StarME - Class OneHostelería. Informáticos desde 1.982 (y vinculados al sector Hotelero desde 1.990), nuestros productos han sido implantados en más de 150 Hoteles y cadenas de

StarME MENU ENGINEERING

Ingenieria de Menus – Control de Eventos (Release .11 .09)

C l a s s O n e | H o s p i t a l i t y S o f t w a r e & A d v i s o r y

Junio 2.014

1. Presentación Grupo Class One | ¿Quiénes somos?


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2. Overview | ¿Por qué StarME?

3. Operativa Básica

i. Datos Generales y Bookingii. Avisos y Seguimiento Comercialiii. Descripción y Distribución de Mesasiv. Recetasv. Presupuestosvi. Estudio de Necesidades (Integración con Economato) vii. Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato)

Presentación Grupo Class One | ¿Quiénes somos?Información general

Class One es un grupo de empresas informáticas dedicado en exclusividad al mundo de la Hostelería. Informáticos desde 1.982 (y vinculados al sector Hotelero desde 1.990), nuestros productos han sido implantados en más de 150 Hoteles y cadenas de gran solvencia, tanto en España (península e Islas Canarias) como en el extranjero.

Entre los principales servicios que ofrecemos a nuestros Clientes se encuentran:

� Desarrollo, implantación y soporte de productos informáticos aplicados al mundo de la hostelería

� Consultoría de Negocio asociada al ámbito hostelero

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� Consultoría de Negocio asociada al ámbito hostelero

� Consultoría Financiera e implantación de nuestra solución informática para la gestión de la Contabilidad de la empresa (solución horizontal, aplicable a cualquier sector)

Con sede en La Coruña, el Grupo Class One cuenta también con personal en Madrid, Fuerteventura y Castellón (para ofrecer una mejor cobertura a las distintas zonas de la Península Ibérica y Canarias) y Atlanta (USA Class One, Software Inc 1995), así como otros delegados y distribuidores en el extranjero.

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Presentación Grupo Class One | ¿Quiénes somos?Marca Class One

Nuestros productos se caracterizan por ofrecer una garantía de calidad respaldada por implantaciones en España y el extranjero durante los últimos 20 años.

Nuestro software, en constante evolución y mejora (realizamos revisiones periódicas, considerando también las sugerencias de nuestros Clientes), se caracteriza por los siguientes aspectos:

Uso sencillo e

SeguroVersátil

Multientorno

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Terminado y depurado

Potente y eficaz

sencillo e intuitivo

Modular

Gestión integral para el Sector Hostelero

Multientorno

Multiidioma, multimoneda

Presentación Grupo Class One | ¿Quiénes somos?Cartera de Productos

Los principales productos que, actualmente, conforman la cartera del Grupo Class One son los que se indican a continuación. En las próximas páginas se ofrecerá una visión a alto nivel de los mismos, haciendo foco en sus características más relevantes y su ámbito de utilidad.

� PMS – Property Manager Systems

�Seven Stars: Gestión integral de Hotel

�Time Sharing: Módulo de tiempo compartido

� IQCS: Recepcionista virtual

�CRM

� Globalitation

�GHS: Global Hospitality Systems

�StarCdB: Corporate Data Base

�LVDE (VBSD): Libro Virtual de Decisiones Estratégicas

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�CRM

�Star Voucher: Control y seguimiento de vouchers

� Food & Beverage

�StarEcon: Gestión integral de Almacén

�StarPOS: TPV (genérico)

�StarTouch: TPV (táctil)

� StarRest: Restaurante (genérico)

� StarPL: Restaurante (táctil)

� StarME: Menú engineering .

� w3PDA: Comandadoras

Estratégicas

� IRS (StarNets): Integración con Internet Reservation Systems.

� General Ledger

�Allar: Contabilidad General Fiscal (Financiera Analítico Departamental )

� Medios de Pago

�StarCard: Tarjeta Monedero/Crédito


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3. Operativa Básica

i. Datos Generales y Bookingii. Avisos y Seguimiento Comercialiii. Descripción y Distribución de Mesasiv. Recetasv. Presupuestosvi. Estudio de Necesidades (Integración con Economato) vii. Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato)

Overview | ¿Por qué StarME? Principales Características

StarME forma parte del sistema StarEcon como módulo independiente, aunque totalmente interrelacionado con la gestión de Almacén, Restaurante y Hotel, de los que obtiene gran parte de la información con la que opera.

StarME (MENU ENGINEERING) , ofrece una solución integral para la gestión y control de los Eventos . Ofrece, entre otras, las funcionalidades siguientes:

� Qué Eventos se han realizado, se van a realizar y/o se están realizando

� La Gestión de los Eventos y de sus expedientes, totalmente automatizada (tanto de cara al cliente, como internamente entre los diferentes departamentos involucrados)


cliente, como internamente entre los diferentes departamentos involucrados)

� Booking con Interface de Usuario en modo visual, para la mejor planificación de los Salones. Interconectado con Seven Stars (PMS, Gestión Integral del Hotel)

� Análisis de la Rentabilidad (individual, global, entre fechas, etc.), incluyendo detalles relativos a Recetas, Menús, Órdenes de Servicios, etc.

