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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CÓDIGO:

BS – FR –026 FORMATO

Estudios Previos – Simplificados Mínima Cuantía Página 1 de 25

1. LA DESCRIPCIÓN SUCINTA DE LA NECESIDAD QUE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN (Numeral 1 Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto1082 de 2015). De acuerdo con lo establecido en la Ley 1967 de 2019, el objetivo del Ministerio es formular, adoptar, dirigir, coordinar, inspeccionar, vigilar, controlar y ejecutar la política pública, planes, programas y proyectos en materia del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la actividad física para promover el bienestar, la calidad de vida, así como contribuir a la salud pública, a la educación, a la cultura, a la cohesión e integración social, a la conciencia nacional y a las relaciones internacionales, a través de la participación de los actores públicos y privados. Dentro del esquema de servicio del GIT de TICS del Ministerio de Deporte, se encuentra la de brindar a nuestros usuarios el uso de los recursos tecnológicos para facilitar el desempeño de las tareas misionales y los compromisos que Mindeporte tiene con el Sistema Nacional del Deporte, esto es que la finalidad es garantizar disponibilidad, acceso e integridad a la Plataforma Tecnológica de Entidad, así como el acompañamiento y soporte de la misma. Se requiere contratar una empresa que suministre dispositivos de copiado en negro y color, y que además realice un acompañamiento especializado. Buscamos acogernos a las mejores prácticas para la administración del área de TICS (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones), y garantizar así que el talento humano de la entidad cuente con los recursos tecnológicos necesarios para el buen desarrollo de sus funciones. En la actualidad no se cuenta con un equipo de última generación para las labores de copiado de la entidad y con multifuncionalidad, hay equipos que por obsolescencia tecnológica y uso de los mismos ya cumplieron su vida útil por lo que se hace necesario sean reemplazados por nuevos equipos, con mejor eficiencia y capacidad y recursos para el ahorro de energía y que a su vez los costos de uso sean más económicos para la Entidad. Se requiere un equipo de alto desempeño en el escaneado y que a su vez imprima y saque copias, por la contingencia de trabajo en casa es necesario acelerar los procesos de digitalización de expedientes. Y así acelerar el acceso a los mismos de manera digital y remota. Esta compra está amparada en los acuerdos marcos de Colombia Compra Eficiente, pero la Entidad se ve en la necesidad de no optar por el acuerdo, teniendo en cuenta la necesidad de adquirir equipos con mejores características que las ofertadas en las fichas actualmente publicadas. Así mismo, los equipos que ofrecen los diferentes oferentes, tampoco cumplen las condiciones requeridas. Por lo tanto, se hace necesario que esta máquina venga preparada para integrarse con el sistema de gestión de impresión, adquirido mediante Contrato No. 683 de 2016, en el cual se adquirió como software administrador de impresión “Papercut MF” por lo que se hace necesario que los nuevos dispositivos se integren al sistema de control de impresión, para de esta manera administrar el uso eficiente del papel y cumplir con las políticas establecidas en el Gobierno Nacional. Para la realización de las actividades descritas anteriormente el Grupo Tics tiene previsto dentro del plan de compras 2020, contratar la compra de equipos para la actualización de la plataforma tecnológica y por eso se hace necesario la contratación de la compra de los mismos.

2 LA DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR IDENTIFICADO CON EL CUARTO NIVEL DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS (Numeral 2 Art. 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015).

2.1 OBJETO Suministrar Equipo Multifuncional a Color Fotocopiadora Escáner e impresora para Mindeporte.

2.2 Identificación con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios Art

Código UNSPSC 43212105 Producto: Impresoras láser Código UNSPSC 43212110 Producto: Impresoras de múltiples funciones Código UNSPSC 43212104 Producto: Impresoras de inyección de tinta Código UNSPSC 44103116 Producto: Kit para impresora

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2.2.1.2.1.5.1 Decreto1082 de 2015

Código UNSPSC 44103103 Producto: Tóner para impresoras o fax Código UNSPSC 44103125 Producto: Kit de mantenimiento de impresoras

3 CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS (Numeral 3 Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015). Las siguientes son las características mínimas de los equipos a comprar:

