Manual de Interventoria UAERMV

MANUAL DE INTERVENTORA

Bogot D.C. Julio de 2008

Director General LINO GUILLERMO BAENA CALLE

Subdirector de Mantenimiento Vial GIOVANNI ALEJANDRO SIERRA REVELO Jefe Oficina Asesora Jurdica Mara Victoria Uribe Dussn Subdirector Administrativo de Gestin Corporativa Luis Rodrigo Mahecha Rangel Jefe Oficina Asesora de Control Interno (E) Clara Ins Salcedo Rojas Subdirector de Produccin y Comercializacin Cesar Augusto Rey Mantilla Jefe Oficina Asesora de Planeacin Juan Hernando Lizarazo Jara

Elaboracin Helena Marcela Daz Snchez Revisado y Aprobado por Giovanni Alejandro Sierra Revelo Mara Victoria Uribe Dussn Luis Rodrigo Mahecha Rangel Cesar Augusto Rey Mantilla Clara Ins Salcedo Rojas Juan Hernando Lizarazo Jara VERSIN 001 Julio de 2008

Resolucin 260 del 31 de julio de 2008 MANUAL DE INTERVENTORA M-32-001_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FORMATOS DE INTERVENTORIAContenido1. OBJETO DE LA INTERVENTORIA................................................................................................... 3 1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................................ 3 1.2 VALORES TICOS DE LA INTERVENTORIA Y DE LOS COOORDINADORES .................................. 5 2. 3. 4. 5. MARCO LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................... 6 FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES ....................................................................................... 10 MANEJO DEL ANTICIPO ............................................................................................................. 16 INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE LA UAERMV ............................................................... 18 5.1 INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE CONSULTORIA ......................................................... 18 5.1.1 INICIACIN DEL CONTRATO ............................................................................................. 18 5.1.2 ETAPA DE EJECUCIN ....................................................................................................... 21 5.1.3 LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS .................................................................................. 26 5.2 INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE OBRA ....................................................................... 29 5.2.1 INICIACIN DEL CONTRATO ............................................................................................. 29 5.2.2 EJECUCIN DEL CONTRATO DE OBRA .............................................................................. 32 5.2.4 LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS .................................................................................. 36 5.3 INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO ............................................................ 39 5.3.1 INICIACIN DEL CONTRATO ............................................................................................. 39 5.3.2 ETAPA DE EJECUCIN DEL CONTRATO DE SUMINISTRO ................................................. 42 5.3.3 LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS .................................................................................. 47 6. INFORMES DE LA INTERVENTORA ............................................................................................ 51 6.1 INFORME SEMANAL ................................................................................................................ 51 6.2 INFORME MENSUAL ................................................................................................................ 51 6.3 INFORME FINAL ....................................................................................................................... 54 6.4 INFORME TECNICO .................................................................................................................. 55 7. GLOSARIO DE TERMINOS .......................................................................................................... 56

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8.

FORMATOS DE INTERVENTORIA ............................................................................................... 64

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1. OBJETO DE LA INTERVENTORIALa Interventora es una labor ejercida por una persona natural o jurdica, que representa a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial (UAERMV), ante los contratistas de consultoras, suministros, obra y dems actividades, productos o servicios que contrate la UAERMV. El Interventor es el responsable del control y la vigilancia de la ejecucin, desarrollo y liquidacin de los contratos celebrados por la UAERMV, de conformidad con los documentos contractuales y los lineamientos de la direccin general de la entidad. El Interventor tiene por objeto controlar tcnica, administrativa, financiera, social y ambientalmente la ejecucin de los contratos; supervisando que los mismos se desarrollen en cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas, legales, as como lo estipulado en las clausulas de los contratos, en los pliegos de condiciones, en la Ley de contratacin estatal (Ley 80 de 1993 modificada por la ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios) y dems documentos que originaron la relacin contractual entre la UAERMV y el contratista.

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOSLos principales objetivos especficos de la Interventora son los enunciados a continuacin: Controlar que durante todas las etapas del desarrollo de los contratos, ste se ajuste a lo establecido en los documentos contractuales. Solicitar al contratista subsanar los inconvenientes que se presenten, as como la imposicin de las multas a que haya lugar. Verificar el cumplimiento de cada uno de los objetivos trazados para la correcta ejecucin de los contratos. Exigir que se cumpla estrictamente con las caractersticas y condiciones contractuales. Atender con prontitud y eficacia las solicitudes realizadas por el contratista para ejecutar exitosamente las diferentes labores de los contratos. Colaborar en la resolucin de las dificultades que se presenten en el desarrollo del contrato, con orden tcnico y lgico; lo cual no implica la prdida de su autonoma e independencia frente al Contratista. Representar a la UAERMV, para la adecuada ejecucin de los contratos apoyndola en la direccin y coordinacin de los mismos, sin ir en contra de la misin y los valores de la entidad. Asegurar mediante una interventora proactiva, la calidad del desarrollo del objeto de los contratos. Iniciar, recibir, realizar el seguimiento conceptuar sobre las situaciones que se presenten en la ejecucin relacionadas con la interpretacin de los pliegos de condiciones y para la interpretacin de las clausulas contractuales y sobre la imposicin de multas en caso de incumplimiento de obligaciones y liquidacinPgina 3 de 64


de los contratos se remitir la solicitud al Comit de contratacin creado mediante Resolucin 178 de mayo de 2008. Informar al coordinador de la UAERMV en forma oportuna, continua y peridica, sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato. As mismo transmitir al contratista las decisiones de la entidad sobre los temas relacionados con el contrato en especial aquellos que presenten controversia. Verificar el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, requerimientos de la Autoridad Ambiental competente, adems de las especificaciones de cada uno de los aspectos ambientales requeridos para los contratos celebrados. Asegurar la mitigacin del impacto ambiental causado por la obra, en caso de que la interventora sea a un contrato de obra. Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir de las especificaciones tcnicas requeridas por la UAERMV. Verificar que el contratista en el desarrollo del contrato cumpla con las especificaciones tcnicas aplicables a cada caso, as como con las fechas de entrega establecidas dentro de los presupuestos previstos originalmente. Ejercer un estricto control financiero y legal a los contratos y recomendar a la UAERMV, con la debida anticipacin, las acciones administrativas a seguir en cada caso. Armonizar la interaccin entre la UAERMV y el contratista. Prevenir el incumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista, corrigiendo los conceptos errneos oportunamente, de tal modo que se impida que el objeto del contrato se desve. El cumplimiento de los objetivos contractuales y los preceptos legales del orden nacional, como el art. 26 de la ley 80 principio de responsabilidad se constituye el fundamento legal de la funcin de la interventora, como funcin derivada de las atribuciones y responsabilidades conferidas a la entidad. La interventora debe estar desprovista de cualquier nimo de ostentacin de poder hacia el contratista como tambin de cualquier nimo de favorecimiento hacia l, debe actuar de manera imparcial. El interventor debe conocer con precisin y detalle el alcance de sus funciones, los elementos y caractersticas del objeto contractual, el mbito jurdico dentro del cual debe desarrollarse el contrato y sus requisitos, las condiciones del contrato a su cargo y las formas de comprobacin de las calidades y caractersticas de los bienes y servicios de los materiales empleados o de la medicin de las cantidades de obra. Las observaciones de la interventora al contratista deben ser claras y consistentes.

