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MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013Quito, 10 de Enero del 2014Antonio
CorreaEmail : [email protected]
AVANZADO
1AGENDAAntecedentesCuando Microsoft lanz su primera hoja
electrnica pens bsicamente en frmulas y datos estadsticos, pero por
las necesidades de los usuarios ha mejorado hacindolo una
herramienta eficiente y eficaz.Objetivo del CursoEs para que
ejecutivos y personal en organizaciones y empresas, al momento de
migrar a Microsoft Office 2007 o 2010, pueda utilizar la nueva
interfaz facilitndole su trabajo.
AGENDAMicrosoft Excel 2013Validacin de datosAuditora de
frmulasControles de formularios Active
xMacros.AutomticasSemiautomticas ManualesVisual BasicEstructuras de
programacinIfDo whileForWith
VALIDACIN DE DATOS
Evita la entrada de datos no vlidos en una o varias
celdas.Existen las siguientes validaciones:Nmero enteroNmero
decimalListasFechaHoraLongitud de textoPersonalizado
VALIDACIN DE DATOS
En este ejemplo en PERMITIR hemos seleccionado Nmero entero, en
datos se escoge los operadores de relacin en este ejemplo entre que
permita valores del 1 al 100.Nota Excel los maneja por separados
los enteros y los decimalesVALIDACIN DE DATOSSe puede personalizar
el mensaje de entrada y el mensaje de error.Cuando doy clic en A1
automticamente se despliega el mensaje de entrada.Cuando se digita
un valor errado se despliega una nueva ventana con el error, en
este mensaje existen tres estilos Detener, Advertencia e
informacinEl botn Borrar todos elimina las validaciones de las
celdas seleccionadas
AUDITORA DE FORMULAS
Rastrear Precedentes
Rastrear DependientesAUDITORA DE FORMULASQuitas flechas quita
las flechas trazadas por Rastrear Precedentes y Rastrear
Dependientes
Mostrar FormulasMuestra la formula en cada celda en vez del
valor resultanteAUDITORA DE FORMULASRastrear Error Traza flechas e
indica en donde comienza el error, en este ejemplo seleccione F10 y
seleccione Rastrear error las flechas rojas indican las celdas con
error.
Comprobacin de erroresPermite ir evaluando la formula de la
celda donde se gener el error
AUDITORA DE FORMULAS
Evaluar FrmulaLas celdas que contiene frmula evala cada una de
las partes independientementeVentana InspeccinSupervisa los valores
de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en
la hoja. En al opcin Agregar Inspeccin agrega las celda cuyos
valores se necesita inspeccionar
CONTROLES DE FORMULARIOSLos controles de formularios son objetos
que permiten realizar formularios.Para poder utilizarlos se
necesita desplegar la ficha del PROGRAMADOR en la cinta de
opciones.
CONTROLES DE FORMULARIOSLos controles de formularios o controles
active x son objetos que permiten realizar formularios. Para poder
utilizarlos se necesita desplegar la ficha del PROGRAMADOR en la
cinta de opciones.
123CONTROLES DE FORMULARIOS
Cuadro combinado
Estos controles son para hacer formularios simples y rpidos.En
los controles de formulario selecciono cuadro combinado y dibujo.
Con clic derecho escojo formato de control luego en Rango de
Entrada seleccionar la lista de datos, en Vincular con la celda
seleccionar la celda que identifica que provincia seleccion en este
ejemplo como es Guayas en la celda c1 se puso el valor 2 es
identificado por nmero.CONTROLES DE FORMULARIOS
A excepcin del control etiqueta y cuadro de grupo todos se
vinculan con una celda para saber que opcin seleccionEl control
Cuadro de grupo sirve para separar los botones de opcin como por
ejemplo: Gnero, Estado Civil etc.CONTROLES DE ACTIVE XCuadro
combinado
Para dar caractersticas a un control active X, hay que utilizar
la ventana de propiedades, todos los controles se manejan de la
misma maneraCONTROLES ACTIVE X
Todos los controles Active X son los que permiten ser utilizados
dentro de macros o aplicaciones dentro de visual basic.La propiedad
name sirve para hacer mencin a estos controles dentro de
macros.
MACROSINTRODUCCIN: Macro es un conjunto de comandos y funciones
que se almacenan en un mdulo de Microsoft Visual Basic, se ejecuta
siempre que sea necesario realizar una tarea.
