Embed Size (px)
Citation preview
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y
ENTREGA DE MERCANCÍA A NIVEL NACIONAL EN MULTIDIMENSIONALES
S.A.S
OMAR DAVID URREA RINCÓN
20111077025
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C. FEBRERO DE 2018
DEDICATORIA
A mi Padre Omar Urrea,
Por todo lo que me ha brindado desde siempre, por sus consejos, por sus ideas, por
todo su apoyo y comprensión. Indiscutiblemente es la persona más importante en
mi vida y sin él a mi lado, no podría haber llegado hasta este punto.
A mi Esposa Marcela Rincón,
Quién desde que nos conocimos ha sido esa fuerza necesaria para salir adelante.
Gracias a su colaboración y, sobre todo a su infinito amor, este trabajo es una
realidad.
A mi Abuela Irma Cano y mi Abuelo Pedro Urrea,
Quienes durante la elaboración de este trabajo dejaron este mundo. Ellos, junto a
las circunstancias presentadas, me impulsaron mucho más para cumplir este sueño.
Simplemente les doy muchas gracias por todo lo que pude compartir con ellos.
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar, a la Universidad Francis José de Caldas, por haberme dado la
oportunidad de formarme como profesional, agradezco al docente Nelson Eduardo
Rodríguez Montaña, por su amable y valioso acompañamiento en la elaboración de
esta propuesta desde la universidad, a Yesenia Zamora Ochoa y a Joan Andrés de
Pablos Castro, por todo el apoyo brindado para poder culminar con esta labor como
acompañantes desde la empresa. También agradezco a Multidimensionales S.A.S.,
quienes me abrieron sus puertas para desarrollar mi pasantía.
A parte, agradezco a mi amigo Edwin Fabián Chavarro Acosta, por su inmensa
colaboración, a Alejandro Montoya por sus conocimientos compartidos, a Juan
Pablo Ramírez y Juan Carlos Plazas, quienes como docentes me ayudaron en la
orientación de esta propuesta.
Para finalizar, agradezco a toda mi familia por siempre estar conmigo, ese
acompañamiento al final, termina siendo el mejor aliciente para emprender cualquier
proyecto.
CONTENIDO
1. FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ............................... 10
1.1. TITULO DEL TRABAJO ................................................................................... 10
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................... 10
1.2.1. DESCRIPCIÓN .................................................................................................. 10
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 10
1.3. OBJETIVOS ...................................................................................................... 10
1.3.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 10
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................. 11
1.4. LÍMITES ............................................................................................................ 11
1.4.1. ESPACIO .......................................................................................................... 11
1.4.2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA ............................................................................. 11
1.4.3. TIEMPO ............................................................................................................. 11
1.4.4. ALCANCE ......................................................................................................... 12
1.5. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 12
1.6. MARCO DE REFERENCIA ............................................................................... 12
1.6.1. LA EMPRESA ................................................................................................... 12
1.6.1.1. Razón Social: Multidimensionales S.A.S .................................... 12
1.6.1.2. N.I.T: 860.530.547-0 ...................................................................... 12
1.6.1.3. Dirección: Calle 17 No. 126-90 ..................................................... 12
1.6.1.4. Teléfono: 4222000 ........................................................................ 12
1.6.1.5. E-mail: [email protected] .......................... 12
1.6.1.6. Objeto social: Fabricación de Empaques Termoformados para
Alimentos ..................................................................................................... 12
1.6.1.7. Código CIIU: 2229 ......................................................................... 12
1.6.1.8. Actividad CIIU: Fabricación de artículos de plástico n.p.c. ...... 12
1.6.2. ANTECEDENTES ............................................................................................. 13
1.6.3. MISIÓN.............................................................................................................. 16
1.6.4. VISIÓN .............................................................................................................. 16
1.6.5. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................... 17
1.6.6. LOGÍSTICA MD ................................................................................................ 19
1.6.6.1. Alistamiento de mercancía .......................................................... 22
1.6.7. TRANSPORTES MD ......................................................................................... 24
1.6.7.1. Modalidad de transporte .............................................................. 24
1.6.7.2. Plano de cobertura ....................................................................... 24
1.6.7.3. Método de Transporte .................................................................. 28
1.6.7.4. Programación de carga a nivel nacional .................................... 31
1.6.8. STATUS MD ..................................................................................................... 33
1.6.8.1. El status como definición del estado de una entrega ................ 34
1.6.9. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 35
1.6.10. DISEÑO METODOLÓGICO .......................................................................... 38
1.6.10.1. Tipo de estudio ........................................................................... 38
1.6.10.2. Población y muestra .................................................................. 38
2. METODOLOGIA .................................................................................................. 39
2.1. EVALUACIÓN DEL PROCESO GENERAL DE DISTRIBUCIÓN Y ENTREGAS A
NIVEL NACIONAL. ...................................................................................................... 39
2.2. DIVISIÓN DEL PROCESO EN SUBPROCESOS. ............................................. 39
2.3. ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO DE CADA SUBPROCESO DEFINIDO
MEDIANTE LOS LINEAMENTOS DISPUESTOS AL INTERIOR DE LA EMPRESA. . 40
2.4. ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA AL PROCESO DE
DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍA A NIVEL NACIONAL DE
MULTIDIMENSIONALES. ........................................................................................... 40
3. RESULTADOS Y ANÁLISIS ................................................................................ 41
3.1. INSTRUCTIVOS DEFINIDOS PARA DESARROLLAR EL PROCESO EN
GENERAL ................................................................................................................... 41
3.2. ESTANDARIZACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE SEGUIMIENTO A
NIVEL NACIONAL EN MULTIDIMENSIONALES. ....................................................... 41
3.2.1. INSTRUCTIVOS PARA TRANSPORTES MD ................................................... 41
3.2.1.1. Reporte Planillas .......................................................................... 41
3.2.1.2. Reporte Facturas .......................................................................... 42
3.2.1.3. Ingreso Cumplidos BAAN ............................................................ 42
3.2.1.4. Actualización Reporte Facturas .................................................. 42
3.2.2. INSTRUCTIVOS PARA PROVEEDORES ......................................................... 43
3.2.2.1. Diligenciamiento Reporte Facturas............................................. 43
3.2.2.2. Reporte y Gestión de Novedades ............................................... 44
3.3. AUTOMATIZACIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 49
3.3.1. AUTOMATIZACIÓN REPORTE PLANILLAS ................................................... 50
3.3.2. AUTOMATIZACIÓN REPORTE FACTURAS .................................................... 51
3.4. CREACIÓN DE INDICADORES ÁGILES Y CONFIABLES .............................. 53
4. CONCLUSIONES ................................................................................................ 63
5. RECOMENDACIONES ........................................................................................ 64
6. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA ......................................................................... 65
7. ANEXOS .............................................................................................................. 67
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Cantidad de ciudades por tipo de envío. .............................................................................................. 24
Tabla 2 Clasificación de las regionales a nivel nacional. ................................................................................... 25
Tabla 3 Definición de departamentos a los que llega Multidimensionales S.A.S. ............................................. 25
Tabla 4 Cantidad de ciudades por departamento. ............................................................................................ 26
Tabla 5 Cantidad de departamentos cubiertos por proveedor. ........................................................................ 29
Tabla 6 Ejemplo de consolidación de clientes de acuerdo a su ubicación y la cantidad de cajas a entregar. ... 31
Tabla 7 Clasificación de status para una entrega en el cliente final. ................................................................ 34
Tabla 8 Diversidad de Datos por Transportadora Para el Reporte de Status .................................................... 43
Tabla 9 Cantidad de Datos por Transportadora Para el Reporte de Status ...................................................... 44
Tabla 10 Datos Definidos Para el Reporte de Status ......................................................................................... 44
Tabla 11 Enfoque de Elaboración ...................................................................................................................... 48
Tabla 12 Reducción de Tiempo con la Automatización del Reporte de Planillas .............................................. 50
Tabla 13 Reducción de Tiempo con la Automatización del Reporte de Facturas .............................................. 52
Tabla 14 Ejemplo de Facturas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ................................... 53
Tabla 15 Ejemplo de Cajas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ......................................... 55
Tabla 16 Ejemplo de Cumplimiento en Entregas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ........................... 56
Tabla 17 Ejemplo Cajas Devueltas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ................................................. 60
Tabla 18 Ejemplo Graficación de Cajas Devueltas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ......................... 61
Tabla 19 Cantidad Facturas X Transportadora ................................................................................................. 62
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Sistemas informáticos. BAAN - WMS ............................................................................................ 20
Ilustración 2 Flujo de pedido. ............................................................................................................................ 21
Ilustración 3 Proceso general alistamiento de mercancía. ................................................................................ 23
Ilustración 4 Grafica de cantidad de ciudades por departamento. ................................................................... 27
Ilustración 5 Ejemplo Plano de Cobertura. ........................................................................................................ 28
Ilustración 6 Gráfica del número de departamentos cubiertos por proveedor. ................................................ 30
Ilustración 7 Participación de transportadoras por departamento. .................................................................. 30
Ilustración 8 Mapa ejemplo de consolidación de clientes de acuerdo a su ubicación y la cantidad de cajas a
entregar (Google, s.f.). ...................................................................................................................................... 32
Ilustración 9 Diagrama lógico del proceso metodológico. ................................................................................ 40
Ilustración 10 Ejemplo Diversidad en el Reporte de Novedades por Transportador ......................................... 46
Ilustración 11 Ejemplo de Organización Para el Reporte de Novedades por Transportador ............................ 47
Ilustración 12 Método General Para el Seguimiento......................................................................................... 49
Ilustración 13 Reducción Minutos Automatización del Reporte de Planillas..................................................... 51
Ilustración 14 Reducción Minutos Automatización del Reporte de Facturas .................................................... 52
Ilustración 15 Ejemplo Graficación de Facturas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ........ 54
Ilustración 16 Ejemplo Graficación de Cajas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017.............. 55
Ilustración 17 Ejemplo Graficación de Cajas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017.............. 56
Ilustración 18 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas A Tiempo Durante el Cuarto Trimestre del Año
2017 .................................................................................................................................................................. 57
Ilustración 19 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas A Tiempo Durante el Cuarto Trimestre del Año
2017 .................................................................................................................................................................. 57
Ilustración 20 Ejemplo Facturas Entregadas Sin Novedad Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017 ............ 58
Ilustración 21 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas Sin Novedad Durante el Cuarto Trimestre del Año
2017 .................................................................................................................................................................. 58
Ilustración 22 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas Sin Novedad Durante el Cuarto Trimestre del Año
2017 .................................................................................................................................................................. 59
RESUMEN EJECUTIVO
La distribución y entrega de mercancía en cualquier compañía representa un punto
fundamental con el fin de garantizar un servicio de alta calidad para cada uno de
sus clientes. Puede definirse como un elemento primordial enfocado en el aspecto
económico a la hora de buscar un diferencial competitivo, ya que funciona como
una carta de presentación a la hora de satisfacer la necesidad de cualquier usuario.
