^Training Metrics. - GREF Grupo de Responsables de ... · resultados de las acciones formativas desarrolladas anteriormente. Desarrollo de un Plan de Comunicación asociado Ejecutar

“Training Metrics”. Cómo medir la eficacia

de la Formación.

Antonio Peñalver Socio director del Grupo Persona.

Profesor de Recursos Humanos de la Universidad de Alcalá. “http://antoniopenalver.blogspot.com/ “ (blog).

“@AnPenalver” (twitter).

por Antonio Peñalver

23 de Enero de 2014

www.grupopersona.es 2

Contenido

1. ASPECTOS CLAVES PREVIOS: EL ALCANCE DE LA FUNCIÓN DE FORMACIÓN

2. MODELO DE MEDICIÓN DE LA FORMACIÓN

3. EL PRIMER PASO: LA CONCRECCIÓN DE LOS OBJETIVOS DE FORMACIÓN

4. EL SEGUNDO PASO: LOS NIVELES E INDICADORES DE MEDICIÓN

5. EL TERCER PASO: LOS ESTRATEGIAS DE MEDICIÓN DE LA FORMACION

6. El CUARTO PASO: LA CERTIFICACION

7. GESTIÓN DE LA INFORMACION: El CUADRO MANDO


► Origen del término “Learning Organitation”:

– Libros de Bob Garrat, Gran Bretaña: 1987, 1990

1.La Organización que Aprende

Las Disciplinas de la Organización que Aprende

– Maestría Personal: aprendizaje continuo del individuo

– Modelos Mentales: examinar las formas en que miramos al mundo

– Construir una visión compartida: algo que empuja a todo el mundo

hacia un objetivo común a largo plazo

– Aprendizaje de equipo: pensar juntos y producir resultados mejores que los

miembros obtendrían por separados

– Pensamiento de Sistemas: ver las relaciones entre los componentes de la

organización

Trabajo de Peter Senge (Sloan School of Managament) en 1990: “The Fifth Discipline”

“EL PODER DE APRENDER COMO ESENCIA DEL ÉXITO”

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://globulo.files.wordpress.com/2009/06/peter_senge_picture.jpg&imgrefurl=http://globulo.wordpress.com/2009/06/23/learning-organization/&usg=__FNmnziV8Y0QsS-nDSlJ7uHijjRI=&h=3870&w=2597&sz=2514&hl=es&start=10&tbnid=-GAMfcj2MkUPrM:&tbnh=150&tbnw=101&prev=/images?q=peter+senge&gbv=2&hl=es&sa=G

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.governance.usb.ac.za/images/bob_garratt.jpg&imgrefurl=http://www.governance.usb.ac.za/ourpeople.htm&usg=__QshnQQPWaFQNE42WJc-vzoI8YWY=&h=250&w=200&sz=17&hl=es&start=2&tbnid=I7jtNhFCgiNc7M:&tbnh=111&tbnw=89&prev=/images?q=bob+garrat&gbv=2&hl=es&sa=G

http://www.businesspundit.com/wp-content/uploads/2008/07/fifth_discipline.jpg


“LA ORGANIZACIÓN QUE APRENDE”

MODELO DE ANDREW MAYO Y ELIZABETH LANK

Fuente: “Las Organizaciones que Aprenden” A. Mayo y E. Lank., Edit. Gestión 2000 y AEDIPE, Enero, 2000

Política y Estrategia

Liderazgo

Proceso de Dirección de Recursos Humanos

Tecnología de la Información

“group ware”

Una cultura de apoyo y un clima de

aprendizaje

Aprendizaje Personal

Aprendizaje de Equipos y Redes

Aprendizaje Organizacional

Creación de Valor

1.La Organización que Aprende

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.laempresafamiliar.com/media/upload/gif/libreria_home_d44917ba50844bb58d4587947be9755c112.gif&imgrefurl=http://www.laempresafamiliar.com/libreria/index.php?CATEGORY2=0&PAGE=3&usg=__pfjIa3m29bZb7LbgQokFKc-TJK0=&h=140&w=104&sz=9&hl=es&start=5&tbnid=9mWu3nnQ5O_EhM:&tbnh=93&tbnw=69&prev=/images?q=ELIZABETH+LANK&gbv=2&hl=es&sa=G


1.Las nuevas claves del aprendizaje Estamos evolucionando hacia una comunidad comunitaria global soportada en la

tecnología

– Estamos asistiendo a una revolución del aprendizaje a a nivel global, gracias a dos fenómenos recientes: “wiki” y “blog”; que permiten y facilitan la posibilidad para que cualquier persona participe en la construcción de conocimiento de manera colectiva

– La forma más poderosa de aprendizaje es participar en la generación y construcción de contenido y conocimiento.

– Pensar digitalmente nos brinda la oportunidad de tomar parte en la construcción de nuevas redes sociales y bases de conocimiento de proporciones nunca antes imaginadas.

– La mayoría de los países están reformando sus sistemas educativos tratando de encontrar su lugar en la economía del siglo XXI. ¿Y las organizaciones?.

Tener un “título” ya no garantiza nada. El problema es que el actual sistema educativo fue diseñado, concebido y estructurado para una época diferente.

– Muchas personas que son realmente brillantes piensan que no lo son.

