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ILPES-CEPALCurso-seminário
“Políticas orçamentárias e gestão pública por resultados”Brasilia, julio de 2005
INDICADORES DE DESEMPEÑO EN EL SECTOR PUBLICO
Marianela Armijo
INDICADORES DE DESEMPEÑO
INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS
PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION
REQUISITOS Y CONDICIONES
DIFICULTADES
MEJORAR RESULTADOS
MEJORAR LA GESTION: ECONOMIA, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD
• MEJORAR EL PROCESO DE DECISION PRESUPUESTARIA:
VINCULANDO RECURSOS CON DESEMPEÑO COMPROMETIDO Y LOGRADO
• MEJORAR LOS MECANISMOS DE CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS
OBJETIVOS DE LA EVALUACION
EVALUACION DE LA GESTION
FOCO DE LA EVALUACIONMEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES
ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO
PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION
INSUMOS
PROCESOS
PRODUCTOS
RESULTADOS
PROCESO
PRODUCTO – (OUTPUT)
RESULTADO FINAL O
IMPACTO(OUTCOME)
INSUMO (INPUTS)INSUMO (INPUTS)
¿Con qué rapidez lo estamos haciendo? ¿Cuanto nos cuesta?
¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamos generando?
¿Cuántos recursos invertimos, cuanto personal trabajó en el proceso?
¿Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo?
$$ de la campaña
-diseño y pruebas de los avisos -producción de los avisos -compra del tiempo de aviso comercial
- avisos realizándose en la Televisión
Resultados
Inmediatos
Finales
- la gente ve los avisos - las actitudes de la gente se ven afectadas -el comportamiento se ve afectado -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo
Intermedios
Procesos (Actividades)
Insumos (Inputs)
Productos
ECONOMIA EFICIENCIA EFICACIA
COSTO INSUMOS PRODUCTOS RESULTADOS
NIVEL DE SERVICIO
UTILIZACIÓNSATISFACCION
POBLACIÓNOBJETIVO
INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA(*)
(*) Fuente: Indicadores de Gestión para las Entidades Públicas. AECA. Madrid 2000
INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS
INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS.
INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META (RELACIONADA CON PRODUCTOS O SERVICIOS O CON EL DESEMPEÑO GLOBAL)
RESULTADOS DE LOS INDICADORES ENTREGAN MEDIDA DEL LOGRO DE LAS METAS PROPUESTAS
PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE
INDICADORES
IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS
IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO
CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS
VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS
RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA
ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES
COMUNICAR E INFORMAR
IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS
¿TENGO IDENTIFICADA LA MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS?
¿TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR?
¿ESTÁN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN?
¿LOS OBJETIVOS ESTÁN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?
IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO
¿QUE AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR?
EFICACIAEFICIENCIAECONOMIACALIDAD
Nº de usuariosatendidos
Nº de certificados emitidos
Monto inversión ejecutada
Nº de usuarios por atender
Nº Certificados solicitados
Monto asignado para inversión
Lo que se hace Lo que debe hacerse
DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS
A) BASES DE COMPARACIÓN
FORMULAR ALGORITMOS
b) Definición de ratios
Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadasProducto medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores
c) Definición de estándares
% de recomendaciones aceptadas% de clientes satisfechosNº de errores
Tiempo promedio de tramitación
CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION
EFICACIA:
Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos
CONCEPTOS
EFICACIA
RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO)
FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)
COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)
IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)
EFICACIA
EFICACIA – Resultados
Delitos aclarados / delitos denunciadosMANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO
Mediaciones exitosas / mediaciones realizadasDIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area Defensa del Consumidor)
Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivosplanteadosDIRECCIÓN NACIONAL DEL TRABAJO
EFICACIA
EFICACIA – Impacto
% de incremento de recaudación tributaria asociado a la acción del Servicio de Impuestos Internos SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.CHILE % de colocación de empleo juvenil . PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DE JÓVENES. MINISTERIO DEL TRABAJO Accidentes laborales marítimos por 100.000 trabajadores marítimos U.S.Coast Guard.
