15
Edifício Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 www.sergas.es 1.OBXECTO 2.ALCANCE 3.DEFINICIÓNS 4.DESENVOLVEMENTO 4.1.PROGRAMACIÓN DAS AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE AUTOCONTROL 4.2.SELECCIÓN DO EQUIPO AUDITOR 4.3.REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1.PREPARACIÓN DAS ACTIVIDADES DA AUDITORÍA 4.3.2.REALIZACIÓN DAS ACTIVIDADES DA AUDITORÍA REUNIÓN DE APERTURA EXECUCIÓN DA AUDITORÍA ELABORACIÓN DAS CONCLUSIÓNS DA AUDITORÍA REUNIÓN FINAL REXISTRO DA INFORMACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.3.ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN E DISTRIBUCIÓN DO INFORME 4.3.4.REALIZACIÓN DAS ACTIVIDADES DE SEGUIMENTO 5. ARQUIVO DA DOCUMENTACIÓN 6. RESPONSABILIDADES 7. DOCUMENTOS 8. INDICADORES 9. FLUXOGRAMA Este procedemento foi elaborado pola da DIRECCIÓN XERAL DE SAÚDE PÚBLICA da CONSELLERÍA DE SANIDADE da XUNTA DE GALICIA. O receptor deste documento comprométese a non realizar ningunha reprodución total ou parcial e a non distribuílo a terceiros. Elaborado SERVIZO DE CONTROL E AUDITORÍAS Marta Piñeiro Sotelo Data: 20.12.2018 Revisado SUBDIRECCIÓN XERAL DE PROGRAMAS DE CONTROL DE RISCOS AMBIENTAIS PARA A SAÚDE Ángel Gómez Amorín Data: 20.12.2018 Aprobado DIRECCIÓN XERAL DE SAÚDE PÚBLICA Andrés Paz-Ares Rodríguez Data: 20.12.2018 PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN SISTEMA DE AUTOCONTROL Edición 2 PX-13-02 Edición 1 de 15

PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

  • Upload
    doanque

  • View
    216

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881542979www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881542979www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881542979www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881542979www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881542979www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881542979www.sergas.es

Teléfono: 881542979www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881547455www.sergas.es

Edifício Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

1.OBXECTO

2.ALCANCE

3.DEFINICIÓNS

4.DESENVOLVEMENTO

4.1.PROGRAMACIÓN DAS AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE AUTOCONTROL

4.2.SELECCIÓN DO EQUIPO AUDITOR

4.3.REALIZACIÓN DA AUDITORÍA

4.3.1.PREPARACIÓN DAS ACTIVIDADES DA AUDITORÍA

4.3.2.REALIZACIÓN DAS ACTIVIDADES DA AUDITORÍA

REUNIÓN DE APERTURA

EXECUCIÓN DA AUDITORÍA

ELABORACIÓN DAS CONCLUSIÓNS DA AUDITORÍA

REUNIÓN FINAL

REXISTRO DA INFORMACIÓN DA AUDITORÍA

4.3.3.ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN E DISTRIBUCIÓN DO INFORME

4.3.4.REALIZACIÓN DAS ACTIVIDADES DE SEGUIMENTO

5. ARQUIVO DA DOCUMENTACIÓN

6. RESPONSABILIDADES

7. DOCUMENTOS

8. INDICADORES

9. FLUXOGRAMA

Este procedemento foi elaborado pola da DIRECCIÓN XERAL DE SAÚDE PÚBLICA da CONSELLERÍA DE SANIDADE da XUNTA DE GALICIA. O receptor deste documento comprométese a non realizar ningunha reprodución total ou parcial e a non distribuílo a terceiros.