En Colombia, actualmente el tema de transporte de mercancía a nivel nacional
cobra cada día mayor importancia, más aún cuando no se divisan acuerdos firmes
y concretos entre el Gobierno Nacional, mediante el Ministerio de Transporte y los
Transportadores. Temas como el estado de las vías, el precio del combustible, el
valor de los fletes, la chatarrización de vehículos, el precio de los peajes, entre otros,
demanda tener proyectos claros, flexibles y aplicables al contexto de cualquier
organización.
Para Multidimensionales, que en la actualidad cuenta con cinco proveedores de
carga, el unificar cualquier tipo de información bajo ciertos parámetros se hace
complejo y dispendioso, lo cual aumenta el margen de incertidumbre de forma
general a lo largo de toda la operación, y a su vez, repercute negativamente en una
oportunidad para mejorar el servicio a cada cliente.
Mediante la estructuración del proceso general de seguimiento de distribución y
entrega de mercancía a nivel nacional de Multidimensionales, el equipo de
transportes podrá manejar información de forma eficiente, en donde se logrará
puntualizar temas para contribuir con una mejora a lo largo de toda la operación,
desde la asignación de despachos hasta la entrega en el cliente.
Esta estructuración de proceso para la Multidimensionales S.A.S. representa un
aporte muy grande de cara al futuro, por lo tanto, la finalidad es entregar un trabajo
con información clara que sea el punto de partida para mejorar el proceso en general
de Logística al interior de la compañía.
10
1. FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
1.1. TITULO DEL TRABAJO
Propuesta de mejora del proceso de distribución y entrega de mercancía a nivel
nacional en Multidimensionales S.A.S.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1. DESCRIPCIÓN
La empresa que está dedica a la fabricación y comercialización de empaques
desechables a partir de la termoformación del plástico, maneja mercancía que no
representa grandes inconvenientes para transportarla. Por lo tanto, el seguimiento
de cada de cada producto desde su distribución hasta la entrega del mismo en el
cliente debe realizarse de manera eficiente mediante un proceso diseñado por el
equipo de Transportes, el cual presenta varias oportunidades para ser mejorado
garantizando siempre la calidad del servicio y el cumplimiento de la normatividad
emitida a través del Ministerio de Transporte.
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo podría aumentar el nivel de servicio Multidimensionales S.A.S. al mejorar
específicamente el seguimiento dentro del proceso se distribución y entrega de
mercancía a nivel nacional?
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Definir, estructurar y aportar mejoras al proceso de seguimiento de distribución y
entrega a nivel nacional para Multidimensionales S.A.S.
11
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Estandarizar de forma general procesos y criterios para realizar el
seguimiento de distribución y entrega a nivel nacional de Multidimensionales.
Documentar de forma general el proceso de seguimiento de distribución y
entrega a nivel nacional de Multidimensionales.
Evitar la duplicidad de actividades que se realizan a diario.
Aumentar el grado de satisfacción del cliente a partir de la información y
producto entregada por parte del área de transportes.
1.4. LÍMITES
1.4.1. ESPACIO
Multidimensionales S.A.S. está ubicada de acuerdo al sector económico como una
empresa de Fabricación de Empaques Termoformados para alimentos de carácter
privado.
1.4.2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA
La empresa Multidimensionales S.A cuenta con dos sedes en la ciudad de Bogotá
DC., la sede principal ubicada en Fontibón, Calle 17 No. 126-90 y la otra sede en
Puente Aranda ubicada en la Carrera 43.
1.4.3. TIEMPO
Para desarrollar la propuesta se estima un tiempo aproximado de tres meses a partir
de la elaboración del anteproyecto.
12
1.4.4. ALCANCE
Este proyecto de grado está orientado para la empresa Multidimensionales S.A.S,
para la cual se va a diseñar una propuesta de mejora del proceso de seguimiento
de distribución y entrega a nivel nacional que ha de ser de gran utilidad para la
misma y que a su vez podrá ser aplicada en un futuro.
1.5. JUSTIFICACIÓN
Al tener claro el sector en el que se desarrolla la empresa, se pensó esta propuesta
la cual al darla como terminada espera ser una herramienta adecuada para el
seguimiento de distribución y entrega para cualquier cliente a nivel nacional,
garantizando a su vez, un medio para poner en práctica varios de los conocimientos
adquiridos dentro de la universidad.
1.6. MARCO DE REFERENCIA
1.6.1. LA EMPRESA
1.6.1.1. Razón Social: Multidimensionales S.A.S
1.6.1.2. N.I.T: 860.530.547-0
1.6.1.3. Dirección: Calle 17 No. 126-90
1.6.1.4. Teléfono: 4222000
1.6.1.5. E-mail: [email protected]
1.6.1.6. Objeto social: Fabricación de Empaques Termoformados
para Alimentos
1.6.1.7. Código CIIU: 2229
1.6.1.8. Actividad CIIU: Fabricación de artículos de plástico n.p.c.
13
1.6.2. ANTECEDENTES
Plásticos Multidimensionales inicia labores en enero de 1976, contando con una
nómina inicial de 25 personas entre administración y producción.
Empieza con seis (6) máquinas termoformadoras manuales, viejas, de doble puesto,
para producción al vacío, cedidas por Rainmaster de Colombia, empresa de la que
había sido socio el fundador de Multidimensionales, el Ingeniero Benjamín Litvin.
En aquella época los plásticos estaban incursionando en Colombia, por lo que el
Ingeniero Litvin inicia negociaciones con Cogra Lever, ahora Unilever Andina, para
poner en marcha un proyecto para la fabricación de los envases para Margarina
Rama.
Después de finalizados los pasos de la negociación el Ingeniero Litvin inicia
contactos con Adolf Illig para la importación de una termoformadora con moldes de
base y tapa y con Omso para dos (2) impresoras, una de base y otra de tapa.
A medida que el negocio con Cogra Lever se incrementa y que las plantas empiezan
a tener capacidad, se desarrollan otros empaques.
En principio el primer cliente para los empaques industriales fue Cogra Lever. En
los equipos de vacío se fabricaban bañeras para bebés, bandejas de neveras,
paneras, contrapuertas de neveras, carros de juguete, tapas traseras de televisores,
entre otros. Y se da inicio a la fabricación de platos desechables transformando una
de las máquinas manuales en sistema semiautomático. También se fabricaban
empaques para galleteras y cunas para empaque de ampolletas.
Posteriormente se establece relación comercial con Alpina y Nestlé, por lo que se
importan otras termoformadoras Illigs y varios equipos más de impresión cada vez
con tecnologías más avanzadas. Al empezar a fabricar los empaques de Alpina el
Ingeniero Litvin con otro de los socios Fundadores inicia la fabricación de equipos
14
de termoformado con tecnología igual a la de la Illig, importando las piezas claves,
iniciando así la fabricación del vaso desechable.
