INSTRUCTIVO PARA COTEJAR ARCHIVOS POR MEDIO DE … · Fecha de liberación: 31.03.08 Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de revisión: N.A. Código de documento: FCE-ALM-IT.02

Fecha de liberación:

31.03.08 Área responsable: Gerencia de Producción

Fecha de revisión: N.A.

Código de documento: FCE-ALM-IT.02

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Tipo de documento: Instructivo

Nivel: 3

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Instructivo para cotejar archivos por medio de una tabla

INSTRUCTIVO PARA COTEJAR ARCHIVOS POR MEDIO DE UNA TABLA DINÁMICA

(ALMACÉN CENTRAL)





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I. OBJETIVO Contar con un documento que describa los pasos a seguir para cotejar los archivos utilizando una tabla dinámica.

II. DESCRIPCIÓN El contenido del presente instructivo es el siguiente:

Contenido Página

1. PREPARACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

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2. CREAR LA TABLA DINÁMICA

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3. IDENTIFICAR CELDAS CON DIFERENCIAS

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4. COPIAR LA HOJA QUE TIENE LA TABLA DINÁMICA

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1. PREPARACIÓN DE ARCHIVOS.

1.- Insertar una columna que se puede denominar “Tipo” para identificar cada archivo: lectoras o discoverer y asegurar que la identificación de lectoras o discoverer llega hasta la última de las filas. 2.- Eliminar columnas que no voy a utilizar; ambos archivos: lectoras y discoverer deben tener las misma columnas. 3.- Asegurarme de que en lo datos que voy a manejar no hay filas o columnas vacías; de ser necesario, se eliminan.





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4.- Si el archivo es el de discoverer se debe crear una columna que convierta las cantidades en valores negativos, la fórmula es: el valor de la celda por menos 1. Si el archivo es el de las lectoras pasa al punto número 13

5.-Esta fórmula se copia a todas las filas; se verifica que llegue hasta el final y se selecciona toda la columna.





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6, 7, 8 y 9.-Se deben convertir los valores de las celdas que tiene fórmula en valores negativos sin fórmula; para esto se debe seleccionar toda la columna y seguir las opciones: pegado especial, valores y aceptar.





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10.-Se elimina la primera columna de total; así ya tedremos nuevamente las misma columnas en ambos archivos.

11.-Seleccionar todos los campos de datos, excepto los encabezados; revisando que se incluyen todos los datos hasta la última fila. 12.-Seleccionar copiar 12.1 Pasar a la hoja de cálculo que tiene los datos de las lectoras-





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13.- En el archivo de las lectoras, ubicarme después de la última fila y pegar los datos. De esta manera, ya se tienen todos los datos en un mismo archivo, con el mismo tipo de columnas y con valores positivos (lectoras) y negativos (discoverer) para generar la tabla dinámica.





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2. CREAR LA TABLA DINÁMICA

14 y 15.-Seleccionar todos los campos que tengo, incluyendo encabezados y verificando que no hace falta ninguna fila.





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16, 17 y 18.- Utilizar las opciones que se muestran, no se requieren modificar los rangos que da el programa debido a que previamente hicimos la selección de las celdas.

19.-Seleccionar “Diseño” para definir los datos que vamos a utilizar

20.-En esta pantalla se van a seleccionar los campos a utilizar y su organización: páginas, filas o columnas; el campo de datos es donde se calculan las operaciones a realizar y no puede estar en blanco; solamente se arrastran los campos con el mouse.





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21.-En este orden se acomodan los campos. Seleccionar Aceptar.





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22 y 23.-después de “Finalizar”; se observa que se ha creado una nueva hoja de cálculo con la tabla dinámica (aparece con un margen en azul); a la derecha ve la lista de campos que se pueden utilizar o quitar dentro de la tabla arrastrándolos con el mouse . En la columna “Total general” se observan los Item’s que tienen diferencias (en este por ejemplo filas 5 y 8). 24.-Es importante identificar, es decir ponerle un nombre, a esta hoja de cálculo ya que si por error la eliminamos tenemos que volver a generarla.





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3. IDENTIFICAR CELDAS CON DIFERENCIAS

25.-Seleccionamos toda lo columna de total y vamos a la opción formato condicional; ésta opción lo que hace es aplicar cambios en las celdas de acuerdo a las características que le indiquemos.

26 y 27.-Anotamos las opciones señaladas, con lo cual estamos indicando que vamos a identificar todas las celdas que contengan valores diferentes a cero (0), es decir aquéllas donde hay diferencias.





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Después de “valor de la celda, no igual a 0”, ponemos “Aceptar”

28, 29 y 30.-Elegimos formato y enseguida en “tramas” el color del formato que queremos visualizar; damos “Aceptar” en ambas pantallas.





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31.-Se puede observar que ya están en color los campos donde hay diferencias.





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4. COPIAR LA HOJA QUE TIENE LA TABLA DINÁMICA

32 y 33 Con el botón derecho del mouse sobre el nombre de la tabla, generamos una copia de la hoja de cálculo que tiene la tabla dinámica.





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34, 35 y 36.-Esta copia, es una nueva tabla dinámica, por lo que si deseamos convertir la información en datos que podamos filtrar o manipular, tenemos que hacer una copia y pegado especial como “valores” .





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37.- Una vez realizada esta copia podemos filtrar la información o eliminar información.





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III. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

31.03.08

00

Todas

Subgerente de Almacén y Tráfico

Generación del instructivo

IV. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID NO. DOCUMENTO TÍTULO 4.1 N. A. N. A.

V. GLOSARIO DE TÉRMINOS

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