Reglas del cargo y el abono

Objetivo: Practicar las reglas del cargo y el abono.

Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operación, por sencilla que ésta sea afectará cuando menos a dos cuentas.Con el propósito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos:

1. Si compramos mercancías y las pagamos en efectivo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en mercancías, como la disminución del Activo en caja.

2. Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminución del Pasivo en documentos por pagar, como la disminución del Activo en caja.

3. Si pagamos en efectivo algún gasto, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminución que por el gasto sufre el Capital, como la disminución del Activo en clientes.

Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operación que se haya efectuado, siempre habrá una causa y un efecto que, por la misma cantidad, variará nuestros valores del Balance.

Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo y del Capital, por las operaciones que se efectúan en el negocio, se deben registrar en las cuentas correspondientes por medio decargos y abonos

Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de saber qué cargos y qué abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y del Capital.

Reglas o principios: Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas.

1. Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe.2. Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotación en el haber.3. La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotación en el haber

Principios que deben observarse.

a) Los aumentos del Activo se cargan.

b) Las disminuciones del Activo se abonan.

c) Los aumentos del Pasivo se abonan.

d) Las disminuciones del Pasivo se cargan.

e) Los aumentos del Capital se abonan.

f) Las disminuciones del Capital se cargan.

El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el caso contrario tendrá saldo deudor.

Reglas del cargo y del abono:

Tomando en consideración los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas:

Se debe cargar: { Cuando aumenta el Activo Cuando disminuye el Pasivo Cuando disminuye el Capital

Se debe abonar: { Cuando disminuye el Activo Cuando aumenta el Pasivo Cuando aumenta el Capital

Cuentas del Capital o de resultados: { Gastos de venta Gastos de administración Gastos y productos financieros Otros gastos y productos

Las cuentas de Gastos de venta y de administración están destinadas únicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del capital, razón por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como únicamente se cargan, su saldo siempre será deudor.

Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos productos, por estar destinados al registro de operaciones que produzcan, tanto un aumento como disminuciones del capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, según sea la clase de operación que en ellas se registre.

Se debe cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo podrá ser deudor o acreedor.

Tomando en consideración los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas:

Cuando aumenta el Activo.

Se debe cargar:

Cuando disminuye el Pasivo. Cuando disminuye el Capital. Cuando disminuye el Activo.

Se debe abonar:

Cuando aumenta el Pasivo. Cuando aumenta el Capital. Cuentas de Capital o de Resultados.

Como puede verse, únicamente se ha explicado el movimiento de la cuenta de Capital, y no el de cada una de las cuentas del Capital o de Resultados, por que éstas no siempre se abren con un abono, ya que todo depende de las operaciones que en ellas se registren.

A continuación se detallan el movimiento y el saldo de las principales cuentas de Capital o de Resultados:

Gastos de venta. Gastos de administración. Gastos y productos financieros. Otros gastos y productos.

Las cuentas de Gastos de venta y administración están destinadas únicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del Capital, razón por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del Capital se deben cargar; en consecuencia, como únicamente se cargan, su saldo siempre será deudor.

Las cuentas de Gastos y productos financieros y Otros gastos y productos, por estar destinadas al registro de operaciones que produzcan, tanto aumentos como disminuciones de Capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, según la clase de operación que en ellas se registre. Se deben cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del Capital, puesto que, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones del Capital se deben cargar; en el caso contrario, se deben abonar, es decir, cuando en ellas se registren aumentos del Capital; conforme a lo anterior, su saldo podrá ser deudor o acreedor.

Conclusiones:

1. Las cuentas del Activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas, y su saldo es deudor.

2. Las cuentas del Pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas, y su saldo es acreedor.

3. La cuenta de Capital empieza con un abono, aumenta abonándola, disminuye cargándola, y su saldo por lo regular es acreedor.

4. Las cuentas del Capital o de resultados: Gastos de venta y Gastos de administración, siempre se cargan y, por tanto, su saldo será deudor.

5. Las cuentas del Capital o de resultados: Gastos y productos financieros y Otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo podrá ser deudor o acreedor.

CUENTAS DE ACTIVO Activo: Presenta todos los bienes y derechos que son propiedad del negocio. • Caja: Representa dinero en efectivo; se considera como efectivo los billetes del banco, monedas, cheques recibidos, giros bancarios, postales, telégrafos, etc. 

