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INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON

ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD REGULAR

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

VIGENCIA AUDITADA 2007

PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL 2008 FASE I

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y TRANSPORTE

ABRIL DE 2008

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AUDITORÍA INTEGRAL A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL

Contralor de Bogotá Miguel Ángel Moralesrussi Russi Contralor Auxiliar Jose A. Corredor Sánchez

Diretor Setorial Alberto Martinez Morales

Subdirector de Fiscalización Dagoberto Correa Pil

Subdirector de Análisis Setorial Elizabeth Castellanos Equipo de Auditoría Atilio Segundo Codina G. (Líder)

Edgar Avella Díaz Hilda Maria Zamora Vivas Jorge Laverde Enciso Andréa Milena Nossa Ximena Gaitàn Betancourt

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CONTENIDO

Pág.

1. DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 1

2. ANÁLISIS SECTORIAL 7

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 18

3.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 18

3.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 18 3.2.1 Fase de Ambiente de Control 19 3.2.2. Fase de Administración del Riesgo 20 3.2.3. Fase Operacionalización de los Elementos 20 3.2.4. Fase de Documentación 22 3.2.5. Fase de Retroalimentación 22 3.2.6. Avance para la implementación MECI 24

3.3. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 3.3.1. Evaluación Plan de Desarrollo 26 3.3.2. Evaluación del Balance Social 31 3.3.3. Evaluación a la Contratación 35 3.3.4. Evaluación al Presupuesto 37 3.3.5. Evaluación a los Estados Contables 43 3.3.6. Evaluacion a la Gestion Ambiental 52 ANEXOS

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1. DICTAMEN DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON EN FOQUE INTEGRAL-MODALIDAD REGULAR

Doctor LINO GUILLERMO BAENA CALLE Director General Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Ciudad La Contraloría de Bogotá, con base en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular, en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, realizada a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión. El examen del balance general a 31 de diciembre de 2007 y el estado de actividad financiera, económica y social por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2007. Por otra parte, se comprobó que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Además se evaluó y analizó la ejecución de los planes y programas de gestión ambiental y de los recursos naturales, así como el sistema de control interno. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá y de ésta producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamiento sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del sistema de control interno y la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, deberán ser corregidos por la administración para contribuir al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente, la eficiente y efectiva producción y/o prestación de los bienes y servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.

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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría gubernamentales compatibles con las de general aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría, establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C.; por lo tanto, requirió de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los Conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los estados contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como de una adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno. Concepto sobre Gestión y Resultados La Unidad Administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento Vial – UAERMV, Entidad Descentralizada creada mediante el acuerdo 257 del año 2007, cuya misión es la de garantizar el mantenimiento de la malla vial local y la atención de emergencias que dificulten la movilidad en las vías de Bogotá, en coordinación con el IDU bajo el convenio 015 de 1998, vigente a la fecha de la auditoria. En consecuencia los trabajos en vías se llevaron a cabo con presupuesto del IDU, en un 90%, mientras que la Unidad solo desarrollo el 10% restante en cuanto a la rehabilitación y mantenimiento de la malla vial con su presupuesto. Para efectos de la evaluación a la gestión 2007, el proceso auditor abordó los cinco (5) componentes básicos de control fiscal, referentes al sistema de control interno, gestión y resultados, contratación, presupuesto y estados contables; Como resultado de la evaluación y seguimiento a los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento se determinó un cumplimiento de 1.7 puntos sobre un rango de 2.0, con un nivel de eficacia del 85%. Los logros más relevantes que se alcanzaron durante la gestión al frente de la Oficina de Control Interno, fueron: Actualización del mapa de riesgos en todas las áreas, mediante talleres de sensibilización por medio de reuniones de trabajo y aplicación de metodologías, cada una de las áreas de trabajó con sus respectivos equipos para levantar el mapa de riesgos y finalmente esta oficina evaluó el proceso. Actualización del manual de ética mediante resolución No. 348 del 27 de agosto de 2007, el cual se socializó a los funcionarios y trabajadores.

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Organización del Equipo de Trabajo Institucional: El Comité de Control Interno, suscribió el Acta Nº 04 del 27 de agosto 2007, a través de la cual se aprobó el mapa y la red de procesos. El manual de funciones y competencias laborales para los diferentes empleos públicos de la planta global fue actualizado con resolución No. 005 del 3 de enero de 2007. Como resultado de la evaluación, la entidad obtuvo una calificación final en la evaluación del sistema de control interno de 3.7 que lo ubica dentro de un rango de calificación bueno y un nivel de riesgo mediano. Reflejó una desmejora en los resultados de la gestión por parte de la Oficina de Control Interno, con respecto al año anterior, toda vez que la calificación del año anterior fue de 3.8, puesto que se ha venido haciendo seguimiento a las observaciones realizadas por la contraloria y plasmadas en el plan de mejoramiento. Durante la vigencia 2007, la entidad trabajó conjuntamente con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor para el diagnóstico y la implementación del sistema de gestión de calidad y documentación en los cuatro niveles básicos mapa de procesos, caracterización de procesos, procedimientos con énfasis en la caracterización de los misionales e instructivos, manual de calidad y capacitación a todos los funcionarios de la UAERMV. Con relación al presupuesto aprobado mediante acuerdo 262 del 21 de diciembre de 2006, se liquidó según decreto No. 535 del mismo año por el cual se expide el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y Gastos e Inversiones del Distrito Capital para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2007. A través del articulo 51 del Acuerdo 262 el Alcalde Mayor expidió el decreto 536 del 29 de diciembre modificando el presupuesto de la vigencia 2007, para adecuarlo a la nueva estructura administrativa aprobada mediante Acuerdo 257 del 30 de diciembre de 2006, correspondiéndole la Unidad Administrativa Especial de rehabilitación y mantenimiento Vial $ 90.278. 6 Millones, cifra que al término de la vigencia presentó reducciones por $5.400.0 millones, quedando un presupuesto definitivo de $84.878.6 millones, a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, distribuidos en gastos de funcionamiento $11.071.6 millones e inversión $73.806.9 millones, de los cuales se ejecutaron $77.715.6 millones que representan el 92% de este monto se efectuaron giros por $24.596.9 millones que equivalen al 30% de lo disponible.

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Como resultado de la evaluación de éste componente y de acuerdo con las revisiones realizadas a los registros presupuestales, a la ejecución y cierre presupuestal de la vigencia auditada, se concluye que al cierre de la vigencia 2007 se constituyeron reservas por $54.433.4 millones para ser ejecutadas en el 2008, este monto representa el 42.2% del total del presupuesto del 2008, esto se presento debido a que solo hasta el mes de abril estuvieron disponibles los recursos lo que genero un atraso de tres meses, en la gestión para la UAERMV. La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial no registra vigencias futuras, ni presenta reconocimientos. A 31 de diciembre del 2007, se constituyeron las siguientes cuentas por pagar, orden de pago 759 a favor de CENTRAL LTDA por valor de $24.7 millones y la relación de autorización por concepto de cesantías a los fondos privados por valor de $118.6 millos. Teniendo en cuenta que la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial en el 2007 realizo pocos traslados presupuestales las reprogramaciones que se hicieron al PAC no tuvieron incidencia significativa en la ejecución del presupuesto. En cuanto al plan de desarrollo, la entidad inscribió en el Banco de Proyectos de Planeación Distrital seis (6) proyectos y solo ejecuto dos (2) denominado “Desarrollo y Fortalecimiento Institucional”, rubro presupuestal 331-12-04-30-0398. Los recursos asignados ascendieron a $300 millones, de los cuales se comprometieron $296 millones, para un 98% de ejecución, pero solo se giró el 65%, el otro proyecto es “Desarrollo y Sostenibilidad de la Infraestructura Local al cual se le asignaron $73.806.9 millones y se comprometieron $67.647.0 millones de los cuales solo se giraron $15.038.4. En los términos en que fue formulado el proyecto bien puede afirmarse que el avance físico fue del 22.2%, dentro de las cuales cabe resaltar la adquisición de vehículos, maquinaria y equipo de ingeniería, para el cumplimiento de la misión institucional. No obstante lo anterior, es pertinente mencionar que se debe mejorar el proceso de planeación para evitar la contratación finalizando la vigencia que inciden negativamente en la gestión. Las metas propuestas para la solución de los problemas planteados en el balance social son buenos, teniendo en cuenta que se le asignaron los recursos financieros, físicos y humanos toda vez que en el año 2007, se recuperaron 668,296 kilómetros carril en pavimentación y parcheo y en renivelaciones 539,723 para un total de 1.208,019 kilómetros carril esto con recursos del convenio IDU, y solo con presupuesto de la UAERMV se recuperaron 50,815 kilómetros en el ultimo trimestre de la anualidad pasada. Sin embargo, la entidad debe reconocer los principios constitucionales y legales en los que se fundamenta su misión

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institucional y el compromiso con la comunidad capitalina, para dirigir la política de mantenimiento de la malla vial de una manera que se sigan cumpliendo los citados principios de equidad y eficacia. De acuerdo a la evaluación realizada a la contratación, se observó que la entidad, en términos generales, cumplió con lo establecido en el Estatuto Contractual, Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios; con excepción de los artículos 25 y 29 como lo muestran los hallazgos contenido en el informe, sin embargo, se deben adoptar correctivos inherentes a la Oficina de Control Interno, para que ejerza sus funciones al interior de la oficina jurídica, con el fin de que se archive en la carpeta de los contratos la documentación completa para evitar omisiones como las señaladas en el componente de contratación y control interno. En lo relacionado con los sistemas de información se observó que no se cuenta con políticas de seguridad informática debidamente establecidas, lo que significa que no se poseen protocolos y medidas de control y seguridad, poniendo en riesgo los sistemas de información institucional, desconociendo los principios de integralidad, confiabilidad y disponibilidad de la información, aunque se tiene controles para el ingreso a los sistemas, donde se requiere una clave y cada uno de los usuarios responsables la conoce. Los hallazgos presentados en los párrafos anteriores no inciden de manera significativa en los resultados de la administración, lo que nos permiten conceptuar que la gestión adelantada ha sido buena si tenemos en cuenta que para tener un año de nacimiento, se crearon grupos de trabajo, implementación de procesos, incorporación de nuevo personal y teniendo en cuenta el atraso de tres meses para la disponibilidad de los recursos proveniente del crédito y solo en julio para los recursos de las localidades, salvo lo expresado en el capítulo Resultados de la Auditoría de este informe, las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, cuenta además con un efectivo sistema de control interno y en la adquisición y uso de los recursos conserva acertados criterios de eficacia y eficiencia. En consecuencia, se emite concepto favorable. Opinión sobre los Estados Contables Se examinó el balance general a 31 de diciembre de 2007 y el estado de actividad Financiera económica y social del 1 de enero a 31 de diciembre del mismo año; el examen se efectuó de conformidad con las normas de auditoría gubernamental colombianas y las normas de auditoría generalmente aceptadas; se efectuaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento previstas en los programas de auditoría contenidos en el memorando de planeación; se examinaron las cuentas Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Efectivo, Cuentas por Pagar, Ingresos, Obligaciones Laborales, Gastos y Patrimonio.

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En nuestra opinión, excepto por los hallazgos mencionados en los en el capitulo de resultados de la Auditoria No 3.3.6, los Estados Contables de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, presenta razonablemente la situación financiera de la entidad, a 31 de diciembre de 2007 de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Consolidación de Hallazgos En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo No. 1 se establecieron trece (13) hallazgos administrativo. Concepto sobre fenecimiento Por el concepto favorable emitido en cuanto a la gestión realizada, el cumplimiento de la normatividad, la calidad y eficiencia del sistema de Control Interno y la opinión expresada sobre la razonabilidad de los Estados Contables, la cuenta rendida por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial - UAERMV., con corte a diciembre 31 de 2007 se fenece. A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, dentro de los quince días al recibo del presente informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución. Bogotá, D.C., abril de 2008

ALBERTO MARTÍNEZ MORALES Director Técnico Sector Infraestructura y Transporte (E)

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2. ANÁLISIS SECTORIAL

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, tiene por objeto programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar rehabilitación y el mantenimiento periódico de la malla vial local; así como la atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito Capital, a través de las siguientes funciones:

Programar y ejecutar los planes y proyectos de rehabilitación y mantenimiento de la malla vial local.

Suministrar la información para mantener actualizado el Sistema de Gestión de la Malla Vial del Distrito Capital, con toda la información de las acciones que se ejecuten.

Programar y ejecutar las acciones de mantenimiento y aquellas que sean necesarias para atender las situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en la red vial de la ciudad.

Atender la construcción y desarrollo de obras específicas que se requieran para complementar la acción de otros organismos y entidades como la Secretaría de Ambiente y el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE o quienes hagan sus veces.

2.1. ANTECEDENTES LEGALES El Acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006, en el artículo 106 dispuso la transformación de la Secretaría de Obras Públicas en Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial. El Acuerdo 257 de 2006, creó la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, la cual queda organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector Descentralizado, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad. 2.2. REFORMA ADMINISTRATIVA 2.2.1. Funcionamiento de las entidades antes de la reforma administrativa. A partir de 1996 la Secretaría de Obras públicas realizó un proceso de agotamiento, con tres características:

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1. Reducción de la Planta de personal 2. Traslado de funciones a otras entidades 3. Asignación únicamente de presupuesto de funcionamiento a partir del año

2000. La Secretaría de Obras Públicas, era una dependencia del sector central, tal como está consagrado en el artículo 54 del Decreto No. 1421 de 1993, Estatuto Orgánico de Bogotá, encargada de garantizar de manera adecuada y eficiente la fijación de las políticas, objetivos y planes de obras públicas del Distrito Capital, en materia de mantenimiento de la malla vial, en colaboración con el Instituto de Desarrollo Urbano, así como la atención de situaciones imprevistas que dificultan la movilidad en las vías de la ciudad. Con el fin de cumplir con las políticas sociales trazadas por el Gobierno Distrital, en materia de mantenimiento de la malla vial y de atender las emergencias que se presenten en la ciudad y de acuerdo con las funciones determinadas en el artículo primero del Decreto 990 de 1997, se suscribió el 8 de octubre de 1998 el Convenio Interadministrativo No. 015 de 1998 SOP- IDU, el cual se encuentra vigente y ha sido modificado en nueve oportunidades, con vencimiento del 31 de diciembre de 2010), entre el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU y la Secretaría de Obras Públicas – SOP, con el fin de trabajar conjunta y coordinadamente a fin de atender los deberes legales que le asisten al IDU y a la SOP en el mantenimiento de la malla vial, y la atención de situaciones imprevistas presentadas en las vías de Bogotá, D.C. Los cambios efectuados por la transformación de la Secretaria de Obras Públicas en Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, son:

CUADRO Nº 1

COMPARATIVO DE LAS ENTIDADES SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE

REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

NATURALEZA JURÍDICA

Entidad de la Administración Central, dependía presupuestalmente de recursos de la Administración Central.

Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector Descentralizado, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad

DIRECTIVAS

Entidad del sector central dirigida por un Secretario de Despacho

Entidad del Sector Descentralizado, por lo tanto esta dirigida por Concejo Directivo y Director General

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ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

La Secretaria de Obras Públicas contaba con las siguientes Direcciones:

• Oficina Asesora de Control Interno • Dirección Técnica de Apoyo a la

Vialidad

• Dirección Técnica Financiera • Dirección Técnica Administrativa y

Atención al Usuario

• Dirección Técnica de Gestión Humana

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, esta organizada, así:

• Oficina Asesora de Control interno • Oficina Asesora de Planeación

(atención al usuario) • Oficina Asesora Jurídica • Subdirección de Programación y

Mantenimiento Vial. • Subdirección de Producción y

Comercialización. • Subdirección de Gestión Corporativa

(Incluye: Administrativa, Gestión Humana y Financiera)

El presupuesto asignado a la entidad, desde la vigencia 2000, solamente incluía gastos de Funcionamiento

El presupuesto asignado a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, incluye Gastos de Funcionamiento e Inversión Directa, para el mantenimiento de la malla vial.

Fuente: Secretaria de la Movilidad

2.2.2. Creación de la unidad administrativa especial de rehabilitación y

mantenimiento vial La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, fue creada mediante la transformación de la Secretaria de Obras Publicas por el Acuerdo del Concejo de Bogotá No. 257 de 2006. Como entidad adscrita a la Secretaría de la Movilidad, una de sus actividades es la consulta de las políticas fijadas a nivel Central y de los lineamientos del Plan de Ordenamiento Territorial, del Plan Maestro de Movilidad y del Plan de Desarrollo y realizar:

• Mantenimiento correctivo de la malla vial local, priorizando las vías aledañas a los equipamientos colectivos, a los corredores de movilidad local e igualmente se dará prioridad a la atención de emergencias en vías con transporte público.

• El mantenimiento rutinario de toda la malla vial local en buen estado y

mantenimiento preventivo.

• Deberá garantizar la sostenibilidad del sistema de mantenimiento de la malla vial local.

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• El apoyo a la autogestión de las localidades 2.2.2.1. Estrategias: Para el logro de las políticas la entidad plantea:

• Asignar funciones y recursos a las dependencias de la entidad encaminados al cumplimiento de los objetivos de la entidad- Sector-Plan de Desarrollo.

• Diseño de un modelo de priorización adecuado a las políticas del sector,

mejoramiento del mismo y ejecución de las obras en estricto orden de priorización

• Diseño de mecanismos que aseguren ingresos e inversión de los mismos

en el mantenimiento vial. (Cobro por trabajos en vías, Comercialización de productos, convenios con localidades, asociaciones y organizaciones comunitarias). Consolidación de estos mecanismos en el tiempo.

• Asesorar la formulación de proyectos de inversión en malla vial y

seguimiento de los mismos tanto por parte de las localidades como de comunidades organizadas incentivando el uso de nuevas tecnologías.

2.2.2.2. Objetivos estratégicos: En el mapa estratégico de la entidad se identifican:

• Los objetivos estratégicos, organizados por perspectivas (La del ciudadano, financiera, de procesos internos y de conocimiento, aprendizaje e infraestructura).

• Vectores: Crecimiento, sostenibilidad y productividad. • Relaciones (principales y secundarias) entre objetivos estratégicos.

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PERSPECTIV

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PERSPECTIV

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PERSPECTIV

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Conoci

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CRECIMIENTO SOSTENIBILIDAD PRODUCTIVIDAD

Disminuir el impacto de emergencias presentadas en el Distrito

atendiéndolas de manera oportuna eficaz

Dar repuesta oportuna a los requerimientos

salvaguardar la movilidad en la malla víal local

Aumentar la participación

comercial en el mercado

Optimizar los procesos misionales, de apoyo (en especial proceso contractual y gestión

de recursos) y los manuales de

funciones

Implementar permanentemente

tecnologías de Información de comunicaciones

TICS

Implementar mecanismos idóneos de Atención de

Emergencias

Garantizar Productos y servicios de alta calidad.

Mejora en la Infraestructura de la Entidad

según las necesidades

Brindar un portafolio de servicios y

productos con mayor valor

agregado frente a la competencia

Ampliación y capacitación de

la planta de personal

Uso de nuevas tecnologías a nivel

misional (Maquinaria, software, e instrumentos

de trabajo, etc.)

Desarrollar mecanismos de

Atención al usuario y

participación ciudadana.

Fomentar programas de asesoría de

implementación de tecnologías

Fortalecer mecanismos de

control para el manejo adecuado del

presupuesto inversión y de funcionamiento

Garantizar mecanismos de

trasferencia de las buenas prácticas

generando confianza hacia la

Unidad

Asegurar la sostenibilidad

Financiera de la Entidad

Fuente: Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

2.2.2.3. Metas Contribuir con las metas formuladas para el Programa de Integración de Barrios con Localidades, que para el período 2005 - 2008 formuló una meta de mantenimiento de 876 Km-carril en vías locales y para el Programa Conectar el área rural con la Urbana el mantenimiento de 76 Km-carril de vías rurales. En el período comprendido entre los años 2004 a 2007 la Secretaría de Obras Públicas contribuyó en gran medida al manteniendo de la malla vial a través del Convenio IDU-SOP 015 DE 1998, así: Por las vigencias 2004-2006, la Secretaria de Obras Públicas ejecutó 1179.2 km-carril de pavimentación, parcheo y renivelacion de vías.

MAPA ESTRATÈGICO DE LA UAERMV

CÓDIGO: VERSIÓN: 000 FECHA DE APLICACIÓN: DIC/2007

MACROPROCESO: DIRECCIÓN PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SUBPROCESO: GESTIÓN INTEGRAL

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Durante la vigencia 2007, con corte a 31 de diciembre de 2007, se han intervenido 1.140.46 km-carril en pavimentación, parcheo y renivelacion de vías. 2.2.2.4. Estrategias a corto plazo Las estrategias a seguir por parte de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial a corto plazo son las siguientes:

• Asignar funciones y recursos a las dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial encaminados al cumplimiento de los objetivos de la entidad- Sector-Plan de Desarrollo.

• Diseño de un modelo de priorización adecuado a las políticas del sector y ejecución de las obras en estricto orden de priorización

• Diseño de mecanismos que aseguren ingresos e inversión de los mismos en el mantenimiento vial. (Cobro por trabajos en vías, Comercialización de productos, convenios con localidades, asociaciones y organizaciones comunitarias)

• A través del convenio interadministrativo celebrado entre la SOP y el IDU continuar adelantando acciones tendientes al mantenimiento de la malla vial de la ciudad.

2.2.3. Estructura organizacional - organigrama

J U N T A D I R E C T I V A

D I R E C T O R G E N E R A L

S U B D I R E C C I O N D E P R O G R A M A C I O N

Y M A N T E N I M I E N T O V I A L

S U B D I R E C C I O ND E P R O D U C C I O N

Y C O M E R C I A L I Z A C I O N

S U B D I R E C C I O N D E G E S T I O N

C O R P O R A T I V A

O F I C I N A A S E S O R A D E P L A N E A C I O N

O F I C I N A A S E S O R A J U R I D I C A

O F I C I N A D E C O N T R O L I N T E R N O

G R U P O D E P R O G R A M A C I O N

E J E C U C I O N Y C O N T R O L D E O B R A S

G R U P O D E M A Q U I N A R I A

Y E Q U I P O S

G R U P O D E C O N T R O L D E C A L I D A D

Y L A B O R A T O R I O

G R U P O D E

C O M E R C I A L I Z A C I O N

G R U P O D E P R O D U C C I O N

M E Z C L A S A S F A L T I C A S

G R U P O F I N A N C I E R O

G R U P O A D M I N I S T R A T I V O

G R U P O D E R E C U R S O S

H U M A N O S

G R U P O A P O Y O U N F O R M A T I C O

J U N T A D I R E C T I V A

D I R E C T O R G E N E R A L

S U B D I R E C C I O N D E P R O G R A M A C I O N

Y M A N T E N I M I E N T O V I A L

S U B D I R E C C I O ND E P R O D U C C I O N

Y C O M E R C I A L I Z A C I O N

S U B D I R E C C I O N D E G E S T I O N

C O R P O R A T I V A

O F I C I N A A S E S O R A D E P L A N E A C I O N

O F I C I N A A S E S O R A J U R I D I C A

O F I C I N A D E C O N T R O L I N T E R N O

G R U P O D E P R O G R A M A C I O N

E J E C U C I O N Y C O N T R O L D E O B R A S

G R U P O D E M A Q U I N A R I A

Y E Q U I P O S

G R U P O D E C O N T R O L D E C A L I D A D

Y L A B O R A T O R I O

G R U P O D E

C O M E R C I A L I Z A C I O N

G R U P O D E P R O D U C C I O N

M E Z C L A S A S F A L T I C A S

G R U P O F I N A N C I E R O

G R U P O A D M I N I S T R A T I V O

G R U P O D E R E C U R S O S

H U M A N O S

G R U P O A P O Y O U N F O R M A T I C O

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2.2.3. Presupuesto 2.2.4.1. Presupuesto 2007 El Presupuesto a la entidad le fue asignado mediante decreto No. 535 del 29 de diciembre de 2006, para la vigencia 2007 para la Secretaria de Obras Públicas y armonizado a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, mediante decreto No. 536 del 29 de diciembre de 2006, así:

CUADRO Nº 2

PRESUPUESTO ASIGNADO 2007 En millones de $

Fuente: UAERMV

De conformidad con lo anterior, el presupuesto definitivo para la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial armonizado mediante Decreto 536 del 29 de diciembre de 2006, quedó distribuido, así:

CUADRO Nº 3

PRESUPUESTO ASIGNADO – DECRETO 536 DE 2006 DE ARMONIZACIÓN CON LA UNIDAD ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL

En millones de $

RUBRO PRESUPUESTO ASIGNADO % GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 11.471.67 12.71 ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS Servicios Personales 6.888.47 Gastos Generales 1.915.93 Aportes Patronales 2.583.57 Reservas Presupuestales 83.70 INVERSION 78.806.96 87.29 Directa Eje Urbano Regional 78.506.96 OBJETIVO DE GESTION PUBLICA HUMAN 300.00 TOTAL 90.278.63 Fuente: UAERMV

Es de anotar que a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, mediante Decreto 025 del 18 de enero de 2007, se le

RUBRO PRESUPUESTO

ASIGNADO DECRETO 535 DE 2006 SOP

%

PRESUPUESTO ASIGNADO DECRETO

536 DE 2006 DE ARMONIZACION

UAERMV

%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

9.364.23 96.90% 11.471.68 12.71%

INVERSION 300.00 3.10% 78.806.95 87.29%TOTAL 9.664.23 100.00% 90.278.63 100.00%

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suspendieron los recursos de Inversión por valor de $58.506.millones, y levantado mediante decreto 075 del 28 de febrero de 2007. Mediante Decreto 535 del 15 de noviembre de 2007, se disminuyó el Presupuesto Definitivo a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial en $5.400 millones, distribuidos en Funcionamiento $400 millones e Inversión Directa $5.000 millones

CUADRO Nº 4 PRESUPUESTO DEFINITIVO PARA LA UNIDAD ESPECIAL DE REHABILITACION Y

MANTENIMIENTO VIAL En millones de $

RUBRO PRESUPUESTO ASIGNADO % GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 11.071.67 12.71 ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS Servicios Personales 6.432.75 Gastos Generales 2.051.58 Aportes Patronales 2.502.55 Reservas Presupuestales 84.77 INVERSION 73.806.96 87.29 Directa Eje Urbano Regional 73.506.96 OBJETIVO DE GESTION PUBLICA HUMAN 300.00 TOTAL 84.878.63

Fuente: UAERMV

2.2.4.2. Presupuesto 2008

El presupuesto para la vigencia 2008 para cumplir con la misión de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y dando estricto cumplimiento a los Lineamientos de Política Presupuestal para la esta vigencia, a las políticas de austeridad y eficiencia en el gasto señaladas en la Ley 819 de 2003 y el Marco fiscal de Mediano Plazo, así como a la Ley de Saneamiento Fiscal promulgada por el Gobierno Nacional, para todos los niveles de la Administración, se asignaron recursos de Ingresos y Gastos, así: Ingresos

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial requiere para la vigencia fiscal 2008 presupuesto de Ingresos por valor de $74.566.36 millones, de conformidad la Cuota Global de Gasto 2008 asignada por la Secretaria de Hacienda y aprobada por el CONFIS en el Plan Financiero discriminada así:

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CUADRO Nº 5 PRESUPUESTO DE INGRESOS

En millones de $ FUENTE DE INGRESOS INGRESOS

ADMINISTRADOS TRANSFERENCIAS

DISTRITO Ingresos Corrientes 2008 35.000 0 Transferencias funcionamiento 2008 12.108.53 Transferencias Inversión 27.457.84

Total 35000 39.566.37 Fuente: UAERMV Para la vigencia 2008, y dado los antecedentes de la suscripción de Convenios interadministrativos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, con las localidades en el 2007 y la reforma de la Ley 80 de 1993, se tiene previsto gestionar y suscribir convenios por $35.000.00 millones, los cuales contribuirían a la Recuperación de la Malla Vial Local. Gastos Para la vigencia fiscal 2008, la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial requiere un Presupuesto para atender los gastos recurrentes mínimos esenciales orientados al cumplimiento de la misión institucional para el 2008 de $74.566.36 millones, de conformidad la Cuota Global de Gasto 2008 asignada por la Secretaria de Hacienda y aprobada por el CONFIS en el Plan Financiero, discriminados así:

CUADRO Nº 6

PRESUPUESTO DE GASTOS En millones de $

RUBRO PRESUPUESTO ASIGNADO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Servicios Personales 7.312 Gastos Generales 2.073 Aportes Patronales 2.724 Reservas Presupuestales TOTAL 12.109

Fuente: UAERMV 2.2.5. Traslado planta de asfalto zuque

Planta de Asfalto del Zuque, la Contraloría de Bogotá, dentro del programa de Mandato Verde y de Protección de los Cerros Orientales ordeno el cierre de la Planta de Producción de mezclas asfálticas. Situación que generó un plan de contingencia para trasladar la planta, el cual arrojo una reubicación en el predio Parque Minero el Mochuelo, sitio destinado en el Distrito Capital para explotación minera. La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial,

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adquirió el predio la Esmeralda, en el cual se reubicará la Planta de Asfalto y entrará en producción aproximadamente en el mes de marzo de 2008.

El Sector Movilidad tiene la misión de garantizar la planeación, gestión, ordenamiento, desarrollo armónico y sostenible de la ciudad en los aspectos de tránsito, transporte, seguridad e infraestructura vial y de transporte.

La Secretaría Distrital de Movilidad es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación de las políticas del sistema de movilidad para atender los requerimientos de desplazamiento de pasajeros y de carga en la zona urbana, tanto vehicular como peatonal y de su expansión en el área rural del Distrito Capital en el marco de la interconexión del Distrito Capital con la red de ciudades de la región central, con el país y con el exterior.

Son funciones básicas de la Secretaría Distrital de Movilidad:

• Formular y orientar las políticas sobre la regulación y control del tránsito, el transporte público urbano en todas sus modalidades, la intermodalidad y el mejoramiento de las condiciones de movilidad y el desarrollo de infraestructura vial y de transporte.