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1.2 VALORES TICOS DE LA INTERVENTORIA Y DE LOS COOORDINADORESEl grado de responsabilidad de los interventores en el desarrollo de un contrato de consultora, obra o suministro, requiere de personas comprometidas con su trabajo, con el Estado y con la comunidad. De acuerdo con el Manual de Procedimientos de Interventora y Supervisin de Contratos Ministerio de Transporte, oficina de Control Interno, Bogot D.C., 2001; el interventor debe poseer los valores ticos descritos a continuacin. Controlar y vigilar, son dos verbos que denotan las funciones macro que l debe realizar. Pero la labor de interventora va ms all: Su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcadas dentro de un conjunto de valores bsicos, los cuales debe reconocer, aprehender y vivenciar, y entre los que estn: LA TICA, como moral pensada, aqulla que nos permite forjar un buen carcter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad; LA CONDUCTA MORAL, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos. LA RESPONSABILIDAD, que seala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven; LA SOLIDARIDAD superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan mis objetivos y los de los dems. EL COMPROMISO, que como valor establece ir ms all del simple deber, transcender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer. EL INTERS GENERAL Y LA VOLUNTAD DE SERVICIO, los cuales estn ntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a stas direccin y significado, superando los viejos esquemas del solo inters privado y/o particular y LA BUENA FE, que incorpora el valor tico de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo pblico como el espacio de interaccin social y no de conflicto.

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2. MARCO LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIAEl interventor es en primera instancia un colaborador de la UAERMV en la ejecucin de los proyectos que sta adelante. Su papel es de gran importancia, ya que de su buena gestin depende la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la UAERMV y de esa manera satisfacer las necesidades de la comunidad para las cuales se ha creado la entidad. El interventor en el desarrollo de sus funciones debe ser consciente de sus derechos y obligaciones y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus obligaciones. En el desarrollo sus funciones, el interventor debe tener en cuenta los pliegos de condiciones, las clusulas consagradas en el contrato y las normas que se relacionan a continuacin, cuando ellas sean aplicables: Ley 64 de 1978. Por la cual se reglamenta el ejercicio de la ingeniera, la arquitectura y profesiones auxiliares. Resolucin 2413 de 1979 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por la cual se reglamenta la higiene y seguridad para la Industria de la Construccin. Resolucin 8321 de 1983 del Ministerio de Salud, Por la cual se dictan normas sobre proteccin y conservacin de la audicin de la salud y el bienestar de las personas, por causa de la produccin y emisin de ruidos. Resolucin 2013 de 1986 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y del Ministerio de Salud, por la cual se reglamenta la organizacin y funcionamiento de los comits paritarios de salud ocupacional COPASO. Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y del Ministerio de Salud, por la cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional. Constitucin Nacional de 1991. Decreto 2251 de 1993. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1999 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Ley 80 de 1993. Estatuto de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 99 de 1993. Mediante la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el sector pblico encargado de la gestin y conservacin del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el sistema nacional ambiental y se dictan otras disposiciones. En especial se tendr en cuenta lo dispuesto en los ttulos VIII - Licencias ambientales y X - De los modos y procedimientos de participacin ciudadana y las dems normas que la modifican y reglamentan.Pgina 6 de 64


Ley 100 de 1993 Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales) Nota de vigencia: modificada por la Ley 1122 de 2007, por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. Y las dems normas que la modifican y reglamentan. Decreto Distrital 112 de 1994. Por el cual se fijan lineamientos para el trnsito de vehculos de carga e industriales, en el rea urbana del Distrito Capital. Decreto 679 del 28 de marzo de 1994, reglamentario de la Ley 80 de 1993, sobre intereses moratorios, garanta nica, requisitos de ejecucin, de los consorcios y uniones temporales, entre otros. Nota de vigencia: el artculo 25 fue derogado por el Decreto 066 de 2008. Decreto 1295 de 1994, por el cual se determina la organizacin y administracin del sistema general de riesgos profesionales Decreto 1933 del 5 de agosto de 1994. Por el cual se reglamenta el Artculo 45 de la Ley 99 de 1993, expedida por el Ministerio del Medio Ambiente. Decreto 948 de 1995. Reglamento de proteccin y Control de la Calidad del Aire. Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin y sus decretos reglamentarios. Acuerdo 19 de 1996. Mediante el cual se dicta el Estatuto General de Proteccin Ambiental del Distrito Capital (SIAC). Decreto Distrital 714 de 1996. Estatuto orgnico de Presupuesto de Bogot. Decreto Distrital 357 de 1997 por medio del cual se regula el manejo, transporte y disposicin final de los escombros y materiales de construccin. Ley 400 de 1997 y Decreto 33 de 1998. Normas Colombianas de Diseo y Construccin Sismo Resistente. Acuerdo 02 de 1999. Por el cual se crea el sistema de informacin de la Malla Vial de Santa Fe de Bogot. Resolucin 991 de julio 25 de 2001 expedida por el DAMA, por la cual se reglamenta la Gua de Manejo Ambiental para el Desarrollo de Proyectos de Infraestructura en el Distrito Capital. Decreto 2170 de 2002. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1999 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Nota de vigencia: Derogado por el Decreto 066 de 2008 artculo 83, que dej vigentes los siguientes artculos 6 , 9, y 24. Decreto 1703 de 2002. Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliacin y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Ley 734 de 2002. Cdigo nico Disciplinario. Ley 769 de 2002. Por la cual se expide el Cdigo Nacional de Transito y se dictan otras disposiciones.

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Ley 789 de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la proteccin social y se modifican algunos artculos del Cdigo Sustantivo de Trabajo. Ley 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasin del Sistema de Seguridad Social. Resolucin 2934 del 9 de abril de 2003 del Instituto de Desarrollo Urbano, por la cual se adopta el Reglamento Tcnico para el sector Vial Urbano de Bogot D.C. Decreto 1220 de 2005 mediante el cual se reglamenta el ttulo VIII de la Ley 99 de 1993, sobre la Licencia Ambiental. Acuerdo 257 de 2006 del concejo de Bogot, por el cual se transforma la Secretaria de Obras Pblicas en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial (UAERMV). Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. Resolucin 178 del 28 de mayo de 2008 Por la cual se adopta el Manual de Contratacin de la UAERMV. Decreto 2474 de 2008 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de seleccin, publicidad y seleccin objetiva y se dictan otras disposiciones. Circular 050 de 2007 de la Secretara General, radicacin Alcalda Mayor, No. 22007-58082. Tema: Prevencin del Dao Antijurdico en la Contratacin y Fortalecimiento de la Gestin Contractual.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Especificaciones Tcnicas Generales de Materiales y Procesos Constructivos para proyectos de infraestructura vial y de espacio pblico, Especificaciones IDU-ET- 2005 Especificaciones generales de construccin de carreteras del INSTITUTO NACIONAL DE VIAS (INVIAS). Manual para el Manejo de Trnsito por obras civiles en zonas urbanas. Manual interno de la Secretara de Trnsito y Transporte. Manual de Sealizacin Vial del Ministerio de Transporte Manual de seguimiento ambiental del IDU Manual de inventario y diagnstico de la malla vial y espacio pblico del IDU Manual de Identidad visual en obra Gua de manejo Ambiental para Proyectos Urbanos Gua de lineamientos ambientales para el diseo de proyectos de infraestructuraPgina 8 de 64


Gua para la presentacin de resultados de ensayos de materiales empleados en obra Manual de normas tributarias para la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y el documento de requisitos y trmites financieros. Como hacer interventora. Veedura Distrital. Todas las dems normas que sean concordantes.

