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Hojas de cálculo6
as hojas de cálculo u hojas electrónicas son aplicaciones sumamente útiles para realizar
todo tipo de operaciones matemáticas y lógicas con gran cantidad de datos. Además,
permiten utilizar fórmulas y funciones con las que simular diferentes supuestos. Otra de
sus posibilidades es el tratamiento gráfico de la información y su presentación en formatos
visualmente muy atractivos. Por todo ello, familiarizarse con estos programas va a ser muy
provechoso para el alumnado de Bachillerato. Siguiendo con la pauta de trabajar con softwarelibre, el trabajo de la Unidad se realizará con Calc, la aplicación de hoja de cálculo de la familia
Openoffice.org, aunque la mayoría de los procedimientos son bastante parecidos en otras
aplicaciones comerciales similares, como Microsoft Excel.
Con esta Unidad pretendemos alcanzar los siguientes objetivos:
1. Utilizar de forma adecuada una hoja de cálculo como herramienta para resolver problemas.
2. Ser capaces de introducir datos en una hoja de cálculo y asignarles un determinado formato
3. Utilizar las funciones definidas o definir otras nuevas para procesar los datos y generar
gráficos.
L
Página del artículo “Explication de l’ArithmétiqueBinaire”, 1703/1705, de Leibniz. (Wikipedia org.Dominio público)
UNIDAD
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1. INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
1.1. Qué son las hojas de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
1.2. Cómo se trabaja con Calc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
1.3. Modificación del formato de las filas y las columnas y del número de hojas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
2. OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
2.1. Introducción de valores constantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
2.2. Introducción de fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
2.3. Referencias absolutas y referencias relativas en las fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
2.4. Seleccionar, copiar y pegar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
2.5. Autorrellenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
3. FORMATO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
4. FUNCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
5. GRÁFICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Í N D I C E D E C O N T E N I D O S
Hojas de calculo
Introducción y aplicaciónde
Valores
Fórmulas
Formato
Funciones
Gráficos
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1. Introducción a la hoja de cálculoEn este apartado aprenderemos a trabajar con hojas de cálculo.
1.1. Qué son las hojas de cálculoLas hojas de cálculo son programas que resultan sumamente útiles por la gran cantidad de trabajo
que pueden ahorrar al usuario, no tanto por la posibilidad de realizar cálculos, sino por la de “recalcular”
datos nuevos cada vez que varían los datos de partida. Ello es posible porque estos programas pueden
trabajar no sólo con cifras, sino también con fórmulas o funciones. Supongamos que queremos estudiar,
por ejemplo, la puntuación media obtenida por varios equipos en un torneo de fútbol. Si en la hoja de
cálculo introducimos la fórmula correspondiente que nos permita calcular esa puntuación media, sólo
tendremos que introducir los resultados de cada equipo en los partidos, pero no necesitaremos calcular
cada vez el resultado medio, ya que esto lo va a hacer el programa.
Existen en el mercado varios programas de cálculo. Nosotros vamos a trabajar con Calc, que es la
hoja de cálculo de Openoffice.org y que, si se ha trabajado previamente con la Unidad 5, ya estará
instalado en nuestro ordenador porque forma parte de la familia de productos ofimáticos mencionada.
1.2. Cómo se trabaja con CalcAl igual que todos los programas similares, Calc presenta una pantalla con una barra de herramientas
y un área de trabajo dividida en celdas, que son las intersecciones entre las filas y las columnas. Cada
fila y cada columna tienen un nombre, que es un número en el caso de las filas y una letra en el de las
columnas.
Cada celda tiene también su nombre, que viene dado por el de la columna y la fila que se cruzan en ella,
por ejemplo, A1, C3, etc. Ese nombre aparece en el cuadro de nombres (con la letra o fila en primer lugar
y el número o columna después), situado encima del vértice superior izquierdo del área de trabajo, donde
se indica el nombre de la celda activa, que es la que está disponible para ser editada en un momento dado.
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Para activar una celda basta con hacer clic con el puntero del ratón encima de ella, o situarnos en su
posición mediante las teclas de desplazamiento.
Para editar el contenido de una celda, que puede ser texto, números o fórmulas, basta con ponerse
a escribir en ella una vez activada. También podemos hacerlo directamente en la barra de fórmulas.Si editamos desde la propia celda, lo que vayamos escribiendo aparecerá igualmente y de forma simultánea
en la barra de fórmulas.
