos procedimientos son un modelo idealizado para
las operaciones de esta área de estudio y que están ajustadas a las normativas
modernas de gerencia y organización, que permiten optimizar las transacciones y
funciones en todas las áreas del departamento de costo en la realización del inventario
de los almacenes. La meta del presente informe de pasantías fue obtener los
diferentes procedimientos para el control interno del inventario del departamento de
costos.
Es relevante darle a conocer a la empresa la importancia de dicho trabajo, para que
la organización cuente con los recursos financieros y humanos para la puesta en
marcha del trabajo propuesto.
63
CAPÍTULO V
A$ALISIS DE LOS RESULTADOS
Se realizó un análisis de tipo descriptivo inferencial en cada uno de los ítems de
los instrumentos con un ordenamiento lógico de los datos para la respectiva inducción
producto de la interpretación que derivó la relación porcentual. Los datos obtenidos a
través de la entrevista se le aplicaron cálculos estadísticos, que permitieron conocer la
magnitud de las variables del objeto en estudio.
5 Presentación y Análisis de Resultados
La información recaudada se presenta en cuadros de frecuencia simple porcentual,
las cuales reflejan los resultados de la encuesta aplicada a los empleados de la
empresa, los cuales están estrechamente relacionados con el departamento en estudio.
El tipo de análisis que se utilizó para confrontar los resultados obtenidos a cada
variable es el interpretativo. El análisis es inferencial simple porcentual, explicativo e
interpretativo porque tiene un basamento estadístico que permite formular juicios
valorativos apoyados en el resultado de la investigación. Además responde en forma
ordenada y secuencial, es decir, que se dan respuestas a las interrogantes planteadas
en el propósito de estudio.
5.1 Situación Actual del procedimiento de control interno del manejo de
inventario de mercancía que mantiene actualmente la empresa DuPont
Performance Coatings de Venezuela, C.A.
5.2 Identificar las debilidades para el control interno del manejo de inventario
en el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A.
64
Cuestionario dicotómico, preguntas cerradas: Cuestionario Cuadro $ro. Para el Personal que maneja el área de costos y almacén. Preguntas números Ítems Respuestas
Especificaciones generales: SI $O
1 -¿Conoce usted cómo es el procedimiento que se usa actualmente para el manejo del inventario?
X
2 -¿Tiene conocimiento de si es prioritario dentro del departamento el monitoreo constante y quincenal de los inventarios?
X
3 -¿Está al tanto de las actividades que debe usted realizar algún tipo de tarea específica en el trabajo que se le asigno en la empresa?
X
4 -¿Reciben entrenamiento, talleres, cursos etc., constante en cuanto a actualización de toma de inventario?
X
5 -¿Considera usted que se debería actualizar los procedimientos adaptados a la gerencia moderna en los almacenes para la revisión de inventarios?
X
6 -¿Sabía usted que la deficiencia que presenta el procedimiento actual del inventario se debe a la falta de actualización en algunos procedimientos?
X
7 -¿Se acostumbra a realizar periódicamente los registros de inventario y otros datos para determinar si las existencias tienen poco movimiento, si son excesivas u obsoletas y que tan frecuentes se hacen?
X
8 -¿Están constituidos y segregados los almacenes y áreas de almacenaje de manera que brindan el acceso a personas no autorizadas?
X
9 -¿Se llevan los registros constantes por personas que no tengan a su cargo los almacenes?
X
10 -¿Se lleva un control en el registro de las notas de salidas? X
Fuente: Medina, Gabriel (2012)
65
En base a los resultados obtenidos de la aplicación de la técnica de la observación
y el cuestionario como instrumento, los cuales abarcan las fases I y fase II, se logró
determinar que no existe un verdadero control interno de los inventarios, que sea
eficiente para las operaciones de la empresa. Cabe destacar que a pesar de que la
empresa esta llevada de una forma óptima es importante darles a conocer que
aplicando algunos controles más estrictos se puede mejorar la situación actual y así
disminuir el grado de riesgo de las diferencias y mermas en el departamento de costos
para el manejo del inventario en el almacén. Existe poco personal para el manejo de
los diferentes productos que manipula la empresa, ya que esta cumple un proceso
productivo donde opera materia prima, materiales en proceso y productos terminados.
Pregunta $° 1
¿Conoce usted cómo es el procedimiento que se usa actualmente para el manejo
del inventario?
Conocimiento del procedimiento actual del manejo de inventario.
Cuadro $ro. 1
RESPUESTA FRECUE$CIA PORCE$TAJE
SI 5 100%
NO 0 0%
TOTAL 5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 1
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Análisis
En este gráfico se
procedimiento para la realización del inventario, dadas las deficiencias esto conlleva
al autor a determinar que se realiza de una forma empírica, tradicional con una
metodología de rutina constante o cost
establecida que marque los parámetros para su elaboración, sin embargo para los
efectos administrativos se presume que la toma de los inventarios y el control están
dentro de los estándares de las políticas de la emp
desarrollo del trabajo de pasantías ayudará a maximizar la eficiencia de la
organización con la implementación de una metodología que se plantea.
Pregunta $° 2
¿Tiene conocimiento de si es prioritario dentro
constante y quincenal de los inventarios
0
20
40
60
80
100
66
Fuente: Gabriel Medina (2012)
En este gráfico se evidencia que el 100% de los encuestados conoce el
procedimiento para la realización del inventario, dadas las deficiencias esto conlleva
al autor a determinar que se realiza de una forma empírica, tradicional con una
metodología de rutina constante o costumbrista, no se tiene una planificación
establecida que marque los parámetros para su elaboración, sin embargo para los
efectos administrativos se presume que la toma de los inventarios y el control están
dentro de los estándares de las políticas de la empresa. Es importante destacar que el
desarrollo del trabajo de pasantías ayudará a maximizar la eficiencia de la
organización con la implementación de una metodología que se plantea.
Tiene conocimiento de si es prioritario dentro del departamento el monitoreo
constante y quincenal de los inventarios?
