SOCIALIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALpetroleos.uis.edu.co/eisi/pdf/Gestion de archivos.pdf · 18 1156 direccion de certificacion y gestion documental 39 -----aseduis 19 2150

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SOCIALIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MARÍA DEL CARMEN SALAMANCA [email protected]

OCTUBRE 25 DE 2011

125 de octubre de 2011


PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Garantizar el eficiente manejo detodos los documentos y archivos dela Universidad Industrial deSantander, así como el control delos documentos y registros delSistema de Gestión Integrado

OBJETIVO ALCANCE

Recepción, control y aprobación detodos los documentos de laUniversidad Industrial de Santandery del SGI

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Secretaría General

Gestión Documental

Gestión de Correspondencia

Gestión Archivística

Gestión de Producción y

Control de Documentos

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


Es una unidad administrativa encargada degestionar de manera centralizada ynormalizada, los servicios de recepción,radicación y distribución de lascomunicaciones oficiales

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

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JUSTIFICACIÓN

Las entidades públicas y privadas queprestan servicios públicos, deben contarcon Unidades de Correspondencia queofrezcan servicios para el efectivocumplimiento de los principios que rigen laAdministración Pública


GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

1.CORRESPONDENCIARECIBIDA

OBJETIVO: Dar trámite oportuno a lascomunicaciones y la correspondenciarecibida por la Universidad

ALCANCE: Aplica a todos losdocumentos que se reciben en laUniversidad a través de la DCGD

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GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

1.CORRESPONDENCIA DESPACHADA

OBJETIVO: Entregar lascomunicaciones oficiales tanto dentrocomo fuera de la Universidad a surespectivo destinatario en un tiempooptimo

ALCANCE: Aplica a todos losdocumentos que deben serdespachadas tanto fuera como dentrode la Universidad


CONCEPTOS

Son aquellas comunicaciones recibidaso producidas en el desarrollo de lasfunciones legalmente asignadas ,mediante un acto administrativoindependientemente del medioutilizado

Todas las comunicaciones que nogeneran tramite en la Universidad

Es la comunicación que se recibe en laUniversidad por entidades públicas,privadas o personas naturales, la quegeneran los empleados a las diferentesUAA

CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

CORRESPONDENCIA OFICIAL

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CONCEPTOS

Es el procedimiento por el cuál laUniversidad asigna un número consecutivo alas comunicaciones recibidas o producidasdejando constancia de la fecha y hora

Es el procedimiento mediante el cuál, laUniversidad ingresa a su sistema lascomunicaciones oficiales.

Son aquellas comunicaciones recibidas oproducidas en el desarrollo de lasfunciones legalmente asignadas , medianteun acto administrativoindependientemente del medio utilizado

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES

OFICIALES

REGISTRO DE COMUNICACIONES

OFICIALES

COMUNICACIÓN OFICIAL


Es aquella que se produce en laUniversidad para ser enviada a lasdiferentes UAA o fuera de laUniversidad. Ejemplo comunicacionesoficiales, revistas, afiches, seminarios.

Aquella que tiene como destino unapersona o entidad localizada fuera dela Universidad

Aquella que tiene como destino unaUAA dentro de la Universidad y losorganismos que operan dentro de ella

CORRESPONDENCIA DESPACHADA


EXTERNA


INTERNA

CONCEPTOS

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Es la fuente primaria de informacióncon todos los rasgos y característicasque permiten garantizar su autenticidade integridad.

Es el producido o tramitado por elfuncionario público en ejercicio de sucargo o con su intervención.

Es el registro de información generada,recibida, almacenada y comunicada pormedios electrónicos, que permanece enestos medios durante su ciclo vital

DOCUMENTO ORIGINAL

DOCUMENTO PÚBLICO

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

CONCEPTOS


CRITERIOS PARA LA RADICACIÓN

1. Las unidades de correspondencia debenrecibir únicamente las comunicaciones queconciernen a la entidad y verificar sucompetencia.

2. Las comunicaciones que recibe la Entidad sesometerán a un proceso de selección paradeterminar si son de carácter oficial opersonal.

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CRITERIOS PARA LA RADICACIÓN

3. Se debe confrontar si la información que se recibe, esta completa.

4. Las publicaciones libros, revistas, folletos y demásdocumentos de carácter meramente informativocomo plegables, publicidad, no deberánradicarse.

5. El registro y radicación de las comunicacionesdebe hacerse de forma permanente,estableciendo horarios de reparto ydistribución.


