Período de Presentación de las solicitudes de Matrícula.

Persona Natural

Período para presentar la solicitud por Primera Vez: con base al Art. 86 de la Ley del Registro de Comercio, todo Comerciante Individual, que conforme al Código de Comercio deba obtener matrícula para su empresa mercantil estará obligado a solicitarla dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que el Ministerio de Hacienda le haya asignado su Número de Registro de Contribuyente del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios.

Persona Jurídica (Sociedades)

Período para presentar la solicitud por Primera Vez:

A partir de las Reformas a las Leyes Mercantiles que entraron en vigencia en junio del 2008, toda Sociedad Mercantil deberá presentar su solicitud de Matrícula de Primera Vez juntamente con la Escritura de Constitución de dicha Sociedad.

Requisitos de presentación de las solicitudes de Matrícula y Requisitos para el retiro de Documentos en general.

Persona Natural

Solicitud que contenga el nombre, fecha de nacimiento, profesión u oficio, nacionalidad, dirección personal y

del local, agencia o sucursal, si lo hubiere; número de DUI o carnet de residente del titular.

Balance inicial (original) o copia del mismo inscrito.

Recibo original de derechos de registro debidamente cancelado.

Persona Jurídica (Sociedades)

Solicitud que contenga la denominación o razón social, nacionalidad, domicilio, capital social y plazo de la

sociedad y manifestación de su número de inscripción en el Registro de Comercio; y nombre, profesión u oficio, nacionalidad del representante legal o apoderado de la sociedad titular de la empresa y que suscribe la solicitud.

Balance inicial (original) o copia del inscrito.

Recibo original de derechos de registro debidamente cancelado.

Derechos de Registro a pagar por Matrícula de empresa.

Derechos de registro a pagar por Matrícula de Primera Vez:

El Arancel del Art. 63 de la Ley del Registro de Comercio establece que por el Registro de Matrícula de Empresa se deberá pagar de acuerdo al Activo de la empresa, el cual se verá reflejado en el Balance Inicial. Adicionalmente, se deberá pagar por el Registro de cada local, agencia o sucursal, de acuerdo a lo que establece el Arancel antes mencionado.

Multa por no inscribir la empresa en tiempo:

La multa referida es equivalente al valor de la matrícula que le corresponde pagar, y es exigida cuando la presentación de la solicitud se haga, para el caso de los comerciantes individuales (personas naturales) después de los 30 días que establece el Art. 86 de la Ley del Registro de Comercio.

Procedimiento para Renovación de Matrícula de Empresa y multa por presentación extemporánea.

Tanto la Presentación como el Pago de Derecho de Registro por Renovación de Matrícula de Empresa deberán hacerse así:

Personas Naturales

A más tardar durante el mes del cumpleaños del comerciante que solicita la Renovación de la Matrícula.Lo anterior no es óbice, sin embargo, para que, si lo desean, puedan realizar el pago y la presentación antes de esa fecha límite; nunca después a la misma, pues eso le acarrearía la multa respectiva.

Personas Jurídicas (Sociedades)

A más tardar en el mes en el que quedó inscrita la Escritura de Constitución de la Sociedad que está solicitando la Renovación de Matrícula de Empresa.

Lo anterior no es óbice, sin embargo, para que, si lo desean, puedan realizar el pago y la presentación antes de esa fecha límite; nunca después a la misma, pues eso le acarrearía la multa respectiva.

Si la solicitud de renovación o el pago de los derechos no se efectuare en los períodos antes indicados, podrá realizarse ésta dentro de los noventa días siguientes a partir del vencimiento de los plazos estipulados pagando recargos calculados sobre el derecho de la respectiva matrícula, de la siguiente manera:

si la presentación o pago se realizare durante los primeros 30 días el 25%,

dentro de los segundos treinta días el 50%; y

dentro de los últimos días del plazo de prórroga el 100%.

Documentación a presentar para la Renovación de Matrícula de Empresa

La documentación a presentar es la siguiente:

Persona Natural

Solicitud que contenga:

Nombre completo,

Fecha de nacimiento,

Profesión u oficio,

Nacionalidad,

Dirección personal y, si lo hubiere, la dirección del local, agencia o sucursal.

Balance General al 31 de diciembre del año anterior al que se renovará.

Constancia extendida por la DIGESTYC

Mandamiento de pago con los Derechos de Registro debidamente cancelados de acuerdo al Arancel correspondiente.

Persona Jurídica (Sociedades)

Solicitud que contenga:

Denominación o razón Social,

Nacionalidad

Domicilio de la sociedad

Capital social

Plazo de la sociedad

Manifestación del número de Inscripción en el Registro de Comercio, y

Nombre, profesión u oficio, edad y nacionalidad del Representante Legal o Apoderado de la Sociedad titular

de la Empresa. El Representante Legal es quien suscribe la solicitud.

Trámite para el Registro de nuevos locales, agencias o sucursales de la empresa y sanción falta de cumplimiento:

Tanto para los comerciantes individuales, como para los comerciantes que sean sociedades mercantiles, deberán declarar los nuevos locales, agencias o sucursales dentro de los 60 días que sigan a la fecha de su apertura, para lo cual deberán presentar Declaración Jurada que exprese la dirección exacta de la nueva sucursal, agencia o local y pagar el derecho de registro correspondiente de acuerdo al Art. 63 de la Ley del Registro de Comercio.

