reglamento(1)

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITALSECRETARÍA DE EDUCACIÓN

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

REGLAMENTO INSTITUCIONAL INTERNO DEREGLAMENTO INSTITUCIONAL INTERNO DE PRESUPUESTO, COMPRAS, CONTRACION DE SERVICIOSPRESUPUESTO, COMPRAS, CONTRACION DE SERVICIOS

PERSONALES, CONTROL INTERNO, MANEJO DEPERSONALES, CONTROL INTERNO, MANEJO DE INVENTARIOS Y CONTRATACION MENOR A 20 SALARIOSINVENTARIOS Y CONTRATACION MENOR A 20 SALARIOS

MÍNIMOS VIGENTES MÍNIMOS VIGENTES

ACUERDO No. xxACUERDO No. xx

Que el Consejo Directivo de la Institución EducativaQue el Consejo Directivo de la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, en uso de susDistrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, en uso de sus

facultades y en especial las que le otorga el decretofacultades y en especial las que le otorga el decreto 992 del 21 de mayo de 2002, en su artículo 10mo,992 del 21 de mayo de 2002, en su artículo 10mo,

acuerda: acuerda:

NORMAS GENERALES

Creación de los Fondos de Servicios Docentes:

Los Fondos de Servicios Docentes, fueron creados en las Instituciones Educativas Distritales, mediante el artículo 182 de la ley 115 de febrero 8 de 1994, cuya finalidad es la de atender los gastos diferentes a salarios y prestaciones sociales.

Luego es cambiado el nombre de Fondos de Servicios Docentes, por la ley 715 de 2001 y queda a partir de esta ley como Fondos de Servicios Educativos, Donde dice el artículo 1ro. Del decreto 992 del 21 de mayo de 2002 que “Los Fondos de Servicios Educativos como mecanismo presupuestal de las Instituciones Educativas Estatales, han sido dispuestos por la ley, para la adecuada administración de sus rentas e

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ingresos y para atender los gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal.

Los Fondos de Servicios Educativos podrán estar financiados con recursos de la Nación, de las entidades territoriales, de las entidades oficiales, de los vinculados por los particulares para favorecer a la comunidad, de los producidos por venta de los servicios que presta el establecimiento educativo, siempre y cuando estén destinados a financiar gastos distintos de los de personal. Para la administración y ejecución de estos recursos los establecimientos educativos estatales, a través de su respectivo Consejo Directivo y del Rector Ordenador del Gasto, deberán sujetarse a lo dispuesto en el decreto 992 de 2002 y demás disposiciones pertinentes.

A. Que La Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, es una entidad gubernamental, que tiene por objeto dedicarse principalmente a la educación pública.

B. Que el Consejo Directivo, con base en las competencias que le confieren las normas vigentes y teniendo en cuenta las disposiciones generales que le otorga la ley 87 de 1993, la ley 115 de 1994, la ley 715 de 2001, y los decretos 1860 de 1994, 1857 de 1994, 1035 de 1997, 992 de 2002 y en especial dando cumplimiento al artículo 13 de Ley 715 de 2001 y al artículo 10 del Decreto Reglamentario 992 de Mayo 21 de 2002, debe reglamentar algunos procedimientos expresos en dichas normas.

C. Que le corresponde al Consejo Directivo de la Institución, reglamentar los procedimientos presupuestales, las compras, la contratación de servicios personales, el control interno, el manejo de inventarios, y el calendario presupuestal con sujeción a las normas vigentes.

D. Que, corresponde al Consejo Directivo aprobar el Reglamento de Contratación para todos aquellos contratos que no superen los 20 SMMLV, señalando criterios, procedimientos y facultades a los cuales debe sujetarse la Institución en materia contractual; bajo el principio que los actos de contratación de la Institución Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, se harán siempre a precios de

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mercado, publicados en el SICE (Sistema de Integral de Contratación Estatal).

E. Que se hace necesario la expedición de un Reglamento de Contratación para la Institución que dinamice, agilice y haga efectivas las relaciones contractuales de acuerdo con las políticas y directrices trazadas por el Consejo Directivo de la Institución Educativa.

F. Que por lo anteriormente expuesto el Consejo Directivo de la Institución ALDEMAR ROJAS PLAZAS,

ACUERDA:

ARTICULO 1. REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTALES

NORMAS VIGENTES: DECRETO 1035 DE 1997, DECRETO 992 DE 2002.

El presupuesto Anual del Fondo de Servicios Educativos, es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de proyectos, para la correspondiente vigencia fiscal en la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”.

El presupuesto de ingresos contendrá la totalidad de los ingresos que por cualquier concepto reciba la Institución Educativa “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, y se clasificará en grupos con sus correspondientes fuentes de ingreso tales como:

1. Ingresos operacionales: Los constituyen las rentas o fuentes de ingresos públicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente, sin intermitencia el Fondo de Servicios Educativos

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de la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, los cuales se obtienen por la utilización de los recursos de la Institución en la prestación del servicio educativo (docencia, extensión e investigación) o por la explotación de bienes o servicios de la Institución.

2. Transferencias de recursos públicos: Son los recursos financieros girados directamente al Fondo de Servicios Educativos “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, por las entidades públicas de cualquier orden.

3. Recursos de capital: Lo constituyen aquellas rentas que la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, obtiene eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien sean directamente o a través de la correspondiente entidad territorial los cuales deben ser administrados a través del Fondo de Servicios Educativos.

Presupuesto de gastos o apropiaciones: Contienen las apropiaciones, gastos o erogaciones, que requiere la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional (PEI), demande. Este debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos.

El Consejo Directivo de la Institución Educativa “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, aprobara un proyecto de presupuesto en cada vigencia, teniendo en cuenta los siguientes procedimientos:

1. De acuerdo a lo normado en el decreto 1035 de 1997, y en artículo 3 del decreto 992 del 21 de mayo de 2002 en su parágrafo único, le corresponde al Rector Ordenador del Gasto de la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, y antes del inicio de cada vigencia fiscal, elaborar el proyecto de presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo en cuanta el desarrollo del Plan Operativo y le Proyecto Educativo Institucional, cuya aprobación le corresponde al Consejo Directivo mediante ACUERDO.