SI NO TOTAL
evidencia que el 100% de los encuestados conoce el
procedimiento para la realización del inventario, dadas las deficiencias esto conlleva
al autor a determinar que se realiza de una forma empírica, tradicional con una
umbrista, no se tiene una planificación
establecida que marque los parámetros para su elaboración, sin embargo para los
efectos administrativos se presume que la toma de los inventarios y el control están
resa. Es importante destacar que el
desarrollo del trabajo de pasantías ayudará a maximizar la eficiencia de la
organización con la implementación de una metodología que se plantea.
del departamento el monitoreo
NO
SI
Conocimiento de prioridad constante quincenal del inventario.
Cuadro $ro. 2
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 2
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Análisis
En este gráfico el 100% de los entrevistados dejó ver claramente que la toma de
los inventarios no se realiza de manera quincenal, de tal forma de disminuir así la
pérdida o merma en el proceso productivo. Es importante destacar que para una
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
NO
67
Conocimiento de prioridad constante quincenal del inventario.
FRECUE$CIA PORCE$TAJE
0 0%
5 100%
5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Fuente: Gabriel Medina (2012)
En este gráfico el 100% de los entrevistados dejó ver claramente que la toma de
los inventarios no se realiza de manera quincenal, de tal forma de disminuir así la
pérdida o merma en el proceso productivo. Es importante destacar que para una
NO SI TOTAL
Conocimiento de prioridad constante quincenal del inventario.
PORCE$TAJE
En este gráfico el 100% de los entrevistados dejó ver claramente que la toma de
los inventarios no se realiza de manera quincenal, de tal forma de disminuir así la
pérdida o merma en el proceso productivo. Es importante destacar que para una
NO
SI
empresa donde los volúmenes de manejo de inventarios tan grandes tanto de materia
prima como para las transferencias a productos en proceso es necesario realizar
tomas físicas en menor corto de tiempo, lo que crea para los efectos una deficiencia.
Pregunta $° 3
¿Está al tanto de las actividades que debe usted realizar algún tipo de tarea
específica en el trabajo que se le asignó en la empresa
Conocimiento de actividades específicas en la asignación de labores.
Cuadro $ro. 3
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 3
Fuente: Gabriel Medina (2012)
0
20
40
60
80
100
NO
68
los volúmenes de manejo de inventarios tan grandes tanto de materia
prima como para las transferencias a productos en proceso es necesario realizar
tomas físicas en menor corto de tiempo, lo que crea para los efectos una deficiencia.
Está al tanto de las actividades que debe usted realizar algún tipo de tarea
específica en el trabajo que se le asignó en la empresa?
Conocimiento de actividades específicas en la asignación de labores.
FRECUE$CIA PORCE$TAJE
0 0%
5 100%
5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Fuente: Gabriel Medina (2012)
NO SI TOTAL
los volúmenes de manejo de inventarios tan grandes tanto de materia
prima como para las transferencias a productos en proceso es necesario realizar
tomas físicas en menor corto de tiempo, lo que crea para los efectos una deficiencia.
Está al tanto de las actividades que debe usted realizar algún tipo de tarea
Conocimiento de actividades específicas en la asignación de labores.
PORCE$TAJE
NO
SI
69
Análisis
Para los efectos del análisis el 100% no realiza una tarea específica, se mueven
dentro del departamento realizando diferentes tareas y labores, significando esto que
puede existir una sobrecarga de las labores cubriendo así algunas otra vacante dentro
de la organización.
Pregunta $° 4
¿Reciben entrenamiento, talleres, cursos etc., constantes en cuanto a
actualización de toma de inventario?
Entrenamientos para la actualización de tomas de inventarios.
Cuadro $ro. 4
RESPUESTA FRECUE$CIA PORCE$TAJE
SI 0 0%
NO 5 100%
TOTAL 5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 4
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Análisis
El 100% de los entrevistados respondió que no reciben constantemente las
actualizaciones de toma física de inventarios, es importante para la empresa realizarlo
periódicamente, de esta manera desarrollarles las habilidades y así disminuir las
diferencias y deficiencias que generan a la larga pérdidas en la materia prima,
productores en proceso y por ende productos terminados.
De persistir esta problemática esto puede ir aumentando proporcionalmente y
generando mayores mermas en la toma física de
empresa estaría incurriendo en millonarios costos.
Pregunta $° 5
¿Considera usted que se debería actualizar los procedimientos adaptados a la
gerencia moderna en los almacenes para la revisión de inventarios
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
NO
70
Fuente: Gabriel Medina (2012)
El 100% de los entrevistados respondió que no reciben constantemente las
actualizaciones de toma física de inventarios, es importante para la empresa realizarlo
periódicamente, de esta manera desarrollarles las habilidades y así disminuir las
ias y deficiencias que generan a la larga pérdidas en la materia prima,
productores en proceso y por ende productos terminados.
De persistir esta problemática esto puede ir aumentando proporcionalmente y
generando mayores mermas en la toma física de los inventarios, para lo cual la
empresa estaría incurriendo en millonarios costos.
Considera usted que se debería actualizar los procedimientos adaptados a la
gerencia moderna en los almacenes para la revisión de inventarios
SI TOTAL
El 100% de los entrevistados respondió que no reciben constantemente las
actualizaciones de toma física de inventarios, es importante para la empresa realizarlo
periódicamente, de esta manera desarrollarles las habilidades y así disminuir las
ias y deficiencias que generan a la larga pérdidas en la materia prima,
De persistir esta problemática esto puede ir aumentando proporcionalmente y
los inventarios, para lo cual la
Considera usted que se debería actualizar los procedimientos adaptados a la
gerencia moderna en los almacenes para la revisión de inventarios?
NO
SI
Actualizar procedimientos adaptándolos a la gerencia moderna.
Cuadro $ro. 5
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 5
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Análisis
El 100% de los entrevistados está de acuerdo en que la empresa debería de ajustar
los procedimientos para el control interno del inventario en el departamento de costos
en ajustarse a la realidad de las nuevas gerencias y que deberían de tomar el cont
0
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SI
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tualizar procedimientos adaptándolos a la gerencia moderna.
FRECUE$CIA PORCE$TAJE
5 100%
0 0%
5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Fuente: Gabriel Medina (2012)
El 100% de los entrevistados está de acuerdo en que la empresa debería de ajustar
los procedimientos para el control interno del inventario en el departamento de costos
en ajustarse a la realidad de las nuevas gerencias y que deberían de tomar el cont
SI NO TOTAL
tualizar procedimientos adaptándolos a la gerencia moderna.