Equipo Multifuncional Color (Fotocopiadora, Escaner e Impresora)

FOTOCOPIADORA

Velocidad de Copiado 40 a 45 ppm

Resolución de Copiado 600 x 600 dpi

Copiado Múltiple 1a 999

Zoom de 25% a 400% en incremento

de 1%

ESCANER

Velocidad del Escáner 120 ipm o superior

Resolución del Escáner 1200 dpi como mínimo

IMPRESORA

Color

Velocidad de Impresión 40 a 45 ppm

Resolución de Impresión Hasta 1200 x 2400 dpi

PAPEL

Tamaño del Papel 11" x 17"

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Gramaje de Papel de 75 hasta 300 gramos

DISCO DURO Y MEMORIA RAM

Disco Duro mínimo 320 gigas

Memoria Ram 3 o superior

GARANTIA

Garantía base Garantía Extendida

1 año 2 años, para un total de 3 años

SUMINISTROS

Nota: los suministros a entregar, deben corresponder a la multifuncional ofrecida por el proponente.

Toner negro 2 Toners Completos

Toner Amarillo 2 Toners Completos

Toner Cyan 2 Toners Completos

Toner Magenta 2 Toners Completos

KIT DE MANTENIMIENTO

Nota: el kit de mantenimiento a entregar, deben corresponder a la multifuncional ofrecida por el proponente.

Tarro de desecho(Wasye Toner Conteiner) 1 unidad

Kit Fusor – kit Alimentador 1 unidad

Kit de mantenimiento Drum CMYK 1 por Color (4 en Total)

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OTROS

Supresor de Picos 1 unidad

Compatibilidad con software administrador de impresión “Papercut MF” por lo que se hace necesario que la multifunctional se integre al sistema de control de impresión,

4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN (Numeral 4 Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082/2015).

4.1 PRESUPUESTO OFICIAL

Se realizó el estudio de mercado con empresas del sector a las cuales se les solicitó cotizar Equipo Multifuncional con las características descritas. De acuerdo a las características solicitadas nos enviaron cotizaciones con modelos de impresoras de la siguiente manera:

Fotomorix Propone Xerox Alta link C8145 Cotización en pesos

Impresora Multifuncional a Color + Alimentador de Documentos Reversible + 2 Bandejas x 500 Hojas Con 3 años de garantía Con cargue inicial de Tóner Con Instalación y capacitación puesta en sitio.

$25.500.000

Base o pedestal con ruedas Incluido viene con el modelo de la impresora

1 supresor de picos Incluido en la propuesta

1 Kit de mantenimiento incluye: Wasye Toner Conteiner Kit Fusor Kit Mantenimiento Drum CMYK

$301.600 $384.540

$4.757.740

2 Tóners adicionales de cada color Carga Completa

$7.147.920

Total $38.091.800

Total + IVA $45.329.242

Datecsa Propone Kyosera Color TA-406ci Los valores de los consumibles se encuentran en dólares y se calculan con

una TRM de $3.800

Impresora Multifuncional a Color $23.228.600

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+ Alimentador de Documentos Reversible + 2 Bandejas x 500 Hojas Con 3 años de garantía Con cargue inicial de Tóner Con Instalación y capacitación puesta en sitio.

$1.822.500

Base o pedestal con ruedas $1,623,750

1 supresor de picos $560.000

1 Kit de mantenimiento incluye: Wasye Toner Conteiner Kit Alimentador Kit Mantenimiento Drum CMYK

$92.000 $375.000

$3.608.000

2 Tóners adicionales de cada color Carga Completa

$3.171.500

Total $34.481.350

Total + IVA $41.032.806,5

Promedio Costos Realizando el promedio de las 2 ofertas que cumplen con las características requeridas tenemos un valor de $43.181.024,25 Para este proceso el presupuesto oficial es la suma de CUARENTA Y TRES MILLONES CIENTO OCHENTA Y UN MIL VEINTICINCO PESOS MONEDA CORRIENTE ($43.181.025,oo) M/CTE. que soportaría el valor resultado del estudio de Mercado con aproximación al peso.

5. PLAZO DE EJECUCIÓN (Numeral 5 Art. 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082/2015)

El plazo de ejecución del contrato será hasta el 30 de noviembre, a partir de la

suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo.