A medida que se posiciona el desechable en el mercado se establece la necesidad
de fabricar más equipos de termoformado y de vacío para la fabricación de vasos y
platos de diferentes capacidades. Igualmente se importan otros equipos cada vez
con tecnología de punta. Al mismo tiempo que la empresa crece se implementa un
taller de mecánica donde se fabrican los moldes y los contramoldes de acuerdo a
las necesidades del mercado.
Por otro lado, se fabrican los artes de los vasos con el concurso de dibujantes
técnicos que elaboran el diseño o el arte en papel para la aprobación del cliente.
Considerando que para fabricar los empaques y los envases desechables se
requiere la elaboración de lámina (en rollo) de poliestireno en varios calibres y
dimensiones, se inicia la importación de equipos de laminación con lo que se
completa la línea de Termoformado Industrial. Igualmente se importan equipos para
moler y peletizar el retal generado.
Posteriormente se presenta el proyecto para la fabricación de los tubos colapsibles
y aerosoles, resultado de una enfática y reiterada solicitud por parte de Cogra Lever,
quien finalmente financia el proyecto. Así el 16 de febrero de 1.979 nace Multitubos
Ltda.
A medida que crecen los negocios de la Compañía se hace necesario expandir sus
instalaciones y es así como primero se compran dos (2) bodegas en la avenida 6ª
con carrera 48 y luego otra más, ubicada al lado de las otras dos. En estas bodegas
funciona actualmente la planta de tubos colapsibles.
Posteriormente con la adquisición de cuatro (4) bodegas el 5 de marzo de 1.986 es
construida Tecnoformas Poliméricas Ltda.
15
Más tarde, en el año 1988, el Ingeniero Litvin se asocia a los Industriales Peisach e
inicia el proyecto para importar equipos destinados a la fabricación de la película de
polipropileno (BOPP), foil de aluminio, etiquetas y productos desechables en
poliestireno expandido. Los equipos de fabricación de polipropileno empiezan a
trabajar, pero generan mucho desperdicio y se crea la necesidad de introducir un
producto que se fabrique con ese material y es así como comienza la fabricación
del zuncho para empaque.
A medida que se requiere mano de obra especializada, técnicos e ingenieros, así
como administradores, el personal fue aumentando hasta llegar hoy a un número
aproximado de 1631 trabajadores que conforman la gran familia de
Multidimensionales S.A.
Para el año de 1991 las tres sociedades han crecido considerablemente, lo que
dificulta el manejo contable de éstas por separado, por lo que Tecnoformas
Poliméricas Ltda., se convierte en Sociedad Anónima y compra las acciones de
Plásticos Multidimensionales y de Multitubos y estas sociedades se liquidan y
Tecnoformas cambia su razón social a MULTIDIMENSIONALES S.A.
Aunque desde el 26 de mayo de 1989 se adquiere el lote de Fontibón, sólo hasta el
año 1994 se comienza la construcción de las actuales instalaciones de la sede
principal, adquiriendo tecnología más avanzada, lo que le permite liderar el mercado
de envases y empaques plásticos de uso industrial.
En 1993 el Ingeniero Litvin se retira de la compañía y vende su participación en ella,
dejando como únicos dueños a Natan Peisach e Hijo.
En 1999 Multidimensionales S.A. se fusiona con el Grupo Selva de Venezuela,
creándose así Phoenix Capital Ltda., que paso más adelante a denominarse
Phoenix Packaging Group con sedes en Colombia, Venezuela, México y Estados
Unidos, y en el año 2001 compra la empresa Plasdecol ubicada en Medellín,
logrando de esta manera posicionarse como la empresa líder en el mercado.
16
Adicionalmente, con los nuevos recursos en octubre de 2001, se hizo el montaje y
arranque de una planta de producción en México “Sunpack” y la posterior
adquisición de una segunda planta “Envases Cauticlan S.A. de S.V Mexico, en
septiembre del 2003, cambiando su razón social, en octubre de 2008, a Phoenix
Packaging Mexico, con el fin de mantener la fortaleza del Grupo en Centroamérica
y sur de los Estados Unidos.
En 2011, hace el montaje y arranque de dos plantas de producción en Estados
Unidos, Phoenix Packaging Operation, en los estados de Virginia y Arizona, lo que
le permite crecer y lograr una penetración más amplia dentro del mercado
americano. Adicionalmente cambio su nombre a GRUPO PHOENIX.
Actualmente, El Grupo Phoenix, cubre los mercados de Estados Unidos, Centro y
Suramérica en envases y empaques plásticos de uso industrial y productos
desechables para consumo masivo.
1.6.3. MISIÓN
Proveer soluciones de empaque a nuestros clientes en las Américas, garantizando
un buen entorno a nuestros inversionistas, un entorno laboral que promueve el
desarrollo de nuestros empleados y un medio ambiente saludable.
1.6.4. VISIÓN
Ser una organización competitiva de clase mundial y la primera opción para los
líderes en nuestro mercado.
17
1.6.5. MARCO CONCEPTUAL
BAAN: Sistema informático utilizado por la empresa para ordenar y mantener
todos los datos que se generan en todas las áreas de trabajo.
Cadena de abastecimiento: El proceso de abastecimiento es el conjunto de
actividades que permite identificar y adquirir los bienes y los servicios que la
compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas
(GESTIOPOLIS, 2001)
Capacidad: Forma de definir la cantidad de cajas que puede contener un
vehículo.
Cobertura: Término que define y clasifica los lugares a los que
Multidimensionales distribuye mercancía.
Consolidación: Es el término mediante el cual se define la cantidad de cajas
que serán cargadas en un vehículo de acuerdo a la capacidad del mismo y
los lugares en donde se efectuará la entrega.
Cubicaje: Mediada que define el tipo de vehículo que tendrá que ser
solicitado para cargar mercancía para entregar al cliente final.
Distribución: Es el movimiento físico del producto (Long, 2006).
Envío Local: Distribución de mercancía cargada desde Multidimensionales
cuyo destino final está dentro de los límites de Bogotá y La Sabana (Ver
numeral 1.6.7.2.).
Envío Nacional: Distribución de mercancía cargada desde
Multidimensionales cuyo destino final está fuera de los límites de Bogotá y
La Sabana (Ver numeral 1.6.7.2.).
18
Flujo de información: Es el encargado de integrar y mejorar el funcionamiento
de todos los actores de la cadena de abastecimiento (Patiño Garzón & Zoque
Cuellar, 2008).
Flujo de producto: Corresponde al abastecimiento, fabricación y distribución
de materias primas, componentes y productos terminados desde
proveedores a empresas intermedias, hasta entregar el producto al cliente
final (Patiño Garzón & Zoque Cuellar, 2008).
Logística de entrega: Parte de la logística encargada de la recepción de
materiales desde su procedencia.
Logística de salida: Parte de la logística encargada de la salida de mercancía
o producto terminado.
Logística operacional: Parte de la logística encargada de la gestión al interior
de la compañía de los materiales.
Macro: Es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan
ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de
ejecución. Dicho de otra manera, una macro es una instrucción compleja,
formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la
automatización de tareas repetitivas (Wikipedia, 2017).
MD: Abreviación del nombre de la empresa, Multidimensionales S.A.S.
Operación: En el contexto de transportes de la empresa, es la definición del
proceso desde que una orden de venta es asignada hasta que se entrega la
mercancía al cliente final.
19
OTIF: Es un indicador de desempeño de la industria logística que refleja el
porcentaje de despachos que llegan a tiempo (On Time), con el producto y
cantidad solicitados, y al lugar indicado por el cliente (In Full) (Izcúe, 2014).
Planilla: Documento mediante el cual se agrupan la cantidad total de
documentos con los cuales se envía la mercancía al cliente final.
Programación: Proceso mediante el cual se definen la cantidad de órdenes
lanzadas por Servicio al Cliente que serán cargadas.
Seguimiento: Método mediante el cual se define el status de la mercancía a
entregar al cliente final.
Status: Definición que se da al estado actual de la distribución de mercancía
(Ver numeral 1.6.8.1.).
Transportadora: Proveedor encargado de prestar el servicio de transporte
para Multidimensionales.
1.6.6. LOGÍSTICA MD
En Multidimensionales el proceso de logística está divido de forma general en tres
partes, logística de entrada, logística operacional y logística de salida (Long, 2006).
La logística de salida, término el cual está asociado al concepto de distribución
física, es el punto de partida para desarrollar este trabajo.
Entendiendo la distribución física como la acción de llevar el producto terminado o
mercancía desde el punto de fábrica hasta el cliente, esta, se convierte en un punto
trascendental a la hora de generar un diferencial competitivo, asumiendo que, a
cualquier cliente aparte de cumplir con su requerimiento, le interesa de sobremanera
que sea dentro del tiempo acordado.
