SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN “SIMEGE” Universidad Nacional de Colombia

SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN“SIMEGE”

Universidad Nacional de Colombia

SIMEGE

La operación del modelo busca “contribuir al mejoramiento

de la gestión académico administrativa de la Universidad

mediante la adaptación e implementación articulada del

sistema de gestión de calidad, el modelo estándar de control

interno y el sistema de desarrollo administrativo, en el marco

del “proyecto Multisedes” y del proceso de acreditación

institucional”.

El SIMEGE tiene como meta la

“Implementación del modelo” para

articular esfuerzos en materia de

mejoramiento organizacional de las

diversas áreas que hacen parte de

la gestión Universitaria logrando un

proceso de Mejoramiento

Continúo.

Transparencia

Confianza

Oportunidad

Equidad

Liderazgo

Eficiencia

META DEL SISTEMA

1) Enfoque a la comunidad interna y externa

2) Liderazgo

3) Participación activa de los docentes y personal administrativo

4) Enfoque basado en procesos

5) Enfoque de sistema para la gestión

6) Mejora continúa

7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

8) Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor

9) Coordinación, cooperación y articulación

10)Transparencia

PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓNPRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓN

¿POR QUÉ SIMEGE?

La Universidad Nacional de Colombia, en su compromiso de

excelencia consideró necesario CREAR un Sistema de Mejor

Gestión, en el cual se armonizan los propósitos de la institución

y sus compromisos de mejoramiento permanente fundamentado

en la calidad, el servicio y el autocontrol.

¿PARA QUÉ SIMEGE?

• Para contribuir al mejoramiento de la gestión académico – administrativa de la Universidad.

• Para convocar a la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestión de la Institución

•Para detectar los trámites percibidos como engorrosos ó inconvenientes en la Universidad y realizar cambios que permitan agilizarlos y simplificarlos.

•Para respaldar y articular alternativas aisladas que buscan el mejoramiento de la gestión.

Reforma Académica

Acreditación institucional

ReformaOrganizacional

PropuestaMultisedes

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)

SIMEGE

BENEFICIOS DEL SIMEGE

Apoyar la sistematización de los procesos y de la información.

Orientar prácticas a la comunidad académica.

Modernizar la Universidad.

Permite mantener la identidad y la imagen institucional.

Orienta la interacción entre la comunidad universitaria y entre ésta y

la sociedad.

La Universidad Nacional de Colombia gana gobernabilidad.

Oportunidad y calidad en lo cotidiano.

Gana el control social y la participación ciudadana.

BENEFICIARIOS del SIMEGE

Estudiantes Docentes Administrativos La Universidad Nacional de Colombia como Institución Otras instituciones de Educación Superior El Sistema educativo del país.

IMPACTO delIMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDADEN LA UNIVERSIDAD

Será la beneficiaria de un proceso de cambio constante Será reconocida por altos estándares de Gestión Dará respuesta a requerimientos personales con procesos

organizados Brindará oportunidad y calidad en lo cotidiano Gana el control social y en participación ciudadana Los facilitadores tienen el compromiso de liderar, impulsar y

promover una apropiación y concientización técnica y cultural frente al cambio organizacional deseado.

GANA EN GOBERNABILIDAD

UTILIDAD DEL SIMEGE?

• Las necesidades de la comunidad interna y externa son escuchadas y atendidas atendidas y están en línea con las de la Universidad.

• Se establece un sistema de indicadores que permitirá el seguimiento y la medición de objetivos, metas, compromisos.

• Faculta al personal de la Institución a que tome decisiones, sea propositivo y participativo.

• Permite la orientación de procesos, no de áreas• Personal más capacitado en temas relacionados con la Gestión • Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca calidad• Se implementa la calidad como una forma de vida

ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y EXTERNAEXTERNA

La razón de ser de la Universidad es prestar un servicio dirigido a satisfacer a la comunidad interna y externa. Por lo tanto, es fundamental que se comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de estas comunidades, que cumpla con sus requerimientos y que se esfuercen por cumplir sus expectativas.

PAIS

COMUNIDAD INT Y EXT

SIMEGESIMEGE EN LO OPERATIVO EN LO OPERATIVO

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

• Determinar necesidades y expectativas de la Universidad y de la comunidad interna y externa.

• Establecer política y objetivos de Calidad

• Determinar procesos y responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos

• Establecer medidas de eficiencia, eficacia y efectividad de cada proceso y servidor perteneciente a la Universidad Nacional.

