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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL1 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAProgramación de plan de
acción de inversión.
Elaborar la programación
presupuestal de la UAECD para la
siguiente vigencia de acuerdo con
las politicas normas
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICACircular cojunta de la SDH y
SDP
Guia de ejecución seguimiento y
cierre presupuestal de la vigencia
año anterior y programación
Español X X X discos duros, papel. Documento de texto .doc .Pdf X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Correo electrónico
Envio de la circular conjunta SDH y
SDP para que los gerentes
subgerentes y jefes de área tengan
Español X correo institucional .mbox X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Correo electrónico
Recibir necesidades de bienes y
servicios de las áreas, relacionados
con gastos de funcionamiento, las
Español X correo institucional .mbox X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Recibir necesidades de
bienes y servicios de las
áreas, relacionados con
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAProgramacion anual de
gastos generales
Elaborar la programación
presupuestal de la UAECD para la
siguiente vigencia de acuerdo con
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Elaborar la
programación
presupuestal de la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Proyección de nómina
Programación presupuestal de la
UAECD para la siguiente vigencia
de acuerdo con las politicas y
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA
Plan de contratación
proyectado de gastos
generales.
Programación de las necesidades
de bienes y servicios para la
siguiente vigencia fiscal
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICARegistro sistema predis de la
SDH
Registrar en PREDIS SDH las
cantidades adquiridas de
elementos con sus precios en la
Español X Aplicativo Predis SDH X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Registrar en PREDIS SDH
las cantidades adquiridas
de elementos con sus
XSecretaría de Hacienda
Distrital/DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
sdhNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Proyección de ingresos.
Programación presupuestal de la
UAECD para la siguiente vigencia
de acuerdo con las politicas y
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Acta de comité directivo
Documento que recoge el
desarrollo del comité y las
decisiones tomadas
Español x x discos duros, papel. Documento de texto .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAFormato de SDH - plan
financiero.
Documento que recopila la
programación de ingresos y gastos
para la siguiente vigencia fiscal, de
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Correo electrónico
Enviar a través de correo
electrónico el plan financiero para
la vigencia siguiente a la secretaría
Español X correo institucional .mbox X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Enviar a través de correo
electrónico el plan
financiero para la
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Presentación en power point
Recoge la programación de
inversión para la vigencia
siguiente.
Español X Discos duros power point.pptx X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Recoge la programación
de inversión para la
vigencia siguiente.
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAFormato de clasificación de
concepto de gasto
Recoge la programación de
inversión para la vigencia
siguiente.
Español X papel NO APLICA X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Recoge la programación
de inversión para la
vigencia siguiente.
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 08-01-FR-01 Oficio
Recoge la programación de
inversión para la vigencia
siguiente.
Español X X X discos duros, papel. Documento de texto .doc X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Recoge la programación
de inversión para la
vigencia siguiente.
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA
Formato de SDH - DDP de
servicios personales
asociados a lo nómina y
Documento que recopila la
programación de gastos de nómina
y servicios personales indirectos.
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Correo electrónico
Solicitar y consolidar información
de constitución de vigencias
futuras a las diferentes
Español x correo institucional .mbox X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Solicitar y consolidar
información de
constitución de vigencias
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAArchivo excel de vigencias
futuras
Documento que recopila
información de constitución de
vigencias futuras de las diferentes
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo .xls x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Documento que recopila
información de
constitución de vigencias
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 08-01-FR-01 Oficio
Envia la información de
constitución de vigencias futuras
de las diferentes dependencias de
Español x papel NO APLICA x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Envia la información de
constitución de vigencias
futuras de las diferentes
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Registro sistema PREDIS SDH
Registro de gastos de personales
indirectos, gastos generales y
servicio a la deuda
Español x Aplicativo Predis SDH Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Registro de gastos de
personales indirectos,
gastos generales y
XSecretaría de Hacienda
D./DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
sdhNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Correo electrónico
Recibir necesidades de bienes y
servicios de las áreas, relacionados
con gastos de inversión, las cuales
Español X correo institucional .mbox x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Recibir necesidades de
bienes y servicios de las
áreas, relacionados con
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA
Registro de programación de
plan de acción de inversión
anualizada
Consolida la información por
proyectos de inversión, clasificada
en componentes de proyecto,
Español X X X discos duros, papel. Hoja de calculo .xls X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Consolida la información
por proyectos de
inversión, clasificada en
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA
Formato de Plan anual de
adquisiciones (proyectado de
gastos).
Consolida la información por
proyectos de inversión, clasificada
en componentes de proyecto,
Español X X X discos duros, papel. Hoja de calculo .xls X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Consolida la información
por proyectos de
inversión, clasificada en
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 01-01-FR-01Acta de reunión, revisión de
necesidades.
El jefe de la Oficina Asesora de
Planeación, el subgerente
Administrativo y Financiero
Español X X X discos duros, papel. Docomento de texto .doc X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
El jefe de la Oficina
Asesora de Planeación,
el subgerente
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICARegistro sistema PREDIS DE
SDH.
Registrar la información de
Inversión por proyecto de
inversión, concepto de gasto,
Español X Aplicativo Predis SDH X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Registrar la información
de Inversión por
proyecto de inversión,
XSecretaría de Hacienda
D./DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
sdhNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Registro en SEGPLAN
Clasificar la información de
inversión por componente de
inversión, gestión, actividades,
Español X Aplicativo Predis SDH X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Clasificr la información
de inversión por
componente de
XSecretaría de Hacienda
D./DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
sdhNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICARegistro en excel
programación de Inversión.
Presentar a la SDH-DDP y a la SDP,
en la mesa de inversión de acuerdo
con el cronograma establecido en
Español X X X discos duros, papel. Hoja de calculo .xls Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Presentar a la SDH-DDP
y a la SDP, en la mesa de
inversión de acuerdo
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA
Documento anteproyecto de
presupuesto de inversión y
anexos.
Reune el anteproyecto de
presupuesto de inversión con sus
correspondientes anexos, de
Español X X X discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Reune el anteproyecto
de presupuesto de
inversión con sus
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICADocumento anteproyecto de
presupuesto.
Documento que recopila toda la
programación de ingresos y gastos
de la Unidad para la siguiente
Español x x discos duros, papel. Documento de texto .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Documento que recopila
toda la programación de
ingresos y gastos de la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Comunicación de SDH.Comunica la cuota global de gasto
por parte de la SDHEspañol x X X discos duros, papel. Documento de texto .doc x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Comunica la couta global
de gasto por parte de la
SDH
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL2 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Registro en PREDIS
Registra en el sistema la
información de inversión de la
siguiente vigencia, discriminado
Español X Aplicativo Predis SDH X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Registra en el sistema la
información de inversión
de la siguiente vigencia,
X Secretaría de Hacienda DDP DisponibleAplicativo PREDIS
sdhNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA
Documento anteproyecto de
presupuesto de inversión y
anexos.