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2. El rector ordenador del gasto, junto con el auxiliar financiero presentará ante el Consejo Directivo Institucional, un proyecto de presupuesto en el mes de octubre de cada vigencia, con el fin de ser estudiado previamente, para su posterior aprobación.

3. Que el proyecto de presupuesto debe estar acompañado por sus anexos tales como: PEI de la Institución, Proyectos Institucionales, mensaje presupuestal, plan de compras, plan de inversión, plan de mantenimiento de la planta física de la Institución, PAC.

4. Que a más tardar el proyecto presupuestal deberá enviarse ante la SED, a la oficina financiera, antes del 15 de noviembre de cada vigencia.

5. Que una vez este debidamente aprobado el proyecto de presupuesto por los integrantes del Consejo Directivo, el rector ordenador del gasto lo adoptará y liquidará mediante una resolución rectoral para su ejecución, en el mes de enero de cada vigencia.

6. Que al cierre de la vigencia, al resultar un superávit mayor al 20% del presupuesto inicial aprobado, se deberá pedir permiso mediante oficio y justificación ante la SED, para su respectiva adición.

7. El mismo procedimiento se cumplirá en el caso de que, en el transcurso de la vigencia se llegaren a adicionar recursos no contemplados en el presupuesto y que esta adición superare el 20% del presupuesto inicial.

8. Toda adición o reducción que se realice en el presupuesto durante la vigencia, se deberá aprobar mediante un acto administrativo denominado “ACUERDO”, el cual deberá ser aprobado en pleno por todos y cada uno de los integrantes del Consejo Directivo.

9. Los traslados presupuestales que se llegasen a hacer, se realizarán mediante una resolución rectoral, siempre y cuando no esté afectando los grandes rubros del presupuesto tales como son INVERSIÓN Y GASTOS GENERALES, si esto ocurriere, su formalidad se hará mediante acuerdo del Consejo Directivo.

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10. El Consejo Directivo le hará seguimiento permanente a la ejecución adecuada del presupuesto tanto en los ingresos como en los gastos aprobados de acuerdo a las normas vigentes.

11. Todo acto o contrato que se ejecute por parte de la administración del Fondo Educativo, se hará cumpliendo previamente con un certificado de disponibilidad presupuestal y de un certificado de registro presupuestal, documentos que serán solicitados previamente al señor auxiliar financiero de la Institución por parte del Rector Ordenador del Gasto.

12. La administración se ceñirá estrictamente para una adecuada ejecución presupuestal tanto en ingresos como en gastos a la normatividad vigente y en especial al decreto 1857 del 3 de agosto de 1994 y al decreto 992 de 2002.

13. Queda totalmente prohibido y en concordancia con las leyes vigentes de presupuesto, ejecutar por parte de la ordenación del gasto compromisos que no estén previamente respaldados con los anteriores documentos, lo cual se constituirá como un hecho cumplido y será de responsabilidad del funcionario público que así lo autorice.

ARTICULO 2do. REGLAMENTO DE LAS COMPRAS EN LA INSTITUCIÓN.

NORMAS VIGENTES: SICE, LEY 80 DE 1993, DECRETO 2170 DE 2003.

El Consejo Directivo nombrará un comité de compras para que estudie y formalice las compras de la Institución. Comité que estudiará las ofertas tanto de bienes y servicios que requiera la Institución Educativa para el cumplimiento de su cometido estatal.

El Comité de compras estará conformado por las siguientes personas:

El rector ordenador del gasto.

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El almacenista de la Institución.

El auxiliar financiero de la Institución.

Un integrante del Consejo Directivo.

El comité de compras cumplirá con los siguientes procedimientos:

Solicitar las cotizaciones de acuerdo al presente reglamento en cuanto a contratación se refiere.

Elaborar un cuadro comparativo de ofertas, donde por lo menos se hayan evaluado y comparado los siguientes aspectos: Precios del mercado, calidad, garantía y respaldo pos-venta.

PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO UNA COMPRA:

Verificar por parte del comité de compras la existencia y programación dentro del plan de compras de la Institución del bien o bienes que se pretenden adquirir.

Verificar por parte del almacenista la existencia o no de dicho bien.

Solicitar por escrito la disponibilidad presupuestal por parte del rector ordenador del gasto al auxiliar financiero de la Institución.

Consultar por parte del comité de compras el registro de proveedores de la Institución, con el fin de solicitar las cotizaciones que se deben exigir de acuerdo al reglamento interno de contratación.

Elaborar por parte del comité un cuadro comparativo de ofertas, donde se tendrá en cuenta por lo menos los siguientes aspectos: Precios de mercado los cuales serán consultados y comparados por los integrantes del comité de compras (Esto con el fin de no incurrir en posibles sobre-costos), calidad de los bienes, respaldo de mantenimiento y de fabricación a la post-venta de los bienes.

Seleccionar por parte del comité de compras la oferta o cotización más favorable para los intereses de la comunidad educativa en general, debidamente justificada.

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Comunicar por escrito o vía telefónica al proveedor favorecido para que se acerque ante la Administración de Institución para formalizar el contrato, el cual será preparado por el auxiliar financiero, el Contrato que se formalizará con las firmas del contratante (Rector ordenador del gasto) y por el contratista (Proveedor).

Del anterior documento (contrato), el auxiliar financiero elaborará por lo menos tres ejemplares los cuales tendrán la siguiente destinación: Original quedará como soporte debidamente firmado en la cuenta que debe soportar el auxiliar financiero en sus archivos de pagaduría, la primera copia será entregada al proveedor o contratista, la segunda copia será enviada por escrito por parte del auxiliar financiero al almacenista con el fin de que éste reciba a entera satisfacción los bines solicitados en dicha ordena de compra o contrato.

Una vez este formalizado el contrato, el auxiliar financiero de la Institución, procederá de acuerdo a las normas presupuestales a darle una imputación presupuestal de acuerdo al rubro que se vaya a afectar, de lo cual quedara como constancia la expedición del un certificado de registro presupuestal.

El auxiliar financiero (Jefe de presupuestos), afectará mediante un registro el rubro afectado, lo cual quedará registrado en los libros presupuéstales de gastos.

