Tcnicas de organizacin y coordinacin en la empresaEl uso de una
organizacin ha sido de vital importancia a lo largo de la
existencia humana. Disear una estructura jerrquica permite la
coordinacin de los elementos que la conforman, consiente una eficaz
toma de decisiones, establece responsabilidades y define los medios
de comunicacin.A travs de esta lectura se definirn antecedentes,
propsitos y tcnicas de organizacin y coordinacin.Organizacin y
CoordinacinLa empresa como una organizacinPrimeramente se define lo
que es una empresa desde el punto de vista de una organizacin, y
podemos decir lo siguiente:La empresa es una suma de diferentes
componentes: Un objeto comn, Un conjunto de personas y medios, Un
esfuerzo combinado, y Un sistema de dependencias y relaciones que
aseguren la coordinacin (Gil Estallo & Giner de la Fuente,
2007).As se puede definir a la empresa como un conjunto de
elementos humanos y materiales que se conjugan para conseguir un
fin, segn un esquema determinado de relaciones y dependencias
(organizacin) entre todos sus elementos.Lourdes Mnch en su obra
Fundamentos de Administracin nos menciona que desde tiempos
inmemorables el ser humano ha estado consiente de que la obtencin
de la eficiencia solo se logra a travs del orden y coordinacin de
los recursos que forman parte de un grupo social, en este caso: la
empresa.AntecedentesEn el segundo Libro del xodo en el Antiguo
Testamento, Jehtr, suegro de Moiss, facilita en el captulo XVlll el
siguiente consejo:Por qu eres t solo quien se sienta a juzgar? No
haces bien en eso. Con trabajo tan mprobo te consumes, no solamente
t, sino tambin este pueblo que te rodea. Es empeo superior a tus
fuerzas y no podrs sobrellevarlo t solo S t representante del
pueblo, pero instryeles a los mandatos y leyes as como en el camino
que deben seguir y las obras que deben practicar Escoge de entre el
pueblo hombres capaces, ntegros, amantes de la verdad y enemigos de
la avaricia y constityelos en jefes para que puedan juzgar al
pueblo en todo tiempo. Y si ocurre alguna cosa grave, remtanla a
ti, conduciendo ellos las de menor importancia; y as ser para ti ms
llevadera la carga, compartindola con otros. Si esto hicieres,
podrs resistir y cuidar que se ejecuten los preceptos (14-23) (De
Val Pardo, 1997)Una vez que se estableci lo que se desea hacer es
necesario determinar cmo hacerlo y esto solo es posible a travs de
la organizacin.OrganizacinEn esta etapa se disea la estructura que
permite una ptima coordinacin de los recursos y las actividades
para alcanzar las metas establecidas en la planeacin. Mediante la
organizacin se determinan las funciones y responsabilidades y se
establecen los mtodos tendientes a la simplificacin del trabajo. Al
organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del
objetivo, de especializacin, jerarqua, paridad de autoridad y
responsabilidad, unidad de mando, difusin, tramo de control,
coordinacin y continuidad. (Mnch Galindo, 2006)Organizacin se
refiere a la estructura tcnica de las relaciones, que debe darse
entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales
necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. (Reyes
Ponce, 2004)Organizar es el proceso de disear estructuras formales
del trabajo en una empresa, por medio de la generacin de una
jerarqua de autoridad y una departamentalizacin por funciones, que
establezca responsabilidades por reas de trabajo. (Hernndez y
Rodrguez, 2002)Propsitos de la organizacinDe acuerdo a las
definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar propsitos
tales como: Crear una estructura estable de trabajo. Definir
jerarquas y puestos de trabajo. Departamentalizacin por funciones.
Determinar responsabilidades. Definir cauces de comunicacin.
Establecer mtodos de simplificacin del trabajo.Es as como podemos
decir que la organizacin tiene como propsito crear una estructura
estable de trabajo que permite definir jerarquas y puestos,
determinando la autoridad y responsabilidad de estos y
estableciendo los cauces de comunicacin, as como la simplificacin
del trabajo.Principios de la organizacin Principio de divisin de
trabajoEste principio busca la especializacin y perfeccionamiento
de la persona en su puesto para producir ms y mejor.Henry Fayol
utiliza una metfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo
biolgico. La divisin del trabajo es de orden natural; se observa en
el mundo animal, donde a medida que el ser es ms perfecto posee ms
variedad de rganos encargados de funciones distintas. La divisin
del trabajo tiene por finalidad producir ms y mejor con el mismo
esfuerzo. (ManagersHelp) Principio de autoridad y
responsabilidad.De acuerdo a (Hernndez y Rodrguez, 2002) la
autoridad en la organizacin y en las estructuras, implica aspectos
formales o legales, tcnicos y morales. La verdadera autoridad es
moral y psicolgica, lo cual se conoce como liderazgo. Principio de
primaca de la autoridad lineal sobre la asesora.Para fines de
organizacin, la autoridad se clasifica en: Lineal Staff (asesores)
NormativaEl principio es que todo aquel que ostente algn nivel de
autoridad es quien decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.