Con base en la cuota global se
elabora el documento
anteproyecto de presupuesto,
Español X X X discos duros, papel. Hoja de calculo .xls y word .doc X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Con base en la cuota
global se elabora el
documento
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 08-01-FR-01 Oficio
Oficio para remitir el anteproyecto
a la Secretaría de Hacienda
Distrital, Secretaría de Planeación
Español x x discos duros, papel. Documento de texto .doc. x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer Presupuesto X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Registro PREDIS-PMR
Definir los productos de la entidad,
indicadores y metas para la
siguiente vigencia y registrar esa
Español x Aplicativo Predis SDH x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Definir los productos de
la entidad, indicadores y
metas para la siguiente
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
DisponibleAplicativo PREDIS
sdhNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICA Oficio de SDH
Recibir el anteproyecto de
presupuesto aprobado por el
concejo de Bogotá o Alcalde Mayor
Español x X discos duros, papel. Documento de texto .doc. x Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Recibir el anteproyecto
de presupuesto
aprobado por el concejo
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAAcuerdo del Concejo
Directivo
Se convoca al concejo Directivo de
la Unidad para la aprobación del
presupuesto de la Unidad
Español x X discos duros, papel. Documento de texto .doc. X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Se convoca al concejo
Directivo de la Unidad
para la aprobación del
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-01 NO APLICAResolución de aprobación del
presupuesto
Se convoca al concejo Directivo de
la Unidad para la aprobación del
presupuesto de la Unidad
Español x X discos duros, papel. Documento de texto .doc. X Anteproyecto de Presupuesto sin establecer
Se convoca al concejo
Directivo de la Unidad
para la aprobación del
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 NO APLICA
Ejecución - programación
detallado por rubros y
entidad
Documento del módulo PAC de
sicaptal que contiene las cifras
aprobadas
Español x Discos duros Modulo PAC SDH XPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Documento del módulo
PAC de sicaptal que
contiene las cifras
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Aplicativo PAC SDH NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 NO APLICA Circular Interna
Programa las fechas atendiendo lo
dispuesto en el calendario de
solicitud reprogramación de PAC
Español x x x discos duros, papel. Documento de texto .doc. XPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Programa las fechas
atendiendo lo dispuesto
en el calendario de
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 NO APLICA PAC mes año
Descarga y consolida los saldos
presupuestales de compromisos
por rubros y fuentes de
Español x Aplicativo Predis SDH XPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Descarga y consolida los
saldos presupuestales de
compromisos por rubros
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Aplicativo PAC SDH NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 09-01-FR-03 Solicitud PAC.
Documento enviado por las áreas
para solicitar los recursos para el
pago de compromisos del mes
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo xls. y word .doc xPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Programación de
recursos requeridos para
pago de compromisos
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 09-01-FR-01Solicitud reprogramacion PAC
por agregados.
Documento que consilida la
solicitud de recursos de las áreas
para ser enviado a Tesorería del
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo xls. y word .doc xPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Programación de
recursos requeridos para
pago de compromisos
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 09-01-FR-02Programacion PAC con fuente
de financiación.
Se reprograma en SISPAC los
recursos por rubro y fuente de
financiación
Español x x discos duros, papel. Hoja de calculo xls. y word .doc xPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Programación de
recursos requeridos para
pago de compromisos
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-02 NO APLICA
Ejecución - programación
detallado por rubros y
entidad
Reporte aprobado por la Tesorería
Distrital del módulo SISPAC-
Tesorería Distrital
Español x Aplicativo Modulo PAC SDH xPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Reporte aprobado por
la Tesorería Distrital del
módulo SISPAC-
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Aplicativo PAC SDH NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Registro en aplicativo PREDIS
Se toman los valores de acuerdo
con el decreto de liquidación de
presupuesto correspondiente a la
Español x Aplicativo Predis UAECD xPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer
Incorporar en el
aplicativo PREDIS de la
UAECD el presupuesto
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
DisponibleAplicativo PREDIS
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Registro en aplicativo PAC
Se verifica la proyección del PAC
inicial con respecto a la
programación de los compromisos
Español x Aplicativo Modulo PAC UAECDPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer sin establecer X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
DisponibleModulo PAC
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-04-FR-03 Informe de Tesorería
informe mensual de ingresos de la
Tesorería de la UAECD detallado
por tipo de ingreso y se clasifica de
Español x papel NO APLICA xPrograma anual mensualizado de
caja Pacsin establecer sin establecer X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAInforme de Ejecución
Presupuestal de ingresos
Registro del aplicativo PREDIS de la
SDH, se imprime la ejecución de
ingresos del mes para la firma del
Español x x x discos duros, papel. Predis SHD x Informes sin establecerInformes de ejecución
presupuestalX
Secretaría de Hacienda
D./DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
SDHNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-04Solicitud certificado de
disponibilidad presupuestal.
Documento enviado por las áreas
solicitando disponibilidad de
recursos
Español x papel NO APLICA xCertificado de Disponibilidad
Presupuestalsin establecer
Documento enviado por
las áreas solicitando
disponibilidad de
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero,
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICARegistro en PREDIS-SDH y en
PREDIS-UAECD CDP
Elaborar el CDP en el Sistema de
Información PREDISde la SDH,
imprime dos copias del informe
Español x x papel y disco duro Predis UAECD Y SDH xCertificado de Disponibilidad
Presupuestalsin establecer
Elaborar el CDP en el
Sistema de Información
PREDISde la SDH,
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero,
DisponibleAplicativo PREDIS
UAECD Y SDHNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-09Envio certificado de
disponibilidad presupuestal.
Documento que expide la
Subgerencia Administrativa y
Financiera remitiendo el
Español x papel NO APLICA xCertificado de Disponibilidad
Presupuestalsin establecer
Documento que expide
la Subgerencia
Administrativa y
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero,
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-05Solicitud certificado de
registro presupuestal
Documento enviado por las áreas
solicitando el registro presupuestal Español x papel NO APLICA x
Certificado de Resgistro
Presupuestalsin establecer
Documento enviado por
las áreas solicitando el
registro presupuestal
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero,
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICARegistro en PREDIS-SDH y en
PREDIS-UAECD CRP
Documento que respalda en el
sistema PREDIS el compromiso
presupuestal, se revisa por el
Español x x papel y disco duro Predis UAECD Y SDH xCertificado de Resgistro
Presupuestalsin establecer
Documento que
respalda en el sistema
PREDIS el compromiso
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero,
DisponibleAplicativo PREDIS
UAECD Y SDHNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-10Envio certificado de registro
presupuestal.