• Establecer y aplicar procesos de mejora continúa

SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:

SIMEGESIMEGE

SISTEDASistema de Desarrollo

Administrativo


Administrativo

MECIModelo

Estándar de Control Interno

MECIModelo


Acreditación Institucional

y de programas curriculares

SGCSistema de gestión de la Calidad

HERRAMIENTAS A HERRAMIENTAS A APLICARAPLICAR

SIMEGESIMEGE

SGCSistema de gestión de la Calidad

HERRAMIENTAS A APLICARHERRAMIENTAS A APLICAR

El Sistema de Gestión de la Calidad es un conjunto de elementos interrelacionados de una organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en busca de la satisfacción de sus clientes internos y externos.

Promueve la adopción de un enfoque basado en procesos ya que bajo este enfoque tiene como ventaja el control continúo sobre los procesos individuales y sobre su interacción

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004NTCGP 1000:2004

CICLO PHVA

Planear

Hacer

Actuar

Verificar

Determinarmetas y objetivos

Determinar métodos para alcanzar las metas

Capacitar

Realizar el trabajo

Revisar o controlarefectos de la realización

Tomar acciónadecuada

EL CICLO PHVA EL CICLO PHVA PERMITE MEJORA CONTINÚAPERMITE MEJORA CONTINÚA

Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores

para prestar servicios en la Universidad.

Es fundamental que la mejora continúa del desempeño global de

la Universidad sea un objetivo permanente para aumentar su

eficacia, eficiencia y efectividad.

P

HV

A

Inicio nuevo ciclo

PLANEARPLANEAR

HACERHACERVERIFICARVERIFICAR

ACTUARACTUAR

P

HV

A

Inicio nuevo ciclo

PLANEARPLANEAR


ACTUARACTUAR

P

HV

A

Inicio nuevo ciclo

PLANEARPLANEAR


ACTUARACTUAR

SIMEGESIMEGE

MECIModelo


MECIModelo



El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines del Estado.

Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados donde intervienen todos los servidores de la entidad estando atentos a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos.

MECI: Modelo Estándar de Control Interno

CONTROL ESTRATÉGICO

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE EVALUACIÓN

Esquema de organización

PlanesPrincipiosNormas

Métodos Procedimientos

ActuacionesAcciones

Adm. InformaciónAdm. Recursos

Mecanismos deevaluación yverificación

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANOPARA EL ESTADO COLOMBIANO

SIMEGESIMEGE


Administrativo


Administrativo



El Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.

El Desarrollo Administrativo es un proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión y uso de los recursos y del talento humano en los organismos y entidades de la Administración Pública.

SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo

Fortalecer la capacidad

administrativa y del desempeño

institucional

PolíticasEstrategias

Metodologías y

técnicasEjecutado

Por personas

Estructura para:

BUENAGESTIÓN

Propósitos

• Cumplimiento de los fines del estado y de las responsabilidades y compromisos del servidor público. • Mantener la unidad y armonía con otras entidades del estado• Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administraciónpública• Mejoramiento de la Calidad de los bienes y servicios

Sistema de Desarrollo Sistema de Desarrollo AdministrativoAdministrativo


RELACIÓN DE LOS TRES SISTEMAS

SGC – MECI - SISTEDA

NORMATIVIDAD

SGC MECI SISTEDA

* Ley 872/2003* Decreto 4110/04 * Circular 06 de 2005 del DAFP

*Ley 87/1993 * Decreto 1599/2005 * Decreto 2621 de 2006

* Ley 489/1998 * Decreto 3622/05

Los tres sistemas promueven una mejor gestión y están encaminados a lograr altos estándares de calidad, de gestión y de logro de los objetivos.

SGC MECI SISTEDA

¿PARA QUÉ SIRVEN?Para lograr administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad.

Para hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantizando la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y la comunicación. Para anticipar y corregir oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario.

Para la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria.

SGC MECI SISTEDA

COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS

Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos

Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional

Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continúa

SGC MECI SISTEDA

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

1. Estado actual del SGC. Herramienta: diagnóstico.

2. Planeación del diseño e implementación del Modelo.

3. Diseño.4. Implementación.5. Evaluación a la

implementación del Modelo.