20
Para esto, deben confluir distintos responsables a lo largo de la cadena con el fin
de adaptarse a la naturaleza de cada cliente en principio, ya que el garantizar un
buen servicio se convierte a diario en una labor compleja. La interacción entre los
distintos equipos de trabajo se realiza básicamente a través de distintos programas
informáticos, con esto se reduce el margen de error a la hora de realizar alguna
consulta o emitir algún comunicado.
En Logística, la información viaja a través del sistema BAAN (Orduña, 2012), la cual
empieza desde el lanzamiento de la orden de venta por parte del equipo de Servicio
al Cliente. A este sistema se une otro como apoyo, WMS (Center, 2009), en el cual
se gestionan todas las órdenes de venta asignadas por parte del equipo de
Transportes, con lo cual se carga el vehículo para posteriormente factura y poner
en marcha la distribución de la mercancía, es decir:
Ilustración 1 Sistemas informáticos. BAAN - WMS
En la ilustración 1 se divisan los procesos generales para el alistamiento y cargue
de mercancía, en donde se diferencia el sistema mediante el cual viaja la
información.
Para mayor claridad de todo lo anteriormente mencionado se expone la siguiente
ilustración:
21
Ilustración 2 Flujo de pedido.
22
1.6.6.1. Alistamiento de mercancía
Una vez el equipo de Transportes realiza la asignación de una orden de venta,
almacén se encarga de alistar el producto para dejarlo dispuesto en el muelle con
su respectiva documentación. Con esto, entre el auxiliar de almacén y el conductor
se encargan de realizar el cargue del vehículo para garantizar la cantidad y
condición del mismo, y para que Transportes responda ante alguna anomalía en el
proceso en entrega en el cliente. Para mayor claridad se expone la siguiente
ilustración.
23
Ilustración 3 Proceso general alistamiento de mercancía.
24
1.6.7. TRANSPORTES MD
1.6.7.1. Modalidad de transporte
Multidimensionales S.A.S. al pertenecer al Grupo Phoenix con más compañías
dentro y fuera de Colombia, utiliza permanentemente el transporte aéreo, fluvial y
terrestre.
Específicamente para la distribución y entrega de mercancía a nivel nacional, más
del 95% de los envíos de realizan vía terrestre. El 5% restante representa envíos
realizados vía aérea, los cuales se generan por urgencias en determinado momento.
Por lo tanto, el primero será el único medio a tener en cuenta para desarrollar todo
el trabajo.
1.6.7.2. Plano de cobertura
Con cerca de 180 ciudades a las que se distribuye mercancía con 14 regionales o
grupos organizados internamente de acuerdo a la demanda de los clientes y con 26
departamentos dentro del país, la cobertura aplica en general dentro de todo el
territorio nacional, con una división básica de Envío Nacional y Envío Local.
Tipo de envío Cantidad Ciudades
Local 32
Nacional 148
Tabla 1 Cantidad de ciudades por tipo de envío.
En la Tabla 1 se expone de forma general la cantidad de ciudades dependiente el
tipo de envío, es decir, si el envío es local, este hace referencia a ciudades cercanas
a Bogotá incluyendo esta misma, para las cuales la entrega de algún producto se
puede realizar el mismo día en el que se carga. En cambio, si el envío es nacional
son todas aquellas ciudades diferentes a las definidas dentro de los envíos locales,
pero que no exceden los límites del territorio nacional.
25
Regional
BOGOTA NOROCCIDENTE 2
CENTROCCIDENTE 1 NORORIENTE
CENTROCCIDENTE 2 OCCIDENTE
CENTRORIENTE 1 SABANA
CENTRORIENTE 2 SANTANDER
CENTRORIENTE 3 SUROCCIDENTE 1
NOROCCIDENTE 1 SUROCCIDENTE 2
Tabla 2 Clasificación de las regionales a nivel nacional.
En la Tabla 2 se clasifican los tipos de envío por regionales, es decir, tanto las
regionales de Bogotá como Sabana corresponden a los envíos locales, las demás
regionales corresponden a los envíos nacionales. En cada regional están agrupados
distintos departamentos de acuerdo a su ubicación en el territorio nacional.
Departamentos
ANTIOQUIA HUILA
ATLANTICO LA GUAJIRA
BOGOTA MAGADALENA
BOLIVAR META
BOYACA NARIÑO
CALDAS NORTE DE SANTANDER
CAQUETA QUINDIO
CASANARE RISARALDA
CAUCA SABANA
CESAR SANTANDER
CHOCO SUCRE
CORDOBA TOLIMA
CUNDINAMARCA VALLE DEL CAUCA Tabla 3 Definición de departamentos a los que llega Multidimensionales S.A.S.
La Tabla 3 define los departamentos los cuales cubre la empresa para las
distribuciones y entregas.
26
Ciudades por Departamento
ANTIOQUIA 29
ATLANTICO 6
BOGOTA 2
BOLIVAR 3
BOYACA 13
CALDAS 2
CASANARE 1
CAUCA 5
CESAR 2
CHOCO 1
CORDOBA 8
CUNDINAMARCA 16
HUILA 5
LA GUAJIRA 2
MAGADALENA 3
META 3
NARIÑO 4
NORTE DE SANTANDER 4
QUINDIO 4
RISARALDA 4
SABANA 25
SAN ANDRES 1
SANTANDER 15
SUCRE 3
TOLIMA 4
VALLE DEL CAUCA 15
Tabla 4 Cantidad de ciudades por departamento.
27
La Tabla 4 expone la cantidad de ciudades a las que se realizan envíos desde la
empresa por departamentos, resumiendo los que mayor peso en cuanto a
cubrimiento tienen para la operación de Multidimensionales. Para mostrar
gráficamente lo anterior se presenta el siguiente gráfico:
Ilustración 4 Grafica de cantidad de ciudades por departamento.
Para resumir el plano de cobertura se muestra el siguiente ejemplo:
2925
16 15 1513
86 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 3 2 2 2 2 1 1 1
0
5
10
15
20
25
30
35
AN
TIO
QU
IA
SAB
AN
A
CU
ND
INA
MA
RC
A
SAN
TAN
DER
VA
LLE
DEL
CA
UC
A
BO
YAC
A
CO
RD
OB
A
ATL
AN
TIC
O
CA
UC
A
HU
ILA
NA
RIÑ
O
NO
RTE
DE
SAN
TAN
DER
QU
IND
IO
RIS
AR
ALD
A
TOLI
MA
BO
LIV
AR
MA
GA
DA
LEN
A
MET
A
SUC
RE
BO
GO
TA
CA
LDA
S
CES
AR
LA G
UA
JIR
A
CA
SAN
AR
E
CH
OC
O
SAN
AN
DR
ES
Ciudades por Departamento
28
Ilustración 5 Ejemplo Plano de Cobertura.
1.6.7.3. Método de Transporte
El 100% de la operación nacional se realiza mediante transportadoras contratadas
especializadas en el cargue, distribución y entrega en diferentes ciudades.
Actualmente se está realizando este proceso mediante 5 proveedores: Botero Soto
S.A. (BOT), Durantrans S.A.S. (DUT), Transportes Humadea S.A.S. (HUM),
Logísticas Go S.A.S. (GO) y Transcovalle Ltda. (TRC). A parte de estos, se tiene el
apoyo de Servientrega S.A. (SEV), quien realiza entregas de acuerdo a necesidades
específicas de los clientes. Para resumir lo anterior, se presenta la siguiente tabla
con la cantidad de departamentos los cuales son cubiertos por las diferentes
transportadoras:
Envío
Nacio
nal
CENTROCCIDENTE 1 HUILA
NEIVA
PITALITO
NORORIENTE CORDOBA
CERETÉ
MONTERÍA
29
Dpto BOT DUT HUM GO TRC SEV
BOGOTA + + + +
CAQUETA + + +
HUILA + + + +
CUNDINAMARCA + +
TOLIMA + + + +
BOYACA + + + +
CASANARE + + + +
META + + + +
CHOCO + +
ANTIOQUIA + + +
CORDOBA + + + +
SUCRE + + + +
BOLIVAR + + + +
CESAR + + + +
MAGADALENA + + + +
LA GUAJIRA + + + +
ATLANTICO + + + +
QUINDIO + +
VALLE DEL CAUCA + + + +
CALDAS + +
RISARALDA + +
SABANA + + + +
SANTANDER + + +
NORTE DE SANTANDER + + +
CAUCA + + + +
NARIÑO + + +
Total 12 18 7 4 22 26
Tabla 5 Cantidad de departamentos cubiertos por proveedor.
30
Ilustración 6 Gráfica del número de departamentos cubiertos por proveedor.
La ilustración 6 representa el estado actual de departamentos cubiertos por cada
transportadora en donde se definen las transportadoras con mayor posibilidad de
carga.
Ilustración 7 Participación de transportadoras por departamento.
