Enfoques de la Administración

En la Administración, como en la política o la poesía han existido diferentes corrientes o enfoques, por esto se conocen varias concepciones acerca de la forma mas acertada en que se debe administrar una organización

La historia de estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 años A.C. Seria Confucio quien sentara las bases de la administración China. Después de los chinos, vinieron los egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio.

Mas Adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la minería y el comercio además de la guerra, lo cual lo lleva a la prosperidad durante varios siglos, el espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que se lograra, a la par de las guerras y las conquistas, la organización de las instituciones de manera satisfactoria. Estas Primeras experiencias de sistemas administrativos, constituyen lo que podríamos llamar prehistoria del pensamiento administrativo.

En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo. El señor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba los impuestos y acuñaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la aparición del descentralismo ya que existían las monarquías que gobernaban los territorios, pero eran los señores feudales los que constituían pequeños "estados" y mantenían las monarquías. También en esta época, floreció y se consolidó la Iglesia Católica. El estudio de su organización ha de interesar a quien se inicia en las disciplinas administrativas, para conocer la importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para la consecución de un objetivo.

Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre ellas, la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración no muy ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir del Siglo XIX) se tienen varias escuelas, la de administración científica, la del comportamiento, la de sistemas, etc. Pero sin duda, los grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son Frederick Taylor y Henry Fayol, padres de la administración como ciencia.

La administración actual es producto de la evolución de conceptos y puntos de vista así como de la experiencia obtenida a lo largo de muchas décadas.

En el último siglo, los teóricos han ofrecido numerosas respuestas a la misma incógnita administrativa básica: cual es la mejor manera de administrar una organización.

Si bien es cierto que no hay un consenso respecto de la cantidad de enfoques distintos que buscan responder esta pregunta, en este documento se considerarán cuatro grandes grupos de escuelas de pensamiento, que se describen a continuación:

La Escuela ClásicaLa administración CientíficaTeoría Administrativa clásicaEscuela del estudio de conductas

HumanasEl Efecto de HawthormeLa Teoría MotivacionalLa Teoría X e YEscuela de los sistemasEscuela de contingencias

Se encuentran en las consecuencias generadas por la Revolución Industrial, y se resumen en dos hechos genéricos:

1. Crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, lo que produjo una creciente complejidad.

2. Necesidad de aumentar la eficiencia y capacidad de las organizaciones y hacer frente a la competencia que aumentaba entre las empresas.

Se inicia así la división del trabajo entre quienes piensan y quienes ejecutan las labores.

Se fijan los primeros estándares de producción

Se describen cargosSe fijan funcionesSe estudian métodos de administración y

normas de trabajo.

La Escuela Clásica Es la más antigua y probablemente la más

ampliamente aceptada. Surge a fines del siglo XIX y principios del siglo XX; cuando los ingenieros trataron de lograr que las organizaciones funcionaran como máquinas bien aceitadas. Esta corriente de pensamiento se divide

en dos grandes ramas, las que explican a continuación:

La Administración Científica:Sistema tradicional de gestión centrado en las relaciones trabajador – máquina en las plantas manufactureras.

Sus principales exponentes son: - Frederick W. Taylor (1856–1915). Conocido como

el padre de la administración científica, su principal interés fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y salarios más altos a los trabajadores, mediante la aplicación del método científico.

Henry L. Gantt (1861–1919). Instó a la selección científica de los trabajadores y a la “armónica cooperación” entre trabajadores y administradores. Creó la carta Gantt, que fue el primer instrumento de programación de tareas, utilizado hasta hoy.

1. Principio de planeación: sustituir la improvisación por métodos basados en el procedimiento científico.

2. Principio de preparación: seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo a sus aptitudes, prepararlos y entrenarlos para producir más y mejor.

3. Principio de ejecución: distribuir diferencialmente las atribuciones y responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

4. Principio de control: controlar el trabajo para cerciorarse de que está ejecutándose acorde a las normas establecidas y planes previstos.

Teoría Administrativa Clásica: destaca el rol de los administradores en una jerarquía estricta y se centra en un desempeño laboral eficiente y firme.

