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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL TRANSPORTE DE
CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
AUTOR: DIEGO XAVIER MENA BONILLA
TUTOR: ING. MÓNICA DE JESÚS JIMBO SANTANA MGT.
QUITO D.M., ABRIL DE 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: Diego Xavier Mena Bonilla,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt.
Mena Bonilla, Diego Xavier (2017). Sistema de control interno
administrativo-financiero para la empresa Digmasur S.A., dedicada
al transporte de carga pesada, ubicada en el Distrito Metropolitano
de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de
investigación para la obtención del Título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría. Contador Público Autorizado. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 229 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Diego Xavier Mena Bonilla, con C.C. 171730692-0 en calidad de autor del trabajo
de investigación: SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL
TRANSPORTE DE CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta
obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.
En la ciudad de Quito, a los 19 días de Abril del 2017
Diego Xavier Mena Bonilla, con
C.C. 171730692-0
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt. en calidad de tutora del trabajo de
titulación, SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL TRANSPORTE DE
CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
elaborado por el estudiante Diego Xavier Mena Bonilla, de la Carrera de Contabilidad y
Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, en consideración de que el trabajo de titulación reúne los requisitos y
méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al
jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación
determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 19 días de Abril del 2017
Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt.
C.C. 171047115-0
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt. en calidad de tutor del trabajo de
titulación SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL TRANSPORTE DE
CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO,
elaborado por El estudiante. Diego Xavier Mena Bonilla de la Carrera de Contabilidad y
Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos
considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y
revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 19 días de Abril del 2017
Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt.
C.C. 171047115-0
vi
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Con todo mi cariño, aprecio y respeto esta tesis las dedico a ustedes:
A mi madre Vilma y a mi padre Ángel, que son mi razón de ser, les doy las gracias por
haber formado en mí un hombre con valores, sueños y con retos en la vida que se los
puede alcanzar con mucho esfuerzo, dedicación y perseverancia. Gracias por el amor
que me dan día a día, por el ejemplo de vida que sigo de ustedes, por el apoyo
incondicional y sobretodo los consejos en toda mi trayectoria estudiantil. Es un orgullo
dedicarles mi título a ustedes y gracias por las veces que han sido duros conmigo, sé que
no todo fue en vano y lo hicieron por verme un gran profesional. Los Amo.
A mi abuelito Julio Bonilla y a mi abuelita Pastora Armas, por parte de mi madre y
padre respectivamente, en vida puedo compartir mi triunfo con ustedes y dedicarles, ya
que siempre se han preocupado por sus nietos en que sean profesionales.
A mi hermana Gaby y mi hermano Fernando, por estar siempre pendiente de mí y
aconsejándome, gracias por compartir momentos de alegría, tristeza, apoyo y hasta
disgustos. Sé que siempre podré contar con ustedes y por más que pasen los años nunca
nos vamos a separar y estar unidos como hemos sido.
A mis sobrinos Matías, Andrés y una alegría más que se está formando dentro de mi
hermana, son la mejor inspiración que tengo para ser una mejor persona en la vida. Son
una bendición tan grande para mí y para toda la familia. Los quiero mucho.
A mi novia Jadira, que a pesar de todo lo vivido, siempre ha estado conmigo dándome
ánimos y apoyo incondicional para poder concluir esta etapa de la vida que la
comenzamos juntos.
Diego Xavier Mena Bonilla
ix
AGRADECIMIENTO
Al concluir mi tesis de grado previo a la obtención de mi título profesional quiero
agradecer:
A Dios, por haberme llenado de bendiciones, haberme dado salud, permitiéndome llegar
hasta este punto y la fortaleza necesaria para lograr mis objetivos, así con la bondad y
amor que siempre lo he recibido.
A la Universidad Central del Ecuador – Facultad de Ciencias Administrativas, a todas
las Autoridades de la Facultad, a los docentes que a lo largo de mi tiempo de estudio
forjaron mi fututo profesional y personal con principios y valores sólidos.
A la Ingeniera Mónica Jimbo, por guiarme en la elaboración del presente trabajo de
titulación, ya que sin escatimar esfuerzo alguno, me brindó su apoyo, paciencia,
asesoramiento y sobretodo exigencia, lo que me ha permitido concluir este trabajo de
manera satisfactoria.
A la Asociación de Estudiantes de Contabilidad y Auditoría liderada por Cristian
Chávez, a un gran equipo al cual me debo y formo parte, que me ha enseñado el poder
de ayudar a la gente sin remuneración alguna y mucho más en formarme como líder
dentro y fuera de nuestra querida Facultad.
A todo el equipo de trabajo de la Empresa Digmasur S.A., por su colaboración y por el
tiempo brindado para el desarrollo de este trabajo. Gracias por apoyar en la superación
del personal y de cada uno de sus colaboradores.
Y a todos aquellos que participaron directa o indirectamente en la elaboración de esta
tesis.
Diego Xavier Mena Bonilla
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR .................................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN .................................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN .................................................................................................. v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................... vii
DEDICATORIA ................................................................................................................. viii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... ix
CONTENIDO ........................................................................................................................ x
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................ xviii
LISTA DE FIGURAS ......................................................................................................... xx
ANEXOS .......................................................................................................................... xxiii
RESUMEN ....................................................................................................................... xxiv
ABSTRACT ...................................................................................................................... xxv
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
1. LA EMPRESA ........................................................................................................ 2
1.1. Antecedentes ....................................................................................................... 2
1.1.1. Reseña Histórica ................................................................................................. 3
1.1.1.1. Ubicación de la Empresa .................................................................................... 5
1.1.1.2. Principales Mercados de Digmasur S.A. ............................................................ 6
1.1.2. Base Legal de la Empresa ................................................................................... 7
1.1.2.1. Ley de Compañías .............................................................................................. 7
1.1.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno .................................................................... 9
1.1.2.3. Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial .................. 10
1.2. Direccionamiento Estratégico ........................................................................... 11
1.2.1. Misión de la Empresa ....................................................................................... 11
1.2.2. Visión de la Empresa ........................................................................................ 12
1.2.3. Valores de la Empresa ...................................................................................... 12
1.2.4. Objetivos de la Empresa ................................................................................... 13
1.2.5. Estrategias para el 2016 -2017 .......................................................................... 14
1.2.6. Matriz Estratégica ............................................................................................. 15
1.3. Estructura Organizacional ................................................................................ 16
xi
1.3.1. Organigrama Estructural ................................................................................... 16
1.3.2. Organigrama Funcional .................................................................................... 17
1.4. Análisis Situacional .......................................................................................... 20
1.4.1. Ambiente Externo ............................................................................................. 21
1.4.1.1. Macro-Ambiente ............................................................................................... 21
1.4.1.1.1. Factor Social ..................................................................................................... 23
1.4.1.1.2. Factor Político ................................................................................................... 25
1.4.1.1.3. Factor Tecnológico ........................................................................................... 26
1.4.1.1.4. Factor Económico ............................................................................................. 26
1.4.1.2. Micro-Ambiente ............................................................................................... 33
1.4.1.2.1. Clientes ............................................................................................................. 34
1.4.1.2.2. Proveedores....................................................................................................... 35
1.4.1.2.3. Competencia ..................................................................................................... 35
1.4.2. Análisis Interno ................................................................................................. 37
1.4.2.1. Planificación ..................................................................................................... 37
1.4.2.2. Organización ..................................................................................................... 38
1.4.2.3. Dirección........................................................................................................... 38
1.4.2.4. Control .............................................................................................................. 39
1.4.3. Matriz Resumen FODA .................................................................................... 39
1.4.4. Matriz Estratégica FODA ................................................................................. 41
1.4.5. Análisis Matriz Estratégica FODA ................................................................... 43
2. MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO ............................................... 44
2.1. Introducción ...................................................................................................... 44
2.2. Definición ......................................................................................................... 44
2.3. Importancia ....................................................................................................... 46
2.4. Características ................................................................................................... 46
2.5. Objetivos ........................................................................................................... 47
2.6. Principios .......................................................................................................... 47
2.7. Ventajas y desventajas ...................................................................................... 48
2.7.1. Ventajas ............................................................................................................ 48
2.7.2. Desventajas ....................................................................................................... 48
2.8. Responsabilidad ................................................................................................ 48
xii
2.9. Elementos ......................................................................................................... 49
2.10. Clasificación ..................................................................................................... 50
2.10.1. Por la función .................................................................................................... 50
2.10.1.1. Administrativo .................................................................................................. 50
2.10.1.2. Financiero o Contable ....................................................................................... 50
2.10.2. Por la acción ..................................................................................................... 51
2.10.2.1. Previo ................................................................................................................ 51
2.10.2.2. Concurrente....................................................................................................... 51
2.10.2.3. Posterior ............................................................................................................ 51
2.11. Tipos de Controles ............................................................................................ 51
2.11.1. Control Previo ................................................................................................... 51
2.11.2. Control Concurrente ......................................................................................... 52
2.11.3. Control Posterior ............................................................................................... 52
2.12. Métodos de Evaluación..................................................................................... 53
2.12.1. Método Narrativo o Descriptivo ....................................................................... 53
2.12.2. Método de Cuestionario .................................................................................... 54
2.12.3. Método de Flujograma o Gráfico ..................................................................... 55
2.13. Riesgos .............................................................................................................. 56
2.13.1. Definición de Riesgo ........................................................................................ 56
2.13.2. Origen de los Riesgos ....................................................................................... 57
2.13.3. Categorías de los Riesgos ................................................................................. 57
2.13.3.1. Riesgo inherente ............................................................................................... 57
2.13.3.2. Riesgo de control .............................................................................................. 58
2.13.3.3. Riesgo de detección .......................................................................................... 58
2.13.4. Calificación de la Confianza y Riesgo.............................................................. 59
2.14. Modelos ............................................................................................................ 60
2.14.1. Control Interno según modelo COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway) ....................................................................... 60
2.14.1.1. Definición ......................................................................................................... 61
2.14.1.2. Objetivos ........................................................................................................... 61
2.14.1.3. Componentes del Control Interno según el modelo COSO .............................. 61
2.14.1.3.1. Ambiente de Control......................................................................................... 62
xiii
2.14.1.3.2. Evaluación de Riesgo ....................................................................................... 63
2.14.1.3.3. Actividades de Control ..................................................................................... 64
2.14.1.3.4. Información y Comunicación ........................................................................... 65
2.14.1.3.5. Supervisión ....................................................................................................... 66
2.14.2. Control Interno según el modelo COSO II ....................................................... 66
2.14.2.1. Componentes del Control Interno según el modelo COSO II .......................... 67
2.14.2.1.1. Ambiente de Control......................................................................................... 68
2.14.2.1.2. Establecimiento de objetivos ............................................................................ 68
2.14.2.1.3. Identificación de eventos .................................................................................. 68
2.14.2.1.4. Evaluación de riesgos ....................................................................................... 69
2.14.2.1.5. Respuesta al riesgo ........................................................................................... 69
2.14.2.1.6. Actividades de control ...................................................................................... 69
2.14.2.1.7. Información y comunicación ............................................................................ 69
2.14.2.1.8. Monitoreo ......................................................................................................... 70
2.14.3. Modelo MICIL.................................................................................................. 70
2.14.3.1. Componentes del MICIL .................................................................................. 70
2.14.4. Modelo CORRE ............................................................................................... 71
2.14.4.1.1. Definición ......................................................................................................... 71
2.14.4.2. Componentes del CORRE ................................................................................ 72
2.14.5. Modelo COSO III ............................................................................................. 72
2.14.5.1. Componentes y Principios del Control Interno según COSO III ..................... 75
2.14.5.1.1. Entorno de Control ........................................................................................... 76
2.14.5.1.2. Evaluación de Riesgos ...................................................................................... 78
2.14.5.1.3. Actividades de Control ..................................................................................... 81
2.14.5.1.4. Sistemas de Información................................................................................... 82
2.14.5.1.5. Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo ............................................. 83
2.15. Evolución del Marco Integrado de Control Interno COSO (Committee
of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)........................... 84
3. ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA ............................. 85
3.1. Análisis del Control Interno Administrativo .................................................... 85
3.1.1. Análisis al Área Administrativa........................................................................ 85
3.1.1.1. Resultados del Análisis del Área Administrativa ............................................. 87
xiv
3.1.2. Análisis al Área Técnico-Operativo ................................................................. 89
3.1.2.1. Resultados del Análisis del Área Técnico-Operativo ....................................... 91
3.2. Análisis del Control Interno Financiero ........................................................... 92
3.2.1. Análisis al Área de Contabilidad ...................................................................... 92
3.2.1.1. Resultados del Análisis del Área de Contabilidad ............................................ 95
3.2.2. Análisis en el Área de Tesorería ....................................................................... 96
3.2.2.1. Resultados del Análisis del Área de Tesorería ................................................. 98
3.3. Matriz de Evaluación del Control Interno aplicado al Departamento
Administrativo y Financiero ............................................................................. 99
3.3.1. Matriz de Riesgos aplicada a la Empresa Digmasur S.A. ................................ 99
3.3.2. Ponderación de las preguntas aplicadas a la Matriz de Riesgos ..................... 100
3.3.3. Calificación Global de Riesgo en la Empresa Digmasur S.A. ....................... 106
3.3.4. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Administrativo
de la Empresa Digmasur S.A. ......................................................................... 108
3.3.5. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Financiero de la
Empresa Digmasur S.A. ................................................................................. 116
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO BASADO EN EL MODELO
COSO III ............................................................................................................. 117
4.1. Objetivos del Control Interno ......................................................................... 118
4.1.1. Objetivo General ............................................................................................. 118
4.1.2. Objetivos Específicos ..................................................................................... 119
4.2. Mapa de Procesos ........................................................................................... 119
4.3. Evaluación de componentes COSO III ........................................................... 124
4.3.1. Cuestionarios del Componente Entorno de Control ....................................... 126
4.3.2. Cuestionarios del Componente Evaluación de Riesgos ................................. 133
4.3.3. Cuestionarios del Componente Actividades de Control ................................. 143
4.3.4. Cuestionarios del Componente Sistemas de Información .............................. 153
4.3.5. Cuestionarios del Componente Supervisión del sistema de control –
Monitoreo ....................................................................................................... 162
4.3.6. Análisis Componentes COSO III ................................................................... 171
4.3.6.1. Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos ............................................................ 173
xv
4.4. Procedimientos de Control Interno al Departamento Administrativo ............ 179
4.4.1. Control Interno en el Área de Talento Humano ............................................. 179
4.4.1.1. Descripción General ....................................................................................... 179
4.4.1.2. Procedimientos de Control para Selección de Personal ................................. 180
4.4.1.2.1. Descripción ..................................................................................................... 180
4.4.1.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 180
4.4.1.2.3. Políticas........................................................................................................... 180
4.4.1.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 181
4.4.1.2.5. Flujograma ...................................................................................................... 182
4.4.1.3. Procedimientos de Control para Inducción del Personal ................................ 183
4.4.1.3.1. Descripción ..................................................................................................... 183
4.4.1.3.2. Objetivo .......................................................................................................... 183
4.4.1.3.3. Políticas........................................................................................................... 183
4.4.1.3.4. Procedimiento ................................................................................................. 184
4.4.1.3.5. Flujograma ...................................................................................................... 185
4.4.1.4. Procedimientos de Control para Capacitación del Personal ........................... 186
4.4.1.4.1. Descripción ..................................................................................................... 186
4.4.1.4.2. Objetivo .......................................................................................................... 186
4.4.1.4.3. Políticas........................................................................................................... 186
4.4.1.4.4. Procedimientos ............................................................................................... 187
4.3.1.1.1. Flujograma ...................................................................................................... 188
4.4.1.5. Procedimiento de Control para Evaluación del Personal ............................... 189
4.4.1.5.1. Descripción ..................................................................................................... 189
4.4.1.5.2. Objetivo .......................................................................................................... 189
4.4.1.5.3. Políticas........................................................................................................... 189
4.4.1.5.4. Procedimiento ................................................................................................. 189
4.4.1.5.5. Flujograma ...................................................................................................... 191
4.4.2. Control Interno en el Área Técnico-Operativo ............................................... 192
4.4.2.1. Descripción General ....................................................................................... 192
4.4.2.2. Objetivos ......................................................................................................... 192
4.4.2.3. Políticas........................................................................................................... 192
4.4.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 193
xvi
4.4.2.5. Flujogramas .................................................................................................... 195
4.5. Procedimientos de Control Interno al Departamento Financiero ................... 198
4.5.1. Procedimientos de Control para Caja Chica ................................................... 198
4.5.1.1. Descripción ..................................................................................................... 198
4.5.1.2. Objetivo .......................................................................................................... 198
4.5.1.3. Políticas........................................................................................................... 198
4.5.1.4. Procedimiento ................................................................................................. 199
4.5.1.5. Flujogramas .................................................................................................... 200
4.5.2. Procedimientos de Control para Bancos ......................................................... 202
4.5.2.1. Descripción ..................................................................................................... 202
4.5.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 202
4.5.2.3. Políticas........................................................................................................... 202
4.5.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 203
4.5.2.5. Flujogramas .................................................................................................... 204
4.5.3. Procedimientos de Control para Cuentas por Cobrar ..................................... 206
4.5.3.1. Descripción ..................................................................................................... 206
4.5.3.2. Objetivo .......................................................................................................... 206
4.5.3.3. Políticas........................................................................................................... 206
4.5.3.4. Procedimiento ................................................................................................. 207
4.5.3.5. Flujogramas .................................................................................................... 208
4.5.4. Procedimientos de Control para Servicios ...................................................... 209
4.5.4.1. Descripción ..................................................................................................... 209
4.5.4.2. Objetivo .......................................................................................................... 209
4.5.4.3. Políticas........................................................................................................... 209
4.5.4.4. Procedimiento ................................................................................................. 209
4.5.4.5. Flujograma ...................................................................................................... 210
4.5.5. Procedimientos de Control para Impuestos .................................................... 211
4.5.5.1. Descripción ..................................................................................................... 211
4.5.5.2. Objetivo .......................................................................................................... 211
4.5.5.3. Políticas........................................................................................................... 211
4.5.5.4. Procedimiento ................................................................................................. 212
4.5.5.5. Flujograma ...................................................................................................... 213
xvii
4.5.6. Procedimientos de Control para Cuentas por pagar ....................................... 214
4.5.6.1. Descripción ..................................................................................................... 214
4.5.6.2. Objetivos ......................................................................................................... 214
4.5.6.3. Políticas........................................................................................................... 214
4.5.6.4. Procedimiento ................................................................................................. 215
4.5.6.5. Flujograma ...................................................................................................... 216
4.5.7. Procedimientos de Control para Provisiones .................................................. 217
4.5.7.1. Descripción ..................................................................................................... 217
4.5.7.2. Objetivo .......................................................................................................... 217
4.5.7.3. Políticas........................................................................................................... 217
4.5.7.4. Procedimiento ................................................................................................. 218
4.5.7.5. Flujograma ...................................................................................................... 219
4.5.8. Procedimientos de Control para Costos Indirectos de Producción ................. 220
4.5.8.1. Descripción ..................................................................................................... 220
4.5.8.2. Objetivo .......................................................................................................... 220
4.5.8.3. Políticas........................................................................................................... 220
4.5.8.4. Procedimiento ................................................................................................. 220
4.5.8.5. Flujograma ...................................................................................................... 221
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 222
Conclusiones ...................................................................................................................... 222
Recomendaciones .............................................................................................................. 224
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 227
ANEXOS ........................................................................................................................... 231
xviii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Accionistas de Transportes Digmasur S.A .......................................................... 4
Tabla 2 Matriz Estratégica de Digmasur S.A. ................................................................ 15
Tabla 3 Número de habitantes en Ecuador ..................................................................... 23
Tabla 4 Tasa de Desempleo ............................................................................................ 25
Tabla 5 Inflación Anual .................................................................................................. 27
Tabla 6 Producto Interno Bruto (PIB) ............................................................................ 28
Tabla 7 Producto Interno Bruto por Industria ................................................................ 29
Tabla 8 Tasa Activa Efectiva Referencial ...................................................................... 31
Tabla 9 Tasa Pasiva Efectiva Referencial ...................................................................... 32
Tabla 10 Riesgo País ...................................................................................................... 33
Tabla 11 Compañías de Carga Pesada ............................................................................ 36
Tabla 12 Análisis Matriz Estratégica FODA .................................................................. 43
Tabla 13 Niveles de Riesgo ............................................................................................ 60
Tabla 14 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración ....... 88
Tabla 15 Cuestionario Área Técnico-Operativo ............................................................. 89
Tabla 16 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área Técnico-Operativo ....... 91
Tabla 17 Cuestionario al Área de Contabilidad.............................................................. 93
Tabla 18 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Contabilidad ........... 96
Tabla 19 Cuestionario al Área de Tesorería ................................................................... 97
Tabla 20 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Tesorería ................. 99
Tabla 21 Ponderación Matriz de Riesgo....................................................................... 100
Tabla 22 Clasificación del Riesgo ................................................................................ 106
Tabla 23 Evaluación del Riesgo Departamento Administrativo .................................. 108
Tabla 24 Evaluación del Riesgo Departamento Financiero ......................................... 115
Tabla 25 Entorno de Control Área Financiera.............................................................. 129
Tabla 26 Entorno de Control Área Administrativa ...................................................... 132
Tabla 27 Evaluación de Riesgo Área Financiera.......................................................... 138
Tabla 28 Evaluación de Riesgo Área Administrativa .................................................. 142
Tabla 29 Actividades de Control Área Financiera ....................................................... 148
Tabla 30 Actividades de Control Área Administrativa ................................................ 152
xix
Tabla 31 Sistemas de Información Área Financiera ..................................................... 158
Tabla 32 Sistemas de Información Área Administrativa.............................................. 161
Tabla 33 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Financiera ............... 166
Tabla 34 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Administrativa ........ 170
Tabla 35 Resultado de Evaluación por Componente.................................................... 171
Tabla 36 Probabilidad ................................................................................................... 174
Tabla 37 Impacto .......................................................................................................... 174
xx
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Logotipo de la Empresa ..................................................................................... 3
Figura 2 Macro-Localización de la Empresa .................................................................... 5
Figura 3 Micro-Localización de la Empresa .................................................................... 6
Figura 4 Instalaciones de la Empresa ............................................................................... 6
Figura 5 Unidades de Transporte de la Empresa .............................................................. 7
Figura 6 Extracto Constitución de la Compañía ............................................................... 8
Figura 7 Organigrama Estructural Digmasur S.A. ......................................................... 16
Figura 8 Organigrama Funcional Digmasur S.A. ........................................................... 17
Figura 9 Análisis Situacional de la Empresa .................................................................. 21
Figura 10 Macro Ambiente............................................................................................. 22
Figura 11 Población del Ecuador.................................................................................... 24
Figura 12 Tasa de Crecimiento ....................................................................................... 24
Figura 13 Inflación Anual .............................................................................................. 27
Figura 14 Producto Interno Bruto (PIB) ......................................................................... 29
Figura 15 Tasa de Interés................................................................................................ 30
Figura 16 Tasa Activa Efectiva Referencial ................................................................... 31
Figura 17 Tasa Pasiva Efectiva Referencial ................................................................... 32
Figura 18 Riesgo País ..................................................................................................... 33
Figura 19 Micro-entorno ................................................................................................ 34
Figura 20 Ambiente Interno ........................................................................................... 37
Figura 21 El Control Interno .......................................................................................... 45
Figura 22 Tipos de Controles ......................................................................................... 52
Figura 23 Símbolos del Flujograma ............................................................................... 56
Figura 24 COSO I ........................................................................................................... 62
Figura 25 COSO II ERM ................................................................................................ 68
Figura 26 Componentes del Modelo MICIL .................................................................. 71
Figura 27 Modelo CORRE ............................................................................................. 71
Figura 28 Componentes del CORRE ............................................................................. 72
Figura 29 Evolución del COSO ...................................................................................... 74
Figura 30 Modelo COSO III ........................................................................................... 75
xxi
Figura 31 Evaluación del Control Interno Área de Administración ............................... 88
Figura 32 Evaluación del Control Interno Área Técnico-Operativo .............................. 92
Figura 33 Evaluación del Control Interno Área de Contabilidad ................................... 96
Figura 34 Evaluación del Control Interno Área de Tesorería ........................................ 99
Figura 35 Organigrama funcional propuesto ................................................................ 118
Figura 36 Mapa de Procesos ......................................................................................... 123
Figura 37 Componentes del Modelo Coso III .............................................................. 124
Figura 38 Entorno de Control ....................................................................................... 129
Figura 39 Entorno de Control ....................................................................................... 132
Figura 40 Evaluación del Riesgo .................................................................................. 138
Figura 41 Evaluación del Riesgo .................................................................................. 142
Figura 42 Actividades de Control ................................................................................. 148
Figura 43 Actividades de Control ................................................................................. 152
Figura 44 Sistemas de Información .............................................................................. 158
Figura 45 Sistemas de Información .............................................................................. 161
Figura 46 Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo ........................................ 166
Figura 47 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo ......................................... 170
Figura 48 Respuesta por componente evaluado ........................................................... 171
Figura 49 Respuesta por componente evaluado ........................................................... 172
Figura 50 Matriz de Riesgos ......................................................................................... 179
Figura 51 Calificación de Riesgos ................................................................................ 179
Figura 52 Flujograma de Selección de Personal .......................................................... 182
Figura 53 Flujograma de Inducción al Personal ........................................................... 185
Figura 54 Flujograma de Capacitación del Personal .................................................... 188
Figura 55 Flujograma de Evaluación del Personal ....................................................... 191
Figura 56 Flujograma de Recolección de leche ........................................................... 195
Figura 57 Flujograma de Entrega de leche a Pasteurizadora ....................................... 196
Figura 58 Flujograma de Limpieza del Vehículo ......................................................... 197
Figura 59 Flujograma de Creación de Fondo de Caja Chica ........................................ 200
Figura 60 Flujograma de Reposición del Fondo de Caja Chica ................................... 201
Figura 61 Flujograma de Bancos-Ingresos ................................................................... 204
Figura 62 Flujograma de Bancos-Egresos .................................................................... 205
xxii
Figura 63 Flujograma de Cuentas por Cobrar .............................................................. 208
Figura 64 Flujograma de Prestación de Servicios ........................................................ 210
Figura 65 Flujograma de Declaración de Impuestos .................................................... 213
Figura 66 Flujograma de Cuentas por Pagar ................................................................ 216
Figura 67 Flujograma de Provisión de Cartera ............................................................. 219
Figura 68 Flujograma de Costos Indirectos de Producción .......................................... 221
xxiii
ANEXOS
Anexo A Constitución de la Empresa Digmasur S.A. .................................................. 231
Anexo B Estado de Situación Inicial de Digmasur S.A. .............................................. 232
Anexo C Estado de Resultados de Digmasur S.A. ....................................................... 233
xxiv
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL TRANSPORTE DE
CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO
RESUMEN
El presente trabajo de investigación tiene como propósito el desarrollar un sistema de
control interno administrativo-financiero para la Empresa Digmasur S.A., con el fin de
promover un desarrollo organizacional, reducir los riesgos, lograr mayor eficiencia,
eficacia y con transparencia en los procesos de los departamentos administrativo y
financiero.
Por lo expuesto anteriormente la propuesta del control interno se basa en necesidades
que la empresa tiene y partiendo de este antecedente se establecen objetivos, políticas,
procesos, actividades y procedimientos en las áreas de los departamentos administrativo
y financiero, a fin de mitigar los riesgos existentes y salvaguardar los recursos
existentes.
La empresa tendrá herramientas de auditoría para evaluar el funcionamiento de las
áreas, coordinación de actividades y alcanzar objetivos. La ejecución de los
procedimientos diseñados permitirá obtener información confiable y oportuna, para que
los directivos de la empresa den seguimiento periódico a los controles establecidos para
revelar falencias y corregirlas de forma acertada.
PALABRAS CLAVE: SISTEMA DE CONTROL INTERNO / COSO III /
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO / HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA /
RIESGO DE AUDITORÍA / RIESGO DE CONTROL INTERNO
xxv
INTERNAL ADMINISTRATIVE-FINANCIAL CONTROL SYSTEM FOR THE
COMPANY DIGMASUR S.A., DEDICATED TO THE TRANSPORT OF
HEAVY LOAD, LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO
ABSTRACT
The purpose of this research is to develop a system of internal administrative and
financial control for the company Digmasur SA, in order to promote organizational
development, reduce risks, achieve greater efficiency, efficacy and transparency in the
processes of Administrative and financial departments.
Therefore, the internal control proposal is based on needs that the company has and
from this background establishes objectives, policies, processes, activities and
procedures in the areas of administrative and financial departments, in order to mitigate
the existing risks and safeguard existing resources.
The company will have audit tools to evaluate the performance of the areas, coordinate
activities and achieve objectives. The execution of the designed procedures will allow
obtaining reliable and timely information, so that the company executives periodically
follow the established controls to reveal mistakes and correct them.
KEYWORDS: INTERNAL CONTROL SYSTEM / COSO III / INTERNAL
CONTROL POLICIES / AUDIT TOOLS / AUDIT RISK / INTERNAL CONTROL
RISK
1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, todo tipo de empresas, ya sean grandes o pequeñas y sin importar la
actividad que desarrollen, requieren de procedimientos internos para salvaguardar las
inversiones realizadas por los socios, tomando en cuenta que los controles no deben ser
mecanismos aislados, sino una serie conjunta de acciones que logren el cumplimiento
de objetivos y que faciliten el progreso de la organización, con un control interno eficaz
dentro de la entidad, ayuda con la toma de decisiones a los directivos de forma correcta.
En la investigación se describe los antecedentes y el origen de la empresa, las diferentes
instancias con las que se relaciona, la filosofía empresarial, el direccionamiento
estratégico y su análisis situacional de la organización abarcando su macroentorno y su
microentorno, obteniendo la información de la entidad para desarrollar la matriz
estratégica FODA a manera de resumen.
Se presenta una investigación actual para desarrollar el control interno de la empresa,
con el modelo COSO III, donde se realiza un estudio razonable y acorde a la
investigación. Teniendo en cuenta herramientas de auditoría como son los cuestionarios,
determinando la presencia de ineficiencias de control interno en cada una de las áreas de
la empresa Digmasur S.A.
Finalmente se propone el sistema de control interno con procesos en cada área que la
organización cuenta, complementando a la evaluación y al control interno se establece
objetivos, políticas, actividades y procedimientos que debe tener cada proceso de los
departamentos administrativo y financiero, estableciendo conclusiones del trabajo de
investigación con las recomendaciones sugeridas, para que cumplan sus objetivos,
metas propuestas y que contribuyan al desarrollo de la empresa Digmasur S.A.
2
1. LA EMPRESA
1.1. Antecedentes
El transporte siempre ha sido parte de la humanidad desde épocas ancestrales. Dando
una visión a las primeras civilizaciones, ellos transportaban las cosas sobre su espalda,
posterior lo hicieron utilizando a los animales, después el descubrimiento de la rueda y
por último la máquina y con ello se tuvo otra dimensión. El transporte siempre ha ido
evolucionando junto al comercio.
Los grandes países desarrollados (con mucha riqueza mundial), forman una red densa
de transportes con altos consumos energéticos y un mercado internacional donde
muchas mercancías y personas son transportadas por todo el mundo. Sus
infraestructuras y servicios son muy complejos y están muy desarrollados. Los países
menos desarrollados tienen un transporte de menor complejidad con pocos avances
técnicos y con infraestructuras poco desarrolladas. El número de desplazamientos es
escaso y los transportes que se producen son a causa del escaso mercado internacional
en el que están involucrados.
En el Ecuador al existir compañías de transporte terrestre ha ayudado a la
comercialización y en parte el crecimiento económico del país. Pues al transporte
podemos considerarlo como un servicio intermediario, contribuyendo poco a poco a
mejor la calidad de vida en la sociedad.
A medida que la producción nacional continúa elevándose, la demanda de transporte y
otros servicios se incrementa. El desarrollo de las cadenas productivas, junto con un
mayor nivel de especialización de productos y servicios, requieren de servicios de
transporte y logística de mercancías para el desplazamiento de su producción y para el
comercio exterior.
