RENDICION ELECTRONICA DE INFORMES (SIRECI) PARA LA …popayan.gov.co/.../12/I-GCI-01-RENDICION-ELECTRONICA-INFORME… · 7 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCI-01 RENDICION ELECTRONICA DE INFORMES

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ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCI-01

RENDICION ELECTRONICA DE INFORMES (SIRECI) PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Versión: 02

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CONTENIDO

1. OBJETIVO: ........................................................................................................................ 2

2. ALCANCE: ......................................................................................................................... 2

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................... 2

4. CONTENIDO. .................................................................................................................... 3

4.1. BASE LEGAL. ................................................................................................................ 3

4.2. PASA A PASO PARA LA CONFORMACIÓN, DILIGENCIAMIENTO, ASIGNACIÓN, VALIDACIÓN Y GENERACIÓN DE ARCHIVO CON EXTENSIÓN *.STR EN EL STORM USER. 4

4.3. PASO A PASO PARA EL REPORTE A LA C.G.R., A TRAVÉS DEL STORM WEB, DEL ARCHIVO: .STR GENERADO EN EL STORM USER. ................................................. 10

5. ANEXOS. ......................................................................................................................... 12

6. CONTROL DE ACTUALIZACIONES. .............................................................................. 12

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1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para reportar de manera adecuada la información requerida por el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes–SIRECI, y realizar su proceso de Rendición de Informes a la Contraloría General de la República de manera satisfactoria.

2. ALCANCE:

Inicia con la preparación de la información solicitada por la contraloría general de república para la rendición de cuenta anual reportes de regalías, presentación de planes de mejoramiento y respectivos avances, cargue de la información en la plataforma electrónica y finaliza con el reporte vía web.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

el storm user: Es un sistema de supervisión y control de la C.G.R. que permite mediante el diseño y posterior diligenciamiento de formularios, reportar información estructurada por parte de los sujetos de vigilancia y control fiscal, información que una vez validada por la misma aplicación, puede ser analizada fácil y ágilmente. Esta herramienta contempla la funcionalidad que permite el diligenciamiento, validación y generación de archivos con información para el proceso de Rendición de la cuenta e Informes por parte delas Entidades.

Storm Web: Esta herramienta contempla la funcionalidad que le permite a la Entidad enviar a la Contraloría General de la República los archivos de Rendición de Cuenta e Informes, generar el certificado de rendición de Cuenta y Actualizar la información del representante legal de la Entidad.

Solicitud de Prórroga: El SIRECI contempla la funcionalidad que le permite a la Entidad realizar, de manera electrónica, la solicitud de prórroga y recibir de la misma manera la respuesta a dicho trámite

C.G.R.: Contraloría General de la República.

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4. CONTENIDO.

4.1. BASE LEGAL. La norma vigente es la Resolución 7350 de noviembre 29 de 2013 de la C.G.R. Los términos, es decir, las fechas máximas establecidas para la rendición están consideradas en el SIRECI para cada sujeto de vigilancia y control fiscal, de conformidad con las modalidades de rendición, como lo describe a continuación el artículo 17 de la Resolución 7350 de 2013.

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4.2. PASA A PASO PARA LA CONFORMACIÓN, DILIGENCIAMIENTO, ASIGNACIÓN, VALIDACIÓN Y GENERACIÓN DE ARCHIVO CON EXTENSIÓN *.STR EN EL STORM USER.

Los siguientes son los pasos que se deben seguir para la correcta elaboración y generación del archivo .STR a través del STORM USER y su correspondiente envío al nivel central a través del STORM WEB.

1. Se debe tener previamente instalado y debidamente configurado el STORM USER (por

ejemplo, motor Java que actualice de forma automática la versión y activar la opción

“Autoguardado”) en el computador correspondiente para uno cualquiera de los siguientes

casos, como ejemplo, se cita el relacionado con Planes de mejoramiento ante la C.G.R.:

Proyección de un Plan de mejoramiento, es decir, suscripción de un nuevo Plan de

mejoramiento a cargo de la unidad administrativa, proceso o sector

responsable, registrado en el informe final de auditoría, cuya periodicidad es

Ocasional.

Reporte del avance (seguimiento) de los Planes de mejoramiento suscritos, labor a

cargo de la Oficina de Control Interno, cuya periodicidad es semestral.

2. Se entra al STORM USER con el siguiente Usuario y Clave:

Usuario: 7715

Clave: 7715storm1234* 3. Desde el MENU se abre OPCIONES y se elige VER AUTORIZACIONES, donde se visualiza

la modalidad que corresponda al objeto del reporte (Plan de mejoramiento, como ejemplo)

y donde deben aparecer los datos que el grupo SIRECI de la C.G.R. asigna a la Fecha de

corte y Fecha límite de envío.