Sus principales exponentes fueron:

- Henri Fayol (1841–1925). Conocido como el padre de la teoría administrativa moderna”, dividió las actividades industriales en seis grupos: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas. Advirtió la necesidad de una enseñanza formal de la administración. Formuló el proceso administrativo y 14 principios de la administración, como los referidos a la autoridad y responsabilidad, la unidad de mando, la cadena escalar (jerarquía y el espíritu de cuerpo).

- Max Weber (1864–1920). Desarrolló la “Teoría de la Burocracia”, que plantea un sistema de gestión tradicional basado en reglas, en una jerarquía establecida, en una clara división del trabajo y en procedimientos empresariales, enfocado hacia la estructura organizacional general.

1. División del trabajo: especialización de las tareas y de las personas para aumentar su eficiencia.

2. Autoridad y responsabilidad: derecho a dar órdenes y esperar obediencia, responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad (deben estar en equilibrio)

3. Disciplina: obediencia y respeto a las normas establecidas.

4. Unidad de mando: cada empleado recibe órdenes de un solo superior (autoridad única)

5. Unidad de dirección: establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de trabajo

6. Subordinación de los intereses individuales a los generales.

7. Remuneración del personal: debe haber una satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización, en términos de retribución

8. Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula de la jerarquía de la organización

9. Jerarquía o cadena escalar: línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo (principio de mando)

10. Orden: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar.

11. Equidad: amabilidad y justicia para conseguir lealtad del personal

12. Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia en la organización

13. Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito

14. Espíritu de equipo: la armonía y unión de las personas son grandes fortalezas para una organización.

Este punto de vista de la administración se ocupa de un trato más eficaz de los aspectos humanos de las organizaciones. Analiza la manera en que los administradores hacen lo que hacen, el modo en que dirigen a sus subordinados y se comunican con ellos, y las causas del por qué deben cambiar sus supuestos acerca de las personas si desean dirigir a equipos y organizaciones de alto desempeño.

Esta escuela puede analizarse bajo el prisma de tres teorías:

El Efecto de Hawthorne, de Elton Mayo (1880-1949), donde se plantea que los trabajadores aumentan su productividad como resultado de recibir atención especial, independientemente de que sus condiciones de trabajo sean o no modificadas.

Teoría Motivacional, de Abraham Maslow (1908-1970) donde propone la existencia de una escala de necesidades que tienden a manifestarse y por lo tanto, a satisfacerse de acuerdo a un cierto orden en cinco niveles: fisiológicas, de seguridad, sociales, autoestima y autorrealización.

c) La Teoría X e Y, de Douglas McGregor (1906-1964), en donde se plantea que los administradores se pueden encontrar en dos extremos. En X se supone que los trabajadores son perezosos e irresponsables y que necesitan supervisión constante y motivación externa para alcanzar las metas organizacionales. En Y, se piensa que los trabajadores desean trabajar y que pueden dirigir y controlarse a sí mismos. McGregor defiende una perspectiva de la teoría Y, y sugiere que los administradores que fomentan la participación y le dan una oportunidad al reto individual y a la iniciativa alcanzan un desempeño superior.

Son 4 las causas principales del surgimiento de esta teoría.

1. Necesidad de humanizar y democratizar la administración, liberándola de conceptos rígidos y mecanicistas de la teoría clásica.

2. El desarrollo de las llamadas ciencias humanas, psicología y sociología.

3. Las ideas de la filosofía pragmática.4. Las conclusiones del efecto Hawthorne

(1927 – 1932)

Este experimento realizado por Elton Mayo, plantea que los trabajadores aumentan su productividad como resultado de recibir atención especial, independiente de que sus condiciones de trabajo sean o no alteradas

Conclusiones del experimento:El nivel producción depende de la integración

socialEl comportamiento social de los trabajadores (el

comportamiento del individuo se apoya por completo en el comportamiento del grupo

Las recompensas y sanciones sociales inciden de manera decisiva en la motivación del trabajador.

Los grupos informales, que constituyen la parte humana de la empresa, muchas veces está en contraposición a la organización formal establecida por la dirección .

Las relaciones humanas (las personas interactúan influyéndose mutuamente al interior de la organización)

La importancia del contenido del cargo incide en la moral del trabajador.

Énfasis en los aspectos emocionales.