RECORRIDO I

1 3190 DIVISION DE SERVICIOS DE INFORMACION 24 1180 SANEAMIENTO CONTABLE - CARTERA

2 2160 DIRECCION DE ADM. Y REGISTRO ACADEMICO 25 1153 PRENSA

3 3144 SECCION DE TESORERIA 26 1170 DIRECCION DE CONTRATACION Y PROYECTOS DE INVERSION

4 3141 SECCION DE CONTABILIDAD 27 1140 RELACIONES EXTERIORES

5 3143 SECCION DE PRESUPUESTO 28 1180 DIRECCION DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION DE GESTION

6 3142 GRUPO DE INVENTARIOS 29 1188 INST. DE PROYEC. REG. Y ESTUD. A DIST. - DIRECCIÓN

7 3140 DIVISION FINANCIERA E IMPORTACIONES 30 1188 INST. DE PROYEC. REG. Y ESTUD. A DIST. - SUBDIREC. ADTIVA.

8 3140 ESTAMPILLA UIS 31 2123 DIRECCION DE POSGRADOS

9 2110 VICERRECTORIA ACADEMICA32

4114 DIEF DE CIENCIAS

10 3180 DIVISION DE RECURSOS HUMANOS 4115 DIEF DE CIENCIAS HUMANAS

11 1150 SECRETARIA GENERAL33

4117 DIEF FISICOMECANICAS

12 3110 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA 4116 DIEF FISICOQUIMICAS

13 1110 RECTORÍA 34 4110 DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y EXTENSION

14 1153 DIRECCION DE COMUNICACIONES 35 ------ CAPELLANIA

15 1130 PLANEACION 36 ------ PRADOSOL

16 1110 ASESORIA JURIDICA - RECTORIA 37 3130 BIENESTAR UNIVERSITARIO

17 3170 DIVISION DE PUBLICACIONES 38 3131 SERVICIOS INTEGRALES DE SALUD

18 1156 DIRECCION DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTAL 39 ------ ASEDUIS

19 2150 CENTRO PARA EL DLLO. DE LA DOC. EN LA UIS - CEDEDUIS 40 6530 ESCUELA DE ESTUDIOS INDUTRIALES Y EMPRESARIALES

20 1153 TELEUIS - TELEVISION 41 6212 INSTITUTO DE LENGUAS

21 1188 INST. DE PROYEC. REG. Y ESTUD. A DIST. - SUBDIREC. ACADEM. 42 ------ CONMUTADOR

22 3144 LIQUIDACIONES - TESORERIA 43 3170 FONDO ROTATORIO

23 ------ FUNDEUIS

MENSAJERÍA - RECORRIDOS

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RECORRIDO II

1 6560 ESCUELA DE INGENIERIA MECANICA 18 6440 CAMPO ESCUELA – ESCUELA DE INGENIERIA DE PETROLEOS

2 6560 POSGRADO EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO 19 6430 ESCUELA DE INGENIERIA METALURGIA

3 2140 BIBLIOTECA 20 6420 ESCUELA DE GEOLOGIA

4 6120 ESCUELA DE BIOLOGIA 21 6540 ESCUELA DE INGENIERIA CIVIL

5 6140 ESCUELA DE MATEMATICAS 22 6510 DECANATO FACULTAD DE INGENIERIAS FISICOMECANICAS

6 6130 ESCUELA DE FISICA 23 6570 ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

7 6150 ESCUELA DE QUIMICA 24 6530 ESCUELA DE ESTUDIOS INDUTRIALES Y EMPRESARIALES

8 ------ ASOCIACION DE PROFESORES 25 6510 COMPUTADORES PARA EDUCAR

9 6110 DECANATO FACULTAD DE CIENCIAS 26 6550 MAESTRIA EN INFORMATICA

10 ------ ALMACEN DE QUIMICA 27 6220 ESCUELA DE ARTES Y MUSICA

11 ------ COOPERATIVA DE PROFESORES - COOPRUIS 28 2130 PROGR. BELLAS ARTES – INST. DE PROYEC. REG. Y ESTUD. A DIST.

12 6130 DIFRACCION DE RAYOS X - ESCUELA DE QUIMICA 29 ------ CENTRO DE CELULOSA PULPA Y PAPEL – CICELPA

13 6450 POSGRADO EN INGENIERIA QUIMICA 30 ------ CENTRO DE INVESTIGACION EN AMBIENTAL – CEIAM

14 6450 ESPECIALIZACION EN INGENIERIA QUIMICA AMBIENTAL 31 ------ FAVUIS

15 6450 ESCUELA DE INGENIERIA QUIMICA 32 ------ CAPRUIS

16 6410 DECANATO FACULTAD DE INGENIERIA FISICOQUIMICAS 33 6550 ESCUELA DE ELECTRICA, ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES

17 6440 ESCUELA DE INGENIERIA DE PETROLEOS 34 6520 ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL



RECORRIDO III

1 6250 MAESTRIA EN PEDAGOGIA 10 6260 ESCUELA DE HISTORIA

2 6240 POSGRADO EN ECONOMIA - POSGRADO EN GERENCIA PUBLICA 11 6250 ESCUELA DE EDUCACIÓN

3 6250 MAESTRÍA EN SEMIÓTICA, ESPECIALIZAC. PEDAG. Y SEMIÓTICA 12 6245 ESPECIALIZACIÓN EN FILOSOFÍA DEL DERECHO

4 6270 ESCUELA DE LETRAS 13 3160 DIVISION DE PLANTA FISICA

5 6280 ESCUELA DE TRABAJO SOCIAL 14 ------ SINTRAUNICOL

6 6230 ESCUELA DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS 15 3150 DIVISION DE MANTENIMIENTO TECNOLOGICO

7 6245 ESCUELA DE FILOSOFÍA 16 6150 LABORATORIO QUIMICO DE SUELOS

8 6210 DECANATO DE CIENCIAS HUMANAS 17 2170 DIRECCION CULTURAL

9 6240 ESCUELA DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN 18 3190 CENTIC - CENTRO DE INNOVACION Y DE TECNOLOGIAS

RECORRIDO IV

1 6150 CENIVAM 13 6868 DEPARTAMENTO DE SALUD PUBLICA

2 6290 DEPARTAMENTO DE DEPORTES 14 6812 PROINAPSA

3 6820 ESCUELA DE BACTERIOLOGIA Y LABORATORIO CLINICO 15 ------ POSGRADO EN ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE SALUD

4 6840 ESCUELA DE FISIOTERAPIA 16 6868 CENTRO DE INVESTIGACIONES EPIDEMIOLOGICAS

5 3160 PLANTA FISICA - FACULTAD DE SALUD 17 6830 ESCUELA DE ENFERMERIA

6 4118 DIEF FACULTAD DE SALUD 18 6850 ESCUELA DE NUTRICION

7 2140 BIBLIOTECA FACULTAD DE SALUD 19 6865 DEPARTAMENTO DE PATOLOGIA

8 ------ LABORATORIO CLINICO FACULTAD DE SALUD 20 6864 DEPARTAMENTO DE MEDICINA INTERNA

9 6861 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BASICAS 21 6862 DEPARTAMENTO DE CIRUGIA

10 6861 LABORATORIO DE GENETICA 22 6863 DEPARTAMENTO DE GINECOBSTETRICIA

11 6860 ESCUELA DE MEDICINA 23 6866 DEPARTAMENTO DE PEDIATRIA

12 6810 DECANATO FACULTAD DE SALUD


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RECORRIDO V

1 6230 CENTRO DE CONCILIACION - CONSULTORIO JURIDICO 5 ----- CIDLIS

2 6230 CONSULTORIO JURIDICO 6 1160 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

3 3160 ADMINISTRACION SEDE UIS BUCARICA 7 6867 DEPARTAMENTO DE SALUD MENTAL

4 1153 TELEUIS EMISORA

OTROS RECORRIDOS-MENSAJERÍA EXTERNA

1 6862 FUNDACION OFTALMOLOGICA DE SANTANDER - FOS - UIS LUNES, MIÉRCOLES Y VIERNES

SEDE GUATIGUARÁ (PIEDECUESTA)

1 3160 ADMINISTRACION SEDE UIS GUATIGUARÁ TODOS LOS DIAS EN LAS MAÑANAS

2 6120 CINBIN - CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOMOLECULARES TODOS LOS DIAS EN LAS MAÑANAS

3 4113 CINTROP – CENTRO DE INVESTIGACIONES EN ENFERMEDADES TROPICALES TODOS LOS DIAS EN LAS MAÑANAS



MENSAJERÍA – RECORRIDOS OTRAS ACTIVIDADES

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: FGD.04

PLANILLA DE DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

Versión: 02

FECHA DE RECIBO

EMPRESA DE CORREO No. DE GUÍA REMITENTE DESTINATARIO

RECIBE (FIRMA Y FECHA)

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No. FECHA DE RECIBOHORA DE RECIBO

REMITENTE(NOMBRE DE ENTIDAD) DESTINATARIO (NOMBRE DE )

EMPRESA DE CORREO O PERSONA QUE ENTREGA EL DOCUMENTO No. DE GUÍA


PLANILLA DE CONTROL DE CORREOS RECIBIDOS Versión: 02



FECHA

No. DE RADICACIÓN

ÒNo. DE GUÍA

EMPRESA DE

CORREO

DESTINATARIOÓ UAA

REMITENTE /

DIRECCIÓN

FIRMA DE RECIBIDO FECHA Y HORA


PLANILLA DE ENTREGA DE RECOMENDADOS Versión: 03


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FECHA DE CONSULTA NUMERO DE

RADICADO DEL DOCUMENTO

FECHA DEL DOCUMENTO

ASUNTO UAA QUE SOLICITA LA INFORMACIÓN PERSONA QUE SOLICITA LA INFORMACIÓN OBSERVACIONES

DIA MES AÑO DIA MES AÑO


CONSULTA DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA Y RECIBIDA

Versión: 02




PRUEBA DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Versión: 03

UNIDAD QUE ENVIA EL DOCUMENTO: ________________________________SOLICITUD No.

