RESUMEN CAPÍTULO I, II, III

Capítulo I

La Guía PMBOK es una norma que es conocida en el campo de la dirección de proyectos,

describe métodos, procesos y prácticas establecidas. Éste documento da algunas pautas

para la dirección de proyectos de forma individual, contiene varias definiciones y conceptos

sobre el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos relacionados. Para aplicar

éstos fundamentos es importante comprender que no se debe aplicar siempre de una

misma manera, sino que el equipo de dirección de un proyecto es quien debe decidir cómo

establecer los conocimientos a un proyecto. Por otra parte, la norma PMBOK no está

completa, por lo tanto es sólo una guía que se puede complementar con otras metodologías

y herramientas para tener referencias más completas. Para esto se pueden tener en cuenta

otras normas como el “Code of Ethics and Professional Conduct” del Project Management

Institute, The standard for Portfolio Management y el Organizational Project Management

Maturity Model.

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se da con el fin de crear un producto, servicio

o resultado único” (Institute, 2009). Los proyectos se caracterizan por tener un principio y

un final definidos, éste último se logra cuando se llega a los objetivos o cuando se finaliza el

proyecto porque sus objetivos no se pueden cumplir. La duración de un proyecto no es

necesariamente corta, es más, generalmente un proyecto se da con el fin de generar un

resultado duradero, que muchas veces va más allá del propio proyecto. Las tareas de un

proyecto deben ser planificadas pues muchas veces son nuevas y distintas al trabajo

rutinario, además los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización.

“La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, con el fin de cumplir con los

requisitos del mismo” (Institute, 2009). Según la guía la dirección de proyectos se logra

con la aplicación e integración de 42 procesos, que están agrupados en 5 grupos de

procesos: 1 Iniciación, 2 Planificación, 3 Ejecución, 4 Seguimiento y Control, 5 Cierre. Para

dirigir un proyecto es importante identificar los requisitos, abordar diversidad de

necesidades a lo largo del proyecto y equilibrar las restricciones entre ellas (alcances,

calidad, cronograma, presupuesto, recursos, riesgo). Existe una inseparable relación entre

cada uno de estas factores, por lo que si alguno de ellos cambia por lo menos otro se verá

afectado. El plan en la dirección de un proyecto es constante y repetitivo por lo que se debe

realizar a lo largo del proyecto y modificar dependiendo de las mejoras o detalles que

requiera.

Las estrategias de una organización se relacionan en portafolios, programas y proyectos

individuales, para esto se debe planificar teniendo en cuenta como prioridad el riesgo,

financiamiento y plan estratégico de dicha organización.

“Un portafolio es un conjunto de proyectos, programas o trabajos que al agruparse

facilitan la dirección la dirección de un trabajo eficazmente” (Institute, 2009). Los proyectos

y programas del portafolio no tienen que estar relacionados ni ser interdependientes. La gestión

del portafolios, es la gestión de uno o más portafolios que identifica, establece prioridades, dirige,

autoriza y controla proyectos y programas con el fin de lograr objetivos

específicos alineados con las estrategias del negocio.

“Un programa es un grupo de proyectos relacionados, administradoras de forma

coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en

forma individual” (Institute, 2009). Éstos pueden tener elementos de trabajo relacionados

que no están dentro de los alcances de los proyectos de un programa. La dirección de

programas, es la coordinación centralizada de un programa con el fin de lograr objetivos y

beneficios estratégicos de una organización. Se centra en las dependencias existentes entre

los proyectos para determinar el mejor enfoque para gestionarlas.

Generalmente un proyecto se utiliza como medio para cumplir con un plan estratégico de

una organización. Dentro de programas y portafolios, los proyectos son el medio para

alcanzar metas desde un plan estratégico.

La gestión de portafolios permite maximizar el valor del portafolio examinando sus

componentes (programas, proyectos y trabajos). Por lo tanto el plan estratégico de una

empresa es la base para guiar las inversiones de los proyectos.

“Una oficina de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organización que

tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y

coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción” (Institute, 2009).

Ésta oficina puede apoyar en algunas funciones a la dirección de proyectos o dirigir

proyectos específicamente, a pesar de esto cada uno responde a necesidades diferentes

alineados en las mismas necesidades y estrategias de la organización.

“Las operaciones son una función de la organización que efectúan permanentemente,

actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio”. Éstas necesitan de

la gestión de procesos de negocio o gestión de operaciones generalmente se cruzan con los

proyectos en varios puntos del ciclo de vida del producto. Las operaciones son

permanentes, generan salidas y se dan con recursos asignados, según normas.