OBSERVACION: Este paso es imprescindible y fundamental para el diligenciamiento y

reporte oportuno del Plan de mejoramiento o cualquier otra de las 6 modalidades de reporte

restantes que aplican a las entidades territoriales (Acta al culminar la gestión, Informe de

regalías mensual, Informe de regalías trimestral, Informe de gestión ambiental territorial,

Informe del S.G.P. e Informe de Alumbrado público); de lo contrario, el reporte generará un

error posteriormente y no se podrá enviar, con el riesgo de incurrir en extemporaneidad

y apertura de proceso sancionatorio para el Señor Alcalde.

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4. Una vez se tenga clara la Modalidad del reporte autorizado y a diligenciar, se escoge el

icono correspondiente así:

a. Nueva modalidad

b. Abrir modalidad

a. Nueva modalidad. Si se trata de diligenciar un reporte nuevo, se escoge esta opción y se

despliega una ventana donde hay que escoger lo siguiente:

1) Selección de la modalidad que corresponda al reporte, es decir, una de las

siguientes 7 mencionadas, así:

M-3: Plan de mejoramiento

M-4: Acta al culminar la gestión

M-5: Gestión ambiental territorial

M-6: Sistema General de Participaciones – S.G.P.

M-7.1: Regalías mensual

M-7.3: Regalías trimestral

M-8: Alumbrado público

La modalidad M-3 Plan de mejoramiento, como se dijo en el numeral 1, cuando es

nueva suscripción la realiza la unidad auditada y cuando se trata de reportar el

avance de los Planes suscritos, lo realiza la Oficina de Control Interno.

La modalidad M-4 Acta al culminar la gestión (cada 4 años), corresponde a las

ejecuciones presupuestales registradas durante el cuatrienio y lo realiza la

Secretaría de Hacienda.

Las modalidades M-5 Gestión ambiental territorial, M-6 Sistema General de

Participaciones – S.G.P. y M-8 Alumbrado público, corresponde al insumo de

información de las unidades ejecutoras de estos recursos y el reporte consolidado

lo hace la Secretaría de Hacienda.

Las modalidades M-7.1 Regalías mensual y M-7.3 Regalías trimestral,

corresponde a la Oficina de Planeación en relación a la presentación y ejecución de

proyectos, y la ejecución de contratos con cargo al Sistema General de Regalías

S.G.R., con el siguiente detalle:

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La modalidad M-7.1, Regalías mensual, contiene solo el formulario F-23.5 (avance tramite

de proyectos en el OCAD), para las fechas de corte Dic.31/12 y Dic.31/13 y, en lo sucesivo,

los reportes son mensuales

La modalidad M-7.3, Regalías trimestral, contiene tres formularios, F-23.7 (contratos

realizados con recursos de funcionamiento del SGR y del SMSCE), F-23.8 (proyectos de

inversión del SGR) y F-23.9 (contratos realizados con recursos del SGR), asignados a la

Alcaldía de Popayán para las fechas de corte Dic.31/12 y Dic.31/13 y, en lo sucesivo, los

reportes son trimestrales.

2) La periodicidad con que se reporta el informe:

Para el seguimiento y avance de los Planes de mejoramiento es semestral; y para la suscripción de un nuevo plan es ocasional.

Acta al culminar la gestión es cada 4 años o cuando se presente, extraordinariamente, cambio del Representante legal de la entidad.

Los reportes de Gestión ambiental territorial, Sistema General de Participaciones – S.G.P. y Alumbrado público es anual.

Los reportes de la ejecución del S.G.R. es mensual; y para la ejecución contractual es trimestral.

3) La fecha de corte correspondiente al reporte:

Para el caso de la suscripción de un nuevo plan de mejoramiento, se

selecciona la fecha de radicado del Informe final de auditoría respectivo recibido

por la entidad auditada.

Para el reporte de avance (seguimiento) de los Planes de mejoramiento, se

selecciona la fecha de corte del semestre respectivo, es decir, a Junio 30 o a

Diciembre 31.

Una vez desplegada la ventana donde se va a diligenciar el Plan de mejoramiento, se insertan,

con la opción del icono que trae el SIRECI, tantas filas como hallazgos o registros (filas)

tenga el Plan de mejoramiento proyectado (en este caso, o la modalidad que corresponda),

para que la exportación del formato, como se indica a continuación, se haga de forma

consistente con el mismo número de registros del formato al momento de importarlo;

de lo contrario, el sistema producirá un error.