FECHA DE RECIBIDO EN DCGD: ________________________________ FECHA DE ENTREGA AL MENSAJERO: _______________________

NOMBRE DEL MENSAJERO: ________________________________ FIRMA:___________________________________________________

FUNCIONARIO DCGD QUIEN ENTREGA: ________________________________ FIRMA:___________________________________________________

No. Radicación NOMBRE DESTINATARIO DIRECCION FECHA RECORRIDO

FECHA ENTREGA NOMBRE / FIRMA DE QUIEN RECIBE

MOTIVO DEVOLUCIÓN REGISTRO PRUEBA DE ENTREGA

DEL DOCUMENTO1 2 3 4 5

MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN

1. DIRECCION INCORRECTA 2. DESTINATARIO NO RECIBE 3. NO HAY QUIEN RECIBA 4. DIRECCIÓN INCOMPLETA 5. DESTINATARIO SE TRASLADO


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GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD.29

CONTROL EMPRESAS DE MENSAJERÍA EXTERNA VERSIÓN: 02

EMPRESA DE MENSAJERÍA:

FECHA HORA FIRMA MENSAJERO FECHA HORA FIRMA MENSAJERO




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MENSAJERÍA – ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS PROCEDIMIENTOS

•Recibe, registra fecha y hora de los documentos entregados por las diferentesempresas de correo y los que han sido llevados por personas particulares opersonal vinculado a la Universidad directamente por ventanilla.

•Realiza registro de los documentos que no pertenecen a la universidad ydevuelve a la empresa de mensajería “Planilla de devolución decorrespondencia externa FGD.04”.

•Realiza registro de los documentos que pertenecen a la Universidad “Planillade control de correos recibidos FGD.05”.

•Si el documento requiere radicación por tratarse de una Comunicación Oficial,se entrega al Auxiliar de Correspondencia.

•Registra la información de la correspondencia recomendada “Planilla entregade recomendados FGD.06”.


•De acuerdo al recorrido establecido, el mensajero entrega y recoge labolsa de correo en la respectiva UAA, si hay correspondencia especial sediligencia el formato “Prueba de entrega de correspondencia FGD.27”.

•Registran la información, en el sistema, de la correspondencia adespachar fuera de la Universidad.

•Diligencia las guías y planillas de los correos a despachar por cadaempresa “Planilla para consignación de envíos en ADPOSTAL FGD.32”, yentregan los sobres al clasificador de Correspondencia.

•El clasificador de Correspondencia entrega los sobres a las respectivasempresas de correo “Control empresa de mensajería externa FGD.29”.

MENSAJERÍA – ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS PROCEDIMIENTOS

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El auxiliar recibe los documentos de las diferentes empresas de correo y los que hansido entregados directamente en la ventanilla, registra fecha y hora de recibido.

Realiza el registro de los documentos y devuelve a la empresa de mensajería.

Planilla los documentos en el respectivo formato.

Si el documento no requiere radicación, coloca el código de la unidad a donde vadirigido y un sello donde solicita su devolución si es oficial.

Si el documento requiere radicación se traslada al funcionario respectivo para sutrámite.

PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA


Encontramos muchas dificultades para encontrar los destinatarios porque lainformación no es completa ni clara.

Suponemos que todos nos conocen y que es suficiente con decir Carlos,Juan, Pedro, etc. Esto cambia totalmente la dirección de la comunicación.

Los funcionarios son rotados continuamente por eso es importante haceralusión al cargo para el cual va dirigida la correspondencia.

¿ QUE NOS PASA ?

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MENSAJERÍA CORRESPONDENCIA EXTERNA



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� La carta debe elaborarse en original y dos copias.

� Tanto el original como la primera copia deben ir firmadas por el jefe de UAA.

� Se deben elaborar las copias adicionales anunciadas.

� En la parte superior izquierda se debe se escribe el código de la UAA que lo esta originando, después la fecha y queda el número radicado

REQUISITOS PARA LA RADICACIÓN

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UTILIZACIÓN DE LA WEB




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GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Este Subproceso es muy importante para la Institución;participan las UAA, la comunidad universitaria, lacomunidad externa. Requiere mejora continua yparticipación activa y permanente con los funcionarios quemanejan documentos en la Universidad.

El proceso comienza desde lasUAA y se está fortaleciendo laconservación del documentodesde su origen


RESPONSABILIDAD

Los servidores públicos son responsables dela organización, conservación, uso y manejode los documentos.

Los particulares son responsables ante lasautoridades por el uso de los mismos.


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FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS


Los archivos en un Estado deDerecho cumplen una funciónprobatoria, garantizadora yperpetuadora.