• Fungir como autoridad de tránsito y transporte. • Liderar y orientar las políticas para la formulación de los planes,

programas y proyectos de construcción, mantenimiento y rehabilitación de la infraestructura vial y de transporte del Distrito Capital.

• Diseñar y establecer planes y programas de movilidad en el corto, mediano y largo plazo dentro del marco del Plan de Ordenamiento Territorial.

• Diseñar, establecer, ejecutar, regular y controlar, como autoridad de tránsito y de transporte, las políticas sobre el tránsito y el transporte en el Distrito Capital.

• Formular y orientar políticas sobre democratización del sistema de transporte masivo y público colectivo.

• Orientar, establecer y planear el servicio de Transporte Público Urbano, en todas sus modalidades, en el Distrito y su área de influencia.

• Participar en el diseño de la política y de los mecanismos de la construcción y explotación económica de las terminales de transporte de pasajeros, de carga y de transferencia.

• Planear, coordinar y controlar la operación, entre otros mecanismos de seguridad vial, de la semaforización y señalización de los segmentos viales del Distrito Capital.

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• Participar en la elaboración, regulación y ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial; en la articulación del Distrito Capital con el ámbito regional para la formulación de las políticas y planes de desarrollo conjuntos, y en las políticas y planes de desarrollo urbano del Distrito Capital.

• Diseñar, establecer y ejecutar los planes y programas en materia de educación vial.

• Controlar, de conformidad con la normativa aplicable, el transporte intermunicipal en la jurisdicción del Distrito Capital.

• Administrar los Sistemas de información del sector.

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, como tal, aún no ha suscrito plan de mejoramiento con la Contraloría de Bogotá, teniendo en cuenta que ésta inició sus operaciones a partir del primero de enero de 2007. Como resultado de la Auditoria a la cuenta de la vigencia 2006, correspondiente a la extinta Secretaría de Obras Públicas (hoy UAERMV), se suscribió un plan de mejoramiento donde propusieron ocho (8) acciones correctivas, originadas en las observaciones contempladas en el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral emitido por la Contraloría de Bogotá, con el propósito de realizar acciones tendientes a subsanar, corregir o prevenir situaciones que afectan de forma importante el desempeño y cometidos del sujeto de control, los cuales fueron evidenciados a través de las auditorias practicadas, una vez suscritos estos compromisos entre la Unidad y la Contraloría, se realizó seguimiento, observándose que: A marzo 31 de 2008 las ocho (8) acciones propuestas por el plan de 2006, se han dado cumplimiento total a cuatro (4) acciones y las demás (4) se han adelantado parcialmente, en razón a que la fecha de cumplimiento va hasta diciembre 31 de 2008, presentando un rango de cumplimiento de 1.5 puntos, alcanzando un porcentaje del 75% De la vigencia 2005, la SOP, había suscrito seis (6) acciones correctivas, que tenían fecha de vencimiento a 31 de diciembre de 2007, las cuales fueron cumplidas en su totalidad, con un rango de cumplimiento de 2.0 puntos y un porcentaje del 100%. En conclusión de las catorce (14) acciones correctivas pendientes, el rango de cumplimiento total es de 1.7 puntos quedando por corregir cuatro (4), lo que indica que se cumplió parcialmente, con un porcentaje de eficacia del 85%. Las acciones que presentan un cumplimiento parcial tienen plazo de vencimiento a julio y diciembre de 2008. 3.2. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de la primera fase del Plan de Auditoría Distrital (PAD), hemos evaluado el Sistema de Control Interno a la Unidad administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento Vial; para tal efecto se efectuó verificación en la

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Subdirección, de producción y comercialización, oficina Jurídica, oficina de control interno, de planeacion, presupuesto, contabilidad, la evaluación corresponde al mes de Marzo de 2008, como parte de la Auditoría Gubernamental con enfoque Integral modalidad Regular, la cual fue adelantada en cumplimiento del Ejercicio del Control Fiscal establecido en los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 42 de 1993, el Decreto 1421 de 1993, con el fin primordial de determinar la calidad, nivel de confianza y funcionalidad, de conformidad con lo previsto en la Ley 87 de 1993 y los Decretos Reglamentarios , expedidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Seguidamente, se procede a hacer una descripción de los principales aspectos que se evidenciaron en cada una de las cinco (5) fases. 3.2.1. Ambiente de control Como bien se conoce, esta fase representa la forma de ser y de operar de toda organización la cual debe estar caracterizada por la actitud y compromiso de la alta dirección en el desarrollo natural de las actuaciones administrativas inmerso en el proceder, trabajo y compromiso de todos los funcionarios sin distingo alguno. Por tanto, en esta fase se indica cómo opera la Cultura del Autocontrol a nivel de toda la organización y cómo se representan, divulgan y aplican los principios éticos y valores institucionales, pilares fundamentales para vivir en comunidad, que permiten conocer las acciones tanto individuales como colectivas y evaluarlas; así mismo, conocer de qué manera y cuánto se fomenta la cultura del diálogo. En efecto, un adecuado manejo de los diferentes componentes de la fase denominada “Ambiente de Control” permite la optimización del recurso humano en aras del fortalecimiento permanente de la misión institucional. En primer lugar, se observó que en la actualidad la Entidad ya cuenta con su Código de Ética, adoptado formalmente mediante la Resolución 348 de fecha 27 de agosto de 2007, resultado de la participación decidida de todos los miembros activos de la misma, en orden a dar cumplimiento al Acuerdo 244 de 2006, en cual se establecen y desarrollan los principios y valores Éticos en el ejercicio de la Administración Pública en el Distrito Capital. En el proceso de evaluación realizado, se evidenció que la adopción del Código de Ética por parte de la UAERMV, fue producto de la participación activa de todos los servidores de la Entidad en las fases de reflexión, conocimiento e interiorización de todos y cada uno de los valores seleccionados como principios normativos que determinan la forma de comportamiento de los seres humanos, los cuales configuran las ideas y condicionan los sentimientos; evidentemente, cada organización forma su propia escala de valores, de acuerdo a sus necesidades. Sus diferencias se dan en razón a la filosofía de cada Organización, sus intereses,

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sus normas. Se observa, que no se cuenta con un grupo, que asuma el desarrollo de la operación del sistema, SIVICOF en el que hagan parte funcionarios del área de Información y Sistemas, con el fin de aprovechar la experiencia y continuidad en el desarrollo de las diferentes labores de información a la contraloria. Igualmente, se observó que las directivas no fomentan a lo largo de todas las dependencias y grupos de trabajo, el uso obligado de la información por parte de todos los funcionarios y colaboradores, con el fin de que se conozcan las bondades predicadas con el mantenimiento y Rehabilitación de la Malla vial esta fase obtuvo una calificación buena con un bajo riesgo. 3.2.2. Administración del riesgo En esta fase es factible determinar cómo y de qué manera la organización identifica los diferentes riesgos a que se puede ver abocada, buscando no sólo manejarlos de acuerdo a un Plan de Acciones concertadas entre todos los actores institucionales para mitigar o dispersar sus efectos, sino que en el evento de presentarse debe proseguirse con el correspondiente monitoreo. Es necesario indicar que los riesgos tanto internos como externos que se puedan presentar alejan el logro de los objetivos y metas, planteados. Las pruebas practicadas en el trámite del proceso auditor informan que la UAERMV, aún no ha identificado totalmente los escenarios correspondientes a los procedimientos adelantados por la misma, en los cuales se puedan presentar riesgos. Al respecto, se tiene que la UAERMV, puso a disposición del Ente de Control, el de mapa de riesgos consolidados por procesos, donde se incluyen sesenta y cinco (65) riesgos que han sido detectados por la entidad, para los cuales se planteó el plan de manejo de riesgos mediante un aplicativo que controla la mitigación de los mismos. 3.2.3. Operacionalización de los elementos Esta fase hace referencia a la articulación e interrelación del esquema organizacional, la planeación, los procesos y procedimientos, el desarrollo del talento humano, los sistemas de información, la democratización de la administración pública y los mecanismos de verificación y evaluación, elementos que componen entre otros, el sistema de control interno y que para efectos de la estandarización se han considerado como los mínimos a tener en cuenta en cualquier sistema de control.

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El esquema organizacional de la Unidad Administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento de la Malla Vial, fue adoptado mediante Decreto Números 570 de 2006 y los acuerdos 01, 02, 03 del 2007y la conforman cuatro (4) niveles: un Consejo Directivo conformado por el Secretario Distrital de Planeacion, por el Director Distrital de Presupuesto, Secretario Distrital de Ambiente, Director del IDU, Y EL Director General de la UAERMV, Dirección y Subdirecciones, Grupos. En la Unidad Administrativa Especial de Mantenimiento y Rehabilitación de la Malla Vial existen líneas de autoridad claramente definidas con un protocolo de responsabilidades que opera de conformidad con el Manual de Funciones y Requisitos de la Entidad y por la forma en que se hace el reparto de los asuntos de competencia del personal perteneciente a esa dependencia. En efecto, el control directo de las actuaciones a cargo de los profesionales de la misma, lo ejerce el Director a través del reparto de los asuntos o materias a tratar, en atención a que la persona a quien se le asigna una labor, responde por la misma de principio a fin. No obstante lo anterior, no se evidenció la existencia de mecanismos efectivos que puedan dar cuenta del seguimiento permanente a las labores repartidas a los funcionarios. A raíz de la Creación de la Entidad adelantada en el año 2007, el recurso humano con que contaba era insuficiente; circunstancia que sirve de sustento para que la Entidad vincule personal mediante la modalidad de contratos de prestación de servicios para el desarrollo de las diferentes actividades misionales de competencia en las áreas de Archivos entre otras. Pese a que la UAERMV, cuenta con planes de Acción, estratégico e indicativo, se carece de suficientes mecanismos para el seguimiento y verificación de las acciones programadas. Aunque cuenta con un Plan de Acción, los indicadores allí establecidos no están formulados de manera que se pueda establecer el cumplimiento de las metas propuestas, con lo cual se vulnera el literal j) del artículo 4º. De la Ley 87 de 1993, que hace relación a los elementos para el sistema de control interno, literal en el cual se señala: “Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión”. En lo que respecta a Manuales de Funciones, fue adoptado mediante la Resolución No. 005 deL 3 del enero de 2007 pero en la actualidad se carece de el Manual de Contratación. En cuanto al Manual de Procedimientos de la Entidad en la actualidad se encuentra en la fase de implementación, la cual está siendo llevada a cabo por los funcionarios de la entidad, para luego ser adoptado formalmente, lo cual según las

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entrevistas adelantadas está previsto para el mes de Abril de la presente anualidad. Fase obtuvo una calificación buena con un bajo riesgo. 3.2.4. Documentación La vivencia del Control Interno de las Entidades Públicas, se da en la medida en que sus miembros reconocen su existencia y bondades. De ahí nace la necesidad de su materialización y el mecanismo ideal para hacerlo es la documentación, entendida ésta, como la descripción por escrito de su ejercicio, es decir, la elaboración de manuales de funciones, procesos y procedimientos por constituirse en el elemento aglutinador de los demás componentes, sin poderse descuidar la documentación de la planeación, esquema de organización, normas, principios y valores, especialmente este último que necesita declaración expresa, puesto que constituye los valores compartidos a partir de los de los cuales la organización actúa y toma decisiones Esto implica que las funciones y procedimientos deben ser aprobados por la alta dirección y fundamentalmente, que sean puestos en conocimiento de los funcionarios que los deben ejecutar. Por otro lado en las carpetas de los contratos que hicieron parte de la muestra no reposan los documentos soportes correspondientes a las diferentes etapas del proceso de contratación por ejemplo en el contrato 134, 120, 121, del 2007. La Oficina Asesora de Control Interno, no han implementado los mecanismos que garanticen, respalden y acompañen el desarrollo del Sistema de Control Interno en la Oficina Jurídica de la Entidad; a la fecha de la evaluación, los riesgos que pueden tener lugar en desarrollo de los diferentes procesos que adelanta dicha dependencia no han sido considerados, en el sentido de que se presentan falencias en los archivos de los contratos, a los cuales les falta documentación así mismo, no se cuenta con mecanismos para hacer un seguimiento integral a los procesos y procedimientos misionales a cargo de la Oficina jurídica, no existen los Manuales de Contratación como el de Interventoría. El proceso de archivo definitivo aún no se ha finalizado, no obstante haberse invertido recursos considerables en para adelantar esas gestiones. Se evidenció, que para el préstamo y consulta de las correspondientes carpetas se lleva un formato que contiene los siguientes ítems: fecha de solicitud, nombre solicitante, número de carpetas, número de folios, observaciones, fecha de devolución, fecha de entrega, recibe. Esta fase obtuvo una calificación buena con un alto riesgo. 3.2.5. Retroalimentación Tiene que ver con la efectividad de la comunicación de la Entidad y es la fase final

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dinamizadora del sistema de control interno que busca precisamente generar al interior una cultura de autocontrol que permita mejorar la gestión y resultados de la Organización. La esencia de la función evaluadora de la oficina de control interno radica en la efectividad de las acciones implantadas, de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones generadas por ella, las cuales deben contar con el compromiso de los diferentes actores o responsables de su ejecución en la Entidad, a través de mecanismos motores de gestión tales como planes de mejoramiento continuo, convenio de desempeño etc., propuestos por el Comité de Coordinación de Control Interno con el propósito de cumplir con la misión institucional y el adecuado funcionamiento del sistema de control interno. Es importante resaltar, que la esencia de la función evaluadora de la Oficina de Control Interno radica en la efectividad de las acciones implantadas, de acuerdo con las recomendaciones generadas por ella, las cuales deben contar con el compromiso de los responsables de su ejecución en la Entidad, a través de mecanismos de gestión como lo son los Planes de Mejoramiento Continuo, propuestos por el Comité de Coordinación de Control Interno, con el propósito de cumplir con la misión institucional y el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, de responsabilidad de todos y cada uno de los directivos. Esta fase obtuvo una calificación buena con un bajo riesgo. 3.2.6. La evaluación de la vigencia 2007- se realizó con base en la metodología de fases y componentes y se evalúo el avance del Modelo Estándar de Control Interno- MECI. Como resultado de la evaluación en cada una de las líneas de auditoría y del seguimiento a los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento, la entidad obtuvo una calificación final de 3.7 que la ubica dentro de un rango de calificación regular y un nivel de riesgo mediano, tal como se ilustra en el siguiente cuadro:

CUADRO N° 7

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO TABLA DE AGREGACION GENERAL DE RESULTADOS POR FASES

FASE SI NO CALIFIC. % TOTAL 1 AMBIENTE DE CONTROL X 3.9 20% 0.78 2 ADMINISTRACION DEL RIESGO X 4.0 20% 0.8 3 OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS X 4.0 20% 0.8 4 DOCUMENTACIÓN X 3.0 20% 0.6 5 RETROALIMENTACIÓN X 4.0 20% 0.8 TOTAL 3.7 100% 3.7

Fuente: Formatos de Control Interno

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3.2.7. Avance para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno -

MECI En cumplimiento de la circular No. 01 de diciembre de 2007, expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional, en materia de control interno del orden nacional y territorial, en el cual se indican los lineamientos generales para la implementación del MECI. La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial desarrolló para la vigencia 2007 las acciones que se relacionan a continuación:

INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACION DEL MODELO

ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2007

Subsistema de Control Estratégico

Debilidades

Es necesario fortalecer el subsistema referente al elemento No. 2 desarrollo del talento humano en: * Herramienta de verificación de la interiorización de los principios y valores éticos, en los servidores de la entidad. * Mecanismo de medición del impacto del proceso de capacitación, * Instrumento para realizar el diagnóstico del programa de bienestar

Fortalezas

En cuanto al “componente de administración de riesgos”, para el año 2007 la UAERMV, se fortaleció así: * Capacitación en riesgos, identificación, formulación, evaluación y elaboración del mapa de riesgos, * Desarrollo e implementación del aplicativo de riesgos, que permite realizar un seguimiento, el cual se difundió a los jefes y servidores de la Entidad.

