PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA Fecha de N.A INSTRUCTIVO ... · Fecha de PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA Revisión 25/11/2010 N.A Fecha de Aprobación 10/12/2010 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR

PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA Fecha de Revisión 25/11/2010

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PLANTILLA PREVENTIVA 2011 Indicadores e instructivo

I. ACTIVIDADES PREVENTIVAS 01. Realización de comités / mesas de trabajo / reuniones / audiencia pública/ conversatorios: Señale el número de reuniones, comités, mesas de trabajo y demás eventos realizados por la dependencia, en desarrollo de la función preventiva. Variable: 01. No. de eventos realizados por la dependencia 02. Participación en comités / mesas de trabajo / reuniones / audiencia pública/ conversatorios: Señale el número de reuniones, comités, mesas de trabajo y demás eventos en que participó la dependencia en desarrollo de la función preventiva. Nota: Cuando al mismo evento van varios funcionarios solamente se registrara el evento por Dependencia. Variable: 02. No. de eventos en que participó la dependencia 03. Atención de usuarios Registre el número de usuarios atendidos de manera personal, telefónica, por correo electrónico, en los diferentes temas preventivos que gestiona la dependencia. Variables TEMAS DE FUNCIÓN PÚBLICA. 03.1 No. de usuarios atendidos en temas de contratación 03.2 No. de usuarios atendidos en temas de servicios públicos 03.3 No. de usuarios atendidos en temas de empleo público 03.4 No. de usuarios atendidos en temas de derechos al consumidor 03.5 No. de usuarios atendidos en temas de cumplimiento de decisiones judiciales y administrativas


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TEMA DE INFANCIA, ADOLESCENCIA Y FAMILIA 03.6 No. de usuarios atendidos en temas de inasistencia alimentaria 03.7 No de usuarios atendidos en temas de custodia 03.8 No. de usuarios atendidos en temas de maltrato infantil 03.9 No. de usuarios atendidos en temas de abuso sexual 03.10 No. de usuarios atendidos en temas de restablecimiento de derechos 03.11 No. de usuarios atendidos en temas de reglamentación de visitas 03.12 No. de usuarios atendidos en temas de paternidad 03.13 No. de usuarios atendidos en temas de interdicción 03.14 No. de usuarios atendidos en temas de violencia intrafamiliar 03.15 No. de usuarios atendidos en temas de liquidación unión marital de hecho TEMAS EN ASUNTOS CIVILES 03.16 No. de usuarios atendidos en temas de civiles 03.17 No. de usuarios atendidos en temas de comercial 03.18 No. de usuarios atendidos en temas de conciliación TEMAS EN ASUNTOS DEL TRABAJO Y LA SEGURIDAD SOCIAL 03.19 No. de usuarios atendidos en temas de pensiones 03.20 No. de usuarios atendidos en temas de salud (régimen contributivo) 03.21 No. de usuarios atendidos en temas de riesgos profesionales 03.22 No. de usuarios atendidos en temas de laboral individual 03.23 No. de usuarios atendidos en temas de laboral colectivo TEMAS EN ASUNTOS AMBIENTALES Y AGRARIOS 03.24 No. de usuarios atendidos en temas de biodiversidad 03.25 No. de usuarios atendidos en temas de desarrollo sostenible 03.26 No. de usuarios atendidos en temas agrarios TEMAS DE DERECHOS HUMANOS Y ASUNTOS ÉTNICOS 03.27 No. de usuarios atendidos en temas de desplazamiento forzado 03.28 No. de usuarios atendidos en temas de desapariciones 03.29 No. de usuarios atendidos en temas de desmovilización (Justicia y Paz) 03.30 No. de usuarios atendidos en temas de amenazas 03.31 No. de usuarios atendidos en temas étnicos 03.32 No. de usuarios atendidos en asuntos penitenciarios


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TEMAS DESCENTRALIZACIÓN Y ASUNTOS TERRITORIALES 03.33 No. de usuarios atendidos en temas de salud (régimen subsidiado) 03.34 No. de usuarios atendidos en temas de educación 03.35 No. de usuarios atendidos en temas de agua potable 03.36 No. de usuarios atendidos en temas de saneamiento básico 03.37. No. de usuarios atendidos en temas de cultura y deporte 03.38 No. de usuarios atendidos en temas de resguardos indígenas Notas: Tenga en cuenta que se registra el número de usuarios, no el número de atenciones a través de los diferentes medios, considerando que si se da repuesta a un mismo ciudadano por distintos medios solo se cuenta como una sola atención. Otra es la situación, si el mismo usuario recurre con hechos diferentes, la atención debe registrarse separadamente, pues esto implica una nueva actividad por parte de la Entidad. Las respuestas a los derechos de petición se registran como atención a usuarios.

