SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEEviajes.presidencia.gob.ec/ayuda/manual/Manual_maxima_autoridad... · Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de

Manual Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior

Presidencia de la República

Secretaría General de la Presidencia

SISTEMA

DE

VIAJES AL EXTERIOR

Y EN EL EXTERIOR

SVEE

MANUAL PARA MÁXIMAS AUTORIDADES

DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A

NINGUNA CARTERA DE ESTADO

Noviembre 2017




SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA

MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES AL

EXTERIOR

Código Versión: 1.3 Número de Páginas: 34

Elaborado por:

Jeanneth Taco

Actualizado por:

Francisca Coronel - DTICS

Aprobado por:

Natalia Castillo - SGP




Versión del documento Fecha de revisión

(dd/mm/aa) Cambio realizado

V1.5 24/11/2017

República del Ecuador Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información Manual de Usuario para Máximas Autoridades No Adscritas Este documento se encuentra sujeto a la licencia Creative Commons Atribución-No Comercial 3.0 Ecuador. Licencia Usted es libre para:

Compartir: Copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato Adaptar: Combinar, transformar y crear a partir del material El licenciante no puede revocar estas libertades en tanto usted siga los

términos de la licencia. Bajo los siguientes términos: Atribución: Usted debe reconocer los créditos de la obra de manera adecuada, proporcionar un enlace a la licencia, e indicar si se han realizado cambios. Puede hacerlo en cualquier forma razonable, pero no de forma tal que sugiera que tiene el apoyo del licenciante o lo recibe por el uso que hace. No Comercial: Usted no puede hacer uso del material con fines comerciales. Usted no puede aplicar términos legales ni medidas tecnológicas que restrinjan legalmente a otros hacer cualquier uso permitido por la licencia. No hay restricciones adicionales. Para mayor información: Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información (DTICs) Quito – Ecuador [email protected]

mailto:[email protected]




INDICE

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 5

2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 6

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................ 6

4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR ........................................................................... 7 4.1.1 Introducción al proceso de viajes en el exterior ....................................................................... 7

5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO ...................................................................................................................................... 9

5.1 DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................ 9

5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema ........................................................................................... 9 5.2.1 Estructura ................................................................................................................................... 9 5.2.2 Funcionalidad del Sistema ........................................................................................................ 10

5.2.2.1 Mis Solicitudes ............................................................................................................... 11 5.2.2.2 Nueva Solicitud .............................................................................................................. 12 5.2.2.3 Solicitudes por enviar .................................................................................................... 16 5.2.2.4 Solicitudes avaladas ....................................................................................................... 17 5.2.2.5 Solicitudes por validar .................................................................................................... 17 5.2.2.6 Solicitudes incumplidas .................................................................................................. 19 5.2.2.7 Estado de Solicitudes ..................................................................................................... 20 5.2.2.8 Solicitudes por Autorizar................................................................................................ 21 5.2.2.9 Solicitudes autorizadas .................................................................................................. 23 5.2.2.10 Resultados del Viaje ....................................................................................................... 23 5.2.2.11 Solicitudes por Finalizar ................................................................................................. 25

5.3 REQUERIMIENTOS ...................................................................................................................... 33

Manual para Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas - Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior

Página 5 de 34

1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos de veeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno. Mediante Articulo 1 del Decreto No.5 del 24 de mayo de 2017, la Presidencia de la República, decreta, “Suprímase la Secretaría Nacional de la Administración Pública” y en función de este articulo transfiriendo las atribuciones que correspondían a la SNAP previstas en los artículos 13 y 15 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la función ejecutiva a las siguientes entidades Secretaria General de la Presidencia de la República, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información y Ministerio de Trabajo. Adicionalmente, en el mismo Decreto se establece como atribuciones a la Secretaría General de la Presidencia de la República: “f) Expedir acuerdos de autorizaciones de vacaciones, licencias con y sin remuneración, permisos y demás autorizaciones para autoridades de la Función Ejecutiva comprendidas en el grado ocho de la escala del nivel jerárquico superior”. Mediante el Acuerdo No. 0124 del 07 de noviembre de 2017, en el que se reforma el acuerdo No. 0026 señala en el Articulo 1.- Reformar el artículo 6 del Reglamento de Viajes al Exterior y en el Exterior de los servidores públicos de las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva (APCID), por el siguiente:

Art. 6.- Responsables de la autorización de Viajes.- La solicitud de viaje

deberá ser comunicada previamente por el servidor público solicitante

siguiendo el orden jerárquico correspondiente.