PORCE$TAJE
El 100% de los entrevistados está de acuerdo en que la empresa debería de ajustar
los procedimientos para el control interno del inventario en el departamento de costos
en ajustarse a la realidad de las nuevas gerencias y que deberían de tomar el control
NO
SI
del inventario de una forma técnica y menos empírica de tal forma de llevar a la
organización de una forma eficaz y eficiente.
Pregunta $° 6
¿Sabía usted que la deficiencia que presenta el procedimiento actual del
inventario se debe a la fal
Deficiencias procedimiento actual actualización procedimientos.
Cuadro $ro. 6
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 6
Fuente: Gabriel Medina (2012)
0
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20
30
40
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NO
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del inventario de una forma técnica y menos empírica de tal forma de llevar a la
organización de una forma eficaz y eficiente.
Sabía usted que la deficiencia que presenta el procedimiento actual del
inventario se debe a la falta de actualización en algunos procedimientos
Deficiencias procedimiento actual actualización procedimientos.
FRECUE$CIA PORCE$TAJE
0 0%
5 100%
5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Fuente: Gabriel Medina (2012)
NO SI TOTAL
del inventario de una forma técnica y menos empírica de tal forma de llevar a la
Sabía usted que la deficiencia que presenta el procedimiento actual del
ta de actualización en algunos procedimientos?
Deficiencias procedimiento actual actualización procedimientos.
PORCE$TAJE
NO
SI
73
Análisis
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados no sabe que parte de las
fallas se debe a la falta de actualización de los procedimientos para el control de los
inventarios se verifica aún más con este gráfico la necesidad de actualizar y ajustar
los procedimiento a la actualidad.
Pregunta $° 7
¿Se acostumbra a realizar periódicamente los registros de inventario y otros datos
para determinar si las existencias tienen poco movimiento, si son excesivas u
obsoletas y que tan frecuentes se hacen??
Periodicidad de los registros de inventario para determinar movimiento y
obsolescencia.
Cuadro $ro. 7
RESPUESTA FRECUE$CIA PORCE$TAJE
SI 0 0%
NO 5 100%
TOTAL 5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 7
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Análisis
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados
negativamente sobre la realización periódica de los registros de los datos que
permitan determinar el
determinar el tamaño de la obsolescencia de la mercancía en los almacenes. Esto
permite destacarlo como una deficiencia dentro de la empresa ya que la misma tiene
un inventario de mercancía grande t
productos terminados, que al final son los que terminan en el almacén para su
despacho. Es importante corregir esta deficiencia, ya que permitiría dentro de la
organización trabajar de una forma más eficienc
recursos existentes, lo que trae como consecuencia una disminución en los costos de
la empresa, maximizando de esta forma su productividad.
0
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NO
74
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados
negativamente sobre la realización periódica de los registros de los datos que
permitan determinar el grado de movimiento del inventario y de esta forma poder
determinar el tamaño de la obsolescencia de la mercancía en los almacenes. Esto
permite destacarlo como una deficiencia dentro de la empresa ya que la misma tiene
un inventario de mercancía grande tanto para materia prima, productos en proceso y
productos terminados, que al final son los que terminan en el almacén para su
despacho. Es importante corregir esta deficiencia, ya que permitiría dentro de la
organización trabajar de una forma más eficiencia y aprovechando al máximo los
recursos existentes, lo que trae como consecuencia una disminución en los costos de
la empresa, maximizando de esta forma su productividad.
NO SI TOTAL
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados respondió
negativamente sobre la realización periódica de los registros de los datos que
grado de movimiento del inventario y de esta forma poder
determinar el tamaño de la obsolescencia de la mercancía en los almacenes. Esto
permite destacarlo como una deficiencia dentro de la empresa ya que la misma tiene
anto para materia prima, productos en proceso y
productos terminados, que al final son los que terminan en el almacén para su
despacho. Es importante corregir esta deficiencia, ya que permitiría dentro de la
ia y aprovechando al máximo los
recursos existentes, lo que trae como consecuencia una disminución en los costos de
NO
SI
Pregunta $° 8
¿Están constituidos y segregados los almacenes y áreas de
que brindan el acceso a personas no autorizadas?
Segregación de los almacenes
Cuadro $ro. 8
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 8
Fuente: Gabriel Medina (2012)
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SI
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Están constituidos y segregados los almacenes y áreas de almacenaje de manera
que brindan el acceso a personas no autorizadas?
Segregación de los almacenes.
FRECUE$CIA PORCE$TAJE
5 100%
0 0%
5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Fuente: Gabriel Medina (2012)
SI NO TOTAL
almacenaje de manera
PORCE$TAJE
NO
SI
76
Análisis
El 100% de los entrevistados respondieron conocer la segregación de los
almacenes de tal forma que le permita a los empleados u obreros no autorizar la
entrada de personas desconocidas a cada área, siendo esto una fortaleza de la empresa,
nos ayudó como referencia para conocer parte del funcionamiento de la áreas, lo que
significa que un obrero de un área de materia prima no puede entrar a las áreas de
productos en proceso y viceversa, lo que nos da a entender que de darse sería bajo
previa autorización y supervisión, ayudando a si desde este punto de vista a un buen
funcionamiento en cuanto a norma de seguridad. Esto permitió establecer un
ordenamiento en cuanto a la propuesta para el informe de pasantías, generando así
una mayor eficiencia en los inventarios.
Pregunta $° 9
¿Se llevan los registros constantes por personas que no tengan a su cargo los
almacenes?
Registros de inventarios personas no autorizadas.
Cuadro $ro. 9
RESPUESTA FRECUE$CIA PORCE$TAJE
SI 0 0%
NO 5 100%
TOTAL 5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 9
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Análisis
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados
negativamente sobre la realización de inventario por personal no autorizado, sabiendo
esto queda claro que representa otra fortaleza de la empresa, que ayudo para el
informe de pasantías, permitiendo tener una visión más clara del funcionamiento
departamento de costos, en este caso para el área de almacén en general, de los cuales
se desprenden los departamento de materia prima y productos en proceso quedando
claro con esta definición de los entrevistados que se pueden mejorar algunos aspectos
negativos que permitan desarrollan una propuesta que fortalezca estos departamento.