Ante un mundo lleno de tantos estímulos, las escuelas lucen como algo muy aburrido. Estamos “anestesiando a los jóvenes”

La clave esta en la pasión por aprender y el “pensamiento divergente” (habilidad de ver muchas posibles respuestas a una pregunta, muchas formas de interpretar una pregunta)

Kim Robinsom


El Área de Formación debe poner a disposición de la Organización métodos, sistemas, herramientas, etc., siendo el Consultor y Facilitador para que se produzca el proceso

aprendizaje y cubrir unos objetivos

La Responsabilidad de la Formación es de Todos: Alta Dirección, Recursos Humanos, Formación, Directivos/Mandos y Empleados”

El proceso de Formación va dirigido a Adultos en el marco de la Organización

1.La naturaleza de la formación organizativa

Las necesidades de formación evolucionan y cambian continuamente


1.Evolución de la Práctica de Formación

Universidad

Corporativa

Formación y Desarrollo

Entrenamiento Comercial

Formación

2000…

1992

1985

…1980

Atracción y Desarrollo

del Talento

Objetivos de

Negocio

Cambio

Organizativo

Co

mp

eten

cias

Tecn

olo

gía

We

b

Lear

nin

g

Pre

sen

cia

Dis

tan

cia

On

th

e J

ob

t

o

Escuelas

de Ventas

Fuente: Antonio Peñalver, Capital Humano (Revisado)

Potenciación del

Desempeño

Desarrollo del Talento

Adecuación Profesional

Gestión del Cambio

organizativo


CICLO DE LA FORMACIÓN Y EL APRENDIZAJE

DETECCION DE NECESIDADES FORMATIVAS

DEFINICIÓN DE LA FORMACION

DESARROLLO DE LA FORMACIÓN

SEGUIMIENTO DE LA FORMACIÓN

1.Modelo de Planificación y Gestión de la Formación


MODELO DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA FORMACIÓN

Definición de la Estrategia Formativa

Seguimiento del Plan de Formación

Diseño del Plan de Formación

Desarrollo del Plan de Formación

Detección

de Necesidades

Formativas

Diseño de las

actividades formativas

Evaluación

de las

acciones formativas

Impartición de las

acciones formativas

Tecnología aplicada

Fuente: Libro “Valoracion de la Formación” de Antonio Ramirez (pag. 31), adaptada por A. Peñalver (Octubre, 07)



Entender el Negocio,

sus Estrategias y

su Organización

Concretar el Alcance del Plan

de Formación

Selección de los formadores

Desarrollo y Documentación

de los Productos ofrecidos,

Políticas y Procedimientos

Control de la información.

Análisis de la evolución de

la actividad y posibles

acciones correctoras.

Analizar necesidades de

carácter institucional y

corporativas

Revisar los medios

disponibles para el desarrollo

de la actividad formativa

Relaciones

Desarrollo de los contenidos,

metodologías de actuación y

materiales de soporte de cada

acción. Posible Test Piloto.

Evaluar la reacción de los

participantes. Posibles


Analizar necesidades ligadas

a los objetivos de negocio y

operativas de las áreas.

Definir el Plan de Formación.

Concretar, valorar y mapear

las acciones formativas.

Organización de la logística

para el desarrollo de las

acciones.

Evaluar el aprendizaje de los

participantes. Posibles


Reconocimiento.

Analizar necesidades

individuales de adecuación,

desempeño y desarrollo.

Diseñar las acciones

formativas. Fichas de las

acciones.

Seleccionar y convocar a la

Audiencia de cada acción

formativa. Posibles acciones

previas de difusión.

Evaluar la aplicabilidad de lo

aprendido. Posibles


Habilitaciones.

Analizar la gestión y

resultados de las acciones

formativas desarrolladas

anteriormente.

Desarrollo de un Plan de

Comunicación asociado

Ejecutar las acciones

formativas.

Gestión operativa y

administrativo de la actividad

Evaluar el impacto en

resultados de las acciones

formativas. Posibles

acciones correctoras

Paso

s cl

aves

FASES

Detectar Necesidades Formativas

Definir y Planificar la Formación

Desarrollo de la Formación

Seguimiento de la Formación

Fuente: Antonio Peñalver



2. Modelo de Medición de la Formación. Justificación.

Desde “Todo lo que no se puede medir no existe” (A.C.)….

hasta “Todo lo que no se puede medir no se puede gestionar” (Peter Drucker)

QUÉ Y POR QUÉ MEDIR LA FORMACIÓN

“Justificar la existencia del departamento de formación al mostrar como su actividad contribuye a los objetivos y resultados organizativos

Decidir si tienen que continuar o modificarse los programas de formación en curso

Disponer de información para mejorar futuras acciones formativas”

Donald L. Kirkpatrick (The Four Levels)


QUÉ Y POR QUÉ MEDIR LA FORMACIÓN

Apreciar la marcha de la actividad formativa y conocer su

impacto en los usuarios y la organización.

¿QUÉ ES ?

¿POR QUÉ? Para garantizar la Eficiencia de la Formación en

términos de:

Calidad de la Actividad Formativa

Impacto en los Resultados esperados

2.Modelo de Medición de la Formación. Justificación.


Eficiencia de la Medición

Objetivos formativos

Ámbitos y Niveles de Medición

Certificación de la Formación

Herramientas de Medición

Adecuación al Puesto

Mejora del Desempeño

Desarrollo

Cambio Organizativo

Actividad Resultados

Observación

Evaluación

Individual Colectiva

Medición orientada

a Resultados

Calidad de la Medición

Acreditación de la Formación

(basada en la medición)

Calidad de la Certificación

Formativa


2.Ejes de Actuación en la Medición de

la Formación


Descripción Competencias más

criticas

Niveles de

Evaluación críticos

Adecuación al

Puesto

Coincidencia positiva para la compañía y el

trabajador entre el puesto y la persona que lo ha

de ejercer

Conocimientos

Habilidades

Aptitudes

Conocimiento

Dominio de una habilidad

Mejora del

Desempeño

Impacto en el desempeño del puesto de forma

eficiente de lo aprendido por el trabajador

Conocimientos

Habilidades

Aptitudes

Actitudes

Productividad

Resultados de tarea

Desarrollo

Profesional

Crecimiento del trabajador apara asumir nuevas

responsabilidades funcionales y organizativas

Habilidades

Actitudes

Aptitudes

Resultados de Crecimiento

Mejora o

Cambio

Organizativo

Favorecimiento de los cambios del entorno

empresarial para el bien de la compañía que

requiere unos valores, principios de gestión y

procesos, con sus herramientas, claros....