� Previsión de Compras considerando los Eventos previstos (realizando los cruces de información necesarios con el sistema de Almacén StarEcon )

� Etc.

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La aplicación StarME cuenta con una serie de utilidades que permiten optimizar la Gestión de Eventos:

Gestión completa de las diferentes OS (BEO, Banquet Event Order) del Sistema:

• Identificación y Análisis de la información asociada

• Seguimiento completo : Presupuesto,

Orden de Servicio

• Agilidad en la preparación y presentación de cualquier Presupuesto.

• Seguimiento de Pendientes, Presupuestado, Realizados y Fallidos

• Automatismos de envío a Clientes (email, SMS,…)

• Gestión integral de Clientes

• Reutilización de BEOs (Consejos de Administración, reuniones de

Gestión Comercial Gestión de Clientes

Overview | ¿Por qué StarME? Principales Características

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• Seguimiento completo : Presupuesto, Comunicación Cliente, Realización, Coste y Fallidos

• Sistema de AvisosAdministración, reuniones de empresa, Boda “igual o parecida a”, etc.)

• Conexión con Salones en Hotel

• Calendarios visuales (optimización de los procesos de planificación)

• Posibilidad de asignar diferentes Status a cada BEO, para mejorar la Gestión del Booking

Booking

• Integra y complementa la gestión de Platos de Restaurante

• Análisis de Rentabilidad por Menús y/o Platos.

• Estudio de necesidades de compra considerando las existencias reales de nuestro Almacén.

• Ayuda a realizar los cálculos de compras para una BEO, para un período determinado, etc.

Recetas Inventarios / Compras

Overview | ¿Por qué StarME? Cobertura Integral del Evento: Banquet Event Order

A lo largo de las próximas páginas se revisarán las características básicas de la BEO, entidad principal de Sistema StarME que recoge toda la información necesaria para la correcta gestión del Evento . Más adelante se verán otras entidades o herramientas del Sistema StarME que, complementando a la BEO, tienen gran relevancia en el proceso.

Cabecera Datos Generales

Gestión de Status

Booking

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DescripciónAvisosDistribución Mesas

Break-Even

Presupuesto

Seguimiento Comercial

Estudionecesidades

Recetas




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3. Operativa Básica: Banquet Event Orderi. Datos Generales y Bookingii. Avisos y Seguimiento Comercialiii. Descripción y Distribución de Mesasiv. Recetasv. Presupuestosvi. Estudio de Necesidades (Integración con Economat o) vii. Realización, Consumos, Break-Even (Integración E conomato)

Operativa BásicaOrden de Servicio / Banquet Event Order (OS / BEO)

La Orden de Servicio o BEO es la entidad que permite realizar la gestióncompleta de cada Evento .

Cada servicio ofertado, presupuestado o realizado por el establecimiento,deberá llevar asociada una Orden de Servicio (BEO) , en la cual serecogen las características del servicio en cuestión.

Es todo aquel servicio que, desde la estructura de Restauración del establecimiento, éste puede

El tratamiento de BEOs en StarME se caracteriza por las siguientes particularidades:

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Servicios EspecialesEs todo aquel servicio que, desde la estructura de Restauración del establecimiento, éste puedeofrecer (tanto desde dentro del propio Restaurante/Hotel, como externo, en la casa del cliente –Caterings, etc.)

Maestros asociados BEO

Familias de Capítulos, Capítulos, Tipos de BEO, Menús, PVP Platos, Salones donde se va efectuar elEvento, etc.

Estado BEO Pendiente/En tentativa, Pendiente/Presupuestada, Pendiente/Aceptada, Realizada y Fallida

Operativa de secuencialidad en

BEO

1. Crear o copiar BEO2. Primer seguimiento de la BEO 3. Previo ejecución de la BEO4. Inmediato después de ejecución real BEO5. En otra fecha posterior a la BEO

Operativa BásicaBanquet Event Order | Cabecera y Gestión de Status

La cabecera de la BEO recoge la información básica del Evento : Cliente,Tipo de Evento, Fecha y Hora, etc.

La Cabecera recoge también la información relativa al Status de la BEO,que permite gestionar el Ciclo de Vida de esta Entidad.

A través de la pantalla de Gestión de Status , el usuario puede ejecutar las accionespertinentes para modificar el estado actual de la BEO, gestionando así el Workflow de suCiclo de Vida .