De acuerdo al contrato celebrado entre contratante y contratista, deberán quedar plasmados los requerimientos y el tiempo en que el proveedor deba entregar los bienes a la Institución.

El almacenista de la Institución o quién haga sus veces, recibirá los bienes objeto de contratación, los cuales serán recibidos a entera satisfacción teniendo en cuenta la orden de suministro firmada por las partes, donde verificará, marcas, referencias, estado de los bienes, cantidades solicitadas, preciso unitarios y precios totales, frente a una copia de la factura que debe presentar el proveedor debidamente formalizada y autorizada por la DIAN cuando son de régimen común y si son de régimen simplificado cuenta de cobro.

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El almacenista una vez verificado los bienes objeto del contrato, procederá a elaborar debidamente el comprobante de ingreso al almacén de dichos bienes, documento que cumplirá con los detalles y datos exigidos por la oficina de inventarios de la SED. Este deberá elaborarse en original y dos copias las cuales tendrán la siguiente distribución: Original que debe quedar en la oficina de almacén en un consecutivo, primera copia se enviará por escrito al auxiliar financiero para el posterior pago al proveedor, segunda copia se enviará al departamento de contabilidad para que el contador registre dicho ingreso de bienes en la contabilidad.

Una vez elaborado el anterior documento el almacenista enviará por escrito y bajo radicación al auxiliar financiero para su respectivo pago.

El proveedor deberá radicar la factura ante el auxiliar financiero para su respectivo pago.

ARTICULO 3ro. REGLAMENTACION PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS PERSONALES.

NORMAS VIGENTES: ARTICULO 3ro. INCISO 2, DEL DECRETO 1857 DEL 3 DE AGOSTO DE 1994, ARTICULO 10mo. INCISO e, DEL DECRETO REGLAMENTARIO 992 del 21 de mayo de 2002.

CONTRATACION DEL REVISOR FISCAL Y DEL CONTADOR

REVISOR FISCAL:

En cumplimiento al decreto 1857 del 3 de agosto de 1994, en su artículo 3ro. Literal 2, inciso c, la prestación de servicios profesionales excluyendo los docentes y de conformidad con el régimen legal vigente, los contratos de servicios profesionales requerirán autorización expresa por parte del Consejo Directivo.

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Que el artículo 5to, del decreto 1857 del 3 de agosto de 1994, en su inciso tercero, dice que la aprobación anual de los Estados Financieros que deben ser presentados por el rector y certificados por un revisor fiscal designado para el efecto, por el Consejo Directivo de la Institución.

Por lo anterior cada vigencia y a más tardar en el mes de noviembre, el Consejo Directivo nombrará un revisor fiscal para el Fondo de Servicios Educativos, lo cual se hará mediante convocatoria interna a través de la selección de hojas de vida y de presentación de propuestas. Hojas de vida que se estudiarán teniendo en cuenta los siguientes puntos: Experiencia del profesional y en especial en las entidades gubernamentales y en Fondos Educativos, Post- grado en revisoría fiscal, certificaciones o recomendaciones, propuesta de servicios y valores agregados al servicio de la Institución.

Sus funciones serán las que le exija la ley y la administración del Fondo Educativo, además que deberá cumplir con lo normado en cuanto a ética profesional que exige la ley 43 de 1990, por la Junta Central de Contadores.

El anterior nombramiento será competencia del Consejo Directivo en pleno, de lo cual debe quedar en acta debidamente formalizado.

CONTADOR:

El contador de la Institución se nombrará a más tardar en el mes de noviembre de cada vigencia, a través de una selección de hojas de vida por lo meneos tres (3), de lo cual se tendrá en cuenta: Experiencia en especial en los Fondos Educativos, valores agregados a su servicio, post-grados, certificaciones o recomendaciones, propuesta de servicios.

A través del presente reglamento el Consejo Directivo faculta y autoriza al rector ordenador del gasto para que nombre el contador para cada vigencia, el cual deberá hacerse por estudio de hojas de vida donde se tendrá en cuenta los anteriores requisitos. Sus funciones serán las que le exija la ley y la administración del Fondo Educativo, además que deberá cumplir con lo normado en cuanto a ética profesional que exige la ley 43 de 1990, por la Junta Central de Contadores.

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ARTICULO 4to. CONTROL INTERNO

NORMAS VIGENTES: LEY 87 DE 1993

REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO DEFINICIÓN: El control interno lo constituye un conjunto de normas, métodos y medidas coordinadas que debe adoptar una organización con el propósito de salvaguardar sus recursos, propiciar información de toda clase en forma oportuna, adecuada y segura; promover la eficiencia operativa, el mejoramiento continuo y estimular la adhesión leal a las políticas prescritas por la dirección de la Entidad.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL?: Es el conjunto de mecanismos que permite evitar la desviación de los recursos y evaluar si cumplieron con la misión para lo cual fueron asignados.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL:

Estructura Orgánica: Lo constituyen las líneas de autoridad, líneas de responsabilidad, esquema de delegación

La Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, ha adoptado el siguiente organigrama donde se muestran las diferentes líneas de comunicación entre los diferentes

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estamentos y/o departamentos de acuerdo a un orden jerárquico, donde se sigue estrictamente un conducto regular.

Nota: Inserte aquí el organigrama de la Institución Educativa “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, debidamente actualizado.

MISION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”.

Nota: Inserte aquí la misión de la Institución.

VISION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”.

Nota: Inserte aquí la visión de la Institución.

PEI DE LA INSTITUCIÓN

Nota: Redactar en este especio sobre el PEI, como es el nombre del PEI de la Institución, sus objetivos, como beneficia a la Comunidad Educativa etc.

Manuales de procedimientos y de funciones: Son los instrumentos sencillos y ágiles que permiten dinamizar operaciones, reducen tiempo de capacitación e instrucción, permiten establecer indicadores que evalúan la gestión administrativa.

La Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, a través del presente reglamento y en especial el Consejo

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Directivo, hará seguimiento estricto para dar cumplimiento a la aplicación de los manuales y procedimientos elaborados por el FES-SED, con el fin de evitar posibles riesgos en sus procesos y en especial los que se deben aplicar a los procesos administrativos en los departamentos de pagaduría, rectoría, contabilidad, biblioteca, caja menor y almacén.