Subsistema de Control de Gestión

Debilidades

Debido a la transformación que sufrió la entidad de Secretaria de Obras Públicas a Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, aparecieron nuevos procesos y funciones, por lo que la entidad inicia una ardua labor de identificación y definición de los procedimientos con sus responsables, lo cual es la base para el levantamiento y documentación de los mismos. En cuanto a la comunicación pública, la difusión de los servicios, mecanismos, trámites y procedimientos de la entidad se están prestando de manera personalizada, hasta que se finalice con el proceso de construcción e implementación de la página WEB de la entidad, que ya se está adelantando.

Fortalezas

Durante el año 2007, se trabajo en la documentación del mapa, red y caracterizaciones de los procesos de la entidad. La Unidad, forma parte del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones del Servicio al Ciudadano, lo

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que permite una mayor interacción con los usuarios externos. Adicionalmente se convoca a la comunidad y sus líderes para informarles sobre el tipo de obra a realizar, su impacto, tiempo, maquinaria a utilizar etc. Se contrataron el diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la página Web de la entidad, buscando que el ciudadano conozca y tenga mayor información de los servicios que se ofrecen.

Subsistema de Control de Evaluación

Debilidades

A pesar de que se realiza la retroalimentación sobre el avance de MECI, con los directivos, es necesario fortalecer la retroalimentación con los grupos de trabajo.

Fortalezas

* Se mejora los mecanismos y se generan herramientas de control y seguimiento en la implementación del MECI y en el programa anual de auditorias. * Acorde con los avances de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y MECI, las evaluaciones realizadas por Control Interno se hacen de acuerdo a los procesos.

Estado general del Sistema de Control Interno

El proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, se ha venido desarrollando de manera adecuada, mostrando su mayor fortaleza en los Subsistemas de Control Estratégico y de Evaluación, generando una cultura de control, autorregulación y autogestión, aportando de esta manera al cumplimiento efectivo de los objetivos, de la entidad. Sin embargo la entidad está trabajando en el fortalecimiento y avance del Subsistema de Control de Gestión, específicamente en los componentes de Procedimientos, Comunicación Pública, Actualización de Indicadores y en el desarrollo de herramientas necesarias para el mejoramiento continuo de los subsistemas, resultado de la transformación de la entidad (de SOP a UAERMV). Cabe anotar que se han seguido las directrices y metodologías establecidas por la Veeduría Distrital y la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Se recomienda: * Aplicar una metodología que permita verificar la interiorización de los principios y valores éticos, en los servidores de la entidad. * Crear un mecanismo de medición del impacto del proceso de capacitación * Crear un Instrumento para realizar el diagnóstico del programa de bienestar. * Continuar con la elaboración, aprobación y adopción del manual de procedimientos * Continuar con el ajuste, formulación y aprobación de los Indicadores de Gestión de los procesos de la entidad. * Una vez diseñada e implementada la página WEB de la entidad, se sugiere mantener actualizada la información que se suministra a través de ella, facilitando a su vez las acciones de consulta con distintos grupos de interés (comunidad, veedurías, organismos de control, proveedores), sobre las necesidad y prioridades en la prestación del servicio.

3.2.8. Conclusiones Como resultado de esta evaluación se observa que el Sistema de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial de Mantenimiento y Rehabilitación Vial

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mejoro, pero presenta algunas deficiencias que no inciden en el logro de la misión y los objetivos estratégicos institucionales. El resultado de esta evaluación da cuenta que el Sistema de Control Interno de la UAERMV, es eficiente y eficaz, por lo tanto, le esta dando cumplimiento a los principios y orientaciones establecidos en la Ley 87 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, como quiera que debe recordarse que el Sistema de Control Interno es una herramienta gerencial que ayuda al logro de los objetivos institucionales. No obstante que la Oficina Asesora de Control interno así como la alta dirección, han adelantado acciones para la mejora continua del control de la entidad, deberán tomar las acciones necesarias, tendientes a seguir con su fortalecimiento, identificando permanentemente los riesgos que se presenten, tomar las acciones para evitar, reducir, dispersar y mitigar los mismos, así como el adecuado manejo de la documentación, la implementación de adecuados sistemas de información y determinar los procesos para control de los documentos, especialmente en le área de Tesorería y contratación, así como poner en funcionamiento el comité de sostenibilidad del sistema contable. La UAERMV perfecciono el contrato 043 por valor de $11.7 millones para elaborar el manual de procesos y procedimiento el cual fue presentado por compromiso a la observación hecha por la contraloria y solo falta implementarlo de acuerdo a un acto administrativo, tienen plazo de conformidad con el plan de mejoramiento hasta junio del 2008, se hará seguimiento en la próxima auditoria. 3.3. EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS 3.3.1. Evaluación del plan de desarrollo. Este informe tiene como objetivo realizar la evaluación integral de la gestión y resultados de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial para el periodo 2007, a través de los resultados de la ejecución del Plan de Desarrollo económico, social y de obras públicas para la Entidad 2006-2008 “Bogotá sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión”,, instrumento de gestión de la Entidad, que permite conceptuar en términos de eficiencia y eficacia. La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial dentro del plan de desarrollo proyecto desarrollar seis (6) proyectos, pero en la vigencia 2077 fueron realizados dos (2) Proyectos el No. 408 Recuperación, Rehabilitación y Mantenimiento de la Malla Vial” y Nº 398 “fortalecimiento y desarrollo

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institucional”, que se encuentran enmarcados en el Eje Urbano Regional y el Objetivo Gestión Publica Humana. A la entidad se le aforo para inversión directa una cifra de $73.806,96 millones, que representa el 86,96% del total del presupuesto disponible ($84.878,63 millones), de los cuales se comprometieron el 92,06%. En giros solamente se registró el 24,64% ($15.234,98 millones), reflejándose en el avance físico principalmente en el proyecto No. 0408 “Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial” con un logro mínimo de porcentaje de cumplimiento del 20.64%.

CUADRO Nº 8

PROYECTOS PLAN DE DESARROLLO “BOGOTÁ SIN INDIFERENCIA, UN COMPROMISO SOCIAL CONTRA LA POBREZA Y LA

EXCLUSIÓN”, VIGENCIA 2007 Pesos $

EJECUCION PROYECTO

PRESUPUESTO DEFINITIVO

$ %

GIROS $

EJECUCION FISICA (%)

398 “Fortalecimiento y desarrollo institucional”

300.000.000 296.573.797,4 98.86 196.573.798,4 65%

408 “Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial”

73.506.958.000

67.647.074.374

92.03

15.038.409.753 20.64%

Fuente: Ejecución presupuesto diciembre 2007. PREDIS

3.3.1.1. Proyecto: 398 “fortalecimiento y desarrollo institucional” El objetivo del Proyecto es “1).Adecuar la estructura física, tecnológica y de infraestructura de la Unidad Administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, reorganizar sus oficinas y dotarlas de todos los elementos necesarios para el mejoramiento institucional” 1.

CUADRO Nº 9 METAS PROGRAMADAS PROYECTO: 0398

VIGENCIA 2007

No. PROYECTO

NOMBRE META PROGRAMADA

1. Adquirir e instalar 54 puestos de trabajo dotados de los elementos y recursos logísticos, operativos y tecnológicos. 398

Desarrollo y Fortalecimiento

Institucional 2. Adquirir 20 equipos de cómputo, hardware y software, dotados con tecnología de punta.

Fuente: Documento Reformulación Proyecto 0398

Para desarrollar este proyecto la entidad presupuesto $300. millones de los cuales a 31 de diciembre de 2007, presento una ejecución del 98.9% equivalente a

1 Ficha EBI-UAERMV

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$296.6 millones, cifra que se destino a desarrollar las 2 metas programadas. Se pudo constatar que la contratación llevada a cabo durante la vigencia 2007, está reflejada en 8 contratos, por valor de $296.573 millones, de los cuales a diciembre de 2007 se había girado el valor de $196.573 millones alcanzando un porcentaje de ejecución activa del 66.28%, como se puede observar en el cuadro siguiente:

CUADRO Nº 10

CONTRATACIÓN PROYECTO 0398 “DESARROLLO Y SOSTENIBILIDAD DE LA INFRAESTRUCTURA ASOCIADA A LA RED DE CENTRALIDADES”

VIGENCIA 2007 Pesos

CONTRATO No. RP

No. TIPO

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR INICIAL

VALOR PAGADO

No. CDP RP Fecha

211 Orden de compra

Adquisición de impresoras con destino a la UAERMV.

2.958.000 2.958.000 366 440 19-12-07

202 Orden de compra

Adquisición de UPS con destino a la UAERMV. 2.470.800 2.470.800 365 441 19-12-07

080 Contrato de compraventa

Adquisición de equipos e computo software y hardware debidamente licenciados.

80.368.724 80.368.724 115 151 31-05-07

209 Orden de compra

Adquisición de impresores con oki láser B 6300N con destino a la UAERMV.

4.314.040 4.314.040 366 431 18-12-07

097 Contrato de

Compra venta

Adquisición de licencias de productos oracle para la implementación y puesta en producción para los aplicativos correspondientes a los componentes administrativos y financieros del programa si capital.

31.930.542 31.930.542 170 188 27-06-07

080 Adición

Contrato de compraventa

Adición al contrato 080 de 2007 celebrado entre la UAERMV y Colvista Ltda.

25.618.986.4 25.618.986.4 177 191 27-06-07

133 Contrato de

prestación de servicios

Implementación y puesta en producción de los aplicativos correspondiente a los componentes administrativos y financieros del programa si capital.

99.999.999 0 171 283 05-10-07

137 Contrato de compraventa

Adquisición de dos servidores requeridos como: 1. servidor de datos con licencia del sistema operativo requerido. 2. servidor de aplicaciones.

44.962.706 44.962.706 166 285 12-10-07

089 Orden de compra

Compra de impresora con destino a la UAERMV.

3.950.000 3.950.000 179 176 27-06-07

8 TOTAL 296.573.797.4 196.573.798.4

Fuente: Registros Presupuestales por rubro UAERMV

29

3.3.1.2. Proyecto: 408 Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla

vial

El objetivo del Proyecto es “1).Efectuar durante la vigencia 2007 productos como: Parcheos, pavimentación, fresado y pavimentación, renivelaciones con recebo y fresado estabilizado a través de cuadrillas de trabajo conformadas por personal de planta, personal de contrato, maquinaria propia y maquinaria alquilada, los productos propuestos. 2). Contribuir al mejoramiento de la malla vial de la ciudad a través del mejoramiento de la malla vial local de la ciudad y la atención de emergencias que impidan la movilidad” 2.

CUADRO Nº 11

EJECUCIÓN DE METAS PROYECTO: 0408 VIGENCIA 2007

No. PROYECTO NOMBRE META PROGRAMADA

1. Recuperación y Mantenimiento de 2.160.000M2 de la malla Vial. (Rehabilitación en Parcheo, pavimentación y renivelacion) 2. Trasladar planta de asfalto Zuque a su nueva ubicación.

0408 Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla

vial 3. Adquisición de 85 maquinas con destino a la UAERMV.

Fuente: Documento Reformulación Proyecto 0408

Se verifico que la entidad realizo durante la vigencia 53 contratos para atender las metas programadas en la ejecución del proyecto 0408 “Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial”, pero tan solo se giraron $15.038,40 millones que equivalen al 22.23%, lo que nos demuestra que su ejecución se realizara en el 2008, tan solo dos (2) contratos de los suscritos durante este periodo, fueron cancelados en su totalidad que representan el 2,25% por valor de $1.523,16 millones. En este análisis es importante resaltar que el 77,35% de los contratos fueron formalizados en el ultimo bimestre ($36.818,5 millones), lo que impidió un avance físico eficaz de las metas programadas. El contrato mas representativo suscrito en la ejecución de este proyecto fue el No. 130 de 2007 por valor de $12.924,84 millones con el fin de adquirir suministro de mezclas asfálticas, materiales petros e insumos, transacción esta de suma importancia en la realización de las funciones propias de la UAERMV, sin embargo al revisar la carpeta correspondiente no se

2 Ficha EBI - UAERMV

30

observo ejecución alguna, lo que nos demuestra una vez mas que el cumplimiento de las metas fue ineficaz y se verán reflejadas en la vigencia 2008. Lo anterior se puede observar en el informe de Balance Social presentado por la entidad a la Contraloría de Bogota por medio del SIVICOF, donde informa que las metas físicas alcanzadas para la ejecución de este proyecto durante el año 2007 no llego sino a 7,39% (159.727,9 m2 de 2.160.000 m2 que tenían proyectados), lo que se traduce en una baja gestión en el cumplimiento de los compromisos planteados en el plan de desarrollo. Con respecto a la meta que hace referencia a Traslado planta de asfalto Zuque a su nueva ubicación, se logro la adquisición del terreno donde será ubicada esta en el predio La Esmeralda localizada en la Localidad de Ciudad Bolívar. No obstante lo anterior, en visita realizada por el grupo auditor al predio, se verifico un avance significativo en la adecuación del terreno para efectuar el montaje de la planta de Asfalto que se encuentra instalada en el predio El Zuque (Ver Foto Nº 1)

Foto Nº 1

PLANTA DE ASFALTO TERRENO EL ZUQUE

TERRENO LA ESMERALDA

31

3.3.1.3. Convenio IDU – SOP

CUADRO Nº 12 PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE OBRAS MÁS CONVENIOS CON LA UAERMV

2007 Nº Localidades

Programado Ejecutado Ejecución de Mantenimiento Vial

a través de Convenios Parcheo y

Pavimentación (Km. / Carril)

Nivelación Con Fresado

(Km./carril)

Parcheo y Pavimentación (Km. / Carril)

Nivelación Con Fresado

(Km./carril) Convenios

Convenio IDU – SOP 525.410 414.196 Convenio IDU - UEL 111.000 100.000

TOTAL CON CONVENIOS

Intervención de todo el Subsistema Vial

636.410 514.196 INTERVENCION DIRECTA

LOCALIDADES 1 Usaquen 16 16,5 1,093 1,692 2 Chapinero 7,1 7 1,122 8,592 3 Santa fé 4,2 12,1 0,505 0,176 4 San Cristóbal 19,2 19,9 0,000 0,000 5 Usme 17,9 18,5 0,000 0,177 6 Tunjuelito 6,5 0,602 1,550 7 Bosa 26,9 27,7 0,041 0,000 8 Kennedy 34,9 36 2,950 5,492 9 Fontibón 9,5 9,9 0,496 0,000