Organizar, disponer yconservar los documentos deforma que se garantice elacceso y la integridad física delos mismos, para cumplir laLey General de Archivos

Desde la organización de losdocumentos hasta ladisposición final de losmismos

OBJETIVO ALCANCE


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CONCEPTOS

Es aquel en el que se agrupan documentostransferidos por los distintos archivos de gestión dela entidad respectiva, cuya consulta no es tanfrecuente pero que siguen teniendo vigencia y sonobjeto de consulta por las propias oficinas yparticulares en general.

Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soportematerial, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,en el transcurso de su gestión, conservados para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y alos ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Comprende toda la documentación que es sometidaa continua utilización y consulta administrativa porlas oficinas productoras u otras que la soliciten. Sucirculación o trámite se realiza para dar respuesta osolución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL


Es aquel según el cual cada documento debe estarsituado en el fondo documental del que procede,teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidadde independencia de cada fondo y en éste laintegridad y carácter seriado de los documentos.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentosdesde su producción o recepción en la Oficina (Archivo deGestión) y su conservación temporal (Archivo Central),hasta su eliminación o integración a un archivopermanente (Archivo Histórico).

Hace relación al orden que conservan losdocumentos dentro de cada serie, de acuerdo a lasecuencia que originó el documento y en el ordenen que se dieron, iniciado y resuelto en la oficinaque tiene la competencia específica.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA


CONCEPTOS

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Es el acceso a un documento o grupo dedocumentos con el fin de conocer la informaciónque contiene. La consulta garantiza el derechoque tienen los usuarios de acceder a lainformación que se encuentra en los documentosde archivo y también de obtener copias, si sonnecesarias.

Son los traslados de documentos del Archivode Gestión al Archivo Central, sin alteraciónde sus propiedades, para su conservación.

Técnica fotográfica de registrar en películade sales de plata, imágenes de documentos,con reducciones, que de acuerdo al equipoutilizado permiten superar muchas veces sutamaño original.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

MICROFILMACIÓN

CONSULTA


CONCEPTOS

Aplica a aquellos documentos que tienen valorpermanente, es decir, los que lo tienen pordisposición legal o los que por su contenidoinforman sobre el origen, desarrollo, estructura,procedimientos y políticas de la Unidadproductora convirtiéndose en testimonio de su

actividad y trascendencia.

Retiro de duplicados idénticos, folios enblanco y documentos de apoyo en losArchivos de Gestión.

Es la actividad realizada para aquellosdocumentos que han perdido sus valoresprimarios y secundarios, sin perjuicio deconservar su información en otros soportes.

DEPURACIÓN

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN TOTAL


CONCEPTOS

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Conjunto de documentos de un archivo,conservados por su valor sustantivo,histórico o cultural

Acto de numerar los folios sólo por sucara recta (primera cara de un folio).

Instrumento que describe la relaciónsistemática y detallada de las unidades deun fondo (archivo de una entidad), con el finde asegurar el control de los documentos ensus diferentes fases.

FOLIACIÓN

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ACERVO DOCUMENTAL


CONCEPTOS


PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE

ARCHIVO PGD.05

OBJETIVO: Establecer la secuencia deactividades necesarias para el manejo,conservación, consulta y transferencia delos documentos de archivo en cualquierade las fases de su ciclo vital.

ALCANCE: Aplica para le archivo de todoslos documentos que sean tramitados entodas las UAA de la Universidad Industrialde Santander.


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GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS GGD.03

OBJETIVO: Definir los lineamientospara la organización de documentos,sean estos transferidos o no al ArchivoCentral de cada UAA.

ALCANCE: Aplica a todos losdocumentos tramitados en lasdiferentes UAA de la UniversidadIndustrial de Santander.



GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

•Identificación de carpetas: Por cada Serie y Sub-serie, de acuerdo a las TRDy a la asesoría prestada por la DCGD.

•Foliación: La documentación que va a ser objeto de foliación debe estarpreviamente ordenada y depurada.

•Organización de carpetas: La ubicación física de los documentos se hará detal manera que la fecha más antigua de producción será el primerdocumento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente seencontrará al final de la misma.


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IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE CARPETAS


IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS

NOMBRE U.A.A.RECTORÍA

CÓDIGO U.A.A. 1110

NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO SERIEINFORMES I01

NOMBRE SUB-SERIE CÓDIGO SUB-SERIE

Informes a Entes de Control I01.02

CARPETA No. 1

No. DE FOLIOS 50

FECHAS EXTREMAS

DE A

A M D A M D

1999 7 12 1999 10 3

Noviembre 4 5

Octubre 30 4

Mayo 25 3

Febrero 9 2

Enero 21 1Bucaramanga, enero 21

RectorJAIME ALBERTO CAMACHO PICOUniversidad Industrial de Santander

Ciudad

Distinguido


GUÍA PARA LA TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL GGD.07

OBJETIVO: Definir los lineamientospara la transferencia de losdocumentos que cada UAA produceen desarrollo de sus funciones.