Hay que aclarar que los documentos creados con Calc
son libros, y no sólo hojas. Un libro es un conjunto de hojas.
En cada libro podemos editar sólo una de las hojas, o bien
todas las que queramos. Lo que se haga dependerá de los
deseos del usuario y de su forma de organizar el trabajo,
ya que todos los datos que se escriban en el libro, ya sea en
una sola hoja o en varias, se pueden relacionar entre sí. Lo único que cambiará será el nombre que
demos a cada parte del documento que queramos poner en relación con otras partes del mismo. En la
parte inferior izquierda de la pantalla de Calc aparecen unas pestañas que representan las hojas que
tiene el libro o documento, con la hoja activa en primer plano.
El orden de las hojas se puede variar haciendo clic sobre la pestaña de la hoja correspondiente y
arrastrándola hasta otra posición con respecto a las otras hojas del libro. También podemos cambiar el
nombre de una hoja haciendo clic sobre su pestaña con el botón derecho y eligiendo la opción Cambiarnombre a la hoja.
1.3. Modificación del formato de las filas y lascolumnas y del número de hojas
La anchura de las columnas se puede modificar a través del menú o, de forma más sencilla, colocando
el puntero del ratón en la línea de cabecera hasta que adquiera el aspecto mostrado en la imagen siguiente.
Una vez hecho esto, hay que arrastrar el puntero hacia un lado u otro para ensanchar o estrechar la
columna.
Para insertar o eliminar filas o columnas, podemos hacer clic, bien en el encabezado de la columna (en
el caso de que deseemos modificar una columna), o bien en el lateral izquierdo de la fila. Entonces, aparecerá
un menú contextual con varias opciones, entre ellas la de insertar o eliminar fila o columna, además de otras
funciones, como Formatear celdas. Esta última permite modificar el formato de las celdas de la fila o columna
correspondiente. En la imagen se presenta la apariencia del menú contextual correspondiente a las filas. El
de las columnas es casi idéntico.
Para insertar más hojas en el libro, o para eliminar alguna de las existentes, podemos hacer clic con
el botón derecho en la barra de etiquetas (parte inferior izquierda de la ventana), al lado de las pestañas
de las hojas, con lo que aparecerá un menú contextual en el que podemos elegir la opción que deseemos.
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2. Operaciones con celdas y rangosEn este apartado veremos algunas de las formas de introducir los diferentes tipos de datos en las
celdas. La información que se puede editar en las celdas puede consistir en valores constantes (texto
o números) o bien fórmulas. Cuando empezamos a escribir, a no ser que indiquemos que cambiamos
de celda, todo quedará grabado en la celda activa. Si la extensión de lo que escribimos excede el tamaño
aparente de la celda, parecerá que vamos ocupando otras celdas, pero en realidad es la celda la que se
expande. Para cambiar de celda, debemos validar lo que hayamos escrito en la misma, y esto se hace
mediante la tecla “Intro”, la tecla de tabulación o las teclas de desplazamiento. Si al escribir nos equivocamos
y queremos borrar lo que hemos escrito, debemos usar la tecla de retroceso, y no la de desplazamiento
hacia atrás, ya que en este segundo caso nos moveríamos de celda, grabando lo escrito. Todo lo grabado
se puede volver a editar, escribiendo bien encima de la celda, bien en la barra de fórmulas.
A veces interesa trabajar con conjuntos de datos que se encuentren en varias celdas adyacentes. Esto
es lo que se llama un rango de celdas, que es un grupo de celdas que forman un rectángulo. Ejemplos de
rangos serían b2:b10 (es decir, el grupo de celdas que abarca de la b2 hasta la b10, incluidas, todas ellas
pertenecientes a la columna “b”) o b2:d12, esto es, todas las celdas de las columnas “b” a la columna “d” y
de las filas 2 a la 12. En las imágenes siguientes podemos observar ambos rangos seleccionados.
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Se puede modificar el tamaño de las celdas, la anchura de las columnas y la altura de las filas. También se puede modificar el número de hojas quecontiene un libro, así como su nombre y orden de presentación.
R e c u e r d a
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2.1. Introducción de valores constantesa) Escribir números
A continuación vamos a enumerar una serie de pautas que conviene tener en cuenta a la hora
de introducir datos numéricos en la hoja.