ElaboradoSERVIZO DE CONTROL E AUDITORÍAS

Marta Piñeiro SoteloData: 20.12.2018

RevisadoSUBDIRECCIÓN XERAL DE PROGRAMAS DE CONTROL DE RISCOS AMBIENTAIS PARA A SAÚDE

Ángel Gómez AmorínData: 20.12.2018

AprobadoDIRECCIÓN XERAL DE SAÚDE PÚBLICA

Andrés Paz-Ares RodríguezData: 20.12.2018

PX-13-02PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN SISTEMA DE AUTOCONTROL

Edición 2PX-13-02Edición

1 de 15

Page 2: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

HISTÓRICO DE MODIFICACIÓNS

Edición Data Modifcacións

2 20/12/2018 Modificouse o procedemento e documentos relacionados seguindo o Plan de Acción da Auditoría Interna IAI/02/17

Modificouse o Procedemento nos puntos:3. Definicións (eficacia)4.3.1 Plan de auditoría en buques4.3.2 Rexistros da información da auditoría, punto b.4.3.3 Elaboración, codificación e distribución do informe

Como consecuencia da auditoría interna antes mencionada e tamén como revisión, modificouse a GC-13T-01-02-01 Guía para cubrir as listas de comprobación dos plans APPCC e Prerrequisitos (edición 4), nos puntos:II Valoración da conformidade e da eficaciaIII. 2 Plan do control de subministro da auga.III. 8 Plan de boas práctcas de fabricación, Item1.a

Modificáronse os Formularios:F-13T-01-02-02 L.C. do plan do control do subministro de auga no ítem 2 F-13T-01-02-08 L.C do plan de BPF, no ítem 1a

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 2 de 15

Page 3: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

1. OBXECTO

O obxecto deste documento é establecer a metodoloxía pola que os servizos de inspección de

saúde pública realizarán as auditorías dos sistemas de autocontrol.

Este procedemento recolle o método a empregar nas auditorías que se desenvolvan sobre os

sistemas de autocontrol, aínda que de forma puntual se poida empregar técnicas de inspección,

no caso de que sexa necesario comprobar determinados requisitos ou aspectos do sistema de

autocontrol do establecemento.

2. ALCANCE

O alcance deste procedemento é de aplicación a todas as auditorías contempladas no

programa de control sanitario correspondente.

3. DEFINICIÓNS

• Sistema de autocontrol: conxunto de actuacións, procedementos e controis que, de forma

programada e específica, se realizan por parte dun establecemento para a seguridade dos

produtos ou servizos que ofrece.

• Análise de perigos e puntos crítcos de control (APPCC): proceso sistemátco e preventvo

utlizado para controlar o proceso de produción dun alimento, de forma que se provea ás

empresas dun control contnuo das operacións de elaboración de alimentos baseado en

criterios técnicos aceptados internacionalmente.

• Alcance específico: A efectos deste procedemento, dito alcance equivale aos aspectos a

auditar (APPCC e/ou prerrequisitos). É a extensión e límites dunha auditoría.

• Prerrequisitos: Conxunto de documentos desenvolvidos conforme aos principios xerais da

hixiene alimentaria que recollen as actvidades básicas que son necesarias para manter un

ambiente hixiénico axeitado nas etapas de produción, transformación e distribución.

• Auditoría: Exame sistemátco e independente para determinar se as actvidades e os seus

resultados se corresponden cos plans previstos, e se estes se aplican eficazmente e son

axeitados para alcanzar os obxectvos.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 3 de 15

Page 4: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

• Plan de auditoría: Descrición das actvidades e dos detalles acordados dunha auditoría.

Axenda da auditoría.

• Achados de auditoría: Resultados de avaliar as evidencias da auditoría fronte aos criterios

de auditoría. Poden indicar conformidade ou non conformidade, conducir á identficación de

oportunidades de mellora ou ao rexistro de boas práctcas.

• Criterios de auditoría: Conxunto de polítcas e procedementos, requisitos legais ou outros

requisitos usados como referencia fronte aos cales se comparan as evidencias da auditoría.

