Registros auxiliares de Microsoft Excel para Contabilidadimagenes.mailxmail.com/cursos/pdf/6/registros-auxiliares-microsoft... · En este tercer curso hablaremos de la Caja Chica,

Registros auxiliares deMicrosoft Excel paraContabilidadAutor: Efraín Ortiz

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Presentación del curso

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlookprincipalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.

El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayordifusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de unaorganización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejorcapacitado para un trabajo como contable.

En este tercer curso hablaremos de la Caja Chica, la apertura de cuentascorrientes y los libros bancos, los Estados de Cuenta, los Inventarios, los ActivosFijos y los Activos Diferidos. Acabaremos estudiando el Rol de Pagos y las Provisiones de beneficios sociales, así como la participación de trabajadores en laempresa.

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1. Caja chica. Creación del fondo y reposición

Caja Chica

Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, quepor ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastosno deben exceder de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atendernecesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, alimentación,movilización y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques.

Creación del fondo

El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para laapertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerenteo administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual escreado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsablede su uso, manejo, custodia y liquidación.

El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por lasnecesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios,compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación delos gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de aperturadel fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresascomerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demásdocumentos que justifiquen el egreso.

Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuantíareducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmadoindicando el concepto, el monto en números y letras, la cédula de ciudadanía y lafecha.

Reposición del fondo

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayansuperado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondodeberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntandotodos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisarála documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a laúltima reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.

En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario sedevolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos enforma correcta. Para que se cumpla una parte de las políticas antes indicadas, vamosa diseñar el formulario de “Resumen de Caja Chica” de la siguiente manera:

En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente:

En la celda A1 la palabra EMPRESA:

En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA

En la celda A3 RESPONSABLE:

En la celda A4 FECHA:

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Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00

En la celda D2 ponemos MONTO:

En la celda D3 la palabra GASTADO:

En la celda D4, DIFERENCIA:

Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha

Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71

En la celda A6, ponemos DOCMTO.

A la derecha en la celda B6, NUMERO

En C6, DESCRIPCION

En D6, CODIGO

En E6, VALOR

Centramos los contenidos del rango A6:E6 y destacamos con Negrita

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En la celda E2 ponemos el monto de Caja chica que para este caso asciende a $150,00, luego marcamos el rango A6:E51 y ponemos bordes a todas estas celdas,en D51 ponemos: SUMAN $, en E51 incluimos la siguiente fórmula de suma:=SUMA(E7:E50), en la fila 56 hacemos constar espacios para las firmas de lapersona responsable del manejo del fondo y de la persona que aprueba eldocumento, como consta en la siguiente imagen:

Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguientefórmula =E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos ladiferencia con la fórmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido pararealizar la reposición que en este caso es del 75%.

El diseño de este documento, lo hacemos con la intención de que nos adviertacuando se ha cumplido la condición de haber gastado el 75% o un valor mayor delfondo que es cuando ya se debe realizar la reposición, esta política es muysaludable en cualquier entidad, en razón de que caja chica siempre debe tenerfondos y no debemos esperar que se agote dicho valor para entonces reponer elfondo, ya que puede ocurrir que no está la persona que firma el cheque dereposición o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchascircunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es precisoanticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamentecon los documentos fuente que respalden los gastos realizados.

Para continuar con el diseño del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7ponemos la siguiente fórmula: =SI($E$51>=($E$2*$F$3%);”R”;” “) con esto ledecimos a Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mínimopara la reposición, nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos arepetir la misma fórmula, pero en lugar de una “R”, vamos a poner una “E” y asíhasta completar la palabra REPOSICION.

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Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado seaigual o mayor que el 75% del fondo, automáticamente aparezca en el costadoderecho del formulario, la palabra REPOSICIÓN, de la forma que se muestra acontinuación:

De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades mascomunes de las empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formatoantes propuesto incluso facilita la ejecución del arqueo de caja, porque sabemos deforma automática cual es el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADOque en el caso propuesto es $ 113, por tanto en efectivo debemos tener laDIFERENCIA, es decir $ 37.

Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposición delfondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columnaCODIGO, facilita la asignación de cada gasto a la cuenta respectiva para lacontabilización, donde se debitarán todos los gastos expuestos y se acreditará lacuenta del banco respectivo por el valor de $ 113.

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2. La caja. Flujo de fondos

La Caja

Es muy importante en una empresa, la adecuada administración de los fondos quese reciben en Caja, por esta razón muchas entidades han creado un departamentoexclusivo, llamado Tesorería, donde se reciben y se entregan valores, generalmentelos valores que recibe Caja son en efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crédito,moneda extranjera, etc. Todos estos valores se guardan en una caja fuerte, de ahíproviene su nombre.

Según normas de control interno, todos los valores ingresados en Caja, deben serdepositados intactos en las cuentas bancarias al día siguiente, para evitar jineteo defondos, es por esta razón que en algunos ejercicios de Contabilidad encontramos lacuenta Caja-Bancos, por que van de la mano ambas cuentas con la diferencia que laCaja se encuentra en la entidad, mientras que Bancos, se refiere a las cuentascorrientes o de ahorros que mantiene la empresa en alguna entidad bancaria.

Todos los pagos o desembolsos deben realizarse mediante cheque a excepción delos pagos pequeños que se deben realizar con el fondo de Caja chica, es importanteasegurar el efectivo contra robo, además es saludable que los empleadosencargados del manejo de fondos presenten una caución que garantice el manejoadecuado de dichos valores.

En el siguiente asiento podemos observar un ingreso a Caja por una venta realizadacon la factura 24, en este sistema podemos utilizar en la columna DESCRIPCIÓN,una referencia para cada cuenta, en este caso con fecha 17-sep-09 y asiento dediario AD 010, recibimos en la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, $ 10.000,00,acreditamos la cuenta 4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS, mientras no registremos los $10.000,00 en el crédito aparecen mensajes de alerta en el rango F7:F9.

