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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA EMPRESA (TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.) UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO D.M.
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA: MARÍA CRISTINA BASTIDAS TINIZARAY
TUTOR: ECON. MARCO ALFONSO ERAZO PICÓN, MBA
QUITO, DM., NOVIEMBRE 2017
REFERENCIAS DE LA AUTORA: María Cristina Bastidas, e-mail:
[email protected] / [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: Econ. Marco Alfonso Erazo Picón, MBA.
E-mail: [email protected] [email protected]
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: La línea de investigación hace referencia a la
gestión y los procedimientos administrativos y financieros de una empresa y su
estructura organizacional. Tomado de algunos autores como Chiavenato Idalverto
(2012) La Administración de los Nuevos Tiempos y Gómez Ceja Guillermo (2010)
Sistemas Administrativo Análisis y Diseño.
Bastidas Tinizaray, María Cristina (2017). Propuesta de mejoramiento de un sistema de
Gestión Administrativo-Financiero para la empresa TC Audit Trujillo & Asociados Cía.
Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito D.M. Trabajo de Titulación, Modalidad Proyecto De
Investigación para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora
Pública Autorizada. Quito: UCE. 243 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, ECON. MARCO ERAZO PICÓN, en calidad de tutor del trabajo de titulación
“PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA EMPRESA (TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.) UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
D.M.”, elaborado por la estudiante de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en
consideración de que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en
el campo metodológico y epistemológico para ser sometido a Jurado Examinador que se
le designe en virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador
En la ciudad de Quito, a los 10 días del mes de noviembre de 2017
v
APROBACIÓN DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, ECON. MARCO ERAZO PICÓN, en calidad de tutor del trabajo de titulación
“PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA EMPRESA (TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.) UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
D.M.”, elaborado por la estudiante de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel
de similitud en correspondencia con los parámetros establecidos considerando el
resultado del programa especializado para el efecto el análisis y la revisión personal.
Se anexa a la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF.
En la ciudad de Quito, a los 10 días del mes de noviembre de 2017
ECON. MARCO ERAZO PICÓN
CC 17025 060 1 – 3
vi
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
A la Santísima y Agustísima Trinidad: Dios Padre, Dios Hijo y Dios Espíritu Santo, por
ser la razón de mi existir, mi amor, mi motivación, mi fuerza, mi consuelo y mi alegría.
A Jesús, Dios y Hombre Verdadero, Amor de mi Vida, para su mayor Honor y Gloria
por amarme tanto y regalarme tantas gracias y bendiciones. A la Santísima Virgen
María, Madre de Dios y Madre Nuestra, por protegerme de todo mal y guiarme por el
camino del Bien.
A mis padres Rubén y María Elena y a mi hermana Anita, por acompañarme y
apoyarme incondicionalmente con su inefable amor y sin ninguna reserva en todas las
decisiones que he tomado en mi vida.
Al Rvdo. Padre Martín Schlachtbauer y al Rvdo. Padre Alfonso Mareca, mis
confesores, por tantos años de dedicada dirección espiritual, por su fraternal amor y por
ayudarme con sus consejos a discernir la Voluntad de Dios.
Al convento de Hermanas de María Madre de la Unidad, por ser la roca firme en la cual
se ha desarrollado mi vida, por su amor, su dirección y sus cuidados; por la confianza
depositada en mí y por considerarme una hermana más hija de María Madre de la
Unidad.
A Sor Lucía María sierva de Cristo Rey, por ser la persona a quién el Señor confió el
cuidado de mi corazón, y por tantos años siendo mi madre espiritual, por ser la mejor
amiga de mi vida, por enseñarme a amar la Verdad y a buscar el Bien, por dirigirme y
formarme, por corregirme y sanarme, por enseñarme tanto de la vida, por hacer de mí la
mujer que soy y ayudarme con su amor a no dejar de luchar por ser quien estoy llamada
a ser.
María Cristina Bastidas Tinizaray
ix
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer en primer lugar a Dios por ser mi Padre Creador, Redentor y
Santificador, por dirigir con amor mi vida, por todos los talentos, gracias y bendiciones
que me ha dado a lo largo de mi vida, porque todo lo que soy y todo lo que tengo es
gracias a Él, como puro Don de su Misericordia. A María Santísima por ser la gestora
de obras grandes en mi vida.
Quiero agradecer a toda mi familia por luchar conmigo, por estar siempre a mi lado y
juntos superar toda dificultad.
Al Rvdo. Padre Martín Slatchbauer, por ser la roca firme en la cual he podido apoyarme
siempre, por su paternal cariño y por ayudarme con su santidad a tomar las mejores
decisiones, porque gracias a Él he encontrado el soporte espiritual para continuar con mi
formación personal y profesional.
Al Rvdo. Padre Alfonso Mareca, por ayudarme a levantar en los momentos que más lo
he necesitado, por ser un verdadero padre espiritual, y por ser un ejemplo y una guía con
su santidad y entrega al Señor.
Quiero agradecer a los sacerdotes que el Señor ha puesto en mi camino, para
acompañarme, animarme y ayudarme en el servicio a Dios y a los demás: Rvdo. Padre
Francis Wangamati, Rvdo. Padre Eduardo Cueva, Rvdo. Padre Ángel Gordillo, Rvdo.
Padre Rodolfo Erburú, Rvdo. Padre Rolando Gordillo, Rvdo. Padre Juan Manuel
Fidalgo.
Al Convento de Madres de la Unidad por estar siempre atentas y prestas a ayudarme en
toda circunstancia, por su amor y hermandad.
Mi agradecimiento a la Familia Ortiz Tinizaray: a César, a Gina y Angelina, por su
disponibilidad y su ayuda material y motivacional para realizar mi trabajo de titulación.
Un agradecimiento muy especial a la Dra. Cristina Trujillo, a la Dra. Mónica Trujillo y
a la Dra. Geoconda Trujillo, por convertirse en verdaderos ángeles de la guarda en mi
vida, por abrirme las puestas de su empresa, por las oportunidades que me han dado y
x
por la confianza depositada en mí, por su cariño maternal, y por su altísima calidad de
persona. Mi eterno agradecimiento por su generosidad y grandeza de alma y espíritu su
presencia en mi vida ha sido una verdadera bendición.
A todos los miembros de la Pastoral de la Salud, de la Capilla del Hospital del Sur por
su inmenso cariño y apoyo en el desarrollo de mi vida personal y profesional.
Quiero agradecer particularmente a la Universidad Central del Ecuador por tantos años
de estudio y abrirme las puertas en toda circunstancia.
A mi Director de Tesis Econ. Marco Erazo por ayudarme y estar siempre disponible
para el desarrollo y la culminación del presente trabajo de investigación y por su gran
calidad de ser humano.
A mis queridos docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas, que me han
comprendido y ayudado en mi desarrollo profesional, principalmente agradezco a la
Msc. Mónica Andrade por oportuna y eficaz ayuda y dirección.
A mis amigos y amigas, a todos por su presencia en mi vida, principalmente a Thalia
Medina, por ser como una hermana por comprenderme, escucharme y estar conmigo en
toda circunstancia.
María Cristina Bastidas Tinizaray
xi
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ... v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO .................................................................................................................. xi
LISTA DE TABLAS ...................................................................................................... xv
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xvi
LISTA DE ANEXOS .................................................................................................. xviii
RESUMEN .................................................................................................................... xix
ABSTRACT ................................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES ..................................................................................................... 2
1.1. Sector Económico de Servicios .......................................................................... 2
1.2. Antecedentes históricos de la Contabilidad y Auditoría .................................... 6
1.3. Los Servicios de Contabilidad y Auditoría ...................................................... 11
1.4. Servicios de Auditoria en el Ecuador ............................................................... 13
1.5. Antecedentes TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA. ............ 18
1.5.1. Nexia International ........................................................................................... 18
1.5.2. TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS ........................................................ 19
1.5.3. Reseña Histórica ............................................................................................... 19
1.5.4. Ubicación.......................................................................................................... 21
1.5.5. Constitución de la Empresa .............................................................................. 21
1.5.6. Capital Social ................................................................................................... 22
1.5.7. Actividad Económica: Servicios Ofertados ..................................................... 23
1.5.8. Cultura Organizacional..................................................................................... 23
1.5.9. Identificación del Problema.............................................................................. 25
1.5.10. Organigramas ................................................................................................... 27
xii
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ORGANIZACIONAL ........................................ 48
2.1. Análisis Legal de la Empresa ........................................................................... 49
2.1.1. De la Compañía de Responsabilidad Limitada ................................................ 49
2.1.2. Procedimiento de Registro de una Compañía de Responsabilidad Limitada ... 51
2.1.3. Objeto Social de la Compañía de Responsabilidad Limitada .......................... 54
2.2. Obligaciones con Organismos Públicos de control .......................................... 54
2.2.1. Base Legal ........................................................................................................ 54
2.2.2. Servicio de Rentas Internas - SRI..................................................................... 55
2.2.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social – IESS. .......................................... 57
2.2.4. Ministerio del Trabajo ...................................................................................... 58
2.2.5. Superintendencia de Compañías ...................................................................... 59
2.3. Diagnóstico Situacional .................................................................................... 61
2.3.1. Análisis Externo - Análisis FODA ................................................................... 62
2.3.2. Análisis Interno ................................................................................................ 72
2.3.3. Aplicación de los Instrumentos de Investigación ............................................. 74
2.3.4. Análisis de resultados obtenidos de la aplicación de instrumentos de
investigación ..................................................................................................... 74
2.3.5. Diagnóstico Situacional FODA ........................................................................ 90
2.3.6. Matriz FODA ................................................................................................... 93
2.3.7. Matriz de Estrategias FODA ............................................................................ 94
3. MARCO REFERENCIAL ......................................................................................... 95
3.1. Marco Teórico .................................................................................................. 95
3.1.1. Introducción...................................................................................................... 95
3.1.2. El Mejoramiento Continuo ............................................................................... 96
3.1.3. La estrategia empresarial .................................................................................. 97
3.1.4. La Planificación Estratégica ............................................................................. 98
3.1.5. Estructura Organizacional ................................................................................ 99
3.1.6. Los Organigramas .......................................................................................... 110
3.1.7. Diagramas de Flujo ........................................................................................ 116
3.1.8. Sistemas de Gestión........................................................................................ 119
3.1.9. Sistema de Gestión Administrativa ................................................................ 124
3.2. MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 133
xiii
3.2.1. Mejoramiento Continuo ................................................................................. 133
3.2.2. Proceso Administrativo .................................................................................. 133
3.2.3. Procedimiento Administrativo ....................................................................... 133
3.2.4. Estrategia ........................................................................................................ 133
3.2.5. Estructura Organizacional .............................................................................. 134
3.2.6. Organigramas ................................................................................................. 134
3.2.7. Actividades Administrativas .......................................................................... 134
3.2.8. Operaciones Administrativas ......................................................................... 134
3.2.9. Políticas Administrativas ................................................................................ 134
3.2.10. Sistema ........................................................................................................... 134
3.2.11. Gestión............................................................................................................ 135
3.2.12. Manuales Administrativos .............................................................................. 135
4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA LA EMPRESA TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA. .................................................... 136
4.1. Alcance de la Propuesta ................................................................................. 136
4.2. Levantamiento de la Información................................................................... 137
4.2.1. Políticas de Calidad ........................................................................................ 137
4.2.2. Principios y Valores Corporativos ................................................................. 137
4.2.3. Organigramas y Estructura Organizacional ................................................... 137
4.2.4. Información Financiera .................................................................................. 138
4.3. Manual Contable del Plan de Cuentas. ........................................................... 140
4.3.1. Efectivo y equivalentes de efectivo ................................................................ 140
4.3.2. Cuentas y Documentos por Cobrar ................................................................ 142
4.3.3. Propiedad Planta y Equipo ............................................................................. 146
4.3.4. Depreciación Acumulada ............................................................................... 151
4.3.5. Cuentas y Documentos por Pagar .................................................................. 153
4.3.6. Obligaciones con Empleados ......................................................................... 156
4.3.7. Patrimonio ...................................................................................................... 158
4.3.8. Ingresos .......................................................................................................... 161
4.3.9. Costos y Gastos .............................................................................................. 164
4.4. Procedimientos Contables-Administrativos ................................................... 167
xiv
4.4.1. Procedimientos Contables: ............................................................................. 168
4.4.2. Procedimientos Administrativos: ................................................................... 170
4.5. Propuesta de Mejoramiento ............................................................................ 171
4.5.1. Planificación Estratégica ................................................................................ 171
4.5.2. Valores y Principios Corporativos ................................................................. 171
4.5.3. Políticas Empresariales................................................................................... 174
4.5.4. Organización estructural................................................................................. 176
4.5.5. Organigrama con Enfoque de Equipos ........................................................... 177
4.5.6. Cadena de Valor de Porter .............................................................................. 178
4.6. Propuesta de Instructivo de Plan de Cuentas.................................................. 180
4.7. Diagramas de Flujo de los Procesos Administrativos Contables ................... 198
4.7.1. Manejo de Caja Chica .................................................................................... 199
4.7.2. Conciliación Bancaria .................................................................................... 203
4.7.3. Compras Suministros - Proveedores .............................................................. 207
4.7.4. Prestación de Servicios - Cuentas por Cobrar ................................................ 211
4.7.5. Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal ................................... 215
4.7.6. Formación y Capacitación .............................................................................. 220
4.8. Gestión Financiera .......................................................................................... 225
4.8.1. Estado de Situación Financiera ...................................................................... 225
4.8.2. Estado de Resultados ...................................................................................... 227
4.8.3. Análisis Financiero ......................................................................................... 228
4.8.4. Indicadores Financieros .................................................................................. 232
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 236
Conclusiones ................................................................................................................. 236
Recomendaciones ......................................................................................................... 237
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 238
ANEXO ........................................................................................................................ 245
xv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Actividades Económicas agrupadas según el tipo de Compañía......................... 3
Tabla 2 Beneficiarios interesados en los Resultados de la Contabilidad ....................... 12
Tabla 3 Cronograma de Adopción de NIIF´S en el Ecuador. ........................................ 14
Tabla 4 Sujetos obligados a contar con Auditoría Externa. ........................................... 16
Tabla 5 Participación en el Mercado Ecuatoriano de la Auditoría y Consultorías......... 18
Tabla 6 Capital Suscrito y Pagado. ................................................................................ 23
Tabla 7 Características de la Compañía de Responsabilidad Limitada. ......................... 50
Tabla 8 Información Legal de TC AUDIT CÍA. LTDA. ............................................... 56
Tabla 9 Riesgo País Junio – Julio 2017. ......................................................................... 64
Tabla 10 Inflación Mensual del año 2017. ..................................................................... 66
Tabla 11 Tasa de Desempleo Urbano. ............................................................................ 70
Tabla 12 Tasa de Desempleo Trimestral. ....................................................................... 70
Tabla 13 Matriz de Estrategias FODA ........................................................................... 94
Tabla 14 Especialización Vertical y Horizontal de la Estructura Organizacional ....... 101
Tabla 15 Simbología de Diseño de Diagramas de Flujo .............................................. 117
Tabla 16 Plan de Cuentas. ............................................................................................ 138
Tabla 17 Matriz de Principios y Valores Institucionales. ............................................. 172
Tabla 18 Principios y Valores Corporativos Propuesto de TC AUDIT. ...................... 173
Tabla 19 Estado Situación Financiera TC Audit 2016. ................................................ 226
Tabla 20 Estado de Resultados TC Audit 2016. ........................................................... 227
Tabla 21 Análisis Vertical. Estado de Situación Financiera ........................................ 229
Tabla 22 Análisis Vertical. Estado de Situación Financiera ........................................ 231
Tabla 23 Indicadores de Rentabilidad .......................................................................... 233
Tabla 24 Indicadores de Liquidez ................................................................................ 235
xvi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Línea del Tiempo - Historia de la Contabilidad. ................................................ 8
Figura 2 Línea del Tiempo - Historia de la Auditoria. ................................................... 10
Figura 3 Logo TC AUDIT CÍA LTDA. ......................................................................... 19
Figura 4 Ubicación Geográfica de TC AUDIT CÍA. LTDA. ......................................... 21
Figura 5 Organigrama Estructural de TC AUDIT CÍA LTDA. ..................................... 27
Figura 6 Organigrama Funcional de TC AUDIT CÍA LTDA. ....................................... 28
Figura 7 Diagrama del Proceso de Registro de una Cía. Ltda. ....................................... 53
Figura 8 Logo Servicio de Rentas Internas .................................................................... 55
Figura 9 Logo IESS ........................................................................................................ 57
Figura 10 Logo del Ministerio de Trabajo ..................................................................... 58
Figura 11 Logo Superintendencia de Compañías ........................................................... 59
Figura 12 Diagnóstico Situacional. ................................................................................ 61
Figura 13 Variaciones porcentuales Inter trimestrales del PIB. ..................................... 67
Figura 14 Tasas de Variación del VAB por Industria. ................................................... 68
Figura 15 Tasa de Desempleo Trimestral. ...................................................................... 70
Figura 16 Redes Sociales TC AUDIT. Twitter - Facebook ........................................... 71
Figura 17 Relaciones de los Actores del Ambiente Interno ........................................... 72
Figura 18 Diagnóstico Situacional FODA ..................................................................... 93
Figura 19 Triángulo de Mejoramiento Continuo ............................................................ 97
Figura 20 Niveles Jerárquicos de la Organización ....................................................... 100
Figura 21 Diferenciación e Integración Organizacional ............................................... 100
Figura 22 Estructura Funcional de una Organización. ................................................. 106
Figura 23 Estructura Divisional de una Organización.................................................. 107
Figura 24 Estructura Matricial ...................................................................................... 108
xvii
Figura 25 Estructura de Equipos .................................................................................. 109
Figura 26 Estructura de Redes ...................................................................................... 110
Figura 27 Ejemplo de Organigrama Estructural. .......................................................... 111
Figura 28 Ejemplo de Organigrama Funcional ............................................................ 112
Figura 29 Ejemplo de Organigrama de Posición de Personal. ..................................... 113
Figura 30 Partes interactuantes de un sistema. ............................................................. 119
Figura 31 La Organización como Sistema Abierto interactuante. ............................... 121
Figura 32 Componentes de los Sistemas ...................................................................... 123
Figura 33 Proceso de Retroalimentación en un Sistema .............................................. 124
Figura 34 Desempeño Gerencial, resultados en la Gestión. ......................................... 125
Figura 35 Cuadro de indicadores en función del Valor Mercado................................. 129
Figura 36 Organigrama Estructural propuesto con enfoque en redes. ......................... 177
Figura 37 Cadena de Valor de Porter. .......................................................................... 179
xviii
LISTA DE ANEXOS
Anexo A Cuestionario de Aplicación empleados TC AUDIT CÍA LTDA. ................. 245
xix
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA EMPRESA (TC AUDIT TRUJILLO
& ASOCIADOS CIA. LTDA.) UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO D.M.
RESUMEN
La empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA., fue inscrita en el Registro
Mercantil el 18 de mayo del 2016 en la ciudad de Quito D.M. provincia de Pichincha, y
constituida notarialmente el 12 de mayo de 2016. Esta empresa nace para dar continuidad a
“ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES CÍA. LTDA.–ASTRILEG CÍA LTDA.–”. En la
actualidad la empresa necesita un evaluación administrativa y financiera, como base para un
diagnóstico situacional que sirva para realizar un mejoramiento en su sistema de gestión
administrativo financiero.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA., brinda servicios de Auditoría de las
cuentas financieras y cualquier servicio de Auditoría Externa en General, así como otras
actividades de contabilidad, teneduría de libros, Auditoría, y consultoría fiscal, entre otros
servicios de asesoría profesional en los campos de Leyes, Contabilidad, Economía, Finanzas
y Recursos Humanos. TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA es una empresa
que está posicionada en el mercado, cuyo principal objetivo es crecer y seguir expandiéndose
y brindando servicios de alta calidad generando valor agregado en el desempeño con sus
clientes, así como un mejoramiento continuo en los procesos y procedimientos internos que
conlleven el desarrollo de su actividad económica.
En base a lo señalado con anterioridad, se ha realizado un estudio y evaluación del sistema
administrativo financiero que ha venido manejando la empresa TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CÍA. LTDA, para realizar una propuesta de mejoramiento al mismo. La
incorporación de un mejoramiento en el modelo de gestión administrativo-financiero, permite
diseñar una estructura organizativa y financiera que se ajuste a las necesidades de la empresa
y esta su vez a las áreas y los departamentos con el fin de alcanzar eficiencia, eficacia y
efectividad en la organización.
PALABRAS CLAVE: MEJORAMIENTO CONTINUO / GESTIÓN
ADMINISTRATIVA-FINACIERA / INDICADORES DE GESTIÓN / PROCESOS /
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / CULTURA ORGANIZACIONAL.
xx
PROPOSAL FOR THE IMPROVEMENT OF AN ADMINISTRATIVE-
FINANCIAL MANAGEMENT SYSTEM FOR THE COMPANY (TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.) LOCATED IN THE CITY OF QUITO
D.M.
ABSTRACT
The company TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA., was registered in
the Mercantile Register on May 18, 2016 in the city of Quito D.M. province of Pichincha,
and notarially constituted the 12 of May 2016. This company was born to give continuity
to “ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES CÍA. LTDA.–ASTRILEG CÍA LTDA.–”.
Currently the company needs an administrative and financial evaluation, as a basis for a
situational diagnosis that serves to make an improvement in its financial management
system.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA., provides Audit services for
financial accounts and any External Audit service in General, as well as other accounting,
bookkeeping, Audit, and tax consulting services, among other professional advisory
services in the fields of Law, Accounting, Economics, Finance and Human Resources.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA is a company that is positioned in
the market, whose main objective is to grow and continue to expand and provide high
quality services generating added value in the performance with its customers, as well as
a continuous improvement in internal processes and procedures that entail the
development of your economic activity.
Based on the foregoing, a study and evaluation of the financial administrative system that
the company has been working with has been carried out. TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CÍA. LTDA, to make a proposal for improvement of it. The incorporation
of an improvement in the administrative-financial management model, allows designing
an organizational and financial structure that fits the needs of the company and this in
turn to the areas and departments to achieve efficiency, efficacy and effectiveness in the
organization.
KEYWORDS: CONTINUOUS IMPROVEMENT / ADMINISTRATIVE
MANAGEMENT-FINANCE / MANAGEMENT INDICATORS / PROCESSES /
ORGANIZATIONAL STRUCTURE / ORGANIZATIONAL CULTURE.
Yo, CERTIFICO que esta traducción es fiel copia del original en español.
I CERTIFY that the above is a true and correct translation from the document in Spanish.
31 Enero/January 2017.
Carlos M. Montalvo Jiménez
TRADUCTOR/TRANSLATOR
CI: 1705261632 Cel.: 0992273822
Traducido en “Fast On Line” 0999929248, 022222808
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación se aplicó a la empresa TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CÍA. LTDA., con el objetivo de realizar una propuesta de mejoramiento a su
sistema de gestión administrativo y financiero, este análisis ayuda a la identificación de
puntos vulnerables que son sujetos a mejoramiento, principalmente en cuanto a procesos y
procedimientos administrativos y financieros se refiere, este estudio proporcionará la
información necesaria para proponer mejoras en el sistema de gestión optimizando recursos
y buscando la consecución de objetivos propuestos. A continuación, se presenta un resumen
previo puntual de lo que se encontrará en el desarrollo del presente trabajo:
En primera instancia se describen generalidades del sector servicios de la contabilidad y la
auditoría tanto históricas como actuales, se realiza una descripción de la información general
de la empresa como de su cultura organizacional y su estructura.
Se presenta un análisis situacional detallado de la empresa, considerando su macro-ambiente
y microambiente, se determina un diagnóstico FODA y se desarrollan estrategias de
mejoramiento.
Se muestra contenidos teóricos que servirán de base para la propuesta, se presentan conceptos
de distintos autores que contribuyan a la realización del presente trabajo.
Se define la propuesta de mejoramiento a la gestión administrativo- financiera de la empresa
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA., iniciando por el análisis y
presentación del mejoramiento de su estructura organizacional, cadena de valor, políticas,
procedimientos, flujos de procesos, indicadores de gestión e indicadores financieros que
ayuden a mejorar la gestión de la empresa.
Finalmente, se puntualizan las conclusiones y recomendaciones resultantes del presente
trabajo investigativo, estableciendo parámetros para ser tomados en cuenta por la empresa
para cumplir con sus objetivos de mejoramiento continuo.
2
1. GENERALIDADES
1.1. Sector Económico de Servicios
La sociedad actual se desarrolla alrededor del desempeño de actividades económicas, estás no
son más que procesos productivos que a través del uso de factores de producción se crean
bienes y servicios, para satisfacer las necesidades de los consumidores en una economía y
permite la generación de riqueza dentro de un país. La referida actividad se ha dividido en
sectores económicos: primario, secundario y terciario, éstas, ayudan al desarrollo económico
de un país. (Montoya, 2017).
El crecimiento de las actividades económicas de los sectores productivos, dentro de un periodo
determinado, contribuyen a generar riqueza en un país. De acuerdo con el Reporte de Cuentas
Nacionales del Banco Central del Ecuador, se han agrupado las distintas actividades
económicas que componen el PIB del Ecuador, de la siguiente manera: (Banco Central del
Ecuador, 2017).
✓ Agricultura, silvicultura, pesca
✓ Petróleo y minas
✓ Refinación de Petróleo
✓ Manufactura (excepto refinación de petróleo)
✓ Suministro de electricidad y agua
✓ Construcción
✓ Comercio
✓ Alojamiento y servicios de comida
✓ Transporte
✓ Correo y Comunicaciones
✓ Actividades de servicios financieros
✓ Actividades profesionales, técnicas y administrativas
✓ Enseñanza y Servicios Sociales y de Salud
✓ Administración pública, defensa; planes de seguridad social obligatoria
✓ Servicio doméstico
✓ Otros Servicios
3
Según información publicada en el portal de la Superintendencia de Compañías de las
empresas registradas en la intendencia de la ciudad de Quito, según el tipo de Actividad
Económica y agrupadas según el tipo de Compañía, se resume dicha información en la
siguiente tabla:
Tabla 1 Actividades Económicas agrupadas según el tipo de Compañía.
En: Superintendencia de Compañías.
ACTIVIDAD
ECONOMICA
TIPO DE COMPAÑÍA
TO
TA
L
% Anónima
Economía
Mixta
Responsabilid
ad Limitada
Sucursal
Extranjera
Agricultura, ganadería,
silvicultura y pesca. 9 0 7 0 16 5%
Explotación de minas y
canteras. 5 0 0 0 5 1.5%
Industrias
manufactureras. 15 0 18 2 35 11%
Suministro de
electricidad, gas, vapor y
aire acondicionado.
1 0 1 0 2 0.6%
Distribución de agua;
alcantarillado, gestión de
desechos y saneamiento.
1 0 0 0 1 0.5%
Construcción. 15 0 6 0 21 7%
Comercio al por mayor y
al por menor; reparación
de vehículos automotores
y motocicletas.
33 0 30 0 63 20%
Transporte y
almacenamiento. 20 0 6 1 27 8%
Actividades de
alojamiento y de servicio
de comidas.
5 0 9 0 14 4%
Información y
comunicación. 15 0 8 2 25 8%
Actividades financieras y
de seguros. 7 0 1 0 8 2%
Actividades inmobiliarias. 4 0 2 0 6 2%
4
ACTIVIDAD
ECONOMICA
TIPO DE COMPAÑÍA
TO
TA
L
% Anónima
Economía
Mixta
Responsabilid
ad Limitada
Sucursal
Extranjera
Actividades profesionales,
científicas y técnicas. 21 1 26 0 48 15%
Actividades de servicios
administrativos y de
apoyo.
8 0 17 0 25 8%
Enseñanza. 4 0 6 0 10 3%
Actividades de atención de
la salud humana y de
asistencia social.
7 0 2 0 9 3%
Artes, entretenimiento y
recreación. 1 0 1 0 2 1%
Otras actividades de
servicios. 1 0 0 0 1 0.4%
TOTAL 172 1 140 5 318
La Tabla 1, refleja que un 62% de empresas registradas en la ciudad de Quito, por la
Superintendencia de Compañías, se dedican a actividades correspondientes al sector terciario
de la economía, que corresponde al Sector de Servicios. Cifra que nos indica la
preponderancia y el desarrollo dentro de la economía, del Sector de los Servicios.
Los países desarrollados se caracterizan por el despunte, del sector terciario de la economía.
El sector servicios está integrado por diversas y muy variadas ramas, todas ellas incluyen
actividades que no producen en sí, un producto, sin embargo, son necesarias para el
funcionamiento de la economía. La principal característica de los servicios está en su naturaleza
inmaterial e intangible. Dentro de ellos a manera de ejemplo se pueden considerar la atención
que prestan restaurantes, hoteles, turismo, transporte, como también los servicios financieros,
las comunicaciones, los servicios de educación, los servicios profesionales, entre otros.
(Serrano Soria, 2011)
Al observar el desarrollo histórico del sector terciario de la economía, podríamos decir que
muchas de las actividades del sector servicios han existido siempre (transporte, seguridad,
medicina, enseñanza, administración), pero es desde el boom de la revolución industrial a
mediados del siglo XIX cuando se ha producido un cambio representativo, e incrementado
exponencialmente sus operaciones, al punto que muchos trabajadores hoy en día, no producen
bienes materiales, sino que una gran mayoría de ellos trabajan en actividades relacionadas con
5
el sector servicios. Pero, los servicios, tienen muchas más dimensiones que la producción de
bienes, la característica y heterogeneidad de los servicios supone que éstos sean más difíciles
de clasificar que los productos tangibles. Se han seguido diferentes criterios de clasificación
con relación a la naturaleza del servicio, al sector de actividad, a la función que desempeñan o
al comportamiento del consumidor. (Vera & Vera, 2015)
Hoy en día es de gran trascendencia adaptarse a este mundo tecnológico e informático, en el
cual convergen cambios continuos, las empresas de servicios ocupan un lugar fundamental
de la economía nacional en nuestro país y en los demás países del mundo entero. Este sector
ha tenido un crecimiento prolongado en los últimos años, siendo uno de los componentes
más dinámicos de la estructura productiva.
Las compañías que buscan conseguir mejores resultados y volverse competitivos en cuanto
a su entorno, buscan permanentemente el mejoramiento de los procesos: la organización,
dirección y control de estos, de manera que estos resulten eficaces, eficientes y efectivos.
El sector servicios, es el más dinámico del comercio mundial (en especial en el segmento de
servicios profesionales). Los servicios empresariales administrativos se han convertido, en
servicios muy necesarios para el crecimiento de las organizaciones, esto ha tenido lugar
preponderante por el desarrollo tecnológico y la participación de Sistemas y Tecnologías de
la Información en las distintas áreas de las empresas, este proceso innovador vuelve a la
información, un capital clave para el desarrollo, y hace a las empresas cada vez más
profesionales y competitivas.
En la actualidad se vive en la era de la información digital, la información resulta ser uno de
los recursos de mayor utilidad que toda empresa necesariamente debe manejar. El manejo de
dicha información debe estar normado bajo procesos y procedimientos, siendo uno de sus
principales objetivos justamente el mejoramiento continuo de sus sistemas administrativos.
Se busca continuamente el crecimiento y desarrollo administrativo y financiero, en cuanto a
su organización, ya que, estableciendo en las empresas una cultura organizativa, les impulsa
a posicionarse sólidamente en el mercado y a obtener una alta rentabilidad que le asegure
beneficios futuros, y es que lo propio de cualquier negocio es precisamente crecer y
expandirse.
6
Muchas de las actividades en el sector servicios, en cuanto a servicios profesionales, se
desarrollan alrededor de la contabilidad y la auditoria, la administración y las finanzas,
convirtiéndose en servicios muy demandados que se encuentran ofertados en el mercado.
Estos aspectos del plano empresarial no son temas aislados, sino que están mutuamente
relacionados; las ciencias empresariales: la economía, la administración, las finanzas; son
todos elementos relacionados e integradores entre sí, que han surgido con auge gracias a la
aparición de los negocios y la necesidad de que estos prosperen.
1.2. Antecedentes históricos de la Contabilidad y Auditoría
La contabilidad nació como resultado del crecimiento y expansión del mercantilismo,
aunque, existen datos más antiguos de su incipiente origen, se desarrolla con la necesidad de
mantener cierto registro de ingresos y gastos a fin de determinar los resultados de las
actividades económicas de los comerciantes, ya que uno de los principales objetivos de la
contabilidad es el de llevar el control y el registro de las operaciones comerciales realizadas.
A continuación, se presenta una línea del tiempo con los principales hitos de la historia de la
contabilidad:
La civilización egipcia y Mesopotámica:
Tenía normas y códigos de comercio,
registraban los patrimonios del estado y los
de las grandes familias, como una forma de
control.
Grecia:
En los templos Helénicos, existía un tesoro
con óbolos del pueblo y del estado, se ha
hallado documentación contable en el templo
de Delfos.
7
Roma:
Todo jefe de familia asentaba diariamente
sus ingresos y gastos, y mensualmente los
transcribían y evaluaban los resultados.
Edad Media:
Con el nacimiento de mercados locales se
generaron también el nacimiento de
controles fronterizos o aduanas, los cuales
vigilaban el tránsito de mercancías de una
localidad a otra, se trataba de formas
primitivas de contabilidad.
1.494 - Fray Luca Pacioli:
Considerado el padre de la contabilidad
moderna, publica su obra: “Summa de
arithmetica, geometría, proportioni et
proportionalita” que es una recopilación de
conocimientos que ayudan a los registros de
actividades comerciales y mercantiles de la
época.
Siglos XVI y XVIII:
Las grandes naciones de Europa Central,
basadas en la monarquía absoluta, hizo del
Estado una especie de enorme empresario
comercial e industrial.
8
Figura 1 Línea del Tiempo - Historia de la Contabilidad.
Revolución Industrial:
A principios del siglo XIX, y la prosperidad de
las empresas privadas de manufactura y
comerciales, se evidenció la necesidad de crear
la función específica de la contabilidad, con los
especialistas adecuados para desarrollarlas.
Época Contemporánea:
Desarrollo del Capitalismo. Según Adam
Smith la riqueza de las naciones era el
beneficio, pero para conocer exactamente este
beneficio era indispensable un control y
registro de operaciones.
El Mercantilismo:
Introdujo dentro del desarrollo comercial la
necesidad de un registro de las operaciones y
de una mejora continua en la administración
de sus recursos.
Nuevo Milenio:
La globalización de Mercados permite el
libre comercio entre las naciones.
Automatización de procesos contables,
implementación de T.I.
9
La contabilidad se constituye esencialmente como una técnica, con principios y reglas
establecidos, que sirve como un instrumento fundamental para la toma de decisiones, ya que
proporciona la información necesaria del resultado de los registros, de los hechos históricos
comerciales de un negocio. El empresario debe manejarse en ámbitos multidisciplinarios
adquiriendo una visión muy diversa, y poder enfrentarse a los desafíos del futuro, para esto
debe manejar muy bien la información histórica que posee.
La auditoría por su parte nace como una necesidad de evaluar los registros y resultados de
operaciones contables en las industrias y que estos fueran correctos. En la Europa
renacentista especialmente en los países de España, Inglaterra, Francia y Holanda las familias
acaudaladas de nobles pedían el servicio de revisores de cuentas para asegurarse de que sus
administradores no realizaran fraudes en los informes que debían presentar, su principal
objetivo era prevenir que no existieran robos de los bienes que eran encomendados a los
administradores, lo ejercían solamente profesionales con especialidad en contabilidad dado
que revisaban minuciosa y sistemáticamente los registros contables de las operaciones.
Siglo XIX:
En el Reino Unido se obligó a ejecutar
auditorías a los resultados financieros y a
los registros contables en las empresas
públicas. En 1559 Isabel I estableció la
responsabilidad formal de la auditoria en el
pago de las Haciendas.
Siglo XIII y principios del siglo XIV:
Documentación asegurar que se auditaban
las operaciones de algunas actividades
privadas y las gestiones de funcionarios
públicos que tenían a su cargo los fondos
del Estado. En1314, existe auditoria del
Ministerio de Hacienda en Inglaterra.
10
Figura 2 Línea del Tiempo - Historia de la Auditoria.
Por: (Sánchez Gómez, 2010)
Revolución Industrial:
Se incrementaron las operaciones comerciales en
las fábricas, se hace indispensable la presencia de
contadores. Se necesita de un auditor que emitiera
un dictamen para evaluar la confiabilidad del
registro y de los resultados financieros presentados.
(Sánchez Gómez, 2008)
Venecia 1851:
Se crea la primera asociación de auditores en se
propicia el desarrollo de la profesión y en Inglaterra
se reconoció a la auditoría como profesión
independiente y al Comisario de Cuentas o auditor.
USA 1917:
Se crea el Instituto Americano de Contadores que
preparó a solicitud de la Comisión Federal de
Comercio un "Memorándum sobre las auditorías de
Balance General", también realizaron auditorias por
disposición de la Comisión de Valores y Bolsa para
empresas que cotizaban en bolsa. (Sánchez, 2008)
1936:
El Instituto como vocero de una profesión que ya
establecida, revisó los folletos previos y emitió de
forma independiente bajo su propia responsabilidad
un folleto titulado: "Examen de Estados Financieros
por Contadores Públicos Independientes".
Nuevo Milenio:
La globalización de Mercados y las nuevas
tecnologías buscan afianzar la confiabilidad de
los negocios. Adelantarse a los cambios y
gestionar los riesgos futuros.
11
Cabe enfatizar que el primer tratado de contabilidad realizado en el año 1494 por Luca
Bartolomeo de Pacioli ofreció la base teórica para el desarrollo de la revisión y la
comprobación de las cuentas en los libros de Contabilidad, por tanto, no se puede concebir
la idea de la Auditoría sin la Contabilidad. Sin embargo, esta revisión se trasladó también a
otras áreas de la empresa comenzando por las áreas administrativas, estableciendo los
principios y bases para el desarrollo de las auditorías, ampliando el campo de acción del
profesional de la auditoría, exigiendo que este no sea solamente especialista en el área
contable y financiera, sino que su labor profesional sirva de asesoría en otras áreas.
La Auditoria surge como resultado de la necesidad de evaluar los registros y resultados
contables y para que los procesos administrativos sean correctos y apropiados, conforme a
un marco normativo referencial, sin embargo, la Auditoria no representa una rama aislada,
sino una disciplina interdependiente con otras muchas, que procura la presentación objetiva
de los resultados evaluados de las empresas que se examinan.
La Contabilidad y la Auditoría, son servicios que actualmente van de la mano, y que
garantizan la confiablidad de la marcha de un negocio. Tener la información adecuada, en el
tiempo adecuado y saber utilizarla, constituye un activo imprescindible en cualquier negocio.
1.3. Los Servicios de Contabilidad y Auditoría
Habitualmente la contabilidad ha sido una herramienta muy necesaria y hasta indispensable
para cualquier negocio por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad que sirve
a los intereses de la empresa, siendo la encargada de identificar, medir, registrar y comunicar
la información económica y financiera a los distintos usuarios, para la toma de decisiones.
“La contabilidad es un sistema integrado de información de la empresa cuyas funciones son:
recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la
organización.” (Alcarria & J., 2011)
El análisis y la interpretación de la información, es ahora, el reto más importante de toda
organización, las actividades de clasificación, registro y resumen tienden a la repetición y la
12
rutina, es por esta razón se debe poner especial énfasis en identificar los riesgos dentro de la
sistematización contable, para que la información obtenida sea la correcta.
La contabilidad ayuda a los gerentes y administradores, a la toma de decisiones, ayudando a
disminuir cada vez más los riesgos existentes y orientando sus funciones de planeación,
dirección y control. Los resultados que arroja la contabilidad son de interés colectivo:
Tabla 2 Beneficiarios interesados en los Resultados de la Contabilidad
BENEFICIARIOS INTERÉS
Para el Estado Porque en base a ellos aplica su poder impositivo,
y el pago pecuniario de tributos y obligaciones
sociales.
Para los accionistas o propietarios
de la empresa
Con el objeto de determinar las ganancias del
capital invertido y para buscar mayores
rendimientos.
Para los empleados Porque a partir de dicha información, pueden
exigir sus derechos y fundamentar sus peticiones
laborales, y poder llegar a acuerdos con sus
patronos.
Para los acreedores e instituciones
financieras
Ya que la información financiera de la empresa
les sirve como base para determinar su capacidad
de pago y la calificación de riesgo como deudor
previo a la autorización de un préstamo.
Es así como la Contabilidad, desempeña un papel importante en la vida económica de un
negocio, cualquiera que sea su naturaleza, ya que proporciona la base para planificar las
actividades del giro normal de la empresa y tomar las decisiones más favorables que deben
basarse en información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y oportuna.
La rama de la Auditoría por su parte busca avalar la fiabilidad de los Estados Financieros, de
tal forma que estos reflejen la realidad económica y financiera de la empresa. Este examen se
lo realiza a través de un equipo de expertos externos e internos, y es uno de los instrumentos
que se impone a una entidad y que le permite destacar la veracidad de su información
financiera, como su posicionamiento en el mercado. (Revista EKOS, 2017)
13
Con este fin la auditoría financiera en la actualidad es una pieza estructural fundamental en
la gestión empresarial a la escala global además el análisis periódico del Estado económico de
una compañía mejora el control interno y permite el crecimiento de la confianza de la cartera
de clientes. En un proceso de profunda observación el auditor que le proporciona los recursos
favorables para emitir un juicio profesional de los registros realizados. Inversionistas,
proveedores, directivos, accionistas y colaboradores en general se verán beneficiados de la
obtención de información clarificada en su medio de trabajo lo cual facilita planes de estrategia
futuros. (Revista EKOS, 2017)
Las empresas, sea cual fuere su actividad, deben contar con planes estratégicos que
les permitan orientar el rumbo institucional que éstas han trazado anticipadamente, para esto
buscan servicios de asesoría tanto en temas contables como administrativos.
La Contabilidad y la Auditoría, como se indicó anteriormente, son servicios profesionales
que van de la mano, y que crecen continuamente, conforme crece la necesidad de
mejoramiento y desarrollo de las empresas, en cuanto sus procesos, sus procedimientos, su
gestión y de la calidad de bienes o servicios ofertados, crece también la demanda de empresas
que ofrezcan servicios profesionales y oportunos de contabilidad y auditoría.
1.4. Servicios de Auditoria en el Ecuador
Las empresas legalmente constituidas en el Ecuador están normadas por la Ley de
Compañías, la cual, se emitió el 5 de noviembre de 1999 por el Congreso Nacional, y en
esencia sigue siendo la misma con 457 artículos, los mismos que algunos han sido reformados
de acuerdo los cambios y actualizaciones del entorno.