• Evidencias da auditoría: Rexistros, declaracións de feitos ou calquera outra información

verificable obtda polo equipo auditor, de certeza clara e manifesta da que non se pode

dubidar, que sexa pertnente aos criterios de auditoría.

• Non Conformidade: Incumprimento dun requisito.

• Observación: Aspecto ou fallo puntual e/ou nacente que non ten suficiente relevancia

para considerarse non conformidade pero podería chegar a selo se non se corrixe.

• Conclusións da auditoría: Resultado dunha auditoría tras considerar os obxectvos e os

achados.

• Acción correctva: Acción tomada para eliminar a causa dunha non conformidade

detectada ou outra situación indesexable (vai contra a causa).

• Acción correctora: Acción tomada para eliminar unha non conformidade detectada (vai

contra a evidencia).

• Plan de Acción: Conxunto de actuacións que debe realizar o auditado para eliminar as non

conformidades detectadas nunha auditoría.

• Eficacia: Grado en que se realizan as actvidades planificadas e se alcanzan os resultados

planificados. É a medida do grado de cumprimento dos obxectivos. Unha actividade é

eficaz se consegue os resultados que pretendía conseguir.

4. DESENVOLVEMENTO

4.1 PROGRAMACIÓN DAS AUDITORÍAS DOS SISTEMAS DE AUTOCONTROL

O alcance, a frecuencia e o tpo de establecementos onde deben realizarse as auditorías dos

sistemas de autocontrol fixaranse no documento de planificación elaborado pola DIRECCIÓN

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 4 de 15

Page 5: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

XERAL DE SAÚDE PÚBLICA (DXSP). Tamén se poden realizar á demanda da AUTORIDADE COMPETENTE

naqueles casos que non estveran contemplados e fora necesaria a súa execución.

No mes de xaneiro de cada ano, a XEFATURA DA ZONA VETERINARIA, programará o calendario de

establecementos a avaliar no ano en curso e o persoal encargado da avaliación.

Non se realizarán inspeccións programadas e auditorías no mesmo día sobre o mesmo

establecemento, agás casos excepcionais (p. ex. buques).

4.2 SELECCIÓN DO EQUIPO AUDITOR

A XEFATURA DE ZONA VETERINARIA seleccionará ao equipo encargado da realización da auditoría. É

preferible que o EQUIPO AUDITOR estea formado polo menos por dous membros, no que un deles

será nomeado AUDITOR/A XEFE/A.

Este equipo será independente, sempre que sexa posible, do PERSOAL INSPECTOR que ten asignado

o control rutneiro do establecemento, aínda que este poderá acompañalo como observador

pero sen partcipar na auditoría.

Os membros do EQUIPO AUDITOR deberán ter formación específica en avaliación de sistemas de

autocontrol. Neste senso, a DIRECCIÓN XERAL DE SAÚDE PÚBLICA organiza periodicamente un curso

específico que deberá recibir todo o persoal inspector. Este realizará, na medida do posible,

polo menos dúas auditorías acompañados por persoal con experiencia.

As XEFATURAS DA ZONAS VETERINARIAS disporán dunha listaxe do persoal do seu ámbito que recibiu

formación en auditorías de sistemas de autocontrol, entre os que distribuirán a realización das

auditorías. Os que aínda no teñan formación serán propostos para realizala e iranse incluíndo

nas seguintes edicións do curso específico, así como aqueles que precisen formación de

reciclaxe.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 5 de 15

Page 6: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA

4.3.1 PREPARACIÓN DAS ACTIVIDADES DA AUDITORÍA

O EQUIPO AUDITOR preparará e comunicará o plan de auditoría ao establecemento segundo o

Formulario F-13-02-01 por medio dun sistema que permita xustficar que recibiu a

notficación (fax, correo electrónico...). Poderase solicitar toda a documentación que se

considere necesaria para a preparación da auditoría. A comunicación do plan de auditoría

realizarase como mínimo con 7 días de antelación.