5.1 LUGAR DE EJECUCIÓN

Bogotá D.C.

6 EL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN (Numeral 6 Art. 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082/2015)

6.1 IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL

Para la presente contratación se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 106520 de fecha 11 de agosto de 2020, unidad ejecutora Ministerio del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, por la suma de CUARENTA Y CINCO MILLONES SESENTA Y UN MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y CINCO PESOS MONEDA CORRIENTE( $ 45.061.445,oo M/CTE), suscrito por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Presupuestal de la Entidad.

6.2 PROYECTO DE INVERSIÓN O FUNCIONAMIENTO

El objeto a contratar, se ajusta al Plan de Acción de la Entidad y al proyecto de inversión de la actual vigencia fiscal, C-4399-1604-7-0-4399062-02/A-02-01-01-004-005-02 Garantizar las tecnologías de la información y las comunicaciones para el

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Sistema Nacional del Deporte / Maquinaria de informática y sus partes, piezas y accesorios. Se da cumplimiento al proyecto de inversión denominado implementación de las tecnologías de la información y comunicación para el sistema nacional del deporte a nivel nacional identificado con código BPIN 2018011000200.

7. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

De acuerdo con la tipología contractual existente, el contrato a celebrar es de Compraventa, atendiendo lo contemplado en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

En desarrollo del objeto contractual el contratista deberá ejecutar las siguientes actividades: 1. Cumplir con el objeto del contrato, dentro de los parámetros establecidos en el

estudio previo y en la oferta presentada por el contratista, documentos que forman parte integral del contrato.

2. Cumplir con cada una de las especificaciones técnicas mínimas relacionadas en el contrato y en el estudio previo.

3. Cumplir a cabalidad con las condiciones, técnicas, económicas, administrativas y comerciales incluidas en su propuesta.

4. Entregar los bienes dentro del plazo, término y sitio previsto. 5. Entregar la información que solicite el supervisor del contrato y acatar sus

instrucciones. 6. Mantener de forma confidencial la información de la Entidad en relación con las

actividades a realizar durante la ejecución del contrato. 7. Programar y realizar junto con el supervisor del contrato y/o el personal de la

Entidad designado, las reuniones a que haya lugar. 8. Disponer del equipo de trabajo requerido para la ejecución y cumplimiento del

objeto del contrato. 9. Informar oportunamente al supervisor del contrato, sobre cualquier hecho que

altere el normal desarrollo del contrato. 10. Tramitar y entregar las garantías que se requieran con los fabricantes; una vez

recibido el hardware y verificado en sitio, entrarán a correr los tiempos de las garantías.

11. Disponer de personal idóneo certificado para realizar la instalación, configuración y puesta en marcha de los equipos que se requieran.

12. Adelantar todas las actividades tendientes a ejecutar totalmente el objeto contractual y disponer de todos los elementos técnicos para su cumplimiento.

13. Presentar los documentos e informes requeridos para efectos de tramitar el pago respectivo.

14. Dar cumplimiento a los requisitos contemplados en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1° de la Ley 828 de 2003 relativo a las constancias o certificaciones de aportes a la seguridad social y aportes parafiscales.

15. Entregar los elementos descritos en las condiciones técnicas exigidas, en las cantidades estipuladas y con las características descritas en las fichas técnicas.

16. Garantizar que todos los componentes que entregan tienen que ser originales y de la misma marca del equipo que se adquiere.

17. Entregar al almacén de la Entidad todos los elementos objeto de compra; también se debe entregar los documentos legales correspondientes y los documentos de garantía por tres (3) años de los productos.

18. Entregar el equipo Multifuncional con el complemento instalado (embebido) para ser incluidas en el sistema de gestión de impresión de la Entidad, Papercut MF.

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19. Instalar y configurar la maquinas adquirida en el lugar donde indique el supervisor del contrato.

20. Presentar certificaciones de distribuidor autorizado de la marca a ofrecer y dirigida a la Entidad, que tengan una vigencia no menor a tres (3) meses contados a partir de la fecha de publicación de la invitación del proceso de selección.

21. Entregar factura(s) o remisión(es) de los productos adquiridos, con los valores unitarios, incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar.