FUNCION: Frmula ya escrita que toma un valor o valores
(parmetros), realiza un operacin y devuelve resultados.
MODULO: Coleccin de declaraciones, instrucciones y
procedimientos almacenados como una unidad con nombre.
VISUAL BASIC: Versin visual de lenguaje de programacin bsica de
alto nivel. Microsoft a desarrollado Visual Basic para crear
aplicaciones en windows. EDITOR DE VISUAL BASIC: Entorno en el que
se pueden modificar las macros que se hayan grabado y escribir
nuevas macros y progrmas Visual Basic para aplicaciones.
NOTA: UN LIBRO QUE CONTENGA MACROS SIEMPRE TIENE QUE SER GRABADO
COMO TIPO LIBRO DE EXCEL HABILITADO PARA MACROSMACROSExisten tres
tipos de macros:
Automticas: Son aquellas que se generan utilizando la grabadora
de macros de Excel
Semiautomticas: aquellas que utilizamos la grabadora de macros
de Excel y luego modificamos en el ambiente Visual Basic.
Manuales: Son aquellas que generamos totalmente en el ambiente
Visual Basic y desde este ambiente ejecutamos.
Nota: En los dos ltimos casos podemos ejecutar paso a paso cada
instruccin de una macro.
MACROS
Las macros se almacenan en este ejemplo en la carpeta Mdulos en
modulo1, modulo2, modulon dentro de Visual Basic y estas pueden ser
ejecutadas desde Excel o dentro de Visual BasicMACROSPara grabar un
macro hay dos opciones
Hay que recalcar que cuando se usa grabacin de macros funciona
para aquellas tareas que van a ser fijas es decir en las mismas
posiciones, losmismos rangos, las formulas de tal manera que se
ejecutan las veces quesean y siempre utilizarn los mismas celdas,
rangos y formulas.MACROS
Cuando vamos e empezar a grabar una macro nos pide los
siguientes datos:Nombre de la macro, este no puede tener espacios
en blancoTeclas abreviadas como por ejemplo CTRL+k en este caso se
utiliza la k minscula o CTRL+SHIFT+K mientras que en este caso se
utiliza la k maysculaSe escoge donde este presente la macro en el
libro actual, o en un nuevo libro, o en el libro personal propio de
Excel, si se graba en este ltimo la macro puede ser utilizada en
cualquier instancia y sobre cualquier libro.Y por ltimo se puede
poner una descripcin para indicar que tare es lo que realiza la
macro, el autor, fecha etc.
MACROSPara detener la grabacin de la macro existen tres
opciones
MACROSGenerar manualmente o dar mantenimiento a una macro en
visual basic
Dentro de Visual Basic en Modulo2 se creo la macro llamada
Saludo_de_bienvenida que inicia con Sub Saludo_de_bienvenida() y
termina con End Sub, todas las instrucciones que se necesiten que
se ejecute se digitaran dentro del SUB y END SUB.Para este ejemplo
hemos puesto comentarios con apostrofe se transforma en color verde
stas, visual basic no los toma en cuentaUtilizamos la funcin msgbox
para que se despliegue una venta que dice Bienvenido a trabajar con
ExcelMACROSPara ejecutar una macro se lo puede hacer desde
Excel
En la ficha programador en el grupo codigo hay el comando macros
al dar clic se abre la ventana de la derechaEn la ficha vista en el
grupo macros se escoge la opcin ver macros y se abre la ventana de
la derecha.MACROSPara ejecutar una macro se lo puede hacer desde
Visual Basic
Tambin se puede ejecutar presionando la tecla F5 o par chequear
paso a paso la tecla F8.Hay que recalcar que para ejecutar la macro
de nuestro ejemplo tenemos que haber dado clic entre SUB y ENS
SUB.MACROSPara ejecutar una macro se lo puede hacer desde Excel
MACROSOBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASICWORKBOOKS Sirve para
manipular libros del excelWorkbooks ("nombre.xlsx") Selecciona el
libro pero este debe estar abierto Activeworkbook Hace mencin al
libro activoActiveworkbook.name devuelve el nombre del libro
activoWorkbooks.path devuelve el path (directorio) donde se
encuentra el libro activo Workbooks.open filename
("path\nombre.xlsx") Abre un libro de excelWorkbooks.add Agrega un
nuevo libroWorkbooks ("nombre.xlsx").activate Selecciona un libro