Documento que expide la
Subgerencia Administrativa y
Financiera remitiendo el
Español x papel NO APLICA xCertificado de Resgistro
Presupuestalsin establecer
Documento que expide
la Subgerencia
Administrativa y
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-06
Certificación para pago de
prestación de servicios
régimen simplificado
documento mediante el cual se
aprueba el pago, Se recibe y radica
en la Subgerencia Administrativa y
Español x papel NO APLICA x Gestión de Pagos Ordenes de pago
documento mediante el
cual se aprueba el pago,
Se recibe y radica en la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-07
Certificación para pago de
prestación de servicios
régimen común
documento mediante el cual se
aprueba el pago. Se recibe y radica
en la Subgerencia Administrativa y
Español x papel NO APLICA x Gestión de Pagos Ordenes de pago
documento mediante el
cual se aprueba el pago.
Se recibe y radica en la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
Facturas, R.A., REEMBOLSOS
DE CAJA MENOR, AVANCES,
ENTRE OTROS
resoluciones, facturas de servicios
públicos, relaciones de
autorización, constitución de
Español x papel NO APLICA x x Gestión de Pagos Ordenes de pago
resoluciones, facturas de
servicios públicos,
relaciones de
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICARegistro de la orden de pago
en OPGET
información para el pago en SISCO
– Sistema de contratación y en el
aplicativo OPGET - Operación y
Español x x papel y disco duro SISCO Y OPGET de sicapital x Gestión de Pagos Ordenes de pago
información para el pago
en SISCO – Sistema de
contratación y en el
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICARegistro de giro presupuestal
en PREDIS-SDH
Ingresar las órdenes de pago que
hacen parte del giro en el
aplicativo PREDIS de la SDH
Español x disco duro Predis SDH x Gestión de Pagos Ordenes de pago
Ingresar las órdenes de
pago que hacen parte
del giro en el aplicativo
XSecretaría de Hacienda
D./DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
SDHNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAReporte Órdenes de pago de
una relación de giro impreso
Se imprime el reporte Órdenes de
pago de una relación de giro y se
verifican los datos frente a las
Español x x papel y disco duro Predis SDH x Gestión de Pagos Ordenes de pago
Se imprime el reporte
Órdenes de pago de una
relación de giro y se
XSecretaría de Hacienda
D./DDPDisponible
Aplicativo PREDIS
SDH y archivo de
gestion
NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL3 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
Registro de envío de las
órdenes de pago a Tesorería
en OPGET
Seleccionar en el aplicativo OPGET
las órdenes de pago para giro,
aprobar
Español x disco duro OPGET de sicapital x Gestión de Pagos Ordenes de pago
Seleccionar en el
aplicativo OPGET las
órdenes de pago para
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible OPGET de sicapital NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Envío presupuestal impresoimprimir y enviar el reporte con las
OP a la Tesorería de la UAECD.Español x x papel y disco duro OPGET de sicapital x Gestión de Pagos Ordenes de pago
imprimir y enviar el
reporte con las OP a la
Tesorería de la UAECD.
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
DisponibleOPGET de sicapital,
archivo de gestiónNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 08-01-FR-05 Memorando
solicitud de Certificado de Pagos y
Retenciones enviado por el
supervisor y/o jefe de la
Español x papel NO APLICA x Gestión de Pagos Ordenes de pago
solicitud de Certificado
de Pagos y Retenciones
enviado por el
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Reporte OPGET de Tesorería
ingresa al aplicativo OPGET
Tesorería y diligencia los datos
para el certificado tales como
Español x x papel y disco duro OPGET de sicapital x Gestión de Pagos Ordenes de pago
ingresa al aplicativo
OPGET Tesorería y
diligencia los datos para
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-08 Formato certificado de pagos
Si el contrato tiene cesión, el
Certificado de Pagos y Retenciones
debe elaborarse manualmente, lo
Español x papel NO APLICA x Gestión de Pagos Ordenes de pago
Si el contrato tiene
cesión, el Certificado de
Pagos y Retenciones
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR-04 Solicitud Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
solicitud de CDP proveniente de la
dependencia ejecutora del
presupuesto (para reducciones y
Español x x papel y disco duro Documento de texto .doc x Modificaciones presupuestales sin establecer
solicitud de CDP
proveniente de la
dependencia ejecutora
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA CDP- PREDIS SDH y UAECD
Elaborar el CDP en el Sistema de
Información PREDIS, revisar por
profesional especializado, firmar
Español x x papel y disco duro Predis UAECD Y SDH x Modificaciones presupuestales sin establecer
Elaborar el CDP en el
Sistema de Información
PREDIS, revisar por
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 09-01-FR- 09Envío Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
Se envía con memorando el CDP al
área solicitanteEspañol x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Se envía con
memorando el CDP al
área solicitante
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 08-01-FR-05 Memorando
La dependencia ejecutora del
presupuesto elabora la solicitud de
modificación presupuestal y la
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
La dependencia
ejecutora del
presupuesto elabora la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICADocumento justificación
económica.
Revisar el impacto de la
modificación respecto de las metas
de los proyectos de inversión
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Revisar el impacto de la
modificación respecto
de las metas de los
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 08-01-FR-01 Oficio
Elaborado por la OAPAP y dirigir a
la Secretaría Distrital de Planeación
solicitando concepto favorable de
Español x papel NO APLICA Modificaciones presupuestales sin establecer
Elaborado por la OAPAP
y dirigir a la Secretaría
Distrital de Planeación
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAOficio de la Secretaría
Distrital de Planeación.
Recibir concepto de modificación
presupuestal de la Secretaría
Distrital de Planeación y remitir a
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Recibir concepto de
modificación
presupuestal de la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAConcepto de la Secretaría
Distrital de Planeación.
Recibir y revisar el concepto de la
Secretaría de Planeación Distrital.Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Recibir y revisa el
concepto de la
Secretaría de Planeación
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICACertificado de Disponibilidad
Presupuestal anulado
Comunicar al área sobre el
concepto desfavorable para que
proceda a solicitar a la SAF la
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Comunicar al área sobre
el concepto desfavorable
para que proceda a
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Acuerdo y/o Resolución.
Proyectar los actos administrativos
(Acuerdo y/o Resolución) de la
modificación presupuestal.
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Proyectar los actos
administrativos (Acuerdo
y/o Resolución) de la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Cuadro demostrativo
Elaborar el cuadro demostrativo de
fuentes detallando los rubros
presupuestales, fuentes de
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Elaborar el cuadro
demostrativo de fuentes
detallando los rubros
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 08-01-FR-01 Oficio
Elaborar oficio dirigido a la
Dirección Distrital de Presupuesto
solicitando concepto favorable de
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Elaborar oficio dirigido a
la Dirección Distrital de
Presupuesto solicitando
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
Concepto de modificación-
Dirección Distrital de
Presupuesto.