1. Planeación del diseño e implementación del Modelo. Herramienta: Autodiagnóstico.

2. Diseño e implementación del Modelo. Herramienta Diagnóstico específico.

3. Evaluación a la implementación al Modelo: Oficina de Control Interno.

4. Elaboración del normograma.

1. Diagnóstico situacional.

2. Diseño y formulación del plan.

3. Implementación del plan.

4. Evaluación.


AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Fases de TrabajoAutonomía + Plan de desarrollo UN+

SISTEDA + MECI + SGC

Sostenibilidad

para el mejoramiento continuo

EjecuciónInterna de acciones

DiagnósticoInterno

(autoevaluación)

Mejoramiento continuo (Evaluación)

Alistamiento para el

mejoramiento de la gestión May

o 2007

Oct.2007

Oct.2007

Dic.2007

Enero 2008

Sep. 2008

Oct.2008

Abril2009

Abril2009

Mayo2009

Procesos de

Mejoramiento

Procesos y

procedimientos

PLAN DE TRABAJOPLAN DE TRABAJO

EN QUÉ ESTAMOS EN EN QUÉ ESTAMOS EN SIMEGESIMEGE::

Estamos abordando mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, los cuales representan una acumulación de aprendizaje propio de nuestra gente.

Definimos una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está comprometida con la Universidad y que quiere trabajar por ella.

Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN como a partir de procesos de capacitación de funcionarios.

Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva.

Se han definido proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital.

Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.

Se tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.

Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de la Universidad.

Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud.

Se tienen definidos ocho proyectos estratégicos que, actuando de forma sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la herramienta de gestión

AVANCES IMPORTANTESAVANCES IMPORTANTES

Condiciones AmbientalesPara el trabajo

Seguridad, Salud Ocupacional y Manejo Ambiental

Direccionamiento Estratégico

Planeación y definición de programasModelo de Operación

Comunicaciones Estratégicas(Connotación pública)Evaluación de Control

Gestión y desarrollo del Talento Humano

Desarrollo de competenciasPlan de mejora individual

Bien-estarDesarrollo integral de la comunidad universitaria y mejoramiento de su

calidad de vida.

Entorno ÉticoConjunto de elementos rectores del comportamiento universitario

Acuerdos y protocolosPrácticas de Gobierno

Universitario

Ordenamiento Jurídico

Estructura Normativa para el Modelo de Operación

AjusteOrganizacionalEstilo de dirección y

Estructura organizacional

Gestión para el mejoramiento(Académico y Administrativo)

Modelo de operación, políticas de operación, procesos y procedimientos,

controles, indicadores, riesgos, modelos de evaluación de control

PROYECTOS ESTRATÉGICOSPROYECTOS ESTRATÉGICOS

MAPA DE MACROPROCESOS UNMAPA DE MACROPROCESOS UN

Bienestar Universitario

Gestión de DesarrolloTecnológico e innovación

Gestión de Sistemas de Información

Gestión Jurídica y Legal

Gestión Financiera

Planeación

Gestión de BibliotecasGestión de Apoyo

a la Docencia/Formación

Gestión de Recursos Físicos

Gestión Administrativa

Análisis y Mejora Evaluación y Auditoría

Formación

Investigación Extensión

DireccionamientoRelaciones

InterinstitucionalesComunicación

ENTRADAS Conocimiento

Talento humano Recursos financieros Recursos

físicos Recursos de información

Normas Otros recursos

Gestión de Laboratorios

SALIDAS Nuevo conocimiento

Nuevos profesionales, investigadores y

docentes Propuestas de solución

a problemas de país Programas curriculares

Programas de educación no formal

Difusión de la producción académica

Otros bienes y servicios

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Gestión del Talento Humano

Nec

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mu

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Un

iversitaria

Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad

TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO

Manizales ÉticaGestión del Talento Humano

Palmira BienestarCondiciones Ambientales para el trabajoBienes y servicios

Medellín Gestión del mejoramiento en la parte administrativaInvestigaciónGestión de LaboratoriosAnálisis y Mejora Evaluación y Auditoria

Bogotá Direccionamiento Estratégico y Ajuste OrganizacionalExtensiónCondiciones ambientales para el trabajo

Gerencia Gestión del Mejoramiento (administrativo y financiero)

Secretaría General Ordenamiento Jurídico

Dirección Nacional de Personal Gestión del Talento Humano

Amazonía, Orinoquía, Caribe Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratégico

Vicerrectoría Académica Acreditación y evaluación institucional

Vicerrectoría de Investigación Investigación

Planeación Direccionamiento Estratégico y Evaluación

Vicerrectoría General Coordinación General, Macroproceso de apoyo académico y Gestión del Mejoramiento.

