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INT 110
Comunicacin Empresarial
Escuela de negocios
La estructura ms adecuada para realizar una entrevista
Elena Beyer Hauck
Septiembre 2006
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
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Estructura de una entrevista
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
Unidad 6
Escoger la estructura ms adecuada para realizar la entrevista
Existen diversos tipos de estructuras para realizar una entrevista
y cada uno presenta distintos grados de planeacin. Cuando se habla
de entrevistas muy estructuradas se refiere a la elaboracin de una
lista tipo de preguntas. Este tipo de entrevista se utiliza den
mayor medida en los departamentos de marketing o publicidad con el
fin de elaborar investigaciones de mercado, opinin y actitud. La
entrevista estructura limita la respuesta a unas cuantas: Cuntos
televisores tiene usted?, hecho que facilita la aplicacin de este
instrumento en encuestas en un gran universo. Se configura de
manera detallada, razn por la cual quien interrogue no ha de ser un
experto encuestador. La desventaja de este tipo de entrevista es
que presenta dificultades en diversas realidades. Los temas ser
limitan a ciertas preguntas, por ende a respuestas definidas
impidiendo que entrevistador indague ms all en su entrevistado. La
otra opcin de entrevista es la no estructurada. sta se diferencia
considerablemente de la anterior, puesto que contiene un listado
amplio de preguntas donde stas no son detalladas. Este tipo de
entrevistas parece ms simple que las anteriores; sin embargo, son
muy complejas. Lo anterior, pues se requiere un claro sentido del
tiempo para no perderlo o bien, centrarse demasiado en un tema y
descuidar otros. Existen tambin las entrevistas moderadamente
estructuradas, instrumento que entremezcla caractersticas de las
dos anteriores. Aqu el entrevistador prepara un listado de temas,
prev un orden posible y escribe preguntas bsicas. La entrevista
moderadamente estructurada es un plan adaptable a las
circunstancias y necesidades de la empresa. Tipos de preguntas
Despus de que se ha aclarado el objetivo, se ha establecido una
lista y optado por un formato, es posible considerar las preguntas
especficas. Es fundamental tener claro que el xito o fracaso de una
entrevista depender del tipo y la calidad de preguntas que se
hagan.
Cuando se realiza una entrevista, existen diversas posibilidades
de preguntas, stas pueden ser:
a) Cerradas. stas se caracterizan por limitar las respuestas
posibles de los entrevistados; son la mdula de la mayora de las
entrevistas muy estructuradas, pero tambin pueden usarse en las
moderadamente construidas y en las que no lo estn. Algunas
solicitan al personaje inquirido que seleccione una respuesta de
entre varias: En cul de las siguientes reas preferira desempearse?
quin sera mejor para el trabajo: Pedro, Juan o Diego? Otras
preguntas cerradas solicitan datos especficos: Hace cunto tiempo
que usted se desempea en esta empresa? Cundo estar lista la
maquinaria?
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b) abiertas. Este tipo de preguntas permiten un marco ms amplio
de respuestas. Algunas preguntas son ms abiertas que otras. Como
entrevistador, es posible que alguien pueda requerir en ocasiones
el convertir una pregunta cerrada en una abierta con fin nico de
obtener ms informacin: Pregunta: Tiene usted alguna experiencia
como recepcionista? Respuesta: trabajando contratada no, pero hice
mi prctica tres meses en recepcin. Yo s que puedo hacer este
trabajo, ms an con la capacitacin que ustedes ofrecen.
c) Las Preguntas concretas aluden a hechos realizados: segn lo
que dice su currculo, usted ha tomado varios cursos de atencin al
cliente y de recepcionista Tiene claro que este trabajo es por
turnos, de da y de noche?
d) Las preguntas de opinin tal como indica su denominacin,
solicitan el parecer del entrevistado: Segn usted, cul profesional
es mejor para desempearse en esta rea? confas en lo que Arturo
dice? Segn t, vale la pena que nos arriesguemos con esto?
Lo antes mencionado no quiere decir que hacer cuestionamientos
concretos sea siempre la mejor alternativa. En muchas ocasiones las
opiniones son slo eso, opiniones. Un cliente que pide asesora a un
corredor de la bolsa probablemente no debera preguntar por el
comportamiento del mercado burstil hace dos aos; sino que debiera
consultar sobre cmo se podra comportar sta en la semana entrante.
Las personas deben decidir si quiere escuchar hechos u opiniones,
de acuerdo con el motivo de su pregunta.
e) Preguntas primarias stas se caracterizan por llevar al
entrevistado a un nuevo tema o campo: Cmo supo usted de la
existencia de esta empresa? cmo supo que necesitbamos alguien para
este cargo?
f) Las preguntas secundarias pretenden recopilar informacin
acerca vde un tema ya existente. Qu sabe usted sobre las tareas ha
realizar en el cargo de recepcionista?