04. Capacitaciones: Señale el número de talleres / foros / seminarios u otros eventos de capacitación realizados por la dependencia en relación con la función preventiva. Variable: 04.1 No. de capacitaciones 04.2 No. de personas capacitadas 05. Realización de visitas a entidades o lugares objeto de la actuación preventiva: Consigne el número de visitas efectuadas a entidades o lugares objeto de la actuación preventiva por parte de los servidores, en cumplimiento de las funciones misionales de la dependencia. Variable: 05. No. de visitas a entidades o lugares objeto de la actuación preventiva 06. Requerimientos efectuados a entidades: Registre el número de requerimientos efectuados en atención a solicitudes recibidas o ejercidas de oficio, en desarrollo de la acción preventiva de la dependencia. Variable: 06. No. de requerimientos efectuados


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07. Elaboración de informes: Indique el número de informes parciales y finales, elaborados por los servidores en desarrollo de la actuación preventiva, respecto de los casos ordinarios y relevantes. Variable: 07. No. de informes de asuntos preventivos realizados 08. Elaboración de instructivos / directivas / circulares: Registre el número de instructivos, circulares, memorandos o directivas gestionados por la dependencia en el ejercicio de la función preventiva y que fueron debidamente formalizados. Variable: 08. No. de instructivos, directivas y/o circulares formalizados. 09. Documentos de carácter preventivo: Señale el número de documentos de análisis y observaciones elaborados por la dependencia, los cuales incluyen:

Documentos de proposiciones y observaciones sobre proyectos legislativos del Congreso de la República, Asambleas Departamentales o Concejos.

Documentos de iniciativas legislativas presentadas por parte de la PGN. Documentos de análisis, que en desarrollo de la acción preventiva realizo la

dependencia. Variables: 09.1 No. De Documentos de proposiciones y observaciones sobre proyectos legislativos del Congreso de la República, Asambleas Departamentales o Concejos. 09.2 No. De Documentos de iniciativas legislativas presentadas por parte de la PGN. 09.3 No. De Documentos de análisis, que en desarrollo de la acción preventiva realice la dependencia. II. ACCIONES DE PROTECCIÓN Y DEFENSA DE DERECHOS

Registre el número de acciones iniciadas ó interpuestas por la dependencia, en cumplimiento de las funciones asignadas en el Artículo 26 numeral 10° del Decreto 262 de 2000, distinguiendo la siguiente tipología:


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01. Interposición de acciones de cumplimiento 02. Interposición de acciones de tutela 03. Interposición de acciones populares 04. Interposición de acciones de grupo 05. Interposición de acciones de revisión 06. Interposición de habeas corpus

Nota: Tenga en cuenta que el inicio o la interposición de las anteriores acciones constitucionales que proyecte la dependencia, están relacionadas con el ejercicio preventivo, y NO con el área misional de intervención “procuradores judiciales”. Variable: 01. Número de acciones de cumplimiento 02. Número de acciones de tutela 03. Número de acciones populares 04. Número de acciones de grupo 05. Número de acciones de revisión 06. Interposición de habeas Corpus

III. INFORMACIÓN GERENCIAL PREVENTIVA La información gerencial preventiva, es un componente nuevo dentro de la Plantilla, que busca conocer la dinámica de la gestión preventiva, útil para la toma de decisiones, a partir de indicadores cuantitativos. Para su registro en el sistema de información Strategos es importante aclarar varios conceptos como la diferencia entre solicitud y caso: La Procuraduría recibe a diario muchas solicitudes mediante las cuales los ciudadanos buscan que la PGN tenga conocimiento e intervenga en aras de la prevención y control de gestión ante situaciones en las cuales las entidades públicas no dan respuesta oportuna a peticiones o requerimientos específicos y particulares de los mismos ciudadanos, con lo cual presuntamente podrían vulnerarse sus derechos. Un ejemplo de ello, es la comunicación que el ciudadano radica ante la PGN, en la cual se explica que la Registraduría no le ha entregado copia de su registro civil de nacimiento, documento que requiere para vincularse al SISBEN.