En caso de dificultade por parte da empresa á hora de concretar a data da auditoría, a

xefatura territorial establecerá a data concreta para a realización da mesma que será

notficada regulamentariamente. Así mesmo, nos casos dos buques, pode existr certa

dificultade á hora da comunicación do plan de auditoría, polo que pode ser preciso

adaptarse ás partcularidades propias deste tpo de establecementos.

Revisarase a documentación necesaria (histórico da entdade, avaliacións anteriores, alertas,

abrochos, denuncias, actas...), a remitda polo establecemento e toda aquela da que se poida

dispoñer con anterioridade a través dos sistemas de información propios (HERME, SEMAGA,

correo electrónico, arquivos...).

4.3.2 REALIZACIÓN DAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

➢REUNIÓN DE APERTURA

É o primeiro encontro entre EQUIPO AUDITOR e o auditado.

Diríxea o AUDITOR/A XEFE/A e nela estará presente algún representante do establecemento. A

finalidade é presentar ao equipo, comunicar obxectvos, alcance e horario previsto así como

solicitar a documentación necesaria.

➢EXECUCIÓN DA AUDITORÍA

A execución da auditoría consiste en revisar a documentación do sistema de autocontrol do

establecemento prevista no alcance, verificar in situ a súa correcta implantación e facer unha

avaliación global da súa eficacia.

Como itnerario, seguirase o seguinte esquema na medida do posible:

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 6 de 15

Page 7: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

1. Para revisar a documentación do sistema de autocontrol, cómpre primeiro preguntar

polas actvidades autorizadas e a súa forma de levalas a cabo. Revisaranse os

diagramas de fuxo ou os cadros de xestón das empresas.

2. Tras a primeira revisión do sistema de autocontrol, poderase efectuar unha selección

dos aspectos e fases que se van a verificar coa técnica de auditoría. De facer esta

selección, deberán identficarse claramente na acta e no informe de auditoría que

aspectos e fases se verificaron.

3. Para a verificación in situ na que se comprobe a correcta implantación e a eficacia do

sistema de autocontrol, as comprobacións poderán realizarse mediante observación

directa, entrevistas, probas de verificación, toma de mostras, exame documental e de

rexistros.

Se durante a execución da auditoría se detectaran incumprimentos con risco inminente ou

grave para a saúde pública, adoptaranse as medidas oportunas segundo o PX-13-03

Procedemento Xeral de Actuación do Persoal de Inspección, proseguindo co proceso de

auditoría.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 7 de 15

1.Exame do diagrama de fluxo/cadro de xestión

3. Verificación in situ (observacións/medicións/entrevistas/rexistros)

2. Selección de determinadas operacións do diagrama para a súa observación máis detallada

Page 8: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

➢ELABORACIÓN DAS CONCLUSIÓNS DA AUDITORÍA

Unha vez rematadas as fases anteriores, o EQUIPO AUDITOR reunirase para poñer en común os

achados da auditoría en base ás as evidencias obtdas e acordar as conclusións finais en

canto ás non conformidades identficadas.

➢REUNIÓN FINAL

Ao rematar as conclusións realizarase, na medida do posible, unha reunión entre o EQUIPO

AUDITOR e o persoal do establecemento, para expor unha breve descrición das non

conformidades detectadas, se as houbera, así como das conclusións obtdas do sistema de

autocontrol. En caso de existr non conformidades, estas argumentaranse coas evidencias

máis significatvas.

➢REXISTROS DA INFORMACIÓN DA AUDITORÍA

Os documentos que rexistrarán as actvidades realizadas na auditoría son:

a) As listas de comprobación:

Só se utlizarán as listas que procedan segundo o alcance da auditoría. Cubriranse e

anotaranse todos aqueles detalles que se poidan comprobar (datas, nomes, números de

referencia...) para unha mellor descrición das evidencias que se atopen e unha clara

argumentación dos achados de auditoría. Para a súa cumprimentación seguirase a guía de

interpretación e poderán ser arquivadas en Herme, no apartado de documentos. É preciso

concluír cada unha das listas con Conforme ou Non conforme.

b) A acta de control oficial:

Levantarase no transcurso da auditoría e deixarase copia no establecemento. Codificarase

co motvo 10 (programada), o tpo de control 12 (auditoría) e alcance 32 (autocontrois).