La autorización de los viajes se realizará a través del Sistema de Viajes al

Exterior y en el Exterior, administrado por la Secretaría General de la

Presidencia de la República, de acuerdo al siguiente detalle:

VIAJES AL EXTERIOR

REQUIRENTE AUTORIZA

2 Máximas autoridades y servidores públicos

de los Consejos Nacionales para la

Igualdad; y, otras instituciones que no se

encuentren adscritas a ninguna cartera de

Estado.

Secretario General de la Presidencia

de la República.


Página 6 de 34

2. JUSTIFICACIÓN Una de las responsabilidades de la Presidencia de la República es realizar el control de la gestión cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de información oportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendición de cuentas y transparencia. Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de la Presidencia de la República diseñó un sistema informático para almacenar la información de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades del sector público realicen al exterior, desde la solicitud de aprobación hasta el registro del informe respectivo una vez concluido el viaje. Cabe resaltar que el diseño del Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior está sustentado en el Acuerdo Ministerial No. 0026 de 29 de agosto de 2017 y el Decreto No. 135 del 01 de septiembre de 2017. Cabe resaltar que el diseño del Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior está sustentado en el Acuerdo Ministerial No. 0026 de 29 de agosto de 2017 y el Acuerdo No. 0124 del 07 de noviembre de 2017

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS APCID Administración Pública Central e Institucional de la

Función Ejecutiva. SGP Secretaría General de la Presidencia SGE Subsecretaría de Gobierno Electrónico DTICS Dirección de Tecnologías de la Información UATH Unidad Administrativa de Talento Humano Institución Pública Entidad del Sector Público perteneciente a cualquier

función del estado. SVEE Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior, que

permite la creación, envío, autorización/rechazo, finalización e ingreso de detalle de gastos de un viaje realizado al exterior y en el exterior por parte de un servidor público y/o máxima autoridad de las entidades del Sector Público de la APCID.

SVEE-PRO Sistema de Viajes al exterior y en el exterior – Producción. http://viajes.administracionpublica.gob.ec

SVEE-CAP Sistema de Viajes al exterior y en el exterior – Capacitación. http://capviajes.administracionpublica.gob.ec

Servidor Público Persona perteneciente a alguna de las entidades de la APCID.

Usuario Servidor Público que utiliza el SVE. AIQ Administrador Institucional Quipux

http://www.gestiodocumental.gob.ec/




Página 7 de 34

4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR 4.1.1 Introducción al proceso de viajes para máximas autoridades de

instituciones no adscritas Se describe a continuación el proceso para viajes para máximas autoridades de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado; se indica cada una de las etapas o actividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes, como se muestra en la figura 1:

Figura 1. Sistema de Viajes para Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas a ninguna

Cartera de Estado.

Nueva solicitud.- La Máxima Autoridad de cada Institución No Adscrita a ninguna cartera de estado procede a crear la solicitud de viaje, para lo cual registra los detalles del viaje (información del funcionario, información del viaje: destino, duración, motivo, objetivo del viaje, etc.).1 y adjunta los documentos habilitantes obligatorios (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria).

Validación.- La Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH) de cada Institución, valida la información enviada por la Máxima Autoridad de la Institución No Adscrita antes de pasar a la autorización de la Máxima Autoridad de la Secretaría General de la Presidencia (SGP). En caso de que la UATH devuelva la solicitud al funcionario para modificar y/o completar la información, el sistema informático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema.

Autorización.- La Dirección de Autorizaciones de la SGP finalmente autoriza o rechaza las solicitudes de viaje previa validación de la UATH.2

1 Previamente, se realiza un proceso de capacitación a los responsables de cada ministerio y entidad de

Gobierno, asignándoles claves de acceso y usuario. 2 Las autorizaciones se realizan con firma digital.