La mencionada ley en su artículo 294, señala que el Superintendente de Compañías
determinará mediante resolución los principios contables que se aplicarán obligatoriamente
en la elaboración de los balances de las compañías sujetas a su control. En tal virtud, el 21
de agosto de 2006 con Resolución No. 06.Q.ICI.004 publicada en el Registro Oficial No. 348
del 4 de septiembre del mismo año, el Superintendente de Compañías dispuso la adopción de
las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” y determinó que su aplicación
sea obligatoria por parte de las compañías y entidades sujetas al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías, para el registro, preparación y presentación de estados
financieros a partir del 1 de enero del 2009. Conforme al siguiente cronograma:
14
Tabla 3 Cronograma de Adopción de NIIF´S en el Ecuador.
En: Resolución No. 06.Q.ICI.004.
FECHA DE
APLICACIÓN
TIPO DE COMPAÑÍA PERIODO
TRANSICIÓN
DEBERÁ
ELABORAR Y
PRESENTAR
1 de enero del 2010 Las Compañías y los entes
sujetos y regulados por la
Ley de Mercado de
Valores, así como todas
las compañías que ejercen
actividades de auditoría
externa.
El año 2009 Estados financieros
comparativos con
observancia de las
Normas
Internacionales de
Información
Financiera “NIIF” a
partir del ejercicio
económico del año
2009.
1 de enero del 2011 Las que tengan activos totales iguales o
superiores a US 4’000.000,00 al 31-12-
2007; las Holding o tenedoras de
acciones, que hubieren conformado
grupos empresariales; las compañías de
economía mixta y las que bajo la forma
jurídica de sociedades constituya el
Estado y Entidades del Sector Público;
las sucursales de compañías extranjeras
u otras empresas extranjeras estatales,
paraestatales, privadas o mixtas,
organizadas como personas jurídicas y
las asociaciones que éstas formen y que
ejerzan sus actividades en el Ecuador.
El año 2010 Estados financieros
comparativos con
observancia de las
Normas
Internacionales de
Información
Financiera “NIIF” a
partir del ejercicio
económico del año
2010.
15
FECHA DE
APLICACIÓN
TIPO DE COMPAÑÍA PERIODO
TRANSICIÓN
DEBERÁ
ELABORAR Y
PRESENTAR
1 de enero de 2012 Las demás compañías no
consideradas en los dos
grupos anteriores.
El año 2011 Estados financieros
comparativos con
observancia de las
Normas
Internacionales de
Información
Financiera “NIIF” a
partir del ejercicio
económico del año
2011.
La Superintendencia de Compañías, es el ente que establece la normativa, para la realización
de Auditorías y la obligatoriedad de llevar Estados Financieros bajo la aplicación de NIIF’s,
en el Ecuador, ya que es el organismo técnico, con autonomía administrativa y económica,
de vigilar y controlar la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación
de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la
Ley.
La Superintendencia de Compañías Valores y Seguros emitió una reforma al Reglamento
sobre Auditorías Externas el 21 de septiembre de 2016 con Resolución N° SCVS-INC-
DNCDN 2016-001, esto de conformidad con el artículo 318 de la Ley de Compañías, que
establece que:
Las compañías nacionales y las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras
organizadas como personas jurídicas, y las asociaciones que éstas formen cuyos activos
excedan del monto que fije por Resolución la Superintendencia de Compañías, deberán contar
con informe anual de auditoría externa sobre sus estados financieros. Tales estados financieros
auditados se presentarán obligatoriamente para solicitar créditos a las instituciones que forman
parte del sistema financiero ecuatoriano, negociar sus acciones y obligaciones en Bolsa,
solicitar los beneficios de las Leyes de Fomento, intervenir en Concursos Públicos de Precios,
de Ofertas y de Licitaciones, suscripción de contratos con el Estado y declaración del impuesto
a la renta.
16
Las personas naturales o jurídicas que ejerzan la auditoría, para fines de esta Ley, deberán ser
calificadas por la Superintendencia de Compañías y constar en el Registro correspondiente que
llevará la Superintendencia, de conformidad con la Resolución que expida.
Este mismo artículo determina que el Superintendente de Compañías dispondrá
excepcionalmente que una compañía con activos inferiores a los establecidos someta sus
estados financieros a auditoría externa, cuando existan dudas fundadas sobre su realidad
financiera, a base de un informe previo de inspección que justifique tal auditoría o a solicitud
de los comisarios de la compañía.
La resolución determina los sujetos obligados a contar Auditores Externos con informe anual,
de acuerdo con el monto de sus activos, conforme se refleja en la siguiente tabla:
Tabla 4 Sujetos obligados a contar con Auditoría Externa.
En: Resolución SCVS-INC-DNCDN 2016 001.
TIPO DE COMPAÑÍAS MONTO QUE EXCEDA SUS
ACTIVOS
Las compañías nacionales de economía mixta y
anónimas con participación de personas jurídicas de
derecho público o de derecho privado con finalidad
social o pública.
Cien mil dólares de los Estados
Unidos de América (US$
100.000,00).
Las sucursales de compañías o empresas extranjeras
organizadas como personas jurídicas que se
hubieran establecido en Ecuador y las asociaciones
que éstas formen entre sí o con compañías
nacionales.
Cien mil dólares de los Estados
Unidos de América (US$
100.000,00).
Las compañías nacionales anónimas, en comandita
por acciones y de responsabilidad limitada,
Quinientos mil dólares de los Estados
Unidos de América (US$
500.000,00).
Las compañías sujetas al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
obligadas a presentar balances consolidados.
-
Las sociedades de interés público definidas en la
reglamentación pertinente.
-
17
Para efectos de la aplicación de la nueva disposición de la Superintendencia de Compañías,
se consideran como activos el monto al que asciende el activo total constante en el estado de
situación financiera, presentado por la Compañía a la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros en el ejercicio económico anterior.
En la Tabla 1 Actividades Económicas agrupadas según el tipo de Compañía, se pudo
apreciar que el porcentaje de participación de las empresas en actividades de servicios es de
un 62%, en la misma tabla se muestra que de ese 62% el 15% corresponde a actividades
profesionales, científicas y técnicas, dentro de las cuales estarían considerados los Servicios
de Contabilidad y Auditoría, es decir que este mercado de servicios está en apertura y que es
representativo dentro del mercado nacional.
Es importante señalar que la auditoría externa dentro de la administración de las empresas
constituye un importante soporte dentro de su área financiera. De modo que, la auditoría
externa debe regirse a procedimientos internos establecidos en cada uno de los departamentos
y manejarse de acuerdo con políticas establecidas, con la finalidad de evaluar la efectividad del
control interno en la empresa y si éstos están planteados para salvaguardar los activos de las
compañías y prevenir los riesgos. (Illicachi & Tituaña, 2013)
La finalidad de la auditoría externa es diseñar estrategias adecuadas para cada empresa para
luego evaluar los factores internos y externos, el mismo que permite obtener resultados de un
riesgo combinado que afectaría a los estados financieros de las empresas. (Illicachi & Tituaña,
2013)
Hoy en día las empresas que se dedican a ofrecer estos servicios deben manejarse en términos
multidisciplinarios y con los más altos estándares de calidad. En el país, la estructura del
mercado de los servicios profesionales de auditoría y consultoría se caracteriza por tener los
siguientes mercados paralelos (Trujillo Calero, 2014):
El primero, está formado por un número de grandes empresas, altamente calificadas,
vinculadas a redes internacionales, que suministran servicios a los grandes clientes nacionales
públicos y privados. Estas empresas denominadas “Big Four” son las siguientes: Deloitte &
Touch, Price Waterhouse, Ernest & Young y KPMG. (Trujillo Calero, 2014)
El segundo, está formado por un gran número de: pequeñas y medianas empresas (PYMES)
de servicios y profesionales independientes, que atienden las necesidades de empresas,
PYMES y los consumidores individuales. (Trujillo Calero, 2014)
Según la Superintendencia de Compañías, la participación en el mercado de la auditoría y
consultoría es la siguiente:
18
Tabla 5 Participación en el Mercado Ecuatoriano de la Auditoría y Consultorías.
Por: Trujillo, M. 2014.
PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO ECUATORIANO DE LA AUDITORÍA Y
CONSULTORÍA
Deloitte 22%
Price Water House 19,15%
Ernest &Young 17,73%
KPMG Peat Marwick 7,12%
TOTAL 66%
Estas Firmas generan el 66% de la facturación por servicios de auditoría y consultoría. El
44% del ingreso total por estos servicios fue generado por las otras 914 empresas y personas
registradas como auditores externos en la Superintendencia de Compañías. (Trujillo Calero,
2014)
Se puede apreciar que la demanda de los Servicios de Auditoria en nuestro país ha sido
progresiva en los últimos años, y va en aumento debido a que la necesidad de desarrollo de
las empresas y del mejoramiento de los procesos y de la gestión administrativa en las
organizaciones, en este contexto nace la empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS
CIA. LTDA., la cual es objeto de este estudio del presente trabajo investigativo, el mismo
que busca realizar un diagnóstico situacional que ayude a evaluar los puntos susceptibles a
ser mejorados en cuanto a su gestión administrativa y financiera.
1.5. Antecedentes TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
1.5.1. Nexia International
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., es miembro y representante para
Ecuador de NEXIA INTERNATIONAL, la Novena Firma más importante a nivel mundial.
NEXIA INTERNACIONAL es una red mundial de auditores independientes y firmas de
consultoría con 600 oficinas disgregadas en más de 180 países, ubicándose la sede principal
en la ciudad de Londres.
NEXIA INTERNACIONAL busca ofrecer a todos los clientes de las firmas Miembros el
más alto grado de asesoramiento profesional personalizado, y cumplir sus expectativas de
19
calidad y efectividad por parte de los asesores, auditores, consultores. NEXIA asegura la
calidad de sus firmas miembros mediante la realización periódica de Revisiones de Control
de Calidad. Adicionalmente, todas las firmas miembros deben pertenecer a organizaciones
de control en su respectivo país.
Esta red mundial de Firmas ayuda a diferente tipo de clientes que requieren un enfoque
Internacional para sus negocios, su trabajo se orienta hacia una atención profesional de la más
alta calidad en cualquier parte del mundo, así como también, permite acceder a información y
asesoría internacional. (Astrileg, 2012)
1.5.2. TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS
Figura 3 Logo TC AUDIT CÍA LTDA.
En: Astrileg
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CIA. LTDA., está conformada por profesionales
con vasta experiencia y conocimiento, idóneos para brindar servicios de alta calidad en
auditoría y aseguramiento, área tributaria y asesoría gerencial.
Para asegurar que sus servicios sean de alta calidad, se realizan continuas innovaciones y
capacitaciones enfocadas hacia la investigación y permanente actualización de
conocimientos aplicados en el desarrollo de metodologías de los productos y servicios que
ofertan.
1.5.3. Reseña Histórica
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA nace para darle continuidad a
ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES CIA. LTDA.- ésta última, se constituyó como una
firma ecuatoriana calificada de Contadores Públicos, creada el 3 de septiembre de 1998 bajo
20
el control de la Superintendencia de Compañías del Ecuador, con el Registro Nacional de
Auditores es No. 341, y operó normalmente en actividades de prestación de servicios de
asesoría profesional en los campos de Leyes, Auditoría, Contabilidad, Economía, Finanzas,
Recursos Humanos y Sistemas, así como la prestación de servicios de Auditoría Externa.
Desde el año 2001 hasta el año 2007 ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES CIA. LTDA.,
tuvo representación internacional de SC INTERNATIONAL, y en el año 2008 pasó a formar
parte de NEXIA INTERNATIONAL una Asociación Mundial de Firmas Independientes de
Auditores y Consultores, esta representación se da gracias a una membresía que se paga
anualmente al grupo de NEXIA INTERNACIONAL.
En el año 2016, el día 12 de mayo de 2016 mediante escritura pública en la Notaría Segunda
del cantón de San Francisco de Quito Distrito Metropolitano, capital de la República del
Ecuador se realiza la creación de una nueva empresa con una subrogación patronal.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA fue creada con la participación de 2
socios conforme al acta de constitución la Dra. Cristina Trujillo y la Dra. Inés María Trujillo,
domiciliadas en la ciudad de Quito, hábiles para contratar y obligarse, libre y
voluntariamente, constituyen esta compañía de Responsabilidad Limitada, organizada de
conformidad con las leyes vigentes de la República del Ecuador y regidas por estipulaciones
estatutarias.
El RUC de la empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., es el
1792682053001, fue inscrito en el Servicio de Rentas Internas, el 21 de junio del 2016 cuya
actividad económica principal registrada es: ACTIVIDADES DE PREPARACIÓN O
AUDITORIA DE LAS CUENTAS FINANCIERAS Y EXAMEN Y CERTIFICACIÓN DE
CUENTAS. Se obtiene el nuevo Registro Nacional de Auditores N°1038 con su respectiva
inscripción y validación en la Superintendencia de Compañías. Esta empresa nace para dar
continuidad a ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES - TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA., este cambio responde a deseo de mejoramiento de los servicios
ofertados con miramientos a requerimientos legales, así como de la actualización del Plan
Estratégico para posicionar más firmemente la compañía, su objetivo primordial es el mejorar
los estándares de calidad y especializar los servicios de auditoría que se ofrecían, buscando
21
afianzarse en el mercado. Los trámites legales de continuidad de la membresía con NEXIA
INTERNATIONAL están en curso, sin embargo, continúa teniendo la representación y todos
los efectos de la representación.
1.5.4. Ubicación
Matriz Quito:
Gregorio Bobadilla N36-125 y Naciones Unidas
PBX:
(593 2) 2452 636) | 2439 012 | 2439 040
Email:
Sucursal Guayaquil:
José Falconí Mz. 207 Villa 7 y Eleodoro Arboleda,
Kennedy Norte
PBX:
(593 4) 2291 195 | 2280 119
1.5.5. Constitución de la Empresa
La constitución de la compañía TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CIA. LTDA., se
realizó mediante Escritura Pública N°20161701002P2550 en la Notaría Segunda del cantón
Quito, siendo la Dra. Paola Delgado quien notariza este acto constituyente. En el acta de
constitución se estipulan lo siguiente:
La empresa tendrá un plazo de duración de 50 años, contados desde la fecha de inscripción
de la escritura de fundación en el registro mercantil, es decir hasta mayo de 2066, este plazo
podrá prorrogarse por otros periodos de igual o menor duración por resolución adoptada por
la Junta General de Socios.
Podrá ser disuelta o dispuesta a la liquidación antes de la expiración del plazo original de los
de prórroga por resolución adoptada por la Junta General de Socios.
Figura 4 Ubicación Geográfica de TC
AUDIT CÍA. LTDA.
22
La compañía es de nacionalidad ecuatoriana y su domicilio principal se establece en la ciudad
de Quito. Por decisión de la Junta General de socios se puede constituir sucursales, agencias,
delegaciones o representaciones en cualquier lugar del país o del exterior.
Para el cumplimiento de su labor, la compañía podrá realizar actividades de
comercialización, exportación de servicios, investigación y desarrollo, promoción,
capacitación y asesoramiento pudiendo celebrar toda clase de actos y contratos, limitándose
a contratos de comisión, asociación de cuentas en participación o consorcio de actividades
con personas jurídicas nacionales y extranjeras para la realización de una actividad
determinada; podrá también adquirir para sí acciones participaciones o derechos de las
compañías existentes o promover la constitución de nuevas compañías participando como
parte en el contrato de creación o fusionándose con otra cuya actividad sea similar o
complementaria a la suya; o a su vez transformándose en una compañía distinta conforme a
lo que dispone la ley; actuar como mandante de personas naturales o jurídicas; ejercer la
representación de las empresas nacionales extranjeras en líneas afines a su objeto social; abrir
toda clase de cuentas corrientes sean estas comerciales o bancarias, aclarando que no podrá
efectuará actividades de las instituciones financieras del mercado de valores.
En general podrá celebrar toda clase de actos y contratos permitidos por la ley, siempre que
éstas se relacionen con su objeto social.
1.5.6. Capital Social
Capital Social es de CINCO MI 00/100 ($5.000,00) DÓLARES DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMÉRICA, dividido en 5.000 participaciones sociales de UN 00/100 ($1,00)
DÓLAR DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, cada una.
La compañía entregará a cada socio un certificado de aportación, el cual se expresará
necesariamente su carácter de no negociable y el número de participaciones que por su aporte
le corresponden. El mismo que se encuentra pagado en un 50% de acuerdo con el siguiente
detalle:
23
Tabla 6 Capital Suscrito y Pagado.
SOCIO % DE
PARTICIPACIÓN
VALOR
SUSCRITO
VALOR
PAGADO
NÚMERO DE
PARTICIPACIONES
Socio 1 80% $ 4.000,00 $ 2.000,00 4.000
Socio 2 20% $ 1.000,00 $ 500,00 1.000
TOTALES 100% $ 5.000,00 $ 2.500,00 5.000
Los socios constituyentes declaran, que depositarán el Capital Pagado de la Compañía en una
Institución Bancaria legalmente constituida en Ecuador, una vez inscrita la empresa en el
Registro Mercantil, el valor del capital pendiente será cancelado por los socios en el plazo de
un año.
1.5.7. Actividad Económica: Servicios Ofertados
La compañía tendrá como objeto lo siguiente:
a) Actividades de Auditoría de las cuentas financieras y exámenes certificación de
cuentas y cualquier servicio de Auditoría Externa en General.
b) Otras actividades de contabilidad, teneduría de libros, Auditoría, así como consultoría
fiscal.
c) Presentación de servicio de asesoría profesional en los campos de Leyes, Auditoría,
Contabilidad, Economía, Finanzas y Recursos Humanos.
1.5.8. Cultura Organizacional
Conforme a lo establecido actualmente en el Plan Estratégico de la compañía, se ha
determinado los siguientes elementos de la cultura organizacional:
1.5.8.1. Misión
“Proporcionar servicios de alta calidad en auditoría, impuestos y asesoría gerencial con
profesionalismo y compromiso”
24
1.5.8.2. Visión
“Liderar el mercado nacional de la Auditoria, Impuestos y Asesoría.”
1.5.8.3. Objetivo General
Satisfacer plenamente los requerimientos y expectativas de los clientes internos y recurso
humano interno mediante un firme compromiso en todas sus actividades determinadas
claramente en la misión y la visión.
1.5.8.4. Políticas de Calidad
✓ Mantener la comunicación permanente con los clientes, medir su nivel de satisfacción
y generar relaciones confiables a largo plazo que aseguren competitividad y
rentabilidad al negocio.
✓ Motivar, capacitar, evaluar y promover en forma permanente al recurso humano.
✓ Implementar, mejorar, difundir y garantizar la aplicación de nuestras políticas de
calidad para obtener productos y servicios de excelencia.
✓ Promover el compromiso de desarrollar nuestras actividades enfocadas en la
seguridad, la salud de las personas y protección del medio ambiente.
1.5.8.5. Principios y Valores Corporativos
Su trabajo está enmarcado en principios y valores de ética profesional, que aplican a todas
las áreas y personal de la Firma. Soluciones integrales, actitud y calidad de servicio,
cimentado en un trabajo en equipo, cuya meta es que se logre como resultado, clientes
satisfechos que vean a quienes trabajan en la firma como sus asesores estratégicos de
negocios.
• Integridad
• Confidencialidad
• Independencia
• Compromiso
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• Trabajo en equipo
• Excelencia
1.5.9. Identificación del Problema
La empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., fue inscrita en el Registro
Mercantil el 18 de mayo del 2016 en la ciudad de Quito D.M. provincia de Pichincha, esta
empresa nace para dar continuidad a “ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES CIA.
LTDA.”, que era una empresa de dedicada a la prestación de servicios de Asesoría
Profesional en los campos de Leyes, Auditoría, Contabilidad, Economía, Finanzas, Recursos
Humanos y Sistemas, así como la prestación de servicios de Auditoría Externa. La referida
compañía se formó como una compañía ecuatoriana calificada, de Contadores Públicos, en
1998
“Regida bajo el control de la Superintendencia de Compañías del Ecuador, con Registro
Nacional de Auditores No. 341.” (Trujillo Calero, 2014)
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., toma la posta de la antes mencionada
compañía ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES - ASTRILEG - CIA. LTDA., la cual
entró en un proceso de liquidación, realizando una subrogación patronal para que los
empleados mantengan sus mismas condiciones laborales en la nueva empresa naciente. Esta
nueva empresa familiar de los hermanos Trujillo Calero, puesta en marcha bajo la dirección
de la Dra. Cristina Trujillo, buscó identificar la empresa familiar con su razón social.
Además, conforme a la nueva normativa de la Superintendencia de Compañías Valores y
Seguros que emitió una reforma al Reglamento sobre Auditorías Externas el 21 de septiembre
de 2016 con Resolución N° SCVS-INC-DNCDN 2016-001 establece en su artículo 22,
Sección IV del Retiro y la Suspensión de la Calificación, los causales del retiro definitivo de
la calificación de auditores externos en el literal f) en donde señala que será un causal de
suspensión el desempeñar, directa o indirectamente, bajo cualquier título, las funciones de
asesor, consultor, abogado, patrocinador o procurador judicial de las compañías nacionales
y sucursales de compañías y empresas extranjeras en general, y ya que la razón social
ASESORES TRIBUTARIOS LEGALES - ASTRILEG CIA. LTDA., puede prestarse a
26
ambigüedades y malas interpretaciones, se busca con el nacimiento de la nueva compañía
(TC AUDIT CIA. LTDA.) y liquidación de la mencionada, efectuar un cambio de razón
social, sin perjuicio de las partes de interés implicadas, conservando sus empleados y su
antigüedad, los clientes a quienes se brinda servicios, y los proveedores que suministran los
requerimientos.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., conserva en inicio, los mismos
principios administrativos y el mismo Plan Estratégico su antecesora ASTRILEG CÍA. LTDA.,
sin embargo, fue creada con el objetivo de mejorar los estándares de calidad en el servicio y
afianzarse en el mercado, especializándose en la rama de la Auditoría Externa y servicio de
Asesorías en 3 ramas principales (TC Audit, 2016):
• Auditoría y Aseguramiento
• Área Tributaria
• Asesoría Gerencial
Este es el punto de referencia y de partida para el desarrollo del presente trabajo investigativo,
con el fin de mejorar el Sistema Administrativo-Financiero con el que hasta aquí se ha venido
trabajando en la empresa, mediante su actualización y adaptación a las necesidades de la
nueva empresa constituida TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA, evaluando
sus principios administrativos y el Plan Estratégico, los procesos y procedimientos y
estableciendo los puntos necesarios para mejorar la gestión administrativa y financiera.
27
1.5.10. Organigramas
1.5.10.1. Organigrama Estructural
1.
Figura 5 Organigrama Estructural de TC AUDIT CÍA LTDA.
En: TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
GERENCIA GENERAL
PRESIDENCIA
ÁREA DE AUDITORÍA Y ASEGURAMIENTO
SERVICIOS DE AUDITORÍA
CERTIFICACIÓN DE GASTOS
ÁREA DE SERVICIOS CONTABLES
OUTSORCINGCONTABLE
NIIF´S
ASESORÍA GERENCIAL INTEGRAL
IMPUESTOS DIRECTOS
DUE DILLIGENCE
ÁREA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
CONTABILIDAD GENERAL
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
SERVICIOS VARIOS
Asistente de Gerencia
28
1.5.10.2. Organigrama Funcional
2.
Figura 6 Organigrama Funcional de TC AUDIT CÍA LTDA.
En: TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
GERENCIA GENERAL
PRESIDENCIA
ÁREA DE AUDITORÍA Y ASEGURAMIENTO
GERENTE DE AUDITORÍA
SUPERVISOR
SENIOR O ENCARGADO
ASISTENTE
ÁREA DE SERVICIOS CONTABLES
GERENTE DE SERVICIOS
CONTABLES
AUDITOR
ASISTENTE
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
GERENTEADMINISTRATIVA
FINANCIERA
SECRETARIA GENERAL
ASISTENTE CONTABLE
RECURSOS HUMANOS
ENCARGADO DE SISTEMAS
PERSONAL DE APOYO
Asistente de Gerencia
29
1.5.10.3. Gerencia General
GERENCIA GENERAL
NOMBRE DEL PUESTO: Gerente General
ÁREA: Gerencia General
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Junta General de Socios
Objetivo del Puesto
Representación Legal de la Compañía. Cumplir y hacer cumplir la Ley, Estatutos Sociales y
Resoluciones de la Junta General; obligar a la Compañía y ejecutar a su nombre todo acto,
contrato o gestión permitidos por la Ley de los Estatutos Sociales, designar y remover al
personal de la Compañía, contratar a los empleados y trabajadores, afijar sus remuneraciones
y resolver sobre la terminación de tales contratos, sujetándose en todo caso a la Ley.
Funciones
✓ Representante legal de la empresa.
✓ Planear, dirigir y controlar las actividades de la empresa.
✓ Fijar las políticas operativas, administrativas y de calidad de la empresa.
✓ Proveer de contactos y relaciones empresariales a la organización.
✓ Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
✓ Mantener contacto continuo con clientes y proveedores.
✓ Ejecutar los planes y estrategias determinadas para la empresa.
Responsabilidades
✓ Supervisión del personal.
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas, información confidencial.
30
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Doctorado en Finanzas y Auditoria CPA
ASISTENTE DE GERENCIA
NOMBRE DEL PUESTO: Asistente de Gerencia
ÁREA: Gerencia General
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente General
Objetivo del Puesto
Apoyar a la Gerencia General en todas las actividades relacionadas del área, colaborar para
el cumplimiento de los objetivos.
Funciones
✓ Visita a clientes, y manejo de cartera de clientes.
✓ Trato directo con el cliente.
✓ Recuperación y manejo de cartera, apoyo en actividades de administración.
✓ Manejo de la cuenta de NEXIA INTERNATIONAL.
✓ Comunicación interactiva con socios a nivel mundial.
✓ Manejo de correspondencia, requerimientos y comunicados en idioma nativo, inglés,
portugués e italiano.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas e información confidencial.
31
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Egresados o titulados en Ingeniería en Finanzas y
Auditoría CPA.
Egresados o titulados en Administración de Empresas
1.5.10.4. Área De Auditoría y Seguimiento
GERENTE DE AUDITORÍA Y ASEGURAMIENTO
NOMBRE DEL PUESTO: Gerente de Auditoría y Aseguramiento
ÁREA: Auditoría y Aseguramiento
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente General
Objetivo del Puesto
Organizar, dirigir, coordinar y supervisar las dependencias a su cargo; promover y proponer
el establecimiento de normas para el control interno; velar porque los bienes de la compañía
auditada tengan un adecuado registro y manejo, para protegerlos de la pérdida o uso indebido.
Funciones
✓ Planear, dirigir y controlar las actividades para los auditores encargados.
✓ Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas del
departamento.
✓ Mantener contacto continuo con clientes.
✓ Detectar y satisfacer las necesidades de los clientes.
✓ Supervisión y revisión de la elaboración de las cartas de gerencia
✓ Supervisión y revisión de la elaboración de los informes de auditoría.
✓ Planeación y control de las asignaciones de los auditores encargados y asistentes de
auditoría.
32
✓ Supervisión y revisión de la elaboración de informes de cumplimiento tributario.
✓ Asesoría constante a clientes antes, durante y después de la prestación de servicios.
✓ Mantener reuniones periódicas con los auditores encargados y asistentes de auditoría.
|Responsabilidades
✓ Supervisión del personal.
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Doctorado en Finanzas y Auditoria CPA.
AUDITOR ENCARGADO
NOMBRE DEL PUESTO: Auditor Encargado
ÁREA: Auditoría y Aseguramiento
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente de Auditoría y Aseguramiento
Objetivo del Puesto
Evaluar las operaciones financieras, verificando y determinando el cumplimiento de los
procedimientos de acuerdo con las leyes y normas tanto internas como externas.
Funciones
✓ Planificación de Auditoría.
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✓ Obtener toda la información necesaria en el cliente que sea evidencia suficiente para
cumplir con los objetos de auditoría.
✓ Llenar programas de auditoría.
✓ Elaboración de pruebas de auditoría.
✓ Auditoría a los estados financieros.
✓ Definir las cuentas a ser revisadas y definir objetivos alcance.
✓ Analizar las estructuras de funcionamiento.
✓ Evaluación de registros contables e información financiera.
✓ Emitir informes de Auditoría.
✓ Elaboración cartas a gerencia preliminar y final.
✓ Discusión de cartas a la gerencia con los clientes.
✓ Elaboración de informes de cumplimiento tributario.
✓ Asesoría a clientes.
✓ Revisión papeles de trabajo y terminar puntos pendientes de los papales de trabajo.
✓ Sacar respaldos de la información.
✓ Supervisión del trabajo realizado por los asistentes.
✓ Proporcionar ayuda a otras personas.
Responsabilidades
✓ Supervisión del personal.
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Doctorado en Finanzas y Auditoria CPA.
34
ASISTENTE DE AUDITORÍA
NOMBRE DEL PUESTO: Asistente de Auditoría
ÁREA: Auditoría y Aseguramiento
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Auditor Encargado
Objetivo del Puesto
Asistir a los auditores en la ejecución de los trabajos de recopilación, procesamiento y análisis
de información propia de las actividades de auditoría.
Funciones
✓ Asistir al auditor encargado en el desarrollo del trabajo en campo y oficina.
✓ Realización de las actividades determinadas por el auditor encargado.
✓ Recopilación y clasificación de información financiera.
✓ Elaboración de pruebas de auditoría y elaboración de informes de auditoría.
✓ Análisis de la información obtenida.
✓ Comparación y evaluación de la información de auditoría.
✓ Revisión papeles de trabajo.
✓ Terminar puntos pendientes de los papales de trabajo.
✓ Sacar respaldos de la información.
✓ Entregar todos los papeles revisados durante el trabajo de auditoría.
✓ Archivar papeles.
✓ Proporcionar ayuda a otras personas.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
35
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 1 año en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Egresados o titulados en Ingeniería en Finanzas y
Auditoria CPA.
1.5.10.5. Área Tributaria
GERENTE TRIBUTARIO
NOMBRE DEL PUESTO: Gerente Tributario
ÁREA: Tributaria
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente General
Objetivo del Puesto
Asistir y representar a los clientes en inspecciones fiscales; realizar reclamos de pago
indebido o en exceso; y, asesorar tributariamente al cierre de las operaciones y revisión de la
conciliación tributaria.
Funciones
✓ Generación de negocios y reuniones con clientes potenciales.
✓ Planear, dirigir y controlar las actividades para los asistentes y mantener reuniones
periódicas con los mismos.
✓ Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas por
el departamento.
✓ Visitas continuas a los clientes antes, durante y después de la implementación.
✓ Detectar y satisfacer las necesidades de los clientes.
✓ Supervisión y revisión de la matriz de implementación.
✓ Planeación y control de las asignaciones de los asistentes.
✓ Supervisión y revisión de la elaboración de informes de precios de transferencia.
✓ Asesoría constante a clientes.
36
Responsabilidades
✓ Supervisión del personal.
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Doctorado en Finanzas y Auditoria CPA
ASISTENTE TRIBUTARIO
NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Tributario
ÁREA: Tributaria
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Tributario
Objetivo del Puesto
Apoyar a la Gerencia Tributaria en todas las actividades relacionadas del área, colaborar para
el cumplimiento de los objetivos.
Funciones
✓ Asistir al gerente o en el desarrollo del trabajo en campo y oficina.
✓ Realización de las actividades determinadas por el gerente.
✓ Recopilación y clasificación de información proporcionada y obtenida.
✓ Implementación de matrices.
✓ Realización de los informes de precios de transferencias aplicando los lineamientos
de OCDE y análisis de la información obtenida.
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✓ Comparación y evaluación de la información proporcionada con la información
obtenida.
✓ Revisión papeles de trabajo y terminar puntos pendientes de los papales de trabajo.
✓ Sacar respaldos de la información.
✓ Entregar todos los papeles revisados durante la implementación.
✓ Archivar papeles.
✓ Proporcionar ayuda a otras personas.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas y manejo de información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 3 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Egresados o titulados en Ingeniería en Finanzas y
Auditoria CPA
1.5.10.6. Área de Asesoría Gerencial
GERENTE DE CONSULTORÍA
NOMBRE DEL PUESTO: Gerente de Consultoría
ÁREA: Asesoría Gerencial
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente General
Objetivo del Puesto
Brindar una asesoría integral a los clientes de acuerdo con sus requerimientos y necesidades;
planificar de manera adecuada el tiempo de visitas a clientes; y, brindar asesoría laboral
cuando los clientes lo requiera.
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Funciones
✓ Generación de negocios.
✓ Reuniones con clientes potenciales.
✓ Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas por
el departamento.
✓ Visitas continuas a los clientes antes, durante y después de prestado el servicio.
✓ Detectar y satisfacer las necesidades de los clientes.
✓ Planeación y control de las asignaciones de los asistentes.
✓ Asesoría constante a clientes.
✓ Mantener reuniones periódicas con los asistentes.
Responsabilidades
✓ Supervisión del personal.
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Doctorado en Finanzas y Auditoria CPA
ASISTENTE DE CONSULTORÍA
NOMBRE DEL PUESTO: Asistente de Consultoría
ÁREA: Gerencia de Consultoría
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente de Consultoría
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Objetivo del Puesto
Apoyar a la Gerencia de Consultoría en todas las actividades relacionadas del área, colaborar
para el cumplimiento de los objetivos.
Funciones
✓ Trato directo con el cliente.
✓ Manejo de base de datos, sacar respaldos de la información y realización de archivos
físicos y magnéticos.
✓ Apoyo en actividades de administración y reportar novedades al gerente.
✓ Entregar todos los papeles revisados durante la visita a los clientes.
✓ Proporcionar ayuda a otras personas.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 3 años en puestos similares.
CONDICIONES DE TRABAJO: El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Egresados o titulados en Ingeniería en Finanzas y
Auditoría CPA.
Egresados o titulados en Administración de
Empresas
40
1.5.10.7. Área Administrativa Financiera
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
NOMBRE DEL PUESTO: Gerente Administrativo Financiero
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente General
Objetivo del Puesto
Dirigir las actividades del servicio del personal; dar a conocer las políticas y objetivos de la
empresa a los nuevos empleados; mantener al día los expedientes individuales del personal;
dirigir, controlar, coordinar, responder de la administración financiera de conformidad a los
planes y programas establecidos; organizar, implantar y mantener los sistemas y
procedimientos de contabilidad; y, registrar cronológicamente las transacciones efectuadas
por la empresa utilizando los formularios y siguiendo el proceso contable establecido.
Funciones
✓ Manejo de todo lo concerniente la administración, revisión y supervisión a nivel
general de la empresa.
✓ Validar los registros contables que se generen en forma automática.
✓ Manejo de clientes, proveedores, tesorería e impuestos.
✓ Relaciones con todos los organismos de control.
✓ Efectuar los registros contables directos que se produzcan en el Proceso
Administrativo Financiero.
✓ Realizar oportunamente los cierres mensuales y anuales.
✓ Encargado del área Contable de la Compañía.
✓ Organizar, administrar y controlar el registro de las operaciones contables.
✓ Organizar y sustentar las operaciones contables que permitan proporcionar resultados
periódicos o cuando son requeridos
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✓ Cumplir con las obligaciones tributarias y otros requerimientos legales relacionados
al departamento de Contabilidad.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 5 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Doctorado en Finanzas y Auditoria CPA
ASISTENTE CONTABLE
NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Contable
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo Financiero
Objetivo del Puesto
Asistir al Contador en el control y contabilización de las diferentes operaciones financieras,
apoyar a la gerencia en las actividades del área.
Funciones
✓ Recibe, examina, clasifica, y efectúa el registro contable de documentos.
✓ Manejo de facturas y comprobantes de retención.
✓ Control de las transferencias bancarias, coordinación de depósitos.
✓ Contabilidad y administración y supervisión de cartera.
42
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 3 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo requerido.
TITULO: Egresados o titulados en Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA,
o en Administración de Empresas
COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS
NOMBRE DEL PUESTO: Coordinador de Recursos Humanos
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo Financiero
Objetivo del Puesto
Planificar y coordinar actividades relacionadas con la administración y desarrollo de los
recursos humanos y materiales de la institución, proponiendo políticas, objetivos acordes al
desarrollo administrativo.
Funciones
✓ Encargada de los procesos de: reclutamiento, selección y capacitación.
✓ Manejo y control de nómina.
✓ Manejo, control y registro de asistencia.
✓ Elaboración y actualización de carteleras internas.
✓ Elaboración, seguimiento y control de avisos externos.
43
✓ Elaboración de certificados para el personal y proveedores.
✓ Elaboración, manejo y control de documentación relacionada con el Ministerio de
Relaciones Laborales.
✓ Manejo del seguro privado de la empresa.
✓ Entrega y Control de pagos a todo personal: gerentes, administrativos y staff.
✓ Entrega y control de pagos a proveedores.
✓ Facturación en general.
✓ Manejo y control de solicitudes para suministros y equipos, y control de los mismos.
✓ Manejo, control y actualización de archivos.
✓ Recepción, manejo y control de servicio de mantenimiento y reparación equipos de
oficina y edificación.
✓ Atención e información al público en general y tareas a fines.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas, información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 3 años en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Egresados o titulados en Ingeniería en Recursos
Humanos.
Egresados en Administración de Empresas
SECRETARIA EJECUTIVA
NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Administrativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo Financiero
44
Objetivo del Puesto
Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, así como
contestar y efectuar llamadas telefónicas.
Funciones
✓ Atención al cliente y manejo de la central telefónica.
✓ Mantener actualizada la base de datos de las empresas relacionadas con la firma.
✓ Trasmitir comunicaciones entre el cliente y el personal de la empresa.
✓ Llevar registro de correspondencia emitida/recibida.
✓ Envió de fax y entrega de correspondencia.
✓ Ayudar a la recuperación de cartera.
✓ Archivo de documentos.
✓ Llevar y organizar agenda de las gerencias y proporcionar ayuda a otras personas.
Responsabilidades
✓ Materiales, herramientas o equipos.
✓ Dinero, títulos o documentos, relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 1 año en puestos similares.
CONDICIONES DE TRABAJO: El trabajo se desarrolla en una oficina con todo lo
requerido.
TITULO: Secretariado Bilingüe y Comercial
MENSAJERO
NOMBRE DEL PUESTO: Mensajero
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo Financiero
45
Objetivo del Puesto
Apoyar a la administración en el traslado de documentos, colaborar con las diferentes
unidades en el envío de la documentación interna y externa de la firma.
Funciones
✓ Entregar facturas.
✓ Retirar cheques y retenciones.
✓ Realizar pagos.
✓ Entregar y recibir documentación de la empresa.
✓ Colaborar en tareas auxiliares en la oficina.
✓ Rendir informe mensual de las actividades realizadas adjuntando los respaldos.
Responsabilidades
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Información confidencial.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 1 año en puestos similares.
CONDICIONES
DE TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en un ambiente abierto/cerrado utilizando los
medios adecuados para cumplir con sus funciones.
TITULO: Primaria / Bachiller
AUXILIAR DE LIMPIEZA
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar de Limpieza
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo Financiero
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Objetivo del Puesto
Mantener limpias y ordenadas las oficinas de las Gerencias, personal, así como las diferentes
salas de reuniones.
Funciones
✓ Mantener en orden las instalaciones internas de la empresa.
✓ Preparar las salas de reuniones.
✓ Limpieza y arreglo de baños, pisos, oficinas y cafetería.
✓ Ayuda a las diferentes áreas de la empresa.
Responsabilidades
✓ Relaciones internas o externas.
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 1 año en puestos similares.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en un área con todo lo
requerido.
TITULO: Primaria / Bachiller
PORTERO RESIDENTE
NOMBRE DEL PUESTO: Portero Residente
ÁREA: Administrativa Financiera
NIVEL: Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo Financiero
Objetivo del Puesto
Mantener limpias y ordenadas las instalaciones externas de la firma, registrar y llevar el
control de la entrada y salida de las personas y clientes que visitan la empresa.
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Funciones
✓ Atención a las personas que visitan la empresa.
✓ Orientar a los visitantes sobre la ubicación de cualquier área de las instalaciones.
✓ Llevar el control de las personas que ingresan y salen de la empresa,
✓ Recibir correspondencia.
✓ Mantener en orden las instalaciones externas de la empresa.
Responsabilidades
✓ Dinero, títulos o documentos.
✓ Relaciones internas o externas.
✓ Ayuda a las diferentes áreas de la empresa.
✓ Preparar sala de capacitaciones
✓ Vigilar por el orden y seguridad del edificio
REQUISITOS FORMALES
EXPERIENCIA: Mínimo 1 año en puestos similares.
CONDICIONES
DE TRABAJO:
El trabajo se desarrolla en un ambiente abierto/cerrado utilizando los
medios adecuados para cumplir con sus funciones.
TITULO: Bachiller
La estructura organizacional que se ha presentado anteriormente corresponde a la estructura
que se venía manejando con la razón social de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA.
LTDA., por esta razón se vuelve un objetivo de la propuesta de mejora el realizar una
evaluación de estas funciones y determinar una mejora y actualización de estas, con la
actividad económica con la que se maneja la naciente compañía TC AUDIT TRUJILLO Y
ASOCIADOS CÍA. LTDA.
48
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ORGANIZACIONAL
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS, es una compañía de Responsabilidad Limitada que
está obligada a llevar contabilidad y que como tal tiene obligaciones periódicas que debe
cumplir con el estado, así como con sus clientes internos y externos, la gestión por tanto está
orientada hacia, el mejoramiento de procesos administrativos que ayuden a mejorar los
servicios.
Según el Art. 213 de la Constitución de la República del Ecuador establece que:
“Las superintendencias son organismos técnicos de vigilancia, auditoría, intervención y
control de las actividades económicas, sociales y ambientales, y de los servicios que prestan
las entidades públicas y privadas, con el propósito de que estas actividades y servicios se
sujeten al ordenamiento jurídico y atiendan al interés general”.
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS, se constituyó como una compañía de
responsabilidad limitada está regida y normada por la superintendencia de compañías, la
principal característica de este tipo de empresas es que sus socios responden a las
Obligaciones Sociales únicamente hasta el monto de sus aportaciones individuales, en tal
virtud para que esta pueda operar dentro del Ecuador debe cumplir con las leyes establecidas
en la Ley de compañías. En el Art. 20 de la Ley se establece que las compañías constituidas
en el Ecuador, sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, enviarán dentro del
primer cuatrimestre de cada año:
a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y
ganancias.
b) Copias Autorizadas de las memorias e informes de los administradores y de los
organismos de fiscalización establecidos por la Ley.
c) La nómina de los administradores, representantes legales y socios o accionistas
d) Demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia
de Compañías.