El servicio de transporte terrestre comercial consiste en trasladar bienes, de un lugar a
otro, dentro del ámbito señalado. La prestación de este servicio estará a cargo de las
3
compañías o cooperativas legalmente constituidas y habilitadas para este fin. Esta clase
de servicio será autorizado a través de permisos de operación.
“Art. 55.- En las normas INEN y aquellas que expedida la Agencia Nacional de Tránsito
respecto del servicio de carácter comercial, se contemplarán, entre otros aspectos de
prevención y seguridad, el color, de ser el caso diferenciado y unificado según el tipo, la
obligatoriedad de contar con señales visuales adecuadas tales como distintos, el número
de placa en el techo del vehículo, acceso y espacios adecuados y el cumplimiento de
normas de seguridad apropiadas respecto de los pasajeros”. (Agencia Nacional de
Tránsito, 2012)
En el presente capítulo se presenta la actividad que maneja la empresa y como se
encuentra en el ámbito interno y externo, así como datos que sean relevantes que
posteriormente servirán para el debido análisis en el desarrollo del capítulo. La
información básica de la empresa se obtuvo de documentación fehaciente que fueron
proporcionados por la Gerencia.
Figura 1 Logotipo de la Empresa
En: Digmasur S.A., 2016
1.1.1. Reseña Histórica
En el Ecuador, el transporte tiene como ponderación de 10,05 en el Índice de la
Actividad Económica Coyuntural y en la economía ecuatoriana el sector “transporte y
almacenamiento” representa aproximadamente un 7% del PIB. La existencia del
transporte de carga pesada ha ayudado a la comercialización de los productos para que
tenga una mejor llegada de puerta a puerta, con puntualidad y la mercadería sin daño
alguno.
4
La actividad del transporte es esencial para cada uno de los sectores de la economía
Ecuatoriana, pues es imprescindible para la movilización de los diferentes tipos de
cargas de mercadería de un lugar a otro; ya que ninguna ciudad dispone de todos los
productos de consumo final producidos por las industrias establecidas en las grandes
ciudades.
En Digmasur S.A algunos socios son propietarios de su unidad que como herramienta
de trabajo laboran para el servicio de transporte de lácteos, los mismos que brindan la
seguridad y garantías de la mercadería en tránsito lo cual conlleva a que tanto el cliente
final como el generador de la carga se vea un alto grado de satisfacción.
La empresa DIGMASUR S.A., se encuentra legalmente constituida desde el 4 de Julio
del 2013 en la ciudad de Quito bajo las normas ecuatorianas, se encuentra ubicada al sur
de la ciudad en la Calle CHICAÑA OE5-458 y HUIGRA, Ciudadela Cooperativa 14 de
Enero.
Su capital es de $800,00 con un valor nominal de $1 cada acción, en el que constan 14
socios distribuidos de la siguiente manera:
Tabla 1 Accionistas de Transportes Digmasur S.A
No. APELLIDOS Y NOMBRES CAPITAL % DE
APORTACIÓN
1 ANDRADE VINUEZA JORGE GUILLERMO 57,00 7,125
2 BARREIRO YANEZ AMANDA PAULINA 57,00 7,125
3 BARREIRO YANEZ ANGEL GERMAN 57,00 7,125
4 BUÑAY CANDO DENNIS FABIAN 57,00 7,125
5 BUÑAY DANIEL 57,00 7,125
6 CARVAJAL GUERRA WILSON FERNANDO 57,00 7,125
7 CHANGO VIERA LUIS MILTON 57,00 7,125
8 MEJIA PACHECO GALO HERNAN 57,00 7,125
9 MONTENEGRO CUASQUER JOSE TELMO 58,00 7,250
10 MONTERO SOLIZ CRISTOBAL AGUSTIN 57,00 7,125
11 PARCO BORJA JUAN PABLO 57,00 7,125
12 PILICITA VASQUEZ EDWIN WILLAM 57,00 7,125
13 RAMÍREZ MAYANQUER MARCO EDELBERTO 58,00 7,250
14 RAMIREZ MORALES MARCO IVAN 57,00 7,125
TOTAL $ 800,00 100%
En: Transportes Digmasur S.A., 2016
5
En la actualidad la empresa DIGMASUR S.A. tiene como propósito satisfacer los
requerimientos de sus clientes, además por la demanda existente se ofrece servicios de
transporte ya sea a nivel local o nacional, dando siempre una atención amable, cordial,
aseada, responsable y brindando seguridad en los servicios prestados, que funciona a
base a los conocimientos del personal tanto administrativo como financiero, que le
permita a la organización establecer políticas, métodos, procedimientos y mecanismos
de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo.
1.1.1.1. Ubicación de la Empresa
Digmasur S.A. está ubicada en el sur de la ciudad de Quito, en las calle Chicaña OE5-
458 y Huigra en donde tiene en funcionamientos sus oficinas Administrativas -
Financieras y de carga en la que se desarrolla la actividad económica.
Figura 2 Macro-Localización de la Empresa
En: Imágenes de Google, 2016
6
Figura 3 Micro-Localización de la Empresa
En: (Google Maps, 2016)
Figura 4 Instalaciones de la Empresa
En: Google Maps, 2016
1.1.1.2. Principales Mercados de Digmasur S.A.
Digmasur S.A. se dedica exclusivamente al transporte de carga pesada en todas las
actividades de carga por carretera, incluido en camionetas de: troncos, ganado,
transporte refrigerado, carga pesada, carga a granel; incluido el transporte en camiones
cisterna, automóviles, desperdicios y materiales de desecho, sin recogida ni eliminación.
La principal actividad que ha venido llevando estos años la empresa es transporte de
lácteos, siendo estas recogidos de haciendas, por rutas que son marcadas por su
7
principal cliente que es Pasteurizadora Quito S.A., llevando así una gran
responsabilidad y con seguridad de un buen aseo de sus vehículos dentro y fuera de sus
tanques; de igual forma de muestras que permitan conocer la calidad de la mercancía
que está llevando a la planta.
Unidad PQ 22 Unidad PQ 16
Unidad PQ 08 Unidad PQ 10
Figura 5 Unidades de Transporte de la Empresa
En: Digmasur S.A., 2016
1.1.2. Base Legal de la Empresa
La empresa se rige bajo leyes, reglamentos en las que comprende el cuerpo legal que
regula su actividad económica para el caso de Digmasur S.A. son las siguientes:
Ley de Compañías
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
1.1.2.1. Ley de Compañías
Digmasur S.A. (Sociedad Anónima), y en la que se rige bajo en esta denominación
específicamente en la “SECCIÓN VI DE LA COMPAÑÍA ANÓNIMA” de la Ley de
8
Compañías, en las que se señalan obligaciones, responsabilidades, capital y demás
aspectos específicos de éste tipo de compañías. Toda la normativa a la que hace
referencia el mencionado capítulo de la Ley de Compañías se cumple a cabalidad por la
empresa, desde el día de su constitución hasta la presente fecha.
A continuación un resumen de los artículos que más se destacan en la Ley de
Compañías y sobre todo cuáles están siendo aplicados y se rige este tipo de empresa:
“Art. 143.- La sociedad anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones
negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden
únicamente por el monto de sus acciones”. (Superintendencia de Compañías, Valores y
Seguros, 1999)
“Art. 144.-… No podrá adoptar una denominación que pueda confundirse con la de una
compañía preexistente. Los términos comunes y aquellos con los cuales se determine la
clase de empresa, como “comercial”, “industrial”, “agrícola”, “constructora”, etc.”.
(Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 1999)
“Art. 145.- Para intervenir en la información de una compañía anónima en calidad de
promotor o fundador se requiere de capacidad civil para contratar, Sin embargo, no
podrán hacerlo entre cónyuges ni padres e hijos no emancipados”. (Superintendencia de
Compañías, Valores y Seguros, 1999)
“Art. 149.- Serán fundadores, en el caso de constitución simultánea, las personas que
suscriban acciones y otorguen la escritura de constitución; serán promotores, en el caso
de una constitución sucesiva los iniciadores de la compañía que firmen la escritura de
promoción”. (Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 1999)
Figura 6 Extracto Constitución de la Compañía
En: SUPERCIAS, Diario La Hora, 2016
9
Art. 151.- Otorgada la escritura de constitución de la compañía, se procederá al
Superintendente de Compañías tres copias notariales solicitándole, con firma de
abogado, la aprobación de la constitución. La Superintendencia la aprobará, si se
hubieran cumplido todos los requisitos legales y dispondrá su inscripción en el Registro
Mercantil y la publicación, por una sola vez, de un extracto de la escritura y de la razón
de su aprobación”. (Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 1999)
El capital suscrito mínimo para constituir una Sociedad Anónima es de ochocientos
dólares de Estados Unidos de América, en el que se debe suscribir de manera íntegra y
pagarse al menos un 25% del total del capital. La aportación del capital puede integrarse
en dinero o en bienes muebles e inmuebles, intangibles o en especies, siempre y cuando
correspondan al género de actividad de la sociedad.
1.1.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno
La empresa Digmasur S.A. desarrolla oportunamente sus declaraciones de impuesto
tanto del Impuesto al Valor Agregado (IVA), e Impuesto a la Renta, bajo los parámetros
establecidos y tiempos que se señalan en la ley y su reglamento respectivo.
IMPUESTO A LA RENTA
La declaración del Impuesto a la Renta es obligatoria para todas las personas naturales,
secesiones indivisas y sociedades, aun cuando la totalidad de sus rentas estén
constituidas por ingresos exentos, a excepción de:
Los contribuyentes domiciliados en el exterior, que no tengan representante en el
país y que exclusivamente tengan ingresos sujetos a retención en la fuente.
Las personas naturales cuyos ingresos brutos durante el ejercicio fiscal no
excedieren de la fracción básica no gravada. (Servicio de Rentas Internas, 2004)
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) grava al valor de la transferencia de dominio o a
la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de
comercialización, así como a los derechos de autor, de propiedad industrial y derechos
10
conexos; y al valor de los servicios prestados. Existen básicamente dos tarifas para este
impuesto que son 12% y tarifa 0%.
La base imponible de este impuesto corresponde al valor total de los bienes muebles de
naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten, calculado sobre
la base de sus precios de venta o de prestación del servicio, que incluyen impuestos,
tasas por servicios y demás gastos legalmente imputables al precio. Del precio así
establecido sólo podrán deducirse los valores correspondientes a descuentos y
bonificaciones, al valor de los bienes y envases devueltos por el comprador y a los
intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos. (Servicio de Rentas Internas,
2004)
1.1.2.3. Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
Transportes Digmasur S.A. acata netamente las disposiciones establecidas en la Ley
Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial y su respectivo
Reglamento, estando con los permisos de funcionamiento de las unidades al día, de
igual forma en revisiones hechas por la Agencia Nacional de Tránsito y manteniendo la
sanidad, como también pasando los controles en sus tanques para el correcto transporte
y manejo en la carga de lácteos.
Las compañías y cooperativas que vayan a prestar servicios de transporte terrestre
público o comercial, antes de constituirse, deberán obtener un informe previo favorable
emitido por la ANT. El departamento técnico correspondiente realizará los estudios de
factibilidad, que serán puestos a consideración del Director Ejecutivo de la Agencia
para la emisión del informe previo, el mismo que será remitido al Directorio de la
Agencia para su aprobación final, en caso de ser procedente. (Agencia Nacional de
Tránsito, 2012)
Art. 57.- Se denomina servicio de transporte comercial el que se presta a terceras
personas a cambio de una contraprestación económica, siempre que no sea servicio de
transporte colectivo o masivo. Para operar un servicio comercial de transporte se
requerirá de un permiso de operación, en los términos establecidos en la presente Ley y
su Reglamento. (Agencial Nacional de Tránsito, 2008)
“Art. 15.- Habilitación para transportar leche cruda desde los hatos.- Toda persona
natural o jurídica que transporte leche cruda, se registrará en el Ministerio de
Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca a través de AGROCALIDAD, para lo cual
dicha institución emitirá el procedimiento para el registro”. (Agrocalidad , 2013)
11
1.2. Direccionamiento Estratégico
1.2.1. Misión de la Empresa
Según Thompson & Stricklan: “Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por
sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la
misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y
las necesidades de los clientes a quienes trata de servir” (Thompson & Stricklan, 2010)
Por otra parte Fred nos manifiesta: “Una declaración de misión identifica el alcance de
las operaciones de una empresa en términos del producto y del mercado. La misión
definida como una declaración describe los valores y las prioridades de una empresa”
(Fred, 2011)
La misión de una empresa se constituye como el propósito de la organización en el
tiempo, es decir, es su razón de ser que hace énfasis en los negocios a participar,
delimitando su campo de acción, mercados potenciales, y su crecimiento futuro.
Es necesario destacar la importancia de una adecuada declaratoria de misión, la misma
que debe ser efectiva, debe comunicar las emociones y sentimientos para desarrollar el
interés en la organización, destacando una imagen exitosa ante sus clientes
La misión de la empresa Digmasur S.A., es la siguiente:
En: Digmasur S.A., 2016
Brindar un servicio de excelente calidad en la transportación de carga
pesada, cumpliendo con los estándares de seguridad, sanidad, garantía y así
satisfacer las expectativas de nuestros clientes, contando con un eficiente
equipo humano logrando así relaciones a largo plazo con servicios de
calidad.
12
1.2.2. Visión de la Empresa
Para el autor Fleitman: “La visión se define como el camino al cual se dirige la empresa
a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de
crecimiento junto a las de competitividad” (Fleitman, 2010)
La visión se constituye como llevar los sueños a la acción, dicho de otra forma es hacia
dónde quiere llegar la organización. La visión también se traduce como los anhelos de
la alta gerencia, fundadores y socios en el largo plazo.
La visión de la empresa Digmasur S.a. es la siguiente:
En: Digmasur S.A., 2016
1.2.3. Valores de la Empresa
Los principios y valores son lineamientos para todos quienes forman parte de la
organización y norman el comportamiento de cada individuo con la finalidad de
construir un ambiente laboral armónico.
Los valores que son empleados en la empresa Digmasur S.A. aplican al momento de
entregar el servicio a los clientes son los siguientes:
RESPONSABILIDAD SOCIAL: Realizaremos nuestro trabajo con eficiencia
y eficacia satisfaciendo las demandas de nuestros clientes, mandantes y la
sociedad civil.
Ser una de las mejores empresas de Transporte de carga pesada en la ciudad de
Quito y a nivel nacional, por poseer un trabajo en equipo capacitado, motivado y
colaborador para satisfacer todas las expectativas a los clientes, brindando un
servicio seguro, innovador, eficiente y con las responsabilidades en las
actividades realizadas, manteniendo a nuestros clientes satisfechos para que nos
consideren como su mejor proveedor.
13
PUNTUALIDAD: Entregaremos la mercadería, en el lugar y la hora pactados,
evitando pérdidas para nosotros y para nuestros clientes.
EXCELENCIA: Haremos nuestro trabajo con calidad y rigurosidad, dando
nuestra mejor capacidad para cumplir la misión institucional que nos hemos
fijado.
TRABAJO EN EQUIPO: Fortaleceremos la integración y la colaboración en
el trabajo, privilegiaremos el compañerismo y el compromiso institucional en
pos de alcanzar objetivos organizacionales e individuales.
PERSEVERANCIA: Seremos tenaces en la superación de los obstáculos y nos
enfrentaremos unidos aún a los más complicados escenarios, teniendo presente
nuestra misión y el orden de las prioridades para su cumplimiento.
COMPROMISO: Trabajamos con responsabilidad sentido de pertenencia y
profesionalismo cumpliendo con las normas organizacionales establecidas.
1.2.4. Objetivos de la Empresa
Los objetivos se definen como aquel anhelo institucional hacia el cual se dirigen todos
los esfuerzos de manera individual y colectiva, mediante una interrelación total de la
organización, con la finalidad de cumplirlos en el tiempo establecido y bajo las
condiciones planteadas en un inicio.
Objetivo General
Proporcionar un servicio de transporte pesado de calidad, utilizando recurso
humano calificado y recurso tecnológico innovado que permita cumplir con las
necesidades y requerimientos de los clientes.
Objetivos Específicos
Elaborar, ejecutar y controlar la implementación del plan estratégico.
Adoptar las TIC´s que permitan ofrecer un servicio de transporte de carga de
lácteos de calidad a nuestros clientes, con responsabilidad cumpliendo las rutas
adecuadas dentro del país.
14
Mejorar el desempeño de las actividades financieras estableciendo
procedimientos de control y justificación, que vayan de la mano con la
normativa legal, sanitaria, contable y tributaria aplicable a la compañía.
Desarrollar un plan de comunicación que informe a nuestros clientes el buen
mantenimiento, correcta transportación y entrega oportuna de la carga en si las
actividades que desarrolla la empresa.
1.2.5. Estrategias para el 2016 -2017
Desarrollar planes operativos anuales enfocados en el cumplimiento del plan
estratégico.
Desarrollar un plan de implementación para adoptar las tecnologías de nueva
generación que ayuden a la industria del transporte de carga de lácteos por
carretera cumpliendo rutas destinadas.
Implementar herramientas de inteligencia de negocios con énfasis en el área
financiera, cumpliendo con la ley.
Utilizar la publicidad y el marketing directo como herramientas de uso continuo
para informar de las actividades que realiza la empresa.
15
1.2.6. Matriz Estratégica
Tabla 2 Matriz Estratégica de Digmasur S.A.
Matriz Estratégica de la Empresa de Transportes Digmasur S.A
No. Objetivo Estrategia Indicadores Fuente de
Verificación
Supuestos
1 · Elaborar, ejecutar y controlar la
implementación del plan estratégico.
· Desarrollar planes operativos anuales
enfocados en el cumplimiento del plan
estratégico.
Porcentaje de
cumplimiento de
las actividades
programadas en el
POA.
Informe anual de
actividades
realizadas vs
actividades
programadas.
Manejo de la
resistencia al
cambio por parte de
los empleados.
2 · Adoptar las TIC´s que permitan ofrecer un
servicio de transporte de carga de lácteos de
calidad a nuestros clientes, con responsabilidad
cumpliendo las rutas adecuadas dentro del país.
· Desarrollar un plan de
implementación para adoptar las
tecnologías de nueva generación que
ayuden a la industria del transporte de
carga de lácteos por carretera
cumpliendo rutas destinadas.
Número de
clientes que se
incrementan
gracias a la nueva
tecnología.
Informe anual de
rastreo satelital.
Mejora de la
eficiencia del
servicio a los
clientes.
3 · Mejorar el desempeño de las actividades
financieras estableciendo procedimientos de
control y justificación, que vayan de la mano
con la normativa legal, sanitaria, contable y
tributaria aplicable a la compañía.
·Implementar herramientas de
inteligencia de negocios con énfasis en
el área financiera, cumpliendo con la
ley.
Aplicación de
razones
financieras.
Análisis financiero. Mejora del control
financiero de la
empresa.
4 ·Desarrollar un plan de comunicación que
informe a nuestros clientes el buen
mantenimiento, correcta transportación y
entrega oportuna de la carga en si las
actividades que desarrolla la empresa.
· Utilizar la publicidad y el marketing
directo como herramientas de uso
continuo para informar de las
actividades que realiza la empresa.
Porcentaje de
efectividad de
gasto publicitario.
Informe de
incremento en
prestación de
servicio vs gasto en
publicidad y
comunicación.
Se generará un
incremento en la
prestación del
servicio a través de
una campaña de
comunicación.
16
1.3. Estructura Organizacional
Hace referencia al acto de agrupar de forma lógica y sistémica a todas las actividades
que guardan relación dentro de la organización, esta actividad se la hace por medio de
cuadros que conforman el denominado organigrama.
Digmasur S.A., cuenta únicamente con el organigrama estructural y el funcional, los
mismos que serán material de estudio y se los revisan más adelante.
1.3.1. Organigrama Estructural
Un organigrama comprende la composición resumida de la empresa en todos los niveles
jerárquicos existentes y dejando evidencia de un ordenamiento lógico de actividades,
atribuciones, autoridad en los diferentes escalones comprendidos dentro del mismo.
Digmasur S.A., desarrolla la siguiente estructura con el fin de tener una manera óptima
de trabajo y delegar tareas que permitan alcanzar metas fijadas.
Figura 7 Organigrama Estructural Digmasur S.A.
En: Digmasur S.A., 2016
CONSEJO DE ACCIONISTAS
GERENCIA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
PRESIDENCIA
TÉCNICO-
OPERATIVO
TESORERÍA CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN
17
1.3.2. Organigrama Funcional
El organigrama funcional incluye las principales funciones que se tienen asignadas a
cada área de la organización.
La distribución de autoridad y responsabilidad permite tener el control de los procesos
que se manejan y encausar las iniciativas de los empleados desde la posición que
ocupan.
En base a la información requerida al personal de la empresa respecto de las funciones
que realizan, el organigrama funcional de la empresa es el siguiente:
Figura 8 Organigrama Funcional Digmasur S.A.
En: Digmasur S.A., 2016
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS (14)
GERENTE GENERAL (1)
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
OPERATIVO (1)
PRESIDENTE (1)
OPERATIVO (2)
CONTADOR (1) TESORERO (1) SECRETARIA (1)
18
Junta General de Accionistas
Funciones:
La Asamblea General de Socios es la máxima autoridad de la empresa y sus
decisiones son obligatorias tanto para los demás organismos directivos, como
para los socios y empleados de la empresa.
Entre las principales funciones están: Dirigir, controlar y evaluar el desempeño
de cada uno de los directivos que conforman la empresa y todo en cuanto se
refiere a la misma.
Presidente y Representante Legal (Sr. Marco Edelberto Ramírez Mayanquer)
Funciones:
Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar por medio de sus subordinados
todas las actividades de la Empresa.
Coordinar el trabajo para lograr los objetivos de la Empresa.
Asegurarse de que las actividades de la Empresa se lleven correctamente.
Revisar mensualmente los informes emitidos de las diferentes áreas de la
Cooperativa.
Gerente General (Sr. Jorge Guillermo Andrade Vinueza)
Funciones:
Velar por el cumplimiento de los estatutos establecidos por la Asamblea de
Socios.
Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades inherentes al objeto
social de la empresa.
Cumplir con los objetivos de la Empresa.
Generar valor para los socios de la Empresa.
19
Mantener un clima organizacional que permita el desempeño de las funciones en
todas las áreas de la Empresa.
Tiene que velar por los intereses de la empresa, de sus ingresos egresos y sobre
todo de su rentabilidad.
Manejar todos los recursos de la Empresa.
Autoriza créditos y pagos.
Departamento Financiero:
Cargo: Contador (Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano)
Funciones:
Elaborar estados financieros oportunos y confiables.
Llevar archivo de la información contable.
Dirigir y controlar las actividades contables de la empresa.
Revisar, preparar y declarar impuestos generados.
Asesorar a la administración en cuestiones legales como: seguro social,
impuestos al fisco, procesos laborales entre otros.
Planificar el movimiento económico de acuerdo a la duración del ejercicio
contable.
Actualizarse con las Leyes Tributarias, laborales y legales, cuando estas hayan
tenido cambios.
Cargo: Tesorero
Funciones:
Recaudar, custodiar y depositar los bienes financieros de la Empresa.
Vigilar que la documentación soporte de la salida de efectivo cumpla con los
requisitos de carácter fiscal y de control interno.
Elaborar los informes periódicos sobre el estado de posición financiera de la
cuenta bancaria y de los flujos de caja.
Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nóminas.
20
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del contador de la empresa.
Departamento Administrativo:
Cargo: Secretario/a
Funciones:
Se encarga del manejo de las comunicaciones verbales y escritas, la preparación de
documentos, la organización de la oficina, la gestión de proyectos, además de
solucionar problemas legales y/o jurídicos, dirigir, coordinar y supervisar la asesoría
legal de la empresa.
Cargo: Operativo 1
Operativo 2
Funciones:
Hacer el lavado general del tanquero y atender las observaciones que la misma
haga en el momento de la supervisión de su trabajo.
Desinfectar en su totalidad el tanquero para una nueva ruta de recolección.
Apoyar cuando se le solicite, las labores asignadas a otro compañero de su grupo
de trabajo.
Adelantar, cuando se le solicite, labores de apoyo de la logística de los diferentes
eventos que organice la empresa.
Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato.
1.4. Análisis Situacional
Consiste en el análisis del estado actual de la empresa Digmasur S.A., dónde se realiza
un estudio de los factores tanto internos como externos, que pueden influir de manera
positiva o negativa en el desarrollo de las actividades comerciales de la empresa, que
21
nos permitirá evidenciar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que
intervienen en la organización y en su entorno.
La información obtenida de dichos componentes será sometida a un análisis posterior,
lo cual permitirá elaborar una matriz denominada FODA.
Figura 9 Análisis Situacional de la Empresa
1.4.1. Ambiente Externo
La empresa DIGMASUR S.A., desafía un mercado competitivo, dado que varias
empresas con la misma actividad manejan logística, lo que obliga a la empresa a estar
en persistente innovación y tener estándares de calidad altos en el servicio que ofrece.
Por lo antes mencionado en necesario revisar todas las variables del macro-ambiente y
microambiente que afectan a la empresa de forma directa e indirecta.
1.4.1.1. Macro-Ambiente
La empresa Digmasur S.A., enfrenta un mercado competitivo, dado que varias
empresas con la misma actividad manejan una alta logística, lo que obliga a la Empresa
a estar en constante innovación y tener estándares de calidad altos en los servicios que
otorga.
22
Es por ello que se toma necesario revisar las variables del macro y microambiente que
afectan a la empresa de forma directa o indirecta.
Incluyendo la unión de factores que afectan de manera externa a la empresa. Por lo
general, los directivos de las empresas no pueden intervenir en los cambios que se
provoquen dentro de este ambiente, por lo que podría darse una serie de resultados ya
sean estos positivos o negativos.
Es necesario realizar el análisis externo con la finalidad de identificar los factores
externos claves que influyen directamente en el desarrollo de la empresa, los cuales son
los económicos, políticos, sociales y tecnológicos los cuales influyen externamente
estableciendo situaciones de amenaza u oportunidad.
OPORTUNIDADES: Factores que representan una ocasión de mejora de la empresa,
son positivos y con posibilidad de ser explotados por parte de la empresa.
AMENAZAS: Factores que pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa, si
se las identifica con suficiente antelación se las puede evitar.
A continuación se desarrolla el análisis externo de la empresa Digmasur S.A.,
detallando cada uno de los factores que les afecta.
Figura 10 Macro Ambiente
MACROENTORNO
FACTOR ECONÓMICO
FACTOR SOCIAL
FACTOR TECNOLÓGIC
O
FACTOR POLÍTICO
23
1.4.1.1.1. Factor Social
El entorno socio está compuesto por instituciones y otros elementos que afectan los
valores, las preferencias y los comportamientos básicos de la sociedad. Las personas al
crecer es una determinada sociedad absorben una visión del mundo que define sus
relaciones con los demás y consigo mismo.
Las personas, los grupos y la sociedad cambian constantemente en función de lo que
consideran formas deseables y aceptables de vida y de comportamiento. Tales
modificaciones pueden incidir profundamente en las actitudes de los individuos hacia
los productos o servicios, por lo que es de suma importancia que la empresa pueda
comprender y predecir los cambios individuales y sociales que sufran los grupos de
consumidores.
NÚMERO DE HABITANTES. Según el censo, Ecuador tiene 16 366 984 habitantes.
Tabla 3 Número de habitantes en Ecuador
En: (INEC, 2016)
24
Figura 11 Población del Ecuador
En: (INEC, 2016)
Figura 12 Tasa de Crecimiento
En: (INEC, 2016)
TASA DE DESEMPLEO
Hace referencia a la población que estando en edad, condiciones y disposición de
trabajar (Población Económicamente Activa) carece de un puesto de trabajo.
25
Tabla 4 Tasa de Desempleo
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Digmasur S.A. está relacionada con esta tasa de desempleo, debido a que esta
organización crea fuentes de trabajo conforme a su crecimiento. Ante la sociedad este
factor se considera una OPORTUNIDAD.
1.4.1.1.2. Factor Político
Este factor se compone por un conjunto de leyes, dependencias del gobierno que
influyen y limitan tanto las actividades de las organizaciones como la de los individuos
de la sociedad. La existencia de leyes y regulaciones trata de fomentar la competencia
protegiendo a las empresas unas de otras; asegurar mercados justo para los bienes y
servicios, reguardando a los consumidores, y salvaguardando los intereses de la
sociedad como un todo, y a otras empresas de negocios contra las prácticas poco éticas
que perjudican a la sociedad.
El gobierno es el responsable de crear políticas públicas que guíen el comercio así como
establece un conjunto de leyes y regulaciones que limitan los negocios en beneficio de
la sociedad, para asegurarse que las empresas asuman la responsabilidad de los costos
sociales por sus actos.
26
Es por esto que la empresa debe ajustarse a la legislación del país de manera
permanente, lo que resulta difícil sin la adecuada planeación y uso de estrategias que
permitan cambios oportunos que afecten de manera significativa al desarrollo de la
organización.
Debido a los cambios constantes que se realizan en el país para Digmasur S.A., el factor
político representa una AMENAZA.
1.4.1.1.3. Factor Tecnológico
Representa uno de los factores más sobresalientes que actualmente determinan el
destino y la productividad de las empresas. El entorno de las organizaciones se presenta
día a día con nuevas tecnologías que reemplazan métodos menos sofisticados y, crean
nuevos mercados y oportunidades de comercialización.
Los cambios en la tecnología pueden afectar seriamente las clases de productos o
servicios disponibles en una empresa, y las clases de procesos que los empleados
utilicen para producir un producto o brindar un servicio. Además, la tecnología puede
afectar los valores y estilos de vida del consumidor.
Las empresas sobreviven, en gran medida, diferenciando sus productos o servicios de
los de los competidores, y esto lo logran sólo con innovaciones y tecnología que se
puede manifestar creando o mejorando un proceso y aumentando la productividad del
talento humano.
Para DIGMASUR S.A. el factor tecnológico representa una OPORTUNIDAD.
1.4.1.1.4. Factor Económico
El factor económico representa la base fundamental para la correcta planificación
estratégica, debido a que no solo incurre en el tamaño y atractivo de los mercados que la
empresa atiende, sino en la capacidad de ésta para atenderlos rentablemente.
27
Afectan de manera general y por igual a todas las empresas, por lo cual los gerentes
deben tomar decisiones tales como ahorrar sus ingresos, invertirlos o acudir a una fuente
de financiamiento.
Los Factores Económicos que tenemos en el Ecuador son:
INFLACIÓN
Es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor del Área
Urbana (IPCU) a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los
consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de
hogares. (Banco Central del Ecuador, 2016)
Tabla 5 Inflación Anual
Año Porcentaje
2007 3,32%
2008 8,83%
2009 4,31%
2010 3,33%
2011 5,41%
2012 4,16%
2013 2,70%
2014 3,67%
2015 3,38%
May-16 1,63%
En: Banco Central del Ecuador, 2016
Figura 13 Inflación Anual
En: Banco Central del Ecuador, 2016
3,32%
8,83%
4,31% 3,33%
5,41%
4,16%
2,70% 3,67% 3,38%
1,63%
0,00%
1,00%
2,00%
3,00%
4,00%
5,00%
6,00%
7,00%
8,00%
9,00%
10,00%
20
07
20
08
20
09
20
10
20
11
20
12
20
13
20
14
20
15
may
-16
Inflación anual
28
De acuerdo a los datos proporcionados por el Banco Central del Ecuador la inflación en
el año 2014 – 2015 – 2016 se mantiene constante.
Este indicador permite comprender de mejor manera la fijación de precios dentro de la
empresa a la hora de ofrecer un producto o prestar un servicio, en este punto se tiene
una OPORTUNIDAD.
PRODUCTO INTERNO BRUTO
El PIB es una medida macroeconómica expresada en valores monetarios que engloba el
valor total de la producción de los bienes y servicios productos por una nación durante
un período de tiempo.
Este índice permite determinar el crecimiento o decrecimiento económico de un país. A
su vez, suministra información sobre la riqueza de una nación y el valor que tiene cada
sector de su economía.
