SESIÓN EXTRAORDINARIA NO.30-2013 DEL 13 DE AGOSTO DEL … 2013/agosto... · LIC. MARCO SALAZAR: Buenos dìas, es un placer estar con ustedes y darles las gracias por la oportunidad

SESIÓN EXTRAORDINARIA NO.30-2013 DEL 13 DE AGOSTO DEL 2013

-1- Que celebra el Consejo de Administración en JAPDEVA, Oficina SAN JOSÈ con la siguiente asistencia:

Msc. Allan Hidalgo Campos Presidente Ejecutivo Prof. Virginia Aguiluz Barboza Vicepresidenta

Ing. Rachid Esna Williams Director Ing. Carlos Gómez Araya Director Sr. Carlos López Solano Director Licda. Magda Verónica Taylor W. Directora Sr. Carlos Thomas Arroyo Gerente General

Sr. Jose Aponte Quirós Gerente Portuario Ing. Jorge Soto Morera Gerente de Desarrollo Licda. Giselle Mora Arce Jefe Departamento Legal

Sra. Joyce Gayle Thompson Secretaria General El Sr. Rodolfo Vindas Gutiérrez, Director, se disculpa por no poder asistir a la sesión

PRESIDE: Msc. Allan Hidalgo Campos

Al ser las 12:35 horas inicia la sesión.

ARTICULO I EXPOSICIÓN DE LOS DICTÁMENES DE LA AUDITORÍA EXTERNA DE LOS

ESTADOS FINANCIEROS DE JAPDEVA DEL PERIODO 2011-2012. Invitados: Lic. Marcos Salazar Calvo- Contador Público Autorizado-Contador Público Independiente.,

Lic. Geovanny Chinchilla Sánchez, Lic. Alejandro Elizondo. Por JAPDEVA: Lic. Wilfredo Mena Tijerino –Director Administrativo y Financiero Licda. Karla Avila Abrahams-Jefe División Financiera Licda. Danuria Parker Hodgson-Jefe Sección Financiera Lic. Carlos LONDOÑO ARIAS-JEFE DE CONTABILIDAD MSC. ALLAN HIDALGO: Un saludo cordial a los compañeros de JAPDEVA y a los invitados especiales que realizaron el Informe de Auditoría Externa de los Estados Financieros de JAPDEVA. LIC. WILFREDO MENA: Recordarles que en un principio habíamos indicado que se iba a Auditar los Estados Financieros de los años 2009 al 2010 que fue el requisito exigido por la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) sin embargo en una sesión de Junta Directiva cuando se presupuestaron algunas partidas y de una opinión del Auditor General en ese momento se manifestó sobre la conveniencia de auditar los Estados Financieros de la Institución 2011-2012 y en el proceso logramos contratar al Contador Público Autorizado Lic. Marco V. Salazar Calvo como encargado de la Auditoría, Lic. Geovanny Chinchilla Sánchez, por cuanto ellos van a iniciar la


-2- presentación exponiendo los hallazgos que detectaron en los Estados Financieros y luego la parte de la Administraciòn hará unas observaciones sobre el plan de trabajo que se está llevando a cabo para que los Estados Financieros del año 2013 que también tenemos que auditar se pueda corregir toda esa serie de riesgos que mencionan en el informe. Inicia el Lic. Marco Salazar con la exposición. LIC. MARCO SALAZAR: Buenos dìas, es un placer estar con ustedes y darles las gracias por la oportunidad de haber realizado el trabajo. Hemos auditado los Estados Financieros que se acompañan de la Junta de Administraciòn Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica que corresponden el estado consolidado de posición financiera al 31 de diciembre del 2012 y 2011 y los estados consolidados de resultados de cambios en el patrimonio , estado de flujo efectivo por los periodos de un año terminados. Antes de hablaba de Balance General y también de Balance de situación General y del Estado de Resultado. Por la implementación de las normas internacionales de la información financiera en información contable es que se incorpora dos nuevos estados contables, en este caso el Estado Patrimonio y el Estado de Flujo de Efectivo. En marzo del año 2000 Costa Rica adopta las Normas Internacionales de Información Financiera por medio del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y se estable la responsabilidad de los Estados Financieros por la Administraciòn , en este caso por la Junta de Administraciòn de JAPDEVA es la responsabilidad , la preparación y la presentación razonable de los Estados Financieros de acuerdo con la política de la Contabilidad Nacional, esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante en la preparación razonable de los Estados Financieros que estén libres de representaciones erróneas de importancia relativa debida a fraude o a error , seleccionando y aplicando políticas contables apropiadas y haciendo estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias. Haciendo esta definición con base a la norma número uno en donde la función financiera es la Administraciòn, en este caso el Consejo de la Administraciòn es el responsable directo de la conformación y presentación de los Estados Financieros. La Responsabilidad de los Auditores es expresar una opinión sobre estos Estados Financieros consolidados con base en la auditoría externa. Se condujo la auditoría de acuerdo con normas internacionales de auditoría. Dichas normas requieren que se cumpla con los requisitos éticos así como planear y desempeñar la auditoría para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros estàn libres de representación errónea de importancia relativa. Una Auditoría implica ejecutar procedimientos para obtener de auditoría sobre los montos y revelaciones en los estados financieros, los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de representación errónea de importancia relativa de los estados financieros debida a fraude o a error. Al hacer esas evaluaciones del riesgo el auditor considera el control interno relevante en la preparación y presentación razonable de los estados financieros por la entidad para diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el fin de expresar opinión sobre la razonabilidad del control interno de la entidad. Una auditoría también incluye evaluar la propiedad de las políticas contables usadas y lo razonable de las estimaciones contables hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados financieros.


-3- Consideramos que la evidencia de la Auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para nuestra opinión de auditoría negativa. No se nos suministró el reporte de la antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre del 2012 y 2011 debido a que el sistema informático no permite la información por antigüedad. Hago una aclaración, al manifestar que no se nos suministró los reportes, no es parte del personal que nos atendió, más bien fue una actitud positiva y colaborador de los funcionarios que nos atendieron para realizar el trabajo, el problema fundamental fue del sistema informático el cual no permite información por antigüedad o sea no se puede solicitar al sistema de ayer hacia atrás, no permite el inicio de la información lo cual es una limitación importante al trabajo que realizamos. SR. CARLOS LOPEZ: Esa limitación es en cuanto al programa que tenemos?. LIC. MARCO SALAZAR: Efectivamente es el SIAF, fue una limitación a nuestro alcance, debido a que fui contratado como auditor externo de la Junta de Administraciòn Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica en fecha posterior al 31 de diciembre del 2012 y 2011, no observé el inventario físico de la Bodega del Almacén principal del puerto, ni del Taller Mecánico, Almacén suministros de Moin, además no se han realizado inventarios físicos para esos almacenes que al 31 de diciembre del 2012 y 2011 sus montos ascendía a ¢1.743.220.000 y ¢1.654.041.00 y no fue posible utilizar otros procedimientos alternativos, lo cual es una limitación a nuestro alcance SR. CARLOS LOPEZ: O sea no se puede hacer el inventario. LIC. MARCO SALAZAR. Cuando fuimos contratados, los saldos del inventario eran esos a esa fecha, no se pudo comprobar. No se nos suministró el auxiliar de activos fijos al 31 de diciembre del 2012 y 2011, esto por cuanto el sistema informático (SIAFJ) no permite generar la información y no fue posible utilizar otros procedimientos de auditoría. LICDA. VERONICA TAYLOR: Para este tipo de información ¿no se llevan respaldos? SR. JOSE APONTE: El sistema es el que no permite hacer los cambios. LICDA. VERONICA TAYLOR: Digo respaldo que no se llevan con ese sistema. SR. JOSE APONTE: Todos van en el sistema. MSC. ALLAN HIDALGO: Más que todo es porque no se ha llevado el inventario en sistema físico. SR. CARLOS LOPEZ: El inventario no se ha hecho, es el problema. LICDA. KARLA AVILA: Tengo que hacer una observación, se aplicó el inventario físico de la Bodega del Taller Mecánico, porque en la Bodega Central se hace los inventarios constantemente , el problema es que en los auxiliares no se ha practicado el inventario físico. En el Taller Mecánico consta toda la documentación del inventario que se realizó en el año 2011.