ALCANCE: Aplica a todos los documentosque reciben y producen las diferentes UAAde la Universidad y son objeto detransferencia al Archivo Central.


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GUÍA PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con loestipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a lametodología y recomendaciones que sobre el particular haga laDirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando elFormato Único de Inventario Documental (FGD.15).

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:Código de asunto, nombre de la UAA, código de la UAA, No. decaja y fechas extremas; en el espacio en blanco se hace unadescripción del contenido de la caja. El formato utilizado semuestra a continuación.

Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el •Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el


FORMATO PARA IDENTIFICAR CAJAS DE ARCHIVO

Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el •Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el


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GUÍA PARA LA CONSULTA DE

DOCUMENTOS GGD.04

OBJETIVO: Definir los lineamientospara la consulta de documentos dearchivo.

ALCANCE: Aplica a todos los documentosque se encuentren en los archivos degestión y en el archivo central.


GUÍA PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

CONSULTA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

La consulta de los documentos en los archivos de gestión, porparte de otras UAA o de los ciudadanos, deberá efectuarsepermitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea susoporte. Si el interesado desea que se le expidan copias ofotocopias, ésta deberán ser autorizadas por el Jefe de larespectiva UAA y sólo se permitirá cuando la información no tengacarácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. Enla correspondiente UAA se llevará el registro de préstamo.


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PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN PARA TRÁMITES INTERNOS

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra UAAen calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevarun registro en el que se consigne la fecha del préstamo,identificación completa del expediente, número total de folios,nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentoriopara su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la UAAproductora deberá hacer exigible su devolución inmediata.



CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

La primera fuente de consulta de los documentos en el ArchivoCentral para las UAA, será la copia del Formato Único deInventario Documental FGD.15 devuelta por la DCGD, en dondeconstan todos los elementos de información para facilitar surecuperación.El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, por partede los funcionarios de las diferentes UAA, se realizará previodiligenciamiento de la Relación Préstamo de Documentos FGD.13,donde se consigna el número de carpeta, caja, cantidad de folios,nombre del expediente, funcionario que entrega, usuario(funcionario que retira), UAA solicitante, fecha de entrega, fechade devolución y firma.


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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TRD


Es un asunto específico que por suscaracterísticas forma parte de la Serie.

Listado de series y subseries con suscorrespondientes tipos documentales, a las cualesse asigna el tiempo de permanencia en cada etapa

del ciclo vital de los documentos.

Conjunto de unidades documentales de estructuray contenido homogéneos, emanados de un mismoórgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos,Actas, Informes, entre otros.

T.R.D.

SERIE

SUBSERIE

CONCEPTOS


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Archivo Histórico

(Permanente)

Archivo Central

(Intermedio)

Archivo De Gestión

(Activo)

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Conservación yEliminación

Utilización yMantenimiento

Creación yelaboración dedocumentos

1ra. Fase

2da. Fase

3ra. Fase


Producción

Circulación

Almacenamiento

Disposición Final

CICLO TRD


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FORMATO TRD


UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE INGENIERÍA ELÉCTRICA Y TELECOMUNICACIÓN Pág. 1 de: 9

CODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 6550

CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIONDISPOSICION FINAL

OBSERVACIONES(AÑOS)

A.G. A.C. CT E M S

A01 ACREDITACION

A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X

Cronograma de actividades

Informes proceso de autoevaluación

Informe final de autoevaluación

Informe de evaluación interna

Informe de evaluación externa

Documentos de comentarios de la Institución

a la evaluación externa

Concepto del Consejo Nacional de Acreditación

Acto Administrativo de aprobaciòn

A02 ACTAS

A02.03 Actas de Claustro de Profesores 3 7 X X

A02.24 Actas de Comité de Trabajos de Grado 3 7 X X

A02.34 Actas de Consejo de Escuela 3 7 X X

AG = Archivo de Gestión

AC = Archivo Central _______________________________________________________

CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

M = Microfilmación DIRECTORA DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTAL

E = Eliminación

S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:

P = Permanente

* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros

FORMATO TRD


UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDERTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE INGENIERÍA ELÉCTRICA Y TELECOMUNICACIÓN Pág. 2 de: 9

CODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 6550

CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIONDISPOSICION FINAL

OBSERVACIONES(AÑOS)

A.G. A.C. CT E M S

A06 AUXILIATURAS

A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud de Auxiliatura (si aplica)

Copia de la Resolución de aprobación

C04 CIRCULARES

C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

C05 CONCEPTOS

C05.01 Conceptos Especializados para Juzgados 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud

Concepto

C09 CONTRATACION

C09.01 Contratos de Arrendamiento 2 18 X X

RUT

Solicitud

AG = Archivo de Gestión

AC = Archivo Central _______________________________________________________

CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

M = Microfilmación DIRECTORA DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTAL

E = Eliminación

S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:

P = Permanente

* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros

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TRD

Una vez elaboradas las Tablas deRetención Documental, yaprobadas por la instanciacorrespondiente, deberándifundirse en todas lasdependencias de la Institución,con una guía explicativa a fin defacilitar su comprensión yaplicación

El tiempo de retenciónprevisto para los documentosde archivo de oficina y dearchivo central debe estaracorde con las necesidadesadministrativas y lasdisposiciones legales.