49
El balance general anual y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias estarán aprobados
por la junta general de socios o accionistas.
A continuación, se detalla la legislación que contienen los deberes, derechos y las
obligaciones de las Compañías de Responsabilidad Limitada, como marco el legal al cual se
acoge la empresa TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CIA. LTDA., y que lo manifiesta
de forma explícita en su acta de constitución. Las características legales de las compañías de
Responsabilidad Limitada:
2.1. Análisis Legal de la Empresa
LEY DE COMPAÑÍAS (Congreso Nacional. Comisión Legislativa y Codificación, 2014)
2.1.1. De la Compañía de Responsabilidad Limitada
De conformidad con lo que determina la Ley de Compañías, la empresa TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., se basa en los siguientes lineamientos para su
constitución como una compañía de responsabilidad limitada:
En el Art. 92 de la Ley de compañías establece que la Compañía de Responsabilidad Limitada
es la que se contrae entre tres o más personas, que solamente responden por las obligaciones
sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón
social o denominación objetiva, a la que se añadirán, en todo caso, las palabras "Compañía
Limitada" o su correspondiente abreviatura. Si se utilizare una denominación objetiva será una
que no pueda confundirse con la de una compañía preexistente. (Asamblea Nacional, 2014).
A continuación, se presenta una tabla resumen con las características de las Compañías de
Responsabilidad Limitada, según la Ley de Compañías:
50
Tabla 7 Características de la Compañía de Responsabilidad Limitada.
En: Ley de Compañías.
En el Art. 93 se dice que la compañía de responsabilidad limitada es siempre mercantil, pero
sus integrantes, por el hecho de constituirla, no adquieren la calidad de comerciantes, y esta
disposición legal a la vez se complementa con el Art. 97, en el cual señala que para efectos
fiscales y tributarios las compañías de responsabilidad limitada son sociedades de capital.
Todas estas características han sido cumplidas al momento de la constitución de la empresa.
COMPAÑÍA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Constitución de
la Compañía
Por escritura pública. El principio de existencia de esta compañía es
la fecha de inscripción del contrato social en el Registro Mercantil.
Son sociedades de capital para efectos fiscales y tributarios.
Del Nombre Razón social o denominación objetiva a la que se añadirán, en todo
caso, las palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente
abreviatura
Número de
Socios
Se contrae entre dos o más personas, que solamente responden por las
obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales
y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva.
Capital Mínimo El capital de la compañía estará formado por las aportaciones de los
socios y no será inferior al monto fijado por el Superintendente de
Compañías (USD$400,00). Estará dividido en participaciones. La
participación de cada socio es transmisible por herencia. Si los
herederos fueren varios, estarán representados en la compañía por la
persona que designaren.
Suscripción de
Capital
El capital debe estar pagado al constituir la compañía, o en un
aumento de capital, mínimo el 50% y el saldo en un año.
Fondo de
Reserva
La compañía formará un fondo de reserva hasta que éste alcance por
lo menos el veinte por ciento (20%) del capital social.
Tipo de
Aportación
Numerario (dinero), y en especies (bienes muebles o inmuebles). Los
aportes en numerario se depositarán en una cuenta especial de
"Integración de Capital", que será abierta en un banco a nombre de la
compañía en formación.
Objeto Social Realización de toda clase de actos civiles, o de comercio y
operaciones mercantiles permitidas por la Ley, excepción hecha de
operaciones de banco, seguros, capitalización y ahorro.
Fiscalización Total, o parcial realizada por la Superintendencia de Compañías.
Fiscalización interna realizada por el comisario.
51
De esta manera TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CIA. LTDA., cumple cabalmente
las disposiciones legales para su desempeño como sociedad en de Responsabilidad Limitada.
2.1.2. Procedimiento de Registro de una Compañía de Responsabilidad Limitada
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CIA. LTDA., una vez resuelta la decisión de
constitución, la empresa tuvo que seguir los siguientes pasos para constituirse nuevamente
como una compañía de Responsabilidad Limitada, cabe señalar que el proceso se manejó
como la constitución de una nueva compañía, para ello se realizaron todos los trámites que
establece la ley:
1. Reservar el nombre de la compañía en la Superintendencia de Compañías. Se pueden
presentar hasta tres opciones en orden de preferencia. (Asamblea Nacional, 2014)
2. Una vez aprobado el nombre, se procederá a la elaboración de los estatutos de constitución
de la compañía, los mismos que se validan mediante una minuta elaborada y firmada por un
abogado, la minuta se enmarcará en enunciar una sola actividad empresarial para la futura
sociedad y se incluirá una clausula en la cual los socios y/o accionistas juramentadamente se
comprometerán a depositar el capital pagado de la compañía en una institución bancaria de la
localidad, se adjuntará adicionalmente al trámite copias de cedulas y certificados de votación
de los socios y/o accionistas, documento de aprobación del nombre emitido por la
Superintendencia de Compañías. (Asamblea Nacional, 2014)
3. Abre una “cuenta de integración de capital”. Esto se realiza en cualquier banco del país.
Los requisitos básicos:
• Capital mínimo para la compañía limitada: $400
• Carta de socios en la que se detalla la participación de cada uno
• Copias de cédula y papeleta de votación de cada socio
• Se debe solicitar el “certificado de cuentas de integración de capital”.
4. Elevar la minuta a escritura pública ante un Notario Público, se presentarán la reserva del
nombre, el “Certificado de cuenta de integración de capital” y la minuta con los estatutos.
5. Se presenta la Escritura Pública a la Superintendencia de Compañías, para su revisión y
aprobación, si esta, cumple con las disposiciones de Ley se procede a emitir la Resolución de
Aprobación. (Asamblea Nacional, 2014)
52
6. La Superintendencia de Compañías entregará 4 copias de la resolución y un extracto para
realizar una publicación en un diario de circulación nacional.
7. Posteriormente se continua el trámite en el Registro Mercantil, para la respectiva
inscripción de la compañía con los documentos presentados en la Superintendencia de
Compañías y la resolución emitida por la misma.
8. Se realiza una reunión con la Junta General de socios para elegir a los Representantes
Legales de la empresa (Gerente y presidente) y para la respectiva inscripción de los
nombramientos en el Registro Mercantil, esto debe suceder dentro de los 30 días
posteriores a su designación. (Asamblea Nacional, 2014)
9. Culminado el trámite del Registro Mercantil, procederá a remitir a la Superintendencia de
Compañías: todo el trámite de constitución de la compañía debidamente aprobado, así como
los originales de los nombramientos de los administradores inscritos y original del formulario
01A –RUC.
10. Remitida la documentación señalada en el punto anterior, la Superintendencia procederá a
entregar una hoja de datos para proceder a la obtención del RUC en el SRI.
11. Continuando con el trámite se procede a presentar ante el SRI una copia de todo el trámite,
acompañado del formulario 101 A, hoja de datos generales, nombramiento de Gerente, copia
de cédula y certificado de votación, escritura certificada, resolución de aprobación del
Registro Mercantil, acompañada de carta de luz, agua o teléfono; esto con la finalidad de que
se emita el RUC para la sociedad.
12. Una vez que el SRI nos entrega el RUC, procedemos a entregar una copia del mismo a la
Superintendencia de Compañías, con la finalidad de que el documento forme parte del
expediente correspondiente.
13. Con el RUC, la Superintendencia de Compañías entregará una carta dirigida al banco
donde se abrió la “cuenta de integración de capital”, para que poder disponer del valor
depositado.
A continuación, se presenta un diagrama del proceso de para el Registro de una sociedad de
Responsabilidad Limitada:
53
Figura 7 Diagrama del Proceso de Registro de una Cía. Ltda.
Reservar un nombre
•Superintendencia de Compañías
Elaborar Estatutos de Constitución de la
Empresa
•Minuta elaborada y firmada por un
abogado
Abrir una "Cuenta de Integración de Capital"
•Capital mínimo: $400
Escritura pública ante un Notario
Presentación de la Escritura Pública a la Superintendencia de
Compañías
•Se emite Resolución de Aprobación
Emisión de Resolución Aprobatoria
•Publicación en un diario de Circulación
Nacional
Inscripción en el Registro Mercantil
•Con la Resolución Aprobatoria de la
Superintendencia de Compañías
Junta General de Accionistas o Socios
•Elección de Representantes
Legales e inscripción de nombramiento en el Registro Mercantil
Inscripción en el Registro Mercantil
•Remitir los documentos a la
Superintendencia de Compañías
La Superintendencia entrega hoja de datos para la obtención del
RUC en el SRI.
En el SRI se presentan los documentos
necesarios para obtener el RUC.
Se entrega el RUC en la Superintendencia de
Compañías
•Formar el expediente de la Sociedad
La Superintendencia de Compañías entrega una Carta.
•Para poder diponer de los fondos de la Cuenta de Integración de Capital
54
2.1.3. Objeto Social de la Compañía de Responsabilidad Limitada
De conformidad con lo que dispone el artículo 94 de la Ley de Compañías se determina que:
“Podrá tener como finalidad las realizaciones de toda clase de actos civiles, o de comercio y
operaciones mercantiles permitidas por la Ley, excepción hecha de operaciones de banco,
seguros, capitalización y ahorro.” (Asamblea Nacional, 2014)
Y añade el artículo 95, que: “La compañía de responsabilidad limitada no podrá funcionar
como tal si sus socios exceden del número de quince, si excediere de este máximo, deberá
transformarse en otra clase de compañía o disolverse.” (Asamblea Nacional, 2014)
Por tanto, TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., se enmarca en las
disposiciones legales con su actividad comercial y además cumple con el requisito del
número de socios para estar constituida como compañía de responsabilidad limitada.
2.2. Obligaciones con Organismos Públicos de control
2.2.1. Base Legal
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA LTDA., al ser una compañía legalmente
constituida en el Ecuador, debe responder a los deberes que como tal ha contraído conforme
a las leyes vigentes y a las cuales se comprometió en el momento de la constitución de la
misma. De esta manera se puede señalar que las leyes bajo las cuales se sujeta son las
siguientes:
• Ley de Régimen Tributario Interno
• Ley de Seguridad Social
• Código de Trabajo
• Ley de Compañías
En virtud de las leyes que norman el desempeño normal de las actividades comerciales de la
compañía, existen obligaciones que la compañía debe cumplir frente a las entidades de
control, a continuación, se detalla las obligaciones que mantiene con los diferentes
organismos públicos de control:
55
2.2.2. Servicio de Rentas Internas - SRI.
Figura 8 Logo Servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas es el ente encargado de la Administración Tributaria en
nuestro país, es un organismo autónomo del Estado, cuya principal función es la de Gestionar
la política tributaria, en el marco de los principios constitucionales, asegurando la efectiva
recaudación de los impuestos con suficiencia recaudatoria destinada a sustentar el
presupuesto general del Estado.
El Servicio de Rentas Internas - SRI- es el ente encargado de la determinación de las leyes,
normas y resoluciones en lo que se refiere a la recaudación de impuestos y tributos, y la
determinación de contribuyentes con sus respectivas obligaciones. (Servicio de Rentas
Internas, 2017)
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA LTDA., debe presentar declaraciones de los
impuestos que se derivan de la actividad comercial ordinaria de la empresa, estas
declaraciones se las realiza a través del Portal Web de Servicios en Línea, es una empresa
por su carácter de Auditora obligada a llevar contabilidad.
La información tributaria de la empresa que consta en el RUC se presenta a continuación:
56
Tabla 8 Información Legal de TC AUDIT CÍA. LTDA.
Razón Social: TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
RUC: 1792682053001
Nombre Comercial: TC AUDIT CIA. LTDA.
Estado del Contribuyente
en el RUC:
Activo
Clase de Contribuyente: Otro
Tipo de Contribuyente: Sociedad
Obligado a llevar
Contabilidad:
SI
Representante Legal: Trujillo, Cristina Alexandra
Actividad Económica
Principal:
Actividades de preparación o auditoria de las cuentas
Financieras y examen y certificación de cuentas.
Establecimientos
Registrados:
1
Jurisdicción: Zona 9. Pichincha
Fecha de Inicio de
actividades:
21 de junio de 2016
Fecha de Inscripción: 21 de junio de 2016
Fecha de Constitución: 18 de mayo de 2016
Fecha Actualización: 25 de octubre de 2016
Categoría Mi PYMES: Pequeña
Obligaciones Tributarias: Anexo Accionistas, participes, socios, miembros del
directorio y administradores
Anexo de Dividendos, Utilidades o Beneficios
Anexo Relación de Dependencia
Anexo Transaccional Simplificado
Declaración del Impuesto a la Renta - Sociedades
Declaración de Retenciones en la Fuente
Declaración Mensual del IVA
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2.2.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social – IESS.
Figura 9 Logo IESS
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), es una entidad estatal que cuenta con
autonomía y que es la encargada de la administración del sistema de seguridad social del
Ecuador, es el ente responsable de aplicar el seguro universal obligatorio, según lo dispuesto
en la Constitución, la cual señala que la seguridad social es un derecho irrenunciable de todas
las personas. (Instituto Ecuatoriano de Seguirdad Social, 2017)
Todos los empleados que laboran en TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA LTDA.,
están afiliados al IESS, de acuerdo la ley y normativa vigente, cumpliendo así con las
obligaciones pertinentes, que a continuación se detallan (Instituto Ecuatoriano de Seguirdad
Social, 2017):
• Inscripción del trabajador con relación de dependencia
El empleador está obligado a registrar al trabajador o servidor a través de la página web del
IESS mediante el aviso de entrada, desde el primer día de labor, dentro de los quince días
siguientes al inicio de la relación laboral o prestación de servicios, según corresponda. (Instituto
Ecuatoriano de Seguirdad Social, 2017)
• Novedades
El empleador informará a través del sistema de historia laboral (internet) la modificación de
sueldos, contingencias de enfermedad, separación del trabajador (aviso de salida) u otra
novedad, dentro del término de tres días posteriores a la ocurrencia del hecho. (Instituto
Ecuatoriano de Seguirdad Social, 2017)
• Pago de aportes
Para el cálculo del aporte de los trabajadores con relación de dependencia, se entiende como
materia gravada a todo ingreso regular y susceptible de apreciación pecuniaria percibido por el
trabajador, que en ningún caso será inferior a la establecida por el IESS. El pago se realiza
dentro de los 15 días posteriores al mes que corresponda. (Instituto Ecuatoriano de Seguirdad
Social, 2017)
58
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA LTDA., cumple con legalmente con todas
estas disposiciones establecidas por el IESS.
2.2.4. Ministerio del Trabajo
Figura 10 Logo del Ministerio de Trabajo
“Es un organismo estatal, encargado de regular las relaciones laborales, entre empleador y
empleado, su principal objetivo es impulsar el empleo digno e inclusivo que garantice la
estabilidad y armonía en las relaciones de trabajo.” (Ministerio de Trabajo, 2017)
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA LTDA., busca cumplir con todos los requisitos
legales de los organismos de Control del Estado. Las obligaciones que la empresa responde
frente al ministerio del Trabajo son las siguientes:
• Celebrar un contrato de Trabajo
• Inscribir el Contrato de Trabajo en el Ministerio del Trabajo
• Afiliar al trabajador al IESS a partir del primer día de trabajo inclusive si está a
prueba.
• Registrar el Ministerio del Trabajo, los hechos referentes al trabajo del empleado:
actas de finiquito, legalización de contratos, autorizaciones laborales para
extranjeros entre otros actos administrativos concernientes a las obligaciones
laborales del empleador.
• Pagar como mínimo el sueldo básico, en el 2017 es de $375 SBU.
• Asumir el porcentaje de Aporte Patronal por el aseguramiento del empleado en la
Seguridad Social IESS.
• Pagar horas extras y suplementarias
• Pagar décimo tercero y cuarto según lo acordado con el trabajador, de forma
acumulada o de forma mensual.
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• A partir del segundo año de trabajo pagar Fondos de Reserva
• Pagar utilidades a los trabajadores si la empresa obtuviese beneficios
• Conceder al trabajador el periodo de vacaciones remuneradas.
2.2.5. Superintendencia de Compañías
Figura 11 Logo Superintendencia de Compañías
La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas
por la Ley. (Superintendencia de Compañías, 2017)
La superintendencia actúa como un ente regulador y normativo del sector societario del país,
en el caso concreto de la empresa TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA LTDA, tiene
que dar cumplimiento al Art. 20 de la Ley de compañías, en el que establece las compañías
constituidas en el Ecuador, sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, enviarán
dentro del primer cuatrimestre la información pertinente a los resultados financieros.
Además de esta información al ser una sociedad que presta servicios de Auditoría debe
calificarse como tal en la Superintendencia de Compañías, cuando esta calificación se la
realiza por primera vez, en el caso de ser una persona jurídica se sigue el siguiente proceso:
1. Solicitud de calificación dirigida al Superintendente de Compañías, la que podrá
presentarse en la oficina matriz o en cualquiera de las intendencias provinciales
2. Ser una sociedad constituida o domiciliada en el país, en los términos de la Ley de
Compañías, en cuyo objeto social conste la actividad de auditoría externa y se encuentre al día
en el cumplimiento de las obligaciones para con esta Superintendencia (Superintendencia de
Compañías, 2017)
3. Hoja de vida de la compañía o de sus administradores y personal de apoyo, quienes
adjuntarán copia certificada del título de Contador Público autorizado o de Economista o
Doctor en Ciencias Económicas. (Superintendencia de Compañías, 2017)
60
4. Documentación certificada que acredite que la compañía ha adquirido una experiencia de un
lapso no menor a tres años, en auditorías externas realizadas a compañías y entes sujetos a
control de esta Superintendencia. En el caso de que la persona jurídica a calificarse no reúna
este requisito, se presentarán tales certificaciones de al menos tres de sus administradores o
personal de apoyo. (Superintendencia de Compañías, 2017)
5. Nómina y hoja de vida del personal de apoyo.
6. Nóminas actualizadas de accionistas o socios y administradores o apoderados.
7. Dirección domiciliaria, número telefónico, e-mail y fax.
8. Declaración juramentada simple de no encontrarse incurso en las prohibiciones previstas en
el artículo 3 del “Reglamento para la calificación y registro de las personas naturales y jurídicas
que ejerzan actividades de Auditoría Externa”. (Superintendencia de Compañías, 2017)
9. En los casos de personas jurídicas, no se las calificará si la compañía o uno o más de sus
administradores o personal de apoyo no cumplan con los requisitos legales
Una vez que ya se cuente con la calificación como Auditora Externa, se debe realizar una
renovación del Registro Nacional de Auditores Externos hasta el 30 de junio de cada cinco
años a partir del 2003, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Lista de las compañías auditadas en los cinco últimos años, cuyos informes hubieren sido
presentados en la Superintendencia de Compañías. Esta lista debe referirse a aquellas empresas
obligadas a contratar auditoría externa. (Superintendencia de Compañías, 2017)
2. Listado del personal de apoyo, con indicación del número de cédula de identidad o
pasaporte.
3. “Declaración de que se mantienen las condiciones y requisitos con los cuales se
otorgó la calificación y de no encontrarse incurso en ninguna de las prohibiciones
establecidas por la ley.” (Superintendencia de Compañías, 2017)
4. Dirección, casilla, número telefónico, e-mail y fax, todo esto actualizados.
5. Las personas jurídicas presentarán adicionalmente la nómina de los administradores, de
socios o accionistas, y deberán encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones para
con esta Superintendencia. (Superintendencia de Compañías, 2017)
61
2.3. Diagnóstico Situacional
Cuando se habla de diagnóstico situacional en una empresa, se refiere a la observación de los
signos que presenta en su entorno, que permitan determinar los problemas que existen en el
desempeño y gestión administrativos. Es así como el diagnóstico situacional está orientado
a la recolección y análisis de información interna y externa del ambiente de la empresa para
evaluar los posibles problemas y dificultades por los que atraviesa, para llevarlo a cabo se
realiza una investigación administrativa para indagar en las posibles causas que generan
dificultades en la organización, y en base a los hallazgos se plantean recomendaciones que
contribuyan a la resolución de los obstáculos identificados.
Para esto se somete a la empresa a distintos exámenes que reflejen la situación actual de la
empresa, para un mejor análisis se realiza una separación, analizando el Macro ambiente
considerado como Análisis Externo y el Microambiente considerado como Análisis Interno.
Es muy importante identificar claramente los factores internos y externos ya que esto
permitirá realizar una planificación para minimizar las amenazas y enfrentar las debilidades,
controlando los efectos negativos, y de la misma manera se podrá identificar y aprovechar
las oportunidades y fortalezas potenciando así el desarrollo de la empresa.
Figura 12 Diagnóstico Situacional.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
• Análisis de la Información
• Identificación de:
o Fortalezas
o Oportunidades
o Debilidades
o Amenazas
Evaluación de la Gestión
Administrativa
Estrategias Corporativas
orientadas a:
Enfrentar y minimizar
Debilidades y Amenazas
Aprovechar Fortalezas y
Oportunidades
Mejoramiento de Procesos
y Procedimientos
Análisis de la
Situación Externa
Análisis de la
Situación Interna
Diagnóstico de
la Situación
62
El análisis situacional es importante ya que permite conocer las debilidades, las fortalezas,
las oportunidades y las amenazas, de la empresa, al hacerlo, se puede desarrollar y aplicar las
estrategias que permitan cumplir efectivamente con los objetivos deseados.
2.3.1. Análisis Externo - Análisis FODA
El Análisis de los factores externos consiste en examinar el Macroentorno en el que opera y
se desarrolla la empresa, es decir, se analiza los factores del Ambiente Externo que pueden
influir potencialmente positiva o negativamente en el desarrollo de la compañía.
La consideración de factores externos corresponde a un análisis de factores externos en
general, dicho análisis es una herramienta de gran utilidad para comprender el crecimiento o
declive de un mercado y, en consecuencia, ayuda a determinar la situación actual de las
empresas en cuanto a su entorno. (Alvarado Cervantes, 2015)
Este análisis correspondería a un análisis PEST, denominado de esta manera debido a que
está compuesto por las iniciales de factores:
• Políticos
• Económicos
• Sociales
• Tecnológicos
Estos factores son netamente externos y son utilizados para evaluar el mercado en el que se
desempeña un negocio. Este análisis permite examinar el impacto en la empresa de cada uno
de estos factores y establecer la interrelación que existe entre ellos. Los resultados que
produce se pueden emplear para aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno y para
hacer planes de contingencia para enfrentar las amenazas.
2.3.1.1. Factor Político
Cuando se consideran los factores políticos, se busca evaluar el impacto de todo cambio
político o legislativo que pueda afectar directa o indirectamente a la compañía. Ya que este
factor determina las reglas entre las empresas y el gobierno.
63
Ecuador ha vivido en los últimos años, la tan aclamada “década ganada”, 10 años del
proyecto de Revolución Ciudadana, en los cuales se han emitido un sin número de decretos,
que han determinado el entorno legal, político y social de las compañías, lo que ha hecho del
factor político un punto clave a tomar en cuenta en cuanto a la administración y gestión de
las empresas privadas se refiere, y es que, sin el afán de evaluar las bondades y los perjuicios
del modelo de gobierno al estilo socialismo del siglo XXI, se puede evidenciar la
inestabilidad política en la que las empresas han enfrentado a un ambiente adverso ya que
políticamente se ha mantenido un ambiente de inestabilidad y autoritarismo que ha dado
cabida a la corrupción de múltiples formas lo que ha desembocado en desconfianza por parte
de la sociedad civil.
La necesidad exhaustiva de recaudar fondos públicos ha propiciado un excesivo control
dominante en el sector societario, lo que desfavorece a la inversión nacional y extranjera por
el temor enfrentarse a cambios bruscos y arbitrarios por parte de los organismos de Gobierno.
Existen cambios frecuentes en la legislación y la normativa que rigen a las empresas, sobre
todo en la parte tributaria, frecuentemente existen cambios, derogaciones y modificaciones a
las leyes societarias y tributarias por este motivo el Ecuador actualmente resulta un país poco
atractivo para hacer negocios.
Con el nuevo gobierno que se oficializado en las elecciones presidenciales del 2 de abril de
2017, el ejecutivo parece brindar un ambiente de mayor confianza gracias a su apertura al
dialogo con todos los sectores del país. Sin embargo, no se ha visto mayormente reflejado,
sobre todo en uno de los indicadores que se ve directamente afectado por el tema político,
que es el riego país, de hecho, después del resultado electoral del 2 de abril, este subió a 700
puntos.
El Riesgo País, es un indicador que refleja el riesgo inherente a operaciones transnacionales y,
en particular, a las financiaciones desde un país a otro y por tanto la posibilidad de que un país
pueda cumplir con los términos acordados para el pago de su deuda externa. (Banco Central
del Ecuador, 2017)
Según datos publicados por el Banco Central del Ecuador, los últimos datos del riesgo país
son los siguientes:
64
Tabla 9 Riesgo País Junio – Julio 2017.
En: BCE
FECHA VALOR
Julio-24-2017 684.00
Julio-23-2017 681.00
Julio-22-2017 681.00
Julio-21-2017 681.00
Julio-20-2017 673.00
Julio-19-2017 672.00
Julio-18-2017 672.00
Julio-17-2017 674.00
Julio-16-2017 678.00
Julio-15-2017 678.00
Julio-14-2017 678.00
Julio-13-2017 680.00
Julio-12-2017 692.00
Julio-11-2017 713.00
Julio-10-2017 717.00
Julio-09-2017 716.00
Julio-08-2017 716.00
Julio-07-2017 716.00
Julio-06-2017 715.00
Julio-05-2017 708.00
Julio-04-2017 700.00
Julio-03-2017 700.00
Julio-02-2017 706.00
Julio-01-2017 706.00
Junio-30-2017 706.00
Junio-29-2017 705.00
Junio-28-2017 706.00
Junio-27-2017 705.00
65
El este contexto, la empresa TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., se
encuentra frente, tanto a una oportunidad como a una amenaza, ya que está dentro del grupo
de sociedades las cuales deben responder ante las obligaciones que determine el gobierno,
por tanto, ha vivido esta continua inestabilidad que es una amenaza; mientras que al ser un
ente interventor de auditoría externa calificado, resulta convertirse en un agente de control,
cuyo trabajo y desarrollo el gobierno ha impulsado, con resoluciones y normativa que buscan
ejercer mayor control a las sociedades, principalmente en cuanto a la auditoría de sus estados
financieros, este factor se convierte en una oportunidad por el hecho de que amplía el
mercado de demanda de los servicios de auditoría y por tanto beneficia a que crezca la
compañía.
Por otro lado, se debe mencionar que la responsabilidad social de una empresa de Auditoría
es alta y el riesgo al que se enfrenta es grande, ya que, es la encargada de avalar la veracidad
y exactitud de los movimientos económicos y comerciales de la compañías, la emisión de
una opinión favorable abarca muchos aspectos de esta manera, las empresas deben ser
consideradas integralmente, así que se corre un alto riesgo frente al valorar erradamente la
razonabilidad de la situación económica y financiera de las mismas.
2.3.1.2. Factor Económico
Los factores políticos no operan en el vacío, y las decisiones de política pública tienen
implicaciones económicas. Las empresas se ven afectadas por factores económicos del orden
nacional e internacional.
La economía es un factor muy importante que afecta directamente en el desempeño y
desarrollo de las actividades comerciales de las empresas, así como el comportamiento del
consumidor ya que este depende de su poder adquisitivo y este a su vez estarán relacionado
con el crecimiento, recesión, estancamiento o recuperación por la que atraviese una economía.
Los factores económicos afectan el poder de compra de los clientes potenciales y el costo del
capital para las empresas. (Alvarado Cervantes, 2015)
a) Inflación:
La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor del
Área Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los
66
consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de hogares.
(Banco Central del Ecuador, 2017)
Según las publicaciones del Banco Central del Ecuador, de la inflación mensual durante el
año 2017, las cifras arrojan los siguientes resultados:
Tabla 10 Inflación Mensual del año 2017.
En: BCE
FECHA VALOR
Junio-30-2017 -0.58 %
Mayo-31-2017 0.05 %
Abril-30-2017 0.43 %
Marzo-31-2017 0.14 %
Febrero-28-2017 0.20 %
Enero-31-2017 0.09 %
La inflación es un fenómeno en la economía, que consiste en el aumento generalizado y
sostenido de los precios de bienes y servicios en el mercado, durante un periodo de tiempo
determinado, cuya principal consecuencia es la pérdida del valor adquisitivo de la moneda
encareciendo el costo de la vida de los habitantes de un país y acentuando la pobreza al no
poder cubrir las necesidades básicas.
En el Ecuador durante el año 2017 se ha visto en los últimos meses afectado por el efecto
contrario a la inflación, es decir la disminución constante de la inflación hasta alcanzar cifras
negativas, lo que vemos en el mes de junio de 2017 con una inflación del -0,58%, fenómeno
que de persistir se lo denomina deflación, que no es menos peligroso que el de la inflación,
ya que manifiesta un descenso generalizado y sostenido de los precios de los bienes y
servicios en el mercado, durante un periodo de tiempo determinado, que se debe a la caída
de la demanda.
Este es un indicador de una economía que atraviesa problemas relacionados con recesiones
y crisis económicas y financieras.
67
Con estos datos podemos apreciar que la economía ecuatoriana está atravesando por
momentos difíciles en los cuales las compañías deben tomar las decisiones más acertadas
para hacerle frente, sin reducir precios ni perder clientes.
b) Producto Interno Bruto:
El Producto Interno Bruto - PIB - es el valor monetario de los bienes y servicios finales
producidos por una economía en un período determinado. El PIB es un indicador representativo
que ayuda a medir el crecimiento o decrecimiento de la producción de bienes y servicios de las
empresas de cada país, únicamente dentro de su territorio. Este indicador es un reflejo de la
competitividad de las empresas. (Samuelson, Nordhaus, Rabasco, & Cortés, 2016)
En el primer trimestre de 2017, el PIB de Ecuador, a precios constantes, mostró una variación
inter anual (t/t-4) respecto al primer trimestre de 2016de 2.6%, conforme a lo que se muestra
en el siguiente gráfico:
Figura 13 Variaciones porcentuales Inter trimestrales del PIB.
En: BCE
En la figura podemos identificar una mejora de en la tasa porcentual de 2,6 puntos, con
respecto al primer trimestre del año 2016, sin embargo, vemos que los valores del PIB t/t-1,
68
aún continúan en cifras negativas, es decir la producción y comercialización de bienes y
servicios en el país continúa contraída.
El Fondo Monetario Internacional en su informe de “Perspectivas económicas mundiales”
presentado el martes 18 de abril del 2017, ha publicado que la proyección de la economía
ecuatoriana decrecerá este año en 1,6%. De esta forma la economía del Ecuador seguirá en
recesión en el 2017 y 2018, según las previsiones de crecimiento del FMI. (Orozco, 2017)
De esta forma cuando se revisa la contribución de las actividades económicas al PIB
mediante el VAB (indicador macroeconómico que mide el valor agregado creado por los
productores de los bienes y servicios de un área económica en las distintas etapas del proceso
productivo), tenemos las siguientes variaciones en el primer trimestre de lo que va del año
con respecto al VAB trimestre I del año 2016:
Figura 14 Tasas de Variación del VAB por Industria.
En: BCE
Los indicadores macroeconómicos analizados no resultan alentadores, sino que representan
una amenaza, no solo para TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., sino para
todo el sector societario, industrial y productivo del país, las cifras evidencian una economía
69
que se ha contraído que está en recesión, con pronósticos de una ligera recuperación para el
segundo semestre de 2017, esto también, sujeto a aspectos políticos que puedan afectarla.
2.3.1.3. Factor Social
Los factores sociales se enfocan en las fuerzas que actúan dentro de la sociedad y que afectan
el entorno, los intereses y opiniones de la gente e influyen en las relaciones comerciales. Los
factores sociales varían de un país a otro e incluyen distintos aspectos demográficos y
culturales.
Las empresas en general tienen una finalidad social, ya que proporcionan recursos a la
sociedad y son una fuente de empleo, ayudan a satisfacer las distintas necesidades del
mercado, en los últimos tiempos se ha evidenciado un cierre de muchas de las compañías que
operan. Las revisiones y los controles de las distintas compañías son útiles y necesarias sin
embargo cuando estos son frecuentes y exhaustivos las compañías no pueden crecer ni
desarrollarse.
a) El desempleo
Hace referencia a la Población Económicamente Activa -PEA- personas entre 15 – 65 años
que estando en capacidad de laborar no tuvieron empleo, en un período de referencia, y
presentan simultáneamente ciertas características: (Banco Central del Ecuador, 2017)
No tuvieron empleo la semana pasada y están disponibles para trabajar y
Buscaron trabajo (o no) o realizaron gestiones concretas para conseguir empleo o para
establecer algún negocio en las cuatro semanas anteriores. (Banco Central del Ecuador, 2017)
Según cifras presentadas por el Banco Central del Ecuador la tasa de desempleo urbano a
marzo de 2017 cerró en 5.64%, conforme a la siguiente tabla, que muestra los índices de
desempleo trimestrales de los años 2016 y 2017:
70
Tabla 11 Tasa de Desempleo Urbano.
En: BCE
FECHA VALOR
Marzo-31-2017 5.64 %
Diciembre-31-2016 6.52 %
Septiembre-30-2016 6.68 %
Junio-30-2016 6.68 %
Marzo-31-2016 7.35 %
Tabla 12 Tasa de Desempleo Trimestral.
En: INEC
FECHA VALOR
Jun-17 4,50%
Mar-17 4,40%
Dic-16 5,20%
Sep-16 5,20%
Jun-16 5,30%
Figura 15 Tasa de Desempleo Trimestral.
En INEC
71
Según la más reciente encuesta nacional de empleo, desempleo y subempleo, publicada por el
INEC, en marzo de 2017, la tasa de desempleo urbano se ubicó en 5,6% en comparación al
7,4% de marzo del año previo; es decir, 1,8 puntos menos. En el área rural, el desempleo
alcanzó el 2% frente a 2,4% en marzo del 2016, una variación que no es estadísticamente
significativa", señaló la entidad. (Enriquez & EFE, 2017)
Según dicha encuesta el desempleo bajó al 4,4% en el primer trimestre del 2017 frente al 5,7%
del mismo periodo del año anterior. Sin embargo, aunque la tendencia del desempleo va a la
baja, un dato preocupante es que la cifra de subempleo nacional creció y la de empleo adecuado
disminuyó. La primera pasó de 17,1% en marzo del 2016, frente a 21,4% de este año. En el
segundo caso bajó del 40% al 38,5%. (Enriquez & EFE, 2017)
2.3.1.4. Factor Tecnológico
El aspecto tecnológico es un factor importante para la empresa, ya que el mundo se desarrolla
aceleradamente, las compañías deben estar preparadas para estos cambios y planificar
anticipadamente la innovación y la relación con la tecnología y los sistemas informáticos,
para perfeccionar la oferta de bienes y servicios.
La tecnología es una fuerza impulsora de los negocios, mejora la calidad y reduce los tiempos
para mercadear productos y servicios. Los factores tecnológicos pueden reducir las barreras de
entrada, los niveles mínimos para producir eficientemente e influir en la decisión de si
producimos directamente o contratamos con terceros. (Alvarado Cervantes, 2015)
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., se ha esforzado en innovarse en
cuestiones tecnológicas, para mantener un alto grado de calidad y de servicio. La empresa
cuenta con una página web: http://www.TC AUDIT.com.ec/ así como su cuenta en redes
sociales como Facebook y Twitter, en las cuales se ofertan productos y servicios además de
información relevante y necesaria en cuestiones de contabilidad y auditoría. Este manejo y
difusión en redes sociales representa una oportunidad, ya que es una ventana abierta al mundo
que puede alcanzar distintos mercados, y llegar a diversos sectores.
Figura 16 Redes Sociales TC AUDIT. Twitter - Facebook
72
2.3.2. Análisis Interno
El Análisis Interno consiste en el estudio de los distintos factores más próximos a la empresa
que pueden influir positiva o negativamente dentro de la organización. Se refiere a un análisis
interno del microambiente, que constituye el nicho donde desarrolla sus operaciones, donde
obtiene sus insumos, y coloca sus productos o servicios. Este microambiente está integrado por
los siguientes elementos (Chiavenato, 2012):
• Proveedores
• Clientes
• Competidores
• Recursos Tecnológicos
Los cuales interactúan entre sí, en el ambiente. A continuación, se presenta un gráfico que
refleja la relación de los distintos actores del ambiente interno:
Figura 17 Relaciones de los Actores del Ambiente Interno
Por: Chiavenato 2012
2.3.2.1. Proveedores
Persona natural o jurídica que proporciona a otras empresas suministros, y establece
relaciones comerciales permanentes. Los proveedores ofrecen recursos necesarios para el
desarrollo de las operaciones de la empresa para que estas puedan funcionar normalmente.
Competidores
Clientes Proveedores
Cliente Interno
Recursos Tecnológicos
Entradas o insumos Salidas o Resultados
73
En TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., se maneja un número de entre 10
y 12 proveedores frecuentes que suministran servicios en su mayoría, y útiles de oficina, con
los cuales se tienen ya establecidos políticas y procedimientos.
2.3.2.2. Clientes
Constituye el destinatario del producto o servicio, quien representa el beneficiario quienes
absorben los resultados de la organización. Aquí puede diferenciarse entre el cliente interno,
y el cliente externo.
El cliente interno es el elemento dentro de una empresa, que toma el resultado o producto de
un proceso como recurso para realizar su propio proceso, después, entrega su resultado a otro
trabajador de la empresa para continuar con el proceso hasta ponerlo a disposición del cliente
externo. Por lo que, cada trabajador es cliente y a su vez proveedor dentro de la empresa. Por
su parte el cliente externo es la persona que no pertenece a la empresa y solicita satisfacer una
necesidad de bienes o servicios. (Ameca Carreón, 2014)
2.3.2.3. Competidores
Son aquellos actores del mercado que venden los mismos bienes o servicios ofrecidos por la
empresa. Los competidores pueden desarrollar estrategias que resulten perjudiciales para la
empresa, para ganar espacio y dominio, por esto es importante conocer su accionar en el
ambiente de trabajo.
“El éxito de las organizaciones se sustenta entonces en conocer los factores que se encuentran
presentes en la industria y tienen que establecer acciones que pueda mejorar su posición en
la industria mediante cambios estratégicos” (Pearce & Robinson, 2015).
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA, tiene la amenaza, de la proliferación
de firmas auditoras pequeñas sin experiencia, e incluso de personas naturales, que bajan el
precio del servicio y por ende el nivel de calidad del estudio que se realiza, afectando
seriamente el desempeño del trabajo profesional del sector.
2.3.2.4. Recursos Tecnológicos
El desarrollo tecnológico acelerado ha obligado a que las empresas pongan énfasis prioritario
al desarrollo de la tecnología en la oferta de sus productos y servicios. Constituye una
74
inversión para una compañía el adelanto o desarrollo tecnológico y sistematización de sus
procesos para la comercialización de bienes o de servicios.
TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA, se ha preocupado en incorporarse a
este mundo tecnológico globalizado, para la realización de los registros contables se cuenta
con un sistema llamado DECISION WIN 9 que es un sistema ERP para los registros, además,
actualmente se encuentra en la fase de aplicación y pruebas de la aplicación de un nuevo
sistema de auditoría, que ayudará a la automatización y sistematización de los datos para los
trabajos de asesorías y auditorías de los clientes.
Este factor también ayuda a optimizar recursos y a hacer más eficientes los procesos con la
obtención de resultados oportunos., constituye una fortaleza, ya que muchos clientes buscan
resultados inmediatos e información sistematizada para un mejor control, manejo y proceso
de decisión.
2.3.3. Aplicación de los Instrumentos de Investigación
Para poder determinar dentro de los factores internos, dentro de la cultura organizacional y
de la gestión administrativa existente cuales son las principales dificultades o problemas que
influyen y afectan directamente a la compañía se ha aplicado un cuestionario a la totalidad
de empleados de TC AUDIT TRUJILLO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA. (Anexo A)
2.3.4. Análisis de resultados obtenidos de la aplicación de instrumentos de
investigación
Pregunta Nº 1: ¿Conoce usted la Cultura Organizacional de TC AUDITC CÍA. LTDA.?
SI 25
NO 12
TOTAL 37
75
Análisis:
En el presente gráfico podemos observar el grado de conocimiento que tienen los empleados
de la cultura organizacional de la empresa, según el cual se muestra que la gran mayoría de
empleados 25 de ellos, que representan el 68% conocen la cultura organizacional, mientras
que 12 de los empleados que representan el 32% manifiestan no conocer la Cultura
Organizacional. Lo que nos lleva a la conclusión que hace falta una mayor difusion de la
Cultura Organizacional.
Pregunta Nº 2: ¿Conoce usted los principios y valores corporativos de TC AUDIT CÍA.
LTDA.?
SI 32
NO 5
TOTAL 37
25
12
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
32
5
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
76
Análisis:
En este gráfico se muestra el grado de conocimiento de los principios y los valores de la
empresa, en el cual se refleja que un 86% de los empleados los conocen, frente a un 14% que
manifiesta no conocerlos. Esto nos muestra que existe una debilidad en la difusión y
comunicación a todos los empleados de la empresa.
Pregunta Nº 3: ¿Personalmente usted busca alinearse e identificarse con los principios
y valores corporativos de TC AUDIT CÍA. LTDA.?
SI 34
NO 3
TOTAL 37
Análisis:
En este gráfico se refleja la disposición que tienen los empleados de alinearse e identificarse
con los principios y valores corporativos de la empresa, de los cuales la mayoría, es decir 34
empleados, que representan un 86% están alineados o buscan alinearse y adherirse a la
empresa a través de su Cultura Organizacional, frente a 3 empleados que se manifiestan de
forma negativa.
34
3
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
77
Pregunta Nº 4: ¿Conoce usted las políticas que tiene TC AUDIT CÍA LTDA.?
SI 32
NO 5
TOTAL 37
Análisis:
Este gráfico refleja el grado de conocimiento de los empleados de las políticas con las que se
maneja la empresa, frente a este cuestionamiento un 86% de los empleados dicen conocer las
políticas que se manejan en la empresa, y un 14% manifiesta que no conocen las políticas, lo
que reafirma la necesidad de una mayor comunicación y difusión de la cultura organizacional
dentro de la empresa.
Pregunta Nº 5: ¿Se ha difundido efectivamente las políticas usted debe cumplir?