Una vez cuadrado el asiento, desaparecen las alertas del rango F7:F9. Ademásvamos a registrar el depósito que realizamos al día siguiente en el Banco deGuayaquil, según papeleta de depósito 5421, se debe dejar una fila en blanco entreun asiento y otro para una mejor presentación del Libro Diario, la línea entrecortadaque observamos entre la fila 142 y 143 significa que es el límite entre una página yotra, igualmente se debe tratar de completar un asiento en una página, si esto no esposible se lo debe registrar en la página siguiente, esta recomendación se hace paraque no se registre parcialmente los asientos entre una página y otra, sino que se lohaga íntegramente en una misma página.

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Flujo de fondos

Con la finalidad de mantener una programación adecuada de los valores queingresan y los valores que egresan, se hace necesario manejar un Flujo de fondos,donde se debe hacer constar en la parte superior todos los valores pendientes decobro y en la parte inferior los valores por pagar.

Por lo general los valores que ingresan es por cuentas cobradas a clientes, mientrasque los valores a pagar es para proveedores, a continuación vamos a observar unflujo de fondos donde se muestran los ingresos y egresos que se han registrado enla semana del 14 al 18 de septiembre de 2009.

En el caso expuesto, el saldo de Caja es positivo, hemos recibido ingresos por $5.500,00 y hemos realizado pagos por $ 4.900,00, que nos da una diferenciapositiva de $ 600,00 más los $ 2.000,00 del saldo inicial de la Caja nos da comoresultado $ 2.600,00. Sin embargo es necesario considerar que cuando tengamossaldo negativo, el flujo no puede quedar desfinanciado, de manera que para cubrir

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ese déficit tenemos que incrementar las ventas de contado y si esto no es posibledebemos recurrir a préstamos bancarios.

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3. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos.libro bancos. Conciliación bancaria

Con anterioridad o desde la constitución legal de las entidades, éstas aperturancuentas corrientes en los Bancos locales para efectuar depósitos y realizar retiros.La aperturación de cuentas corrientes tiene como objetivos principales a lossiguientes:

Asegurar el dinero contra cualquier riesgo de pérdida, robo, incendio, asalto u otracontingencia imprevista.Convertir a las entidades en clientes de los bancos, para quepuedan utilizar los servicios de préstamos, de emisión de cartas de crédito paraimportaciones, otorgamientos de avales y garantías, realización de giros, cobranzas,etc.Obligar a los Cajeros de recaudación y Agentes de depósito para que diariamenterealicen los depósitos de dinero y fundamentalmente de los cheques, a fin de quesean acreditados o devueltos por cámara de compensación; y,Obligar a lostesoreros, cajeros pagadores y de fondos rotativos, a que los pagos se realicenmediante cheques, que permitan la confrontación de los desembolsos yeventualmente atender reclamaciones.

Cuando una entidad abre una o más cuentas corrientes, contablemente se origina lacuenta de BANCOS, en la que se debitan los valores depositados y se acreditan losgiros realizados. Para cada cuenta corriente hay que llevar una subcuenta de mayorauxiliar con la denominación específica del banco correspondiente. Los mayoresauxiliares de la cuenta de Bancos permiten ejercer el control diario de los ingresos yegresos; y facilitan la conciliación bancaria en cualquier momento por razones deauditoría o de chequeo mensual, con el propósito de verificar que las sumas desaldos netos en las cuentas corrientes correspondan en igualdad al saldo total de lacuenta de Bancos.[1]

Libro Bancos

Este registro sirve para llevar un mejor control de los depósitos, notas de crédito,notas de débito y cheques girados contra una cuenta bancaria, vamos a diseñar enuna hoja de Excel el siguiente registro:

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Según podemos observar este registro está compuesto de las siguientes columnas:

Fecha.- Para registrar las fechas de los movimientos realizados.

Cheque.- Para hacer constar el cheque emitido o en su lugar notas de débito ocrédito.

Beneficiario.- Para registrar los nombres de las personas a quien se ha girado loscheques.

Descripción.- Para detallar brevemente el concepto del pago o depósito realizado.

Debe.- Para registrar los valores depositados o acreditados.

Haber.- Para anotar los valores de los cheques o notas de débito.

Saldo.- Para determinar cual es el valor resultante después de cada movimiento,para esto en la celda H5, hemos registrado la fórmula: =+F5-G5, para que se reflejela diferencia entre los valores del debe y haber, pero a partir de la celda H6 y lassiguientes hacia abajo, se registra la siguiente fórmula: =+H5+F6-G6, para quetome el saldo anterior, sume los depósitos si acaso lo hay y reste los cheques,también si los hay; de esta forma aparece siempre un saldo actualizado de acuerdoa los movimientos que se vayan registrando. Este tipo de registro se puede llevarpara cada cuenta bancaria que tenga la entidad. Se puede también incluir filtros encada columna para facilitar la búsqueda de cualquier dato como: beneficiario,concepto o cheque como lo vemos en la siguiente imagen:

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Para esto primero marcamos el rango A4:H4, hacemos clic en “Ordenar y filtrar” yescogemos “Filtro”, hecho esto vamos a observar que aparece en el lado derecho decada columna, un cuadradito que nos permite ubicar fácilmente cualquier dato.