Página 8 de 34

Registro informe de resultados del viaje.- Una vez que la máxima autoridad de la institución no adscrita o consejo retorna del viaje, deben registrar en el sistema el registro de los logros, compromisos adquiridos, beneficios del viaje realizado (informe de resultados del viaje), el número de liquidación y el documento de liquidación presupuestaria. En caso de no realizar este registro, se restringirá automáticamente la posibilidad de realizar una nueva solicitud de viaje.

Finalización del viaje.- Una vez que la máxima autoridad haya registrado los resultados de su viaje, la Dirección de Autorizaciones de la SGP será la encargada de finalizar el proceso. En caso de que los objetivos del viaje realizado por el funcionario no cumpla con el Informe de Resultados del Viaje, la Dirección de Autorizaciones finalizará igualmente el proceso (Finalizar con incumplimiento), no sin antes indicar la observación de incumplimiento.


Página 9 de 34

5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO

El presente documento detalla la funcionalidad del proceso general de viajes con perfil de máxima autoridad de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado, de esta manera se proporcionará a los usuarios una guía práctica para que puedan realizar el proceso de viajes al exterior y en el exterior. Dada la importancia de la información solicitada, el Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, permite el ingreso de datos específicos, estrictamente ceñidos a un formato preestablecido. Para ello, es necesario tener en cuenta el presente instructivo antes y durante el ingreso de información correspondiente al viaje.

5.1 DESCRIPCIÓN Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de autorización de viajes al exterior y en el exterior, para el caso de las máximas autoridades no adscritas la autorización se dará por parte de la Dirección de Autorizaciones de la SGP, previa validación de documentación por parte de la UATH institucional.

5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema 5.2.1 Estructura El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional, como se muestra en la figura 2:

Información del usuario y ayuda (1)

Opciones del Menú

(2)

Página Principal Contenido

(3)


Página 10 de 34

Figura 2. Estructura de la página del sistema de viajes al exterior y en el exterior

5.2.2 Funcionalidad del Sistema Para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe conectarse a la dirección electrónica http://viajes.presidencia.gob.ec, posteriormente aparecerá la pantalla de acceso, dando clic en “AQUÍ”, como se muestra en la figura 3:

Figura 3. Pantalla para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior

Una vez que haya ingresado, el sistema solicitará el nombre de usuario y clave de acceso, que serán los mismos con el que el funcionario ingresa al Sistema de Gestión Documental Quipux3, y haga un clic en el botón “Ingresar”, tal como se muestra en la figura 4:

Figura 4. Pantalla de acceso a las Solicitudes de viaje al exterior y en el exterior

Nota.- En caso de no tener asignado un Usuario o no recordar la clave comuníquese con

el personal técnico de la Institución a la que pertenece (AIQ).

3 El usuario debe estar creado en el Sistema Quipux y tener permisos en el Sistema de Viajes. El personal técnico de

la institución debe estar capacitado en esta funcionalidad. Cualquier inquietud enviar un correo a: [email protected]

http://viajes.presidencia.gob.ec/

mailto:[email protected]


Página 11 de 34

Los Perfiles que intervienen en la creación de una solicitud de viajes para máximas autoridades de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado, son los siguientes:

- Máxima Autoridad: Crea y da seguimiento a la solicitud de viaje - UATH: Unidad Administrativa de Talento Humano valida que la información de

la solicitud de viaje este correcta y completa. - Secretaría General de la Presidencia: Autoriza o rechaza la solicitud de viaje.

En este acápite se maneja toda la información relacionada con la solicitud de viaje, como aspecto previo a la autorización de la SGP, así como con el registro del informe de resultados una vez realizado el viaje. El sistema organiza y clasifica la información con objetos de fácil uso: listas de selección, pestañas y cuadros de texto, etc. Una vez ingresado al sistema aparece la pantalla inicial, en la que se visualizan todos los campos que forman parte del sistema, y las opciones que se presentan en la pantalla del perfil para máximas autoridades no adscritas a ninguna cartera de estado, los cuales se describen a continuación, como se muestra en la Figura 5:

Figura 5. Pantalla inicial que se presenta al Funcionario al momento que ingresa al sistema.