8.1 OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

1. Pagar el valor total del contrato en los términos, condiciones y oportunidad descritos en el mismo.

2. Designar a quien ejercerá la supervisión y el control de ejecución del contrato, quien estará en permanente contacto con el contratista, para la coordinación de cualquier asunto que así se requiera.

3. Suscribir, a través del supervisor del control de ejecución del contrato, los documentos y actas que sean necesarias durante el desarrollo del contrato.

4. Informar de manera inmediata, acerca de cualquier circunstancia que amenace vulnerar los derechos del(a) Contratista, al igual que cualquier perturbación que afecte el desarrollo normal del contrato.

5. Guardar la confidencialidad y velar por la protección de los productos y servicios propuestos por el (la) Contratista cuando a ello hubiere lugar.

9. SUPERVISIÓN La supervisión del contrato estará a cargo del Profesional Especializado 2028-11 Martha Liliana Venegas Delgado del GIT TICS, o de quien designe el (la) ordenador(a) del gasto. El (la) supervisor(a) deberá observar, en el ejercicio de sus funciones, lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 4° y numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 y las demás normas concordantes, así como la normatividad interna por la cual se regula la actividad de supervisión de contratos y convenios celebrados por el Ministerio del Deporte. En todo caso, no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el presente contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por las partes, debidamente facultadas, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato principal.

10 LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN SU ELECCIÓN.

10.1

LA MODALIDAD DE SELECCIÓN CONTRATISTA

Teniendo en cuenta que la cuantía no excede el 10% de la menor cuantía de la Entidad, tal y como lo establece en resolución interna respecto de las cuantías para la celebración de los procesos de contratación, el procedimiento de selección aplicable a la presente contratación es el previsto en la Subsección 5 Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, Mínima Cuantía. La verificación de los requisitos mínimos habilitantes se basará en la documentación, información y anexos correspondientes, por lo cual, es requisito indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis.

11. VALOR DEL CONTRATO

El precio final de compra de los equipos es el ofrecido por el proveedor en la oferta económica vinculante, incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar, el cual deberá estar expresado en pesos colombianos, remunerando integralmente todas las condiciones solicitas e incluyendo todos los requisitos para entregar los bienes.

12. FORMA DE PAGO Un único pago que corresponde al cien por ciento (100%) del valor del contrato, que se pagará una vez se haya cumplido con la entrega de todos los elementos y condiciones técnicas exigidas.

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Nota 1: Los pagos se realizarán cuando el (la) Contratista radique, en la Entidad, los siguientes documentos:

1. Factura original. 2. Certificación de encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales

relacionados con el sistema de seguridad social, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, dando cumplimiento a lo establecido a la normatividad vigente, al momento de cumplir la obligación.

3. Garantías de los repuestos nuevos, originales y los documentos de importación cuando a ello hubiere lugar.

4. Certificación Bancaria (solo para el primer pago). Junto con los siguientes documentos aportados por el supervisor del contrato:

1. Ingreso de los bienes al almacén. 2. Certificación expedida por el supervisor del contrato, autorizando el pago

y cumplimiento de las obligaciones del objeto del contrato. Nota 2: Todos los documentos para pago deberán ser avalados por el supervisor designado por la Entidad. Nota 3: En todo caso, los pagos estarán sujetos a los desembolsos de la Dirección del Tesoro Nacional y a la correspondiente programación del PAC.

13 LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

13.1 REQUISITOS HABILITANTES. SE DEBERÁN IDENTIFICAR Y JUSTIFICAR LOS REQUISITOS HABILITANTES EXIGIDOS A LOS PROPONENTES EN LA INVITACIÓN PUBLICA. (Artículos 2.2.1.2.1.5.2 y s.s. del Decreto 1082 de 2015) REQUISITOS HABILITANTES

A) CAPACIDAD JURÍDICA El proponente deberá aportar y acreditar los requisitos y documentación jurídica que contemple el Grupo de Contratación de la Entidad en la Invitación del proceso de selección de mínima cuantía.