Conciliación Bancaria

Es un proceso que nos permite verificar si los registros de nuestro libro bancoscoincide con los registros del banco, de acuerdo nuestro ejemplo, en nuestro librodel Banco Nacional tenemos la siguiente información

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Al 30 de junio de 2009, terminamos con un saldo de $ 13.333,81, mientras que elestado de cuenta del Banco, nos da la siguiente información:

Según podemos ver el saldo del estado de cuenta del Banco es $ 16.762,45, existeuna diferencia de $ 3.428,64, que tenemos que conciliar, es decir encontrar elporqué de esta diferencia, que es precisamente el objetivo de la conciliaciónbancaria.

Para conciliar estos valores, primero cotejamos los valores de nuestro libro con losvalores del estado de cuenta del banco, tarjando cada valor para no equivocarnos,luego preparamos el documento de conciliación de la siguiente manera:

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Como se puede apreciar a través de la conciliación bancaria hemos encontrado elporque de la diferencia de $ 3.428,64 que se explica restando de los $ 5.700,00(suma de los cheques girados y no cobrados), los $ 2.271,36 (valor del depósito entránsito).

[1] Orozco Cadena José, Contabilidad General, Pág. 79

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4. Estados de cuenta. Consultas de fondos porinternet. Conciliación bancaria diaria

Estados de cuenta

Los estados de cuenta son los listados que preparan los bancos para reflejar enellos todos los movimientos registrados por sus clientes durante un mes, comoobservamos en el capítulo anterior, los estados de cuenta de los bancos al igual quelos libros de bancos que se llevan en las empresas, tienen columnas similares pararegistrar las fechas de los movimientos, detalle de la transacción, documento dereferencia, débitos, créditos y saldos.

En los estados de cuenta del banco, la columna de créditos, sirve para registrar losdepósitos y notas de crédito, mientras que en la columna de débitos se registra loscobros de los cheques y las notas de débito. Normalmente los estados de cuentabancarios llegan a la entidad después de que se ha terminado un mes y es elmomento en que se deberá preparar la conciliación bancaria.

Consultas de fondos por Internet

En la actualidad, todas las entidades bancarias disponen de páginas web para quesus clientes puedan realizar consultas, realizar transferencias de fondos, pagos deservicios básicos como energía eléctrica, agua, teléfonos, nómina, etc. Esto hafacilitado y ha simplificado en alto grado todas las operaciones tanto para losbancos como para las entidades en general. Existen diversas formas de presentar losestados de cuenta, dependiendo de cada banco, sin embargo se mantienen vigenteslas columnas mencionadas anteriormente. A continuación vamos a observar unestado de cuenta donde en una misma columna, se pueden observar débitos ycréditos identificados con un signo + para los depósitos y un signo – para losretiros, además se pueden ver dos columnas para saldos, una para saldo contable yotra para saldo disponible.

Este, al igual que otros estados de cuenta, se puede bajar directamente de Internet,ya que hay opciones para hacerlo directamente a Excel, en el caso anterior, en lacolumna de fecha se incluye también la hora en que se realizó la operación, se

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observa también una columna de la oficina donde se realizó la transacción. Cuandose dispone de una columna para “saldo disponible” como en el caso que estamospresentando, sirve para una mejor toma de decisiones con respecto a ladisponibilidad de fondos de la entidad, en un momento dado.

Conciliación Bancaria Diaria

Cuando hay la opción de realizar consultas diarias de los saldos y estados de cuentapor Internet como en los tiempos actuales, ya no es necesario esperar que llegue elestado de cuenta mensual para entonces realizar la conciliación, sino que se lopuede realizar en forma diaria y el control es mucho más eficiente. A continuaciónvamos a observar como se debe llevar en estos casos el registro del libro bancos:

En la imagen anterior observamos que el saldo final cuadra con el estado de cuentabancario, en la fecha 03-jun-09, $ 14.130,86 esto se da por cuanto llevamos uncontrol diario; es decir, una conciliación bancaria diaria. Para mantener el control deeste registro es necesario registrar los valores tanto en el debe como en el haber, enel caso de los cheques, se dejará el valor en el haber una vez que constatemos queya se cobró dicho cheque y entonces para hacerlo más evidente lo ponemos losvalores con color azul, de manera similar podemos proceder con los depósitos, unavez que se hayan acreditado en el banco, ponemos estos valores con color verde yúnicamente en el debe.

En la gráfica anterior observamos el grupo de cheques desde el número 1427 hastael 1437, estos valores constan en el debe y en el haber, esto equivale a decir“cheques girados y no cobrados”, en la medida que estos cheques se cobren, sedejará el registro únicamente en el haber y con color azul, lo propio sucede con losdepósitos en cheques (depósitos en tránsito), ya que no por el hecho de realizar eldepósito quiere decir que ya está disponible ese dinero, sino después de que sehaya constatado de que no hubo ninguna novedad con los cheques depositados,entonces, se podrá dejar el valor únicamente en el debe y con color verde, éstoscolores propuestos pueden cambiar de acuerdo a la preferencia de cada usuario.

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5. Inventarios. Principales sistemas de control

Inventarios

Los inventarios en las empresas comerciales, están integrados por los bienestangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para serconsumidos en la producción de otros bienes que posteriormente también serándestinados a la venta. En las empresas industriales, los inventarios comprendenademás de las materiales primas, productos en proceso y productos terminados,materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienesfabricados para la venta o en la prestación de servicios.

La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes oservicios, de aquí la importancia del manejo del inventario para tener un controloportuno para la reposición de dichos bienes y también conocer al final del períodocontable la situación económica de la entidad. Los inventarios son parte del activocorriente de la empresa y constituye toda aquella mercadería que se encuentra listapara la venta, valorada al costo de adquisición.

Principales sistemas de control

Para el control de inventarios tenemos básicamente dos métodos: El sistema decuenta múltiple o inventario periódico y el sistema de inventario permanente oinventario perpetuo.