Es importante destacar que para fortalecer un departamento como el inventario o
cualquier otro, es necesario conocer tanto las fortalezas como las debilidades de cada
0
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NO
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Fuente: Gabriel Medina (2012)
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados
negativamente sobre la realización de inventario por personal no autorizado, sabiendo
esto queda claro que representa otra fortaleza de la empresa, que ayudo para el
informe de pasantías, permitiendo tener una visión más clara del funcionamiento
departamento de costos, en este caso para el área de almacén en general, de los cuales
se desprenden los departamento de materia prima y productos en proceso quedando
claro con esta definición de los entrevistados que se pueden mejorar algunos aspectos
negativos que permitan desarrollan una propuesta que fortalezca estos departamento.
Es importante destacar que para fortalecer un departamento como el inventario o
cualquier otro, es necesario conocer tanto las fortalezas como las debilidades de cada
NO SI TOTAL
Con respecto a esta pregunta el 100% de los entrevistados respondió
negativamente sobre la realización de inventario por personal no autorizado, sabiendo
esto queda claro que representa otra fortaleza de la empresa, que ayudo para el
informe de pasantías, permitiendo tener una visión más clara del funcionamiento del
departamento de costos, en este caso para el área de almacén en general, de los cuales
se desprenden los departamento de materia prima y productos en proceso quedando
claro con esta definición de los entrevistados que se pueden mejorar algunos aspectos
negativos que permitan desarrollan una propuesta que fortalezca estos departamento.
Es importante destacar que para fortalecer un departamento como el inventario o
cualquier otro, es necesario conocer tanto las fortalezas como las debilidades de cada
NO
SI
uno de ellos. Para el trabajo de pasantías le permite corregir deficiencias y afianzar
las fortalezas aprovechando al máximo los recursos existentes.
Pregunta $° 10
¿Se lleva un control en el registro de las notas de salidas?
Registro de salidas.
Cuadro $ro. 10
RESPUESTA
SI
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TOTAL
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Grafico $ro. 10
Fuente: Gabriel Medina (2012)
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SI
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de ellos. Para el trabajo de pasantías le permite corregir deficiencias y afianzar
las fortalezas aprovechando al máximo los recursos existentes.
Se lleva un control en el registro de las notas de salidas?
FRECUE$CIA PORCE$TAJE
5 100%
0 0%
5 100%
Fuente: Gabriel Medina (2012)
Fuente: Gabriel Medina (2012)
SI NO TOTAL
de ellos. Para el trabajo de pasantías le permite corregir deficiencias y afianzar
PORCE$TAJE
NO
SI
79
Análisis
El 100% de los entrevistados respondieron que si se lleva un control de registro de
salidas, sin embargo hicieron comentarios que dicho registro a veces no cuadra entre
los departamento lo que los lleva a cargar una diferencia entre cada departamento, lo
que significa que lo que sale de materia prima no cuadra en oportunidades con lo que
entra a productos en proceso y lo que sale de productos en procesos no coincide con
lo que entra a productos terminados. En cuanto a esto lo que se supone que debe de
ocurrir es que algunos registros no son tomados en cuenta quizás por la rapidez del
proceso queden algunas entradas y salidas sin registrar ocasionando esta disparidad,
lo que conlleva a tener un registro con muchas diferencias implicando así grandes
diferencias en el proceso de costos de los inventarios. Esta deficiencia para el
informe de pasantías será corregido mediante alguna medida de control, esto
normalmente puede ocurrir cuando las tomas de inventarios se hacen con lapsos de
tiempo largos, creando una deficiencia en el proceso de toma de inventarios y a la
hora de calcular el costo de los mismos acarrea diferencias que deben ser corregidas.
Permitiendo asó establecer una reorganización para el informe de pasantías, lo que
nos va a dar resultados más eficientes.
80
5.3 PROPUESTA
Es una herramienta que permite al usuario el control interno del inventario para el
departamento de costos y se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de
ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u
obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una
de las formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en Proceso,
Productos Terminados, Materiales y Suministros. En cuanto a los costos de
inventario; se deben identificar todos los costos que se relacionan mediante la
elaboración del inventario. Esta fase representa la parte final de la fase metodológica,
en ella se desarrolló el procedimiento de control interno de inventario para el
departamento de costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela,
c.a., para su actualización y por medio de la cual va a ayudar a mejorar la actual
revisión y toma de los inventarios físicos. El desarrollo de este informe de pasantías
tendrá la finalidad y el objetivo final de dar respuesta a la Propuesta.
5.3.1 Diseño de un procedimiento de control interno de inventario para el
departamento de costos de la empresa DuPont Performance Coatings de
Venezuela, C.A.
Propuesta elaborada para optimizar el procedimiento de aplicación del control
interno del inventario del departamento de costos, de esta manera lograr una mayor
eficiencia de acuerdo con el manejo de las diferentes actividades de las existencias.
5.3.2 Justificación de la propuesta
Para la empresa es muy importante destacar el desarrollo de las funciones en cada
uno de los departamentos, se justifica el hecho de que la empresa necesita adecuar el
81
control interno del inventario para el departamento de costos en el desarrollo de sus
actividades.
Los procedimientos a utilizar están desarrollados bajo enfoques bibliográficos-
teóricos que sirvieron de complemento para darle respuesta a las fallas de la
aplicación de los métodos de datos en la empresa en estudio, cualquier falla de
información por parte de la empresa fue subsanada con los diferentes apoyos
documentales en esta materia, como lo es el control interno, los inventarios y
procedimientos.
Es importante destacar que este trabajo de pasantía ayuda a la empresa a coordinar
sus funciones en toda la línea pertinente al departamento de costos, utilizando un
cuestionario que concerniente al control interno de inventarios y agrupándolos para su
análisis y estudio. Por tal motivo el trabajo presentado se perfila como una
alternativa de solución a la problemática existente en la organización.
5.3.3 Objetivos de la propuesta
5.3.3.1 Objetivo general
Diseñar procedimientos de control interno de inventario para el departamento de
costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A. Aplicación
de procedimientos de control interno de inventario y además de proveer los
procedimientos necesarios para lograr un estricto y adecuado control uniforme de los
Inventarios existentes en los almacenes, así como de los abastecimientos que se
planifiquen para asegurar el cumplimiento de las actividades correspondientes.