La Ilustración 7 determina la participación por proveedor con los que se terceriza la
carga a nivel nacional
12
18
7
4
22
26
0
5
10
15
20
25
30
BOT DUT HUM GO TRC SEV
Cantidad por Dpto
13%
20%
8%
4%
25%
Participación por Dpto
BOT
DUT
HUM
GO
TRC
31
1.6.7.4. Programación de carga a nivel nacional
La finalidad en este punto es cargar la cantidad de cajas adecuadas para cada
vehículo solicitado a cada transportadora. Con esto, se consolida la ruta diagramada
para realizar cada una de las entregas en el cliente.
Por ejemplo: en primer lugar, se solicita un vehículo para entregar en la regional
Occidente, con tres ciudades y dos clientes por cada una. Es decir:
Nombre del Cliente O. Venta Número Ciudad Total Cajas
MEALS EI0031569 2017238 MANIZALES 90
NORMANDY EI0031145 2017239 MANIZALES 100
ALMACENES ÉXITO SU0000415 2017241 PEREIRA 110
ARIAS & CIA IP0099814 2017245 PEREIRA 50
I.R.C.C FD0075927 2017246 ARMENIA 150
MARIA VELEZ DS0024982 2017252 ARMENIA 9
Tabla 6 Ejemplo de consolidación de clientes de acuerdo a su ubicación y la cantidad de cajas a entregar.
Por lo tanto, el orden de la ruta consolidada cargando desde Multidimensionales
será de Manizales, Pereira y Armenia, es decir:
32
Ilustración 8 Mapa ejemplo de consolidación de clientes de acuerdo a su ubicación y la cantidad de cajas a entregar (Google, s.f.).
33
Por otra parte, la cantidad de cajas en cada automotor no debe estar por debajo del
90% de ocupación con respecto a la capacidad del mismo. Es decir, si es solicitado
un vehículo con una capacidad de 38 m³, el volumen mínimo que se podrán cargar
en este es de 34.2 m³, esto en referencia al modo en el que se cubica cada vehículo
para cargar mercancía a nivel nacional a excepción de Bogotá y La Sabana, para
estos, los envíos locales, no es una condición que siempre aplica.
Para las entregas locales, los vehículos se cubicarán de acuerdo a ciertos factores
tales como, ruta de entrega, cantidad de clientes por entregar, citas de entrega,
entre otros; por lo que la ocupación del mismo puede variar bastante.
1.6.8. STATUS MD
La persona encargada de desarrollar este cargo es el responsable de mantener
actualizado el estado de cada distribución y entrega a nivel nacional que se hace
por parte de la compañía mediante el equipo de Transportes.
Básicamente existen dos entradas para esta parte del proceso, la primera, los
documentos que general el equipo de Facturación para poder entregar mercancía
a cada cliente. La segunda, las planillas que genera el equipo de Transportes
mediante la persona que se encarga de realizar la programación de carga a nivel
nacional. Esta información es vital para desarrollar esta actividad la cual se obtiene
mediante el sistema de información que maneja la compañía en forma de reportes.
Con lo anterior, en primer lugar, se realiza un cruce en donde se pasan las
observaciones contenidas en el reporte de facturas al reporte de planillas, con esto,
las mismas se clasifican por transportadora para ser enviadas a cada una de las
mismas, para que finalmente cada una pueda iniciar el seguimiento de cada
vehículo hasta que realice la última entrega cargada (Ver ANEXO 1).
34
1.6.8.1. El status como definición del estado de una entrega
Esta clasificación está dada de acuerdo a la distancia que hay entre la ubicación
actual de la mercancía a entregar al cliente final y la locación del mismo, la cual
define el estado de cada entrega a realizar. Con el fin de clarificar este concepto se
presenta el siguiente esquema:
Aplica para envío
No Status Definición Nacional Local
1 Cumplido Mercancía entregada sin novedad al cliente final
Si Si
2 Devolución Parcial
Mercancía parcialmente devuelta, con respecto a la totalidad de las unidades facturadas
Si Si
3 Devolución Total
Mercancía devuelta en su totalidad, con respecto a la totalidad de las unidades facturadas
Si Si
4 Distribución Mercancía que está siendo transportada y ya se encuentra en la ciudad destino
Si Si
5 En turno Mercancía que se encuentra en el cliente final a la espera de ser recepcionada por el mismo
Si Si
6 Plataforma Mercancía que está almacenada en una bodega externa antes de ser entregada al cliente final
Si Si
7 Transito Mercancía que está siendo transportada y no ha llegado a la ciudad destino
Si No
Tabla 7 Clasificación de status para una entrega en el cliente final.
35
1.6.9. MARCO TEÓRICO
¿Qué es la cadena de abastecimiento?
Una cadena de suministro está formada por todas aquellas partes involucradas de
manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente. La
cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino
también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e
incluso a los mismos clientes. Dentro de cada organización, como la del fabricante,
abarca todas las funciones que participan en la recepción y el cumplimiento de una
petición del cliente. Estas funciones incluyen, pero no están limitadas al desarrollo
de nuevos productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribución, las
finanzas y el servicio al cliente (Chopra & Meindl, 2001).
Logística en Colombia
En los últimos años se han realizado esfuerzos que buscan mejorar la
competitividad y la productividad del país, los cuales se han orientado hacia la
generación de infraestructura, la sofisticación de los diferentes servicios de
transporte y la mejora de políticas tributarias, comerciales e industriales. Así,
Colombia se ha perfilado como un país con alto potencial económico.
Cuando un país orienta sus políticas al desarrollo económico, puede direccionarlas
hacia la creación de subsidios y la reinversión de las utilidades derivadas en
sectores económicos clave (aquellos que generan un mayor aporte al Producto
Interno Bruto-PIB).
Asimismo, Las principales estrategias para guiar el crecimiento de un país son la
investigación, el desarrollo tecnológico y la infraestructura.
En Colombia, las políticas se han dirigido hacia el desarrollo de servicios y sector
agroindustrial; sin embargo, se ha descuidado la inversión hacia la producción de
maquinaria e innovaciones tecnológicas de impacto en el mercado.
36
Los sectores colombianos clave se deben a la presencia de importantes recursos
naturales y biodiversidad (tanto en fauna como en flora), su ubicación geográfica
estratégica en el occidente del planeta (donde cuenta con puertos logísticos en dos
océanos) y el costo óptimo de la mano de obra calificada.
A pesar de lo anterior, Colombia enfrenta diversos desafíos en productividad y
competitividad, por lo que es imprescindible adoptar medidas de política que
permitan minimizar costos y simplificar sus distintos procesos operativos con el fin
de maximizar su eficiencia.
Por otra parte, las organizaciones tienen retos orientados a la globalización,
sostenibilidad, sustentabilidad, diseño de redes colaborativas, flexibilidad, entre
otros; todo esto en aras de que la empresa pueda obtener beneficios y crecer.
La competitividad es un término con múltiples aceptaciones; para empezar se tiene
que la competitividad es un agregado a los diversos factores de entorno que
condicionan el crecimiento (p.e. seguridad física y jurídica, estabilidad
macroeconómica, entre otros); en adición, el sector encargado de velar por la
productividad es el privado y el Estado debe facilitar las estrategias que este plantea
para mejorar la productividad del país (Muñoz, 2015)
¿Qué es distribución física?
Es él término empleado para describir las actividades relativas al movimiento de la
cantidad correcta de los productos adecuados al lugar preciso en el momento exacto
(MARKETEAM, s.f.).
Elementos de la distribución física:
El procesamiento de pedidos: Es la parte que se encarga de llevar la
información del consumidor a la planta de producción con el fin de realizar
productos y servicios de acuerdo a las necesidades del comprador.
37
El control de inventarios: Es la parte que controla el movimiento (entrada y
salida) de insumos o productos para mantener un registro en los flujos de
producción o ventas.
El transporte: Es la parte que se encarga de movilizar los insumos o
productos con fines de producción (insumo), venta (distribución) o entrega
final.
El manejo de materiales: Es la parte que se encarga de dar un tratamiento
específico a los insumos productivos.
El almacenamiento: Es el arte que se encarga de guardar los insumos o
productos para su conservación con el fin de vender o aprovechas en el
futuro (GESTIOPOLIS, 2001).
Transporte de carga por carretera en Colombia
El transporte es factor determinante en la formación de un mercado amplio y en la
vinculación de regiones aisladas. De esta manera el sector transporte pretende
elevar la eficiencia en la prestación del servicio de transporte en términos de calidad,
oportunidad, tiempo y costos, así como extender su cobertura a las regiones más
aisladas de la geografía nacional. En la medida que el comercio mundial crece a un
gran ritmo, también lo hace los requerimientos de transporte eficiente y económico,
tanto al interior del país como para el comercio internacional. Al aumentar la
competitividad en los principales mercados se obliga al país a adaptarse y ofrecer
a los clientes ventajas de costo, rapidez, confiabilidad y flexibilidad en la distribución
de las mercancías, situación que se logra a través de la dotación de una adecuada
red de infraestructura vial (Pérez, 2005).