Recibir concepto de la modificación
solicitado y remitir a la
Subgerencia Administrativa y
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Recibir concepto de la
modificación solicitado y
lo remitir a la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Documentos soporte.
Enviar todos los documentos
tramitados anteriormente con el
concepto favorable de la
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Enviar todos los
documentos tramitados
anteriormente con el
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Citación
Citar al Consejo Directivo para
aprobar la modificación
presupuestal, elabora el acta de
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Citar al Consejo Directivo
para aprobar la
modificación
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Resolución firmada
Firmar la Resolución de
modificación presupuestal y remitir
a la Subgerencia Administrativa y
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Firmar la Resolución de
modificación
presupuestal y remitir a
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAAcuerdo y Resolución
firmados
Enviar el Acuerdo y la Resolución
que aprobaron la modificación
presupuestal a la Dirección Distrital
Español x papel NO APLICA x Modificaciones presupuestales sin establecer
Enviar el Acuerdo y la
Resolución que
aprobaron la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Reporte PREDIS
Una vez la Secretaría Distrital de
Presupuesto incorpora en el
aplicativo PREDIS de la SDH la
Español x Aplicativo Predis UAECD Y SDH x x Modificaciones presupuestales sin establecer
Una vez la Secretaría
Distrital de Presupuesto
incorpora en el
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Correo electrónicoinformar al área solicitante la
disponibilidad de recursos.Español x correo institucional .mbox x Modificaciones presupuestales sin establecer
informar al área
solicitante la
disponibilidad de
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Correo electrónico
Informar los lineamientos para la
constitución de reservas
presupuestales a las Áreas, con el
Español x correo institucional .mbox x Cierre Presupuestal sin establecer
Informar los
lineamientos para la
constitución de reservas
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Correo electrónico
solicitud de revisión de
compromisos a cada área: Requerir
a las Áreas la revisión de los
Español x correo institucional .mbox x Cierre Presupuestal sin establecer
solicitud de revisión de
compromisos a cada
área: Requerir a las
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Correo electrónico
Las áreas de la Unidad deberán
revisar los compromisos
(contratos) y enviar el reporte para
Español x xcorreo institucional,
papel.mbox x Cierre Presupuestal sin establecer
Las áreas de la Unidad
deberán revisar los
compromisos (contratos)
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 08-01-FR-05 Memorando
Las áreas de la Unidad deberán
revisar los compromisos
(contratos) y enviar el reporte para
Español x papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Las áreas de la Unidad
deberán revisar los
compromisos (contratos)
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Reporte PREDIS
Verificar saldos: Se ingresa al
aplicativo PREDIS, se genera el
reporte de saldos de compromisos
Español x xcorreo institucional,
papelPredis SDH - UAECD x Cierre Presupuestal sin establecer
Verificar saldos: Se
ingresa al aplicativo
PREDIS, se genera el
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Acta de Fenecimiento
Elaborar acta de fenecimiento: Se
elabora el acta de fenecimiento de
compromisos que no se cancelaron
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Elaborar acta de
fenecimiento: Se elabora
el acta de fenecimiento
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL4 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAReporte de reservas
presupuestales PREDIS
Consolidación de la información,
clasificar los compromisos por
objeto del gasto, en el aplicativo
Español x x Papel Predis UAECD Y SDH x Cierre Presupuestal sin establecer
Consolidación de la
información, clasificar
los compromisos por
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICACorreo electrónico, Circular
Conjunta SDH y la SDP
Solicitar a las áreas la
Justificación de Constitución de
Reservas: Se solicita por parte de la
Español x x x Papel Documento de texto .doc x Cierre Presupuestal sin establecer
Solicitar a las áreas la
Justificación de
Constitución de
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Informe de justificación
Se realiza revisión de los informes
enviados por las areas los cuales
deben contener: Número de
Español x x Papel Documento de texto .doc x Cierre Presupuestal sin establecer
Se realiza revisión de los
informes enviados por
las areas los cuales
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Documento soporte
Elaborar documento en el cual se
incluyen todos y cada uno de los
informes remitidos por las áreas,
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Elaborar documento en
el cual se incluyen todos
y cada uno de los
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA oficio, Reporte PREDIS
Enviar la información de cierre
presupuestal: Atendiendo la
instrucción de la circular de cierre
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Enviar la información de
cierre presupuestal:
Atendiendo la
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Correo electrónico
Se envía por parte del Subgerente
Administrativo y Financiero
periódicamente informe de
Español x correo institucional .mbox x Cierre Presupuestal sin establecer
Se envía por parte del
Subgerente
Administrativo y
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Memorando
El Área Responsable de la
ejecución, remite a la Subgerencia
Administrativa y Financiera,
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
El Área Responsable de
la ejecución, remite a la
Subgerencia
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Acta de anulación
Elaborar Acta de anulación de
saldos de reservas presupuestales:
El profesional de presupuesto
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Elaborar Acta de
anulación de saldos de
reservas presupuestales:
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA Acta de anulación
Revisar acta de anulación de
saldos: Se revisa el acta para
verificar que todos los saldos
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Revisar acta de
anulación de saldos: Se
revisa el acta para
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA PREDIS SDH - UAECD
Registrar las anulaciones de saldos
en el sistema PREDIS SDH y PREDIS
Catastro.