Objetivos de negocio

Conocimientos

Actitudes

Resultados organizativos

Compromiso

3.Objetivos de Formación


Cognitivo Psicomotor Actitudinal

Conocimientos Habilidades

Aptitudes

Actitud

Motivación

Perfecciona-

miento

Dominio de unas

técnicas o

conocimientos de un

alto grado de

especialización

Polivalencia Capacitación en

diversas áreas a una

misma persona

Crecimiento Potenciación de los

Recursos Humanos

para alcanzar la

máxima utilidad y

despliegue personal

Orientadas a la Acción

***

***

**

**

***

***

**

***

***

3.Concreción de los Objetivos

COMPETENCIAS


¿CUÁNDO COMIENZA LA MEDICIÓN DE LA FORMACIÓN?

El objetivo de la medición es garantizar que la acción se desarrolla acorde a lo previsto y se producen los resultados esperados a nivel individual y organizativo. En las fases de Planificación (“Contracting”) y de Diseño se concretan los objetivos a conseguir, (en base a las estrategias pedagógicas que se van a seguir), y se concretan (junto con el cliente) los indicadores cuantitativos y cualitativos que serán medidos como control y garantía de resultados

En las Fases de Planificación y Diseño

En la Fase de Evaluación y Seguimiento

3.Momento de la Concreción

de los Objetivos


ACTIVIDAD

RESULTADOS

Definición de la Estrategia Formativa

Seguimiento del Plan de Formación

Diseño del Plan de Formación

Desarrollo del Plan de Formación

Detección de Necesidades

Formativas

Diseño de las actividades formativas

Evaluación de las

acciones formativas

Impartición de las acciones formativas

Tecnología aplicada

4.Ámbitos de la Evaluación de la Formación


► ACTIVIDAD

– En relación con los “In puts” y Operaciones de la Gestión Formativa (Esfuerzo realizado)

– Foco en la CALIDAD DE LA GESTION, acorde con Objetivos

DOS AMBITOS DIFERENTES DE MEDICION

EFICIENCIA DE LA FORMACIÓN


► RESULTADOS

– En relación con los “Out puts” de la Gestión Formativa

– Foco en los IMPACTOS DE LA FORMACION desarrollada, acorde con Objetivos


INDICADORES DE EVALUACIÓN

Pueden ser: Cuantitativos (cifras, porcentajes...) Cualitativos (pautas de actuación observables)

Pueden tener asociadas alertas:

en base a Estándares objetivo predefinidos Han de basarse en Evidencias



NECESIDADES FORMATIVAS DEFINICION Y DISEÑO FORMATIVO

IMPLANTACION Y DESARROLLO DE LA FORMACION

Ejes de Actuación Institucionales/Corporativas

Áreas

Individuales

Objetivos (Competencias) Audiencia

Acciones

Canales

Metodologías

Tiempo

Formadores

Ámbito

Inversión

Foco en las áreas de actuación para cubrir objetivos en bruto

Se centran en los objetivos que se persiguen a diferentes niveles

Actúan sobre los aspectos operativos de las acciones formativas

4.Medición de la Actividad Formativa


• Nº ó % Horas de Formación para el “Desarrollo de Alto Potencial” Participantes sobre Plantilla % Asistentes sobre Convocados Nº Asistentes por Puestos % Asistentes sobre Participantes Nº Participantes en “Programa Corporativo de RSC” Nº Cursos en el “Plan de Integración de Auditores Jr.” Asistentes al “Curso de Negociación con Proveedores” Tiempo media de Convocatoria a acciones formativas % Cursos realizados en relación Convocados % Inversión en “e-Learning” Tasa abandono en “cursos e-learning” POW (Processes on the Web (Learning)) % Horas “Outdoor” en el Programa Corporativo de Directivos Horas por Participante Horas en Administrativos % Horas en Formación técnico-operativa% Formadores Internos en las Competencias Técnico Operativas Nº ó % Horas de impartición de Formadores Internos versus Externos % Inversión en Formadores Externos Nº Horas de “Formación Externa” en Programas Institucionales Nº cursos con “Formación Externa” % Horas “Formación interna versus Externa” Inversión Total (MM Euros) % Inversión sobre Masa Salarial % Inversión sobre Beneficios % Inversión sobre Presupuesto Costes del Programa ¨ E” Inversión por Empleado (Euros) Coste de hora de Formación y Desarrollo (Euros) Coste hora por Proveedor (Euros) Coste medio hora en formación Comercial (Euros) …





Oportunidad perdida Pérdida de clientes, perder ventas debido a falta

de competencias adecuadas, perspicacia, personal y autocrítica

Inversión desaprovechada en Formación Persona equivocada, capacitación equivocada,

lugar errado, mala calidad, etc.

Pérdidas de Producción Tiempo fuera del trabajo

Departamento de Formación Salarios y Beneficios

Costos relacionados Materiales, impresión,

movilización, etc.

Costes de Proveedor Interno y Externo Costes Visibles

Costes Ocultos

Fuente:. “Runing Training like a Business” David van Adelsberg & Edward A. Trolley. The Forum Corporation. (Pag. 35)



CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

REACCIÓN APRENDIZAJE COMPORTAMIENTO RESULTADOS

Evaluación centrada en el Individuo Evaluación centrada en la Organización

4.Medición de los Resultados de la Formación

Fuente: Libro “Valoracion de la Formación” de Antonio Ramirez (pag. 33)


Modelo Criterios

1. Kirkpatrick (1994) Cuatro Niveles: Reacción, Aprendizaje, Comportamiento en el puesto y Resultados,

2. CIPP (Galvin, 1993) Cuatro niveles: Contexto, Input, Proceso y Producto

3. CIRO (Warr et al., 1970) Cuatro niveles: Contexto, Input, Reacción y Resultados

4. Brinkerhoff (1987) Seis pasos: Establecimiento de objetivos, Diseño del Programa, Implementación del Programa, Resultados inmediatos, Resultados intermedios y de usabilidad , Valor e Impactos

5. Systems approach (Bushnell,1990)

Cuatro conjuntos de actividades: Inputs, Proceso, Outputs y Resultados

6. Kraiger, Ford and Salas (1993)

Un esquema de clasificación que especifica tres categorías de resultados del aprendizaje (cognitivo, habilidad y afectivo) sugerido por la literatura y propone medidas de evaluación apropiado para cada categoría de los resultados