que esta abiertoWorkbooks ("nombre.xlsx").close savechanges:=true
Cierra un libro guardando los cambiosWorkbooks
("nombre.xlsx").close savechanges:=false Cierra un libro sin
guardarWorkbooks.save Guarda el libro con el nombre actualWorkbooks
("nombre.xlsx").saveas filename ("path\nuevo nombre.xlsx") Guarda
el libro activo con nuevo nombre
MACROSOBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASICWORKSHEETS Sirve para
manipular hojas de un libro del excelWorksheets ("nombre hoja")
Selecciona la hoja con dicho nombre. Activesheet Hace mencin a la
hoja activaWorksheets.name devuelve el nombre de la hoja
activaWorksheets.add agrega una nueva hojaWorksheets ("nombre de la
hoja").select Selecciona la hoja con dicho
nombreWorksheets.add.name = "nombre de la hoja" Crea una nueva hoja
con un nombre especfico
MACROSOBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASICRANGE Sirve para manipular
rangos de celdasRange ("c5").select Selecciona la celda c5Range
("c5:c50").select Selecciona el rango c5 a c50Range ("b:b").select
Selecciona la columna BRange ("5:5").select Selecciona la fila
5Range ("rango").clearcontents Elimina el contenido del rango
especificadoRange ("c5").value = 50 Asigna el valor de 50 en la
celda c5Range ("c5").formula = "=sum(d5:d100)" Este permite aplicar
una formula de sumatoria del rango d5 hasta d100 en la celda
c5.Copiar un rangoRange ("c5:c50").copy / cut Selecciono el rango
que deseo copiar o cortaRange ("k5").select Activesheet.paste
CELLS(FILA,COLUMNA) Objeto que tambin permite manipular rangos
sino que en este caso indica las coordenadas de la celda que se
desea trabajar en donde fila y columna son nmeros Ejemplo
cells(3,3).value = 45 En este ejemplo asigno el valor de 45 a la
celda c3MACROSPROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASICESTRUCTURAS DE
CONTROL DE FLUJOIf condicin then Cdigo so condicin es ciertaElse
Cdigo so condicin es falsaEnd if For variable = valor inicial to
valor final step valor a incrementar Cdigo Exit for(esta instruccin
obliga a terminar el lazo o bucle) CdigoNext variable
Do While condicin Cdigo mientras condicin sea cierta Exit
do(esta instruccin obliga a terminar el lazo o bucle) Cdigo
mientras condicin sea ciertaloopMACROSPROGRAMACION DE CODIGO EN
VISUAL BASICESTRUCTURAS DE CONTROL DE FLUJOSelect case variable
case valor1, valor3 Cdigo si variable = valor1 o valor3 case valor2
Cdigo si variable = valor2 case else Cdigo si variable no es igual
a ninguna de las anterioresEnd select
With objeto.propiedad = valorWith subobjeto.propiedad = valorEnd
withEnd withMACROSFUNCIONES msgboxMuestra un mensaje en un cuadro
de dilogo, espera a que el usuario haga clic en un botn y devuelve
un tipo Integer correspondiente al botn elegido por el usuario.
Sintaxis
MsgBox(prompt[, buttons][, title][, helpfile, context])
La sintaxis de la funcin MsgBox consta de estos argumentos con
nombre:Parte Descripcin prompt Requerido. Expresin de cadena que
representa el prompt en el cuadro de dilogo. La longitud mxima de
prompt es de aproximadamente 1024 caracteres, segn el ancho de los
caracteres utilizados. Si prompt consta de ms de una lnea, puede
separarlos utilizando un carcter de retorno de carro (Chr(13)) o un
carcter de avance de lnea (Chr(10)), o una combinacin de caracteres
de retorno de carro avance de lnea (Chr(13) y Chr(10)) entre cada
lnea y la siguiente.buttons Opcional. Expresin numrica que
corresponde a la suma de los valores que especifican el nmero y el
tipo de los botones que se pretenden mostrar, el estilo de icono
que se va a utilizar, la identidad del botn predeterminado y la
modalidad del cuadro de mensajes. Si se omite este argumento, el
valor predeterminado para buttons es 0.
MACROSFUNCIONES msgboxtitle Opcional. Expresin de cadena que se
muestra en la barra de ttulo del cuadro de dilogo. Si se omite
title, en la barra de ttulo se coloca el nombre de la
aplicacin.