Tabla 6 Producto Interno Bruto (PIB)
Año PIB
2009 62.519.686
2010 69.555.367
2011 79.276.664
2012 87.924.544
2013 94.776.170
2014 100.917.372
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
29
Tabla 7 Producto Interno Bruto por Industria
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Figura 14 Producto Interno Bruto (PIB)
En: Banco Central del Ecuador, 2016
De acuerdo a datos del Banco Central del Ecuador en el año 2009 y 2010 la economía
ecuatoriana registra una importante recuperación al alcanzar un crecimiento del PIB de
3.6% y 3.2%.
4.3.2 PRODUCTO INTERNO BRUTO POR INDUSTRIA
Millones de USD, millones de USD, 2007=100; tasa de variación anual, porcentaje
Período /
IndustriasComercio
Alojamiento y
servicios de
comida
Transporte Otros Servicios
TOTAL VALOR
AGREGADO
BRUTO
OTROS
ELEMENTOS DEL
PIB
PIB
Millones de USD
2009 6.523,5 1.182,4 3.548,4 4.600,6 59.013,3 3.506,4 62.519,72010 7.241,1 1.312,4 3.700,3 4.767,9 66.499,5 3.055,9 69.555,42011 8.399,8 1.427,9 3.696,3 5.063,8 76.536,2 2.740,4 79.276,72012 9.053,7 1.631,8 3.859,5 5.351,6 83.856,2 4.068,4 87.924,52013 9.976,6 1.877,6 4.299,6 5.592,6 90.533,9 4.595,8 95.129,72014 (sd) 10.554,9 2.060,9 4.523,0 6.028,1 97.316,9 4.975,3 102.292,32015 (p) 10.501,4 2.139,8 4.468,5 6.364,3 92.746,4 7.430,4 100.176,8
Tasa de variación anual, porcentaje
2009 -3,9 8,8 6,5 0,1 1,6 -19,7 0,62010 3,4 4,2 2,1 0,2 3,7 0,2 3,52011 5,8 6,0 5,5 3,9 7,7 12,7 7,92012 4,7 4,0 6,1 0,3 5,7 5,1 5,62013 6,8 4,8 10,2 3,4 5,1 0,2 4,92014 (sd) 3,3 0,8 5,0 4,0 4,4 -5,1 4,02015 (p) -0,8 -1,3 -2,1 0,5 0,6 -12,1 0,2
(sd) semi-defini tivo
(p) provis ional
0
20.000.000
40.000.000
60.000.000
80.000.000
100.000.000
120.000.000
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Producto Interno Bruto (PIB)
30
Durante el año 2014 el Producto Interno Bruto (PIB) tuvo una variación anual positiva
de 3.8%. En el cuarto trimestre de 2014 la economía creció en 0.5%, respecto al
trimestre anterior; y, en 3.5 % comparada con igual período de 2013. Mientes que el
Valor Agregado no Petrolero creció en 4.3% entre el cuarto trimestre de 2014 y el
cuarto trimestre de 2013, y contribuyó con 3.71 puntos porcentuales al crecimiento total
de la economía (3.5 %), esto se le considera como una OPORTUNIDAD.
TASA DE INTERÉS
“La tasa de interés es la cantidad de dinero que hay que pagar por los créditos
adquiridos”. (Obando, 2010)
Las tasas de interés determinan la inversión productiva estas en conjunto con una
inflación baja y estable contribuyen al crecimiento de la economía de un país.
Figura 15 Tasa de Interés
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
TASA DE INTERÉS ACTIVA
“Es la tasa de interés que reciben los intermediarios financieros de los demandantes por
los préstamos otorgados. Es decir, es la tasa que cobra el banco por el dinero que
presta.” (Banco Central del Ecuador, 2016)
0,00%
2,00%
4,00%
6,00%
8,00%
10,00%
Tasa de interés
La Tasa Activa Efectiva Referencial
La Tasa Pasiva Efectiva Referencial
31
Tabla 8 Tasa Activa Efectiva Referencial
La Tasa Activa Efectiva Referencial
Fecha Valor
Mayo-31-2016 8,89%
Abril-30-2016 9,03%
Marzo-31-2016 8,86%
Febrero-29-2016 8,88%
Enero-31-2016 9,15%
Diciembre-31-2015 9,12%
En: Banco Central del Ecuador, 2016
Figura 16 Tasa Activa Efectiva Referencial
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Para el mes de mayo del 2016 la tasa de interés activa en el Ecuador se encuentra en un
8,89% lo cual representa para la empresa una OPORTUNIDAD.
TASA DE INTERÉS PASIVA
“Es la tasa de interés que pagan los intermediarios financieros a los oferentes de
recursos por el dinero captado.” (Banco Central del Ecuador, 2016) Es decir, es la tasa
de interés que paga la entidad financiera por los depósitos o colocaciones de dinero por
parte de los clientes. Al mes de mayo del 2016, la tasa pasiva referencial en el Ecuador
se encuentra en 5,47% según datos del Banco Central del Ecuador.
8,70%8,75%8,80%8,85%8,90%8,95%9,00%9,05%9,10%9,15%9,20%
La Tasa Activa Efectiva Referencial
32
Tabla 9 Tasa Pasiva Efectiva Referencial
La Tasa Pasiva Efectiva Referencial
Fecha Valor
Mayo-31-2016 5,47%
Abril-30-2016 5,85%
Marzo-31-2016 5,95%
Febrero-29-2016 5,83%
Enero-31-2016 6,62%
Diciembre-31-2015 5,14%
En: Banco Central del Ecuador, 2016
Figura 17 Tasa Pasiva Efectiva Referencial
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Al ser este valor por concepto de intereses, se convierte en una ganancia para los
depositantes y un gasto para la Institución Financiera. Para DIGMASUR S.A. este
indicador constituye una AMENAZA.
RIESGO PAÍS
El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y
empíricamente mediante la aplicación de metodologías de la más variada índole, desde
la utilización de índices de mercado como el índice EMBI de países emergentes hasta
sistemas que incorpora variables económicas, políticas y financieras. El EMBI se define
como un índice de bonos de mercados emergentes, el cual refleja el movimiento en los
precios de sus títulos negociados en moneda extranjera. (Banco Central del Ecuador,
2016)
0,00%1,00%2,00%3,00%4,00%5,00%6,00%7,00%
La Tasa Pasiva Efectiva Referencial
33
Tabla 10 Riesgo País
FECHA VALOR
Mayo-31-2016 855.00
Mayo-30-2016 861.00
Mayo-29-2016 861.00
Mayo-28-2016 861.00
Mayo-27-2016 861.00
Mayo-26-2016 868.00
Mayo-25-2016 870.00
En: Banco Central del Ecuador, 2016
Figura 18 Riesgo País
En: Banco Central del Ecuador, 2016
Siendo que al mes de Mayo del 2016 el riesgo país ha tenido una disminución, para
DIGMASUR S.A., al estar en baja representa una AMENAZA.
1.4.1.2. Micro-Ambiente
Los factores que conforman el micro-ambiente son aquellas variables que están
relacionadas con el negocio o que nacen del giro del mismo; es decir, influyen directa e
inmediatamente en la gestión de la Sociedad estableciendo situaciones de fortaleza o
debilidad sobre los cuales se tiene control con el objeto de satisfacer las necesidades del
mercado.
A continuación se desarrolla el análisis interno de la Empresa Digmasur S.A.,
detallando cada uno de los factores que se involucran.
845,00850,00855,00860,00865,00870,00875,00
May
o-3
1-
20
16
May
o-3
0-
20
16
May
o-2
9-
20
16
May
o-2
8-
20
16
May
o-2
7-
20
16
May
o-2
6-
20
16
May
o-2
5-
20
16
Riesgo País
34
Figura 19 Micro-entorno
1.4.1.2.1. Clientes
“Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma
voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o
para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean,
producen, fabrican y comercializan productos y servicios.
Algunas consideraciones que se deben tener con los clientes son:
Si no prestan atención a sus clientes, alguna otra empresa lo hará.
Las empresas deben considerar a sus clientes como un activo que debe ser gestionado
como cualquier otro activo de la empresa.
Los productos van y vienen. El reto de las empresas se centra en que sus clientes duren
más que sus productos. Tienen que considerar más los conceptos ciclo de vida del
mercado y ciclo de vida del cliente en lugar del concepto ciclo de vida del producto”.
(Klotler, 2010)
Los clientes son aquellas personas naturales o jurídicas que consumen los bienes o
servicios a partir de un pago que ofrece la empresa.
La Empresa Digmasur S.A. en sus inicios incorporó su único cliente
PASTEURIZADORA QUITO que hasta la actualidad se mantiene con excelentes
relaciones, como una necesidad del cliente que maneja un gran volumen de rutas y
requiere el servicio de varias empresas, esto se le considera una OPORTUNIDAD.
35
Al depender de un solo cliente como PASTEURIZADORA QUITO se considera que es
una AMENAZA.
Depender de una línea de servicio, se considera como una DEBILIDAD.
1.4.1.2.2. Proveedores
“El término Proveedor designa a toda la entidad que pone a disposición de otra entidad
un determinado producto o servicio. De acuerdo con este concepto, el proveedor puede
ser el productor de bienes y servicios o de sus distribuidores (por ejemplo, un
importador o representante)”. (Nuñes, 2012)
La industria de transportes pesados si es un cliente importante para el grupo de
proveedores, ya que el parque automotor de vehículos pesados no es tan extenso en
comparación con otros segmentos.
Para la Empresa Digmasur S.A., los principales proveedores son:
Llantas: Tedasa, Auto Stock
Aceites y Lubricantes: Lubricadora Castro
Repuestos: Motransa
Talleres: Técnicos locales calificados y de confianza
En la Industria de proveedores es bien organizada por lo que pueden negociar los
precios de sus productos y servicios, ante esto es una AMENAZA.
1.4.1.2.3. Competencia
“Son aquellos conjuntos de empresas que ofrecen productos iguales y comercializan los
mismos que una determinada empresa.
Pero la competencia no se limita al caso de las empresas que compiten con la nuestra
directamente (con los mismos productos). También se considera competencia a las
empresas que ofrecen productos que pueden sustituir a los nuestros. Evalúa el
36
posicionamiento de los productos para saber el lugar que ocupa el producto en el
mercado”. (Arias, 2010)
Tabla 11 Compañías de Carga Pesada
En: Agencia Nacional de Tránsito, 2015
La competencia comprende empresas, personas u organizaciones con características
similares a la nuestra, mismos que puedan afectar a la estabilidad económica al intentar
atraer a nuestros clientes potenciales compradores de nuestro producto, eso representa
una AMENAZA.
37
1.4.2. Análisis Interno
Figura 20 Ambiente Interno
1.4.2.1. Planificación
La planificación comprende el investigar y analizar las condiciones futuras para escoger
un curso de acción que la organización va a seguir, tomando en cuenta el medio
ambiente externo y las capacidades internas de la organización.
Para lograrlo se debe fijar la visión y la misión así como determinar los objetivos de la
organización, formular e implemente las estrategias para obtener los objetivos tomando
en cuenta el medio ambiente externo y las capacidades internas para poder posicionar la
organización en forma ventajosa y competitiva frente a la competencia. (Thompson B. ,
1970)
La empresa de transportes Digmasur S.A. no cuenta con una planificación explícita
dentro de la estructura, es por ello que surge la necesidad de elaborar un plan estratégico
que guíe el accionar de la empresa en el tiempo, por lo tanto es una DEBILIDAD.
La empresa al no poseer instalaciones propias para guardar los vehículos, así como para
el stock de llantas y repuestos en general, se lo considera como DEBILIDAD.
La falta de compromiso por parte de los empleados ya que no tienen claro cuál es la
misión de la empresa, la misma es un pilar fundamental de la cultura organizacional, se
lo considera como una DEBILIDAD.
AMBIENTE INTERNO
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
38
Tener una débil planificación, que el primer punto a identificar debe ser cual es la visión
estratégica que tiene la empresa, se lo toma como una DEBILIDAD.
La falta de objetivos claros ocasiona rendimientos deficientes, y se lo toma como una
DEBILIDAD.
1.4.2.2. Organización
Se refiere a la forma como se asignan, se agrupan y se relacionan las personas, los
recursos y la tecnología para formas sistemas y subsistemas con el objeto de poder
implementar la estrategia seleccionada y así poder obtener los objetivos y la misión de
la institución. (Thompson B. , 1970)
Actualmente, Digmasur S.A. no cuenta con una estructura organizacional bien definida,
por este motivo, como parte de este trabajo se proponen los organigramas básicos para
cualquier empresa, es decir, estructural, funcional y posicional.
La administración de los recursos, en sus diferentes dimensiones, constituye otra
debilidad al interior de la empresa; ya que la organización de los mismos no es la
adecuada. No hay una adecuada administración de los recursos materiales y financieros,
la mala organización ocasiona que estos no sean utilizados de forma eficiente.
El no contar con una organización bien definida dificulta la administración reduciendo
así la eficacia y la eficiencia con que se desarrollan las actividades, siendo esto una
DEBILIDAD.
1.4.2.3. Dirección
Comprende el motivar y guiar a las personas para que utilicen los recursos asignados y
la tecnología propia del sistema y logren que los subsistemas puedan implementar la
estrategia seleccionada para así obtener los objetivos y la misión de la organización.
Para ello, se debe estudiar y comprender el comportamiento de las personas y grupos
dentro de un contexto organizacional. (Thompson B. , 1970)
La dirección de la empresa de transportes Digmasur S.A. se ve debilitada ya que el
gerente no se encuentra comprometido con la empresa y esto desestabiliza a la
organización como tal y afecta al clima laboral.
39
Dentro de la empresa la dirección no está acorde a las necesidades de la misma, por lo
tanto es una DEBILIDAD.
Al desempeñar el presidente funciones de representación legal de la empresa, agilitando
trámites y de forma correcta, esto se lo toma como una FORTALEZA.
1.4.2.4. Control
El control trata de determinar si la estrategia seleccionada se implementa tal como se ha
formulado, que dificultades se encuentran, comparar resultados obtenidos contra
resultados propuestos, y realizar los ajustes y correcciones necesarios para que se la
rediseñe. (Thompson B. , 1970)
Al interior de la empresa de transportes Digmasur S.A., se necesita implantar procesos
de control que permitan conocer cómo marchan los diferentes aspectos; se necesita
mejorar el control a los conductores y llevar un registro adecuado del gasto que se
incurre en los diferentes insumos como carga, combustible, repuestos, etc.
Al no existir un debido control del personal y de los gastos en los que incurre cada
unidad de transporte, esto es una DEBILIDAD.
La empresa Digmasur S.A. no cuenta con un sistema de control interno, por lo que
representa para la misma una DEBILIDAD.
1.4.3. Matriz Resumen FODA
El FODA, es una metodología usada para conocer la situación de una empresa o
proyecto específico, que considera el análisis de factores tanto internos como externos.
Esta herramienta es utilizada a nivel mundial, la misma que permite trazar cursos de
acción sobre la base del diagnóstico obtenido de la organización.
40
Matriz Resumen FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1. El liderazgo con el que cuentan los
directivos de la empresa, permite que las
decisiones que se toman en reuniones
sean oportunas y precisas.
2. Flota vehicular (activos) no más de 4 años de
fabricación.
3. Amplio conocimiento de rutas que cada
unidad hace su recorrido.
4. Cabezales y tanques calificados con sus
respectivos permisos para su operación en el
transporte pesado por carretera.
5. Socios dueños de vehículos de transporte de
carga.
1. Producto Interno Bruto
2. Tasa de Interés Activa
3. Tasa de Desempleo
4. Innovación Tecnológica
5. Necesidades del Cliente
6. Inflación
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Depender de una línea de servicio.
2. No cuenta con una estructura de
planificación de la empresa Digmasur S.A.
3. Falta de procedimientos contables que opere
dentro de la empresa.
4. La posibilidad de que una unidad de
transporte se dañe en el transcurso del
viaje.
5. Falta de Sistema de Control Interno
6. Bajo nivel tecnológico en la empresa.
7. No gozar con instalaciones propias para
guardar los vehículos, así como para el stock
de llantas y repuestos en general.
8. Falta de capacitación e incentivos al
personal.
9. Enfoque estratégico con debilidades.
10. Falta de control en los gastos que incurre
cada unidad de transporte.
1. Tasa de Interés Pasiva
2. Riesgo País
3. Constantes cambios en la
Política
4. Competencia
5. Depender de un solo
cliente
6. Escasez de combustible
41
1.4.4. Matriz Estratégica FODA
Matriz de Estrategias FODA
EMPRESA DIGMASUR S.A.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS FODA
EXTERNOS
INTERNOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1. El crecimiento económico, donde
su principal indicador es el PIB, viene
acompañado de una gran inversión
pública, donde la empresa de transportes
desarrolla sus actividades.
A1. Tasa de Interés Pasiva
O2. Tasa de Interés Activa A2. Riesgo País
O3. Tasa de Desempleo A3. Constantes cambios en la Política
O4. Innovación Tecnológica A4. Competencia
O5. Necesidades del Cliente A5. Depender de un único cliente.
O6. Inflación A6. Escasez de combustible.
FORTALEZAS FO FA
F1. El liderazgo con el que cuentan los directivos de la empresa, permite que las
decisiones que se toman en reuniones sean oportunas y precisas.
Fortalecer el crecimiento en el mercado
nacional de la empresa, aprovechando
que los directivos toman decisiones
oportunas y precisas. (F1;O1)
Buscar nuevos clientes en otras industrias
que pueden utilizar el servicio de
transporte pesado por carretera, apoyados
en nuestra experiencia y los recursos con
los que se cuenta. (F2, F3;A5)
F2. Flota vehicular (activos) no más de 4 años de fabricación.
F3. Amplio conocimiento de rutas que cada unidad hace su recorrido.
42
F4. Cabezales y tanques calificados con sus respectivos permisos para su operación
en el transporte pesado por carretera.
Potenciar los recursos de la empresa
utilizando las nuevas tecnologías
aplicadas a la industria del transporte
pesado. (F2, F4;04)
El amplio conocimiento de rutas que cada
unidad hace su recorrido permite
contrarrestar el ingreso de nuevos
competidores. (F3;A4) F5. Socios dueños de vehículos de transporte de carga.
DEBILIDADES DO DA
D1. Depender de una línea de servicio.
Utilizar la única línea de servicio que
tiene la empresa aprovechando al
máximo las necesidades que tiene el
cliente. (D1;O5)
Utilizar la innovación tecnológica para
mejorar el control del personal. (D9;O4)
Implementar una política de expansión en
infraestructura, que sea defensiva, para
poder reaccionar en caso de cambios
políticos o fiscales, negativos para la
empresa. (D6;A3)
Disminuir la posibilidad que una unidad de
transporte se dañe en el transcurso del
viaje, para que no exista la posibilidad de
nuevos competidores que pueden afectar a
la empresa. (D4;A4)
Contar con un Sistema de Control Interno
adecuado, permite estar alertas en las
variaciones de la tasa de interés pasiva.
(D5;A1)
D2. No cuenta con una estructura de planificación de la empresa Digmasur S.A.
D3. Falta de procedimientos contables que opere dentro de la empresa.
D4. La posibilidad de que una unidad de transporte se dañe en el transcurso del
viaje.
D5. Falta de Sistema de Control Interno
D6. No gozar con instalaciones propias para guardar los vehículos, así como para el
stock de llantas y repuestos en general.
D7. Falta de capacitación e incentivos al personal.
D8. Enfoque estratégico con debilidades.
D9. Falta de control de personal y de los gastos en los que incurre cada unidad de
transporte.
D10. Falta de control en los gastos que incurre cada unidad de transporte.
43
1.4.5. Análisis Matriz Estratégica FODA
Tabla 12 Análisis Matriz Estratégica FODA
EMPRESA COINFER
ANÁLISIS MATRIZ ESTRATEGIAS FODA
FACTORES ANÁLISIS
FO
Fortalecer el crecimiento en el mercado nacional de la
empresa, aprovechando que los directivos toman
decisiones oportunas y precisas. (F1;O1)
Potenciar los recursos de la empresa utilizando las
nuevas tecnologías aplicadas a la industria del
transporte pesado. (F2, F4;04)
FA
Buscar nuevos clientes en otras industrias que pueden
utilizar el servicio de transporte pesado por carretera,
apoyados en nuestra experiencia y los recursos con los
que se cuenta. (F2, F3;A5)
El amplio conocimiento de rutas que cada unidad hace
su recorrido permite contrarrestar el ingreso de nuevos
competidores. (F3;A4)
DO
Utilizar la única línea de servicio que tiene la empresa
aprovechando al máximo las necesidades que tiene el
cliente. (D1;O5)
Utilizar la innovación tecnológica para mejorar el
control del personal. (D9;O4)
DA
Implementar una política de expansión en
infraestructura, que sea defensiva, para poder reaccionar
en caso de cambios políticos o fiscales, negativos para
la empresa. (D6;A3)
Disminuir la posibilidad que una unidad de transporte se
dañe en el transcurso del viaje, para que no exista la
posibilidad de nuevos competidores que pueden afectar
a la empresa. (D4;A4)
Contar con un Sistema de Control Interno adecuado,
permite estar alertas en las variaciones de la tasa de
interés pasiva. (D5;A1)
44
2. MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO
Este capítulo engloba todo lo referente al control interno que servirá posteriormente de
guía para el desarrollo del capítulo III y IV, los modelos de evaluación citados
permitirán el desarrollo de la aplicación práctica.
2.1. Introducción
Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las áreas
económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que era inherente a
las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho
sus trabajadores no se sentían involucrados. No todos los directivos de nuestras
organizaciones veían en el sistema de Control Interno un instrumento de gestión capaz
de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían
propuesto. Otro elemento que atentaba contra la eficiencia de los sistemas de Control
Interno era que las actividades de control ya venían establecidas de forma global para
todas las entidades del país, minimizando la creatividad de los directivos en el diseño de
los objetivos y actividades de control que fueran más eficaces según las características
de su entidad. Además, no se contaba con elementos generalizadores que le sirvieran de
base a la organización para poder diseñar un sistema de Control Interno a la medida de
sus necesidades. (Del Toro Ríos, Vizcaino Fonteboa Vizcaino, Armada Trabas, &
Santos Cid, 2005)
2.2. Definición
El Control Interno “es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección
y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al
logro de los objetivos siguientes:
- Confiabilidad de la información.
- Eficiencia y eficacia de las operaciones.
- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.
- Control de recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad”. (Del Toro Ríos,
Vizcaino Fonteboa Vizcaino, Armada Trabas, & Santos Cid, 2005)
El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y
los métodos adoptados en el negocio para proteger los activos, verificar la exactitud y
45
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y
estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. (Estupiñán Gaitán, 2015)
Es el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por la
gerencia de una entidad tendientes a: proteger los activos, obtener información oportuna
y confiable, lograr la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de políticas
establecidas. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, 2011)
Es un proceso diseñado y efectuado por quienes tienen a cargo el gobierno, la
administración y otro personal; y, que tiene la intención de dar seguridad razonable
sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la confiabilidad de la
información financiera, la efectividad y la eficacia de las operaciones. (Mantilla R. ,
1984)
Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado más alto (Consejo de administración,
directorio) la gerencia y por el personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad
razonable de cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o más
de los siguientes grupos: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la
información financiera y administrativa y observancia de las leyes y reglamentos
aplicables. (Fonseca Borja, 2004)
Como se puede apreciar es importante tener en cuenta que el control interno crea valor
para las partes interesadas, es un proceso que encierra a un todo en el cual existen
medidas que se diseñan e implantan para asegurar que la organización logre cumplir los
objetivos institucionales, generando eficiencia y eficacia en las funciones y tareas de las
actividades financieras, contables, administrativas y operativas precautelando la
conservación y protección de los recursos disponibles.
Figura 21 El Control Interno
En: (Auditool, 2015)
46
2.3. Importancia
El Control Interno es global e integrado por tal razón reviste de mucha importancia en
cualquier empresa independientemente de su tamaño, nada queda fuera del mismo, es
decir, que no hay operación que no se controle incluyendo al talento humano. Entonces
se hace referencia a una cadena de acciones que se extiende a todas las actividades
inherentes a la gestión y a los procesos de planificar, organizar, ejecutar y supervisar.
Tomando en cuenta que el control interno es un proceso, el mismo puede ser evaluado
en cualquier punto de su desarrollo y en consecuencia, el talento humano que compone
la organización debe tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos, aplicar
controles y estar en condiciones de responder adecuadamente ante ciertas
eventualidades.
Además es importante porque le permite a la organización tomar decisiones, cumplir los
objetivos y metas, medir los resultados para tomar acciones correctivas de las
irregularidades y errores detectados identificando las causas, efectos y riesgos que se
pueden generar si no existe un control oportuno.
2.4. Características
El Control Interno cumple con las siguientes características:
- Es un proceso evaluado en cualquier punto de su desarrollo, integrado por un
conjunto de acciones estructuradas, coordinadas y un medio para lograr un fin.
- Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles de la organización
y no se trata únicamente de manuales de organización y procedimientos internos.
- En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos; y en su cumplimiento participan todos los
trabajadores de la entidad independientemente de su categoría ocupacional.
- Aporta un grado de seguridad razonable, con relación al logro de los objetivos
fijados.
47
- Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u
operaciones en la entidad.
- Debe fortalecer el autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad así
como la responsabilidad de los colectivos.
2.5. Objetivos
El Control Interno tiene una relación directa con los objetivos institucionales ya que le
permite a la institución tener una seguridad razonable de que se logren tales objetivos. A
continuación se menciona los siguientes objetivos:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la Institución causados por
fraudes y negligencias.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y
administrativos usados para la toma de decisiones.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Promover la aplicación de reglamentos y procedimientos en todos los niveles
jerárquicos de la organización.
Generar información útil, oportuna, confiable y razonable.
2.6. Principios
Para un adecuado Control Interno es importante tomar en cuenta los siguientes
principios:
- Equilibrio en la delegación de responsabilidad, incluyendo la dotación de los
recursos de control respectivos para asegurar el debido cumplimiento de las
mismas.
- Orientación al logro de objetivos estableciendo medidas de desempeño para
evaluar su cumplimiento.
48
- Mantener un sentido de la oportunidad con la que se realizan las actividades,
para que un control sea eficiente, es necesario que sea suficiente y oportuno.
- Prevenir las desviaciones para anular o disminuir su efecto adoptando medidas
preventivas, con la debida anticipación a su ocurrencia.
- Aplicar el principio de excepción que se dirige específicamente hacia los puntos
realmente necesarios, lo que genera reducción de costos y tiempo.
2.7. Ventajas y desventajas
2.7.1. Ventajas
- Apoya a la entidad a lograr su desempeño.
- Previene la pérdida de sus recursos.
- Ayuda a garantizar una seguridad razonable de los informes financieros.
- Garantiza que la entidad cumpla con las leyes y reglamentos vigentes.
- Evita que la entidad sufra de sorpresas inesperadas a lo largo del camino.
2.7.2. Desventajas
- Los directivos y personal de la entidad tienen a creer que el control interno
garantiza totalmente el éxito de la entidad, el seguro logro de los objetivos y
asegurar la supervivencia.
2.8. Responsabilidad
La responsabilidad del control interno recae sobre los miembros de la dirección, pero en
sí todo el personal cumple algina función del control interno, los cuales pueden sugerir
algún cambio en el estilo del control interno. Es necesario que los miembros de la
organización tomen conciencia de que el control interno no es ajeno a ellos, sino que
todos están implicados.
Los auditores externos informan los estados financieros, representan adecuadamente la
situación financiera patrimonial, los resultados del período y los motivos de fondos, los
49
reguladores emiten normativas, inspeccionan y controlan la información mientras que
los clientes y proveedores como otros terceros aportan informaciones útiles.
2.9. Elementos
Definición de niveles de autoridad y responsabilidad
“Dependerá del tipo de empresa, pues en negocios pequeños no será de mucha
importancia tener niveles de autoridad extensos, puesto que en estos casos quien
controla y autoriza el ciento por ciento de transacciones es el dueño o administrador de
la empresa. En industrias o negocios de gran magnitud, es necesario que este claramente
definido los deberes y funciones de los niveles de autoridad y responsabilidad en los
departamentos operativos y pernal que toman decisiones.
Segregación adecuada de funciones
Este elemento de control interno hace relación a que siempre deberá existir una
separación adecuada entre las funciones de operaciones y contabilidad en otras palabras
que el control físico ejecute una persona diferente a la que realiza el control contable.
Existencia de medidas de comprobación y pruebas independientes
Comprende todas aquellas medidas que puede desarrollar el personal de las distintas
áreas de una empresa tendientes a comprobar que todas las transacciones físicas se vean
reflejadas en los registros contables. Ejemplo: estadísticas de venta, recuperaciones,
niveles de producción, confirmaciones a clientes, proveedores, bancos, entre otros.
Existencia de auditoría interna
Este elemento de control es de mucha importancia en empresas de gran magnitud,
puesto que la auditoría interna velara por el cumplimiento de las medidas de control
establecido por la alta gerencia y efectuará verificaciones posteriores a las transacciones
y precautelará en todo momento los intereses de la empresa.
50
Políticas y prácticas sanas
Dentro de este elemento se incluyen todas las medidas de control adicionales que la
empresa pueda adoptar para lograr los objetivos previstos por la administración.
Ejemplo: protección de activos, rotación de funciones, reclutamiento de personal, cruce
de información, entre otros”. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, 2011)
2.10. Clasificación
2.10.1. Por la función
2.10.1.1. Administrativo
Lo conforman el plan de organización, procedimientos y registros relacionados con los
procesos de decisión para poder autorizar las actividades comerciales de la dirección
quien debe alcanzar los objetivos establecidos, cual es el principio para establecer un
control contable.
2.10.1.2. Financiero o Contable
Consiste el plan de organización, los procedimientos y los registros referentes a la
salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros y en
consecuencia, está diseñado para proporcionar una razonable seguridad de que:
a) Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o específica de la
dirección.
b) Las transacciones se registran, según sea necesario:
- Para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados u otros criterios aplicables a tales estados; y,
- Para mantener el control sobre los activos.
c) El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección.
d) El activo contabilidad se compara con el existente a intervalos de tiempo razonables y
adoptan medidas correspondientes en el caso de que existan diferencias. (Del Toro Ríos,
Vizcaino Fonteboa Vizcaino, Armada Trabas, & Santos Cid, 2005)
51
2.10.2. Por la acción
2.10.2.1. Previo
Se aplican antes de que las operaciones se lleven a cabo o de que los actos
administrativos queden en firme para tutelar su corrección y pertinencia. Está
constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas implantados
para evitar errores en el proceso de las transacciones.
2.10.2.2. Concurrente
El control concurrente está inmerso en el proceso de las operaciones, se aplica
simultáneamente a la ejecución de las operaciones y desempeño de los funcionarios se
debe concentrar en la obtención de los mejores resultados con los menores esfuerzos y
recursos, es ineludible la responsabilidad de verificar la corrección de las operaciones.
2.10.2.3. Posterior
Examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúan después de que
estas se han producido, con el objetivo de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en
general, evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas. Las
funciones del control posterior en medianas y grandes organizaciones son ejercidas por
regla general, por la auditoría interna, sin perjuicio de los exámenes profesionales que
prestan las auditorías externas o independientes, o en forma combinada. (Dávalos
Arcentales, 2005)
2.11. Tipos de Controles
Los tipos de controles atendiendo al momento de su aplicación tenemos los siguientes:
2.11.1. Control Previo
Está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas,
implantados para evitar errores, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad
de las operaciones. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada
organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno.
52
Por tal razón, se dice que este control siempre es interno, ya que los administradores de
cada empresas son responsables de asegurar que el control preventivo este integrado
dentro de los sistemas administrativos y financieros y sea efectuado por el personal
interno responsable de realizar dicha labor.
2.11.2. Control Concurrente
“Está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas,
implantados con la finalidad de detectar errores o desviaciones en el proceso de las
transacciones, que no hubieran sido determinados en los controles previos.” (Dávalos
Arcentales, 2005)
El control concurrente o concomitante se realiza mientras se desarrolla una actividad.
La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa.
2.11.3. Control Posterior
Es el examen a las operaciones financieras y administrativas que se efectúa luego de que
estas han sido ejecutadas por la entidad, con el objeto de verificarlas, revisarlas,
analizarlas, en general evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultado de las
mismas.