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3. FUNCIONES DE LOS INTERVENTORESLos interventores de los contratos suscritos por la entidad, cumplirn con las siguientes funciones generales: 1. Supervisar, controlar y coordinar la ejecucin de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones tcnicas (calidad y cantidad), programa de ejecucin fsica y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) as como de las exigencias tcnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultora, prestacin de servicios, suministro, convenios, etc.) 2. Conocer el pliego de condiciones, los documentos que los modifican y aclaran, la propuesta y el contrato detalladamente, as como las normas internas de la entidad y la normatividad vigente sobre el tema a intervenir. 3. Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista. 4. Mantener debidamente organizado un archivo con toda la informacin utilizada y elaborada durante la ejecucin del contrato objeto de la Interventora, como correspondencia o correos electrnicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y dems documentos necesarios para el control fsico y financiero del contrato, relacionando en general toda la informacin que se refiera al desarrollo del mismo. Este archivo ser cuidadosamente conservado y actualizado por el interventor, quien a la terminacin del contrato o cuando la entidad lo requiera, lo entregar debidamente foliado y organizado cronolgicamente, con el fin de que sea anexado a la carpeta del contrato que reposa en el archivo de la Oficina Asesora Jurdica. 5. Remitir copia de las actas de inicio, suspensin, terminacin y/o liquidacin una vez suscritas y requerimientos hechos al contratista durante la ejecucin del contrato, a la oficina Asesora Jurdica. 6. Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecucin del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, as como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas ticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deber estar debidamente motivada. 7. Comprobar dentro del control de ejecucin del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista. 8. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carcter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

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9. Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato. 10. Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del trmino legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (art. 25 numeral 16 Ley 80/93). 11. Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato. 12. Velar por la remisin de los documentos de Interventora, al archivo de la Oficina Asesora Jurdica, donde reposa la carpeta del contrato, una vez liquidado o terminado, cuando no proceda la liquidacin, a fin de que reposen en un solo sitio y una sola carpeta, todos los soportes de la etapa precontractual, contractual y ejecucin contractual. 13. Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo. 14. Dar trmite a las solicitudes de adicin, prorroga, suspensin o modificacin de los contratos soportadas en razones que ameriten la peticin, teniendo en cuenta que en ningn caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes. 15. Presentar informe sobre situaciones que alteren en contra de la entidad el equilibrio econmico o financiero del contrato. 16. Adelantar revisiones peridicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas. Las revisiones peridicas a que se refiere el presente numeral debern llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el trmino de vigencia de las garantas. 17. Informar al coordinador cuando quiera que en desarrollo o con ocasin del contrato se presenten daos que puedan causar perjuicios a la entidad a efecto de que se realicen los trmites inherentes al adelantamiento de las acciones conducentes a obtener su indemnizacin. 18. Verificar que durante el desarrollo y ejecucin del contrato se mantengan las condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento en que el contratista present su propuesta. Con tal fin propondr la utilizacin de los mecanismos pactados de ajuste y revisin de precios, o los procedimientos de revisin y correccin, o resolucin de conflictos, segn el caso. 19. Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentar informes sobre la necesidad de correccin de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rpida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse. 20. Ejercer las dems labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

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Los interventores de los contratos suscritos por la Entidad, cumplirn con las siguientes funciones especficas: 1. Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeacin de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentacin para aprobacin si fuere el caso. 2. Verificar que existan las licencias y permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciacin del desarrollo del contrato. 3. Verificar para la suscripcin del acta de iniciacin del contrato, que las garantas constituidas y aprobadas cumplan a la fecha de iniciacin con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificacin, cuando haya lugar a ello. 4. Suscribir con el contratista el acta de iniciacin del contrato dentro de la oportunidad prevista en los pliegos de condiciones o pactada en el contrato, o a ms tardar dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la comunicacin de designacin. 5. Expedir el requerimiento de entrega de bienes. 6. Remitir a la Oficina Asesora Jurdica, a ms tardar dentro del da hbil siguiente a su suscripcin, el original del acta de iniciacin del contrato. Son tambin funciones del interventor durante la ejecucin del contrato las siguientes: 1. Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones tcnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y dems documentos contractuales. 2. Exigir al contratista la correccin de las obras, servicios o reposicin de elementos que no cumplan con lo requerido. 3. Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones al contrato que sean pertinentes (justificacin). 4. Controlar e informar peridicamente a la entidad sobre el avance del contrato con base en el plazo del mismo, as como proponer las acciones y los ajustes peridicos que sean necesarios para dar cumplimiento al contrato. 5. Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones tcnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecucin del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes. 6. Controlar e inspeccionar constantemente la calidad del objeto contratado, los equipos, materiales, bienes o insumos y requerir al contratista para que efecte los ajustes pertinentes conforme a las condiciones pactadas. 7. Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretacin de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que stos puedan contener. 8. Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseos y especificaciones tcnicas acordadas en el respectivo contrato. 9. Revisar y aprobar los programas de: Ejecucin, manejo de anticipo, inversin, personal, equipos, etc; cuando aplique contractualmente.

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10. Solicitar al contratista la modificacin de las garantas cuando as se requiera, velando por que stas se mantengan conforme a las condiciones exigidas en el contrato. 11. Requerir al contratista para que d cumplimiento a las obligaciones que no est ejecutando de conformidad con lo previsto en el contrato. 12. Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad. 13. Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la correcta ejecucin y desarrollo del contrato, tales como: Actas de iniciacin del contrato, de reuniones de la interventora, cuando sea del caso, de terminacin del contrato. (Suscrita igualmente por el ordenador del gasto), de liquidacin, de suspensin del contrato cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el mismo. (Suscrita igualmente por el ordenador del gasto) y las dems actas que se establezcan y se requieran para el adecuado desarrollo del contrato. 14. Informar por escrito al coordinador correspondiente, sobre las dificultades que se presenten durante la ejecucin del contrato y asistir tcnicamente a la entidad contratante en asuntos relacionados con el mismo. 15. Enviar a la respectiva compaa aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato. 16. Programar y coordinar reuniones para analizar el avance del contrato. 17. Resolver toda consulta que haga el contratista, o darle el trmite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atencin de la misma. 18. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecucin aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido. 19. Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos especficos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc). 20. Verificar para efectos de certificacin de pago, que el contratista est cumpliendo con las obligaciones de afiliacin y pagos al Sistema de Seguridad Social Integral, Administradora de Riesgos Profesionales ARP y aportes parafiscales, segn el caso, e informar a la Oficina Asesora Jurdica, cuando el contratista persista en el incumplimiento de estas obligaciones. 21. Solicitar a la Oficina Asesora Jurdica, con copia dirigida al ordenador del gasto, el estudio sobre la aplicacin de sanciones, para lo cual deber preparar un informe detallado de los incumplimientos, los requerimientos efectuados y las respuestas, de tal manera que se garantice el debido proceso y el derecho de defensa del contratista, la cual se estipula en el Manual de Contratacin de la entidad. 22. Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecucin del contrato.

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23. Segn la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesin de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad. 24. Proyectar para firma del ordenador del gasto, dentro de los trminos y plazos legalmente establecidos, la respuesta a sugerencias, consultas, requerimientos o peticiones del contratista, de los ciudadanos, de las Veeduras Ciudadanas, de los Organismos de Control, Fiscalizacin y de Control Disciplinario con los soportes correspondientes. 25. Solicitar la asesora que requiera de las respectivas dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, para el efectivo cumplimiento de los trminos y plazos sealados en el contrato. 26. Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecucin del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir al coordinador, la documentacin determinada en el contrato para el respectivo trmite de pago. Para la finalizacin y liquidacin del contrato el interventor debe preparar el informe final sobre la ejecucin del contrato, para lo cual deber: 1. Solicitar certificacin a la Subdireccin de Gestin Corporativa de los pagos efectuados al contratista. 2. Revisar y aprobar los documentos financieros y contables que sean necesarios para la liquidacin final del contrato. 3. Exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, a la fecha de suscripcin del acta de inicio o de la terminacin del contrato de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisin de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la pliza de responsabilidad civil y de los dems amparos y garantas que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista. 4. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relacin entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. 5. Dejar constancia del valor que la entidad retendr por concepto a las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidacin, en el evento que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud. 6. Elaborar el acta de liquidacin del contrato, para efectos de que la entidad pueda cumplir con esta actividad dentro de los plazos legales y adjuntar los soportes correspondientes.