A través del Manual de convivencia de la Institución, todos los años, se adoptan las políticas y directrices que se deben tener en cuenta para resolver conflictos entre los integrantes de la comunidad educativa, también se adopta a través de este manual el PEI, y los proyectos Institucionales que la administración del Fondo Educativo debe cumplir en el desarrollo de su cometido estatal.

Por lo anterior el Instrumento importante en el sistema de control interno de la institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS” es la adopción y revisión permanente del manual de convivencia, así como de su Proyecto Educativo Institucional.

La Institución Educativa, también cuenta con un mapa de riesgos, donde se evaluan y se hace seguimiento por parte de la administración y por el señor revisor fiscal de la Institución, a cerca de 93 riesgos que pueden afectar los procesos que se ejecutan a diario en la Institución, mapa que se encuentra a disposición de los entes de control en la oficina de rectoría.

Redactar sobre la ley 734, código único disciplinario.

Normatividad vigente: Constitución y disposiciones legales vigentes. Políticas y criterios de la Institución hoja de trabajo.

La Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS” está regido por las siguientes normas a las cuales se le hace

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un seguimiento permanente por parte del Consejo Directivo, y por parte del señor revisor fiscal de la Institución, para verificar su estricto cumplimiento, en los diferentes procesos y procedimientos que deba adelantar para su normal funcionamiento y en cumplimiento a su objeto social el cual es la educación pública; normas tales como:

Ley 115 del 8 de febrero de 1994, (Ley General de Educación Pública).

Decreto reglamentario 1857 del 3 de agosto de 1994, (Reglamentario a la ley 115).

Decreto reglamentario 1860 del 3 de agosto de 1994, (Reglamentario a la ley 115).

Decreto 992 de 21 de mayo de 2002, (Reglamentario a la ley 715).

Ley 87 de 1993, (Control interno en las entidades del Estado).

Decreto 1035 de 1997, (Aprobación y presentación del presupuesto en los Fondos de Servicios Educativos).

Decreto ley 2170 de 2003, (Decreto anticorrupción, de contratación en los Fondos de Servicios Educativos y entidades del Distritro).

Ley 734 de 2002 del 5 de febrero de 2002, (Código único disciplinario).

Ley 80 de 1993, (Ley general de contratación estatal).

Resolución 001 del 20 de septiembre de 2001, (Por la cual se expide el Manual de Procedimientos

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Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital).

Resolución 2440 del 29 de agosto de 2003, (por la cual se reclasifican unos bienes devolutivos a bienes de consumo y consumo controlado).

Reglamento interno Institucional de a actos y contratos, control interno, inventarios, presupuestos, servicios personales, caja menor y compras.

Reglamento Interno del Consejo Directivo, actas, reuniones, decisiones, administración del Fondo Educativo, seguimiento de normas y procedimientos.

Recurso Humano: Recursos suficientes, selección de funcionarios hábiles, capaces y honestos.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INETRNO

Igualdad

Moralidad

Eficiencia

Economía

Celeridad

Imparcialidad

Publicidad y

Costos ambientales

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¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO?

El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en la Institución Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, es responsabilidad del Consejo Directivo, junto con el Ordenador del Gasto como máximo Directivo de la Institución, no obstante la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las dependencias, junto con sus funcionarios.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO:

Los objetivos del control interno son aplicables a cualquier dependencia si consideramos que cada una de ellas, ejerce el control de sí misma, orientados y asesorados siempre por el superior inmediato.

Para el caso de la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, el control es ejercido por cada una de los funcionarios tanto directivos docentes, docentes y administrativos, a través de su propio AUTOCONTROL, de acuerdo a unas funciones asignadas a cada cargo.

Cada año, y en cumplimiento a la ley cada uno de los funcionarios públicos que laboran en la Institución Educativa, son evaluados por el Directivo Docente o Rector Ordenador del Gasto, cuyo resultado es enviado a la oficina de xxxxx, de la SED. Terminar de redactar con la norma.

Existe un estricto seguimiento a los horarios de trabajo que debe cumplir tanto el personal docente como administrativo, en cumplimiento a la resolución xxx de xxx.

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Lo mismo sucede con los tipos de controles; estos deben ser utilizados en cada dependencia y por cada funcionario con el sistema de AUTOCONTROL, que debe ser honesto, sincero y serio, pues de él depende el proveer el éxito de su gestión para cuando la dependencia sea visitada por la oficina de control interno o por la Contraloría Distrital.

ARTICULO 5to. REGLAMENTACION DE LOS INVENTARIOS DE LA INSTITUCION.

NORMAS VIGENTES: RESOLUCION 001 DE 2001, RESOLUCION 2440 DE 2003 SED.

En cumplimiento a las normas legales, la Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS” cuenta con el cargo de almacenista, persona encargada de custodiar, controlar, recibir y distribuir todos y cada uno de los bienes tanto devolutivos como bienes de consumo controlado o consumo.

Para su adecuado control la Institución dispone de un programa software, denominado XXXX, programa que permite hacer un seguimiento estricto a los diferentes bienes que posee la Institución Educativa, en cuanto a existencias, control por dependencias, responsables, inventarios por procedencias, inventario general de la Institución, y kárdex de los elementos de consumo. Programa que es operado por el señor almacenista de la Institución.

La Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, cuenta con los siguientes departamentos o dependencias, con sus respectivos inventarios físicos donde responden cada una de las personas de acuerdo a su cargo desempeñado:

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Favor relacionar el nombre de los departamentos o dependencias con que cuenta la Institución Educativa, en orden jerárquico descendentemente.

1. Departamento de Rectoría.

2. Departamento de xxxx.

3. Departamento de xxxx






9. Departamento de xxxx.

Cada departamento tiene su propio inventario, cuya responsabilidad y manejo esta a cargo de los funcionarios que así lo integren, la custodia y buen uso de estos bienes esta en cabeza de cada uno de ellos, quienes deben responder en caso de pérdida o uso indebido.

El almacenista ejerce un control directo en cada una de las dependencias, de lo cual lleva una carpeta con los inventarios entregados a cada uno de los funcionarios que forman parte de cada una de ellas. Dicho control es verificado por medio de la toma física de cada dependencia, que como mínimo se hace una vez al año, en cumplimiento del numeral 4.10. del manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes de los entes públicos del

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Distrito Capital, adoptado mediante la resolución No. 001 del 29 de septiembre de 2001.