Nela recolleranse os achados e conclusións principais da auditoría de forma resumida, co

fin de axilizar a realización da devandita acta, co resultado que proceda.

A efectos da aplicación HERME, cómpre concluír a auditoría que permita a clasificación

desta en Conforme ou Non conforme, segundo a avaliación global da auditoría realizada e

na que hai que ter en conta non só o número de non conformidades senón o impacto

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 8 de 15

Page 9: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

delas na seguridade ou inocuidade dos alimentos. Poden existr establecementos nos que

sexa más difcil concluír desta forma que noutros. Aínda así, débese concluír co que se

considere máis axeitado.

Inclúese o seguinte cadro a modo de resume:

Na acta tamén se indicará:

- que o AUDITOR/A XEFE/A remitrá ao establecemento o Informe de auditoría de

autocontrol nun prazo definido a xuízo do inspector (tempo estmado de 15 días).

- que tras a recepción deste informe, se procede, o establecemento terá que presentar

un Plan de Acción, podendo usar o modelo F-13-02-03, nun prazo de 15 días co fin de

propor medidas que corrixan a causa das non conformidades.

c) O Informe de auditoría de autocontrol segundo o modelo F-13-02-02.

4.3.3 ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN E DISTRIBUCIÓN DO INFORME

O equipo auditor elaborará un informe segundo o modelo F-13-02-02, onde se refectrá o

alcance realizado, os achados detectados e as conclusións obtdas despois de recompilar

todas as evidencias e contrastalas cos criterios. É necesario sinalar que neste informe non se

deben referenciar a guía e as listas de comprobación no apartado “CRITERIOS DE

AUDITORÍA”.

As observacións e non conformidades redactaranse de forma breve, clara e concisa facendo

referencia ao aspecto que se incumpre, sen empregar termos que induzan a erro. Deben

estar baseadas en evidencias claras e contrastadas.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 9 de 15

VALORACIÓN RESULTADO DA AUDITORÍA CONFORME/NON CONFORME MEDIDA ADOPTADARESULTADO 1 Non se atopan fallos no sistema CONFORME NINGUNHARESULTADO 2 Existen Observacións CONFORME SEGUIMENTO NA PRÓX INSPECCIÓNRESULTADO 3 Existen Non Conformidades NON CONFORME PLAN DE ACCIÓN

Page 10: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

As conclusións darán resposta ao obxectvo da auditoría, tanto sobre o grado de

implantación do sistema de autocontrol para clasificar o resultado da auditoría como

CONFORME / NON CONFORME, como da eficacia do devandito sistema de autocontrol.

Debemos concluír se o sistema de autocontrol do establecemento é eficaz valorando en

conxunto toda a auditoría e non só a existencia ou non de non conformidades ou

observacións. Así, debe valorarse tanto o número das non conformidades como a entdade

destas ou se compromete a inocuidade dos produtos elaborados. Desta forma, pode darse o

caso que, aínda que haxa non conformidades, o sistema pode considerarse eficaz.

E por isto que segundo se dixo anteriormente, o sistema de autocontrol pode clasificarse do

seguinte xeito:

No caso de que a avaliación resulte non conforme e non eficaz, debe valorarse a maiores a

posibilidade da petción do Plan de Acción de forma inmediata ou a adopción doutro tpo de

medidas que se considere, segundo o PX-13-03.