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7. Requerir al contratista para efectuar la liquidacin bilateral y dejar constancia de ello. 8. Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidacin respectiva, dentro del trmino fijado en el mismo o, en su defecto, a ms tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalizacin. 9. Informar a la Oficina Asesora Jurdica, a ms tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente dentro del trmino fijado para la liquidacin bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidacin unilateral, anexando para el efecto el Informe de balance final del contrato y los dems soportes requeridos para la liquidacin correspondiente. 10. Si se vence el plazo para hacer la liquidacin en forma unilateral, y el interventor no present el informe antes referido a la Oficina Asesora Jurdica, deber solicitar inmediatamente a la citada dependencia, que adelante los trmites para elevar la solicitud de liquidacin por va judicial. Con tal fin, debe anexar todos los soportes requeridos para la liquidacin. NOTA: La ausencia de realizacin y suscripcin del acta de Liquidacin del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el sealado en la Ley, genera acciones disciplinarias y las dems acciones legales pertinentes. 11. Remitir a la Oficina Asesora Jurdica, una vez finalizado el contrato de interventora, toda la documentacin relacionada con el ejercicio de la misma. Son tambin funciones del interventor las dems descritas en ste Manual y las que se deduzcan de los procedimientos a seguir en cada caso. Los interventores de los contratos suscritos por la Entidad, no podrn: 1. Ordenar cambios de especificaciones tcnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobacin del ordenador del gasto. 2. Recibir a satisfaccin, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales. 3. Demorar la proyeccin o suscripcin oportuna de las actas de iniciacin, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, as como la de liquidacin, y dems documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo. 4. Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

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4. MANEJO DEL ANTICIPOEl anticipo son recursos pblicos entregados por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el cronograma de inversin del anticipo y el Plan de inversin del anticipo (Formato N F-322-005) aprobados por la Interventora. El anticipo corresponde a un porcentaje (%) del valor total del contrato, que no puede exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor de ste, el cual ser amortizado, descontando el mismo porcentaje de cada acta de pago parcial que se presente y ser aproximado al entero ms cercano, de acuerdo a lo estipulado en el Rgimen de Contabilidad Pblica segn la Resolucin N 222 del 5 de julio de 2006. Los rendimientos financieros que se produzcan, debern ser consignados en la cuenta que indique la UAERMV, una vez se termine de amortizar el anticipo. El contratista deber abrir una cuenta bancaria conjunta a nombre del contrato suscrito, entre el Contratista y la UAERMV quien para estos efectos estar representada por el Interventor, quien vigilar el buen manejo y correcta inversin del anticipo. El contratista deber justificar los giros y movimientos que se realicen en la cuenta y suministrarles al interventor y al coordinador toda la informacin que le requieran. El contratista debe constituir a favor de la UAERMV y a satisfaccin del mismo, de conformidad con lo establecido en las normas legales que rigen la materia, una Garanta nica, que incluye pliza de buen manejo y correcta inversin del anticipo, cuya cuanta ser equivalente al cien por ciento (100%) del mismo y cubrir el plazo del contrato y el trmino convenido para su liquidacin. Este amparo cubre eventos en los cuales no sea devuelto el valor entregado por este concepto o cuando el contratista no amortice la totalidad de este valor entregado o haga mal uso del mismo. Para el pago del anticipo es requisito la elaboracin por parte de la interventora del Acta de pago de anticipo (Formato N F-322-004) con sus respectivos anexos, Plan de inversin del anticipo (Formato N F-322-005), y la elaboracin por parte del contratista del Formato de informacin bancaria (Formato N F-322-019), cronograma de inversin del anticipo, la cuenta de cobro, otorgamiento y la aprobacin por parte de la OAJ de la UAERMV de la pliza de buen manejo y correcta inversin del anticipo y dems garantas exigidas en el contrato; todos estos documentos debidamente diligenciados y firmados por los responsables. El anticipo ser consignado por la UAERMV en la cuenta conjunta previo cumplimiento por parte del contratista de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y suscripcin del contrato, as como de la suscripcin del Acta de Inicio del contrato de la Interventora (Formato F-322-002) y del Contratista (Formato F-322003). La UAERMV realizar el giro del anticipo dentro de los cuarenta y cinco (45) das hbiles siguientes a la fecha de radicacin de la cuenta de cobro correctamente elaborada y su giro no constituye condicin previa para la iniciacin del contrato. El

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anticipo podr invertirse nicamente de acuerdo con el Plan de Inversin aprobado del mismo, actividad que deber ser verificada detalladamente por el interventor. El informe de inversin y buen manejo del anticipo del contrato (Formato F-322-006), es el mecanismo de control de la Administracin, creado con el fin de hacer seguimiento a la utilizacin del anticipo y verificar el cumplimiento del correspondiente programa de inversin que lo identifica. Dicho informe detalla los gastos y desembolsos efectuados por el contratista as como los soportes y dems anexos que permitan determinar los fines dados al anticipo, asegurando un control en la ejecucin, cumplimiento y garanta de su correcta utilizacin y manejo. El informe de inversin y buen manejo del anticipo ser revisado, controlado y verificado por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, a travs de las Interventoras contratadas y de los coordinadores designados para cada contrato y posteriormente ser herramienta de revisin por parte de los entes fiscales para evaluar la correcta utilizacin del erario pblico. El informe como tal, constituye un elemento de control que evala el nivel de cumplimiento del contratista, en el programa de trabajo dentro de la etapa inicial y plan de inversin del anticipo. El valor constitutivo del anticipo deber ser amortizado en cada acta de recibo parcial, hasta cubrir el monto total. Se dar un cuidadoso manejo a las cuentas en torno a su revisin y aprobacin para evitar posibles fraudes y malversacin de fondos del erario pblico. Luego de agotado el valor del anticipo, el contratista rinde informe final detallando las erogaciones, desembolsos y giros efectuados a travs de la cuenta del anticipo y los rendimientos financieros generados por la misma. Se cancelar la cuenta bancaria conjunta del anticipo, anulando los cheques sobrantes, en caso que los haya, y realizando el reintegro del saldo de la cuenta s lo hay y los rendimientos financieros; posteriormente suscribir el acta de liquidacin del anticipo (Formato F-322-021) y presentar al coordinador del contrato con ste formato los siguientes documentos para que est los enve al Tesorero General para aprobacin 1. Certificado de cancelacin de la cuenta bancaria expedido por la entidad financiera. 2. Constancia de anulacin de los cheques sobrantes. 3. Constancia de cheques anulados por el contratista. 4. Original del recibo de consignacin de los dineros sobrantes y los rendimientos financieros. 5. Original de las facturas de los gastos realizados con el anticipo.

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5. INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE LA UAERMVEl interventor de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, ejercer sus funciones de acuerdo a lo establecido en ste Manual y en los pliegos de condiciones y dems documentos contractuales; como mecanismo de control y seguimiento de las actividades realizadas por el contratista, considerando que los procedimientos aqu descritos son el mnimo de las actividades a ser realizadas por parte del interventor para el cumplimiento de sus funciones, por lo cual y en complemento a lo aqu establecido, el interventor esta obligado a verificar y controlar que el contratista cumpla de manera estricta lo establecido en los pliegos de condiciones. La aplicacin de los procedimientos aqu descritos, en adicin con todos aquellos que a juicio del interventor resulten pertinentes para el cumplimiento de sus funciones, debern estar orientados al cumplimiento por parte del contratista de los resultados previstos en su respectivo contrato. El interventor deber tener en cuenta que, la nica remuneracin existente de acuerdo con el Contrato de Interventora por concepto de la ejecucin de sus funciones, ser aquella descrita en el Contrato de Interventora. Una vez legalizados los contratos de obra, suministro, consultora, alquiler, arrendamiento, prestacin de servicios e interventora, se procede a la etapa de iniciacin del contrato.

5.1 INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE CONSULTORIAEs el contrato celebrado entre la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y un Consultor, referido a los estudios y diseos necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, mitigacin del riesgo debido a fenmenos de remocin en masa, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora, los que tienen por objeto la asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.

5.1.1 INICIACIN DEL CONTRATODurante est etapa, deben ser revisados todos los documentos pertinentes al contrato, con el fin de trazar las directrices para la ejecucin del mismo y elaborar el acta de inicio una vez se haya verificado que el contratista cumple con todas las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones y en la ley para suscribir este documento. El interventor se compromete a conocer los procedimientos internos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, de carcter tcnico, administrativo, financiero, legal, social, ambiental, de salud ocupacional y de seguridad industrial.