38
1.6.10. DISEÑO METODOLÓGICO
1.6.10.1. Tipo de estudio
Con la finalidad de realizar una propuesta de mejora del proceso de distribución y
entrega de mercancía a nivel nacional en Multidimensionales, el estudio será de tipo
cualitativo.
1.6.10.2. Población y muestra
Población
Todo el personal relacionado directa o indirectamente con la distribución y
entrega de mercancía en Multidimensionales S.A.S a nivel nacional y los
proveedores que prestan el servicio de carga al interior de la empresa.
Muestra
Primordialmente será el personal del equipo de Transportes y los
proveedores que prestan el servicio de carga dentro de la empresa.
39
2. METODOLOGIA
La propuesta tiene como fundamento describir la situación actual proceso e
identificar aspectos a mejorar, lo cual espera alcanzarse mediante las siguientes
etapas:
2.1. EVALUACIÓN DEL PROCESO GENERAL DE DISTRIBUCIÓN Y ENTREGAS A
NIVEL NACIONAL.
Para esto se identificarán las partes que componen el proceso mediante la
observación directa teniendo en cuanta los parámetros previamente establecidos
en el equipo de Transportes para efectuar esta labor. Para esto básicamente se
tomarán notas mediante hojas de registro que permitieran obtener información del
estado actual.
Mediante esta observación se busca:
Identificar las tareas realizadas.
Medir el tiempo que demanda realizar cada una de las tareas.
Generar un esquema preliminar que permita realizar un diagnóstico cercano
a la realidad del cargo.
2.2. DIVISIÓN DEL PROCESO EN SUBPROCESOS.
Con un esquema general del proceso se procederá a dividir el mismo con el fin de
identificar múltiples oportunidades de mejora. Esto se realizará mediante la
aplicación de un cuestionario simple al jefe directo el cual permitirá definir cada uno
de los subprocesos con mayor precisión.
40
2.3. ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO DE CADA SUBPROCESO DEFINIDO
MEDIANTE LOS LINEAMENTOS DISPUESTOS AL INTERIOR DE LA
EMPRESA.
Con el análisis cualitativo a partir de la observación directa y el cuestionario
aplicado, se elaborarán los instructivos con el paso a paso para llevar a cabo cada
uno de los subprocesos, definiendo con esto de forma general el proceso de
seguimiento de distribución y entrega a nivel nacional.
2.4. ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA AL PROCESO DE
DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍA A NIVEL NACIONAL DE
MULTIDIMENSIONALES.
La información recolectada a través de los instructivos marcará el punto de partida
para mejorar el desarrollo del proceso mediante la optimización del proceso para
desarrollar de una forma más ordenada esta labor.
Ilustración 9 Diagrama lógico del proceso metodológico.
41
3. RESULTADOS Y ANÁLISIS
3.1. INSTRUCTIVOS DEFINIDOS PARA DESARROLLAR EL PROCESO EN
GENERAL
En total fueron elaborados 6 instructivos como eje fundamental para la
documentación del proceso. A partir de ellos se identificaron mejoras a lo largo de
todo el proceso y la finalidad de los mismos es dar el punto de partida para mejorar
el cargo, convirtiéndolo en un punto trascendental para contribuir con mejores
resultados entregados por parte del área de transportes en general para la
compañía.
Los documentos se elaboraron focalizando en dos partes con respecto a las
personas o grupos que llevan a cabo distintas actividades dentro del proceso. El
primer foco, es la persona encargada y en propiedad del cargo de Status dentro de
Multidimensionales; el segundo, son las transportadoras, y más específicamente, la
persona asignada por cada proveedor para realizar el seguimiento de los envíos.
3.2. ESTANDARIZACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE SEGUIMIENTO A
NIVEL NACIONAL EN MULTIDIMENSIONALES.
Estos documentos tienen como objetivo, brindar una guía para desarrollar
actividades fundamentales garantizando un seguimiento a nivel nacional de forma
correcta. Para entender de una manera clara y simple se explicará cada uno de los
instructivos:
3.2.1. INSTRUCTIVOS PARA TRANSPORTES MD
3.2.1.1. Reporte Planillas
Este instructivo se debe aplicar a diario, ya que mediante el reporte generado al
finalizar se garantiza que cada transportadora tenga los datos necesarios para
proceder con los seguimientos.
42
La medición comparando el antes con el después del reporte se basa únicamente
en la documentación del mismo, es decir, antes si alguien necesitaba aprender a
realizar esta actividad debía recibir una capacitación oral por una de las personas
que ya lo ejecutada. El reporte es arrojado por el sistema en un archivo Excel, el
cual otorga el Id. Control para realizar el seguimiento por placa. (Ver ANEXO 2).
3.2.1.2. Reporte Facturas
Este instructivo de debe aplicar a diario, ya que también es un documento necesario
para poder enviar el Reporte Planillas a cada transportador y a su vez, el eje central
para alimentar la base general que contiene todas las órdenes de venta facturadas
a nivel nacional. Priorizando entre todos los instructivos, este junto al Reporte de
Planillas son los más importantes ya que dan el punto de partida para llevar a cabo
los demás.
La medición comparando el antes con el después del reporte, al igual que con el
anterior reporte, se evidencia en el documento creado. (Ver ANEXO 3).
3.2.1.3. Ingreso Cumplidos BAAN
El proceso descrito mediante este instructivo, es el resultado de todos los demás,
ya que es mediante el cual la empresa sabe en qué fecha se entregó cada factura
a cada uno de los clientes. Por lo tanto, esta es la salida del proceso ejecutado por
Status en la compañía, lo cual termina como aporte vital para generar indicadores
de gestión de Multidimensionales en general. (Ver ANEXO 4).
3.2.1.4. Actualización Reporte Facturas
Este instructivo no se podrá ejecutar sin realizar el instructivo Reporte Facturas, ese,
es el punto de partida para empezar a actualizar de acuerdo a parámetros
previamente establecidos por la compañía. Mediante la actualización del reporte se
va determinando en dónde va cada factura y manejando estimativos sobre
probables fechas de llega al cliente. (Ver ANEXO 5).
43
3.2.2. INSTRUCTIVOS PARA PROVEEDORES
Estos instructivos se elaboraron con el fin de estandarizar criterios básicos pero muy
necesarios entre todas las transportadoras, para facilitar el tipo y flujo de información
que es recibido por el área de Transportes, mejorando y aligerando el análisis de
cada dato registrado.
3.2.2.1. Diligenciamiento Reporte Facturas
Este instructivo tiene como finalidad explicar la manera en cómo se debe registrar
cada dato obtenido del seguimiento diario, además con la forma en la que se elabora
el reporte.
La estandarización de este reporte constituye el aporte más importante para poder
implementar nuevas mejoras y propuestas que están incluidas en este trabajo ya
que se están alineando 5 corrientes diferentes de datos que al final terminan siendo
canalizándose de la misma forma. Para mostrar con mayor claridad se presenta el
siguiente cuadro:
Tabla 8 Diversidad de Datos por Transportadora Para el Reporte de Status
La tabla anterior evidencia la alta cantidad de criterios que existen entre las cinco
transportadoras para reportar el status de cada envío, es decir, para hablar de los
mismo. Esto básicamente se genera como consecuencia de la falta de capacitación
al proveedor y por falta de información documentada por parte de la compañía. En
total se manejan veinte criterios para hablar de algo que no necesita sino diez:
44
Tabla 9 Cantidad de Datos por Transportadora Para el Reporte de Status
Por lo tanto, esta alineación garantizará información al alcance de todos y para
capacitar contribuirá a que el involucrado pueda entender mucho más rápido. La
unificación de esta información está dada de la siguiente manera:
Tabla 10 Datos Definidos Para el Reporte de Status
Esta unificación está sustentada en la definición de un formato con parámetros
simples que permitan al final manejar la misma información en el mismo lugar.
Para este punto a parte del instructivo, se creó una presentación, un tutorial y el
respectivo instructivo. (Ver ANEXO 6).
3.2.2.2. Reporte y Gestión de Novedades
Este instructivo es uno de los más detallados y su elaboración se enfocó en
minimizar al máximo la diversidad de conceptos y formas para reportar anomalías
45
a la hora de realizar una entrega. Con esto, la contribución y el beneficio no solo fue
para transportes directamente, el área de Gestión Devoluciones y Almacén también
aprovecharán información mucho más ordenada. Mediante el siguiente ejemplo se
presentará lo anteriormente mencionado:
Se tomaron cerca de 30 facturas que presentaron devoluciones tanto totales como
parciales. La novedad o causa registrada por cada transportador es resaltada para
mostrar claramente cómo reporta cada uno:
46
Ilustración 10 Ejemplo Diversidad en el Reporte de Novedades por Transportador
La ilustración muestra que no existe homogeneidad entre cada involucrado, lo cual
a priori, termina generando un gran desorden de entrada y se convierte en una pauta
para desencadenar en información mal analizada, diligenciada y evaluada. Por lo
47
tanto, este instructivo logró que bajo una guía clara el transportador pudiese
describir sintéticamente lo ocurrido y facilitara entender cada dato por el encargado
del cargo en MD, para que depurara, desglosara y digitará información que cumpla
los mismos parámetros, para finalmente, tener lo necesario para generar diferentes
indicadores de gestión. Para lo anterior, se muestra la siguiente imagen:
Ilustración 11 Ejemplo de Organización Para el Reporte de Novedades por Transportador
Con la ilustración se intenta mostrar que una vez la información se tramite de
forma más ordenada, se podrá analizar y digitar en las columnas resaltadas en
verde. Para observar el documento completo (Ver ANEXO 7).