SI 28
NO 9
TOTAL 37
32
5
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
28
9
37
0
10
20
30
40
SI
NO
TOTAL
78
Análisis:
Este gráfico refleja que la causa del desconocimiento de los empleados de las políticas de la
empresa es la falta de difusión ya que un 24% del total de los empleados, cree que no ha
existido una efectiva difusión de las políticas que debe cumplir, la mayoría reflejada en un
76% manifiesta en cambio que no la difusión de estas no ha sido efectiva.
Pregunta Nº 6: ¿Conoce usted, las funciones y las actividades que debe desarrollar en
su puesto de trabajo?
SI 31
NO 6
TOTAL 37
Análisis:
En este gráfico se puede observar que un 84% de los empleados conoce cuales son las
funciones y actividades que debe desempeñar en su puesto de trabajo, frente a un 16% que
expresa desconocerlo. Lo que refleja que debe fortalecerse la estructura funcional y
organizacional.
Pregunta Nº 7: ¿Se le comunica de actividades que afecten directamente al desempeño
de sus funciones?
SI 25
NO 12
TOTAL 37
31
6
37
0
10
20
30
40
SI
NO
TOTAL
79
Análisis:
En el grafico se puede apreciar que un 68% de los empleados manifiestan que se les comunica
acerca de las actividades que afectan directamente al desempeño de sus funciones, frente a
un 32% que dice lo contrario, estas respuestas reflejan que existen cambios ocasionales que
suceden en sus actividades y que, aunque existe comunicación, ésta no llega a ser total, por
tanto, puede ser una debilidad que afecte al desempeño de las operaciones de la empresa.
Pregunta Nº 8: ¿Sabe usted quien es su jefe inmediato?
SI 35
NO 2
TOTAL 37
Análisis:
En el grafico se puede apreciar que un 95% de los empleados manifiestan que conocen quien
es su jefe inmediato, frente a un 5% que dice lo contrario, estas respuestas nos demuestran
que en amplia mayoría existe un conocimiento de a quien deben direccionar su trabajo
25
12
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
35
2
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
80
Pregunta Nº 9: ¿Reporta usted oportunamente a su jefe inmediato lo actuado en su
trabajo?
SI 37
NO 0
TOTAL 37
Análisis:
La totalidad de empleados, es decir el 100% afirma que reporta oportunamente lo actuado en
su trabajo a su jefe inmediato. Con esta respuesta se puede concluir que los empleados tienen
la disponibilidad y la responsabilidad para reportar lo actuado en su trabajo.
Pregunta Nº 10: ¿Se le comunica efectivamente dentro de la empresa, las actividades o
los cambios de las mismas?
SI 22
NO 15
TOTAL 37
37
0
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
22
15
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
81
Análisis:
Un 59% de los empleados manifiesta que se le comunica efectivamente las actividades o
cambios dentro de la empresa, frente a un 41% de empleados cuya respuesta es negativa. Con
todo esto se puede concluir que una debilidad dentro de la empresa es la falta de
comunicación entre los empleados, de los cambios que les afectan.
Pregunta Nº 11: ¿Su trabajo está alineado para conseguir el logro de los Objetivos de
la Empresa?
SI 32
NO 5
TOTAL 37
Análisis:
La mayoría de los empleados representados en un 86% expresa que su trabajo está orientado
a conseguir el logro de los objetivos de la empresa, y un 14% de ellos manifiesta que no es
así, este punto es necesario tomar en cuenta para examinar, ya que existe la posibilidad de
que el trabajo de los empleados no esté orientado a la consecución de los objetivos debido a
una organización estructural inadecuada.
32
5
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
82
Pregunta Nº 12: ¿TC AUDIT CÍA LTDA., cuenta con un manual de procedimientos
administrativos y financieros?
SI 22
NO 15
TOTAL 37
Análisis:
Un 59% de los empleados manifiesta que la empresa cuenta con un manual de
procedimientos administrativos y financieros, mientras que un 41% de empleados expresan
que desconocen la existencia de los mismos. El análisis de esta respuesta es que pese a existir
un manual de procedimientos administrativos y financieros, este no es conocido, o no esta
socializado, o necesita una actualización, lo que nos lleva a concluir que hace falta una
revisión y actualización de este, junto con una actualización de acuerdo con las necesidades
actuales de la compañía.
Pregunta Nº 13: ¿Tiene usted conocimiento de los procesos y procedimientos de su
departamento?
SI 20
NO 17
TOTAL 37
22
15
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
83
Análisis:
Un 54% de los empleados manifiesta que tiene conocimiento de los procesos y
procedimientos de su departamento, mientras que un 46% de los empleados expresan que
desconocen la existencia de estos. El análisis de esta respuesta refleja que un porcentaje
bastante considerable desconoce los procesos y procedimientos de su departamento, lo que
representa una debilidad en la realización de las operaciones regulares de la empresa.
Pregunta Nº 14: ¿Se realiza una planificación previa de todas las actividades que se
realizan en su departamento?
SI 26
NO 11
TOTAL 37
2017
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
26
11
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
84
Análisis:
Un 70% de los empleados dice que se realiza una planificación de las actividades que realiza
su departamento frente a un 30% de los empleados expresan que o existe dicha planificación.
Esta respuesta refleja que hace falta un mejor conocimiento de la planificación de las
actividades de la empresa, y de no existir, mejorar la gestión administrativa de la empresa.
Pregunta Nº 15: ¿Tiene algún tipo de supervisión y control de las actividades que
realiza?
SI 35
NO 2
TOTAL 37
Análisis:
La mayoría de los empleados reflejado en un 95% expresa que tiene algún tipo de supervisión
y control, mientras que un 5% se manifiesta en negativo. En conclusión, en la compañía
existen controles, que pueden mejorar si se mejoran los procesos y los procedimientos.
Pregunta Nº 16: ¿Se cuenta con documentos de respaldo, para evidenciar y garantizar
la realización de los procedimientos en su trabajo?
SI 35
NO 2
TOTAL 37
35
2
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
85
Análisis:
La mayoría de los empleados reflejado en un 95% expresa que tiene algún tipo de supervisión
y control, mientras que un 5% se manifiesta en negativo. En conclusión, en la compañía
existen controles, que pueden mejorar si se mejoran los procesos y los procedimientos.
Pregunta Nº 17: ¿Existen indicadores de gestión dentro de su departamento?
SI 6
NO 31
TOTAL 37
Análisis:
La mayoría de los empleados reflejado en un 84% expresa que no existen indicadores de
gestión dentro de su departamento, frente a un 16% que manifiesta que si lo tiene. La
conclusión con esta respuesta es que, si existen los indicadores, estos no son conocidos ni
aplicados, y que debe realizarse una propuesta de indicadores de gestión para los
departamentos.
35
2
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
6
31
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
86
Pregunta Nº 18: ¿Se busca mediante los controles reducir al máximo los posibles riesgos
de su departamento inherentes a su trabajo?
SI 20
NO 17
TOTAL 37
Análisis:
La mayoría de los empleados reflejado en un 84% expresa que no existen indicadores de
gestión dentro de su departamento, frente a un 16% que manifiesta que si lo tiene. La
conclusión con esta respuesta es que, si existen los indicadores, estos no son conocidos ni
Pregunta Nº 19: ¿Ha identificado algún tipo de problema en la ejecución de los procesos
y procedimientos dentro de su departamento? De haberlo, ¿Podría describirlo?
SI 12
NO 25
TOTAL 37
2017
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
12
25
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
87
Análisis:
Un 54% de los empleados manifiesta que no ha identificado ningún problema en los procesos
y procedimientos que existen en su departamento, mientras que un 46% de los empleados
expresan que han identificado un problema en los procesos de su departamento, y han
expresado que dicho problema está relacionado con la sistematización de los procesos, y la
mejor utilización de los recursos tecnológicos, si es de una renovación de los recursos
tecnológicos en la compañía.
Pregunta Nº 20: ¿Usted considera que se podría utilizar de mejor manera algún
recurso? Si su respuesta es afirmativa ¿Podría mencionarlo?
SI 19
NO 18
TOTAL 37
Análisis:
Un 51% de los empleados considera que se puede utilizar de mejor manera algún recurso que
existe en la compañía, mientras que un 49% de los empleados expresan que no hay nada que
cambiar con respecto a la utilización de recursos de su departamento, y han expresado que
dicho recurso está relacionado con la sistematización de los procesos, y la mejor utilización
de los recursos tecnológicos, o incluso una renovación de los recursos tecnológicos en la
compañía.
19 18
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
88
Pregunta Nº 21: ¿Existe una segregación adecuada de funciones dentro de su
departamento?
SI 24
NO 13
TOTAL 37
Análisis:
Un 65% de los empleados considera que existe una adecuada segregación de funciones dentro
de su departamento frente a un 35% que manifestó una negativa. La conclusión es que la
mayoría de los empleados cree que hay una adecuada distribución de funciones dentro de los
departamentos de la empresa, sin embargo, frente a los que expresan que no existe una
adecuada segregación de funciones, se puede expresar que se debe fortalecer la estructura
organizacional de la empresa y también una mejor comunicación dentro de los
departamentos.
Pregunta Nº 22: ¿Realiza actividades que fomentan la integración del personal y
favorecen el clima laboral?
SI 23
NO 14
TOTAL 37
24
13
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
89
Análisis:
Un 62% de los empleados considera que existen actividades que fomentan la integración del
personal y favorecen el clima laboral, frente a un 38% de empleados que dicen que no se
fomenta esta integración y unidad, se puede evidenciar que hace falta mejorar la percepción
de unidad dentro de los empleados de la empresa.
Pregunta Nº 23: ¿Se promueve capacitaciones al personal y principalmente a los
responsables de los procesos y procedimientos?
SI 30
NO 7
TOTAL 37
Análisis:
Un 81% de los empleados considera se promueven capacitaciones al personal de la empresa,
y un 19% considera que no, por lo tanto, la conclusión sugeriría que, aunque existen
capacitaciones, existe una percepción de que falta unidad y capacitación para quienes deben
realizar y gestionar los procesos y los procedimientos.
23
14
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
30
7
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SI
NO
TOTAL
90
2.3.5. Diagnóstico Situacional FODA
A partir del cuestionario aplicado a los empleados de la empresa TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CÍA LTDA., se pueden determinar algunos factores determinantes para
realizar el análisis situacional de la empresa. El Diagnóstico Situacional que se va a aplicar
es la herramienta de Planificación Estratégica FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas), el cual posibilita la recopilación y uso de datos que permiten
conocer el perfil de operación de una empresa en un momento dado, y a partir de ello
establecer un diagnóstico objetivo para el diseño e implantación de estrategias tendientes a
mejorar la competitividad de una organización.
La técnica requiere del análisis de los diferentes elementos que forman parte del
funcionamiento interno de la organización y que puedan tener implicaciones en su desarrollo,
así como los puntos fuertes y débiles de la organización en las áreas administrativas. (López
García & Flores Cano, 2010)
TC AUDIT Cía. Ltda., se encuentra en una situación de expansión en el mercado, es por este
motivo, que busca mejorar y reestructurar.
2.3.5.1. Factores Internos
Fortalezas
1. Los profesionales con los que cuentan la firma son profesionales muy capacitados, de
alto nivel.
2. Coordinación y una cultura organizacional de entrega, dedicación, trabajo en equipo
y colaboración.
3. Orientación y disposición para ofrecer servicio de más alta calidad, con estándares
internacionales, ajustándose a las necesidades y requerimientos de los clientes.
4. Gran variedad de productos y servicios financieros, que contribuyen a ofertar una
asesoría integral.
5. Tiene representación Internacional con altos estándares de calidad.
6. Clientes Cautivos.
7. La Infraestructura que posee es la adecuada para las necesidades.
91
Debilidades
1. Hace falta un adecuado nivel de Comunicación Corporativa dentro de la Firma y
también hacia el cliente externo, de tal forma que, se integren de mejor manera, los
objetivos, planes y acciones.
2. Hace falta un control interno del personal, en cuanto a tiempos muertos, o tiempos
mal administrados dentro de los horarios de oficina.
3. Falta de una administración adecuada del personal en cuanto a su estructura
organizacional, que puede derivar en desordenes en las asignaciones de trabajo.
4. Falta de una evaluación y restructuración de la Planificación Estratégica de la
Compañía, de modo que hace falta una revisión y una actualización de la gestión
administrativa en cuanto a los procedimientos y los proceso.
5. Hace falta indicadores de gestión, que ayuden a calificar los problemas y los
progresos dentro de la empresa
2.3.5.2. Factores Externos
Oportunidades
1. Actualmente la Legislación en el Ecuador ha fortalecido y ha incentivado, el control
y la revisión de los reportes financieros de las empresas ecuatorianas, con nuevos
montos para la contratación de Auditoria Externa.
2. La creciente necesidad de los clientes en cuanto a la necesidad de un adecuado
control, e identificación de riesgos para sus negocios y empresas.
3. La trayectoria y el reconocimiento de la firma, así como su vasta experiencia que
durante años de clientes recurrentes prefieren y confían en el trabajo de TC AUDIT
CÍA. LTDA.
4. La creciente cultura tributaria en el país que lleva a las empresas a buscar asesoría y
ayuda para un mejor manejo de sus reportes económicos y financieros.
92
Amenazas
1. La inestabilidad política al estar iniciando un nuevo gobierno en el Ecuador, sus
cambios y los continuos enfrentamientos entre los distintos actores políticos.
2. La inestabilidad económica por la que está pasando el país, por una evidente recesión
económica.
3. La competencia desleal, y la creciente aparición de nuevas consultoras que ofrecen
los mismos servicios a menores precios.
4. La corrupción que se ha ido desvelando en el país, y que ha afectado a muchas
empresas tanto del sector público, como privado se han visto involucradas
93
2.3.6. Matriz FODA
Figura 18 Diagnóstico Situacional FODA
Fortalezas
•Los profesionales de Alto nivel
•Cultura Organizacional Cooperativa
•Servicios de la más alta calidad.
•Gran variedad de productos y servicios financieros
Debilidades
•Falta un adecuado nivel de Comunicación Corporativa.
•Falta de control interno del personal.
•Falta de una administración adecuada del personal
•Falta de una evaluación y restructuración de la Planificación Estratégica
Oportunidades
•La Legislación en el Ecuador ha fortalecido y ha incentivado, el control y la revisión de las empresas
•La creciente necesidad de los clientes en cuanto a la necesidad de un adecuado control, e identificación de riesgos para los negocios y empresas.
•La basta experiencia de la firma
• La creciente cultura tributaria en el país
Amenazas
• La inestabilidad política en Ecuador.
• La inestabilidad económica en el país
• La competencia desleal.
• Precios bajos con los cuales no se puede competir.
• La corrupción
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
94
2.3.7. Matriz de Estrategias FODA
Tabla 13 Matriz de Estrategias FODA
EXTERNAS Oportunidades Amenazas
1. Mayor control de las empresas, mediante las
auditorías externas dictadas por el Gobierno.
1. La inestabilidad política con el cambio de
gobierno en el Ecuador.
2.La necesidad de los clientes de un adecuado
control, e identificación de riesgos.
2. La inestabilidad económica del país
INTERNAS 3. La trayectoria y experiencia de la firma, brinda
confiabilidad al cliente.
3. La competencia desleal
4. La creciente cultura tributaria en el país. 4. La corrupción del país.
Fortalezas FO FA
1. Los profesionales con los que
cuentan la firma son profesionales
muy capacitados de alto nivel.
F1, O1; F1, O2: Realizar capacitaciones en las
que nuestros profesionales puedan demostrar sus
conocimientos, como método para atraer a
compañías, que necesiten asesoría o auditoría.
F1, A1: Buscar mostrar a nuestros
profesionales, como personas, competentes y
confiables en quienes lo clientes crean.
2. Variedad en los servicios ofertados,
que contribuyen a dar una asesoría
integral.
F2, O1, F2, O4: Realizar difusiones, y una mayor
publicidad de los servicios que ofrece la empresa,
garantizando, el cumplimiento legal y normativo
del Gobierno.
F2, A2; F2, A3: Afianzar nuestros lazos
comerciales con nuestros clientes, basados en
un sistema de satisfacción de necesidades, y
evaluación de los servicios.
3. Representación Internacional con
altos estándares de calidad
F3, O1; F3, O4; F3, O3: Entablar conversatorios
con agentes del sector público y compañías
sujetas a la legislación de control para una mejor
comprensión de la normativa internacional
conciliada con la legislación nacional
F3, A4: Nuestros altos estándares en ofrecer
servicios de alta calidad, brindan la confianza
necesaria a nuestros clientes de tal forma que
aseguran nuestro trabajo. Garantizar la
credibilidad de nuestros servicios.
4. Clientes Cautivos F4, O3: Fortalecer los lazos de confianza y
credibilidad con los nuestros clientes, y propiciar
la captación de nuevos clientes.
F4, A3: Pese a que exista una competencia
desleal se debe buscar captar clientes, que
conozcan nuestro trabajo y nos prefieran por
encima de la competencia.
Debilidades DO DA
1. Falta un adecuado nivel de
Comunicación Corporativa hacia el
cliente interno y externo, para
integrar de mejor manera, los
objetivos, planes y acciones.
D1, O1; D1, O2: Mejorar la comunicación y la
imagen corporativa de la empresa para captar
más clientes. Proponer un
D1, A1: Iniciar una campaña de adecuada
información en la empresa, tanto como de
difusión de la planificación estratégica como de
valores y principios organizacionales.
2. Necesidad de actualizar y difundir
adecuadamente la estructura
organizacional, y las asignaciones de
funciones.
D2, O3: Actualizar la estructura organizacional y
publicitar más nuestros servicios entre
potenciales clientes.
D2, A2: Capacitar a los empleados acerca de los
problemas socio económicos a de que enfrenta
el país, así como la importancia de sus
funciones dentro de la compañía
3. Necesidad de una evaluación y
restructuración de la Planificación
Estratégica de la empresa, tanto en la
gestión administrativa como en los
procedimientos y los procesos.
D3, O2: Mejorar la gestión administrativa, y
financiera fortaleciendo los procesos, para contar
con una imagen corporativa más sólida, frente al
cliente externo.
D3, A3: Comprometer al personal de la
compañía con su inserción activa en las
actividades de la compañía, capacitarles en sus
funciones, procesos y procedimientos.
4. Hace falta indicadores de gestión,
que ayuden a calificar las dificultades
y los progresos de la empresa.
D4, O4: Proponer el establecimiento de
indicadores de gestión para mejorar los procesos
y nuestros servicios.
D4, A4: Motivar a los empleados a la necesidad
de evaluaciones, que nos ayuden a un continuo
mejoramiento en la gestión de la empresa,
combatir la corrupción desde todos los frentes.
95
3. MARCO REFERENCIAL
3.1. Marco Teórico
3.1.1. Introducción
El mundo actual, es un mundo de cambios, la mayoría de las veces, resultan ser cambios
vertiginosos y acelerados. Desde la aparición de las Ciencias Administrativas como tales, su
principal objetivo ha sido hacer frente a esos cambios con miras a un mejoramiento continuo.
Dentro de los principales objetivos de la Administración se encuentran: el adecuado manejo
de los recursos, la optimización de los mismo, y el éxito en el cumplimento de los objetivos
propuestos obteniendo resultados favorables, no obstante, las empresas no crecen en la nada,
ni se manejan solas o aisladas en el mundo, operan y se desarrollan en un ambiente, y dentro
de este ambiente existen diversos actores que convergen en la consecución de objetivos.
Históricamente la administración ha puesto énfasis en distintos aspectos de la empresa y de
su ambiente sin embargo ésta es una ciencia dinámica, la visión de muchos de los autores
está orientada al hecho de que ha habido una evolución y en la que se integra distintos los
distintos enfoques. La empresa hoy en día es analizada como un sistema, es decir, como un
conjunto integrado de actividades que agregan valor y crean riquezas; pero estas no podrían
considerarse como sistemas sin que operasen internamente como uno, de tal forma que las
operaciones administrativas funcionen eficazmente.
Un sistema administrativo se basa en procesos generalmente cíclicos, es decir que se retro
alimentan, su funcionamiento se describe brevemente en que se obtiene recursos del ambiente,
lo que constituyen entradas, lo transforman en bienes o servicios gracias a los recursos
disponibles, y estos mismo bienes y servicios son ofertados en el ambiente, lo que constituyen
salidas de la organización, estás salidas están en el ambiente como insumos, listos para iniciar
nuevamente el proceso, esa es la dinámica en la que participa los sistemas administrativos y la
empresa. (Chiavenato, 2012)
96
3.1.2. El Mejoramiento Continuo
El mejoramiento continuo es una forma estratégica de hacer frente a las diversas situaciones
o dificultades que aparecen a diario en las organizaciones. La forma de administrar sus
recursos ha ido evolucionando con el pasar del tiempo, entendiéndose ahora la gestión como
la mejor forma de optimizar recursos y administrar procesos. Es por esto por lo que la
tendencia de la administración para el futuro está enfocada en la gestión.
El mejoramiento está íntimamente ligado a la gestión. Una de las herramientas
administrativas que ha surgido como método para un mejoramiento continuo es el Kaizen,
que nació en Japón como un sistema de control y de mejoramiento de procesos. Para Jorge
Prieto, Kaizen, es un modo de entender la vida que los orientales, desarrollaron para salir
adelante de sus crisis y problemas internos.
Masaaki Imai (1991), su creador, lo desarrollo con base en dos conceptos japoneses: kai
(cambio) y zen (bueno), así podemos decir que Kaizen es “cambio para mejorar” pero tiene
más aceptación como mejoramiento continuo, es decir la cultura para ser mejores.
El cambio debe ser una forma de vida, natural y principalmente para la alta gerencia, pero
también afecta a la gerencia media y a los supervisores.
Un proceso sistemático organizado de mejoramiento continuo se utiliza para garantizar el
cumplimiento de estos objetivos. Esto se logra si se trabaja en equipo y para ello se requiere
un objetivo común y un proceso único.
El Kaizen tiene como eje fundamental el aprendizaje y la capacitación, y se apoya en tres
grandes pilares que son: los equipos de mejora de la calidad, la comunicación empresarial y la
mejora del trabajo diario, todo esto para dar satisfacción total al cliente, usuario, beneficiario,
etc. Esto es lo que llamamos el triángulo del mejoramiento continuo. (Prieto, 2012)
97
Figura 19 Triángulo de Mejoramiento Continuo
Por: Prieto, 2012
3.1.3. La estrategia empresarial
Debido a que no hay ninguna definición certificada y aceptada de estrategia, el término es
usado de diversas maneras por muchos autores, profesores, empresarios, gerentes y
administradores. La estructura sigue a la estrategia y el sistema apoya la estructura. Se debe
identificar los objetivos y comprometer a los colaboradores para poder alcanzarlos. (Prieto,
2012)
La estrategia, es uno de los campos más estudiados de la gestión de empresas. Su complejidad
e incertidumbre es fruto de la síntesis que realiza de los elementos de la empresa y del entorno.
La estrategia constituye una búsqueda meditada de un plan de acción que desarrolle la ventaja
competitiva de una empresa y la acentúe, de forma que ésta logre crecer y expandir su mercado
reduciendo la competencia. (Maldonado, 2014)
La estrategia no es más que una decisión sobre las metas, objetivos y acciones de la
organización para prosperar en su entorno. La toma de estas se produce tras un análisis del
entorno de la organización. La estrategia debe ajustar los medios a los objetivos. (Cynetia
Consulting, 2010)
Algunas percepciones del término estrategia:
“Es la determinación de metas y objetivos básicos de largo plazo con unos cursos de acción
y la asignación de recursos necesarios para lograr dichas metas” —Alfred Chandler Jr.—
Finalmente, la acepción adoptada por Jorge Eliécer Prieto en su libro Gestión Estratégica
Organizacional, determina que:
Aprendizaje y
Capacitación
Equipos de Mejora
de Calidad
Comunicación de
Políticas Mejoradas
Mejora del Trabajo Diario
98
“Estrategia, es el marco de referencia en el que se basan las decisiones que determinan
la naturaleza y el rumbo de una organización.” (Prieto, 2012)
3.1.4. La Planificación Estratégica
La Gerencia contemporánea encara el problema de definir las acciones de la empresa para
asegurar una ventaja competitiva y sostenible en el tiempo.
La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la
empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales,
y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.
(Fred R., 2013)
La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, considera un enfoque global de
la empresa, como todo planeamiento se hace en un ambiente de incertidumbre es móvil y
flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios.
Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los
cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos. (Fred R,
1997)
3.1.4.1. Visión
La Visión es una declaración del futuro de la empresa, es decir, orienta el camino hacia dónde
está orientada la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. Es
un conjunto de ideas generales que proveen el marco referencial de lo que una organización es
y quiere llegar a ser. La visión del futuro señala rumbo, da dirección, es la cadena que une en
la organización en el presente con el futuro (Vásquez, 2012)
3.1.4.2. Misión
La misión es lo que pretende hacer la empresa y para quién lo va a hacer. Es el motivo de su
existencia, da sentido y orientación a las actividades de la empresa; es lo que se pretende
realizar para lograr la satisfacción de los clientes potenciales, del personal, de la competencia
y de la comunidad en general (Fleitman, 2013)
3.1.4.3. Establecimiento de los objetivos generales
Los objetivos son los resultados específicos que se desean alcanzar, y se identifica el punto de
partida y el punto que se aspira a llegar. Estos deben ser realizables, mesurables y cuantificables
en un tiempo determinado, para cumplir con la misión y alcanzar la visión. Los objetivos se
establecen evaluando la situación del entorno de la compañía y los recursos de la empresa. Los
objetivos globales son los resultados que una organización desea alcanzar en un periodo
determinado de tiempo, por ser globales deben cubrir e involucrar a toda la organización.
(Vásquez, 2012)
99
3.1.4.4. Diseño de planes estratégicos
Determinadas las estrategias que se van a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos,
que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivos
generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias
formuladas. En el plan estratégico se debe señalar:
✓ Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
✓ Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que
permitan alcanzar los objetivos específicos.
✓ Qué recursos se van a utilizar, y cómo se van a distribuir.
✓ Quiénes serán los encargados de la implementación o ejecución de las estrategias.
✓ Cuando se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán
los resultados.
✓ Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las
estrategias.
3.1.5. Estructura Organizacional
“La Estructura Organizacional se puede definir como: Conjunto de tareas formales asignadas
a las unidades organizacionales (divisiones o departamentos) y a las personas.” (Child, 2014)
La estructura organizacional es la manera de dividir organizar y coordinar las actividades de la
organización. Constituye la arquitectura o formato organizacional que asegura la división y
coordinación de las actividades de los miembros de la organización. La estructura
organizacional es la espina dorsal de la organización, el esqueleto que sustenta y articula todas
sus partes integrantes. En este sentido la estructura organizacional representa una naturaleza
dominante estática se refiere a la configuración de los órganos y equipos de la organización.
(Chiavenato, 2012)
La definición de la estructura organizacional hace referencia a todos los componentes que la
conforman y como estos elementos se ensamblan (organizan) entre sí. Una de las tareas básicas
de una organización es establecer su estructura organizacional, por este motivo un evaluar y
mejorar continuamente el sistema administrativo de gestión es una necesidad primordial de
toda organización. (Chiavenato, 2012)
Establecer una adecuada organización depende en gran medida de los niveles
organizacionales, los cuales se muestran a continuación:
100
Figura 20 Niveles Jerárquicos de la Organización
Por: (Chiavenato, 2012)
Dos conceptos fundamentales en torno a los cuales se estructuran las organizaciones son:
✓ Diferenciación: Significa que la organización se compone de muchas unidades que
trabajan sobre diferentes tareas, utilizan distintas aptitudes y métodos de trabajo.
✓ Integración: Significa que estas unidades diferenciadas se reúnen nuevamente para
que el trabajo se coordine hacia la obtención de un producto total.
Los cuales se muestran gráficamente a continuación:
Figura 21 Diferenciación e Integración Organizacional
Por: Abel Hilbert Universidad Metropolitana de Monterrey
Existen dos formas de orientar esta Estructura Organizacional, los cuales se enfocan
principalmente en la autoridad y en la división del trabajo. Estas 2 vías son las siguientes:
Nivel Institucional: Presidente, Directores.
Nivel Intermedio: Gerentes
Nivel Operacional: Supervisores
Ejecución: Funcionarios Operacionales
•División del trabajo :El trabajo global se divide en tareas menores
•Especialización: diferentes personas o grupos se dedican a partes
específicas de las tareas.
Diferenciación
•Coordinación: Se refiere a los procedimientos que vinculan
partes diferentes de la organización para alcanzar el objetivo
general de la organización.
Integración
101
✓ Especialización Vertical
✓ Especialización Horizontal
A continuación, se muestra un cuadro con los enfoques de estos 2 tipos de estructura
organizacional:
Tabla 14 Especialización Vertical y Horizontal de la Estructura Organizacional
Por: Chiavenato 2009
ES
PE
CIA
LIZ
AC
IÓN
VE
RT
ICA
L
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eles
Jer
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os
ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL
Áreas de Departamentalización
Contabilidad Servicios Marketing
Directores X X X
Gerentes X X X
Supervisores X X X
Empleados X X X
La estructura de la organización es la configuración de las relaciones que determinan las
características de los sistemas, es la encarnación física de la pauta del sistema de la
organización.
3.1.5.1. Estructura Vertical
La Estructura Vertical es una pirámide en la que una persona es responsable de un área
funcional con uno o más subordinados encargados del manejo de las tareas menores. Se refiere
al aparato que incluyen tres factores principales: (Chiavenato, 2012)
✓ Jerarquía administrativa.,
✓ Amplitud de control, y;
✓ Grado de centralización o descentralización del proceso para la toma de
decisiones de la organización.
Estos tres factores están estrechamente relacionados entre sí. Si una organización adiciona un
nivel administrativo más su amplitud de control se volverá más estrecha, la estructura
administrativa permanecerá más elevada y se afectará el grado de centralización o
descentralización. (Chiavenato, 2012)
Si se reduce un nivel administrativo, su amplitud de control será más extensa su estructura
administrativa permanecerá más aplanada y se afectará el grado de centralización o
descentralización. Son 3 factores interrelacionados que se deben considerar de manera
interdependiente. (Chiavenato, 2012)
102
• Jerarquía Administrativa
Para que los empleados puedan realizar con eficiencia sus tareas y deberes, existe la jerarquía
administrativa. La función principal de esta es garantizar que las personas se ejecuten sus
tareas y deberes de manera eficiente y eficaz.
La jerarquía administrativa se refiere al número de niveles de administración que adopta una
organización para garantizar la realización de tareas y el alcance de sus objetivos. Una
estructura alargada exige muchos niveles jerárquicos, mientras que una estructura aplanada
requiere pocos niveles jerárquicos. (Chiavenato, 2012)
La jerarquía administrativa es una consecuencia de la división del trabajo, es decir, existe
para garantizar el trabajo asignado a los diversos componentes de la organización se ejecute
debidamente. Es predominante un esquema de control.
• Amplitud del Control
Es el número de empleados que deben reportar a un administrador. Determina cuánto debe
monitorear estrechamente el administrador a sus subordinados. Cuanto mayor sea la amplitud
de control mayor es el número de subordinados para cada administrador cuando menor sea la
amplitud menor será el número de empleados. (Chiavenato, 2002)
Durante mucho tiempo el problema central de la Administración en la época de predominio de
la teoría clásica fue saber cuál es el número de subordinados más adecuado para cada
administrador. Desde 1930 hasta hace poco los teóricos recomendaban una amplitud de control
ideal que oscilaba entre 4 y 7 subordinados. A partir de la década de 1980 la preferencia recayó
sobre amplitudes mayores y organizaciones más planas. (Chiavenato, 2012)
Existen factores asociados al menor involucramiento del administrador los cuales
proporcionan amplitudes de control mayores:
✓ Trabajo ejecutado por el oso subordinados es estable y rutinario
✓ Los subordinados ejecutan tareas semejantes
✓ Los subordinados se concentran en una sola instalación física
✓ Los subordinados están entrenados y requieren de poca dirección para ejecutar tareas
✓ Existen normas y procedimientos que definen todas las actividades
✓ El administrador cuenta con sistemas de apoyo y de personal
✓ Las actividades no administrativas como planeación o coordinación con otros
departamentos exigen poco tiempo
✓ Las preferencias y el estilo personal del administrador favorecen una amplitud extensa.
(Chiavenato, 2012)
103
La amplitud administrativa estrecha genera costos administrativos mayores porque existen
más administradores para cuidar un número menor de personas. Cada administrador se
encarga de supervisar a unos cuantos subordinados y en consecuencia tiene más tiempo y
energía para dedicarse a los deberes gerenciales y el trabajo no administrativo. Cuando la
supervisión es más estrecha, las personas reciben mayor atención individual y apoyo del jefe,
pero tiene menos autonomía y menos oportunidad para autodirigirse. La amplitud estrecha
tiende a producir estructuras organizacionales jerarquizadas y alargadas, con más niveles
jerárquicos, comunicaciones más lentas y mayor dificultad de coordinación entre los
diferentes grupos.
La amplitud de control extensa permite costos administrativos menores porque existen menos
administradores encargados de un número mayor de personas. Cómo los subordinados son más
numerosos, la tarea administrativa es más difícil, Pues el administrador debe distribuir sus
esfuerzos entre un mayor número de personas. Esto significa que se debe encontrar otros
medios para garantizar la coordinación, la comunicación y otros trabajos que la organización
asigna a los administradores. Se estimula a los empleados a desarrollar las habilidades y mayor
iniciativa, pues tienen mayor oportunidad de emitir su propio juicio en la toma de decisiones
en el trabajo. Esta es la mayor fuente de satisfacción de las personas. La amplitud de control
más extensa tiende a producir estructuras organizacionales más bajas y aplanadas donde el
número de niveles jerárquicos es menor lo cual proporciona comunicación directa entre las
personas situadas en los niveles más bajos y los más elevados de la organización. En la base,
las personas que necesitan apoyo directo intensivo de su jefe no lo recibirán (Chiavenato, 2012)
• Centralización
“La centralización promueve la retención del proceso decisorio en la cúpula de la
organización las tres principales ventajas de la centralización son (Chiavenato, 2012):”
✓ Control: la centralización constituye el mejor método de controlar y coordinar las actividades
y recursos de la organización principalmente cuando: la organización como un Todo debe
atender requisitos legales y regulatorios difíciles de interpretar. (Chiavenato, 2012)
Las decisiones tomadas en el nivel local pueden afectar a toda la organización si una división
local interpreta mal un contrato colectivo de trabajo, puede acarrear problemas a toda la
organización. (Chiavenato, 2012)
✓ Costos: debido a las economías de escala, la función centralizada puede ser administrada con
menos recursos de una función descentralizada. La función de compras en una organización
es Generalmente un departamento centralizado para que la organización consiga mejores
descuentos y condiciones de pago, que no se lograrían si la función estuviese dispersa.
(Chiavenato, 2012)
✓ Nuevas tecnologías: En las décadas recientes, el grado de cambio tecnológico ha sido
enorme. Las nuevas tecnologías permiten que las empresas descentralizadas emigran hacia
la centralización, y viceversa, sin afectar su funcionamiento o el proceso decisorio, pues la
información se transmite y recibe con rapidez. (Chiavenato, 2012)
104
• Descentralización
El foco y la agilidad en la atención de las necesidades del cliente han llevado a muchas
organizaciones a cambiar resueltamente hacia la descentralización. Muchas empresas
exitosas toman esta filosofía como base del éxito de sus negocios.
Las 3 principales ventajas de la descentralización son:
✓ Agilidad: cuando el proceso decisorio se desarrolla localmente, la organización responde con
más rapidez a los clientes y a las condiciones locales.
✓ Independencia: la descentralización estimula la creatividad y la independencia de las
personas en los niveles más bajos, ayuda a construir espíritu de equipo y a preparar candidatos
para desempeñar posiciones más elevadas. (Chiavenato, 2012)
✓ Nuevas tecnologías: la tecnología de la información permite mayor descentralización de la
autoridad. Una de las principales razones para centralizar la autoridad es garantizar que la
administración de la cúpula sepa cómo va el negocio. La tecnología de la información permite
delegar la autoridad en los niveles inferiores, mientras la alta administración recibe
información de tiempo real. (Chiavenato, 2012)
3.1.5.2. Estructura Horizontal
Una estructura organizacional horizontal (estructura plana) es aquella en la que se han
eliminado la mayoría de los niveles de mandos medios y de sus funciones, de esta forma el
directorio está en el contacto directo con los trabajadores y empleados de todos los niveles
organizacionales. (Hibert, 2013)
El diseño organizacional se estudia en el nivel institucional de la empresa y su enfoque es
macro, mientras que en la estructura organizacional se enfoca en el diseño departamental
atendiendo al nivel intermedio, su enfoque se limita a las relaciones entre los objetivos y las
decisiones estratégicas de la empresa (nivel institucional) y la ejecución de las tareas mediante
la aplicación de los recursos disponibles (nivel operacional). (Universidad de Champagnat.,
2012)
Este tipo de estructura se contrapone a las estructuras jerárquicas o estructuras verticales, ya
que las estructuras organizacionales horizontales buscan organizar el flujo de trabajo en torno
a procesos claves para el funcionamiento normal de la empresa y del producto final que se
ofrece al cliente. Buscando reducir la jerarquía haciendo énfasis en el funcionamiento de las
distintas áreas de la empresa. (Hibert, 2013)
3.1.5.3. Diseño Departamental
El diseño departamental se refiere a la estructura organizacional de los departamentos o
divisiones de la empresa, es decir, al esquema de diferenciación e integración existente en el
nivel intermedio de la empresa. Departamentalización significa agrupación de actividades en
unidades organizacionales y agrupación de estas unidades en la organización total. Las
105
unidades organizacionales constituyen los subsistemas del sistema mayor. (Chiavenato,
2012)
La departamentalización es una forma de utilizar la cadena jerárquica para agrupar personas
que ejecutan el trabajo juntas. Según Idalberto Chiavenato en su libro Administración en los
nuevos tiempos, existen cinco enfoques del diseño departamental, los enfoques tradicionales
son: la departamentalización funcional, la divisional, y la matricial, en la cual la cadena
jerárquica define agrupaciones departamentales y relaciones de subordinación a lo largo de
la jerarquía.
“Los dos enfoques contemporáneos son los equipos y las redes, que surgieron para atender
las necesidades de las organizaciones en un ambiente global muy competitivo.” (Daft, 2010)
Los 5 enfoques son:
• Funcional
• Divisional
• Matricial
• Por Equipos
• Por Redes
Cada uno de estos tipos de departamentalización se estudiará en detalle a continuación.
• Enfoque Funcional
Se refiere a la agrupación de actividades por función, basada en el uso de habilidades,
conocimientos y recursos semejantes. La departamentalización por funciones o incluso
estructura funcional, es la organización basada en funciones que requieren actividades
semejantes y que se agrupan e identifican de acuerdo con alguna clasificación funcional.
Al departamentalizar con un criterio funcional la empresa estimula la especialización, bien
sea estableciendo carreras para los especialistas dentro de su área de especialización,
supervisándolos mediante personas de su propia especialidad o estimulando su interacción
dentro de las actividades propias de su departamento.
106
Figura 22 Estructura Funcional de una Organización.
Por: (Chiavenato, 2012)
• Enfoque Divisional
El enfoque divisional se presenta cuando los departamentos se agrupan en divisiones, con
base en los resultados organizacionales. En esta estructura, cada división se crea como una
unidad auto controlada y suficiente para generar determinado producto o servicio. Cada
división tiene todos los departamentos funcionales necesarios para elaborar el producto o
servicio o parte de ellos.
Mientras en el enfoque funcional los compradores se agrupan para atender todas las compras
de la organización, en la estructura divisional existen varios departamentos de compras en
cada una de las divisiones. Cada división produce determinados resultados o salidas
(productos, proyectos o servicios) y está compuesta de varios departamentos que se duplican
en las diversas divisiones. Por esta razón, la estructura organizacional de división también se
denomina estructura por productos, estructura por servicios, estructura por proyectos o
unidades autocontroladas. Estás divisiones significan lo mismo una unidad divisional
compuesta de agrupaciones de departamentos para volverla completamente autosuficiente
con el fin de producir determinados resultado o salida. (Chiavenato, 2012)
Presidente
Gerente de Servicios
Asesor de Servicios
Gerente de Contabilidad
Asistente Contable
Gerente de Ventas
Vendedores
107
Figura 23 Estructura Divisional de una Organización.
Por: (Chiavenato, 2012)
• Enfoque Matricial
El enfoque matricial es la combinación de la departamentalización funcional y divisional en la
misma estructura organizacional. Se denomina organización en rejilla o matriz, implica cadena
jerárquica funcionales y divisionales simultáneas en la misma parte de la organización. La
matriz tiene dos filas de autoridad, cada unidad se reporta a dos superiores, y cada persona
tiene dos jefes: uno para atender la orientación funcional (ventas, finanzas, etc.) y otro para
atender la orientación divisional (hacia el producto o servicio, cliente, localización geográfica
proceso o proyecto específico que se está desarrollando). La organización se amolda
simultáneamente a sus funciones internas y a los productos y servicios que se deben generar.
Es una estructura mixta utilizada cuando la organización desea obtener los beneficios
divisionales y mantener la especialidad técnica de las unidades funcionales. (Chiavenato, 2012)
Esta bipolaridad introduce una innovación en la estructura matricial: el principio de unidad de
mando sede lugar a la duplicidad de mando, esto significa que cada subordinado pasa a acatar
órdenes de dos jefes simultáneamente: un jefe funcional y otro divisional. El subordinado debe
saber resolver los conflictos de exigencias de los jefes matriciales, reuniéndose con ellos para
encontrar las soluciones adecuadas. De ahí la necesidad de entrenamiento en relaciones
humanas. (Chiavenato, 2012)
La estructura matricial funciona como una tabla de doble entrada: vertical y horizontal. La
jerarquía funcional de autoridad se sitúa en la columna vertical, mientras la jerarquía
divisional de autoridad se sitúa en la columna horizontal. (Chiavenato, 2012)
Presidente
División A
Servicios
Contabilidad
Ventas
División B
Servicios
Contabilidad
Ventas
División C
Servicios
Contabilidad
Ventas
108
ÁREAS FUNCIONALES
PRODUCTOS Gerente Producción Gerente Ventas Gerente Financiero Gerente RH
Gerente de
producto A
Gerente de
producto B
Gerente de
producto C
Figura 24 Estructura Matricial
Por: (Chiavenato, 2012)
• Enfoque de equipos
Una de las más fuertes tendencias de la Administración ha sido el esfuerzo de muchas
organizaciones para implementar los conceptos de equipo. La cadena jerárquica vertical
siempre fue un poderoso medio de control, pero tiene el inconveniente de transferir todas las
decisiones hacia la alta dirección, lo cual provoca demora y por consiguiente concentración de
la responsabilidad en la cúpula de la jerarquía. Desde la década de 1990 las organizaciones
intentan encontrar medios de lograr Empowerment: delegar autoridad y transferir la
responsabilidad a los niveles más bajos mediante la creación de equipos participativos capaces
de obtener el compromiso de los trabajadores. Este enfoque vuelve más flexibles y ágiles a las
organizaciones en el ambiente global y competitivo. La estructura en equipos es especialmente
indicada cuándo: (Chiavenato, 2012)
✓ Existe la necesidad intensa de flexibilidad o rapidez en la marcha de ciertos
proyectos o tareas para atender exigencias especiales de los clientes, desarrollar
nuevos productos o implementar campañas de marketing.