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Orden de iniciacin del contrato de Interventora El interventor presentar las hojas de vida del personal que emplear para ejecutar el contrato al coordinador de la UAERMV para revisin y aprobacin de ste ltimo siempre y cuando cumplan con las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones en cuanto al perfil y la dedicacin para el contrato. El coordinador exigir al interventor el reemplazo de las personas cuyo perfil no cumpla con el exigido en los pliegos de condiciones. El interventor debe elaborar un programa de salud ocupacional de acuerdo a las caractersticas y requerimientos del contrato, el cual ser evaluado y aprobado por el coordinador. El coordinador verificar que el interventor este cumpliendo con todos los documentos y requisitos exigidos en los pliegos de condiciones para la suscripcin del acta de inicio de la Interventora. Para formalizar el inicio del contrato de interventora, el coordinador de la UAERMV, quien debe ser designado previamente mediante acto administrativo (Formato N F322-001), elaborar y suscribir el acta de inicio del contrato de interventora (Formato N F-322-002), especificando la fecha de iniciacin y la fecha de terminacin del contrato. Documentos Es responsabilidad del interventor solicitar, revisar y custodiar copia de los documentos e informacin necesaria para el desarrollo del contrato, as como aprobar los documentos presentados por el contratista para el inicio del mismo. Es responsabilidad del Coordinador entregar a la Interventora los documentos listados a continuacin: Pliegos de condiciones, adendos, aclaraciones, resoluciones de adjudicacin de interventora y del consultor. Copia del contrato del consultor y de la interventora. Plizas de garanta. Manual de Interventora y dems documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y la normatividad en general. Propuesta ganadora del consultor. Estudios, planos, licencias y aprobaciones correspondientes al proyecto. Especificaciones generales y particulares del contrato al cual se le esta realizando la interventora, as como los documentos de referencia. Adicional a estos documentos, deben estar en poder de la interventora el PIPMA presentado por el consultor, los APUs del contrato, el domicilio contractual del consultor para el envo de comunicaciones y dems documentos exigidos en los pliegos de condiciones del consultor y de la interventora y necesarios para el correcto desarrollo del contrato.Pgina 19 de 64


El interventor revisar y estudiar los documentos e informacin suministrada por el coordinador y solicitar a ste las aclaraciones que requiera, con el fin de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto. El consultor entregar a la interventora y al coordinador, las hojas de vida del personal propuesto para la ejecucin del contrato, con el fin de que sea verificado el cumplimiento de lo exigido en los pliegos de condiciones en cuanto al perfil y al tiempo de dedicacin. El Interventor y el Coordinador verificarn y aprobarn el recurso humano propuesto por el consultor o solicitarn su reemplazo en caso que ste no cumpla con los requerimientos establecidos en los pliegos de condiciones. El interventor entregar al consultor la informacin necesaria para la correcta ejecucin del contrato, la cual debe ser estudiada y revisada por el contratista, con el propsito de verificar que se estn cumpliendo las normas y especificaciones que rigen la materia y que se requieren para el correcto desarrollo del proyecto. El consultor solicitar al interventor las aclaraciones del caso. El coordinador verificar la remisin por parte de la Oficina Asesora Jurdica (OAJ) de los documentos de la legalizacin del contrato, tales como las plizas, impuestos, publicacin, entre otros y enviar a la OAJ todos los originales de las actas y documentos que se firmen con la interventora y con el consultor durante la ejecucin de estos contratos, en un plazo no mayor a ocho (8) das hbiles. Orden de iniciacin del contrato de Consultora. Es requisito para la suscripcin del acta de inicio del contrato de consultora la aprobacin por parte del interventor y del coordinador, del personal que laborar en el desarrollo del contrato. Previo al inicio del contrato de consultora el interventor debe revisar y aprobar el cumplimiento por parte del consultor de todos los requerimientos exigidos en los pliegos de condiciones, as como del equipo mnimo; el personal tcnico, ambiental, social y administrativo, los requisitos generales ambientales y sociales. Para la suscripcin de la orden de iniciacin del contrato de consultora, la interventora convocar a la Reunin de Iniciacin, a la cual asistirn el director de interventora, el director del contratista, el coordinador de la UAERMV y dems funcionarios que se considere conveniente; de sta reunin la Interventora levantar un acta. En el acta de inicio del contrato de consultora se especifica la fecha de iniciacin, la fecha de terminacin del contrato y dems caractersticas del mismo, (Formato F-322003), sta acta ser elaborada por la Interventora y revisada por el Coordinador del contrato. El coordinador supervisar que el acta de inicio del contrato de Consultora se firme con posterioridad o al mismo tiempo que el acta de inicio del contrato de Interventora,

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e informar a la OAJ en caso de que esto no se cumpla para que en esta oficina se tomen las acciones correspondientes. El coordinador enviar con memorando a la OAJ el original de las actas de inicio de los contratos. Visita de inspeccin El coordinador programar e invitar a los directores y especialistas de interventora y de consultora, as como a los funcionarios que se requieran, a una visita de inspeccin para conocer el sitio donde se ejecutar el proyecto, verificar las condiciones de la zona y detectar posibles ajustes al contrato de Consultora. La interventora realizar un informe para la UAERMV como resultado de sta visita, el cual debe entregar en los siguientes cinco (5) das hbiles. Reuniones semanales El interventor organizar y llevar a cabo una reunin semanal con el consultor, con el propsito de efectuar seguimiento a la ejecucin administrativa, financiera, ambiental, social y de la programacin y solucionar los problemas encontrados. Se contar con la presencia del Coordinador del contrato y dems funcionarios de la UAERMV que se considere conveniente. De esta reunin el interventor levantar un Acta (Formato F322-012), de la cual debe anexar copia debidamente firmada en los informes mensuales presentados a la UAERMV. Gestin tcnica El consultor recopilar y analizar la informacin correspondiente a las redes existentes y proyectadas de la zona donde se desarrollar el proyecto, el trnsito, la sealizacin, la semaforizacin, el urbanismo y la vialidad que pueda requerirse para cumplir con el objeto del proyecto, as mismo solicitar la informacin que requiera a las ESP, a la SM y a las entidades correspondientes. El consultor realizar una inspeccin detallada de las redes de servicios pblicos existentes en la zona afectada por el proyecto de acuerdo con lo establecido en el alcance del proyecto y dems documentos contractuales. Estas actividades sern verificadas por la interventora, quien adems colaborar en el desarrollo de las mismas. El coordinador supervisar y apoyar a travs de la interventora la recopilacin de toda la informacin requerida por el consultor.

5.1.2 ETAPA DE EJECUCINReuniones semanales El interventor organizar y llevar a cabo semanalmente un comit de seguimiento con el contratista, con el propsito de efectuar seguimiento al desarrollo tcnico, administrativo, financiero, ambiental, social y de la programacin de las entregasPgina 21 de 64


