Programa de normas_del_heand-end-1

Normas de entrada al Head End

Fecha de elaboración: 01 de noviembre de 2011

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Departamento Técnico

Documento elaborado por:

Actualizaciones

Fecha(dd/mm/aaaa) N° Versión

Ing. Carmen Daniela Fulco R OCN-HE-1

PROGRAMA DE PROGRAMA DE PROGRAMA DE PROGRAMA DE NORMAS PARA EL NORMAS PARA EL NORMAS PARA EL NORMAS PARA EL

HEADHEADHEADHEAD----ENDENDENDEND

NOVIEMBRENOVIEMBRENOVIEMBRENOVIEMBRE 2011201120112011

Sección Nombre del documento



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ÍndiceÍndiceÍndiceÍndice

pág. Aprobación ………………………………………………………………………………………………. 3 Responsables ……………………………………………………………………………………………. 4 Justificación ……………………………………………………………………………………………… 5 Normas de Entrada al Head End ……………………………………………………………………… 7 Anexos ……………………………………………………………………………………………………. 10 Normas de Seguridad …………………………………………………………………………………... 22

Sección Índice



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Aprobado por:Aprobado por:Aprobado por:Aprobado por: José Francisco Becerra Ramón Humberto Pérez Director de Mercadeo Director Administrativo CI: CI: _____________________________ _______________________________ Ricardo Becerra Ramón Alberto Palmera Director Técnico Director de Recurso Humanos CI: CI: _______________________________ _______________________________ Edgar Carnevali Cesar Alberto Vásquez Director de Compras e Inventarios Director de Sistemas CI: CI: ________________________________ _______________________________ Joaquín Vega Lara Director de Operaciones Técnicas CI: __________________________________

Sección Aprobación



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ResponsablesResponsablesResponsablesResponsables El cumplimiento del programa de informe de Normas para Head End es responabilidad de:

∗ Junta Directiva. ∗ Departamento Administrativo. ∗ Departamento de Recursos Humanos. ∗ Departamento de Mercadeo. ∗ Departamento de Sistemas. ∗ Departamento de Compras. ∗ Departamento de Atención al Cliente. ∗ Departamento Técnico. ∗ Departamento de Mantenimiento. ∗ Departamento de Cobranza. ∗ Departamento Legal. ∗ Departamento de Datos y Cuentas. ∗ Departamento de Organización y Métodos. En condiciones iguales, con el objetivo de evitar accidentes, preservar los activos de la empresa y operar de forma correcta dentro del Head End y sala de monitoreo. Específicamente a los Departamentos que compete son al Técnico y al de Sistemas.

Sección Responsables



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JustificaciónJustificaciónJustificaciónJustificación El programa de normas para el Head End, se realiza con la intención de hacer excelente uso de las

salas Data Center, CRC Transmisión y Monitoreo; adoptando el comportamiento apropiado dentro de

las instalaciones. El Head End es el centro de recepción, procesamiento y transmisión de los

distintos servicios que ofrece OCN; alguna falla que en éste se presente, se reflejará en los hogares

que disponen de los servicios de la Organización y en términos generales es considerada como una

falla de “atención inmediata”.

Bajo esta premisa se diseña el programa de normas para el Head End, con el propósito de mantener

el orden que debe prevalecer en cada sala y asegurar la operatividad sin alteraciones de cada

proceso y cumplir cabalmente con el servicio que prestamos.

Se busca, no generar accidentes involuntarios en todo el personal en general, establecer las normas

que se deben seguir antes de entrar y al trabajar en el Head End; así como las políticas de manejo

de los equipos.

La finalidad de las normas del Head End, es evitar y corregir las dificultades menores antes de que estas provoquen fallas.

Sección Justificación



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Programa con vigencia desde el 11 de Noviembre de 2011, bajo el código OCN-HE Versión N° 1.