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A diferencia de lo anterior, podría considerarse que en un caso hay un factor de trascendencia diferenciador: el seguimiento a una política o a un programa estatal. En esta situación la identificación de los afectados se asocia a la pluralidad de los mismos. Un ejemplo de caso corresponde al seguimiento y control de gestión preventiva al manejo preelectoral. Con esto no quiere decirse que las solicitudes de los ciudadanos no son relevantes para la entidad. Por el contrario, el trámite que debe dárseles debe ser expedito La diferenciación entre los conceptos es la siguiente:

SOLICITUD: Es la petición o queja presentada a la PGN por un(os) ciudadano(s) o entidad(es), de manera individual o colectiva que activa el proceso preventivo y se ejecuta a través de actividades sencillas (conocidas como actividades primarias preventivas), con las cuales la entidad obtiene un resultado en el menor tiempo posible, sin que esto implique una profundidad temática mayor. Es por esto que también se le ha denominado “ASUNTO ABREVIADO”

CASO: Es aquella SOLICITUD en la cual después de aplicadas las actividades primarias requiere para su trámite una mayor rigurosidad, atención y tiempo; se puede identificar como “CASO ORDINARIO”. Es importante advertir que en esta categoría existe un tipo de caso especial denominado:

Caso Relevante: Son aquellos que inician de “oficio” en atención a las directrices impartidas por el Jefe de la Dependencia, por su trascendencia e impacto. Los resultados obtenidos serán la base para la elaboración y presentación del informe cualitativo de gestión trimestral que debe registrarse en el Sistema de Información STRATEGOS. Ejemplos de casos relevantes: Adjudicación del Tercer Canal, Mototaxismo, Contrataciones de alto impacto, Decretos de Emergencia Social, etc.

01. INVENTARIO DE SOLICITUDES: Este indicador permite determinar la totalidad de solicitudes que la dependencia tiene a su cargo, para cada corte de un periodo (mes). Este valor se establece realizando la siguiente operación matemática:



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Fórmula INVENTARIO FINAL DE SOLICITUDES EN EL MES = Inventario inicial de solicitudes + No. de solicitudes ingresados o iniciados en el mes – No. de solicitudes evacuados o cerradas en el mes.

02. INVENTARIOS DE CASOS: Permite monitorear el número de casos que al final de cada periodo quedan a cargo de la dependencia. Fórmula

INVENTARIO FINAL DE CASOS EN EL MES = Inventario inicial de casos + No. de casos ingresados o iniciados en el mes – No. de casos evacuados o cerrados en el mes.

03. INDICADOR DE EVACUACIÓN: Es el cociente que resulta de dividir el número de casos cerrados o evacuados en el mes divididas entre la sumatoria del inventario inicial de casos en el mes y el número de casos que ingresaron en el mes. Este indicador permite monitorear el cierre de casos preventivos por parte de dependencia y compararla con los casos que ingresan en el mes, en ese sentido, el resultado óptimo de este indicador es garantizar que se evacue el mismo número de casos que ingresaron en el mes. Interpretación del resultado:

Una evacuación por debajo del 30% es deficiente, e implica un aumento significativo del inventario a cargo de la dependencia.

Una evacuación entre 31% y 59 % es regular, lo que significa que esta evacuando a lo sumo la mitad de lo que esta ingresando, por consiguiente sigue aumentando el inventario a cargo de la dependencia.

Una evacuación entre 60% y 80% se considera aceptable, sin embargo sigue habiendo un aumento pequeño del inventario a cargo de la dependencia.

Una evacuación entre 81 o más 99% se considera buena, sin embargo hay un aumento leve en el inventario de la dependencia.

Una evacuación del 100% es optima, significa que se esta evacuando lo que esta ingresando, en este caso el inventario a cargo de la dependencia se mantiene.