En el sistema de cuenta múltiple como su nombre lo indica, utilizamos variascuentas para el control de la mercadería como: Compras, Descuento en compras,Devolución en compras, Mercaderías, Ventas, Descuento en ventas, Devolución enventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas. En estesistema al finalizar el período contable es necesario realizar ajustes de regulaciónde las cuentas.

En el sistema de inventario permanente, utilizamos las siguientes cuentas:Inventario de mercaderías, Ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas oPérdida en Ventas; además en este método se utiliza el Kardex de mercaderías queconsiste en llevar registros para cada artículo en tarjetas individuales, los sistemascomputarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas, sin embargoconservan en sus registros, las columnas básicas para conocer las entradas, salidasy existencias físicas de cada artículo en forma permanente.

El sistema que más se utiliza en las empresas es el de inventario permanente, parailustrar de mejor manera este sistema vamos a plantear un ejercicio para nuestraempresa Modelo S.A. que inicia sus actividades en septiembre de 2009 con losiguiente: en efectivo $ 700,00; Mercaderías $ 600,00; Equipo de oficina $ 1.700,00;un vehículo de $ 13.000,00, un terreno de $ 14.000,00. Cuentas por Pagar $500,00; Documentos por Pagar $ 600,00

Septiembre 2.- Compra en efectivo según factura No. 150; $ 250,00 de mercadería,comprobante de egreso 01.

Septiembre 3.- Venta de $ 200,00 de mercaderías en efectivo, factura No. 01,comprobante de ingreso 01 (su costo es de 105,00).

Septiembre 4.- De la compra realizada con factura No. 150, se devuelve $ 40,00 de

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mercaderías por no estar de acuerdo con el pedido inicial, comprobante de ingreso02.

Septiembre 7.- Compra $ 270,00 Factura 248, 5% de descuento por ser en efectivo,comprobante de egreso 02.

Septiembre 8.- Devolución en venta realizada con factura 01 del 40% de lamercadería, comprobante de egreso 03.

Septiembre 14.- Se devuelve a los proveedores el 45% de la mercadería adquiridacon factura 248, comprobante de ingreso 03.

Septiembre 15.- Venta con el 6% de descuento de $ 180,00 de mercaderías enefectivo, factura 02, comprobante de ingreso 04 (su costo es de $ 130,00).

Septiembre 21.- Compra según factura 1439, $ 260,00 de mercaderías, con el 15%de descuento sobre el 60% que se paga en efectivo y la diferencia a 15 días plazo,comprobante de egreso 04.

Septiembre 22.- Devolución de $ 50,00 de mercadería vendida con factura No. 02,comprobante de egreso 05.

Septiembre 28.- Venta de mercadería por $ 230,00, factura No. 03, con el 8% dedescuento sobre el 30% que se cobra en efectivo, comprobante de ingreso 05; 20% acrédito personal; por la diferencia se acepta una letra de cambio a 90 días plazo, (sucosto es de $ 150,00).

Septiembre 29.- Devolución del 70% de la mercadería vendida con factura No. 03. Seelimina la letra de cambio, se elimina el crédito simple y la diferencia se entrega enefectivo, comprobante de egreso 06.

Septiembre 30.- Devolución del 60% de la mercadería adquirida con la factura 1439,se disminuye el crédito simple por el valor de la mercadería, comprobante deingreso 06.

Se requiere: Libro diario, libro mayor y balance de comprobación.

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El libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, aparece de la siguientemanera:

Vamos a observar ahora el Balance de Comprobación, según podemos constatar, elsaldo de $ 729.67 coincide con el valor presentado en el balance en la cuentaINVENTARIO DE MERCADERIAS, podemos deducir también que con estastransacciones se ha conseguido obtener una Utilidad Bruta en Ventas de $ 100.68(Ventas $302.68 (-) Costo de Ventas $ 202).

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En capítulos posteriores entraremos más en detalle, con respecto al manejo delkardex de mercaderías.

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6. Activos fijos. Depreciación y registro en Excel

Activos Fijos

Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que sonaquellos bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa, es decirno están destinados a la venta, tienen una duración mayor a un año y sonfísicamente tangibles.

Las principales cuentas que conforman este rubro son:

TerrenosEdificiosVehículosPlantaciones ForestalesMaquinarias yEquiposInstalacionesMuebles y EnseresActivos en TránsitoEquipos de Computación ySoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing)Depreciación acumulada

Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa,algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. Por ejemplo si se tratade una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes raícescomo terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarsecomo inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con unamercadería, ya que estos bienes si están destinados para la venta.

En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta devehículos, estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no comoactivo fijo. Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecencursos de conducción, en este caso los vehículos son considerados como parte delactivo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo, mas no como Vehículos ensí, igualmente sucede con las empresas aéreas, donde los aviones, son consideradoscomo Equipo de operación.

Valor Nominal

Se considera valor nominal el precio que la empresa pagó por el bien, si se trata deun bien importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos,transporte y demás rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para supropósito de uso en la entidad.

Vida Útil

La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que laempresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años,unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo,para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, enkilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción;para las turbinas de un avión, las horas de vuelo.

Valor Residual

Es el valor del activo fijo, después que ha cumplido su ciclo o su vida útil en favor dela entidad, también se lo denomina valor de rescate.

Depreciación

La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de unactivo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el

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concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro losiguiente:

1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos elcosto del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. Ladepreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con sucosto original.

2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final desu vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Estono quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces,las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados.

3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar losactivos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación essimplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significaefectivo.

4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo deun negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para finesimpositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago deimpuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y losimpuestos correspondientes, también son menores.

Existen activos fijos como los terrenos que no están sujetos a depreciación, muy porel contrario, estos se revalúan con el paso del tiempo o por obras de infraestructuraque realizan los municipios.