7. Kaufman and Keller (1994) Cinco niveles: Activación y Reacción, Adquisición, Aplicación, Resultados organizativos y Resultados sociales

8. Holton (1996) Identifica cinco categorías de variables y las relaciones entre ellos: Influencias secundarias, Elementos de motivación, Elementos ambientales, Resultados, Capacidad y Resultados societarios

9. Phillips (1996) Cinco niveles: Reacción y acción planificada, Aprendizaje, Aplicación de los aprendido al puesto, Resultados de Negocio y ROI

4.Medición de los Resultados de la Formación


LOS CINCO NIVELES DE EVALUACIÓN (Kirkpatrick-Phillips)

Satisfacción Conocimientos y habilidades Aplicabilidad

Impacto en el negocio Rentabilidad

Reacción Aprendizaje Desempeño del puesto de trabajo

Resultados económicos

ROI (retorno de la inversión)

4.Los Cinco niveles de Evaluación de la Formación

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://images.amazon.com/images/P/1576753484.01.LZZZZZZZ.jpg&imgrefurl=http://www.management-books.net/management/training-coaching.php&usg=___A74XBfAQxP95rqPESVAu8zgTmU=&h=500&w=319&sz=34&hl=es&start=18&tbnid=Od8MhM0_wGE5BM:&tbnh=130&tbnw=83&prev=/images?q=Kirkpatrick+four+levels&gbv=2&hl=es&sa=G

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://ecx.images-amazon.com/images/I/51LqigGqThL.jpg&imgrefurl=http://www.investment-return.com/deals/product/return-on-investment-in-training-and-performance-improvement-programs-second-edition-improving-human-performance-0750676019&usg=__xSQno5VOOTDYlCSg19D9Q7LuHxw=&h=500&w=332&sz=42&hl=es&start=1&tbnid=60J4kLh9IMQKaM:&tbnh=130&tbnw=86&prev=/images?q=Return+on+Investment+in+Training+and+Performance&gbv=2&hl=es&sa=G


•Mide como reaccionan los participantes ( y los formadores) sobre la acción formativa. Mide la “Satisfacción del Usuario” (¿Cliente?).

Objetivo de la evaluación

Alertas

Nivel 1. MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN O REACCION

•Se aplica justo a a la finalización de la acción formativa •Se suelen utilizar:

•Cuestionarios (papel, internet...) •Encuestas telefónicas

•Participantes •Formadores •Gestores de cursos

Aspectos que suelen evaluarse

•Contenidos •Formador •Metodología •Aplicabilidad previsible •Condiciones ambientales...

Quién mide

•“Expectativas” de que la formación debe ser siempre positiva •Riesgos de tomar “anécdotas” como “categorías” •Suele destacar la “percepción pasiva” del participante •“Diferencias por Canal formativo”

•Sencillez, Claridad •Preguntas abiertas vs cerradas

•Escala útil, entendible

Cómo se suele medir



Nivel 2. MEDICIÓN DEL APRENDIZAJE


Alertas


Quién mide

•Medir el desarrollo de competencias (conocimientos, habilidades, actitudes...) adquirido inmediatamente después de la acción formativa. Mide el “Grado de retención formativa”

•Conocimiento adquirido •Habilidades desarrolladas •Actitudes modificadas

•Se puede aplicar antes, durante el desarrollo y a a la finalización de la acción formativa •Se suelen utilizar:

• Test o pruebas (papel, internet...) para verificar el Conocimiento adquirido • Cuestionarios sobre comportamientos y actitudes • Control o análisis grupal

•Participantes •Formadores •Tutores o supervisores de los participantes •Expertos externos a la acción

•Los conocimientos son más fáciles de medir que las habilidades o actitudes •La evaluación en relación con un profesional afecta a la cultura organizativa •Este proceso evaluativo requiere mas complejidad organizativa




•Rendimiento (Qué): Variación de resultados y en la efectividad obtenidos en el desempeño de las ocupaciones.

•Desempeño (Cómo): “Uso” de las nuevas habilidades o conocimientos en sus ocupaciones y Cambios de comportamiento en el puesto de trabajo.

Se suelen medir a partir de los 3 a 6 meses después de la acción formativa Se centran aspectos cuantitativos y cualitativos de la aplicabilidad Se suelen utilizar:

• Test de nuevos resultados esperados en el puesto • Cuestionarios sobre comportamientos observables • Encuestas telefónicas o Análisis grupal (centrado en aspectos sobre el grado de aplicación y dificultades para la misma) • Observación en la “sombra” de las personas y su actuación en el puesto)

•Participantes •Supervisores o Jefes inmediatos •Especialistas de Formación y de las áreas implicadas •Colaboradores externos •Encuestas de calidad

Nivel 3. MEDICIÓN DE LA TRANSFERENCIA O APLICABILIDAD (1/3)




Quién mide

• Medir los cambios en el desempeño laboral como consecuencia de la acción formativa. Se centra en la repercusión de la formación en la organización



Alertas •El grado correlación existente entre los resultados apreciados y la acción formativa •La concreción de los objetivos y los comportamientos observables esperados •Accesibilidad de la información •Dar tiempo para que el cambio ya pueda ser apreciable •La evaluación en relación con un profesional afecta a la cultura organizativa •Este proceso evaluativo requiere mas complejidad organizativa




Dos aproximaciones

Aproximación Genérica •Encuesta abierta a jefes y (a veces) muestra representativa de participantes •A los tres o seis meses • “En relación con la acción formativa pasada, ¿ha apreciado una aplicación al desempeño de lo tratado (alto, medio o bajo) y que aspectos (comentarios abiertos)?...” •Solo se profundiza cuando los resultados son negativos, en base al programa y comentarios

Aproximación Especifica •Selección de acciones según criterio ABC en relación con el impacto en negocio y/o numero de participantes de la acción formativa •A los tres o seis meses •Mediante assessment de resultados y comportamientos concretos esperados en el desempeño del puesto (en relación con los objetivos del cursos y su contenido)




Nivel 4. MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS O IMPACTO EN EL NEGOCIO




•Identificación y medición anterior y posterior a la actividad formativa •Búsqueda y seguimiento de resultados

Establecer la relación final entre la actividad y la mejora de resultados de negocio . Parte del principio de que sí el desempeño agregado se traduce en mejora o no de una variable económica predefinida y que guarda relación con los objetivos del programa, (admitimos la hipótesis que si hago A se producirá B). Para ello hemos de manejar la información al inicio del programa para poder aislar los efectos y determinar claramente una relación causa-efecto entre el programa y el cambio en la variable que se desea impacta (de forma cuantitativa)

•Cuanto mejoró la Calidad, ...se incremento la Productividad, ...crecieron las ventas, ...mejoró los Beneficios....