Son los controles que se llevan a cabo después de la acción, de esta forma se determinan
las causas de cualquier desviación del plan original y los resultados se aplican a
actividades futuras similares.
Figura 22 Tipos de Controles
Control Previo
Control Concurrente
Control Posterior
53
2.12. Métodos de Evaluación
La evaluación del control interno puede ser efectuada por un auditor como parte de su
examen, para lo cual se debe realizar un estudio y evaluación adecuada del control
interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría.
Los métodos más conocidos y utilizados para evaluar el control interno de una
organización son:
Método descriptivo o narrativo
Método de cuestionario
Método de flujogramas o gráficos
2.12.1. Método Narrativo o Descriptivo
“Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas de la cooperativa,
mencionando los registros y formularios que intervienen en cada proceso”. (Mantilla B.
S., 2005)
Con este método el investigador describe con detalle los principales procesos que son
motivo de evaluación en cada una de la áreas dela entidad, en el cual se detalla por
medio de un formulario pre-elaborado los procedimientos, los responsables, los
documentos utilizados, niveles de aprobación.
Las narrativas presentan las siguientes ventajas:
Son muy útiles.
Son de fácil uso u comprensión.
Dejan abierta la iniciativa del investigador.
Se basa en la observación directa de los implicados.
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Las desventajas que presenta este método son:
No siempre las ideas expresadas por los implicados son claras y precisas.
Su uso es ilimitado para empresas grandes.
El uso de palabras inadecuadas podría dar como resultado malas
interpretaciones.
2.12.2. Método de Cuestionario
Se elabora previamente una serie de preguntas en forma técnica y por áreas de
operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para
que sean comprensibles por las personas a quiénes se les solicitará que las respondan.
Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno. (Cabrera Rivera &
Jiménez Salazar, 2013)
“El diseño de cuestionarios se prepara considerando aspectos conceptuales, asociados
con la rigidez metodológica y aspectos prácticos, asociados con la experiencia
profesional”. (Enrique Benjamín, 2007)
Para la aplicación de cuestionarios se labora un banco de preguntas, las cuales deben ser
contestadas por los responsables de las distintas áreas motivo de estudio de la empresa.
Por medio de las respuestas obtenidas y una vez analizadas se podrá obtener evidencia
sustancial de la buena o mala operatividad de los controles internos de la empresa.
Una adecuada aplicación de los cuestionarios ayudará a determinar con mayor
precisión las áreas críticas de manera confiable y uniforme.
El cuestionario presenta como ventajas las siguientes:
Se pueden detectar con mayor rapidez las deficiencias.
Los cuestionarios son de carácter estándar.
Los cuestionarios buscan siempre una respuesta.
Además presenta las siguientes desventajas:
55
Al tener preguntas pre-elaboradas limita la inclusión de nuevas preguntas.
Las preguntas que se plantean en muchos casos no abordan toda la problemática
en cuestión.
2.12.3. Método de Flujograma o Gráfico
Los flujogramas o gráficos, consisten en revelar o describir la estructura orgánica de las
áreas que están siendo evaluadas y de los procedimientos aplicados en cada una de
ellas, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea general de
los procedimientos de la cooperativa. (Mantilla B. S., 2005)
Las ventajas de ésta técnica son:
Diagramación de todos los procesos, paso a paso, de las transacciones de cada
ciclo, facilitado así su comprensión y conocimiento del circuito administrativo y
contable.
Esquematización de la documentación física, que se tiene en los sistemas de
información administrativa de cada flujo operacional.
Identificación de los controles establecidos y de cualquier deficiencia en el
entendimiento del sistema.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre
asuntos contables o financieros.
La evaluación realizada busca asegurar la integridad y exactitud de las operaciones
realizadas por la Empresa.
Se denominan también diagramas de secuencia y constituyen una herramienta para
levantar la información y evaluar una forma preliminar las actividades de control de los
sistemas funcionales que operan en una organización.
56
Los símbolos utilizados en el diagrama de flujo son los siguientes:
SÍMBOLO SIGNIFICADO
Operación: Representa las fases del proceso, método o procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisión entre dos o más alternativas
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo
Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o
persona
Documento: Representa un documento utilizado.
Archivo: Representa documentos archivados.
Conector de actividades: Indicando dentro del procedimiento el paso
siguiente a una operación (lleva el interior la letra de la actividad).
Líneas de flujo: Flecha utilizada para indicar la continuidad de las
actividades dentro del procedimiento.
Figura 23 Símbolos del Flujograma
En: Flujogramas ISO 9001-2008
2.13. Riesgos
2.13.1. Definición de Riesgo
El riesgo es la probabilidad de que ocurran situaciones adversas que afectan de manera
global a la entidad. La posibilidad de existencia de riesgo puede presentarse en distintos
niveles, por lo tanto se debe analizar de varias formas posibles las soluciones y así se
puedan mitigar los mencionados riesgos.
57
2.13.2. Origen de los Riesgos
Los riesgos surgen por amenazas externas y debilidades internas existentes en la
organización. Algunos riesgos pueden ser cuantificables y otros no, debido a que son
originados por una inadecuada estructura organizacional, la competencia desleal, la
mala calidad de los productos o servicios, nuevos impuestos, pérdida de imagen
corporativa, entre otros.
Se pueden clasificar los diferentes riesgos de gestión en:
Riesgos Estratégicos y del Negocio
Riesgos Financieros
Riesgos Generales o de Apoyo
2.13.3. Categorías de los Riesgos
Dentro del campo de la auditoría se determina tres tipos de riesgos, los cuales son:
Riesgo inherente
Riesgo de control
Riesgo de detección
2.13.3.1. Riesgo inherente
Este tipo de riesgo tiene que ver exclusivamente con la actividad económica o negocio
de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que estén
aplicando. Este tipo de riesgo está fuera del control de un auditor por lo que difícilmente
se puede determinar o tomar decisiones para mitigar este riesgo. Los factores que llevan
a la existencia del tipo de riesgo es la naturaleza de las actividades económicas así como
tiene relevancia la parte gerencial y la calidad de recurso humano con el que cuenta la
entidad.
58
“Es el riesgo que se relaciona directamente con la actividad económica de la empresa,
independientemente del sistema de control interno con el que se cuente”. (IFRS
Foundation and the IASB, 2012)
2.13.3.2. Riesgo de control
“Es aquel que se da por la falta de control a las actividades de la empresa que pueden
generar deficiencias, es decir el sistema de control interno es insuficiente o inadecuado
para la detección oportuna de irregularidades”. (IFRS Foundation and the IASB, 2012)
El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para
detectar o evitar errores e irregularidades significativas de manera oportuna. Es por esto
que la administración de la entidad tenga en constante revisión, verificación y ajustes de
los procesos del control interno.
Entre los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son los sistemas de
información, contabilidad y control.
2.13.3.3. Riesgo de detección
Este tipo de riesgo se caracteriza porque se encuentra directamente relacionado con los
procedimientos de auditoría por lo que se trata de la no detección de la existencia de
errores en el proceso realizado.
Una vez que se ha trabajado el riesgo existente, se procede a la Evaluación del Riesgo
de Auditoría, que es un “proceso por el cual, partir del análisis de la existencia e
intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel procedente en cada caso”.
(Santillana González, 1997)
La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende
exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor, ya que éste determina
el enfoque de auditoría a aplicar así como la cantidad de satisfacción que se espera de la
misma, por tanto debe ser un proceso cuidadoso y realizado por quienes posean la
mayor capacidad y experiencia en un equipo de trabajo.
59
2.13.4. Calificación de la Confianza y Riesgo
La evaluación del riesgo es un proceso que se analizan considerando su probabilidad e
impacto como base para ser gestionados y se mide el nivel presente en cada cuestionario
a realizar, que se lo evaluará mediante el modelo COSO III y los grados se detallan más
adelante.
Nivel de Confianza Riesgo
Alta 76 – 95% Bajo
Moderada 51 – 75% Moderado
Baja 15 – 50% Alto
𝑵𝒊𝒗𝒆𝒍 𝒅𝒆 𝑪𝒐𝒏𝒇𝒊𝒂𝒏𝒛𝒂 =Calificación Ponderada
Ponderado
𝑹𝒊𝒆𝒔𝒈𝒐 = Ponderado − Nivel de Confianza
Para poder evaluar el nivel de riesgo, se debe tomar en cuenta:
La significatividad del componente (saldos y transacciones).
La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa.
La existencia de ocurrencia de errores o irregularidades básicamente obtenida
del conocimiento, la experiencia anterior de ese ente.
Por lo tanto, podemos combinar diferentes elementos los cuales son:
Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un componente poco
significativo no existan factores de riesgo, donde la probabilidad de ocurrencia
de errores o irregularidades sea remota.
Cuando en un componente significativo existen factores de riesgo pero no
demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o
irregularidades sea baja – improbable, ese componente tendrá una evaluación de
riesgo bajo.
60
Un componente claramente significativo, donde existan varios factores de riesgo
y es posible que se presenten errores o irregularidades, será de un riesgo medio.
Por última, un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea claramente
significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y
donde sea totalmente probable que existen errores o irregularidades.
La tabla siguiente tabla nos resume lo anteriormente mencionado:
Tabla 13 Niveles de Riesgo
Nivel de riesgo Significatividad Factores de Riesgo Probabilidad de
ocurrencia de
errores
Mínimo No significativo No existen Remota
Bajo Significativo Existen algunos
pero poco
importantes
Improbable
Medio Muy significativo Existen algunos Posible
Alto Muy significativo Existen varios y son
importantes
Probable
Por: (Maldonado, 2006)
2.14. Modelos
Cada modelo de control interno presenta procesos ordenados y sistemáticos que
permiten llegar a un resultado para realizar una o varias tareas con el fin de alcanzar un
objetivo determinado.
2.14.1. Control Interno según modelo COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway)
El denominado “Informe COSO” sobre control interno publicada en Estados Unidos en
1992, surgió como una respuesta a una infinita de inquietudes que planteaba la
diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática
referida.
61
El Control Interno fue sometido a un riguroso estudio desarrollado por Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) para definir una
metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.
La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand. Se trataba entonces
de materializar un objetivo fundamental que era definir un nuevo marco conceptual del
control interno que sea capaz de integrar las diversas definiciones sobre este tema para
que se cuente con un marco conceptual común, con una visión integradora que satisfaga
las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
La comisión de COSO es proporcionar liderazgo intelectual a través del desarrollo de
marcos generales y orientaciones sobre la Gestión del Riesgo, Control Interno y
Disuasión del Fraude, diseñado para mejorar el desempeño organizacional y reducir el
alcance del fraude en las organizaciones.
2.14.1.1. Definición
El control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados
mecanismos burocráticos añadidos a los mismo, efectuado por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las
siguientes categorías. (Ladino, 2011)
2.14.1.2. Objetivos
- Ayudar a las entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno,
facilitando un modelo en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control
interno.
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Confiabilidad de la información financiera.
2.14.1.3. Componentes del Control Interno según el modelo COSO
El Control Interno según el modelo COSO consta de cinco componentes relacionados
entre sí y están integrados en el proceso de dirección, los cuales son:
62
- Ambiente de Control
- Evaluación de Riesgos
- Actividades de Control
- Información y Comunicación
- Supervisión
Estos elementos generan una agrupación y forman un sistema integrado que va
adecuándose conforme a las circunstancias cambiantes del entorno, la función es
aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que
la administración obtenga la información necesaria para seleccionar alternativas y
mejorar los intereses de la empresa.
Figura 24 COSO I
En: (COSO Cube, 1992)
2.14.1.3.1. Ambiente de Control
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de
una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes
del grado en que los principios de este último imperan sobre conductas y
procedimientos organizacionales.
63
Los principales factores del ambiente de control son:
- La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
- La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimientos.
- La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la organización así como su adhesión a las políticas y
objetivos establecidos.
- Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo
del personal.
- El grado de documentación de políticas, decisiones y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
2.14.1.3.2. Evaluación de Riesgo
El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan
las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los
riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la
entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los
riesgos tanto a los niveles de la organización (internos y externos) como de la actividad.
El establecimiento de Objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquellos
no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el
funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el
cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.
Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los
factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
64
Mencionado lo anterior, cabe recordar que los objetivos de control deben ser
específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la
institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
- Una estimación de su importancia / trascendencia.
- Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
- Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del
impacto potencial que plantean:
- Cambios en el entorno.
- Redefinición de la política institucional.
- Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
- Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
- Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
- Aceleración del crecimiento.
- Nuevos productos, actividades o funciones.
2.14.1.3.3. Actividades de Control
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro
para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y
neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada
una de las etapas de la gestión, donde se elabora un mapa de riesgos que se conocen los
riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales
pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén
relacionados:
65
- Las operaciones.
- La confiabilidad de la información financiera.
- El cumplimiento de leyes y reglamentos.
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar
también a otros: las operaciones pueden contribuir a los relacionados con la
confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así
sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:
- Preventivo
- Manuales/Automatizados o informáticos
- Gerenciales o directivos
Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías
de información, éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al
respecto al centro de procesamiento de datos, adquisición, implantación y
mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, proyectos de
desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.
2.14.1.3.4. Información y Comunicación
Así como es necesario todos los agentes conozcan el papel que les corresponde
desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que
cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus
acciones en conformidad con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que
llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades
individuales.
66
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para
posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben
conocer a tiempo las responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de
especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la
responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control.
Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz.
Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la
información: ascendente, descendente y transversal.
2.14.1.3.5. Supervisión
Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y
eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel
adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través
del tiempo, pues toda la organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo,
necesitan ser reforzados o se impone directamente su remplazo debido a que perdieron
su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios
internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos
a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos
modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que,
ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las
circunstancias sobrevivientes.
2.14.2. Control Interno según el modelo COSO II
El COSO II ha desarrollado una estructura conceptual para la administración del riesgo
empresarial denominado ERM, para el entendimiento de la formulación y seguimiento
de un proceso básico en la administración del riesgo como apoyo al buen gobierno
67
corporativo y mejores medidas de control en una organización, sin que se entienda
como reemplazo a la estructura conceptual integrada del COSO I sino que se incorpora
estas formalidades de metodologías en la forma que las empresas puedan implementar
la necesidad de administrar los riesgos para satisfacer las necesidades de control interno
como para moverse hacia un proceso más estructurado de la gestión de riesgos.
La definición define los conceptos fundamentales que son claves sobre la manera como
las compañías y otras organizaciones administran el riesgo proveyendo una base para la
aplicación a través de diferentes tipos de organizaciones y sectoriales. Se centra
directamente en el logro de los objetivos de la compañía y ésta, a su vez provee una
base para definir la efectividad de la administración del riesgo empresarial. (Estupiñán
Gaitán, 2015)
2.14.2.1. Componentes del Control Interno según el modelo COSO II
En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management – Integrated Framework”
(ERM), Marco Integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control
interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos
los directores y administradores. COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a
ocho componentes:
- Ambiente de control: son los valores y filosofía de la organización, influye en la
visión de los trabajadores ante los riesgos y las actividades de control de los
mismos.
- Establecimiento de objetivos: estratégicos, operativos, de información y de
cumplimientos.
- Identificación de eventos, que pueden tener impacto en el cumplimiento de
objetivos.
- Evaluación de Riesgos: identificación y análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos.
- Respuesta a los riesgos: determinación de acciones frente a los riesgos.
- Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se llevan a
cabo acciones contra los riesgos.
- Información y comunicación: eficaz en contenido y tiempo, para permitir a los
trabajadores cumplir con sus responsabilidades.
- Monitoreo: para realizar el seguimiento de las actividades.
68
Figura 25 COSO II ERM
2.14.2.1.1. Ambiente de Control
El ambiente interno de la compañía es la base sobre la que se sitúan el resto de
elementos, e influye de manera significativa en el establecimiento de los objetivos y de
la estrategia. En el entorno de ese ambiente interno, la dirección establece la filosofía
que pretende establecer en materia de gestión de riesgos, en función de su cultura y su
“apetito” de riesgo.
2.14.2.1.2. Establecimiento de objetivos
Los objetivos deben establecerse con anterioridad a que la dirección identifique los
posibles acontecimientos que impidan su consecución. Deben estar alineados con la
estrategia de la compañía, dentro del contexto de la visión y misión establecidas.
2.14.2.1.3. Identificación de eventos
La incertidumbre existe y, por tanto, se deben considerar aspectos externos
(económicos, políticos, sociales) e internos (infraestructuras, personal, procesos,
tecnología) que afectan a la consecución de los objetivos del negocio. Resulta
69
imprescindible dentro del modelo la identificación de dichos acontecimientos, que
podrán ser negativos (que implican riesgos), o positivos (que implican oportunidades e
incluso mitigación de riesgos).
2.14.2.1.4. Evaluación de riesgos
Para poder establecer el efecto de determinados acontecimientos consideramos tener en
cuenta la consecución de los objetivos impuestos por la dirección, es necesario
evaluarlos desde la doble perspectiva de su impacto económico y de la probabilidad de
ocurrencia de los mismos.
Para ello es necesaria una adecuada combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas.
La evaluación de riesgos se centrará inicialmente en el riesgo inherente (riesgo existente
antes de establecer mecanismos para su mitigación), y posteriormente en el riesgo
residual (riesgo existente tras el establecimiento de medidas de control).
2.14.2.1.5. Respuesta al riesgo
La dirección debe evaluar la respuesta al riesgo de la compañía en función de cuatro
categorías: evitar, reducir, compartir, y aceptar. Una vez establecida la repuesta al riesgo
más adecuada para cada situación, se deberá efectuar una reevaluación del riesgo
residual.
2.14.2.1.6. Actividades de control
Se trata de las políticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que la
respuesta al riesgo ha sido adecuada. Las actividades de control deben estar establecidas
en toda la organización, a todos los niveles y en todas sus funciones.
2.14.2.1.7. Información y comunicación
La adecuada información es necesaria a todos los niveles de la organización, de cara a
una adecuada identificación, evaluación y respuesta al riesgo que permita a la compañía
la consecución de sus objetivos. Además para conseguir que ERM funcione de manera
70
efectiva es necesario un adecuado tratamiento de los datos actuales e históricos, lo que
implica la necesidad de unos sistemas informáticos adecuados. Por su parte, la
información es la base de la comunicación que implica una adecuada filosofía de
gestión integral de riesgos.
2.14.2.1.8. Monitoreo
Es una actividad que se realiza en todas las etapas de ejecución de las actividades, con
el fin de evaluar la efectividad del control interno y en caso de existir desviaciones
tomar las correcciones del caso.
2.14.3. Modelo MICIL
En la Conferencia Interamericana de Contabilidad San Juan Puerto Rico en 1999, se
recomendó un Marco Latinoamericano de Control Similar al COSO en español., en base
a las realidades de la región se nombró representantes de las Asociaciones
Interamericana de Contabilidad y a la Federación Latinoamericano de Auditores
Internos para iniciar el desarrollo del marco.
2.14.3.1. Componentes del MICIL
Incluye los 5 componentes del control interno que constituyen la base para construir la
pirámide, en una demostración de la solidez del control interno institucional para el
funcionamiento participativo, organizado, sistematizado y disciplinado del recurso
humano para el logro de objetivos.
Los componentes son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del MICIL
y son aplicables a toda empresa:
- Ambiente de Control
- Evaluación de Riesgos
- Actividades de Control
- Información y Comunicación
71
- Supervisión
Figura 26 Componentes del Modelo MICIL
En: (Aguirre & Silva, 2004)
2.14.4. Modelo CORRE
El Método CORRE es una recopilación del informe COSO (Committee of Sponsoring
Organization), del estudio Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado (COSO
II) y del Marco Integrado de control Interno (MICIL).
Figura 27 Modelo CORRE
En: (Wesberry, 2006)
2.14.4.1.1. Definición
Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador (CORRE), este modelo procura la
adaptación a la realidad ecuatoriana simplificando los contenidos con el objetivo de
72
facilitar su comprensión y aplicación. A continuación se presenta una comparación de
los componentes del sistema de control y gestión de riesgos, según el COSO, COSO II y
MICIL.
2.14.4.2. Componentes del CORRE
El CORRE toma como base los tres informes enunciados; sin embargo, su presentación
se fundamenta en COSO II y sus componentes, agrupados en el siguiente orden:
- Ambiente de control
- Establecimiento de objetivos
- Identificación de eventos
- Evaluación de riesgos
- Respuesta a los riesgos
- Actividades de control
- Información y comunicación
- Supervisión y monitoreo
Figura 28 Componentes del CORRE
En: (Wesberry, 2006)
2.14.5. Modelo COSO III
En mayo del 2013 se ha publicado la tercera versión COSO III. Las novedades que
introducirá este Marco Integrado de Gestión de Riesgos son:
73
- Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los
entornos.
- Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos.
- Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación.
Este modelo presentado por COSO (Committee of Sponsoring Organization) ha
enfocado la atención hacia al mejoramiento del control interno y del gobierno
corporativo, y responde a la presión pública para un mejor manejo de los recursos
públicos o privados en cualquier tipo de organización, como consecuencia de los
numerosos escándalos, la crisis financiera y los fraudes presentados.
Un sistema de control interno efectivo requiere la toma de decisiones y es diseñado con
el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
los objetivos en relación con la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad
de la información financiera, y el cumplimiento de leyes y normas aplicables.
En mayo de 2013 el Comité COSO publicó la actualización del Marco Integrado de
Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar los requerimientos de control interno,
actualizar el contexto de la aplicación del control interno a muchos cambios en las
empresas y ambientes operativos, y ampliar su aplicación al expandir los objetivos
operativos y de emisión de informes. Este nuevo Marco Integrado permite una mayor
cobertura de los riesgos a los que se enfrentan actualmente las organizaciones.
Algunos de los factores más relevantes que atribuyeron a la actualización del Marco
Integrado de Control Interno son:
74
Figura 29 Evolución del COSO
En: Auditool, 2015
Variación de los modelos de negocio como consecuencia de la globalización.
- Mayor necesidad de información a nivel interno debido a los entornos
cambiantes.
- Incremento del número y complejidad de las normativas aplicables al mundo
empresarial a nivel internacional.
- Nuevas expectativas sobre la responsabilidad y competencias de los gestores de
las organizaciones.
- Incremento de las expectativas de los grupos de interés (inversores, reguladores)
en la prevención y detección del fraude.
- Aumento del uso de las nuevas tecnologías, y su desarrollo constante.
- Exigencias en la fiabilidad de la información reporta.
El modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los cinco
componentes establecidos en el marco anterior, y 17 principios y puntos de enfoque que
presentan las características fundamentales de cada componente. Se caracteriza por
tener en cuenta los siguientes aspectos y generar diferentes beneficios:
- Mayores expectativas del gobierno corporativo.
- Globalización de mercados y operaciones.
- Cambio continuo en mayor complejidad en los negocios.
75
- Mayor demanda y complejidad en leyes, reglas, regulaciones y estándares.
- Uso y mayor nivel de confianza en tecnologías que evolucionan rápidamente.
- Expectativas relacionadas con prevenir, desalentar y detectar el fraude.
La efectividad del sistema de control interno depende de estas características, y de esta
manera se puede obtener certeza razonable del logro de los objetivos de la entidad.
Un sistema de control interno efectivo reduce a un nivel aceptable el riesgo de no
alcanzar un objetivo de la entidad y puede hacer referencia a las categorías de objetivos.
Para esto es indispensable que los componentes y principios estén presentes y en
funcionamiento.
Esto quiere decir que los componentes y principios relevantes existen en el diseño e
implementación del sistema de control interno para alcanzar los objetivos específicos.
Además, los componentes y principios deben ser aplicados en el sistema de control
interno y funcionar de manera integrada. Cuando se determina que el Sistema de
Control Interno es efectivo la lata dirección y Junta Directiva tiene una seguridad
razonable acerca del cumplimiento de las tres categorías de objetivo.
2.14.5.1. Componentes y Principios del Control Interno según COSO III
Figura 30 Modelo COSO III
76
2.14.5.1.1. Entorno de Control
- Se recogen en cinco principios, la relevancia de la integridad y los valores
éticos, la importancia de la filosofía de la administración y su manera de operar,
la necesidad de una estructura organizativa, la adecuada asignación de
responsabilidades y la importancia de las políticas de recursos humanos.
- Se explican las relaciones entre los componentes del Control Interno para
destacar la importancia del Entorno de Control.
- Se amplía la información sobre el Gobierno Corporativo de la organización,
reconociendo diferencias en las estructuras, requisitos, y retos a lo largo de
diferentes jurisdicciones, sectores y tipos de entidades.
- Se enfatiza la supervisión del riesgo y la relación entre el riesgo y la respuesta al
mismo, donde se hace la evaluación y calificación del riesgo.
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
- Establece el tono de la gerencia, la Junta Directiva.
- Establece estándares de conducta.
- Evalúa la adherencia a estándares de conducta.
- Aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna.
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
- Establece la responsabilidad de supervisión de la dirección.
- Aplica experiencia relevante.
- Conserva o delega responsabilidades de supervisión.
- Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno.
Entorno de Control: establece integridad y valores éticos, estructuras de supervisión,
autoridad y responsabilidad, expectativas de competencia, y rendición de cuentas a las
Junta.
77
Evaluación de Riesgos: monitorea las evaluaciones de riesgos de la administración
para el cumplimiento de los objetivos, incluyendo el impacto potencial de los cambios
significativo, fraude, y la evasión del control interno por parte de la administración.
Actividades de Control: provee supervisión a la Alta Dirección en el desarrollo y
cumplimiento de las actividades de control.
Información y Comunicación: analiza y discute la información relacionada con el
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Actividades de Supervisión y Monitoreo: evalúa y supervisa la naturaleza y alcance
de las actividades de monitoreo y la evaluación y mejoramiento de la administración de
las deficiencias.
Principio 3: Establece estructura, autoridad y responsabilidad
- Considera todas las estructuras de la entidad.
- Establece líneas de reporte.
- Define, asigna, delimita autoridades, responsabilidades y segregar funciones
según sea necesario en varios niveles de la organización:
Junta Directiva: conservar autoridad sobre las decisiones significativas y
revisar las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y
responsabilidades.
Alta Dirección: establece instrucciones, guías, y control habilitando a la
administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus
responsabilidades de control interno.
Administración: guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta
Dirección dentro de la entidad y sus subunidades.
Personal: Entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos
evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus
78
respectivos niveles de la entidad, la información esperada y los flujos de
comunicación, y las actividades de monitoreo relevantes para el cumplimiento
de los objetivos.
Proveedores de servicios externos: cumple con la definición de la
administración del alcance de la entidad y la responsabilidad para todos los que
no sean empleados comprometidos.
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
- Establece políticas y prácticas.
- Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias.
- Atrae, desarrolla y retiene profesionales.
- Planea y se prepara para sucesiones.
- Hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y
responsabilidades.
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
- Establece medidas de desempeño, incentivos y premios.
- Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso.
- Considera presiones excesivas.
- Evalúa el desempeño y premios o disciplina en los individuos.
2.14.5.1.2. Evaluación de Riesgos
- Se amplía la categoría de objetivos de Reporte, considerando todas las tipologías
de reportes internos y externos.
- Se aclara que la evaluación de riesgos incluye la identificación, análisis y
respuesta a los riesgos.
- Se incluyen los conceptos de velocidad y persistencia de los riesgos como
criterios para evaluar la criticidad de los mismos.
79
- Se considera la tolerancia al riesgo en la evaluación de los niveles aceptables de
riesgo.
- Se amplía la consideración del riesgo al fraude.
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
- Objetivos Operativos:
Refleja las elecciones de la administración.
Considera la tolerancia al riesgo.
Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.
Constituye una base para administrar los recursos.
- Objetivos de Reporte Financiero Externo:
Cumple con los estándares contables aplicables.
Considera la materialidad.
Refleja las actividades de la entidad.
- Objetivos de Reporte no Financiero Externo:
Cumple con los estándares y marcos externos establecidos.
Considera los niveles de precisión requeridos.
Refleja las actividades de la entidad.
- Objetivos de Reporte Interno:
Refleja las elecciones de la administración.
Considera el nivel requerido de precisión.
Refleja las actividades de la entidad.
80
- Objetivos de Cumplimiento:
Refleja las leyes y regulaciones externas.
Considera la tolerancia al riesgo.
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
- Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles
funcionales.
- Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de
los riesgos que puedan afectar a los objetivos.
- Envuelve niveles apropiados de administración.
- Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados y entiende la
tolerancia al riesgo de la organización.
- Determina la respuesta a los riesgos. La evaluación de riesgos incluye la
consideración de cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar,
reducir o compartir el riesgo.
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
- Considera varios tipos de fraude: La evaluación del fraude considera el
Reporting fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción. La evaluación
del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones.
- La evaluación de riesgo de fraude tiene en consideración por adquisiciones no
autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de
información, u otros actos inapropiados.
- La evaluación del riesgo de fraude considera como la dirección u otros
empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas.
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
- Evalúa cambios en el ambiente externo. El proceso de identificación de riesgos
considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que
la entidad opera.
81
- Evalúa cambios en el modelo de negocios.
- Evalúa cambios en liderazgo.
2.14.5.1.3. Actividades de Control
- Se indica que las actividades de control son acciones establecidas por políticas y
procedimientos.
- Se considera el rápido cambio y evolución de la tecnología.
- Se enfatiza la diferenciación entre controles automáticos y controles generales
de tecnología.
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
- Se integra con la evaluación de riesgos.
- Considera factores específicos de la entidad.
- Determina la importancia de los procesos de negocio.
- Considera en qué nivel las actividades son aplicadas.
- Direcciona la segregación de funciones.
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
- Determina la relación entre el uso de la tecnología en los procesos del negocio y
los controles generales de tecnología.
- Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante.
- Establece las actividades de control para la administración de procesos
relevantes de seguridad.
- Establece actividades de control relevantes para los procesos de adquisición,
desarrollo y mantenimiento de la tecnología.
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
- Establece políticas y procedimientos para apoyar el despliegue de las directivas
de la administración.
82
- Establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutarlas políticas y
procedimientos.
- Funciona oportunamente.
- Toma acciones correctivas.
- Trabaja con personal competente.
- Reevalúa políticas y procedimientos.
Principio 13: Usa información relevante
- Identifica los requerimientos de información.
- Captura fuentes internas y externas de información.
- Procesa datos relevantes dentro de la información.
- Mantiene la calidad a través de procesamiento.
- Considera costos y beneficios.
2.14.5.1.4. Sistemas de Información
- Se enfatiza la relevancia de la calidad de información dentro del Sistema de
Control Interno.
- Se profundiza en la necesidad de información y comunicación entre la entidad y
terceras partes.
- Se enfatiza el impacto de los requisitos regulatorios sobre la seguridad y
protección de la información.
- Se refleja el impacto que tiene la tecnología y otros mecanismos de
comunicación en la rapidez y calidad del flujo de información.
Principio 14: Comunica internamente
- Comunica la información de control interno.
- Se comunica con la Junta Directiva.
- Proporciona líneas de comunicación separadas.
- Selecciona métodos de comunicación relevantes.
83
Principio 15: Comunica externamente
- Se comunica con grupos de interés externos.
- Permite comunicaciones de entrada.
- Se comunica con la Junta Directiva.
- Proporciona líneas de comunicación separadas.
- Selecciona métodos de comunicación relevantes.
2.14.5.1.5. Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo
- Se clarifica la terminología definiendo dos categorías de actividades de
monitoreo: evaluaciones continuas y evaluaciones independientes.
- Se profundiza en la relevancia del uso de la tecnología y los proveedores de
servicios externos.
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
- Considera una combinación de evaluaciones continuas e independientes.
- Uso de personal capacitado.
- Se integra con los procesos del negocio.
- Ajusta el alcance y la frecuencia.
- Evalúa objetivamente.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
- Evalúa resultados.
- Comunica deficiencias.
- Supervisa acciones correctivas.
84
2.15. Evolución del Marco Integrado de Control Interno COSO (Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)
EVOLUCIÓN DEL MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO COSO
COSO I COSO II COSO III
Este modelo se lo aplica a
reportes financieros externos,
especializado a esa materia.
Considera los cambios
ocurridos en los negocios, el
entorno y las operaciones desde
COSO I de 1992.