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Seguidamente, utilizando el icono Exportar Hoja de Cálculo del STORM USER, se exporta

a formato Excel la modalidad seleccionada con el fin de facilitar el diligenciamiento y edición

de la información requerida en cada uno de los campos que integran los formularios, sin

cambiarle el nombre al archivo. El archivo exportado a Excel (.xls) se aloja en la carpeta

inf_excel y se ubica en la siguiente ruta:

C:\Documents and Settings\luis.molano\StormGeneral\StormUser\inf_excel

Desde el archivo en Excel, se facilita el diligenciamiento y edición de la información del Plan de

mejoramiento, para lo cual se advierte y recomienda diligenciar por cada hallazgo reportado

una sola acción correctiva y meta, esto con el propósito de guardar la consistencia del

formato, es decir, que el total de hallazgos reportados corresponda al mismo total de registros

diligenciados.

Se cierra la modalidad para que aparezca solo el Menú y los Iconos del STORM USER

desde donde se pueda Importar posteriormente la hoja de cálculo respectiva, como se

menciona a continuación.

Una vez diligenciada toda la información en el archivo de Excel exportado, siguiendo

para ello las exigencias dispuestas en el encabezado de cada una de las columnas,

se graba y cierra el archivo sin cambiarle el nombre.

Utilizando el icono Importar Hoja de Cálculo del STORM USER, se ubica el archivo (en

la ruta mencionada, carpeta inf_excel), se selecciona y se Importa; de esta forma, queda

visualizada la modalidad respectiva en el STORM USER.

b. Abrir modalidad. Cuando se trata de continuar diligenciando un reporte previamente

iniciado a través de Nueva modalidad, entonces lo que se hace es seleccionar esta

opción la cual despliega unas carpetas denominadas: INFORMES, ACTUALES y

DILIGENCIADOS.

La carpeta ACTUALES contiene los archivos *.xml que ha generado el sistema (previo

a la generación del archivo *.str). De esta carpeta se escoge el archivo que corresponda

a la modalidad y fecha de corte que se está diligenciando.

La carpeta DILIGENCIADOS contiene los archivos *.str que ha generado también el

sistema y que son los que se envían a la C.G.R. a través del STORM WEB.

5. Una vez abierto el archivo, o como se explicó, Importado el mismo, se visualiza la

información que contiene la modalidad y el formulario respectivos, a través de una serie de

bloques según la composición que tenga.

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¡ IMPORTANTE!

a. Se debe tener presente que una Modalidad puede tener más de un formulario a

diligenciar, situación que se detecta abriendo la ventana donde aparece el nombre del

formulario actual y si despliega otros formularios, pues hay que proceder a diligenciarlos

también.

b. Ahora, un formulario puede contener, a su vez, más de un bloque para diligenciar,

es decir, que además del bloque que se diligencia (por ejemplo,

bloques (1) avances plan de mejoramiento S.G.P. y (3) Alumbrado publico), se deben

también diligenciar los restantes (por ejemplo, bloques (2) avances plan de mejoramiento

Regalías y (4) otros conceptos), contengan o no información, es decir, el sistema no

admite campos vacios en ninguno de ellos, por lo cual se deben diligenciar según los

requerimientos especificados en cada uno sus campos (de selección, numérico, texto o

fecha), pues de no hacerse así, a través de los pasos que se mencionan a continuación,

se generan una serie de inconsistencias o mensajes de error que deben ser corregidos

con el fin de que el archivo .STR se pueda generar y enviar exitosamente a la C.G.R.

6. Se procede a ASIGNAR la modalidad y sus formularios, en el siguiente orden:

a. Asignar al formulario actual. <no es necesario darle Asignar de forma individual a cada

formulario de la modalidad, sino, que simplemente se le da “Asignar a todo”.

b. Asignar a todo.Al aplicar en su orden estos comandos a la modalidad diligenciada, se

genera un informe que puede contener lo siguiente:

Que la modalidad no contiene errores.

Que la modalidad generó errores.

Si la modalidad no contiene errores, se sigue normalmente con el siguiente paso que es

VALIDAR la información.

Si la modalidad generó errores, se procede a corregir su contenido de acuerdo a lo que

especifican los mensajes de java que aparecen en la parte inferior (se deben abrir siempre

esas ventanas), lo cual se puede hacer directamente en el formulario abierto del STORM

USER o ajustando los datos respectivos en el archivo de Excel exportado, como quede más

fácil. Es aquí donde procede el comentario expuesto en IMPORTANTE del numeral 5.

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7. Se procede a VALIDAR la modalidad y formulario respectivos, en el siguiente orden: a. Validar formulario actual. <no es necesario darle Validar de forma individual a cada

formulario de la modalidad, sino, que simplemente se le da “Validar a todo”. b. Validar todo.