Revisado por: Ing. Ricardo Becerra CI. Director Técnico

_______________________

Sección Justificación



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Normas de entrada al Head EndNormas de entrada al Head EndNormas de entrada al Head EndNormas de entrada al Head End

1. Al entrar y salir cerrar la puerta de la sala de monitoreo siempre se debe mantener la puerta

cerrada (debe colocarse un gato hidráulico). 2. En el instante que necesite acceder a las áreas de trabajo Data Center y/o CRC y Transmisión,

ingresar y/o retirar equipos de las áreas de trabajo, solicitar el libro de entrada y/o el libro de ingreso y/o retiro de equipos de las áreas respectivas al responsable del Departamento de Monitoreo [Anexos N-1 y N-2]; además la llave correspondiente de cada área y la de la caja viáticos-técnicos (Las llaves deben estar en una caja metálica-segura, dispuesta para tal fin bajo custodia del responsable del Departamento de Monitoreo; la misma debe ser devuelta al culminar revisión y/o cambios en los equipos). 2.1. Cuando se ingrese y/o retire un equipo de las salas de trabajo, el actor debe notificar

inmediatamente el cambio realizado al responsable de la sala de monitoreo y a la Jefe de Compras, para que el almacenista modifique el inventario de equipos que se encuentra disponible en la sala de monitoreo (cajón pequeño “Inventario de Equipos”) y notificar cambios realizados según escalamiento de modificaciones de equipos [Anexo N-3].

3. Dentro de las áreas de trabajo Data Center y/o CRC y Transmisión, mantener una actitud de alerta y responsabilidad (evitar accidentes no voluntarios); puesto que, la incorrecta manipulación de los equipos puede ocasionar imperfectos en el servicio. Si no está en conocimiento de los riesgos que tienen las salas, no acceder a las mismas.

4. Mantener las luces apagadas de Data Center y CRC y Transmisión, luego de realizar trabajos respectivos.

Sección Normas



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5. No ingerir alimentos, ni bebidas dentro de Data Center y/o CRC y Transmisión, ni sala de monitoreo.

6. Colocar la basura en la (s) papelera (s) correspondiente (s), lo (s) recipiente (s) deben estar ubicados en sitios estratégicos que no obstaculicen el paso ni impidan realizar correctamente el trabajo.

7. El responsable de la sala de monitoreo, debe informar al área de mantenimiento que precauciones debe tener para limpiar los equipos de la sala, así como indicarle los que no se deben tocar.

8. El responsable de la sala de monitoreo, debe permanecer con los celulares asignados en todo momento y alerta al equipo de radio de comunicaciones.

9. El responsable de la sala de monitoreo, debe velar porque la temperatura de las áreas de trabajo sean las adecuadas; así como el responsable de realizar trabajos en Data Center y/o CRC y Transmisión.

10. El responsable de la sala de monitoreo, debe conocer exactamente donde se encuentran ubicados los extintores de las salas de trabajo; así como el uso de los mismos.

11. Los autorizados de entrar al Head End son responsables de cuidar todos los equipos y herramientas que se encuentran en el mismo; así como velar por el correcto funcionamiento cuando se encuentren personas ajenas por alguna razón.

12. Es responsabilidad del encargado de la sala de monitoreo el acceso de las personas a Data Center- CRC y Transmisión- Sala de monitoreo, especialmente cuando el acceso corresponde a empleados no directos de la organización; así como visitantes, proveedores, técnicos de reparación y/o instructores de cursos.

13. El responsable de la sala de monitoreo, debe custodiar la caja metálica-segura de viáticos, para los trabajadores de guardia [Anexo N-4].

Sección Normas



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14. El responsable de la sala de monitoreo, debe conocer la ubicación de los brake´s y desactivarlos ante alguna eventualidad y/o revisarlos si en algún momento se presentan fallas eléctricas graves.

15. Todos los trabajadores autorizados a trabajar en las áreas del Head End son responsables del fiel cumplimiento de las normas que se plasman en el presente manual.

16. Si los responsables no se encontrarán en el Head End, cerrar con seguro la puerta principal y al instante de necesitar entrar algún autorizado, solicitar la llave a la persona encargada (vigilante).