producto de la consultora, as como a la solucin de los problemas que se presenten. A este comit deben asistir el director y los residentes del contratista, as como el director y los residentes de la interventora. De estas reuniones el interventor levantar un acta (Formato F-322-012), de la cual debe anexar copia debidamente firmada en los informes mensuales presentados a la UAERMV. El comit coordinador ser organizado por la interventora, a el asistirn el director, los residentes de la interventora y el coordinador designado por la UAERMV. El acta de estos comits la elaborar el interventor y anexar copia debidamente firmada en los informes mensuales presentados a la UAERMV, (Formato F-322-012). Este comit tiene como propsito realizar un seguimiento a la ejecucin del contrato de interventora y resolver los inconvenientes que se hayan presentado en la ejecucin de la consultora. Gestin administrativa La interventora debe conocer los pliegos de condiciones y los contratos del proyecto, para hacer cumplir los objetivos generales y especficos all trazados, as como los requisitos establecidos. Es responsabilidad de la interventora cumplir y hacer cumplir el perfil y la dedicacin establecida en los documentos contractuales para el personal que labore en el proyecto tanto del contratista como de la interventora. Una copia de la documentacin completa de los contratos de interventora y consultora; estar archivada en poder de la interventora; el coordinador del contrato, har llegar a la OAJ el original de las actas suscritas con la interventora y el contratista, en un trmino no mayor a ocho (8) das hbiles. El interventor debe responder oportunamente las solicitudes y peticiones del contratista. Cuando se requiera realizar modificaciones al contrato, el interventor preparar los borradores de Otros, contratos adicionales y actas, as como los soportes y dems documentos requeridos. S por causas de fuerza mayor, no imputables a la interventora ni al contratista, se llegase a necesitar la adicin, prorroga o suspensin del contrato de consultora, estas solicitudes sern realizadas por el contratista o por el coordinador de la UAERMV y deben ir acompaadas del concepto tcnico y la justificacin emitida por la interventora as como de su correspondiente acta elaborada por la interventora y debidamente firmada (Formatos F-322-013 y F-322-010). Tras una suspensin el acta de reinicio ser elaborada por la interventora una vez finalice el tiempo de la suspensin y radicada en la UAERMV debidamente firmada (Formato F-322-011). Las entregas o avances en los diseos objeto de la consultora se deben realizar con la frecuencia establecida en los documentos contractuales y cumpliendo las condiciones establecidas por la UAERMV, segn lo establecido en los documentos

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contractuales y en los manuales o especificaciones tcnicas vigentes que corresponda. La interventora informar oportunamente a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, cuando el contratista incurra en incumplimientos a los deberes y obligaciones a los que est comprometido contractualmente segn el procedimiento para imposicin de multas establecido en la Resolucin N 178 de 28 de mayo de 2008, artculo dcimo primero, numeral 1.7, por medio de la cual se adopta el Manual de Contratacin para la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial. La interventora entregar mensualmente a la UAERMV, un informe donde se resumen las actividades desarrolladas en el periodo, se anexan todas las actas a que haya lugar incluyendo copia de las actas de los comits semanales realizadas con el contratista. Este informe debe cumplir con lo establecido en el captulo 6 de este manual. Gestin tcnica El interventor durante toda la fase de ejecucin del contrato, corroborar el cumplimiento por parte del consultor en cuanto a los requisitos y especificaciones de diseo previamente establecidas. La interventora coordinar las reuniones peridicas de seguimiento a la ejecucin del contrato, que servirn para informar del avance y ejecucin del mismo y para tomar los correctivos necesarios a los problemas que se presenten. El acta de esta reunin ser elaborada por el interventor (Formato F-322-012). La interventora entregar una copia del acta firmada a la UAERMV. El informe mensual debe contener el original debidamente firmado de las actas de todos los comits realizados en el periodo, esta acta se debe presentar en un medio impreso. En caso de incumplimiento reiterativo por parte del consultor en alguna de las obligaciones consignadas en el contrato, la interventora informar a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, y juntos estudiarn si amerita la aplicacin de sanciones o multas; en caso afirmativo, la interventora se encargar de tramitarlas. Para los casos en que se requiera del cambio en el recurso humano presentado u otro factor aprobado para el desarrollo del proyecto, previa justificacin del cambio por parte del consultor, la interventora revisar la propuesta presentada por el contratista y entregar al coordinador los documentos con su visto bueno, para trmite y aprobacin final por parte de la UAERMV. El interventor revisar los estudios, diseos, presupuestos y especificaciones tcnicas resultantes de las consultoras y solicitar los ajustes a que haya lugar.

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Gestin financiera La interventora llevar un estricto control financiero del contrato. El consultor est en la obligacin de entregar a la interventora toda la informacin financiera solicitada para realizar este control. La interventora debe solicitar al contratista la informacin necesaria para elaborar las actas que se requieran durante la ejecucin del contrato, revisar esta informacin y tramitar las actas ante la UAERMV. La interventora revisar cuidadosamente la preacta de pago mensual elaborada por el contratista y revisar los soportes de las actas de pago mensual del contratista antes de que sean radicadas para aprobacin y pago por parte de la UAERMV. Las facturas que se radiquen para pago mensual en la UAERMV deben ir con los siguientes soportes: Copia del contrato Copia del Acta de inicio (Formatos F-322-002 y F-322-003) Copia de las plizas del contrato Formato de informacin bancaria diligenciado (Formato F-322-019) Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Copia del Certificado de Registro Presupuestal Preacta de pago mensual firmada por el consultor y la interventora. Original del Acta de recibo parcial (Formatos F-322-008 y F-322-009), debidamente firmada, con todos los soportes en original. Certificacin del revisor fiscal, s lo hay, o del representante legal donde conste que el contratista esta a paz y salvo con pago de parafiscales por los ltimos seis (6) meses. Informe de inversin y buen manejo del anticipo (Formato F-322-006) Los primeros cuatro documentos listados se deben entregar solamente para el primer pago. El contratista enviar con oficio al coordinador de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, estos documentos debidamente diligenciados y firmados. El coordinador tramitar las firmas del Subdirector de Mantenimiento Vial, del Director General y enviar con memorando estos documentos al Tesorero General, para que ste ltimo realice los trmites de pago correspondientes. Se seguir ste mismo procedimiento para el trmite de las actas de pago mensual de interventora, teniendo en cuenta que la aprobacin del informe mensual de interventora por parte del coordinador de la UAERMV, es indispensable para realizar dicho pago y por lo tanto se debe anexar el formato de aprobacin informe mensual de interventora (Formato F-322-020). En todos los casos, los documentos y el procedimiento a seguir para el pago de las facturas mensuales debe cumplir con lo establecido en el artculo 617 del estatuto tributario y en el Manual de normas tributarias para la Unidad Administrativa Especial

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de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y al documento de requisitos y trmites financieros. La interventora debe radicar a nombre del coordinador, un documento con el Plan Anual de Caja (PAC), de los contratos a los cuales le este realizando interventora, el ltimo hbil de cada mes, con los soportes correspondientes. Son tambin funciones de la interventora controlar el buen manejo e inversin del anticipo, de conformidad con las estipulaciones contractuales, en caso de que lo hubiese, autorizar los pagos contractuales previa verificacin de los requisitos para ello, comunicar por escrito a la dependencia presupuestal la liberacin de los dineros que no se utilizarn durante la vigencia fiscal correspondiente, en caso de pacto de reajustes de precios, realizar el estimativo necesario para solicitar oportunamente el reajuste presupuestal y prevenir situaciones que amenacen el equilibrio econmico del contrato e informar oportunamente de ellas a la administracin, sugiriendo soluciones. Gestin ambiental, social, de salud ocupacional y de seguridad industrial La interventora esta en la obligacin de hacerle seguimiento a la implementacin de los compromisos adquiridos por el consultor en el PIPMA, el programa de salud ocupacional y los requerimientos de la Gua de Manejo Ambiental. La interventora debe informar oportunamente los imprevistos o cambios que considere deben ser de conocimiento de la UAERMV, para el buen desarrollo y ejecucin del proyecto. El interventor debe realizar oportunamente el pago de los parafiscales y el salario de sus trabajadores, as como de las afiliaciones al sistema de seguridad social (EPS, ARP y AFP), de acuerdo a lo dispuesto en la ley. El interventor revisar y exigir al consultor estar al da en el pago de los parafiscales, el salario de sus trabajadores y las afiliaciones al sistema de seguridad social (EPS, ARP y AFP), de acuerdo a lo dispuesto en la ley. El informe mensual de interventora debe incluir un captulo donde se describan todas las actividades, novedades, avance y los acontecimientos del tema ambiental, social, de seguridad industrial y salud ocupacional. La interventora verificar la informacin consignada en las actas elaboradas por el consultor y las entregar debidamente firmadas a la UAERMV con el informe mensual de interventora. La interventora y el contratista realizarn comits socio-ambientales peridicos con el objeto de revisar el cumplimiento por parte del contratista de los requisitos establecidos en este tema y el cumplimiento del PIPMA del contratista aprobado por la interventora. La interventora elaborar el acta de estos comits y las anexar, debidamente firmadas, en el informe mensual presentado a la UAERMV.