Se carga: se abona: -Del valor de la existencia en efectivo - del valor del dinero efectivo que egrese de caja - Del valor del dinero que ingrese en caja - del valor de los faltantes en efectivo. - del valor de los sobrantes en efectivo -del valor de su saldo , para saldarla. 

• Bancos: Representa el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en las distintas instituciones bancarias. Se carga: -del valor de la existencia depositada en los bancos en cuenta de cheques . - del valor de depósitos en cuenta de cheques. -Del valor de los intereses que los bancos abonen en nuestra cuenta de cheques. Se abona: -del valor de cheques expendidos a cargo de los distintos bancos -Del valor de las cantidades que los bancos carguen en nuestra cuenta de cheques por concepto de comisiones, cobranzas ect. 

• Almacén: se encuentra todo aquello que se hace objeto de compra o venta. Se carga - cuando nos compran o nos devuelven mercancías; se abona: - cuando se venden o se devuelven mercancías.

• Clientes: Son personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental. Se carga: - Del valor de las ventas de mercancías a crédito pendientes de cobro. - Del valor de las ventas de mercancías efectuadas a crédito - Del valor de los intereses que se apliquen a los clientes por demora de sus cuentas. 

Se abona: - Del valor de los pagos a cuenta o en liquidación efectuados por clientes - Del valor de las mercancías devueltas por los clientes - Del valor de las rebajas concedidas a los clientes - Del valor de las cuentas que se consideren incobrables - Del valor de su saldo , para saldarla 

• Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc. Se carga: - Del valor nominal de los documentos pendientes de cobro - Del valor nominal de los documentos recibidos , suscritos o endosados a favor del comerciante. 

Se abona: - Del valor nominal de los documentos cobrados , endosados o cancelados por el comerciante. - Del valor nominal de los documentos que se consideran incobrables. - Del valor de su saldo para saldarla. 

• Deudores diversos: Son personas que deben al negocio por un concepto distinto de la venta de mercancías. Se carga: - Del valor de las cantidades que nos deben terceras personas por conceptos distintos de la venta de mercancías. - Del valor de las cantidades que, por el concepto anterior , nos queden a deber terceras personas . - Del valor de los intereses que se apliquen a los deudores por demora en el pago de sus cuentas. 

Se abona: - Del valor de los pagos a cuenta o en liquidación efectuados por los deudores. - Del valor de los descuentos concedidos a los deudores . - Del valor de las cuentas que consideren incobrables. - Del valor de su saldo para saldarla 

IVA acreditado: esta cuenta depende de la naturaleza del negocio, se acredita como medio de subsidio del impuesto que debe ser pagado al estado por concepto de ventas. 

ACTIVOS FIJOS 

• Terrenos: Son los espacios de tierra que pertenecen al comerciante. Se carga: - Del precio de costo de los terrenos existentes - Del precio de costo de los terrenos que se adquieren Se abona: - Del precio del costo de los terrenos que se vendan - Del valor de su saldo , para saldarla 

• Edificios: Representan las casas que son propiedad del comerciante. Se carga: - Del precio de costo de los edificios existentes - Del precio de costo de los edificios que se adquieran. - Del precio del costo de las construcciones de los edificios que se hagan. - Del precio de costo de las adiciones o mejoras que se hagan Se abona: - Del precio de costo de los edificios que se vendan - Del importe de su saldo para saldarla. 

• Mobiliario o equipo de oficina: Se considera como mobiliario o equipo de oficina los escritorios, sillas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, máquinas de oficina, etc. Se carga: - Del precio de costo de los muebles y enseres existentes - Del precio de costo de los muebles y enseres que se adquieran. 

Se abona: - Del precio de costo de los muebles y enseres que se vendan - Del precio de costo de los muebles y enseres que se den de baja por inservibles - Del valor de su saldo para saldarla • De Equipo de Computo: Refleja la parte del costo de los equipos de cómputo que se ha consumido del costo original de los mismos. 

• Equipo de Transporte : Esta cuenta corresponde al valor del costo de los vehículos destinados al transporte ya sea de mercancías y otros, aumenta por el debe y disminuye por el haber. • Equipo de entrega o de reparto: Son todo los vehículos de transporte que se utilizan en el reparto de las mercancías, tales como camiones, camionetas, bicicletas, motocicletas, etc. Se carga: - Del precio de costo de los vehículos existentes destinados al reparto de mercancías - Del precio de costo de los vehículos que se adquieran 

Se abona: - Del precio de costo de los vehículos que se vendan 

- Del precio de costo de los vehículos que se den de baja por inservibles - Del valor de su saldo para saldarla 

• Depósitos de garantía: Contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar. 