✓ Es importante obtener simultáneamente insumos de diferentes partes de la
organización para completar una parte del trabajo.
Producción
A
Finanzas
RH
A
Producción
B
Ventas
B
Finanzas
B
RH
B
Producción
C
Ventas
C
Finanzas
C
RH
C
Ventas
A
109
El enfoque de redes de equipos permite que la principal característica de la organización sea
una configuración predominantemente horizontal. La organización horizontal presenta una
estructura en que el trabajo se realiza a lo largo de sus principales procesos de trabajo y no
descansa sobre la jerarquía vertical necesaria para coordinar las diferentes actividades.
Las unidades de trabajo funcionan horizontalmente a lo largo de las tradicionales funciones
jerarquizadas que cortan y fragmentan los procesos, de ahí su carácter horizontal. En este
tipo de enfoque existen dos tipos de equipos multifuncionales en el cual se incluyen
empleados de varios departamentos funcionales y permanentes que funciona como un
departamento formal dentro de la organización.
Figura 25 Estructura de Equipos
Por: (Chiavenato, 2012)
• Enfoque de redes
El más reciente tipo de departamentalización recibe el nombre de organización en Red
dinámica. La estructura en Red (Network Structure) indica que la organización separa sus
principales funciones en compañías distintas conectadas a través de una pequeña organización
central. (Chiavenato, 2012)
En vez de juntar las funciones de producción marketing finanzas y recursos humanos en un
mismo sitio, estos servicios son provistos por organizaciones separadas que trabajan por
contrato y están conectadas electrónicamente a la oficina central. (Chiavenato, 2012)
“El enfoque de representa una reciente modalidad de organización y articulación de las
unidades organizacionales. Su organigrama se asemeja a un organigrama circular y estrellado
que tiene en el centro la unidad principal que conecta las demás unidades.” (Chiavenato,
2012)
Director General
Equipo 1: Suministros para
empresas
Incluye al líder, el pesonal de ventas, diseño y taller.
Equipo 2: Suministros para
Escuelas
Incluye al líder, el pesonal de ventas,
diseño y taller.
110
Figura 26 Estructura de Redes
Por: (Chiavenato, 2012)
3.1.6. Los Organigramas
3.1.6.1. Definición
“Los organigramas son una representación gráfica de una empresa que reflejan en forma
esquemática, la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles
jerárquicos y canales formales de comunicación.” (Hintze, 2010)
En un organigrama, se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones
básicas. Son una fuente autorizada de consulta con fines de información e indican la relación
de jerarquía que tienen entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad,
facilitando a los miembros de la organización el conocimiento de su ubicación jerárquica en la
empresa y las relaciones dentro de la misma. (Hintze, 2010)
3.1.6.2. Clasificación de los Organigramas
De acuerdo con el fin o los alcances que la compañía tenga con la elaboración y presentación
de organigramas y dependiendo en gran medida del criterio de los usuarios de los mismos,
pueden existir diversidad de parámetros de clasificación, sin embargo, conforme al parámetro
que más se ajusta para la realización del presente trabajo investigativo se estudiarán los tipos
de organigramas de acuerdo con su contenido, que son los siguientes: (Vásquez, 2012)
• Organigrama Estructural
Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de una manera
objetiva sus partes integrantes, es decir, sus unidades administrativas y la relación de
dependencia que existe entre ellas.
Compañía
Contabilidad
Recursos Humanos
Ventas
Organizaciones Secuandarias
111
Figura 27 Ejemplo de Organigrama Estructural.
Por: Fundación Malecón 2000
• Organigrama Funcional
Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las
funciones principales básicas. Al detallar las funciones Inicia por las más importantes y luego
se registran aquellas de menor trascendencia.
En este tipo de organigramas se determina qué es lo que se hace, pero no cómo se hace.
112
Figura 28 Ejemplo de Organigrama Funcional
En: Limpiadores S. Coop.
• Organigrama de posición de personal
Constituye una variación del organigrama estructural y sirve para representar, en forma
objetiva la distribución del personal en las diferentes unidades administrativas. Se indica el
número de cargos, la denominación del puesto y la clasificación en el caso de haberla.
En algunos casos se puede incluir la numeración de cada puesto y aún el nombre de
funcionarios que lo desempeñan.
113
Figura 29 Ejemplo de Organigrama de Posición de Personal.
Un organigrama, debe contener las siguientes estructuras:
• Un elemento (figuras)
• La estructura de la organización
• Los aspectos más importantes de la organización
• Las funciones
• Las relaciones entre las unidades estructurales
• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
• Las comunicaciones y sus vías
• Las vías de supervisión
• Los niveles y los estratos jerárquicos
• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
• Las unidades de categoría especial.
3.1.6.3. Contenido del Organigrama
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son
sus principales contenidos:
114
✓ Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente
el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
✓ Nombre del funcionario que formuló las cartas.
✓ Fecha de formulación.
✓ Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización,
etc.).
✓ Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)
3.1.6.4. Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama
“Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea
o mando, comunicación y la vía jerárquica.” (Salazar Molina & Maggiorani, 2015)
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización
y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
PRESIDENTE
Planificación y Asesoría
Económica.
Vicepresidencia
PersonalArchivo y
CorrespondenciaAuditoría Jurídico
Junta Directiva
Gerencia General
Consejero Legal General
Consejero Legal Especial
115
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y
relaciones funcionales.
Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro,
bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
Junta Directiva
Gerencia General
Consejero Legal General
Consejero Legal Especial
GERENTE GENERAL
Subgerente
Unidad Técnica A Unidad Técnica B
GERENTE GENERAL
Subgerente
Unidad Técnica A Unidad Técnica B Unidad Técnica C
GERENTE GENERAL
Subgerente
Unidad Técnica A Unidad Técnica B Unidad Técnica C
116
Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en
su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo
número.
3.1.7. Diagramas de Flujo
Son una herramienta fundamental para la elaboración de los procedimientos, permiten
visualizar gráficamente y en forma consecutiva las actividades de un procedimiento
determinado. Son muy ventajosos para las organizaciones ya que:
• Explica las actividades que componen un procedimiento a través de símbolos y
textos condensados
GERENTE GENERAL
Subgerente
Unidad Técnica A Unidad Técnica B Unidad Técnica C
GERENTE GENERAL
Subgerente (1)
Unidad Técnica A (1) Unidad Técnica B Unidad Técnica C
GERENTE GENERAL
Subgerente
Unidad Técnica A Unidad Técnica B Unidad Técnica C
117
• Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rápida la
manera de realizar eficazmente sus actividades
• Facilita la comprensión de un procedimiento en cualquier nivel jerárquico.
Para representar un algoritmo se puede recurrir a un método gráfico, en el cual cada uno de
los pasos a seguir está representado por un símbolo acorde al tipo de instrucción que se debe
ejecutar. Los símbolos se enlazan entre sí por medio de flechas que indican desde y hacia
dónde va el flujo de la información, o sea, el orden lógico en que deben ejecutarse las
instrucciones.
• Simbología de diseño
Tabla 15 Simbología de Diseño de Diagramas de Flujo
FUNCION SÍMBOLO DESCRIPCION
Proceso Representa una instrucción que debe
ejecutarse. Operación.
Decisión
Elección. Representa una pregunta e
indica el destino del flujo de
información con base en respuestas
alternativas de sí y no.
Preparación Preparar. Acondicionar. Implica un
proceso predefinido. Puede ser parte o
un todo de otro sistema.
Documento Indica lectura de algún documento.
Casi siempre se refiere a un producto
impreso.
Entrada / Salida Trámite u operación burocrática de
rutina. Implica entrada o salida de
información por cualquier parte del
sistema.
118
Archivo Implica guardar o almacenar
documentos, productos, materiales u
otros.
Extracción
De archivo
Significa “sacar del archivo” o des
almacenar productos, materiales u
otros.
Flechas Representan flujo de información.
Indican dirección que sigue el flujo en
el sistema.
Conector
Interno
Conexión con otro paso. Se utiliza
para asociar partes o pasos dentro de
un mismo sistema, pero que por
razones de diseño sea poco asequible.
Conector
Externo
Conexión con otro proceso. El
conector externo se usa para unir un
sistema o una parte de él, con otro
sistema.
Terminal
Representa inicio / fin del sistema.
Indica donde comienza y donde
termina el algoritmo.
Tarjeta
Representa una tarjeta, ficha o cheque.
Cinta
Magnética
Representa una cinta magnética de
grabación o video. Se utiliza un círculo
con una tangente.
119
3.1.8. Sistemas de Gestión
3.1.8.1. Concepto de Sistema
Un sistema es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo por las
empresas para lograr así los objetivos de la misma". (Place, 2010)
Para Hall Arthur en su libro Ingeniería de Sistemas, un sistema es "una serie de objetos con
una determinada relación entre ellos mismos y entre sus atributos".
Para Leonard es un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo".
Finalmente se llega a la conclusión de que sistema es un conjunto de componentes destinados
a lograr un objetivo particular, de acuerdo con un plan. Sistema es una serie de funciones,
actividades u operaciones ligadas entre sí, ejecutadas por un conjunto de empleados para
obtener el resultado deseado. (Gómez Ceja, 2011)
Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan
de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulación de
datos, energía o materia.
Con todos los elementos expuestos, es posible afirmar que sistema es el resultado de un
conjunto de procedimientos previamente coordinados, destinados a un objetivo común.
Figura 30 Partes interactuantes de un sistema.
Por: (Gómez Ceja, 2011)
SISTEMA
Métodos
Procedimientos
Programas
Objetivos
Funciones
Actividades
Tareas
OBJETIVO COMÚN
120
3.1.8.2. Elementos de los Sistemas
En todas las definiciones se implican elementos característicos de los sistemas como:
✓ Conjunto o combinación de cosas o partes
✓ Integradas e interdependientes
✓ Cuyas relaciones entre sí y con sus atributos, las hacen formar un todo unitario organizado;
✓ Que cumple con un propósito o realiza determinada función.
Lo anterior lleva a inferir que el funcionamiento del sistema es un conjunto complejo de
interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran que abarcan relaciones
de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente Si, además, el sistema es concebido
como una entidad en la que influyen intereses humanos, actividades y cometidos, se puede
concluir que sistema es una concepción unitaria de un conjunto que funciona como un todo
debido a la interdependencia de sus partes. (Gómez Ceja, 2011)
3.1.8.3. Clasificación de los Sistemas
Sistema determinístico: Aquel en que las partes interactúan en forma completamente
predecible.
✓ Sistema Simple determinista: Aquel que tiene algunos componentes e
interrelaciones que revelan un comportamiento habitual que es íntegramente
predecible.
✓ Sistema complejo determinista: Aquel que tiene algunos componentes sumamente
complejos o complicado y determinista, requiere de una minuciosa planificación y
programación. Existen sistema determinista excesivamente complejos que pueden ser
descritos en cierta forma en principio, pero será posible especificarlo por completo.
✓ Sistema probabilístico: En este existe incertidumbre; no se puede dar una predicción exacta
y detallada, si no que tan sólo se puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias;
en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y tiempo diferente, dependiendo de
lo que quiera decir. (Gómez Ceja, 2011)
✓ Sistema simple probabilista: es aquel que es posible deducir debido al reducido
grupo de elementos que interactúan, pero impredecible un resultado final.
✓ Sistema complejo probabilista: es aquel que no es posible deducir la probabilidad
de ocurrencia debido al reducido número de elementos que interactúan, se puede
deducir aspectos generales, pero no deducir el resultado final. en detalle. Es posible
predecirlo por medios estadísticos.
121
Sistemas Cerrados: operan con poco intercambio; muchos piensan que estos sistemas son
ficticios, ya que no existen en realidad; para efectos prácticos se mencionará que el proceso de
respiración es cerrado, en cuanto que no sentimos cada paso que se efectúa para respirar, sin
embargo, el sistema se realiza. (Gómez Ceja, 2011)
Sistemas Abiertos: cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante, que viene a
formar el suprasistema; así como existe relación entre los elementos del sistema, también la
existe entre los sistemas y suprasistema que vienen siendo los elementos o subsistemas total.
Entonces se dice que el sistema es abierto, ya que recibe influencia del suprasistema (Gómez
Ceja, 2011)
3.1.8.4. Subsistemas y Suprasistema
Cada elemento de sistema puede tener como subsistema y los suprasistemas como subsistema
del sistema. Es decir, existen varios elementos que interactúan entre sí, así los sistemas que
interactúan entre si corresponden a elementos de un suprasistema, cada subsistema viene
siendo un sistema del sistema total. Así, el análisis que se desee realizar sobre las relaciones y
los elementos del conjunto deberá basarse en una definición de los límites del sistema; deberá
establecer cuáles elementos deberán quedar incluidos en conjunto. (Gómez Ceja, 2011)
Otro grupo de mayor importancia para nosotros son los sistemas administrativos, propios de
la organización y administración de una empresa y necesarios para su buen funcionamiento.
Figura 31 La Organización como Sistema Abierto interactuante.
Por: (Gómez Ceja, 2011)
DIRECCIONES
GERENCIA
DEPARTAMENTO
SECCIONES
OFICINAS
122
Una organización es un todo integrado en donde cada sistema y subsistema están relacionados
con la operación total. De este modo, la estructura es creada por cientos de sistemas arreglados
en orden jerárquico. La salida del más pequeño de los sistemas resulta la variable de entrada
para el próximo sistema mayor, que a su vez proporciona la variable de entrada para un nivel
superior (Gómez Ceja, 2011)
3.1.8.5. Importancia de los Sistemas
La administración de una organización consiste fundamentalmente en la capacidad de
manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. Los sistemas y estudio cobran
importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones, con la gestión de sus
procesos, procedimientos y métodos para llevar a cabo las actividades y cumplir objetivos.
Lo que determina una práctica administrativa, adecuada y actualizada, es la óptima
utilización y manejo de los sistemas utilizados. Estos deben ser por tanto realistas, objetivo
y flexibles, de modo que vayan acordes con el momento histórico y la situación que sean
aplicados. Es necesario también que sea claro y que den la posibilidad a cambios
estructurales, pero no de esencia.
La administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y a las
relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de resultados. Mediante ellos se
evita que se pierda de vista a los objetivos primordiales de la empresa, pues de no ser por ellos
se caería en divagaciones. (Gómez Ceja, 2011)
Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cambio así corren
el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso será necesario hacerles modificaciones
paulatinas, cada vez que aparezcan factores que ameriten ajustes, cualesquiera que fueran y
que afecten de manera directa a toda la organización. Si algún tipo de sistema necesario no
existiera, Será imprescindible inventarlo. (Gómez Ceja, 2011)
3.1.8.6. Componentes de los Sistemas.
“Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes” (Gómez Ceja, 2011):
✓ Insumos: Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro
del cual se va transformando hasta convertirse en producto (salida).
✓ Procesador: Es el componente que transforma el estado original de los insumos o
entradas, en productos o salidas. Factor básico del procesador será la tecnología
utilizada, dependiendo del tipo o clase de sistema. Además de la tecnología, el
procesador estará constituido por normas, procedimientos estructuras administrativas,
etc. Su forma, composición y funcionamiento, estará en relación del diseño que se
elabore.
123
Regulador
✓ Productos: Son las salidas o la expresión de los objetivos de los sistemas; son los fines
y las metas de sistema. En la administración los productos serán los bienes y/o
servicios.
✓ Regulador: Es el componente que gobierna todo el sistema. En la administración el
regulador estará constituido por los niveles directivos y gerenciales que establecen las
“reglas del juego”, por medio de políticas que se instrumentan en planes, estrategias,
tácticas, etc.
✓ Retroalimentación: Los productos de un sistema pueden constituir insumo del
contexto o sistema superior. Mediante la retroalimentación los productos inciden en el
sistema superior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar
en el sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas. Además, la
retroalimentación mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una relación
entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de relación, el
regulador adoptará las decisiones o acciones correctivas que se pongan en práctica por
medio de la retroalimentación:
Figura 32 Componentes de los Sistemas
Por: (Gómez Ceja, 2011)
3.1.8.7. Teoría de los Sistemas aplicada a las Organizaciones.
Esta teoría cobra fuerza con el hecho de que las organizaciones pueden ser consideradas
como un gran sistema compuesto por diversos subsistemas, los mismos que están
interrelacionados entre sí, que se interaccionan e influyen en el ambiente.
La teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la administración en
general define un sistema como “una organización compuesta de hombres y máquinas
empeñada en una actividad coordinada dirigida hacia una meta, enlazados mediante sistemas
de información e influidos por el ambiente externo”. (Gómez Ceja, 2011)
La muestra de actividad de tal sistema es cíclica y cada componente en el proceso está
interrelacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los componentes, sin
importar el tamaño, la estructura o la denominación de la organización.
Procesador
Retroalimentación Ambiente Ambiente
Productos Insumos
124
En su trayecto por alcanzar los objetivos o metas deseados, los procesos organizacionales
compuestos por personas, equipos, maquinas, etc., procesan insumos que provienen del
ambiente en forma de autoridad legal y política, mano de obra, financiamiento, equipo,
facilidades, información, etc. Con la energía que el mismo ambiente suministra a la
organización, ésta transforma los insumos en productos que emite en forma de decisiones,
política, acciones, bienes, servicios, etc., para ser total o parcialmente absorbidos por el
ambiente. Muchos de los insumos que absorbe del ambiente son productos de otros sistemas.
A su vez muchos de los productos que la organización emite pasan a formar partes de los
insumos de otros sistemas o son absorbidos por la misma organización para su propio
desarrollo (insumos). (Gómez Ceja, 2011)
Las organizaciones necesitan de una corriente constante de información y una evaluación
sobre la forma como ambiente reacciona ante los productos que emite, y la sensibilidad y
efectividad con que responda a los cambios en las demandas de mismo, dependerá su
viabilidad y fortalecimiento. En otras palabras, necesita una constante retroalimentación.
Estos cuatros elementos: proceso organizacional, insumos, productos y retroalimentación,
son los elementos esenciales de la teoría de los sistemas aplicadas a las organizaciones. Su
forma de comportamiento es cíclica y se representa en el siguiente diagrama:
Figura 33 Proceso de Retroalimentación en un Sistema
Por: Juan Papic Condori
3.1.9. Sistema de Gestión Administrativa
“La gestión administrativa es la forma en que se utilizan los recursos escasos para conseguir
los objetivos deseados. Se realiza a través de 4 funciones específicas: planeación,
organización, dirección y control.” (ABC Color, 2012)
Entradas Insumos
Proceso Organizacional
(Transformación)
Salidas Productos
SISTEMA
RETROALIMENTACIÓN
125
Cuando se habla de las empresas como un suprasistema integrado con diferentes subsistemas
necesariamente se debe hacer referencia al funcionamiento de los procesos y procedimientos,
y a la gestión administrativa de los mismos, evaluando el proceso de retroalimentación y de
generación de insumos que serán utilizados por los subsistemas. (Gómez Ceja, 2011)
Los recursos humanos o personal, financieros, materiales, organizacionales entre otros, se
deben considerar en forma conjunta en los sistemas como recursos disponibles. Su
integración y su manejo dentro de la organización de manera que contribuyan al normal y
óptimo funcionamiento de los procesos y que estos a su vez se encuentren integrados a los
sistemas, es el objetivo principal de la gestión.Un sistema de gestión administrativa considera
la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos y físicos) para
optimizarlos y la relación que estos tienen con el apoyo a los sistemas (procesos,
procedimientos y actividades) de una empresa. La planificación estratégica es una
herramienta, y depende de la administración y la gerencia su utilización y la toma de
decisiones a futuro, en este sentido la calidad de la gestión depende de la eficiente o deficiente
administración:
Figura 34 Desempeño Gerencial, resultados en la Gestión.
Por: (Cruz Lezama, 2012)
“La Gestión Empresarial, es un término utilizado para describir el conjunto de técnicas y la
experiencia de la organización en procesos como planificación, dirección y control eficiente
de las operaciones y de otras actividades de la empresa.” (Cruz Lezama, 2012)
3.1.9.1. Control de Gestión
Es la actividad encargada de vigilar la calidad del desempeño, el cual se debe concentrar
fundamentalmente en el ámbito económico, en el conjunto de medidas y en los indicadores,
que se deben trazar para que todos visualicen una imagen común de eficiencia.
Calidad de Gestión
Eficiente Deficiente
Recursos +
Gerencia =
DESEMPEÑO
126
Control de Gestión es “la intervención inteligente y sistemática realizada por personas sobre
el conjunto de decisiones, acciones y recursos que requiere un ente para satisfacer sus
propósitos, con la intención de coadyuvar a que sea exitoso en lo que se propone”. (Ugalde
Romero, 2005)
El control de gestión tiene que ver con la planificación, ejecución y dirección, y mide la
calidad del desempeño, a través de indicadores.
3.1.9.2. Indicadores de Gestión
Es un método de evaluación que sirve para medir el desempeño y orientar la acción
administrativa de una empresa. Otro concepto más enriquecido es aquel que se refiere a la
expresión cuantitativa del comportamiento de una empresa comparado con un nivel de
referencia. En palabras más sencillas, es la relación entre los objetivos y los resultados. (Prieto,
2012)
Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya desde la correcta
comprensión y aplicación de procesos hasta la de toma de decisiones acertadas para
mantener, mejorar e innovar todo el sistema. El concepto de indicadores de gestión remonta
su éxito al desarrollo de la filosofía de Calidad Total.
Al principio su utilización fue orientada más como herramientas de control de los procesos
operativos que como instrumentos de gestión que apoyaran la toma de decisiones. Establecer
un sistema de indicadores debe involucrar tanto los procesos operativos como los
administrativos en una organización, y derivarse de acuerdos de desempeño basados en la
Misión y los Objetivos Estratégicos.
Para aplicar los términos de indicadores es conveniente poner hincapié en las nociones
conceptuales en cuanto a los objetivos metas e indicadores. Los objetivos son aquello que se
quiere lograr, las metas son los entregables en términos de cantidad, calidad, tiempo y lugar
irresponsable, y los indicadores son las cifras alcanzadas en el cumplimiento de las metas y el
logro de los objetivos. (Prieto, 2012)
• Indicador: Es una expresión cuantitativa que toma como base factores o variables
claves en el objeto de medición y tienen un objetivo definido. Los indicadores de
acuerdo con sus tipos pueden ser históricos, estándar, teóricos, por requerimiento de
los usuarios, por lineamiento político, planificado. (Cruz Chapantasig, 2017)
127
𝐼𝑛𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟 =𝑎 (𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑)𝐴𝑡𝑟𝑖𝑏𝑢𝑡𝑜 𝑎 𝑀𝑒𝑑𝑖𝑟
𝑏 (𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑)𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝐸𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜
• “Índice: Valor que da la expresión matemática (indicador) al introducirle datos y se
obtienen para evaluarlos a través de diagnóstico.” (Cruz Lezama, 2012)
Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 =10 (𝑡𝑜𝑛𝑒𝑙𝑎𝑑𝑎𝑠)
100 (𝐻𝐻)= 0,1 𝑡𝑜𝑛𝑒𝑙𝑎𝑑𝑎𝑠
𝐻𝐻⁄
“Los Indicadores de gestión se los puede concebir como” (Cruz Lezama, 2012):
• Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están
logrando los objetivos estratégicos.
• Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una
organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.
• Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y
verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
• Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
• EL análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no
perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con
el plan.
3.1.9.3. Aplicación de los Indicadores de Gestión
Para aplicar los términos de indicadores es conveniente poner hincapié en las nociones
conceptuales en cuanto a los objetivos metas e indicadores. Los objetivos son aquello que se
quiere lograr, las metas son los entregables en términos de cantidad, calidad, tiempo, lugar y
responsable, y los indicadores son las cifras alcanzadas en el cumplimiento de las metas y el
logro de los objetivos. (Prieto, 2012)
Uno de los objetivos principales de los indicadores de gestión consiste en establecer un sistema
de instrumentos que permita en forma rápida y proactiva, administrar la empresa y hacer
posible la comparación de los resultados con las metas propuestas y otras entidades de igual
forma definir parámetros que permitan que el diseño de los objetivos, los planes y las metas
sean en condición y tiempo real para controlar las operaciones diarias que se realizan dentro de
la empresa. También crear mecanismos de detección de fallas que garanticen la posibilidad de
llevar a cabo acciones concretas que permitan obtener soluciones reales y de aplicación
inmediata. (Publicaciones Financieras Bussiness and Economics, 2010)
Deben existir algunas consideraciones antes de realizar la implementación de los indicadores
en el estudio de seguimiento y medición de desempeño en una compañía tal como lo son:
✓ Lo que no se puede medir, no se puede controlar.
128
✓ Lo que no se pueda medir no existe.
✓ Los indicadores son un medio y no un fin.
En cada una de las posibles mediciones existen algunos paradigmas de orden aleatorio que de
cierta forma intervienen en el estudio de los indicadores de gestión, el hecho de que la medición
precede al castigo infiere que el tiempo de medición es casi nulo, lo que dificultaría de manera
concreta el proceso de medición sin tener en cuenta que existen algunas cosas que no son tan
sencillas de medir, o algunas que por otro lado suelen ser más costosas medirlas que hacerlas.
(Publicaciones Financieras Bussiness and Economics, 2010)
Indicadores Generales
La definición de un conjunto de indicadores clave, siempre debe hacerse con base en las
características de la empresa, la visión, la misión y las estrategias de esta, que apoyado en un
sistema mecanizado, permita a la directiva y a los administradores de las distintas áreas
funcionales de la empresa (Operaciones, Administración y Finanzas, Comercialización y
Ventas, Personal, etc.), conocer en tiempo real la situación de la gestión, de forma tal que les
permita tomar decisiones oportunas para mejorar su desempeño, y de esta manera contribuir al
logro de las metas de la empresa. (Cruz Lezama, 2012)
Para establecer cuáles son los indicadores básicos que debe adoptar e implementar una
compañía es necesario identificar los indicadores con los cuales la directiva y los
administradores de las distintas áreas funcionales de la empresa, tendrían la información
necesaria para establecer puntos de mejoramiento continuo y toma de decisiones. (Cruz
Lezama, 2012) El sistema de gestión compuesto por los puntos de información y control, que
permitirán en forma visible, identificar donde están las desviaciones, identificando los puntos
clave para la toma de decisiones.
Indicadores del negocio, con base en el esquema de Valor de Mercado
Los indicadores de deben ser desarrollados por el nivel superior, en conjunto con el nivel
funcional y operativo, definiendo los indicadores claves e importantes en cada una de ellas.
Para la identificación de variables e indicadores del negocio se considerará inicialmente el
ESQUEMA DE VALOR DE MERCADO, los cuales están asociados generalmente con la
misión y sus elementos cuantificables, como de las estrategias, y luego son transformados en
indicadores básicos, clave y operativos.
El esquema de valor de mercado de una empresa está soportado por cuatro grandes macro
indicadores: rentabilidad, competitividad, riesgo y liquidez, en función de estos se refleja un
esquema base grupo de indicadores generales para las empresas.
129
Figura 35 Cuadro de indicadores en función del Valor Mercado.
Por: (Cruz Lezama, 2012)
Indicadores de rentabilidad
Es una relación porcentual que dice cuanto se obtiene a través del tiempo por cada unidad de
recurso invertido. Dentro de esta clasificación se considera indicadores de productividad y
apalancamiento.
VALOR DE MERCADO
Rentabilidad: Capacidad para
retornar el Capital
Productividad
Efectividad
Eficiencia
Calidad
Apalancamiento Endeudamiento
Riesgo: Exposición a
peligros operativos y financieros
Operativo
Financiero
Competitividad: Variación de la participación en
el mercado.
Liquidez: Capacidad de afrontar
obligaciones financieras
RENTABILIDAD TOTAL =UTILIDAD NETA DISLR
ACTIVO TOTAL PROMEDIO
MARGEN NETO =
ROTACIÓN DEL ACTIVO (VECES) =ACTIVO TOTAL PROMEDIO
X 100
UTILIDAD NETA DISLRX 100
VENTAS NETAS
MARGEN EN OPERACIONES =
VENTAS NETAS
UTILIDAD EN OPERACIONESX 100
VENTAS NETAS
130
Indicadores de productividad
Representa la expresión porcentual con relación entre los productos y uno o más de los
recursos utilizados en el proceso de producción.
Indicadores de efectividad
La efectividad, significa cuantificación del logro de la meta, también es sinónimo de eficacia
y se le define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea". Los indicadores de eficacia
o efectividad tienen que ver con hacer realidad un intento o propósito, y están relacionados
con el cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados. En este sentido se
pueden diseñar los siguientes indicadores de efectividad (no son únicos):
Indicadores de eficiencia:
Lograr el máximo de las metas trazadas con la utilización mínima de recursos. La rotación de
activos totales, indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos para generar ventas, esta
razón es de gran importancia, ya que nos muestra si las operaciones de las empresas han sido
eficientes en el aspecto financiero.
EFECTIVIDAD EN EL USO DE
LAS INSTALACIONES
VOLUMEN PRODUCIDO
VOLUMEN PROGRAMADO
X 100
EFECTIVIDAD EN LAS VENTAS =VOLUMEN VENDIDO
VOLUMEN PLANIFICADO DE VENTAS
X 100
=
USO DE LA CAPACIDAD INSTALADA
VOLUMEN DE PRODUCCIÓN
CAPACIDAD INSTALADA
X 100
NIVEL DE INVENTARIOS =COSTO DEL INVENTARIO (Bs.)
VENTAS NETAS (Bs.)X 100
=
PRODUCTIVIDAD DE LA MANO DE OBRA
VOLUMEN DE PRODUCCIÓN CONFORME
Horas Hombre TRABAJADAS
COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN
COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN (Bs.)=
VOLUMEN DE PRODUCCIÓN CONFORME
PRODUCTIVIDAD DEL CAPITAL ACTIVO TOTAL PROMEDIO (Bs.)
=VOLUMEN DE PRODUCCIÓN CONFORME
=
131
Indicadores de calidad
Indica el grado de satisfacción plena de un producto o servicio, por parte de todos los que
están involucrados con el proceso. Busca principalmente el mejoramiento continuo en los
procesos y resultados.
Indicadores de apalancamiento
Indica en forma porcentual la utilización de los activos de costos fijos o fondos (préstamos),
a fin de incrementar los rendimientos a los propietarios de un negocio.
Índice de endeudamiento:
Es la capacidad que tiene la compañía para responder por las obligaciones a largo plazo. Este
indicador presenta una idea general sobre la solidez y la credibilidad crediticia de la
compañía, y sobre sus riesgos financieros.
ENDEUDAMIENTO =
PASIVO TOTAL
ACTIVO TOTAL
Indicadores de riesgo
Normalmente el riesgo de una empresa se mide fundamentalmente por la variabilidad de sus
acciones en el mercado. Cuando esto sucede (usualmente la empresa se cotiza en la bolsa de
valores) es relativamente fácil calcular el riesgo, a través de la determinación de la varianza
y la covarianza, con los datos estadísticos del valor de las acciones en el mercado y se pueden
RENDIMIENTO DE CALIDAD =VOLUMEN TOTAL PRODUCIDO
X 100
CALIDAD DE USO =VOLUMEN RECLAMADO POR CALIDAD (PROCEDENTE)
VOLUMEN TOTAL DE VENTASX 100
VOLUMEN DE PRODUCCIÓN CONFORME
RELACIÓN DEUDA /CAPITAL =PATRIMONIO
X 100DEUDA TOTAL
132
establecer indicadores en este sentido. Este Indicador está relacionado con la posibilidad de
que los resultados reales difieran de los resultados esperados o la posibilidad de que algún
evento desfavorable ocurra.
Indicadores de competitividad
Este índice se refiere a la capacidad de una organización, para mantener sistemáticamente
ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición
en el entorno socioeconómico.
Índice de liquidez
Liquidez se refiere a la capacidad de la empresa para cubrir sus pasivos a corto plazo en la
fecha de vencimiento, siendo las más importantes el capital de trabajo neto, liquidez o
solvencia y prueba ácida y súper ácida. Representa el efectivo necesario en el momento
oportuno que nos permita hacer el pago de los compromisos anteriormente contraídos. En
cuanto sea más fácil convertir los recursos del activo que posea la empresa en dinero, gozará
de mayor capacidad de pago para hacer frente a sus deudas y compromisos.
SOLVENCIA =PASIVO CIRCULANTE
PRUEBA ÁCIDA =
ACTIVO CIRCULANTE
PASIVO CIRCULANTE
ACTIVO CIRCULANTE - INVENTARIOS
PRUEBA
SÚPER ÁCIDA PASIVO CIRCULANTE
ACTIVO CIRCULANTE - INVENTARIOS - CTAS. X COBRAR=
CAPITAL DE TRABAJO NETO = ACTIVO CIRCULANTE - PASIVO CIRCULANTE
RIESGO OPERATIVO =
RIESGO FINANCIERO = UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (UAT) 0
UTILIDAD EN OPERACIONES (UAIT) 0
COMPETITIVIDAD EN COSTO UNITARIO DEL PRODUCTO =
COSTO DEL PRODUCTO PROPIO
COSTO DEL PRODUCTO DE LA COMPETENCIAX 100
VARIACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO
PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO AÑO ANTERIOR
PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO AÑO ACTUALX 100=
133
3.2. MARCO CONCEPTUAL
Para una comprensión más precisa de los principales temas que se aborda, en el marco teórico
de la unidad, a continuación, se muestran los conceptos claves para el entendimiento
sustancial del direccionamiento del presente trabajo administrativo.
3.2.1. Mejoramiento Continuo
El Concepto japonés que centra el proceso de mejoramiento en la gerencia (de la alta gerencia
al supervisor) ya que el trabajador actúa dentro del sistema diseñado por la gerencia y su
principal actividad es darle mantenimiento. También incluye la innovación que por definición
se podría plantear como lo que hoy se conoce como “Reingeniería de Procesos” (Quesada
Madriz, 2015)
3.2.2. Proceso Administrativo
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro
de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o
gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz
gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas. Fayol describió el
proceso administrativo compuesto por las funciones de planificar, organizar, dirigir, coordinar
(ejecutar) y controlar, por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con estas
funciones básicas. (Hurtado, 2013)
3.2.3. Procedimiento Administrativo
El procedimiento administrativo es el cauce formal de una serie de actos en que se concreta la
actuación administrativa para la realización de un fin. (Guzman Napuri, 2016)
Son la sucesión cronológica o secuencial de operaciones concatenadas, que realizadas por una
o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para ejecutar una función.
Representan la rutina del trabajo, la forma cotidiana de hacer las cosas. (Ugalde Romero, 2005)
Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos
empleados que trabajan en distintas áreas, y que se establece para asegurar el tratamiento
uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio determinado.
Contribuyen a la realización de los procesos, pudiéndose decir que son su parte integrante.
(Ugalde Romero, 2005)
3.2.4. Estrategia
“Es el patrón de los objetivos, propósitos o metas, políticas y planes esenciales para conseguir
dichas metas, establecido de tal modo que defina qué clase de negocio la empresa está o quiere
estar y qué clase de empresa es o se quiere ser” —Kenneth Andrews—
134
3.2.5. Estructura Organizacional
Se entiende por estructuras organizacionales a los diferentes modelos de diseño para
administrar organizar y dirigir una empresa, con el fin de llevar a cabo el cumplimiento de la
misión, la visión y las metas propuestas optimizando recursos. (Salazar Molina & Maggiorani,
2015)
3.2.6. Organigramas
Según Henri Fayol define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organización
es un cuadro que sintetiza los aspectos más importantes de una estructura de una
organización, dentro de los cuales incluye las funciones y las relaciones de mando existente,
los canales de supervisión y la autoridad." (Chiavenato, 2012) Los organigramas representan
las diferentes unidades que constituyen la organización con sus respectivos niveles
jerárquicos.
3.2.7. Actividades Administrativas
Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad de
responsable para la realización de un trabajo determinado, deben ir en concordancia con los
procedimientos y estos a su vez de los procesos institucionales, con miras al cumplimiento de
planes y objetivos organizacionales. (Universidad Autónoma de México, 2014)
3.2.8. Operaciones Administrativas
“Cada una de las acciones físicas o mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor
determinada, contribuyen a la realización de actividades.” (Universidad Autónoma de
México, 2014)
3.2.9. Políticas Administrativas
Criterios o lineamientos necesarios para ejecutar lo descrito. Facilita la cobertura de
responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Es un plan
general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación.
(Sánchez, 2015)
3.2.10. Sistema
Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo
con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas" (Menschel,
2010).
135
Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre sí, ejecutadas por
un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado. (Gómez Ceja, 2011)
3.2.11. Gestión
La Gestión se la define como un conjunto de acciones necesarias para para hacer que un ente
cumpla su propósito y las decisiones que se tome para orientarlas hacia la consecución de los
objetivos, y de su misión realizando una planificación. La Gestión comprende el manejo de
acciones y decisiones, así como de recursos, para llevar a cabo las tareas de forma eficiente.
(Cruz Lezama, 2012)
3.2.12. Manuales Administrativos
“Los manuales administrativos, son documentos de uso diario, son documentos que
contienen información válida y clasificada sobre una determinada materia de la
organización.” (Ugalde Romero, 2005)
Un manual es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que
proporcionan información rápida y organizada sobre prácticas administrativas. Contiene datos
e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas entre otras y ayuda al
direccionamiento de los procesos que deban ser ejecutados. (Ugalde Romero, 2005)
136
4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA LA EMPRESA TC AUDIT
TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA LTDA., es una empresa que está posicionada
en el mercado, cuyo principal objetivo es crecer y seguir expandiéndose y brindando un valor
agregado en sus servicios, con un mejoramiento continuo de su administración, sus procesos
y su estrategia. Este mejoramiento se ve reflejado en su reconocimiento en la calidad de los
servicios en el mercado nacional, que se refleje en la satisfacción de sus clientes y en la
captación de nuevos clientes. La incorporación de un mejoramiento en el modelo de gestión
administrativos-financieros, permiten diseñar la estructura organizativa y financiera que se
ajusten a las necesidades de la empresa y esta su vez con las áreas y los departamentos que
existan dentro de las mismas. La coordinación y optimización de recursos generan para la
entidad un valor agregado que contribuye al fortalecimiento de la gestión administrativa y
financiera de esta, con el fin de alcanzar eficiencia y eficacia en la organización.
Actualmente las empresas se enfrentan a varios desafíos y continuos cambios. El
mejoramiento de los procesos Administrativos y Financieros, constituyen una herramienta
gerencial práctica y eficaz, que ayuda a la toma de decisiones y al óptimo desarrollo de la
gestión de los procesos claves para la organización.
4.1. Alcance de la Propuesta
El alcance de la presente propuesta de mejoramiento rige para el área administrativa y
financiera de la empresa “TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.”, la cual
permitirá a la entidad contar con la información necesaria y suficiente para realizar los
cambios y las mejoras necesarias dentro de su administración, la propuesta de mejoramiento
de la gestión administrativa y financiera constituye una herramienta de gestión, que ayudará
a la participación de todos quienes conforman la organización y el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
137
4.2. Levantamiento de la Información
La empresa al momento se encuentra en marcha, por tanto, cuenta con herramientas
administrativas y financieras para su normal funcionamiento las cuales son objeto del
presente estudio sujetas a la propuesta de mejoramiento, las cuales se describen a
continuación:
4.2.1. Políticas de Calidad
• Mantener la comunicación permanente con los clientes, medir su nivel de satisfacción
y generar relaciones confiables a largo plazo que aseguren competitividad y
rentabilidad al negocio.
• Motivar, capacitar, evaluar y promover en forma permanente al recurso humano.
• Implementar, mejorar, difundir y garantizar la aplicación de nuestras políticas de
calidad para obtener productos y servicios de excelencia.
• Promover el compromiso de desarrollar nuestras actividades enfocadas en la
seguridad, la salud de las personas y protección del medio ambiente.
4.2.2. Principios y Valores Corporativos
• Integridad
• Confidencialidad
• Independencia
• Compromiso
• Trabajo en equipo
• Excelencia
4.2.3. Organigramas y Estructura Organizacional
Los organigramas que se presentaron en el Capítulo I: Generalidades de la empresa son los
que están establecidos en la compañía, así como la estructura organizacional con las
funciones y cargos administrativos y financieros con los que está funcionando la empresa.
En función de estos se ha realizado un análisis de la estructura organizacional para realizar
138
una propuesta de nuevo organigrama que se ajuste de mejor manera a la organización de la
compañía, manteniendo los cargos y las funciones y los cargos, proponiendo un
mejoramiento en la estructura organizacional que ayude a la mejor comunicación
interdepartamental.
4.2.4. Información Financiera
4.2.4.1. Plan de Cuentas
El plan de cuentas constituye una base muy importante, al cual se encuentran sujetos los
procesos de generación de información financiera, por lo cual su estructuración debe ser
la más adecuada y estar ordenada de forma que se ajuste a su realidad, naturaleza y
necesidad de la empresa.
A continuación, se muestra el Plan de Cuentas que maneja la empresa:
Tabla 16 Plan de Cuentas.
Por: TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA.
