8/2/2019 Procesos 8 Comunicacion empresarial

1/3

TEMA 2: LA COMUNICACIN.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA.

Es importante que la informacin fluya por los diferentes niveles jerrquicos de la empresa. Puede tratarse de

comunicaciones INTERNAS (se dan entre los miembros de la organizacin) o bien comunicaciones

EXTERNAS (se dan con otras empresas, si estas comunicaciones la empresa no podra vivir)

TIPOS DE COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS.

Segn el medio que se emplea.

VERBALES: mediante la emisin de palabras. Permite la interaccin directa entre emisor y receptor.

Y esto se traduce en ahorro de tiempo. Evita mal entendidos y permite aclaraciones inmediatas.

Pueden ser:

Individuales: entre dos personas (bidireccional y con feedback)

Colectivas: a un grupo de personas. Son inmediatas y multidireccionales. (se da en

forma de reunin que permite el intercambio de ideas y opiniones)

ESCRITAS: plasmadas directamente en un soporte de papel o un soporte magntico (correo

electrnico) Se dividen en:

Internas: comunicaciones que quedan reflejadas en documentos tales como una nota

interior enviada por correo o email.

Externas: carta comercial, solicitud de pedido....

NO VERBALES: manifestaciones corporales.. (unidad3)

Segn la direccin.

VERTICALES: estas se subdividen en :

Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a un subordinado.

Consiste en dar informacin sobre objetivos y tareas dentro de la empresa. Pueden se

escritas, orales u orales, pero de este ultimo modo la informacin puede desvirtuarse

inconscientemente. El escrito es ms preciso.

Ascendentes: su finalidad es la de informar a niveles superiores de los logros

alcanzados, estado del trabajo en ejecucin, propuestas...

HORIZONTALES: se establecen entre dos departamentos del mismo nivel jerrquico. Se dividen en:

Formales: informacin entre diferentes departamentos como medio de coordinacin

entre ellos. Pueden ser orales en reuniones, o al telfono y escritas en forma de notas

internas.

Informales: las que se establecen fuera del mbito empresarial.

FACTORES ESENCIALES EN LAS COMUNICACINES Y SU INCIDENCIA EN LA EMPRESA.

El primer paso para desarrollar un sistema de comunicaciones optimo va a ser determinar lasexigencias de cada empresa. Determinadas por le estructura de la empresa (si la empresa se encuentrageogrficamente dispersa...). entre los factores sobresalen los siguientes:

LOS PLAZOS: hay que establecer periodos de tiempo en los que obtener cada informacin. Es

1

8/2/2019 Procesos 8 Comunicacion empresarial

2/3

valiosa en cuanto a que sirve para tomar una decisin, por ello es necesaria la agilidad.EL COSTE: siempre hay gasto (tiempo empleado en elaborar un documento, llamadatelefnica, material que se consume...) hay que valorar costeeficacia.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN: es un deber de cualquier empleadomantener en secreto sobre toda informacin relacionada con la empresa o sus trabajadores. NOse duplicar informacin confidencial ni se mantendr fuera del archivo mas de lo preciso.

RELACION ENTRE ORGANIZACIN Y COMUNICACIN DE LA EMPRESA.

Una empresa centralizada es aquella en la que la labor de direccin y produccin recae sobre la mismapersona, es la organizacin tpica de las empresas tradicionales.

En una empresa descentralizada. La descentralizacin se dar en mayor o menos medida y se producecuando las actividades se han delegado a los subordinados. Ellos agrava el problema de comunicacionesen la empresa, debido a que:

Hay una rgida divisin de responsabilidades.La comunicacin entre diferentes secciones se ve dificultado siempre que haya unacircunstancia anmala.

La descentralizacin no es buena ni mala por si sola. Tiene ventajas e inconvenientes:

Reglas y procedimientos: formas homogneas para afrontar situaciones rutinarias y repetitivas.Polticas y planes de uso: lneas generales de actuacin comunes.Jerarqua: cuando hay alguna discrepancia entre dos o mas personas se acude al superior.Reuniones oficiales: de carcter peridico para coordinar las respectivas operaciones.Reuniones no oficiales: no son de carcter peridico, surgen para encontrar soluciones aproblemas repentinos.

Para que una empresa tenga xito necesita mecanismos de coordinacin, sistemas de informacin yacciones de comunicacin coherentes.

LA FUNCIN DE LA DIRECCIN: INFORMACIN Y COMUNICACIN.

Segn H Mintzberg (1983) los directivos desempean diez roles bsicamente, y los clasifica en 3grupos:

PRIMER GRUPO: roles de autoridad y de su escala de mando:Rol de representante (cabeza visible de la empresa, representa)Rol de lder (estimula al personal)Rol de enlace (empresa exterior)

SEGUNDO GRUPO: roles informativos, es receptor y emisor de informacin:Rol de receptor de informacin.Rol e difusor de informacin.Rol de portavoz (de la informacin de la empresa al entorno)

TERCER GRUPO: roles de tomas de decisiones, logro de objetivos, estrategiasRol de empresario: organiza segn su propia voluntad, soluciona problemas.Rol de gestor de anomalas: situaciones que deben ser solucionadas.Rol de asignador de recursos: programa, tiempo y autorizacin de actuacin.Rol de negociador.

2

8/2/2019 Procesos 8 Comunicacion empresarial

3/3

CONFLICTO Y NEGOCIACIN EN LA COMUNICACIN.

Conflicto: situacin de enfrentamiento entre dos partes, originada porque una de las partes cree quela otra le perjudica. No todo conflicto es malo o negativo para la empresa. De lo contrario podaoriginarse un conflicto de conformismo que desmotive.

El nivel ideal seria el que impide el estancamiento, estimula la creatividad y promueve cambios.

Negociacin: es la situacin donde dos partes con divergencias llegan a un acuerdo que es masbeneficioso que romper la relacin. Por medio de la comunicacin se intenta llegar al acuerdo, con unlenguaje claro y preciso, sin ambigedades. El medio para la negociacin es el lenguaje oral.

FASES DE LA NEGOCIACIN:

Preparacin de la negociacin: llevar el proceso bien preparado y previsto, sin dejar nada alazar

Divisin de tareas.Elaboracin de la zona de negociacin (ceder algo a cambio de algo)Establecimiento de objetivos.

Previsin del desarrollo de la negociacin.Gestin de la negociacin: los negociadores se encuentran cara a cara para negociar. Se puedenutilizar diferentes tcnicas para aproximar intereses sin atacar ni aadir tensin al conflicto.

Cierre de la negociacin: cuando se redacte o se firme el acuerdo.

LAS NUEVAS TECNOLOGAS Y LA COMUNICACIN.

Las nuevas tecnologa de la informacin afectan a la empresa en 3 niveles:

primer nivel: elaboracin y manipulacin mediante equipos informticos (procesadores detextos)

segundo nivel: posibilitan la interrelacin entre los diferentes grupos de trabajo. Nuevasposibilidades de comunicacin y transmisin de informacin.

Tercer nivel: influyen en la organizacin y en la toma de decisiones y desarrollo empresarial.

Pero no todo son ventajas, porque las comunicaciones directas pueden verse sustituidas por lascomunicaciones automatizadas. Surge adems el trabajo a distancia.

3