En septiembre del 2014 se pone
énfasis en la estrategia, la
identificación de los riesgos, su
administración como un
proceso, el establecimiento de los
riesgos y lograr la seguridad
razonable para alcanzar los
objetivos.
Este modelo es
fundamentalmente para
Administración de riesgos,
incluyendo a COSO en lo
relativo a Control Interno.
En mayo de 2013 el Comité COSO publicó
la actualización del Marco Integrado de
Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar
los requerimientos del control interno,
actualizar el contexto de la aplicación del
control interno a muchos cambios en las
empresas y ambientes operativos, y ampliar
su aplicación al expandir los objetivos
operativos y de emisión de informes. Este
nuevo Marco Integrado permite una mayor
cobertura de los riesgos a los que se
enfrentan actualmente las organizaciones.
*Articular principios para
facilitar el desarrollo de un
control interno efectivo.
*Reflejar los cambios en el
ambiente de negocio y en
las operaciones.
*Expandir las operaciones y
los objetivos de reporte
*Aclaración de Requisitos.
*Actualización de contenido.
*Ampliación de su aplicación.
Facilita su uso y aplicación
- Teniendo en cuenta los cambios en el
negocio y el entorno en el que operan.
- Articulando los principios que deben estar
presentes y clarificando los
requisitos de un control interno efectivo.
- Animando a los usuarios a aplicar el
control interno en objetivos adicionales.
Contiene los siguientes 5
elementos potenciales:
Ambiente De control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
En este modelo se buscó la
mejora en los elementos
potenciales, como resultado de
ello se integra a 8 elementos
potenciales
Ambiente Interno
Establecimiento de Objetivos
Identificación de Eventos
Evaluación de Riesgos
Respuesta al Riesgo
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
En este modelo se simplificó a los 5
primeros elementos potenciales del COSO I,
como consecuencia de una búsqueda en la
implementación del elemento de Roles y
Responsabilidades, el cual al final se
reconoció su exclusión del modelo
establecido.
Ambiente De control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
85
3. ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
3.1. Análisis del Control Interno Administrativo
Se realiza un análisis orientado a las políticas administrativas de la empresa, a los
métodos y procedimientos que están relacionados; en primer lugar, con el debido
cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, la adhesión a las políticas de
los niveles de dirección y administración; y en segundo lugar con la eficiencia de las
operaciones que son establecidas por la empresa.
Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la
responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para
establecer el control de las operaciones.
Al análisis del Control Interno Administrativo se incluye estadísticas, informes de
actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad del servicio,
y así de forma precisa se obtenga resultados para el correcto funcionamiento del área
administrativa.
3.1.1. Análisis al Área Administrativa
En la administración de la empresa se encargan de toda la logística, creación de
objetivos, actividades y programas que permitirán crecer como empresa, buscando
alcanzar una parte significativa del mercado de la competencia. Por lo tanto es
significativo que el área sea evaluada ya que su control interno debe ser eficiente y
eficaz en cada uno de los procesos que realiza.
86
A continuación se presenta el cuestionario realizado:
Cuestionario Área Administrativa
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
ÁREA ADMINISTRATIVA (ADMINISTRACIÓN)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen en la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
1 ¿Los directivos se sienten comprometidos para cumplir los
objetivos propuestos? 1
2 ¿La empresa posee políticas administrativas escritas? 0
3 ¿Se aplica dentro de la empresa la estructura organizacional? 1
4 ¿El personal que labora en la empresa conoce a la misión, visión
de la empresa? 0
No se socializa
dentro de la
empresa el
direccionamiento
estratégico.
5 ¿En la empresa existen procedimientos, que permiten el
desarrollo de cada función? 0
No cuentan con
procedimientos
escritos.
6
¿Conocen los directivos y el personal del área los plazos en que
debe ser entregada determinada información a entidades
reguladoras?
1
7
¿Los canales de comunicación entre la administración y el
personal que trabaja en la institución se desarrollan
correctamente?
1
Se mantiene una
buena
comunicación con
el personal.
8 ¿La administración analiza los riesgos internos y externos del
servicio para la toma de decisiones? 1
87
9 ¿El desempeño de la producción del empleado es evaluado y
revisado periódicamente? 0
Lo realiza
Pasteurizadora
Quito por
Agrocalidad.
10 ¿Se capacita al personal? 0
11 ¿Existe un flujograma que guíe los procedimientos de cada
área? 1
En esta área solo
está la secretaria.
12 ¿La gerencia acepta propuestas del personal para el
mejoramiento en las actividades? 1
13 ¿Los objetivos de la empresa van direccionados a las
estrategias? 1
Se cumple a la par
con las estrategias
trazadas.
14 ¿La gerencia analiza la información recibida de las áreas de la
empresa antes de tomar decisiones institucionales? 0
15 ¿La gerencia acepta propuestas del personal para el
mejoramiento en las actividades? 1
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 23/01/2017
Escala de
Calificación
SI NO
1 0
3.1.1.1. Resultados del Análisis del Área Administrativa
Finalizado el cuestionario al Área de Administración de Digmasur S.A., se establece
las siguientes debilidades:
La empresa no posee políticas establecidas ni reglamentadas, por lo que solo se
han manejado verbalmente.
La gerencia no analiza los informes que las diferentes áreas de la empresa emite,
para que se tomen decisiones.
88
Dentro de la empresa no se socializa el direccionamiento estratégico, es por ello
el desconocimiento del personal.
La Empresa no posee procedimientos escritos en los que se puedan tener
conocimiento de su correcto manejo de las funciones del personal, esto se lo
hace repetitivamente.
No se toma una evaluación al desempeño del personal. No existe una
capacitación al mismo, es por esto que las actividades que se realizan son por
capacidad propia del personal de la empresa.
No se realizan informes de cada área, ya que no la recibe porque la directiva no
la solicita o les obligan en hacer.
Tabla 14 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración
OPCIÓN DE RESPUESTA SI NO
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA
RELATIVA
9
60%
6
40%
Figura 31 Evaluación del Control Interno Área de Administración
89
3.1.2. Análisis al Área Técnico-Operativo
En el área técnico-operativa se realiza la limpieza del tanquero en su totalidad, para
realizar nuevas rutas de recolección del lácteo encomendada al personal; y de igual
forma se realiza actividades de logística en los diferentes eventos que organice la
empresa. Por lo tanto es significativo que el área sea evaluada ya que su control interno
debe ser eficiente y eficaz en cada uno de los procesos que se efectúan.
A continuación se presenta el cuestionario realizado:
Tabla 15 Cuestionario Área Técnico-Operativo
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
ÁREA TÉCNICO-OPERATIVO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
1
¿Se da a conocer al trabajador por escrito sobre los deberes y
derechos que internamente posee el Área Técnico-Operativo? 0
Se les ha dado a
conocer sus
actividades en
forma verbal para
ser realizadas.
2
¿Cuenta la empresa con equipos propios para realizar
efectivamente su trabajo? 0
El cliente les
provee con los
equipos técnicos.
3
¿Se realizan capacitaciones constantes sobre las funciones que
se realizan y demás actividades que se desempeñan en esta
área?
0
El personal tiene
su conocimiento
por cuenta propia.
4
¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos e
incentivos? 0
5
¿Se ejecutan con frecuencia evaluaciones de desempeño de
todos los empleados de esta área de trabajo? 1
Mensualmente se
aplica una
evaluación de
desempeño.
90
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
ÁREA TÉCNICO-OPERATIVO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
6
¿Las actividades de apoyo de la logística de los diferentes
eventos que realiza la empresa están debidamente autorizados
por el Gerente?
1
7
¿Cuenta con equipos de seguridad y de higiene que son
necesarios para el mantenimiento y buen estado de los
vehículos?
0
Cada chofer o
dueño del
vehículo da su
propio
mantenimiento y
su adecuado
lavado.
8
¿Existe sanciones por la infracción de disposiciones oficiales en
el área? 1
9
¿Existen procedimientos para prevenir situaciones de
emergencia y/o siniestro? 0
10
¿Cuenta la organización con vehículos propios para realizar su
actividad de recolección de lácteos? 0
No son propios de
la empresa, pero
son de los socios.
11 ¿Existe control al uso de los vehículos? 1
12
¿Se ha sancionado a la empresa por causa de vehículos en mal
estado o incumplimiento de alguna disposición normativa? 1
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 23/01/2017
Escala de
Calificación
SI NO
1 0
91
3.1.2.1. Resultados del Análisis del Área Técnico-Operativo
La Empresa no posee manuales de funciones, las actividades a realizar, deberes
y derechos se les ha dado a conocer sus actividades en forma verbal para ser
realizadas.
La empresa no cuenta con equipos técnicos para realizar la actividad de
recolección de lácteos, ya que los mismos les provee el cliente.
No se realizan capacitaciones para el manejo, uso del tanquero y actividades que
se desarrollen dentro del área, es decir, el personal lo hace por conocimiento e
intuición propia.
No existe reconocimientos a su trabajo, como por ejemplo su buen manejo en las
actividades encomendadas y entrega al realizar sus labores.
No cuenta con equipos de seguridad y de higiene para el tanquero.
No existe algún tipo de plan o procedimientos en momentos de emergencia y/o
siniestro, solo se ha distribuido volantes informativos.
Los vehículos que se utilizan para ejercer la actividad mencionada, les
corresponde a cada uno de los socios.
Tabla 16 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área Técnico-Operativo
OPCIÓN DE RESPUESTA SI NO
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
5
41,67%
7
58,33%
92
Figura 32 Evaluación del Control Interno Área Técnico-Operativo
3.2. Análisis del Control Interno Financiero
El área financiera de una organización es la encargada de desarrollar los diferentes
procesos referentes a temas contables, financieros y presupuestarios de acuerdo a los
lineamientos y normas establecidas bajo el marco legal del país en el que ésta se
encuentre vigente. Por lo tanto, esta área es una unidad de apoyo que asegura una
excelencia operacional en el cumplimiento de funciones, una adecuada gestión de las
relaciones con los grupos de interés externos e internos así como la colaboración en la
elaboración de planes estratégicos de la institución.
Se puede notar que el área financiera tiene un papel importante dentro de la una
organización, ya que en base al buen manejo de los recursos e información se toman
decisiones que permitan el desarrollo de la misma, por lo cual es de vital importancia
que se establezca un control continuo por parte de cada una de las personas que
conforman el equipo de trabajo de la organización.
3.2.1. Análisis al Área de Contabilidad
Establecer los controles que maneja la DIGMASUR S.A. en el Área de Contabilidad, y
comprobar que todos los módulos estén íntegramente conectados, a fin de conocer su
situación real para evitar posibles errores o fraudes.
93
A continuación se detalla el cuestionario realizado:
Tabla 17 Cuestionario al Área de Contabilidad
EMPRESA DIGMASUR S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
ÁREA DE CONTABILIDAD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
1
¿Existen medidas de control en caso de pérdida de la
información del sistema contable? 1
Se cuenta con
respaldos, se tiene
memoria externa y
un computador de
servidor.
2
¿En el Área de Contabilidad están definidas las
responsabilidades que tiene cada trabajador? 0
La secretaria
realiza varias
funciones.
3
¿Las fechas de los impuestos a pagar se realizan de acuerdo a
las mismas que son emitidas por el SRI? 1
4
¿Los documentos contables se encuentran archivados en forma
consecutiva y ordenada? 1
5
¿Todas las transacciones realizadas mensualmente son
registradas en el sistema contable de forma oportuna? 0
6
¿Se controla que las transacciones ingresadas al sistema
contable cuenten con los documentos de soporte? 1
7
¿En caso de existir errores o cambios en las transacciones se
realiza notificaciones preventivas? 0
8
¿Se da a conocer el nivel de cumplimiento de objetivos del
área? 0
9
¿Existe un proceso de comunicación entre los miembros del
área de contabilidad? 1
10
¿La empresa se encuentra al día en presentación y pago de sus
impuestos? 1
11 ¿Existe mejoramiento dentro del área de contabilidad? 1
94
EMPRESA DIGMASUR S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
ÁREA DE CONTABILIDAD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
12
¿La dirección apoya en la participación de los colaboradores en
la toma de decisiones? 0
No existe apoyo
de los directivos
para la aplicación
de controles.
13
¿Los directivos promueven actividades de control que ayuden
con el cumplimiento de objetivos y decisiones, enfocándose en
minimizar los riesgos?
0
La directiva no
promueve
actividades de
control.
14
¿Los directivos supervisan al personal del área en forma
permanente? 1
15 ¿La emisión de cheques se realiza en forma secuencial? 1
16 ¿La emisión de cheques tiene seguridad dual? 1
17
¿En la empresa existe un control de los talonarios de las
chequeras y los comprobantes de transferencia? 1
18
¿La persona que autoriza los cheques y las transferencias es la
misma que realiza el registro contable respectivo? 0
Las únicas
personas que
autorizan los
cheques y
transferencias son
Presidente y
Gerente General.
19
¿El sistema contable permanece en constante actualización en
base a los cambios que presenta el SRI de manera inesperada? 0
Existen demoras
en la
actualización.
20
¿Hay fechas definidas para efectuar transacciones a las cuentas
de los empleados y socios? 1
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 23/01/2017
Escala de
Calificación
SI NO
1 0
95
3.2.1.1. Resultados del Análisis del Área de Contabilidad
Ya finalizado el análisis del área de Contabilidad de la Empresa DIGMASUR S.A.,
podemos determinar las siguientes debilidades:
No se definen las funciones, por ejemplo la secretaria realiza varias tareas
dentro de la empresa.
Debido al exceso y acumulación de trabajo el registro de la contabilidad se halla
retrasada; es decir, no se registra oportunamente.
No se da a conocer el nivel de cumplimiento de los objetivos del Área de
Contabilidad.
No existe funciones por parte de la directiva para la aplicación de controles
internos para el mejor funcionamiento de la empresa.
No promueve actividades de control en el área por parte de la directiva, por lo
que no se cumplen en totalidad los objetivos establecidos por la empresa.
El Presidente y Gerente General son quiénes autorizan la salida de cheques y
transferencias, y quién se encarga del registro contable es el contador de la
empresa.
Al no existir una capacitación constante del sistema al personal del área de la
empresa, existen demoras en la actualización del mismo, en base a los cambios
que presenta el Servicio de Rentas Internas de manera inesperada.
96
Tabla 18 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Contabilidad
OPCIÓN DE RESPUESTA SI NO
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
12
60%
8
40%
Figura 33 Evaluación del Control Interno Área de Contabilidad
3.2.2. Análisis en el Área de Tesorería
Esta área es la encargada de los pagos realizados, además tiene bajo su control la
captación del efectivo que se realiza en la empresa DIGMASUR S.A., abarcando las
operaciones más significativas, convirtiéndose en importante para el desarrollo normal
de sus actividades, se cuenta para la evaluación al ser un área sensible de riesgos.
97
A continuación se presenta la evaluación realizada:
Tabla 19 Cuestionario al Área de Tesorería
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
ÁREA DE TESORERÍA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
1 ¿Existe una persona encargada del fondo de caja chica? 1
2
¿Se cuenta con un formato establecido para realizar la
reposición de caja chica? 0
3
¿Existen políticas que establezcan los mínimos y máximos en
retiros y depósitos? 1
El Presidente hace
cumplir con los
montos
permitidos.
4 ¿Existen políticas para el pago de cheques? 0
5
¿Todos los documentos emitidos por el área cuentan con firmas
de autorización (seguridad dual)? 1
6
¿Se concilia diariamente las operaciones de depósito respecto a
las recaudaciones realizadas? 0
7
¿En el área de Tesorería se encuentran establecidas las
funciones del personal? 1
8
¿Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones
realizadas dentro del área? 0
Personal
administrativo
ayuda en las
actividades.
9 ¿Se cumple fielmente los objetivos del Área de Tesorería? 0
Los objetivos del
área no siempre se
cumplen.
10 ¿Existe en la empresa un fondo de caja chica? 1
11
¿Existe un control adecuado para salvaguardar el efectivo
recibido? 0
98
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
ÁREA DE TESORERÍA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un
entorno de Control apropiado.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
OBSERVACIÓN SI NO N/A
12
¿Se verifica que los anticipos otorgados a los empleados se
descuenten vía rol en la quincena o fin de mes? 1
13
¿Existe control en el detalle mensual de los documentos por
cobrar? 0
14
¿Se firman documentos de crédito, letras de cambio o pagarés
los socios o empleados por los préstamos recibidos? 1
Se lo hace en
forma de
constancia para la
empresa del
crédito realizado.
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 23/01/2017
Escala de
Calificación
SI NO
1 0
3.2.2.1. Resultados del Análisis del Área de Tesorería
No existen formatos establecidos para realizar la reposición de caja chica.
No se han desarrollado políticas para el pago respectivo de cheques.
No se han establecido políticas para que se concilie diariamente las operaciones
de depósito respecto a las recaudaciones realizadas.
Al no existir un control interno, la administración se involucra en las actividades
del área.
No existe un control de cada actividad del personal, por lo tanto no se cumplen
los objetivos del área.
No existe una cadena de seguridad para salvaguardar el efectivo recibido.
No se lleva detalladamente los documentos por cobrar que se tiene con el
cliente, lo que causa inconvenientes al querer realizar algún reclamo.
99
Tabla 20 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Tesorería
OPCIÓN DE RESPUESTA SI NO
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
7
50%
7
50%
Figura 34 Evaluación del Control Interno Área de Tesorería
3.3. Matriz de Evaluación del Control Interno aplicado al Departamento
Administrativo y Financiero
3.3.1. Matriz de Riesgos aplicada a la Empresa Digmasur S.A.
Realizado la evaluación de los departamentos administrativo y financiero de la Empresa
Digmasur S.A., se determinó en que la gran mayoría de resultados de “BUENO” y
“MUY BUENO” por lo cual se deduce que los controles internos existentes no brindan
100
una seguridad razonable sobre la veracidad y transparencia de la información
administrativa y financiera.
Por este motivo, se realizará una matriz de riesgos que nos permita evaluar la
efectividad de la empresa, para que ésta sea adecuada y administrar así los riesgos que
pueden impactar en los resultados deseados y que permitan lograr o analizar los
objetivos propuestos.
3.3.2. Ponderación de las preguntas aplicadas a la Matriz de Riesgos
Para determinar el nivel de riesgo que existe en la Empresa Digmasur S.A., es necesario
establecer y detallar la ponderación, así como la concerniente calificación que se van
aplicar a los procesos de los departamentos administrativo y financiero.
Tabla 21 Ponderación Matriz de Riesgo
NIVELES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
1 No Significativo El control interno está establecido para el proceso no existe
y/o no funciona de manera efectiva.
2 Baja El control interno establecido para el proceso tiene
deficiencias menores que no afectan en mayor grado a la
efectividad del mismo. Estas deficiencias se deben debido
a la segregación de funciones, niveles de responsabilidad o
autorización así como la falta de descripción o explicación
del procedimiento escrito.
3 Moderado Bajo El control interno establecido para el proceso tiene
deficiencias importantes que pueden ser corregidas a través
de otros procesos compensatorios dentro del mismo
componente.
4 Moderado Alto El control interno establecido para el proceso tiene
deficiencias importantes que no pueden ser a través de
otros procesos compensatorios dentro del mismo
componente.
5 Significativo El control interno establecido para el proceso existe y
funciona de manera efectiva.
Ya establecido los niveles de calificación así como las respectivas ponderaciones, se
procede a realizar la Matriz de Riesgos aplicada a la Empresa Digmasur S.A., por tanto,
se tiene lo siguiente:
101
Matriz de Evaluación de Riesgos Departamento Administrativo
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO
RESPUEST
A PONDERACIÓ
N
CALIFICACIÓ
N OBSERVACIÓN
SI NO N/A
ÁREA ADMINISTRATIVA (ADMINISTRACIÓN)
1
¿Los directivos se sienten comprometidos para cumplir
los objetivos propuestos? X 5 5
2 ¿La empresa posee políticas administrativas escritas? X 5 1
3
¿Se aplica dentro de la empresa la estructura
organizacional? X 5 4
4
¿El personal que labora en la empresa conoce a la
misión, visión de la empresa? X 5 2
No se socializa dentro de
la empresa el
direccionamiento
estratégico.
5
¿En la empresa existen procedimientos, que permiten
el desarrollo de cada función? X 5 1
No cuentan con
procedimientos escritos.
6
¿Conocen los directivos y el personal del área los
plazos en que debe ser entregada determinada
información a entidades reguladoras?
X 5 4
102
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO
RESPUEST
A PONDERACIÓ
N
CALIFICACIÓ
N OBSERVACIÓN
SI NO N/A
7
¿Los canales de comunicación entre la administración
y el personal que trabaja en la institución se desarrollan
correctamente?
X 5 5
Se mantiene una buena
comunicación con el
personal.
8
¿La administración analiza los riesgos internos y
externos del servicio para la toma de decisiones? X 5 5
9
¿El desempeño de la producción del empleado es
evaluado y revisado periódicamente? X 5 3
10 ¿Se capacita al personal? X 5 2
11
¿Existe un flujograma que guíe los procedimientos de
cada área? X 5 4
En esta área solo está la
secretaria.
12
¿La gerencia acepta propuestas del personal para el
mejoramiento en las actividades? X 5 5
13
¿Los objetivos de la empresa van direccionados a las
estrategias? X 5 4
Se cumple a la par con las
estrategias trazadas.
103
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO
RESPUEST
A PONDERACIÓ
N
CALIFICACIÓ
N OBSERVACIÓN
SI NO N/A
14
¿La gerencia analiza la información recibida de las
áreas de la empresa antes de tomar decisiones
institucionales?
X 5 2
15
¿La gerencia acepta propuestas del personal para el
mejoramiento en las actividades? X 5 4
ÁREA TÉCNICO-OPERATIVO
16
¿Se da a conocer al trabajador sobre los deberes y
derechos que internamente posee el Área Técnico-
Operativo?
X 5 1
Se les ha dado a conocer
sus actividades en forma
verbal para ser realizadas.
17
¿Cuenta la empresa con equipos propios para realizar
efectivamente su trabajo? X 5 2
El cliente les provee toda
la equipación.
18
¿Se realizan capacitaciones constantes sobre las
funciones que se realizan y demás actividades que se
desempeñan en esta área?
X 5 2
El personal tiene su
conocimiento por cuenta
propia.
104
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO
RESPUEST
A PONDERACIÓ
N
CALIFICACIÓ
N OBSERVACIÓN
SI NO N/A
19
¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos e
incentivos? X 5 2
20
¿Se ejecutan con frecuencia evaluaciones de
desempeño de todos los empleados de esta área de
trabajo?
X 5 4
Mensualmente se aplica
una evaluación de
desempeño.
21
¿Las actividades de apoyo de la logística de los
diferentes eventos que realiza la empresa están
debidamente autorizados por el Gerente?
X 5 4
22
¿Cuenta con equipos de seguridad y de higiene que son
necesarios para el mantenimiento y buen estado de los
vehículos?
X 5 2
Cada chofer o dueño del
vehículo da su propio
mantenimiento y su
adecuado lavado.
23
¿Existe sanciones por la infracción de disposiciones
oficiales en el área? X 5 4
24 ¿Existen procedimientos para prevenir situaciones de X 5 2
105
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO
RESPUEST
A PONDERACIÓ
N
CALIFICACIÓ
N OBSERVACIÓN
SI NO N/A
emergencia y/o siniestro?
25
¿Cuenta la organización con vehículos propios para
realizar su actividad de recolección de lácteos? X 5 2
No son propios de la
empresa, pero son de los
socios.
26 ¿Existe control al uso de los vehículos? X 5 5
27
¿Se ha sancionado a la empresa por causa de vehículos
en mal estado o incumplimiento de alguna disposición
normativa?
X 5 5
TOTAL 135 86
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 23/01/2017
106
3.3.3. Calificación Global de Riesgo en la Empresa Digmasur S.A.
Una vez que ya se realizó la Matriz de Riesgos en el Área Administrativa en la Empresa
Digmasur S.A., se procede a calcular el nivel de riesgo existente dentro de la empresa,
el mismo que será evaluado en la siguiente tabla:
Tabla 22 Clasificación del Riesgo
RIESGO CALIFICACIÓN
Bajo
Los controles existentes en el proceso tienen un diseño
adecuado, lo que permite mitigar los riesgos en forma
razonable. Los controles nos permiten identificar y detectar
posibles errores y/o fraudes significativos.
Moderado
Los controles existentes en el proceso tienen deficiencias que
pueden ser corregidos oportunamente para mitigar los riesgos
en forma razonable para detectar errores y/o fraudes
significativos.
Alto
Los controles existentes en el proceso no tienen un diseño
adecuado, lo cual no permite mitigar los riesgos en forma
razonable y por tanto, no identificar ni detectar errores y/o
riesgos significativos.
% NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
0% - 35% ALTO BAJO
36% - 70% MODERADO MODERADO
71% - 100% BAJO ALTO
Por: (Maldonado, 2006)
107
IMPACTO
PROBABILIDAD BAJO MODERADO ALTO
ALTO Considerar Planificar
Respuesta
Planificar
Respuesta
MODERADO Desatender pero
monitorizar
Considerar Planificar
Respuesta
BAJO Desatender pero
monitorizar
Desatender pero
monitorizar
Considerar
Por: (Maldonado, 2006)
Departamento Administrativo
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el Departamento Administrativo de la Empresa Digmasur S.A.,
para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟖𝟔 × 100
𝟏𝟑𝟓
𝐍𝐂 = 𝟔𝟑, 𝟕𝟎%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 63,70
𝐍𝐑 = 𝟑𝟔, 𝟑𝟎%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
108
Tabla 23 Evaluación del Riesgo Departamento Administrativo
IMPACTO
PROBABILIDAD BAJO MODERADO ALTO
ALTO
MODERADO Departamento
Administrativo
BAJO
3.3.4. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Administrativo de la
Empresa Digmasur S.A.
En base a los resultados obtenidos y la aplicación de las fórmulas para determinar tanto
el nivel de riesgo, así como el nivel de confianza del Departamentos Administrativo de
la Empresa Digmasur S.A., se establece que el nivel de riesgo y la probabilidad se halla
en un Rango MODERADO así mismo el nivel de confianza e impacto en un Rango
MODERADO; es decir, se observa que en los controles internos establecidos en la
Empresa existen deficiencias que pueden ser corregidas oportunamente, las mismas que
corresponden: al cumplimiento de objetivos, segregación de funciones, etc.
No obstante cabe acentuar que, al encontrarse en los referidos niveles, no se debe
confiar en que la información administrativa revelada muestre una seguridad razonable,
por lo cual se debe llegar entonces a un nivel de riesgo BAJO y a un nivel de confianza
ALTO.
109
Matriz de Evaluación de Riesgos Departamento Financiero
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la
organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A
ÁREA DE CONTABILIDAD
1 ¿Existen medidas de control en caso de pérdida de la
información del sistema contable? X 5 4
Se cuenta con respaldos,
se tiene memoria externa
y un computador de
servidor.
2 ¿En el Área de Contabilidad están definidas las
responsabilidades que tiene cada trabajador? X 5 2
La secretaria realiza
varias funciones.
3 ¿Las fechas de los impuestos a pagar se realizan de
acuerdo a las mismas que son emitidas por el SRI? X 5 4
4 ¿Los documentos contables se encuentran archivados
en forma consecutiva y ordenada? X 5 4
5 ¿Todas las transacciones realizadas mensualmente son
registradas en el sistema contable de forma oportuna? X 5 1
6 ¿Se controla que las transacciones ingresadas al sistema
contable cuenten con los documentos de soporte? X 5 5
110
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la
organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A
7 ¿En caso de existir errores o cambios en las
transacciones se realiza notificaciones preventivas? X 5 2
8 ¿Se da a conocer el nivel de cumplimiento de objetivos
del área? X 5 1
9 ¿Existe un proceso de comunicación entre los
miembros del área de contabilidad? X 5 4
10 ¿La empresa se encuentra al día en presentación y pago
de sus impuestos? X 5 4
11 ¿Existe mejoramiento dentro del área de contabilidad? X 5 4
12 ¿La dirección apoya en la participación de los
colaboradores en la toma de decisiones? X 5 2
No existe apoyo de los
directivos para la
aplicación de controles.
111
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la
organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A
13
¿Los directivos promueven actividades de control que
ayuden con el cumplimiento de objetivos y decisiones,
enfocándose en minimizar los riesgos?
X 5 2 La directiva no promueve
actividades de control.
14 ¿Los directivos supervisan al personal del área en
forma permanente? X 5 4
15 ¿La emisión de cheques se realiza en forma secuencial? X 5 4
16 ¿La emisión de cheques tiene seguridad dual? X 5 4
17 ¿En la empresa existe un control de los talonarios de las
chequeras y los comprobantes de transferencia? X 5 4
18
¿La persona que autoriza los cheques y las
transferencias es la misma que realiza el registro
contable respectivo?
X 5 2
Las únicas personas que
autorizan los cheques y
transferencias son
Presidente y Gerente
112
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la
organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A
General.
19
¿El sistema contable permanece en constante
actualización en base a los cambios que presenta el SRI
de manera inesperada?
X 5 2 Existen demoras en la
actualización.
20 ¿Hay fechas definidas para efectuar transacciones a las
cuentas de los empleados y socios? X 5 5
ÁREA DE TESORERÍA
21 ¿Existe una persona encargada del fondo de caja chica? X 5 5
22 ¿Se cuenta con un formato establecido para realizar la
reposición de caja chica? X 5 2
23 ¿Existen políticas que establezcan los mínimos y
máximos en retiros y depósitos? X 5 4
El Presidente hace
cumplir con los montos
permitidos.
24 ¿Existen políticas para el pago de cheques? X 5 1
25 ¿Todos los documentos emitidos por el área cuentan X 5 5
113
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la
organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A
con firmas de autorización (seguridad dual)?
26 ¿Se concilia diariamente las operaciones de depósito
respecto a las recaudaciones realizadas? X 5 2
27 ¿Se verifica que el monto de las recaudaciones se haya
depositado íntegramente en las cuentas bancarias? X 5 4
28 ¿En el área de Tesorería se encuentran establecidas las
funciones del personal? X 5 4
29 ¿Se efectúan controles o revisiones internas de las
operaciones realizadas dentro del área? X 5 2
Personal administrativo
ayuda en las actividades.
30 ¿Se cumple fielmente los objetivos del Área de
Tesorería? X 5 1
Los objetivos del área no
siempre se cumplen.
31 ¿Existe en la empresa un fondo de caja chica? X 5 5
32 ¿Existe un control adecuado para salvaguardar el
efectivo recibido? X 5 2
33
¿Se verifica que los anticipos otorgados a los
empleados se descuenten vía rol en la quincena o fin de
mes?
X 5 4
34 ¿Existe control en el detalle mensual de los documentos X 5 1
114
EMPRESA COINFER S.A.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la
organización para el logro de sus actividades.
N° CUESTIONARIO RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A
por cobrar?
35
¿Se firman documentos de crédito, letras de cambio o
pagarés los socios o empleados por los préstamos
recibidos?
X 5 4
Se lo hace en forma de
constancia para la
empresa del crédito
realizado.
TOTAL 175 110
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 23/01/2017
115
Departamento Financiero
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el Departamento Financiero de la Empresa Digmasur S.A., para lo
cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟏𝟏𝟎 × 100
𝟏𝟕𝟓
𝐍𝐂 = 𝟔𝟐, 𝟖𝟔%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 62,86%
𝐍𝐑 = 𝟑𝟒, 𝟔𝟒%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
Tabla 24 Evaluación del Riesgo Departamento Financiero
IMPACTO
PROBABILIDAD BAJO MODERADO ALTO
ALTO
MODERADO Departamento
Financiero
BAJO
116
3.3.5. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Financiero de la
Empresa Digmasur S.A.
En base a los resultados obtenidos y la aplicación de las fórmulas para determinar tanto
el nivel de riesgo, así como el nivel de confianza del Área Financiera de la Empresa
Digmasur S.A., se establece que el nivel de riesgo y probabilidad para las áreas
mencionadas se halla en un Rango MODERADO, así mismo el nivel de confianza e
impacto en un Rango MODERADO; es decir, se observa que en los controles internos
establecidos en la Empresa existen deficiencias que pueden ser corregidas
oportunamente, las mismas que corresponden: al nivel de responsabilidad y/o
autorización así como la explicación y aplicación de los procedimientos, etc.