AL SOLICITAR UN VIAJE

PANTALLAS PARA EL FUNCIONARIO:

5.2.2.1 Mis Solicitudes A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema. Esta opción agrupa todas las solicitudes que tienen las máximas autoridades no adscritas que se encuentra logeado en el sistema, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”). Además, en la casilla “No.” se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes; una vez que se haya digitado el No. de solicitud hacer un clic en el botón “Buscar”, tal como se muestra en la figura 6:


Página 12 de 34

Figura 6. Pantalla Mis Solicitudes

5.2.2.2 Nueva Solicitud A esta opción tiene acceso todo usuario del Sistema y puede crear dos tipos de solicitudes de viaje:

- Solicitud Normal.- Esta solicitud es creada por un funcionario que haya planificado su viaje con anticipación y esté dentro de los límites de tiempo que establece el Acuerdo N° 0124.

- Solicitud Extemporánea.- Esta solicitud es creada por un funcionario que ya realizó el viaje y que no lo registró previamente en el sistema de viajes como una solicitud normal. Al momento de crear la solicitud, el funcionario deberá seleccionar la opción “INGRESO EXTEMPORÁNEO” (ver Ingreso Extemporáneo).

Esta opción se encuentra conformada por dos fichas de datos (Información General y Anexos) en las cuales se registra información necesaria para solicitar autorización para un viaje al exterior y en el exterior. Esta información es fundamental para que la UATH proceda con el análisis y validación, previa a la autorización o rechazo respectivo de la Dirección de Autorizaciones de la SGP, tal como se muestra en la figura 7:


Página 13 de 34

Figura 7. Pantalla a la que puede acceder todo funcionario para crear una nueva solicitud

Nota. Todos los campos con (*) de color rojo son obligatorios. Ficha: Información General En esta ficha, en el apartado Información del Funcionario que Viaja, se registra automáticamente toda la información personal del funcionario: nombre, cargo, teléfono, email; estos datos son tomados de Quipux. Además, es importante manifestar que al registrar el “Tipo de Cargo” la máxima autoridad debe seleccionar el tipo “MAX. AUT. NO ADSCRITAS”. En el apartado Información del Viaje, cada máxima autoridad debe registrar el país de origen, ciudad de origen, país de destino, ciudad de destino, motivo, tipo de financiamiento, objetivos del viaje, resultados esperados del viaje, etc., como se muestra en la figura 8.


Página 14 de 34

Figura 8. Pantalla de Información General que debe llenar el funcionario

Si la máxima autoridad no adscrita ingresa una fecha de retorno menor a la fecha de salida, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 9:

Figura 9: Pantalla de alerta cuando fecha de retorno es menor a fecha de salida En este campo el sistema de viajes validará que la fecha de ingreso de la solicitud de viaje, tenga una antelación de 3 días laborables al viaje. En caso de no considerar esta validación, el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 10:


Página 15 de 34

Figura 10. Alerta a la máxima autoridad cuando no cumple los 3 días laborables de antelación al viaje Ficha Anexos En esta ficha, la máxima autoridad de la institución no adscrita, debe anexar los archivos habilitantes (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria) para poder enviar su solicitud de viaje, tal como se muestra en la figura 11:

Figura 11. Pantalla para ingresar documentos habilitantes

El tipo de archivos que se deben anexar son (.pdf) con un tamaño máximo de 3MB. En caso de no anexar los documentos obligatorios y querer enviar la solicitud, el sistema dará una alerta a la máxima autoridad, por cada anexo faltante, tal como muestra en la figura 12:


Página 16 de 34

Figura 12: Pantalla de aviso que ingrese los anexos faltantes

5.2.2.3 Solicitudes por enviar En esta pantalla aparecen las solicitudes que la máxima autoridad no adscrita a ninguna cartera de estado creó, pero que aún no han sido enviadas a la UATH para la validación de documentación, como se muestra en la figura 13:

Figura 13. Solicitud por enviar

En este campo, si la máxima autoridad tiene lista la solicitud y decide enviarla, el sistema de viajes validará que entre la fecha de envío de la solicitud y la fecha de creación de la solicitud, no haya una diferencia mayor a 9 días (10 días desde la fecha de creación). Si la máxima autoridad no adscrita envía su solicitud de viaje luego de 10


Página 17 de 34

días (contados a partir de la fecha de creación), el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 14:

Figura 14. Pantalla de alerta cuando excede la fecha de envío de la solicitud

PANTALLAS PARA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO - UATH 5.2.2.4 Solicitudes por validar Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, pues es aquí donde la persona encargada de Talento Humano revisa toda la información enviada por la máxima autoridad institucional no adscrita y la valida o la devuelve al mismo, para que modifique o complete la información. En caso de devolución, el sistema automáticamente envía una notificación a la máxima autoridad indicando que su solicitud ha sido devuelta. La pantalla que se presenta a la persona de talento humano, se muestra en la figura 15:


Página 18 de 34

Figura 15. Pantalla que ve la persona de la UATH para validar o devolver una solicitud

En caso de que el Motivo escogido por la máxima autoridad institucional no adscrita haya sido “Formación o Capacitación”, al momento de validar, a la UATH se le mostrará una pop-up con el mensaje que se muestra en la figura 16:

Figura 16: Aviso a la UATH al validar, cuando el motivo es Formación o capacitación

Una vez que el responsable de talento humano da clic en el mensaje “Aceptar”, ingresa a la pestaña de anexos para agregar el “Informe favorable y la lista de participantes”, como se muestra en la figura 17:


Página 19 de 34

Figura 17. Pantalla para anexar Informe favorable y lista de participantes

Ya grabados los anexos se procede a enviar la solicitud para autorización de la SGP. NOTA: Es responsabilidad de la UATH verificar que no viajen más de dos personas a un mismo evento. En caso de que haya más de dos (2) servidores públicos asistiendo al mismo evento, la UATH analizará la respectiva justificación que será emitida por la Máxima Autoridad Institucional No adscrita que realizará el viaje. 5.2.2.5 Solicitudes incumplidas Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, y agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por las máximas autoridades de instituciones no adscritas y que fueron finalizadas con una observación de incumplimiento por parte de la SGP. La pantalla que mira la persona de la UATH que tiene este permiso, se muestra en la figura 18:

Figura 18: Pantalla con listado de Solicitudes Incumplidas.

Además, la persona de talento humano que tenga acceso a la opción “Solicitudes Incumplidas”, podrá visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”), y acceder a la solicitud, como se muestra en la figura 19:


Página 20 de 34

Figura 19. Solicitud Finalizada con Incumplimiento

5.2.2.6 Estado de Solicitudes Esta opción agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los servidores públicos de la institución, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”). Además, en la casilla “No.” se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes. De igual manera se puede buscar solicitudes por Tipo Cargo y Nombre o cédula de identidad, tal como se muestra en la figura 20:


Página 21 de 34

Figura 20. Lista de solicitudes realizadas por Funcionarios con permanencia en el exterior

PANTALLAS PARA LA SECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA 5.2.2.7 Viajes por Autorizar Esta opción es de uso exclusivo de la SGP o su Delegado, pues es aquí en donde se autoriza o rechaza cada solicitud de viaje al exterior y en el exterior. La siguiente pantalla inicial que se muestra cuando tiene solicitudes por autorizar, se muestra en la figura 21:

Figura 21. Pantalla que ve la SGP cuando tiene solicitudes por autorizar

La SGP puede Rechazar o Autorizar la solicitud de viaje. Si decide Autorizar el viaje, dará clic en el botón “Crear Acuerdo” se habilitará automáticamente la pestaña “Acuerdo” en la parte superior de la pantalla, tal como se ve Información General y Anexos. Al dar clic sobre la pestaña “Acuerdo” se puede visualizar el Acuerdo que se generó internamente en la Secretaria General de la Presidencia para autorizar los viajes correspondientes a Ministros, tal como se muestra en la figura 22:


Página 22 de 34

Figura 22. Pantalla para Crear Acuerdo para autorización de viaje

Además, en la casilla “No.” se puede especificar un número de Acuerdo determinado, ya que la SGP, genera el número de Acuerdo de forma manual. 5.2.2.7.1 Acuerdos por Revisar Esta opción estará habilitada, a la persona que realiza la revisión preliminar de la redacción del acuerdo, antes de pasar a la verificación del mismo, tal como se muestra en la figura 23:

Figura 23. Acuerdos por Revisar para la SGP

Una vez revisado, la persona encargada, dará clic en el botón “Acuerdo Revisado” y el Acuerdo pasará automáticamente a la bandeja “Acuerdos por Verificar” de la persona que tenga este permiso.