Registro en Excel

Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos aobservar el siguiente registro:

Según podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos quevamos a explicar de inmediato:

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En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en lascuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009,01/06/2009 y 18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIÓN DELACTIVO, no requiere mayor explicación; en la columna C, hacemos constar el COSTODE ADQUISICIÓN, según la factura de compra, en la columna D, registramos laDEPRECIACIÓN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnasde la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la fórmula:=SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, seránecesario también aumentar el rango para la suma.

En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultadode la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIÓN menos DEPRECIACIÓN ACUMULADA,la fórmula para la celda E7 es =C7-D7, las fórmulas registradas en las celdas D7 yE7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos delmismo grupo, como observamos en el cuadro, después de cada grupo destinamosuna fila para totalizar los valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentajede depreciación, como vemos, este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo quevayamos a depreciar.

A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso delejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentraregistrado con color azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguientefórmula para la depreciación de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quieredecir que el valor de 750 de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da comoresultado 75 que viene a ser el valor de la depreciación anual de este activo,dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciación diaria y multiplicamospor los 16 días que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7, en lafórmula utilizamos el signo $ antes y después de la letra F y G para que los datos delas celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la fórmula para las otrasfilas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de ladepreciación que corresponden a los días desde que compramos el activo hasta elfinal del primer mes.

Para los meses siguientes, la fórmula a aplicar en el caso del primer activo fijoregistrado es =C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la fórmula conrespecto a la otra registrada para los días del primer mes, como vemos al final semultiplica por 30 que corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de díasentre mes y mes varía entre 30 y 31 (con excepción de febrero), preferimos utilizar30 días para todos los meses, esa es la razón del porqué también utilizamos 360(12 meses por 30 días de cada mes), para determinar la depreciación diaria.

El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, esporque sirve para determinar con mayor precisión los valores de la depreciación delos primeros días. Conforme se adquieran mas activos fijos, se deberán ubicardentro de su respectivo grupo, por tanto se insertarán y se incrementaran filas;también conforme avance el tiempo se registrarán los meses respectivos, por tantose incrementarán los registros de mayor número de columnas hacia la derecha.

En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valoresactualizados en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro delos activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partirde la columna G, se deben tomar los valores calculados para registrar en laContabilidad de la empresa, la depreciación mensual como lo observamos en elsiguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

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7. Activos diferidos y amortización

Activos Diferidos

Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no sonsusceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se debenamortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos ogastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado,propiamente dichos, naturaleza de partidas no monetarias siendo, enconsecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflación, inclusive en lo que serefiere a su amortización. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos,entre otros :

- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organización,exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

- Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios yproyectos.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los útiles y papelería.

- El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre lautilidad comercial y la renta líquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad dealgunos gastos contables, tales como provisiones por cartera en exceso de loslimites establecidos por la legislación fiscal, protección de inversiones, bienesrecibidos en pago, causación del impuesto de industria y comercio y gastosestimados para atender contingencias.

Sobre este punto, tal parece que - en la práctica - no debería existir impuestode renta diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos señalados en el PlanÚnico de Cuentas, y transcritos aquí literalmente, son diferencias de carácterpermanente y no temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en unaño, mal podría solicitarse en períodos posteriores como ocurre en los excesos deprovisiones o en los gastos estimados para posibles contingencias.

- Publicidad, propaganda y promoción.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicacionesperiódicas pues estas últimas deberán clasificarse como gastos pagados poranticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflación.

La amortización de los cargos diferidos se efectúa de acuerdo a las instruccionescontenidas en el Plan Único de Cuentas:

- Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador(software) en un período no mayor a cinco y a tres años, respectivamente.

- Por concepto de organización y preoperativos, en función directa con elconsumo.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menorentre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prórrogas, y su vida útilprobable.

- El impuesto de renta diferido, de naturaleza débito por diferencias

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temporales, en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, según laíndole de la deducción o cuando desaparezcan las causas que la originaron.

- Publicidad y propaganda, durante un período de tiempo igual al establecidopara el ejercicio contable.

- Contribuciones y afiliaciones, durante el período prepagado pertinente.

Amortización

Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitución, Gastos deinvestigación, etc. están sujetos a amortización, según las normas vigentes, estosactivos deben amortizarse en 5 años; esto es para ayudar a la empresa para noenviar todo el valor directamente al gasto ya que en un inicio, no podrían soportartodo el peso que implica registrar estos valores en el gasto.

Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadrosimilar al de los activos fijos y registrar en el, la amortización mes tras mes, lasfórmulas son las mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razón deque estos activos deben amortizarse en 5 años.

El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es elsiguiente:

Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:

Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando lascuentas AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN y AMORTIZACIÓN GASTOS DEINVESTIGACIÓN y acreditando (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN Y (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN para enviar proporcionalmente algasto, los valores calculados hasta completar los 5 años.

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Cuando se hayan cumplido los 5 años, los activos diferidos, se mostrarán en elBalance de la siguiente forma:

GASTOS DE CONSTITUCIÓN 2.400,00

(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN 2.400,00 0,00

GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3.000,00

(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3.000,00 0,00

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8. Rol de pagos general e individual

Rol de pagos general

El rol de pagos, también denominado nómina, es un registro que realiza todaempresa para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a susempleados cada mes, de manera general, en este documento se consideran dossecciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones,bonos, etc. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social,cuotas por préstamos concedidos por la compañía, anticipos, etc.

