Sistema de gestin hospitalario: Mdulo de Epidemiologa.

PROCESOS BSICOS EPIDEMIOLGICOS PARA UN SISTEMA DE GESTIN HOSPITALARIO.BASIC EPIDEMIOLOGICAL PROCESSES FOR THE HOSPITAL MANAGEMENT SYSTEMIng. Keila Garca Nogueira.Facultad 7. Universidad de las ciencias informticas. Ciudad de la Habana. Cuba. kgarcia@uci.cu

RESUMEN En el presente trabajo se describen los procesos del mdulo Epidemiologa del sistema de gestin hospitalario. Como gua para la obtencin de las funcionalidades del mdulo del sistema de gestin propuesto, se utiliza el Proceso Unificado Racional. El modelo de negocio se desarrolla utilizando la notacin para el modelado de procesos de negocio (BPMN Business Process Modeling Notation), representndose a travs de la herramienta de modelado Visual Paradigm. Se describieron los procesos a partir de los cuales se obtuvo, las principales funcionalidades y los artefactos correspondientes al modelado de negocio.Palabras claves: Sistema de gestin hospitalaria, epidemiologa. ABSTRACT In this research paper, some functionalities of a epidemiologic module for the Management Information System for Cuban hospitals are described. As a guide for the acquisition of the proposed management information system functionalities, it was necessary to use the so called Unified Rational Process. The business model is developed by means of using a notation for the modeling of the business process (BPMN Business Process Modeling Notation), being represented through the modeling tool Visual Paradigm. In fact, the different functionalities as well as the corresponding mechanisms dealing with the business modeling were obtained. Key words: Hospital management system, epidemiology.

INTRODUCCIN Los sistemas han existido desde hace mucho tiempo, aunque no tuvieron siempre un alto grado de automatizacin, ni se estudiaban. Los datos que se generan da a da, se hallan dispersos, se procesan, analizan e interpretan para convertirse en informacin. A raz del surgimiento de las computadoras, comenzaron a crearse sistemas sencillos de informacin, tanto con fines administrativos como financieros.En la dcada de los 70's en el campo de la medicina, se perfilaron los primeros sistemas de informacin mdica que posteriormente, dieron lugar a los Sistemas de Informacin Hospitalaria (SIH), tan indispensables en la actualidad. Su impacto en las instituciones de salud es fuerte, ya que buscan elevar la calidad de la atencin del paciente, de los servicios brindados y aplicar la informacin obtenida a las reas de la investigacin, la clnica, la docencia, la administracin, as como disminuir costos y elevar la productividad.Un Sistema de Informacin Hospitalario (HIS), tambin llamado Sistema de Informacin Clnica (CIS) es un sistema de informacin integrado, diseado para manejar los aspectos administrativos, financieros y clnicos de un hospital. Esto abarca el proceso de informacin basado en papel as como tambin los datos procesados en mquinas.Los sistemas de gestin hospitalaria constituyen un sistema jerrquico formado por otros subsistemas, dentro de los cuales se identifican los sistemas de informacin epidemiolgica, sistemas de informacin econmica financiera y administrativa, sistemas de informacin socio-demogrfica y social, y sistemas de informacin de carcter clnico.En sentido general estos sistemas brindan, datos a disposicin de usuarios autorizados en el lugar y en el momento en que estos son requeridos, en un formato adecuado a sus necesidades especficas. La informacin es completamente confidencial y aunque existe la accesibilidad a los datos, esta no deja atrs la proteccin de los mismos.La utilizacin de sistemas informticos en nuestros hospitales consiste en articular el vasto continente de diferencias y particularidades de los datos que se manejan. De esta forma se optimizan los esfuerzos del personal de salud, brindando informacin calificada para tomar decisiones y disminuyendo trmites y tiempo para el paciente.A nivel mundial, un gran nmero de empresas estn especializadas en el desarrollo e implantacin de software para el sector de salud. Algunas de ellas desarrollan aplicaciones para hospitales o departamentos especficos de este.Dentro de los sistemas hospitalarios que incluyen herramientas epidemiolgicas se encuentra Epidat. Este es un programa de libre distribucin desarrollado por instituciones pblicas y dirigido a epidemilogos y otros profesionales de la salud para el manejo de datos tabulados.El proyecto se inici en 1991 en la Direccin General de Salud Pblica de la Junta de Galicia como respuesta a la necesidad de tener una calculadora para consultas estadsticas y epidemiolgicas bsicas, debido a la escasez y poca accesibilidad de programas de este tipo. Epidat 3.0 opera en ambiente Windows (98 SE o superior) y contina orientndose, predominantemente, al procesamiento de datos tabulados. Brinda un ambiente habitual de Microsoft Office, incorporando al entorno de trabajo las barras de men y herramientas. Permite importar los datos de forma automtica a partir de archivos con tablas en formato dbf, Access o Excel.[endnoteRef:1] [1: Epidat. Disponible en: http://www.paho.org/spanish/sha/epidat.htm ]