-4- SR. JOSE APONTE: Hay que tomar en cuenta que tenemos la Bodega Central y una Bodega en el Taller y dos Bodegas más auxiliares pero son Bodegas auxiliares que funcionan ante la falta de espacio en el Almacén Central ,por ejemplo cuando entran compras que requieren de mucho volumen se pasan a los almacenes auxiliares. SR. CARLOS LOPEZ: La responsabilidad es de la bodega. LICDA. DANURIA PARKER: Una aclaración, si se practican inventarios, pero son inventarios selectivos, es de decir de familias seleccionadas, lo que los señores estàn indicando en el informe que JAPDEVA dentro del sistema SIAFJ que tenemos que revisar esos inventarios y dentro del SIAFJ no se registra sino que se lleva archiveros y otros documentos manuales y para que estén seguros que estamos registrando lo que solicitan es que esté contemplado. El sistema SIAFJ no tiene un módulo de inventario. SR. CARLOS LOPEZ: Los inventarios aleatorios deben hacerse, y el físico todos los años y deben estar registrados. MSC. ALLAN HIDALGO: En el inventario se debe indicar si el material que está en la Bodega se va a ocupar. PROF VIRGINIA AGUILUZ: También muchos de los materiales que estàn en la Bodega no tienen uso. Hay espacio que se está quitando y se debe determinar que sirve. SR. CARLOS LOPEZ: De eso hay que ir viendo que rota y que no, cuidamos lo que no sirve y descuidamos lo que sirve. LIC. MARCO SALAZAR: Al 31 de diciembre del 2012 y 2011 a esa fecha los montos netos son respectivamente por ¢68.637.150.470 y ¢71.113.026.702. No se obtuvo el reporte de la antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar de préstamos de estudio para identificar la recuperación y la necesidad de establecer una estimación para los incobrables al 31 de diciembre del 2012 y 2011, los montos respectivos son por un monto de ¢881.271.000 y ¢816.153.000. En la nota No.10 no se nos suministró el reporte de antigüedad de saldos de las cuentas por pagar varias, esto porque el sistema informático (SIAFJ) no genera esta información, lo cual nos limitó el poder establecer las concentraciones de sus vencimientos, además no obtuvimos el auxiliar de las cuentas por pagar emitido por el sistema informático debido a las mismas causas y no pudimos satisfacer a través de la aplicación de otros procedimientos de auditoría, el saldo de dicha cuenta al 31 de diciembre del 2012 y 2011 son respectivamente por ¢1.599.994.00 y ¢1.759.829.000. JAPDEVA no ha registrado contablemente la provisión para las vacaciones y las prestaciones legales y beneficios a empleados que por Convención Colectiva se deben liquidar anualmente. Los principios de contabilidad de la Contabilidad Nacional requieren que las partidas se reconozcan en la contabilidad sobre la base de devengado. Como se menciona en la nota 13, se presenta un superávit por revaluación al 31 de diciembre del 2012 y 2011 con los montos respectivamente de ¢17.947.811.000 y ¢20.124.729.000, sin embargo se han practicado ajustes a esta partida que presentan asientos de diario sin soportes y no fue


-5- posible por medio de otros procedimientos de auditoría satisfacernos del saldo de esta cuenta lo cual es una limitación a nuestro alcance. Como se menciona también en la nota 13, se presenta un superávit por donación al 31 de diciembre del 2012 y 2011 con los montos respectivos de ¢759.498.000 y ¢759.498.000. LIC. WILFREDO MENA: De las donaciones, hay varias que ha cedido la institución, una es de remolcadores a través del gobierno de Holanda cuando Costa Rica era sujeto de donación , hoy ya no es sujeto de donaciones, también en la construcción del rompeolas hoy en donde está la Terminal de Contenedores , también fue un aporte del Gobierno Central , y el traspaso de los muelles cuando la institución administraba los ferrocarriles, lamentablemente esa información no está y por más que queremos es imposible conseguirlo. En un entonces teníamos un Gerente en la Terminal y mandó a votar cualquier cantidad de información hace bastante años, y luego el incendio en la Cooperativa del Edificio que estaba a la par de la Cruz Roja donde hoy está la Sección de Transportes también estaba parte del archivo de igual manera estaba más documentación. SR. CARLOS LOPEZ: El tema es un poco del desorden que se percibe de lo que hay aquí y es una realidad, mi mayor preocupación es que si vamos con esta auditoría de los estados auditados, olvidémonos de tarifa. Esto es el costo de lo que hay que arreglar, si vamos al banco a pedir un préstamo, por más que quieran no nos pueden ayudar. LIC. GEOVANY CHINCHILLA: Señor López, usted tiene toda la razón, pero tengan presente que esta es la primera auditoría externa que hace JAPDEVA y esto da al pie a mejoras, hay que acordarse de que al año 2016 hay que integrar a la NIIF, hay que hacer una serie de procesos y depuración, paulatinamente los procesos que tiene en la presentación se está planificando para que en la auditoría del año 2013 salga mucho mejor. SR. CARLOS THOMAS: Soy positivo en el sentido de que ahora en adelante será un mejoramiento continuo. MSC. ALLAN HIDALGO: Dan mucha referencia a los temas de orden. SR. CARLOS LOPEZ: Aquí hay principios básicos que no hay necesidad que una auditoría nos venga a hablar. Hay principios básicos contables que cualquier pulpería tiene que llevarlos. Hay temas que estàn anotados aquí y son temas en la resolución de la ARESEP que nos indicaron. LICDA. KARLA AVILA: No debemos dejar de lado que la mayor parte de esos temas fueron donados, y lo del inventario venimos históricamente arrastrando desde el origen, que era antes cuando adquiríamos los equipos íbamos con todo lo que se tenía que dar al equipo en mantenimiento. SR. CARLOS LOPEZ: Es a lo que vamos porque hacerlo hoy si eso teníamos que haberlo hecho no sé desde qué año. En el momento determinado tendrán que asumir las responsabilidades a quien le compete, porque en eso estamos claros. Lo que estoy diciendo es que hay errores que se tenían que corregir. LICDA. KARLA AVILA: La tarea no es tan simple, son miles de cosas.


-6- LIC. MARCO SALAZAR: Como se indica la nota 16 JAPDEVA registró contablemente el pasivo para el caso por daños y prejuicios declarado a favor de INCOFER por ¢1.090.996.800 como una cuenta de activo, no reconociéndolo como gasto en el periodo correspondiente. El balance de situación emitido por el sistema informático SIAF, da una agrupación a las cuentas por centros de costos, manejándose como una contabilidad administrativa y no una contabilidad financiera la cual requieren que las partidas se clasifiquen de acuerdo con su vencimiento y liquidez, esto no se ajusta a los principios de Contabilidad Nacional. El estado de resultados emitido por el sistema SIAF, da una agrupación a las cuentas por centros de costos y no de acuerdo con su naturaleza, esto no se ajusta a los principios de la Contabilidad Nacional, los cuales requieren de la clasificación por la naturaleza del gasto. SR. CARLOS LOPEZ: Esto viene al tema de la ARESEP. MSC. ALLAN HIDALGO: Tenemos que asociar los costos con centros de costos y la compañía revela que es de acuerdo con su naturaleza ¿Qué significa?. LICDA. KARLA AVILA: Lo que la compañía dice es que el manejo de la contabilidad debe ser en observancia de lo que dicta la Contabilidad Nacional. El asunto propio del sistema de costos se debe derivar de eso, debe tener un trato aparte, no como lo tenemos actualmente. LIC. MARCO SALAZAR: En mi opinión negativa debido a la importancia de los asuntos que se mencionan en los párrafos base para la opinión negativa, los estados financieros consolidados adjuntos no presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de la JAPDEVA al 31 de diciembre 2012 y 2011 y sus resultados y su flujo de efectivo en los periodos de un año terminados en esas fechas, de acuerdo con los principios de contabilidad del sector público costarricense como se indica en la nota 1 sección b). Los asuntos que no afectan la opinión, en la Gaceta número 234 del 02 de diciembre del año 2009 se publicó el Decreto Ejecutivo 35616-H que establece la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Información financiera aplicable al Sector Público. El decreto es aplicable a todas las instituciones regidas por el subsistema de Contabilidad Nacional establecido en la Ley de Administraciòn Financiera de la República y Presupuestos Públicos. No.8131 de 18 de setiembre del 2001. A partir de esa fecha de su publicación, las instituciones incluidas en su alcance deben iniciar el ajuste necesario en sus sistemas y registros contables para la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público. Este proceso iniciará partir de la publicación del Decreto, con la confección de un Plan de Acción para la implementación definitiva a partir de 01 de enero del año 2014, mediante decreto se modificó la fecha al 01 de enero del 2016, sin excepción y en forma general. Esta es la composición de los Estados Financieros del Estado de posición financiera total ¢69.806.142 2012 y para el año 2011 ¢72.601.415, la norma no obliga a utilizar la estructura en la presentación de los estados financieros, JAPDEVA viene utilizando en función de los activos fijos. El total de activo circulante ¢10.023.654 y ¢6.940.953 para el 2011 para un total de ¢79.829.797 2012 y ¢79.542.368 del año 2011. Pasivo y Patrimonio por un total de ¢728.0 para el 2012 y ¢1.405.0 para el 2011. Pasivo a corto plazo para el 2012 ¢4.790.0 y 2011 ¢4.932.0 para un total de pasivo