No obstante cabe acentuar que, al encontrarse en los referidos niveles, no se debe
confiar en que la información administrativa y financiera revelada muestre una
seguridad razonable, por lo cual se debe llegar entonces a un nivel de riesgo BAJO y a
un nivel de confianza ALTO.
117
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO BASADO EN EL MODELO COSO III
Teniendo en cuenta lo detallado en los capítulos anteriores se expone la propuesta del
sistema de control interno administrativo-financiero aplicable al Departamento
Administrativo y Departamento Financiero de la Empresa Digmasur S.A., con el fin de
precautelar posibles errores, malversaciones, fraudes y mala utilización de los recursos
todo esto con el objeto de hacer posible alcanzar los objetivos, metas empresariales y
generar información fiable.
Tomando en cuenta que el sistema de control interno es de vital importancia ya que promueve la
eficacia, asegura la efectividad, previene que se vulneren las normas y principios contables de
general aceptación. Es por esto que el Gerente de la empresa debe crear un ambiente de control,
un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.
Los posibles riesgos existentes en la empresa se pueden dar debido a la falta de control en las
operaciones realizadas cotidianamente para evitar inconvenientes futuros. Por lo tanto es
necesario proponer e implementar un sistema de control interno financiero, el mismo que debe
ser claro y preciso para que sea puesto en práctica por todos los miembros de la empresa.
Por todo lo descrito anteriormente se sugiere implementar el Área de Talento Humano y de
apoyo Auditoría Externa, con la finalidad de mejorar el desempeño y funcionalidad de la
empresa.
118
Organigrama funcional propuesto a la Empresa Digmasur S.A. es:
Figura 35 Organigrama funcional propuesto
En: Digmasur S.A.
4.1. Objetivos del Control Interno
El Control Interno permite asegurar las políticas y procedimientos a través de una serie
de acciones en las actividades diarias que realiza la empresa Digmasur, que proporcione
seguridad razonable de alcanzar los objetivos y metas establecidos además de gestionar
los riesgos de manera que la empresa está dispuesta a aceptar.
4.1.1. Objetivo General
El objetivo general es Proponer un Sistema de Control Interno basado en el modelo
COSO III. De tal manera que se utilice las herramientas necesarias, en el ambiente que
se pretende la empresa a través de la aplicación de políticas y procedimientos de control
interno en las áreas Administrativa-Financiera de la empresa así como las matrices de
riesgos que se deben aplicar para evaluar los procesos que se lleven a cabo en cada área.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
PRESIDENTE
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
CONTABILIDAD
TESORERÍA
AUDITORÍA
EXTERNA
SECRETARÍA GENERAL
TÉCNICO-
OPERATIVO
TALENTO
HUMANO ADMINISTRACIÓN
119
4.1.2. Objetivos Específicos
Proporcionar una herramienta de apoyo para la gestión administrativa y
financiera que proporcione seguridad razonable para alcanzar los objetivos y
metas de la empresa.
Identificar el nivel de los riesgos internos y externos que la empresa está
dispuesta a aceptar, prevenir, mitigar o compartir a través de acciones suficientes
y relevantes.
4.2. Mapa de Procesos
Un mapa de procesos es un diagrama de valor, un inventario grafico de los procesos de
una organización. (Macías García, Alvarez Delgado, & Rojas Fernández, 2007)
Los recursos que se utilizan dentro de la empresa dependen de la habilidad y motivación
que posea el talento humano implicado en los procedimientos que lleve a cabo la
organización.
Para la elaboración del mapa de procesos de la empresa Digmasur, se utilizó como
técnica de investigación la entrevista a las personas responsables de los procesos que
mantiene la entidad, y por ende se procedió a recopilar información a través de las
siguientes actividades:
Identificación de Procesos
Inventario de Procesos
Clasificación de Procesos
Para la identificación de los procesos que se realizan en cada área de la empresa se
entrevistó al Sr. Marco Edelberto Ramírez Mayanquer, responsable del área
administrativa y al Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano, responsable del área
financiera, quien facilito la información necesaria de las actividades que se realizan en
cada área.
120
Todas las actividades se muestran a continuación:
PROCESO: ÁREA DE GERENCIA
RESPONSABLE: Sr. Jorge Guillermo Andrade Vinueza
Actividades
* Revisa que se cumplan los objetivos de manera mensual.
* Realiza control presupuestario
* Generar valor para los socios de la Empresa.
* Manejar todos los recursos de la empresa
* Autoriza créditos y pagos.
* Mantener un clima organizacional que permita el desempeño de las funciones en todas
las áreas de la Empresa.
PROCESO: ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE: Sr. Marco Edelberto Ramírez Mayanquer
Actividades
* Selecciona y controla al personal
* Coordina y aplica las políticas de RRHH
* Elabora y efectúa el seguimiento de la ejecución presupuestaria
* Prepara el informe anual de actividades
PROCESO: DEPARTAMENTO TÉCNICO-OPERATIVO
Actividades
* Realiza el lavado general del tanquero, atender las observaciones que la misma haga
en el momento de la supervisión de su trabajo.
* Desinfectar en su totalidad el tanquero para una nueva ruta de recolección.
* Apoyar cuando se le solicite, las labores asignadas a otro compañero de su grupo de
trabajo.
* Adelantar, cuando se le solicite, labores de apoyo de la logística de los diferentes
eventos que organice la empresa.
121
PROCESO: ÁREA FINANCIERA
RESPONSABLE: Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano
Actividades
* Control de cartera
* Control de la conciliación bancaria
* Recibe las facturas y retenciones
* Gestiona los recursos financieros
* Envía los Estados Financieros al Gerente
* Control de los flujos de caja.
PROCESO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE: Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano
Actividades
* Registro de la información
* Realizar la conciliación bancaria mensualmente
* Declaración de impuestos mensuales
* Elaboración de flujos de caja
* Ajustes
* Reclasificación de las cuentas contables
* Cierre de Balances.
PROCESO: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
RESPONSABLE: Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano
Actividades
* Recaudar, custodiar y depositar los bienes financieros de la Empresa.
* Vigilar que la documentación soporte de la salida de efectivo cumpla con los
requisitos de carácter fiscal y de control interno.
* Elaborar los informes periódicos sobre el estado de posición financiera de la cuenta
bancaria y de los flujos de caja.
* Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nóminas.
* Coordinar, orientar y apoyar las actividades del contador de la empresa.
122
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
Área de Gerencia √
Departamento Administrativo √ √
Área Administrativa √ √
Área Técnico-Operativo √ √
Departamento Financiero √
Área de Contabilidad √ √
Área de Tesorería √ √ En: Datos Empresa Digmasur S.A.
Una vez identificados los procesos con las personas responsables en las cuales se
refirieron las actividades a través de la entrevista aplicada, se procedió a clasificar cada
proceso, permitiendo de esta manera, obtener una visión global de los procesos que se
llevan a cabo en la empresa y a través de ello proponer un mapa de procesos que
permita a la organización conocer sus actividades influyentes en cada área o
departamento y para ello se considera lo siguiente:
Procesos Estratégicos Procesos Operativos Procesos de Apoyo
Gerencia
Administración
Planificación
Estratégica
Recolección de leche
Entrega de leche a
Pasteurizadora
Limpieza del
vehículo
Asesoría Legal
Auditoria Externa
Contabilidad
Tesorería
El presente mapa de procesos permitirá a los empleados de la empresa Digmasur, tener
una visión global de cómo opera la organización, permitiendo identificar el proceso que
necesite de mejora para actuar con acciones que deban aplicarse en conjunto con todos
los empleados que realizan sus actividades en cada área y departamento de la empresa.
123
MAPA DE PROCESOS PROPUESTA PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A.
Figura 36 Mapa de Procesos
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gerencia Administración Planificación
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS DE APOYO
Asesoría Legal Promoción y Ventas Contabilidad Auditoría
1. RECOLECCIÓN DE
LECHE
* Elaboración de Rutas.
* Presentación de rutas.
* Firma del documento de
3. LIMPIEZA DEL VEHÍCULO
* Llenado de solicitud.
* Realizar limpieza.
* Desinfectar el vehículo.
* Revisión del vehículo
* Salida del vehículo.
2. ENTREGA DE LECHE A
PASTEURIZADORA
* Entrega de muestras.
* Aceptación o rechazo de la
leche.
124
AMBIENTE
DE CONTROL
•5 PRINCIPIOS
•20 PUNTOS DE INTERÉS
EVALUACIÓN
DE RIESGOS
•4 PRINCIPIOS
•27 PUNTOS DE INTERÉS
ACTIVIDADES
DE CONTROL
•3 PRINCIPIOS
•16 PUNTOS DE INTERÉS
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
•3 PRINCIPIOS
•14 PUNTOS DE INTERÉS
ACTIVIDADES
DE MONITOREO
•2 PRINCIPIOS
•10 PUNTOS DE INTERÉS
4.3. Evaluación de componentes COSO III
Para el levantamiento de procesos de la empresa Digmasur S.A., se aplicara el método
del cuestionario.
Figura 37 Componentes del Modelo Coso III
Entorno de control
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión.
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia.
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad.
Evaluación de riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes.
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos.
COMPONENTES DEL
MODELO COSO III
125
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude.
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes.
Actividades de control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control.
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos.
Sistemas de información
Principio 13: Usa información Relevante.
Principio 14: Comunica internamente.
Principio 15: Comunica externamente.
Supervisión del sistema de control – Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.
126
4.3.1. Cuestionarios del Componente Entorno de Control
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ENTORNO DE CONTROL
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Comprobar el conocimiento del personal en el área acerca de las actividades que
realizan dentro de la empresa.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
1 ¿La compañía posee un
código de ética donde se
especifique el
comportamiento que deben
tener los colaboradores
dentro de la misma?
X 10 6
Si existe pero no se
ha dado a conocer.
2 ¿El código de ética ha sido
difundido mediante
reuniones?
X 10 0
Los empleados no
conocen el código de
ética
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
3 ¿El área contable-financiera
cuenta con políticas y
procedimientos descritos en
un manual?
X 10 5
No existe el manual
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
4 ¿El personal del área presta
colaboración para cumplir
con las exigencias que
demanda el negocio?
X 10 9
5 ¿Existe un manual donde se
describan adecuadamente las
funciones específicas y
continuas de cada puesto de
trabajo?
X 10 6
El manual se
encuentra
desactualizado
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
127
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ENTORNO DE CONTROL
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Comprobar el conocimiento del personal en el área acerca de las actividades que
realizan dentro de la empresa.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
6 ¿Se considera la competencia
del personal del área al
momento de presentarse
cambios significativos en el
negocio?
X 10 8
7 ¿Se capacita periódicamente a
los integrantes del área para
que realicen con calidad las
tareas que les han sido
asignadas?
X 10 8
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
8 ¿Se realiza en el área un
análisis del ambiente de
trabajo?
X 10 8
9 ¿Se encuentra diseñado un
flujograma donde detalle
procesos de pago, cobranzas,
impuestos, entre otros?
X 10 3
No existen
flujogramas de los
procesos del área.
PUNTAJE TOTAL 90 53
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
128
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Entorno de Control Departamento Financiero de la
Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟓𝟑 × 100
𝟗𝟎
𝐍𝐂 = 𝟓𝟖, 𝟖𝟗%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 58,89%
𝐍𝐑 = 𝟒𝟏, 𝟏𝟏%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
El código de ética no ha sido difundido entre los empleados de la empresa.
No existen en el área contable-financiera políticas y procedimientos descritos en
un manual.
No existen flujogramas donde detalle procesos de pago, cobranzas, impuestos,
entre otros.
129
Tabla 25 Entorno de Control Área Financiera
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 6 67%
NO 3 33%
TOTAL 9 100%
Figura 38 Entorno de Control
ANÁLISIS
De acuerdo a la aplicación del cuestionario del componente evaluación de riesgos se
obtuvo lo siguiente:
Nos indica que el 67% de la organización si demuestra un ambiente de gestión en las
actividades cotidianas que realiza la entidad.
El 33% indica que el entorno de control donde se desenvuelve, el gobierno corporativo
conformado en la empresa por la Junta Directiva, el presidente y el gerente general, y
grupos de interés (empleados), no demuestran un compromiso y disciplina adecuado
frente a la organización.
67%
33%
ENTORNO DE CONTROL
SI
NO
130
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ENTORNO DE CONTROL
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Comprobar el conocimiento del personal del área acerca de las actividades que
realizan dentro de la empresa.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
1 ¿La empresa posee políticas
definidas?
X 10 6 Si existe pero no se
ha dado a conocer.
2 ¿La estructura
organizacional es adecuada?
X 10 0
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
3 ¿La administración analiza
los riesgos internos y
externos del servicio para la
toma de decisiones?
X 10 0
No existe el análisis
de riesgos.
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
4 ¿Existen normas y
procedimientos para la
contratación del personal?
X 10 9
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
5 ¿El desempeño de cada
empleado es evaluado y
revisado periódicamente?
X 10 9
6 ¿Se elabora programas de
capacitación para el
personal?
X 10 9
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
7 ¿Existe preocupación por
parte de la administración
sobre la custodia y cuidado de
la información?
X 10 0
No existe toma de
decisiones referente a
la información.
PUNTAJE TOTAL 70 56
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
131
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Entorno de Control Departamento Administrativo
de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟓𝟔 × 100
𝟕𝟎
𝐍𝐂 = 𝟕𝟑, 𝟔𝟖%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 73,68%
𝐍𝐑 = 𝟐𝟔, 𝟑𝟐%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
La empresa no posee políticas bien definidas.
La administración no analiza los riesgos internos y externos del servicio para la
toma de decisiones.
La administración no se preocupa sobre la custodia y cuidado de la información.
132
Tabla 26 Entorno de Control Área Administrativa
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 4 57%
NO 3 43%
TOTAL 7 100%
Figura 39 Entorno de Control
ANÁLISIS
De acuerdo a la aplicación del cuestionario del componente evaluación de riesgos se
obtuvo lo siguiente:
Nos indica que el 57% de la organización si demuestra un ambiente de gestión en las
actividades cotidianas que realiza la entidad.
El 43% indica que el entorno de control donde se desenvuelve, el gobierno corporativo
conformado en la empresa por la Junta Directiva, el presidente y el gerente general, y
grupos de interés (empleados), no demuestran un compromiso y disciplina adecuado
frente a la organización.
57% 43%
ENTORNO DE CONTROL
SI
NO
133
4.3.2. Cuestionarios del Componente Evaluación de Riesgos
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 6: Especifica Objetivos Relevantes
1 ¿Los objetivos de la
empresa están establecidos
de forma clara de modo que
permitan identificar riesgos
relacionados al giro del
negocio?
X 10 5
No existe un
documento
administrativo.
2 ¿Los objetivos de
información financiera
externa permiten que los
informes reflejen
claramente las actividades
que se desarrollan en la
organización?
X 10 8
3 ¿Los reportes no
financieros externos se
encuentran establecidos de
acuerdo a las normas y
leyes aplicables a la
empresa?
X 10 7
Las normas no
están claramente
definidas
4 ¿Se establecen políticas y
procedimientos que
otorguen una seguridad
razonable para la
X 10 6
Se las realiza
empíricamente
134
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
presentación de reportes
internos?
5 ¿Existen procedimientos
adecuados para analizar y
adquirir los recursos que
permitan alcanzar los
objetivos de la empresa?
X 10 3
Los procedimientos
se realizan de
manera empírica.
Principio 7: Identifica Y Analiza Los Riesgos
6 ¿Se identifica y evalúan los
riesgos que puedan influir en
la consecución de sus
objetivos establecidos en la
empresa?
X 10 7
7 ¿Para la valoración de
riesgos en la empresa se tiene
en cuenta factores internos y
externos?
X 10 6
8 ¿La administración evalúa la
efectividad de los
mecanismos de identificación
de riesgos para los diferentes
procesos que se realizan en
la empresa?
X 10 5
Se lo hace
empíricamente
9 ¿La administración cuanta
con políticas de gestión de
riesgos que permitan la
X 10 0
La empresa no
cuenta con políticas
establecidas en un
135
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
evaluación de riesgos en la
empresa?
documento
administrativo.
10 ¿Existen procedimientos
definidos en la empresa para
gestionar los riesgos?
X 10 3
La gestión de
riesgos se realiza
de forma empírica.
Principio 8: Evalúa El Riesgo De Fraude
11 ¿Existen medidas para
prevenir y gestionar los
riesgos de fraude que se
puedan presentar en la
empresa?
X 10 6
12 ¿Existen procedimientos
para identificar, evaluar y
analizar el riesgo de fraude
que pueden presentarse en
los incentivos que otorga la
empresa?
X 10 5
13 ¿Se realizan controles para
los procesos susceptibles de
fraude en los activos de la
empresa?
X 10 6
Se los revisa
ocasionalmente
14 ¿Se desarrollan controles en
todos los niveles de la
organización a fin de evitar
los riesgos de fraude?
X 10 5
Se desarrollan
controles
empíricamente.
Principio 9: Identifica Y Analiza Cambios Importantes
136
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
15 ¿Existen métodos de gestión
de riesgos para todos los
niveles de la empresa?
X 10 5
Los métodos de
gestión de riesgos
se los realiza
empíricamente.
16 ¿Se tiene definidos procesos
de gestión de riesgos para los
cambios que puedan
presentarse en el ambiente
externo de la empresa?
X 10 0
17 ¿Se consideran los riesgos
relacionados al cambio de la
filosofía empresarial por
parte de la dirección de la
empresa?
X 10 0
No se han realizado
cambios de
filosofía.
PUNTAJE TOTAL 170 77
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
137
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Evaluación de Riesgos Departamento Financiero de
la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟕𝟕 × 100
𝟏𝟕𝟎
𝐍𝐂 = 𝟒𝟓, 𝟐𝟗%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 45,29%
𝐍𝐑 = 𝟓𝟒, 𝟕𝟎%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
No existen procedimientos adecuados para analizar y adquirir los recursos que
permitan alcanzar los objetivos de la empresa.
La administración no cuenta con políticas de gestión de riesgos que permitan la
evaluación de riesgos en la empresa.
No existen procedimientos definidos en la empresa para gestionar los riesgos.
No se tiene definidos procesos de gestión de riesgos para los cambios que
puedan presentarse en el ambiente externo de la empresa.
No se consideran los riesgos relacionados al cambio de la filosofía empresarial
por parte de la dirección de la empresa.
138
Tabla 27 Evaluación de Riesgo Área Financiera
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 12 71%
NO 5 29%
TOTAL 17 100%
Figura 40 Evaluación del Riesgo
ANÁLISIS
De acuerdo a la aplicación del cuestionario del componente evaluación de riesgos se
obtuvo lo siguiente:
La empresa actúa frente a los riesgos en un 71% en todas sus operaciones tanto internas
como externas, mientras que un 29% la entidad carece de una gestión de riesgos, debido
a que no se han establecido mecanismos que identifiquen, analicen y disminuyan los
riesgos a los cuales puede enfrentarse la organización, manteniendo una incertidumbre
al gobierno corporativo y grupos de interés.
71%
29%
EVALUACIÓN DEL RIESGO
SI
NO
139
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 6: Especifica Objetivos Relevantes
1 ¿La administración
establece normas
correctivas a los riesgos
detectados de forma
oportuna?
X 10 7
2 ¿Existen procedimientos
para evaluar situaciones
de cambio que puedan
afectar el normal
desenvolvimiento de la
empresa?
X 10 7
Principio 7: Identifica Y Analiza Los Riesgos
3 ¿La evidencia recopilada
en el estudio de los riesgos
es oportuna y de calidad?
X 10 6
Principio 8: Evalúa El Riesgo De Fraude
4 ¿Se cuenta con un
mecanismo para evaluar
riesgos? X 10 0
No existen
mecanismos para la
evaluación de los
riesgos.
5 ¿La empresa cuenta con el
personal adecuado para
realizar la evaluación de
riesgos?
X 10 4
140
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 9: Identifica Y Analiza Cambios Importantes
6 ¿Son analizados los
diferentes tipos de riesgos
que podrían existir por
parte de la institución?
X 10 5
Los riesgos se
analizan pero no se
los hace
oportunamente.
7 ¿Se analizan las posibles
oportunidades para
alcanzar los objetivos y
mitigar riesgos
institucionales?
X 10 0
No se mitigan los
riesgos dentro de la
empresa.
8 ¿Los canales de
comunicación entre la
administración y el
personal que trabaja en la
institución es el adecuado?
X 10 0
No existe
comunicación
adecuada entre el
personal con la
administración.
PUNTAJE TOTAL 80 29
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
141
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Evaluación de Riesgos Departamento
Administrativo de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente
fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟐𝟗 × 100
𝟖𝟎
𝐍𝐂 = 𝟑𝟔, 𝟐𝟓%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 36,25%
𝐍𝐑 = 𝟔𝟑, 𝟕𝟓%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
No se cuenta con un mecanismo para evaluar riesgos.
No se analizan las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos y mitigar
riesgos institucionales.
No existe los canales de comunicación adecuados entre la administración y el
personal que trabaja en la institución.
142
Tabla 28 Evaluación de Riesgo Área Administrativa
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 5 62%
NO 3 38%
TOTAL 8 100%
Figura 41 Evaluación del Riesgo
ANÁLISIS
De acuerdo a la aplicación del cuestionario del componente evaluación de riesgos se
obtuvo lo siguiente:
La empresa actúa frente a los riesgos en un 62% en todas sus operaciones tanto internas
como externas, mientras que un 38% la entidad carece de una gestión de riesgos, debido
a que no se han establecido mecanismos que identifiquen, analicen y disminuyan los
riesgos a los cuales puede enfrentarse la organización, manteniendo una incertidumbre
al gobierno corporativo y grupos de interés.
62%
38%
EVALUACIÓN DEL RIESGO
SI
NO
143
4.3.3. Cuestionarios del Componente Actividades de Control
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices
administrativas necesarias para manejar los riegos.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 10: Selecciona Y Desarrolla Actividades De Control
1 ¿Existen planes para
afrontar los riesgos que se
han identificado en la
empresa?
X 10 5
Los riesgos se
afrontan
empíricamente.
2 ¿Existe métodos que
proporcionen seguridad
sobre la integridad, exactitud
y validez de la información
dentro de la empresa?
X 10 6
Se realiza de
forma empírica.
3 ¿Se establecen actividades de
control para los procesos
relevantes de la empresa?
X 10 5
4 ¿Se determinan controles
adecuados a los diferentes
procesos de la empresa para
mitigar los riesgos en todos
los niveles?
X 10 5
Los controles se
los realiza de
manera empírica
5 ¿Existen mecanismos para
restringir el acceso a los
sistemas de información por
personas no autorizadas?
X 10 6
Los sistemas
cuentan con
claves de acceso
144
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices
administrativas necesarias para manejar los riegos.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
6 ¿La empresa cuenta con
políticas en las que se
establecen actividades de
control para los procesos que
se realizan en la empresa?
X 10 5
Las políticas
establecidas
formalmente
Principio 11: Selecciona Y Desarrolla Controles Generales Sobre Tecnología
7 ¿Existen actividades de
control orientadas a mitigar
los riesgos referentes a los
sistemas tecnológicos en la
empresa?
X 10 5
Se realizan
actividades de
control de forma
práctica.
8 ¿Existen actividades de
control para evitar posibles
daños en la infraestructura
tecnológica?
X 10 5
La infraestructura
tecnológica se
maneja de manera
empírica.
9 ¿Existe alguna política de
seguridad de la información
en la que se establezcan
limitaciones de acceso a la
información de la empresa?
X 10 4
Las políticas no
están establecidas
formalmente.
10 ¿Se desarrollan actividades
de control que asegure el
mantenimiento adecuado de
los sistemas de información?
X 10 6
Se realiza de
forma ocasional
145
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices
administrativas necesarias para manejar los riegos.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 12: Se Implementa A Través De Políticas Y Procedimientos
11 ¿Existe políticas y
procedimientos establecidos
que ayude a mitigar los
riesgos que pudiesen ser
críticos en la empresa?
X 10 0
12 ¿Las políticas y
procedimientos de
mitigación de riesgos se
encuentran documentados en
todos los niveles de la
empresa?
X 10 0
Faltan
documentos
formales.
13 ¿Las actividades de control a
los procesos de la empresa se
las realizan de acuerdo a
tiempos establecidos en un
documento administrativo?
X 10 4
Faltan
documentos
formales.
14 ¿Se cuenta con mecanismos
establecidos para llevar a
cabo las actividades
correctivas en los procesos
que se realizan en la
empresa?
X 10 5
Se establecen los
mecanismos
correctivos de
manera empírica.
15 ¿La administración de la
empresa supervisa
X 10 3 Las actividades
de control se
146
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices
administrativas necesarias para manejar los riegos.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
periódicamente si se lleva a
cabo las actividades de
control para los diferentes
procesos?
realizan de
manera ocasional.
16 ¿Se analiza continuamente
las políticas y
procedimientos referentes a
las actividades de control son
adecuadas para cada nivel de
la empresa?
X 10 0
PUNTAJE TOTAL 160 64
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Actividades de Control Departamento Financiero de
la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
147
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟔𝟒 × 100
𝟏𝟔𝟎
𝐍𝐂 = 𝟒𝟎, 𝟎𝟎%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 40,00%
𝐍𝐑 = 𝟔𝟎, 𝟎𝟎%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
No existe políticas y procedimientos establecidos que ayude a mitigar los riesgos
que pudiesen ser críticos en la empresa.
No existen políticas y procedimientos de mitigación de riesgos se encuentran
documentados en todos los niveles de la empresa.
La administración de la empresa no supervisa periódicamente si se lleva a cabo
las actividades de control para los diferentes procesos.
No se analiza continuamente si las políticas y procedimientos referente a las
actividades de control son adecuadas para cada nivel de la empresa.
148
Tabla 29 Actividades de Control Área Financiera
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 12 75%
NO 4 25%
TOTAL 16 100%
Figura 42 Actividades de Control
ANÁLISIS
El resultado obtenido en el componente actividades de control refleja que la
organización cuenta con el 75% de políticas y procedimientos definidos en todos sus
niveles, de manera que el 25% de las actividades que realiza la entidad no cuentan con
la definición de políticas y procedimientos dificultando la ejecución de las tareas que
deben realizar los empleados, además de limitar el cumplimiento de los objetivos
debido a que este elemento en la empresa no contribuye de manera oportuna que
minimice los riesgos que pueda enfrentar la organización.
75%
25%
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI
NO
149
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices
administrativas necesarias para manejar los riegos.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 10: Selecciona y Desarrolla Actividades De Control
1 ¿Existe una matriz donde
se relacionan los riesgos
con los controles
establecidos del área?
X 10 5
Existe la matriz
pero no se
relaciona con los
riesgos de
controles.
2 ¿Se establecen actividades
de control para la detección
de errores o
irregularidades?
X 10 7
Se establecen los
controles pero no
se aplican.
Principio 11: Selecciona Y Desarrolla Controles Generales Sobre Tecnología
3 ¿Ha establecido la gerencia
procedimientos para
prevenir acceso no
autorizado a, o la
destrucción de documentos
o registros dentro del
sistema?
X 10 5
4 ¿La empresa cuenta con un
sistema automatizado para
el registro de sus
transacciones?
X 10 8
Principio 12: Se Implementa A Través De Políticas Y Procedimientos
5 ¿Dicho sistema cuenta con
una clave de seguridad,
X 10 3 No se cuenta con
claves de seguridad
150
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices
administrativas necesarias para manejar los riegos.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
con el propósito de evitar
que el mismo sea manejado
por personas externas a la
institución?
para ingresar al
sistema.
6 ¿La administración solicita
a sus empleados la
presentación de informes
detallando las actividades
realizadas?
X 10 0
La administración
no solicita informes
a los empleados.
PUNTAJE TOTAL 60 28
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Actividades de Control Departamento
Administrativo de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente
fórmula:
151
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟐𝟖 × 100
𝟔𝟎
𝐍𝐂 = 𝟒𝟔, 𝟔𝟕%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 46,67%
𝐍𝐑 = 𝟓𝟑, 𝟑𝟑%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
Dicho sistema no cuenta con una clave de seguridad, con el propósito de evitar
que el mismo sea manejado por personas externas a la institución.
La administración no solicita a sus empleados la presentación de informes
detallando las actividades realizadas.
152
Tabla 30 Actividades de Control Área Administrativa
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 5 83%
NO 1 17%
TOTAL 6 100%
Figura 43 Actividades de Control
ANÁLISIS
El resultado obtenido en el componente actividades de control refleja que la
organización cuenta con el 83% de políticas y procedimientos definidos en todos sus
niveles, de manera que el 17% de las actividades que realiza la entidad no cuentan con
la definición de políticas y procedimientos dificultando la ejecución de las tareas que
deben realizar los empleados, además de limitar el cumplimiento de los objetivos
debido a que este elemento en la empresa no contribuye de manera oportuna que
minimice los riesgos que pueda enfrentar la organización.
83%
17%
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI
NO
153
4.3.4. Cuestionarios del Componente Sistemas de Información
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de
manera oportuna.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 13: Usa Información Relevante
1 ¿Existen procesos para la
capacitación y difusión de
las políticas en la empresa
respecto a la gestión de
información?
X 10 5
Se informan las
políticas
verbalmente
2 ¿Existe una política de
actualización para los
sistemas de información
que requiere la empresa?
X 10 6
Se actualización de
los sistemas de
información
ocasionalmente
3 ¿Los sistemas de
información en la empresa
sirven para obtener,
captar y procesar los datos
relevantes de las fuentes
internas y externas?
X 10 6
4 ¿Los sistemas de
información cuentan con
controles que ayudan a
verificar si la información
procesada será de
importancia para la
empresa?
X 10 4
Los sistemas no se
analizan y verifican
según la
importancia de la
información.
5 ¿Se verifica que la
información obtenida sea
X 10 5 Existen objetivos
establecidos pero
154
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de
manera oportuna.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
importante para la
consecución de los
objetivos de la empresa?
no se formalizan.
Principio 14: Comunica Internamente
6 ¿Se actualiza
periódicamente los
mecanismos para la
comunicación de
información relevante en
la empresa?
X 10 4 No actualizan
periódicamente.
7 ¿Existen procedimientos
establecidos para la
comunicación de la
información que se
considera relevante a la
máxima autoridad de la
empresa?
X 10 4
La comunicación
de la información
relevante se la
realiza sin contar
con procedimientos
establecidos.
8 ¿Existes políticas en las
cuales se establecen
canales de comunicación
para distribuir la
información relevante en
la empresa?
X 10 5
La distribución de
la información no
se realiza con
canales, es decir,
personalmente.
9 ¿Existe algún encargado
de revisar periódicamente
que los canales de
X 10 4 Se revisa de forma
empírica.
155
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de
manera oportuna.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
información se encuentren
funcionando
correctamente?
Principio 15: Comunica Externamente
10 ¿Existen políticas
establecidas que permitan
con la información
obtenida identificar
problemas que puedan
afectar los objetivos
empresariales?
X 10 7
No existen políticas
establecidas
formalmente.
11 ¿Existe procedimientos
establecidos que permitan
aprovechar la información
externa relevante para la
empresa?
X 10 3 Faltan documentos
administrativos.
12 ¿Se verifica continuamente
si los procedimientos de
información y
comunicación funcionan
adecuadamente en la
empresa?
X 10 4
No existen
procedimientos
establecidos
formalmente para
la información y
comunicación
13 ¿Existe un responsable de
analizar las denuncias que
X 10 8
156
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de
manera oportuna.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
se reciben en la empresa?
14 ¿Existen métodos
establecidos para
seleccionar canales de
comunicación útiles en la
empresa?
X 10 4 Se lo realiza de
forma práctica.
PUNTAJE TOTAL 140 69
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Sistemas de Información Departamento Financiero
de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟔𝟗 × 100
𝟏𝟒𝟎
𝐍𝐂 = 𝟒𝟗, 𝟐𝟗%
157
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 49,29%
𝐍𝐑 = 𝟓𝟎, 𝟕𝟏%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
No cuenta con un documento administrativo donde se especifiquen los
requerimientos de información necesarios para apoyar al control interno de la
empresa.