5.3.3.2 Objetivos específicos
Formar mecanismos de manejo de la mercancía en el departamento de costos.
82
Establecer parámetros que agilicen y faciliten el control de operaciones
relacionadas con el inventario.
Diseñar el procedimiento adecuado donde comprenda todo el funcionamiento del
departamento de costos en materia de inventarios de una forma organizada y
competente para todo el manejo del inventario.
5.3.4 Alcance de la Propuesta
Fue desarrollado y presentado para la empresa en estudio, comprendió únicamente
para el departamento de costos en el manejo del control interno del inventario. Es
una alternativa de solución para la empresa DuPont Performance Coatings de
Venezuela, c.a., y es aplicable a todos los procesos que involucran los inventarios de
la empresa.
5.3.5 Procedimientos de Control Interno Inventario
5.3.5.1 Funciones
El Departamento de Costos se encargará de fiscalización y control, tiene entre
otras, la función de ejercer la labor sistemática de control estricto de las normas
contables, financieras y administrativas, implementadas a través de la realización de
acciones encaminadas a lograr la observancia de las normas establecidas y el
cumplimiento de los Planes de Prevención de la Empresa y los Procedimientos de
Trabajo.
A continuación se indican determinados requisitos a considerar:
1) Los Procedimientos serán confeccionados por el departamento de Costos y
fiscalización del control de la empresa.
83
2) Cada instrucción entra en vigor en la fecha de emisión salvo que se exprese lo
contrario.
3) Las instrucciones se emiten en hojas intercambiables para agilizar su sustitución y
facilitar su permanente actualización.
4) Cuando las circunstancias requieran la modificación de un asunto contenido en una
norma previamente emitida, ésta es sustituida total o parcialmente por una nueva
instrucción con una hoja que lleva el mismo número de la sustituida.
5) Es responsabilidad de la Dirección de la Entidad la aplicación de estas
instrucciones.
6) Cualquier adición, eliminación o modificación de los procedimientos y modelos
que se establece deberá haber sido aprobado por el departamento de costos.
5.3.5.2 Ubicación y ordenamiento de los productos
La ubicación y el ordenamiento adecuado de los productos almacenados de
acuerdo a las características propias en cada caso, es uno de los principales requisitos
a cumplimentar, de tal forma que:
a) Estén ordenados los productos de forma que en los lugares más accesibles se
coloquen aquellos de más movimiento, y en los lugares más resguardados aquellos de
poco uso, o que por su naturaleza puedan sufrir deterioro o roturas.
b) De existir productos destinados para un proyecto u orden específica, se mantengan
separados de los de uso normal, para evitar se utilicen indebidamente.
c) Que esté bien visible y definida la fecha de de los productos propensos a deterioro,
desgaste o roturas.
84
d) Comprobar que no estén almacenadas sustancias ácidas junto a productos
metálicos.
e) Verificar que los líquidos contenidos en frascos o pequeños bidones estén
colocados siempre en la parte baja de la estantería, de esta forma, si hubiere derrame
no se estropearán los objetos colocados en los casilleros inferiores.
5.3.5.4 Medios y equipos necesarios para la recepción y el despacho
Medidas de carácter general que deberán comprobarse sobre los útiles y equipos a
utilizar para la recepción y despacho de mercancías:
a) Comprobar la plena disposición de las herramientas necesarias que se utilizan en el
despacho de productos, con rapidez y sin riesgo alguno de accidentes.
b) Verificar que se cuente con las medidas de capacidad establecidas oficialmente
para el control y despacho de productos líquidos.
5.3.5.5 Recepción y el despacho de los productos
Se comprobará en la recepción y el despacho de los productos el cumplimiento de
lo siguiente:
a) Que la recepción de los productos se realiza por el método “a ciegas” , en tanto, el
informe de recepción se elaborara en cada almacén, sobre la base de las calidades y
cantidades físicamente recibidas, (que todo material que entra en el almacén, sea
contado, medido o pesado) independientemente de los datos que aparezcan en la
Factura.
b) Comprobar en el almacén o almacenes (de existir más de uno) de la Entidad o
unidades dependientes objeto de verificación, que por persona diferente al que recibe
se prepare previamente el documento de recepción con los códigos, descripciones de
85
productos y unidades de medida y que el dependiente del almacén sea quien consigne
las cantidades físicamente por él recibidas.
Donde hay 2 compañeros o más, uno de ellos debe tener acceso a la factura y a la
elaboración previa del documento de recepción y el otro hacer el conteo, medición o
pesaje a ciegas.
Cuando en el almacén exista un solo compañero no se podrá realizar la recepción a
ciegas y entonces en este aspecto se pondrá "NO PROCEDE" por no haber
condiciones para ello.
c) Que en el caso de bultos que contengan líquidos estos, no presenten señales de
derrame.
d) Que conste en el almacén la relación de las personas facultadas para autorizar y
extraer productos almacenados.
e) Verificar que el almacén o almacenes de la empresa o unidades dependientes
objetos de verificación cuente con una relación de los nombres, apellidos, cargos y
muestra de las firmas de las personas facultadas para solicitar determinados tipos de
productos; así como las facultadas para aprobar las entregas y transferencias entre
almacenes.
5.3.5.6 Control de las existencias
El inventario continuo es el sistema que permite conocer la existencia disponible
en todo momento, es por ello que resulta vital la actualización permanente del control
de las existencias.
Se comprobará:
86
a) Se verificará en el almacén o almacenes (de existir más de uno) de la empresa o
unidades dependientes que esté habilitada una tarjeta de control de inventario, para
cada producto, junto a los productos almacenados o en un lugar cercano al mismo
cuando por las características de su almacenamiento (intemperie) o del producto así
lo aconsejen, en la que aparecerá con claridad el código, descripción y unidad de
medida del mismo.
b) Se chequeará que las Tarjeta estén actualizadas, comprobando de forma práctica si
las entradas y salidas de la última quincena, de acuerdo a los documentos de
recepción y salidas están anotadas en las respectivas tarjetas de productos:
1. Que se haya recibido todo el material llegado al almacén hasta el día anterior al
conteo.
2. Que todos los materiales entregados hasta el día anterior al conteo se les hayan
confeccionado los documentos de salida.
3. Que todos los materiales amparados por documentos de entrada o salida emitidos
hasta el día anterior al conteo hayan sido recibidos o entregados físicamente.