Por último el director de proyecto es “La persona asignada por la organización

ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto” (Institute, 2009). En cada

organización se pueden dar distintas estructuras, y de estos depende a quien le debe dar

cuentas el director de proyectos. Ésta persona debe no solo comprender las buenas

prácticas para gestionar proyectos, sino que debe tener conocimientos del cargo,

desempeño para lograr aplicar el conocimiento y capacidad personal de aptitudes para

liderar.

Capítulo II

El ciclo de vida del proyecto –Descripción general Ciclo de vida del proyecto = Conjunto

de fases secuenciales y en ocasiones superpuestas. El número y el nombre de fases se

determinan por:

1. Necesidades de gestión y control de la organización.

2. Naturaleza propia del proyecto

3. Área de aplicación Importancia del ciclo de vida: Proporciona el marco

de referencia básico para dirigir el proyecto.

Características de ciclo de vida del proyecto Sin importar el tamaño y la complejidad de

cada proyecto, este puede configurarse dentro de la siguiente estructura: Inicio

/Organización y preparación/Ejecución del trabajo/Cierre.

Dentro de la estructura genérica un director de proyecto puede determinar la necesidad de

un control más efectivo sobre ciertos entregables.

Relaciones entre el ciclo de vida del producto y del proyecto Ciclo de vida del producto

= Esta en función de las necesidades de fabricación y control de la organización. Está

contenido dentro del ciclo de vida del proyecto. Un producto puede tener muchos proyectos

asociados.

Fases del proyecto Son las divisiones dentro del proyecto, permiten la división del

proyecto en subconjuntos para facilitar la dirección, planificación y control, no hay una

manera única de establecer los pasos de un proyecto, pueden variar en todos.

Gobernabilidad del proyecto Proporciona un método integral y coherente de controlar y

asegurar el éxito, se toman decisiones sobre quienes participarán, que recursos se necesitan

y el enfoque general para completar el trabajo esto incluye una revisión formal de los

entregables de cada fase del proyecto , para saber si se puede avanzar y para detectar y

corregir errores.

Relaciones entre fases Se dan para asegurar el control apropiado del proyecto y obtener el

producto. Existen tres tipos básicos de relaciones:

a) Relación secuencial,

b) Relación de superposición.

c) Relación iterativa.

En proyectos con múltiples fases, puede presentarse más de una relación

Interesados Son personas u organizaciones (internas o externas) que participan

activamente del proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o

negativa por la ejecución del proyecto, estos pueden influir sobre el proyecto, los

entregables y los miembros del equipo. Algunos interesados son los clientes,

patrocinadores, directores del proyecto, vendedores etc.

Influencias de la organización en la dirección de proyectos La cultura, el estilo y la estructura de

la organización Influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados.

Estas influyen de manera única según la cultura en la que encuentren enmarcadas, e

influyen aspectos como:

Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas

Políticas, métodos y procedimientos

Percepción de las relaciones de autoridad

Ética laboral y horario de trabajo

Estructura de la organización

este es un factor importante, pues estas pueden abarcar una estructura funcional hasta una

orientada a proyectos, las cuales afectan la disponibilidad de recursos e influyen el modo de

dirigir los proyectos.

Activos de los procesos de la organización

hace referencia a los planes, políticas, procedimiento y lineamientos, no solo del proyecto sino

de la empresa que los ejecuta. Estos a su vez pueden dividirse en dos categorías; Proceso y

procedimientos, políticas, normativas, procedimientos de calidad, instrucciones y lineamientos de

trabajo, formas de comunicación, control financiero, control de riesgos y criterios de cierre del

proyecto.

Base Corporativa de Conocimiento, almacenar y recuperar información, como: medición de

procesos, archivos y documentación pertinente al proyecto, experiencias anteriores,

gestión de problemas y defectos así como la configuración de nuevas políticas y datos

financieros.

Capitulo III

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Debe

integrar cada proceso del proyecto y asegurarla alineación de este con cada proceso, de

esta manera facilita la coordinación.

Para garantizar el éxito de un proyecto se debe considerar:

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del

proyecto

Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos

Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los

interesados

Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, recursos y

riesgos para producir el producto, servicio o resultado especificado.

Para lo anterior los procesos del proyecto que son ejecutados por el equipo, se enmarcan

de dos categorías, Los procesos de la dirección de proyectos, el cual debe garantizar el

avance eficaz durante el desarrollo del proyecto teniendo en cuenta las herramientas y

técnicas involucradas, así como las habilidades y capacidades según el área de

conocimiento.

El siguientes es son los procesos orientados al producto, donde se especifica y se crea el

producto del proyecto que se definen en el ciclo de vida del proyecto.

Los grupos de investigación de procesos son aquellos procesos constitutivos que pueden

presentar interacciones dentro de un grupo de procesos y que varían según el proyecto. Un

grupo de procesos incluye los procesos constitutivos de la dirección de proyectos que están

vinculados por las entradas y salidas respectivas, es así como el resultado de un proceso se

puede convertir en la entrada de otro.