La Institución Educativa Distrital “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, para el apoyo a la Administración y al almacenista y en cumplimiento a la ley, conformó el Comité de Inventarios, del cual hacen parte las siguientes personas:

Rector Ordenador del Gasto, con derecho a voto, (Quien lo presidirá).

Almacenista, con derecho a voto, (Secretario Técnico).

Contador, con derecho a voto, (Encargado de realizar los ajustes pertinentes en la Contabilidad de la Institución.

Auxiliar Financiero, con voz pero sin voto, (Quien actuará como invitado, solamente emitirá sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión).

Coordinador Administrativo, con voz pero sin voto, (Quien actuará como invitado, solamente emitirá sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión).

Bibliotecólogo, con voz pero sin voto, (Quien actuará como invitado, solamente emitirá sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión).

El revisor fiscal, con voz pero sin voto, (Quien actuará como invitado, solamente emitirá sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión y verificará que los procesos

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se cumplan adecuadamente y bajo las normas vigentes).

Para sus procedimientos, este Comité actuará de acuerdo a las normas vigentes, y sus actuaciones y decisiones se llevarán a través de actas consecutivas, las cuales serán de responsabilidad del Secretario Técnico (almacenista).

QUE ES UN BIEN?: Se define como un articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y suministros.

DEFINICION DE BIEN DEVOLUTIVO (ACTIVO FIJO): Son aquellos bienes que por su uso y durabilidad tienen una vida útil significativa, en el cumplimiento de su cometido estatal en cualquier entidad pública; ejemplo los equipos de cómputo vida útil 5 años, Muebles y enseres y equipos de oficina vida útil 10 años, bienes de arte y cultura (libros de investigación) vida útil 3 años, los cuales deben tener una depreciación o amortización a través del tiempo, con el fin de ser recuperados o renovados en futuros próximos.

Los activos de la Institución Educativa, son bienes de carácter devolutivo y en caso de pérdida se deben recuperar por los funcionarios responsables de su manejo si fueron perdidos por negligencia, descuido o mal uso de los mismos. Cuando se hayan perdido con justa causa se deberá colocar una denuncia e informar inmediatamente al superior inmediato o al rector ordenador del gasto, y al señor almacenista para su debido proceder para su recuperación a través de la póliza de corriente débil que constituye la SED, todos los años.

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Cuando la Administración del Fondo Educativo, decide adquirir bienes activos o de carácter devolutivo, con recursos propios, deberá informar por escrito a través del funcionario responsable (Almacenista), junto con la fotocopia de las facturas de la adquisición ante la SED, para que estos bienes sean incorporados en la póliza general de corriente débil, relacionando uno por uno con las características mínimas que permitan identificarlos.

PROCEDIMIENTOS PARA DAR DE BAJA UN BIEN DEVOLUTIVO:

1. Verificar su estado por parte del señor almacenista ejemplo: Obsoleto, averiado, roto, desactualizado etc.

2. Solicitar un concepto técnico por parte de funcionarios o personas responsables con que pueda contar la Institución o en su defecto contratar personal idóneo en la materia.

3. Pasar la solicitud de baja por parte del señor almacenista ante el comité de inventarios para su revisión, autorización y posible destinación de baja, con sus justificaciones según sea el caso.

4. El secretario del Comité prepara oficio para el Consejo Directivo, donde se informa de los bienes para dar de baja con el fin de ser aprobado y se de la posible destinación de estos, los cuales se pueden vender por chatarra, o someterse a subasta pública, martillo con el banco popular o dar a la fundación IDIPRON, de acuerdo al contrato que debe estar vigente entre esta fundación y la SED.

5. Aprobación de la baja de bienes por parte del Consejo Directivo de la Institución y posible destinación de los mismos.

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6. Preparación de acta de baja y relación en la misma de los bienes para dar de baja.

7. Aprobación mediante resolución rectoral de la baja debidamente aprobada y autorizada por el Consejo Directivo.

8. El secretario del comité de inventarios (Almacenista), enviará copia de los documentos soporte al departamento de contabilidad de la Institución cuando se trate de elementos dados de baja que pertenecía a la Institución adquiridos con recursos propios, para su actualización en los Estados Financieros de la Institución.

9. Si los bienes dados de baja son de procedencia de la SED, el secretario del Comité y el señor Rector, informaran por escrito anexando los documentos soporte para que sean descargados de los inventarios que anualmente envía esta entidad para su verificación.

DEFINICION DE BIEN DE CONSUMO CONTROLADO:

De acuerdo a la resolución 2440 de 2003, la cual clasifica algunos bienes que venían siendo controlados como bienes devolutivos a bienes de consumo, define un bien de consumo controlado, como un bien que debe tener una durabilidad o una vida útil como mínima de un año, y que la Administración del Fondo Educativo, debe adoptar las medidas pertinentes para su debido control, estos bines son los que la resolución única y exclusivamente menciona en sus artículos, los cuales deberán ser controlados por el señor almacenista de la Institución en la relación de inventarios que posea la Institución en una fecha determinada.

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DEFINICION DE BIEN DE CONSUMO (MATERIALES Y SUMINISTROS):

Son bienes que desde el momento de ser entregados por parte del señor almacenista de la Institución a los diferentes funcionarios se extinguen por su uso, ejemplo el papel, las tintas, toners, marcadores, carpetas etc. Por su uso son bienes fungibles que desaparecen con el tiempo.

ARTICULO 6to. PROCEDIMEINTOS Y REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN PARA AQUELLOS CONTRATOS QUE NO SOBREPASEN LOS 20 SMMLV ($ 8.160.000)

NORMAS VIGENTES: LEY 80 DE 1993, DECRETO 2170 DE 2003, LEY 715 DE 2001, DECRETO 992 DE 2002.

PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

En el desarrollo de todos los procesos de contratación de La Institución Educativa, se cumplirán los siguientes principios:

Buena Fe: Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no solo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos según la Ley, la costumbre o la equidad bajo pena de indemnizar los perjuicios que se causen. Se presume que la declaración expresada en los contratos responde a la voluntad común de las partes.