● Para introducir números se pueden usar los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales
+ - ( ) / % E e y €.
● Los signos (+) que van delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo
éste tiene que ir precedido por el signo (-). Asimismo, si se escribe un número entre paréntesis,
Calc lo interpreta como un número negativo.
● El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300.000
(3 por 10 elevado a 5).
● Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como
constantes. Cuando un número tiene una sola coma, se trata como una
coma decimal.
● Si al finalizar un número se escribe €, Calc asigna formato Moneda al
número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas no
aparecerá dicho símbolo.
● Si introducimos el símbolo % al final de un número, Calc lo considerará
como símbolo de porcentaje.
● Si se escriben fracciones tales como 1/4 , 6/89, se debe escribir primero
un cero para que no se confundan con números de fecha.
● Si un número no cabe en su celda, se pasa automáticamente a notación científica.
Como opción predeterminada, los números aparecen alineados a la derecha en la celda, aunque
esto se puede modificar, bien mediante el menú, bien mediante el botón de alineación de datos. Por
ejemplo, en la imagen se ve que está activo el botón de alineación a la izquierda para la celda activa.
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b) Escribir la fecha u hora
Para introducir una fecha u hora, no hay más que escribirla con el formato con el que se desea
que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también
aparecen alineadas a la derecha en la celda.
Cuando se escribe una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo es necesario introducir
los dos últimos dígitos del año, pero para las fechas no comprendidas dentro de este intervalo
de tiempo hay que introducir el año completo obligatoriamente.
c) Escribir texto
Para introducir texto como una constante basta con seleccionar la
celda y escribirlo. El texto puede contener letras, dígitos y otros
caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Cada
celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda, puede que para visualizarlo se utilice
el espacio visible de las celdas adyacentes que estén en blanco a su
derecha, pero en realidad el texto se almacenará únicamente en la
primera celda.
Como opción predeterminada, el texto aparece siempre alineado a la izquierda en la celda, al
contrario de lo que ocurre en los números.
En ocasiones interesa escribir un número sin que sea tratado como tal a efectos de cálculo, sino como
texto. Para ello el número debe ir precedido de una coma superior (‘), que en el teclado está en la misma
tecla que el signo de cierre de interrogación. En la imagen se observa que, efectivamente, el programa
considera la cifra “89” como texto (alineado por defecto a la izquierda). La coma superior sólo aparece
en la barra de fórmulas, pero no queda visible en la celda.
2.2. Introducción de fórmulasUna fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones u operadores.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas o en la celda y debe empezar por el signo =.
Hasta la versión 2 de Calc era obligatorio escribir =. En la versión 3, si empezamos con los operadores
+ o -- no es necesario escribir =, ya que el programa lo hace de forma automática, apareciendo así en
la barra de fórmulas.
De los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula, nosotros vamos a tratar
los siguientes:
a) Operadores aritméticos: + (suma), -- (resta), * (producto), / (cociente), % (porcentaje) y ^ (potencia).
b) Operadores de referencia: indican que el valor producido en la celda de referencia debe ser
utilizado en la fórmula. Nosotros vamos a ver sólo el operador de rango indicado por dos puntos
(:), que se emplea para indicar un intervalo de celdas. Ejemplo: A1:G5.
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Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, las distintas partes de que consta la expresión
se van evaluando y resolviendo en un orden determinado, que se conoce como “prioridad” de los
operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras. Las operaciones entre paréntesis se ejecutan siempre
antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la
prioridad normal de los operadores.
Los operadores aritméticos se resuelven con el siguiente orden de prioridad:
1. Potenciación (^)
2. Negación (-)
3. Multiplicación (*) y División (/)
4. Suma (+) y Resta (-)
5. Concatenación de caracteres (&)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación se va resolviendo a
medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando aparecen sumas y restas en una
misma expresión, cada operación se va resolviendo en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
Hay más tipos de operadores, como los de relación o los relacionales, que pueden ser lógicos o de
comparación, pero no nos ocuparemos de ellos para no dilatar excesivamente el contenido de la materia.