4. Que las tarjetas se encuentren actualizadas hasta el día anterior al conteo.
5. Las anotaciones en las tarjetas se harán con tinta o bolígrafo en el primer renglón
siguiente al último saldo de la tarjeta.
5.3.5.7 Responsabilidades del jefe de almacen
a) Se comprobará que el personal del almacén no puede tener acceso a los registros
contables, ni a los submayores de control de inventarios. Esta verificación debe
hacerse con respecto a la muestra de las entradas y salidas del almacén o almacenes
de la unidad dependiente objeto de verificación.
87
b) Se comprobará que el Responsable de almacén efectúe periódicamente
comprobaciones a los almacenes y operarios del almacén, verificando que exista
evidencia escrita sobre esta acción de control realizada. (Control sobre control)
c) Comprobar que a la entrada de los almacenes aparezca el listado de cada persona
autorizada a entrar al mismo (cargo, nombre, firma) en el caso de las personas con
acceso limitado al almacén solo podrán entrar siempre acompañadas por el máximo
responsable de la custodia de los inventarios, en este caso el jefe de almacen.
5.3.5.8 Salidas a consumo de los inventarios
Comprobar el cumplimiento de los siguientes datos de uso obligatorio y de control
que deberán contener los documentos y considerarse al efectuarse el despacho de los
productos almacenados, a las distintas áreas de la unidad:
- Emisión de la Solicitud de Entrega
• Que los documento solicitud de entrega estén debidamente foliados.
• Firma Autorizada
-Emisión por el Almacén del vale de Entrega
• Número consecutivo de la Solicitud de Entrega
• Datos correctos del producto, cantidad y saldo.
• Firmas autorizadas recibido y despachado.
-Actualización de la Tarjeta
• No. documento de salida, clave y fecha
• Asiento de la salida
• Nuevo saldo
5.3.5.9 Movimientos de inventarios entre almacenes de una misma unidad
Se comprobará:
88
a) Que en cada almacén exista un Listado para Autorización de Transferencias entre
almacenes, acuñado y firmado por el jefe del departamento de costos e inventario y
jefe del almacen de la empresa con los nombres, apellidos, firmas y cargo de las
personas que pueden autorizar los mismos.
b) Comprobar en el Área Económica, mediante una muestra de los documentos
primarios de Entradas y Salidas emitidos, Transferencias entre Almacenes o unidades
de producción. Si un material sale de materia prima debe de cumplirse tanto para las
salidas como para las entradas en otras unidades, productos en proceso y de igual
forma al pasar a productos terminados y de allí al inventario final para el despacho.
5.3.6 Control en unidades físicas
a) Comprobar que se utiliza una Tarjeta para cada producto, debiendo aparecer la
misma ubicada junto a cada mercancía o en un lugar cercano a la misma.
b) Verificar que se efectúan los chequeos físicos quincenales de las existencias
almacenadas, según la programación establecida existiendo la evidencia de su
ejecución, registrándose de inmediato las diferencias detectadas en la cuenta o
cuentas contables correspondientes.
c) Verificar mediante un muestreo que en el caso de existir en la unidad o unidades
dependientes objeto de verificación, productos recibidos o remitidos en consignación
y depósito, estos sean controlados mediante las tarjetas en el almacén o almacenes
correspondientes y en los submayores de inventarios del área de contabilidad.
d) Verificar que en el caso de productos recibidos en consignación o en depósito, los
mismos por pertenecer a terceros no se contabilizan como inventarios de la empresa,
sino a través de cuentas de orden (Memorando), aunque llevando los controles de
tarjetas y submayor de inventario.
89
Los productos entregados en consignación o en depósito, por no pertenecer a la
unidad se mantendrán contabilizados y controlados oficialmente en las tarjetas de y
submayor de inventario hasta su liquidación final.
5.3.6.1 Fiscalización de las existencias
Los aspectos mínimos que deben ser objeto de supervisión, entre otros, serán los
siguientes:
1. Documentación de entrada y salida de productos.
2. Anotación correcta en los controles vigentes.
3. Comprobación de la realización de las pruebas y conteos físicos establecidos y
verificación de sus resultados.
4. Comprobación de los productos en exceso, ociosos y en desuso.
5. Efectuar pruebas físicas por muestreo, de acuerdo con las características de los
productos:
a) Comprobar que exista un Plan de Fiscalización de los Inventarios
b) Verificar que se hayan efectuado conteos periódicos de los productos
almacenados, quincenalmente y a partir de los resultados, se actualice el Plan de
Fiscalización de los Inventarios.
c) Comprobar en la oficina del almacén o almacenes de la unidad o unidades
dependientes objeto de verificación que exista evidencia escrita de los conteos físicos
mediante la utilización de Hoja de Inventario Físico, del 95-97% de los productos
almacenados.
d) Comprobar que en el documento donde se deja la evidencia del conteo
realizado debe aparecer por cada producto comprobado: su código interno,
descripción, unidad de medida, precio o costo promedio real unitario, cantidad física
según conteo y cantidad física según Submayor de Inventario, unidades físicas
90
faltantes o sobrantes, importes según conteo físico, importe según Submayor de
Inventario e importe faltante o sobrante.
5.3.6.2 Periodicidad de los inventarios físicos
Se comprobará:
a) Comprobar que se efectúan inventarios físicos periódica y sistemáticamente.
b) Comprobar la evidencia documental de la ejecución de chequeos físicos parciales,
rotativos y periódicos de los inventarios, que implican además reflejar en las cuentas,
subcuentas y submayores de inventarios los ajustes que corresponda.
c) Comprobar la evidencia documental de que a los productos que se almacenan a
granel se les realice inventario físico con frecuencia quincenal.
d) Comprobar que al sustituirse cualquiera de las personas de estas áreas se haya
realizado un conteo físico de toda la mercancía almacenada dejándose evidencia
documental del mismo y aplicándose la responsabilidad material en caso de existir
sobrantes o faltantes con el submayor de inventario.
5.3.6.3 Resumen Control Interno de Inventario
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios, por tal sentido DuPont Performance Coatings de Venezuela
debe incluir para un buen control interno sobre los inventarios lo siguiente:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos cada quince días, no importando cual
sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
91
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales
los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar
que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más
simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen
rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
De tal manera es importante que las empresas se incluyan dentro de aquellas que
no se resisten a los cambios, con una visión de futuro más amplia, moderna y
aplicando principios, herramientas y estrategias de la gerencia empresarial moderna.