Falta de confianza en los sistemas de información y comunicación para apoyar la
toma de decisiones.
Carencia de un sistema de información eficaz.
Falta de procesos que ayuden a identificar la información importante para la
entidad.
Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante
para la empresa.
Los métodos de información no apoyan a la toma de decisiones.
Falta de planes de comunicación externa en la empresa.
No cuenta con canales de comunicación externa.
Falta de métodos para la evaluación de la información externa.
158
Tabla 31 Sistemas de Información Área Financiera
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 13 93%
NO 1 7%
TOTAL 14 100%
Figura 44 Sistemas de Información
ANÁLISIS
La evaluación al componente sistema de información y comunicación, se ha obtenido de
los datos del cuestionario aplicado a la empresa, determina que el 93% de las áreas que
tiene la empresa, si capturan e intercambian información adecuada para gestionar y
controlar sus operaciones, de manera que la información contenga datos fieles y de
calidad para su respectiva comunicación interna como externa permitiendo así tomar
decisiones de mejora para la entidad.
Mientras que un 7% indica que la comunicación no es asertiva por la falta de métodos
de comunicación más efectivas para que la información que se obtenga implique una
oportunidad para mejorar la efectividad y acceso de información a los usuarios.
93%
7%
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SI
NO
159
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de manera
oportuna.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 13: Usa Información Relevante
1 ¿Existen mecanismos para
conseguir información
externa e interna necesaria
para cumplir los objetivos de
la institución?
X 10 5
Se informan las
políticas
verbalmente.
2 ¿La información recopilada
está vinculada y ayuda al
cumplimiento con las metas y
objetivos de la institución?
X 10 4
La información que
se recopila no está
vinculada con el
cumplimiento de
objetivos.
Principio 14: Comunica Internamente
3 ¿Existen planes de acción
correctiva para las
irregularidades encontradas y
son informadas
oportunamente?
X 10 4 Se lo realiza
prácticamente.
4 ¿Se suministra al personal de
la información necesaria para
cumplir con sus
responsabilidades? X 10 5
Falta de procesos de
comunicación que
ayuden a que el
personal de la
empresa lleve a cabo
actividades de
control.
Principio 15: Comunica Externamente
5 ¿El personal que trabaja y los
clientes pueden presentar sus
denuncias fácilmente acerca
de cualquier irregularidad en
la empresa?
X 10 5
No se establecen
bien los canales de
comunicación
externamente.
PUNTAJE TOTAL 50 23
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
160
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Sistemas de Información Departamento
Administrativo de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente
fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟐𝟑 × 100
𝟓𝟎
𝐍𝐂 = 𝟒𝟔, 𝟎𝟎%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 49,29%
𝐍𝐑 = 𝟓𝟒, 𝟎𝟎%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
Carencia de un sistema de información eficaz.
Falta de procesos que ayuden a identificar la información importante para la
entidad.
161
Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante
para la empresa.
Los métodos de información no apoyan a la toma de decisiones.
Falta de procesos de comunicación que ayuden a que el personal de la empresa
lleve a cabo actividades de control.
Falta de comunicación entre la administración y la junta directiva.
Canales de comunicación internos no establecidos formalmente.
Tabla 32 Sistemas de Información Área Administrativa
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 4 80%
NO 1 20%
TOTAL 5 100%
Figura 45 Sistemas de Información
ANÁLISIS
La evaluación al componente sistema de información y comunicación, se ha obtenido de
los datos del cuestionario aplicado a la empresa, determina que el 80% de las áreas que
tiene la empresa, si capturan e intercambian información adecuada para gestionar y
controlar sus operaciones, de manera que la información contenga datos fieles y de
calidad para su respectiva comunicación interna como externa permitiendo así tomar
decisiones de mejora para la entidad.
80%
20%
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SI
NO
162
Mientras que un 20% indica que la comunicación no es asertiva por la falta de métodos
de comunicación más efectivas para que la información que se obtenga implique una
oportunidad para mejorar la efectividad y acceso de información a los usuarios.
4.3.5. Cuestionarios del Componente Supervisión del sistema de control –
Monitoreo
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL – MONITOREO
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
1 ¿Existe políticas
establecidas para la
supervisión continua en
todos los niveles de la
organización?
X 10 5 No se encuentran
políticas
establecidas
formalmente
2 ¿Existen actualizaciones
continuas para el
mejoramiento del sistema
de control interno en la
empresa?
X 10 4 Se realiza de forma
empírica.
3 ¿Se realiza evaluaciones
para verificar el
funcionamiento de las
actividades de supervisión
en la empresa?
X 10 0
163
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL – MONITOREO
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
4 ¿Se realizan evaluaciones
al personal para verificar
su adherencia a los
procedimientos y políticas
de la empresa?
X 10 5 La administración
evalúa al personal
ocasionalmente
5 ¿Existen sistemas de
información en la empresa
que ayuden a un
monitoreo continuo del
sistema de control interno?
X 10 5 Se lo maneja de
forma práctica.
6 ¿Se realiza evaluaciones
independientes para
detectar objetivamente las
deficiencias que pudieran
presentarse en la empresa?
X 10 5 De forma ocasional
7 ¿Existe periodos
establecidos para la
realización de evaluaciones
independientes en la
empresa?
X 10 4 No existen
periodos
establecidos para
dichas
evaluaciones
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.
8 ¿Existe una unidad de
auditoría independiente
que realiza evaluaciones
X 10 0
164
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL – MONITOREO
DEPARTAMENTO: FINANCIERO
OBJETIVO: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
periódicas en la empresa
acorde a estándares
establecidos
anteriormente?
9 ¿Se comunica a las partes
interesadas las deficiencias
encontradas en la empresa
para efectuar acciones
correctivas
oportunamente?
X 10 6 Se comunica
personalmente
10 ¿La administración se
encarga de supervisar si
las deficiencias son
corregidas
oportunamente?
X 10 4
PUNTAJE TOTAL 100 38
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
165
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo
Departamento Financiero de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la
siguiente fórmula:
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟑𝟖 × 100
𝟏𝟎𝟎
𝐍𝐂 = 𝟑𝟖, 𝟎𝟎%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 38,00%
𝐍𝐑 = 𝟔𝟐, 𝟎𝟎%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
No se realizan evaluaciones continuas en la empresa.
No existe un punto de referencia para los controles en la empresa.
No se cuenta con un control interno definido formalmente.
Las evaluaciones al personal no se las realiza de forma periódica.
Falta de un sistema de información definido para la empresa.
166
Tabla 33 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Financiera
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Figura 46 Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo
ANÁLISIS
La evaluación al componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo, determina
que el 80% de las actividades que realiza la entidad son monitoreadas, mientras que el
20% de las actividades no son supervisadas, además de no contar con un sistema de
control interno que le permita a la organización aplicar procedimientos de monitoreo y
supervisión que identifique cualquier deficiencia detectada que pueda afectar al control
interno de la empresa Digmasur S.A.
80%
20%
SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL – MONITOREO
SI
NO
167
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL – MONITOREO
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
1 ¿Existe supervisión interna
para verificar el
cumplimiento de los
objetivos propuestos?
X 10 6 No se verifica el
cumplimiento de
los objetivos
propuestos
2 ¿Existe integración de la
información entre todos los
departamentos?
X 10 0 No se integra la
información entre
departamentos.
3 ¿La gerencia acepta
propuestas del personal
para el mejoramiento en
las actividades?
X 10 4
4 ¿Se realizan
comparaciones periódicas
de los resultados obtenidos
en cada etapa del servicio
prestado?
X 10 5 La administración
evalúa al personal
ocasionalmente
5 ¿Se da soluciones a los
reclamos de los clientes,
con la finalidad de brindar
un mejor servicio a los
mismos?
X 10 5 Se realiza
ocasionalmente no
siempre.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.
6 ¿Se verifica y compara los X 10 4
168
EMPRESA DIGMASUR S.A.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL – MONITOREO
DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.
Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN
resultados económicos y
del servicio prestado
periódicamente?
7 ¿Se verifica el
cumplimiento de las
disposiciones legales y
reglamentarias?
X 10 6 Se comunica
personalmente mas
no se verifica
8 ¿Se entrega la información
necesaria y oportuna a las
instituciones reguladoras?
X 10 8
PUNTAJE TOTAL 80 38
Elaborado por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Fecha: 18/02/2017
Escala de
Calificación
SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar
el nivel existente en el componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo
Departamento Administrativo de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar
la siguiente fórmula:
169
𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎
𝐏𝐓
𝐍𝐂 =𝟑𝟖 × 100
𝟖𝟎
𝐍𝐂 = 𝟒𝟕, 𝟓𝟎%
Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:
𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂
𝐍𝐑 = 100% − 38,00%
𝐍𝐑 = 𝟓𝟐, 𝟓𝟎%
Simbología de la fórmula:
NC = Nivel de Confianza
NR = Nivel de Riesgo
CT = Calificación Total
PT = Puntaje Total
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
Las evaluaciones del control interno en la empresa no se las realizan de forma
periódica.
No se ha delegado formalmente una persona para la realización de las
actividades de control en la empresa.
La administración no establece periodos para realizar acciones correctivas en la
empresa.
170
Tabla 34 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Administrativa
OPCIÓN DE
RESPUESTA
FRECUENCIA
ABSOLUTA
FRECUENCIA RELATIVA
SI 7 87%
NO 1 13%
TOTAL 8 100%
Figura 47 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo
ANÁLISIS
La evaluación al componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo, determina
que el 87% de las actividades que realiza la entidad son monitoreadas, mientras que el
13% de las actividades no son supervisadas, además de no contar con un sistema de
control interno que le permita a la organización aplicar procedimientos de monitoreo y
supervisión que identifique cualquier deficiencia detectada que pueda afectar al control
interno de la empresa Digmasur S.A.
87%
13%
SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL – MONITOREO
SI
NO
171
4.3.6. Análisis Componentes COSO III
Tabla 35 Resultado de Evaluación por Componente
No. COMPONENTE
FINANCIERO
RESPUESTA
(SI)
%
FINANCIERO
RESPUESTA
(NO)
%
ADMINISTR.
RESPUESTA
(SI)
%
ADMINISTR.
RESPUESTA
(NO)
%
1 ENTORNO DE
CONTROL 6 12% 3 20% 4 16% 3 33%
2 EVALUACIÓN
DEL RIESGO 12 24% 5 33% 5 20% 3 33%
3 ACTIVIDADES DE
CONTROL 12 24% 4 27% 5 20% 1 11%
4
SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
13 25% 1 7% 4 16% 1 11%
5
SISTEMA DE
CONTROL -
MONITOREO
8 16% 2 13% 7 28% 1 11%
TOTAL 51 100% 15 100% 25 100% 9 100%
Figura 48 Respuesta por componente evaluado
0%5%
10%15%20%25%30%35%
ENTORNO DECONTROL
EVALUACIÓNDEL RIESGO
ACTIVIDADES DECONTROL
SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN
SISTEMA DECONTROL -
MONITOREO
DEPARTAMENTO FINANCIERO
RESPUESTA POR COMPONENTE EVALUADO
SI
NO
172
Figura 49 Respuesta por componente evaluado
ANÁLISIS
En los resultados mostrados por componentes, nos manifiesta que la Empresa Digmasur
S.A., en los cinco componentes evaluados mantiene un riesgo y la presencia de estos es
evidente, para lo cual el control interno que lleva a cabo la empresa no es eficaz.
Evaluados los cinco componentes nos da los siguientes resultados:
Entorno de Control:
Nos presenta en lo financiero nos muestra el 12% y en lo administrativo el 16%
actúan frente a los posibles riesgos que puede enfrentar cada área de la entidad.
Evaluación de Riesgos:
Nos presenta en lo financiero tiende a desarrollarse un 24% y en lo
administrativo el 20% que nos indica la falta de herramientas que ayuden a
gestionar y a tolerar el riesgo.
Actividades de Control
Nos presenta lo financiero nos indica un 24% y en lo administrativo un 20%, lo
que dificulta mantener un control adecuado en las actividades asignadas a los
0%5%
10%15%20%25%30%35%
ENTORNO DECONTROL
EVALUACIÓNDEL RIESGO
ACTIVIDADES DECONTROL
SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN
SISTEMA DECONTROL -
MONITOREO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
RESPUESTA POR COMPONENTE EVALUADO
SI
NO
173
empleados, de igual manera estos no son evaluados para garantizar el resultado
que obtendrá la empresa.
Sistema de Información y Comunicación
Nos presenta en lo financiero un 25% y en lo administrativo un 16%, donde no
es óptimo para la empresa para tener acceso a una información suficiente, rápida
y relevante para cualquier grupo de interés que requiera la misma.
Sistema de Control y Monitoreo
Nos presenta el 25% en lo financiero y el 16% en lo administrativo, lo cual
indica, que no existe la supervisión ni control de lo que se realiza en cada uno de
los departamentos en la organización, dificultando a los directivos conocer lo
que realmente pasa en la entidad, disminuyendo así la probabilidad de que se
cumplan los objetivos, al igual que la misión de la organización, frente a
cambios complejos que pueda presentarse.
Se mantiene la incertidumbre de lo que pueda suceder a futuro debido al inadecuado
sistema de control interno administrativo-financiero que lleva la empresa
DIGMASUR S.A.
4.3.6.1. Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos
MAPA DE RIESGOS
Es una herramienta que nos permite identificar los riesgos que presenta la entidad de
manera cualitativa y cuantitativa en las actividades de cada departamento., permitiendo
adoptar estrategias adecuadas para su mejora.
Una vez analizados los 5 componentes y los 17 principios del COSO III, a través de los
cuestionarios aplicados a la empresa, se procede a elaborar un mapa de riesgos de
acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación; para identificar los riesgos que
presenta la empresa Digmasur S.A., en los Departamentos Administrativo y Financiero.
174
Con el fin de detectar las desviaciones que afectan a la organización, lo cual permitirá
adoptar medidas correctivas para prevenir el riesgo, así como tomar decisiones
oportunas de acuerdo a la inclinación de riesgo (aceptación del nivel de riesgo).
Para la elaboración de esta herramienta útil se tomó en cuenta la probabilidad y el
impacto que se menciona a continuación:
Tabla 36 Probabilidad
DESCRIPCIÓN % VALOR CATEGORÍA
Probabilidad de ocurrencia muy alta 100 5 CIERTAMENTE
PROBABLE
Probabilidad de ocurrencia casi alta 76-95 4 PROBABLE
Probabilidad de ocurrencia media 51-75 3 POSIBLE
Probabilidad de ocurrencia baja 26-50 2 IMPROBABLE
Probabilidad de ocurrencia muy baja 1-25 1 REMOTA
IMPACTO
De acuerdo a la siguiente tabla se categorizará el impacto frente a los riesgos que
puedan suscitarse en la empresa.
Tabla 37 Impacto
DESCRIPCIÓN VALOR CATEGORÍA
Riesgo que influye directamente en el cumplimiento
de los objetivos operativos, de información/reporting
y de cumplimiento en la entidad.
5 CATASTRÓFICO
Riesgo que causa significativamente daño en el logro
de los objetivos operativos, de información/reporting
y de cumplimiento en la entidad.
4 MAYOR
Riesgo que causa un deterioro significativo en
cualquiera de los objetivos de la entidad: operativo,
de información y de cumplimiento.
3 MODERADO
Riesgo que se puede corregir en un corto plazo y que
no afecta al cumplimiento de los objetivos
operativos, de información/reporting y de
cumplimiento de la entidad.
2 MENOR
Riesgo que puede tener un efecto nulo en la entidad. 1 INSIGNIFICANTE
175
La elaboración del siguiente mapa de riesgos que se representará a continuación,
permitirá obtener una información detallada del riesgo que mantiene la empresa,
permitiendo de esta manera aplicar propuestas de mejora basado en los 5 componentes y
17 principios del COSO III.
En el mapa de riesgos se procederá a realizar la matriz de riesgos, la cual detalla la
probabilidad y el impacto en los departamentos administrativo y financiero, donde
permitirá identificar el nivel de riesgo, al igual que la inclinación del riesgo que debe
mantener la entidad.
176
Matriz de Riesgos
No.
CO
MP
ON
EN
TE
S
DEFICIENCIAS (MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS)
ÁREAS/DEP
ARTAMENT
OS
CAUSA TIPOS DE
TIESGO
PR
OB
AB
ILI-
DA
D
IMP
AC
TO
VALORES
1
EN
TO
RN
O D
E
CO
NT
RO
L
Financiero
1. El código de ética no ha sido difundido entre los empleados de la empresa.
2. No existen en el área contable-financiera políticas y procedimientos descritos en un manual.
3. No existen flujogramas donde detalle procesos de pago, cobranzas, impuestos, entre otros.
Administrativo
4. La empresa no posee políticas bien definidas.
5. La administración no analiza los riesgos internos y externos del servicio para la toma de decisiones.
6. La administración no se preocupa sobre la custodia y cuidado de la información.
GERENCIA
CONTABLE-
FINANCIERA
La falta de
gestión y
compromiso
por parte de la
Gerencia y la
área Contable-
Financiera.
FINACIERO
REPUTACION
AL
OPERATIVO
5 5
2
EV
AL
UA
CIÓ
N D
EL
RIE
SG
O
Financiero
7. No existen procedimientos adecuados para analizar y adquirir los recursos que permitan alcanzar
los objetivos de la empresa.
8. La administración no cuenta con políticas de gestión de riesgos que permitan la evaluación de
riesgos en la empresa.
9. No existen procedimientos definidos en la empresa para gestionar los riesgos
10. No se tiene definidos procesos de gestión de riesgos para los cambios que puedan presentarse en el
ambiente externo de la empresa.
11. No se consideran los riesgos relacionados al cambio de la filosofía empresarial por parte de la
dirección de la empresa.
Administrativo 12. No se cuenta con un mecanismo para evaluar riesgos.
13. No se analizan las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos y mitigar riesgos
institucionales.
14. No existe los canales de comunicación adecuados entre la administración y el personal que trabaja
en la institución.
ADMINISTR
ATIVO
CONTABLE-
FINANCIERA
Los
inadecuados
procedimientos
no permiten
alcanzar los
objetivos de la
empresa.
FINANCIERO
OPERATIVO
Y FRAUDE
4 5
177
No. C
OM
PO
NE
NT
ES
DEFICIENCIAS (MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS) ÁREAS/DEP. CAUSA
TIPOS DE
TIESGO
PR
OB
AB
I-
LID
AD
IMP
AC
TO
VALORES
3
AC
TIV
IDA
DE
S D
E C
ON
TR
OL
Financiero 15. No existen políticas y procedimientos establecidos que ayude a mitigar los riesgos que pudiesen
ser críticos en la empresa, ya que carece de tecnología.
16. No existen políticas y procedimientos de mitigación de riesgos se encuentran documentados en
todos los niveles de la empresa.
17. La administración de la empresa no supervisa periódicamente si se lleva a cabo las actividades de
control para los diferentes procesos.
18. No se analiza continuamente si las políticas y procedimientos referente a las actividades de control
son adecuadas para cada nivel de la empresa.
Administrativo 19. Dicho sistema no cuenta con una clave de seguridad, con el propósito de evitar que el mismo sea
manejado por personas externas a la institución.
20. La administración no solicita a sus empleados la presentación de informes detallando las
actividades realizadas.
GERENCIA
CONTABLE-
FINANCIERO
La falta de
innovación
tecnológica y
seguridad a la
información.
OPERATIVO
Y FRAUDE 4 3
178
No. C
OM
PO
NE
NT
ES
DEFICIENCIAS (MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS)
ÁREAS/DEP
ARTAMENT
OS
CAUSA TIPOS DE
TIESGO
PR
OB
AB
I-
LID
AD
IMP
AC
TO
VALORES
4
SIS
TE
MA
DE
IN
FO
RM
AC
IÓN
Y
CO
MU
NIC
AC
IÓN
Financiero 21. No cuenta con un documento administrativo donde se especifiquen los requerimientos de
información necesarios para apoyar al control interno de la empresa.
22. Falta de procesos que ayuden a identificar la información importante para la entidad.
23. Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante para la
empresa.
24. Falta de planes de comunicación externa en la empresa.
25. No cuenta con canales de comunicación externa.
26. Falta de métodos para la evaluación de la información externa.
Administrativo 27. Carencia de un sistema de información eficaz.
28. Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante para la
empresa.
29. Los métodos de información no apoyan a la toma de decisiones.
30. Falta de procesos de comunicación que ayuden a que el personal de la empresa lleve a cabo
actividades de control.
31. Falta de comunicación entre la administración y la junta directiva.
32. Canales de comunicación internos no establecidos formalmente.
GERENCIA
CONTABLE-
FINANCIERO
ADMINISTRA
TIVO
El uso de datos
pocos fiables y
métodos de
comunicación
poco efectivas
en todos los
Departamentos.
OPERATIVO
Y
FINANCIERO 3 2
5
SU
PE
RV
ISIÓ
N D
EL
SIS
TE
MA
DE
CO
NT
RO
L-
MO
NIT
OR
EO
Financiero 33. No existe un punto de referencia para los controles en la empresa.
34. No se cuenta con un control interno definido formalmente.
35. Las evaluaciones al personal no se las realiza de forma periódica.
36. Falta de un sistema de información definido para la empresa.
Administrativo 37. Las evaluaciones del control interno en la empresa no se las realizan de forma periódica.
38. No se ha delegado formalmente una persona para la realización de las actividades de control
en la empresa.
39. La administración no establece periodos para realizar acciones correctivas en la empresa.
ADMINISTRA
TIVO
CONTABLE-
FINANCIERO
La no
aplicación de
evaluaciones
continúas a los
procesos y la
medición de
desempeño
hacia los
empleados.
OPERATIVO
Y
FINANCIERO 2 3
179
Figura 50 Matriz de Riesgos
Figura 51 Calificación de Riesgos
4.4. Procedimientos de Control Interno al Departamento Administrativo
4.4.1. Control Interno en el Área de Talento Humano
4.4.1.1. Descripción General
El Área de Recursos Humanos es quién se encarga de la selección, reclutamiento y
contratación del personal de manera integral, además de gestionar la capacitación
Entre (81-100%)
Valor5
5 10 15 20 25ENTORNO DE
CONTROL
Entre (61-80%)
Valor4
4 8 12 16 20EVALUACIÓN DE
CONTROL
Entre (41-60%)
Valor3
3 6 9 12 15ACTIVIDADES DE
CONTROL
Entre (21-40%)
Valor2
2 4 6 8 10 SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Entre (1-20%)
Valor1
1 2 3 4 5 SUPERVISIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL-
MONITOREO
1 2 3 4 5
INSI
GN
IFIC
AN
TE
MEN
OR
MO
DER
AD
O
MA
YO
R
CA
TAST
RÓ
FIC
O
PR
OB
AB
ILID
AD
IMPACTO
A, B
B, CA, B
A, B, C
B, C
GERENCIA A
CONTABLE/FINANCIERO B
ADMINISTRATIVO C
Calificación ÁREAS/DEPART.
Riesgo Bajo 1-5
Riesgo Medio 6-10 A,B, C
Riesgo Alto 12-16 A, B
Riesgo Crítico 20-25 A,B, C
ÁREAS/DEPARTAMENTOS
Nivel de Riesgo
180
continua del mismo, donde se cumplan los requisitos de conocimientos, formación
académica, teniendo en cuenta siempre temas de importancia para ser competitivos y
cumplir las exigencias del mercado.
Por lo tanto es importante que se implemente el área y exista un control interno eficiente
y eficaz en cada uno de los sub procesos a proponer.
4.4.1.2. Procedimientos de Control para Selección de Personal
4.4.1.2.1. Descripción
Comprende un conjunto de acciones que evaluarán los conocimientos y experiencia de
los postulantes, a fin de determinar al más idóneo para ocupar una vacante en la
empresa.
4.4.1.2.2. Objetivo
Proveer de talento humano con conocimientos, capacidades y habilidades acorde a los
perfiles de los puestos solicitados a fin de desarrollar las operaciones de la empresa.
4.4.1.2.3. Políticas
El proceso de selección únicamente lo realizará el Área de Talento Humano de
la empresa.
Para el proceso de selección se debe tener en cuenta el perfil pre-establecido.
Se tendrá como prioridad a los empleados de la empresa para la selección de
personal cuando exista posibilidad de ascenso o promoción.
Para el proceso de selección se tendrá presente el nivel de estudio y la
experiencia en puestos semejantes.
Todos los candidatos deberán rendir pruebas de técnicas y psicológicas.
Las referencias personales y laborales de los candidatos pre-seleccionados deben
ser comprobadas, si existe falsedad en la información serán descartados.
181
Al finalizar el proceso de selección se deberá informar al candidato de la
entrevista final.
Al candidato seleccionado se le deberá indicar el día en que debe presentarse a la
empresa para iniciar las actividades y continuar con el proceso.
4.4.1.2.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Determina la necesidad de cubrir una vacante y emite la Solicitud de
Personal.
Jefe de Talento
Humano
2. Recibe y revisa la Solicitud de Personal y envía al Gerente General para
aprobar la Solicitud de Personal.
Jefe de Talento
Humano
3. Recibe la Solicitud de Personal y aprueba para iniciar proceso. Gerente General
4. Elabora el perfil del puesto para la vacante solicitada. Jefe de Talento
Humano
5. Redacta el anuncio para reclutar personal y solicita cancelación del
anuncio al Contador.
Jefe de Talento
Humano
6. Efectúa el pago por el anuncio realizado e informa para continuar. Contador
7. Publica el anuncio en medios de comunicación. Jefe de Talento
Humano
8.
Recibe las hojas de vida de los aspirantes y analiza cada uno de ellas
para realizar una pre-selección de aquellos que cumplan con los
principales requisitos de la vacante.
Jefe de Talento
Humano
9. Informa a los candidatos pre-seleccionados para ejecutar las pruebas
técnicas y psicológicas.
Jefe de Talento
Humano
10 Entrevista a los candidatos en Gerencia. Gerente General
11. Selecciona al mejor candidato y se procede a la contratación. Jefe de Talento
Humano
182
4.4.1.2.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Talento Humano
Proceso: Selección del Personal
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TALENTO HUMANO GERENCIA CONTABILIDAD
Figura 52 Flujograma de Selección de Personal
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
INICIO
Cubrir vacante
Emitir solicitud
de personal
Solicitar pago de
anuncio Pagar el anuncio
Recibir
solicitudes
Elaborar el perfil
Redactar el
anuncio
Aplicar pruebas Entrevistar a
pre-seleccionados
Seleccionar al más
idóneo
Contratar
FIN
183
4.4.1.3. Procedimientos de Control para Inducción del Personal
4.4.1.3.1. Descripción
Consiste en informar al nuevo personal de la empresa en sus funciones y para integrarlo
en su entorno, su puesto de trabajo, sus jefes y a la empresa en general.
4.4.1.3.2. Objetivo
Preparar al personar recién incorporado para que se adapten al nuevo ambiente de
trabajo.
4.4.1.3.3. Políticas
El Área de Talento Humano deberá contar con un programa de inducción para el
personal nuevo, para darle a conocer el entorno de la empresa y las funciones a
desarrollar dentro de la misma, que debe incluir una presentación con los
siguientes aspectos.
1. Información básica de la empresa:
Misión de la empresa.
Visión de la empresa.
Objetivos de la empresa.
Organigramas de la empresa.
Actividad o giro de la empresa.
2. Aspectos Generales:
Derechos y deberes del personal.
Indicaciones del trabajo a desarrollar por parte de su jefe inmediato.
Uso y manejo de las herramientas de trabajo.
184
El departamento que solicitare el personal, deberá indicar al nuevo empleado las
actividades a desarrollar y los pendientes en caso de existir.
4.4.1.3.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Inducción al nuevo empleado para indicar de manera
general el puesto que ocupará en la empresa.
Jefe de Talento
Humano
3. Entrega el direccionamiento estratégico y reglamento
interno de la empresa
Jefe de Talento
Humano
4. Explicar al nuevo empleado las funciones a desempeñar. Jefe de Talento
Humano
5.
Entrega de documentación, suministros, maquinarias y
herramientas al nuevo empleado por medio del
documento acta de entrega-recepción.
Jefe de Talento
Humano
185
4.4.1.3.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Talento Humano
Proceso: Inducción del Personal
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TALENTO HUMANO
Figura 53 Flujograma de Inducción al Personal
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Funciones a
desempeñar
Inducción al
nuevo empleado
Entregar de
manuales
FIN
INICIO
Entregar de
suministros
Acta de Recepción
186
4.4.1.4. Procedimientos de Control para Capacitación del Personal
4.4.1.4.1. Descripción
Comprende los programas de capacitación dirigidos todos los trabajadores y
encaminados a desarrollar nuevas habilidades, en mejorar las destrezas personales,
incrementar la capacidad individual o en equipo, mejorar los servicios; promoviendo el
desarrollo integral tanto personal como organizacional.
4.4.1.4.2. Objetivo
Desarrollar en los trabajadores mejores habilidades y destrezas como parte de un
proceso de cambio, crecimiento, adaptación y actualización de conocimientos o
tendencias del mercado, donde se involucra la actividad o giro de la empresa.
4.4.1.4.3. Políticas
Toda solicitud de capacitación deberá hacerse por escrito dirigida al Gerente
General, con copia al Gerente de Talento Humano.
El Gerente General será el encargado de autorizar los programas de capacitación
para el personal.
El Área de Talento Humano previa autorización del Gerente General será el
encargado de realizar la gestión necesaria para llevar a cabo la capacitación.
Los trabajadores que intervengan en la capacitación serán notificados con 5 días
de anticipación por el departamento de Talento Humano.
Los cursos de capacitación se llevarán a cabo fuera del horario normal de
trabajo.
Se deberá mantener una hoja de registro de las personas que asistan a las
capacitaciones.
El Área de Talento Humano al final de cada programa de capacitación realizará
una evaluación de conocimientos adquiridos.
187
4.4.1.4.4. Procedimientos
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identificar el área para capacitación del personal. Jefe de Talento
Humano
2. Elabora el programa de capacitación del personal. Jefe de Talento
Humano
3. Aprueba el programa elaborado de capacitación del
personal. Gerente General
4. Elabora el financiamiento para el programa de
capacitación.
Jefe de Talento
Humano
5. Realiza el pago para la capacitación. Contador
6. Ejecuta el programa de capacitación del personal. Jefe de Talento
Humano
188
4.3.1.1.1. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Talento Humano
Proceso: Capacitación del Personal
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TALENTO HUMANO GERENCIA CONTABILIDAD
Figura 54 Flujograma de Capacitación del Personal
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Identificar área
FIN
INICIO
Elaborar
programa
Aprobar
programa
Elaborar
financiamiento
Realizar pago
Ejecutar
Capacitación
189
4.4.1.5. Procedimiento de Control para Evaluación del Personal
4.4.1.5.1. Descripción
Consiste en medir el rendimiento del empleado frente a las actividades encomendadas y
objetivos alcanzados, dentro del cumplimiento y porvenir de la empresa.
4.4.1.5.2. Objetivo
Conocer el rendimiento del personal de la empresa, con el fin de identificar cuáles son
las debilidades, tener un seguimiento y mejorarlas.
4.4.1.5.3. Políticas
El Gerente General es quién solicitará la evaluación del personal mediante
formato escrito y pre-elaborado.
El Área de Talento Humano es el encargado de realizar la evaluación del
personal.
La evaluación del personal se basará en ponderaciones cuantitativas desde el 1 al
10.
4.4.1.5.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora el documento evaluación del personal. Gerente General
2. Aprueba el documento de la evaluación del personal. Jefe de Talento
Humano
3. Elabora el cronograma de evaluación del personal. Jefe de Talento
Humano
4. Aprueba la evaluación a realizar. Gerente General
5. Difunde el análisis de evaluación del personal. Jefe de Talento
Humano
190
6. Se desarrolla la evaluación a los empleados de la
empresa.
Jefe de Talento
Humano
7. Conformar un Comité de Evaluación de desempeño. Gerente General
8. Elabora un informe de la evaluación efectuada al
personal.