•Cuanto mejoró el Clima, ...mejoró la forma en que se gestiona a los colaboradores, ...mejoró el talento...



Nivel 4. MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS O IMPACTO EN EL NEGOCIO

Alertas

Quién mide •Expertos en Formación •Colaboradores externos •Responsables de las Unidades de negocio •Responsables de Control de Gestión

•Los formadores no suelen saber medir los resultados. Contar con el Cliente. •Los hallazgos muchas veces proporcionan indicios pero no tienen que ser un prueba directa.

Conformarse con el indicio sino es posible la prueba. •Accesibilidad de la información •Dar tiempo para que los resultados pueda ser apreciable •Este proceso evaluativo requiere mas complejidad organizativa. A vecea hay que repetir la

evaluacion en diferentes momentos.



Medir el ROI es un reto, en el que han proliferado muchas ideas y enfoques....

Nivel 5. RENTABILIDAD (ROI de la Formación)

“La cuestión ya no es medir o no, sino…poner cifras del retorno neto de la inversión en un intangible, vinculando un enfoque financiero con el desarrollo del Capital Humano”



Nivel 5. RENTABILIDAD (ROI de la Formación) 1/3




•Comparación entre la inversión realizada en formación y los beneficios, en términos monetarios.

•Conocer la rentabilidad económica de la inversión realizada en una actividad formativa.

Valor definido por el Cliente

Total invertido en la Formación= Retorno sobre la Inversión (ROI) de la Formación

Valor definido por el Cliente

Total invertido en la Formación= Retorno sobre la Inversión (ROI) de la Formación

•Beneficio neto de la Inversión en formación, medible en términos monetarios.

1. Análisis Coste-Beneficio. Compara los costes con los beneficios. Total Beneficio - Total Costes = Beneficio neto ( Ejemplo: 6.000.000 - 2.000.000 = 4.000.000)

2. RETORNO DE INVERSIÓN. Calcula la rentabilidad indicando el beneficio neto que retorna por la

inversión realizada.

Beneficios netos Inversión X 100 ROI =

( Ejemplo. 4.000.000 : 2.000.000 X 100 = 200%)




Alertas

Quién mide •Departamento de Formación con ayuda de los Responsables de las Unidades de Negocio.

• Suele ser muy difícil completar esta ecuación con números defendibles y tangibles. • Muchos costes de formación están ocultos. • Es muy difícil completar la parte superior de la ecuación: el Valor definido por el cliente ha veces es difícil de establecer y en la mayoría de los casos no tiene porque existir una relación directa. • Esto enfoque muchas veces requiere múltiples variables en el sustraendo y en el minuendo. • y el resto de alertas mencionadas en el Nivel 4 de evaluación de Resultados



Justificación y alcance del ROI de la Formación La razón por la cual muchos ejecutivos de recursos humanos se frustran al querer medir sus programas de formación es que piensan que evaluar el impacto de la capacitación es muy difícil, cuando no imposible. El problema radica en que la mayoría de las iniciativas de desarrollo de recursos humanos no son pensadas desde su origen, buscando impactar variables del negocio y tampoco se diseña una forma de evaluar previa a la implementación de un programa. En la metodología ROI, lo que se busca justamente es generar una variedad de mediciones e indicadores, incluyendo el cálculo del retorno financiero de la inversión. ¿En qué casos se recomienda medir hasta el nivel 5 (ROI)? En aquellos programas que: Impliquen una alta inversión económica para la organización. Apoyen el logro de un objetivo estratégico del negocio o de su quehacer. Involucren a gran cantidad de personas. Sean altamente visibles e importantes para los directivos (y resto de stakeholders).




Ejemplo: Indicador de ROI de la Formación

Incremento de Ventas en 20 Millones Euros en el año debido a Formación

375.000 Euros invertidos en Formación para apoyar la Ventas en el año

= x 53,3 ROI

¿Cómo podemos asegurar que las Ventas ha subido en esa cantidad gracias a la Formación?. ¿Lo compartirá el DG de Ventas ó el CEO?... Los pasos de medición son los que seguiríamos con cualquier estudio de nivel 4 de Evaluación de la Formación.

¿Cómo podemos asegurar que esa la Formación que ha influido en el incremento de Ventas (productos, Habilidades, Procesos..)?. ¿Qué hemos contabilizado en los costes de Formación: formadores, alojamiento, viajes, materiales, horas sin trabajar, ventas realizadas..?. ¿Lo compartirá el DG de Ventas ó el CEO?.



LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS EN LA PRACTICA

Datos 2012 , Estudio UAH sobre una muestra de mas de 70 grandes empresas españolas.

“Runing Training like a Business” David van Adelsberg & Edward A. Trolley. The Forum Corporation



Impacto en la Organización

Comportamiento y desempeño

Aprendizaje

Reacción

Qué Evaluar

Beneficios/ Razones de la

Evaluación

Cómo Evaluar Dificultades de la

Evaluación

Estrategia de Evaluación

Resu

ltad

os


4.Matriz de Evaluación de Resultados de Formación


4. Evaluación Global de los Resultados de la Formación

• 20%-30% • 20%-30%

• 20%-30% • 20%-30%

Reacción Aprendizaje

Transferencia Resultados

Indicado-res

Objetivos

Moneta- rización



5. Fuentes de Información

Actividad

Resultados

Reacción Aprendizaje Aplicabilidad Resultados

Departamento de

Formación

•Base de Datos de

Formación

•Aplicación de

Cuestionarios

•Aplicación de

Pruebas objetivas

•Acreditación

•Concreción de

conductas a

observar

•Análisis de datos

Formador •Feed back del

desarrollo de la

acción

•Aplicación de

Pruebas objetivas

*

Consultor Externo •Aplicación de

Pruebas objetivas

•Aplicación de

Assessment (Ass

Center, Mistery

Shoper...).