Español x Aplicativo Documento de texto .doc x Cierre Presupuestal sin establecer
Registrar las anulaciones
de saldos en el sistema
PREDIS SDH y PREDIS
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAPREDIS SDH - UAECD Reporte
de reservas presupuestales
Se descarga el informe de los
aplicativos PREDIS SDH Y Catastro,
para verificar que la totalidad de
Español xPREDIS SDH -
UAECDPredis SDH - UAECD x Cierre Presupuestal sin establecer
Se descarga el informe
de los aplicativos PREDIS
SDH Y Catastro, para
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICACircular externa de cierre
presupuestal
Se Recibe la Circular de la
Dirección Distrital de Presupuesto
con los lineamientos y fechas del
Español x x x discos duros, papel.Lineamiento de cierre
presupuestal.X Cierre Presupuestal sin establecer
Se Recibe la Circular de
la Dirección Distrital de
Presupuesto con los
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICACircular externa de cierre
presupuestal
Se informa a las dependencias las
fechas de cierre para el trámite de
pagos y lineamientos para la
Español x x xPREDIS SDH -
UAECDPredis SDH - UAECD x Cierre Presupuestal sin establecer
Se informa a las
dependencias las fechas
de cierre para el trámite
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
Informe de cuentas por
pagar, Reporte PREDIS SDH -
UAECD
Elaboración informe consolidado
de compromisos constituidos como
cuentas por pagar, una vez finalice
Español xPREDIS SDH -
UAECDNO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
Elaboración informe
consolidado de
compromisos
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICAInforme de cuentas por
pagar, Documento soporte
El Director, el Gerente Corporativo
y el Subgerente Administrativo y
Financiero firman el informe de
Español x Papel NO APLICA x Cierre Presupuestal sin establecer
El Director, el Gerente
Corporativo y el
Subgerente
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
CBN 1109- Informe de
egresos del patrimonio
autónomo desagregado por
Informe de egresos del patrimnio
autonomo desagregado por
terceros
Español x x x papel y disco duro Documento de texto .doc. Pdf x InformesInformes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICACBN 1001- Programa anual
de caja PACPrograma anual de caja PAC Español x x x papel y disco duro Documento de texto .doc. Pdf x Informes
Informes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
CBN 1093- 1094 Informe del
presupuesto de ingresos,
gastos e inversiones
Informe del presupuesto de
ingresos, gastos e inversionesEspañol x x x papel y disco duro Documento de texto .doc. Pdf x Informes
Informes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
CBN 1098- Informe sobre
evolución del patrimonio
autónomo o encargo
Informe sobre evolución del
patrimonio autonomo o encargo
fiduciario
Español x x x papel y disco duro Documento de texto .doc. Pdf x InformesInformes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
CB-003- Ejecución cuentas
por pagar de la vigencia
anterior
Informe de ejecución cuentas por
pagar de la vigencia anteriorEspañol x Disco duro Archivos extensión str, xml y xls x Informes
Informes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible y publicado Archivo de gestion
sivicof.contraloriabo
gota.gov.co/stormw
eb
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICA
CB-0104 Seguimiento a
ejecución de reservas u
obligaciones por pagar
Seguimiento a ejecución de
reservas u obligaciones por pagarEspañol x Disco duro Archivos extensión str, xml y xls x Informes
Informes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible y publicado Archivo de gestion
sivicof.contraloriabo
gota.gov.co/stormw
eb
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-04 NO APLICACB- 0127 -Reporte de
vigencias futurasReporte de vigencias futuras Español x Disco duro Archivos extensión str, xml y xls x Informes
Informes a organismos
de control
Informes a organismos
de controlX
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible y publicado Archivo de gestion
sivicof.contraloriabo
gota.gov.co/stormw
eb
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 NO APLICAFormato y anexo Formulación
de proyectos de inversión
Actualizar y/o formular los
proyectos de inversión: Los
proyectos que continúen en
Español x Papel Predis SDH - UAECD x sin establecer sin establecer
Actualizar y/o formular
los proyectos de
inversión: Los proyectos
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICAOficina Asesora de Planeación y
Aseguramiento de Procesos
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 NO APLICA
Fichas EBI-D
Formato y anexo de
Formulación Proyectos de
Inscribir y registrar proyectos
nuevos en SEGPLAN: Los proyectos
nuevos deben inscribirse y
Español x x xPREDIS SDH -
UAECDPredis SDH - UAECD x sin establecer sin establecer
Inscribir y registrar
proyectos nuevos en
SEGPLAN: Los proyectos
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICAOficina Asesora de Planeación y
Aseguramiento de Procesos
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 08-01-FR-01 Oficio
Adelantar Cierre de la ejecución
presupuestal de inversión del Plan
de Desarrollo que finaliza,
Español x papel NO APLICA x sin establecer sin establecer
Adelantar Cierre de la
ejecución presupuestal
de inversión del Plan de
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 08-01-FR-01 Oficio
Revisar saldos a armonizar y
expedición de los respectivos
CDP'S
Español x papel NO APLICA x sin establecer sin establecer
Revisar saldos a
armonizar y expedición
de los respectivos CDP'S
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 08-01-FR-01 Oficio
Enviar a la Dirección Distrital de
Presupuesto de la información
solicitada en la Circular de
Español x papel NO APLICA x sin establecer sin establecer
Enviar a la Dirección
Distrital de Presupuesto
de la información
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 08-01-FR-01 Oficio Tramitar el traslado presupuestal
para armonizaciónEspañol x papel NO APLICA x sin establecer sin establecer
Tramitar el traslado
presupuestal para
armonización
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 NO APLICAReporte CDPs PREDIS SDH -
UAECD
Expedir CDPs de reemplazo que
amparan procesos de contratación
en curso
Español x xPREDIS SDH UAECD
papelPredis SDH - UAECD x sin establecer sin establecer
Expedir CDPs de
reemplazo que amparan
procesos de
X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-01-PR-05 NO APLICA Correo electrónico
Armonizar productos, metas y
resultados – PMR: Realiza el
proceso de armonización de los
Español x x papel .mbox x sin establecer sin establecer
Armonizar productos,
metas y resultados –
PMR: Realiza el proceso
XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL5 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Planilla OPGET - SHD
Reporte de la cuantía de las
transferencias con base en el valor
de las planillas radicadas en el
Español x x discos duros, papel. OPGET SHD PDF X Gestión de Pagos Ördenes de Pago
Documento que detalla
las transferencias
solicitadas a la tesorería
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Planilla OPGET - SHD
Generación de un archivo plano
para reportar los pagos en el
aplicativo OPGET SHD.
Español x discos duros. Archivo plano .txt X Gestión de Pagos Ördenes de Pago
Documento que detalla
las transferencias
solicitadas a la tesorería
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Planilla OPGET - SHDProceso de los pagos sin situación
de fondos.Español X x discos duros, papel. OPGET SHD PDF X Gestión de Pagos Ördenes de Pago
Documento que detalla
las transferencias
solicitadas a la tesorería
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Proceso de PagoProceso de los pagos con situación
de fondos.Español X x discos duros, papel. PORTALES BANCARIOS PDF X Reportes Sin establecer
Documento que reporta
una operación bancaria
exitosa o pendiente de
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Informe de IngresosReporte de los ingresos mensuales
de Tesorería.Español X discos duros, papel. Hoja de calculo .xls X Recaudo y Depuración de Cartera Sin establecer
Documento que reporta
ingresos mensuales por
transferencias, recaudos
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Reporte de VentasReporte diario o mensual los
ingresos por ventas.Español X X discos duros, papel. Facturación SI CAPITAL PDF X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICARegistro en Libro auxiliar de
bancos
Consulta diaria de los movimientos
en los portales bancarios.Español X discos duros Hoja de calculo .xls X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICARegistro en Libro auxiliar de
bancos
Cruce diario de la información de
los portales bancarios contra los
reportes de ventas y registro de los
Español X discos duros Hoja de calculo .xls X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Reporte de Ventas
Reporte a la Subgerencia
Administrativa y Financiera de los
listados diarios de ventas.
Español X X discos duros, papel. Facturación SI CAPITAL PDF X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICAVentas Totalizadas por
Producto
Reporte a la Subgerencia
Administrativa y Financiera de los
listados de ventas.
Español X X discos duros, papel. Facturación SI CAPITAL PDF X Recaudo y Depuración de Cartera Sin establecer
Documento que reporta
ingresos por ventas de
productos y servicios.