El grupo de proceso de iniciación se compone por procesos realizados para definir un

nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, en este se define el alcance

inicial y los recursos financieros iniciales que van a ser requeridos, también se identifican

todos los interesados que van a interactuar sobre el resultado del proyecto y se selecciona

el director del proyecto. Finalmente una vez que el acta de constitución del proyecto tiene la

aprobación se considera autorizado oficialmente. Los procesos de iniciación pueden ser

realizados por procesos de la organización, del programa o del programa o del portafolio

que son ajenos al alcance de control del proyecto.

Desarrollar el acta de constitución del proyecto es un proceso que consiste en

desarrollar un documento que autorice formalmente un proyecto o una fase y documentar

los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y las expectativas de los interesados.

Se deben identificar a los interesados en el proceso es decir a todas las personas u

organizaciones que se ven afectadas por el proyecto, se debe también documentar

información relevante sobre sus intereses, participación e impacto con el éxito del

proyecto.

El grupo del proceso de planificación se compone por procesos realizados para

establecer el alcance del esfuerzo, definir y pulir los objeticos, también desarrollan una

estrategia para alcanzar dichos objetivos. La incorporación progresiva de detalles al plan

para la dirección del proyecto recibe el nombre de “Planificación Gradual” lo que indica que

la planificación y la documentación son procesos que se repiten y son continuos.

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto es un proceso que documenta las

acciones que se necesitan para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes

subsidiarios.

El plan para la dirección del proyecto es la fuente primaria para determinar la

manera en que se planificará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto. Es por esto que

es necesario:

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

Estimar los recursos de las Actividades

Estimar la duración de las actividades

Desarrollar el cronograma

Estimar los costos

Determinar el presupuesto

Planificar la calidad

Desarrollar el plan de recursos humanos

Planificar las comunicaciones

Planificar la gestión de riesgos

Identificar los riesgos

Realizar análisis cualitativo de riesgos

Realizar análisis cuantitativo de riesgos

Planificar la respuesta de los riesgos

Planificar las adquisiciones

Finalmente El Grupo del Proceso de Ejecución está compuesto por aquellos procesos

realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin

de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar

personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto en

conformidad con el plan para la dirección del proyecto

Durante la ejecución del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la

planificación y que se vuelva a establecer la línea base. Tales variaciones pueden afectar el

plan para la dirección del proyecto o los documentos del proyecto, y pueden requerir un

análisis detallado y el desarrollo de respuestas de dirección de proyectos apropiadas.

Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los procesos del

grupo del proceso de ejecución, incluye los siguientes procesos de la dirección de proyectos:

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Realizar el Aseguramiento de Calidad

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Dirigir el Equipo del Proyecto

Distribuir la Información

Gestionar las Expectativas

Efectuar las Adquisiciones es el proceso que consiste en obtener respuestas de los

vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

Por otro parte El Grupo del Proceso de Seguimiento y Control está compuesto por aquellos

procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del

proyecto, permitiendo identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los

cambios correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos es que el desempeño del proyecto se observa y

se mide de manera sistemática y regular, con el fin de identificar variaciones respecto del

plan para la dirección del proyecto. Esto incluye:

Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles

problemas.

Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la

dirección del proyecto y la línea base desempeño de ejecución del proyecto.

Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios, de modo

que únicamente se implementen cambios aprobados.

Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud

del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención, monitorear y

controlar el trabajo que se está realizando dentro de un grupo de proceso.

Incluyendo los siguientes procesos de la dirección de proyectos:

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.

Realizar el Control Integrado de Cambios.

Verificar el Alcance.

Controlar el Alcance.

Controlar el Cronograma.

Controlar los Costos.

Realizar el Control de Calidad.

Informar el Desempeño.

Monitorear y Controlar los Riesgos.

Administrar las Adquisiciones.

El Grupo del Proceso de Cierre está compuesto por aquellos procesos realizados para

finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de

proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras

obligaciones contractuales.

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

Obtener la aceptación del cliente o del patrocinador.

Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase.

Registrar los impactos de la adaptación a un proceso.

Documentar las lecciones aprendidas.

Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización.

Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información

para la dirección de proyectos para ser utilizados como datos históricos.

Cerrar las adquisiciones

El Grupo del Proceso de Cierre incluye los siguientes procesos de la dirección de proyectos.

Cerrar el Proyecto o Fase.

Cerrar las Adquisiciones.

Bibliografía

Institute, P. M. (2009). Guía de los Funamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del

PMBOK) (Cuarta Edición ed.). Pennsylvania, Estados Unidos.