Principio de primaca de autoridad normativa.La autoridad normativa
est encargada de generar las normas de operacin y dependen de una
autoridad local. Principio de delegacin.Bien se conoce de sobra que
la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. Esto
significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga
su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que
ante cualquier error que cometa lo involucra a l. Principio de
unidad de mando.Cuando existen dos jefes existe fuga de
responsabilidad. En este principio se indica que cada individuo de
la organizacin debe ser responsable slo frente a una autoridad y
esta puede ser una persona, un comit o un consejo.Hay que recordar
que quien a dos amos sirve con uno queda mal. Principio de jerarqua
o cadena de mando.Anteriormente se mencionaba como Moiss tuvo que
organizar al pueblo a travs de una jerarqua, estableciendo los
conductos para resolver problemas y facilitarse el trabajo.Toda
organizacin requiere una jerarqua, es decir, un sistema de niveles
de mando. Principio de tramo de control.A diferencia del principio
de unidad de mando en donde una persona es responsable hacia una
autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al nmero
de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas
por una persona. Es importante sealar que entre ms personas
dependan de una, ejerce menos control y se hace ms complicada la
comunicacin entre los miembros. Principio de equidad en carga de
trabajo.Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga
de trabajo, de tal forma que todos los que conforman el equipo
tengan, de acuerdo a sus niveles jerrquicos y capacidades:
responsabilidades. Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo
durante una jornada laboral normal. Este principio adems, permitir
establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las
remuneraciones.Tcnicas de OrganizacinSon herramientas necesarias
que nos ayudan a formar una organizacin formal. Estas tcnicas deben
aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organizacin.A
continuacin se describen las principales tcnicas.OrganigramaEl
organigrama representa la estructura de una organizacin; estructura
significa la disposicin u ordenacin de los rganos o cargos que
componen una empresa (Hernndez Orozco, 2007)Representaciones
grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran
las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las
obligaciones y la autoridad existentes dentro de sta (Mnch Galindo,
2006)De acuerdo con (Mnch Galindo, 2006) nos menciona seis tipos de
organizacin.a. Lineal o militarTipo de organizacin militar o
linealb. Funcional o de Taylorc. Lneo funcionald. Staffe.
Matricialf. Por comitsAsimismo, los organigramas los podemos
encontrar clasificados por su presentacin en verticales,
horizontales, mixtos y circulares (Scribd)1. Organigrama vertical.
Son los organigramas que encontramos comnmente en las
organizaciones. Presentan los niveles jerrquicos en orden vertical
de arriba hacia abajo.2. Organigrama horizontal. Los niveles
jerrquicos los encontramos ordenados en forma de columnas
desplegadas de izquierda a derecha.3. Organigrama mixto. Conjuga el
organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para
ampliar las posibilidades de graficacin.4. Organigrama circular.
Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad
mxima, mientras que alrededor se trazan crculos concntricos que
constituyen un nivel de organizacin. En cada crculo se coloca a los
jefes inmediatos y se les relaciona con lneas que representan los
canales de autoridad y responsabilidad.ManualesSon documentos
detallados que contienen de forma ordenada y sistmica informacin
acerca de la organizacin de la empresa.Diagramas de procedimiento o
de flujo (flujogramas)Estas representaciones grficas muestran la
sucesin de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los
siguientes smbolos:Una vez que se ha finalizado el diseo
organizativo jerrquico basado en los principios de la organizacin,
surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos,
independientemente de la estructura o modelo organizativo que se
haya elegido. Al integrar la organizacin jerrquica y las
actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la
coordinacin.CoordinacinLa coordinacin es un proceso que consiste en
integrar las actividades de departamentos independientes a efecto
de perseguir las metas de la organizacin con eficacia (Stoner,
Freeman, & Gilbert, 1996)As podemos decir que la coordinacin es
la sincronizacin de actividades, recursos y esfuerzos de una
organizacin con el fin de lograr armona, unidad, rapidez y eficacia
en la consecucin de objetivos definidos.Mecanismos de
coordinacinEstos mecanismos nos ayudan a unir la estructura
organizacional. Mintzberg recoge seis mecanismos de coordinacin
(Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007):La adaptacin
mutuaCoordina el trabajo mediante el sencillo procedimiento de la
comunicacin informal. Es el nico mecanismo que funciona bajo
condiciones difciles, dado que en estos casos el xito de la empresa
depende de la habilidad de los especialistas a adaptarse entre s.La
supervisin directaConsigue la coordinacin cuando una persona se
hace responsable del trabajo de los dems, es decir, dando
instrucciones y controlando sus acciones. Surge cuando un cierto
nmero de personas requieren trabajar juntas.Normalizacin del
trabajo o de los procesosSe refiere a la especializacin, la
programacin del contenido del trabajo y los procedimientos a
seguirNormalizacin de los outputs o de resultadosEn este caso se
especifica no lo que se quiere hacer, sino los
resultados.Normalizacin de las habilidadesEn este caso lo que se
estandariza es ms al trabajador que el trabajo o los resultados. El
trabajador adquiere conocimientos, habilidades o destrezas fuera de
la organizacin para despus aplicarlas en el trabajo.Normalizacin de
las reglasEste mecanismo significa que los integrantes de una
organizacin comparten una serie de creencias comunes, por lo tanto
lograr coordinarse.Estos mecanismos de coordinacin mostrador por
Mintzberg podran considerarse como los elementos bsicos de una
estructura. Y parece que mantienen un cierto orden; a medida que el
trabajo organizacional se vuelve difcil y complejo, los medios de
coordinacin favorecidos parecen cambiar, de la adaptacin mutua (el
mecanismo ms sencillo) a la supervisin directa, luego a la
estandarizacin, preferentemente de los procesos de trabajo o de las
normas, los resultados o de las habilidades, para al final regresar
a la adaptacin mutua (El diario de un logstico).
La Estructura de Divisin de Trabajo en cualquier organizacinHoy
en da, en el mbito empresarial, es de vital importancia tener una
clara y slida organizacin en la planeacin de cualquier proyecto
para ofrecer una buena calidad hacia el cliente en cualquier rama
del que se trate. Para ello, se habla del WBS, cuyo significado es
Work Breakdown Structure cuya traduccin al espaol sera Estructura
de Divisin de Trabajo (EDT) que, a continuacin, se explica
detalladamente en qu consiste dicha metodologa:El juicio experto y
el consenso de un grupo, son tcnicas de estimacin del tipo de
jerarquas hacia abajo. Es decir, la EDT, es una metodologa de tipo
jerrquica hacia arriba. Por lo que, podra representarse como un
organigrama jerrquico en donde se establecen diferentes partes de
un sistema, reflejando una categorizacin de productos o bien de
procesos que se relacionan entre s y, a su vez, con el producto
final.La categorizacin de productos identifica los componentes del
producto final e indica la manera de cmo los componentes estn
interconectados entre s mientras que, un organigrama EDT de
procesos identifica las actividades de trabajo y sus
interrelaciones. Utilizando la tcnica EDT, los costos se estiman
mediante la asignacin del costo de cada componente individual en el
organigrama y, luego, la suma de todos.Algunos planificadores
ocupan tanto el EDT de productos como de procesos para la
realizacin de las estimaciones de costos. Las ventajas
primordiales, de estas tcnicas, son la identificacin y
contabilizacin de los diversos procesos existentes, factores de
productos de un sistema as como la aclaracin, con exactitud, de qu
costos se incluyen en la estimacin.Como conclusin, el juicio
experto y el consenso de un grupo as como las estructuras de
divisin de trabajo son tcnicas utilizadas para la estimacin de
costos permitiendo que muchas organizaciones empleen los tres
enfoques y repitan las estimaciones hasta que las diferencias se
resuelvan satisfactoriamente.En resumen, una EDT brinda las
siguientes caractersticas:1. Ofrece una divisin lgica de cualquier
proyecto en niveles sucesivos con un aumento de cualquier detalle
de informacin2. Una EDT se compone de tareas organizadas. De tal
manera que, cada tarea, se asocia solamente a una de mayor nivel
(evitando la superposicin de objetivos y esfuerzos)3. Las tareas,
en su conjunto, pueden ser resumidas progresivamente con el fin de
presentar informacin de tiempo, costo y recursos en diferentes
niveles e incluso a nivel de proyecto4. La EDT se puede asociar a
una EDO Estructura de Divisin de la Organizacin (OBS,
Organizational Breakdown Structure, por sus siglas en ingls) para
definir quin ser el responsable de cada tarea asignada dentro de un
proyecto