Áreas de Negocio

Cliente Externo

•Feed back de la

apreciación de los

participantes

•Encuestas internas

de Calidad

•Observación de la

aplicación de

conocimientos en

puestos

•Observación de

desempeño

(conductas

•Aportación de

datos (DPO,

CRM...)

Recursos

Humanos

•Base de datos de

Recursos Humanos

•Feed back de la

apreciación de los

participantes

•Observación de

aplicación de

conocimientos

•Datos de

Evaluación del

Desempeño

PRINCIPALES FUENTES DE INFORMACION PARA LA MEDICION


ELECCIÓN DE TÉCNICAS DE EVALUACIÓN

Fuente: Adaptación de 2006 del cuadro propuesto por Info-Line en Marzo, 2001

5.Técnicas de Evaluación

Conocimientos Habilidades Actitudes

Pruebas escritas/Test ***

Test **

Demostración o prueba de rendimiento ** *** *

Role Play ***

Redacción ***

Presentación oral ***

Observación en el Puesto trabajo *** **

Dinámica grupal * *** **

Entrevista ** ***

Encuesta * **


5.Técnicas avanzadas de Medición centradas en los Niveles de Eficacia Formativa

Coaching On-Line de la

Transferencia de la

Formación al Puesto

Servicio On-line que facilita transferir y

aplicar a la realidad diaria de los

participantes los procesos, técnicas y

habilidades entrenadas (aula...) a través de

la resolución de situaciones reales de su día

a día

•Al finalizar el entrenamiento, se explica a los participantes el proceso de la

transferencia: proceso, claves de acceso a plataforma, cumplimentación de

cuestionarios, feed back...

•Los participantes aplican los procesos entrenados en aula en tres situaciones

reales. Tras cada uno de esos impactos se autoevalúan en los cuestionarios y

remiten el informe al consultor.

•El consultor recibe cada uno de los cuestionarios con las valoraciones cuantitativas

y cualitativas de los participantes y da feedback de forma individual on-line a cada

uno de ellos.

•Al finalizar el proceso de transferencia , se aporta un informe de salida que permite

analizar la actuación de participante, transferencia de los aprendido de forma

practica, indicando los puntos fuertes y áreas de mejora del participante (a nivel

individual y colectivo).

Comunidades on-line de

Aprendizaje

Desarrollar una Herramienta de colaboración

y de comunicación que, en un contexto e-

learning-, promueve el aprendizaje continuo

y la mejora el desempeño de los

colaboradores en su trabajo.

Compuestas por grupos de colaboradores con intereses y/o necesidades comunes

de intercambio de conocimiento y aprendizaje que, -a lo largo de un programa

formativo, por ejemplo-, interactúan continuamente y de diferentes formas:

• Contenido generado por los participantes (documentos, paginas Web, etc.)

• Eventos On-Line (reuniones virtuales, seminarios on-line, etc.)

• Interacción entre miembros (foros de discusión, sesiones chat, preguntas y

respuestas, discusiones via e-mail, etc.)

• Programas que incentiven demanda ( newsletters, programas de reconocimiento,

etc.)

• Pruebas de auto-conocimiento, feedback de aprendizaje, dominio de materias...

Assessment 180º-360º de los

escenarios de aprendizaje

Asegurar la aplicabilidad de los aprendido

(conocimientos y habilidades) al puesto, a

partir de la apreciación posterior (por parte

del participantes, sus colaboradores y/o jefe)

de los comportamientos en los escenarios

de aprendizaje l dominio

Parte de la identificación de los escenarios de trabajo (con los conocimientos y

comportamientos a dominar) que el participante tiene que desarrollar en las acciones

formativas.

El participante y sus jefe hacen una evaluación previa.

A medida que las acciones se han desarrollado y ha pasado un tiempo, hay una

apreciación del nuevo dominio de los escenarios de aprendizaje y desempeño por

parte del titular , su jefe y sus colaboradores

Objetivo Descripción


6.Certificación de la Formación

Aportar consistencia al modelo (o programa) de formación y desarrollo a lo largo de todo el proceso de identificación, gestión y evaluación de las acciones desarrolladas.

Acreditar el aprovechamiento de la formación a nivel de aprendizaje y transferencia al puesto como garantía interna y externa de Calidad y Profesionalidad

Enmarcado en la filosofía de Universidad Corporativa

Ofrece a los empleados una visión general de sus oportunidades de desarrollo profesional.

Garantía de desarrollo de las competencias objetivo del plan formativo

Y en consecuencia, genera orgullo de pertenencia y fidelización entre los participantes

Justificación y Objetivos

ACREDITACIÓN DE LA FUNCIÓN F+D

ACREDITACIÓN DE LOS ITINERARIOS, PROGRAMAS Y CURSOS

ACREDITACIÓN DE LOS PROFESIONALES

Formación

Inicial

Evaluación

Previa

Evaluación

Final

Evaluación

Previa

Test

Inicial

Formación Inicial

Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final

Niveles de Certificación


Proceso de Certificación

Etapa formativa

Módulos presenciales

Módulos on-line

Resultado Resultado

Ranking

Resultado final Etapa formativa

Certificado

Acción de refuerzo P

roce

so d

e C

erti

fica

ció

n

Ruta Formativa

Etapa formativa 1

Etapa formativa 2

Etapa formativa n

Módulo 1

Módulo 2

Módulo n

Pre - Acción

Acción

Post - Acción

Hitos de Evaluación

Formación

Inicial

Formación

InicialEvaluación

Previa

Evaluación

PreviaEvaluación

Final

Evaluación

Final

Evaluación

Previa

Test Inicial Formación Inicial

Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final

Formación

Inicial

Formación

InicialEvaluación

Previa

Evaluación

PreviaEvaluación

Final

Evaluación

Final

Formación

Inicial

Formación

InicialEvaluación

Previa

Evaluación

PreviaEvaluación

Final

Evaluación

Final

Evaluación

Previa


Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final

Evaluación

Previa


Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final



CUADRO DE MANDO

Test de apreciación de los participantes. Test de impresiones generales del formador. Test de valoración de observadores

NIVEL 1: Reacción

Diferencia entre pre y post Test. Resumen de lecturas. Foros y Chat. Ejercicios de análisis. Casos prácticos. Casos de negocio.