A codificación do informe realizarase como IAA/XXXX/YY/00, onde:

•IAA: Informe auditoría autocontrol•XXXX: AUDITOR/A XEFE/A (Código do inspector)•YY: Numero correlatvo de informe ao longo do ano•00: Ano de Emisión

O AUDITOR/A XEFE/A remitrá o informe ao establecemento nun prazo estmado de 15 días

dende a data de realización da auditoría xunto co formulario do Plan de Acción por medio

dun sistema que permita xustficar que recibiu a notficación (fax, correo electrónico, ...). O

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 10 de 15

VALORACIÓN AUDITORÍA SISTEMA DE AUTOCONTROLRESULTADO 1 CONFORME EFICAZRESULTADO 2 CONFORME EFICAZ

RESULTADO 3NON CONFORME EFICAZNON CONFORME NON EFICAZ

Page 11: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

informe ademais subirase a HERME e daráselle a coñecer á XEFATURA DE ZONA VETERINARIA onde

radique o establecemento para coordinar as accións de seguimento.

A partr de aquí pode suceder:

a) Se o establecemento non contesta, emitrase un informe (F-13-03-01) á xefatura de zona

solicitando un requirimento desde a unidade correspondente.

b) Se o establecemento contesta, o EQUIPO AUDITOR avaliará o Plan de Acción, nun prazo de 15

días para aprobar ou non as medidas e/ou alegacións presentadas. O AUDITOR/A XEFE/A

contestará ao establecemento sobre o mesmo Plan de Acción, cubrindo a columna

“Valoración da acción correctva” con Conforme/Non conforme.

b.1) Se o equipo auditor está conforme con todas as accións correctvas, contestaralle ao

establecemento, sendo o estado do Plan de Acción “PECHADO”.

b.2) Se o EQUIPO AUDITOR considera que as medidas correctvas propostas non son axeitadas,

dito equipo devolveralle ao establecemento o Plan de Acción como “ABERTO” coas

observacións pertnentes que correspondan ao xuízo do equipo auditor. Indicaráselle, no

mesmo medio que utlizara para esta comunicación, que disporá de 15 días para a

contestación aos comentarios do Plan de Acción.

b.2.1) Se o equipo auditor está conforme con todas as accións correctvas,

contestaralle ao establecemento, sendo o estado do Plan de Acción “PECHADO”.

b.2.2) Se o equipo auditor non está conforme con todas as accións correctvas porque

considera que existe un incumprimento da normatva, emitrá informe (F-13-03-01) á

unidade superior para que se tomen as medidas oportunas. O Plan de Acción

devolverase como PECHADO, aínda que conteña non conformidades e indicarase no

apartado de observacións que se fará seguimento.

En caso de non aceptación do Plan de Acción por parte do equipo auditor, debe realizarse

unha acta no establecemento na que se recollan detalladas as non conformidades que

motvan a no aceptación daquel, co fin de servir como valor probatorio para desenvolver

accións posteriores.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 11 de 15

Page 12: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

Cando o Plan de Acción estea PECHADO subirase a HERME e notficarase á XEFATURA DE ZONA

VETERINARIA onde radique o establecemento para coordinar as accións de seguimento polos

servizos de inspección.

4.3.4 REALIZACIÓN DAS ACTIVIDADES DE SEGUIMENTO DO PLAN DE ACCIÓN

Serán realizadas polo PERSOAL INSPECTOR que realiza o control oficial rutneiro do establecemento.

Como norma xeral, tendo en conta os prazos establecidos no Plan de Acción, realizarase nunha

seguinte visita de inspección ao establecemento na que se comprobará se foron ou non

emendadas as non conformidades, deixando constancia deste seguimento nunha acta

específica codificada como motvo 12, tpo 12 e alcance 32.

Se non se emendaron as non conformidades, o PERSOAL INSPECTOR emitrá un informe indicando

cales persisten, que remitrá á XEFATURA DE ZONA VETERINARIA coas conclusións e propostas que

considere.

O mesmo xeito de proceder sería o realizado coas observacións, coa excepción de que, neste

caso, non existe Plan de Acción.