48
Resumiendo lo anterior:
Enfoque de Elaboración
Multidimensionales Transportador
Reporte Planillas Diligenciamiento Reporte Facturas
Reporte Facturas Reporte y Gestión de Novedades
Ingreso Cumplidos BAAN
Actualización Reporte Facturas Tabla 11 Enfoque de Elaboración
La elaboración de estos documentos se realizó con la ayuda de dos formatos (VER
ANEXO 8 - 9) (INDUSTRIAL, s.f.)
A partir de estos documentos se puede definir de forma general la secuencia de
ejecución a través del tiempo para su elaboración, análisis y culminación con su
respectivo responsable, es decir, la persona encargada de realizar el seguimiento
de cualquier envío encontrará un método para realizarlo. Para mayor claridad se
expone la siguiente ilustración.
49
Ilustración 12 Método General Para el Seguimiento
3.3. AUTOMATIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Mediante la automación de ciertas actividades que se realizan a diario el impacto
se pudo observar en el tiempo destinado para la elaboración de cada una. Haciendo
un análisis mediante la observación las acciones no muestran un peso alto, y
definiendo un intervalo de tiempo diario, no parecería repercutir demasiado, pero
registrando datos y observándolo a plazos más largos se pueden evidenciar
reducciones grandes.
Este proceso se llevó a cabo mediante programación con el editor Visual Basic para
la elaboración de macros en Excel.
MD• Reporte Planillas
MD• Reporte Facturas
MD• Actualización Reporte Facturas
TRA• Diligenciamiento Reporte Facturas
TRA• Reporte y Gestión de Novedades
MD• Ingreso Cumplidos BAAN
50
3.3.1. AUTOMATIZACIÓN REPORTE PLANILLAS
Este reporte sin modificaciones una vez es arrojado por el sistema cuenta con 44
columnas y al modificarlo queda con 21 columnas. El realizar la eliminación de
columnas manualmente puede ocasionar fallas desembocando en la solicitud
nuevamente al sistema de este reporte para iniciar nuevamente con el proceso. Este
tipo de situaciones terminan demandando bastante tiempo para una labor que se
puede realizar en un segundo.
Para dimensionar lo anterior y exponer los grandes beneficios de lo conseguido se
expone la siguiente tabla.
Tabla 12 Reducción de Tiempo con la Automatización del Reporte de Planillas
La anterior tabla muestra una reducción de tiempo de forma exponencial, lo cual
contribuye a ejecutar mucho más rápido la actividad lógicamente, reducir a cero los
posibles errores por la modificación manual y a contribuir con una optimización de
un espacio en términos de tiempo que durante la jornada laboral puede ser invertido
en otras actividades. Gráficamente se muestra la reducción:
51
Ilustración 13 Reducción Minutos Automatización del Reporte de Planillas
Para mayor claridad (Ver ANEXO 10).
3.3.2. AUTOMATIZACIÓN REPORTE FACTURAS
Este reporte sin modificaciones es arrojado por el sistema como archivo plano, es
decir, que no cuenta con delimitaciones y a primera vista tiene una apariencia de
gran desorden. A diferencia de la anterior automatización, el organizar este archivo
toma bastante tiempo, para lo cual, si se hace de forma manual el mecanizar su
desarrollo puede tomar bastante tiempo. Con el código diseñado se llevan a cero
los posibles errores por una mala modificación y en tiempo la reducción es muy
considerable.
Para mayor claridad se expone la siguiente tabla:
-4,984 -24,92-152,52
-915,12
-1830,24
-2000
-1800
-1600
-1400
-1200
-1000
-800
-600
-400
-200
0
DÍA SEMANA MES SEMESTRE AÑO
REDUCCIÓN MINUTOS
52
Tabla 13 Reducción de Tiempo con la Automatización del Reporte de Facturas
Está macro, en comparación con la anterior, muestra una reducción de tiempo aún
mucho mayor, por lo que su peso en la contribución de este proyecto es bastante
alto. Gráficamente se muestran los resultados obtenidos:
Ilustración 14 Reducción Minutos Automatización del Reporte de Facturas
Para mayor claridad (Ver ANEXO 11).
Con la automatización de estas dos actividades se logró reducir la intervención del
encargado de realizar estas actividades, lo cual funciona como una prenda de
garantía a la hora de utilizar la información para cualquier fin.
Junto con estas programaciones se propone realizar una tercera una vez la
implantación del Diligenciamiento Reporte Status llegue a su fase final, en la cual
cualquier proveedor sin importar su participación en el cargue de mercancía, tenga
implantado este proceso y se reduzcan la diferencia entre los datos que envía cada
una prácticamente a cero.
-9,984 -49,92
-1547,52
-9285,12
-18570,24
-20000
-18000
-16000
-14000
-12000
-10000
-8000
-6000
-4000
-2000
0
DÍA SEMANA MES SEMESTRE AÑO
REDUCCIÓN MINUTOS
53
3.4. CREACIÓN DE INDICADORES ÁGILES Y CONFIABLES
La creación de los indicadores se realizó con previa autorización de la coordinación
y jefatura de transportes, quienes al final son los encargados de reunirse con los
proveedores para determinar cuál ha sido el rendimiento a lo largo de cierto intervalo
de tiempo.
El indicador creado está centrado en determinar cantidades y porcentajes con
respecto a la cantidad de cajas y número de facturas fueron cargadas, transportadas
y entregadas por cada operador de carga. Las mediciones definidas durante la
construcción, tuvieron como premisa la practicidad, evitando información
redundante o diletante para una correcta evaluación de diferentes aspectos.
Como base para el indicador, se tiene el Reporte de Facturas Trimestral, a partir del
mismo, se efectúan las mediciones.
Como se mencionó anteriormente, las facturas y las cajas fueron los valores a
considerar. Para el primer valor, las facturas, se contabilizó el número que cargó
cada transportador subcontratado, y el porcentaje de cada una, lo cual al final
terminó demarcando la participación durante los meses.
Para mostrar de una manera más precisa se expone la siguiente tabla:
Tabla 14 Ejemplo de Facturas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
54
Como se puede ver en el cuadro, la definición se hace de manera concisa
exponiendo al final un indicador de fácil comprensión para cualquier parte que desee
analizarlo. Para concluir esta parte se diseñó el siguiente gráfico:
Ilustración 15 Ejemplo Graficación de Facturas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
Para el segundo valor mencionado anteriormente, las cajas, se hizo una
construcción similar a la anterior, pero sin mostrar porcentajes. Lo más importante
en este punto era definir la cantidad de cajas movilizadas durante los tres meses
junto con la cantidad de cajas que fueron devueltas por los clientes en el mismo
rango de tiempo. El porcentaje se obvió puesto que sería un valor que mostraría la
participación por transportadora, algo que ya se dejó reflejado en el indicador
anterior, con las facturas.
Para mostrar de una manera más precisa se expone la siguiente tabla:
55
Tabla 15 Ejemplo de Cajas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
El cuadro refleja el Total de Cajas (T.C.) movilizadas al mes, frente a la cantidad de
Cajas Devueltas (CJ DV). Gráficamente se mostró lo anteriormente relacionado
junto con el porcentaje al que equivale tanto las cajas entregadas como las
devueltas:
Ilustración 16 Ejemplo Graficación de Cajas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
56
Ilustración 17 Ejemplo Graficación de Cajas Movilizadas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
La siguiente parte del indicador estuvo enfocada en evaluar si la entrega se realizó
dentro de los tiempos determinados para cada destino nacional. La tabulación y
graficación se llevó a cabo mediante la cantidad de facturas cargadas durante los
tres meses:
Tabla 16 Ejemplo de Cumplimiento en Entregas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
Gráficamente la exposición se diseñó de la misma forma que en el punto anterior:
57
Ilustración 18 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas A Tiempo Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
Ilustración 19 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas A Tiempo Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
58
La siguiente parte del indicador estuvo enfocada en evaluar si la entrega se realizó
sin novedad dentro de los tiempos determinados para cada destino nacional. La
tabulación y graficación se llevó a cabo mediante la cantidad de facturas cargadas
durante los tres meses:
Ilustración 20 Ejemplo Facturas Entregadas Sin Novedad Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
Ilustración 21 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas Sin Novedad Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
59
Ilustración 22 Ejemplo Graficación de Facturas Entregadas Sin Novedad Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
Si se observa bien, se utilizó el mismo valor para los indicadores de cumplimiento y
conformidad, esto se debe a que hay facturas que fueron anuladas y de acuerdo a
las fórmulas diseñadas para cada punto, no se toman de la misma manera.