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5.1.3 LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOSUna vez finalizada la ejecucin del objeto del contrato, se proceder a realizar la liquidacin del mismo, previo recibo final a satisfaccin por parte de la Interventora y el aval de la UAERMV, dentro de los trminos de la ley de conformidad con lo estipulado en el artculo 60 de la ley 80 de 1993, modificada por el artculo 11 de la ley 1150 de 2007. S el Contratista no se presenta para efectos de la liquidacin del contrato o las partes no llegan a ningn acuerdo, la UAERMV proceder a su liquidacin unilateral de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 61 de la citada ley, para lo cual proferir Resolucin motivada susceptible del recurso de reposicin. Es de aclarar que la Liquidacin solamente procede para aquellos contratos de ejecucin sucesiva. El acta de liquidacin debe ser remitida a OAJ para su respectivo archivo apenas se encuentre firmada por el Director General de la Unidad. Gestin tcnica Una vez finalice el plazo de ejecucin del contrato, el interventor elaborar y suscribir con el contratista el acta de recibo y aprobacin de diseos o diagnsticos del objeto del mismo (Formato F-322-023), especificando s hay detalles o quedan pendientes, esta informacin debe quedar reportada en dicha acta, al igual que el plazo para la entrega definitiva de dichos pendientes, se deben relacionar tambin las situaciones presentadas durante la ejecucin del contrato tales como adiciones, suspensiones, prorrogas y ampliaciones. S el estudio producto de la consultora no cumple con los requisitos exigidos, por causas imputables al contratista, el interventor solicitar la correccin de los diseos, una vez se haya corroborado la correccin de los estudios pendientes por parte del contratista, se proceder al recibo final, de lo contrario se tramitar ante la UAERMV el incumplimiento con el propsito de hacer efectiva la clausula penal pecuniaria establecida en el contrato, inciso 2, artculo 17, Ley 1150 de 2007. Es requisito indispensable para la liquidacin del contrato de interventora y del contratista, la aprobacin de la UAERMV del Informe Tcnico elaborado por la interventora, en el cual se describan de forma detallada las obras realizadas en cada uno de los frentes de obra intervenidos o los suministros, consultoras, arrendamiento o prestacin de servicios realizados. Gestin administrativa y financiera La interventora es responsable de la veracidad de toda la informacin entregada a la UAERMV, durante la ejecucin y la liquidacin del contrato. El coordinador es el responsable de realizar el seguimiento a la pliza de calidad del contrato. El interventor deber verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes y obligaciones laborales, de seguridad social y pago de parafiscales, durante la vigencia del contrato.

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Una vez se cumplan todas las condiciones contractuales y establecidas en este Manual, el interventor, elaborar y suscribir el acta de liquidacin del contrato de consultora (Formato F-322-028), todos los folios que hagan parte de estas actas deben ir con el visto bueno del contratista y de la interventora. El acta de liquidacin describe la informacin resumen del contrato, la cual debe incluir el estado financiero del mismo, las disponibilidades y registros presupuestales, los valores ejecutados, los valores de actas de pago mensual tramitadas, los reajustes realizados, las adiciones, el pago y liquidacin del anticipo, el valor de las garantas retenidas y dems informacin requerida por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial. El acta de liquidacin de los contratos llevar la firma del Contratista, el Interventor, el Coordinador del contrato, el Subdirector de Mantenimiento Vial, y llevar el visto bueno del Tesorero General, la Oficina Asesora Jurdica y por ltimo el visto bueno del Director General de la UAERMV. Los documentos que se deben radicar en la UAERMV para realizar el trmite de la liquidacin del contrato son los siguientes: 1. Formato de control financiero diligenciado, en original y debidamente firmado (Formato F-322-022). 2. Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 3. Copia del Certificado de Registro Presupuestal. 4. Contratos adicionales, otros, acciones legales en proceso en caso de que hubiere y todas las modificaciones al contrato. 5. Copia de las actas de iniciacin (Formato F-322-003), suspensin (Formato F322-010), reiniciacin (Formato F-322-011) y dems actas suscritas. 6. Acta de liquidacin del anticipo (Formato F-322-021) 7. Factura en original 8. Acta de recibo y aprobacin de diseos o diagnsticos (Formato F-322-023) 9. Original del Acta de Liquidacin del Contrato (Formatos F-322-028). 10. Certificacin del revisor fiscal, s lo hay, o del representante legal donde conste que el contratista esta a paz y salvo con pago de parafiscales por los ltimos seis (6) meses. 11. Copia de las garantas nicas de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual con sus certificados de modificacin. El contratista enviar con oficio al coordinador de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, estos documentos debidamente diligenciados y firmados. El coordinador tramitar las firmas de los funcionarios de la entidad y enviar con memorando estos documentos al Tesorero General, para que ste ltimo realice los trmites de pago correspondientes. En todos los casos, los documentos y el procedimiento a seguir para el pago de las facturas mensuales debe cumplir con lo establecido en el artculo 617 del estatuto tributario y en el Manual de normas tributarias para la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y al documento de requisitos y trmites financieros.Pgina 27 de 64


Liquidacin contrato de interventora La elaboracin del acta de recibo final y liquidacin del contrato de interventora (Formato F-322-026) est a cargo de la interventora y se realizar cuando venza el plazo de ejecucin del contrato, todos los folios del acta deben ir con el visto bueno del interventor y del coordinador. Para la liquidacin del contrato de interventora se requiere la aprobacin por parte del coordinador de la UAERMV del Informe Tcnico, de todos los informes mensuales y del Informe Final de interventora, los cuales deben contener todo lo establecido en el captulo 6 de este manual. El Informe Final contendr entre otros el registro fotogrfico a color, certificaciones de las cantidades recibidas por la interventora, copia del acta de liquidacin del contrato debidamente firmada, formato de control financiero (Formato F-322-022), amortizacin del anticipo y valores retenidos, disponibilidades y registros presupuestales, actas tramitadas, modificaciones contractuales, garantas, constancia de cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el sistema de seguridad social, seguridad industrial y aportes parafiscales, as como un recuento general de la ejecucin del contrato. El contratista esta en la obligacin de entregar a la Interventora la informacin requerida para la elaboracin de estos informes. El interventor deber verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes y obligaciones laborales, de seguridad social y pago de parafiscales, durante la vigencia del contrato de la interventora. La aprobacin del informe final de interventora por parte del coordinador de la UAERMV, es indispensable para realizar el pago de la liquidacin del contrato de interventora. Los documentos que el interventor debe entregar al coordinador para realizar el trmite de la liquidacin del contrato son los siguientes: 1. Formato de control financiero del contrato de interventora (Formato F-322022). 2. Documento de certificacin de diseos aprobados, emitido por la interventora. 3. Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 4. Copia del Certificado de Registro Presupuestal. 5. Contratos adicionales, otros, actas tramitadas, acciones legales en proceso en caso de que hubiere y todas las modificaciones al contrato. 6. Copia de las actas de iniciacin (Formato F-322-002), suspensin (Formato F322-010), reiniciacin (Formato F-322-011) y dems actas suscritas. 7. Acta de liquidacin del anticipo (Formato F-322-021) 8. Factura en original 9. Original del Acta de Recibo Final y Liquidacin del Contrato de Interventora (Formatos F-322-026). 10. Certificacin del revisor fiscal, s lo hay, o del representante legal donde conste que el contratista esta a paz y salvo con pago de parafiscales por los ltimos seis (6) meses.

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11. Copia de las garantas nicas de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual con sus certificados de modificacin. El coordinador tramitar las firmas de los funcionarios de la entidad y enviar con memorando estos documentos al Tesorero General, para que ste ltimo realice los trmites de pago correspondientes.

5.2 INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE OBRAEl contrato de obra o construccin, es aquel celebrado entre la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y un Contratista para el diagnstico, la rehabilitacin y el mantenimiento de la malla vial local de la ciudad de Bogot D.C., o cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.