17. Toda persona al entrar al Head End debe conocer los riesgos que existen en las áreas. 18. Si no es estrictamente necesario, no pase al Heand End. 19. En la sala de monitoreo, existe un libro de notificaciones, en el mismo se reflejarán las novedades

diarias que se presenten indicando el responsable de turno de la sala, al culminar un turno de trabajo el libro debe ser entregado al responsable del turno siguiente, informando los eventos relevantes a los cuales se le debe dar seguimiento (fallas de señal - llamadas que se tengan que realizar - envíos de información - actividades asignadas que los involucre – monitoreo - visitantes a la sala de trabajo y/o al Head end entre otras). En el libro se encontrarán las firmas de recibo y entrega de guardias de los responsables de la sala de monitoreo.

∗ El responsable de la sala de monitoreo debe tener siempre los teléfonos y equipos de radio que se le otorguen, si por alguna razón debe salir de la sala llevar consigo los equipos de comunicación, sobre todo días feriados y fines de semana.

∗ Advertencia: Manipulación de equipos eléctricos, y emisiones láser que pueden perjudicar la

vista.

Sección Normas



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Anexo NAnexo NAnexo NAnexo N----1111

Solicitud Data Center/ CRC y Transmisión

Día

(dd/mm/aaaa)

Entrada

Hora(hh:mm)

Departamento Solicitante Motivo Salida

Hora(hh:mm)

Observaciones: __________________________________________________________________________Observaciones: __________________________________________________________________________Observaciones: __________________________________________________________________________Observaciones: __________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Departamento de Monitoreo: __________________________Departamento de Monitoreo: __________________________Departamento de Monitoreo: __________________________Departamento de Monitoreo: __________________________

∗ Acta que debe ser firmada por el solicitante a ingresar en el área y por el responsable de la sala

de monitoreo.

∗ El acta de solicitud de entrada a Data Center y/o CRC y Transmisión, queda registrada en el libro

de entrada a las áreas de trabajo respectivas.

Sección Anexos



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Ingreso de equipos en Data Center/ CRC y Transmisión

Día

(dd/mm/aaaa)

Hora

(hh:mm)

N°

Equipos

Descripción-Equipo Motivo Actor Responsable-Monitoreo

Observaciones: Observaciones: Observaciones: Observaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

∗ Acta que debe ser firmada por el solicitante (Actor) a ingresar equipos en el área de trabajo y por

el responsable de la sala de monitoreo.

∗ El acta de ingreso de equipos a Data Center y/o CRC y Transmisión, queda registrada en la

sección Isección Isección Isección I del libro de ingreso y/o retiro de equipos de las áreas de trabajo respectivas.

Sección Anexos Sección Anexos



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Retiro de equipos en Data Center/ CRC y Transmisión

Día

(dd/mm/aaaa)

Hora

(hh:mm)

N°

Equipos

Descripción-Equipo Motivo Actor Responsable-Monitoreo


________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

∗ Acta que debe ser firmada por el solicitante (Actor) a retirar equipos en el área de trabajo y por el

responsable de la sala de monitoreo.

∗ El acta de retiro de equipos a Data Center y/o CRC y Transmisión, queda registrada en la sección sección sección sección

II II II II del libro de ingreso y/o retiro de equipos de las áreas de trabajo respectivas.

Sección Anexos



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Escalamiento de modificaciones de equipos en Data Center/ CRC y

Transmisión

Nivel

Responsable

Teléfonos

Dirección de correo electrónico

Tiempo de

escalamiento

01

Responsable de la sala de monitoreo

0426-5752895 0426-3283427

[email protected] [email protected]

24 horas

02

Responsable de procedimientos

0416-1394294 [email protected] 24 horas

03

Responsable de Data Center

0416-6750122 [email protected] 24 horas

04

Responsable de CRC-Transmisión

0414-3749035 [email protected]> 24 horas

Cuando se ingrese y/o retire un equipo de las salas de trabajo, el almacenista debe modificar el inventario de equipos y notificar cambios realizados según escalamiento presentado, con el objetivo que se realicen las actualizaciones pertinentes.