B) CAPACIDAD TÉCNICA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán acreditar la ejecución de hasta tres (3) contratos celebrados con entidades públicas o privadas relacionados con el objeto del proceso contractual, durante los últimos tres (3) años. Para acreditar dicha experiencia deberá presentar al menos uno (1) de los siguientes documentos:

1. Fotocopia del acta o documento de liquidación del contrato. 2. Certificación expedida por la entidad contratante.

Las constancias a través de las cuales se certifique los contratos, deben contener como mínimo la siguiente información:

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Las certificaciones deberán contener como mínimo:

a) Nombre o razón social del contratante; b) Nombre o razón social y NIT del contratista; c) Fecha de iniciación y terminación del contrato; d) Objeto del contrato; e) Valor del contrato expresado en pesos colombianos; f) Si la certificación incluye varios contratos se debe indicar en forma precisa si son contratos

adicionales al principal o son contratos nuevos indicando en cada uno de ellos su valor individualmente;

g) Nombre, cargo y teléfono de quien expide la certificación; h) En caso de que la certificación sea expedida a un Consorcio o Unión temporal, en la misma

debe indicarse el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes. El valor de cada certificación presentada se proyectará a valor presente, considerando su valor inicial en salarios mínimos legales mensuales vigentes, multiplicado por el valor del SMLMV del presente año. En el caso de certificaciones correspondientes a uniones temporales, el consorcio o unión temporal debe acreditar el cumplimiento de hasta tres (3) certificaciones o contratos con el lleno de los requisitos establecidos en este literal. Igualmente, cuando el contrato que se somete a calificación corresponda a un consorcio o unión temporal, el oferente deberá acreditar el cumplimiento de todos los requisitos señalados en el presente literal. La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada.

CERTIFICACIONES Y DOCUMENTOS. Como parte del proceso el proponente deberá anexar la siguiente documentación:

- Certificación expedida por la casa matriz o fabricante del equipo a suministrar, en la que se indique que está autorizado para la prestación del servicio objeto del proceso. En caso que el proponente no sea distribuidor autorizado, se podrá presentar la cadena de distribución en la que el fabricante o casa matriz autoriza al distribuidor y éste al proponente final.

- El oferente debe anexar ficha técnica del equipo ofrecido con el fin de verificar que cumple

con las especificaciones técnicas establecidas

ACREDITACIÓN DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS Diligenciar el Anexo respectivo de Condiciones Técnicas Exigidas indicando si cumple o no con cada condición exigida y entregar la ficha técnica de las impresoras, así como el Certificado de distribuidor autorizado de la marca de los productos a adquirir en virtud de este proceso de selección.

El proponente deberá presentar una certificación bajo la gravedad de juramento en que se compromete a otorga una garantía técnica de 3 años sobre el equipo.

C) FINANCIERA N/A

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6 GARANTÍAS

Tipo de Garantía

Amparos Porcentaje Vigencia Justificación Criterio para exigir el amparo

Co

ntr

ato

de

Seg

uro

Cumplimiento del contrato

10% del valor total del contrato

Ejecución del contrato y seis (6) meses más

Cubrir a la Entidad por los posibles perjuicios directos derivados del incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones del Contrato, según lo dispone el artículo 2.2.1.2.3.1.7 numeral 3 del Decreto 1082 de 2015

A excepción de las situaciones dispuestas en las notas previstas al final de este cuadro, se recomienda solicitar este amparo se hagan pagos escalonados o no se realicen con posterioridad al recibo a satisfacción del bien o servicio

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

10% del valor total del contrato

Ejecución del contrato y dos (2) años más

Cubrir a la entidad frente a los perjuicios imputables al contratista, derivados de la deficiente calidad y correcto funcionamiento de los bienes suministrados por el contratista de acuerdo con las especificaciones técnicas de los productos, según lo dispone el artículo 2.2.1.2.3.1.7 numeral 7 del Decreto 1082 de 2015

Cuando se evidencien riesgos que deben ser amparados por esta garantía

Nota: La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies. (Artículo 2.2.1.2.1.5.4 del Decreto 1082 de 2015)

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10.- Firmas autorizadas:

___________________________________ Jefe de la Dependencia solicitante. Nombre: LEONARDO MEJIA LOBO Cargo: Coordinador GIT TIC´s