Transparencia: El proceso de contratación deberá realizarse con base a procedimientos de selección objetiva y reglas

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claras, que garanticen la calidad, la imparcialidad e igualdad de oportunidades.

Economía: Los procesos de contratación se realizarán de manera que la Institución Educativa pueda seleccionar la propuesta que más convenga a sus intereses y ejecutar el contrato respectivo haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos.

Equidad: El principio de equidad debe inspirar y gobernar los procesos contractuales; por ello cuando no exista norma especial para el caso concreto, se recurrirá a la norma general con el fin de aplicar justicia.

Responsabilidad: En virtud de este principio, los empleados de la Institución Educativa están obligados a vigilar la correcta ejecución del contrato, a proteger los intereses de la Institución, por lo que deberán responder por sus actuaciones y omisiones o el incumplimiento de sus deberes legales.

DISPOSICIONES GENERALES

RÉGIMEN DE LOS CONTRATOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

El régimen legal aplicable a los actos y contratos de la institución es la ley general de contratación. Los contratos se regirán por lo previsto en este reglamento, en concordancia con las políticas de la Institución.

CONTRATATANTE

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La Institución Educativa podrá actuar como Contratante. Sujetándose a lo dispuesto en este Reglamento.

ORDENADOR DEL GASTO

El rector ordenador del gasto deberá acreditar su cargo con un acto administrativo expedido por la SED, lo cual le permitirá celebrar todos los contratos con formalidades o sin formalidades plenas en la Institución.

El rector ordenador del gasto de la Institución podrá contratar directamente hasta por el valor de los 125 SMMLV, es decir para esta vigencia será de $51.000.000.

Para los contratos que comprenden desde $1 y hasta los 20 SMMLV, que menciona la ley 715 junto con su decreto 992 de 2002, el Rector Ordenador aplicará y cumplirá a cabalidad el presente reglamento de acuerdo a sus montos autorizados por el Consejo Directivo.

CAPACIDAD PARA CONTRATAR

Son capaces para contratar con la Institución Educativa las personas consideradas como tales por las disposiciones legales vigentes, será el Rector Ordenador del Gasto, y su función será indelegable.

CATÁLOGO O REGISTRO DE PROVEEDORES

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La Institución Educativa contará con un catálogo o registro de proveedores en el cual se registrarán las personas que tengan una relación comercial con la institución, sin perjuicio que pueda utilizar el Directorio Empresarial de la Cámara de Comercio u otros registros similares, cuando se determine la conveniencia de su utilización.

De este registro o catálogo de proveedores será responsable el señor almacenista de mantenerlo al día en cuanto a documentos vigentes se refiere.

Es requisito para la presentación de ofertas que el proveedor se encuentre inscrito en él catalogo de proveedores, por lo que en caso de utilizarse otros registros, se deberá contar con un mecanismo ágil y eficiente que permita el registro en él catalogo de proveedores en forma previa a la presentación de ofertas.

Se diseñará un procedimiento para evaluar y registrar información referente al desempeño del proveedor o contratista durante la ejecución del contrato, para efectos de procesos posteriores. La Administración de la institución Educativa reglamentará lo pertinente en un plazo no superior a noventa días.

PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS PARA CUMPLIR CON LA CONTRATACION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

La área de presupuesto, responsable de los proyectos y contratos, deberá elaborar el flujo de caja, instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del presupuesto de la institución, definiendo en este mes a

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mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los requerimientos del plan operativo, plan de inversión, plan de compras, plan de mantenimiento de la entidad.

Por lo anterior, La Institución no podrá adquirir compromisos que no cuenten con la disponibilidad presupuestal y disponibilidad de recursos de tesorería. (Decreto 992 de 2002).

Para la celebración de los contratos es requisito que exista presupuesto aprobado para tal fin. Igualmente, los adendos, o cláusulas adicionales a contratos vigentes, deberán contar con presupuesto para celebrarse.

En todo caso la Institución podrá celebrar los contratos que tengan como finalidad el desarrollo del objeto social o el cumplimiento de las funciones y actividades de la Institución.

CONOCIMIENTO DEL PRESENTE REGLAMENTO

Las personas naturales o jurídicas que celebren contratos con la Institución Educativa serán responsables de dar cumplimiento al presente reglamento, la Ignorancia o desconocimiento no se aceptará como causal de reclamo o incumplimiento.

COMITÉ DE CONTRATACIÓN

Con el propósito de tramitar, evaluar, estudiar y recomendar la adjudicación en los procesos superiores a 20 SMMLV, crease el Comité de Contratación, el cual será designado y reglamentado por el Rector Ordenador del Gasto.

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El Revisor Fiscal, podrá asistir a todas las sesiones, con derecho a voz y sin derecho a voto.

COMPETENCIA Y DELEGACIÓN

La competencia para contratar y adjudicar radica en el Rector Ordenador.

El Rector ordenador, no podrá delegar la facultad para contratar

INHABILITACIONES E IMPEDIMENTOS

En las solicitudes de oferta, deberá exigirse al proveedor que se pronuncie expresamente sobre sus relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de funcionarios de la institución, así como sobre los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicialmente con ocasión de su actividad contractual en los últimos tres (3) años. En ningún caso podrá realizarse contratos que impliquen uso de información privilegiada, acto de competencia o conflicto de interés, ni celebrarse con personas que sean cónyuges, compañeros permanentes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de cualquiera de los funcionarios de la Institución o miembros del Consejo Directivo.

Los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas al proveedor serán objeto de evaluación, pero por si mismas no impedirán la celebración del contrato.

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Si al proveedor tiene alguna de las inhabilitaciones de que trata este reglamento, deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en cualquier proceso de selección o ceder el contrato si ya se ha celebrado, al proveedor que expresamente autorice la Institución.

DE LOS PROCEDIMIENTOS

EXIGENCIA DE DOCUEMNTOS LEGALES DE ACUERDO A LA CUANTIA, LOS CUALES DEBERAN SER EXIGIDOS POR LA ADMNSITRACION DEL FONDO EDUCATIVO PREVIO A LA CONTRTACION

De acuerdo a la cuantía del contrato el proveedor debe anexar los siguientes documentos que se relación en la siguiente tabla.