10 Engativa 21,5 22,2 1,684 0,474 11 Suba 26,9 27,8 0,287 0,238 12 Barrios Unidos 12,5 0,532 0,000 13 Teusaquillo 6,2 1,328 1,619 14 Mártires 5,4 0,115 0,000 15 Antonio Nariño 4,3 0,000 0,000 16 Puente Aranda 15,5 12,1 0,253 0,000 17 La candelaria 0,7 0,001 0,000 18 Rafael Uribe Uribe 13,7 14,2 2,529 1,150 19 Ciudad Bolívar 31,0 32 0,000 5,005

EJECUTADO POR LOCALIDADES 279,9 255,9 13,538 26,165 FUENTE: programación y ejecución de obras + convenios con la UAERMV Se evidencia que el nivel de desempeño en las metas que tenían programas por localidad fue deficiente pues en cuanto a parcheo y pavimentación solo se llego a un 4.84% de los 279,9Km y en cuanto Nivelación con Fresado solo alcanzo el 10.23% de los 255.9KM que se tenían programados para ser ejecutados en la vigencia 2007. Esta ejecución baja se debe a que solo hasta el mes de junio se firmaron los convenios interadministrativos con las localidades lo que hace que la contratación comience en el mes de octubre del 2007. 3.3.2. Evaluación de balance social

32

La evaluación del informe de Balance Social busca identificar que resultados de gestión social alcanzo la Unidad Administrativa Especial Rehabilitación Mantenimiento Vial UAERMV, de tal forma que permita identificar la población beneficiada como resultado de la aplicación de las políticas públicas ejecutadas a través de los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Desarrollo. Igualmente se deben señalar los factores que incidieron en la obtención de los resultados y determinar si se produjo mejoramiento o no en la calidad de vida de la población objeto de la acción local, que de acuerdo con el principio de Equidad, la inversión social debe estar distribuida en sectores como salud, seguridad social, educación, servicios públicos, vivienda, mantenimiento de vías, recreación y deporte, cultura y prevención y atención de desastres. La Administración de la UAERMV no ejecuto eficazmente la inversión del proyecto No. 408 “Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial” en razón a que la contratación se formalizo al finalizar la vigencia y los compromisos adquiridos se ejecutaran en le 2.008, por lo tanto no se atendió de forma oportuna la problemática de malla vial.

CUADRO Nº 13

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL PROBLEMA SOCIAL – VIGENCIA 2007 Millones de $

PROBLEMA SOCIAL PROYECTOS PRESUPUESTO ASIGNADO

COMPROMISOS GIROS

Mantenimiento malla vial y atención de emergencias que dificultan la movilidad de la ciudad

Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial

73.506,96

67.647,07

15.038,41

Fuente. Ejecución presupuestal 2007 3.3.2.1. Reconstrucción del problema social La reconstrucción del problema consiste en identificar las causas y efectos de un problema o situación, focalizando la población afectada y estableciendo alternativas de solución. La UAERMV identifico como problema social el mantenimiento de la malla vial local y la atención de emergencias que dificultan la movilidad en la ciudad, en donde la ciudad cuenta con 15.408 Km. carril de malla vial, de los cuales 7.720 son malla vial local (53%). 2.741 malla vial arteria (19%) y 4.104 malla vial intermedia (28%). De los cuales el 54% se encuentran en mal estado (15.408 Km.), el 14% en regular estado y el 32% en buen estado3. No obstante este

3 inventario y diagnostico de la malla vial del Instituto de Desarrollo Urbano IDU

33

análisis dentro del informe de balance social presentado por la administración, no se establece las áreas críticas que deben ser intervenidas con el fin de solucionar esta problemática social. Igualmente, se constituye como población afectada el 100% de los habitantes de las 20 localidades de Bogota y habitantes de otras regiones del país que utilizan la malla vial, sin que se establezca un nivel de focalización del problema a áreas específicas de mayor impacto en la ciudadanía. 3.3.2.2. Instrumentos operativos para la solución de los problemas sociales Este componente se refiere a los programas, proyectos o acciones que la entidad ha fijado ejecutar para atender el problema social identificado que permitieron dar operatividad a una política y que incidieron en la transformación del problema. Para tal fin la entidad formulo el proyecto No.408 “Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial”. Este proyecto se enmarca dentro de la política distrital del hábitat a fin de elevar la calidad de vida mediante el mejoramiento de las condiciones accesibilidad y movilidad, observando que la entidad encamino sus actividades con el propósito de recuperar y mantener la malla vial mediante la rehabilitación en parcheo, pavimentación y renivelacion. Por lo expuesto, se puede inferir que la UAERMV formulo los proyectos de inversión con acciones encaminadas a mejorar la movilidad dentro de la ciudad. 3.3.2.3. Resultados en la transformación de los problemas sociales Dentro de las acciones desarrolladas durante la vigencia 2007, con el fin de alcanzar las metas proyectadas en cuanto al mantenimiento de la malla vial local, se encuentran las obras brigada de la UAERMV y obras convenio IDU-SOP 015/98, alcanzando una ejecución física que se refleja en la tabla siguiente:

CUADRO Nº 14 EJECUCIÓN FÍSICA MANTENIMIENTO MALLA VIAL

2007 Metros cuadrados

BRIGADA UAERMV CONVENIO 015/98 CONCEPTO Programado Ejecutado % Programado Ejecutado %

Pavimentación y parcheo 1.008.000 49.631,8 4,92 588.500 731.337,5 124,3 renivelacion y recebado 864.000 12.596 1,46 496.457 547.278,4 110,2 renivelacion con fresado 288.000 97.500,1 33,85 ----- ----- ---- Recuperación Km. Carril en renivelacion

---- ----- ---- 315,22 217,82 164,3

Cantidad huecos atendidos ---- ---- ---- 8.491 7302 86

34

Limpieza de escombros 53.662 73.108,4 136,2 Operativos atención emergencias

----- 3 ---- ------ 2 ----

Fuente: Informe Balance Social 2007 Como se puede observar en el cuadro Nº 14 el porcentaje de ejecución de las actividades realizadas directamente por la UAERMV fueron mínimas, toda vez que como se ha mencionado reiterativamente en análisis anteriores, la contratación se realizó durante el ultimo trimestre del año. Sin embargo las metas alcanzadas, con respecto a las programadas, referentes al Convenio 015/98 sobrepasaron el porcentaje del 100%, no obstante 15.408 Km. de malla vial se encuentran en mal estado, situación esta que es fácil verificar al desplazarse a cualquier punto de la ciudad y notar el pésimo estado de las vías Bogotanas. Con respecto al indicador “Población beneficiada con acciones de recuperación y mantenimiento de vías de la ciudad”, no se establece la formula que se aplico ni se establece de donde resultaron los 4.131.904 habitantes beneficiados. 3.3.2 4. Conclusión El informe de Balance Social no es claro en cuanto a determinar con veracidad, el grado de cumplimiento de las políticas públicas trazadas en el Plan de Desarrollo, dirigidas a lograr el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, a través de las acciones ejecutadas por la entidad, en razón a:

• No se presentan los cambios o impactos que se han producido con el avance de las acciones desarrolladas, ni se especifica en forma detallada la población realmente beneficiada; lo logrado respecto al presupuesto 2007 dista altamente de lo proyectado.

• El avance de metas relacionado en el informe de Balance Social, no se

encuentra debidamente sustentado.

• Los indicadores relacionados, solamente están planteados, pero no cuantifican los resultados, en cuanto a valorar y evaluar el cumplimiento, el comportamiento y dinámica de los objetivos, metas y actividades.

Analizada la gestión a través de la evaluación de los resultados a la ejecución del Balance Social de la Unidad Administrativa Especial Rehabilitación Malla Vial, se estableció que fue poco eficaz en el uso de los recursos asignados en la vigencia 2007, como se puede observar en la ejecución física del proyecto de inversión 0408 “Recuperación, rehabilitación y mantenimiento de la malla vial” y por ende en el cumplimiento de metas planteados en la formulación del proyecto.

35

Contrario a lo anterior se pudo verificar que la entidad realizo su gestión en el 2007, a través del convenio 015 suscrito con el IDU, donde se demuestra que ejecutaron un consolidado total de recuperación de la malla vial local de 1.208.019 kilómetros – carril de esta forma podemos concluir que la comunidad recibió por parte de UAERMV, la solución a esta problemática, en forma oportuna, en cumplimiento a su misión y visión, si esto lo dividiéramos por el numero de habitantes de Bogota según censo del año 1994, el costo beneficio por habitante seria de un 17% per. Cápita. 3.3.3. Evaluación a la contratación La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial para la vigencia 2007, suscribió 216 contratos por valor de $68.822.7 millones equivalente al 93.2%, del total del presupuesto apropiado para inversión. Para la evaluación de este componente se selecciono una muestra de 15 contratos por valor de $48.854.8 millones equivalentes al 70% del valor total de la contratación y se evaluó el derecho de petición sobre la adjudicación contratación directa UAERMV- CM – 009 – 2007. Antes de hacer referencia al contrato que dio lugar a la formulación de hallazgo, es oportuno señalar que para el desarrollo de su gestión la UAERMV, ha venido haciendo uso de una (1) marcada estrategia para el cumplimiento de sus metas y objetivos misionales: la que involucra la suscripción de Contratos y Ordenes de Prestación de Servicios para dar alcance a sus metas dentro de los objetivos propuestos en los planes de acción de cada uno de los proyectos articulados en el Plan de Desarrollo de cada vigencia y administración. La segunda, la constituye la gestión propia de sus funcionarios, mediante la concertación de objetivos con sus jefes inmediatos conjugados con las funciones propias del cargo mediante el desarrollo de actividades profesionales. La Entidad fue planeada para operar con algo más de ciento seis (106) trabajadores oficiales y cuarenta y uno (41) empleados públicos; con el inicio de la UAERMV, se crearon treinta y cinco (35) cargos incrementándose los gastos de funcionamiento en $1.726.6 millones. De acuerdo con la estructura organizacional para la vigencia del año 2007. Esta indicaba el orden jerárquico, número y perfiles de funcionarios que como recurso humano deberían atender las necesidades de la malla vial local de la ciudad de Bogotá D.C.; perspectiva desde la cual se distribuyeron los recursos técnico profesionales representados en cada uno de los funcionarios para acometer el desarrollo de las metas y objetivos propuestos.

36

Unas de las consecuencias detectadas en desarrollo de la presente auditoría, es la suscripción de sesenta (60) contratos de prestación de servicios y cuarenta (40) órdenes de servicio dirigidos a dar cumplimiento a las actividades misionales. Prueba lo anteriormente afirmado, el análisis de los objetos contratados, los cuales dan cuenta de la vinculación de profesionales en áreas relacionadas con la ejecución y control de obra (7) siete Ingenieros; Archivista (35); encargados de brindar el correspondiente apoyo a la Entidad.

Un aspecto para resaltar, dado que genera un alto riesgo, lo constituye esta forma de contratación, toda vez que con la misma persona no siempre se obtienen la totalidad de los resultados que propendan por la consecución de las metas y objetivos trazados con los proyectos misionales. 3.3.3.1. Hallazgo Administrativo No. de contrato 133 de Octubre 1 de 2007 Clase de Contratación Prestación de servicios. Contratista: Global technology services gts s.a.

Objeto del contrato según la cláusula primera del mismo. Folio 675 en la carpeta de este. Contratar la Prestación de Servicios Profesionales y especializados para realizar la personalización, adaptación, implementación y puesta en funcionamiento en ambiente WEB, los módulos de operación del sistema de información Administrativo y financiero cedido en convenio interadministrativo de transferencia tecnológica a la UAERMV por la Secretaria de Hacienda. En el memorando SGC-02_00 de junio 22 de 2007 y firmado por el Subdirector Administrativo, se hace referencia a que esta soportado en 17 folios, sin embargo al revisar los soportes de este se constato que los anexos eran de 87 folios, que contienen; CDP, estudio de conveniencia, estudio de mercado, consulta CUBS y copia de Plan de Compras. De otra parte, en la carta de presentación de la propuesta de la firma GTS Ltda., se menciona que “la presente propuesta incluido IVA tiene un valor de $99.999.999 m/cte (folio 329), no obstante la entidad solicito una aclaración de la propuesta presentada y en la carta de presentación de la propuesta aclaratoria, se menciona que “la presente propuesta incluido IVA tiene un valor de $88.889.640 m/cte”, presentando una diferencia de precio por valor de $11.110.359. Igualmente, no se anexan copias de las órdenes de pago. Lo que nos demuestra un deficiente manejo de documentación.

37

Evaluada la respuesta de la entidad, se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento. 3.3.4. Evaluación al presupuesto Mediante Acuerdo No 262 del 21 de diciembre de 2006, el Concejo de Bogota expidió el presupuesto anual de rentas e Ingresos y de Gastos e Inversión para la vigencia fiscal del 2007, el cual fue liquidado según Decreto No 535 del 29 diciembre de 2006. A través del articulo 51 del Acuerdo 262 el Alcalde Mayor expidió el decreto 536 del 29 de diciembre modificando el presupuesto de la vigencia 2007, para adecuarlo a la nueva estructura administrativa aprobada mediante Acuerdo 257 del 30 de diciembre de 2006, correspondiéndole la Unidad Administrativa Especial de rehabilitación y mantenimiento Vial $90.278.6 millones, cifra que al término de la vigencia presentó reducciones por $5.400.0 millones, quedando un presupuesto definitivo de $84.878.6 millones. Es importante destacar que de conformidad con el Artículo 64 del Decreto 714 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, el Gobierno Distrital expidió el Decreto 025 de enero 18 de 2007 mediante el cual a la Unidad Administrativa Especial de rehabilitación y mantenimiento Vial le suspendieron la Inversión Directa. Bogota Sin Indiferencia Un Compromiso Social Contra la Pobreza y La exclusión por $58.506.9 millones, mientras se sufría la aprobación del cupo de endeudamiento del Distrito capital por parte del Concejo de Bogota situación que se dio mediante decreto 075 del 28 de febrero de 2007, aplicado a la UAERMV solo hasta el 23 de marzo de 2007.