PROCEDIMIENTO CONTROL DE

DOCUMENTOS INTERNOS PGD.01

OBJETIVO: Establecer las actividadesnecesarias para el control de losdocumentos en los procesos de laUniversidad Industrial de Santanderconforme los requisitos de la Norma.

ALCANCE: Aplica a todos los documentosinternos que se utilicen dentro de losProcesos de la Universidad Industrial deSantander.

GESTIÓN DE PRODUCCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS


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DOCUMENTOS INTERNOS ESPECIALES

PGD.07

OBJETIVO: Establecer las pautas para elcontrol de los documentos internosespeciales utilizados en los procesos de laUniversidad Industrial de Santanderconforme a los requisitos de la Norma.

ALCANCE: Aplica a todos los documentosinternos expedidos por la UniversidadIndustrial de Santander como Acuerdos yResoluciones que se utilicen dentro de losprocesos.




DOCUMENTOS EXTERNOS PGD.09

OBJETIVO: Establecer las actividadesnecesarias para el control de losdocumentos externos de los procesos de laUniversidad Industrial de Santanderconforme los requisitos de la Norma.

ALCANCE: Aplica a todos los documentosexternos que se utilicen dentro de losProcesos de la Universidad Industrial deSantander.



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REGISTROS PGD.02

OBJETIVO: Establecer las actividadesnecesarias para la identificación, elalmacenamiento, la protección, larecuperación, el tiempo de retención y ladisposición de los registros del Sistema deGestión Integrado.

ALCANCE: Aplica a todos los registros quese utilicen dentro de los Procesos de laUniversidad Industrial de Santander.



Copia de un documento sometido acontroles establecidos en unprocedimiento.

Documento diseñado para el SGC de laUniversidad. Ej.: procedimiento, guía,instructivo, entre otros. En la UIS se hancatalogado estos documentos comoespecíficos, transversales u obligatorios dela Norma.

Documentos expedidos por la UniversidadIndustrial de Santander por medio de ActosAdministrativos como Resoluciones y Acuerdosque normatizan el actuar de la Universidad.PGD.07.

DOCUMENTO INTERNO

DOCUMENTO INTERNO ESPECIAL

COPIA CONTROLADA

CONCEPTOS


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CONTROL DE DOCUMENTOS


Se mantienen de maneraactualizada en la Intranet

La División de Serviciosde Información realizalas copias de seguridad

Todo documento impresose considera copia nocontrolada

La creación o anulación delos documentos, requiereActo Administrativo

Las modificaciones están a cargode las instancias definidas pararealizar la revisión técnica

Deben regirse por lanormatividad de laUniversidad

DOCUMENTOS INTERNOS



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DOCUMENTOS EXTERNOS

Deben estar relacionados en elListado Maestro de DocumentosExternos

Publicados en la página Webde la Universidad



• El funcionario asociado a un procesoidentifica la necesidad deactualización de los DocumentosInternos o Externos, e informa al líderdel Proceso.

• Documentos Internos:

Creación, modificación o anulación.

• Documentos Externos:

Normatividad externa aplicable alproceso.

• Medios:

Consulta de páginas Web

Suscripciones o convenios

Herramientas de Búsqueda


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INSTANCIAS DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓNTÉCNICA

DE ADECUACIÓN AL SGC

Documentos obligatorios de Norma

Seguimiento Institucional

Gestión Documental

Líder del proceso que generó el documento

Vicerrector Administrativo

Líderes de procesos involucrados

Profesional (Calidad)

Rector


DOCUMENTO ELABORACIÓNREVISIÓN

APROBACIÓNTÉCNICA DE ADECUACIÓN AL SGC

Documentos Transversales

Funcionario asociado a un proceso

Líder del proceso que generó el documento

Funcionario de Planeación

Líderes de procesos involucrados

Profesional (Calidad) Rector



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DOCUMENTO ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓNTÉCNICA

DE ADECUACIÓN AL SGC

Documentos Específicos

Funcionario asociado a un proceso

Líder del proceso y/o funcionario con la competencia técnica requerida

Profesional (Calidad)Rector o Vicerrectores



PREGUNTAS MAS FRECUENTES

Se debe remitir al Sistema Gestión de Calidad en laIntranet- Mapa de Procesos-Proceso GestiónDocumental-Gestión de Correspondencia-Formatos-Anexo FGD.08 Tarifas de Mensajería y allí encontrara lasempresas que tienen convenio con la universidad. (Estalista se va actualizando cada vez que la Universidadcontrata con una empresa a través de DCGD).