TABLA DE DOCUMENTOS EXIGIDOS SEGÚN MONTO A CONTRATAR:

DESCRPCION De $ 1 a $

1.000.000

De

$1.000.001

A

$3.500.000

DE

$3.500.00

1

A

$5.100.00

0

DE

$5.100.00

1

A 20

SMLMV

$

8.160.000

De MAS 20

SMLMV.

$ 8.160.001

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Carta de presentación NO SI SI SI Ley 80/93

SI

Hoja de Vida NO SI* SI* SI* Ley 80/93

SI

Oferta de

Servicios/Suministros

SI SI SI SI Ley 80/93SI

Fotocopia del RUT SI SI SI SI Ley 80/93SI

Fotocopia de la C.C. SI SI SI SI Ley 80/93SI

Fotocopia Tarjeta de la

EPS (Última

autoliquidación de

aportes)

SI* SI * SI* SI* Ley 80/93SI

fotocopia de la última

autoliquidación de

pago a ARP

(Accidentes de trabajo)

SI* SI* SI* SI* Ley 80/93SI

Fotocopia de

antecedentes

disciplinarios de

personería y de

procuraduría

NO NO SI SI Ley 80/93SI

Fotocopia de Tarjeta

Profesional

Si el objeto

lo amerita

Si el objeto

lo amerita

Si el objeto lo amerita

Si el objeto lo amerita

Ley 80/93

Experiencia certificada NO NO SI SI Ley 80/93

Certificado de Cámara

de Comercio

NO SI SI SI Ley 80/93

Pólizas de NO NO NO NO Ley 80/93

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cumplimiento y

garantía.

SI

Publicación en la

Gaceta Distrital

NO NO NO NO Ley 80/93SI

Inscripción del

proveedor o

contratista en el SICE


Consulta del

almacenista de los

precios en el SICE


Cotizaciones 1 (Una) 2 (Dos) 3(Tres) 3(Tres) Ley 80/93Ofertas seleccionadas por el sistemaMáximo 10

Tipo de contrato OT, OC OT, OC OT, OC OT, OC Ley 80/93Contrato con formalidades plenas

* PARA SERVICOS PERSONALES UNICAMENTE OT= ORDEN DE TRABAJO OC=ORDEN DE COMPRA SMMLV= SALARIOS MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES SMMLV AÑO 2007= $ 433.700 SICE= Sistema Integral de Contratación del Estado

PARA AQUELLOS CONTRATOS QUE SOBREPASEN LOS 20 SMMLV,

QUE PARA EL AÑO 2007 CORRESPONDE A $ 8.674.000 LA

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO EDUCATIVO DEBERÁ ELABORAR

LOS TERMINOS DE REFERENCIA DONDE SE EXIJAN UNAS

CARACTERISTICAS JURÍDICAS, TÉCNICAS, ECONOMICAS, Y

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FINANCIERAS ACORDE CON LA CONTRATACIÓN OBJETO Y

PUBLICARLOS EN LA PAGINA WEB DE LA ALCALDIA MAYOR DE

BOGOTA D.C., DE ACUERDO A LO EXIGIDO EN EL DECRETO 2170

DE 2003 Y AL ESTATUTO GENERLA DE CONTRATACIÓN (LEY 80 DE

1993).

CUANDO EL MONTO EXCEDA DE LOS 125 SMMLV, QUE PARA LA

PRESENTE VIGENCIA OBEDECEN A $ 51.000.000, SE DEBERAN

PUBLICAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA EN LA PAGINA WEB DE

LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C., CUMPLIENDO CON LAS

NORMAS DEL ESTATUTO GENERLA DE CONTRATACION (LEY 80 DE

1993), Y CON EL DECRETO 2170 DE 2003, CAMARA DE COMERCIO

Y PUBLICACIÓN EN UN DIARIO DE ALTA CIRCULACIÓN.

SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

La selección del contratista se efectuará mediante Contratación Directa, previa solicitud de ofertas que se formulará a uno o más postores, según las normas que más adelante se establecen, los cuales podrán ser seleccionados del Catálogo de Proveedores de la institución u otros Registros Empresariales, cuando así se determine.

El Procedimiento de Selección de Contratistas se realizará de la siguiente manera:

a) Solicitud de Oferta: Podrá seleccionarse al contratista mediante la solicitud de una oferta, cuando el valor estimado de la orden este entre $1 y ($1.000.000), incluido el IVA.

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b) Podrá seleccionarse al contratista mediante la solicitud de dos ofertas cuando el valor estimado de la orden este entre ($1.000.001) y ($ 3.500.000). incluido el IVA.

c) Cuando el valor estimado de la orden y/o contrato este entre los ($3.500.001) y ($5.100.000) y menor o igual a ($8.160.000), será requisito invitar como mínimo a tres postores. No obstante lo anterior, si realizadas las invitaciones no se presenta sino un (1) postor, cuya oferta satisfaga las necesidades de la Institución Educativa, y esta dentro de los precios del mercado, se podrá contratar con éste.

También se podrá hacer solicitud privada de ofertas, sin consideración a la cuantía cuando se trate de: Contratos que se relacionen y/o tengan por objeto desarrollar Contratos para la actualización o modificación de Software o la adquisición de licencias de uso de la Institución,

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN

Se suscribirá un contrato de acuerdo a las siguientes condiciones:

a) Orden de Compra de Bienes y Servicios: Para cuantías inferiores a veinte salarios mínimos mensuales ($ 8.160.000),, el Auxiliar Financiero procederá a solicitar una o varias cotizaciones de acuerdo a los montos establecidos en el presente reglamento (ver tabla de montos o cantidades). La adjudicación se efectuará a través de una orden de compra o suministro de bienes o servicios (contrato sin formalidades plenas), en la cual se consignarán los datos del contratista, objeto valor, fecha y detalle de los bienes a adquirir con sus

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características. Este documento será firmado por Rector Ordenador y por el contratista, para su validez. El pago se hará contra factura o cuenta de cobro según sea el caso, debidamente radicada y aceptada por el auxiliar financiero, previo recibido a satisfacción de los bienes o servicios por parte del señor almacenista, a través de la expedición del comprobante de ingreso al almacén.