CUADRO Nº 15 RECAUDO DE INGRESOS 2007

En millones de $ RUBRO

PRESUPUESTAL PPTO

INICIAL MODIFICACI PPTO

DEFINITIVO RECAUDO

ACUMULADO % DE

EJECUCION Ingresos corrientes no tributarios

20.000.0 -5.000.0 15.000.0 13.271.8 41.5

Rentas Contractuales

20.000.0 -5.000.0 15.000.0 13.271.8 41.5

Trasferencias Administración Central

70.278.6 -400.0 69.869.6 21.888.6 31.4

Vigencias 70.194.9 -400.0 69.878..9 21.965.8 31.4 Vigencia Anterior 83.7 83.7 83.7 100.0 TOTAL 90.278.6 -5.400.0 84.878.6 35.258.4 41.5 Fuente: Informe Presupuesto UAERMV

Por concepto de ingresos, durante la vigencia auditada, la entidad aforo

38

$84.878.6 millones, de los cuales a 31 de diciembre de 2007 recaudo tan solo $35.258.4 millones equivalentes a una ejecución 41.5% provenientes principalmente de las transferencias de la administración central $21.986.6 millones y por Ingresos corrientes $13.271.8 millones. Por Ingresos Corrientes la UAERMV recaudo $13 271.8 millones originados principalmente por las Rentas Contractuales cifra esta originada de los siguientes convenios.

CUADRO Nº 16 INGRESOS POR FONDOS DE DESARROLLO LOCAL Y OTROS

Fecha Descripción Convenio Valor Total por fondo

2007.07.23 Fondo de de desarrollo local bosa 0003 864.341.397,00 864.341.397,00

2007.07.23 Fondo de desarrollo local suba 0020 760.000.000,00 760.000.000,00

2007.07.23 Fondo de desarrollo local bolívar 0015 720.000.000,00

2007.07.23 Fondo de desarrollo local bolívar 0007 1.000.000.000,00 1.720.000.000,00

2007.07.24 Fondo de desarrollo local Antonio Nariño 0025 435.808.000,00 435.808.000,00

2007.07.25 Fondo de desarrollo local los mártires 0001 2.000.000.000,00 2.000.000.000,00

2007.07.27 Fondo de desarrollo local engativa 0005 910.000.000,00 910.000.000,00

2007.08.31 Fondo de desarrollo local Rafael Uribe 0007 1.516.418.215,00

2007.08.31 Fondo de desarrollo local Rafael Uribe 0006 1.307.381.196,00 2.823.799.411,00

2007.08.31 Fondo desarrollo local de usaquen 0001 763.000.000,00 763.000.000,00

2007.08.31 Fondo desarrollo local candelaria 0017 181.130.088,00 181.130.088,00

2007.10.31 Convenio interadmins tunjuelito 000351 1.092.000.000,00

1.092.000.000,00

2007.12.26 Convenio interadmins san Cristóbal 8607 700.000.000,00

700.000.000,00

2007.11.23 Convenio interadmins santa fe 000390 250.830.283,00

250.830.283,00

2007.11.26 Convenio interadmins usme mitiga 000391 54.000.000,00

2007.11.26 Convenio interadmins usme obra 000392 250.000.000,00

304.000.000,00

TOTAL 12.804.909.179,00 12.804.909.179,00

Fuente Contabilidad UAERMV

Es importante resaltar que del total percibido por Otras rentas contractuales sobresale los valor recibidos del las localidades de Rafael Uribe Uribe $2.823.8 millones. Los Mártires $2.000.0 millones y Ciudad Bolívar $1.720.0 millones cifras destinadas a desarrollar los planes y proyectos de rehabilitación y mantenimiento de la malla vial de las localidades.

39

A 31 de diciembre de 2007,el presupuesto de Gastos e Inversión, fue de $84.878.6 millones, reportando una ejecución del 91.6% equivalente a $77.715.6 millones, sin embargo analizados solamente los giros reales durante la vigencia, esta se determina tan solo en el 29.0% equivalente en términos absolutos a $24.597.0 millones, los cuales se orientaron en su mayoría a cubrir los desembolsos correspondientes a Gatos de Funcionamiento por valor de $9.382.0 millones. Para la Inversión se destinaron $73.805 millones de los cuáles quedaron comprometidos $52.708.8 millones evidencia que la ejecución real (20.6 %) de los recursos asignados a los proyectos de inversión de la Unidad Administrativa Especial de rehabilitación y mantenimiento Vial es baja, denotando deficiencias en el proceso de Planeación Presupuestal y en el mismo desarrollo de los diferentes programas establecidos durante la vigencia.

CUADRO Nº 17

EJECUCIÓN DE GASTO DE INVERSIÓN 2007 En millones de $

Rubro presupuestal

Pto inicial

Modificaci Ppto definitivo

Compro Acum.

Giros Acum.

% Eje total

% Eje

Giros Gastos de Funcionamiento

11.471.7 -4.00.0 11.071.7 9.772.0 9.382.0 88.3 84.6

Servicios Personales

6.888.5 455.7 6.432.7 5.630.1 5.576.4 87.5 85.6

Gastos Generales

1.915.9 135.6 2.051.6 1.870.9 1.515.0 91 73

Aportes Patronales

2.583.6 -81.0 2.506.5 2.186.2 2.186.2 100 100

Reservas Presupuestales

83.7 1.1 84.8 84.8 84.8 100 100

Servicios Personales

1.0 1.0 1.0 1.0 100 100

Gastos Generales

82.7 1.1 83.8 83.8 83.8 100 100

Inversión 78.806.9 -5.000.0 73.806.9 67.943.6 16.234.9 92.0 20.5 Eje Urbano Regional

78.507.0 -5.000.0 53.507.0 67.647.1 15.038.4 92.0 20.4

Proyecto 0234 20.000.0 -20.000.0 0 0 0 0 0 Proyecto 0408 58.507.0 15.000.0 73.506.0 67.647.1 15.038.4 92 20.4 Objetivo de Gestión Publica

300.0 300.0 296.6 196..6 92.8 65.5

Proyecto 0398 300.0 300.0 296.6 196..6 92.8 65.5 TOTAL 90.278.6 -5.400.0 84.878.6 77.715..8 24.596.9 91.6 29.0

Fuente Contabilidad UAERMV .

Para atender los gastos de funcionamiento la UAERMV, apropiaron $11.471.7 millones, suma que al finalizar la vigencia de 2007 reportó una ejecución del 88.3% equivalente en términos absolutos a $9.772.0 millones, orientados

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básicamente a cubrir los Servicios Personales $5.576.4 millones, seguido por los Gastos Generales en cuantía de $1.870.9 millones, Aportes Patronales por $2.186.2 millones y Reservas presupuestales $84.8 Para atender la planta de personal de 89 trabajadores oficiales y 69 empleados públicos se destinaron por servicios personales $5.576.4 millones sobresaliendo lo destinado a sueldo personal de nomina donde se erogaron $1.208.9 millones, Jornales $1.184.2 millones y Gastos de Representación y Remuneración Servicios Técnicos $447.1 así mismo los Gastos Generales fueron estimados inicialmente en $1915.9 millones los que fueron incrementados en cuantía de $135.7 millones para un disponible de $2.061.6 millones los cuales presentaron una ejecución real en giros de tan solo el 73,8% ($1.514.6 millones), por su pare los aportes patronales se ejecutaron en el 87.3% es decir $2.186.2 millones Para cumplir con las metas incluidas en Eje de Reconciliación del Plan de Desarrollo “Bogotá sin indiferencia, Un compromiso social contra la pobreza y la exclusión”, la Unidad Administrativa Especial de rehabilitación y mantenimiento Vial apropió $78.807.0 millones suma que presento reducciones por $5.000.0 millones para un definitivo de $73.807.0, los cuales a diciembre 31 de 2007 reportaron la siguiente ejecución.

CUADRO Nº 18 PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN DE LA INVERSIÓN 2007

En millones de pesos Concepto P/pto. Total

Compromisos % Eje

Giros % Eje

Eje Urbano Regional 53.507.0 67.647.1 92.0 15.038.4 20.4

Proyecto 0234 0 0 0 0 0

Proyecto 0408 73.506.0 67.647.1 92 15.038.4 20.4

Objetivo de Gestión Publica 300.0 296.6 92.8 196..6 65.5

Proyecto 0398 300.0 296.6 92.8 196..6 65.5

TOTAL 73.806.9 67.943.6 92.0 15.235.0 20.6

Fuente: Ejecuciones Presupuestales UAERMV

El proyecto 408 Recuperación, Rehabilitación y Mantenimiento de la Malla Vial presento una ejecución a 31 de diciembre del 92.1% ($67.647.1 millones), sin embargo analizada la ejecución real de giros alcanzo tan sólo 20.4% es decir $15.034.4 millones valores que se destinaron en el segundo semestre del 2007 principalmente a la adquisición de emulsión asfáltica de rompimiento lento CRL, emulsión asfáltica de rompimiento rápido CRR 2, suministro de mezcla asfáltica materiales pétreos e insumos, adquisición del predio ubicado en el parque minero

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el mochuelo, para la reubicación de la planta de mezclas asfálticas y adquisición de 11 volquetas doble troqué. Es importante destacar que solo hasta noviembre del 2007 se realizaron los contratos de obra publica relacionados con el diagnostico y mantenimiento de la malla vial local de las diferentes localidades así como los contratos de interventoría técnica administrativa, financiera y ambiental obras que se desarrollan a través de 13 convenios con las localidades. Dentro de los objetivos del proyecto la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial tenía como meta el mejoramiento de la malla vial de la ciudad y la atención de emergencias que impiden la movilidad, sin embargo las metas alcanzadas fueron mínimas como se muestran a continuación Pavimentación y parcheo 4.92% Renivelacion y recebado 1.46 % Renivelacion con fresado estabilizado con emulsión asfáltica 33.85% Atención de emergencia se atendieron 3 operativos. Para el proyecto 0398 se destinaron $300.0 millones presentando una ejecución al finalizar la vigencia del 98.9 % es decir $296.6 millones suma que se destino principalmente a la compra de equipos de computo software y hardware debidamente licenciados, contrato de prestación de servicios por $99,9 millones para la implementación y puesta en producción de los aplicativos correspondiente a los componentes administrativos y financieros del programa si capital. Es importante resaltar que muchos de los gastos en que incurre la entidad, que por su naturaleza son de funcionamiento, son imputados a rubros que corresponden a la inversión directa, en desarrollo de los proyectos de inversión a su cargo; es el caso de la compra de computadores y la compra de impresoras. 3.3.4.1. Cierre presupuestal Para aplicar al cierre presupuestal se tuvo en cuenta la Circular No.35 del 19 diciembre de 2007 expedida por la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. Se examinó la ejecución presupuestal y la relación de las reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2007, procediendo a tomar la muestra para hacer los respectivos cruces de registros con los documentos soportes y/o libro de registro presupuestal. Se hizo énfasis en los proyectos de inversión, con el fin de verificar la legalidad en

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su ejecución presupuestal en cuanto a disponibilidades, registros presupuestales tomando como muestra un 40% del total de los soportes presupuestales expedidos. En cuanto al cumplimiento del artículo 8º. De la Ley 819 de 2003, la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, orientó a cada entidad acerca del monto de las reservas a registrar, quedando por ejecutar como reservas para atender con cargo al presupuesto 2008 por funcionamiento $410.0 millones y por inversión $ 52.708.7 millones. 3.3.4.2 Presupuesto Orientado a Resultados La Secretaria Distrital de Hacienda implemento el Presupuesto Orientado a Resultados con la expedición del Decreto 440 del 1 de junio de 2001, Plan de Desarrollo “Bogotá para vivir todos del mismo lado”, objetivo de gestión publica admirable que estableció como proyecto prioritario la implementación y Sistematización del presupuesto por resultados en las entidades de la administración central, descentralizadas y locales, con el fin de buscar el mejoramiento de la gestión pública y la transformación institucional y organizacional del Distrito Capital. Desde el punto de vista de la información reportada en el la vigencia 2007 la reforma administrativa determino cambios en la definición de objetivos, productos e indicadores de todas las entidades del Distrito Capital los cuales fueron realizados por las entidades. Teniendo en cuenta la transformación de la Secretaria de Obras Públicas en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, y dado que se venía ejecutando el Convenio 015 de 1998 SOP-IDU, el cual tenía como fin cumplir con las políticas sociales trazadas por el Gobierno Distrital, en materia de mantenimiento de la malla vial y de atender las emergencias que se presentan en la ciudad, durante la vigencia 2007, se terminaron de ejecutar contratos que venían de vigencias anteriores con cargo a este convenio el cual suministraba entre otros elementos: combustibles, mantenimiento de maquinaria, insumos, materiales pétreos, maquinaria, equipos y personal alquilados. Es de mencionar que la UAERMV solo hasta noviembre del 2007 realizo los contratos de obra publica relacionados con el diagnostico y mantenimiento de la malla vial local de las diferentes localidades así como los contratos de interventoría técnica administrativa, financiera y ambiental obras que se desarrollan a través de 13 convenios con las localidades.

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La información presentada por la oficina de planeación referente al presupuesto orientado a resultados no se ajusta a los parámetros establecidos por la Secretaria de Hacienda Circular No 35 Numeral 1.4 del 29 de diciembre de 2007 donde se deben determinar los productos y su ejecución desarrollada durante la vigencia 2007. Dado que la unidad la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial solo hasta la vigencia 2007 contó con presupuesto de inversión no se puede realizar un comparativo entre las vigencias 2004 -2007. En cumplimiento de los lineamientos recibidos por la Dirección de Infraestructura y Trasporte y la Subdirección de Análisis Económico y Estadísticas Fiscales se pudo establecer ver. (Anexo 2) Conclusión. Evaluando la efectividad del presupuesto como instrumento de planeación, gestión y control, que permite medir la eficacia, eficiencia y equidad en el cumplimiento de la misión, la Unidad Administrativa Especial de rehabilitación y mantenimiento Vial se determina que la ejecución del presupuesto en la vigencia 2007, fue confiable en cuanto a su ejecución de Ingresos, Gastos de funcionamiento e inversión, por el cumplimiento de la normatividad legal y la aplicación de los procedimientos establecidos en el control interno, se estableció con certeza la idoneidad de los procedimientos presupuestales y el cabal cumplimiento de los principios presupuestales, no obstante el bajo nivel en la ejecución real de giros del presupuesto con el 29%, en términos generales se considera que el Fondo de Ventas cuenta con un sistema presupuestal confiable y que en el desarrollo de la presente auditoria no surgieron observaciones. 3.3.5. Evaluación estados contables La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, es el resultado de la transformación de la Secretaría de Obras Públicas, pasando del Sector Central a ser una entidad Centralizada, por consiguiente los Estados Contables de la vigencia 2007, son el resultado de la información recibida de la SOP y el registro de las operaciones generadas en desarrollo de las funciones propias de las diferentes dependencias de la entidad. Para realizar el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los hechos económicos y financieros, se aplica el sistema contable de causación, en cumplimiento de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación y las directrices de la Dirección Distrital de Contabilidad.