Al aplicar en su orden estos comandos a la modalidad diligenciada, se genera un informe que

puede contener lo siguiente:

Que la modalidad no contiene errores.

Que la modalidad generó errores.

Si la modalidad no contiene errores, se sigue con el paso final que es GENERAR ARCHIVO

STR.

Si la modalidad generó errores, se procede a corregir su contenido de acuerdo a lo que

especifican los mensajes que ahí aparecen, lo cual se puede hacer directamente en la

modalidad abierta del STORM USER o exportando la información a Excel, como quede más

fácil. Es aquí donde también procede el comentario expuesto en IMPORTANTE del numeral

5.

Una vez la modalidad está asignada y validada, el archivo correspondiente (.xml) se aloja en

la carpeta inf_actuales, y se ubica en la siguiente ruta:

C:\Documents and Settings\luis.molano\StormGeneral\StormUser\ inf_actuales.

8. Por último, se GENERA EL ARCHIVO STR de la modalidad y formulario respectivos,

seleccionando para ello el icono correspondiente.El archivo generado (.str) se aloja en la

carpeta inf_enviados, y se ubica en la siguiente ruta:

C:\Documents and Settings\luis.molano\StormGeneral\StormUser\ inf_actuales

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4.3. PASO A PASO PARA EL REPORTE A LA C.G.R., A TRAVÉS DEL STORM WEB, DEL ARCHIVO: .STR GENERADO EN EL STORM USER.

1. Se accede al portal institucional de la Contraloría General de la Republica

www.contraloriagen.gov.co.

2. Se va al título APLICACIONES y se escoge el link “Sistema de Rendición Electrónica de

la Cuenta e Informes – SIRECI”.

3. Se ingresa al sistema con los siguientes datos:

Código Entidad: 7715 Contraseña: p0p4y4n

Donde se muestran las siguientes carpetas:

Formularios electrónicos

Documentos electrónicos

Autorizaciones

Certificado

Datos usuario 4. Se selecciona la carpeta “Autorizaciones”, para lo cual se abre “Consultar

autorizaciones”, donde se muestra una ventana que busca la autorización, a través de los

siguientes datos:

Periodicidad

fecha de corte

Ver

5. Se selecciona la carpeta “Formularios electrónicos”, para lo cual, antes de enviar, se le

da “Verificar estado”, donde se muestra una ventana que selecciona la modalidad a través

de los siguientes datos:

Modalidad

Periodicidad

Indicar fecha de corte

Consultar

http://www.contraloriagen.gov.co/

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Y muestra una tabla con los datos respectivos para el envío.Ahora si se da “Enviar”, donde se muestra una ventana que carga el archivo a través de los siguientes datos:

Seleccionar archivo

Enviar.

Al momento de Seleccionar el archivo, se debe tener presente de ir a la “carpeta Enviados”

donde están los archivos de extensión *.str que son los que se reportan.

6. La carpeta “Documentos electrónicos” se utiliza solo cuando se requiere anexar documentos

al Formulario electrónico (archivo a enviar), abriendo para ello las mismas opciones de

“Verificar estado” y “Enviar”, como puede ser el oficio donde el Representante legal de la

entidad expone, por ejemplo, la razón (ajena a la entidad) y justificación (anexar los medios de

prueba respectivos: correos, pantallazos del sistema, etc.) del no reporte de alguna modalidad

que no se pudo enviar dentro del término legal.

7. Por último, se selecciona la carpeta “Certificado” para lo cual se abre “Generar certificado” y

el sistema genera el registro del envío conteniendo los datos de la entidad que rinde el informe,

la modalidad y formularios que se envían y el estado del mismo (normal o extemporáneo), tal

como se muestra a continuación:

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5. ANEXOS.

Link documentos técnicos SIRECI.

http://www.contraloria.gov.co/web/sireci/documentacion/documentos-tecnicos

http://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Instructivo.pdf

6. CONTROL DE ACTUALIZACIONES.

VERSION FECHA DE APROBACION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 Enero 10 de 2014 Creación de documento

02 Febrero 01 de 2014 Se incluyó términos y definiciones, se especificó el paso a paso para el cargue de la información

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Luis Alberto Molano López

Nombre: Carlos Andrés Muñoz Nombre: Leonardo Muñoz Bolaños

Cargo: Profesional Universitario Oficina Control Interno.

Cargo: Profesional Universitario MECI-Calidad

Cargo: Jefe Oficina Control Interno

Fecha: 10/Enero/2014 Fecha: 01/Febrero/2014 Fecha: 17/Febrero/2014

http://www.contraloria.gov.co/web/sireci/documentacion/documentos-tecnicos

http://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Instructivo.pdf