CÓDIGO DETALLE
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
1101001001 Caja Chica
1101004001 Bancos
1103001000 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
1104001000 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1104001001 Anticipo Sueldos
ACTIVOS Y PASIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1104004001 I.V.A en Compras
1104004003 1% Retención Fuente
1104004005 IVA Retenido
1104004006 Crédito Tributario de IVA
1104004009 2% Retención Fuente
1104004010 8% Retención Fuente
2103003001 I.V.A. en Ventas
2103003002 1 % Retenciones en la Fuente
2103003004 IVA Retenciones
2103003005 Impuesto a la Renta Empleados
2103003006 Impuesto a la Renta Sociedades
2103003008 Retención 8%
2103003009 2% Retención Fuente
2103003011 10% Retención
139
2104001001 Impuesto a la Renta por Pagar
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1201001001 Muebles y Enseres
1201002001 Equipo de Oficina
1201003001 Equipo de Computación
1201004001 Instalaciones
DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULADA
1202001001 Muebles y Enseres DEP
1202002001 Equipos de Oficina DEP.
1202003001 Equipo de Computación DEP.
1202004001 Instalaciones DEP.
2102001000 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
OBLIGACIONES ACUMULADAS CON TRABAJADORES
2103004001 IESS Aporte Patronal y Personal
2103004002 Préstamos Quirografarios
2103006001 15% Participación Trabajadores
2105001001 Sueldos Por Pagar
2105002002 Décimo Tercer Sueldo
2105002003 Décimo Cuarto Sueldo
2105002004 Vacaciones
2105002005 Fondos de Reserva
2105002008 Desahucio
2201001000 Provisión Jubilación Patronal
PATRIMONIO
3101001000 Capital Suscrito
3103001000 Reserva Legal
3105001100 Utilidad Ejercicios Anteriores
3105010000 Utilidad del Ejercicio
3106001000 Resultados Acumulados por efectos aplicaciones NIF
INGRESOS
4101001000 Auditoría Externa Financiera
4104003000 Servicios de Consultoría
4104005000 Servicios Administrativos
COSTOS Y GASTOS
5101001001 Remuneración Unificada
5101001006 Décimo Tercer Sueldo
5101001007 Décimo Cuarto Sueldo
5101001008 Fondos de Reserva
5101001009 Vacaciones
5101001010 Aporte Patronal
5101001012 Capacitación
5101001020 Seguros
5101002001 Suministros de Oficina
5101002010 Uniformes del Personal
140
5101002020 Programas Auditoria
5101002030 Movilización de viaje
5101002040 Alimentación Viaje
5101002050 Hospedaje viaje
5101002060 Movilización Local
5201001001 Arriendos
5201001002 Servicios Básicos
5201002001 Muebles y Enseres
5201002002 Equipos de Computación
5201002003 Equipos de Oficina
5201002004 Instalaciones
5201002005 Afiliaciones
5201003001 Gastos no Deducibles
5201003002 Reembolso de Gastos
5301002006 Gastos Bancarios
5301002007 Gastos Financieros
El plan de cuentas vigente esta adecuadamente estructurado y se lo utiliza de acuerdo con las
necesidades de la compañía, existe además un manual contable del Plan de Cuentas.
4.3. Manual Contable del Plan de Cuentas.
A continuación, se presentan el manual contable de las principales cuentas que maneja TC
AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., en su Plan de Cuentas, el cual es sujeto
a propuestas de mejoramiento, ayudando a orientar: su naturaleza, su clara identificación,
la normativa aplicable y registro de las operaciones de la empresa.
4.3.1. Efectivo y equivalentes de efectivo
El efectivo y los equivalentes de efectivo están representados por el dinero en efectivo e
inversiones a corto plazo con una liquidez inmediata, cuyo vencimiento sea a corto plazo,
es decir igual o inferior a tres meses desde la fecha de adquisición.
Estos activos financieros están valuados al valor razonable con cambios en resultados a la
fecha del balance, sin deducir los costos de transacción en que se pueda incurrir en su venta
o disposición.
141
CUENTA: Efectivo y sus Equivalentes
Comprende el efectivo (dinero) de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS
CIA. LTDA., así como los depósitos bancarios a la vista.
SUBCUENTAS:
Caja chica: Efectivo en caja utilizado para gastos menores
Caja general: Corresponden a la recaudación diaria en base a los cobros realizados
en efectivo (dinero y cheques).
Fondo rotativo: Efectivo asignado para un determinado proyecto, altamente
líquido.
Bancos: Saldo en efectivo de la Firma en cuentas corrientes o de ahorros locales y
del exterior de disponibilidad inmediata, incluye la cuenta transitoria de
Transferencias Bancarias, utilizada para realizar transacciones entre instituciones
financieras.
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN:
Las transacciones relacionadas al “Efectivo en caja y bancos” se reconocen al valor
nominal. El valor nominal es el importe recibido o por recibir y que se encuentra
libre de riesgo financiero. Los saldos de moneda extranjera se expresarán en la
moneda funcional (USD$ dólar estadounidense) al tipo de cambio al que se
liquidarían las transacciones a la fecha en que los estados financieros se preparen.
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ Las entradas de efectivo a la cuenta “Caja
chica”, por los incrementos o creación de
nuevos fondos o cajas chicas.
✓ Los depósitos de cheques en instituciones
financieras, las entradas de efectivo por
medios electrónicos y otras formas de
ingreso de efectivo a las cuentas bancarias.
✓ Por el cierre o disminución de las
cajas chicas o fondos.
✓ Los pagos por medio de cheques,
medios electrónicos u otras formas
de transferencia de efectivo
Saldo: DEUDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
142
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 7 Estado de flujo de efectivo
✓ NIC 32 Instrumentos financieros: presentación
✓ NIC 39 Instrumentos financieros: reconocimiento y medición
✓ NIIF 7 Instrumentos financieros: información a revelar
✓ NIIF 9 Instrumentos Financieros: reconocimiento y bajas
Información a Revelar
En los estados financieros se revelará, con respecto a cada una de las clases de “Efectivo
en caja y bancos”, la siguiente información:
✓ Cualquier importe significativo de sus saldos de “Efectivo en caja y bancos”
que no esté disponible para ser utilizado, acompañado de un comentario de
la Contadora.
✓ Los componentes del “Efectivo en caja y bancos”, y presentará una
conciliación de los importes de su estado de flujos de efectivo con las partidas
equivalentes sobre las que se informa en el estado de situación financiera.
✓ Los efectos de las variaciones en el tipo de cambio.
Responsables
Custodio de Caja: Contabilidad, Secretaría
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
Arqueos: Auxiliar Contable
Firmas autorizadas: Gerencia General
4.3.2. Cuentas y Documentos por Cobrar
Las cuentas y documentos por cobrar son reconocidas y registradas por las ventas
realizadas, al importe de las facturas, su medición posterior se realiza al reconocimiento
inicial y se efectúa al costo amortizado utilizando el método de la tasa de interés efectiva.
La recuperación de estos activos financieros es analizada periódicamente y es registrada
una estimación por deterioro para aquellas cuentas por cobrar calificadas como de cobro
dudoso en función a plazos definidos por la Compañía, en base a esta calificación se
realizan las provisiones con cargo a los resultados del período.
143
En este grupo se registran todas las “Cuentas y documentos por cobrar” derivados de la
facturación de la empresa, por concepto de la prestación de servicios reconocidos como el
giro normal de su negocio, de acuerdo con su objeto social.
Las cuentas declaradas incobrables son rebajadas de la estimación por deterioro.
CUENTA: Cuentas y Documentos por Cobrar
Agrupa las subcuentas que representan los derechos de cobro a terceros y a
Compañías relacionadas que se derivan de la prestación de servicios que realiza TC
AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., debido a su objeto social sea a
cuenta comercial o con documentos. Por su naturaleza corresponden a partidas del
activo corriente y no corriente.
NOMENCLATURA Y DEFINICIONES:
Cuentas y documentos por cobrar: Instrumentos financieros básicos que se miden
al costo amortizado y representan los saldos adeudados por los clientes a cambio de
los servicios prestados.
Facturas: Documentos de emisión obligatoria que demuestran legalmente la
tenencia legal o la transferencia de un bien o servicio.
Nota de crédito: Documento a través del cual se informa la disminución de un
determinado valor de la cuenta del cliente. La nota de crédito se aplicará en caso de
descuentos, para anular una transacción que corresponda al mismo ejercicio
corriente en la medida de lo posible y en el caso de devoluciones.
Provisión por Deterioro Clientes: Créditos otorgados cuya recuperación es
considerada incierta. La provisión no aplica para las Cuentas y documentos por
cobrar relacionados a menos que exista una probabilidad real de que no se pueda
recuperar la cuenta con el cliente.
Costo Amortizado: Representa el importe de la cuenta en el mercado, es decir el
importe que se esperaría recibir por acuerdo en condiciones de mutua independencia
en un mercado libre y sin presiones.
144
CUENTA: Cuentas y Documentos por Cobrar
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN:
Las “Cuentas y documentos por cobrar” comerciales se reconocerán al precio de la
transacción. Las ventas se realizarán de contado con un plazo máximo de pago de
30 días (Contado). La cancelación de la prestación del servicio se realiza mediante
dos pagos, el primero, por medio de un anticipo antes de iniciar con la prestación
del servicio y el segundo o pago final una vez terminado el servicio.
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ Por los derechos de cobro a que dan lugar
la prestación de servicios inherentes al giro
del negocio.
✓ Por los derechos de cobro originados por la
prestación de servicios los cuales serán
compensados por medio de un contrato de
canje o permuta, y con la aceptación
correspondiente de la otra parte.
✓ Ingreso de cheques devueltos.
✓ Por ajustes.
✓ Por el cobro parcial o total.
✓ Por el traslado entre cuentas
internas, como es el caso del canje.
✓ Por la disminución del derecho de
cobro por las devoluciones de
mercaderías o servicios no
aceptados.
✓ Los descuentos y rebajas
concedidas con nota de crédito.
✓ La eliminación (castigo) de la
contabilidad de las cuentas y
documentos incobrables.
✓ Por ajustes.
Saldo: DEUDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Contabilidad (NIC’s) y las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 18 Ingresos
145
✓ NIC 24 Revelaciones sobre entes vinculados
✓ NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación
✓ NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición
✓ NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
✓ NIIF 9 Instrumentos financieros
Medición Posterior
Después de su reconocimiento inicial las “Cuentas y documentos por cobrar” se medirán
al costo amortizado utilizando el método del interés efectivo.
La tasa de interés efectiva es la tasa de descuento que iguala exactamente los flujos de
efectivo por cobrar o por pagar estimados a lo largo de la vida esperada de la cuenta.
Baja
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., dará de baja las “Cuentas y
documentos por cobrar” cuando:
✓ Expiren o se liquiden los derechos contractuales sobre los flujos de efectivo de la
cuenta
✓ TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., Ltda. transfiera
sustancialmente a terceros todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad de
la cuenta
✓ Haya pasado al menos 5 años en la contabilidad;
✓ Se pueda demostrar la insolvencia, quiebra o muerte del deudor.
Cualquier diferencia entre la contraprestación recibida y el importe reconocido y dado de
baja en cuentas deberá ser reconocida en los resultados en el período de la transferencia.
Información a Revelar
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., deberá revelar en los estados
financieros, con respecto a cada una de las “Cuentas y documentos por cobrar relacionados
y no relacionados”, la siguiente información:
146
✓ Los estados financieros, acompañados de un comentario por parte de la Dirección
Ejecutiva, la antigüedad de la cartera y un detalle de esta.
✓ La provisión al inicio y al final del período, que se aplica por deterioro, el
mecanismo de calificación y las consecuencias que dieron lugar a la provisión
(morosidad, quiebra, insolvencia comprobada entre otros).
✓ El importe del gasto derivado de la “Estimación para deterioro de incobrables”.
✓ Un detalle de la cartera vigente y vencida, deteriorada y no deteriorada.
✓ Los riesgos a los que se encuentran expuestas las “Cuentas y documentos por
cobrar” así como el respectivo proceso para la administración del riesgo crediticio.
Responsables
Manejo Cuentas por Cobrar: Contabilidad
Confirmaciones: Asistente Contable
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
Aprobaciones: Gerencia General
4.3.3. Propiedad Planta y Equipo
Hace referencia a los bienes muebles e inmuebles, maquinaria y equipo que se clasifican
dentro de esta cuenta, se contabilizan originalmente al costo de adquisición menos su
depreciación acumulada y las pérdidas acumuladas por deterioro.
Estos costos incluyen el costo del reemplazo de componentes de la planta o del equipo
cuando ese costo es incurrido, si reúne las condiciones para su reconocimiento.
Los desembolsos por reparación y mantenimiento que no reúnen las condiciones para su
reconocimiento como activo y la depreciación, se reconocen como gastos en el año en que
se incurren.
147
CUENTA: Propiedad, Planta y Equipo
Esta cuenta aplica a todos los elementos de Propiedad, Planta y Equipo, que tenga
a su disposición TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
SUBCUENTAS:
Muebles y enseres: El mobiliario y los enseres utilizados por la empresa
Equipos de Oficina: Constituyen los suministros utilizados para prestar los
servicios que brinda la empresa.
Equipos de Computación: Incluye los equipos de computación utilizados para el
soporte administrativo y operativo, entre otros.
Instalaciones: Incluye aquellas instalaciones que están destinados al proceso
productivo o al uso administrativo de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS
CIA. LTDA. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN:
Los Activos de Propiedad, Planta y Equipo deben registrarse inicialmente al costo
de adquisición o construcción, o al valor razonable determinado mediante una
valoración, en el caso de bienes aportados, donados, recibidos en pago de deuda y
otros similares.
El costo de los Activos de Propiedad, Planta y Equipo se encuentra conformado por:
los costos de adquisición, los impuestos no recuperables (Impuesto a la Salida de
Divisas) los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y
las condiciones necesarias para que pueda operar; y, la estimación inicial de los
costos de desmantelamiento y retiro del elemento.
Un elemento de Propiedad, Planta y Equipo se reconocerá como activo si:
✓ Es probable obtener beneficios económicos derivados de su uso.
✓ Su costo se pueda medir con fiabilidad.
✓ Se espera que la vida útil sea superior a un año.
✓ Su costo de adquisición individual sea superior a USD$ 300.00
148
CUENTA: Propiedad, Planta y Equipo
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ Cuando se adquiera el Activo de
Propiedad, Planta y Equipo.
✓ Cuando los activos se reciban por cesión,
donación, aporte o a cambio de deudas.
✓ Cuando se realicen mejoras significativas
capitalizables al costo.
✓ Cuando se tenga derecho a capitalizar los
costos de financiamiento hasta la puesta
en marcha del activo.
✓ Cuando existe una diferencia favorable
en el revalúo realizado por profesionales.
✓ Cuando existan reclasificaciones entre
cuentas.
✓ Cuando el Activo de Propiedad,
Planta y Equipo es vendido, cedido o
dado de baja.
✓ Cuando se devuelve al proveedor por
inconformidad.
✓ Cuando existan reclasificaciones
entre cuentas
Saldo: DEUDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Contabilidad (NIC’s) y las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 16 Propiedad Planta y Equipo.
✓ NIC 17 Arrendamientos
✓ NIC 23 Costo Financieros
✓ NIC 36 Deterioro del valor de los activos
149
Reconocimiento y Medición Inicial
Los Activos de Propiedad, Planta y Equipo deben registrarse inicialmente al costo de
adquisición o construcción, o al valor razonable determinado mediante una valoración, en
el caso de bienes aportados, donados, recibidos en pago de deuda y otros similares.
El costo de los Activos de Propiedad, Planta y Equipo está conformado por: los costos de
adquisición, los impuestos no recuperables (Impuesto a la Salida de Divisas ISD) los
costos directamente atribuibles al activo en el lugar y las condiciones necesarias para
operar; y, la estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento.
Un elemento de Propiedad, Planta y Equipo se reconocerá como activo si y solo si:
✓ Es probable obtener beneficios económicos derivados de su uso.
✓ Su costo se pueda medir con fiabilidad.
✓ Se espera que la vida útil sea superior a un año.
✓ Su costo de adquisición individual sea superior a USD$ 300.00; para aquellos activos
adquiridos en conjunto cuyo costo individual sea inferior a la política establecida,
dichos activos se capitalizarán en conjunto; para aquellos activos que individualmente
representen un monto inferior a la política establecida, la gerencia de la compañía
evaluará si ameritan ser activados como parte de la Propiedad, planta y equipos, o si lo
registran como gasto en los resultados del período al que corresponde.
Medición Posterior
Posterior al reconocimiento inicial, los activos los medirá aplicando el modelo del costo
que indica que posterior a su reconocimiento inicial un elemento de Propiedad, Planta y
Equipo se registrará por su costo menos la depreciación acumulada y el importe acumulado
de las pérdidas por deterioro.
Para el efecto el costo comprenderá:
✓ Costos de adquisición: Constituye el importe pagado o por pagar por el bien
adquirido más los costos por concepto de seguro, flete (interno o externo), costos
de desaduanización, entre otros y cualquier impuesto no recuperable por la
150
autoridad tributaria (ISD), menos cualquier descuento o rebaja por la compra del
bien.
✓ Costos de ubicación: Son todos los costos necesarios para dejar al activo en las
condiciones aptas para ser utilizado y en la forma prevista por la Gerencia General.
✓ Costos de construcción: Son todos los costos relacionados con la construcción de
Propiedad, Planta y Equipo que sean asumidos por la propia entidad. No incluye los
honorarios pagados a un tercero para la ejecución de la obra, pues se tratará como
costos de adquisición.
✓ Costos de desmantelamiento: Representa la estimación inicial de los costos de
desmantelamiento y retiro del activo, así como la rehabilitación del lugar en el que
se asienta. Constituye la obligación en que incurre la compañía cuando adquiere el
elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un
determinado período.
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., reconocerá la ganancia o pérdida
por la baja de un elemento de Propiedad, Planta y Equipo en el resultado del período
contable que se produjo.
Los desembolsos posteriores a la adquisición deben añadirse al valor en libros del activo
cuando sea probable que los mismos deriven beneficios económicos futuros adicionales y
su importe sea material.
Información a Revelar
En los Estados Financieros se revelará, con respecto de la Propiedad, Planta y Equipo lo
siguiente:
✓ Bases de medición utilizadas para determinar el importe en libros bruto.
✓ Métodos de depreciación utilizados.
✓ Vida útil o las tasas de depreciación utilizados.
✓ El importe en libros y la depreciación acumulada, tanto al inicio como al final del
período.
151
✓ Conciliación entre los valores iniciales y finales del período (adiciones, mantenidos
para la venta, deterioro, depreciación, otros).
Responsables
Control Interno: Gerencia Financiera
Custodio: Persona Asignada
Responsable: Persona Asignada
Verificación: Gerencia Financiera
Aprobación: Gerencia General
Ventas y donaciones: Gerencia General
4.3.4. Depreciación Acumulada
La depreciación acumulada hace referencia al periodo de tiempo en el que un activo se ha
depreciado, la cuenta depreciación acumulada es una cuenta compensatoria que disminuye
la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo. Esta cuenta no se cierra al terminar el periodo
contable, antes bien, continúa aumentando hasta que el activo se haya depreciado por
completo, vendido o dado de baja. Depreciación es la distribución sistemática del importe
depreciable de un activo a lo largo de su vida útil o vida remanente. Es la recuperación del
costo del activo.
CUENTA: Depreciación Acumulada
Las cuentas contables de contenidas en la cuenta Propiedad, Planta y Equipo (PPE)
de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., que se encuentran
sujetas dentro de la política contable son las siguientes:
✓ Muebles y Enseres DEP
✓ Equipos de Oficina DEP.
✓ Equipo de Computación DEP.
✓ Instalaciones DEP.
NOMENCLATURA Y DEFINICIONES
Depreciación acumulada: Cuenta reguladora del activo de naturaleza acreedora en
la cual se acumula la depreciación del activo. Es una estimación contable.
152
CUENTA: Depreciación Acumulada
Valor residual: Es el importe por el cual se puede comercializar un activo al término
de su vida útil.
Vida útil: Se puede definir como: a) el período durante el cual se espera utilizar el
activo por parte de la entidad; o b) el número de unidades de producción o similares
que se espera obtener del mismo por parte de una entidad.
Vida útil remanente: Es el período o unidades de producción o similares, que falta
para agotar la vida útil total del activo.
Importe depreciable: Es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido,
menos su depreciación acumulada, menos su deterioro acumulado y menos su valor
residual.
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN:
La depreciación se reconoce a lo largo de la vida útil de los activos con los que está
relacionada, siguiendo un método que refleje el patrón de consumo de beneficios
económicos incorporados en el activo. Para el caso de TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA., se aplicará para todas las propiedades, planta y equipo
depreciables el método de Línea Recta.
La vida útil resulta de una estimación, por lo que en TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA., se ha estimado la siguiente medida en cuanto a vida
útil:
✓ Muebles y Enseres 10 años
✓ Equipo de Oficina 10 años
✓ Equipo de Computación 3 años
✓ Instalaciones 10 años
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ La reducción o anulación de la depreciación
acumulada correspondiente a activos
vendidos, retirados o transferidos a
disponibles para la venta.
✓ Por los ajustes o reclasificaciones contables
✓ El cargo de depreciación
acumulada mensual reconocida en
el ejercicio.
✓ Por los ajustes o reclasificaciones
contables
Saldo: DEUDOR EN NEGATIVO (Acreedor)
153
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 8 Cambios en políticas contables, estimaciones y errores
✓ NIC 16 Propiedad, planta y equipo
✓ NIC 17 Arrendamientos
✓ NIC 40 Propiedades de inversión
Información a Revelar
Para propósitos informativos TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.,
deberá revelar en las notas a los estados financieros la siguiente información relevante:
✓ El importe total y por grupos comparativo al menos de dos años de la
depreciación acumulada
✓ Las tasas de depreciación utilizadas para distribuir la vida útil del activo;
✓ El importe de las reclasificaciones, ventas o bajas que afecten a la cuenta.
Responsables
Control de depreciación acumulada: Gerencia Financiera
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
Responsable: Contabilidad
4.3.5. Cuentas y Documentos por Pagar
Los documentos y préstamos por pagar son reconocidos inicialmente por su valor
razonable a las fechas respectivas de su contratación, incluyendo los costos de la
transacción atribuibles. Después de su reconocimiento inicial, estos pasivos financieros
son medidos al costo amortizado utilizando el método de la tasa de interés efectiva. La
Compañía reconoce las ganancias o pérdidas en el resultado del periodo cuando al pasivo
financiero se da de baja, así como a través del proceso de amortización.
154
CUENTA: Cuentas y Documentos por Pagar
Comprende el reconocimiento, baja en cuentas, medición e información a revelar
de las cuentas y documentos por pagar.
Las cuentas y documentos por pagar son medidas al costo amortizado y se busca
que sean liquidados a corto plazo. Estas obligaciones deben realizarse previa
autorización de la persona encargada en la Compañía del manejo de los presentes
instrumentos financieros por pagar.
NOMENCLATURA Y DEFINICIONES
Cuentas por pagar: Instrumentos financieros básicos que se miden al costo
amortizado y representan los saldos adeudados.
Costo Amortizado: Representa el importe de la cuenta en el mercado, es decir el
importe que se esperaría recibir por acuerdo en condiciones de mutua independencia
en un mercado libre y sin presiones. Se puede calcular de acuerdo con lo siguiente:
Importe de la cuenta menos abonos o cancelaciones menos la amortización gradual.
Letras por pagar o documentos por pagar: Obligaciones sustentadas en
documentos de cambios aceptados.
Honorarios por pagar: Obligaciones con personas naturales, proveedores de
servicios prestados en relación de independencia.
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN:
Las cuentas por pagar comerciales son consideradas como instrumentos financieros
básicos y se reconocen a su valor razonable; es decir, al precio pactado entre ambos
entes en un mercado libre y sin presiones en el cual se llega a un acuerdo.
Las cuentas por pagar comerciales corresponden a partidas del pasivo corriente y no
corriente según el tipo de obligación que se ha emitido.
155
CUENTA: Cuentas y Documentos por Pagar
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ Por los pagos realizados a los
proveedores.
✓ Por la disminución de las obligaciones
por las devoluciones de compras a los
proveedores.
✓ Por las notas de crédito emitidas por los
proveedores.
✓ Por movimientos entre subcuentas, por
ejemplo, cuando se canjean las facturas
por letras.
✓ Por ajustes o reclasificaciones de
diversa índole.
✓ Cuando nace una obligación presente
de TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA.,
generada de hechos pasados y que en
el futuro va a producir salida en el flujo
de efectivo con respecto a las cuentas
por pagar.
✓ El importe de los bienes adquiridos y
servicios recibidos de los proveedores.
✓ Por los movimientos entre subcuentas,
por ejemplo, cuando se canjean las
facturas con letras de cambio.
✓ Por ajustes de diversa índole.
Saldo: ACREEDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 7 Flujo de Efectivo
✓ NIC 24 Revelaciones sobre entes vinculados
✓ NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación
✓ NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición
✓ NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
✓ NIIF 9 Instrumentos financieros
Información a Revelar
En los estados financieros se revelará, con respecto a las cuentas por pagar comerciales, la
siguiente información:
156
✓ La base de medición utilizada para las cuentas y documentos por pagar; y, otras
políticas contables utilizadas para las cuentas y documentos por pagar que sean
relevantes para la comprensión de los estados financieros.
✓ Las condiciones en las cuales se pactarán las negociaciones de pago por concepto
de proveedores, servicios recibidos, suministros, entre otras adquisiciones.
Responsables
Autorizaciones: Gerencia General
Verificación de pago: Contabilidad
4.3.6. Obligaciones con Empleados
Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de retribuciones que la entidad
proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios.
Representa un pasivo cuando el empleado ha prestado servicios a cambio de los cuales se
le crea el derecho de recibir pagos en el futuro y un gasto cuando la entidad ha consumido
el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado.
Las obligaciones con empleados de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA.
LTDA., son compromisos presentes, generados de hechos pasados y que van a representar
desembolsos de recursos futuros, estos van a ser registrados bajo el principio del
devengamiento.
CUENTA: Obligaciones con Empleados
Comprende el reconocimiento, baja en cuentas, medición e información a revelar
de las obligaciones con empleados.
Agrupa las subcuentas que representan las obligaciones con los trabajadores por
concepto de remuneraciones, remuneraciones adicionales, fondos de reserva,
vacaciones, obligaciones con el IESS, participación laboral por pagar y otras
obligaciones con empleados.
157
CUENTA: Obligaciones con Empleados
NOMENCLATURA Y DEFINICIONES:
Remuneraciones por pagar: Comprende los sueldos, salarios, comisiones,
incluyendo las remuneraciones en especie, devengadas a favor de los trabajadores
de TC AUDIT, TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., así como las
obligaciones devengadas por vacaciones y gratificaciones legales.
Beneficios sociales de los trabajadores por pagar: Registra las obligaciones de la
Compañía por concepto de compensación por tiempo de servicios (desahucio) y
pensiones de jubilación (jubilación patronal).
Otras remuneraciones y participaciones por pagar: Registra cualquier otra
obligación de la institución con sus trabajadores no considerada en las subcuentas
anteriores, tales como gratificaciones extraordinarias, remuneraciones adicionales
por Ley y otros beneficios como los que se derivan de convenios colectivos.
RECONOCIMIENTO:
Las obligaciones por remuneraciones, tanto para los que representan beneficios a
corto o largo plazos, como los beneficios posteriores al retiro de los trabajadores, se
reconocen al costo que normalmente es su valor nominal. El importe total de dichos
beneficios será descontado de cualquier importe ya pagado.
Las obligaciones por pagar a empleados corresponden a partidas del pasivo corriente
y no corriente según el tipo de obligación a que se haga referencia.
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ El pago de las obligaciones acreditadas a
esta cuenta.
✓ Por ajustes o reclasificaciones de diversa
índole.
✓ Las remuneraciones por pagar.
✓ Otras remuneraciones
devengadas.
✓ Por las remuneraciones
adicionales y beneficios sociales
devengados.
✓ Por ajustes de diversa índole.
Saldo: ACREEDOR
158
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 19 Beneficios a empleados
Información a Revelar
En los estados financieros se revelará, con respecto a las cuentas por pagar comerciales, la
siguiente información:
✓ La Compañía revelará la base de medición utilizada para las obligaciones con
empleados; y, otras políticas contables utilizadas que sean relevantes para la
comprensión de los estados financieros.
✓ La Compañía deberá revelar los supuestos utilizados para el reconocimiento de los
beneficios a largo plazo (jubilación patronal y desahucio) en relación con el cálculo
actuarial realizado acompañado de un comentario de los efectos de la utilización
de dichos supuestos o hipótesis.
Responsables
Autorizaciones de pago: Gerencia General
Análisis: Gerencia Financiera
Verificación de pago: Contabilidad
4.3.7. Patrimonio
El patrimonio representa el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen
los medios económicos para que una empresa funcione. Es el resultado de la ecuación
contable de los Activos menos los Pasivos
Capital
El capital aportado a la Compañía, las capitalizaciones de reservas, acreencias y utilidades,
y las reducciones de capital, se reconocen en esta cuenta cuando se ha completado la forma
legal, incluyendo la inscripción en el registro público correspondiente.
159
Reservas
La apropiación de las reservas se los hace con resultados acumulados, por tanto, estas
corresponden a transacciones patrimoniales, y no de resultados.
Resultados Acumulados
Los resultados acumulados de la Compañía conforman los efectos financieros de años
anteriores. Cuando existe alguna modificación por errores contables de años anteriores, se
debe corregir mediante una corrección de error acorde la NIC 8, contra Resultados
Acumulados.
CUENTA: Patrimonio
Comprende el reconocimiento, medición, apropiación e información a revelar de las
cuentas contables ubicadas en el patrimonio.
Los movimientos o cambios en el patrimonio se dan a partir de los aportes
efectuados por los socios, los resultados generados por la entidad, por
reclasificaciones, y de las actualizaciones de saldos por efectos de capitalización de
utilidades o de apropiación de la reserva legal
SUBCUENTAS
Capital social: Son los aportes de los socios en efectivo o especies.
Reserva Legal: Es la reserva realizada acorde la Ley de Compañías; que es un
fondo de reserva que debe alcanzar como mínimo un 20% del capital social. En cada
anualidad la Compañía segregará, de las utilidades líquidas un 5% para este objeto.
Reserva Estatutaria: Es la reserva en cumplimiento de los establecido en los
estatutos de la Compañía.
Reserva Facultativa: Reservas constituidas por decisión voluntaria de los socios.
Ganancias/Pérdidas acumuladas: Son las utilidades o pérdidas netas acumuladas,
así como también la corrección de utilidades de años anteriores. Incluye los efectos
de los cambios en las políticas contables correspondientes a años anteriores, así
como también los originados en la corrección de errores, cuando dan lugar a
utilidades.
160
CUENTA: Patrimonio
RECONOCIMIENTO:
El capital suscrito de la Compañía se registra por el monto de aportes en efectivo,
bienes o especies que hayan realizados los socios TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA.
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ Las reducciones de capital.
✓ Por los aportes a futuras capitalizaciones
que han sido capitalizados.
✓ La capitalización de las reservas
constituidas.
✓ La disminución de las reservas por acuerdos
societarios o dispositivos de ley.
✓ Por ajustes de ejercicios anteriores cuando
corresponda a mayores pérdidas o menores
utilidades.
✓ Cuando exista una pérdida por efectos de
Otro Resultado Integral ORI.
✓ La pérdida del ejercicio.
✓ La aplicación de las utilidades como
dividendos o apropiación a reservas.
✓ Por ajustes o reclasificaciones de diversa
índole.
✓ El capital aportado.
✓ Las capitalizaciones de reservas,
acreencias y utilidades.
✓ Por registro de Aportes para
futuras capitalizaciones.
✓ Las disminuciones de utilidades
atendiendo a razones de orden
legal, estatutario, contractual o
por acuerdo de los socios.
✓ Cuando exista ganancia por
efectos de Otro Resultado Integral
ORI.
✓ La utilidad del ejercicio.
✓ Por ajustes de diversa índole.
Saldo: ACREEDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
161
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 8 Políticas contables, cambios, estimaciones contables y errores.
✓ NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación
✓ NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición
✓ NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
✓ NIIF 9 Instrumentos financieros
Información a Revelar
En los estados financieros se revelará, con respecto a las cuentas por pagar comerciales, la
siguiente información:
✓ La administración del Capital Suscrito y su distribución entre los socios.
✓ El detalle de las cuentas que conforman el patrimonio de la Compañía.
Responsables
Autorizaciones: Gerencia General
Análisis: Gerencia Financiera y Contador
Verificación de movimiento: Contabilidad
4.3.8. Ingresos
Los ingresos se deben registrar bajo el principio fundamental de Devengamiento que
quiere decir realización (Bien transferido, servicios prestados, activos usados por
terceros), es decir, el reconocimiento de las pérdidas y ganancias en función del tiempo,
independientemente de si estas han sido pagadas o cobradas o no.
CUENTA: Ingresos
Comprende el reconocimiento, medición, presentación de información a revelar de
las cuentas contables ubicadas en el ingreso. En los ingresos se agrupan todas las
cuentas que generan recursos económicos hacia la empresa por concepto del giro
del negocio en calidad de ingresos; y, como ganancias todas las ventas inusuales
que no van acorde el giro del negocio; pero que, sin embargo, generan flujo de caja
hacia la Compañía como son la Venta de activos fijos.
162
CUENTA: Ingresos
NOMENCLATURA Y DEFINICIONES
Ingreso de Actividades ordinarias: Es la entrada bruta de beneficios económicos,
durante el período, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad,
siempre que tal entrada de lugar a un aumento en el patrimonio, que no esté
relacionado con las aportaciones de los propietarios de este patrimonio.
Valor razonable: Es el precio que se recibirá por vender un activo o que se pagaría
por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado
en la fecha de medición.
Descuentos, rebajas y bonificaciones concedidos: Son las disminuciones de
beneficios económicos originados en descuentos, rebajas y bonificaciones
efectuadas a clientes sobre el valor de la venta
Ingresos por servicios: Incluye los ingresos por la prestación de servicios
realizados por la entidad.
RECONOCIMIENTO:
Para el reconocimiento de los ingresos por la prestación de servicios se debe cumplir
con los siguientes requisitos:
✓ El grado de realización de la transacción, al final del período sobre el que se
informa, pueda ser medido con fiabilidad.
✓ El ingreso de la prestación del servicio debe estar cuantificado fiablemente
mediante un precio de venta.
✓ El ingreso debe tener un costo asociado.
La venta por prestación del servicio debe generar beneficios económicos hacia la
Compañía
En los activos usados por terceros que aplica la Compañía, se registran de la
siguiente manera:
✓ Intereses: Se registra cuando se han devengado. El interés debe estar
calculado mediante la tasa efectiva.
✓ Socios: Se registra los dividendos cuando la Junta General de Socios decide
distribuirlos, hecho con el cual se debe realizar el crédito en cuenta.
163
CUENTA: Ingresos
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ Por ajustes o reclasificaciones de diversa
índole.
✓ El importe de la prestación de
servicios.
✓ Por la venta de activos fijos.
✓ Por reconocimiento de intereses.
✓ Por ajustes de diversa índole.
Saldo: ACREEDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo
✓ NIC 18 Ingresos
✓ NIIF 5 Activos no corrientes disponibles para la venta y operaciones
discontinuadas
Información a Revelar
En los estados financieros se revelará, con respecto a los ingresos, la siguiente
información:
El detalle de las cuentas que conforman los ingresos de la Compañía por cada tipo.
Reconocimiento
Para el reconocimiento de los ingresos por la prestación de servicios se debe cumplir con
los siguientes requisitos:
✓ El grado de realización de la transacción, al final del período sobre el que se
informa, pueda ser medido con fiabilidad.
164
✓ El ingreso de la prestación del servicio debe estar cuantificado fiablemente
mediante un precio de venta.
✓ El ingreso debe tener un costo asociado.
✓ La venta por prestación del servicio debe generar beneficios económicos hacia la
Compañía
Después de su reconocimiento inicial, los ingresos se miden a su valor razonable.
Responsables
Autorizaciones: Gerencia General
Análisis: Gerencia Financiera
Verificación de movimiento: Contabilidad
4.3.9. Costos y Gastos
Los gastos de la Compañía se reconocerán en resultados en base a su devengamiento; es
decir, cuando el bien haya sido transferido o el servicio prestado, hecho por el cual se
deberá registrar inmediatamente el gasto en el período al que corresponde.
Gasto: Es el egreso o salida de dinero por pare de la Compañía con el fin de adquirir un
bien o la prestación de un servicio.
CUENTA: Costos y Gastos
Comprende el reconocimiento, medición y presentación de información a revelar de
las cuentas contables ubicadas en el costo y gasto.
SUBCUENTAS
Remuneraciones: Son todos los ingresos regulares y normales que percibe el
trabajador por el servicio prestado a la Compañía.
Remuneraciones Adicionales: Se considera a las remuneraciones que se da al
trabajador de manera extra por ley (décimo tercer sueldo y décimo cuarto sueldo),
por sus labores efectuadas durante el período fiscal.
165
CUENTA: Costos y Gastos
Beneficios de Orden Social: Son todos los beneficios que por ley se le deben dar a
los trabajadores de la Compañía.
Gastos de Gestión: Se les considera como gastos de gestión a la “Atención a
clientes” como: regalos, dinero y cenas; y, “Reuniones de empleados y Socios” de
la Compañía.
Gastos de Viaje: Corresponden a los gastos de movilización, alimentación,
hospedaje y misceláneos que tiene la Compañía por asuntos operacionales fuera de
la ciudad, relacionados con el giro del negocio.
Mantenimiento y reparaciones: Gastos relacionados con la conservación y
mantenimiento de los bienes.
Servicios básicos: Son todos los servicios necesarios que son utilizados por las
personas, entre ellos: Agua, Energía eléctrica, Teléfono público, Internet.
Impuestos y contribuciones: Son los vínculos jurídicos personales, existente entre
el Estado o las entidades acreedoras de tributos y los contribuyentes o responsables
de aquellos.
Suministros y materiales de oficina: Son aquellos insumos utilizados por las
personas en las actividades de operación de la Compañía.
Servicios de seguridad y vigilancia: Son los servicios de seguridad recibidos para
salvaguardar las personas y bienes de la Compañía.
Servicios de transporte y fletes: Son todos los gastos incurridos por concepto del
traslado y transporte de las personas o los bienes de un lugar a otro.
RECONOCIMIENTO:
Para efectos financieros todos los gastos de la Compañía se clasificarán acorde su
naturaleza y se deben reconocer en base a su devengamiento y en el período en el
que ocurra.
166
CUENTA: Costos y Gastos
REGISTROS AL DEBE REGISTROS AL HABER
✓ El importe del gasto en la compra de bienes
y servicios acorde su naturaleza según
corresponda y siempre que haya sido
devengado.
✓ Por el registro del deterioro de las cuentas
cuando aplicare.
✓ Por el registro del gasto proveniente de
provisiones y estimaciones.
✓ El importe de gastos financieros
devengados.
✓ Por ajustes o reclasificaciones de diversa
índole.
✓ Por ajustes de diversa índole.
Saldo: DEUDOR
Marco Referencial
Se tomará como referencia los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF’s):
✓ NIC 1 Presentación de estados financieros
✓ NIC 2 Inventarios
✓ NIC 7 Flujo de Efectivo
✓ NIC 12 Impuesto a las Ganancias
✓ NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo
✓ NIC 17 Arrendamientos
✓ NIC 19 Beneficios a los empleados
✓ NIC 23 Costos por préstamos
✓ NIC 24 Información a revelar sobre partes relacionadas
✓ NIC 32 Instrumentos Financieros
✓ NIC 36 Deterioro
✓ NIC 37 Provisiones, Pasivos contingentes y Activos contingentes
✓ NIC 39 Instrumentos Financieros
167
✓ NIIF 7 Instrumentos Financieros
✓ NIIF 9 Instrumentos Financieros
Información a Revelar
En los estados financieros se revelará, con respecto a los gastos de la Compañía, la
siguiente información:
✓ El detalle de las cuentas que conforman los gastos de la Compañía acorde su
naturaleza.
✓ El importe de los ajustes aplicados al gasto.
Reconocimiento
Después de su reconocimiento inicial, los gastos de la Compañía se miden a su valor
razonable; es decir, al importe pactado entre un comprador y un vendedor en un mercado
libre y sin presiones.
Responsables
Autorizaciones y Control: Gerencia General
Análisis: Gerencia Financiera y Contador
Verificación de Pagos: Contabilidad
4.4. Procedimientos Contables-Administrativos
Los procedimientos que se han identificado para desarrollar la propuesta son los siguientes,
cabe recalcar que en la compañía existen los procedimientos, sin embargo, carecen de los
diagramas de flujo, una herramienta administrativa necesaria para obtener una mayor
eficiencia en la comprensión y ejecución de tareas y la expresión rápida de manera gráfica
las tareas para llevar a cabo los procedimientos asegurando la calidad de los procesos:
168
4.4.1. Procedimientos Contables:
4.4.1.1. Manejo de Caja Chica
1. La Contadora de la empresa emitirá un cheque a nombre de la secretaria de la
empresa, se le asignará un valor de $300 dólares, para que lo cambie y tenga
recursos de caja chica.
2. Los empleados que requieran la asignación de recursos deben presentar a la
secretaria, un reporte detallado de los gastos en que ha incurrido, la fecha, el
motivo y el monto.
3. La secretaria entregará al empleado el monto solicitado y le hará firmar un
recibido en el reporte de gastos
4. Si hubiera gastos no sustentados la secretaria previa su justificación emitirá un
vale de caja, para su reposición.
5. Se realiza la solicitud de reposición de la caja y se emite un cheque que se le
entregará a la secretaria el cheque a su nombre, y se hace firmar el recibido en
el mail impreso de requerimiento de reposición de caja chica.
4.4.1.2. Conciliación Bancaria
1. La Contadora de la empresa genera el libro mayor de bancos del sistema al final
del mes y lo imprime para su revisión.
2. La secretaria, se descarga el estado de cuenta bancario y se lo pasa en magnético
a la contadora.
3. La contadora procede a realizar la comparación entre el estado de cuenta
bancario, y el libro mayor de bancos físico, así como su análisis electrónico.
4. Emite la conciliación para su presentación al Gerente Administrativo Contable,
para su autorización y firma.
4.4.1.3. Compras Suministros – Proveedores
1. Se identifica la necesidad de compra de suministros o materiales de la empresa,
mediante una orden de requisición que hacen llegar la secretaria a la Asistente
Contable.
169
2. Para iniciar el proceso de compra, la asistente contable solicita mínimo 3
cotizaciones (en el caso de ser un proveedor nuevo) y la entrega al Gerente
Administrativo Contable para su elección.
3. El Gerente Administrativo-Contable, con la debida autorización procede a
entregarla a Contadora y para que se realice el pedido al proveedor y se pide que
se facture la compra.
4. Una vez que han sido recibidos los artículos comprados, la factura es entregada
a la asistente contable para su registro en el sistema y la emisión del comprobante
de retención, con esto se genera la obligación de pago.
5. La asistente contable comunica a la contadora la efectiva realización del proceso
para su posterior pago, en el caso de ser un proveedor nuevo se realiza el pago
inmediatamente, caso contrario se esperan los plazos definidos.