Epi Info es un programa de dominio pblico diseado por el Centro para el Control de Enfermedades de Atlanta (CDC) de especial utilidad para la Salud Pblica. Tiene un sistema fcil para construir bases de datos, analizarlos con las estadsticas de uso bsico en epidemiologa y representarlos con grficos y mapas. La primera versin para MSDOS se realiz en 1982 y la ltima, la versin 6, en 1996, y estn traducidos al espaol.EpiData es un programa para introducir datos en Windows datos con formato CHK/REC/QES como EpiInfo v6 y est parcialmente traducido al espaol.[endnoteRef:2] [2: EpiInfo y Epidat. Disponible en: http://www.cica.es/epiinfo/index.htm ]

SIGEpi es un Sistema de Informacin Geogrfica (SIG) diseado para aplicaciones en Epidemiologa y Salud Pblica. Ofrece una compilacin de tcnicas, procedimientos y mtodos para el anlisis de datos epidemiolgicos. Los mismos se presentan de manera simplificada, en un ambiente amigable y en mltiples idiomas.SIGEpi es un producto desarrollado por el rea de Anlisis de Salud y Sistemas de Informacin (AIS) de la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS) como parte del Proyecto de Cooperacin Tcnica "Aplicacin de los Sistemas de Informacin Geogrfica en Epidemiologa y Salud Pblica".Ha sido desarrollado para computadoras personales basadas el sistema operativo Microsoft Windows. Por lo exige para su funcionamiento Win 9x/NT/Me/2000/XP y 128 Mb de RAM.[endnoteRef:3] [3: SigEpi. Disponible en: http://ais.paho.org/sigepi/index.asp?xml=sigepi/index.htm ]