Cabecera Gestión de Status


Envío a Departamentos

Envío Presupuesto a Cliente

Aceptación Presupuesto

BEO realizada

BEO fallida

Transiciones entre estados

Cabecera Gestión de Status

Operativa BásicaBanquet Event Order | Datos Generales y Booking

La pestaña de Datos Generales de la BEO recoge la informacióncorrespondiente a la Persona de Contacto por parte del Cliente, así comola relativa al número de personas asistentes (previsto Vs real). Además,en esta pestaña se encuentra el salón o salones en donde el Eventotiene previsto celebrarse .

La herramienta de Booking recoge la información relativa a cada uno de los salonesdisponibles, considerando todos los Eventos programados. Mediante un sencillo código decolores, es posible identificar los Eventos Aceptados, Presupuestados, en Tentativa,Realizados, etc. Datos Generales Booking


Realizados, etc. Datos Generales Booking

Operativa BásicaBanquet Event Order | Avisos y Seguimiento Comercial

Para la correcta ejecución del Seguimiento Comercial, el sistema permiteconfigurar Avisos para cada uno de los Eventos planificados. De estaforma, el usuario consultará el Panel de Avisos del Sistema y verificaráqué acciones (comerciales, logísticas, etc.) deben llevar se a cabo paragarantizar el éxito del Evento.

El Seguimiento Comercial se realiza también a través de los diversos Reports disponibles, queclasifican las BEOs en dos grandes grupos: Pendientes y Realizadas.

Avisos Criterios de Selección para el Seguimiento Comercia l


Avisos Criterios de Selección para el Seguimiento Comercia l

Operativa BásicaBanquet Event Order | Descripción y Distribución de Me sas

La Descripción de la BEO recoge datos relevantes para la organizacióndel Evento, que pueden afectar a varios departamentos (instrucciones demontaje/desmontaje, observaciones generales, información parapresupuestos, notas sobre el catering/cocina, etc.). Complementando lalogística de la organización, en el apartado de Distribución de Mesas de laBEO, el usuario puede organizar los comensales en las distintas mesas y salones (sitting).

Descripción Distribución de Mesas


Operativa BásicaBanquet Event Order | Recetas

Las Recetas permiten al usuario gestionar los ingredientes asociados acada Plato o Menú . De esta forma, es posible realizar un control exhaustivode costes/beneficios de cada Evento (Presupuestos) y de las Compras arealizar para cada Evento (Estudio de Necesidades).

Las Recetas permiten gestionar, para cada Plato, los siguientes aspectos:

� Información relativa a los componentes que conforman la Receta:


�Componente, Cantidad, Precio Unitario de Coste y Precio Total de Coste

� Información global de la Receta:

�Precio de Coste = Suma de todos los precios de coste de los componentes.

�Precio de Venta del Plato

� Relación entre PVP y Precio de Coste

� Número de comensales

Operativa BásicaBanquet Event Order | Presupuestos

Para la elaboración del Presupuesto del Evento, StarME cuenta condiversas herramientas de apoyo.

Inicialmente, el usuario puede introducir en el sistema Platos predefinidos, yconstruir Menús con estos Platos.

A la hora de elaborar el presupuesto, a través de la herramienta correspondiente (que funcionacomo una hoja de cálculo), el usuario puede seleccionar Platos o Menús , y modificarlos deacuerdo a lo requerido por su cliente (ej.: añadir un postre adicional a un Menú predefinido).


Además, también es posible añadir al Presupuesto otro tipo de conceptos , tales comoServicio de Camareros (facturado por horas, por ejemplo), Servicio de Disk-Jockey, etc.

El Presupuesto calculará, para los conceptos incluidos en él, los siguientes totales:

� Precio de Coste Estimado: considerando los precios estimados de cada producto para la fecha del Evento

� Precio de Coste Medio: considerando los precios medios de cada producto, de acuerdo al historial recogido en el Almacén

� Margen Bruto sobre los Precios de Coste anteriores

Operativa BásicaBanquet Event Order | Presupuestos


Operativa BásicaBanquet Event Order | Estudio de Necesidades (Integrac ión con Economato)

Partiendo de los datos del Economato (almacenados en StarEcon), elEstudio de Necesidades permite calcular qué productos deben comprarsepara dar cobertura a una BEO particular o al conjunto de BEOscomprendidas en un intervalo de tiempo .

Para ello, el Sistema considera los componentes de cada Plato especificados en las Recetasque correspondan (que, a su vez, están incluidos en el Presupuesto de la BEO), así como losproductos que ya se encuentran en el Almacén (y que, por tanto, no es necesario comprar).


Operativa BásicaBanquet Event Order | Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato)

Las herramientas de Reporting que constituyen la Suite de Realización,Consumos, Break-Even de StarME permiten al usuario realizar los análisisnecesarios para verificar la rentabilidad de cada uno de los Eventos (oconjunto de Eventos) celebrados.

Una vez finalizada la BEO, se le imputan sus consumos reales para poder realizar un análisiscomparativo de los importes presupuestado, previsto y realizado, obteniéndose así larentabilidad de la BEO.


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