2.3. Referencias absolutas y referencias relativas enlas fórmulas
Cuando se trabaja con fórmulas y funciones en Calc, es conveniente saber cómo va a interpretar el
programa lo que escribamos en ellas. Supongamos que en la celda A2 tenemos escrito “3” y en la celda
B2 hemos escrito “4”. Si a continuación escribimos en D2 una fórmula como “=A2+5”, aparecerá el
resultado “8”. Si copiamos el contenido de esta celda completo, es decir, la fórmula, en la celda E2, el
resultado que aparecerá no será 8 sino 9. Esto se debe a la forma en que hemos escrito el contenido en
D2: como “referencia relativa”. Eso significa que el programa interpreta que lo que estamos haciendo es
sumar la cantidad 5 no a la celda A2, sino a la celda que está situada dos puestos hacia la izquierda de
D2. Cuando copiamos esta fórmula en E2, la celda que está situada dos puestos hacia la izquierda ya
no es A2, sino B2, que contiene un 4, y no un 3, luego el resultado de la fórmula es 9 y no 8. Esto es una
referencia relativa.
Otra forma de escribir la fórmula es refiriéndonos siempre a una celda concreta, sea cual sea aquella
en la que vayamos a escribir la fórmula. Para fijar la celda de referencia, en el ejemplo anterior, haremos
=$A$2+5. El signo de dólar insertado antes del nombre de la fila o columna fija la posición de la celda de
referencia, estableciendo con ello una referencia absoluta. Es decir, sea cual sea el lugar donde escribamos
la fórmula, siempre va a arrojar el resultado de sumar 5 a lo que hayamos escrito en la celda A2.
También podemos utilizar en las fórmulas referencias mixtas, en las cuales lo que está fijado es sólo
la fila o sólo la columna. Para ello basta con escribir $ delante del correspondiente indicador de fila o
columna.
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2.4. Seleccionar, copiar y pegarPara seleccionar una celda hay que situar el punto de inserción en ella. Para seleccionar un grupo de
celdas adyacentes o rango, podemos
arrastrar el puntero del ratón sobre ellas,
y observaremos cómo cambian de color
a medida que son seleccionadas.
También se puede seleccionar un
rango manteniendo pulsada la tecla de
mayúsculas “Shift” y haciendo clic en la
celda que hace de vértice del rango.
Otra manera de seleccionar una fila
entera, o una columna, es hacer clic con
el botón izquierdo del ratón en el número
o en la letra que da nombre a esa fila o columna.
Cuando las celdas que queremos seleccionar no son contiguas, el procedimiento varía. En este caso,
tendremos que seleccionar la primera celda (o primer grupo de celdas) y, manteniendo pulsada la tecla
de “Control”, ir a la siguiente celda o grupo de celdas. Podemos seleccionar tantas celdas o grupos de
celdas no contiguas como deseemos, pero siempre manteniendo pulsada la tecla de “Control” mencionada.
Para pegar el contenido de una celda en otra,
podemos hacerlo directamente (incluyendo tanto
el contenido como los formatos y fórmulas de la
celda copiada), o bien seleccionar el tipo de
contenido que queramos copiar: los datos, la
fórmula, el formato, etc. a través del menú
Editar → Pegado especial.
Si no queremos copiar todo el contenido, sino
sólo una parte de él, podemos desactivar la opción
“Pegar todo” y activar sólo aquello que queramos
incluir: números, texto, fórmulas, formato, etc.
2.5. AutorrellenarCalc tiene una función denominada “autorrellenar” que resulta muy útil en determinadas ocasiones
y por tanto conviene conocer. Permite escribir contenido seriado en celdas adyacentes, de tal manera
que será el programa el que, en función del contenido de la primera o de las primeras celdas seleccionadas,
deduzca lo que pretendemos escribir y lo haga automáticamente por nosotros, ahorrándonos el trabajo
de teclear. Para utilizar la función de autorrelleno debemos arrastrar desde el
punto situado en la parte inferior derecha de la última celda seleccionada. Si,
por ejemplo, en la celda seleccionada hemos escrito un número, con esta
herramienta copiaremos el mismo número en todas las del rango abarcado al
arrastrar. Si seleccionamos dos celdas adyacentes y arrastramos desde la última
con el botón de autorrelleno, el programa intentará deducir la serie y seguirla.
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Así, si hay un 1 y un 3 y, después de seleccionar ambas celdas, arrastramos desde el 3 con el botón
de autorrellenar, el programa escribirá en el rango que le indiquemos números que formen una serie
en la que a cada número le siga el mismo más dos.