La posibilidad de usar en nuestro pas alguno de los sistemas referenciados anteriormente es muy escasa, casi nula, debido a que estos sistemas no presentan las caractersticas funcionales que exige el Sistema Nacional de Salud cubano. Adems casi todos han sido desarrollados con software propietarios, incrementando sus costos.En muchos casos los sistemas de gestin hospitalaria no manejan el rea epidemiolgica, o les interesan otros aspectos que no son los requeridos especficamente para la atencin hospitalaria.Todo lo anterior, indica que es necesario desarrollar un software que se adapte a las caractersticas del Sistema Nacional de Salud cubano, y que adems brinde una interfaz amigable, flexible y sobre todo que no sea muy costoso, ya que deber ser aplicado a una amplia red de instituciones que se encuentra a lo largo de todo el pas.La gestin de las organizaciones sanitarias demanda cada da mayor flexibilidad y capacidad de crecimiento y los requerimientos de los profesionales son ms exigentes, se hace imprescindible que las soluciones que se le den a los problemas existentes estn a la altura de las nuevas necesidades.PRINCIPALES PROCESOS IDENTIFICADOS EN EL REA EPIDEMIOLGICA.Durante el estudio de los procesos de negocio del rea epidemiolgica en un hospital, se identificaron un grupo de procesos los cuales se centran en el control y notificacin de las enfermedades de denuncia obligatoria. Al mismo tiempo se identifican procesos relacionados con el control de infecciones intrahospitalarias e inspecciones sanitarias.El proceso para la vigilancia epidemiolgica de la morbilidad hospitalaria, tiene como principal objetivo la creacin de Fichas de investigacin epidemiolgicas (FIE) para Enfermedades de notificacin obligatoria (ENO). Para esto, el personal de epidemiologa recorre las diferentes reas del hospital en busca de las enfermedades de notificacin obligatoria.Dentro de las reas visitadas por el personal de epidemiologa se encuentran, la emergencia donde se revisa el Libro de emergencia en busca de las ENO, la terapia intensiva o medicina crtica donde se revisa la Historia clnica del paciente hospitalizado. A su vez se revisan las rdenes de admisin que llegan al rea de admisin, pero en este caso realiza una clasificacin de las mismas a partir del diagnstico presuntivo del mdico, identificando los pacientes con ENO, enfermedades crnicas, embarazadas y recin nacidos. En el caso de identificar enfermedades crnicas se actualiza la ficha de Morbilidad registrada por enfermedades, aparatos y sistemas.Este formato para registrar la morbilidad dada por aparatos y sistemas, extrae la mayor parte de la informacin de las diferentes reas notificantes del hospital. Las consultas de triaje generan una morbilidad especfica y se desglosa por consultas de primera, sucesivas y otras. En otro orden, la emergencia desglosa la morbilidad a partir de las diferentes reas en dependencia del hospital en cuestin, tales como la Emergencia peditrica, obsttrica, de adultos y general. La notificacin de la morbilidad a travs de enfermedades registradas por aparatos y sistemas desde la hospitalizacin se desglosa en los 5 departamentos clnicos: Medicina, Ciruga, Obstetricia, Pediatra, Emergencia y Unidad de cuidados intensivos (UCI). Las consultas especializadas tambin notifican su morbilidad a travs de este formato. Luego de identificar las ENO en las diferentes reas, el personal de epidemiologa comienza a elaborar las Fichas de investigacin epidemiolgicas en los casos que las ENO tengan un modelo definido para la misma. A un grupo de enfermedades que no tienen modelo para ficha se les crea la Ficha de investigacin de casos, la cual se crea una sola vez para una ENO determinada.Existe un grupo de enfermedades de notificacin obligatoria, que se les crea la ficha una sola vez, tal es el caso del Sndrome de inmunodeficiencia adquirida, virus que se adquiere y no existe aun la cura. Sin embargo, se hace necesaria la notificacin del paciente al distrito sanitario correspondiente, a pesar de que venga diagnosticado por otra causa a la hospitalizacin.Otras enfermedades como el dengue, pueden aparecer de diferentes formas y en cada caso se hace indispensable la creacin de la ficha correspondiente y la notificacin inmediata.A medida que se identifica una enfermedad de notificacin obligatoria, se va actualizando el Registro semanal de ENO. Este es enviado semanalmente al Distrito Sanitario correspondiente.Las FIE de forma general contienen los datos bsicos del paciente y los datos referentes a la enfermedad, obtenidos a partir del interrogatorio que realiza el personal de epidemiologa directamente con el paciente, o a partir de la HC. Adems contienen los resultados de los exmenes de laboratorio, a partir de la muestra que se le tome al paciente.Cuando las FIE son creadas, se garantiza una muestra para que sea examinada en el laboratorio y luego estos resultados se registran en la FIE. En algunos casos el hospital se auxilia de un Instituto para procesar los exmenes de laboratorio, en estos casos se crean dos tipos de Fichas particulares las cuales se envan a este instituto quien luego de tener los resultados los hace llegar al Hospital y al distrito sanitario correspondiente.Es por esto que cuando una FIE lleva exmenes en institutos, se crea un formato especial para enviar a este establecimiento y la FIE se enva al Distrito sanitario correspondiente, donde se actualizan los resultados de anlisis posteriormente. Si la FIE lleva exmenes internos, o sea que se pueden realizar en el hospital, se espera por los resultados para registrarlos en la misma y luego enviarla al Distrito sanitario. En ambos casos siempre queda una copia de las FIE en la unidad de vigilancia epidemiolgica.El proceso para la vigilancia epidemiolgica de la mortalidad hospitalaria, tambin involucra la creacin de FIE, pero para fallecidos a los cuales no se pudo captar por ninguna de las reas mencionadas en el proceso de morbilidad.Adems de las FIE, se crean otras fichas particulares si los fallecidos son madres, mujeres en edad frtil o nios y nias menores que 5 aos y que pertenecen al Programa conocido como Proyecto Madre.En este caso el personal de epidemiologa revisa el Libro de defunciones ubicado en el rea de enfermera y el Libro de autopsias de Anatoma patolgica. En el caso correspondiente crea una de las tres fichas mencionadas y si es un fallecido que adems tiene una ENO, se verifica que ya tenga su FIE y en caso de no tenerla, se le crea. Cuando es identificado un fallecido perteneciente al Proyecto madre se llena el Consolidado correspondiente. Si se cre una FIE o una Ficha de investigacin de caso se actualiza el registro semanal de ENO.En el caso de que un una fallecimiento haya sido a causa de dengue se crea un Formato de autopsia verbal el cual es enviado al Distrito sanitario de igual forma que las fichas que se crean.Otro de los procesos identificados es la interconsulta, es realizado directamente por el mdico epidemilogo, al cual le solicitan una interconsulta de algn servicio de hospitalizacin o de la emergencia, el mdico se presenta en el lugar del