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Nota: Un resultado en el indicador de evacuación con un punto por encima del 100%, significa descongestión y no evacuación, por lo tanto, para la lectura e interpretación de este indicador solo se tiene en cuenta el resultado hasta el 100%. Fórmula INDICADOR DE EVACUACIÓN = (No de casos evacuados en el mes / No de casos ingresados en el mes)*100 Ejemplo (1): Número de casos salidos en el mes: 5 Número de casos ingresados en el mes: 20 IC: (5/20)*100= 25% (DEFICIENTE) Ejemplo (2): Número de casos salidos en el mes: 10 Número de casos ingresados en el mes: 20 IC: (10/20)*100= 50% (REGULAR) Ejemplo (3): Número de casos salidos en el mes: 15 Número de casos ingresados en el mes: 20 IC: (15/20)*100= 75% (ACEPTABLE) Ejemplo (4): Número de casos salidos en el mes: 20 Número de casos ingresados en el mes: 20 IC: (20/20)*100= 100% (OPTIMO) 04. DESCONGESTIÓN DE CASOS: Con el se busca establecer como la dependencia minimiza o disminuye el inventario a su cargo, a diferencia del indicador de evacuación este involucra el inventario inicial de expedientes de enero y su fin es que este disminuya al final del periodo evaluado.

Fórmula DESCONGESTIÓN = ((Inventario final del mes a evaluar - Inventario final del mes de enero) / Inventario final del mes enero)*100

Interpretación del resultado:


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El resultado optimo del indicador debe ser negativo, lo que significa que se esta disminuyendo el inventario a cargo de la dependencia.

Un resultado positivo significa que esta aumentando el inventario a cargo de la dependencia. Ejemplo (1): Inventario final del mes a evaluar: 135 Inventario final del mes anterior: 130 IDESC: (135-130)/130)*100= 3, 84% (DEFICIENTE) Ejemplo (2): Inventario final del mes a evaluar: 135 Inventario final del mes anterior: 135 IDESC: (135-135)/135)*100= 0 % (ACEPTABLE) Ejemplo (3): Inventario final del mes a evaluar: 125 Inventario final del mes anterior: 130 IDESC: (125-130)/130)*100= -3,84 % (OPTIMA) 05. CARGAS DE TRABAJO: Este indicador permite determinar el número de casos a

cargo de la dependencia en relación con el número de funcionarios asignados.

Lo que se busca con este indicador es que el número de casos a cargo de cada funcionario disminuya, para que esto suceda el indicador de descongestión debe tener un optimo resultado, y adicionalmente debe mantenerse el mismo número de funcionarios, de lo contrario el indicador va a aumentar. Operador preventivo: Es el número de profesionales, asesores y jefes de dependencia que le ha sido asignado trámite de casos y/o que participa de la actuación preventiva. Fórmula CARGAS DE TRABAJO = Inventario final de casos en el mes / No de operadores preventivos en el mes. Ejemplo (1): Inventario final de casos en el mes: 50


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No de profesionales que tramitaron casos preventivos en el mes: 5 CT: 50/5 = 10 Ejemplo (2): Inventario final de casos en el mes: 50 No de profesionales que tramitaron casos preventivos en el mes: 3 CT: 50/3 = 16.66 Ejemplo (3): Inventario final de casos en el mes: 50 No de profesionales que tramitaron casos preventivos en el mes: 7 CT: 50/7 = 7.14 06. FACTOR DE ACUMULACIÓN GLOBAL DE CASOS: Este indicador permite mostrar el porcentaje de casos acumulados en la dependencia al finalizar el mes y el año de evaluación. Fórmula FACTOR DE ACUMULACIÓN GLOBAL = 100% - INDICADOR DE EVACUACIÓN Interpretación del resultado: Este indicador muestra el porcentaje que todavía queda por evacuar del inventario inicial, es decir, que su valor para ser satisfactorio debe tender a cero. Ejemplo (1): Indicador de evacuación IE: 25% FAG: 100% - 25% = 75% (DEFICIENTE) Ejemplo (2): Indicador de evacuación IE: 0.75 FAG: 100 – 75% = 25% (ACEPTABLE) Ejemplo (3): Indicador de evacuación IE: 100 FAG: 100 – 100% = 0% (OPTIMO)