Supervisor de
Evaluación
9. Se difunde el informe de evaluación. Jefe de Talento
Humano
10. Se registra los resultados de la evaluación Jefe de Talento
Humano
191
4.4.1.5.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Talento Humano
Proceso: Evaluación del Personal
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA TALENTO HUMANO COMITÉ DE
EVALUACIÓN
Figura 55 Flujograma de Evaluación del Personal
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
INICIO
Aplicar evaluación
Elaborar documento
de evaluación
Aprobar documento
Difundir análisis de
evaluación
Difundir informe
FIN
Elaborar cronograma
de evaluación
Aprobar evaluación
Conformar comité
de evaluación
Elaborar informe de
evaluación
Registrar resultados
192
4.4.2. Control Interno en el Área Técnico-Operativo
4.4.2.1. Descripción General
El Área Técnico- Operativo es quién se encarga del funcionamiento logístico de la
empresa, es decir, fijar o alternar rutas de recolección del lácteo para cada socio, tener
en correcto funcionamiento el vehículo y revisar que cada vehículo cuente con equipos
de sanidad, de seguridad y equipo de trabajo adecuado.
4.4.2.2. Objetivos
Controlar y supervisar el ingreso y salida de los vehículos.
Coordinar actividades logísticas emitidas por la directiva.
Emitir reportes periódicos de rutas, entregas al cliente y de limpieza del
vehículo.
4.4.2.3. Políticas
El Operario tiene la obligación de cumplir con responsabilidad y disciplina al
momento de realizar sus rutas.
Realizar y entregar los documentos de respaldo al cliente, y así quede constancia
de la actividad que realizó.
El operario que desee tomar sus vacaciones, lo deberá solicitar con 1 mes de
anticipación y especificando su reemplazo.
Se debe dar aviso 1 semana de anticipación para cambio de turno o ruta.
El Operario tiene la obligación de mantener limpio el vehículo después de cada
ruta realizada.
193
4.4.2.4. Procedimiento
Recolección de leche
PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE LECHE
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realizar la ruta. Transportista
2. Organizar cronograma de rutas Transportista
3. Visitar hacienda Transportista
4.
Realizar prueba de acidez a la leche con el instrumento
“pistola de acidímetro” para verificar si está en buenas
condiciones.
Transportista
5.
Si pasa la prueba se recolecta, si se detecta que está ácida
se rechaza la leche y se lleva una muestra para confirmar
en el laboratorio.
Transportista
6. Recolección de muestra. Transportista
7. Se mide la cantidad. Transportista
8. Se conecta la manguera al tanque de la hacienda y se hace
la recolección. Transportista
9. La medida que se recolectó, se realiza la guía de revisión,
que indica la cantidad que hay en la hacienda. Transportista
10. Se dirige a otra hacienda, hasta llenar el tanquero (desde
11.500 hasta 17.000 litros dependiendo el vehículo). Transportista
11. Retorno a Pasteurizadora. Pasteurizadora
194
Entrega de leche a Pasteurizadora
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE LECHE A
PASTEURIZADORA
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Llega a Pasteurizadora, luego de cumplir la ruta. Transportista
2. Entrega las muestras de cada hacienda al laboratorio. Laboratorista
3. Hace el análisis para calificar la calidad de leche de
cada hacienda. Laboratorista
4. Entrega las guías de revisión a recepción. Pasteurizadora
5. Suman la cantidad exacta y la que se debe descargar
de acuerdo a lo que se ha cargado. Pasteurizadora
6. Se dispone a descargar. Pasteurizadora
Limpieza del Vehículo
PROCEDIMIENTO LIMPIEZA DEL VEHÍCULO
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realizar la limpieza del tanquero. Empleado
2. Es verificado y revisado por el Jefe de Logística de la
empresa. Pasteurizadora
3. Sale el vehículo de Pasteurizadora. Transportista
195
A
4.4.2.5. Flujogramas
Recolección de Leche
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Técnico-Operativo
Proceso: Recolección de leche
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TRANSPORTE HACIENDAS PASTEURIZADORA
Figura 56 Flujograma de Recolección de leche
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Organizar cronograma de
rutas
Terminar la ruta
Llegada del
tanquero
Tomar la muestra
INICIO
Realizar prueba de
acidez
Pasa la
prueba
SI
Rechazar y llevar
muestra a
laboratorio
NO
Realizar rutas
Visitar hacienda
Medir la cantidad
Recolectar de leche
Llenar guía de
revisión
Lleno
tanquero (11.500- 17.00
litros)
SI
NO
FIN
196
Entrega de leche a Pasteurizadora
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Técnico-Operativo
Proceso: Entrega de leche a Pasteurizadora
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TRANSPORTE PASTEURIZADORA
Figura 57 Flujograma de Entrega de leche a Pasteurizadora
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Llegar de ruta
Entregar muestras
INICIO
FIN
Entregar las guías
Análisis para
calificar la calidad
Sumar la cantidad
exacta
Descargar cantidad
fijada
197
Limpieza del Vehículo
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Técnico-Operativo
Proceso: Limpieza del Vehículo
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TRANSPORTE PASTEURIZADORA
Figura 58 Flujograma de Limpieza del Vehículo
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
INICIO
Limpieza del
tanquero
Verifica jefe de
logística
FIN
Salida del
vehículo
198
4.5. Procedimientos de Control Interno al Departamento Financiero
El área contable de la Empresa Digmasur S.A. carece de procedimientos específicos
para cada una de las cuentas que se encuentran reflejadas en el estado de situación
general, atendiendo a las características y a las necesidades de la empresa, es importante
que cada una de las actividades que se realizan en las cuentas, estén diseñados manuales
de procedimientos, es por ello que se procederá a realizar los procedimientos de cuentas
que se detallan a continuación.
4.5.1. Procedimientos de Control para Caja Chica
4.5.1.1. Descripción
Compone un fondo de dinero que tiene la empresa, el mismo que se encuentra bajo
custodia de un responsable, el mismo que sirve para cubrir gastos menores.
4.5.1.2. Objetivo
Aseverar el manejo correcto del fondo de caja chica bajo los parámetros establecidos y
los casos necesarios.
4.5.1.3. Políticas
El responsable del fondo de caja chica será la secretaria.
El monto designado para el fondo de caja chica será de $150,00.
El responsable de caja chica no podrá encomendar el manejo del fondo a otra
persona.
El Gerente General será el único que autorice la creación, aumento o
disminución del fondo de caja chica.
Para efectuar la reposición del fondo ce caja chica se deberá adjuntar la
documentación necesaria y el reporte de gastos respectivos.
Se prohíbe el pago de anticipo de empleados con el fondo de caja chica.
199
En caso de existir faltantes de dinero en el fondo de caja chica, se descontará al
responsable previo envío de memorándum.
Se prohíbe el cambio de cheques con el fondo de caja chica.
4.5.1.4. Procedimiento
Creación del fondo de caja chica
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA
CHICA
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita al Gerente General la creación del fondo de caja
chica para cubrir gastos menores de la empresa.
Secretaria
2. Aprueba creación de fondo de caja chica y solicita realizar el
desembolso respectivo.
Gerente General
3. Realiza desembolso de dinero para caja chica por medio de
cheque y entrega a la secretaria.
Contador
4. Recibe dinero y verifica la cantidad. Secretaria
5. Registra el valor recibido en anexo de gastos de caja chica. Secretaria
Reposición del fondo de caja chica
PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA
CHICA
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realiza informe de gastos Secretaria
2. Realiza el ingreso de facturas y recibos de los gastos del fondo de
caja chica. Secretaria
3. Una vez con todos los documentos envía solicitud e informe para
reposición de caja chica. Secretaria
4. Recibe solicitud y solicita la reposición del fondo de caja chica. Gerente General
5. Emite egresos para el fondo de caja chica. Contador
6. Reposición de caja chica Contador
200
4.5.1.5. Flujogramas
Creación del fondo de caja chica
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Creación del fondo de caja chica
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARÍA
GENERAL GERENCIA CONTABILIDAD
Figura 59 Flujograma de Creación de Fondo de Caja Chica
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Crear caja chica
FIN
INICIO
Realizar el
desembolso
Aprobar caja chica Solicitar creación
Registrar gastos de
caja chica
Sustentar gastos de
caja chica
201
Reposición del fondo de caja chica
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Reposición del fondo de caja chica
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARÍA GENERAL GERENCIA CONTABILIDAD
Figura 60 Flujograma de Reposición del Fondo de Caja Chica
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Enviar solicitud de
reposición
FIN
INICIO
Informar Gastos
Se ha
consumido
70% de
fondo
SI
NO
Solicitar
reposición Emitir egresos
Reponer caja chica
202
4.5.2. Procedimientos de Control para Bancos
4.5.2.1. Descripción
Es el dinero existente de la empresa en cuentas bancarias de ahorros o corrientes, en
bancos locales o extranjeros.
4.5.2.2. Objetivo
Crear medidas que permitan el control adecuado de los valores disponibles en las
cuentas bancarias que tiene la empresa Digmasur S.A.
4.5.2.3. Políticas
El Gerente General será el encargado de autorizar los egresos.
El Gerente General será el encargado de revisar los pagos a realizarse.
La copia de cheques y de comprobantes de transferencia efectuados deben ser
archivados.
Se deberá llevar un registro diario en el libro bancos de los egresos realizados.
Las transferencias bancarias se registrarán en la fecha en que ocurran.
Las conciliaciones bancarias se realizaran de forma mensual y de ser necesario
en tiempos menores.
203
4.5.2.4. Procedimiento
Procedimiento de Ingreso de Bancos
PROCEDIMIENTO DE BANCOS - INGRESOS
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe el detalle de las recaudaciones efectuadas, revisa y
envía al contador. Secretaria
2. Revisa detalle de recaudaciones junto con la
documentación. Contador
3. Verifica que los valores se encuentren en la cuenta
bancaria de la empresa. Contador
4. Realiza el registro contable y archiva los documentos. Contador
Procedimientos de Egreso de Bancos
PROCEDIMIENTO DE BANCOS - EGRESOS
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa datos del requerimiento de pago. Contador
2. Envía lista de pagos al Gerente General para que revise. Contador
3. Recibe lista de pagos, revisa y envía a Gerente para
autorización. Gerente General
4. Autoriza los pagos. Gerente General
5. Elabora los egresos y envía al Gerente para firma
respectiva. Contador
6. Firma los egresos. Gerente General
7. Realiza los pagos correspondientes. Contador
8. Recibe documentos y registra en el sistema contable. Contador
9. Archiva lo documento correspondientes a la transacción. Contador
204
4.5.2.5. Flujogramas
Ingreso de Bancos
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Ingreso de Bancos
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARÍA GENERAL CONTADOR
Figura 61 Flujograma de Bancos-Ingresos
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
INICIO
Valores
están en la
cuenta
bancaria
NO
SI
Recibir detalle de
recaudaciones
Realizar el registro
contable
Revisar
documentación
Archivar
documentos
FIN
Enviar al contador
205
Egreso de Bancos
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Egreso de Bancos
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD GERENCIA
Figura 62 Flujograma de Bancos-Egresos
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
INICIO
Elaborar listas de pagos
Correctos
NO
SI
Revisar requerimientos
de pago
Elaborar egresos
Recibir lista de pagos
Archivar
documentos
FIN
Recibir egresos
Firmar los egresos
Efectuar los pagos
Registrar pagos
Revisar listas
Autorizar los pagos
206
4.5.3. Procedimientos de Control para Cuentas por Cobrar
4.5.3.1. Descripción
Es una cuenta que pertenece al grupo del activo en la cual se registran los valores que la
empresa Digmasur S.A., conserva con sus clientes por motivo de las ventas del servicio
a crédito.
4.5.3.2. Objetivo
Implantar actividades de Control que permitan identificar los créditos concedidos por la
Empresa Digmasur S.A., desde su creación hasta su debido cobro.
4.5.3.3. Políticas
El Gerente General será quien autorice los créditos.
Se deberá realizar una provisión para cuentas incobrables de acuerdo a la Ley
vigente.
Para conceder un crédito el solicitante (cliente) deberá mantener relación
comercial con la empresa por lo menos 1 año.
Para conceder créditos se ejecutara el respectivo análisis de capacidad de pago
del cliente.
Verificar que el potencial cliente no conste en la lista que emita la Central de
Riesgo.
El tiempo máximo del crédito que se otorgue será de 90 días.
El encargado de cuentas por cobrar deberá informar de manera oportuna sobre
aquellos créditos que sean considerados como difíciles en cobrar.
207
4.5.3.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR COBRAR
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita crédito para adquirir el servicio. Cliente
2. Llena el formulario de solicitud y remite a la secretaria con
todos los documentos necesarios. Cliente
3. Recibe los documentos y verifica que los mismos se
encuentren completos. Secretaria
4. Envía los documentos al Contador para verificar que no
tenga créditos vigentes y revisar historial crediticio. Secretaria
5. Recibe solicitud verifica que no tenga créditos vigentes y
remite a Gerente General para su aprobación. Contador
6. Revisa los documentos y aprueba crédito de ser factible,
envía autorización a contabilidad. Gerente General
7. Recibe autorización y elabora factura para el cliente. Contador
8. Firma la factura. Cliente
9. Ingresar factura en el sistema contable. Contador
208
4.5.3.5. Flujogramas
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Cuentas por Cobrar
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
CLIENTE SECRETARÍA
GENERAL CONTABILIDAD GERENCIA
Figura 63 Flujograma de Cuentas por Cobrar
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
FIN
INICIO
Solicitar crédito
Revisar historial
crediticio
Enviar
autorización
Verificar no tener
créditos vigentes
Remitir informe
para aprobación Aprobar
crédito
SI
NO
Llenar solicitud
Remitir
documentos
Recibir
documentos
Revisar
Enviar
documentos
Revisar
documentos
Elaborar factura Firmar factura
Ingresar factura
en sistema
209
4.5.4. Procedimientos de Control para Servicios
4.5.4.1. Descripción
Es una cuenta donde se realiza el ingreso por la prestación del servicio por parte de la
empresa Digmasur S.A. al cliente (Pasteurizadora Quito).
4.5.4.2. Objetivo
Realizar procedimientos de Control, donde se pueda verificar las fuentes de ingreso a
las arcas de la empresa Digmasur S.A., con su debido sustento.
4.5.4.3. Políticas
La cuenta únicamente se deberá respaldar con facturas de ingresos que se
obtenga por el servicio realizado.
Se deberá entregar la documentación del servicio realizado al Contador, cada 15
días y de forma continua en su numeración.
4.5.4.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se realiza el servicio. Transportista
2. Presenta al contador la documentación para sustentar el
ingreso a la empresa. Transportista
3. Revisa la documentación y envía al cliente. Contador
4. Verifica la documentación que esté acorde con el servicio
realizado. Financiero
5. Realiza el pago. Financiero
6. Verifica el pago en cuenta bancaria de la empresa. Contador
7. Realiza el registro contable. Contador
210
4.5.4.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Prestación de Servicios
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TRANSPORTE CONTABILIDAD PASTEURIZADORA
Figura 64 Flujograma de Prestación de Servicios
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Entregar facturas
FIN
INICIO
Realizar el servicio
Revisar facturas
Verificar facturas
Realizar registro
contable
Enviar para su
cobro
Realizar el pago Verificar el pago
211
4.5.5. Procedimientos de Control para Impuestos
4.5.5.1. Descripción
Es el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa mediante el pago
mensual del Impuesto al Valor Agregado en el Formulario 104 y por concepto de
Retenciones a la Fuente en el Formulario 103 de manera mensual.
4.5.5.2. Objetivo
Cancelar pertinentemente y de manera correcta los impuestos con el propósito de no
incidir en multas o intereses que representan gastos extraordinarios no planificados y
que a su vez afectan a la imagen institucional de la Empresa.
4.5.5.3. Políticas
El Contador deberá verificar la existencia de la documentación que avale las
transacciones realizada diariamente en la empresa.
Examinar que la documentación contable y tributaria cumpla con los requisitos
legales.
Comprobar que el procesamiento informático contable y tributario se lleve a
cabo de manera adecuada.
Evidenciar que las declaraciones de impuestos cuadran con los mayores
generales y con los formularios que reportan el sistema contable.
212
4.5.5.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA DECLARAR IMPUESTOS
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identificar la fecha de pago del impuesto. Contador
2 Preparar la declaración de impuestos. Contador
3 Revisar movimientos contables y libros auxiliares. Contador
4. Identificar hechos relevantes inadecuados. Contador
5. Elaborar la declaración de impuestos en medio
magnético (DIMM). Contador
6. Revisar la información contenida en las
declaraciones. Contador
7. Cargar la información a la página web del SRI. Contador
8. Pagar los impuestos mediante débito bancario. Contador
9. Registra la operación en el sistema contable. Contador
10. Archiva los documentos resultantes de la transacción. Contador
213
4.5.5.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Declaración de Impuestos
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD
Figura 65 Flujograma de Declaración de Impuestos
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Identificar fecha de
pago
FIN
Preparar declaraciones
de impuestos
Preparar notas para
registrar el ajuste
Revisar movimientos
contables
Elaborar declaración de
impuestos
INICIO
Identifican
hechos
importantes
incorrectos
Cargar la información a
la página web del SRI
Pagar los impuestos
mediante débito
bancario
Registrar
contablemente
Archivar
NO
SI
214
4.5.6. Procedimientos de Control para Cuentas por pagar
4.5.6.1. Descripción
Las cuentas por pagar es una Pasivo, en la que representan obligaciones contraídas por
la empresa Digmasur S.A., como resultado de adquisición de bines o servicios.
4.5.6.2. Objetivos
Establecer políticas y procedimientos para el pago de las obligaciones que se
hayan adquirido.
Garantizar un pago pertinente en base a la negociación pactada.
Aplicar las normas tributarias vigentes.
4.5.6.3. Políticas
La emisión de cheques serán los días jueves previa revisión y aprobación del
gerente.
Mantener los comprobantes de egreso pre-numerados y pre-impresos que
justifican la transacción de pago.
Todos los cheques girados de cualquier monto deberán llevar seguridad dual, es
decir, llevará firma del gerente y contador.
Se deberá colocar un sello de cancelado a las facturas que se hayan presentado y
que ya hayan sido canceladas.
215
4.5.6.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR PAGAR
N. ACTIVIDAD RESPONSABL
E
1. Verifica datos de factura y tiempo de crédito concedido. Contador
2 Registra en el sistema. Contador
3 Revisa las cuentas que están por vencer. Contador
4. Envía informe para efectuar pagos de cuentas q están
por vencer. Contador
5. Recibe informe, revisa y aprueba para realizar los
egresos.
Gerente
General
6. Realiza egresos y envía al gerente para firma. Contador
7. Revisa documentos, verifica que se encuentren
correctos y los firma.
Gerente
General
8. Realiza pagos. Contador
9. Registra en el sistema. Contador
10. Archiva documentos. Contador
216
4.5.6.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Cuentas por Pagar
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD GERENCIA
Figura 66 Flujograma de Cuentas por Pagar
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
INICIO
Registrar en sistema
Verificar datos de factura
Revisar cuentas a vencer
Revisar documentos
Archivar
documentos
FIN
Efectuar los pagos
Registrar pagos
Revisar informe
Aprueba egresos
Elaborar informe de
cuentas por vencer
Realizar egresos
Correctos
Firmar
SI
217
4.5.7. Procedimientos de Control para Provisiones
4.5.7.1. Descripción
Reservas que tiene la empresa para hacer frente a las obligaciones futuras que se pueden
ir presentando de acuerdo al giro del negocio.
4.5.7.2. Objetivo
Reconocer el valor estimado de las contingencias de pérdidas generadas como resultado
del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general de las cuentas que
integran el grupo de deudores y de todas las provisiones necesarias para amortizar
futuros gastos o costos en los estados financieros.
4.5.7.3. Políticas
El Contador deberá provisionar de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Tener siempre en cuenta el saldo de la cuenta de deudores al 31 de Diciembre
para provisionar.
La provisión se calcula de acuerdo a lo establecido en Reglamento de cartera.
218
4.5.7.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA PROVISIÓN DE CARTERA
N
.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Se realiza una vez por año teniendo como base el saldo
de la cuenta de deudores al 31 de Diciembre, ya
realizado la contabilización definitiva de la facturación
y recaudos del año dando como resultado el valor real
de los deudores al finalizar el periodo contable.
Contador
2 Una vez ya se tenga los saldos de la cuenta de deudores
se realiza la clasificación. Contador
3 Calcular de acuerdo a lo establecido en el Reglamento
de cartera. Contador
4.
Contabilización de la provisión de cartera obtenida, que
se realiza mediante una nota de contabilidad afectando
las cuentas de gastos contra la cuenta de provisión de
cartera.
Contador
219
4.5.7.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Provisión de Cartera
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD
Figura 67 Flujograma de Provisión de Cartera
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Realizar clasificación
FIN
Calcular de la provisión
INICIO
Registrar contablemente
Archivar
220
4.5.8. Procedimientos de Control para Costos Indirectos de Producción
4.5.8.1. Descripción
En esta cuenta se toma como Costo Indirecto de Producción a los Gastos por efecto de
combustible, lubricantes, repuestos y mantenimiento para el sigilo del transporte de la
empresa Digmasur S.A.
4.5.8.2. Objetivo
Establecer procedimientos de Control de los Gastos Indirectos que se tenga como
empresa con documentos sustentables, para el funcionamiento del transporte.
4.5.8.3. Políticas
El Contador será el encargado de verificar la existencia de la documentación que
avale los gastos indirectos que se realicen en la empresa.
El Gerente General es quién apruebe los pagos de las facturas que se realicen por
gastos indirectos y que deberán cotejarse con documentos justificativos.
Se presentarán todas las partidas de gastos reconocidas en el periodo en un único
Estado de Resultados Integral.
4.5.8.4. Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA COSTOS INDIRECTOS DE
PRODUCCIÓN
N. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realiza la carga de combustible y pide factura. Transportista
2. Presenta todas las facturas de gasto indirecto al
contador. Transportista
3. Recibe facturas y solicita la autorización de pago. Contador
4. Autoriza pago. Gerente General
5. Realiza el pago. Contador
6. Registra el gasto indirecto. Contador
221
4.5.8.5. Flujograma
EMPRESA DIGMASUR S.A
Área: Contabilidad
Proceso: Costos Indirectos de Producción
Página: 1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
TRANSPORTE CONTABILIDAD GERENCIA
Figura 68 Flujograma de Costos Indirectos de Producción
Por: Diego Mena
Revisado por: Ing. Mónica Jimbo
Solicitar facturas
FIN
INICIO
Cargar combustible
Recibir facturas
Autorizar pago
Registrar
contablemente
Solicitar
autorización de
pago
Realizar pago
Entregar facturas
222
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Por lo expuesto anteriormente en la actual investigación sobre la propuesta de un
Sistema de Control Interno Administrativo-Financiero, basado en el modelo COSO III a
la empresa Digmasur S.A., se prescribe y concluye que:
1. Se realizó un análisis del FODA de la empresa llegando a determinar el crecimiento
en el mercado nacional de la empresa, por lo tanto ayuda a los directivos a tomar
decisiones oportunas y precisas, del potencial de los mismos mediante una
aplicación de los recursos de la empresa utilizando las nuevas tecnologías aplicadas
a la industria del transporte pesado.
2. La generación y la necesidad de obtener nuevos clientes en otras industrias que
pueden utilizar el servicio de transporte pesado por carretera ha incrementado y esto
apoya a la experiencia y los recursos con los que se cuenta la empresa, este amplio
conocimiento de rutas en cada unidad ha generado una amplia experiencia, lo cual
genera contrarrestar el ingreso de nuevos competidores.
3. Implementar una política de expansión en infraestructura, que sea defensiva, para
poder reaccionar en caso de cambios políticos o fiscales, negativos para la empresa.
4. Se trabaja en la posibilidad de tener un seguro o auxilio de emergencia en el caso de
que una unidad de transporte se dañe en el transcurso del viaje, así no perder la
confianza del cliente y no exista la posibilidad de nuevos competidores que pueden
afectar a la empresa.
5. En base a la evaluación del control interno que se realizó en los departamentos
administrativo y financiero, nos muestra el siguiente análisis:
223
En el departamento administrativo en la evaluación realizada nos indica
que el nivel de confianza está en 63,70% (Alto), esto nos indica que los
procesos no tienen un diseño aplicable y que no permite mitigar los
riesgos en forma razonable, y el nivel de riesgo en 36,30%(Bajo), esto
nos indica que los procesos que se maneja tiene un funcionamiento
estable y permite detectar los posibles errores, por lo cual el nivel de
riesgo y la probabilidad se halla en un rango Moderado, así mismo el
nivel de confianza e impacto en un rango Moderado y que se observa que
en los controles internos establecidos por la empresa existen deficiencias
que pueden ser corregidas oportunamente.
En el departamento financiero en la evaluación realizada nos indica que
el nivel de confianza está en 62,86%(Alto), esto nos indica que los
procesos no tienen un diseño aplicable y que no permite mitigar los
riesgos en forma razonable y el nivel de riesgo en 34,64%(Bajo), esto
nos indica que los procesos que se maneja tiene un funcionamiento
estable y permite detectar los posibles errores, por lo cual el nivel de
riesgo y la probabilidad se presenta en un rango Moderado, de igual
forma en el nivel de confianza e impacto en un rango Moderado.
6. Los cuestionarios son herramientas de auditoría que se aplicaron en cada una de las
áreas de la empresa y con cada uno de los componentes y principios, se mantiene la
incertidumbre de lo que pueda suceder a futuro debido a los errores del sistema de
control interno administrativo-financiero que lleva la empresa Digmasur S.A.
7. En el trabajo de investigación realizado se realizó procedimientos de control interno
con sus respectivos objetivos, políticas, procesos y actividades que se lleva a cabo
en cada uno de los departamentos administrativo y financiero.
Se generó procedimientos administrativos de control interno para la
nueva área de Talento Humano, que se divide en: Selección, Inducción,
Capacitación, Evaluación del Personal y para el área Técnico-Operativo
se generó procedimientos como; Recolección de leche, Entrega de leche
a Pasteurizadora y Limpieza del vehículo.
224
Revisado el Balance General de la empresa, se generó procedimientos de
control para las cuentas; Caja Chica, Bancos, Cuentas por Cobrar,
Servicios, Impuestos, Cuentas por Pagar, Provisiones y Costos Indirectos
de Producción.
Recomendaciones
Después de analizar y determinar las conclusiones para la presente tesis, procedemos a
recomendar lo siguiente:
1. Teniendo ya establecido las conclusiones de la Matriz FODA se puede
recomendar lo siguiente:
De acuerdo el análisis de la Matriz FODA se recomienda implementar
las estrategias, ejecutar los objetivos, la visión del direccionamiento
estratégico que son establecidos en la organización y determinar la
cultura organizacional, convirtiendo las debilidades en fortalezas y las
amenazas en oportunidades para la Empresa Digmasur S.A.
El apoyo de la Gerencia y de toda la empresa Digmasur S.A. para que se
ejecute el mapa estratégico para lograr los objetivos que se han planteado
en este trabajo, para ayudar a la empresa a fortalecer su presencia ante
los clientes internos y externos.
Se recomienda efectuar un seguimiento y verificación del cumplimiento
de cada uno de los procedimientos que se desarrollaron en el presente
trabajo.
2. Teniendo como base la conclusión de la evaluación de Control Interno usando la
metodología del COSO III se recomienda lo siguiente:
Estructurar una base Legal y normativa clara y completa, designando
atribuciones y competencias a las diferentes áreas contribuyendo así el
cumplimiento eficiente de las funciones y responsabilidades de cada
empleado de la Empresa Digmasur S.A.
225
Establecer Controles Internos con responsabilidades que permitan
evaluar el funcionamiento y cumplimiento de las actividades que realiza
cada área dentro de la Empresa Digmasur S.A., y permita a la directiva
tomar decisiones.
3. En el Departamento Administrativo se obtuvo como resultado de la evaluación
un nivel de confianza Alto y un nivel de riesgo Bajo, presentando el mismo nivel
de confianza Alto y nivel de riesgo Bajo en el Departamento, se recomienda lo
siguiente:
En la planificación se debe definir lo que pretende realizar la empresa en
el futuro y como debe realizarlo. Por lo tanto en esta se planteó
soluciones de problemas y la toma de decisiones para el futuro de la
empresa.
Se recomienda que las responsabilidades en cada uno de los
procedimientos establecidos, la gerencia debe designar recursos
necesarios, generar cronogramas de implementación y de capacitación
para el cumplimiento de las mismas.
Se debe capacitar a cada uno de los integrantes de la empresa para
alcanzar los objetivos organizacionales.
Realizar un monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para
verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planificado.
4. Se debe diseñar y documentar un código de ética y gobierno corporativo, el cual
debe ser socializado en la empresa. De esta manera se tendrá un soporte ético
que cumpla con los parámetros de los empleados y de los socios de la empresa.
5. Implementar en el área Técnico-Operativo todos los procedimientos que se
establecieron para la mejora en su rendimiento de actividades y permita a la
directiva tomar decisiones.
6. La empresa aplica un sistema contable básico, pero este no cubre todas las
necesidades de los procedimientos que se establecieron en este trabajo de
investigación, por lo tanto se recomienda que se adquiera o que se diseñe un
226
nuevo procedimiento para que pueda cumplir todas las necesidades, para
alcanzar los objetivos que se ha planificado.
7. Se recomienda incorporar indicadores para la medición de los procesos
establecidos en la organización, siguiendo los lineamientos de las actividades y
procedimientos que se realizan en cada área que cuenta la empresa Digmasur
S.A.
227
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230
ANEXOS
231
ANEXOS
Anexo A Constitución de la Empresa Digmasur S.A.
232
Anexo B Estado de Situación Inicial de Digmasur S.A.
1 ACTIVO 24.590,38
1.01. ACTIVO CORRIENTE 24.590,38
1.01.01. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 1.882,56
1.01.02. ACTIVOS FINANCIEROS 4.280,91
1.01.03. INVENTARIOS 0,00
1.01.04. SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS 18.015,91
1.01.05. ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 411,00
1.02. ACTIVO NO CORRIENTE 0,00
1.02.01. PROPIEDADES. PLANTA Y EQUIPO 0,00
1.02.02. (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 0,00
1.02.06. ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES 0,00
2 PASIVO -21.168,80
2.01. PASIVO CORRIENTE -21.168,80
2.01.03. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-PROVEEDORES -19.250,00
2.01.04. OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 0,00
2.01.05. PROVISIONES -301,67
2.01.07. OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES -1.617,13
2.01.08. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 0,00
2.01.09. OTROS PASIVOS FINANCIEROS 0,00
2.01.10. ANTICIPOS DE CLIENTES 0,00
2.02. PASIVO NO CORRIENTE 0,00
2.02.03. OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 0,00
2.02.04. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 0,00
2.02.07. PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS 0,00
2.02.10. OTROS PASIVOS NO CORRIENTES 0,00
3 PATRIMONIO -3.421,58
3.01. CAPITAL -800,00
3.02. APORTES PARA FUTURA CAPITALIZACIÓN 0,00
3.04. RESERVAS -161,21
3.06. RESULTADOS ACUMULADOS -1.450,86
3.07. RESULTADOS DEL EJERCICIO -1.009,51
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO -24.590,38
__________________ ___________________
MARCO RAMIREZ Q. JAIME LOZADA Z.
GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL
DIGMASUR S.A.
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
233
Anexo C Estado de Resultados de Digmasur S.A.
4 VENTAS -34.332,01
4.01. SERVICIOS PRESTADOS -34.332,01
5. COSTO PRODUCCION 23.056,84
5.03. COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION 23.056,84
6. GASTOS OPERACIONALES 9.414,98
6.01. GASTOS COMERCIAL 0,00
6.02. GASTOS ADMINISTRATIVOS 9.414,98
UTILIDAD OPERACIONAL -1.860,19
OTROS INGRESOS / EGRESOS 0,00
4.03. OTROS INGRESOS 0,00
6.03. GASTOS FINANCIEROS 0,00
UTILIDAD BRUTA -1.860,19
15% Participación trabajadores -279,03
Utilidad antes de impuestos -1.581,16
22% Impuesto a la renta -571,65
Utilidad Neta -1.009,51
__________________ ___________________
MARCO RAMIREZ Q. JAIME LOZADA Z.
GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL
DIGMASUR S.A.
ESTADO DE RESULTADOS
ACUMULADO A DICIEMBRE DEL 2016