92
CAPITULO VI
CO$CLUSIO$ES Y RECOME$DACIO$ES
6.1 CO$CLUSIÓ$ES
Una vez terminado el análisis y propuesta del trabajo de pasantías es importante
concluir de tal forma de tener una visión general y resumida de todo lo realizado
existe la convicción de que el diseño e implementación del procedimiento de Control
Interno, liberado de formalismos, de burocracias, asumido con responsabilidad por
los jefes y con amplia participación de todos los directivos, ejecutivos y trabajadores,
puede ser un valioso instrumento para cumplir con eficacia los retos que tenemos por
delante superar para bien de la Empresa.
En tal sentido los resultados alcanzados en nuestra investigación, se puede
establecer con propiedad las siguientes conclusiones:
1. No existe un Procedimiento de Control Interno, que diseñado de acuerdo a las
características de la Empresa, permita desarrollar la actividad del Control Interno
sobre los inventarios con eficiencia y adecuado a lo establecido legalmente al
respecto.
2. A partir del diagnóstico realizado, se concluye que aplicación del procedimiento
elaborado y propuesto, incrementará el nivel de conocimientos, responsabilidad y
rigor en el trabajo de los administrativos y trabajadores respecto a las normas de
control interno del inventario.
3. No existe un programa sistemático de controles internos lo que ha propiciado
violaciones y manifestaciones de deficiencias e ineficiencias en los trabajadores y
directivos responsables de los inventarios en los almacenes de la Organización.
93
4. Con la aplicación del Procedimiento de Control Interno del Inventario en el
Departamento de Costos, contribuirá a disminuir las indisciplinas, ilegalidades y
manifestaciones de deficiencias en los trabajadores y directivos responsables de los
inventarios de la Institución.
6.2 RECOME$DACIO$ES
En referencia y apoyo a todo el proceso del informe de pasantías elaborado y de
acuerdo a los resultados alcanzados sobre la base de las conclusiones proponemos las
siguientes recomendaciones:
1. Proponer a los directivos y Gerencia de Costos de la Sociedad Mercantil DuPont
Performance Coatings de Venezuela, la implementación oficial del Procedimiento de
Control Interno del Inventario para el Departamento de costos, diseñado
específicamente para solucionar las deficiencias de dicho departamento.
2. Realizar seguimientos periódicos para continuar profundizando el
perfeccionamiento de dichos Procedimientos con la finalidad de mejorarlos y
generalizarlos a otras unidades similares de la organización, lo que significa que
servirá de patrón de modelo para aumentar la eficiencia y eficacia, disminuyendo así
las deficiencias a su máxima expresión.
3. Aumentar las acciones de capacitación al capital humano, de esta manera se
acrecentará el nivel de conocimientos y rigor en el trabajo de los administrativos y
trabajadores respecto a las normas de control interno en general.
4. Proyectar continua y sistemáticamente los controles internos para hacer cumplir
sus normas, objetivos y procedimientos, lo que propiciará la prevención de
indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de deficiencias en los trabajadores y
todo el personal inmiscuidos y responsables de los inventarios en los almacenes de la
Empresa.
94
REFERE$CIAS
• Abraham, Perdomo M. (2006). “Administración Financiera del Capital
de Trabajo”. Thomson editores, México.
• Arias, F (2006). “El proyecto de Investigación”. Ediciones Orial, Caracas – Venezuela
• Brito (1999). “Contabilidad Básica e Intermedia”. Editorial centro de Contadores. Valencia – Venezuela
• Catacora, Fernando (1997). “Sistemas y Procedimientos Contables”. México. Mc Graw Hill.
• Frank Fabozzi (1994). “Contabilidad de Costos”, Editorial Mc Graw Hill. Tercera Edición)
• Gutiérrez, Ana (2010), realizó un informe de pasantías titulado: “Control Interno del Inventario de Materiales C.A. Enelven Distribuidora (E$ELDIS)”, trabajo desarrollado para la Universidad Central Lisandro Alvarado de Barquisimeto Estado Lara.
• Jiménez, H. (2007) realizó un trabajo titulado “Evaluación del Control Interno del Departamento del Centro Estadal de Coordinación Falcón del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura”, esta investigación tuvo como objetivo la Evaluación del Control Interno del Departamento de Almacén del Centro en la ciudad de Coro del Estado Falcón. Estatal de Coordinación del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA Falcón).
• Jiménez, O. (2011) en el trabajo titulado “Procedimientos de Control Interno para el Área de Inventario de la empresa Sexy Arena de Playa, c.a.”, presentado ante la Universidad José Antonio Páez.
• Munich y García (2001):
• Orellana, J. (2010), en su trabajo de investigación “Procedimientos de Control Interno en el Área de Inventario del Departamento de Servicios Generales bajo el enfoque Coso Caso en Seguros Carabobo Sucursal Valencia.
• Sabino Carlos (2000). “El proceso de la investigación”. Caracas. Editorial Panapo de Venezuela
95
• Sampieri (2005). “Metodología de la Investigación” - 4ª edición Mc Graw Hill.
• Tamayo y Tamayo, Mario (2005). “El Proceso de la Investigación Científica”. 4ta Edición. México. Limusa Editores.
• Tamayo, M. (2009). “Procesos de la Investigación Científica”, Caracas. Editorial Limusa.
• Universidad Pedagógica Libertador (2.003). “Manual de Procedimientos para Tesis, Monografias y Trabajos Doctorales”
• Wittington, P. (2005). “Principios de Auditoria”, Caracas. Mc Graw Hill.
• Zarramera, Castillo y Mercado (2009) en el trabajo titulado: “Implantación de un $uevo Sistema de Control de Inventarios para el Barrio Mario Briceño Iragorry de la parroquia Sucre, Distrito Capital”.
• Www.monografias.com “Trabajos de Grado y Tesis Doctorales”.
96
ANEXOS
97
CRO$OGRAMA DE ACTIVIDADES (2012-2013)
ACTIVIDAD OCT $OV DIC E$E TOTAL E$
MESES
PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 1
DIAGNOSTICO 1
RECOLECCIÓN DE DATOS. REALIZACIÓN DE CUESTIONARIO.