Valores
El argumento buttons tiene estos valores:
Constante Valor Descripcin VbOKOnly 0 Muestra solamente el botn
Aceptar. VbOKCancel 1 Muestra los botones Aceptar y Cancelar.
VbAbortRetryIgnore 2 Muestra los botones Anular, Reintentar e
Ignorar. VbYesNoCancel 3 Muestra los botones S, No y Cancelar.
VbYesNo 4 Muestra los botones S y No. VbRetryCancel 5 Muestra los
botones Reintentar y Cancelar. VbCritical 16 Muestra el icono de
mensaje crtico. VbQuestion 32 Muestra el icono de pregunta de
advertencia. VbExclamation 48 Muestra el icono de mensaje de
advertencia. VbInformation 64 Muestra el icono de mensaje de
informacin. VbDefaultButton1 0 El primer botn es el predeterminado.
VbDefaultButton2 256 El segundo botn es el predeterminado.
MACROSPROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASICFUNCIONES
MsgboxVbDefaultButton3 512 El tercer botn es el predeterminado.
VbDefaultButton4 768 El cuarto botn es el predeterminado.
VbApplicationModal 0 Aplicacin modal; el usuario debe responder al
cuadro de mensajes antes de poder seguir trabajando en la aplicacin
actual. VbSystemModal 4096 Sistema modal; se suspenden todas las
aplicaciones hasta que el usuario responda al cuadro de mensajes.
VbMsgBoxHelpButton 16384 Agrega el botn Ayuda al cuadro de mensaje.
VbMsgBoxSetForeground 65536 Especifica la ventana del cuadro de
mensaje como la ventana de primer plano. VbMsgBoxRight 524288 El
texto se alnea a la derecha. VbMsgBoxRtlReading 1048576 Especifica
que el texto debe aparecer para ser ledo de derecha a izquierda en
sistemas hebreo y rabe.
MACROSFUNCIONES msgbox
El primer grupo de valores (0 a 5) describe el nmero y el tipo
de los botones mostrados en el cuadro de dilogo; el segundo grupo
(16, 32, 48, 64) describe el estilo del icono, el tercer grupo (0,
256, 512) determina el botn predeterminado y el cuarto grupo (0,
4096) determina la modalidad del cuadro de mensajes. Cuando se
suman nmeros para obtener el valor final del argumento buttons, se
utiliza solamente un nmero de cada grupo.
Nota Estas constantes las especifica Visual Basic for
Applications. Por tanto, el nombre de las mismas puede utilizarse
en cualquier lugar del cdigo en vez de sus valores reales.
Valores devueltos
Constante Valor Descripcin vbOK 1 Aceptar vbCancel 2 Cancelar
vbAbort 3 Anular vbRetry 4 Reintentar vbIgnore 5 Ignorar vbYes 6 S
vbNo 7 No
MACROSFUNCIONES Inputbox
Muestra un cuadro de dilogo para que el usuario escriba
informacin. Devuelve la informacin escrita en el cuadro de
dilogo.Sintaxisexpresin.InputBox(Prompt, Title, Default, Left, Top,
HelpFile, HelpContextID, Type)expresin Variable que representa un
objeto Application.ParmetrosNombre Obligatorio/Opcional Tipo de
datos Descripcin Prompt Obligatorio String Mensaje que se mostrar
en el cuadro de dilogo. Puede ser una cadena, un nmero, una fecha o
un valor Boolean (Microsoft Excel automticamente convierte el valor
en una cadena String antes de mostrarla). Title Opcional Variant El
ttulo del cuadro de entrada. Si este argumento se omite, el ttulo
predeterminado ser "Entrada". Default Opcional Variant Especifica
un valor que aparecer en el cuadro de texto cuando se muestre
inicialmente el cuadro de dilogo. Si este argumento se omite, el
cuadro de texto permanecer vaco. Este valor puede ser un objeto
Range. Left Opcional Variant Especifica la posicin X del cuadro de
dilogo con respecto a la esquina superior izquierda de la pantalla,
en puntos (punto: unidad de medida que hace referencia al alto de
un carcter impreso. Un punto es igual a 1/72 de pulgada, o
aproximadamente 1/28 de centmetro.). Top Opcional Variant
Especifica la posicin Y del cuadro de dilogo con respecto a la
esquina superior izquierda de la pantalla, en puntos FINSuerte a
todos Ud. con las nuevas herramientas de Office.