NIVEL 2: Aprendizaje

Valoración del formador. Evaluación de jefes. Evaluación “Mistering Shopping”. Sesiones “Cross training”. Evaluación “Sombra”

NIVEL 3: Desempeño

Resultados comerciales. Indicadores de actividad. Crecimiento de cartera de clientes. Penetración de productos/servicios. Rotación de cartera de clientes. “Calidad” de la venta.

NIVEL 4: Resultados

Niv

eles

de

med

ició

n d

el i

mpac

to d

e la

form

ació

n d

e K

irpat

rick

Ejemplo: Elementos de información para la Certificación de Certificación

Formación

Inicial

Formación

InicialEvaluación

Previa

Evaluación

PreviaEvaluación

Final

Evaluación

Final

Evaluación

Previa


Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final

Formación

Inicial

Formación

InicialEvaluación

Previa

Evaluación

PreviaEvaluación

Final

Evaluación

Final

Formación

Inicial

Formación

InicialEvaluación

Previa

Evaluación

PreviaEvaluación

Final

Evaluación

Final

Evaluación

Previa


Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final

Evaluación

Previa


Ventas Producto

Test

Final

Evaluación

Final



• La Gestión de la Formación requiere un sistema de indicadores que nos aporte información de su actividad y resultados para facilitarnos su control y toma de decisiones.

• El sistema de indicadores de información sobre Formación debe organizarse en un Cuadro de Mando que, de una manera clara y útil:

• Debe estar informatizada, a ser posible estando accesible a través de Intranet, integrada con el resto de base de datos y permitiendo el acceso a la herramienta tanto a las personas de Formación como a los Responsables de Negocio.

7.La Gestión de la Información: El Cuadro de Mando

EJES DE MEDICION DE LA FORMACIÓN

ACTIVIDAD RESULTADOS

EJES DE ACTIVIDAD

Inversión

IMPLANTACION Y

DESARROLLO DE LA

FORMACION

DEFINICION Y DISEÑO

FORMATIVO

NECESIDADES

FORMATIVAS

Ámbito

Formadores

Tiempo

Metodologías

Canales

Acciones

AudienciaIMPLANTACION Y

DESARROLLO DE LA

FORMACION

ObjetivosDEFINICION Y DISEÑO

FORMATIVO

Ejes de ActuaciónNECESIDADES

FORMATIVAS

Inversión

IMPLANTACION Y

DESARROLLO DE LA

FORMACION


FORMATIVO

NECESIDADES

FORMATIVAS

Ámbito

Formadores

Tiempo

Metodologías

Canales

Acciones


DESARROLLO DE LA

FORMACION

ObjetivosDEFINICION Y DISEÑO

FORMATIVO

Ejes de ActuaciónNECESIDADES

FORMATIVAS

SatisfacciónConocimientos

y habilidades Aplicabilidad

Impacto en el

negocio Rentabilidad

Reacción Aprendizaje Desempeño del

puesto de trabajo

Resultados

económicos

ROI (retorno de la

inversión)



Impacto en el



puesto de trabajo

Resultados

económicos

ROI (retorno de la

inversión)


•Participantes •Participantes/Plantilla •Asistentes/Participantes •Numero Cursos/Programas •Participantes por Programa Presencial •Horas Total de Formación •Horas de Formación/ Participante •Horas Formación Presencia •Horas Formación ELearning •Horas Formación Coaching •% Horas Form. Directivos •Tiempo Medio Convocatorias •Ratio de Cancelación cursos •Inversión sobre Presupuesto •Inversión final sobre Masa salarial •Inversión por Participante •Inversión por Empleado •Etc. Etc.

•Índice global Satisfacción •Índice Satisfacción ELearning •Índice Satisfacción Presencial •Índice Satisfacción Distancia •Índice Satisfacción Coaching •Índice Satisfacción con Formadores Externos •Índice Satisfacción con Formadores Internos •Índice Satisfacción Materiales •Índice Satisfacción con Alojamiento •Índice Percepción de Aplicabilidad •Etc. Etc.

•Personas Certificadas por Competencias •Personas Certificadas por Programa •Numero Diplomas •Numero de Titulaciones Sup. obtenidas •Etc. Etc.

•Índice Transferencia según empleados •Índice Transferencia según supervisores •Etc. Etc.

•Incremento de Ventas por Formación •Incremento de Beneficios por Formación •Incremento de Clima por Formación •Cambio de Estilo Directivo por Formación •Impacto de la Formación sobre Ventas •Impacto de la Formación sobre Ventas •Impacto de la Formación sobre beneficio •Impacto de la Formación sobre Clima •Impacto de la Formación sobre Estilo Directivo •Etc. Etc.

