Embed Size (px)
Citation preview
Técnicas de planeación
y control
Sesión 11: Sistemas de control administrativo
Contextualización
Los sistemas de control administrativo son técnicas que
permiten recaudar información de la organización para
posteriormente tomar decisiones sobre planeación y control,
para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar la
eficacia y eficiencia de la organización.
Introducción
Antes de iniciar con los sistemas de control administrativo, analizaremos la
definición de control. De acuerdo con el Diccionario de Economía (2006),
el control es un “mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la
administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna
detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en
el curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las
acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad
que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de
recursos”.
Sistemas de control administrativo
El proceso administrativo se organiza por medio de un sistema de control
interno, éste se refiere al “conjunto de métodos y procedimientos
coordinados que adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar
sus recursos, verificar la veracidad de la información financiera y promover la
eficiencia de operación y el cumplimiento de las políticas establecidas”.
• Protección de los activos de la empresa.
• Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
• Promoción de eficiencia y eficacia en la operación.
Horngren, Foster y Datar (2007), definen al sistema de control administrativo como “un
medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de
planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y
empleados”. De acuerdo con Richard Daft (2007), los sistemas de control administrativo se
definen como las “rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la
información para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales”. La
información del sistema de control administrativo presenta las siguientes perspectivas:
• Perspectiva financiera
• Perspectiva del cliente
• Perspectiva de procesos internos
• Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Naturaleza e importancia del
control administrativo
Los objetivos de control en las operaciones permiten la utilización
eficaz y eficiente de los recursos que utiliza la organización. Éstos
deben ser coherentes y realistas, ya que a partir de éstos se definen
las estrategias y se asignan los recursos. Los objetivos operacionales
no siempre dependen totalmente de la organización, en algunas
ocasiones se complica prevenir sucesos externos que atrasan el logro
de las metas operativas.
Objetivos de las operaciones
Objetivos relacionados con la
información financiera
Éstos se refieren a la preparación de
estados financieros confiables, importantes
para las relaciones con el exterior, además
de ser una herramienta para la gestión
interna y para la toma de decisiones.
Contar con suficiente información,
resumida y clasificada de forma adecuada
y conveniente. Presentar los hechos
económicos que reflejen la situación
financiera, los resultados de las
operaciones, los flujos de orígenes y
aplicaciones de recursos en forma
apropiada y razonable.
Objetivos de cumplimiento
Se refieren al cumplimiento de las leyes y
reglamentos de la organización que
regulan los aspectos de las relaciones
sociales, como la normativa civil, laboral,
financiera, medio ambiental, de seguridad,
etcétera.
Etapas para diseñar un control
administrativo
Para diseñar un sistema de control administrativo que cubra las necesidades de la organización, los administradores necesitan identificar centros de responsabilidad, desarrollar menciones del desempeño, establecer una estructura de vigilancia y generación de informes, ponderar costos y beneficios, y dar la motivación para tener congruencia entre las metas y el esfuerzo de los trabajadores.
Conclusión
El control administrativo permite tener en consideración varias características
importante que controlan o manejan la administración de una presupuesto,
de una empresa, de un equipo de trabajo, es decir, siempre se deben
considerar los elementos básicos de cualquier medio a administrar.
Es importante tener presentes los siguientes elementos pues ayudan a medir
el objetivo y definirlo de una mejor manera sin tener un problema mayor a
futuro.
• Perspectiva financiera
• Perspectiva del cliente
• Perspectiva de procesos internos
• Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Para aprender más
Las etapas para diseñar un sistema de control administrativo son las
siguientes:
• Definición de los resultados.
• Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados
deseados.
• Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de
los resultados deseados.
• Especificación del flujo de la información.
• Evaluación y aplicación de la acción correctiva.
El control administrativo es un esfuerzo sistemático que establece normas de
desempeño con objetivos de planificación para diseñar sistemas de
información, para comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas.
Referencias
Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning. Hansen,
D. y Mowen, M. (2003). Administración de costos. Contabilidad y control. México:
Thomson.
Hernández, G. (2006). Diccionario de Economía. Colombia: Universidad Cooperativa
de Colombia. Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007).
Contabilidad de costos. México: Pearson Prentice Hall. Horngren, C. y Sundem G.
(2001). Introducción a la Contabilidad Administrativa. México: Prentice Hall.
Mendívil, V. (2002). Elementos de auditoría administrativa. México: Cengage
Learning Editores.