Propone la existencia de una escala de necesidades que tienden a manifestarse y a satisfacerse de acuerdo a un cierto orden en cinco niveles: fisiológicas, de seguridad, sociales, autoestima y autorrealización.

Esta teoría se basa en tres postulados:Puesto que los seres humanos son animales

deseosos, se determina la conducta por las necesidades no satisfechas.

Las necesidades humanas se agrupan según importancia.

Les necesidades superiores difieren de las inferiores en que las primeras nunca se satisfacen completamente.

autorrealización

autoestima

sociales

seguridad

fisiológicas

Necesidades

Secundarias

Necesidades

primarias

Plantea que los administradores tinen dos tipos de filosofía básica sobre el comportamiento humano, que se traduce en las actitudes que ellos asumen hacia sus empleados. Lo definió como teoría X e Y.

En la teoría X se supone que los trabajadores son perezosos e irresponsables, y que necesitan supervisión constante y motivación externa por parte de la gerencia para alcanzar las metas organizacionales.

En la teoría Y, se piensa que los trabajadores desean trabajar y que pueden dirigir y controlarse a si mismos, y la gerencia es responsable sólo de organizar los elementos de la empresa productora.

Mc Gregor defiende una perspectiva de la teoría Y, y sugiere que los administradores que fomentan la participación y le dan una oportunidad al reto individual y a la iniciativa alcanzan un desempeño superior.

Supuestos de la teoría X Supuestos de la teoría Y

Son perezosas e indolentes Se esfuerzan y les gusta estar ocupadas

Rehuyen el trabajo Ven el trabajo natural, como descansar

Evaden la responsabilidad Buscan y aceptan desafíos y reponsabilidad

Necesitan ser controladas Pueden automotivarse

Necesitan ser dirigidas Pueden y autodirigirse

Son ingenuas y sin iniciativa Son creativas y competentes

La escuela de estudio de conductas humanas inicia una nueva concepción de la naturaleza del hombre: el hombre social.

Esta escuela establece 4 conclusiones:1. Los trabajadores son criaturas sociales

complejas, con sentimientos, deseos y temores

2. Las personas se ven motivadas por ciertas necesidades, y se ayudan de los grupos con que interactúan para lograrlas.

3. El comportamiento del grupo se maneja mediante supervisión y buen liderazgo.

4. Las normas de grupo sirven de mecanismo regulador del comportamiento de los miembros y controlan de modo informal los niveles de producción.

Escuela de Sistemas El enfoque de sistemas en la administración se

basa en la teoría general de los sistemas. Ludwig von Bertalanffy, científico alemán, es

reconocido como el fundador de la teoría de sistemas, y la principal premisa de esta teoría es que para comprender totalmente la operación de una entidad, esta debe ser vista como un sistema.

Este enfoque define a la organización como un sistema, es decir; conjunto de fuerzas sociales coordinadas conscientemente para lograr determinados fines, y en que la coordinación y entendimiento de sus miembros es factor fundamental para el funcionamiento de la entidad, y que está en constante interacción con otros sistemas.

Es una teoría totalizante, pues no se puede entender un sistema mediante el análisis aislado de sus partes.

Por medio de esta teoría los gerentes verán la utilidad de descubrir la organización como un todo dinámico, y descubrirán que los problemas que les corresponde enfrentar no son aislados e independientes. Les muestra que un administrador es aquel que interviene en un sistema de partes y procesos interrelacionados.

El valor total del sistema depende de sus estructura completa (no de la suma de sus partes)

Hay un tamaño óptimo para cada sistemaLos sistemas tienden a buscar el

equilibrio con su medioambienteLos sistemas que no interactúan con su

ambiente tienden a ser limitadosUna interrelación circular existe entre el

sistema total y sus piezas.

Este enfoque, también denominado situacional, intenta bosquejar las condiciones o situaciones en que varios métodos administrativos tengan la mayor probabilidad de éxito.

El enfoque de contingencias en la administración hace énfasis en que lo que los gerentes hacen en la práctica, depende de una serie de circunstancias, ante una situación dada, afirmando que diversos factores (internos y externos), pueden afectar el desempeño de la organización. Por lo tanto, no existe una “única manera” de administrar y organizar, porque las circunstancias cambian.