Proyectó: Martha Liliana Venegas Delgado Fecha: Agosto 2020

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ANEXOS AL ESTUDIO PREVIO

El artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo. El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación. La importancia de realizar este análisis ha sido recalcada en las recomendaciones que la Organización de Cooperación y de Desarrollo Económicos (OCDE) le ha formulado al Gobierno Nacional, las cuales constituyen buenas prácticas en materia de promoción de la competencia en la contratación pública. En cumplimiento de la disposición antes citada, el Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, en calidad de estructuradora del proceso de selección objeto del presente estudio, se permite dejar constancia del Análisis del Sector: El sector de las TIC en Colombia está compuesto por PYMES. En términos de tecnología y profesionalismo, estas compañías están operando a buen nivel. Estas compañías por lo general no tienen vocación exportadora y les hace falta la experiencia necesaria. La mayoría de estas empresas son familiares y la estructura financiera está orientada hacia los negocios locales y no hacia el riesgo, como el que representa exportar. Las tecnologías que se implementan están a la par con las tecnologías de punta. La educación impartida por las universidades es de alto estándar, sin embargo, hay una clara deficiencia en el campo de formación profesional. Esta situación ya representa un gran reto para Colombia en cuanto a contratar empleados que estén bien capacitados a todo nivel y en todas las áreas del conocimiento. En caso que las exportaciones generen una gran demanda de empleados calificados, el sistema actual no estaría en capacidad de atenderla. El comportamiento de los clientes en los países miembros de EFTA es igual al que se tiene en el resto de Europa en cuanto a las reglas y cultura de hacer negocios. Sólo hay algunas diferencias mínimas entre los clientes de los países EFTA y los europeos; una característica importante que los diferencia es el idioma. En cada país se tiene uno o más idiomas oficiales. En el campo de los negocios, el inglés es el idioma que más se usa. Con excepción de los grandes clientes multinacionales, la mayoría de los compradores exige que se les presenten las ofertas en su propio idioma; lo mismo se da cuando se trata de compras del sector público. Aquellos que toman las decisiones con respecto a la compra de TIC se ven abocados al reto de identificar un proveedor de buena calidad que tenga la mejor relación entre el costo y el desempeño. Dentro de un mercado caracterizado por competir a muerte, existen una gran cantidad de proveedores altamente calificados entre los cuales se puede elegir. La diferenciación que se define únicamente en términos del precio no permite que se establezcan relaciones de negocios sostenibles. Los clientes están dispuestos a cambiar de proveedores si los precios cambian –con frecuencia es cuando entran al mercado proveedores de otras latitudes- esto obliga a las compañías que quieren fortalecer su posición en el mercado europeo a no defenderse con base en el precio, sino ofrecer otras Propuestas Únicas de Venta para asegurar que la relación con el cliente sea duradera. Una posible ventaja de Colombia es su ubicación geográfica. La ubicación geográfica les permite a las compañías colombianas de TIC convertirse en interfaces entre el mercado europeo y América Latina. Colombia podría actuar intermediaria: Podría convertirse en la “puerta de entrada” a América Latina e incluso al sur de los Estados Unidos. La distancia no es muy grande, el cambio de hora no es importante y el español también se habla bastante en la zona sur de los Estados Unidos. Si se compara la oferta colombiana con el mercado de los países miembros de EFTA, se ve que la colaboración es posible. La interpretación del Tratado de Libre Comercio en el campo de las TIC no tiene demasiadas implicaciones de importancia. Los requisitos de protección de la información y la certificación de soluciones se adaptan continuamente.