A continuación vamos a observar un rol de pagos general

Este rol consta de lo siguiente:

Columna A: Para registrar el número de empleados de la empresa

Columna B: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado

Columna C: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado

Columna D: Para los días trabajados por los empleados

Columna E: Para el sueldo nominal

Ingresos

Columna F: Para el sueldo ganado, este valor está en función de los días trabajados;es decir si el empleado trabajó el mes completo, recibe su sueldo completo, pero sino es el caso recibe el proporcional de acuerdo a los días trabajados, por ejemploen la celda D8, observamos que el contador laboró 27 días, por lo tanto en la celdaF8 se registra $ 450,00 en lugar de $ 500,00

Este resultado se da por cuanto en F8 tenemos registrada la siguiente fórmula=E8/30*D8 que quiere decir: el sueldo nominal E8, dividimos para 30 días ymultiplicamos por D8, la misma fórmula está registrada en el rango F7:F16.

NOTA: Para todas las demás columnas donde se apliquen fórmulas, se va a exponerlas fórmulas de la fila 7 como ejemplo, pero se aclara que las mismas se debeaplicar para el resto de empleados es decir hasta la fila 16, que corresponde a laúltima persona del rol.

Columna G: Para registrar el número de horas extras trabajadas por el empleadoque tienen el 50% de recargo, estas corresponden a las horas suplementarias de

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trabajo después de la jornada normal de lunes a viernes hasta las 12 de la noche.

Columna H: Para la cantidad de horas extras que tienen el 100% de recargo, estasson las horas trabajadas después de las 12 de la noche hasta las 6 de la mañana delsiguiente día o las ejecutadas los fines de semana y días feriados. Estos datos seobtienen de las marcaciones que cada empleado ejecute en el reloj de control dehoras laboradas.

Columna I: Para calcular el número total de horas extras en base a la siguientefórmula: =(G7*1,5)+(H7*2) en donde multiplicamos por 1,5 las horas registradas enla columna G por que son con el 50% de recargo y multiplicamos por 2 las horas dela columna H por cuanto son con el 100% de recargo.

Columna J: Para calcular el valor de las horas extras en base a la siguiente fórmula:=(E7/30)/8*I7 en donde el sueldo nominal dividimos para 30 días de trabajo delmes, este resultado dividimos para 8 horas laborables en el día y este resultado quees el valor de las horas extras multiplicamos por el total de horas extras obtenidasen la columna I, cabe señalar que también podemos dividir directamente el sueldonominal para 240 para obtener el valor de la hora extra. Esta fórmula puede variardependiendo del número de horas que se labora en cada país, en el caso de Ecuadorson 8 horas diarias de trabajo.

Columna K: Para registrar el valor de la comisión ganada por los vendedores, segúnla política de cada empresa.

Columna L: Para totalizar los ingresos de cada empleado con la siguiente fórmula:=F7+J7+K7, en donde sumamos el sueldo ganado, horas extras y comisiones decada empleado.

Descuentos

Columna M: Para calcular los aportes para la Seguridad Social (IESS), según la Ley,cada trabajador o empleado debe estar asegurado, el patrono aporta con una parte yotra parte se debe descontar al trabajador, en el caso de Ecuador, se descuenta el9,35% del total de ingresos, por tanto aplicamos la siguiente fórmula =L7*9,35%

Columna N: Para descontar a las personas que han realizado PréstamosQuirografarios, las cuotas que corresponda en el mes, estos préstamos sonotorgados por el IESS, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Columna O: Para descontar los anticipos y préstamos otorgados por la empresa, porlo general los empleados solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo,otros en cambio deben un monto mayor por préstamo solicitado a la compañía ypor este concepto se les debe descontar en el rol la cuota pactada.

Columna P: Para sumar el total de descuentos aplicando la siguiente fórmula:=SUMA(M7:O7), en donde sumamos los valores desde la columna M hasta lacolumna O.

Columna Q: Para establecer el valor líquido a pagar; es decir, la diferencia entre eltotal de ingresos (L), menos el total de descuentos (P), aplicando la siguientefórmula: =L7-P7.

En la fila 17, totalizamos los valores desde la columna E hasta la columna Q confórmulas iguales a la siguiente =SUMA(E7:E16).

En este rol de pagos general hemos registrado a la totalidad del personal que

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trabaja en la empresa en el mes de mayo, se podrá incluir las filas necesarias paralas personas que ingresen a la entidad en los meses siguientes.

Rol de pagos individual

Con el propósito de que cada persona tenga su propio rol y con el objeto de que notengan acceso al rol general para evitar que hagan comparaciones entre empleadosse realiza el rol de pagos individual, este rol se debe imprimir por duplicado, unocorresponde al empleado y otro debe reposar en los archivos de la compañíadebidamente firmado como constancia del pago realizado para hacer frente acualquier reclamo o demanda posterior.

En la misma hoja de Excel, se puede proceder a realizar el rol individual que recogela misma información del rol general, vamos a observar la siguiente gráfica y aexplicar como se establecen los valores y las fórmulas para cada empleado.

Celda V2: Para que aparezca el nombre de la empresa utilizamos la fórmula =A1

Celda AA2: Para el número de empleado, registramos la fórmula =U6

Celda V4: Digitamos ROL DE PAGOS INDIVIDUAL

Celda Z4: Para registrar el mes, utilizamos la fórmula: =B3

Celda AA4: Para que se registre el año, ponemos la fórmula: =C3

Celda W6: Para que aparezca el nombre del empleado, podemos observar lafórmula: =BUSCARV(U6;A7:Q17;2), esto significa que Excel busca en base al dato dela celda U6 (número de la celda A7), el nombre de la columna B (número 2 en elsentido de izquierda a derecha) del rango A7:Q17 que corresponde al rol general,como resultado aparece el nombre del empleado de la celda B7.