Estos factores o variables se pueden agrupar en: a) Variables de Contingencia Generales - Socioculturales: referidas a las costumbres,

hábitos y valores de una sociedad. - Tecnológicas: no sólo máquinas, si no también

conocimientos, instrumentos, técnicas aplicados a la transformación de materias primas en productos.

Económicas: donde se consideran los recursos naturales, el capital y la política monetaria entre otros.

- Político – Legales: marco que establece las “reglas del juego” en el ámbito donde se desarrolla la organización.

b) Variables de Contingencia Específicas - Competidores: organizaciones que “compiten” por

los recursos. - Clientes: entidad que incide en la permanencia de

una organización. - Proveedores: organizaciones que entregan los

recursos necesarios para la producción de bienes. Resumiendo, este enfoque es útil por su enfoque de

diagnóstico, instando a los administradores a analizar y comprender las diferencias en las situaciones y a elegir la solución más acorde con la empresa, el proceso y los individuos involucrados en cada situación.

El Enfoque Decisión Basado en que la idea medular de la administración está en la toma de decisiones, este enfoque plantea un proceso racional de análisis, denominado Proceso para la Toma de Decisiones.

Este consiste en un conjunto de etapas que se deben seguir en forma secuencial, para asegurar la eficiencia en la toma de decisiones. El procedimiento más utilizado incluye las siguientes fases:

1.Percepción, definición y análisis del problema. 2. Búsqueda y desarrollo de posibles soluciones alternativas. 3. Evaluación de las distintas alternativas 4. Implementación de la alternativa seleccionada. 5. Evaluación de los resultados obtenidos.

El Enfoque Cuantitativo

Se fundamenta en la idea que la administración debe tratar de precisar los distintos problemas a través del uso de modelos matemáticos, que permitan conceptualizar una determinada situación y facilitar la toma de decisiones mediante técnicas cuantitativas. Entre muchas técnicas conocidas, cabe destacar:

- La Programación Lineal: que permite calcular la combinación óptima de recursos y productos, sujeta a un conjunto de restricciones de manera de optimizar un objetivo.

- El Modelo del Punto de Equilibrio: es una técnica de planificación financiera que permite determinar el nivel de operación en el cual los ingresos son iguales a los costos, en donde no hay ni pérdidas ni ganancias.

- Modelos de Inventario: pretende determinar el nivel óptimo de inventario y compras de materias primas que permita optimizar los costos totales de operación.

- Presupuesto de Caja: es una estimación de los ingresos y de los egresos de efectivo que tendrán lugar en un período determinado.

- El Modelo Pert: técnica que permite al administrador planificar un proyecto por adelantado, a ala vez que permite calcular el costo y/o tiempo necesario para completarlo.

Administración por Objetivos (APO)

Es una técnica, popularizada por Peter Drucker, muy útil para sistematizar el proceso de establecimiento de objetivos. Este enfoque utiliza los objetivos organizacionales como medio principal para manejar las organizaciones.

En general, se puede decir que el proceso de implementación de la APO involucra:

- Acuerdo sobre los resultados esperados y el tipo de participación activa que tendrá en ello el subordinado.

- Delegación en el subordinado, pero con el apoyo de supervisor, para el logro de los objetivos.

- Evaluación de resultados, para evaluar cómo se han ido materializando el logro de las metas.

- Recompensas o sanciones, sobre la base de cuan cerca o cuan lejos se llegó a los resultados esperados.

El proceso de la APO consiste en los siguientes cinco pasos: 1. Revisión de los objetivos organizacionales. 2. Establecimiento de los objetivos del empleado. 3. Revisiones periódicas. 4. Evaluación del desempeño. 5. Recompensas o sanciones.

Administración Estratégica Es el proceso de asegurar que una organización posea y se beneficie de una estrategia organizacional apropiada. En esta definición, una estrategia es un conjunto de planes de acción que mejor se ajusta a las necesidades de la organización en un momento determinado. El proceso de administración estratégica consta de cinco pasos continuos y secuenciales: 1. Análisis del entorno 2. Establecimiento de una dirección para la organización. 3. Formulación de estrategias. 4. Ejecución de estrategias 5. Control estratégico.