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Como hecho importante a tener en cuenta para el desarrollo de la presente auditoría durante la vigencia objeto de la misma, en Noviembre 30 de 2006, fue expedido por el Concejo de Bogotá, el Acuerdo No. 257 “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”. Para efectos del desarrollo de la Auditoria se examinaron las siguientes cuentas: Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Otros activos, Cuentas por Pagar, Pasivos estimados, Otros pasivos, Ingresos, Gastos y Patrimonio. 3.3.5.1. Efectivo 3.3.5.1.1. Hallazgo administrativo Este rubro presenta un saldo de $11.245 millones que corresponde a los depósitos en tres (3) cuentas bancarias por $1.803 millones y CDT por valor de $9.442 millones. Se verificaron las conciliaciones bancarias y los saldos de tesorería encontrándose que los comprobantes que reflejan tanto los ingresos como los egresos solamente presentan la firma del auxiliar de tesorería y el registro de contabilizado, desconociéndose la razón por la cual el Tesorero no firma, lo anterior denota falta de control y contraviene lo estipulado en el capítulo 2, numeral 40 del Sistema Nacional de Contabilidad Pública del Plan General de Contabilidad Pública, que a la letra dice: “ dado que las entidades del sector público desarrollan funciones de cometido estatal y controlan recursos y patrimonio públicos, están sujetas s a diferentes formas de control que condicionan a la entidad contable pública. Por tanto se entiende por Control, a la capacidad y funciones de diversas instancias administrativas para evaluar la responsabilidad en el cumplimiento de las funciones del cometido estatal y en el uso y mantenimiento de los recursos y el patrimonio público en un marco de legalidad explícito” en concordancia con la Ley 87 de 1993, artículo 2º. Objetivos del sistema de Control Interno literal f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; situación que genera riesgos en el manejo de los recursos de la entidad. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento. 3.3.5.2. Propiedad Planta y Equipo 3.3.5.2.1. Hallazgo administrativo Se observó que el inventario de maquinaria y equipo de Transporte, que pasó de Obras Públicas a la Unidad Administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, aparece con valor cero (0) en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo, si se tiene

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en cuenta, que la mayoría tiene la característica de activos fijos, se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios de la entidad, no están para la venta y su vida probable de uso puede ser superior a un año, por ejemplo la volqueta Brigadier OBB877/3-VDC-04, la cual se encuentra en servicio, al igual que todo el parque automotor usado, de la SOP, que está al servicio de la Unidad, lo anterior se demuestra que estos bienes en el mercado tienen un valor, y además se produjo la Resolución No. 200 de 1l 1 de junio de 2007 donde se designa un funcionario a fin de practicar avalúos, “ para efectos de contratar las pólizas de seguros requeridos”, no obstante esto no se ve reflejado en los Estados Contables ni en los inventarios, contraviniendo lo establecido por las normas técnicas de Contabilidad Pública, relativas a los activos numeral 2.9.1.1.5. Propiedad Planta y Equipo del Plan General de Contabilidad Pública, donde se establece que “deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico que permitan una medición confiable” en concordancia con la Circular Externa No.60 del 19 de diciembre de 2005, en relación de los efectos contables de los avalúos de los bienes muebles e inmuebles, expedida por la Contaduría General de la Nación. Lo anterior genera incertidumbre en el valor registrado en la subcuenta 167500 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación que posee la entidad para el desarrollo de su misión institucional y su contrapartida la cuenta de patrimonio 3240 Superávit por valorizaciones, por valor de $6.823 millones. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento 3.3.5.3. Otros activos: 3.3.5.3.1. Hallazgo Administrativo. Presenta un saldo de $1.214 millones de los cuales $716 millones corresponden a la cuenta 1999 y su contrapartida la cuenta 3240 de valorizaciones, la cual se encuentra subvaluada, en razón a que no se han actualizado los avalúos de los bienes, contraviniendo los establecido en la Circular Externa No.60 del 19 de diciembre de 2005, en relación de los efectos contables de los avalúos de los bienes muebles e inmuebles, expedida por la Contaduría General de la Nación, generando con ello incertidumbre el valor mencionado y su contrapartida 3240 Superávit por valorización. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento. 3.3.5.4. Cuentas por pagar: Esta cuenta presenta un saldo de $14.507 millones correspondiente a obligaciones adquiridas con contratistas y proveedores, la subcuenta más representativa es el valor que se adeuda a las localidades por concepto de los

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convenios de cofinanciación suscritos para el mantenimiento de la malla vial local, se verificaron los documentos soportes encontrándose adecuados sus registros. 3.3.5.5. Obligaciones laborales La cuenta 250000 tiene un saldo de $1.473 millones que comprende salarios y prestaciones sociales, cesantías, interese sobre cesantía y prima de vacaciones Efectuada la revisión pertinente, no de encontraron observaciones. 3.3.5.6. Patrimonio 3.3.5.6.1. Hallazgo administrativo El saldo del Patrimonio a 31 de diciembre de 2007 refleja un saldo de $15.659, millones. Al analizar la composición de esta cuenta se observa que el saldo de la subcuenta 324000 Superávit por Valorización por $716.471, puede verse afectado, en razón a que los avalúos de los bienes no se encuentran actualizados “ contraviniendo los establecido en las dinámicas de las cuentas del Plan General de Contabilidad Pública en cuanto al registro de las valorizaciones y desvalorizaciones de los activos que afectan la cuenta de patrimonio y por el incumplimiento del tratamiento de los mismos, los cuales ”deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico que permitan una medición confiable” en concordancia con la Circular Externa No.60 del 19 de diciembre de 2005, en relación de los efectos contables de los avalúos de los bienes muebles e inmuebles,” expedida por la Contaduría General de la Nación. Lo anterior genera incertidumbre en el valor de la Cuenta Superávit por valorización $716.471 millones. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento 3.3.5.7. Ingresos. La Unidad registra en el Estado de Actividad Financiera económica y social unos ingresos por valor de $22.514 millones los cuales fueron verificados con la ejecución presupuestal, los Recibos de Ingresos y las conciliaciones bancarias. 3.3.5.8. Gastos Esta cuenta asciende a $13.471 millones a 31 de diciembre de 2007, se verificaron selectivamente las órdenes de pago, los cheques, girados, las relaciones de autorización y los comprobantes de egreso con sus respectivos soportes (contratos, etc.); cotejando el Estado de Actividad Financiera con la utilidad registrada en la cuenta de patrimonio del balance a 31 de diciembre de

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2007, verificándose que el patrimonio institucional fue incrementado en $9.043 millones por el resultado del ejercicio. 3.3.5.9. Evaluación del Sistema de Control Interno Contable 3.3.5.9.1. Control Estratégico Ambiente de Control 3.3.5.9.1.1. Hallazgo administrativo En el área contable de la entidad, tienen previstos mecanismos de autocontrol, verificando los documentos que llegan al área para sus respectivos registros, dándose aplicación a los principios y valores de conformidad con las orientaciones de la alta dirección, no obstante lo anterior, se presentan deficiencias en algunos aspectos, tales como, falta control de los documentos de tesorería (firmas, errores en los conceptos), así como la no existencia de las placas en algunos elementos y maquinarias del almacén, situación que refleja falta de controles suficientes en estas áreas., contraviniendo lo establecido en el literal c) del artículo 3º . De la ley 87 de 1993 y que a la letra dice: “En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad”, generando riesgos en el manejo de los recursos de la entidad. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento 3.3.5.9.2. Direccionamiento estratégico. 3.3.5.9.2.1 .Hallazgo administrativo Modelo de operación por procesos La interacción entre las dependencias no es eficiente por cuanto las áreas que alimentan los Estados contables, manejan aplicativos independientes los cuales no trabajan en línea, haciendo más dispendioso el proceso de conciliación y preparación de la información contable. Lo anterior contraviene lo establecido en el inciso tercero del numeral 2.1.8 de la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación sobre la Sostenibilidad del Sistema Contable en el Sector Público y que anota lo siguiente: “Las entidades públicas deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los

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puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos que desarrolla el ente público, donde se identifiquen gráficamente las debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran” Lo anterior no garantiza un efectivo control de la información y hace más dispendiosa la tarea contable, impidiendo la realización de análisis a fondo de la misma para la toma de decisiones. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento 3.3.5.9.3. Administración del riesgo Manejo de riesgos El área contable tiene plenamente identificados los riesgos que presenta la información, los cuales fueron expuestos en las notas a los estados Contables, expresando las salvedades y limitaciones del área en la preparación de los Estados Financieros, relacionados con los sistemas de información, estos riesgos están incluidos en el mapa de riesgos de la entidad y su plan de manejo. 3.3.5.9.4. Control de Gestión Procedimientos En la dependencia de Contabilidad existen procedimientos para la recepción, revisión y registro de los documentos soportes de las transacciones contables, los cuales se encuentran en proceso de actualización. Controles Como se ha mencionado antes, no se aplican controles efectivos en las áreas de Tesorería y Almacén y los procedimientos no se encuentran actualizados, por lo cual se desconocen los puntos de control en cada uno de los procedimientos de las áreas que alimentan el área contable. 3.3.5.9.4.1. Manuales de procedimientos: 3.3.5.9.4.1.1. Hallazgo administrativo Los manuales de procedimientos de las diferentes áreas de la entidad, no se encuentran actualizados, por ejemplo no existen manuales de Contratación e interventoría, contraviniendo lo establecido por la ley 87 de 1993 situación que no permite identificar los puntos de control generando falencias en el desarrollo de los

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procesos de cada una de las dependencias de la entidad. Evaluada la respuesta de la entidad, se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento. Información secundaria La información que proviene del exterior como resultado de los procesos de conciliación con otras entidades, tales como el IDU, las Localidades, etc. Se encuentra debidamente registrada. 3.3.5.9.5. Sistemas de Información. 3.3.5.9.5.1. Hallazgo administrativo

La entidad maneja diferentes sistemas de información en cada una de las áreas, los cuales no son compatibles entre si y mucho menos pueden trabajar en línea, igualmente, no existen las seguridades para la información que manejan los distintos aplicativos, como el caso del daño que se presentó en el disco duro del servidor que manejaba el anterior sistema de información (SEVEN) del área de almacén e inventarios, información que se encuentra en proceso de recuperación, dañando con esto el archivo histórico del SOP, con el cual se alimentó el nuevo aplicativo SIAP, y que requiere hacer ajustes, con la información que se dañó. Lo anterior incumple con lo preceptuado en el literal i) del artículo 4º. De la ley 87 de 1993 y que a la letra dice “Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control”, en concordancia con el numeral 2.2.2. Eficiencia de los sistemas de información contables y financieros de la Resolución 119 del 27 de abril de 2006 donde se establece que:”Independiente de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social. Para la implementación y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarán criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus necesidades de información. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente público de que se trate, se deberá procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo las dependencias”, situación que genera riesgos en la memoria institucional y hace más dispendiosa la gestión contable de la entidad.

Evaluada la respuesta de la entidad, se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento.

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3.3.5.9.6. Control de Evaluación Autoevaluación de control Los autocontroles que se aplican en el área contable corresponden a los ajustes normales del proceso propio de la dependencia, no obstante se dificulta el análisis por los riesgos que se generan en los sistemas de información que requieren de una autoevaluación permanente. 3.3.5.9.7 .Conclusiones 3.3.5.9.7.1. Hallazgo administrativo La estructura del área contable, no responde alo establecido en numeral 2.1.8. Estructura del área contable y gestión por procesos donde se establece:” De acuerdo con la complejidad de las entidades públicas en términos de su estructura organizacional y de las operaciones que desarrolla, estas deberán contar con una estructura contable suficiente que permita la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable; es decir, para que las entidades u organismos que integran la administración pública asuman la función de contaduría. Las entidades públicas deben diseñar y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza y características de su función, misión y visión. Las entidades públicas deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos que desarrolla el ente público, donde se identifiquen gráficamente las debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran. Las deficiencias que presentan los sistemas y que son lo base de los Estados Contables, ponen en alto riesgo el funcionamiento del área, en los procesos de conciliación, situación que no permite una adecuada verificación de la información, no existen los controles adecuados para un eficiente manejo y registro de los documentos de almacén y Tesorería.

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Las acciones, encaminadas a mejorar los sistemas de información, no han sido efectivas, por cuanto la mayoría de los aplicativos aún no se encuentran en la etapa de desarrollo y no se han implementado mecanismos de seguridad efectivos para proteger la información, como es el caso que se menciono anteriormente del daño ocurrido en le servidor que contenía la historia de los inventarios del almacén en el antiguo sistema SEVEN, información que se requiere para efectuar ajustes al nuevo aplicativo TRIDET , situación que no refleja el alcance de la eficiencia, efectividad y productividad de la entidad en su totalidad, la cual debe buscar la integralidad de las herramientas de gestión, control y mitigación de los riesgos y deficiencias que se presentan en los sistemas de información. La entidad no constituyó oportunamente en Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, éste fue creado hasta enero de2008 y a la fecha no existe evidencia de que se haya reunido tal como lo establece el reglamento interno del mismo, de tal manera que para la vigencia de 2007 no estuvo en funcionamiento e el sistema sostenibilidad del sistema contable de la UAERMV, contrario a lo establecido en el numeral 2.1.10. De la Resolución 119 del 27 de abril de 2006 expedida por el Contador general de la Nación, la cual establece. “ Dada la característica recursiva de los sistemas organizaci onales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público.” Evaluada la respuesta de la entidad, se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento. 3.3.5.9.7.2. Hallazgo administrativo. Es de anotar que la entidad suscribió los contratos de prestación de servicios 057, 082, y 176, cuyo objeto fue apoyar área contable en las variadas funciones que debe cumplir el contador, entre otras obligaciones en todos los contratos se formuló como obligaciones especiales del contratista, establecer un sistema de costos para las áreas de producción y comercialización que próximamente deben estar operando en la entidad, no obstante lo anterior, esa tarea no se cumplió, no obstante que en la entidad se requiere implementar de manera oportuna los sistemas de costos, para poner a la Unidad en operación en un 100%, con herramientas de control previamente definidas , para el cumplimiento de su misión institucional, contrario, de los numerales “2.9.1.4.3. Costos de ventas y de operación y 2.9.1.4.4. Costos de producción… Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales del Plan general de Contabilidad pública “lo cual podría generar la no oportunidad de la información contable pública de que trata el

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numeral 108 del Plan General de Contabilidad Pública. Evaluada la respuesta de la entidad se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento Lo anterior permite concluir que el sistema de control interno contable no cumple con los principios de la ley 87 de 1993 como tampoco con el principio de eficacia de la administración pública. 3.3.5.9.7.3. Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencias 2005 Y 2006. Las acciones de mejoramiento planteadas en los informes de las vigencias 2006 y 2005, quedaban pendientes tres (3) acciones de mejoramiento contables, una en cada vigencia la de sistemas de información. Se efectuó seguimiento se concluyó que se cumplieron al 100%, es de aclarar que la observación de Control interno relacionada con los sistemas de información aún no se realizado en su totalidad

CUADRO Nº 19

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2005 Y 2006

Vigencia No. observación Cuenta Nombre Avance

2005 3.3.1.2.1 165500 Maquinaria y Equipo 100%

2005 3.3.8.1 N/A Sistemas de información 100%

2006 3.3.6.1 163502 Equipo Maquina para Laboratorio 100%

Fuente: Plan de Mejoramiento suscrito con la entidad por las vigencias 2005 y 2006. Papeles de trabajo

Lo anterior permite establecer el cumplimiento total del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá como resultado de la evaluación correspondiente a las vigencias del 2005 y 2006.