EFICACIA
EFICACIA - Cobertura
Franquicia utilizada/franquicia potencialSERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE
Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / totalde padronesDIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO
Area de cultivo incluida en programa / área total de cultivoDIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS
Controles de buses interurbanos/Parque de busesintgerurbanosSUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILEReclusos que desarrollan actividad industrial / total dereclusiónDIRECCION NACIONAL DE CARCELES
EFICACIA
EFICACIA - Cobertura
Franquicia utilizada/franquicia potencialSERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE
Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / totalde padronesDIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO
Area de cultivo incluida en programa / área total de cultivoDIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS
Controles de buses interurbanos/Parque de busesintgerurbanosSUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILEReclusos que desarrollan actividad industrial / total dereclusiónDIRECCION NACIONAL DE CARCELES
EFICIENCIA
Describe la relación entre dos magnitudes: La producción física de un producto
(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se
utilizaronb para alcanzar ese nivel de producción
Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos
Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible
EFICIENCIA
EFICIENCIA –Costo Medio
Gastos administrativos programa becas/becas entregadas
Gasto total programa certificación/total cajas inspeccionadas
Gastos asociados a intervenciones quirurgicas/N°de intervencionesCosto total de unidades Viviendas contratadas/Unidades contratadas
EFICIENCIA
EFICIENCIA – Producto Medio
N° de inspecciones / número de inspectoresDIRECCIÓN GENERAL IMPOSITIVA
N° de expedientes resueltos por semestre / dotación de personal en la tareaCONTADURIA GENERAL DE LA NACION
N° de inspecciones al transporte de pasajeros / personal afectado a la tareaDIRECCION NACIONAL DE TRANSPORTE
Nº de padrones reaforados / funcionarios afectados a la tareaDIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO
N° de consultas / número de médicosUNIDAD DE ATENCIÓN AMBULATORIA EXTRA-HOSPITALARIA
ECONOMIA
Capacidad de la institución para mover adecuadamente los recursos financierosen el cumplimiento de sus objetivos:Eficiencia manejo de recursosUso actual de recursos en relación a loplaneadoAutosuficiencia financiera en la capacidad degenerar ahorros y en la existencia de
equilibriopresupuestario
ECONOMIA
ECONOMIA Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamiento/Monto total inversión programa Gasto de funcionamiento ejecutado/Gastos ejecutados totales Porcentaje de proyectos nuevos aprobados con razón beneficio costo de X % Recuperación de cobranza/ Facturación
.
CALIDAD
Capacidad de la institución por responder en forma
consistente, rápida y directa a las necesidades de
los usuariosA) Mediciones Indirectas.
Mejorar los atributos y características de los
productos.B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los
usuarios.
CALIDAD
CALIDAD - Tiempos de Respuesta
Tiempo de espera promedio para atención en consultaDIRECCION GENERAL DE SALUDTiempo de tramitación promedio de solicitudes minerasDIRECCION NACIONAL DE GEOLOGIA Y MINERIATiempo promedio para el estudio de cada plan de forestaciónDIRECCION GENERAL DE RECURSOS NATURALESRENOVABLESDías de demora promedio de trámites de legalizacionesdesde su iniciaciónDIRECCION GENERAL DE SECRETARIA, MINISTERIO DERELACIONES EXTERIORESDemora promedio en la entrega del servicioDIRECCIÓN NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA
CALIDAD
CALIDAD - Satisfacción del Usuario
Porcentaje de aprobación: Encuesta de opinión a los usuarios.DIRECCION GENERAL DE REGISTROS
Porcentaje de reclamos / casos atendidosDIRECCIÓN NACIONAL DE TOPOGRAFÍA
N° de reclamos / Asuntos resueltosDG SECRETARIA, MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
Nº servicios reclamados/ Nº total de serviciosHOSPITALES DE MONTEVIDEO
Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios
Precisión
Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados.
Número de localidades cubiertas por atenciones móviles
Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes
Porcentaje de contratos terminados por errores
Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado
Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo
Número de fallas reales/ Fallas programadas
Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca
INDICADORES DE CALIDAD
Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales
Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas
Porcentaje de usuarios satisfechos
Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados
Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios
RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA
Información contable-presupuestaria
Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal
Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc
RELEVANCIAPERTINENCIA
I NTEGRACION
HOMOGENEIDAD
INDEPENDENCIA
CONFIABILIDAD
No es posible ni deseable medirlo todo
Medir lo correcto
Eficacia, eficiencia, calidad, economía
Medidas equivalentes
Medir lo controlable
Datos suficientes y demostrables
APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS
COSTO RAZONABLE
COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS
BASES DE COMPARACION:
DESEMPEÑO HISTORICO:
OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
• GESTION DE AÑOS ANTERIORES
Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red
Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001
[(Equipos incorporados y 53 71 96conectados en el año t/equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
UN ESTANDAR DE INSTITUCIONES SIMILARES
Tiempo máximo de tramitación de mediaciones
Fórmula de cálculo:1999 2000 Meta
Sumatoria de N°de días deTramitación/N°de tramitacionesRealizadas 18días 30días 25días
(días)
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
• LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO
Porcentaje de vías navegables ya habilitadas
Fórmula de cálculo
Vías navegables habilitadas año t/Vías navegables programadas
1999 2000 2001
S/d s/d (120/143)*100 83,9%
COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS
NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION
SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:
RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD
“CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:
INTEGRALIDAD DE LAS METAS
Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55%de la población escolar.
Llegar a un costos promedio de $5
Alcanzar1000 calorías por ración
INDICADOR DE CALIDAD
* Calorías por ración. * Porcentaje de aceptaciónde los escolares (encuesta)
INDICADOR DE EFICIENCIA
Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número deraciones
INDICADOR DE EFICACIA
Población escolar en programa / población escolar total
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE
INDICADORES
TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR
SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES
SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE
INDICADORES
TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS
SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.
LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN
EL AMBITO PUBLICO
DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOSRelación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal
LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTEPOLITICO IMPORTANTEEfectos de mostrar públicamente las deficiencias
dedesempeño
LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN
EL AMBITO PUBLICO
NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS
Dificultad de definir objetivos y metas Existen muchos procesos, productos que no
pueden ser medidos: Diplomacia, Investigaciones, actividades
culturales
TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTACOMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIROTRAS VALORACIONES)
Protección al menor, seguridad pública, recreación,cumplimiento de leyes, etc