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Sin embargo, también se evidencian algunos aspectos que pueden hacer que las exportaciones colombianas sean más difíciles, aquello que llamamos brechas (retos estructurales como deficiencia en las habilidades y falta de conocimiento) y cuellos de botella (se sabe que ya se comenzaron a tomar medidas para evitar posibles cuellos de botella). En el campo de las brechas operacionales - brechas orientadas hacia las empresas - las compañías colombianas tienen que adquirir conocimientos en varios campos: adaptar el producto y el servicio (según las necesidades del mercado objetivo); know-how intercultural (comportamiento de negocios, dominio del idioma); finanzas (estructura financiera, política salarial, inversiones); conocimiento del mercado; requisitos legales (política legislativa, impuestos, tratados comerciales, visa). Además, los siguientes cuellos de botella se deben tener en cuenta: dominio del idioma, falta de un patrón financiero, falta de experiencia en exportación y la imagen distorsionada de Colombia que se tiene en los mercados objetivo. Las medidas para corregir estos cuellos de botella deben ser iniciativa de las empresas activas, las Cámaras de Comercio y Proexport en conjunto con el sector de TIC. Algunas otras medidas serían la conformación de redes empresariales y consorcios con vocación exportadora, la motivación a las empresas para que definan e implementan una estrategia exportadora y el continuo apoyo a los exportadores. Fuente: Extractado del documento: “Generación de Capacidad Comercial EFTA: Inteligencia de Mercado para Colombia – Sector de Software y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”

ANEXO N° 1 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES

En el año 2010 la Comisión de Regulación de Comunicaciones – CRC, realizó una revisión del estado y evolución del sector TIC hasta ese momento en el documento Análisis del sector TIC en Colombia: Evolución y Desafíos (2010). En este resalta como el sector TIC recibe sus mayores ingresos de segmentos tradicionales como son telefonía fija y móvil, donde se evidenciaba el dominio por los dos proveedores de telecomunicaciones más grandes en el país. De igual forma, se mostraban grandes retos al iniciar el Plan Vive Digital 2010 – 2014 como: conectar el país facilitando el acceso a internet y banda ancha a estratos bajos, por lo que se identificó la necesidad de avanzar en el componente de infraestructura del Ecosistema Digital que permitiera la evolución estos servicios. En el año 2010, se comenzaba a observar el crecimiento potencial de servicios de valor agregado, nombre con el que se identificaban en ese momento a los servicios de datos e internet. La cadena de valor del sector TIC se destacaba principalmente por la infraestructura que provee el acceso a los servicios de telecomunicaciones, el auge de contenidos y uso de aplicativos de software específicos donde la industria TI, tenía una proporción pequeña del mercado. Luego de cinco años, se observa un sector evolucionado, donde las metas de política del cuatrienio 2010- 2014 se han cumplido, y donde aparecen términos como el de Economía Digital e Internet de las Cosas para ofrecer nuevos retos en el mercado. La evidente transformación del sector TIC, hace que hoy su crecimiento no se refleje en la manera como se mide actualmente dentro del Producto Interno Bruto de Colombia. (Capítulo 2 de este documento). Por tal razón es importante complementar a la cadena de valor del sector TIC, el componente de la industria de las plataformas digitales que emerge de la economía digital. (Gráfica). Raúl Katz en su publicación El ecosistema y la economía digital en América Latina, define la economía digital como “el nuevo contexto industrial, de impacto económico y social que es resultado de la adopción masiva de la TIC”. (Katz, 2015, p.5) En consecuencia, hoy la cadena de valor del sector TIC en Colombia se compone de cinco grandes dimensiones, (1) la infraestructura que soporta la utilización de los servicios y productos, (2) la fabricación y/o venta de los bienes TIC, (3) la producción de los servicios de telecomunicaciones, donde el servicio de Internet comienza a ser el punto de surgimiento de una nueva industria, (4) la industria de las plataformas digitales. Toda la cadena de valor (Gráfica) tiene como componente transversal el conjunto de actividades de (5) investigación, desarrollo e innovación necesarias para la continua evolución del sector.

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Gráfica Cadena de Valor del Sector TIC

Fuente: Autor, Guide to Measuring the Information Society (2011). OECD; Clasificación Central de Productos – CPC Vers. 2 A.C . DANE; CRC (2010). Análisis del sector TIC en Colombia: Evolución y Desafíos; RAÚL KATZ (2015). El ecosistema y la economía digital en América Latina. Fuente: Panorama TIC, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC.