MODELO UN - SIMEGEMODELO UN - SIMEGE

Se están armonizando los propósitos de la UN y su compromiso de buscar mejorar en forma permanente:

• Contribución directa con el mejoramiento de la gestión académico – administrativa.

• Poder de convocatoria en la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestión.

• Agiliza y simplifica procesos y trámites detectados como engorrosos o inconvenientes en la Universidad.

• Articula y respalda alternativas que buscan mejorar la gestión.

Buena comunicación y articulación como red Buena comunicación y articulación como red que permite mejorar continuamente y que permite mejorar continuamente y

compartir experiencias compartir experiencias

Alta recordación del UN-SIMEGE: todo Alta recordación del UN-SIMEGE: todo mejoramiento se reconoce en esta instancia.mejoramiento se reconoce en esta instancia.

Conjunto articulado de políticas, estrategias, metodologías y técnicas que con un enfoque sistemático de planeación,

ejecución y evaluación busca fortalecer de manera permanente la gestión, la capacidad académico - administrativa y el

desempeño de la UN

113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados 113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados y 87 en estudio agrupados en cuatro y 87 en estudio agrupados en cuatro categorías: asuntos de estudiantes, categorías: asuntos de estudiantes,

inventarios, ODC – ODS – ATIS, otras.inventarios, ODC – ODS – ATIS, otras.

14 experiencias de mejoramiento de alto 14 experiencias de mejoramiento de alto impactoimpacto

Avances reportadosAvances reportados

Emisión del Acto Administrativo que crea el UN-SIMEGE. Identificación y conformación de los grupos Directivo y asesor. Compromiso y respaldo del Grupo de Dirección al proyecto. Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE Estrategia general de comunicación del proyecto para fomentar la

cultura de la mejor gestión en la UN. Conformación del Comité Técnico del SIMEGE que da soporte a la

estrategia y modelo para su implementación. Construcción y ajuste de los nodos de SIMEGE en cada sede.

Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicación directa con la Comunidad Universitaria.


www.simege.unal.edu.co

Se diseñó la campaña UN contra el Mal Trámite:

Página Web. Mecanismo


Participación en el IV Foro Internacional hacia la excelencia en el servicio público.

Lazos con el MEN para trabajar en un sistema integrado de mejor gestión en las instituciones de educación superior.


Se está trabajando la política de desarrollo del talento humano como parte fundamental de la mejor gestión en la Universidad.

www.unal.edu.co/dnp/concurso.html

Se trabaja en el desarrollo de la campaña Nuestra Gente: breves reseñas de estudiantes, docentes y funcionarios, con un mensaje de cómo cada uno contribuye para lograr una mejor gestión.


Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la trazabilidad.

NUEVOS AVANCESNUEVOS AVANCES

(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá

Se terminó la etapa de Diagnostico que corresponde a la segunda fase del proyecto, en donde esta herramienta define la línea de base en la implementación de las normas y reconoce el estado de avance de la Universidad en estas materias:

NUEVOS AVANCESNUEVOS AVANCES

Con el diagnostico se recogieron los problemas, las acciones que está desarrollando la Universidad y las propuestas de solución hacia el futuro

Que hace actualmente la Universidad en términos de Gestión?A partir de las experiencias encontradas en términos de mejor gestión, la Comunidad Universitaria busca continuamente fortalecer su gestión con base en esfuerzos y logros socializados de mejoramiento.

Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes en áreas como bienestar, administrativo, financiero, de planeación, de control, entre otros….

DIAGNOSTICODIAGNOSTICO

11,6%

12,6%

11,3%

13,3%

12,4%

12,1%

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0%

8. MEDICIÓN,ANÁLISIS Y MEJORA

7. REALIZACIÓN DELPRODUCTO

6. GESTIÓN DE LOSRECURSOS

5. RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIÓN

4. SISTEMA DEGESTIÓN DE LA

CALIDAD

CALIFICACIÓN TOTAL

% DE CUMPLIMIENTO

SEDE MEDELLÍN

Resultados del Resultados del Diagnostico SIMEGEDiagnostico SIMEGE

COMPARATIVO UN – SEDES BOGOTA, MEDELLÍN PALMIRA, MANIZALEZ

Resultados del Resultados del Diagnostico SIMEGEDiagnostico SIMEGE

CALIFICACIÓN TOTAL

0,0%

2,0%

4,0%

6,0%

8,0%

10,0%

12,0%

14,0%

16,0%

18,0%

MANIZALES BOGOTA MEDELLIN PALMIRA

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!

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