Técnica para modelar procesos Técnica para la selección de ... · El objetivo del modelado es obtener un diagrama de flujo que represente gráficamente el proceso de negocio, en

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Técnica para la

selección de

participantes

Técnica para modelar

procesos


Índice 1. Introducción _________________________________________________________ 3

2. Objetivo _____________________________________________________________ 3

3. Conceptos básicos _____________________________________________________ 3

4. Actividades __________________________________________________________ 4

5. Resultados ___________________________________________________________ 7

6. Ejemplo _____________________________________________________________ 8

7. Consideraciones _____________________________________________________ 10

8. Recomendaciones ____________________________________________________ 10

9. Beneficios __________________________________________________________ 11

10. Formato __________________________________________________________ 11

11. Glosario __________________________________________________________ 13

12. Bibliografía _________________________________ ¡Error! Marcador no definido.


Técnica para modelar procesos

1. Introducción

Esta técnica emplea la jerarquía de procesos como estructura para obtener una lista de

procesos relacionados que integran las actividades principales de los procesos y las

detallan en subprocesos anidados en su interior. Con la jerarquía de procesos se puede

obtener la arquitectura de procesos de una organización o una unidad organizacional.

Esta técnica se puede aplicar a procesos de negocio de cualquier nivel y su resultado

puede ser modelado en diagramas de procesos con la notación BPMN, que representen

procesos actuales o procesos futuros.

2. Objetivo

Modelar procesos de negocio de manera consistente y estructurada, que permita que la

organización tenga la capacidad de replicar los esfuerzos de distintas iniciativas de

modelado, que vinculen los procesos en una sola arquitectura.

3. Conceptos básicos

La arquitectura de procesos organiza de manera jerárquica los procesos de una

organización, establece diferentes niveles para profundizar el detalle de las actividades de

los procesos y subprocesos. Es imposible plasmar la arquitectura de procesos con sus

detalles en una sola imagen, por ello se emplean diagramas de flujo en diferentes niveles

de detalle, pero relacionados porque de un proceso de nivel 1 se desprenden varios

procesos de nivel 2. Esta representación se hace empleando subprocesos anidados a un

proceso de mayor nivel, a su vez estos subprocesos pueden tener anidados más

subprocesos en un nivel 3, y así sucesivamente.

En una organización se pueden distinguir entre tres grupos de procesos, procesos

estratégicos, procesos sustantivos y procesos de apoyo. Los procesos estratégicos

son aquellos que proporcionan orientación al negocio; los sustantivos tienen una relación

estrecha con la cadena de valor de la organización, sus actividades describen las

acciones que realiza la empresa para producir y entregar el producto o servicio que

ofrecen; finalmente, los procesos de apoyo son los que dan soporte a los procesos

estratégicos y sustantivos.

La notación BPMN ofrece una serie de símbolos para representar los procesos en

diagramas de flujo, emplea tres símbolos elementales. La actividad representada por un


rectángulo con las esquinas redondeadas, se usa para expresar la realización de una

acción; la compuerta representada por un rombo, se emplea para dividir o unir el flujo

dentro del diagrama; y el evento que es un círculo que se utiliza para indicar que algo

ocurre en el proceso.

En inglés se emplea el término “instance” para referirse a la ejecución del proceso de

principio a fin, por ejemplo, para procesar un pedido se realizan varias actividades desde

que el cliente lo solicita, hasta que se entrega el producto o se factura al cliente. En un

proceso de negocio pueden estar activas varias instancias simultáneamente, varios

pedidos pueden estar en ejecución en diferentes estatus. En este documento nos

referiremos a este concepto con el término instancia.

Una instancia recorre las actividades descritas en el flujo del proceso, en el cual existen

actividades que se realizan en todas ellas. En algunas instancias podrían ocurrir eventos

que alteran el flujo habitual del proceso, estos eventos se manejan por medio de

excepciones. En BPMN existen diferentes formas de manejar las excepciones, una de

ellas es por medio del uso de compuertas. Por ejemplo, si el cliente cancela el pedido que

nos ha solicitado es necesario realizar actividades que no haríamos con pedidos que se

entregan y facturan al cliente.

En el modelado de procesos es muy importante contar con los expertos en la materia o

expertos en el proceso, porque ellos son los que pueden proporcionar la información

más adecuada. Con esta técnica ellos aprenderán a estructurar las actividades principales

de un proceso, y esta estructura permitirá diseñar un diagrama de flujo de manera más

ágil.

4. Actividades

El objetivo del modelado es obtener un diagrama de flujo que represente gráficamente el

proceso de negocio, en esta técnica te proponemos obtener la lógica del proceso y su

alcance antes de comenzar a diagramar, con el propósito de encaminar

convenientemente los esfuerzos de diagramado.