Se carga: - Del valor delas cantidades dejadas en guarda para garantizar bienes o servicios - Del valor de las nuevas cantidades dejadas en guarda para el concepto anterior Se abona: - Del valor de los depósitos en garantía devueltos por haber terminado el plazo de los contratos o por cancelación de los mismos - Del valor de saldo para saldarla 

ACTIVO DIFERIDO El saldo de las cuentas del activo diferido está constituido por gastos pagados por anticipado, sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio aprovechable, tanto en el mismo ejercicio como en posteriores. 

• Gastos de organización : Es la cuenta en donde se carga la parte respectiva a los gastos pagados por anticipado para los efectos de la organización, esta cuenta rebaja periódicamente la cuenta anterior. 

• Gastos de instalación: Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación. Se carga: - De valor de los gastos pagados por las adaptaciones mejoras, instalaciones, ect, hechas para acondicionar el local alas necesidades de la empresa. - Del valor de las nuevas adaptaciones , mejoras que se hagan. 

Se abona: - Del valor de su saldo para saldarla. • Papelería y útiles: Son los materiales útiles que se emplean en labores de la empresa, siendo los principales el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, bloques de remisiones, talonarios de factura o recibos, libros, registros, tarjetas, lápices, borradores, tintas, secantes, etc. 

Se carga: - Del valor de los materiales y útiles que se tengan almacenados. - Del valor de los materiales y útiles que se compren. 

Se abona: - Del valor de los dichos materiales y utiles que se hayan empleado durante el ejerció - Del valor de su saldo para saldarla. 

• Propaganda o publicidad: Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios mas conocidos son los folletos, prospectos, volante, anuncios en diarios, radiodifusoras y otros vehículos de divulgación. 

Se carga: - Del valor de los folletos, prospectos y volantes existentes , asi como el importe de los contratos pagados que den derecho a determinada publicidad en diarios , revistas, radiodifusoras. - Del valor de las erogaciones que por los conceptos anteriores se paguen. 

Se abona: - Del valor de que de dicha propaganda se haya distribuido o aprovechado durante el ejercicio. - Del valor de su saldo para salvarla. • Primas de seguros: Son los pagos que hace el comerciante a las compañías aseguradoras, por los cuales adquieren bienes de su negocio contra incendios, robos y accidentes. 

Se carga: - Del valor de los cargos efectuados alas compañías aseguradoras por concepto de primas sobre contratos de

seguros.- Del valor de los nuevos pagos que, por el concepto anterior, se vayan haciendo. 

Se abona: - Del valor de que de dichas primas se hayan vencido durante el ejercicio. - Del importe de su saldo , para saldarla. 

• Rentas pagadas por anticipado: son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se hayan pagado anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o por convenir a los intereses del comerciante. 

Se carga: - Del valor de las rentas pagadas por anticipado pendientes de ser disfrutadas. - Del valor de las rentas que se vayan pagando por anticipado. Se abona: - Del valor que de dichas rentas se hayan disfrutado durante el ejercicio. - Del valor de su saldo para saldarla. 

• Intereses pagados por anticipado: Son los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en los prestamos en el que los intereses se descuentan a la cantidad originalmente recibida. Se carga: - Del valor de los intereses pagados por anticipado. - Del valor de los intereses que se vayan pagando por anticipado. 

Se abona: - Del valor que de dichos intereses se hayan vencido durante el ejercicio. - Del valor de su saldo para saldarla. 

PASIVOS Pasivo: Representa las deudas y obligaciones a cargo del negocio. CIRCULANTES • Proveedores: Son las personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental. Se carga: - Del valor de los pagos a cuenta o en liquidación efectuados a los proveedores. - Del valor de las mercancías devueltas a los proveedores. - Del importe de su saldo, para saldarla. Se abona: - Del importe de las compras de mercancías a crédito, pendientes de pago. - Del valor de las compras de mercancías efectuadas a crédito. - Del valor de los intereses que nos apliquen los proveedores por demora en el pago. 