De no hacerlo en el tiempo establecido hará incurrir al infractor en una multa equivalente al valor de los derechos de registro de cada una de sus sucursales, agencias o locales comerciales o industriales no registrados.

Otros requisitos especiales

Para aquellas empresas que por razón de su actividad económica requieran algún tipo de autorización de funcionamiento emitida por la autoridad reguladora respectiva, para que le sea otorgada su renovación anual, deberán presentar junto con su solicitud la Constancia de autorización para el ejercicio de dicha actividad económica extendida por la Oficina correspondiente. Por ejemplo: si es una Farmacia, deberá presentar autorización del Consejo Superior de Salud Pública.

Requisitos para la presentación de Balances

Requisitos para presentación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:

Documentos Persona Natural Persona JurídicaSucursal

Extranjera

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI SI

Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond tamaño oficio base 20

SI SI SI

Comprobante de pago en original SI SI SI

Fotocopia de NIT SI SI SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Rectificación de Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:

Documentos Persona NaturalPersona Jurídica

SucursalExtranjera

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario o representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI SI SI

Balance original rectificado en papel bond tamaño carta u o oficio base 20

SI SI SI

Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond tamaño oficio base 20

SI SI SI

Balance original inscrito a rectificar SI SI SI

Comprobante de pago en original SI SI SI

Requisitos para presentación de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:

DocumentosPersona Jurídica

SucursalExtranjera

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI

Estado de Resultados original SI SI

Estado de Cambios en el Patrimonio original SI SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar)

SI SI

Certificación del punto de acta de junta general de socios o accionistas en que conste la aprobación de los estados financieros

SI No

Comprobante de pago en original SI SI

Fotocopia de NIT SI SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:

DocumentosPersona Jurídica

SucursalExtranjera

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI

Estado de Resultados original SI SI

Estado de Cambios en el Patrimonio original SI SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar)

SI SI

Certificación del punto de acta de junta general de socios o accionistas en que conste la aprobación de los estados financieros

SI No

Balance original inscrito a rectificar SI SI

Comprobante de pago en original SI SI

Requisitos para presentación de Balances Iniciales y para Balances de Liquidación de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:

DocumentosPersona Jurídica

SucursalExtranjera

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI

Comprobante de pago en original SI SI

Fotocopia de NIT SI SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Iniciales y para Rectificación de Balances de Liquidación de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:

DocumentosPersona Jurídica

SucursalExtranjera

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI

Balance original inscrito a rectificar SI SI

Comprobante de pago en original SI SI

Notas:

La presentación de la documentación anexa al balance general: el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, la certificación del punto de acta de aprobación de los estados financieros, el dictamen del auditor externo y los anexos, es requerida de acuerdo a lo establecido en los artículos 286, 411, 441 y 474 del Código de Comercio.

No se admitirá que el dictamen del auditor y los anexos vengan anillados o perforados, ni en ningún otro medio que dificulte su manipulación en el proceso de escaneo; la documentación se deberá presentar en hojas sueltas y en una bolsa de Manila.

Los Estados Financieros y los documentos que se anexan deberán ser originales y su contenido legible.

Requisitos para presentación de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos

Monto del Activo

Menor a $ 12,000

Mayor a  $ 12,000

 Mayor a  $ 34,000

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI SI

Estado de Resultados original SI SI SI

Comprobante de pago en original SI SI SI

Fotocopia de NIT SI SI SI

Requisitos para presentación de Rectificaciones de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos

Monto del Activo

Menor a $ 12,000

Mayor a  $ 12,000

 Mayor a  $ 34,000

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI SI SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI SI

Estado de Resultados original SI SI SI

Balance original inscrito a rectificar SI SI SI

Comprobante de pago en original SI SI SI

Requisitos para presentación de Balances Iniciales y Balances de Liquidación de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos

Monto del Activo

Menor a $ 12,000

Mayor a  $ 12,000

 Mayor a  $ 34,000

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI SI

Comprobante de pago en original SI SI SI

Fotocopia de NIT SI SI SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Iniciales y Rectificación de Balances de Liquidación de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos

Monto del Activo

Menor a $ 12,000

Mayor a  $ 12,000

 Mayor a  $ 34,000

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI SI SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI SI

Balance original inscrito a rectificar SI SI SI

Comprobante de pago en original SI SI SI

Notas:

Los Estados Financieros de los comerciantes individuales con activo igual o superior a $ 34,000.00 deberán ser certificados por Auditor Externo, debiendo estampar la leyenda que los estados financieros están conforme a los libros legales de la empresa y que han sido preparados para propósitos legales.

Los Estados Financieros y los documentos que se anexan deberán ser originales y su contenido legible.

Requisitos para Retiro de Documentos

Según Arts. 12 y 14 de la LEY DE PROCEDIMIENTOS UNIFORMES, TODOS LOS DOCUMENTOS presentados para inscripción y las NOTIFICACIONES serán entregadas al titular del Derecho; al Representante Legal de éste; Al Apoderado facultado para tal efecto o al autorizado por el Notario o por el titular del Derecho a través de escrito autenticado.