5.2.1 INICIACIN DEL CONTRATODurante est etapa, deben ser revisados todos los documentos pertinentes al contrato, con el fin de trazar las directrices para la ejecucin del mismo y elaborar el acta de inicio una vez se haya verificado que el contratista cumple con todas las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones y en la ley para suscribir este documento. El interventor se compromete a conocer los procedimientos internos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, de carcter tcnico, administrativo, financiero, legal, social, ambiental, de salud ocupacional y de seguridad industrial. Orden de iniciacin del contrato de interventora El interventor presentar las hojas de vida del personal que emplear para ejecutar el contrato al coordinador de la UAERMV para revisin y aprobacin de ste ltimo siempre y cuando cumplan con las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones en cuanto al perfil y la dedicacin para el contrato. El coordinador exigir al interventor el reemplazo de las personas cuyo perfil no cumpla con el exigido en los pliegos de condiciones. El interventor debe elaborar un programa de salud ocupacional de acuerdo a las caractersticas y requerimientos del contrato, el cual ser evaluado y aprobado por el coordinador. El coordinador verificar que el interventor este cumpliendo con todos los documentos y requisitos exigidos en los pliegos de condiciones para la suscripcin del acta de inicio de la Interventora. Para formalizar el inicio del contrato de interventora, el coordinador de la UAERMV, quien debe ser designado previamente mediante acto administrativo (Formato N F-

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322-001), elaborar y suscribir el acta de inicio del contrato de interventora (Formato N F-322-002), especificando la fecha de iniciacin y la fecha de terminacin del contrato. Documentos Es responsabilidad del interventor solicitar, revisar y custodiar copia los documentos e informacin necesaria para el desarrollo del contrato, as como aprobar los documentos presentados por el contratista para el inicio del mismo. Es responsabilidad del Coordinador entregar a la Interventora los documentos listados a continuacin: Pliegos de condiciones, adendos, aclaraciones, resoluciones de adjudicacin de interventora y del contratista. Copia del contrato del contratista y de la interventora. Plizas de garanta. Manual de Interventora y dems documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial y la normatividad en general. Propuesta ganadora del contratista. Estudios, planos, licencias y aprobaciones correspondientes al proyecto. Especificaciones generales y particulares del contrato al cual se le esta realizando la interventora, as como los documentos de referencia. Estudios, diseos y diagnsticos correspondientes al proyecto, en caso que los haya. Adicional a estos documentos, deben estar en poder de la interventora el PIPMA presentado por el contratista, los APUs del contrato, el domicilio contractual del contratista para el envo de comunicaciones, el Plan de Manejo de Trfico, el cronograma de obra, el programa de inversin del anticipo y dems documentos exigidos en los pliegos de condiciones del contratista y de la interventora y necesarios para el correcto desarrollo del contrato. El interventor revisar y estudiar los documentos e informacin suministrada por el coordinador y solicitar a ste las aclaraciones que requiera, con el fin de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto. El contratista entregar a la interventora y al coordinador, las hojas de vida del personal propuesto para la ejecucin del contrato, con el fin de que sea verificado el cumplimiento de lo exigido en los pliegos de condiciones en cuanto al perfil y al tiempo de dedicacin. Previo al inicio del contrato de obra, el interventor y el coordinador verificarn y aprobarn el recurso humano propuesto por el contratista y solicitarn su reemplazo en caso que ste no cumpla con los requerimientos establecidos en los pliegos de condiciones. As mismo revisarn y aprobarn todos los requerimientos exigidos en los pliegos de condiciones, tales como el equipo mnimo, los requisitos generales ambientales y sociales, el programa de obra y el programa de inversin del anticipo.Pgina 30 de 64


El interventor entregar al contratista la informacin necesaria para la correcta ejecucin del contrato, la cual debe ser estudiada y revisada por el contratista, con el propsito de verificar que se estn cumpliendo las normas y especificaciones que rigen la materia y que se requieren para el correcto desarrollo del proyecto. El contratista solicitar al interventor las aclaraciones del caso. El coordinador verificar la remisin por parte de la Oficina Asesora Jurdica (OAJ) de los documentos de la legalizacin del contrato, tales como las plizas, impuestos, publicacin, entre otros y enviar a la OAJ todos los originales de las actas y documentos que se firmen con la interventora y con el contratista durante la ejecucin de estos contratos. Orden de iniciacin del contrato de Obra. Es requisito para la suscripcin del acta de inicio del contrato de obra la aprobacin por parte del interventor y del coordinador, del personal que laborar en el desarrollo del contrato, del PIPMA presentado por el contratista, el equipo mnimo y dems requerimientos exigidos en los pliegos de condiciones. Para la suscripcin de la orden de iniciacin del contrato de obra, la interventora convocar a la Reunin de Iniciacin, a la cual asistirn el director de interventora, el director del contratista, el coordinador de la UAERMV y dems funcionarios que se considere conveniente; de sta reunin la Interventora levantar un acta. En el acta de inicio del contrato de obra se especifica la fecha de iniciacin, la fecha de terminacin del contrato y dems caractersticas del mismo, (Formato F-322-003), sta acta ser diligenciada por la Interventora y revisada por el Coordinador del contrato. El coordinador supervisar que el acta de inicio del contrato de obra se firme con posterioridad o al mismo tiempo que el acta de inicio del contrato de Interventora, e informar a la OAJ en caso de que esto no se cumpla para que en esta oficina se tomen las acciones correspondientes. El coordinador enviar con memorando a la OAJ el original de las actas de inicio de los contratos debidamente firmadas. Instalaciones El contratista y el interventor instalarn su campamento en un sitio cercano a las obras previstas, el campamento debe contar con servicios pblicos, equipos, personal y dems condiciones necesarias para el buen desarrollo del proyecto. Dicho campamento debe permanecer durante el tiempo de duracin del contrato, cumpliendo con las caractersticas que al respecto se hayan exigido. La interventora y el coordinador verificarn y exigirn el cumplimiento de las caractersticas propuestas por parte del contratista y la interventora respectivamente. Visita de inspeccin

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El coordinador programar e invitar a los directores y especialistas de interventora y del contratista, as como a los funcionarios que se requieran, a una visita de inspeccin para conocer la zona a intervenir durante la ejecucin del proyecto, verificar las condiciones de la zona y detectar posibles ajustes al contrato de obra. La interventora realizar un informe para la UAERMV como resultado de sta visita, el cual debe entregar en los siguientes cinco (5) das hbiles.

5.2.2 EJECUCIN DEL CONTRATO DE OBRAReunin con el contratista La interventora organizar una reunin con el contratista y dems personas que considere conveniente para analizar la programacin de obra y dems aspectos relevantes para la ejecucin del contrato. El interventor realizar una visita conjunta con el contratista a los sitios que sern intervenidos en el desarrollo del contrato, previo al inicio de las actividades correspondientes, con el fin de avalar el resultado de los diagnsticos realizados por el contratista. La interventora realizar un informe para la UAERMV como resultado de sta visita. Reuniones semanales El interventor organizar y llevar a cabo semanalmente un comit de seguimiento con el contratista, con el propsito de efectuar seguimiento al desarrollo tcnico, administrativo, financiero, ambiental, social y de la programacin de las obras ejecutadas y por ejecutar, as como a la solucin de los problemas que se presenten. A este comit deben asistir el director y los residentes del contratista y el director y los residentes de la interventora. De estas reuniones el interventor levantar un acta (Formato F-322-012), de la cual debe anexar copia debidamente firmada en los informes mensuales presentados a la UAERMV. El comit coordinador ser organizado por la interventora, a el asistirn el director, los residentes de la interventora y el coordinador designado por la UAERMV. El acta de estos comits la elaborar el interventor y anexar copia debidamente firmada en los informes mensuales presentados a la UAERMV, (Formato F-322-012). Este comit tiene com

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Manual de Interventoria UAERMV