• Documentos por pagar: Son títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc. Se carga: -del valor nominal de los documentos que se paguen. - Del valor nominal de los documentos que se cancelen. - del valor de su saldo para saldarla. Se abona: - Del valor nominal de los documentos pendientes de pago. - Del valor nominal de los documentos que suscriba o acepte el comerciante. 

• Acreedores diversos: Son las personas a quienes debamos por un concepto distinto de la compra de mercancía. Se carga: - Del valor de los pagos a cuenta o en liquidación efectuados a los acreedores. - Del valor de los descuentos concedidos por los acreedores. - Del valor de su saldo, para saldarla. Se abona: 

- Del valor de las cantidades que, por conceptos distintos de la compra de mercancías, se deban a terceras personas. - Del valor de las cantidades que, por el concepto anterior, se quedan a deber a terceras personas. - Del valor de los intereses que nos apliquen los acreedores por demora de pago. 

• Impuesto por pagar: En esta cuenta se refleja la deuda que la empresa tiene con el estado por concepto de las obligaciones o pagos exigible con el estado o con otros los diversos entes del gobierno. 

PASIVO FIJO • Acreedores hipotecarios o cuentas por pagar: Son los contratos que tienen como garantía bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente. Se carga: - Del valor de los pagos que se vayan haciendo a cuenta o en liquidación de los prestamos hipotecarios. - Del valor de su saldo para saldarla. 

Se abona: - del valor de prestamos pendientes de pago cuya garantía este constituida con algún bien inmueble. - Del valor de los nuevos prestamos hipotecarios que se obtengan 

• Documentos por pagar: Son títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc. Se carga: - Del valor nominal de los documentos que se paguen - Del valor nominal de los documentos que se cancelen - Del valor de su saldo para saldarla Se abona: - Del valor nominal de los documentos pendientes de pago - Del valor nominal de los documentos que suscriba o acepte el comerciante. PASIVOS DIFERIDO. • Rentas cobradas por anticipado: Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aun no estando vencidas, se hayan cobrando anticipadamente. Se carga: - Del valor que dichas rentas se hayan vencido durante el ejercicio - Del valor de su saldo para saldarla Se abona: - Del valor a las rentas cobradas por anticipado, pendientes de vencerse - Del valor de las rentas que se vayan cobrando por anticipado • Intereses cobrados por anticipado: Son los intereses que aún no estando vencidos, se hayan cobrando anticipadamente. Se carga: - Del valor que de dichos intereses se hayan vencido durante el ejercicio - Del valor de su saldo para saldarla Se abona: - Del valor de los intereses cobrados por anticipado pendientes de vencerse - Del valor de los intereses que se vayan cobrando por anticipado. 

CAPITAL CONTABLE Capital Social: Registra las acciones ordinarias y representan el capital de los verdaderos dueños de sociedad; pues son las que tienen poder deliberante. El capital social de una compañía anónima se divide en parte alícuota, llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán a sus dueños o accionistas iguales derechos, a menos que los estatutos sociales dispongan otra cosa; en esta cuenta deberá registrase la nómina de los propietarios de las acciones nominativas. Se carga: - Del valor de los retiros de capital que haga el propietario - Del valor de la perdida neta - Del saldo deudor que arroje la cuenta de gastos particulares del propietario - Del valor de su saldo para saldarla. 

Se abona: 

- Del valor de la diferencia entre el activo y pasivo. - Del valor de las nuevas aportaciones de capital que haga el propietario. - Del valor de la utilidad neta. - Del saldo acreedor que arroje la cuenta de gastos particulares del propietario. 

• Utilidad del ejercicio: Se trata de la utilidad neta del ejercicio en curso, hasta que éste concluya y la asamblea determine su aplicación. En caso de no repartirse o construir parte de la reserva, pasará a formar parte -sólo hasta entonces- de la utilidad de ejercicios anteriores. • Perdidas del ejercicio: Se encarga de mostrar las bajas que tuvo la empresa. 

Se carga: - Del valor del saldo de la cuenta de ventas o de mercancías generales, cuando sea deudor.+ - Del valor del saldo de la cuenta de gastos y productos financieros , cuando sea deudor. Se abona: - Del valor del saldo de la cuenta de gastos y productos financieros , cuendo sea acreedor. - Del valor de su saldo, cuando sea deudor , con cargo ala cuenta de capital , para saldarla.