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Celda W7: Para que aparezca el cargo del empleado, aplicamos la misma fórmulaanterior =BUSCARV(U6;A7:Q17;2) con la diferencia de que en lugar del número 2,ponemos el 3, que corresponde a la columna C donde se encuentran los cargos delos empleados, de tal manera que la fórmula queda de la siguiente manera:=BUSCARV(U6;A7:Q17;3)

Celda W11: Para obtener el sueldo ganado aplicamos la siguiente fórmula:=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;6), aquí se nota una variante, en cada letra antes ydespués se registra el signo $, esto es para facilitar la copia de la fórmula para lassiguientes celdas.

Celda W 12: Para que aparezca el valor de horas extras:=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;10)

Celda W13: Para obtener el valor de las comisiones:=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;11)

Celda AA11: Para que se reflejen los aportes IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;13)

Celda AA12: Para préstamos quirografarios IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;14)

Celda AA13: Para préstamos y anticipos de la empresa:=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;15)

Celda W16: Registramos el total de ingresos con la fórmula: =SUMA(W11:W15)

Celda AA16: Registramos el total de descuentos con la fórmula: =SUMA(AA11:AA15)

Celda Y18: Para obtener el neto a pagar utilizamos la fórmula: =W16-AA16

En la celda W23, el empleado deberá consignar su firma con el número de su cédulade identidad. Para obtener el rol individual de los demás empleados bastará concambiar el número de la celda U6 y todos los demás datos cambiarán en función delos valores del rol general.

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9. Provisiones de beneficios sociales

Provisión

Según la Real academia de la lengua española, Provisión es la prevención demantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuandohaga falta.

De aquí se desprende que la provisión busca prever una cosa para cuando hagafalta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modoque la provisión tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta,para cuando se necesiten para cumplir una obligación o compromiso.

La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro esincierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones.

La empresa, así como genera dinero así mismo lo gasta, y es muy probable que alllegar el momento de cumplir con una obligación, la empresa no disponga deldinero necesario.

Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligacionesfuturas de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandasjudiciales.

Al crear la provisión, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos queel gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa.

En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad sedisminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salenmenos recursos por distribución de utilidades o incluso por el pago de impuestos.

Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye más utilidades, dinero quepuede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones.

Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que laoperatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansión, depende de ladisponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salidainnecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando lasprovisiones necesarias.[1]

De modo que, adicional al cálculo del rol, según la legislación de algunos países, losempleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesarioprovisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivode la contabilidad de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales quelegalmente se deben calcular mes a mes, tenemos las siguientes:

Beneficios Sociales

Aporte patronal.- Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cadaempleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que porconcepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores sepagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el día 15 del messiguiente.

Décimo Tercer Sueldo o Bono Navideño.- Estos valores corresponden a una doceava

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parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del añoanterior, hasta el 30 de noviembre del año en que se procede al pago, se cancelahasta el 23 de diciembre de cada año.

Décimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar.- Este bono equivale a la doceava parte de unsalario mínimo vital general (SMVG) y es una ayuda económica que recibe cadaempleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para laregión costa y en agosto para la región sierra, cabe anotar que este bono recibentodos por igual, independientemente de si tienen hijos o no.

Fondo de Reserva.- A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia enuna misma empresa sea superior a un año; es decir gana a partir del segundo año ycorresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de juliodel año anterior, hasta el 30 de junio del año en que se procede al pago, se pagahasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos.

Vacaciones.- Todo trabajador tiene derecho a 15 días continuos de vacacionescuando haya cumplido un año de trabajo en la misma entidad, el pago correspondea la 24ava. parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga engoce de sus vacaciones anuales.

Pueden haber otras provisiones dependiendo de la política que cada empresa tengahacia sus empleados, las cuales deberá provisionar en forma mensual. Acontinuación se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antescitadas.

Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer término, lascolumnas A, B y C, contienen la misma información del rol general, luego hemosregistrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemoscon el propósito de conocer cuales personas ya tienen más de un año en la entidad,para efectos del cálculo de los fondos de reserva.

En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales ala columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve dereferencia para el cálculo de los beneficios sociales, estos valores han sido copiadosdel rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16.

Para el cálculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la fórmula=E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 650,00 obtenemos el 12,15%, la mismafórmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16.

En cuanto al cálculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la fórmula =E7/12

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En cuanto al cálculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la fórmula =E7/12lo cual significa que los $ 650,00 dividimos para 12, como en el caso anterior y lascolumnas siguientes, copiamos la fórmula para el resto de filas hasta la celda G16.

Para obtener el 14to. Sueldo, primero registramos el valor del salario mínimo vitalgeneral S.M.V.G. en la celda H2 ($ 218,00), luego en H7, ponemos la fórmula=$H$2/12, es decir la doceava parte de 218, en este caso como el valor es igualpara todos ponemos el signo $ antes y después de la letra H, para que el valor de lacelda H2 permanezca fijo en la fórmula. En el caso de que un empleado tenga pocotiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deberá calcularse laparte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente hayatrabajado 8 días, la fórmula será =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que recibentodos se divide para 30 y se multiplica por los días trabajados.

En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra “SI” y otras seencuentran en blanco, esto se da por aplicar la fórmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" ");es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, conesta fórmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menosD7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 días, entonces devuelva lapalabra SI de lo contrario nada.

En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula únicamente para aquellaspersonas que tengan mas de un año en la compañía como lo dicta el reglamentopara el cálculo de estos fondos, la fórmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0),esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra “SI”, entonces dividimosel total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta fórmula se la aplicaen coordinación con los datos de la columna anterior.

Para el cálculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente fórmula=E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razón de que laprovisión es para 15 días de vacaciones, si las vacaciones fueran de un mescompleto dividiríamos para 12, pero como son solo 15 días, dividimos para 24.