6. La contadora realiza el pago, genera el comprobante de egreso y la emisión del
cheque, y archiva la información generada.
4.4.1.4. Prestación de Servicios - Cuentas por Cobrar
1. Una vez que el cliente ha sido contactado (ya sea por gestión del departamento
de marketing y ventas, o porque se han puesto en contacto por su propia cuenta
en busca del servicio). La asistente de gerencia se pone en contacto con el
cliente.
2. La asistente de gerencia envía un formulario para ser llenado por el cliente con
todos los datos necesarios para la determinación del costo del servicio, en base
a distintos parámetros y características propias de la compañía que requiere el
servicio.
3. Con el formulario lleno, se planifica y se lleva a cabo una reunión con el
cliente con la Gerencia General para acordar términos de la prestación de
servicio, el tipo de servicio, el honorario y la forma de pago de este.
4. La factura es enviada al cliente, teniendo 30 días para su cancelación, se
archivan los registros de diario y las copias de la facturación.
170
5. La asistente contable se encarga de actualizar el sistema y comunicar a la
secretaria la generación de derechos de cobro y su vencimiento para la debida
gestión de cartera.
6. La secretaria registra las operaciones en el sistema y realiza los depósitos de
los pagos, e identifica las transacciones el mismo día de su realización.
4.4.2. Procedimientos Administrativos:
4.4.2.1. Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
1. Una vez identificada la necesidad de una persona para llenar una vacante de un
puesto de trabajo en la empresa, el Gerente del Área que requiere la contratación
se comunica con la Coordinadora de Recursos Humanos, para que inicie con la
búsqueda del personal idóneo.
2. La coordinadora de Recursos Humanos revisa las hojas de vida de las personas
que han aplicado antes y que mantiene en los archivos para ver si alguna se ajusta
al requerimiento.
3. Se realiza una difusión masiva en los medios de comunicación: prensa escrita,
redes sociales.
4. El Gerente del Área realizan una preselección de una terna con los perfiles más
sobresalientes y adecuados para el puesto y lo presenta a la Gerenta del puesto
Requerido y a la Gerente General, quien aprueba la terna y solicita a la
Coordinadora de Recursos Humanos que realice la convocatoria para las
entrevistas.
5. La Gerente General junto con la Gerenta del área del puesto requerido, realizan
la entrevista a cada uno de los candidatos y optan por uno de los candidatos y se
lo comunican a la Coordinadora de Recursos Humanos.
6. De estar todo en orden, realiza el contrato indefinido con 90 días de prueba y lo
hace firmar por el Gerente General y por el nuevo empleado
7. Realiza los registros de Aviso de Entrada en el IESS.
8. Sube el Contrato firmado en el Ministerio y archiva toda la documentación del
nuevo empleado.
171
4.4.2.2. Formación y Capacitación
1. El Gerente del área se reúne con el Gerente General para identificar la necesidad
de capacitación del personal y así decidir y elegir el capacitador más idóneo para
dictar la charla o el curso
2. Una vez acordados los términos, parámetros para el curso, la coordinadora realiza
las gestiones necesarias para llevar a cabo el Contrato.
3. La coordinadora envía un mail masivo de convocatoria con mínimo 2 días de
anticipación a todos los empleados que deban acudir al seminario o curso con el
tema, la fecha, el lugar, la duración del mismo.
4. Los empleados confirman la asistencia con un mail de respuesta
5. La coordinadora, prepara todo lo necesario para la capacitación o curso, recibe al
Capacitador, supervisa que su desarrollo se realice con normalidad y orden.
6. Terminada la capacitación despide al capacitador, recibe la factura para su
posterior pago y la entrega a la persona encargada para que inicie un nuevo proceso
4.5. Propuesta de Mejoramiento
4.5.1. Planificación Estratégica
La empresa “TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.”, actualmente se
encuentra en su etapa de expansión, tiene su filosofía empresarial bien definida, por tal
motivo tanto la misión como la visión corporativa se mantienen tal como han sido planteados
desde sus inicios. Sin embargo, se propone como método de mejoramiento el fortalecimiento
en sus principios y valores corporativos que contribuirán a renovar la vida interna de la
compañía con una renovación en el compromiso de sus empleados entre sí para el logro de
los objetivos propuestos.
4.5.2. Valores y Principios Corporativos
Los principios y valores de una empresa son muchas de las ocasiones, lo que define y
determina a una empresa, y también lo que genera un Valor Agregado, es por ello necesario
establecer un marco de referencia en cuanto a los principios y valores a los que se acoge y
rige la empresa.
172
A continuación, se propone una matriz axiológica de principios y valores, que se utiliza como
una herramienta gerencial en la cual se establecen principios y valores que son evaluados
juntamente con los grupos de interés, es decir aquellas instituciones que se relacionan con la
empresa, visualizando la importancia e interacción mutua que constituyen cimientos para el
fortalecimiento del futuro. El personal de “TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA.
LTDA.” deberá regirse y acogerse a los principios y valores señalados en la presente matriz
para cumplir la misión, la visión, y los objetivos organizacionales que anualmente se plantee
la empresa.
Tabla 17 Matriz de Principios y Valores Institucionales.
PRINCIPIOS
VALORES
Estado Socios Clientes Proveedores Empleados Competidores Familia
y
Sociedad
Transparencia X X X X X X X
Rectitud X X X X X X X
Honestidad X X X X X X X
Respeto X X X X X X X
Dedicación
X
X
X
Responsabilidad
X X
X
X
Lealtad
X X
X
X
Liderazgo
X X X X X
Trabajo en
Equipo
X X X
Confidencialidad X X X X X X X
Calidad
X X X X
Calidez
X X X
X
Para hacer una diferenciación más específica entre principios y valores corporativos se puede
mencionar que los principios administrativos y los valores no tienen el mismo rango, en este
sentido, el principio se convierte en guía para la conducta colectiva, que direcciona a los
valores que tienen carácter personal. Por tal motivo, es necesario que la empresa establezca
dentro de su plan estratégico sus principios y valores corporativos prioritarios para ser
aplicados por todos los miembros de la organización, los valores se desprenden de los
principios.
173
A continuación, se lista los principales principios y valores corporativos para su aplicación
en TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
Tabla 18 Principios y Valores Corporativos Propuesto de TC AUDIT.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS VALORES CORPORATIVOS
Transparencia: Los procedimiento y
actividades de la empresa deben ser claras y
precisas, de tal manera que no existan
inconsistencias de ninguna índole.
Respeto: En la empresa debe existir un trato
de respeto y dignidad en base al
cumplimiento de principios éticos y morales
y en base a estos desarrollar los
procedimientos.
Honestidad: Todas las acciones realizadas
por el personal de la compañía deben
mostrar veracidad y calidad ética y moral.
Dedicación: Los trabajadores de TC
AUDIT, deben realizar su trabajo de manera
ágil y optimizando tiempo y recursos.
Compromiso: Los empleados de la
compañía deben sentir ese sentido de
pertenencia y responder solidariamente a su
trabajo, asumiendo responsablemente el
mismo.
Responsabilidad Social: Los empleados de
TC AUDIT, deben tener un sentido de
responder solidariamente por sus actos
frente a la empresa, como frente a la
sociedad.
Lealtad: Refleja la disponibilidad de los
empleados en realizar su trabajo y colaborar
con la empresa manteniendo su compromiso
a lo largo del tiempo.
Confidencialidad: por la característica
propia del trabajo de auditoría y consultoría,
los empleados deben tener un sentido de
prudencia y secreto profesional de la
información que manejan.
Liderazgo: Los empleados deben
demostrar iniciativa y proactividad en sus
laborares, buscando solucionar problemas.
Trabajo en Equipo: Los empleados deben
orientar su trabajo hacia la consecución de
objetivos y de comunicación
interdependiente entre los distintos
departamentos
Calidad: Todo trabajo debe ser realizado
con total garantía de haber sido bien hecho
y comprobado de acuerdo con la normativa
vigente.
Calidez: Los empleados de TC AUDIT
deben distinguirse por su trato cortes y
amable con todas las personas tanto con el
cliente interno como con el cliente externo.
Teniendo un espíritu de servicio y atención
de calidad.
174
4.5.3. Políticas Empresariales
Las políticas empresariales son la expresión de los principios de conducta a los que se va a
regir una empresa en el caso de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.,
mantiene de forma explícita políticas de calidad, sin embargo, se propone establecer un
listado de políticas empresariales que ayuden a orientar el desarrollo de las actividades
habituales de los empleados. Dentro de estas se contemplan normas y responsabilidades que
se deben cumplir, y que deben ser difundidas y cumplidas por todos los quienes forman parte
de la empresa.
Además de las Normas Legales vigentes los empleados deberán acatar el Reglamento Interno
de la empresa y las políticas que la administración fije.
4.5.3.1. Políticas de Recursos Humanos
✓ Cumplir con la jornada laboral de trabajo establecida, ya sea que se encuentre en
la compañía o en algún cliente. El horario establecido es de lunes a viernes de
8:30 am. a 17:30 p.m. con una hora de almuerzo.
✓ Durante la jornada laboral no se puede dedicar a otras actividades que no sean las
asignadas para el desempeño de sus funciones.
✓ La compañía proporcionará el uniforme empresarial completo, y velar por la
imagen y el decoro personal, haciendo buen uso de este.
✓ Ser disciplinado y respetuoso con los compañeros de trabajo, clientes,
proveedores en todo momento y en todo lugar.
✓ De requerir un permiso por cualquier motivo se debe adjuntar el formulario
proporcionado por el Departamento de Recursos Humanos y con firma de
autorización de su jefe inmediato, con cargo a vacaciones de no tener una
justificación razonable.
✓ Se realizará evaluaciones de desempeño de cada uno de los perfiles de trabajo,
con el fin de identificar y corregir dificultades.
✓ Los empleados deben mantener la confidencialidad con respecto a la información
que manejan y por ningún motivo divulgar información confidencial.
175
4.5.3.2. Políticas de Tecnología
✓ Los empleados no pueden sustraer de la empresa suministros o equipos que estén
bajo su cuidado por ningún motivo, salvo con la autorización escrita de la
Gerencia General.
✓ Ser responsable por el cuidado y el uso razonable y adecuado de las herramientas
de trabajo que la compañía le proporciona, para un óptimo desempeño en sus
funciones.
4.5.3.3. Políticas Administrativas.
✓ Se realizarán capacitaciones y cursos de actualización periódicos acerca de la
normativa contable y tributaria, para todos los empleados que desempeñan
actividades de auditoría y consultoría para un mejor desempeño de sus funciones.
✓ Se realizarán actividades de integración una vez al mes con motivo de la
celebración de los cumpleañeros del mes y como una oportunidad de afianzar
lazos de amistad y fraternidad entre todos los empleados.
✓ La empresa proporcionará al empleado todos los recursos necesarios en el caso
viáticos y movilizaciones, el empleado por su parte se compromete a mantener un
sentido de cautela y prudencia en los gastos efectuados.
✓ Se debe mantener el orden y la limpieza en las instalaciones donde se desempeña
su trabajo.
✓ Queda prohibido el uso de uso de drogas, cigarrillo y alcohol dentro de las
instalaciones de trabajo.
4.5.3.4. Políticas de Contabilidad.
✓ Asignar un 2% para publicidad y propaganda para la captación de clientes.
✓ El crédito a los clientes será únicamente otorgado por parte de la Gerencia General
y estos créditos no será superiores a los 60 días.
✓ El pago para los proveedores será de 30 días plazo a partir de la entrega de la
factura en Contabilidad.
✓ Mantener una base actualizada de clientes y realizar un seguimiento de estos.
176
✓ Mantener continua comunicación con los clientes, establecer una calificación del
nivel de satisfacción de los clientes.
4.5.4. Organización estructural
La principal debilidad que manifiesta la empresa en sus procesos administrativos es la falta
de comunicación entre los distintos departamentos que existen, esto en parte se debe a que
existe una estructura organizacional vertical o jerárquica cuando debido a la característica de
las actividades de la empresa debería aplicar una estructura organizativa más plana, con un
menor nivel de mandos intermedios que permita una mejor comunicación entre los
departamentos.
Por tal razón se propone un organigrama estructural con una combinación de las ventajas de
la estructura organizativa vertical, pero con características de una estructura horizontal, para
ello se aplicará un organigrama estructural con un enfoque de equipos en red.
177
4.5.5. Organigrama con Enfoque de Equipos
Figura 36 Organigrama Estructural propuesto con enfoque en redes.
GERENTE GENERAL
Presidencia
JUNTA GENERAL DE
SOCIOS
Asistente de
Gerencia
Gerente de Auditoría
y Aseguramiento Supervisor de
Auditoría
Gerente de
Consultoría
Gerente Contable
Administrativo
Auditor
Encargado
Asistente de
Auditoría
Analista de
Consultoría
Analista
Tributario
Asistente
Tributario
Contador
General
Coordinador
de RRHH.
Secretaría
Mensajero
Residente
Gerente Tributario
Asistente
Contable
Asistente de
Consultoría
178
El organigrama que precede ha sido diseñado de forma que, la presidencia se encuentre en
coordinación con todos los gerentes de la firma, el Gerente General en primer orden y
subordinadamente a la Presidencia y a la Junta de Socios, y a partir de ahí en un círculo
comunicativo con los Gerentes de las distintas ramas que en las que se ofrecen servicios:
Gerente de Auditoría y Aseguramiento, Gerente de Consultoría, Gerente Tributario, Gerente
Contable Administrativo, y estos con una línea de de subordinación un nivel intermadio que
mantiene la comunicación y la coordinación entre sí como lo son: El Supervisor de Auditoría,
y el Auditor encargado, los analistas tributario y de consultoría, y el Contador y a la
Coordinacion de Recursos Humanos.
En el nivel operativo, se muestra a los Asistentes de Auditoría, Asesoría, Tributario y de
Contabilidad, así como la secretaria, el Residente y el Mensajero, mantienen la coordinación
entre sí para el apoyo a la distinta red que forman. Se lo propone de la siguiente manera, de
forma que resalte la coordinación y la comunicación entre las distintas áreas de la empresa y
manteniendo la bondades de la estructura jerárquica en una Red o Equipo de Trabajo del
área, con un direccionamiento a brindar soporte a las distintas áreas de la empresa
coordinadas entre sí.
4.5.6. Cadena de Valor de Porter
La cadena de valor es un método teórico que permite expresar en forma gráfica las
acrividades de una organización para crear valor a la empresa y al cliente final.
Describe el conjunto de actividades principales a desempeñar por la empresa y que la
caracterizan como tal.
En la Planificación Estratégica de TC Audit Trujillo & Asociados Cía Ltda., no se encuentra
incorporado, razón por la cual, se presenta a continuación como parte de la propuesta de
mejoramiento administrativo:
179
Empresa: TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA. Quito 2017 S
ervic
ios
de
Au
dit
orí
a y
Ase
gu
ram
ien
to, C
on
sult
orí
a y
Ase
sorí
a T
rib
uta
ria.
Infraestructura
Administrativa Financiera
Acta de Constitución, Junta General de Socios, Registro Nacional de Auditores es No.
341, RUC, Cuenta Bancaria con opción de solicitud de Créditos a Corto Plazo y
Préstamos a Largo Plazo, un buen manejo de Cartera de Clientes recuperable.
Cli
ente
sati
sfech
o, gra
cias
a l
a i
den
tifi
caci
ón
de
pro
ble
mas
y d
ific
ult
ad
es e
n s
u
Ad
min
istr
aci
ón
.
Logística Interna Operaciones Marketing y Ventas Seguimiento
• Realizar reuniones y
seguimiento a los
distintos trabajos y
requerimientos de la
empresa.
• Coordinar la
planificación del servicio
requerido de inicio a fin.
• Brindar un servicio
personalizado ejecutando
revisiones detalladas.
Ejecutar el trabajo con la mayor
calidad, transparencia y rectitud
siguiendo el marco legal y principios
éticos y morales, manteniendo el buen
nombre de la empresa:
• Actividades de Auditoría Externa
en General
• Exámenes certificación de cuentas
• Actividades de contabilidad,
teneduría de libros, así como
consultoría fiscal.
• Servicio de asesoría profesional.
Captar clientes por medio
de visitas y exposiciones.
Realizar chalar
instructivas y difusivas de
modo que se pueda al
final ofrecer los servicios
de que oferta la empresa.
Visitar a los clientes por
parte de los gerentes, para
direccionar el enfoque del
trabajo.
Realizar el
seguimiento una
vez finalizado el
trabajo, en busca
de ayudar a los
clientes a resolver
problemas y
ofreciendo
consultorías
posteriores.
Gestión de Recurso
Humanos
Captar de estudiantes de los últimos niveles de las carreras de Contabilidad y Auditoría
y afines, se ofrece la oportunidad de hacer pasantías, y probada su idoneidad se los
contrata como empleados de la empresa.
Capacitar a los empleados frecuentemente y siempre que existan actualizaciones de la
legislación y la normativa vigente, para ofrecer un servicio de alta calidad.
Crear un clima organizacional acogedor, con integraciones entre los empleados y
celebraciones de fechas importantes.
Desarrollo Tecnológico Utilizar un sistema de auditoría, que da mayor garantía a las pruebas aplicadas y a los
procedimientos.
Figura 37 Cadena de Valor de Porter.
180
4.6. Propuesta de Instructivo de Plan de Cuentas
A continuación, se presenta el instructivo propuesto para el mejor manejo del plan de Cuentas:
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
ACTIVO 110100 Efectivo y Equivalentes de efectivo 1101001001 Caja Chica X
1101004001 Bancos X
DESCRIPCIÓN:
Las transacciones relacionadas al “Efectivo en caja y bancos” se reconocen al valor nominal. El valor
nominal es el importe recibido o por recibir y que se encuentra libre de riesgo financiero. Los saldos de
moneda extranjera se expresarán en la moneda funcional (USD$ dólar estadounidense) al tipo de cambio al
que se liquidarían las transacciones a la fecha en que los estados financieros se preparen.
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 7 Estado de flujo de efectivo
NIC 32 Instrumentos financieros: presentación
NIC 39 Instrumentos financieros: reconocimiento y medición
NIIF 7 Instrumentos financieros: información a revelar
NIIF 9 Instrumentos Financieros: reconocimiento y bajas
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
181
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Efectivo y Equivalentes 1101001001 Caja Chica X
AUMENTO: Las entradas de efectivo a la cuenta “Caja chica”, por los incrementos o creación de nuevos fondos o cajas
chicas.
DISMINUCIÓN: Por el cierre o disminución de las cajas chicas.
RESPONSABLES:
Custodio de Caja: Contabilidad, Secretaría
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
Arqueos: Auxiliar Contable
Firmas autorizadas: Gerencia General
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Efectivo y Equivalentes 1101004001 Bancos X
AUMENTO: Los depósitos de cheques en instituciones financieras, las entradas de efectivo por medios electrónicos y
otras formas de ingreso de efectivo a las cuentas bancarias
DISMINUCIÓN: Los pagos por medio de cheques, medios electrónicos u otras formas de transferencia de efectivo
RESPONSABLES:
Verificación de cumplimiento: Contabilidad
Conciliación: Auxiliar Contable
Firmas autorizadas: Gerencia General
182
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
ACTIVO 1103001000 Cuentas y Documentos por Cobrar 1103001001 Ctas. por Cobrar X
1103001002 Doctos. por Cobrar X
DESCRIPCIÓN:
Agrupa las subcuentas que representan los derechos de cobro a terceros y a Compañías relacionadas que
se derivan de la prestación de servicios que realiza TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA.
LTDA., debido a su objeto social sea a cuenta comercial o con documentos. Por su naturaleza
corresponden a partidas del activo corriente y no corriente.
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
Las “Cuentas y documentos por cobrar” comerciales se reconocerán al precio de la transacción. Las
ventas se realizarán de contado con un plazo máximo de pago de 30 días (Contado). La cancelación de
la prestación del servicio se realiza mediante dos pagos, el primero, por medio de un anticipo antes de
iniciar con la prestación del servicio y el segundo o pago final una vez terminado el servicio.
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 18 Ingresos
NIC 24 Revelaciones sobre entes vinculados
NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición
NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
NIIF 9 Instrumentos financieros
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
183
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Cuentas y Documentos por Cobrar 1103001001 Cuentas por Cobrar X
AUMENTO: Por los derechos de cobro a que dan lugar la prestación de servicios inherentes al giro del
negocio.
DISMINUCIÓN:
Por el cobro parcial o total.
Por el traslado entre cuentas internas, como es el caso del canje.
Por la disminución del derecho de cobro por las devoluciones de mercaderías o servicios no
aceptados.
RESPONSABLES: Confirmaciones: Contabilidad, Secretaría
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Cuentas y Documentos por Cobrar 1101004001 Documentos por Cobrar X
AUMENTO:
Por los derechos de cobro originados por la prestación de servicios los cuales serán
compensados por medio de un contrato de canje o permuta, y con la aceptación correspondiente
de la otra parte.
Ingreso de cheques devueltos.
DISMINUCIÓN: Los descuentos y rebajas concedidas con nota de crédito.
La eliminación (castigo) de la contabilidad de las cuentas y documentos incobrables
RESPONSABLES: Confirmaciones: Contabilidad, Secretaría
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
184
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
ACTIVO 120100 Propiedad, Planta y Equipo 1201001001 Muebles y enseres X
1201002001 Equipos de Oficina X
1201003001 Equipos de Computación X
1201004001 Instalaciones X
DESCRIPCIÓN: Esta cuenta aplica a todos los elementos de Propiedad, Planta y Equipo, que tenga a su disposición
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
Los Activos de Propiedad, Planta y Equipo deben registrarse inicialmente al costo de adquisición
o construcción, o al valor razonable. El costo de los Activos de Propiedad, Planta y Equipo se
encuentra conformado por: los costos de adquisición, los impuestos no recuperables, los costos
directamente atribuibles y la estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del
elemento.
Un elemento de Propiedad, Planta y Equipo se reconocerá como activo si:
✓ Es probable obtener beneficios económicos derivados de su uso.
✓ Su costo se pueda medir con fiabilidad.
✓ Se espera que la vida útil sea superior a un año.
✓ Su costo de adquisición individual sea superior a USD$ 300.00
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 16 Propiedad Planta y Equipo.
NIC 17 Arrendamientos
NIC 23 Costo Financieros
NIC 36 Deterioro del valor de los activos
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
185
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Propiedad, Planta y Equipo 1201001001 Muebles y Enseres X
AUMENTO:
Cuando se adquiera mobiliario o enseres utilizados por la empresa, o se reciban por cesión o
donación, y por canje de cuentas.
Cuando se realicen nuevas capitalizaciones al costo, o revalúo del valor.
DISMINUCIÓN: Cuando mobiliario o enseres es vendido, cedido o dado de baja, se devuelve al proveedor por
inconformidad, o cuando existan reclasificaciones entre cuentas.
RESPONSABLES:
Control Interno y Verificación: Gerencia Financiera
Custodio y Responsable: Persona Asignada
Aprobación, ventas y donaciones: Gerencia General
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Propiedad, planta y Equipo 1201002001 Equipos de Oficina X
AUMENTO:
Cuando se adquiera equipo de oficina utilizados por la empresa que superen el valor establecido por
la empresa, por el equipo que se reciban por cesión o donación, y por canje de cuentas.
Cuando se realicen nuevas capitalizaciones al costo, o revalúo del valor.
DISMINUCIÓN: Cuando el equipo es vendido, cedido o dado de baja, se devuelve al proveedor por inconformidad, o
cuando existan reclasificaciones entre cuentas.
RESPONSABLES:
Control Interno y Verificación: Gerencia Financiera
Custodio y Responsable: Persona Asignada
Aprobación, ventas y donaciones: Gerencia General
186
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Propiedad, planta y Equipo 1201003001 Equipo de Computación X
AUMENTO:
Cuando se adquiera equipo de computación utilizados por la empresa que superen el valor
establecido por la empresa, por el equipo que se reciban por cesión o donación, y por canje de
cuentas.
Cuando se realicen nuevas capitalizaciones al costo, o revalúo del valor.
DISMINUCIÓN: Cuando el equipo de computación es vendido, cedido o dado de baja, se devuelve al proveedor por
inconformidad, o cuando existan reclasificaciones entre cuentas.
RESPONSABLES:
Control Interno y Verificación: Gerencia Financiera
Custodio y Responsable: Persona Asignada
Aprobación, ventas y donaciones: Gerencia General
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Propiedad, planta y Equipo 1201004001 Instalaciones X
AUMENTO:
Cuando se realicen mejoras a las Instalaciones, se adquieran bienes inmuebles o se reciban bienes de
esta naturaleza por cesión o donación, y por canje de cuentas.
Cuando se realicen nuevas capitalizaciones al costo, o revalúo del valor.
DISMINUCIÓN: Cuando se realice alguna venta o cesión o devaluó del inmueble o cuando existan reclasificaciones
entre cuentas.
RESPONSABLES:
Control Interno y Verificación: Gerencia Financiera
Custodio y Responsable: Persona Asignada
Aprobación, ventas y donaciones: Gerencia General
187
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
ACTIVO 120200 Depreciación Acumulada 1202001001 Muebles y enseres Dep. X
1202002001 Equipos de Oficina Dep. X
1202003001 Equipos de Computación Dep. X
1202004001 Instalaciones Dep. X
DESCRIPCIÓN:
Cuenta reguladora del activo de naturaleza acreedora en la cual se acumula la depreciación del
activo. Es una estimación contable que actualiza el valor real de la Propiedad, planta y equipo de
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
La depreciación se reconoce a lo largo de la vida útil de los activos con los que está relacionada,
siguiendo un método que refleje el patrón de consumo de beneficios económicos incorporados en
el activo. Para el caso de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., se aplicará para
todas las propiedades, planta y equipo depreciables el método de Línea Recta. La vida útil resulta
de una estimación, por lo que se ha estimado la siguiente medida en cuanto a vida útil:
✓ Muebles y Enseres 10 años
✓ Equipo de Oficina 10 años
✓ Equipo de Computación 3 años
✓ Instalaciones 10 años
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 8 Cambios en las políticas contables, estimaciones y errores
NIC 16 Propiedad Planta y Equipo.
NIC 17 Arrendamientos
NIC 40 Propiedades de Inversión
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
188
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
ACTIVO 120200 Depreciación Acumulada 1202001001 Muebles y enseres Dep. X
1202002001 Equipos de Oficina Dep. X
1202003001 Equipos de Computación Dep. X
1202004001 Instalaciones Dep. X
AUMENTO:
El cargo de depreciación acumulada mensual reconocida en el ejercicio.
Por los ajustes o reclasificaciones contables
DISMINUCIÓN:
La reducción o anulación de la depreciación acumulada correspondiente a activos vendidos, retirados o
transferidos a disponibles para la venta.
Por los ajustes o reclasificaciones contables
RESPONSABLES:
Control de depreciación acumulada: Gerencia Financiera
Verificación de cumplimiento: Gerencia General
Responsable: Contabilidad
189
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
PASIVO 2102001000 Ctas. y Doctos. por Pagar 2102001001 Cuentas por pagar X
2102002001 Documentos por pagar X
DESCRIPCIÓN:
Comprende el reconocimiento, baja en cuentas, medición e información a revelar de las cuentas y
documentos por pagar.
Las cuentas y documentos por pagar son medidas al costo amortizado y se busca que sean liquidados a
corto plazo. Estas obligaciones deben realizarse previa autorización de la persona encargada en la
Compañía del manejo de los presentes instrumentos financieros por pagar.
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
Las cuentas por pagar comerciales son consideradas como instrumentos financieros básicos y se
reconocen a su valor razonable; es decir, al precio pactado entre ambos entes en un mercado libre y sin
presiones en el cual se llega a un acuerdo.
Las cuentas por pagar comerciales corresponden a partidas del pasivo corriente y no corriente según el
tipo de obligación que se ha emitido.
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 18 Ingresos
NIC 24 Revelaciones sobre entes vinculados
NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición
NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
NIIF 9 Instrumentos financieros
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
190
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Cuentas y Doctos. por Cobrar 2102001001 Cuentas por Pagar X
AUMENTO:
Por los derechos de pago que se originan debido a pagos por realizar a los proveedores
inherentes al giro del negocio de forma tácita.
DISMINUCIÓN: Por el pago parcial o total de las deudas.
Por el traslado entre cuentas internas, movimientos entre subcuentas.
RESPONSABLES: Confirmaciones: Contabilidad, Tesorería
Verificación de cumplimiento: Gerencia General y Financiera
CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
Cuentas y Doctos. por Cobrar 2102002001 Documentos por Pagar X
AUMENTO: Por los derechos de pago que se originan debido a pagos por realizar a los proveedores
inherentes al giro del negocio a través de un documento.
DISMINUCIÓN:
Por el pago parcial o total de las deudas.
Por el traslado entre cuentas internas, movimientos entre subcuentas.
Por notas de crédito emitidas por los proveedores.
RESPONSABLES: Confirmaciones: Contabilidad, Tesorería
Verificación de cumplimiento: Gerencia General y Financiera
191
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
PASIVO 210300
Obligaciones Acumuladas
Con Trabajadores
2103004001 IESS Aporte Patronal y Personal X
2103004002 Préstamos Quirografarios X
2103006001 15% Participación Trabajadores X
2103001001 Sueldos Por Pagar X
2103002002 Décimo Tercer Sueldo X
2103002003 Décimo Cuarto Sueldo X
2103002004 Vacaciones X
2103002005 Fondos de Reserva X
2103002008 Desahucio X
DESCRIPCIÓN:
Comprende el reconocimiento, baja en cuentas, medición e información a revelar de las
obligaciones con empleados. Agrupa las subcuentas que representan las obligaciones con los
trabajadores por concepto de remuneraciones, remuneraciones adicionales, fondos de reserva,
vacaciones, obligaciones con el IESS, participación laboral por pagar y otras obligaciones con
empleados.
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
Las obligaciones por remuneraciones, tanto para los que representan beneficios a corto o largo
plazos, como los beneficios posteriores al retiro de los trabajadores, se reconocen al costo que
normalmente es su valor nominal. El importe total de dichos beneficios será descontado de cualquier
importe ya pagado. Las obligaciones por pagar a empleados corresponden a partidas del pasivo
corriente y no corriente según el tipo de obligación a que se haga referencia.
NORMATIVA: NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 19 Beneficios a empleados
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
192
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
PASIVO 210300
Obligaciones Acumuladas
Con Trabajadores
2103004001 IESS Aporte Patronal y Personal
X
2103004002 Préstamos Quirografarios X
2103006001 15% Participación Trabajadores X
2103001001 Sueldos Por Pagar X
2103002002 Décimo Tercer Sueldo X
2103002003 Décimo Cuarto Sueldo X
2103002004 Vacaciones X
2103002005 Fondos de Reserva X
2103002008 Desahucio X
AUMENTO:
Las remuneraciones por pagar y otras remuneraciones devengadas.
Por las remuneraciones adicionales y beneficios sociales devengados.
Por ajustes de diversa índole.
DISMINUCIÓN:
El pago de las obligaciones con los Trabajadores acreditadas a esta cuenta.
Por ajustes o reclasificaciones de diversa índole.
RESPONSABLES:
Análisis: Gerencia Financiera
Autorizaciones de pago: Gerencia General
Responsable de Pago: Contabilidad
193
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
PATRIMONIO 310 Patrimonio 3101001000 Capital Suscrito X
3103001000 Reserva Legal X
3105001100 Utilidad Ejercicios Anteriores X
3105010000 Utilidad del Ejercicio X
3106001000 Resultados Acumulados X
3101001000 Capital Suscrito X
3103001000 Reserva Legal X
3105001100 Utilidad Ejercicios Anteriores X
3105010000 Utilidad del Ejercicio X
DESCRIPCIÓN:
Comprende el reconocimiento, medición, apropiación e información a revelar de las cuentas
contables ubicadas en el patrimonio.
Los movimientos o cambios en el patrimonio se dan a partir de los aportes efectuados por los socios,
los resultados generados por la entidad, por reclasificaciones, y de las actualizaciones de saldos por
efectos de capitalización de utilidades o de apropiación de la reserva legal
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
El capital suscrito de la Compañía se registra por el monto de aportes en efectivo, bienes o especies
que hayan realizados los socios TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 8 Políticas contables, cambios en estimaciones contables y errores.
NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición
NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
NIIF 9 Instrumentos financieros
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
194
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
PATRIMONIO 310 Patrimonio 3101001000 Capital Suscrito X
3103001000 Reserva Legal X 3105001100 Utilidad Ejercicios Anteriores X 3105010000 Utilidad del Ejercicio X 3106001000 Resultados Acumulados X 3101001000 Capital Suscrito X 3103001000 Reserva Legal X 3105001100 Utilidad Ejercicios Anteriores X 3105010000 Utilidad del Ejercicio X
AUMENTO:
Por el capital aportado y las capitalizaciones de reservas, acreencias y utilidades.
Por registro de Aportes para futuras capitalizaciones y por las disminuciones de utilidades atendiendo
a razones de orden legal, estatutario, contractual o por acuerdo de los socios.
Cuando exista ganancia por efectos de Otro Resultado Integral ORI.
La utilidad del ejercicio y por ajustes de diversa índole.
DISMINUCIÓN:
Por las reducciones de capital y por los aportes a futuras capitalizaciones que han sido capitalizados.
Por la capitalización de las reservas constituidas y por la disminución de las reservas por acuerdos
societarios o dispositivos de ley.
Por ajustes de ejercicios anteriores cuando corresponda a mayores pérdidas o menores utilidades.
Cuando exista una pérdida por efectos de Otro Resultado Integral ORI.
La pérdida del ejercicio.
La aplicación de las utilidades como dividendos o apropiación a reservas.
Por ajustes o reclasificaciones de diversa índole.
RESPONSABLES:
Análisis: Gerencia Financiera y Contabilidad
Autorizaciones: Gerencia General
Verificación de Movimiento: Contabilidad
195
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
INGRESOS 410 Ingresos 4101001000 Auditoría Externa Financiera X
4104003000 Servicios de Consultoría X
4104005000 Servicios Administrativos X
DESCRIPCIÓN:
Comprenden los ingresos, agrupan las cuentas que generan recursos económicos hacia la empresa por
concepto del giro del negocio en calidad de ingresos; y, como ganancias todas las ventas inusuales que no
van acorde el giro del negocio; pero que, sin embargo, generan flujo de caja hacia la Compañía.
RECONOCIMIENTO Y
MEDICIÓN:
Para el reconocimiento de los ingresos por la prestación de servicios se debe cumplir con los siguientes
requisitos:
• El grado de realización de la transacción, al final del período el cual se informa, medido con
fiabilidad.
• El ingreso de la prestación del servicio debe estar cuantificado fiablemente mediante un precio de
venta.
• El ingreso debe tener un costo asociado.
La venta por prestación del servicio debe generar beneficios económicos hacia la Compañía
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo
NIC 18 Ingresos
NIIF 5 Activos no corrientes disponibles para la venta y operaciones
AUMENTO:
El importe de la prestación de servicios.
Por la venta de activos fijos.
Por reconocimiento de intereses.
Por ajustes de diversa índole.
DISMINUCIÓN: Por ajustes o reclasificaciones de diversa índole.
RESPONSABLES:
Autorizaciones: Gerencia General
Análisis: Gerencia Financiera
Verificación de movimiento: Contabilidad
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
196
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO CÓDIGO CUENTA CÓDIGO SUBCUENTAS DEBE HABER
GASTOS 510100 Costos 5101001001 Remuneración Unificada X
5101001006 Décimo Tercer Sueldo X
5101001007 Décimo Cuarto Sueldo X
5101001008 Fondos de Reserva X
5101001009 Vacaciones X
5101001010 Aporte Patronal X
5101001012 Capacitación X
5101001020 Seguros X
5101002001 Suministros de Oficina X
5101002010 Uniformes del Personal X
5101002020 Programas Auditoria X
5101002030 Movilización de viaje X
5101002040 Alimentación Viaje X
5101002050 Hospedaje viaje X
5101002060 Movilización Local X
520100 Gastos Administrativos 5201001001 Arriendos X
5201001002 Servicios Básicos X
5201002001 Muebles y Enseres X
5201002002 Equipos de Computación X
5201002003 Equipos de Oficina X
5201002004 Instalaciones X
5201002005 Afiliaciones X
5201003001 Gastos no Deducibles X
5201003002 Reembolso de Gastos X
530100 Gastos Financieros 5301002006 Gastos Bancarios X
5301002007 Gastos Financieros X
197
INSTRUCTIVO DE PLAN DE CUENTAS
GRUPO COSTOS Y GASTOS CÓDIGO 530100
DESCRIPCIÓN: Comprende el reconocimiento, medición y presentación de información a revelar de las cuentas contables
ubicadas en el costo y gasto.
RECONOCIMIENTO: Para efectos financieros todos los gastos de la Compañía se clasificarán acorde su naturaleza y se deben
reconocer en base a su devengamiento y en el período en el que ocurra.
NORMATIVA:
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 7 Flujo de Efectivo
NIC 12 Impuesto a las Ganancias
NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo
NIC 17 Arrendamientos
NIC 19 Beneficios a los empleados
NIC 23 Costos por préstamos
NIC 24 Información a revelar sobre partes relacionadas
NIC 32 Instrumentos Financieros
NIC 36 Deterioro
NIC 37 Provisiones, Pasivos contingentes y Activos contingentes
NIIF 7 Instrumentos Financieros
AUMENTO:
El importe del gasto en la compra de bienes y servicios acorde su naturaleza según corresponda y siempre
que haya sido devengado.
Por el registro del deterioro de las cuentas y el gasto proveniente de provisiones y estimaciones.
El importe de gastos financieros devengados y por ajustes o reclasificaciones de diversa índole.
DISMINUCIÓN: Por ajustes o reclasificaciones de diversa índole.
RESPONSABLES:
Autorizaciones y Control: Gerencia General
Análisis: Gerencia Financiera, Contabilidad
Verificación pagos: Contabilidad
AUTORIZACIÓN: Gerencia General
198
4.7. Diagramas de Flujo de los Procesos Administrativos Contables
Los procesos y procedimientos Administrativos Contables que realizan las empresas son
los que determinan la calidad de su gestión, dentro de TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA., los procesos que se manejan son mayoritariamente
administrativos y contables.
La actividad económica primordial dentro del giro normal del negocio es de Prestación de
Servicios, por tanto, los procedimientos administrativos y contables que se realizan son el
punto clave para mejorar la gestión de la empresa. La estandarización de procesos
primordiales para el giro normal del negocio ayudará al desarrollo organizado y ordenado
de las actividades. En el desarrollo de este trabajo se ha logrado identificar los procesos
que son susceptibles a retrasos, por tanto, que pueden ser mejorados por medio de la
estandarización de estos a través de flujogramas de procedimientos.
Los procedimientos que se han identificado para desarrollar la propuesta son los siguientes,
en base a los cuales se ha desarrollado la diagramación de los flujos de los procesos:
Procedimientos Contables:
✓ Manejo de Caja Chica
✓ Conciliación Bancaria
✓ Compras Suministros - Proveedores
✓ Prestación de Servicios - Cuentas por Cobrar
Procedimientos Administrativos:
✓ Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
✓ Formación y Capacitación
199
DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: 4.7.1. Manejo de Caja Chica
Objetivo:
Atender gastos pequeños y urgentes en efectivo, tales como:
✓ Pasajes urbanos – mensajería
✓ Correo
✓ Alimentación
✓ Gastos varios, previa autorización
Alcance:
El proceso contempla la asignación y manejo de los recursos para Caja Chica.
Responsable:
Departamento Contable
Requisitos Legales:
✓ Ley de Régimen Tributario Interno
✓ Reglamento Interno de la Compañía
Políticas Internas:
El monto del fondo será de $300.00 (Trescientos 00/100 Dólares) valor autorizado por la Gerencia
General de acuerdo con las necesidades de la oficina
Gastos de Caja
Para solicitar un reembolso de caja chica:
✓ Los gastos que cubre caja chica son montos de hasta $30.00, caso contrario deben solicitar un
reembolso con cheque.
La documentación soporte para un pago de Caja Chica es la siguiente:
✓ Factura a nombre del custodio NO a nombre de la empresa
✓ En los casos que no se pueda obtener factura o comprobante de venta legal, se utilizará el Vale de
Caja.
200
Registros:
✓ Arqueo de Caja
✓ Registro de Vouchers
✓ Facturas de Respaldo
✓ Comprobante de Egreso
✓ Cheque
Ubicación de los Documentos:
✓ Archivo General de Contabilidad
✓ Archivo de Secretaría
Procedimiento:
1. La Contadora de la empresa emitirá un cheque a nombre de la secretaria de la empresa, se le
asignará un valor de $300 dólares, para que lo cambie y tenga recursos de caja chica.
2. La secretaria cambiará el cheque, tendrá el dinero efectivo en la caja fuerte a su cargo y
entregará los recursos que vayan necesitando los empleados.
3. Los empleados que requieran la asignación de recursos deben presentar a la secretaria, un
reporte detallado de los gastos en que ha incurrido, la fecha, el motivo y el monto.
4. La secretaria recibirá el reporte sustentado con las facturas a nombre del empleado.
5. La secretaria entregará al empleado el monto solicitado y le hará firmar un recibido en el
reporte de gastos
6. Si hubiera gastos no sustentados la secretaria previa su justificación emitirá un vale de caja,
para su reposición.
7. Cuando le queden $30 en caja chica, enviará un mail a la contadora, para que dentro de los 5
días siguientes se le emita nuevamente un cheque a su nombre para reponer la caja chica.
8. La contadora imprime el mail de reposición de recursos para caja chica
9. Se le entregará a la secretaria el cheque a su nombre, y se hace firmar el recibido en el mail
impreso de requerimiento de reposición de caja chica.
201
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: Manejo de Caja Chica
CONTADOR GENERAL SECRETARIA EMPLEADO SOLICITANTE
Firma de Mail –
Requisición de Gastos
Custodio de Caja Chica
Archivo de Mails Firmados
Recepción de Reportes de Gastos
SI
NO
¿Cumple todos los requisitos?
Entrega dinero de la Reposición
NO SI
¿Tiene documentos Soporte?