-7- ¢5.518.0 y ¢6.337.0 para el 2011 para un total de patrimonio ¢74.310.921 para el 2012 y¢ 73.204.603 para el año 2011 para un total de ¢79.829.797 del año 2012 y ¢79.542.368 para el 2011. Gastos Generales y Administrativos ¢23.662.0 y ¢2.092.0 con una utilidad del periodo positivo de ¢1.249.0 y negativa de ¢1.368.0. MSC. ALLAN HIDALGO: Me llama la atención sobre la nota de la Gerencia Portuaria en los detalles , por ejemplo que no se hacen arqueos de los fondos de Caja Chica, son dineros pequeños pero si no hay control estamos mal , y asocio todo en la Ley de Control Interno , donde tiene que haber una valoración de riesgo , ambiente de control , lo que evidencia es que algunas cosas todavía se hacen manuales y no estàn asociadas al sistema informático y lo otro es donde se hace el inventario físico que recomiendan que se realice en forma mensual. LIC. MARCO SALAZAR: JAPDEVA debe actualizar las políticas contables con procedimientos y de acuerdo a las normas de contabilidad como las normas internacionales de Contabilidad Financiera. MSC. ALLAN HIDALGO: También está el tema de las conciliaciones bancarias, hay temas bastantes sensibles de las cuales definitivamente la institución debe mejorar. Una de las observaciones de nuestro Gerente General es que tenemos un flujo de caja muy ajustado. SR. CARLOS LOPEZ: Desde mi óptica esto no puede quedar así, sería pedir una valoración de todos los responsables y hay que tomar decisiones, un buen administrador lo orienta, no vengo a cuestionar, pero llama la atención de un esquema, hay normas básicas que se tiene que aplicar y se tiene que hacer un plan de trabajo a corto plazo y de inmediato y a mí me gustaría que entre la Licda. Karla Avila y la Auditoría Interna presenten un Plan de trabajo dentro de 15 dìas, yo enviaría la nota de la Gerencia, a la ARESEP indicando que es lo que he empezado a realizar. ING. RACHID ESNA: Hace 30 años, todos los dìas los funcionarios realizaban el inventario, ahora JAPDEVA perdió el norte. MSC. ALLAN HIDALGO. Agradezco a los señores que realizaron el informe de auditoría externa de los Estados Financieros de la Institución. Si algún director tiene alguna observación antes de que los señores se retiren. LICDA. VERONICA TAYLOR: En realidad, la gran mayoría de las cosas que se señalan, las hemos estado viendo cada semana y que es parte de lo que Don Carlos López ha comentado que no es lo mismo ver los problemas segregados de a poquito. Hay que ver la unidad del inventario de todo lo que hay que cambiar porque entonces si se toma realmente la perspectiva del gran problema que tenemos, no tenemos un control interno que esté ejerciendo como corresponde, y es lo que nos está generando espacio y problema. Aquí se nos señala el problema de la caja chica, del inventario, registro de los vehículos y señalo nuevamente es de control interno el problema. MSC. ALLAN HIDALGO: Tenemos nuestra responsabilidad, pero tenemos funcionarios profesionales que estàn para administrar y que saben y deberían de proponer a la Administraciòn Superior las correcciones del caso. LIC. ALEJANDRO ELIZONDO: JAPDEVA tiene que reforzar en las políticas y procedimientos, los otros departamentos si tienen sus controles y el riego es bajo, es de aumentar y fortalecer.


-8- MSC. ALLAN HIDALGO: Nuevamente muchas gracias señores por la exposición de los Informes Auditados de los Estados financieros de nuestra institución. Luego de la exposición del Lic. Marco Salazar, se da inicio con los funcionarios de JAPDEVA. LICDA. DANURIA PARKER: Estamos presentando el Plan de Trabajo del Departamento Financiero para solventar los aspectos anotados por los auditores externos en los Estados Financieros. MSC. ALLAN HIDALGO: Lo que nos presentan en el cuadro está la tarea y el plazo, pero no estàn los responsables. LICDA. DANURIA PARKER: En el cuadro que tiene el Departamento está separado y tiene plazo, nombre del responsable de cada Unidad de trabajo. LICDA. VERONICA TAYLOR: Quiero que sepan las compañeras que esta Junta ha depositado toda la confianza en ustedes con el trabajo que estàn realizando. PROF. VIRGINIA AGUILUZ: Hay que corregir el problema. SR. CARLOS LOPEZ: Esto es de sentar a los responsables de cada área y decir señores esto es lo que salió, ahora le toca a cada uno su tarea, la gente tiene que saber que está mal hecho y debe de asumir el compromiso, hacer un llamado y que firme donde tiene que hacer sus funciones y así tener elemento para que asuman su trabajo. SR. JOSE APONTE: Se hizo una reunión con todas las jefaturas de la estructura de la institución y se hizo una presentación de la situación financiera de JAPDEVA, como está hoy y como está proyectado al final del 2013 y cuál es la situación para el año 2014 , es bastante difícil para tratar de definir y resolver detalles. SR. CARLOS LOPEZ: Lo que yo digo es que tengan una responsabilidad y que firmen lo que tengan que hacer en sus funciones por escrito y con base a lo que la auditoría dice, porque en hablar no se hace nada. LICDA. VERONICA TAYLOR: A mí me gusta el tema de hoy, aportaron de forma inmediata una respuesta por parte de la División Financiera de su plan de acción , de cómo va a solventar la parte financiera , el informe nos hace ver que hay otras series de debilidades que no son resorte del Departamento Financiero , por ejemplo la modificación del reglamento de caja chica, yo quisiera ver al Departamento Legal reaccionando con un plan de cómo va a solventar las debilidades de legalidad de algunos instrumentos que tenemos, quiero ver la misma Auditoría Interna que recursos requiere en el tema control interno que lo hagan ellos que tiene las perspectivas que la misma Contraloría los han capacitado que elaboren el plan también, que la Auditoría esté haciendo las recomendaciones en la misma línea que viene el Departamento Financiero , en la vía Administrativa quiero ver el plan también. Que llegue el plan con las posibles soluciones, el Consejo va a dar el respaldo a las personas que vengan comprometidas y que se involucren las otras unidades, que requieren de nosotros, porque


-9- muchas veces el problema es que los técnicos desde sus jerarquías también no pueden resolverlo todo, se quiere ver el compromiso de los profesionales para resolver el tema. ING. RACHID ESNA: Ya lo he dicho y lo sigo diciendo, esta empresa es muy difícil por la mentalidad del trabajador y JAPDEVA es una de las mejores empresas que hay en el país, ahora saben que estamos mal y nadie quiere hacer un sacrificio, sé que la Lcda. Karla pone todo su empeño, pero solas no pueden sacar el trabajo. Lo que dice Don Carlos López, lo que le toque a cada uno hacer que firme un documento y que haya un compromiso y si no lo hace será enviarlos a la Junta de Relaciones Laborales, se debe comenzar a sancionar, la Convención Colectiva no es solo beneficio para el trabajador. SR. CARLOS THOMAS: El asunto es muy difícil por las razones que se han expuesto, hay una serie de insumos que se requieren de las diferentes unidades, hasta el momento hay tres niveles de auditoría, y para el próximo ejercicio, ya que tiene que llevar una serie de cambios, si el tipo de sistemas que se contrataron no sirve se ajusta lo que se pueda ajustar, porque esos sistemas se diseñaron en gran parte por la sugerencia que en ese momento se manejaba cada una de las áreas. Ahora tenemos que ver como remediamos el asunto y cómo hacer que la personas sean responsable en su área de acción. También hay un problema de consistencia. MSC. ALLAN HIDALGO: Nos toca al Presidente Ejecutivo y Gerentes de fiscalizar de que el responsable haga lo que tenga que hacer. ING. CARLOS GOMEZ: Creo que debemos estar solicitando informes cada periodo para que esto funcione. LICDA. DANURIA PARKER: Después de la presentación de la Auditoría, hemos iniciado a tomar acciones y sentar responsabilidades, en el documento que tienen ustedes no está pero en el momento que se elaboró lo colocamos nosotros, y cada uno de las indicaciones se da por escrito a cada uno de los funcionarios de acatar, indicamos tiempo para establecer periodos, dentro de eso se realizan las revisiones y cada funcionario da cuenta de su función. En el documento que tienen en la página No.3 , se habla de las cuentas por cobrar dadas de baja, por lo general cuando damos de baja una cuenta se remite a la Junta Directiva para la aprobación , esa cuentas no se mantiene en orden como lo estàn estableciendo los auditores , porque nosotros sabemos que no podíamos recuperarlos por su valor. Lo que sugieren es que a partir de ahora si JAPDEVA va a pasar una cuenta a incobrable lo mantenemos en una cuenta de orden por la posibilidad de que no se vaya a recuperar. SR. CARLOS LONDOÑO: Informarles que a partir de ahora en los balances de situación tenemos un detalle de cuentas de orden y estamos atendiendo una recomendación de los auditores, todo lo que son la participación de garantía de licitaciones tienen que estar en una cuenta de orden. LICDA. DANURIA PARKER: En la página No.4 se tiene las cuentas por cobrar en cobro judicial, solamente se tiene las que estamos ejecutando, de acuerdo a la auditoria, nosotros tenemos que coordinar con el Departamento Legal mensualmente para que nos remitan la información de los casos con el objeto de determinar cuáles son de difícil recuperación y llevarlos en una cuenta de orden,


-10- En cuanto al sistema del SIAF ha sido difícil, nos ha costado mucho y los programadores no saben cómo arreglarlo. Las cuentas por cobrar sin movimiento se depuraron, estaban con saldos que supuestamente la gente no reclamó, los gastos acumulados se arregló, la estructura contable es una cuenta que decía que no debe estar y lo arreglamos, otros activos también ya se corrigió, ahora vamos con los que estàn pendientes de resolver, los procedimientos contables, no es que no existen procedimientos, existen pero no estàn en escritos, hay que documentarlos. El reglamento de Caja Chica lo estamos modificando, tenemos que pasarlo al Consejo, en cuanto a los arqueos, la auditoria dice que no hay una constancia, hemos elaborado los formularios, en el reporte de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos es un problema que tenemos y lo estamos arrastrando porque muchas de las cuentas no estàn, se estará realizando un proceso manual donde se va a establecer datos que encontremos y con la antigüedad de esos saldos. Las cuentas incobrables tenemos que absorberlas nosotros. LICDA. VERONICA TAYLOR: Las cuentas incobrables son las cuentas que nosotros tenemos sobre la expectativa que iba entrar y no entró. Entonces tenemos que cubrir ese desfase. Las cuentas por pagar sin movimiento ¿Están realizando la depuración?. LICDA. DANURIA PARKER : Los inventarios en el año 2011 de la Bodega Satélite del Taller Mecánico para depositar, hay unos repuestos muy viejos pero su valor es caro, cuando se compraban los montacargas, strader carrier , esos equipos grandes venían con los repuestos incluidos , entonces todos esos repuestos estàn en la Bodega incrementando el inventario cuando en realidad no se estàn utilizando. En el 2010 se realizó un inventario. MSC. ALLAN HIDALGO: Aquí en la institución ¿Hay alguna política de manejo de inventario? LICDA DANURIA PARKER: No, pero se había sacado todo para hacer un cartel y venderlo pero nadie participó. MSC. ALLAN HIDALGO: Se necesita una política de inventario institucional, una institución no debe manejar un inventario de bienes que no necesita. SR. CARLOS THOMAS: Usted se maneja con máximos y mínimos, en esa bodega hay cualquier cantidad de empaques de cualquier equipo y en mal estado, la bodega no está acondicionada para esos tipos de repuestos. El sistema SIMEAJ, le puede medir los máximos y mínimos, no se va a estar comprando si se tiene en stock equis cantidad y el buen manejo de eso le dice cada cuanto tiempo tenemos que comprar, eso le da los tiempos de entrega si es una licitación pública, si es privada o si es compra directa, lo que pasa es que se debe ocupar los instrumentos. MSC. ALLAN HIDALGO: Lo de máximos y mínimos está bien dentro del inventario que usted ocupa, pero en las bodegas están llenos de cosas viejas que no se ocupan. En esto es que digo ¿Dónde está la política institucional del manejo de inventario que nos proponga? Por ejemplo de una licitación se prepara para deshacernos de lo que no necesitamos y convertirlo en dinero, Porque más inaudito es tener guardado durante veinte años.


-11- SR. CARLOS LOPEZ: En esto pienso lo siguiente; y me parece lo correcto lo que van a realizar, yo haría inicio durante los cinco meses, ir al físico porque es la base, porque de primera orden se observa que no sirve, segundo va más allá de las políticas y presupuestariamente porque el costo de bodega es carísimo y hay un tema contable que se debe resolver porque hay un mal manejo, hay que estructurar esa área diferente. Con base a la rotación se puede indicar que materiales o repuestos se necesita, lo ideal es que se inicie con el físico porque es donde se puede arrancar. LICDA. DANURIA PARKER: Nosotros ya nos estamos preparando con el inventario físico. PROF. VIRGINIA AGUILUZ: Creo que habrá que actualizar los inventarios, no lo veo tan difícil, el inventario debe aclarar que hay en cada bodega, hay un gasto elevado en salarios y me gustaría que la información esté para la otra semana. Solicito se informe cuanto se gasta en salarios de los funcionarios de Bodegas. En JAPDEVA hay Ingenieros Industriales, tengo entendido que son las personas idóneas para realizar una reestructuración en las Bodegas. Deberíamos de aprovecharlos no teniéndolos fijos en un puesto sino rotándolos para que se vayan dando cambios en diferentes departamentos. MSC. ALLAN HIDALGO: Tenemos Ingenieros Industriales en la Institución como el Ing. Marlon Pinnock, Ing. Jeynold Lunan. LICDA. KARLA AVILA: Cuando entré a la Dirección Administrativa, igual sentí el criterio de Doña Virginia, la contra no es de la Bodega, nada depende de la Bodega, pero si usted va a la Bodega ahora se encontrarán con un cambio completo, en todos los estantes estàn los ficheros con toda la clasificación pero hay cosas que no dependen del Jefe de la Bodega. Se realizó todo el proceso, sacamos la diferencia de trescientos y resto de millones de colones respecto a lo que tenía la Bodega Central, depuramos cual era el problema, lo datos se migraron con muchos errores, el proceso es un poco lento, el manejo de los inventarios son bienes de la institución y son fondos públicos y debemos hacer todo el procedimiento para realizar la corrección porque después pueden interpretar que es un mal manejo y se debe cuidar mucho de esas cosas. ING. CARLOS GÓMEZ: Lo de las Bodegas en todas las instituciones es un problema, un ejemplo de RECOPE, teníamos la bodega saturado de repuestos, se le solicitó a los dependientes que es obsoleto y se apartó y se puso en los diferentes campos, por eso aquí hay que decir que es obsoleto y cuál es el procedimiento para deshacerse de eso. ING. RACHID ESNA: No sé si es mucho o es poco, estàn pidiendo lo que es el tres por ciento (3%) de lo que gana la grúa en repuestos, no sé si $300.0 mil dólares es mucha plata o poca , pero volvemos a lo mismo. LICDA. DANURIA PARKER: Para aclarar a Don Carlos Gómez, en el año 2010 se hizo el inventario y lo que está obsoleto en repuestos está ubicado aparte. Estamos para reunirnos con los diferentes departamentos para intervenir el inventario con el fin de estructurarlo.


-12- Continuamos con la presentación, la depreciación acumulada dentro de la estructura contable se encuentra clasificada en una cuenta de orden del grupo de cuentas 300 depreciación acumulada y lo auditores dicen que hay que subirlo debajo de cada activos fijos y se clasifican dentro del grupo de cuentas 100-001-002 y se necesita la colaboración del Departamento de Informática porque se debe reclasificar las cuentas contables mediante la parametrizaciòn de cuentas y revisión del catálogos. Luego tenemos los inventarios de activos fijos esperemos que de aquí a diciembre tenerlo listo. En cuanto a los Terrenos y Vehículo Institucionales de acuerdo a lo que los auditores nos estàn indicando es que tenemos que tener un auxiliar donde se pueda observar el número dela finca con el registro, de igual manera con los vehículos con los números de placa como está contemplado y ver si hay gravamen, lo estamos tratando de elaborar porque no se tenía eso. El saldo de deudores en cuentas por pagar, los clientes hacen los depósitos previos y el informe de auditado dice hay muchos clientes que estàn apareciendo con saldos a favor de ellos. MSC. ALLAN HIDALGO: Una pregunta ¿Cómo estamos con el tema de la liquidación que está establecido en 12 dìas? LICDA. DANURIA PARKER: Estamos al día, pero hay usuarios que estàn depositando más dinero de la cuenta, y esos dineros estàn quedando en rojo a favor nuestro. MSC. ALLAN HIDALGO: Eso es preocupante, porque estamos manejando un flujo de caja, debería de tener un margen de error, pero que todavía nosotros no sabemos cuánto por el tema de las platas que hay que devolver. SR. JOSE APONTE: Ahí no hay que devolver dinero, recuerde que es un depósito previo que es como una cuenta de banco, tenemos clientes grandes como la MAERKS, CROWLEY, DOLE, lo que los auditores estàn indicando es que ese depósito adelantado se está manejando en una cuenta que no es la cuenta en que se debe tener. MSC. ALLAN HIDALGO: Si nosotros no manejamos en los plazos comunes es como si JAPDEVA tuviera esa plata para gastar, es un efectivo que no se toca hasta que no se liquide. SR. CARLOS THOMAS: Hay cierta evaluación, el problema que teníamos era cuando no habíamos resuelto los reclamos. Y ahora muchos se han resuelto. SR. JOSE APONTE: Tenemos en la ARESEP una serie de reclamos que suman una cantidad importante de 300.0 millones de colones y son tres casos COBAL, DEL MONTE y DOLE que estàn a la espera de que resuelva la ARESEP, lo demás en controlado. LICDA. DANURIA PARKER: En la balanza de comprobación de consolidados no sale cuando se aplica, el Departamento de Informática está trabajando en este tema. Posiblemente la otra semana estarán realizando una prueba. PROF. VIRGINIA AGUILUZ: Mi consulta sobre el Departamento de Informática ¿Está cumpliendo con lo requerido por la Dirección Administrativa y Financiera?


-13- LIC. WILFREDO MENA: Siento que no cumplen. LICDA. DANURIA PARKER: En la base de datos de ventas el monto total anual de facturación según la base de datos de las ventas anuales del periodo 2011 difiere con el saldo de los registros contables, la acción que se ha tomado será explicada por el Lic. Carlos Londoño. LIC. CARLOS LONDOÑO: Los auditores solicitaron que se les suministrara de la base de datos todos los ingresos de los servicios portuarios, el Departamento de Cómputo se los entrega y la información no cuadra con el Estado de Resultado porque JAPDEVA tiene muchos ingresos que no se derivan de las tarifas o sea no se facturan. SR. CARLOS LOPEZ: Cómo que no se facturan? LIC. WILFREDO MENA: Son facturas que no provienen de los servicios portuarios, si se registran como ingresos, por ejemplo de los servicios de depósito a plazo. Hay una base en los sistemas de facturación y no coincide con el sistema contable. LICDA. DANURIA PARKER. En cuanto a lo de las vacaciones en donde los auditores dicen que tenemos que tener provisiones y liquidar a los empleados, no tenemos el dinero. MSC. ALLAN HIDALGO: Si tiene que haber un registro, lo que JAPDEVA hace es meter todo en una sola cosa. No lo tenemos registrado individualmente como servicios convencionales. LIC. WILFREDO MENA: Lo que los auditores dicen es que JAPDEVA debería de registrar las prestaciones legales como un pasivo, nosotros pagamos a las prestaciones conforme los funcionarios se vayan pensionando. MSC. ALLAN HIDALGO: Si creo que debería de registrarse los beneficios de la Convención esos gastos institucionales como el Articulo de los anteojos, el Arraigo etc. LICDA. KARLA AVILA: Lo que los auditores dicen es que deberíamos de hacer una reserva para esas partidas. MSC. ALLAN HIDALGO: Me gustaría que el Consejo tomara un acuerdo en donde se plasme el trabajo de los Estados Financieros Auditados para darlo por recibido y que vaya asociado a un acuerdo con el plan de mejora, el responsable y el cronograma para cumplir, les solicitaría a los compañeros de la Dirección Administrativa depurar el cuadro del Plan de Trabajo, lo que no veo son dos cosas y lo quiero ver incorporado en el acuerdo, que es en la política institucional en el manejo de los inventarios de tal manera que logremos tener claro que vamos a hacer con lo que está en la Bodega. Lo otro es que vamos a hacer con los sistemas informáticos y deberíamos agregarlo en el acuerdo porque alguien tiene que hacer la revisión de esos sistemas y proponer una solución porque no puede ser que la Contabilidad no puede atraer la información a Excel. En el acuerdo debe quedar claro el tema de la política institucional en el manejo de inventarios y la revisión en los sistemas informáticos.


-14- LICDA. VERONICA TAYLOR: Nosotros decimos informática no tiene capacidad, nosotros estamos tomando una decisión por el departamento, yo quisiera que el Departamento venga acá con las personas que tienen a cargo ese departamento y nos informen ¿Qué tiene capacidad y que no? Para que el Consejo pueda tomar las decisiones. Que vengan y nos indiquen cuáles son sus debilidades, o a lo mejor tienen su voluntad. ING. RACHID ESNA: Ellos ya estuvieron ante el Consejo y lo que pidieron fueron 150.0 millones de colones para cambiar los servidores. SR. CARLOS THOMAS: Este plan de Trabajo ya lo conocía antes, y se lo pedí al señor Gerente Portuario, primero hay que ver que es lo que van a traer al Consejo de Administraciòn. MSC. ALLAN HIDALGO: Si vamos a tomar un acuerdo sobre las políticas para mejorar las debilidades que estàn en los Estados Financieros, alguien tiene que hacer una evaluación de los sistemas informáticos que estàn anunciados a este control interno; y las debilidades que estàn en el plan vemos como lo solventamos, si es con los funcionarios internos o se contrata por aparte. SR. CARLOS LOPEZ: Lo que tenemos que incorporar es la valoración de los sistemas del software contable con la realidad de la auditoria. Hay que valorarlos con base a las nuevas políticas. La necesidad de orientación contable y la forma de administrar la tiene que ver otros niveles e indicar como se quiere trabajar. En cuanto a Informática que expongan con base a la necesidad que debemos tener presente ¿Qué es lo que se quiere? ¿Hacia dónde quiero? ¿Qué es lo que requiero? Decir que es lo que se requiere que funcione del sistema informático porque al final de cuentas es la implementación de las cosas. LIC. WILFREDO MENA: Para concluir, este es un grupo de trabajo que se ha formado para plantear las soluciones que nos dio los auditores y de las conversaciones que hemos sostenido producto del trabajo de los auditores hemos llegado a las conclusiones, el sistema contable auditado no es el mejor , prácticamente nos estàn diciendo que eso hay que cambiarlo , ya los sistemas no responden y primero tenemos que contratar las políticas orientadas hacia la NIIF, hay que ver la Auditoría de Sistemas porque es quien nos va a decir cuál es la capacidad de nuestros equipos y todo eso cuesta dinero. Luego de los comentarios los señores directores (as) toman el siguiente acuerdo: ACUERDO No.389-13 1.- DAR POR RECIBIDO EL INFORME DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS AUDITADOS DE LOS PERIODOS 2011-2012.

2.- APROBAR EL PLAN DE TRABAJO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO PARA SOLVENTAR LOS ASPECTOS ANOTADOS POR LOS AUDITORES EXTERNOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA SIGUIENTE MANERA:


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FINANCIEROS

INDICADO POR LA AUDITORIA EXTERNA

RECOMENDACIONES ACCIONES A TOMAR TIEMPO DE EJECUCIÓN Y RESPONSABLES

1. CAJA Y BANCOS Procedimientos contables para elaboración de Conciliaciones Bancarias. No existe un manual de procedimientos de las conciliaciones bancarias por parte de la Sección de Contabilidad Portuaria como parte de los procedimientos

No se han diseñado políticas y procedimientos para elaborar las conciliaciones bancarias y para las actividades contables.

No se fortalece el Control Interno, además no permanecen documentadas las actividades necesarias para confeccionar las conciliaciones bancarias contables.

Elaboración de Manual de Procedimientos para las conciliaciones bancarias

Elaboración de Políticas para las conciliaciones bancarias.

Diseñar y documentar los procedimientos necesarios para confeccionar las conciliaciones bancarias

El Depto. Financiero, elaborará el Manual de Procedimientos para las conciliaciones Bancarias Se incluirán dentro del Manual de Políticas Contables de la institución, aprobada por el Consejo de Administración, políticas que regulen las conciliaciones bancarias en función de las NIFFS Las conciliaciones bancarias que se realizan mensualmente, si poseen los soportes y documentaciones necesarias , sin embargo se incluirán otras actividades necesarias para su confección

Tres meses

Lic. Carlos Londoño Arias, C.P.A. Fressy Rivas Delgado Licda. Danuria Parker Hodgson

2. Reglamento y arqueos de las cajas chicas

No obtuvimos evidencia de los arqueos practicados a las cajas chicas de los diferentes departamentos durante el proceso de la auditoría externa. No se practican arqueos periódicos a estos fondos como actividades de control.

Se debe incluir dentro de las modificaciones los arqueos a estos fondos y dejar evidencia de la actividad realizada, así como mantener el justificante del último arqueo practicado. Incluir en el Reglamento de caja

Se incluirá los arqueos sorpresivos en la actualización del Reglamento de Caja Chica, que se presentará a la Junta Directiva.

Se diseñará formalmente un formulario para efectuar los arqueos de caja chica Cada vez que se varíen los montos se presentará el Reglamento a la Junta Directiva, para su aprobación.

Un mes Lic. Carlos Londoño Arias Bachiller Clyton Barnard Morris Licda. Danuria Parker Hodgson

Depto. Legal.

PLAN DE TRABAJO DEPARTAMENTO FINANCIERO PARA SOLVENTAR LOS ASPECTOS ANOTADOS POR LOS AUDITORES

EXTERNOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS


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chica la aplicación de arqueos para mejorar su control y manejo.

Realizar los arqueos mensualmente.

3. Cuentas por cobrar Reportes de antigüedad de saldos

El sistema informático SIAFJ no genera el reporte de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar al 31/12 del 2011 y 2012, con el objetivo de identificar las concentraciones de las cuentas por cobrar.

No se emiten reportes de antigüedad de saldos porque no se ha considerado necesario dentro de las actividades de la institución.

No permite administrar adecuadamente las cuentas por cobrar con el objetivo de realizar una gestión de cobro sobre aquellas partidas antiguas y que han sobrepasado el plazo del crédito otorgado, además este reporte funciona como instrumentos para actualizar la estimación para incobrables, por tanto no se está usando para este objetivo.

Revisar el Balance de Situación, cuenta por cuenta para determinar la fecha de inicio de cada una de las partidas.

Una vez establecidas las fechas de creación de las cuentas existentes, solicitar al Departamento de Informática la elaboración de diferentes reportes que contemplen las partidas y operaciones que brinda la institución.

Diseñar con la ayuda del Depto. de Informática un programa que permita ver e identificar la antigüedad de las cuentas existentes, así como que sirva de guía, con alertas de vencimiento. (Número de la operación, fecha, monto, nombre de la persona, antigüedad, etc).

En los auxiliares se debe permitir el detalle de cada una de las cuentas que se solicitan. (reunirnos con Informática) Hay que ver las posibilidades de confecciones de programas por parte de Informática y los trabajos que se tienen que contratar.

5 meses Departamento de Informática. Programadores Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Dean Connell Licda. Danuria Parker Hodgson

4. Cuentas por cobrar

dadas de baja Las cuentas por cobrar aplicadas contra la estimación para incobrables, no se controlan a nivel de

Mantener un auxiliar de estas cuentas aplicadas contra la estimación para incobrables ante una

A partir del mes de Julio, 2013, se están incluyendo en Cuentas de Orden el auxiliar de las cuentas por cobrar, aquellas cuentas significativas

De inmediato. Ya se están incorporando Ya se realizó el cambio.


-17- cuentas de orden, esto con el objetivo de una posible recuperación de la deuda Se debe registrar en cuentas de orden las cuentas aplicadas contra la estimación y revisarse periódicamente por un funcionario para una posible recuperación. No se registran en cuentas de orden las cuentas que se consideran no recuperables y no se les brinda el debido seguimiento para una posible recuperación.

posible recuperación ya que su impacto en los resultados de la institución fue negativo.

dadas de baja. De ¢100.000.00 en adelante. Siempre y cuando no se haya agotado todas las vías, ya sea judicial y otros, que no permita su cobro. Los encargados de cobros revisarán periódicamente todas las cuentas y tomarán las previsiones de cada caso individual, así como la comunicación oportuna a los involucrados. En los Reportes (Nivel 5), del Balance de Situación y en Balance de Comprobación aparecerá una descripción de cada una de las cuentas. Mantener un auxiliar de estas cuentas aplicadas contra la estimación para incobrables ante una posible recuperación ya que su impacto en los resultados de la institución fue negativo. Agotar la vía Legal.

Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Victor Mora. Depto. De Informática

5. Cuentas por cobrar cobro judicial

El Departamento Legal no lleva a cabo los informes mensuales indicando la condición de los créditos que están en cobro judicial que está atendiendo.

Solicitar al departamento Legal que emita un informe mensual de los casos de cuentas por cobrar judicialmente con el objetivo de determinar cuáles son de difícil recuperación y darla de baja en los estados financieros, basados en un criterio técnico legal.

Solicitar este informe mensualmente para administrar adecuadamente las cuentas por cobrar en cobro judicial.

El Departamento Legal debe remitir al Depto. Financiero un informe mensual de las cuentas por cobrar en trámite judicial, con el objeto de determinar cuáles son de difícil recuperación y darla de baja en los estados financieros, basados en un criterio técnico legal.

La Dirección Administrativa Financiera remitirá nota a la Jefatura del Departamento Legal, solicitando informe mensual de los casos existentes, así como los informes de los abogados externos.

DIAF-412-2013, de fecha 27 de julio, 2013. Departamento Legal

Lic. Carlos Londoño Arias.


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Para fortalecer el control interno, es necesario que se dé un adecuado seguimiento a los créditos que se encuentran en cobro judicial. es necesario que mensualmente se reciba un informe del Departamento Legal de los casos que tiene a cargo.

Crear una política que sustente esta función.

6. Estimación para incobrables

La estimación para incobrables indica una subvaloración en su registro contable, porque no se han actualizado a las condiciones actúales de los créditos.

Se debe realizar un estudio de la recuperación de las cuentas por cobrar y estimar aquellas de difícil recuperación, de manera que la estimación se ajuste a las condiciones actuales de los créditos y presente las cuentas por cobrar a su valor de recuperación.

Realizar un análisis de las cuentas por cobrar para determinar una valoración que se ajuste a la recuperación de estas cuentas. En las Políticas Contables, autorizadas por la Junta Directiva, a partir del año 2013, se estableció un 1% como reserva para cuentas dudosas, calculado sobre el saldo de las cuentas por cobrar. Mensualmente se realiza la provisión del 1%. Se está llevando a cabo la valoración de la cuenta para determinar los ajustes correspondientes

Un mes

Se realiza desde el 1° de enero, 2013.

Un mes

Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Victor Mora

7. Presentación de estimación incobrables catálogo de cuentas

La estimación para incobrables dentro del catálogo de cuentas se clasifica dentro del grupo de la depreciación acumulada, según se presenta el siguiente detalle

La estimación para incobrables está directamente relacionada con las cuenta por cobrar, por tanto su clasificación debe corresponder a este mismo grupo, para definirla se le asigna como cuenta de

Se realizará un análisis de la estructura contable, con el objeto de asignar una adecuada clasificación de la cuenta dentro del catálogo de cuentas. Se analizará la información y abrir una cuenta en donde se

Tres meses Lic. Carlos Londoño Arias Departamento de Informática Licda. Danuria Parker Hodgson


-19-

8. Confirmación de saldos JAPDEVA, lleva a cabo únicamente una remisión de un estado de cuenta por cobrar en lugar de una confirmación de saldo, además solo lo aplica a los clientes de Agencias Aduanales y Navieras, no en términos generales al cierre del periodo contable.

Como buenas prácticas de control interno, se deben solicitar confirmaciones de saldos al cierre del periodo contable, para cumplir CN 01-2005 en su artículo

La confirmación de saldos consiste en pedir a terceros, a clientes o proveedores que corroboren la realidad de las deudas.

Las instituciones del sector público deberán realizar la confirmación de saldos y presentar adjunto a los Estados Financieros el auxiliar correspondiente.”

Tanto los auxiliares como la confirmación de saldos son necesarios, es un requisito, que los estados financieros individuales al ser componente base para la elaboración el estado financiero consolidado, sean depurados con las eliminaciones por saldos y operaciones recíprocas desarrolladas entre entidades económicas.

Se confeccionarán formularios con la emisión de Saldos a terceros anualmente con la finalidad de que cada persona pueda conocer sus saldos (Cuentas por Cobrar, por Servicios Portuarios, Préstamos Vivienda, Sumas pagada demás, condenatoria en infracciones de Tránsito)

El Departamento de Informática confeccionará un programa que genere dicha información

Se realizará de inmediato el cambio de un estado de cuentas por cobrar a una confirmación de saldos, según lo establece la Directriz CN-01-2005, para los clientes de Agencias Aduanales y Navieras.

En Octubre, 2013, se remitirá la información a todos los funcionarios y usuarios de nuestros servicios, para la confirmación de saldos.

Tres meses

Lic. Carlos Londoño Arias Lic. Jesus Araya Ortega Departamento de Informática

9. Documentos por cobrar

activo, pero con saldo acreedor.

traslada el monto total a una cuenta de activo Circulante y eliminar la ubicación de la cuenta de Depreciaciones.


-20- Cuentas sin movimiento: Se presenta partidas de documentos por cobrar, con antigüedad mayor a dos años.

Analizar la condición de estas partidas e identificar si se logran recuperar o de lo contrario dar de baja del balance de situación.

Realizar un estudio de todos los casos

El Jefe de Contabilidad General, instruyó al encargado de Cuentas por Cobrar para que se emita un comunicado a estas personas, acerca de las cuentas que tienen con la institución para lograr su recuperación. De no prosperar esta solicitud, se remitirá el expediente al Departamento Legal de la institución para que se inicie el cobro judicial.

Tres meses

Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Dean Connell Licda. Danuria Parker Hodgson

10. Saldo documentos por cobrar distinto a su naturaleza;

Se presentan dentro del grupo de los documentos por cobrar algunas partidas con un saldo distinto a su naturaleza. Esto por cuanto los documentos por cobrar tienen saldo normal deudor, por tanto las partidas con saldo distinto deben analizarse y corregirse

Revisar que ocasiona el saldo anormal de estas partidas de los documentos por cobrar y realizar los movimientos necesarios para corregir la situación.

Se corrigieron los saldos ya mencionados para la correcta aplicación en los estados financieros, a principios del año 2013.

De inmediato Ya se realizó esa corrección. Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Dean Connell Scott

11. Documentos por cobrar

Cuentas sin movimientos Se presentan partidas de documentos por cobrar, con antigüedad mayor a dos años.

Se debió realizar las gestiones necesarias para recuperar los montos anteriores, ya que se presenta una antigüedad importante de atraso en su recuperación Analizar la condición de estas partidas e identificar si se logran recuperar o de lo contrario dar de baja del balance de situación.

El Jefe de la Contabilidad General, instruyó al Encargado de Cuentas por Cobrar para que se emita un comunicado a estas personas acerca de las cuentas que tienen con la institución para lograr su recuperación. De no prosperar esta solicitud, se enviará el expediente al Departamento Legal de la institución para que se inicie el cobro judicial.

Un mes

Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Dean Connell


-21- 12. Saldo documentos por

cobrar distinto a su naturaleza

Se presentan dentro del grupo de los documentos por cobrar algunas partidas con un saldo distinto a su naturaleza.

Revisar que ocasiona el saldo anormal de estas partidas de los documentos por cobrar y realizar los movimientos necesarios para corregidor la situación.

Se corrigieron los saldos ya mencionados para la correcta aplicación en los estados financieros

De inmediato Ya se corrigieron

Lic. Carlos Londoño Arias. Sr. Dean Connell

13. Inventario

Se presentan diferencias entre el saldo contable y el auxiliar de inventarios al 31 de diciembre de 2012, que no se han ajustado.

Realizar un análisis de los artículos que presentan diferencias, solicitar la aprobación correspondiente y realizar el ajuste en contabilidad, además realizar actividades de control para prevenir que se presenten diferencias en los inventarios. Las diferencias son producto del traslado de la información al sistema informático SIAFJ.

Se realizará un inventario físico con la finalidad de determinar las diferencias existentes y realizar los ajustes técnicos que correspondan Esto se realizará con el apoyo del Departamento de informática

5 meses Lic. Carlos Londoño Arias Lic. Marvin Cubero Solano Personal de la Bodega de Materiales y de la Contabilidad General.

14. Tomas físicas de inventarios

No se observó que se practicaran tomas físicos de los inventarios al final del periodo contable 2012, como también no se observaron políticas y procedimientos para su ejecución actualizadas, además no se realizan inventarios internos durante el periodo como procesos de actividades de control.

No se cuenta con políticas y procedimientos para la toma física de inventarios, tampoco se realizan inventarios mensuales por muestras como actividades de control y además no se realizan tomas físicas al final del periodo contable.

Las políticas y procedimientos para la administración de los inventarios y tomas físicas serán elaboradas y presentadas ante la Junta Directiva para su aprobación. Se realizará un inventario general de las diferentes bodegas existentes en la institución

A partir del mes de agosto, 2013, se procederá con la toma física de materiales en una forma selectiva.

Centralizar en el almacén

2 meses

Dirección Administrativa Financiera Lic. Carlos Londoño Arias Lic. Marvin Cubero Solano Personal de la Bodega de Materiales y de la Contabilidad General. Ing. Nolan Scott Ing. Julio Sarmiento

6 meses

Lic. Carlos Londoño Arias Lic. Marvin Cubero Solano Personal de la Bodega de


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Central, la responsabilidad de las existencias de las Bodegas Satélites.

Materiales y de la Contabilidad General.

15. Materiales pagos de

contado sin recepción.

En esta cuenta contable, se registran la compra de combustible pagados por adelantado; de las cuales existen partidas con una antigüedad mayor a un año.

Asignar adecuadamente el registro contable de esta adquisición de combustible y asignarlos como gastos del periodo en que corresponde

De inmediato se tomaron las medidas y se asignaron en el registro contable correctamente.


Dirección Administrativa Financiera Lic. Carlos Londoño Arias Lic. Marvin Cubero Solano

16. Propiedad, planta y

equipo Depreciación acumulada

Se presentan diferencias entre el monto según auxiliar y el saldo contable al 31 de diciembre del 2012.

Se debe analizar el origen de las diferencias y ajustarlas en la Contabilidad, con el debido detalle y documentación necesaria.

En el mes de enero del año 2013 se corrigieron todas las diferencias


Licda. Danuria Parker Hodgson Bachiller: Dioney Cascante Bachiller: Hernan Spencer

17. Presentación

depreciación acumulada

La depreciación acumulada dentro de la estructura contable se encuentra clasificada dentro del grupo de cuentas 300 Depreciación acumulada y los activos fijos se clasifican dentro del grupo de cuentas 100-001-002 Activos depreciables netos.

La depreciación acumulada debe clasificarse dentro del grupo de los activos fijos, esto con el objetivo que al emitir el balance de situación sea deducida a los activos fijos y estos últimos se presenten por su neto.

En coordinación con el Departamento de Informática, se debe realizar la reclasificación de las cuentas contables, mediante la parametrización de cuentas. Revisión del Catálogo existente de cuentas contables y determinar la nueva reclasificación.

5 meses. Lic. Carlos Londoño Arias. Licda. Danuria Parker Hodgson Bachiller: Dioney Cascante Bachiller: Hernan Spencer Depto. De Informática

18. Activos fijos

Inventarios de activos fijos No se nos suministró la toma física del inventario de Activos Fijos de la

Se realizará un Inventario Físico general de la Institución que iniciará

Se implementará en el SIAFJ un auxiliar para llevar un control de los diferentes estados de activos.

6 meses


-23- institución, ni procedimientos para su ejecución

Se debe realizar un inventario total de activos fijos de acuerdo con las políticas establecidas por JAPDEVA, de manera que se identifiquen los activos registrados en la contabilidad, además se deben realizar inventarios mensuales como actividades de control y dejar evidencia mediante informes debidamente firmados de los resultados obtenidos.

No se identifican aquellos activos que se encuentran dañados, extraviados o presenten otras condiciones desfavorables y se presentan en el balance de situación, ocasionando una sobrevaloración de los activos fijos.

a partir del primero de Agosto del año en curso

Con la colaboración del Departamento de Informática se están confeccionando los formularios correspondientes para la toma de inventario

Se están elaborando los comunicados para las diferentes unidades

Diseñar políticas y procedimientos para realizar inventarios de los activos fijos con los respectivos formularios para capturar la información de manera que los saldos mostrados en el balance general correspondan con la realidad física de los bienes.

Licda. Danuria Parker Hodgson Bachiller: Dioney Cascante Bachiller: Hernan Spencer

19. Terrenos

No existe un auxiliar estructural en el cual detalle cada uno de los terrenos con su respectiva cuenta contable, su partida registral de acuerdo a los que indica el Registro de la Propiedad. No se ha efectuado un auxiliar estructural de los terrenos que se presentan en el balance general con lo registrado en el Registro Público.

Se confeccionará en el SIAFJ un auxiliar estructural de los terrenos de la institución

Elaborar un auxiliar estructural de las propiedades de JAPDEVA y conciliarla con el saldo contable identificando partida por partida, mostrando cualquier diferencia que se presente. Coordinar con el Departamento de Informática la apertura de cada una de las celdas necesarias para cumplir con los puntos señalados.

Tres meses

Licda. Danuria Parker Hodgson Bach. Hernan Spencer Bach. Dioney Cascante Departamento de Informática

20. Vehículos No se ha efectuado un auxiliar estructural de los vehículos que poseen y presentan en el balance general con lo registrado en el Registro Público.

Se debe efectuar un auxiliar estructural de los vehículos de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico

Elaborar un auxiliar estructural de las propiedades de la JAPDEVA y conciliarla con el saldo contable identificando partida por partida, mostrando cualquier diferencia que se presente.

Tres meses



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de la Vertiente Atlántica

21. OTROS ACTIVOS

Los componentes de los otros activos deben de reclasificarse a las cuentas que corresponden según su naturaleza, por ej. las cuentas por cobrar se deben reclasificar como otras cuentas por cobrar dentro del grupo de las cuentas por cobrar, las primas de seguro no vencidas como gastos pagados por adelantado, las otras partidas se registran de acuerdo con su naturaleza, pero se debe analizar si corresponden a cuentas por cobrar y unirlas a un grupo de similar naturaleza.

Se realizarán los análisis y corrección de las cuentas dentro del Sistema SIAFJ.

Para el mes de Julio se atenderá lo correspondiente a la cuenta de Primas de Seguro no vencidas, y se corregirá como gastos pagados por adelantado. Se hará un estudio para ver la posibilidad de reclasificar las otras cuentas.

5 Meses Lic. Carlos Londoño Arias Licda. Danuria Parker Hodgson Departamento de Informática

22. CUENTAS POR PAGAR SIN MOVIMIENTO

Se debe realizar una depuración de las cuentas por pagar con el objetivo de presentar en el balance las obligaciones que realmente se debe cancelar

Ya se atendió. A principios del 2013, ya no existen esas cuentas

De inmediato

Lic. Carlos Lodoño Arias Sr. Carlos Mora

23. SALDO DEUDORES EN CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas de balance deben presentarse según su saldo normal, por tanto el saldo correspondiente de las cuentas por pagar es acreedor y de esta manera deben informarse, además el controlar el auxiliar de las cuentas por pagar a nivel de catálogo de cuentas como se presenta en esta situación, no es conveniente ya que no permite administrar ni revelar adecuadamente la antigüedad de saldos.

Los datos anotados por los auditores externos corresponden al mes de enero 2012, sin embargo a diciembre 2012, ya se habían realizado las correcciones.

El catálogo de cuentas se puede distribuir en cinco niveles. Esta cuenta se está atendiendo en el mes de Julio del año 2013 Se están realizando las conciliaciones y ajustes respectivos. En el mes de Diciembre del 2013, se estarán reclasificando las cuentas y colocando de acuerdo al orden establecido.

3 meses

Lic. Carlos Lodoño Arias Licda. Danuria Parker Hodgson

24. DEPOSITOS POR MUELLAJE USUARIOS.


-25- En esta cuenta se registran los depósitos recibidos por los clientes como anticipo de cancelación del servicio, su control por parte de JAPDEVA, se lleva a nivel de catálogo de cuentas, es decir no se controlan a nivel del módulo de las cuentas por pagar

El control de estos depósitos puede realizarse por medio del módulo de las cuentas por pagar para un mejor control. Como buena práctica de control interno, se deben registrar todas las adquisiciones de bienes y servicios por medio del módulo de las cuentas por pagar, si bien los depósitos de los clientes no corresponden con adquisiciones, deben contabilizarse por medio de este módulo y no por medio del catálogo de cuenta.

Se efectuarán las revisiones pertinentes, en el Sistema SIAFJ, con la finalidad de determinar la posible reclasificación de las cuentas y realizar los ajustes pertinentes después de determinar las diferencias si es que las hay.

Para realizarse en el mes

de Diciembre 2013 6 meses.

Lic. Carlos Londoño Arias Licda. Danuria Parker Hodgson

25. GASTOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta gasto acumulado cargas patronales seguro social, código 200-001-002-006-000-000

Realizar una revisión mensual de los gastos acumulados registrados en el mes, de manera que su saldo corresponda con el que se cancelaría el mes siguiente.

A partir de julio del 2013, se están conciliando y realizando los ajustes respectivos. De inmediato, ya se realizaron todos los ajustes necesarios, mediante la conciliación de las cuentas.

Correcciones realizadas.

Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Carlos Mora

26. BALANZA DE

COMPROBACIÓN SALDOS FINALES ACUMULADOS

El sistema de Contabilidad al emitir el reporte de la Balanza de Comprobación no presenta el saldo contable acumulado por cuenta contable combinando todos los negocios. El sistema de contabilidad debe presentar en los diferentes reportes que se

Ajustar el sistema contable SIAFJ, considerando combinar el tipo de negocio en un solo movimiento de manera que no exista un proceso manual para determinar el saldo final

En coordinación con el Departamento de Informática realizar las revisiones del caso y efectuar los ajustes correspondientes con la finalidad de que se pueda confeccionar los programas y listados que presenten esta información. El Depto. de Informática realizará la revisión del sistema SIAFJ, para establecer la emisión de listados

5 meses

Lic. Carlos Londoño Arias Departamento de Informática


-26- ejecuten el movimiento acumulado por cuenta, sin tener que realizar el proceso manual de sumar y restar los débitos y créditos.

consolidados por cuentas, por negocio, p/Centro de Costos y por Administraciones. (Portuaria - Desarrollo)

27. Estructura Contable Revelación de partidas

La estructura contable de “Otras cuentas por Cobrar” presenta una condición especial, dentro del grupo de cuentas por cobrar otras se incorpora como subcuenta Cuentas por cobrar otras.

Se debe revelar separadamente las partidas que componen la cuenta 100-002-003-004-002, con el objetivo de reflejar su composición en los estados financieros

Se están realizando las revisiones de la estructura contable pertinentes, para realizar la reclasificación adecuada.

3 meses

Lic. Carlos Londoño Arias Sr. Victor Mora..

28. Estructura Contable de Activos fijos

La Estructura Contable de los activos fijos, presenta cuentas que se pueden agrupar dentro de categorías ya establecidas. Con la finalidad de realizar una mejor presentación.

Realizar un estudio de la clasificación del activo fijo actual y emigrar a una clasificación que se ajuste a la naturaleza del activo, se debe tener presente que es en el módulo de activos fijos que se maneja el detalle de la composición de cada categoría del activo. Se presentan aperturas de cuentas del grupo de activo fijo separadas de un grupo ya creado, incrementado el tamaño del manual de cuentas y no facilita el uso de la información financiera para análisis.

Se realiza el estudio y se lleva a cabo la clasificación Correspondiente. Realizar los ajustes a nivel de sistema en conjunto con el Departamento de Informática

3 meses


29. Base de datos Ventas

El monto total anual de facturación según la base de datos de las ventas anuales del periodo 2011, difiere con

Efectuar una indexación de módulos, con el objetivo de que no

Se registran en la Contabilidad ingresos que no se incorporan en el módulo de Facturación, tales como: reintegros sobre

5 meses.

Lic. Carlos Londoño Arias


-27- el saldo de los registros contables.

El auxiliar de la base de datos correspondiente a la facturación, no se encuentra integrada con el sistema contable, por lo que puede ocasionar diferencias de registro, a una fecha determinada.

existan diferencias en los registros, tanto contables como los de la base de datos de facturación.

pagos y préstamos de estudio, intereses sobre saldos de cuenta corriente, depósitos bancarios – cartas de crédito o por títulos Valores, entre otros, por lo que al final de mes o año, los movimientos de la facturación por servicios portuarios en relación los ingresos totales registrados en la Contabilidad no presentan los mismos montos. Sin embargo, se realizarán las revisiones de estas cuentas para determinar las diferencias e identificarlos, y buscar una solución viable para que los módulos no presenten esas diferencias.

30. RECURSOS HUMANOS: Vacaciones Existen empleados con periodos acumulados de vacaciones de más de 50 días

Realizar una revisión conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos con la finalidad de determinar y arreglar esta situación de acuerdo a las necesidades institucionales.

Análisis de las situaciones particulares de cada uno de los funcionarios y elevarlo a la Gerencia para que se tome decisión correspondiente.

3 meses. Dirección Administrativa Financiera, Departamento de Recursos Humanos. Gerencia Portuaria.

Presidencia Ejecutiva.

31. SISTEMA INFORMÁTICO FINANCIERO SIAFJ

Este sistema no permite emitir una serie de listados a determinada fecha ni la información solicitada por los auditores Ejemplo de ello es: El Balance de Situación y el Estado de Resultados emitidos, por el Sistema Contable SIAFJ, da una agrupación a las cuentas por centros de costos y no de

Debido a que el sistema Financiero SIAFJ, que posee la Institución no permite generar los informes requeridos en tiempo y forma. Además presenta limitaciones entre otros, no permite realizar un control de la mayor con sus

Se está elaborando el cartel para la contratación de profesionales para realizar la Auditoría del Sistema Informático SIAFJ,. Esto con el objeto de examinar y evaluar los sistemas para la toma de decisiones, en virtud de orientar los sistemas hacia las necesidades institucionales de conformidad a la transición hacia las NICSP y NIFF’S.

6 meses.

Dirección Administrativa Financiera Y División Financiera. Departamento Informática.


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acuerdo con su naturaleza, esto no se ajusta a los principios de la Contabilidad Nacional, los cuales requieren de la clasificación por la naturaleza del gasto.

auxiliares. En ese sentido de resolverse el problema de forma integral y sostenible.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME

ARTICULO II INFORME FINAL DE LA INTERVENCIÓN DE RÍO VICTORIA A LA ALTURA DE RÍO BLANCO. (GERENCIA DE DESARROLLO).

ESTE TEMA QUEDA PENDIENTE PARA SER PRESENTADO EN UNA PROXIMA SESIÒN. Al ser las 15:50 horas se da por finalizada la sesión.

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SESIÓN EXTRAORDINARIA NO.30-2013 DEL 13 DE AGOSTO DEL … 2013/agosto... · LIC. MARCO SALAZAR: Buenos dìas, es un placer estar con ustedes y darles las gracias por la oportunidad