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA Facturación Detallada
Reporte a la Subgerencia
Administrativa y Financiera de los
listados de ventas.
Español X X discos duros, papel. Facturación SI CAPITAL PDF X Recaudo y Depuración de Cartera Sin establecer
Documento que reporta
ingresos por ventas de
productos y servicios.
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 NO APLICA
Facturación Detallada,
Factura de Venta,
Comprobante de
Archivo de Facturación Detallada,
Factura de Venta, Comprobante de
Consignación, Solicitud de
Español X X discos duros, papel. Facturación SI CAPITAL PDF X Recaudo y Depuración de Cartera Sin establecer
Documento que reporta
ingresos por ventas de
productos y servicios.
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 09-02-FR-02 Conciliación Bancaria
Reporte de conciliación de una
cuenta bancaria con los saldos del
extracto.
Español X papel Word.doc X Conciliaciones Conciliaciones Bancarias
Documento que reporta
saldos bancarios
mensuales conciliados.
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-02-PR-01 09-02-FR-01 Cuenta de Cobro
Formato para cobro de servicios
prestados que no causan el
impuesto a las ventas.
Español X papel Word.doc X Sin establecer Sin establecer
Documento que
contiene un ingreso por
cobrar que no causa iva
XSubgerencia Administrativa y
Financiera/Tesorero General.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-01 09-03-FR-01 Formato Costo de Ventas
Documento para tabular la
informacion del reporte de
facturacion
Español X X medio magnético Hojas de calculo .xls x INFORMES Sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-01 09-03-FR-01 Formato Costo de VentasSoporte informe de ventas vs.
CostosEspañol X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X INFORMES Sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-01 NO APLICABalance de Prueba (Libro
auxiliar)
Informe de las cuentas contables
objeto de la asignaciónEspañol X X medio magnético PDF X INFORMES Sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-01 NO APLICA Comprobante de Diario
Comprobante de Diario contable
soporte de la causación de la
asignación impreso
Español X X medio magnético PDF XCOMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICAArchivo excel de la nomina
mensual
Cuadro que contiene la nomina
mensualEspañol x disco duro .xls x Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Correo electrónico
Documento que se envía a la S.R.H.
solicitando corrección o aclaración
de las diferencias encontradas.
Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Distribución de Costos
Informe para clasificar la
información de acuerdo al tipo de
costo.
Español X x medio magnético Hojas de calculo .xls. x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 09-03-FR-02Formato Cálculo Sueldos
Nómina Planta
Soporte causación comprobantes
contables. Comprobante de
nómina y registro contable
Español X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Reporte de Consumo
Soporte de consumos mensuales
de bienes y servicios por centro de
costo por dependencias.
Español X X medio magnético PDF X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Correo electrónico
Documento que se envía a la S.A.F.
(Almacén e Inventario) solicitando
corrección o aclaración de las
Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Comprobante de Diario
Comprobante de Diario contable
soporte de la causación de la
distribución impreso
Español X X medio magnético PDF XCOMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Ticket mesa de serviciosSolicitar informe de consumo de
impresiónEspañol X X medio magnético CA Service Desk Manager X sin establecer sin establecer sin establecer X
Gerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Libro de Distribución excelSoporte de la distrubucion de
costos y gastosEspañol X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Ordenes de pago revisadasDocumento soporte para revisar la
causacion de las O.PEspañol X X medio magnético No aplica X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Comprobante contable
Comprobante de diario con los
ajustes producto de las
inconsistencias
Español X X medio magnético No aplica XCOMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Correo electrónico
Documento que se envía a la S.A.F.
(Presupuesto) informando las
inconsitencias en la causacion de
Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL6 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Ordenes de pago
Documento soporte para revisar la
informacion de las facturas y los
soportes de las O.P para clasificar
Español X X medio magnético No aplica X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Cuadro de Distribución
Informe donde se actualizan los
parametros de la distrubucion de
costos y gastos
Español X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Cuadro de Distribución
Informe donde se actualizan las
tablas dinamicas de la distrubucion
de costos y gastos
Español X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Comprobante Contable
Soporte causación comprobantes
contables. Comprobante de
distribución de costos y gastos
Español X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICA Balance de Prueba
Informe donde se revisan las
cuentas contables objeto de la
distribucion
Español X X medio magnético PDF X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-03-PR-03 NO APLICAComprobante de Diario y
soportes
Comprobante de Diario contable
soporte de la causación de la
distribución impreso
Español X X medio magnético PDF XCOMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-02
Cuentas por cobrar -
Convenios
interadministrativos - Notas
Soporte de transacciones de cxc,
convenios y notas creditoEspañol x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-03Informe de Ingresos de
tesorería.
Informe de tesoreria relación de
otros ingresosEspañol x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-10Conciliación bancaria
contable
Formato para diligenciar la
conciliación bancaria con
información saldos contables
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONESConcilialciones
Bancarias
Comparación de saldos
entre libro auxiliar y
extraxto bancario.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-07 Conciliación almacén
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en elementos de consumo frente a
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Concilialciones
especificas de cada
entidad
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-08Conciliación propiedad,
planta y equipo
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en elementos devolutivos e
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Concilialciones
especificas de cada
entidad
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-01 AmortizacionesFormato para soortar el registro de
las amortizaciones mensualesEspañol x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-04 Recaudo por facturación
Formato para registro manual del
soporte contable por el recaudo de
facturación mensual.
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-06 Ingresos anexo
Formato para relacionar los
ingresos del grupo de cuentas 4
como anexo a los estados
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-11Causación aportes de nómina
de planta
Formato para relacionar el
discriminado por cuenta y tercero,
la RA nómina de aportes.
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-12Causación provisiones
nómina de planta
Formato para relacionar el
discriminado por cuenta y tercero,
la provisión de prestaciones
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-05Anexos a los estados
contables
Formato para relacionar
información de terceros de las
cuentas y saldos contables como
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. XESTADOS CONTABLES INFORMES
COMPLEMENTARIOSsin establecer
Informes mensuales de
las operaciones de la
unidad.
