SENA. ACTIVIDAD 1.ADMNISTRACIÓN DOCUMENTAL.APRENDIZ:Frank Alexander Giraldo López.

Elaborar un diagrama de flujo considerando los procesos que implica la administración documental.

Lugar: Hospital San Juan de Girón.NIT: 890203242-7Departamento : SantanderCiudad: Bucaramanga. Municipio: Girón.

La administración documentos se aplica en los documentos y a conservarlos depende a la T.R.D.

Actividades que realizan según la Ley 594 de 2000. Título II Art 5/6.

Elaboración de documentos y recepción de los mismos.Aplican Tablas de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.Conservación y Restauración del acervo.Organización de fondos acumulados.

Se aplican las T.R.D. y procede a la eliminación de documentos, mediante un Acta de eliminación y las transferencias dependen del calendario de la empresa.

Artículo 22. Procesos Archivísticos.

Según la ley 594 del 2000.

Hospital San Juan de Girón/ Archivo de Historias Clínicas.

Pertenece a la Dependencia de Estadística.

Las historias clínicas, se organizan cronológicamente y/ o se elabora un rótulo, según el soporte.

Para el caso del Archivo Central pertenece a la Dependencia de Administración.

La gestión de documentos bajo el concepto de Archivo Total, se aplican procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Procesos archivísticos.Homogenización.Normalización.Salvaguarda.

Patrimonio documental.

1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.

2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

En el Archivo clínico se crean los expedientes de la historia clínica y reciben los documentos del paciente (Datos personales), las consultas, exámenes que el doctor le manda.

Administración documental.

El funcionario responsable del Archivo de las Historias Clínicas es denominado: Auxiliar de Estadística, quien registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los documentos que llegan, con un número de

radicado y firma el recibido. En el archivo central se hace el mismo proceso respetando el principio de orden original y de procedencia.

El funcionario aplica la T.R.D. y procede a clasificar la información de acuerdo al nivel de conservación.

Se Elabora y verifica el cronograma anual de transferencias, verifican periódicamente fechas programadas en el Cronograma, informan a las dependencias sobre transferencia primaria, se Organiza la Documentación a Archivar.Transferencia primaria de los documentos: Diligencia de Formato Único de Inventario Documental Radicación con el equipo radicador (Numero, Hora y Fecha).Tabla de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.No hace Inventario de los expedientes.

Título IV & V art 21/26

Gestión de documentos

Auxiliar de Estadística es el responsable de la organización de archivos de gestión. Y todos aquellos documentos objeto a transferencia Documental al Archivo Central.

Se organizan

de acuerdo a la T.R.D.

Se ordenan los expedientes en carpetas de cartulina o cartón, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulación, manteniendo el principio de orden original, folian los documentos.

3. TRAMITE DE DOCUMENTOS.

El Archivo central se recibe expedientes de las dependencias de las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas y cajas).

El funcionario aplica, elabora y aplica la T.R.D.

En el Archivo Central.

Identificación de los expedientes para conservación total. Y/o

Almacenamiento de la documentación.

Según lo dispuesto Ley 594 de 2000.(www.archivogeneral.gov.co.)Se cumplen ciertos aspectos.

Titulo VI & VIII

Los funcionarios reciben la documentación para el respectivo trámite, préstamo, control y vigilancia.

Normalización

T. IV: Art. 19. En el Archivo de historias clínicas y Central Incorporan tecnologías en la administración y conservación de sus archivos, medios técnicos, electrónico, informático, que ayudan a la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

Creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.

Cuando se solicitan prestamos de expedientes al archivo Central. El funcionario verifica la información, y procede a realizar su búsqueda, responde a la solicitud, y procede a prestar la información solicitada.

FIN