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07. VARIACIÓN DEL INVENTARIO DE CASOS: Este indicador nos permite monitorear la variación del inventario final de casos en el periodo actual frente al inventario final de casos del periodo anterior. Fórmula VARIACIÓN DEL INVENTARIO = (Inventario Final de casos del año anterior / Inventario Final de casos del periodo a evaluar) - 1 *100 Este indicador presenta un comportamiento satisfactorio cuando su variación es negativa, porque indica que el inventario de expedientes disminuyo con respecto al inventario de expedientes al 1 de enero del año a evaluar. IV. ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN PREVENTIVA 01. Solicitudes Numero de solicitudes al inicio del mes: Registre el inventario inicial de solicitudes, es decir el número neto de solicitudes con que se inicia en el mes, las cuales deben corresponder al inventario final del mes inmediatamente anterior. Variable: 01.1 No de solicitudes al inicio del mes Número de solicitudes ingresadas en el mes: Registre el número de solicitudes recibidos o ingresados en el mes. Variable: 01.2 No de solicitudes ingresadas en el mes Número de solicitudes cerradas en el mes: Registre el número de solicitudes que fueron cerrados durante el mes. Variable: 01.3 No de solicitudes cerradas en el mes 02. Casos


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Numero de casos ordinarios al inicio del mes: Registre el numero de casos ordinarios o Inventario de casos al inicio del mes. Variable: 02.1 No de casos ordinarios al inicio del mes Número de casos ordinarios ingresados en el mes: Registre el número de casos ordinarios ingresados recibidos o ingresados en el mes. Variable: 02.2 No de casos ordinarios ingresados en el mes Número de casos ordinarios evacuados en el mes: Registre el número de casos ordinarios que fueron evacuados durante el mes. Variable: 02.3 No de casos ordinarios evacuados en el mes Numero de casos ordinarios al inicio del mes: Registre el numero de casos ordinarios o Inventario al inicio del mes. Variable: 02.4 No de casos relevantes al inicio del mes Número de casos relevantes ingresados en el mes: Registre el número de casos relevantes ingresados recibidos o ingresados en el mes. Variable: 02.5 No de casos relevantes ingresados en el mes Número de casos relevantes evacuados en el mes: Registre el número de casos relevantes que fueron evacuados durante el mes. Variable: 02.6 No de casos relevantes evacuados en el mes


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03. Operador proceso preventivo: Registre el número de operadores que tramitaron

solicitudes y casos preventivos en el mes.

Variable:

03. No. de profesionales que tramitaron solicitudes y casos preventivos en el mes.

V. ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN 01. Revisión de procedimientos *: Como mínimo debe realizar una revisión de los procedimientos que aplican a su dependencia una vez al año, y proponer mejoras o ajustes a los mismos, a través del procedimiento establecido para el efecto (ver procedimiento PRO–ME-GC-001), el cual se encuentra en el siguiente link: http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/sistema_gestion_calidad/subproceso_gestiondecalidad.htm Variable: 01. No. de revisiones a procesos y procedimientos 02. Revisión y actualización del Mapa de Riesgos *: Como mínimo debe realizar una

revisión del mapa de riesgos que aplican a su dependencia en el año y coordinar con la

Oficina de Planeación la publicación y ajustes.

Variable: 02. No. de actualizaciones al Mapa de Riesgos

*Las actividades son de obligatoria programación y ejecución. (Estas actividades deben

incluir a los coordinadores administrativos en el nivel regional).

03. Realización de conversatorios éticos*: Registre el número de conversatorios éticos realizados. Variable: 03. No. de conversatorios realizados

http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/sistema_gestion_calidad/subproceso_gestiondecalidad.htm

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04. Elaboración de informes: Registre el número de informes de carácter administrativo, presentados por la dependencia (informes de gestión, estadísticos, rendición de cuentas, etc.) Variable: 04. No. de informes presentados. 06. Actualización de Inventarios: Como mínimo debe realizar una actualización de los inventarios de la dependencia una vez en el año. Variables: 06. No. de actualizaciones al inventario. 07. Administración de documentos: Darle aplicación a la TRD. Variables: 07. No. de series actualizadas con base en la TRD. 09. Realización de Reuniones de Análisis Estratégico. Registre el número de reuniones de análisis estratégico realizadas. Variable: 09. No. de reuniones de análisis estratégico realizadas. Nota: recuerde que toda la información registrada en Strategos deberá contar con soportes documentales que evidencien el cumplimiento de la actividad, y será certificada mediante oficio mensual por parte del jefe de la dependencia a la Oficina de Planeación.

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