Las preguntas secundarias pueden ser usadas en distintas
circunstancias:
Cuando la respuesta es incompleta: Qu dijo Csar despus?
Cuando la respuesta es superficial o vaga: Explqueme qu
significa que estemos complicados con las ventas
g) Las preguntas directas representan, en la mayora de las
veces, la mejor manera de obtener informacin. La forma correcta es,
tal como dice su nombre, emplear preguntas al grano: Qu rea de
nuestra empresa le interesa ms? He sabido que usted est disconforme
con su trabajo en la seccin X. Cul es el problema ?
No obstante, hay ocasiones en las que un enfoque directo es poco
til. Tal ocasin se da cuando el entrevistado no puede contestar con
claridad. Su imposibilidad podra deberse
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a falta de informacin, como cuando el encargado de rea pregunta:
Entienden?, y recibe un s de los empleados que errneamente creen
que entendieron. En otros casos, el entrevistado tal vez no quiera
entregar una respuesta directa ya que quizs sta pudiera ser
arriesgada o vergonzosa. Un jefe que pregunta a un subalterno: Cree
usted que soy un buen jefe?, lo ms probable es que no obtenga una
respuesta directa si el empleado piensa que es incapaz o injusto.
Para un caso como el anterior, se recomendara usar un enfoque
indirecto.
h) Las preguntas indirectas obtienen informacin sin solicitarla
de manera obvia, como muestran las comparaciones siguientes:
Pregunta directa: Seor Prez, comprende usted lo que digo?
Pregunta indirecta: si usted tuviera que explicar esto a alguno
de sus subordinados, qu les dira?
Pregunta directa: Cree usted que soy buen jefe?
Pregunta indirecta: Si usted fuera el jefe de este sector, Qu
cambiara?
Cuando no se obtiene la respuesta que se desea, an usando de
manera hbil las preguntas indirectas, existe otra forma de juzgar
una respuesta: observando el comportamiento no verbal del
entrevistado. Las expresiones del rostro, la postura, los gestos,
la mirada directa y otras seales entregan rastros sobre el estado
emocional del interlocutor. Por ejemplo, un supervisor que supone
que tal empleado no le dira si est teniendo problemas para entregar
el informe que se le haba solicitado para tal fecha, puede tratar
de encontrar pistas observando su reaccin no verbal ante una
pregunta como: Cmo estamos para la entrega del informe el 10 de
enero?
Preparar en entorno El entorno fsico donde tenga lugar la
entrevista puede tener una fuerte preponderancia en los resultados.
Si se proyecta la hora y el lugar, se podr evitar el desagrado de
tratar un tema personal con un compaero de trabajo cerca de
personas que les encantara escucharlos. Tampoco sera necesario
andar tras su jefe en el pasillo de la oficina, con el fin de
solicitar un aumento mientras se dirige a una reunin y, la forma ms
fcil para deshacerse de usted es contestar que no. Dentro de los
elementos a considerar para preparar una entrevista estn: Tiempo Al
momento de planear una entrevista, se ha de considerar
detenidamente el tiempo que se requerir para alcanzar su objetivo
y, hgale saber a su contraparte cunto piensa demorar. Si pide a
alguien que se junte con usted 20 minutos para tratar tal o cul
tema, entonces eso le permitir a la otra parte organizarse y
programar sus actividades considerando esos 20 minutos. No se debe
dejar de lado la hora del da y en lo que los involucrados tienen
que hacer antes y despus de la entrevista. Por ejemplo, es lgico
que si su jefe tiene una reunin muy importante en la tarde, estar
ocupado desde antes que sta comience; por lo tanto,
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la atencin que le podr dar a usted no es la real, ni antes ni
despus de la junta. Tampoco es buena medida programar reuniones
antes de las horas de comida, ya que de seguro usted tendr slo el
50% de la atencin, mientras que la comida tendr el otro 50%.
Lugar
Tanto el lugar como el momento son tpicos importantes a
considerar. El primer miramiento a tener en cuenta, es que el lugar
que se escoja no debe presentar distracciones. Si su interlocutor
solicita no me pasen ninguna llamada, esto es una buena seal de que
tendr toda su atencin. En ocasiones lo inteligente es buscar un
lugar imparcial para ambos interlocutores, puesto que esto no slo
disminuye la posibilidad de que no sean interrumpidos sino que
tambin, cuando se est en un espacio neutral, existen mayores
posibilidades para que las personas se expresen con mayor libertad
y sean ms creativos.
Disposicin fsica del encuentro
Por disposicin general y tcita, se sabe que quien est sentado
tras un escritorio (entrevistado o entrevistador) es quien maneja
ms poder y formalidad. Por otra parte, una forma de propiciar
igualdad e informalidad es colocar las sillas frente a rente sin
ninguna barrera entre medio (mesas, por ejemplo). La distancia
tambin afecta la relacin entre los interlocutores. No es lo mismo
hablar con alguien a 15 cm de distancia, que hacerlo a 1 2
metros.
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