Sección Anexos



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Retiro de viáticos técnicos

Los técnicos de guardia, pueden requerir en alguna jornada de trabajo el uso de recursos extras; en este caso deben dirigirse a la Sala de Monitoreo y solicitar al responsable de la misma los viáticos asignados; firmando el recibo necesario que compruebe el retiro de los mismos. El recibo queda almacenado en el libro de viáticos técnicos; y el líder de la guardia de turno recibe una copia del mismo.

Día

(dd/mm/aaaa)

Hora

(hh:mm)

Viáticos

(Bs)

Motivo Actor 1 Actor 2 Responsable-Monitoreo

Recibo que debe ser firmado por los solicitantes (Actor 1 – Actor 2) a retirar los viáticos técnicos, y

por el responsable de la sala de monitoreo.

En tiempos regulares, la Analista Financiera supervisará la caja metálica-segura de viáticos, con el

objetivo de que los mismos sean utilizados para el fin otorgado; en consecuencia la responsabilidad

de la misma corresponde al turno de guardia de la sala de monitoreo.

Sección Anexos



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El control de la caja de viáticos para los técnicos se hará según formato [Anexo N-5], presentando al Departamento de Administración el 30 de cada mes como máximo la relación de la caja con las facturas respectivas como soporte, respetando la firma que asignen para dicha caja de viáticos. Y recibir nuevamente el dinero correspondiente por el mes próximo.

• Si por alguna razón el valor estipulado para los viáticos se termina, dirigirse al Departamento Administrativo para coordinar estrategias y solventar los requerimientos.

• La reposición a la caja de viáticos para técnicos debe ser inmediata, aún sin presentar las facturas ante la emergencia; la caja siempre debe tener dinero consignado. El responsable debe recopilar las facturas en el momento adecuado para presentarlas al Departamento Administrativo y cumplir con el procedimiento de reposición de la misma. Es decir, si por alguna eventualidad se debe solicitar dinero extra y no se poseen las facturas, se tiene autorización de otorgar el dinero con obligación de presentarlas a la brevedad posible, otorgando la exposición de motivos de la misma al Departamento de Administración.

• La Gerente del Departamento de Administración, exige como política interna que las facturas a consignar deben ser legales y entregadas no mayor a un lapso de 30días, para agilizar el trámite de reposición ante emergencias presentadas.

• Estar siempre atento si la firma correspondiente es contribuyente especial, realizar los trámites existentes.

Sección Anexos



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Relación de caja para viáticos

Relación de viáticos

Sección Anexos



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Formato que se entregará vía correo electrónico a los encargados de la sala de monitoreo, con disponibilidad en la página interna de la organización http://www.grupoocn.com.ve/ocn/, para que puedan editar y realizar los cálculos correspondientes.

∗ En la relación de viáticos se coloca el mes que se está tramitando, el monto (valor en Bs) asignado para la caja chica, la fecha de entrega del activo y nombres y apellidos de la (s) persona (s) que entregan y reciben.

∗ Cuando exista reposición para la caja chica se debe anexar la siguiente información a la planilla de Excel:

o El valor de la reposición otorgada. o Nombres y apellidos de la (s) persona (s) que entregan y reciben. o Fecha en la cual se realiza el trámite.

∗ Y las cinco columnas restantes es para identificar el número de operaciones, seguido de la fecha de entrega del viático, más la procedencia de la factura (firma de la factura) con la fecha de la misma y el egreso tomado.

∗ El encargado de entregar la planilla debe cerciorarse que en el Departamento Administrativo firmen y coloquen sello de recibido, consignado original y copia para las partes involucradas.

Sección Anexos



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AAAAnexo Nnexo Nnexo Nnexo N----6666

Notificación de Ingreso o Retiro de Equipos

Día

(dd/mm/aaaa)

Hora

(hh:mm)

N°

Equipos

Descripción-Equipo Ingreso Retiro Responsable

El responsable de la sala de monitoreo y/o la Jefe de compras plasma, el día y la hora del ingreso o

retiro de equipos o herramientas; agregando breve descripción del equipo y especificando el

responsable de la orden.