cual ha sido llamado y valora al paciente sugiriendo un tratamiento.Dentro del hospital ocurren accidentes laborales, proceso que maneja el rea epidemiolgica y es realizado por el personal mdico y de enfermera. Cuando ocurre un accidente laboral ya sea por salpicadura, pinchazo o cortadura, al trabajador se le crea la Ficha de accidente laboral y se verifica que el mismo tenga la vacuna Antihepatitis B. De no tenerla se le orientan las dosis cada 15 das hasta llegar a tres dosis. En caso de tenerla incompleta se solicitan los anticuerpos postvacunales y se indica la vacuna. Por otra parte se identifica el proceso de infecciones intrahospitalarias, el cual es ejecutado por el personal mdico y de enfermera. Estos se encargan de realizar la vigilancia microbiolgica revisando los libros de bacteriologa en busca de los resultados de los pacientes, y a su vez conforman el Registro de vigilancia microbiolgica. Adems se realiza la vigilancia de factores de riesgo y criterios de sospecha de Infecciones Intrahospitalarias (IIH), verificando en los diferentes servicios para un factor de riesgo determinado la sospecha de una IIH.En el caso de que se determine la existencia de la IIH se crea una Ficha de IIH para cada paciente que presente la misma.Semanal y mensualmente se realiza el consolidado de IIH que contiene todos los pacientes con IIH identificados en el hospital en un rango de tiempo.Las inspecciones sanitarias constituyen otro de los procesos identificados en el rea epidemiolgica. Diariamente el inspector sanitario verifica los procedimientos que ejecuta el equipo de salud para confirmar que se realicen de la mejor forma. Por otra parte, revisa la estructura fsica y ambiente, del local donde se encuentra ubicado el servicio que est siendo inspeccionado, examinando los recursos materiales con los que cuentan los recursos humanos para ejecutar de forma correcta los procedimientos. Esta informacin se plasma en el Formato de inspeccin, para reportarlo al da siguiente en la reunin de la unidad de epidemiologa. Por otra parte, el inspector sanitario se presenta en el Departamento de Farmacia donde revisa todos los productos biolgicos controlados y como resultado de esta actividad se llena el informe Control de biolgicos de Farmacia. El personal mdico y de enfermera verifica que no haya faltante en el Control de biolgicos realizado en la farmacia. Si existe un faltante se realiza el pedido al Distrito sanitario a travs de un oficio. Si se encuentra biolgicos vencidos o prximos a vencer se solicita al rea de Farmacia la desincorporacin del biolgico. La Farmacia por su parte solicita la desincorporacin al rea de Control perceptivo quien como prueba de haber realizado la desincorporacin, enva una copia del acta de desincorporacin a Farmacia, quien notifica a epidemiologa junto a la copia la desincorporacin. Luego el personal de epidemiologa realiza un pedido al distrito sanitario, esta vez adjuntando la copia del acta de desincorporacin de biolgicos al oficio que se elabora.El personal de epidemiologa es el encargado de distribuir los modelos de los certificados de defuncin y nacimientos a las reas de Enfermera y Obstetricia respectivamente. Cuando el stock remanente de certificados en la unidad de vigilancia epidemiolgica alcance un valor aproximado al 50 %, la unidad solicita al distrito sanitario los nuevos modelos para certificados adjuntando al oficio las copias de los certificados de nacimiento.Las reas de Enfermera y Obstetricia tambin le solicitan a la unidad los certificados cuando su stock va disminuyendo.En el caso de los certificados de defuncin, puede suceder que alguno sea anulado por errores de llenado o por cualquier motivo adicional. Cuando esto sucede, el Certificado de defuncin anulado debe ser llevado a la unidad, para elaborar un oficio y enviarlo al distrito sanitario junto con el certificado de defuncin anulado, diciendo las causas de la anulacin y justificando as el nmero de defuncin para que no se encuentre en circulacin. En situaciones extraordinarias, la unidad de epidemiologa autoriza certificados de defuncin a algn mdico, que por motivos justificados desea crear el Certificado de defuncin a algn fallecido. Para esto se elabora un oficio, en el cual se plasma el nmero del Certificado autorizado y los nombres del mdico solicitante y la persona que autoriza por parte de la unidad.HERRAMIENTAS UTILIZADASPara el estudio y entendimiento de la organizacin, se utiliz la notacin para el modelado de procesos de negocio (BPMN), la cual constituye el nuevo estndar para el modelado de flujos de procesos y servicios web.La herramienta para el modelado utilizada tiene la caracterstica de permitir el modelado de negocio orientado a procesos y haciendo uso de la notacin BPMN y por consiguiente de UML. Por otra parte, soporta el ciclo de vida completo del desarrollo de software: modelado de negocio, anlisis y diseo orientados a objetos, construccin, pruebas y despliegue.El software de modelado UML ayuda a una construccin eficiente de aplicaciones de calidad, mejores y a un menor coste. Permite dibujar todos los tipos de diagramas de clases, cdigo inverso, generar cdigo desde diagramas y generar documentacin.Adems se integra con un grupo de herramientas Java, tales como Eclipse, JBuilder, NetBeans, entre otras. Haciendo uso de los estereotipos establecidos, se modela el negocio correspondiente al mdulo de epidemiologa, definiendo los principales procesos y subprocesos. Estos se describen a partir de diagramas y fichas, los cuales contienen las principales actividades que constituyen los procesos. De estas actividades, un grupo significativo se convierten en candidatas a funcionalidades del sistema a elaborar. Las mismas se describen detalladamente en fichas de procesos, indicando los principales artefactos de entrada y salida a cada una de ellas, as como el formato en que se encuentran y la periodicidad con que se emiten. De igual forma se relacionan los principales actores o roles que ejecutan las actividades.Para el modelado de los procesos de negocio, se definen un grupo de actividades en orden de prioridad que denotan los pasos a seguir para describir correctamente los objetivos y necesidades de la organizacin o negocio estudiado. El estado del negocio es evaluado a travs de tcnicas de recopilacin de informacin, en este caso se aplica la entrevista, logrando obtener los principales trminos que maneja la organizacin, as como las reglas fundamentales del negocio. Luego se identifican y describen los procesos de negocio y como resultado de esta se inicia la elaboracin de la ficha de procesos elementales del negocio y los diagramas de procesos de negocio asociados. Estos artefactos se refinan en el diseo de los procesos, pues se describen a fondo los diagramas particulares de cada proceso. Para completar esta secuencia se refinan los roles y responsabilidades que actan dentro del negocio estudiado, actualizndose as los artefactos anteriormente generados.Finalmente, se exploran las posibles actividades a automatizar para conformar con estas la lista de posibles funcionalidades del sistema.