1. Por defecto, los libros que conforman un documento de hoja de cálculo en Calc constande tres hojas. Explica el procedimiento para insertar una hoja, cambiarle el nombre ypara eliminarla de nuevo.
2. Si en la pantalla tenemos lo que se presenta en la imagen al margen: Escribe la fórmula que deberíamos insertar en la celda A6 para que en ella aparezca elresultado de sumar los números que están encima. Si conoces más de un procedimiento,descríbelo.
3. Si en la hoja tenemos lo que aparece a tu derecha: y copiamos y pegamos en la celda B6 el contenido dela celda activa, ¿cuál será el resultado?
4. Explica qué tendríamos que haber escrito en la barra defórmulas estando activa la celda A6 si lo que queremoses que, al copiar el contenido de esta celda en la B6,aparezcan sumadas las cantidades que hay “encima”de la A6.
5. Indica cómo escribirías una fórmula en la barra defórmulas o en la propia celda, por ejemplo, la D7, paraque en la celda apareciese el resultado de sumar losnúmeros que contienen las celdas que aparecenseleccionadas en esta imagen:
6. Escribe en la hoja, empezando por la celda B2 yavanzando hacia abajo, los diez primeros números,utilizando la función de autorrellenar. (Debes escribiren B2 el número 1, y luego arrastrar desde el puntosituado en la esquina inferior derecha de la celda B2).
7. Escribe en D2 el número 1, y en D3 el 3. Selecciona las dos celdas y arrastra desde el punto de autorrelleno de lacelda D3 hasta el punto D12. ¿Qué observas?
8. Escribe en la celda B14 el número 3, y en la C14 el número 6. Arrastra hacia la derecha, desde el punto de autorrellenode la C14, hasta la E14. ¿Qué observas?
9. Haz lo mismo que antes pero desde la B15, y seleccionando previamente la B15 y la C15 (arrastrando, como antes,desde la C15 hasta la D15). ¿Cuál es el resultado?
A c t i v i d a d e s
164
3. FormatoEn este apartado vamos a ver algunas de las posibilidades de aplicar formatos a las celdas.
Mediante la acción Formato → Celdas..., o bien haciendo clic con el botón derecho en la celda o el
rango seleccionado, accedemos al cuadro de diálogo de la imagen, en el que, como se ve, aparecen
varias pestañas con diferentes grupos
de opciones de formato. Estas opciones
pueden aplicarse a una celda en
concreto o bien a un grupo de celdas.
En la pestaña de “Números” es
especialmente importante definir el
número de decimales que van a
aparecer en la celda. Si hemos
especificado un número de decimales,
internamente los cálculos se realizarán
con el mayor número de decimales
posible, pero el resultado final aparecerá
redondeado automáticamente al número
de decimales que hayamos elegido.
También suele ser útil especificar si
queremos o no que aparezca de forma
automática el separador de miles.
Cuando se trabaja con cifras que representan unidades monetarias, puede interesar definir el formato
de moneda. De esta manera, las cifras se mostrarán acompañadas del símbolo de la moneda a la que
se refieren, sin que por ello el programa deje de tratar el contenido de la celda como un número.
La pestaña “Alineación” permite cambiar la forma de presentación predeterminada del contenido de
la celda (texto a la izquierda y cifras a la derecha), así como la orientación. También son muy útiles los
bordes y los diferentes colores de fondo para mejorar la presentación de las hojas.
4. FuncionesUna función es una fórmula especial predefinida que acepta valores, realiza unos cálculos con
ellos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y, si ésta no se respeta,
Calc nos mostrará un mensaje de error.
Para trabajar con funciones podemos escoger Insertar → Función o bien hacer clic en el botón
correspondiente de la barra de fórmulas.
Con ello aparecerá un panel en el que podemos elegir la función que queremos aplicar y el rango o
grupo de datos con los que ésta va a trabajar.