• Si es ingreso de uno o varios equipos y/o herramientas colocar una “x” en la columna Ingreso.

• Si es retiro de uno o varios equipos y/o herramientas colocar una “x” en la columna Retiro.


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Sección Anexos



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Modificación de Inventario

Día

(dd/mm/aaaa)

Hora

(hh:mm)

N°

Equipos

Descripción-Equipo Responsable


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________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Sección Anexos



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Recibo de retiro de viáticos

Día

(dd/mm/aaaa)

Hora

(hh:mm)

Monto Motivo Entrega Recibe

Observaciones:Observaciones:Observaciones:Observaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Sección Anexos



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Normas de Seguridad

1) Al momento de manipular el receptor satelital, el modulador, el procesador o cualquier otro aparato de canalización de señal, no tocar puertos y conexiones con pinzas paletas o cualquier otro implemento metálico, ya que podría producirse una descarga eléctrica considerable.

2) Toda persona que esté realizando una revisión preventiva a los equipos tales como: antenas de recepción de señal, moduladores, controladores o codificadores digitales, deberán portar botas de seguridad con planta aislante para evitar la conexión a tierra. Así mismo en ciertas labores donde la precisión es importante tal como empalmes de cables, colocación de swiche´s o revisión de chips, es necesario que se usen guantes dieléctricos realizados de algún material no conductor.

3) Al momento de armar y desarmar los Rack o bases para equipos, tener la precaución de

colocarse guantes de seguridad para evitar cortadas o magulladuras con la estructura de aluminio.

4) Evitar colocar los equipos de head end debajo de los boquetes de aire acondicionado, ya

que los gases que provocan el enfriamiento, podrían generar gotas de humedad que cayesen sobre conexiones eléctricas provocando un corto circuito.

5) Antes de utilizar escaleras de tijeras para hacer alguna revisión en el head end, verificar el

Sección Normas de Seguridad

Aporte

Ing. Alexander

Briceño



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buen estado de la misma, tomando en cuenta que los peldaños deben tener soporte adecuado, los laterales no pueden estar doblados ni agrietados y el ángulo de abertura no debe superar los 70 grados.

5) Es importante revisar por lo menos una vez a la semana el nivel de presurización de los

extintores. Nunca usar extintores de Polvo Químico Seco (PQS) sobre los aparatos electrónicos ya que se produce cristalización de la sustancia sobre los circuitos integrados y obstaculizan el paso de corriente. Usar extintores de dióxido de carbono.

7) Al momento de producirse un corto, inmediatamente dirigirse a la caja de breques y cortar el paso de corriente.

8) Está totalmente prohibido ingerir bebidas como refrescos, café o agua dentro del head end, ya que podría originarse accidentes de derrame sobre equipos.

Es necesario usar chaqueta, saco o cualquier otra indumentaria para aminorar el efecto del frio al momento de estar trabajando en el área de head end, debido a que por las bajas temperaturas allí existentes, pueden surgir choques térmicos con posterior aparición de resfriados y cualquier otra insuficiencia respiratoria.

10) La limpieza en esta zona debe ser extrema, no se debe ingerir ningún alimento cerca de los aparatos, ya que rastros de comida aunados a la condición térmica allí generadas, podrían contribuir a la aparición de ciertos tipos de gérmenes como por ejemplo aquellos que pudiesen ocasionar neumonitis.


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Briceño



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11) Al momento de monitorear la señal de los canales, el operario deberá guardar una distancia mínima entre el monitor y su rostro de por lo menos 50 cm para evitar la incidencia directa de la luz sobre los ojos, disminuyendo así el agotamiento e irritabilidad visual.

12) No permanecer por largos periodos de tiempo en las áreas donde se encuentran ubicados los rack´s, ya que debido a la gran cantidad de servidores, moduladores, procesadores y demás aparatos que estos contienen, contribuye a la acumulación de radiación no ionizante y la generación de campos magnéticos de intensidad considerable, pueden influir en la absorción de carga estática en el organismo.


Aporte

Ing. Alexander

Briceño

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