XSubgerente Administrativo y
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Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-13
Codificación bimestral
declaración del impuesto
sobre las ventas
Formato para relacionar los valores
de los renglones en la declaración
de IVA presentada, para registro
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X INFORMES sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-14
Codificación bimestral
declaración retenciones
impuesto de industria y
Formato para relacionar los valores
de los renglones en la declaración
de ICA presentada, para registro
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X INFORMES sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-15
Codificación mensual
declaración de retención de
estampillas
Formato para relacionar los valores
de los renglones en la declaración
de estampillas distritales
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X INFORMES sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 09-04-FR-09
Codificación mensual
declaración de retenciones
en la fuente
Formato para relacionar los valores
de los renglones en la declaración
de retención en la fuente
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X INFORMES sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA Conciliación CUD
Cuenta Única Distrital. Documento
de reporte a la Secretaría Distrital
de Hacienda por los movimientos
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X INFORMESInformes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA Conciliación FoncepCertificación de aportes y comisión
causados en la nomina del mes.Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
CB-0901
CGN2005_001_SALDOS_Y_M
OVIMIENTOS
Formato electrónico cargado al
aplicativo Chip de la CGN en
archivo plano con información
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://www.contaduri
a.gov.co/chip
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICACB-0902 CGN2005_002
OPERACIONES_ RECÍPROCAS
Formato electrónico cargado al
aplicativo Chip de la CGN en
archivo plano con información
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://www.contaduri
a.gov.co/chip
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
CBN-0903 CGN2005NE_003
NOTAS_DE_CARACTER_ESPE
CIFICO
Formato electrónico cargado al
aplicativo Chip de la CGN en
archivo plano con información
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://www.contaduri
a.gov.co/chip
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
CBN-0904 CGN2005NG_003
NOTAS_DE_CARACTER_GENE
RAL
Formato electrónico cargado al
aplicativo Chip de la CGN en
archivo plano con información
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
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http://www.contaduri
a.gov.co/chip
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA CB-0905 DEUDORES
Formato electrónico cargado al
aplicativo Sivicof de la Contraloría
de Bogotá con información
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a organismos
de control
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICAEstados Financieros de la
UAECD
Documentos impresos firmados
por los responsables de la
información con los Estados
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls, Documento
de texto .doc y pdfX
ESTADOS CONTABLES INFORMES
COMPLEMENTARIOSsin establecer
Informes mensuales de
las operaciones de la
unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://www.catastrob
ogota.gov.co/es/cata
stro/Informacion-
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
Balance General
CGN2005_001_SALDOS_Y_M
OVIMIENTOS
Formato electrónico cargado al
aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y publicado Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
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08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL7 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
Estado de Actividad
Financiera, Economica, Social
y Ambiental
Formato electrónico cargado al
aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICAEstado de Cambios en el
Patrimonio
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aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
Notas a los Estados Finacieros
- de carácter general
CGN2005NG_003
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aplicativo Consolidador hacienda
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magneticoPDF X INFORMES
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entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
Notas a los Estados Finacieros
- de carácter específico
CGN2005NE_003
Formato electrónico cargado al
aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
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entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
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http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA
Informe de Cuentas
Recíprocas
CGN2005_002
Formato electrónico cargado al
aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español X xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA Libro Auxiliar
Libro oficial de contabilidad,
informe generado desde el
aplicativo contable.
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Auxiliar
Libro Auxiliar que
contine los movimientos
y saldos mensuales.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA Libro Diario
Libro oficial de contabilidad,
informe generado desde el
aplicativo contable.
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Diario
Libro Auxiliar que
contine los movimientos
y saldos mensuales.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-01 NO APLICA Libro Mayor y Balances
Libro oficial de contabilidad,
informe generado desde el
aplicativo contable.
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Mayor y Balance
Libro Auxiliar que
contine los movimientos
y saldos mensuales.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICAFORMULARIO - Declaración
de Retención en la Fuente
Formato electrónico generado a
través de la página
www.DIAN.gov.co aplicativo
Español X xPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICAFORMULARIO - Declaración
Bimestral de IVA
Formato electrónico generado a
través de la página
www.DIAN.gov.co aplicativo
Español X xPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICA
FORMULARIO - Declaración
Anual de Ingresos y
Patrimonio 2016
Formato electrónico generado a
través de la página
www.DIAN.gov.co aplicativo
Español X xPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
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entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICA
FORMULARIO DILIGENCIADO -
Declaración de Estampillas
Pro-Adulto
Documento Formato en papel para
diligenciar en forma manual para
presentar por ventanilla con la
Español X X papel y disco duro PDF X INFORMESInformes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICA
FORMULARIO DILIGENCIADO -
Declaración de Estampillas
Pro-Cultura
Documento Formato en papel para
diligenciar en forma manual para
presentar por ventanilla con la
Español X X papel y disco duro PDF X INFORMESInformes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICA
FORMULARIO DILIGENCIADO -
Declaración de Estampillas U-
Pedagógica
Documento Formato en papel para
diligenciar en forma manual para
presentar por ventanilla con la
Español X X papel y disco duro PDF X INFORMESInformes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICAFORMULARIO DILIGENCIADO -
Declaración Bimestral de ICA
Documento Formato en papel para
diligenciar en forma manual para
presentar por ventanilla con la
Español X X papel y disco duro PDF X INFORMESInformes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICAFORMULARIO DILIGENCIADO -
Declaración Bimestral de ICA
Documento Formato en papel para
diligenciar en forma manual para
presentar por ventanilla con la
Español X X papel y disco duro PDF X INFORMESInformes a Otras
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XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICA FORMULARIO FIRMADO Formatos electrónicos de
declaraciones tributarias Español X X papel y disco duro PDF X INFORMES
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control
XSubgerente Administrativo y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICA FORMULARIO PRESENTADO
Formatos electrónicos de
declaraciones tributarias
presentados
Español X X papel y disco duro PDF X INFORMESInformes a Otras
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control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 NO APLICAFORMULARIO CON REGISTRO
DE PAGO
Formatos electrónicos de
declaraciones tributarias con pagoEspañol X X papel y disco duro PDF X INFORMES
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entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 09-04-FR-09CODIFICACION MENSUAL
RETEFUENTERegistro codificacion mensual Español X X papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 09-04-FR-13CODIFICACION BIMESTRAL
IVARegistro codificacion bimestral Español X X papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 09-04-FR-14CODIFICACION BIMESTRAL
ICARegistro codificacion bimestral Español X X papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-02 09-04-FR-15CODIFICACION MENSUAL
ESTAMPILLASRegistro codificacion mensual Español X X papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 NO APLICABalance de Prueba (Libro
auxiliar)
Informe donde se identifican las