4.1. Obtener alcance y lógica del proceso

Esta actividad tiene como propósito establecer los límites del proceso y entender la lógica

que siguen sus actividades principales, sin elaborar ningún diagrama. Sus pasos son los

siguientes:

a) Delimitar alcance

El alcance del proceso establece sus límites; define dónde inicia y dónde termina y aclara

la instancia que se procesa en él. Para obtener esta información reúne a los expertos en

la materia y pregúntales lo siguiente:

¿Cómo inicia el proceso?

¿Qué determina que se ha completado?


¿Qué representa la instancia del proceso?

¿Qué ocurre si alguna instancia no llega a su fin?

b) Listar actividades principales

Junto con los expertos enlista las principales actividades del proceso y redacta un nombre

para cada una de ellas, usa un verbo en infinitivo más un sustantivo, por ejemplo: solicitar

cotización. Es conveniente pensar en estas actividades como contenedoras de otras

actividades que se detallarán en un subproceso. Estas actividades han de ser ejecutadas

repetitivamente y algunas de ellas tienen la posibilidad de ser condicionadas o paralelas.

c) Identificar estado inicial y final de cada actividad

Ayuda a los expertos a identificar el estado final de cada actividad; posteriormente

identifica con ellos el estado inicial de cada una y revisa que exista una secuencia

completa entre los inicios y estados finales de las actividades, así como que exista una

lógica correcta en ella, es decir, el estado final de una actividad ha de ser el estado inicial

de otra, hasta llegar al estado final que da por concluido el proceso, por ejemplo: la

actividad “reservar hotel” iniciará con el estado final “viaje autorizado” de la actividad

anterior y terminará con el estado final “hotel reservado”.

Las actividades que se ejecutan en paralelo tienen el mismo estado inicial y podrían o no

tener el mismo estado final. Toma en cuenta que la redacción de los estados finales ha de

ser breve pero descriptiva.

Consejo: Nombra los estados iniciales y finales utilizando sustantivos que hagan

referencia a los objetos o documentos que se relacionan con la instancia del proceso,

puedes agregar un adjetivo que indique su estatus, por ejemplo: Pedido pendiente,

Pedido facturado.

d) Identificar excepciones

Las excepciones son originadas por cosas que ocurren en el proceso que lo desvían de

su curso normal; estas excepciones pueden provocar la interrupción del proceso o su

cancelación. Al final de la lista que elaboraron, anoten las excepciones del proceso, su

estado inicial y su estado final y revisa nuevamente su secuencia con los estados iniciales

y finales de las actividades que identificaron previamente.

e) Identificar roles

Los roles determinan a los participantes del proceso, pueden ser puestos, áreas o roles

específicos. Lo más importante es que tengan sentido para todos los participantes del

proceso. Identifica el rol que ejecuta cada actividad y el rol que la gobierna. El rol que

gobierna la actividad es aquel que la monitorea o supervisa y es posible que sea el mismo

rol que la ejecuta.

f) Definir objetivo


Los procesos describen el cómo se realizan actividades necesarias para que se alcancen

las metas del negocio; cada proceso de negocio a cualquier nivel ha de contar con un

objetivo que describa el propósito de las actividades que contiene, y ese objetivo ha de

estar relacionado con las metas y los objetivos organizacionales. Ayuda a los expertos a

redactar el objetivo del proceso y, verifica que esté ligado a las metas y objetivos del

negocio.

g) Asignar dueño de proceso

El dueño del proceso es aquella persona que por su experiencia y habilidad de análisis

tiene la capacidad de monitorear el buen funcionamiento del proceso, de medir su

desempeño y proponer mejoras en él. El dueño del proceso no es responsable de que las

personas tengan un buen desempeño en el proceso, sino de buscar la mejora del

desempeño del proceso. En los talleres de modelado de procesos puedes identificar a la

persona que tenga las cualidades necesarias para llevar a cabo este rol.

Consejo: El rol del dueño del proceso es difícil de transmitir en organizaciones en las que

no se ha realizado un trabajo de mejora de procesos; explica con claridad el rol y sus

beneficios.

Para organizar la información que genere el grupo utiliza el formato Estructura del

proceso; llénalo delante de los expertos al momento de realizar las actividades descritas,

así se familiarizarán más rápido con esta técnica.

4.2. Elaborar diagramas

Emplea ahora la Estructura del proceso para guiar la elaboración del diagrama de flujo. Es

posible que se presente la necesidad de ajustar la estructura, si es así, éste es el mejor

momento para hacerlo.

Consejo: No existen modelos de procesos que estén bien o mal hechos, existen los

modelos de procesos útiles, por ello ten presente el uso que se le va a dar al modelo del

proceso.