Con el fin de reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio. Un manejo adecuado del Riesgo permite a las Entidades Estatales: (i) proporcionar un mayor nivel de certeza y conocimiento para la toma de decisiones relacionadas con el Proceso de Contratación; (ii) mejorar la planeación de contingencias del Proceso de Contratación; (iii) incrementar el grado de confianza entre las partes del Proceso de Contratación; y (iv) reducir la posibilidad de litigios; entre otros. Aspectos generales. Económico, Técnico, Regulatorio, otros contextos como ambiental, social, político u otro si es conveniente y relevante para conocer el sector. El objeto del presente contrato se encuentra en el Macrosector: Todos los sectores, Sector: Actividades de Informática, Actividad: Otras Actividades de Informática, en donde acorde con el clasificador de bienes y servicios de Colombia Compra http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion los productos incluidos y relacionados con el objeto de proceso de contratación son los siguientes:

Código UNSPSC 43212105 Producto: Impresoras láser

Código UNSPSC 43212110 Producto: Impresoras de múltiples funciones

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Código UNSPSC 43212104 Producto: Impresoras de inyección de tinta

Código UNSPSC 44103116 Producto: Kit para impresora

Código UNSPSC 44103103 Producto: Tóner para impresoras o fax

Código UNSPSC 44103125 Producto: Kit de mantenimiento de impresoras Respecto de los gremios y asociaciones que participan en este sector, verificando la información del portal de la Asociación Nacional de Industrias de Colombia – ANDI, se encontró que el sector de las comunicaciones no se encuentra agremiado en esta asociación, como están otros sectores como el textilero, el cafetero. Sin embargo, podrían estar en la Cámara de BPO/ITO/KPO, la cual se creó con el propósito de desarrollar con los empresarios los sectores económicos de Business Process Outsourcing (BPO), Information Technology Outsourcing (ITO) y Knowledge Process Out sourcing (KPO). Las tecnologías de la información (TI) son de suma importancia para cualquier compañía, sea para divulgar su portafolio, administrar sus datos o para conectar su organización a nivel nacional o internacional. Es en este contexto, en que las empresas de servicios informáticos las principales usuarias de las TI para brindar soluciones operativas a empresas de los sectores de las manufacturas, transporte, comercio, servicios financieros y servicios comunales. Es tanta la importancia de los servicios de informática, que su crecimiento en los últimos años está en niveles positivos y el comportamiento de sus ingresos es favorable. Los retos de este sector, son dominar nuevas tecnologías y adaptarlas al entorno empresarial y desarrollar alternativas que para las empresas del exterior sea atractivo. Para esto, se debe trabajar en el incipiente bilingüismo del personal, mejorar el acceso al crédito e incorporar el desarrollo de software como los equipos para su aplicación. Específicamente para los servicios de informática, la evolución de sus ingresos sobresale del total del sector de servicios, como enseña la muestra trimestral de servicios del DANE. En lo corrido de 2012 sostuvo expansiones de sus ingresos por encima del 5% en promedio, el sector no fue inmune a la desaceleración general de la economía colombiana. Ahora, según el estudio “tercerización de servicios informáticos (ti/bpo&o) en Colombia”4 el sector está en función de “de la adaptabilidad a las necesidades de los clientes, la flexibilidad laboral, los menores costos de la conectividad y, la estabilidad sociopolítica. Dentro de las variables económicas que afectan el sector podemos encontrar la inflación, el incremento del salario mínimo y la tasa representativa del mercado del dólar frente al peso colombiano. Estudio de la oferta. ¿Quién vende?, ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios?

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ANEXO N° 2 ANÁLISIS DE RIESGO Monitorear los Riesgos

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RIESGOS ANALIZADOS: 1. OPERACIONAL – INCUMPLIMIENTO 2. OPERACIONAL – DECLARATORIA DE DECIERTO 3. OPERACIONAL – CALIDAD DEL SERVICIO 4. OPERACIONAL – CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES

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ANEXO N° 3 LICENCIA PAPERTCUT MF Información de Licenciamiento de PapertCut MF

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ANEXO N° 4 COTIZACIONES Y FICHAS TECNICAS Se solicito 2 cotizaciones de máquinas multifuncionales que cumplían con las características requeridas, revisando las fichas técnicas de los modelos cotizados y la documentación respectiva como se ve en los anexos, Las maquinas propuestas cumplen con las características requeridas asi:

FOTOMORIX.

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DATECSA.

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Documents

PROCESO Versión