partidas contables suceptibles de
depuración
Español X X medio magnético PDF X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 NO APLICA Correo electrónico
Documento que se envía
solicitando soportes contables para
adelantar la depuracion
Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
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GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 NO APLICA Soportes contablesDocumento para adelantar la
depuracionEspañol X X papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 NO APLICA Correo electrónico Convocar al comité tecnico Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 01-01-FR-01 ActaRegistro del desarrollo de la
reunónEspañol X X Discos duros y papel PDF x Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 06-04-FR-12 ResolucionDonde se informa la
recomendación dada por el comiteEspañol X X Discos duros y papel PDF x Sin establecer Sin establecer Sin establecer X Dirección General Disponible Archivo de gestion NO APLICA Dirección General
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 NO APLICABalance de Prueba (Libro
auxiliar)
Informe donde se revisan los
registros contables objeto de la
depuración
Español X X medio magnético PDF X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
08-02-FR-01
V.2
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL8 de 8
Nombre del registro o
documento de archivoDefinición Idioma
An
álo
go
Dig
ita
l
Ele
ctr
ón
ico
Descripción del
Soporte
Presentación de la
información (formato)
Inte
rno
Ex
tern
o
Serie Subserie
Descripción de la
categoría de
información Pú
blic
a
Cla
sif
ica
da
Re
se
rva
da
Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Descripción del soporte
Custodio de la
información
Estado de la
información
Localización del
documento o del
activo de
información
Publicada en
(link página
web)
Área / Dependencia
CUADRO DE CARACTERÍZACIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN: WINSTON DARÍO HERNÁNDEZ PARRADO, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Fecha de elaboración/ validación: 08/09/2017
Norma, función o proceso
Có
dig
o d
el
Pro
ce
dim
ien
to
Có
dig
o d
el fo
rma
to Tipo documentalTipo de Soporte (medio de conservación
y/o soporte)
Tipo de
OrigenClasificación documental (Categoría de información)
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-03 NO APLICA Comprobante de Diario
Comprobante de Diario contable
soporte de la causación de la
depuración impreso
Español X X medio magnético Hojas de calculo .xls. XCOMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICAInforme CGN96002 de
aplicativo contable
Informe para depurar listado de
operaciones reciprocasEspañol x x
Papel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICAInforme CGN2005-002
OPERACIONES RECIPROCAS
Formato electrónico cargado al
aplicativo Chip de la CGN en
archivo plano con información
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://www.contaduri
a.gov.co/chip
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICA Correo electrónico
Documento que se envía para
circularizacion y verificacion de
saldos
Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICAInforme CGN2005-002
OPERACIONES RECIPROCAS
Revisar, validar, generar, enviar,
transmitir e imprimir las
operaciones reciprocas
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://www.contaduri
a.gov.co/chip
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICAInforme CGN96002 de
aplicativo contable
Proyectar y firmar informe de las
operaciones reciprocasEspañol x x
Papel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICAInforme de Gestión de
Operaciones Recíprocas
Formato electrónico cargado al
aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español x xPapel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y Archivo
plano .txtX INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-04 NO APLICACarpeta conciliaciones de
operaciones reciprocas
Archivo de gestión de comunicados
entre entidades que reportanEspañol x x
Papel y medio
magnetico
Hojas de calculo .xls y correos
PDF.x INFORMES sin establecer
Carpeta con documentos
variosX
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-05 NO APLICA Correo electrónicoRemitir solicitud a los responsables
de los procesosEspañol x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-05 NO APLICA Documento
Documento para consolidar la
información de las notas de los
estados contables, firmarla,
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X Sin establecer Sin establecer Sin establecer XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-05 NO APLICA
Notas a los Estados Finacieros
- de carácter específico
CGN2005NE_003
Formato electrónico cargado al
aplicativo Consolidador hacienda
de la SHD en archivo plano con
Español X XPapel y medio
magneticoPDF X INFORMES
Informes a Otras
entidades
Informes para rendir
cuentas a entes de
control
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible y Publicada Archivo de gestion
http://200.119.84.49
/consolida/faces/vali
dadorweb/main.jsp?
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 09-04-FR-10Conciliación bancaria
contable
Formato para diligenciar la
conciliación bancaria con
información saldos contables
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES Conciliaciones bancarias
Comparación de saldos
entre libro auxiliar y
extracto bancario.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 09-04-FR-07Conciliación almacén (bienes
de consumo)
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en elementos de consumo frente a
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Conciliaciones
especificas de cada
entidad
Comparación de saldos XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 09-04-FR-08
Conciliación propiedad,
planta y equipo (bienes en
servicio y depreciación)
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en elementos devolutivos e
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Conciliaciones
especificas de cada
entidad
Comparación de saldos XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 NO APLICAConciliación saldos contables
gastos de personal
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en contabilidad frente a los saldos
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Conciliaciones
especificas de cada
entidad
Comparación de saldos XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 NO APLICA
Conciliación saldos contables
derechos contingentes
(convenios
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en contabilidad frente a los saldos
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Conciliaciones
especificas de cada
entidad
Comparación de saldos XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 NO APLICAConciliación saldos contables
provisiones por litigios
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en contabilidad frente a los saldos
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Conciliaciones
especificas de cada
entidad
Comparación de saldos XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 NO APLICA
Conciliación saldos contables
gestión de pagos
(presupuesto)
Formato para diligenciar la
conciliación de los saldos reflejados
en contabilidad frente a los saldos
Español x x papel y disco duro Hojas de calculo .xls. X CONCILIACIONES
Conciliaciones
especificas de cada
entidad
Comparación de saldos XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 NO APLICA Comprobante de AjusteSoporte causación comprobantes
contables de ajusteEspañol X X medio magnético Hojas de calculo .xls. X INFORMES Sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-06 NO APLICABalance de Prueba (Libro
auxiliar)
Informe donde se revisan las
cuentas contables objeto de ajusteEspañol X X medio magnético PDF X INFORMES Sin establecer
Resumen de las
transacciones diarias de
la unidad.
XSubgerente Administrativo y
Financiero.Disponible Archivo de gestion NO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-07 NO APLICASolicitud de Creación de
Terceros
Formato de solicitud para creación
de un tercero persona natural y/o
jurídica en el módulo de Si_Capital
Español x Discos duros Hojas de calculo .xls x x Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Subgerencia Administrativa y
Financiera/Subgerente
Administrativo y Financiero.
Disponible Archivo de gestion NO APLICASubgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-07 NO APLICA Correo electronicoEl Administrador del módulo de
terceros recibe la solicitudEspañol x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer X
Gerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
GESTION FINANCIERA 09-04-PR-07 NO APLICA Correo electronico
Solicitar a la SDH vía correo
electrónico su creación para el
paralelo en su respectivo módulo
Español x correo institucional .mbox x Sin establecer Sin establecer Sin establecer XGerencia de tecnología/
Gerente de tecnología.Disponible
Servidores de la
UAECDNO APLICA
Subgerencia Administrativa y
Financiera-Gestión Financiera
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Firma Firma Firma
Cargo Cargo Cargo
Lugar y Fecha Lugar y Fecha Lugar y Fecha Bogotá, Septiembre de 2017Bogotá, Septiembre de 2017
Subgerente Administrativo y Financiero Subgerente Administrativo y Financiero
Winston Darío Hernandez Parrado Winston Darío Hernández ParradoJorge E. Sachica G.; Luz Mery Cotrina R.; Nelson E. Martinez P; Luz Adriana Vallejo
Profesionales S.A.F. Gestión Financiera.
Bogotá, Septiembre de 2017
08-02-FR-01
V.2