Los pasos para que elabores el diagrama en BPMN son:

a) Elaborar flujo sin excepciones

Elabora el diagrama más sencillo de todos, este diagrama representa una situación ideal

en la que el proceso fluye sin ninguna excepción que lo interrumpa o lo cancele. Es un

diagrama que incluye únicamente el inicio del proceso, sus actividades principales

(incluyendo las condicionadas o paralelas que se requieran) y sus estados finales que no

se originan por excepciones.

b) Agregar excepciones

En el siguiente paso agrega las excepciones, que como comentamos son situaciones que

interrumpen o cancelan el proceso y que no se presentan habitualmente. En la Estructura


del proceso anotaste estas excepciones en la parte final. Una de las formas de expresar

las excepciones en BPMN es por medio de compuertas.

c) Indicar subprocesos

Transforma a subprocesos las actividades del proceso que requieran más detalle, sin

detallar aún su contenido, únicamente indicaremos con el símbolo de subproceso que

dentro de esa actividad hay más actividades a un nivel más bajo.

d) Agregar roles

Por medio de “Lanes” integra los participantes del proceso que se registraron en la

Estructura del proceso; solo incluye los roles que ejecutan las actividades. El rol que

representa el cliente no se integra en los “Lanes” ya que no se tiene control sobre sus

actividades, si se quiere representar al cliente, se debe colocar como un actor externo al

proceso en un Pool distinto.

Consejo: Coloca tu diagrama dentro de un “Pool” y después agrega “Lanes”, organiza las

actividades y compuertas de manera que se entienda mejor el diagrama.

e) Agregar flujos de mensaje

En este último paso representa la comunicación que tiene el proceso con actores o

procesos externos; para ello agrega un “Pool” con el nombre del proceso o el actor y

establece las comunicaciones por medio de flujo de mensajes. Es importante agregar un

nombre al mensaje que se envía, por ejemplo: “solicitud recibida”.

Un flujo de mensaje es la comunicación que se da entre el proceso y algún agente

externo como puede ser un cliente, un proveedor u otro proceso de la organización. Es

importante identificar esta comunicación para completar el contexto del proceso.

4.3. Expandir subprocesos

Es el último paso, consiste en detallar las actividades que se encuentran dentro de los

subprocesos; para hacerlo se repiten las actividades uno y dos. Si el modelo del proceso

lo requiere se expanden nuevamente los subprocesos. De esta manera se obtiene la

jerarquía de procesos de una manera estructurada; el primer proceso que se obtiene se

denomina Proceso Nivel 1 y dentro de él se encuentran procesos anidados a diferentes

niveles denominados subprocesos.

Consejo: Si deseas conocer más sobre la notación BPMN, puedes consultarla en internet

(Business Process Model and Notation Version 2.0 http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/);

o bien, puedes consultar la Técnica para diagramar procesos - Síntesis de la notación

BPMN que hemos elaborado.

5. Resultados

Estructura del proceso, que describe el alcance y la lógica del proceso


Diagramas de flujo en BPMN: incluyen diagrama de proceso nivel 1 y subprocesos

a distintos niveles.

6. Ejemplo

Estructura de proceso

Diagrama flujo sin excepciones

Agregando excepciones


Indicando subprocesos

Agregando participantes


Agregando flujos de mensaje

7. Consideraciones

Esta técnica debe conducirse con los expertos en la materia y puede requerir

varias sesiones para que se logren acuerdos sobre el proceso.

No hay modelos bien hechos o mal hechos, hay modelos útiles o no útiles, por ello

el nivel de detalle dependerá del propósito del modelado.

La instancia del proceso suele ser difícil de identificar, sugerimos pensar en el

evento que da inicio al proceso para simplificar el razonamiento y utilizar el

concepto de “token” sugerido en la notación BPMN.

8. Recomendaciones

Quienes han modelado procesos con anterioridad podrán estar más cómodos

pasando de inmediato a la elaboración de diagramas de flujo; los invitamos a

explorar esta nueva forma de modelar que ahorra tiempo y ordena

sistemáticamente la lógica del proceso.

Los diagramas deben ser fáciles de leer, procura organizar los símbolos de

manera que el lector pueda leerlos de izquierda a derecha, o de arriba hacia abajo.


En la Técnica para diagramar procesos - Síntesis de la notación BPMN hemos

integrado algunas recomendaciones para este fin, te invitamos a conocerlas.

Lista de 10 a 15 tareas por proceso, esto te permitirá elaborar un diagrama de flujo

fácil de leer, es probable que al modelar estás tareas sea necesario agregar

algunos detalles que incrementen la cantidad de elementos utilizados en el

diagrama. Contar con demasiados elementos complicaría la visualización del

proceso, la idea es poder verlo en una sola hoja, facilitando así su lectura y

análisis.