En el cuadro de diálogo predeterminado aparecen todas las funciones disponibles en el programa,
pero en la casilla de “Categoría” podemos seleccionar el tipo de funciones que se van a presentar en el
HOJAS DE CÁLCULO
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espacio situado debajo, a fin de facilitar la
búsqueda de la función deseada. Una vez
elegida la función con la que se quiere
trabajar, si pulsamos “Siguiente”, aparecerán
en la parte derecha las casillas en las que
se especifican las celdas de las que se
tomarán los operandos de la función, que
pueden ser celdas individuales o rangos de
celdas. Por ejemplo, elegimos funciones
matemáticas, y de entre estas, el cálculo del
factorial de un número, “Fact”, y pulsamos
“Siguiente”.
Como puede observarse, el punto de
inserción se ha situado dentro del paréntesis
de la función, a la espera de que indiquemos
la celda que contiene el número o
escribamos un número manualmente.
También se puede seleccionar la celda o
rango de donde se tomarán los operandos
de la función haciendo clic en el botón de
selección de rangos.
Cuando hagamos clic en este botón,
aparecerá un cuadro de diálogo en el que
podremos escribir de forma manual la(s)
celda(s), o bien seleccionarlas arrastrando
con el ratón. Al pulsar “Intro”, volvemos al
cuadro de diálogo. Si el rango seleccionado
es el que queremos, pulsamos de nuevo
“Intro“, y en la celda donde hayamos insertado la función aparecerá el resultado. En la barra de fórmulas
veremos la fórmula completa. Para terminar, pulsamos “Siguiente” y “Aceptar”.
Algunas consideraciones que conviene tener en cuenta cuando se trabaja con funciones:
● Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se dejan espacios ni antes
ni después de cada paréntesis.
● Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
● Los argumentos deben separarse con punto y coma “;”.
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1 + A2 + A3 + B1 + B2 + B3
E j e m p l o
166
HOJAS DE CÁLCULO
6UNIDAD
10.En la hoja hemos escrito los siguientes datos:
Explica el procedimiento para calcular la media de libros leídos por los alumnos anteriores, utilizando las funcionesde Calc.
11. Explica qué procedimiento seguirías para que, en la celda de resultado del ejercicio anterior, el valor mostradoaparezca con tres decimales.
12. Modifica los datos de libros leídos por los alumnos de la siguiente forma:
Alberto 6
Wendy 2
Claudia 3
¿Qué observas?
No es estrictamente necesario conocer la sintaxis de las funciones de Calc, ya que el asistente nos va guiando yprácticamente no hay más que indicar la función y los rangos a los que se quiere aplicar. De todas formas, puede serconveniente familiarizarse con la forma de escribir las fórmulas y funciones porque a veces las modificaciones seintroducen más rápido directamente que mediante la utilización de los asistentes.
A c t i v i d a d e s
R e c u e r d a
167
5. GráficosUn gráfico es una representación visual de los datos de una hoja de cálculo, que facilita su
interpretación.
Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La
utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico
comunica mucho mejor que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
En cuanto al procedimiento de creación del gráfico, podemos crear el gráfico de forma manual o
con ayuda del asistente.
Lo más sencillo es hacer uso del
asistente. Veremos mediante un
ejemplo sencillo cómo se utiliza.
Supongamos que tenemos los
siguientes datos mostrados en la
imagen. Vamos a generar gráficos
incrustados haciendo uso del asistente.
En primer lugar, vamos a crear un
gráfico de barras en el que se pueda
ver el “tamaño” del volumen de
incidencias por ciudades:
1) Seleccionamos el rango de datos. En este caso, los datos que queremos representar mediante
barras son las ciudades y el número de incidencias ocurridas en cada una de ellas:
2) Una vez seleccionado el rango de datos, en este caso bidimensional (dos series: las ciudades y
las incidencias correspondientes), escogemos Insertar → Gráfico y comprobamos que el programa
ya ha elegido un formato predeterminado, al ver el tipo de datos que queremos representar: el
gráfico de barras.
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Si no queremos cambiar el tipo de gráfico, podemos hacer clic directamente en “Siguiente”, donde se
nos ofrecerá la posibilidad de modificar el rango de datos. Vemos también que en el lado izquierdo del
cuadro de diálogo figuran los cuatro pasos de los que consta el proceso de creación de gráficos con
asistente. Si no queremos modificar ni el rango ni la serie de datos, podemos pasar directamente al paso
4, “Elementos de gráficos”. Esto es lo que vamos a hacer en este ejemplo.