[1] http://www.gerencie.com/objetivo-de-las-provisiones-contables.html

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http://www.gerencie.com/objetivo-de-las-provisiones-contables.html



10. Participación de trabajadores en la utilidades dela empresa

Utilidades

Como sabemos el objetivo final de toda empresa comercial es obtener utilidades ycomo reconocimiento al trabajo desempeñado por sus empleados, se les paga unporcentaje de los beneficios obtenidos, este cálculo se lo realiza una vez terminadoel ejercicio contable y antes del cálculo del impuesto a la renta.

Según la legislación ecuatoriana se considera un porcentaje del 15% paratrabajadores, este porcentaje esta dividido en dos partes, un 10% para todos losempleados y un 5% adicional para los empleados que tienen cargas familiares,considerados como tales el o la cónyugue y los hijos menores de edad, para lo cualcada empleado deberá presentar en la empresa, la documentación que respaldenestas cargas.

A continuación presentamos un registro en Excel con el cálculo de las utilidades denuestra empresa Modelo S.A. por el año 2008; es decir el ejercicio contable que vadesde el 1 de enero, al 31 de diciembre del mismo año, luego explicaremos lasprincipales fórmulas aplicadas para obtener todos los valores.

Las columnas A, B, C y D son similares al registro anterior donde realizamos elcálculo de las provisiones de beneficios sociales, el nombre de la persona que seencuentra en la celda C9 cambia en razón de que esta persona estuvo antesocupando ese cargo, ya que PEREZ BARRENO JENNY, secretaria actual, ingresó a laempresa el 15 de enero de 2009 y estos cálculos se realizan para las personas quelaboraron durante el año 2008.

En la celda E4, tenemos la fecha del último día del año 2008, esta nos sirve dereferencia para realizar el cálculo de los días trabajados, en la celda E7 observamosla siguiente fórmula: =SI(($E$4-D7)>365;365;$E$4-D7), esto quiere decir que si laresta de la última fecha del 2008 menos la fecha de ingreso del empleado es mayora 365, entonces debe ir 365, caso contrario se registrará la diferencia entre el últimodía del 2008 y la fecha de ingreso del empleado, de esta forma obtenemos los díastrabajados por cada empleado, la misma fórmula copiamos para las demás filas

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hasta la celda E16. En la celda E17 registramos la fórmula =SUMA(E7:E16) parasumar el total de días trabajados, este dato nos servirá posteriormente para calcularel índice que consta en la celda H4 para determinar el valor del 10% de utilidades.

La columna F es para registrar el número de cargas familiares en base a losdocumentos presentados por cada empleado, aquí no existe ninguna fórmula; losdatos registrados en esta columna determinan los valores que serán calculados enla columna I.

En la columna G, celda G7, realizamos una multiplicación de los días trabajados porel número de cargas familiares, la fórmula que aplicamos es =E7*F7, esta fórmulacopiamos para las demás filas hasta la celda G16, en aquellos casos donde no haycargas familiares, el valor registrado es igual a 0 (cero). En la celda G17 totalizamosestas multiplicaciones con la fórmula =SUMA(G7:G16), este dato nos servirá luegopara calcular el índice que consta en la celda I4 para determinar el valor del 5% deutilidades por cargas familiares.

En la celda J2, tenemos el valor total de las utilidades obtenidas que asciende a $95.901,00, de este valor el 15% se reparte a los trabajadores, de modo que en lacelda J3, aplicamos la fórmula =J2*15% y obtenemos el valor de $ 14.385,15 que lovamos a repartir de la siguiente manera: 10% para todos sin excepción y el 5%únicamente para los trabajadores que registran cargas, por esta razón en la celdaH3 registramos la fórmula =J2*10% y obtenemos el valor de $ 9.590,10; en la celdaI3 ponemos la fórmula =J2*5% y obtenemos el valor de $ 4.795,05, si sumamos9.590,10 mas 4.795,05 obtenemos 14.385,15 comprobando de esta forma queestán bien realizados estos cálculos.

En la celda H4, registramos la siguiente fórmula =H3/E17, de esta forma obtenemosel índice que nos va a permitir calcular para cada empleado el valor del 10%. En lacelda H7 aplicando la fórmula =$H$4*E7 obtenemos el valor que le corresponde altrabajador por concepto de 10% de utilidades, colocamos el signo $ antes y despuésde la letra H para que en el momento de copiar la fórmula para las demás filas(hasta la celda H16), el índice de la celda H4, se mantenga fijo. En H17 totalizamoslos valores con la fórmula =SUMA(H7:H16), nos da un total de $ 9.590,10, valor quecoincide con el que calculamos previamente en la celda H3.

En la celda I7, tenemos la fórmula =$I$4*G7 para multiplicar el índice de la celda I4por el dato de la celda G7 y obtener el valor del 5% correspondiente al valoradicional que reciben los trabajadores por concepto de cargas familiares,lógicamente el empleado que no registra cargas familiares, solo se hace acreedor al10% por concepto de utilidades. En la celda I17 registramos la fórmula=SUMA(I7:I16) para totalizar los valores y comprobamos que cuadra con el valorpreviamente registrado en la celda I3.

Para obtener el total que le corresponde cobrar a cada empleado, aplicamos en lacelda G7, la fórmula =SUMA(H7:I7) de esta forma sumamos el 10% registrado en lacolumna H mas el 5% registrado en la columna I, existen formularios que expidenlos organismos de control para reportar el pago de estos valores. Finalmente en lacelda J17 registramos la fórmula =SUMA(J7:J16) para totalizar los valores ycomprobar que coincide con el dato registrado con anterioridad en la celda J3 con locual concluimos este capítulo y esta unidad.

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Registros auxiliares de Microsoft Excel para Contabilidadimagenes.mailxmail.com/cursos/pdf/6/registros-auxiliares-microsoft... · En este tercer curso hablaremos de la Caja Chica,