9. Beneficios

Ahorro de tiempo al trabajar la estructura del proceso antes de realizar el

diagrama; los expertos en la materia y los analistas aclaran diversas situaciones

que se presentarán en el momento de elaborar la estructura del proceso.

Típicamente la elaboración del diagrama la realiza el analista individualmente en

ausencia de los expertos en la materia sin tener la oportunidad de aclarar sus

dudas con el grupo en ese momento.

Esta técnica permite establecer una clara relación entre los subprocesos, ya que

los nombres de los estados finales se estandarizan y las personas sin

conocimiento en la notación BPMN le pueden dar seguimiento de manera sencilla.

La estructura para nombrar tareas, eventos iniciales y finales facilitará la

automatización de este proceso en un sistema que administre procesos de

negocio (BPMS).

La construcción de la estructura del proceso junto con los expertos permite que

todo el equipo participe en la definición del alcance y lógica del proceso,

promoviendo la participación del grupo y favoreciendo la aceptación de cambios.

Con esta técnica se logra obtener y organizar la información de un proceso de

manera ordenada y sistematizada.

Al elaborar la estructura del proceso antes de realizar el diagrama, se valida que el

proceso cumpla con todos los elementos necesarios.

Los tres diferentes tipos de diagramas: flujo sin excepciones, con excepciones y

con roles, pueden ser utilizados o dirigidos a diferentes personas en la

organización.

10. Formato

Estructura del proceso


Proceso: Nombre del proceso.

Objetivo: Propósito del proceso.

Dueño del proceso: Nombre y puesto de la persona responsable de monitorear el

desempeño del proceso y de promover mejoras en él.

Inicio: Anota lo que da inicio al proceso, por ejemplo: solicitud de compra.

Fin: Anota lo que determina que el proceso ha terminado, por ejemplo: solicitud

concluida.

Instancia: Anota aquello que se procesa en el conjunto de actividades, por

ejemplo: una solicitud de compra.

Fines distintos: Anota el fin o los fines del proceso que no logran el objetivo

planteado, por ejemplo: solicitud cancelada. Estos fines se pueden detallar al nivel

que se requiera para el modelado.

Actividades Principales: Lista en forma secuencial las principales actividades

que se llevan a cabo en el proceso.

Estado inicial: Anota brevemente el inicio de cada actividad.

Estado final: Anota brevemente el estado final de cada actividad.

Característica: Si la actividad es condicionada anotar “Condicionada”; si la

actividad es paralela anotar “Paralela”; si la actividad no es condicionada ni

paralela dejar el recuadro en blanco.

Ejecutada por: Anota el nombre del puesto, rol o área que ejecuta la actividad.

Gobernada por: Anota el nombre del puesto, rol o área que supervisa la actividad.

Excepciones: Anota las actividades consideradas excepciones en el proceso; si

son más de una anótalas en orden de ejecución.


11. Glosario

Instancia: representa la ejecución del proceso de principio a fin, un proceso puede

manejar varias instancias a la vez.

Alcance: ámbito de acción del proceso desde su inicio hasta su fin.

BPMN: Business Process Model and Notation, Notación y Modelado de Procesos

de Negocio.

Jerarquía de procesos: gradación de procesos, que divide un proceso en

subprocesos en diferentes niveles.

Modelado jerárquico: enfoque que aborda las actividades que realiza una

organización partiendo de las actividades más generales, profundizando en ellas

hasta obtener el nivel más detallado de las mismas.

Subproceso: Serie de actividades que conforman una actividad de un proceso de

mayor nivel jerárquico.

Pool: Representación gráfica de la notación BPMN que se utiliza para identificar

un proceso, dentro de ella se colocan los elementos que describen en proceso de

negocio.

Lane: Representación gráfica de la notación BPMN que se utiliza para organizar

las actividades del proceso de acuerdo a los participantes que las ejecutan.

Proceso central: proceso de mayor nivel jerárquico en el que se encuentran los

subprocesos.

Estado final: es la manera en que termina una instancia, ya sea de un proceso o

una actividad.

12. Bibliografía

Bridgeland, David M. and Zahavi, Ron. Business Modeling: A practical guide to realizing

business value. Massachusetts: Elsevier, 2009.

Object Management Group. «Business Process Model and Notation (BPMN).» Vers. 2.0.

Object Management Group. 2011. http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/ (último

acceso: 2 de noviembre de 2016).

Silver, Bruce. BPMN Method and Style: with BPMN implementer´s guide. California: Cody-

Cassidy Press, 2011.


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