Página 23 de 34

5.2.2.7.2 Acuerdos por Verificar Esta opción estará habilitada a la persona que realiza la verificación del Acuerdo antes de pasar a la firma del Secretario General de la Presidencia. Esta funcionalidad se muestra en la figura 24:

Figura 24. Acuerdo por Verificar

Una vez verificado, la persona encargada, dará clic en el botón “Acuerdo Verificado” y el Acuerdo pasará automáticamente a la bandeja “Acuerdos por Firmar” del Secretario General de la Presidencia para ser firmado. 5.2.2.7.3 Acuerdos por Firmar Esta opción estará habilitada al Secretario General de la Presidencia, quien firmará el acuerdo que autoriza el viaje de un Ministro, tal como se muestra en la figura 25:

FFigura 25. Acuerdo firmado manualmente

4 Una vez que la SGP, autorice con firma digital la solicitud, la máxima autoridad de institución no adscrita realizará su viaje y al retornar, ingresará con su usuario y clave al sistema para ingresar el resultado del viaje.

4 Sólo el Secretario General de la Presidencia, realizará la autorización de los viajes para máximas autoridades de

instituciones no adscritas, en forma manual.


Página 24 de 34

5.2.2.8 Solicitudes autorizadas

Estas opciones permiten ver el listado de todas las solicitudes de viaje autorizadas por la SGP, así también permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “ver”), al igual que realizar búsqueda por nombre y cédula o por No. de solicitud, tal como se muestra en la figura 26:

Figura 26. Pantalla solicitudes autorizadas por la SGP

AL RETORNO DEL VIAJE PANTALLAS PARA MAXIMA AUTORIDAD: 5.2.2.9 Resultados del Viaje Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita regrese de su viaje, ingresará al sistema y, en “Mis Solicitudes” visualizará el listado de todas las solicitudes realizadas por él, en las cuales se mostrará también el estado en el que se encuentran. En la solicitud autorizada, correspondiente al viaje que hizo, ingresará el Resultado del Viaje anexando el “Informe de Resultados”, tal como se muestra en la figura 27:


Página 25 de 34

Figura 27: Pantalla para ingresar el Resultado del Viaje

Una vez que el usuario agregue y guarde el Resultado del Viaje, podrá ingresar el Detalle de Gastos, como se muestra en la figura 28:

Figura 28. Pantalla Detalle de Gastos


Página 26 de 34

Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita ingrese el Detalle de Gastos y la Liquidación Presupuestaria, enviará su solicitud a la SGP para que ésta finalice el proceso. PANTALLAS PARA LA SGP: 5.2.2.10 Solicitudes por Finalizar Esta opción es de uso exclusivo de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, pues aquí se finalizará el proceso con o sin cumplimiento del objeto del viaje que el funcionario haya realizado el viaje, tal como se muestra en la figura 29:

Figura 29: Lista de solicitudes por finalizar por parte de la Máxima Autoridad

La SGP podrá ver la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “ver”) por finalizar, y ahí proceder a finalizar con o sin cumplimiento, como se muestra en la figura 30:


Página 27 de 34

Figura 30: Pantalla en la que la SGP finaliza el proceso.

Si la SGP verifica que la máxima autoridad de la institución no adscrita no cumplió con el objeto del viaje, finalizará el proceso con incumplimiento, en donde se desplegará una pop-up para que se ingrese la observación de incumplimiento y se dé por terminado el proceso, tal como se muestra en la figura 31:

Figura 31: Pantalla de finalización con incumplimiento.

Nota: A partir de la fecha de retorno del viaje de la máxima autoridad de una institución no adscrita tiene 30 días para realizar el proceso de finalización de la solicitud de viaje, si pasado estos días no lo ha hecho automáticamente la solicitud se cerrará con el estado “Cerrado con Incumplimiento”; es importante conocer que mientras tenga una solicitud cerrada con incumplimiento no podrá generar una nueva


Página 28 de 34

solicitud, es decir la máxima autoridad no tendrá habilitada la opción de “Nueva Solicitud”. Para poder generar una nueva solicitud, debe solicitar a la SGP la habilitación de la solicitud que fue cerrada con incumplimiento para que pueda finalizar correctamente; a partir de la habilitación tiene 5 días para finalizar la solicitud.