3) En la pantalla del paso 4, hemos escrito el título que queremos para el gráfico, en este caso
“Incidencias por ciudad”, así como las leyendas o el nombre que damos a los dos ejes, que se
ve claramente en la imagen. Por último, pulsamos “Finalizar” y el gráfico quedará incrustado en la
hoja, tras lo cual podremos desplazarlo por ésta para que quede con la apariencia que deseemos.
HOJAS DE CÁLCULO
6UNIDAD
169
Una vez pulsado el botón “Finalizar”, aparecerá el gráfico que se ha generado:
En el ejemplo que hemos propuesto resulta que, por ocupar demasiado espacio, no se ven los nombres
de todas las ciudades, a pesar de que el gráfico los contiene. Si nos fijamos, el marco del gráfico tiene
8 puntos mediante los cuales podemos modificar sus dimensiones. Si estiramos lateralmente el gráfico,
aparecerán los nombres de ciudades que antes quedaban ocultos.
170
Otro tipo de gráfico que podíamos haber generado es el de sectores, el cual muestra los datos
correspondientes, en este caso, a las incidencias de cada ciudad en forma de porciones o porcentajes
con respecto al total. Para ello:
1) Seleccionamos el mismo rango de datos, pero elegimos el gráfico tipo “Círculo”:
En este caso, elegimos el primer tipo de gráfico de sectores, en “Vista 3D” y con efecto “Realista”.
2) Pasamos a “Elementos de gráficos”, escribimos el título que queramos y pulsamos “Finalizar”:
HOJAS DE CÁLCULO
6UNIDAD
Una vez creado un gráfico es posible modificar sus características mediante los asistentes que se muestran al hacer doble clic sobre él. Las propiedadesde las figuras pueden modificarse haciendo doble clic sobre ellas. Si se hace doble clic fuera de las figuras se podrá modificar el tipo de gráfico ysus características generales. Hay que tener en cuenta que, si modificamos los datos que se están representando, se modificará el gráfico, ya queestá vinculado a ellos.
R e c u e r d a
171
Vemos que no aparecen los porcentajes al lado de cada sector. Es una información meramente gráfica.
Si queremos que, además, aparezcan cifras, por ejemplo los porcentajes con respecto al total que
representa cada sector, pasamos a la acción siguiente.
3) Debemos hacer doble clic en el gráfico y luego hacer clic con el botón derecho, seleccionando a
continuación la opción “Propiedades del objeto”, que nos presentará un cuadro de diálogo donde
elegiremos la pestaña “Etiquetas de datos”.
172
HOJAS DE CÁLCULO
Aquí seleccionaremos “Mostrar valores como porcentaje” y pulsaremos “Aceptar”. El gráfico que
aparecerá en pantalla será como el siguiente:
Vemos que el gráfico se ha modificado inmediatamente y ahora incluye los datos en forma de porcentaje.
Podríamos haber elegido otras de las múltiples opciones que se ofrecen.
Un aspecto muy importante de los gráficos es que, si se modifican en la hoja los valores de los datos
que se están representando, también cambiará la información gráfica (tamaño de las barras o de los
sectores, porcentajes, etc).
Para mover un gráfico por la hoja con el fin de colocarlo donde mejor nos parezca, basta con hacer
clic en el marco del gráfico y arrastrarlo desde ahí hasta situarlo donde queramos. Para borrar un gráfico
basta con hacer clic encima de él y, una vez seleccionado, pulsar la tecla “Suprimir”.
13.Crea una hoja de cálculo con Calc con los siguientes datos:
A partir de esta información, crea con el asistente para gráficos un gráfico incrustado de barras en el que aparezcanen el eje de abscisas (X) las ciudades, y en el de ordenadas (Y) las barras correspondientes a las incidencias y a lasreclamaciones. Realiza las modificaciones que consideres necesarias para que el resultado final tenga la siguienteapariencia:
6UNIDAD
A c t i v i d a d e s
173
Se han modificado los colores predeterminados y se ha añadido información numérica encima de las barras delgráfico.
14. Una vez realizado el ejercicio anterior, modifica en la hoja los datos de Málaga, poniendo el valor 5 en incidenciasy 1 en reclamaciones. ¿Qué observas?
15. Con los datos que se presentan a continuación, elabora una hoja y la representación gráfica de esos datos con laapariencia lo más parecida a la mostrada:
Planta Unidades
A 2.500
B 3.600
C 1.289
D 40
E 5.800