3.3.6. Evaluación a la gestión ambiental En el desarrollo de la auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular se revisaron factores como normatividad aplicada, programas de ahorro y uso eficiente del agua, mediciones de ruido ambiental, equipos que generan emisiones atmosféricas, clasificación de los diferentes tipos de residuos sólidos, planes de reciclaje, capacitaciones y programas de ahorro de energía. Dentro del Nivel interno cada entidad según su objeto social, lleva a cabo una serie de actividades en sus instalaciones en las que consume recursos naturales y genera residuos (líquidos, sólidos o gaseosos) ocasionando impactos ambientales,

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la institución debió realizar acciones que permitieran demostrar su contribución al mejoramiento ambiental, esto es un uso eficiente de los recursos y también la minimización de los impactos que genera cada actividad. Para comprobar este tipo de gestión se creo el nivel interno dentro del instrumento de evaluación. Este nivel evalúa el desempeño, cumplimiento de normatividad y compromisos de cada entidad con el medio ambiente, con el propósito de calificar posteriormente, la gestión ambiental realizada por cada una para minimizar los impactos que generan sus actividades. Es importante mencionar que en desarrollo de la auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular de la vigencia 2006 se realizo un control de advertencia a la planta de asfalto de Zuque localizaba en la zona cuarta de san Cristóbal dentro de la zona de reserva forestal en respuesta la entidad se comprometió a no renovar el proceso productivo de la planta hasta tanto no se ubique el lugar donde el uso del suelo permita desarrollar esta actividad.

A través de la resolución 317 de septiembre 21 de 2007 la Unidad Administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento Vial determino la adquisición de un inmueble por el procedimiento de expropiación administrativa y se reformula una oferta de compra para el caso de la negociación voluntaria de las áreas de terreno necesarias para la reubicación de la planta, es así que a través del contrato 134 de octubre 2 del 2007 se adquirió un terreno de 98.000 Metros cuadrados denominado la esmeralda ubicado sobre la vía pesquilla en la vereda mochuelo bajo de la localidad de Ciudad Bolívar por un valor de $1.029.0 millones.

La entidad viene realizando los trámites necesarios para la nivelación de suelos vías internas para la reubicación de la planta, así mismo se solicito al Jardín Botánico realizar las visitas de reconocimiento en la ubicación actual de la planta de asfalto el zuque para proponer las especies con que se recuperara ambientalmente la zona. Así mismo la entidad presento el plan de desmantelamiento y recuperación ambiental para dar cumplimiento a lo ordenado en la resolución 039 del 5 de octubre de 2007 expedida por la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR

A continuación, se realiza el análisis por dependencia de la entidad, con relación al caso de los componentes hídricos y energético se tomaron indicadores que permitieron comparar el consumo per capital que se esta dando en la realidad en los consumos por habitante evaluados a nivel mundial, LA UAERMV, no esta implementando el presupuesto necesario en materia

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ambiental. El Acuerdo 9 de 1990 en el articulo 8 menciona: “la Administración Central y las Entidades contempladas en el Plan que ejecuten Proyectos de Inversión, deberán incluir anualmente una partida entre 0.5% y el 3.0% del valor total del Presupuesto de Inversiones, con destinación especial para Programas y Proyectos de prevención Ambiental”. 3.3.6.1. Hallazgo administrativo La entidad en la información suministrada en el formato CB 501 evaluación de la gestión ambiental institucional se relacional las ordenes de pago 095 del 27 de junio, 069 del 18 de abril, 087 del 27 de junio, y 159 del 16 de noviembre del 2007 por un valor de $14 .3 millones sumas que fueron erogadas por el rubro de gastos generales mantenimiento entidad y materiales y suministros rubros que no corresponden a ningún programa ambiental, dificultando verificar el cumplimiento del artículo 8 del Acuerdo 9 de 1990 que a la letra dice: “la Administración Central y las Entidades contempladas en el Plan que ejecuten Proyectos de Inversión, deberán incluir anualmente una partida entre 0.5% y el 3.0% del valor total del Presupuesto de Inversiones, con destinación especial para Programas y proyectos de prevención Ambiental”. Por lo tanto para el plan de mejoramiento deberán desagregar el presupuesto de inversión, especificando que monto se destina para programas ambientales. La Unidad administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial en cumplimiento del Decreto 061 del 13 de marzo de 2003, “Por el cual se adopta el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital” y en desarrollo de acciones al interior de la entidad, conformo un equipo multidisciplinario de trabajo para adelantar el Plan Institucional de Gestión Ambiental “PIGA”, en el mes de Agosto del 2007. De acuerdo con lo anterior, el grupo ambiental realizó el reconocimiento de la normatividad ambiental vigente, que tiene relevancia sobre la entidad en los componentes atmosférico, energético, hídrico, residuos sólidos, riesgos ambientales e insumos. En el acta de concertación se establecieron los compromisos a desarrollar en las diferentes dependencias de la entidad parte central y calle tercera. De acuerdo al Plan de Acción la entidad adelanto la campaña de sensibilización en el manejo y Aprovechamiento Eficiente de los Residuos Sólidos de conformidad con el Decreto 400 de 2004, teniendo en cuenta el acuerdo de compromiso del 1 de noviembre de 2007 el plan fue aprobado el 8 de Noviembre del 2007 por la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos (UESP)

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LA UAERMV realizo las siguientes capacitaciones con el propósito de sensibilizar a los funcionarios del nivel central y los de la planta de la avenida tercera, relacionados con el manejo del recurso energético, calidad del aire y manejo de residuos sólidos y su importancia. Evaluada la respuesta de la entidad, se confirma el hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento. Componente Energético. La entidad mantiene un registro histórico del consumo con base en las facturas emitidas por Condensa. La sede de la avenida tercera reporto un consumo de 189, 981 Kw. de energía durante el año 2007 por 189 funcionarios que laboran en esta sede señalando un consumo per.-capita de 1.049 Kwh./hab./año, equivalente a 3.4 Kwh. /hab./día. El Centro Administrativo Distrital reporto un consumo de 4198800 Kwh. durante la vigencia 2007, valor que se divide por las diferentes dependencias que ocupan el CAD de acuerdo a su área ocupada correspondiéndole la UAEMRMV el 4.4% total consumo esto es 1573 Kwh. Para un total de 53 habitantes. Consumo – 1573 kWh./53hab /30 días =099Kwh/hab. /día Componente Hídrico. La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial presento registros del consumo bimensual de agua, correspondientes a la cede central, Avenida Tercera y Almacén General. La sede de la avenida tercera reporto un consumo de 2.980 m3 de agua, durante el año 2007, lo que equivale a 298.000 litros por 181 funcionarios, señalando un consumo per.-capita de 54.9. Litros/funcionario. Por su parte Centro Administrativo Distrital reporto un consumo de 44.440 m3 de agua, durante la vigencia 2007, correspondiéndole la UAEMRMV 1955.36 m3 señalando un consumo per. – capita 3.07 m3 La sede de la avenida tercera esta dedicada al acopio de materiales que se usan en la rehabilitación y mantenimiento de la malla vial del distrito se cuenta con un tanque de ACP DE 20000 galones de capacidad el cual no esta en funcionamiento, se tiene un lavado de vehículos y se realiza el cambio de aceites de los vehículos dando cumplimiento a los requerimientos amitos por la Secretaria Distrital de Ambiente.

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La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial solicito permiso de vertimientos a la Secretaria Distrital Ambiente el cual fue otorgado mediante resolución 213 del 27 de julio de 2007, según el articulo tercero de esta resolución la entidad debe emitir cada año en el mes de agosto una caracterización de sus vertimientos líquidos para esto se contrato al laboratorio ANTEK SA, según los resultados obtenidos se encontró que todos los parámetros evaluados están por debajo de lo estipulado en la norma para lo cual el tratamiento empleado es bueno. Componente Atmosférico. “ La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial en la vigencia 2007 contrato a la firma GASECURITAS E.U, con el propósito de evaluar los niveles de presión sonora en las diferentes áreas de la UAEMRMV especialmente en el centro de acopio de Av. 3ª No 34-83 y en las oficinas del CAD del piso 16. El objetivo de las mediciones realizadas es estimar la exposición ocupacional al factor de riesgo mediante sonometrias comparando los resultados con la normatividad colombiana.

Conclusiones del Estudio de Iluminación Los niveles de presión sonora (NPS) Hallados se distribuyen en bajos y medios, en su mayoría dentro del Rango de Bajo y la contaminación cruzada del ruido es nula ya que el espacio de una área a otra es amplia, la exposición dentro de las instalaciones al Centro de Acopio es corta. Durante el proceso de mediciones de NPS en el centro de acopio se identifico que la exposición a ruido es corta, sin embargo los trabajos que se realizan con los equipos evaluados, en las vías que se encuentran en mantenimiento, pueden afectar a los funcionarios, especialmente a los que trabajan con el minícargador y con los vehículos pesados. Oficinas del CAD piso 16 En esta área el 57.14% de las evaluaciones de iluminación están por debajo del nivel mínimo recomendado. Hay áreas de trabajo donde no hay iluminación o la que hay es muy deficiente. En los puestos de trabajo donde los niveles de iluminación están dentro del rango recomendado, tiene instaladas lámparas fluorescentes T-12 y la iluminación artificial está apoyada por la iluminación natural.

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Oficinas del Centro de Acopio En esta área el 80.00% de las evaluaciones de iluminación están por debajo del nivel mínimo recomendado. Hay áreas de trabajo donde no hay iluminación y la que hay es muy deficiente. En el puesto de trabajo donde el nivel de iluminación es superior rango recomendado se debe a la iluminación se debe ala iluminación natural. Estudio de Ruido Ambiental

La zona donde se encuentran las instalaciones de la UAERMV, Centro de Acopio de la Av. 3 Nº. 34 – 83, se considero como Zona Residencial, debido a que por el costado sur limita con área residencial por lo cual para el análisis de los resultados de los niveles de presión sonora se tomó como valor límite permisible 65 dB(A), para jornada diurna y 55 dB(A) para jornada Nocturna de acuerdo a la resolución 0627 de 2006. Como se muestra en la tabla resultados evaluación de emisión de ruido, en la jornada diurna se supera el valor límite permisible en los puntos del 1 al 5. En los puntos 1, 2 y 3 localizados sobre la avenida calle 3, los niveles de ruido superan los 70dB, el ruido en este costado es generado por el alto tráfico vehicular y el ruido de los motores de las empresas harineras ubicados sobre la carrera 35. Esta vía es de alto trafico vehicular. En los puntos 6, 7,8 y 9 los niveles de ruido obtenidos no superan el valor límite permisible para jornada diurna (65 dB). Los puntos 7,8 y 9 esta ubicados sobre la diagonal 2B, esta vía es de bajo tráfico vehicular. Sobre este costado de la empresa se parquean las volquetas. En la evaluación realizada en la jornada nocturna, en los puntos del 1 al 7 los niveles de ruido obtenidos superan el valor límite permisible (55 dB). Durante la evaluación no había fuentes de ruido en funcionamiento dentro de las instalaciones de la unidad. El ruido es generado por los vehículos que pasan por la avenida calle 3 y carrera 35. En los puntos localizados sobre la diagonal 2B (7,8 y 9), los niveles de ruido obtenidos en la jornada diurna no superan el valor límite permisible (65 dB). En la jornada nocturna los niveles de ruido medidos en los puntos 8 y 9 localizados sobre esta vía no superan el nivel límite permisible (55 dB). El punto 7 esta localizado sobre la diagonal 2B cerca de la carrera 35. Esta vía, diagonal 2B, es de bajo tráfico vehicular. Los niveles de ruido generados en las instalaciones de la UAERMV, hacia el entorno, en la evaluación realizada en mayo de 2007, no superan el valor límite

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permisible. La empresa cumple con la resolución 0627 de 2006, del ministerio de Ambiente, vivienda y Desarrollo Territorial la cual reglamenta la generación de emisión de ruido. El ruido es generado por el tráfico vehicular de vehículos de servicio público y particular, que circula por la avenida calle 3 y la carrera 35. Se recomienda volver a realizar las evaluaciones de emisión de ruido cuando se instalen nuevos equipos generadores de ruido que causen impacto hacia el exterior ó cuando lo disponga la entidad ambiental respectiva.”4 3.3.6.2. Hallazgo Administrativo La entidad cuenta con un parque automotor constitituidos por 89 vehículos de los cuales 33 vehículos ya se les venció la fecha para la presentación de la revisión técnico mecánica y 7 vehículos se encuentran en reparación y tampoco cuentan con la respectiva revisión lo anterior incumpliendo lo estipulado en la resolución 3500 del 21 de noviembre de 2005 y resolución 4062 de septiembre 28 de 2007 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo y del Ministerio del Transporte, lo anterior puede con llevar a un posible detrimento debido a que la secretaria de la movilidad realiza retenes para exigir la respectiva certificación y elaborar el respectivo comparendo. Componente Residuos Sólidos. La entidad cuenta con un Plan de Acción para el Manejo eficiente de Residuos Sólidos, aprobado por la UESP en Noviembre del 2007. En dicho documento, se establece como meta adelantar en el 2008, la caracterización de residuos sólidos, proceso que permitirá tener información fidedigna acerca de los materiales generados y de las cantidades exactas de ellos. La entidad celebró el contrato No 174 del 30 de noviembre de 2007 con Nelly Esperanza Gonzáles con el objeto de permutar un lote de elementos reciclables de propiedad de UAERMV Los cuales son 90 llantas usadas, 1.000 kilos de cartón, 700 kilos de papel usado y 13.000 kilos de chatarra, por un valor de $ 7.585.000 recibiendo los siguientes elementos. Por el lote de llantas usadas: 4 Estudio de Higiene Industrial Geosecuritas EU.

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Ítem Descripción Unidad de medida

Cantidad pedida

1 video proyector o video beam, de 2000 lúmenes y resolución de 800 x 600 con control remoto unidad 1

2 calibrador con manómetro unidad 1

3 llanta 750-16-12 th 225 unidad 2

4 sumadora de escritorio unidad 1

Por el lote de cartón y papel:

ítem Descripción Unidad de medida

Cantidad pedida

1 sumadora de escritorio unidad 1 2 regulador de corriente de 1000 w unidad 6 3 teléfono alambrico convencional unidad 3

Por el lote de chatarra:

Ítem Descripción Unidad de medida

Cantidad pedida

1 Señaladore láser unidad 2 2 Cámara digital unidad 1 3 Cinta métrica 5 mt unidad 5 4 Juego extractores para motores unidad 1 5 Gato hidráulico de 30 ton unidad 1

En el pisos 16 de CAD, tienen implementado canecas, las cuales están clasificadas por logos y afiches indicando el tipo de residuos que se debe depositar:

ANEXO No 1.

CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACION

ADMINISTRATIVOS (sin incidencia fiscal, disciplinaria ni penal)

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N.A.

3.3.3.1 3.3.5.1.1 3.3.5.2.1. 3.3.5.3.1. 3.3.5.6.1. 3.3.5.9.1.1. 3.3.5.9.2.1. 3.3.5.9.4.1.1. 3.3.5.9.5.1. 3.3.5.9.7.1. 3.3.5.9.7.2. 3.3.6.1. 3.3.6.2.

FISCALES 0 0

DISCIPLINARIOS

0 N.A.

PENALES

0 N.A.

TOTAL 13 0

NA: No aplica.