5. ARQUIVO DA DOCUMENTACIÓN

Toda a documentación xerada na auditoría debe ser arquivada no expediente do

establecemento:

➢Convocatoria

➢Listas de comprobación

➢Informe de auditoría

➢Plan de Acción

6. RESPONSABILIDADES

XEFATURA DE ZONA VETERINARIA:

➢ Programar e coordinar as auditorías dos sistemas de autocontrol na súa zona.

➢ Controlar que todo o persoal do seu ámbito reciba formación en auditorías.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 12 de 15

Page 13: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

➢ Seleccionar ao EQUIPO AUDITOR e ao AUDITOR/A XEFE/A.

➢ Supervisar a actvidade do persoal inspector ao seu cargo seguindo o PX-13-04 (respectando

sempre a independencia do EQUIPO AUDITOR).

➢ Supervisar a realización das actvidades de seguimento das auditorías da zona.

➢ Distribuír o informe ao PERSOAL INSPECTOR que realiza o control oficial no establecemento.

➢ Elevar as propostas que considere oportunas en función do resultado do seguimento das

medidas correctvas.

PERSOAL INSPECTOR:

➢ Realizar o seguimento das non conformidades recollidas no informe de auditoría F-13-02-02.

EQUIPO AUDITOR:

➢ Elaborar o plan de auditoría.

➢ Organizar e realizar as auditorías.

➢ Elaborar o informe de auditoría.

Dentro do equipo auditor son funcións especificas do AUDITOR/A XEFE/A:

➢ Realizar a convocatoria da auditoría.

➢ Coordinar ao EQUIPO AUDITOR.

➢ Organizar e dirixir a auditoría.

➢ Supervisar e asinar o informe de auditoría.

➢ Avaliar o Plan de Acción.

➢ Enviar o informe de auditoría xunto co formulario do Plan de Acción ao establecemento e á

xEFATURA DE ZONA VETERINARIA da que depende o establecemento.

7. DOCUMENTOS

F-13-02-01 Plan de auditoría

F-13-02-02 Informe de auditoría

F-13-02-03 Plan de Acción

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 13 de 15

Page 14: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

Nota: Todo o que aparece sombreado nos modelos pode ser cambiado. Non forma parte do formulario, está posto de xeito orientatvo.

Documentos relacionados:

➢ P2.Programa de control dos autocontrois en establecementos alimentarios (PNCOCA 2016-

2020)

➢ PL-13T-01 Planificación das actvidades de control oficial da cadea alimentaria en Galicia

2016-2020

GC-13T-01-02-01 Guía para cubrir as listas de comprobación dos plans APPCC e

prerrequisitos

Listas de comprobación:

◦ LC APPCC◦ LC Control do Subministro de Auga◦ LC Plan de Formación◦ LC Provedores e Materias Primas◦ LC Rastrexabilidade◦ LC Plan de Mantemento◦ LC Boas Practcas de Manipulación◦ LC Boas Practcas de Fabricación◦ LC Limpeza◦◦ LC Control de Pragas◦ LC Eliminación de Residuos◦ LC Benestar Animal (só aplicable a auditorías de matadoiros)

8. INDICADORES

O cumprimento do obxecto deste procedemento avaliarase dende as xefaturas de zona por

supervisión e polo Servizo de Control e Auditorías mediante auditorías internas.

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 14 de 15

Page 15: PX-13-02 PROCEDEMENTO XERAL DE AUDITORÍA DUN ... - … · Edificio Administrativo San Lázaro 15703 Santiago de Compostela Teléfono: 881 547 455 4.3 REALIZACIÓN DA AUDITORÍA 4.3.1

Edificio Administrativo San Lázaro15703 Santiago de CompostelaTeléfono: 881 547 455www.sergas.es

9. FLUXOGRAMA

Auditoría dun sistema de autocontrol

PX-13-02Edición

Edición 2 15 de 15