Fig. 2 Diagrama de Procesos: Modelar procesos de negocio

Fig.3 Diagrama de procesos para el proceso Modelar procesos de negocio.

A partir de los procesos identificados y haciendo uso de BPMN y la herramienta de modelado visual paradigm, se elabor el diagrama de procesos del negocio, del mdulo de epidemiologia del sistema de gestin hospitalario. Cada uno de estos procesos, se describen con diagramas de procesos propios que muestran las principales operaciones que se permiten para los formatos establecidos.Estos diagramas especficos muestran una secuencia lgica de cada proceso, mientras que el general evidencia las colaboraciones entre procesos y las entidades que reciben los formatos generados en cada uno de ellos.A continuacin se muestra el diagrama de procesos del negocio de forma global.

Fig. 4 Diagrama de procesos del negocio.CONCLUSIONES A partir del estudio realizado de los sistemas epidemiolgicos a nivel mundial, surgi la necesidad de la elaboracin de un sistema que incluya el mdulo de epidemiologa y que cumpla con las caractersticas y exigencias del Sistema nacional de salud. Para la elaboracin del mismo se recopil la informacin relacionada con la organizacin a nivel hospitalario.Como resultado final se obtuvo el modelado del negocio del mdulo de epidemiologa del sistema de gestin hospitalario, a partir del cual se definieron las principales funcionalidades.Con la identificacin de las funcionalidades, se pueden definir los casos de uso a desarrollar, as como sus realizaciones, que describan el comportamiento de los mismos, para una implementacin inmediata. El uso del sistema de gestin hospitalario en los hospitales cubanos, agilizar los procesos, por lo que se podr brindar mejor atencin a los pacientes, de manera personalizada.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS