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SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
MANUAL DEL PARTICIPANTE
Dirigido: Personal que recibe y da seguimiento a documentos en la Comisión
Nacional de Cultura Física y Deporte
Lugar y fecha: México D.F. a 31 de enero de 2014 Elaborado por: DPTI
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ÍNDICE:
Pag.
Carta de bienvenida............................................................. 4
Competencia (Objetivo general).......................................... 5
Resultados de aprendizaje
Introducción........................................................................ 6
1. Contenido………............................................................. 7 1. 1 Antecedentes
1 .2 Objetivo
1.3 Que es SAC
1.4 Características funcionales
1.5 Modo de operación
2. Acceso al Sistema……………………………………… 10
2.1 Intranet
2.2 Guardar ruta de acceso
2.3 Cuenta de usuario y dominio
2.4 Perfiles
2.5 Selección de perfil
2.6 Ejercicio práctico
3. Pantalla Principal………………………………………….. 14
4. Asignación de permisos……………………………………. 15
4.1 Localización del menú
4.2 Nuevo perfil
4.3 Visualizar perfil
4.4 Eliminar perfil
4.5 Regresar a menú principal
4.6 Ejercicio práctico
5. Módulo de Expedientes……………………………………… 20
5.1 Localización del menú
5.2 Actualizar
5.4 Eliminar
5.5 Mover
5.6 Modificar
5.7 Compartir
5.8 Ejercicio práctico
6. Registro de documentos………………………………………. 28 6.1 Localización del menú
6.2 Reglas para el registro
6.3 Detalle del registro
6.4 Modificación
6.5 Eliminación
6.6 Correo electrónico
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6.7 Registro de circulares
6.8 Ejercicio práctico
7. Búsqueda de circulares……………………………………………. 42 7.1 Localización del menú
7.2 Como buscar una circular
7.3 Ejercicio práctico
8. Seguimiento y clasificación………………………………….…… 44 8.1 Que es un turno
8.2 Quien supervisa y quien notifica
8.3 Localización del menú
8.4 Que son las bandejas o charolas
8.5 Detalle del seguimiento o turno a través del menú de opciones
8.5.1. Turnar
8.5.2. Lista de turnados
8.5.3. Supervisar
8.5.4. Clasificar
8.5.5. Clasificación masiva
8.5.6. Más información
8.5.7. Notificar avances
8.5.8. Avances notificados
8.6 Lista de acuses
8.7 Detalle de turno
8.8 Filtros en las bandejas
8.9 Ejercicio práctico de turno o de conclusión
8.9.1. Enterado de conocimiento
8.9.2. Notificaciones
8.9.3. Documento de respuesta
8.11 Ejercicios prácticos de conclusión
9. Búsqueda de documentos…………………………………… 58
9.1 Localización del menú
9.2 Como buscar un documento
9.3 Ejercicio práctico
10. Reportes……………………………………………………… 60 10.1 Localización del menú
10.2 Generación de reportes
10.3 Cambio de formato y exportar
10.4 Ejercicio práctico
11. Catálogos…………………………………………………… 63 11.1 Localización del menú
11.2 Expansión de departamentos
11.3 Catalogo de empleados
11.4 Ejercicio práctico
Conclusiones..................................................................... 65
Anexo................................................................................ 66
Bibliografía
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BIENVENIDA
Te invitamos a conocer el Sistema de Control de Correspondencia SAC, el cual
optimizara tu tiempo de respuesta y tus resultados, dándote un mejor desempeño y una
mayor productividad.
Tu participación es muy importante ya que esta herramienta se utilizará en cualquier
parte de nuestra empresa. Por lo que se volverá una necesidad conocerlo.
Bienvenido y gracias por tu valioso tiempo.
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OBJETIVO G E N E R A L
Al finalizar este curso el participante será capaz de utilizar la herramienta SAC
para el registro, seguimiento y conclusión de asuntos.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
Comprende que es lo que realiza cada menú en la pantalla principal.
Conoce como se asigna o elimina un permiso para compartir información.
Identifica el manejo de expedientes para la clasificación de documentos.
Integra el registro en sus diferentes formas.
Encuentra los diferentes filtros para la búsqueda de circulares.
Aplica el seguimiento hasta su conclusión a un documento para su control.
Localiza con diferentes filtros la búsqueda de documentos.
Genera los diferentes tipos de reporte para las respectivas necesidades del área.
Localiza los catálogos para encontrar departamentos o algún empleado
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INTRODUCCION
El avance tecnológico y la unificación de sistemas dentro de CONADE ha provocado que cada
día sea más importante la capacitación y/o actualización del personal, como es el caso del
Sistema de Administración de Correspondencia.
Por lo que para lograr un manejo adecuado de la herramienta SAC para el personal que
recibe, da seguimiento y atención a los documentos en cada una de las áreas de CONADE,
como en tu caso, es importante que con tu participación activa e interés puedas ser capaz de
conocer y aplicar cada uno de los temas que conforman este curso.
El manual se divide en 11 temas a desarrollar: en el capítulo 1. Contenido inicia con los
conceptos básicos del sistema y la historia del SAC, en el capítulo 2. Acceso al Sistema
aprenderás como accesar, en el capítulo 3. Pantalla Principal conocerás el contenido de cada
uno de los menús de la pantalla principal, en el capítulo 4 . Asignación de permisos te
permitirá compartir y eliminar un perfil, en el capítulo 5 . Módulo de Expedientes manejaras
un archivo electrónico para clasificar documentos, en el capítulo 6. Registro de documentos
registrarás documentos y circulares así como su modificación, en el capítulo 7. Búsqueda de
circulares localizaras documentos de conocimiento general, en el capítulo 8. Seguimiento y
clasificación darás seguimiento hasta concluir un documento pendiente de atención, en el
capítulo 9. Búsqueda de documentos localizaras un documento, en el capítulo 10. Reportes
generaras reportes de acuerdo a tus necesidades, y por último en el capítulo 11. Catálogos
encontrarás la estructura funcional de CONADE para encontrar departamentos o empleados.
¡Felicidades por estar aquí!
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1. CONTENIDO
El participante define que es el sistema SAC.
Introducción.
En este capítulo encontrarás a detalle cómo surgió este sistema, sus características principales, en que plataforma está diseñado, que utilidad tiene y como opera de una manera sencilla para que empieces a conocerlo.
1.1 Antecedentes: En este tema se da a conocer al participante como surgió este sistema.
Derivado de los lineamientos elaborados por la Subcomisión de los Sistemas Automatizados
de Control de Gestión para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad en la
Administración Pública Federal.
1.2 Objetivo:
En este tema se da a conocer al participante cual es la finalidad del
SAC.
El SAC pretende estandarizar el proceso de gestión de la correspondencia en tu
Dependenc ia , simplificando y homologando su operación, reduciendo los tiempos de
direccionamiento, asignación y atención de asuntos.
1.3 Que es SAC: Este tema muestra al participante donde fue diseñado.
Es una aplicación electrónica que opera en ambiente WEB creada por Petróleos
Mexicanos con el propósito a la atención y control de la correspondencia de cada
oficina, permitiendo el registro, turnado y seguimiento de asuntos compartiendo un área
común para la publicación de documentos.
1.4 Características funcionales: El participante reconocerá las funciones más importantes.
No necesitas de la instalación de ningún software para tu equipo, basta con que tengas acceso a la
red para poderlo utilizar ya que su plataforma se diseñó en ambiente WEB.
Acceso y seguridad utilizando contraseñas de la Institución.
El mismo dominio, clave de usuario y contraseña que se utiliza para que acceses a tu equipo de
Cómputo, será la misma para poder trabajar con SAC.
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Por lo que si cambias de contraseña de dominio, cambiará también para tu acceso a SAC.
Organización de Departamentos en base a la estructura organizacional.
La estructura departamental para la elaboración de catálogos fue capturada en la base de datos del
sistema, en base a la estructura funcional de cada área para la conformación de titulares de área,
jefes, subordinados y/o colaboradores.
Y están dados de alta conforme al directorio activo de CONADE, por lo que siempre estará
actualizado y no permite duplicidad de usuarios.
Intercomunica a CONADE.
Como los documentos viajan de manera electrónica, todo personal que tenga este sistema podrá
enviar y recibir documentación sin ningún problema.
Está planeado que con el transcurso de los años este sistema se pueda comunicar con otras
empresas para el intercambio de correspondencia.
Orientado a puestos y no a personas
El sistema está diseñado para que los documentos que son enviados, sean recibidos por el área y
no a la cuenta del titular de la misma, permitiendo con esto que al no encontrarse el titular por
algún motivo, esta correspondencia llegue de todas maneras al área destinataria.
Área común para publicación de documentos (circulares).
Cuenta con un módulo para que se puedan publicar asuntos solo de conocimiento para un grupo de
personas, con una vigencia determinada. Como por ejemplo anunciar la comisión o vacaciones de
alguna persona.
Aplicación funcional de fácil direccionamiento, turnado y seguimiento de asuntos.
Este sistema permite el control de los documentos, pues en cualquier momento podrás enterarte
que área quedo como responsable de la atención, así como su avance de una manera muy sencilla.
Turnado múltiple de documentos.
Permite turnar un documento a un grupo de personas al mismo tiempo con la misma instrucción,
así como también turnar a un grupo de personas pero con distinta instrucción para cada uno.
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1.5 Modo de operación
El participante observará el flujo de información de forma sencilla.
Conclusión del tema 1: Es importante que se te mencionara en forma global de que
se trata el sistema SAC, antes de que interactúes con él, esperando que te haya sido
de utilidad.
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2. ACCESO AL SISTEMA
El participante reconoce los diferentes accesos para entrar al
sistema.
Introducción
En este capítulo encontrarás la forma de accesar al sistema ya que al estar diseñado en página WEB
podrás entrar desde cualquier parte que tenga conexión a la red interna de CONADE, y estos
accesos podrás guardarlos para no tener que capturar una dirección nuevamente.
2.1 Intranet
El participante conocerá la forma de accesar con intranet.
Para poder entrar al sistema SAC se realizará el siguiente proceso:
Localiza el icono de internet, ya sea que lo tengas en el escritorio de tu computadora, ó lo podrás
encontrar en el botón de inicio.
Dando 2 clics con el mouse sobre el icono.
Aparecerá la pantalla principal de intranet; En el campo address en la parte superior izquierda,
capturaras en minúsculas la dirección http://p-sacc-iis07/websac3_0/Acceso/logeo.aspx
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2.2 Guardar ruta de acceso El participante tendrá a la mano su acceso sin tener que capturarlo.
Para que no tengas la necesidad de estar capturando continuamente la dirección de
acceso es conveniente que la guardes con algún nombre una vez que hayas accesado.
En el menú de la página de intranet encontrarás la opción de favoritos y ahí podrás agregar
un nombre, con este la próxima vez que entres a intranet, entrarías a la opción de
favoritos, buscarías el nombre con el que lo guardaste, lo seleccionas, y esto te llevara
directamente a SAC.
Otra fo rma de tener a la mano este acceso de forma ágil y sencilla, sería a través de un
acceso directo en tu escritorio.
2.3 Cuenta de usuario y dominio El participante identifica que utilizará su misma cuenta.
Una vez que accesas encontrarás que tienes que seleccionar un dominio y capturar una
cuenta con su password, este simplemente es el mismo con el que accesas a tu equipo de
cómputo de tu oficina todos los días. Al terminar presiona el botón de ingresar.
2.4 Perfiles
El participante comprenderá qué tendrá varios perfiles.
¿Que es un perfil?
SAC, al JEFE titular de un área le asigna 2 perfiles por default:
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1era) El de su área, del cual es responsable.
En el cual llegaran todos los documentos que le envían de manera electrónica a través del SAC.
Como recordaras el sistema está diseñado para que la correspondencia llegue al puesto no a la
persona, por lo que si el jefe titular se encuentra de vacaciones le llegarán de todas formas los
documentos ya que estarán en el perfil del área.
2a) El personal, que es el propio del usuario.
En este llegarán todos los documentos que le haya turnado su jefe directo.
Por lo consiguiente esto quiere decir, que siguiendo con el ejemplo anterior, si sale de vacaciones
solo el podrá ver sus pendientes.
SAC a la SECRETARIA del área le asigna 2 perfiles por default:
1era) El de su área, en la cual trabaja.
Aquí llegarán todos los documentos que le envían de manera electrónica a través del SAC, y por su
puesto es el mismo que tiene su jefe.
2a) El personal, que es el propio del usuario.
En este llegarán todos los documentos que le haya turnado su jefe.
Por lo anterior hay que mencionar que los pendientes del jefe en su perfil
personal solo los puede ver el.
2.5 Selección de perfil
El participante escogerá el perfil con el cual tenga que trabajar.
Una vez que capturaste tu clave de usuario y password, aparecerá una pantalla donde seleccionaras
el perfil con el que deseas trabajar, ya sea el propio, el del área o algún otro perfil que te hayan
compartido con anterioridad.
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Con darle un clic con el Mouse a cualquiera de ellos lo seleccionaras y entrarás.
2.6 Ejercicio práctico
Localiza el icono ó la ruta de intranet en el menú de inicio.
Captura la dirección: http://p-sacc-iis07/websac3_0/Acceso/logeo.aspx
Guarda en favoritos con el nombre de SAC para futuros accesos.
Conclusión del tema 2: ahora el primer pasó esta dado, ya pudiste accesar lo cual es muy sencillo,
pero la finalidad es que sepas que desde cualquier parte teniendo intranet, te puedes conectar con tu
cuenta y trabajar en SAC.
3. PANTALLA PRINCIPAL
El participante comprende que es lo que realiza cada menú en la
pantalla principal.
Catálogo de expedientes.- Que sirve para la clasificación (archivar de manera
electrónica) y administración de los documentos de entrada y salida.
Seguimiento y clasificación.- Te permite dar trámite a un documento desde que se genera, se envía y/o recibe, hasta llegar a su conclusión.
Catálogos.- Es donde podrás consultar los nombres y cargos de las diferentes Áreas
(Oficialía de Partes) dentro de CONADE. Registro de documentos.- Aquí se elaboran, documentos para dar respuesta a otro
documento ó un nuevo, ó documentos externos ó circulares, así como modificarlos y/o
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eliminarlos. Consulta de circulares.- Podrás ver los documentos para conocimiento general, dentro de
CONADE. Búsqueda de documentos.- Puedes encontrar un documento recibido, enviado,
turnado o concluido, a través de filtros. Asignación de permisos.- En esta parte puedes autorizar o eliminar privilegios a otra persona
para utilizar tu cuenta. Mesa de ayuda.- Aquí se ubican los teléfonos de las personas que dan soporte al
SAC, para cualquier problema con la funcionalidad de este. Información personal.- Donde podrás visualizar tus datos personales, como usuario del SAC. Políticas y ayuda.- Te ayudara con algunas reglas y tips, para las dudas que llegaran a surgir
con el manejo del sistema SAC. Reportes.- Aparecen los tipos de reportes que puedes llegar a utilizar, para la administración
de tus documentos y su seguimiento.
Cambiar de perfil.- Para poder accesar con otro perfil, ya sea el personal el del área o
algún otro que con anterioridad te hayan compartido, así como cambiar de cuenta. Salir.- Que sirve para abandonar el sistema SAC.
Conclusión del tema 3: ahora ya conoces de forma breve lo que hace cada menú, y podrás
accesar a ellos con darle un clic con el mouse.
4. ASIGNACION DE PERMISOS
El participante conoce como se asigna o elimina un permiso para compartir su
perfil.
Introducción
Como se te menciono con anterioridad, el SAC te asigna diferentes tipos de perfil según el
usuario que seas, por lo tanto aquí encontrarás la forma de compartir o no tu perfil.
Los documentos registrados llegan a las áreas destinatarias NO a la persona titular
del área, sin embargo los turnados sí llegan al destinatario elegido, por ello para que
pueda alguna persona distinta a ti, atender estos asuntos que llegan, puedes compartir
tu cuenta de SAC a través de este menú, sin tener que dar tu cuenta de dominio.
Se pueden compartir tantas personas necesites, así mismo en el momento que desees
podrás quitarlas.
4.1 Localización de menú
El participante localizará el menú asignación de permisos.
En la pantalla principal en la barra inferior de menús, selecciona con el mouse el primer
menú, que es el de asignación de permisos.
Como no has dado aún a otra persona los privilegios de tu cuenta, aparecerá el siguiente cuadro.
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Continúa dando un cl ic al botón ACEPTAR
Aparecerá esta pantalla donde tiene 3 opciones: Nuevo perfil, Eliminar un perfil e inicio.
4.2 Nuevo perfil
El participante comparte su cuenta.
Selecciona nuevo con el icono de la cruz para agregar un usuario.
Aparecerá esta pantalla donde en la línea de captura del nombre, dando un clic en la flecha,
aparecerá una lista donde podrás encontrar a la persona que deseas agregar.
Y en la línea de captura de motivo, darás una descripción del porque deseas darle permiso
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Un vez que tenemos llenos los campos, darás clic al icono de crear perfil.
Aparecerá un cuadro, indicando que está dada de alta la persona, y si quieres escoger a alguien más,
continúa dando clic al botón de ACEPTAR, y esto te permitirá regresar a la pantalla anterior para
dar de alta a otra persona.
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4.3 Visualizar perfil
El participante consulta quien tiene su perfil.
Sí deseas consultar a los usuarios que comparten tu perfil, selecciona el ícono de ver perfiles.
Y aparecerá en la pantalla tantas personas tengas dadas de alta.
4.4 Eliminar perfil El participante descomparte su perfil.
Selecciona el ícono de eliminar para quitar a un usuario, y ya no pueda ver tu perfil.
Aparecerá la siguiente pantalla, con una lista de las personas que tienes dadas de alta, y a
un lado del nombre, estará un cuadro en blanco de selección.
Al dar un clic sobre él, aparece una palomita √ que significa que estas seleccionando este
registro, por lo que sí tienes más de un usuario dado de alta, y solo quieres dar de baja alguno,
solo selecciona el o los que deseas eliminar.
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Una vez marcados con la palomita los usuarios, selecciona el botón de borrar.
Aparecerá un cuadro, indicando que esta eliminada la persona, continúa dando clic al botón de
ACEPTAR.
4.5 Regresar al menú principal El participante sale del menú de asignación de permisos.
Selecciona el icono de la casita de inicio para regresar a la pantalla principal.
4.6 Ejercicio práctico
Conéctate a la cuenta de SAC con la cuenta del jefe del grupo que te asignaron para practicar ejemplo jefegrupol, jefegrupo2, etc.....
Comparte el perfil personal del jefe a la secretaria de tu mismo grupo y al coordinador. Ejemplo: jefegrupo 1 comparte con:
Secregrupol y coordgrupol
Visualiza los dos usuarios a los que le diste permiso.
Elimina al coordinador.
Conclusión del tema 4: Ahora conoces el procedimiento para compartir tu perfil, ya que si no
deseas ver tus pendientes por alguna razón, como salir de vacaciones o un acenso etc...
Puedes encargarle a otra persona tus pendientes, sin necesidad de que conozca tú cuenta pues
recuerda que tú cuenta de usuario y password son los mismos para entrar a tu equipo de
cómputo.
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5. MODULO DE EXPEDIENTES
El participante identifica el manejo de expedientes
para la clasificación de documentos.
Introducción En este capítulo encontrarás la forma de crear, eliminar, mover, modificar y compartir expedientes para la administración y clasificación de documentos que se envían y reciben.
Esta organización es por cada perfil, esto quiere decir que en el
perfil personal, puedes tener creados expedientes a tu gusto,
diferentes a los del perfil del área por ejemplo.
Sin embargo los expedientes del área tendrán especificaciones para
su creación, para establecer criterios estándar, y para su resguardo. Puedes compartir tus expedientes a tantas personas necesites con
diferentes tipos de permiso, así mismo en el momento que desees,
podrás quitarlos.
5.1 Localización de menú
El participante localizará el menú catálogo de expedientes.
En la pantalla principal en la parte superior izquierda, selecciona con el mouse el
primer menú que es el de catálogo de expedientes.
5.2 Actualizar El participante conocerá para que sirve actualizar.
Durante la utilización de las diferentes opciones, para que se puedan visualizar los
cambios en la pantalla, es necesario seleccionar el botón de actualizar, es como un
refresh, por ejemplo si se realiza una alta, no se verá reflejada hasta que des
actualizar.
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5.3 Alta El participante realizará alta de expedientes.
La creación de expedientes es similar a la creación de carpetas en Windows, donde pueden crearse a
su vez subdirectorios o subcarpetas.
Por default aparece seleccionado en color azul el nivel raíz, que indica que este expediente que vas
a dar de alta, no dependerá de otro sino que es principal, si lo que deseas es dar de alta uno de bajo
de otro, deberás darle clic sobre el nombre para que se ponga en azul.
Para crear uno nuevo, presiona el botón de alta para su creación.
Aparecerá la siguiente pantalla donde tendrás que poner el nombre que tendrá tu expediente.
De lado derecho, te muestra si depende de otro expediente, que es el que seleccionaste
antes de oprimir el botón de alta
Una vez que captures el nombre, presiona el botón de registrar, esto te regresará a que captures otro
nuevo, pero si no lo deseas, presiona cancelar.
Cada vez que creas un expediente dentro de otro, en el nombre del expediente de su lado izquierdo
aparecerá una cruz + indicando que tiene subcarpetas, al darle un clic sobre la cruz, se desplegarán
los demás y se convierte en un signo menor.
Acuérdate de usar el botón de actualizar para ver los cambios.
Si posicionas el puntero del mouse sobre el nombre del expediente, este no solo se pone de
color azul, sino también aparecerá un cuadro de su lado izquierdo, si damos clic sobre este,
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aparecerá una palomita √ y una lista donde te muestra los archivos que están dentro de ese
expediente que seleccionaste.
5.4 Eliminar El participante realizará la baja de expedientes.
Una vez que selecciones dando un clic sobre el nombre del expediente y se ponga de color
azul, podrás seleccionar el botón de eliminar para borrar el expediente.
Sin embargo solo se pueden eliminar los que se encuentran vacíos de archivos y los que
no tienen subcarpetas.
Si es así, aparecerá esta pantalla de confirmación, y si estás de acuerdo en borrarlo, presiona
el botón de aceptar.
Una vez que aceptas, aparece otro cuadro avisando que fue realizado.
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Al presionar aceptar, aparece el cuadro anterior donde solo presionaras cerrar.
Acuérdate de usar el botón de actualizar para ver los cambios.
5.5 Mover El participante realizará movimientos de expedientes o documentos.
Una vez que selecciones dando un clic sobre el nombre del expediente y se ponga de color azul,
podrás seleccionar el botón de mover para cambiar archivos de un expediente a otro, ó
cambar todo un expediente, a otro.
Sin embargo cuando quieres mover documentos, solo se pueden mover todos los que se encuentran en un expediente no, de uno en uno.
Aparece un cuadro preguntando qué quieres mover, los documentos o el expediente
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Después selecciona con un cl ic , en que expediente quieres que queden todos los archivos ahora, y una vez que esta de color azul, presiona el botón de mover.
Una vez que mueves, aparece otro cuadro avisando que fue realizado, presiona aceptar.
Acuérdate de usar el botón de actualizar para ver los cambios.
5.6 Modificar
El participante cambiara el nombre a los expedientes.
Una vez que selecciones dando un clic sobre el nombre del expediente y se ponga de color
azul, podrás seleccionar el botón de modificar, para cambiar el nombre de la carpeta.
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Aparecerá la siguiente pantalla donde muestra el nombre actual del expediente, y como
quieres ahora que se llame.
Una vez terminando de capturar el nuevo nombre, selecciona el botón de modificar.
El siguiente cuadro notifica que el cambio ya fue realizado.
Al presionar aceptar, aparece el cuadro anterior donde solo presionaras cerrar.
Acuérdate de usar el botón de actualizar para ver los cambios.
5.7 Compartir
El participante cambiara el nombre a los expedientes. D q
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Una vez que selecciones dando un clic sobre el nombre del expediente y se
ponga de color azul, podrás seleccionar el botón de compartir para prestar tu
expediente a las personas que quieras, dando uno o varios privilegios para esta
carpeta.
Aparece la siguiente pantalla donde capturaras el apellido de la persona que
buscas, y una vez que la encuentres en la lista de la izquierda, la seleccionas con
un clic para que se ponga azul, y con las flechas que aparecen al centro, pasa a
esa persona del lado derecho, según el privilegio o permiso que le des para
utilizar tu carpeta:
• El primero es solo de lectura, por lo tanto solo podrá ver tu expediente.
• El segundo da permiso de lectura y escritura, por tanto puede verlo y agregar archivos.
• El tercero permite borrar, por tanto lo ve, escribe o puede borrarlo si no hay nada.
• El cuarto permite crear carpetas, por tanto lo ve, escribe, borra o crea un
expediente debajo del que le compartiste.
Una vez que escojas a la (s) personas y que tipo de permiso le das, presiona el botón de aceptar.
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El siguiente cuadro notifica que el cambio ya fue realizado.
Presiona aceptar
Aparecerá en el nombre del expediente compartido una manita, indicando que este se encuentra
prestado a otra u otras personas.
De igual manera si ya está compartido y deseas descompartirlo, basta con seleccionarlo en
color azul, darle nuevamente botón de compartir, y en la lista de la derecha aparecerá el
nombre de la persona que tienes compartiendo, selecciónala y quítala con la flechita del lado
contrario.
5.8 Ejercicio práctico
Dar de alta un expediente con las iniciales de tu nombre.
Dar de alta 2 expedientes bajo el expediente de tus iniciales con los nombres
de: oficios de entrada y oficios de salida.
Dentro de los oficios de entrada dar de alta: Gerencia de Transporte Terrestre, Gerencia de TI y Gerencia de Vetas al Mayoreo.
Dentro de oficios salida, unos expedientes llamados: 1.- Superintendencia 2.-
Gerencia y 3.- Externos.
Eliminar la Gerencia de Ventas al Mayoreo.
Dar permiso para lectura a nuestro expediente de externos, al coordinador de nuestro grupo.
Cambiar el nombre del expediente superintendencia por el de Subgerencia.
Conclusión del tema 4: Ahora conoces el procedimiento para manejar expedientes para la
clasificación electrónica de documentos, recuerda que bajo tu perfil personal puedes crear cuantos
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requieras, pero si tienes a tu cargo un perfil de área, tendrás que seguir los lineamientos
establecidos.
6. REGISTRO DE DOCUMENTOS
El participante Integra el registro en sus diferentes formas Introducción En este capítulo encontrarás la forma de crear, modificar y eliminar documentos (oficios),
además de crear circulares de conocimiento general.
Los únicos documentos que se registran en SAC son los siguientes y se consideran como
salidas:
Los documentos EXTERNOS, llamados así aquellos que vengan de alguna
dependencia que no tengan el sistema SAC, por lo tanto no estarán registrados.
Documentos de NUEVO requerimiento de tu área.
Documentos de RESPUESTA a algún oficio pendiente, o de entrada.
Nuevas CIRCULARES que son para conocimiento con vigencia determinada.
El procedimiento actual para la elaboración de nuevos y de respuesta es la siguiente:
Primero los documentos se generan en Word, poniendo su número consecutivo, se
imprimen, los firma el jefe responsable, se digitaliza y se guarda en tu equipo para
posteriormente subirlo al SAC.
El control para el número consecutivo lo llevaras de manera independiente al sistema.
El dueño del documento es quien va a registrar el documento ejemplo: si lo turno la
gerencia a una subgerencia, esta lo elabora y lo manda para firma del gerente, y es esta
última que al tener · ya la firma, lo digitaliza y lo registrará.
El procedimiento actual para el registro de un externo es el siguiente y es de salida y entrada:
Se digitaliza y se registra con el número consecutivo que trae el documento.
En los casos de aquellos que estén sin número, se estandarizara con el nombre de la
empresa anteponiendo ext, y la fecha en que fue recibido.
Ejemplo: EXT-BANCOMER-21012008-1.
6.1 Localización de menú. El participante localizará el menú registro de documentos.
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En la pantalla principal en la parte superior derecha, selecciona con el mouse el primer
menú, que es el de registro de documentos.
6.2 Reglas del registro El participante localizará registrará un documento nuevo.
Aparecerá esta primera pantalla donde solicita el sistema se ponga el número consecutivo de tu
oficio, este número será único, por lo que será tu guía para posibles búsquedas, por lo que una
vez registrado, no podrá modificarse ni eliminarse, pero si dentro de la captura, te das cuenta
que esta mal, podrás salirte con cancelar y volver a capturar el número.
Existen ciertas características que se deben de respetar al dar el número que vamos a registrar:
Se debe escribir con MAYUSCULAS.
Con las siglas completas de la dependencia.
Sin ceros a la izquierda del número consecutivo.
Sin caracteres especiales, solo guiones.
El año completo.
Ejemplo: SDGD-DPTI-SST-TEMA
Se captura toda la dependencia, para evitar duplicidad con otro organismo.
En el caso de captura de documentos externos que por alguna razón vengan con un número
registrado con anterioridad, el sistema lo rechazará, no lo deja capturar, por lo que deberás
preguntar al área destinataria el número correcto. (No pongas BIS).
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6.3 Detalle del registro El participante conocerá todos los campos para el registro.
Una vez capturado el nombre de tu documento presiona el botón de registrar y esto te
llevara a la siguiente pantalla.
Aquí empezaras a introducir los datos necesarios para el envío de tu documento, por default
aparecerá con una palomita la casilla de antecedentes, por si deseas con este oficio dar
respuesta a uno pendiente (esta es la diferencia entre uno nuevo y uno de respuesta).
Al quitarla por ser este ejemplo uno nuevo, aparecerá un cuadro de dialogo confirmando que
no tiene antecedentes.
Aparecen por default también la fecha de documento y la de recepción que serán las del
día que estés realizando el alta (hoy), y la fecha de compromiso que será de 7 días
posteriores a la de recepción. Si deseas cambiar la de documento y la de compromiso presiona el icono y aparecerá un calendario para que selecciones el día que requieres, pero la fecha de recepción no puedes cambiarla.
Por default aparece también el cuadro de los anexos en blanco (no seleccionado), por lo que
si deseas agregarle anexos lo presiones y aparezca la palomita , y estos subirlos mas tarde.
Se recomienda digitalizar el oficio y los anexos aparte, por si hay necesidad de quitar o poner más, y sea más sencillo.
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La prioridad aparecerá por default normal, pero con la flecha de despliegue podrás escoger extraurgente o urgente, pero tendrás que cambiar de forma manual la fecha y compromiso.
El tipo de documento aparece por default oficio interno, pero podrás elegir con la
flecha de despliegue cantidad de opciones como: oficio externo, nota informativa etc...
En el remitente, destinatario y con copias para, la palabra esta subrayada por l o que al
posicionarte en cualquiera de ellas aparecerá otra pantalla. En el remitente por default aparecerá el nombre del titular del departamento, pues es el
quien esta firmando. Pero en el caso del externo, lo tendrías que cambiar por quien esta
firmando este documento, y dirigírtelo a tu propio departamento, dándolo de alta en la
pantalla de la derecha, así crearas una lista de distribución personal (por perfil) de los externos
y podrás eliminarlos y modificarlos.
Aparecerá esta nueva pantalla donde se buscaran el remitente, los destinatarios y las personas
a las cuales enviaras copia si es el caso
A estas personas las puedes localizar por filtros, por un dato especifico como en el ejemplo en
la parte superior izquierda, así como por una lista (como en el correo electrónico) o
los que guardes previamente en tu lista de favoritos.
En específico como esta por default, escribe el apellido de la persona que deseas, y presiona el
botón buscar, y aparecerá en la parte inferior izquierda, selecciónalo y pásalo con la flecha del
lado derecho al campo que deseas, ya sea remitente, destinatario o copia.
Si deseas quitar alguna persona que pasaste por error, selecciónala y pásala con la flecha del lado
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Contrario. O con la letra pasaras todos los de la lista de la izquierda.
Cuando mandamos oficios con regularidad a algunos destinatarios, es recomendable guardarlos
en favoritos para encontrarlos fácilmente. Búscalos una sola vez, y con al botón de agregar a
favoritos estarás creando tu propia lista de distribución y solo te aparecerá en el perfil
con el que estés trabajando.
Cuando hayas terminado con la selección de remitente (quien firma), destinatarios (a quien
va dirigido), y las copias (solo para conocimiento), da un clic al botón de aceptar.
Lo que sigue es que subas el archivo previamente digitalizado a SAC, así que si das un clic en el
botón examinar, te mostrará el Windows Explorer para que localices su ubicación, escoges el
archivo y posteriormente das un clic en el botón de abrir.
Como puedes observar en la pantalla de abajo, aparece lleno el campo de la dirección del
documento digitalizado; si deseas ver que este archivo es el correcto, en la parte superior aparece
una palabra subrayada ver documento, selecciónala, y aparecerá la imagen de tu lado derecho.
Si lo quieres cambiar por otro, simplemente volviendo a entrar a browse, tomas el correcto, y el
anterior.
Ahora captura el asunto el campo de síntesis, alguna observación adicional si esta existiera,
y el campo de antefirma si lo necesitas.
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Con esto terminas de llenar todos los campos por lo que terminaras el registro con el
botón de continuar ó registrar.
Recuerda que este será un documento que es una SALIDA puesto que es un requerimiento a otra
área.
Como en este ejemplo recordarás que seleccionaste anexos, esto te llevara a la siguiente pantalla
donde escogerás los archivos digitalizados.
Con el botón de examinar selecciona el anexo que deseas, y posteriormente presiona el botón
de agregar a la lista, vuelve a dar browse y selecciona otro archivo si es el caso, y
agrégalo a la lista, así sucesivamente.
Ahora del lado izquierdo del nombre del archivo, dale un clic para seleccionar los archivos que encontraste, y aparecerá la palomita.
De igual forma, si deseas ver la imagen para corroborarla, selecciona la palabra ver
subrayada. Termina oprimiendo el botón de continuar.
Una vez que terminas el registro, el sistema te preguntará en que carpeta deseas
clasificarlo (archivarlo), para tener un mejor control de los documentos generados, estas
carpetas fueron creadas con anterioridad en el menú expedientes en la pantalla principal.
Selecciona el expediente y este oficio quedara guardado, sin embargo si quieres que se guarde en una carpeta nueva, puedes crearla en la parte superior de esta pantalla, poniendo un nombre en el campo de expediente, y si este expediente esta abajo de otra carpeta
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Te aparece la confirmación, pero recuerda que una vez clasificado, no podrás reclasificarlo.
6.4 Modificación
El participante conocerá como modificar un registro.
En la pantalla de registro podrás localizar el documento que quieras modificar, y podrás hacerlo
siempre y cuando no lo haya recibido y dado un seguimiento el área destinataria.
En la modificación, podrás cambiar TODO imágenes digitalizadas, fechas, destinatarios, asunto,
anexo, tipo de documento etc. Excepto el nombre del oficio.
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Una vez que selecciones en la lista de despliegue el nombre del documento que le quieres cambiar
algo, presiona el botón MODIFICAR.
Con la opción de datos, te llevara a la pantalla de registro para modificar cualquier campo.
Con la opción de anexos, te dejara agregar o modificar los anexos.
Con el botón de archivo, te dejara modificar la imagen del oficio.
6.5 Eliminación El participante conocerá como eliminar un registro.
En la opción de eliminación, no podrás eliminar un documento en su totalidad, ya que el
nombre del oficio no lo podrás volver a utilizar.
6.6 Correo Electrónico El participante conocerá como llega un correo electrónico.
Cada vez que registras un documento, al terminarlo, lo estas mandando ya de manera
electrónica a través del SAC, pero recuerda que todavía tendrás que mandar el original físico
a la persona titular del departamento con el mensajero, para que el área destinataria te acuse
de recibo de manera electrónica y en papel.
Al mismo tiempo el sistema, manda un correo electrónico al área, para avisarle que tiene un
pendiente próximo a llegar.
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6.7 Registro de Circulares El participante conocerá que es una circular.
Como se te menciono con anterioridad, podrás registrar documentos de conocimiento general
como son las vacaciones de una persona, o una comisión, o una disposición oficial como en este
año que se debe de poner, "2013, Año de la Lealtad Institucional y Centenario del Ejercito
Mexicano" al calce de los documentos, etc.
Todos ellos se conocerán ahora como circulares y tendrán una vigencia para su publicación a los departamentos involucrados.
En la pantalla de registro, en la parte inferior aparece el registro de circulares, donde pondrás el
nombre del documento con las mismas características que un oficio, como:
El nombre con la dependencia completa, sin ceros a la izquierda, año completo, mayúsculas y
guiones.
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Una vez capturado el nombre darás clic al botón de registrar, y pasaras a la siguiente pantalla.
Como veras es muy parecida a la del registro de documentos, las fechas de documento y recepción
vienen por default, pero ahora tendrás que darle una fecha de vigencia, esto es el tiempo que deseas
que este circulando este documento a quienes se los diriges.
Al presionar el icono de la flecha a un lado de la vigencia, aparecerá un calendario para que
selecciones el día que necesites.
Te da la opción de seleccionar si quieres anexarle algo a tu circular , y el tipo de documento
aparece por default y no deja cambiarlo.
Selecciona la palabra remitente, para que localices en una lista, a la persona que firma esta circular.
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Una vez que la encuentres y la pases del lado derecho con las flechas, presiona el botón de
Aceptar.
Lo que sigue es que subas el archivo previamente digitalizado a SAC, así que si das un clic en el
botón examinar, te mostrará el Windows Explorer para que localices su ubicación, escoges el
archivo y posteriormente das un clic en el botón de abrir.
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Como puede observar , aparece lleno el campo de la dirección del documento digitalizado; si deseas
ver que este correcto, aparecerá la imagen de tu lado derecho, así si lo quieres cambiar por otro,
simplemente volviendo a entrar a examinar, tomas el correcto, y el anterior lo substituye.
Ahora selecciona la palabra dirigido a y te mandara a la siguiente pantalla, donde seleccionaras a
que departamentos se lo deseas enviar, y como vez en este ejemplo, hasta a un organismo entero.
Márcalos y pásalos con las flechas del lado derecho, posteriormente presiona Aceptar.
Como puedes ver en esta pantalla, aparecen ya llenos todos los campos, solo resta capturar el asunto
en la síntesis.
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Presiona el botón de Registrar o Aceptar para terminar el registro y este será un documento de
SALIDA.
Te regresa a la pantalla anterior, para capturar una nueva o para hacerle alguna modificación.De
igual forma que en un documento, podrás modificar TODO, menos el nombre de la circular.
6.8 Ejercicio práctico
Registrar l o s siguientes ejercicios de oficios y circular, con las copias que
encontrarás al final de este manual, empezando la captura con tu nombre y al
final el número del grupo de tu cuenta virtual.
Ejemplo:
SGD-DPTI-SSO-TEMA-1
Ejercicio 1oficio de solicitud (nuevo del área) que contiene un anexo, dirigido a un
externo.
Ejercicio 2 oficio de un área externa que no tiene SAC, dirigido a otro grupo.
Ejercicio 3 circular, dirigida a Subdirección General de Deporte.
Modifica la prioridad del oficio 2 a extraurgente y el tipo de documento a oficio externo.
Los documentos escaneados se encuentran en un directorio llamado PASO, en cada equipo. Conclusión del tema 6: Ahora conoces el procedimiento para registrar, documentos nuevos,
externos o de respuesta, así como modificarlos y eliminarlos. También como generar circulares y
modificarlas.
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7. BUSQUEDA DE CIRCULARES
El participante encuentra los diferentes filtros para la búsqueda de circulares.
Introducción
En este capitulo encontrarás la forma de localizar circulares, que son documentos de conocimiento
para tu área y que tienen una vigencia determinada, y podrás localizar las vigentes y las que no, a
través de filtros.
Recordarás que una circular que se registró, se dirige a ciertos departamentos, por lo que si tu no
encuentras una circular que estés buscando, posiblemente sea porque tu no estas o tu área, entre los
dirigidos.
7.1 Localización de menú El participante localizará el menú registro de documentos.
En la pantalla principal en la parte superior derecha, selecciona con el mouse el segundo menú,
que es consulta de circulares.
Aparecerá la siguiente pantalla donde podrás visualizar del lado izquierdo, todas las circulares
que te hayan enviado y que todavía estén vigentes, y del lado derecho la imagen de cada una de
ellas.
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7.2 Como buscar una circular El participante localizará a través de filtros.
En la parte superior encontrarás los campos de tipo de circular y la síntesis. Por default donde
dice todas se refiere a cual departamento te la envió, pero si quieres ver las de un
departamento en específico, tendrás que localizarlo en la lista de despliegue por default
también aparecen las vigentes pero puedes cambiar la opción a no vigentes o ambas. Podrás
localizar una circular por la síntesis con solo poner unas letras de la misma, ejemplo: si
pones ción, y el botón de buscar, encontrará todo los asuntos que contengan vacaciones, por
lo que ya no necesitas el uso de comodines como los asteriscos **.
7.3 Ejercicio práctico
En el módulo de registro de circulares elaboraste un ejercicio, ahora busca esa circular:
Utiliza alguna palabra de la síntesis del asunto.
cambia el campo de vigentes, por ambas.
Selecciona la circular para que puedas ver la imagen del lado derecho.
Conclusión del tema 7 Ahora conoces el procedimiento para localizar circulares a través de
filtros, recuerda que solo podrás ver las que te hayan dirigido.
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8. SEGUIMIENTO Y CLASIFICACION
El participante aplica el seguimiento, hasta su conclusión a un documento para
su control.
Introducción
Los documentos que se encuentran pendientes y que llegan de otras áreas (en el perfil del
área), también los que llegan turnados a tu jefe (perfil personal del jefe), tendrás que darle un
seguimiento para su atención, ya sea que dependa de tu propia área la respuesta, o que como en
este ejemplo vas a recurrir a turnarlo, los que son de color azul son de prioridad NORMAL.Y los
rojos son URGENTES.
Los documentos que aparezcan con un fólder de su lado izquierdo quieren decir que están clasificados.
Tu trabajo consistirá en esté modulo:
Turnar o responder.
Clasificar.
Dar seguimiento a través de la supervisión.
Notificar en el caso de que contestes algo que te turnaron (jefe superior).
Podrás encontrar acuses de recibo electrónicos, así como información detallada del
documento.
8.1 Que es un turno. El participante identificara para que sirve un turnar.
Los documentos que se turnan son aquellos que necesitan la observación, el seguimiento, o la
atención de alguno de tus subordinados o colaboradores, y estos a su vez pueden turnar
nuevamente, hasta llegar a la persona responsable de la atención a este oficio de entrada.
Los documentos de ENTRADA son aquellos que llagan a un perfil, en una bandeja con
el mismo nombre, y son los que te llegan de manera electrónica ósea, que alguien que tenga
SAC te los envió o te lo turno.
8.2 Quien supervisa y quien notifica. El participante distinguirá entre supervisar y notificar.
Cuando tu recibes un documento en el perfil del área y decides que quien l o tiene que
resolver es un subordinado o colaborador, le generas un turno, y tu tendrás que SUPERVISAR que pasos le van dando hasta llegar a su conclusión, y es el, quien te
NOTIFICA a ti de este proceso.
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Por tanto cuando tu recibes un documento en el perfil de tu jefe (turnado), y l o contestas, tu tendrás que NOTIFICAR al jefe superior, la conclusión de este asunto. Y si lo
turnas tendrás que SUPERVISAR.
8.3 Localización de menú El participante localizará el menú seguimiento y clasificación.
En la pantalla principal en la parte superior izquierda, selecciona con el mouse el segundo
menú, que es seguimiento y clasificación.
8.4 Que son las bandejas o charolas El participante distinguirá sus bandejas.
Una vez que entres a este módulo encontrarás en la parte superior izquierda, unas pestañas a las
cuales llamaras bandejas o charolas:
ENTRADA.- Se encuentran los documentos recibidos por SAC.
SALIDA.- Se encuentran los documentos registrados, por lo tanto enviados.
TURNADOS.- Se encuentran los documentos turnados a un subordinado.
CONCLUIDOS.- Se encuentran los documentos terminados.
EXPEDIENTES.- Se encuentra un módulo para el control de expedientes.
BUSQUEDA.- Sirve para localizar un documento.
Aparecerán por default, los documentos pendientes de atender (entrada), y de lado izquierdo
la imagen de ellos.
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En la parte superior aparece una barra de menús en color azul marino, que simplemente son accesos
a diferentes módulos o menús más utilizados, sin necesidad de salirte a la pantalla principal para
escoger alguno.
El menú de HOME sirve para salir a la pantalla PRINCIPAL.
8.5 Detalle del seguimiento a través del menú opciones. El participante reconocerá el menú de opciones.
En esta barra también vas a encontrarte con el menú opciones de color amarillo, y este solo lo
puedes encontrar en este módulo, debido a que es para el seguimiento de documentos.
Siendo así, al seleccionar un documento en la bandeja de entrada, dando un clic sobre este,
aparecerá del lado derecho la imagen, presiona el botón de OPCIONES para entrar a este menú.
Aparece dentro de este menú de opciones:
Turnar.- turna documentos a subordinados.
Lista de Turnados.- Visualizas a quien se le turno este documento.
Notificar Avances.- reporta los seguimientos que haya dado a un documento.
Avances Notificados.- Visualizas los avances que se han enviado acerca de este
documento.
Supervisar.- Visualizas los avances que te haya mandado tu subordinado.
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Clasificar.- Donde archivaras tus documentos de manera electrónica.
Reclasificar.- No esta en funcionamiento.
Clasificación Masiva.- Donde archivaras a la vez muchos documentos de manera
electrónica.
Más Información.- Muestra a detalle un documento desde la pantalla de registro.
Visualizar Folio.- SAC genera un número de folio cuando turnas, pero tú no lo utilizaras.
8.5.1 Turnar. El participante turnara sus documentos pendientes.
Por default la primera opción al entrar al menú de opciones es la de turnar, que sirve para mandar el documento seleccionado previamente a alguno de tus subordinados o colaboradores
En esta pantalla al igual que la de registro, se escoge el nombre de la personal a la cual se le turnará
el asunto, por medio de una lista, ó por un dato especifico capturando el apellido de la persona y
presionando el botón de buscar, ó por favoritos previamente guardados como en una lista de
distribución.
Sin embargo por default aparecen tus subordinados, que son las personas que dependen de tí y que
atenderán los asuntos del área, y talvez estos a su vez a sus propios subordinados.
Selecciona a uno o varios de esta lista que aparece a tu izquierda, y pásalos con la flecha, a
personal a turnar en la parte central, o mandarle una copia en donde dice personal con copia.
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Si desea quitar alguna persona que pasaste por error, selecciónala y pásala con la flecha del lado
contrario
O con la letra pasaras todos los de la lista de la izquierda.
SAC por default llena un cuadrito en la palabra requiere seguimiento con una palomita por lo
que el sistema estará forzando una respuesta a la persona que le mandes el turno. Si este es solo
para archivo, tendrás que tener cuidado en quitarle esta selección.
En el campo de instrucciones podrás seleccionar de la lista de despliegue la que más se ajuste
a tus necesidades como por ejemplo: conocimiento, atender, archivar etc.
En el campo de fecha compromiso, al darle un clic al cuadro de puntos aparecerá un calendario
para que puedas escoger la fecha, en la que deberá el subordinado darle respuesta a este documento.
En el campo instrucciones adicionales, podrás poner como su nombre dice, algo adicional.
Una vez terminados, cada uno de los campos presiona el botón de TURNAR.
El sistema mostrará rápidamente un mensaje de que el oficio fue turnado a la persona con éxito, y
mandará un correo electrónico a la persona dueña del turno, y a ti este documento, pasará de la
bandeja de entrada a la bandeja de TURNADOS.
Posteriormente te regresa a la pantalla anterior para que puedas turnar a una o más personas este
documento nuevamente, pero con distinta instrucción.
No podrás mandar una copia de turno a una persona, si no esta lleno el de una persona titular en la
parte central, por lo que si deseas hacerlo tendrás que quitar la palomita 0 de requiere seguimiento,
poner a la persona que deseas en la parte central, y en las instrucciones seleccionaras la opción de
conocimiento.
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8.5.2 Lista de turnados El participante verificará lo que turno.
Si seleccionas la opción de lista de turnados, aparecerá un listado de la o las personas que les
turnaste este documento, con sus instrucciones y la fecha de cuando se lo mandaste.
8.5.3 Supervisar El participante observará que hacen sus subordinados.
Si entras a la opción de supervisar, aparecerá mas a detalle, como las áreas involucradas, tal
vez han ido turnando este documento, y tal vez el porcentaje de avance que alguna de
ellas, le este dando para su atención.
En la parte superior podrás estar mandando recordatorios si es que se acerca el tiempo de
atención y no ha tenido alguna respuesta a este oficio (al mismo tiempo se genera otro correo
electrónico).
También sí se turno indebidamente este documento, podrás concluirlo, y al subordinado
ya no le aparecerá como pendiente.
Por tanto es de importancia supervisar tus turnados para ver los avances, o la conclusión
del oficio para darlo por terminado también.
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8.5.4 Clasificar El participante archivará de manera electrónica.
En esta opción podrás clasificar este documento seleccionado, y ponerlo en uno o varios
expedientes. Estos expedientes se crearon con anterioridad, pero si en este momento deseas crear
alguna carpeta se puede realizar, dando un clic en la parte superior derecha donde dice nueva
carpeta. Una vez seleccionada en color azul, presiona el botón de ACEPTAR, aparecerá en la parte
superior en color rojo, el nombre de los expedientes donde esta guardado este documento
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8.5.5 Clasificación masiva El participante archivará varios documentos de manera electrónica.
En esta opción podrás archivar al mismo tiempo varios documentos pendientes de clasificar, y
ponerlos en uno o varios expedientes.
Estos expedientes se crearon con anterioridad, pero si en este momento deseas crear alguna
carpeta se puede realizar, dando un die en la parte superior derecha donde dice nueva carpeta.
Una vez seleccionados en los cuadros una palomita del lado izquierdo del nombre del
documento, selecciona el expediente y presiona el botón de ACEPTAR.
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8.5.6 Más información
El participante encontrará a detalle información del documento.
En esta opción encontrarás a detalle la información de este documento, tal como se
registró, así también podrás ver quien lo elaboró, y si tuvo alguna modificación quien la realizó
8.5.7 Notificar avances El participante avisará a su jefe, sus avances.
En esta opción un subordinado avisa que porcentaje de avance le ha dado a un documento, a
un jefe superior.
Como se te menciono con anterioridad, cuando recibas en el perfil de jefe un documento
turnado, podrás contestarlo a través de notificaciones, y en esta opción es donde capturas
tus porcentajes de avance, que se te explicará a detalle mas adelante en el modulo 8.10 en
tipos de conclusiones.
8.5.8 Avances notificados El participante visualiza los avances que envío.
En esta opción podrás verificar, cuantos avances has reportado hasta llegar a su conclusión, se
observan las fechas y los porcentajes.
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8.6 Lista de acuses
El participante encontrará sus acuses de recibo electrónicos.
En la pantalla donde están tus charolas, si seleccionas la de turnados, y ves el documento
que acabas de enviar, en la parte inferior encontrarás 2 palabras subrayadas, la de detalle de
turno y la de lista de acuses.
Si seleccionas Acuse de recibo podrás ver, en que área va pasando el documento y quien ya lo recibió, se refleja con una palomita del lado derecho.
8.7 Detalle de turno El participante reconocerá detalles del documento turnado.
En la primera palabra detalle de turno, encontrarás más a detalle lo turnado de este
documento sin necesidad de entrar al menú de opciones, desde tu área hacia tus subordinados:
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8.8 Filtros en las bandejas El participante reconocerá diferentes tipos de filtros.
En cualquiera de las bandejas encontrarás unos campos, con los cuales podrás manipular la
información que quieres ver en cualquiera de ellas, estos son filtros, por ejemplo si en prioridad
escoges urgentes y presionas el botón de ACTUALlZAR, veras solo los documentos pendientes
urgentes, también puedes cambiar el rango de días para solo ver las que están entre estas nuevas
fechas.
8.9 Ejercicio práctico de turnado
En la bandeja de entrada del área te aparecerá el documento que te mando un
compañero y el externo.
Selecciona el oficio (2) y turna al coordinador de tu grupo con copia para tu secretaria.
Selecciona el oficio 1 que te mando el otro compañero y turna a tu coordinador de
grupo.
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8.10 Tipos de conclusión El participante conocerá diferentes formas de contestar documentos.
Los oficios pendientes ó turnados pueden concluirse de distintas
maneras:
Conocimiento.
Notificaciones.
Oficios de respuesta.
Conclusiones.
Una vez que concluyas con cualquiera de estas opciones, el documento pendiente en tu
bandeja de entrada, pasara a la bandeja de concluidos.
8.10.1 Enterado de conocimiento El participante concluirá documentos de conocimiento.
Cuando un documento aparece en tu bandeja de entrada, del lado derecho del nombre
encontrarás un botón de ENTERADO, con el cual podrás concluir este pendiente si fuera
de conocimiento, como aquellos oficios que te invitan a una reunión de trabajo. Con esta
misma opción te pregunta si deseas agregarle un documento digitalizado (previamente), para
sustentar la conclusión, como un correo o una minuta por ejemplo.
8.10.2 Notificaciones El participante concluirá documentos con porcentajes.
Selecciona de tu bandeja de entrada el documento que deseas darle un avance y presiona el menú de
opciones, en NOTIFICACIONES podrás mandar un avance conforme tengas algo que reportar al
área superior, quien solicita la atención de este oficio
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En el campo porcentaje pondrás poner que avance tiene el documento, así como algún
comentario al respecto, hasta llegar al 100.
Opcionalmente podrás anexar algún oficio de muestra, para la observación o corrección del mismo por parte del área inmediata superior, o algún correo de soporte, o algún otro documento donde se este tratando el asunto etc..., este documento de soporte tendrá que estar previamente digitalizado para poderlo poner en el SAC. y podrás bajarlo quitando la palomita de l cuadro de selección de documento de respuesta registrado en sac, con ello aparecerá el botón de browse, y podrás escoger tu archivo pdf., al terminar selecciona el botón de REGISTRAR.
Cuando un documento ya lo hayas contestado con anterioridad, con algún oficio que registraste en SAC, porque talvez adelantaste la respuesta, o contestaste otro documento similar hace tiempo, en la palabra subrayada Remitente del departamento (en color azul), dando un clic sobre ella, se desplegarán todos tus oficios de SALIDA (registrados), selecciona el que necesites y lo anexará como soporte en un avance del 100% por ejemplo.
La palabra Remitente Extra-departamento, son los documentos que otra área pudo haber
generado.
Al momento de mandar una notificación, SAC manda un botón que parpadea, a la persona que
generó el turno que dirá, VERIFICAR AVANZE que supervise, y si esta de acuerdo lo
concluirá también, pero si no lo está, mandara un nuevo mensaje:
Que le aparecerá al subordinado como Nueva instrucción parpadeando, y el documento pasará a
la bandeja de ENTRADA otra vez.
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8.10.3 Documento de respuesta El participante concluirá con otro documento
Esta es la forma más común en las áreas para concluir un pendiente:
Selecciona de la pantalla principal el menú de registro de documentos.
Registra un documento nuevo como en el módulo 6.
En la casilla que aparece por default seleccionada con una palomita en
antecedentes, ahora déjala y da un clic sobre esta palabra.
Aparecerán los documentos de la bandeja de ENTRADA (pendientes).
Selecciona el o los documentos que quieras que se contesten con este nuevo documento.
A un lado derecho aparece el porcentaje de los mismos, pues recuerda que
también un documento pendiente puede ser contestado con varios oficios de respuesta.
Presiona el botón de ACEPTAR, con esto ya uniste el pendiente con su respuesta.
Sigue registrando tu documento hasta terminarlo, y clasificarlo.
8.9 Ejercicio práctico de conclusión
Entra con la cuenta del coordinador de tu grupo.
Selecciona un documento pendiente en tu bandeja de entrada y conclúyelo a
través de notificaciones, primero con un 20%, luego un 50%, luego 80% cada
una con su respectivo comentario. Notifícalo hasta el 100% y anéxale una minuta.
Selecciona otro pendiente y con el botón de Enterado conclúyelo anexándole un correo electrónico.
Registra un documento nuevo y en antecedentes busca el oficio externo que te enviaste.
Verifica que tus documentos hayan pasado a la bandeja de concluidos.
Vuelve a entrar con la cuenta de la secretaria al perfil del área, y supervisa tus
notificaciones, algunas conclúyelas, pero otra regrésala con adicionar instrucción.
Regresa a la cuenta del coordinador y observa como regresa el documento a pendiente, el que ya estaba en concluidos.
Termínalo nuevamente con una notificación.
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Conclusión del tema 8: Ahora conoces varias formas de dar seguimiento a un documento así
como concluirlos, ver acuses de recibo, sabes notificar, supervisar, clasificar y ver a detalle
como cambia un documento de bandejas.
9. BUSQUEDA DE DOCUMENTOS El participante encuentra diferentes filtros para la búsqueda de documentos.
Introducción
En este capitulo encontrarás la forma de encontrar documentos, sin importar en que
bandeja se encuentren, esto quiere decir que Jo que buscas puede estar pendiente, turnado,
concluido, ó ser un nuevo requerimiento y podrás realizar la búsqueda mediante filtros.
9.1 Localización de menú El participante localizará el menú registro de documentos.
En la pantalla principal en la parte superior derecha, selecciona con el mouse el tercer menú,
que es búsqueda de documentos.
9.2 Como buscar una documento El participante localizará a través de filtros.
Aparecerá la siguiente pantalla, que si te das cuenta es la misma del menú de
seguimiento y clasificación, donde están las bandejas, por lo tanto puedes accesar también por
esta forma.
Captura el o los datos en l o s campos que necesites para localizar un documento y aplicar el
filtro, algunos los campos están llenos por default, pero tu podrás modificarlosconforme a tus
necesidades.
Las búsquedas más comunes son, buscar un documento con solo unas letras del nombre del documento (la referencia), ya que no necesitas de comodines como el asterisco*, ó un rango de fechas, ó por una palabra en la síntesis.
Recuerda que a un lado de las fechas puedes encontrar el icono de una flecha, que te
despliega un calendario para la selección de un día, pero en el campo que dice todas podrás
seleccionar por ejemplo la palabra hoy, y te pondrá el rango de fecha inicial y final con el día
actual.
Como puedes observar hay muchos filtros con los cuales puedes encontrar un documento,
selecciona uno o varios filtros y presiona el botón de BUSCAR AHORA.
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Se desplegará el resultado de tu búsqueda como en esta pantalla, del lado izquierdo aparece el
nombre del documento, con todas sus características o detalles, y en la parte de abajo te dirá en
que bandeja se encuentra, así sabrás que estatus tiene. Y del lado derecho visualizaras la imagen
digitalizada.
9.3 Ejercicio práctico
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En el módulo de registro de documentos elaboraste varios documentos, ahora busca:
Utiliza alguna palabra de la síntesis del asunto.
Cambia rango de fechas a la de hoy, y busca con una palabra de la referencia.
Busca tu documento externo, cambiando el tipo de documento a oficios externos.
Conclusión del tema 9: Ahora conoces el procedimiento para localizar documentos a través de filtros.
10. REPORTES El participante genera diferentes tipos de reporte a las necesidades del
área.
Introducción
En este capítulo encontrarás la forma de generar reportes a través de filtros, y podrás escoger 24
tipos de reportes diferentes, pero si aún quieres crear alguno con características personales, los
podrás crear o completar en Excel.
10.1 Localización de menú El participante localizará el menú registro de documentos.
En la pantalla principal en la parte inferior, selecciona con el mouse el sexto menú, que es reportes.
10.2 Generación de reportes El participante generara sus reportes.
Como observaras en esta pantalla, hay mucha variedad de reportes que se acomodaran a tus
necesidades, uno de los más comunes son los primeros de las bandejas que te muestra el contenido
de cada una de ellas, por ejemplo:
Repote 1 de bandeja de entrada de este perfil.- te muestra los documentos pendientes.
Reporte 2 de bandeja de salida de este perfil.- te muestra los que registraste.
Reporte 3 de bandeja de turnados de este perfil.- te muestra los documentos que has turnado.
Reporte 4 de bandeja de concluidos de este perfil.-te muestra los documentos terminados.
Reporte 5 de bandeja de expedientes sin clasificación de este perfil.- te muestra los documentos que
aún no has clasificado.
Reporte 6 de bandeja de expedientes clasificados de este perfil.- te muestra los que si están
clasificados.
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En cada uno de ellos puedes aplicarle filtros, como por ejemplo fechas determinadas, para que
solo te muestre lo que este en este rango de días, ó con el nombre de una referencia, etc.
Una vez que aplicas filtros y escoges que tipo de reporte necesitas, presiona el botón de
que está a un lado del nombre del reporte.
Te mostrará una pantalla de resultado como esta:
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10.3 Cambio de formato y exportar El participante generara sus reportes y los exportará.
Como no puedes imprimirlo, puedes cambiarle el formato para que lo puedas enviar
por correo electrónico a la persona que lo requiere, así mismo podrás manipularlo en base a
los requerimientos de tu jefe. Recuerda que debes ahorrar papel.
En la parte superior en la lista de despliegue de seleccionar formato, escoge el
de Excel.
Ahora presiona el botón de exportar.
Te pregunta si lo quieres salvar o abrir; selecciona ABRIR para que te lo muestre en Excel.
Te mostrara el reporte convertido en formato de Excel, aquí podras quitar columnas, agregarlas,
combinar reportes, aplicar filtros de Excel etc...
10.4 Ejercicio práctico
Selecciona cualquiera de los reportes, para que vayas reconociendo que hace cada uno:
Aplícale un filtro de fechas y genéralo.
Selecciona el formato de Excel y expórtalo.
Manipúlalo quitándola columnas, agregándole otro titulo, y mándatelo por correo.
Conclusión del tema 10: Ahora conoces el procedimiento para generar diferentes reporte y
exportarlos para poderlos crear a tus propias necesidades.
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11. CATALOGOS
El participante localiza los catálogos para encontrar departamentos
o algún empleado.
Introducción
En este capitulo encontrarás la forma de localizar departamentos para ver su dependencia, así como
los trabajadores que están dados alta en ellos, de igual forma podrás localizar algún empleado a
través de filtros, para ver su adscripción y otros datos mas.
Recuerda que estos catálogos están elaborados con base a la estructura funcional del sistema SAC.
11.1 Localización de menú
El participante localizará el menú de catálogos.
En la pantalla principal en la parte superior del lado izquierdo, selecciona con el mouse el tercer
menú, que es el de reportes.
11.2 Expansión de departamentos
El participante observará departamentos con sus dependencias. Una vez que accesas encontrarás contraído en una sola carpeta, el organigrama departamental
Institucional funcional del SAC, como lo muestra este ejemplo, la dirección general.
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Si seleccionas con el mouse el nombre de esta carpeta, se empezará a expandir con los
departamentos que dependen de ella o la conforman, y si seleccionas alguno de estos que se
desplegaron, se seguirán expandiendo.
Del lado derecho de algunas de estas carpetas aparecerá un icono de una hoja, si lo seleccionas
te mostrará los empleados que están dados de alta en ese departamento.
11.3 Catalogo de empleados. El participante localizará personal adscrito a alguna dependencia.
Si lo que deseas es buscar una persona en particular, selecciona de la pantalla la liga de catalogo de
empleados, situado en la parte superior derecha.
Aquí podrás localizar por medio de filtros a un empleado que desees.
Se desplegará un listado por default en forma ascendente de los nombres de los trabajadores donde
están adscritos.
Y podrás ordenar la información por nombre, ficha, región, o departamento.
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Puedes hacer también la búsqueda de un trabajador, capturando su apellido directamente en el
campo de nombre como se muestra en este ejemplo, así mismo puedes hacer el filtro por
departamento.
11.4 Ejercicio práctico
Abre las carpetas que quieras, para ver la estructura de los departamentos.
Busca en el catálogo de empleados a Gina Dublán Cárdenas, para ver a que área pertenece.
Conclusión del tema 11: ahora conoces como esta la estructura funcional del SAC, y puedes buscar
dependencias y trabajadores.
CONCLUSION
Como cualquier aprendizaje de sistemas, el desarrollo de este curso tuvo su grado de complejidad;
sin embargo a lo largo de este manual tuvimos el propósito de ser lo más claro posible, a través de
ejercicios por cada uno de los temas.
De esta forma logramos desarrollar como lo pudiste percibir el conocimiento y aplicación del
Sistema SAC.
Como recordaras vimos las definiciones del sistema, como accesar, todos los menús en forma
global, como compartir un perfil, el manejo de expedientes, la manera registrar documentos para
darle seguimiento y conclusión, localizar documentos y circulares, generar reportes y encontrar
departamentos como empleados.
Ahora ya tienes el conocimiento y la herramienta, te invitamos a que la utilices ya que con esto
facilitaras mucho tus actividades en tu trabajo ya que está elaborado para mejorar tu rendimiento.
A fin de reforzar tu aprendizaje te invitamos en esta última sección a contestar las siguientes
preguntas.
1.- ¿En que perfil encuentras los documentos que le turnaron al jefe?
2.- ¿Qué documentos se encuentran en tu bandeja de salida?
3.- ¿Que documentos se encentran en la bandeja de entrada?
4.- ¿Que documentos son los que se registran?
¡Te agradezco el tiempo que dedicaste a leer este manual, esperando te haya sido de
utilidad!