Por último y para terminar con el indicador, se generó otra parte de donde se pueden
evidenciar las devoluciones realizadas durante los tres meses clasificándolas por
los diferentes tipos y categorizándolas por transportadoras:
60
Tabla 17 Ejemplo Cajas Devueltas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
Como se puede ver en el cuadro anterior, aparte de las transportadoras, cajas
devueltas y tipos de devolución, se incluyó al responsable de cada una. Como
fueron clasificados 38 tipos de novedad en donde se busca sintetizar las posibles
causales de las devoluciones, se añadió un filtro para poder visualizar mejor las más
importantes. Gráficamente se expuso de la siguiente manera:
61
Tabla 18 Ejemplo Graficación de Cajas Devueltas Durante el Cuarto Trimestre del Año 2017
A manera de resumen y como dato relevante, queda confirmado que son tres
transportadoras las que manejan el 80 % de la operación, entre las cuales se está
dividiendo cerca del 90% de las regionales o destinos a nivel nacional.
62
Tabla 19 Cantidad Facturas X Transportadora
Con esto termina el indicador el cuál se dejó estructurado y armado para actualizarlo
únicamente con el pasar de los meses, es decir, copiando y pegando los valores
registrados a partir del seguimiento. Cabe anotar que la buena elaboración de este
recurso va de la mano de todos los resultados obtenidos y expuestos anteriormente.
Si algún instructivo, algún diligenciamiento o el seguimiento en general por parte de
alguno o todos los involucrados se realiza erradamente, los resultados obtenidos
serán solo datos, y el análisis y las evaluaciones periódicas no tendrán ningún fruto.
Como registro para la compañía se deja un archivo en donde se explica la forma en
la que se construyó el indicador (Ver ANEXO 12).
63
4. CONCLUSIONES
Si bien la finalidad de este proyecto era aumentar el nivel de servicio a la hora de
realizar la entregar mercancía a cada cliente, el trabajo queda como el punto de
partida y el llegar a la meta dependerá de la aplicación que tengan todos los
involucrados implementando lo propuesto y aportando ideas con base al
conocimiento que sigan desarrollando desde sus lugares.
De igual forma, se culminó con la estructuración del proceso general de
seguimiento, a través del cual se llegaron a proponer e implementar mejoras que
traerán grandes benéficos para el área y la compañía. Es decir, el proyecto no solo
se desarrolló basado en documentar todo tal cual como ya estaba, sino a través de
este proceso, se fueron implementando distintos avances que al final fueron
aprobados por los responsables del área.
Se establecieron distintos instructivos los cuales le dieron forma al cargo,
documentos los cuales permitieron divisar que no es necesario una inyección
sofisticada de cambios mediante tecnología y conocimientos avanzados. El nivel del
cargo es de auxiliar, por lo que lo propuesto está enfocado en dejar mejoras de fácil
ejecución.
A parte, mediante la programación de actividades que se venían realizando
manualmente, la reducción de tiempo en total comparando el antes y después llegó
a ser cerca del 98.4% anualmente.
Finalmente, con los indicadores creados ahora se tienen datos resumidos y
relevantes a diario, y no cómo se venía manejando, que se rehacían con pocos días
de antelación ante las reuniones programadas para su análisis.
64
5. RECOMENDACIONES
Se debe concientizar a todos los involucrados en el proceso de que esta propuesta
queda como el punto de partida sobre la cual se podrá seguir aportando ideas con
el fin de mejorar. Es importante hacer revisiones periódicas garantizando que se
cumpla al 100% lo implementado.
Los documentos y demás creaciones quedarán bajo el poder de los responsables
del equipo de transportes y logística, por lo tanto, el beneficio depende de ellos,
explícitamente del coordinador de transportes y el jefe de logística. Estos dos
cargos, por su rango y funciones tienen todo el poder para exigir la implementación
de los proveedores y gestionando el apoyo de otras áreas para sacar el máximo
provecho, por ejemplo, del equipo de programación o de almacén.
Es importante que se dé continuidad a las propuestas de este proyecto, nunca
llegarán a ser suficientes y a través del pasar del tiempo se podrán ir incluyendo,
cambiando o innovando ideas.
Con el tiempo será primordial exigir un mejor nivel en Excel, ya que por el nivel y la
naturaleza del cargo es la mejor herramienta para hacer un seguimiento integral con
las herramientas que aparte brinda la compañía.
65
6. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
Alcaldía Bogota. (s.f.). Recuperado el 22 de 05 de 2014, de
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3337
Center, S. D. (Agosto de 2009). Search Data Center. Obtenido de
http://searchdatacenter.techtarget.com/es/definicion/Sistema-de-gestion-de-
almacenes-WMS
Chopra, S., & Meindl, P. (2001). ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO.
Estrategia, planeación y operación. MEXICO: Pearson Educación de México, S.A.
GESTIOPOLIS. (Marzo de 2001). Canales de distribución y adminitración logística.
Obtenido de GESTIOPOLIS: https://www.gestiopolis.com/dirgp/mar/canales.htm
Google. (s.f.). Obtenido de
https://www.google.es/maps/dir/Bogot%C3%A1,+Colombia/Manizales,+Caldas,+C
olombia/Pereira+-+Risaralda,+Colombia/Armenia+-
+Quind%C3%ADo,+Colombia/@4.8623122,-
74.8881852,10.5z/data=!4m26!4m25!1m5!1m1!1s0x8e3f9bfd2da6cb29:0x239d635
520a33914!2m2!1d-74.072092!2
INDUSTRIAL, C. D. (s.f.). CETI. Obtenido de
http://archivos.ceti.mx/SIPPAFI/encuesta_de_levantamiento.pdf
Izcúe, J. J. (2014). Los despachos y entregas OTIF (On Time, In Full). Negocios Globales.
Logistica Tranporte Distribución.
Long, D. (2006). Logística Internacional: Administración de la cadena de abastecimineto
global. En L. Douglas, Logística Internacional: Administración de la cadena de
abastecimineto global. (pág. 474). México: Limusa, S.A.
Macros, W. a. (s.f.). Diseño Web, Macros Excel & Artículos. Obtenido de
http://www.webandmacros.com/macro_excel_definicion.htm
MARKETEAM. (s.f.). MARKETEAM. Obtenido de
https://sites.google.com/site/marketeam210/5-administracion-de-la-distribucion-
fisica/5
Muñoz, J. C. (2015). EL CAMBIO ES IRREVERSIBLE. Revista Colfecar, 36.
Orduña, G. (13 de Noviembre de 2012). Lo mejor de la administración. Obtenido de
http://giselorduna.blogspot.com.co/
66
Patiño Garzón, A., & Zoque Cuellar, S. (2008). Las interrupciones en la cadena de
abastecimiento: Caso Meals de Colombia S.A. En A. Patiño Garzón, & S. Zoque
Cuellar, Las interrupciones en la cadena de abastecimiento: Caso Meals de
Colombia S.A. (pág. 91). Bogotá: Comité de Publicaciones - Facultad de
Adminitración Universidad de los Andes.
Pérez, G. J. (2005). La infraestructura del transporte vial y la movilización de carga en
Colombia. Cartagena: 2005.
Wikipedia. (14 de Septiembre de 2017). Wikipedia. la enciclopedía libre. Obtenido de Macro:
https://es.wikipedia.org/wiki/Macro
67
7. ANEXOS
Anexo 1 DIAGRAMA DE FLUJO - DISTRIBUCIÓN FÍSICA Anexo 2 INSTRUCTIVO - REPORTE PLANILLAS Anexo 3 INSTRUCTIVO - REPORTE FACTURAS Anexo 4 INSTRUCTIVO - INGRESO CUMPLIDOS BAAN Anexo 5 INSTRUCTIVO – ACTUALIZACIÓN REPORTE FACTURAS Anexo 6 INSTRUCTIVO – DILIGENCIAMIENTO REPORTE STATUS Anexo 7 INSTRUCTIVO - REPORTE Y GESTIÓN DE NOVEDADES Anexo 8 ENTREVISTA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ACERCA LOS DE PROCESOS Anexo 9 FORMATO PARA DEFINICÓN DE PASOS DEL PROCESO Anexo 10 AUTOMATIZACIÓN REPORTE PLANILLAS Anexo 11 AUTOMATIZACIÓN REPORTE FACTURAS Anexo 12 INDICADOR TRIMESTRAL SEGUIMIENTO NACIONAL