1
ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE
DATOS
1
REDACCIÓN Y ENTREGA
DE INFORME
PREELIMINAR
1
CORRECIONES 2
ENTREGA DE INFORME
FINAL PARA DEFENSA
1
TOTAL 8
98
REPÚBLICA BOLIVARIA$A DE VE$EZUELA U$IVERSIDAD JOSÉ A$TO$IO PÁEZ FACULTAD DE CIE$CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO$TADURIA PÚBLICA CARRERA: CO$TADURIA PÚBLICA
SEÑORES: Dupont Performance Coatings de Venezuela, C.A. Presente.-
ATC$.: Supervisor y/o empleados de Costos y Almacén.
Cuestionario
Estimados señores sirva la presente para darle finiquito y continuidad al trabajo
de pasantías que se está realizando en tan digna organización. Nuestros mejores
deseos, es brindarles la mejor orientación en la propuesta de solución para el área de
Costos y Almacén que engloba el departamento de Costos, la cual es el área en
estudio de esta investigación, para lo cual se les presenta una serie de preguntas, que
solicitamos humildemente nos sea respondidas y devueltas a la brevedad posible, de
esta forma estaremos tabulando la información para su análisis respectivo, para el
mismo se utilizó una técnica de cuestionario, la cual tiene la finalidad de recabar la
información necesaria acerca de la efectividad en el procedimiento para el manejo y
control interno del inventario. Se le agradece toda la colaboración prestada para la
realización del mismo y de igual forma se les recuerda que las preguntas deben ser
respondidas de forma objetivo, las mismas contiene solo dos opciones de respuesta
(si o no), es recomendable que no deje ninguna respuesta en blanco. A continuación
se presenta el cuestionario con sus respectivas preguntas:
99
Cuestionario dicotómico, preguntas cerradas:
Para el Personal que maneja el área de costos y almacén.
Preguntas números Ítems Respuestas
Especificaciones generales: SI $O
1 -¿Conoce usted cómo es el procedimiento que se usa actualmente para el manejo del inventario?
X
2 -¿Tiene conocimiento de si es prioritario dentro del departamento el monitoreo constante y quincenal de los inventarios?
X
3 -¿Está al tanto de las actividades que debe usted realizar algún tipo de tarea específica en el trabajo que se le asigno en la empresa?
X
4 -¿Reciben entrenamiento, talleres, cursos etc., constante en cuanto a actualización de toma de inventario?
X
5 -¿Considera usted que se debería actualizar los procedimientos adaptados a la gerencia moderna en los almacenes para la revisión de inventarios?
X
6 -¿Sabía usted que la deficiencia que presenta el procedimiento actual del inventario se debe a la falta de actualización en algunos procedimientos?
X
7 -¿Se acostumbra a realizar periódicamente los registros de inventario y otros datos para determinar si las existencias tienen poco movimiento, si son excesivas u obsoletas y que tan frecuentes se hacen?
X
8 -¿Están constituidos y segregados los almacenes y áreas de almacenaje de manera que brindan el acceso a personas no autorizadas?
X
9 -¿Se llevan los registros constantes por personas que no tengan a su cargo los almacenes?
X
10 -¿Se lleva un control en el registro de las notas de salidas? X
100
REPÚBLICA BOLIVARIA$A DE VE$EZUELA U$IVERSIDAD JOSÉ A$TO$IO PÁEZ FACULTAD DE CIE$CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO$TADURIA PÚBLICA CARRERA: CO$TADURIA PÚBLICA
SEÑORES: TUTORES Presente.-
CARTA VALIDACIÓ$ I$STRUME$TO
Sirva la presente para darle viabilidad legal según las normativas para la
confiabilidad del instrumento de recolección de datos. En tal sentido presentamos el
mismo en una serie de alternativas que deben ser validadas por el tutor competente,
tanto académico como metodólogo. Por tal motivo conoceremos si el instrumento en
estudio cumple con los requerimientos necesarios mínimos para el cumplimiento de
los objetivos del informe de pasantías a presentar. En tal sentido debe de cumplir
con requisitos mínimos de exigencias, presentamos los objetivos en estudio que
sirvieron para su desarrollo.
• Diagnosticar la situación Actual del procedimiento de control interno del manejo de inventario de mercancía que mantiene actualmente la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A., ubicada en la zona industrial Carabobo, valencia estado Carabobo.
• Identificar las debilidades para el control interno del manejo de inventario en el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A., ubicada en la zona industrial Carabobo, valencia estado Carabobo.
• Diseñar los procedimientos para el manejo de inventario en el Departamento de Costos de la empresa DuPont Performance Coatings de Venezuela, C.A., ubicada en la zona industrial Carabobo, valencia estado Carabobo.
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Cuestionario dicotómico, preguntas cerradas:
Para el Personal que maneja el área de costos y almacén.
Preguntas números Ítems Respuestas
Especificaciones generales: SI $O
1 -¿Conoce usted cómo es el procedimiento que se usa actualmente para el manejo del inventario?
X
2 -¿Tiene conocimiento de si es prioritario dentro del departamento el monitoreo constante y quincenal de los inventarios?
X
3 -¿Está al tanto de las actividades que debe usted realizar algún tipo de tarea específica en el trabajo que se le asigno en la empresa?
X
4 -¿Reciben entrenamiento, talleres, cursos etc., constante en cuanto a actualización de toma de inventario?
X
5 -¿Considera usted que se debería actualizar los procedimientos adaptados a la gerencia moderna en los almacenes para la revisión de inventarios?
X
6 -¿Sabía usted que la deficiencia que presenta el procedimiento actual del inventario se debe a la falta de actualización en algunos procedimientos?
X
7 -¿Se acostumbra a realizar periódicamente los registros de inventario y otros datos para determinar si las existencias tienen poco movimiento, si son excesivas u obsoletas y que tan frecuentes se hacen?
X
8 -¿Están constituidos y segregados los almacenes y áreas de almacenaje de manera que brindan el acceso a personas no autorizadas?
X
9 -¿Se llevan los registros constantes por personas que no tengan a su cargo los almacenes?
X
10 -¿Se lleva un control en el registro de las notas de salidas? X