Programa de Desarrollo Directivo











ACTIVIDAD RESULTADOS

EJES DE ACTIVIDAD

Inversión

IMPLANTACION Y

DESARROLLO DE LA FORMACION


FORMATIVO

NECESIDADES

FORMATIVAS

Ámbito

Formadores

Tiempo

Metodologías

Canales

Acciones



ObjetivosDEFINICION Y DISEÑO FORMATIVO

Ejes de ActuaciónNECESIDADES FORMATIVAS

Inversión

IMPLANTACION Y



FORMATIVO

NECESIDADES

FORMATIVAS

Ámbito

Formadores

Tiempo

Metodologías

Canales

Acciones



ObjetivosDEFINICION Y DISEÑO FORMATIVO

Ejes de ActuaciónNECESIDADES FORMATIVAS



Impacto en el



puesto de trabajo





Impacto en el



puesto de trabajo



Ejemplo 1 de Cuadro de Mando de Formación











Formación Global

Form. Corporativa o Institucional Form. División de Negocio

Form. Individual



Ejemplo 2 de Cuadro de Mando de Formación

Coste de Formación por Persona

Coste de Formación por Asistente

Asistentes vs. Convocados (%)

Horas de Formación por empleado

Cursos Realizados vs Previstos (%)

Coste de Formación por Persona

Coste de Formación por Asistente

Asistentes vs. Convocados (%)

Horas de Formación por empleado

Cursos Realizados vs Previstos (%)

Aprobados por curso

Acreditados por Módulos

Aplicabilidad al Puesto

Satisfacción con el Formador

Cumplimiento de expectativas

Satisfacción global del curso

Aprobados por curso

Acreditados por Módulos

Aplicabilidad al Puesto

Satisfacción con el Formador

Cumplimiento de expectativas

Satisfacción global del curso

Alertas Acciones asociadas Valor

Ind

icad

ore

s d

e

Cal

idad

In

dic

ado

res

de

A

ctiv

idad



EJES DE MEDICION. Balanced Score Card.

Visión y Estrategia

MERCADO-CLIENTES ¿Cómo debemos

mostrarnos frente a nuestros clientes

internos o externos y el mercado para

alcanzar nuestra estrategia? Métricas de Calidad,

Servicio, Precios...

PERSPECTIVA FINANCIERA

¿Cómo debemos mostrarnos ante nuestros superiores

(accionistas o jefes)? Métricas de Rentabilidad, ROI...

PROCESOS ¿En que actividades y procesos

queremos ser excelentes para satisfacer nuestros

compromisos con los clientes, usuarios, accionistas...?)?

Métricas de Calidad, Productividad, Trabajo en Equipo,

Sinergias...

PERSONAS ¿De que modo aseguramos

y mejoraremos nuestras Capacidades para alcanzar

nuestros objetivos y estrategias? Métricas de Personal

directo e indirecto, Clima...



Plan de Formación en el Nuevo Modelo Comercial de Atención al Publico”

Ejemplo de Balanced Score Card de Formación

MERCADO-CLIENTES

ᅀ Calidad 5% (3 meses) Diferencia con la Competencia 12% (3 meses) ᅀ Conocimiento de Producto 5% (90%) ᅀ Asesorameinto al Cliente 8% (80%)

ᅀVenta Cruzada 5% (60%) ...

PERSPECTIVA FINANCIERA

Incremento en Ventas/ coste formativo: 5 Mill € Inversión en Formación: 2,2 Mill €

...

PROCESOS

Tiempo medio convocatoria curso 10 días Índice de Cancelaciones de cursos 3%

Índice de Satisfacción con los curso 80/100 40 Horas lectivas

30 Horas presénciales/20 Horas on-line ...

PERSONAS

200 Participantes 15 Formadores Internos 4 Formadores Externos

98% Participantes certificados ...



EJES DE MEDICION. Capital Intelectual

CAPITAL RELACIONAL Perspectiva de Cliente

Para alcanzar nuestros objetivos financieros, ¿qué necesidades del

Cliente/sociedad debemos satisfacer?

CAPITAL FINANCIERO Perspectiva Financiera

¿Para maximizar el valor a nuestros accionistas,

¿qué objetivos financieros debemos alcanzar?

CAPITAL ESTRUCTURAL Perspectiva Operativa

¿Para alcanzar nuestros objetivos financieros, ¿cómo debemos aprender, innovar y crecer?

CAPITAL HUMANO

Perspectiva de Personas Para satisfacer a nuestros

clientes, ¿en que estructuras, sistemas, procesos, etc.

de nuestra cadena de valor debemos ser excelentes?

7. La Gestión de la Información: El Cuadro de Mando


CAPITAL SOCIAL: NUESTRO COMPROMISO CON EL PROGRESO Y LA SOCIEDAD

CAPITAL ESTRUCTURAL:

NUESTRAS INFRAESTRUCTURAS

Foros en Intranet

Empleado con acceso Intranet

Nº productos/servicios(catalogo)

Nº procesos form, “intranetizados”

2010 2011 2012

33 47

75,17 75,13 82,97

4.345 4.199 6.370

4.397 11.347 369

Horas de formación/empleado

Participantes s/plantilla (%)

Usuarios formación “on line”

Valoración satisfacción formación

2010 2011 2012

37,00 39,11 13,81

70,00 87,14 74,43

26,26 47,68 53,55

7,83 8,31 8,64

CAPITAL HUMANO:

NUESTRAS COMPETENCIAS

66

2010 2011 2012

Índice de satisfacción global de clientes sobre profesionalidad

Índice de satisfacción global sobre niveles de información o atención

6,91 7,86 7,97

6,11 6,86 6,93

CAPITAL NEGOCIO:

NUESTROS CLIENTES

Número de Convenios de Cooperación Educativa

Inversión en formación abierta a clientes

.

44 56

6.005.660 2.613.451

CAPITAL INTELECTUAL

2011 2012

Ejemplo de Indicadores de Formación sobre Capital Intelectual

7. La Gestión de la Información: El Cuadro de Mando


Indicador: Código:

Definición:

Nivel de agregación:

Responsable de mantenimiento del Indicador:

Alertas:

Fórmula:

Unidad de Medida:

Detalle:

Fuente de información:

Periodicidad:

Valorar anterior:

FICHA DE DEFINICION DE INDICADOR DE MEDIDA DE FORMACIÓN

7. El Cuadro de Mando y Requisitos Funcionales

GRACIAS

Antonio Peñalver +34 670748964

“[email protected]” “http://www.persona.com.es/” (web)

“@AnPenalver” (twitter) “http://antoniopenalver.blogspot.com/” (blog)

Documents

^Training Metrics. - GREF Grupo de Responsables de ... · resultados de las acciones formativas desarrolladas anteriormente. Desarrollo de un Plan de Comunicación asociado Ejecutar