Página 29 de 34

ALCANCE AL VIAJE Si la máxima autoridad de una institución no adscrita se encuentra aún en viaje y necesita hacer un alcance al mismo, ingresará al sistema de viajes al exterior y en el exterior, con su usuario y contraseña e ingresará a “Mis Solicitudes” y seleccionará la solicitud autorizada correspondiente al viaje que está realizando, al final de la pantalla podrá ver el botón “Alcance”, tal como se muestra en la figura 32:

Figura 32. Pantalla que me permite realizar un Alcance al viaje

Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita dé clic sobre el botón Alcance (como se muestra en la figura anterior), se desplegará una nueva pantalla con “Alcance No.” En la cual ingresará toda la información que se necesite para solicitar el alcance requerido, tal como se muestra en la figura 33:


Página 30 de 34

Figura 33: Pantalla de Alcance de solicitud al viaje

El motivo del viaje es exactamente el mismo de la primera solicitud por tratarse de un alcance de esta, y la opción “Igual al Motivo de Solicitud” estará deshabilitada, al dar clic en el botón “Guardar” se enviará el Alcance y el proceso continuará igualmente que si fuera una solicitud de viaje normal (salvo que aquí no necesita anexar los documentos obligatorios, siempre y cuando el motivo del alcance sea el mismo que el de la solicitud), generándose el número de Alcance, como se muestra en la figura 34:


Página 31 de 34

Figura 34: Pantalla de Alcance listo para ser enviado


Página 32 de 34

INGRESO EXTEMPORÁNEO La máxima autoridad de una institución no adscrita, que obligadamente deba realizar un viaje y no pueda crear la solicitud o la fecha de creación de la solicitud no cumpla la validación de 3 días laborables de antelación al viaje, deberá realizar un ingreso extemporáneo, máximo 8 días posteriores al viaje realizado. Al retorno del viaje, el funcionario deberá crear una nueva solicitud como “Ingreso Extemporáneo” y automáticamente el sistema habilitará un campo “Justificación por ingreso extemporáneo” adicional a los campos obligatorios que hay en una solicitud, como se muestra en la figura 35:

Figura 35. Solicitud por Ingreso Extemporáneo

Además de los documentos obligatorios que se anexan a una solicitud normal, cuando se trata de un ingreso extemporáneo se deberá obligatoriamente subir el “Anexo del Ingreso Extemporáneo” tal como se muestra en la figura 36:


Página 33 de 34

Figura 36. Anexos Solicitud con Ingreso Extemporáneo

Una vez guardados los anexos se procede al envío de la solicitud con ingreso extemporáneo, y se continúa con el proceso de igual manera que si fuera una solicitud normal, tal como se muestra en la figura 37:

Figura 37: Pantalla de solicitud enviada con ingreso extemporáneo

Es importante señalar, que en un Ingreso Extemporáneo, la fecha de salida y fecha de retorno del viaje, deben ser anteriores a la fecha de creación de la solicitud. En caso de que el funcionario ingrese fechas posteriores a la fecha de creación, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 38:


Página 34 de 34

Figura 38. Pantalla de alerta cuando fecha de salida es mayor a fecha de creación de solicitud

en Ingreso Extemporáneo

5.3 REQUERIMIENTOS

Para que la máxima autoridad de una institución no adscrita, pueda acceder y hacer uso del Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe cumplir con los siguientes requisitos:

Tener un navegador o browser instalado en su máquina local Tener usuario en el sistema Quipux.5

En caso de no cumplir con los requerimientos descritos, éstos deben ser solicitados a la Dirección de Sistemas de cada institución (AIQ).

- FIN DEL DOCUMENTO -

5 Sistema Quipux: es un sistema de gestión documental que está disponible en la Web en la

dirección: https://www.gestiondocumental.gob.ec

https://www.gestiondocumental.gob.ec/

Documents

SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEEviajes.presidencia.gob.ec/ayuda/manual/Manual_maxima_autoridad... · Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de