8:15 am recorridos de Administración, Facultad de Salud y Escuelas10:00 am recorridos Sede UIS - Bucarica y Salud mental11:00 am recorridos División Financiera y Presupuesto2:15 pm recorridos de Administración, Facultad de Salud y Escuelas4:00 pm recorridos Sede UIS - Bucarica y Administración4:30 pm recorridos División Financiera y Presupuesto

La Dirección de Certificación y Gestión Documentalpresta el servicio de correspondencia (chuspa) a 130UAA

¿Cómo estaestablecido elhorario de losrecorridos?

¿Cuántas UAAtienen el serviciode Chuspa?

¿Qué operadoresexternos de correoutiliza la Universidad?


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Se pueden consultar en el Anexo FGD.08 Tarifas deMensajería que se encuentra en el Mapa de procesos-Proceso de Gestión Documental-Gestión decorrespondencia-Formatos. Estas tarifas se actualizan cadavez que los operadores cambian precios.

Debe ingresar al mapa de procesos en la Intranet, entra alproceso Gestión Documental y allí encontrara la informaciónsolicitada en el Anexo FGD.08 Tarifas de Mensajería, donde seespecifican los tiempos de entrega, las empresas disponibles, etc.Nota: Si es para enviar por el servicio DEPRISA HOY debe llegar a

más tardar a las 9:30 am, después de esta hora y hasta las 4:30pm serán enviados por los servicios normales de DEPRISA,SERVIENTREGA Y 472, los cuales saldrían a las 5:00 pm

Para ser entregados por la mañana se reciben hasta de las10:00 am; y para ser entregados por la tarde se recibenhasta las 4:00 pm. Después de esta hora se entregaran al díasiguiente.

¿Si quieroenviar hoymismo unpaquete, cartao sobre quedebo tener encuenta?

¿Hasta qué horapuedo enviar undocumento para laSede UIS-Bucarica?

¿Cuáles son las Tarifasde Mensajería

Vigentes?



Una vez se halla verificado que el material a centralizarcumple con los requisitos estipulados la unidad envía unmemorando solicitando la centralización del archivo yse procede a asignar el turno de centralización de

acuerdo al espacio requerido.

No. Porque en este formato se registra información importantecomo: el número de la guía, tipo de correspondencia, tipo deservicio utilizado y datos del destinatario, con ello se garantizaque el proceso se ha efectuado correctamente. Además con lainformación consignada se puede determinar el costo delservicio.

Verificar en la Tabla de Retención Documental y en elListado Maestro de Registro la disposición final del losdocumentos. Se debe tener en cuenta lo estipulado en laGuía para la transferencia de Documentos GGD.07 numeral4.1.2 y 4.1.3.

¿Puedo enviar una comunicación a un destinatario externo sin diligenciar el formato FGD.08?

¿De los documentosque tengo en miArchivo de Gestiónque debo centralizary que debo eliminar?

¿Cuando me puedenrecibir el Archivo de

Gestión?


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Esta consulta la puede hacer telefónicamente siemprey cuando sea de su Unidad suministrando unainformación mínima que puede ser:-Fecha de la carta-Numero de radicación-Destinatario-Unidad que la remitió

Se debe ingresar ala Intranet-mapa de procesos-Proceso GestiónDocumental-Gestión archivística-Formatos-Formato Único delInventario Documental FGD.15, descarga el documento, elaborael borrador y lo envía para su revisión y corrección.

La Guía para la Organización de Archivos - GGD03 indicapaso a paso como se deben organizar los documentos queson para conservación.

Los documentos que no van a ser transferidos, sinoeliminados se pueden manejar de la forma que facilite sumanipulación.

¿Cómo sediligencia elformato únicode inventario?

¿Cómo guardo misdocumentos sinopuedo legajar niponer ganchos?

¿Cómo puedo acceder a

un documento radicadodel cual necesitoinformación o copia?



Desde mayo del 2004 se encuentran registrados enel sistema Docu-ware todos los documentos de lacorrespondencia radicada tanto despachada comorecibida, los anteriores a esta fecha estánmicrofilmados en rollos de 16 mm y se encuentranen la dirección para su consulta.

El documento se puede consultar en un lector demicrofilm previa autorización escrita del jefe de laUAA a la cual pertenece, en esta autorizacióndeben incluir los datos de centralización quepermitan su ubicación. Si se requiere la impresiónse solicitará el servicio al SENA.

¿Desde que fechase encuentranalmacenados losdocumentos en elsistema?

¿Si un documentofue eliminado y seencuentramicrofilmadocómo puedoacceder aldocumento?


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GRACIAS


Documents

SOCIALIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALpetroleos.uis.edu.co/eisi/pdf/Gestion de archivos.pdf · 18 1156 direccion de certificacion y gestion documental 39 -----aseduis 19 2150