Será facultad del Rector Ordenador del Gasto, optar por la suscripción de un contrato formal, de acuerdo a las circunstancias del caso.

b) Contrato con formalidades: Se realizara para cuantías superiores a los veinte salarios mínimos mensuales (20).

TRAMITE DE LA CONTRATACIÓN

El trámite de selección y contratación se efectuará dé acuerdo con lo siguiente:

1. Una vez efectuada la adjudicación, el área responsable del proceso de contratación notificará por escrito al contratista, otorgándole un plazo para la suscripción del contrato, el cual no podrá exceder de tres (3) días hábiles.

2. Una vez perfeccionado el Contrato y expedida la Orden de Iniciación correspondiente, se entenderá que se ha dado inicio formal al mismo y para todos los efectos ésta será la fecha de iniciación del contrato. Copia de este contrato será enviada por el área responsable del proceso de contratación al área usuaria.

3. En todos los casos, los contratos tendrán un supervisor responsable de verificar el cumplimiento del mismo. La

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Rectoría designara a dicho funcionario y reglamentará al respecto.

ARTICULO 7mo. REGLAMENTO DE LA CAJA MENORNORMAS VIGENTES: ARTICULO 13 DEL DECRETO 1857 DEL 3 DE AGOSTO DE 1994.

La Institución Educativa INEM “FRANCISCO DE PAULA SANTANDER”, para el manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos que se requieran para sufragar gastos de carácter urgente e imprescindible, definidos por el Consejo Directivo, se podrá constituir en cada anualidad una caja menor en cuantía no superior a los dos (2) salarios mínimos legales vigentes, y en todo caso que no supere el 10% del presupuesto anual de apropiaciones, con sujeción a las normas existentes en esta materia.

La ordenación de la caja menor estará a cargo del Rector Ordenador del Gasto de la Institución Educativa Distrital, quien podrá designar a un funcionario administrativo de la Institución para el manejo de la misma, con sujeción a la legislación vigente.

El fondo de caja menor se puede constituir por cuatro rubros del presupuesto así: Mantenimiento, Materiales y suministros, Comunicación y transporte, e Impresos y publicaciones.

Se debe expedir una póliza de protección por el 100% del fondo constituido antes de su ejecución.

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El Fondo de Caja Menor debe aprobarse en la primera sesión de Consejo Directivo en el mes de enero de cada vigencia, lo cual debe quedar consignado en el acta.

Una vez sea aprobado por el Consejo Directivo, el rector ordenador del gasto procede a nombrar un apersona de la parte administrativa y a ejecutar el Fondo a través de une resolución rectoral.

El funcionario encargado del Fondo de la caja menor no deberá dejar que se gaste en un 100%, si no que debe pedir reembolso una vez este ejecutado en un 70 u 80% máximo, para su debido funcionamiento.

El funcionario encargado del Fondo de la Caja Menor deberá, llevar un libro de diario donde registrará cada uno de los recibos de caja menor con sus debidos soportes, debidamente enumerados y diligenciados cronológicamente.

El funcionario debe custodiar los dineros en efectivo y los documentos soporte en una cajilla metálica de seguridad.

Hacer arqueo permanente y a diario de los dineros que posee en efectivo.

PROHIBICIONES PARA LA EJECUCION DEL FONDO DE CAJA MENOR:

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Le está prohibido al funcionario cambiar cheques por efectivo.

No debe ejecutar más del 10% del valor del Fondo. No debe hacer préstamos a funcionarios docentes o

administrativos. No llevar soportes tales como facturas, recibos de

caja menor, los libros enmendados con tachones o enmendaduras.

FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO:

En relación con la Institución, el Consejo Directivo cumplirá con las siguientes funciones:

a- Analizar, introducir ajustes pertinentes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos a partir del proyecto presentado por el rector o director;

b- Definir la administración y manejo del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS” en concordancia el manejo de tesorería del presente reglamento y hacer seguimiento y control permanente al Flujo de Caja ejecutado.

c- Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados presupuéstales que afecten el acuerdo anual al presupuesto.

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d- Aprobar los estados financieros del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes.

e- Reglamentar los procedimientos presupuéstales, las compras, la contratación de servicios personales, el control interno, el manejo de inventarios y el calendario presupuestal, con la sujeción de normas vigentes.

f- Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa, cuando no sobrepasen los veinte (20) salarios mínimos mensuales vigentes y reglamentar sus procedimientos, formalidades y garantías, cundo lo considere conveniente. Para los de cuantías superiores se aplicarán las reglas del estatuto de contratación vigente.

g- Establecer los mecanismos de control para el funcionamiento del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”.

h- Determinar la forma de realización de los pagos y de los recaudos del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”.

FUNCIONES DEL RECTOR ORDENADOR

El rector de la institución educativa cumplirá con las siguientes funciones:

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a- Elaborar el proyecto anual del presupuesto del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, según el nivel de desagregación del presupuesto de ingresos, y presentarlo para la aprobación al Consejo Directivo.

b- Elaborar el Flujo de Caja del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS” estimado mes a mes, hacerle los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo.

c- Elaborar los proyectos de adición presupuestal debidamente justificados y presentados, para la aprobación al Consejo Directivo, así como también los proyectos relacionados con los traslados presupuéstales.

d- Celebrar los contratos, suscribir los actos y ordenar los gastos, con cargo a los recursos del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, de acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal, y de tesorería.

e- Firmar los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

f- Efectuar la rendición de cuentas en los formatos y fechas establecidos por los entes de control.

g- Publicar en un lugar del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, visible y de fácil

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acceso, el informe de ejecución de los recursos de la Institución, con la prioridad que indique el Consejo Directivo.

h- Presentar un informe de ejecución presupuestal al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la Secretaria de Educación Distrital, incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere.

VIGILANCIA Y CONTROL

La Secretaría de Educación Distrital vigilará la aplicación del presente Reglamento por parte de la institución educativa del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS” a través de la oficina de control interno y por el Revisor Fiscal de la Institución.

VIGENCIA

El presente reglamento se firma en Bogotá Distrito Capital, en la INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL “ALDEMAR ROJAS PLAZAS”, a los xx días del mes de xxx de 2007.

Firmas de los miembros del Consejo Directivo,

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Documents

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