Archivo de Reportes
Elaborado: MCB Revisado: MT Aprobado: Gerencia General
Inicio
Emisión de Cheque
CAJA CHICA
Cambiar el
Cheque
C
Reposición de Gastos
FIN
Firma Recibido
Reporte de Gastos
C
Mail Reposición
de CAJA CHICA
C
202
INDICADORES
NOMBRE: Reportes de Gastos
DESCRIPCIÓN Porcentaje de Reportes de Gastos Recibidos en relación con
los Reportes de Gastos Realizados
FÓRMULA RESPONSABLE
INDICADOR PERIODO
% MÍNIMO
ESPERADO
RESPONSABLE
ANÁLISIS
𝑅𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠
𝑅𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 Secretaria Mensual 80%
Contador
General
FORMATOS Y
REGISTROS
DOCUMENTO RESPONSABLE
Requisición de Gastos Asistente Contable
Reportes de Gastos Secretaria
Cheques de la Compañía Contador General
203
DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 04 -11- 2017
Proceso: 4.7.2. Conciliación Bancaria
Objetivo:
Determinar el saldo real entre el estado de cuenta bancaria y los registros contables de la empresa.
Llevar el registro de los movimientos de la cuenta bancaria, como son el giro de cheques, notas débito,
notas crédito, cheques en tránsito, depósitos y transferencias realizadas y recibidas.
Demostrar los hechos económicos realizados en un periodo contable por medio de la bancarización de
movimientos.
Alcance:
El presente procedimiento considera la elaboración completa de la Conciliación Bancaria, proceso
contable necesario para la gestión y el control administrativo y financiero.
Responsable:
✓ Gerente Administrativo Contable.
✓ Contadora
Requisitos Legales:
✓ Ley de Compañías
✓ Normas Internacionales de Información Financiera
✓ Ley de Régimen Tributario Interno
✓ Manual de Políticas Contables de la Compañía
✓ Reglamento Interno de la Compañía
Políticas Internas:
✓ Los pagos mayores a $30 dólares será realizados mediante cheque de la cuenta del Banco
Amazonas a nombre de TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
✓ Los cheques emitidos contienen la firma individual que realiza la Gerencia General
✓ La contadora dentro de los 3 primeros días del mes deberá remitir al Gerente Administrativo
Contable, la conciliación bancaria del mes que finaliza.
204
✓ El estado de cuenta bancario debe ser entregado a la Contadora hasta el día 30 de cada mes.
✓ La emisión de cheques y los pagos a proveedores será exclusiva responsabilidad de la
Contadora, quién estará a cargo de la chequera y de los cheques girados y no cobrados.
Registros:
✓ Conciliación bancaria en el sistema.
✓ Estado de cuenta de bancos.
✓ Comprobantes de Egreso
✓ Comprobantes de Diario
✓ Cheques
Ubicación de los Documentos:
✓ Archivo General de Contabilidad
✓ Archivo de Secretaría
Procedimiento:
1. La Contadora de la empresa genera el libro mayor de bancos del sistema al final del mes y lo
imprime para su revisión.
2. La secretaria recibe, o en su defecto se encarga de solicitar y hacer llegar el estado de cuenta
bancario físico a la Contadora.
3. La secretaria, se descarga el estado de cuenta bancario y se lo pasa en magnético a la contadora.
4. La contadora procede a realizar la comparación entre el estado de cuenta bancario, y el libro
mayor de bancos físico, así como su análisis electrónico.
5. Emite la conciliación para su presentación al Gerente Administrativo Contable, para su
autorización y firma.
6. Se encarga de realizar el archivo tanto físico como el archivo digital con sus respaldos.
205
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: Conciliación Bancaria
CONTADOR ASISTENTE CONTABLE GERENTE CONTABLE-
ADMINISTRATIVO
Emisión del Sistema Contable
Impresión
Responsable de Estado de Cta. Bancario
Conciliación y Análisis
Impresión
Archivo de Conciliaciones adjunto
Soportes.
SI NO
¿Autoriza?
Elaborado: MCB Revisado: MT Aprobado: Gerencia General
Inicio
Revisión y Aprobación de
la Conciliación Bancaria
Libro Mayor de Bancos
del Sistema
Libro Mayor
de Bancos
Recibir y Descargar el
Estado de Cta. Bancario
Entregar Estado de Cta.
Bancario a Contabilidad. Llevar
registro partidas pendientes.
Estado de Cta. Vs. Libro
Mayor de Bancos
Conciliación Bancaria
del mes.
FIN
C
206
INDICADORES
NOMBRE: Partidas de Conciliación
DESCRIPCIÓN Porcentaje de partidas conciliadas en relación con el total de
partidas que deben conciliarse.
FÓRMULA RESPONSABLE
INDICADOR PERIODO
% MÍNIMO
ESPERADO
RESPONSABLE
ANÁLISIS
Partidas Conciliadas
Total partidas de Conciliación
Asistente
Contable Mensual 80%
Contador
General
FORMATOS Y
REGISTROS
DOCUMENTO RESPONSABLE
Estado de Cuentas Bancarias Asistente Contable
Registro de partidas pendientes Asistente Contable
Libro Mayor de Bancos Contador General
Conciliación Bancaria Mensual Contador General
207
DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 04 -11- 2017
Proceso: 4.7.3. Compras Suministros - Proveedores
Objetivo:
Establecer la secuencia de actividades, fijar los procedimientos para la compra de suministros, materiales
productos, equipos etc., que sean necesarios adquirir para el normal funcionamiento de las actividades
ordinarias de la empresa.
Alcance:
El presente procedimiento considera el proceso a seguir para la compra de materiales y suministros y la
generación de cuentas por pagar - Proveedores.
Responsable:
✓ Gerente Administrativo Contable.
✓ Contadora
✓ Asistente Contable
Requisitos Legales:
✓ Normas Internacionales de Información Financiera
✓ Ley de Régimen Tributario Interno
✓ Manual de Políticas Contables de la Compañía
✓ Reglamento Interno de la Compañía
Políticas Internas:
✓ Toda compra de bienes y servicios para uso de la empresa será verificada y autorizada por la
Gerencia General.
✓ Se tiene ya definidos una lista de proveedores recurrentes en cuento a bienes y servicios, sin
embargo, cuando existe alguna compra con un nuevo proveedor se busca el mejor precio de
mercado mediante cotizaciones.
✓ Los pagos se realizarán una con un crédito de 30 días a partir de la fecha del registro de la factura
para los proveedores frecuentes, en caso de no ser un proveedor frecuente se paga en un plazo
máximo de 8 días.
✓ Los pagos se realizan por medio de cheques, y son autorizados por la Gerencia General.
✓ Toda la información necesaria, en cuanto a reportes y registros se tomará exclusivamente
información generada por el sistema contable que utiliza la compañía
208
✓ Los registros contables de las cuentas por cobrar proveedores de registraran bajo el principio
contable de devengamiento.
Registros:
✓ Comprobantes de Egreso
✓ Comprobantes de Diario
✓ Facturas de Compra
✓ Comprobantes de Retención
✓ Detalles de las cuentas por pagar comerciales.
Ubicación de los Documentos:
✓ Archivo General de Contabilidad
✓ Archivo de Secretaría
Procedimiento:
1. Se identifica la necesidad de compra de suministros o materiales de la empresa, mediante una
orden de requisición que se hace llegar a la secretaria y ésta a su vez a la Asistente Contable.
2. Para iniciar el proceso de compra, la asistente contable solicita mínimo 3 cotizaciones (en el caso
de ser un proveedor nuevo) y la entrega al Gerente Administrativo Contable para su elección.
3. El gerente Administrativo-Contable una vez que se elige la mejor opción (en el caso de ser un
proveedor nuevo), o elegir al proveedor que facilite la requisición, lo verifica y hace aprobar la
orden de pedido por parte de la Gerencia General.
4. El Gerente Administrativo-Contable, con la debida autorización procede a entregarla a
Contadora y para que se realice el pedido al proveedor y se pide que se facture la compra.
5. Una vez que han sido recibidos los artículos comprados, la factura es entregada a la asistente
contable para su registro en el sistema y la emisión del comprobante de retención que se lo da al
mensajero para que lo entregue dentro del plazo legal al proveedor, con esto se genera la
obligación de pago.
6. La asistente contable imprime los comprobantes de diario y los archiva con los respectivos
soportes.
7. La asistente contable comunica a la contadora la efectiva realización del proceso para su posterior
pago, en el caso de ser un proveedor nuevo se realiza el pago inmediatamente, caso contrario se
esperan los plazos definidos.
8. La contadora realiza el pago, genera el comprobante de egreso y la emisión del cheque, y archiva
la información generada.
209
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: Compras Suministros - Proveedores
ASISTENTE
CONTABLE CONTADOR GENERAL
GERENTE CONTABLE-
ADM
Recepción del documento entregado
por la secretaria
NO
SI
¿Autoriza? Verificación y Aprobación
Gerente General
Recepción de la Documentación
Archivo
Impresión y Entrega al Mensajero
Se le comunica al proveedor para el pago
Archivo de Registro, Diario y
Factura junto con todos los soportes.
Archivo de Egresos adjunto soportes.
Elaborado: MCB Revisado: MT Aprobado: Gerencia General
Inicio
Orden de
Requisición
Suministros
Solicitud de Cotizaciones.
Presentación de Propuesta
Registro de la Factura en
el Sistema Contable C
Pedido de Compra y
Facturación del Proveedor.
Emisión de Comprobante
de Retención y Diario
Emisión de Comprobante de
Egreso y pago según el
plazo
C
FIN
C
210
INDICADORES
NOMBRE: Registro de Proveedores
DESCRIPCIÓN Porcentaje de proveedores registrados en relación con el total
de los proveedores del periodo
FÓRMULA RESPONSABLE
INDICADOR PERIODO
% MÍNIMO
ESPERADO
RESPONSABLE
ANÁLISIS
Facturas de proveedores registradas
Total facturas proveedores del periodo
Asistente
Contable Mensual 90%
Contador
General
FORMATOS Y
REGISTROS
DOCUMENTO RESPONSABLE
Orden de Requisición Secretaria
Comprobantes de Egreso Contador General
Comprobantes de Diario Asistente Contable
Comprobantes de Retención Asistente Contable
Detalles de las cuentas por pagar comerciales Asistente Contable
211
DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: 4.7.4. Prestación de Servicios - Cuentas por Cobrar
Objetivo:
Establecer bases y lineamientos a seguir para la aplicación de procedimientos en cuanto a la prestación
de servicios y la generación de derechos de cobro de la Compañía.
Alcance:
El presente procedimiento delimita las actividades necesarias para desarrollar efectiva y eficazmente
para la prestación de servicios y la generación de obligaciones de cobro.
Responsables:
✓ Gerente General
✓ Asistente de Gerencia
✓ Asistente Contable
✓ Secretaria
Requisitos Legales:
✓ Normas Internacionales de Información Financiera
✓ Ley de Régimen Tributario Interno
✓ Manual de Políticas contables de la empresa.
✓ Reglamento Interno de la Compañía
Políticas Internas:
✓ La prestación de servicios constituye las actividades ordinarias del giro del negocio, es la
principal cuenta de ingresos que genera beneficios económicos para la empresa.
✓ La fijación del de valor de pago por la prestación de los servicios se establecerá en función del
tamaño de la empresa cliente, las ventas anuales, los riesgos que presenten, las contingencias
que tengan, la utilidad del periodo y el precio de mercado.
✓ Se realizarán reuniones periódicas con los clientes tanto para la propuesta de la prestación de
servicios, como para la planificación y avances de este, para ir informando y direccionando el
trabajo realizado.
✓ El seguimiento de pago y la gestión de cartera es una función encomendada a la secretaria
✓ El cobro de la factura crédito de un plazo máximo de 30 días.
✓ Los depósitos o transferencias serán efectuados y registrados en mismo día de su realización.
212
Registros:
✓ Comprobantes de Ingreso
✓ Comprobantes de Diario
✓ Facturas de Venta
✓ Detalles de las cuentas por cobrar comerciales.
Ubicación de los Documentos:
✓ Archivo General de Contabilidad
✓ Archivo de Gerencia
✓ Archivo de secretaria
Procedimiento:
1. Una vez que el cliente ha sido contactado (ya sea por gestión del departamento de marketing y
ventas, o porque se han puesto en contacto por su propia cuenta en busca del servicio). La asistente
de gerencia se pone en contacto con el cliente.
2. La asistente de gerencia envía un formulario para ser llenado por el cliente con todos los datos
necesarios para la determinación del costo del servicio, en base a distintos parámetros y
características propias de la compañía que requiere el servicio.
3. Con el formulario lleno, se planifica y se lleva a cabo una reunión con el cliente con la Gerencia
General para acordar términos de la prestación de servicio, el tipo de servicio, el honorario y la
forma de pago del mismo.
4. Una vez acordados los términos para ser ejecutado el contrato, se firma el contrato
5. La asistente de gerencia envía un mail con la propuesta de servicios acordada y espera la
contestación de este con la aprobación del cliente.
6. La asistente de gerencia reenvía este mail a la asistente contable con todas las especificaciones,
para que proceda con la facturación y remita la factura al cliente.
7. La factura es enviada al cliente, teniendo 30 días para su cancelación, se archivan los registros de
diario y las copias de la facturación.
8. La asistente contable se encarga de la emisión del Detalle de Cuentas por Cobrar, y se lo comunica
a la secretaria su vencimiento para la debida gestión de cartera.
9. La secretaria registra los cobros, genera los comprobantes de ingreso en el sistema y realiza los
depósitos de los pagos, identifica las transacciones el mismo día de su realización.
10. La secretaria actualiza el sistema y comunica los resultados
213
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: Prestación de Servicios - Cuentas por Cobrar
ASISTENTE DE
GERENCIA GERENTE GENERAL
ASISTENTE
CONTABLE SECRETARIA
Requisición de Información
Planificación de la reunión
Acuerdo de la Prestación del
Servicio
Archivo del contrato
Firma del Contrato
Aprobación del Cliente
Envío al cliente
Archivo de Registros de
Diario y Facturación
Elaborado: MCB Revisado: MT Aprobado: Gerencia General
Inicio
Elaboración del
Contrato
FIN
Ponerse en contacto
con el cliente
Envío de formulario
al Cliente
Reunión con el
Cliente y la Gerencia
General
C
Envío de mail con los
términos del contrato.
Reenvío de mail Aprobado
Emisión de Factura y
Registro de Diario
C
Actualización del
sistema. Resultados
Emisión detalle de
Ctas. por Cobrar
Cobros y Registro
Comprobante de
Ingreso
214
INDICADORES
NOMBRE: Cobro de Clientes
DESCRIPCIÓN
Porcentaje de facturas cobradas de Clientes en relación con
la totalidad de facturas de los Clientes registradas del
periodo.
FÓRMULA RESPONSABLE
INDICADOR PERIODO
% MÍNIMO
ESPERADO
RESPONSABLE
ANÁLISIS
𝐹𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐹𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑅𝑒𝑔𝑖𝑠𝑡𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠 Secretaría Mensual 80%
Contador
General
FORMATOS Y
REGISTROS
DOCUMENTO RESPONSABLE
Formulario de Datos del Cliente Asistente de Gerencia
Contrato de Prestación de Servicios Gerente General
Facturas de Venta Asistente Contable
Comprobantes de Diario Asistente Contable
Detalle de Cuentas por Cobrar Asistente Contable
Comprobantes de Ingreso Secretaria
215
DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Recursos Humanos Quito, 05 -11- 2017
Proceso: 4.7.5. Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
Objetivo:
Establecer de forma documental los lineamientos generales para la realización del proceso de
reclutamiento, selección y contratación del personal idóneo para realizar las labores propias de la
actividad económica de la compañía.
Fortalecer las capacidades y competencias de la empresa, a través de la selección apropiada de personal,
que garanticen la incorporación de personas calificadas a través de un proceso ordenado, eficiente y
equitativo.
Alcance:
El presente procedimiento considera el proceso para el reclutamiento, selección y contratación del
personal que requiera la compañía.
Responsable:
✓ Gerente Administrativo Contable.
✓ Coordinadora de Recursos Humanos
✓ Gerente General
Requisitos Legales:
✓ Normas Internacionales de Información Financiera
✓ Ley de Seguridad Social
✓ Código de Trabajo
✓ Manual de Políticas Contables de la Compañía
✓ Reglamento Interno de la Compañía
Políticas Internas:
✓ Cuando se produzcan vacantes o nuevas necesidades de personal, Recursos Humanos seleccionará
los candidatos a través de un proceso técnico de selección diseñado para el efecto.
✓ De surgir la necesidad de crear un puesto nuevo, el Gerente de Área coordinara con el Gerente
General y departamento de Recursos Humanos.
✓ Las funciones principales y los perfiles de puestos deben ser específicamente descritos con su
misión, responsabilidad, requisitos y competencias que exige el puesto, orientando al personal
sobre las actividades que deben desarrollarse en el normal desempeño de sus labores.
216
Registros:
✓ Fichas Técnicas del Empleado
✓ Registro de perfiles y de puestos de la empresa
✓ Hojas de vida.
✓ Certificados de Trabajo.
✓ Certificados de Honorabilidad.
✓ Contratos de Trabajo.
✓ Aviso de entrada IESS
Ubicación de los Documentos:
✓ Archivo Recursos Humanos
Procedimiento:
1. Una vez identificada la necesidad de una persona para llenar una vacante de un puesto de trabajo
en la empresa, el Gerente del Área que requiere la contratación se comunica con la Coordinadora
de Recursos Humanos, para que inicie con la búsqueda del personal idóneo.
2. La coordinadora de Recursos Humanos revisa las hojas de vida de las personas que han aplicado
antes y que mantiene en los archivos para ver si alguna se ajusta al requerimiento.
3. De no existir la persona con el perfil requerido, se hace una difusión masiva en los medios de
comunicación: prensa, redes sociales.
4. El Gerente del Área realizan una preselección de una terna con los perfiles más sobresalientes y
adecuados para el puesto y lo presenta a la Gerenta del puesto Requerido y a la Gerente General,
quien aprueba la terna y solicita a la Coordinadora de Recursos Humanos que realice la
convocatoria para las entrevistas.
5. La Gerente General junto con la Gerenta del área del puesto requerido, realizan la entrevista a
cada uno de los candidatos y optan por uno de los candidatos y se lo comunican a la Coordinadora
de Recursos Humanos.
6. La coordinadora llama a la persona elegida y solicita toda la documentación necesaria para su
ingreso, revisa y verifica la veracidad de la información.
7. De estar todo en orden, realiza el contrato indefinido con 90 días de prueba y lo hace firmar por
el Gerente General y por el nuevo empleado
8. Realiza los registros de Aviso de Entrada en el IESS.
9. Sube el Contrato firmado en el Ministerio y archiva toda la documentación del nuevo empleado.
10. Da la bienvenida al nuevo empleado hace la presentación, lo direcciona hacia su jefe inmediato y
lo incorpora en su lugar de trabajo.
217
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable - Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Recursos Humanos Quito, 05 -11- 2017
Proceso: Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
RECURSOS HUMANOS GERENTE DEL ÁREA GERENTE GENERAL
SI
NO
¿Se ajusta a las necesidades y
requerimientos del perfil?
.
NO
SI
¿El empleado acepta el trabajo?
Inicio
Identifica la vacante y
comunicación a RR. HH.
Difusión masiva en medio
de Comunicación
Preselección de una terna
con los perfiles
sobresalientes
Revisar y analizar Hojas de
vida en del archivo de RR.HH.
Aprobación de la Terna Aprobación de la Terna
Convocatoria de los
preseleccionados para la
entrevista
Realización de las
Entrevistas
Realización de las
Entrevistas. Selección del
candidato idóneo
Llamada y Solicitud de
documentos del
candidato elegido
218
NO
SI
¿La información solicitada es veras?
Archivo de la documentación del
nuevo Empleado
Elaborado: MCB Revisado: MT Aprobado: Gerencia General
Firma del Contrato por
parte del Gerente General
Firma del Contrato por
parte del Empleado
FIN
Aviso de Entrada al
IESS
Elaboración
Contrato
indefinido/ Prueba
Registro del Contrato
en el MT
C
Da la Bienvenida al
empleado y hace la
presentación
Direcciona hacia el jefe
inmediato
Incorpora al empleado a su
nuevo puesto de trabajo
Revisión de Documentos y
Verificación de la
información proporcionada
FIN
219
INDICADORES
NOMBRE: Índice Rotación de Personal
DESCRIPCIÓN Porcentaje del promedio de Entradas y Salidas de Personal
en relación con el promedio del personal de la empresa.
FÓRMULA RESPONSABLE
INDICADOR PERIODO
% MÁXIMO
ESPERADO
RESPONSABLE
ANÁLISIS
IRP =A+D
2F1+F2
2
∗ 100
Donde:
A: Número de personas contratadas
durante el período considerado.
D: Personas desvinculadas durante el
mismo período.
F1: Número de trabajadores al
comienzo del período considerado
F2: Número de trabajadores al final
del período.
Coordinador de
Recursos
Humanos
Anual 10% Gerente
General
FORMATOS Y REGISTROS
DOCUMENTO RESPONSABLE
Fichas Técnicas del Empleado Coordinador de Recursos Humanos
Registro de perfiles y de puestos de la empresa Coordinador de Recursos Humanos
Certificados de Trabajo Coordinador de Recursos Humanos
Contratos de Trabajo Coordinador de Recursos Humanos
220
DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Recursos Humanos Quito, 03 -11- 2017
Proceso: 4.7.6. Formación y Capacitación
Objetivo:
Establecer bases y lineamientos de aplicación para los procedimientos en cuanto a la formación y
capacitación del personal
Alcance:
El presente procedimiento delimita las actividades necesarias para desarrollar efectiva realización de
los cursos de capacitación y formación de los empleados de la compañía.
Responsables:
✓ Gerente General
✓ Coordinadora de Recursos Humanos
✓ Gerente del área que requiera la capacitación
Requisitos Legales:
✓ Código de Trabajo
✓ Ley de Seguridad Social
✓ Manual de Políticas contables de la empresa.
✓ Reglamento Interno de la Compañía
Políticas Internas:
✓ La formación y/o capacitación servirá para crear un clima de mejora de la calidad y satisfacción
entre los directivos y empleados.
✓ La empresa desarrollará un Plan Anual de Capacitaciones, de acuerdo con las necesidades de
formación detectadas por los gerentes y jefes y empleados, y a la disponibilidad presupuestaria.
✓ Los conocimientos adquiridos durante las capacitaciones recibidas deberán ser puestas en
prácticas en los puestos de trabajo, y de acuerdo con el tipo de capacitación podrán difundirse
hacia la empresa.
✓ Todo el personal obligatoriamente debe acudir los eventos capacitación y desarrollo que le sean
programados, asistiendo con puntualidad durante el desarrollo del evento
✓ Los capacitadores e instructores podrán ser internos o externos y deberán ser aprobados para
dictar el curso por el Gerente General.
221
✓ Los cursos de capacitación deben anunciarse a los participantes con anticipación, para que los
empleados planifiquen los ajustes necesarios en cuanto al tiempo que estarán ausentes en sus
labores, si fuera el caso.
Registros:
✓ Fichas Técnicas del Empleado
✓ Registro de perfiles y de puestos de la empresa
✓ Hojas de vida.
Ubicación de los Documentos:
✓ Archivo General de Contabilidad
✓ Archivo de Recursos Humanos
Procedimiento:
1. La coordinadora de Recursos Humanos identifica la necesidad de capacitación a través de evaluaciones
de desempeño, encuestas, entrevistas y requerimientos de los empleados.
2. La coordinadora de Recursos Humanos de acuerdo con los resultados obtenidos con los instrumentos
de identificación presenta al Gerente del área que solicita la capacitación, presenta un reporte con la
capacitación que se requiere y con el instructor (interno o externo) que ha investigado para dictar el
curso.
3. El Gerente del área se reúne con el Gerente General para decidir y elegir el capacitador más idóneo para
dictar la charla o el curso
4. El Gerente General envía un mail a la Coordinadora de Recursos Humanos donde aprueba el curso y
comunica el capacitador elegido.
5. La coordinadora de Recursos Humanos se comunica con el capacitador elegido, se reúne con él y
planifica tiempos y disponibilidad para dictar el curso.
6. Una vez acordados los términos, parámetros y materiales necesarios para el curso, la coordinadora
prepara el contrato y lo hace firmar por las partes, la Gerencia General y el Capacitador y archiva la
documentación.
7. La coordinadora envía un mail masivo de convocatoria con mínimo 2 días de anticipación a todos los
empleados que deban acudir al seminario o curso con el tema, la fecha, el lugar, la duración de este.
8. Los empleados confirman la asistencia con un mail de respuesta
9. La coordinadora, prepara todo lo necesario para la capacitación o curso, recibe al Capacitador, supervisa
que su desarrollo se realice con normalidad y orden.
10. La Coordinadora de RRHH elaboración de Informe de Capacitación y realiza un control de
capacitaciones anuales, junto con el registro asistencia de Empleados a las mismas.
11. Terminada la capacitación despide al capacitador, recibe la factura para su posterior pago y la entrega a
la persona encargada para que inicie un nuevo proceso.
222
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: VERSIÓN:
Contable-Administrativa Propuesta
DEPARTAMENTO: FECHA:
Contabilidad Quito, 03 -11- 2017
Proceso: Formación y Capacitación
PERSONAL CORDINADORA DE
RR.HH.
GERENTE DEL
ÁREA
GERENTE
GENERAL
Aplica evaluaciones, encuestas
entrevistas y recibe requerimientos
Reunión con el Capacitador
NO
SI
¿El capacitador está de acuerdo
con los términos y condiciones?
Inicio
Elaboración de Reporte con
necesidad de Capacitación y
Opciones
Identifica la necesidad
de Capacitación
Reunión de Aprobación
de Capacitación y
elección de Capacitador
Investiga y busca
opciones de
Capacitadores
Realiza encuestas,
entrevistas, solicita
capacitaciones
Reunión de
Aprobación y elección
de Capacitador
Envío de mail la
elección y Aprobación
del Capacitador
Llamada al capacitador,
y acuerdo de términos
del contrato
Elaboración
Contrato
Firma del Contrato
por parte del Gerente
General
Firma del Contrato por
parte del Capacitador
223
Archivo de la documentación
referente a la Capacitación
Supervisión del desarrollo
ordenado de la capacitación.
Entrega a lapersona encargada para
iniciar un nuevo proceso.
Elaborado: MCB Revisado: MT Aprobado: Gerencia General
C
Convocatoria a la
Capacitación. Envío de mail
a los empleados
Envío de mail de
confirmación a RR.HH.
Preparación de aulas y
materiales para la
Capacitación
Asistencia a la Capacitación
Preparada Recepción del
Capacitador
Recepción de
la factura
FIN
Elaboración de Informe de
Capacitación. Listado y
Control de Capacitaciones
Anuales. Registro
asistencia de Empleados
224
INDICADORES
NOMBRE: Empleados Capacitados
DESCRIPCIÓN Porcentaje de Empleados que reciben Capacitación en
relación con el total de empleados de la empresa.
FÓRMULA RESPONSABLE
INDICADOR PERIODO
% MÍNIMO
ESPERADO
RESPONSABLE
ANÁLISIS
Empleados Capacitados
Total empleados de la empresa
Coordinador de
Recursos
Humanos
Anual 90% Gerente
General
FORMATOS Y REGISTROS
DOCUMENTO RESPONSABLE
Informe de Capacitaciones Coordinador de Recursos Humanos
Registro total de Capacitaciones Coordinador de Recursos Humanos
Control de Asistencia a Capacitaciones Coordinador de Recursos Humanos
Contratos Capacitadores Coordinador de Recursos Humanos
225
4.8. Gestión Financiera
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., como una empresa de Auditoría
tiene como obligación, presentar información acerca de su situación financiera a la
Superintendencia de Compañías, por tanto, la mencionada empresa presenta un juego de
Estados Financieros: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados Integral,
Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio, al 31 de diciembre de
2016. La presente propuesta de mejoramiento busca establecer parámetros de medición
para evaluar la buena marcha del manejo administrativo y financiero, este último se ve
reflejado en la información expresada en los principales estados que son:
✓ Estado de Situación Financiera
✓ Estado de Resultados Integral
Información que será utilizada como base referencial para establecer índices de gestión.
A continuación, se presentan: el estado de situación financiera y el estado de resultados
del año terminado del 2016, que servirá para el desarrollo del análisis vertical de la
situación financiera de la empresa:
4.8.1. Estado de Situación Financiera
El Estado de Situación Financiera o Balance General es un documento contable en el que
se presentan los activos, los pasivos y el patrimonio resultante de la diferencia entre el
activo y el pasivo en forma ordenada y resumida. Su contenido refleja la aplicación de la
legislación y normativa contable vigente, la forma de distribución proporcional de las
distintas cuentas refleja su adecuado manejo y administración. La información que se
presenta a continuación la información proporcionada al periodo económico cerrado del
2017:
226
Tabla 19 Estado Situación Financiera TC Audit 2016.
En: Superintendencia de Compañías
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
(Expresado en U.S. dólares)
ACTIVOS 2016
ACTIVOS CORRIENTES Efectivo y equivalentes de efectivo 14.357,84
Cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar 417.365,44
Impuestos Corrientes y otros anticipados 10.862,96
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 442.586,24
ACTIVOS FIJOS Propiedad Planta y Equipo 39.195,78
TOTAL ACTIVOS FIJOS 39.195,78
TOTAL ACTIVOS 481.782,02
PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS CORRIENTES Cuentas por pagar comerciales 46.857,29
Cuentas por pagar Provisión Gastos 124.401,02
Impuestos Corrientes por pagar y Beneficios Empleados 96.802,24
TOTAL PASIVOS CORRIENTES 268.060,55
PASIVOS NO CORRIENTES Anticipo de Clientes 0,00
Provisión por Beneficios para Empleados 112.525,00
TOTAL PASIVOS NO CORRIENTES 112.525,00
TOTAL PASIVOS 380.585,55
PATRIMONIO Capital Social 5.000,00
Reserva Legal 0,00
Resultados de Años Anteriores 0,00
Resultado Integral del Ejercicio 96.196,47
TOTAL PATRIMONIO 101.196,47
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 481.782,02
227
4.8.2. Estado de Resultados
El Estado de Resultados es el estado financiero que muestra el resultado de las operaciones
de una entidad durante un período determinado, tomando como parámetro, los ingresos y
gastos efectuados, proporcionando la utilidad o pérdida neta de la empresa. (Córdova
Padilla, 2012)
La información que se presenta a continuación la información proporcionada al periodo
económico cerrado del 2017:
Tabla 20 Estado de Resultados TC Audit 2016.
En: Superintendencia de Compañías
TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
(Expresado en U.S. dólares)
INGRESOS 2016
Ingresos de Actividades Ordinarias 399.803,13
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 399.803,13
GASTOS OPERACIONALES Costos Administrativos (261.333,30)
UTILIDAD EN OPERACIÓN 138.469,83
OTROS INGRESOS Otros Ingresos 1.069,10
TOTAL OTROS INGRESOS 1.069,10
OTROS EGRESOS Otros Egresos (12.946,05)
TOTAL OTROS EGRESOS (12.946,05)
Utilidad antes de distribución IR Trabajadores 126.592,88
PROVISIONES FNALES Participación empleados y trabajadores 18.988,93
Impuesto a la Renta 24.772,87*
(43.761,80)
RESULTADO INTEGRAL DEL EJERCICIO 82.831,08
* Incluye 5.000,00 reconocidos como GASTOS NO DEDUCIBLES
228
4.8.3. Análisis Financiero
El análisis financiero es un proceso de recopilación, interpretación y comparación de datos
cuantitativos y cualitativos, y actuales de una empresa. Su propósito es obtener un
diagnóstico sobre el estado real de la compañía, permitiéndole con ello una adecuada toma
de decisión. (Baena, 2014).
Por tal motivo se procederá a realizar un análisis financiero del ejercicio económico
terminado del año 2016, para evaluar la gestión financiera, y a partir de ahí establecer los
indicadores de gestión aplicables a la empresa.
4.8.3.1. Método Vertical
Es un procedimiento estático que consiste en analizar estados financieros como el Balance
General y el Estado de Resultados, comparando las cifras de un solo período en forma
vertical.
El objetivo del análisis vertical es determinar qué tanto representa cada cuenta dentro del
total, para lo cual se debe dividir la cuenta que se quiere determinar por el total y luego se
procede a multiplicar por 100. (Córdova Padilla, 2012)
A continuación, se muestra la relación porcentual de cada estado financiero con relación a
los totales, ayudando a reconocer las cuentas con mayor relevancia dentro de la estructura
financiera de la empresa lo que permite identificar el financiamiento y la inversión con las
que cuentan, se utilizará únicamente el análisis vertical, debido a que TC Audit Trujillo &
Asociados a pesar de tener su trayectoria con su empresa antecesora ASTRILEG CÍA.
LTDA., el Balance al 31 de diciembre de 2016 corresponde únicamente al periodo de
funcionamiento de la empresa, que conforme a la información proporcionada es a partir
del el 21 de junio del 2016.
229
4.8.3.2. Análisis del Balance General:
Tabla 21 Análisis Vertical. Estado de Situación Financiera
TCAUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 (Expresado en U.S. dólares)
ACTIVOS 2016 2016
ACTIVOS CORRIENTES
Efectivo y equivalentes de efectivo 14.357,84 3%
Cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar 417.365,44 87%
Impuestos Corrientes y otros anticipados 10.862,96 2%
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 442.586,24 92%
ACTIVOS FIJOS
Propiedad Planta y Equipo 39.195,78 8%
TOTAL ACTIVOS FIJOS 39.195,78 8%
TOTAL ACTIVOS 481.782,02 100% 100%
PASIVOS Y PATRIMONIO
PASIVOS CORRIENTES
Cuentas por pagar comerciales 46.857,29 12%
Cuentas por pagar Provisión Gastos 124.401,02 33%
Impuestos Corrientes por pagar y Beneficios Empleados 96.802,24 25%
-TOTAL PASIVOS CORRIENTES 268.060,55 70% 56%
PASIVOS NO CORRIENTES
Anticipo de Clientes 0,00 0%
Provisión por Beneficios para Empleados 112.525,00 30%
TOTAL PASIVOS NO CORRIENTES 112.525,00 30% 23%
TOTAL PASIVOS 380.585,55 100% 79%
PATRIMONIO
Capital Social 5.000,00 5%
Reserva Legal 0,00 0%
Resultados de Años Anteriores 0,00 0%
Resultado Integral del Ejercicio 96.196,47 95%
TOTAL PATRIMONIO 101.196,47 100% 21%
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 481.782,02 100% 100%
230
ACTIVOS:
Conforme a los valores porcentuales presentados en el presente balance, en relación con los
totales, se puede establecer que los Activos Corrientes son la mayor fuente de inversión de
la empresa con un 92%, se debe poner un especial seguimiento y cuidado con respecto a las
cuentas por cobrar que mantiene la empresa ya que un manejo inadecuado de las mismas
representaría, poner en riesgo la liquidez de la empresa y solo esta cuenta dentro del activo
representa el 87%. Los activos no corrientes alcanzan por su parte un 8%, lo cual se justifica
en función de que la empresa se dedica a brindar servicios, por lo que en lo que se refiere a
maquinarias y equipo no son una prioridad para la empresa, de tal forma que este valor
corresponderá a los equipos de computación necesarios para brindar los servicios.
PASIVOS
Los valores porcentuales que se presentan en el Estado de Situación Financiera que precede,
muestra que el Pasivo Corriente representa el 70% del total del Pasivo, de este 70% el 25%
corresponde a Impuestos corrientes por pagar y beneficios a empleados, por otra parte, se
observa que los pasivos no corrientes únicamente incluyen Provisión por Beneficios para
Empleados y que esto representa el 30% del total de los activos, lo que refleja que la
compañía no mantiene endeudamiento a largo plazo. Por tanto, se puede concluir que la
estructura del Pasivo es bastante equilibrada, que se mantiene un Pasivo Corriente superior
al no Corriente, y en el caso del corriente este puede ser sustentado con los Activos Corrientes
de la empresa que representan un 92% vs. el Total de Pasivos Corrientes que representa un
70%, esto en términos cuantitativos significa que hay un equilibrio proporcional en cuanto a
su manejo, y el términos cualitativos significa que la empresa puede responder
satisfactoriamente con sus obligaciones.
PATRIMONIO
En el presente ejercicio económico la Utilidad del Ejercicio representa el 95% del total del
Patrimonio, lo que representa que la empresa ha obtenido una ganancia por el desempeño de
las actividades propias del negocio. Se debe también hacer constar que el 5% corresponde al
Capital Social, que al 31 de diciembre del 2016 es de USD 5.000 se encuentran totalmente
pagado.
231
PASIVOS Y PATRIMONIO
La empresa se encuentra financiada con 21% de fondos propios, es decir el capital puesto por
los socios y un 79% que corresponde a financiamiento con deudas a terceros.
Esto implica una óptima administración de los recursos y un manejo adecuado de los pasivos
corrientes, esto se lo puede comprobar a través de la comparación del Pasivo no Corriente
(23%) más el Patrimonio (21%), representan un 54% de toda la estructura financiera del
Estado, lo que refleja que estos cubren ampliamente a los activos no corrientes o fijos que
representan un 8%
4.8.3.3. Análisis del Estado de Resultados:
Tabla 22 Análisis Vertical. Estado de Situación Financiera
TCAUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CÍA. LTDA. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 (Expresado en U.S. dólares)
2016
PORCENTAJE
%
INGRESOS Ingresos de Actividades Ordinarias 399.803,13 100,00%
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 399.803,13 100,00%
GASTOS OPERACIONALES Costos Administrativos (261.333,30) 65,37%
UTILIDAD EN OPERACIÓN 138.469,83 34,63%
OTROS INGRESOS Otros Ingresos 1.069,10 0,27%
TOTAL OTROS INGRESOS 1.069,10 0,27%
OTROS EGRESOS Otros Egresos (12.946,05) 3,24%
TOTAL OTROS EGRESOS (12.946,05) 3,24%
UTILIDAD DEL EJERCICIO 126.592,88 31,66%
PROVISIONES FNALES Participación empleados y trabajadores 18.988,93 4,75%
Impuesto a la Renta 24.772,87 6,20%
(43.761,80) 10,95%
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 82.831,08 20,72%
232
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Conforme a lo presentado en el Estado de Resultados, se asigna el 100% a los ingresos por
prestación de servicios, que es la actividad propia del negocio, por tanto, al ser una empresa
de Servicios, por lo cual no considera un sistema de costeo con inventarios. La mayor parte
de los Gastos Operacionales están relacionado con el Costo Administrativo que representa
el 65% en relación con los Ingresos.
En términos netos el 21% corresponde a la utilidad del ejercicio en relación con los
ingresos, debido a que el 84% corresponde a los gastos de sueldos, beneficios sociales,
aportes IESS, suministros y materiales, depreciación, y más gastos administrativos, entre
otros que se relacionan directamente con el giro del negocio.
4.8.4. Indicadores Financieros
Las razones financieras permitirán medir o cuantificar la realidad económica- financiera de
la empresa y la capacidad que esta tiene para cumplir con sus obligaciones, el objetivo
principal del análisis financiero a través de indicadores de gestión es mostrar la situación real
que presenta la organización. Los indicadores financieros revelan la capacidad de
endeudamiento, rendimiento y utilidad que posee la empresa, los resultados obtenidos de su
aplicación ayudarán a la gerencia en el establecimiento de objetivos, toma de decisiones y
fijación de estrategias a seguir para alcanzar los objetivos propuesto a corto, mediano y largo
plazo.
Cabe señalar que TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., al ser una empresa
de servicios, tiene un tratamiento especial en cuanto a índices de gestión ya que, al no manejar
inventarios, ni al tener costo de ventas, los indicadores de productividad y efectividad se los
mide a través de cuestionarios de satisfacción al cliente, proporción de trabajo desarrollado,
evaluación del desempeño y cumplimiento de objetivos propuestos, que no son objeto de este
estudio; por tanto, se aplicará los indicadores que reflejen la situación económica y financiera
en base a los datos obtenidos en los estados financieros de la empresa.
233
4.8.4.1. Indicadores de Rentabilidad
Tabla 23 Indicadores de Rentabilidad
NOMBRE FORMULA DEL CÁLCULO UNIDAD DE
MEDIDA
PERIODO DE
MEDICIÓN
APLICACIÓN
Rentabilidad Total
% Anual 82.831,08
481.782,02∗ 100 = 17.19
Margen Neto
% Anual 82.831,08
399.803,13∗ 100 = 20.72
Rotación de Activo (veces)
# de días Anual 399.803,13
481.782,02= 0,8298
360
0.82=
433.81
Apalancamiento (Relación
Deuda – Capital)
% Anual 143.659,53
101.196,47∗ 100 = 142%
Nivel de endeudamiento
% Anual 380.585,55
481.782,02∗ 100 = 79%
Interpretación
Rentabilidad Total: De acuerdo con el resultado obtenido, se t que la capacidad básica en términos porcentuales para generar
utilidades es del 17.19%, lo cual mide el nivel de eficacia de la gestión y el nivel de rendimiento de las inversiones realizadas, que
como se puede apreciar es bastante bueno considerando que el porcentaje de recuperación óptimo oscila entre el 10%-30%.
Margen Neto: De acuerdo con el resultado obtenido, se ha obtenido como resultado que la empresa tiene una ganancia del 20.72%
de cada dólar invertido, en relación con las ventas obtenidas.
TOTAL PASIVO
TOTAL ACTIVO x 100
RENTABILIDAD TOTAL =UTILIDAD NETA DISLR
ACTIVO TOTAL PROMEDIO
MARGEN NETO =
ROTACIÓN DEL ACTIVO (VECES) =ACTIVO TOTAL PROMEDIO
X 100
UTILIDAD NETA DISLRX 100
VENTAS NETAS
MARGEN EN OPERACIONES =
VENTAS NETAS
UTILIDAD EN OPERACIONESX 100
VENTAS NETAS
RENTABILIDAD TOTAL =UTILIDAD NETA DISLR
ACTIVO TOTAL PROMEDIO
MARGEN NETO =
ROTACIÓN DEL ACTIVO (VECES) =ACTIVO TOTAL PROMEDIO
X 100
UTILIDAD NETA DISLRX 100
VENTAS NETAS
MARGEN EN OPERACIONES =
VENTAS NETAS
UTILIDAD EN OPERACIONESX 100
VENTAS NETAS
RENTABILIDAD TOTAL =UTILIDAD NETA DISLR
ACTIVO TOTAL PROMEDIO
MARGEN NETO =
ROTACIÓN DEL ACTIVO (VECES) =ACTIVO TOTAL PROMEDIO
X 100
UTILIDAD NETA DISLRX 100
VENTAS NETAS
MARGEN EN OPERACIONES =
VENTAS NETAS
UTILIDAD EN OPERACIONESX 100
VENTAS NETASRELACIÓN DEUDA /CAPITAL =PATRIMONIO
X 100DEUDA TOTAL
234
Rotación de Activos: Este indicador ayuda a identificar qué tan eficiente ha sido la administración y gestión de los activos en la
empresa, es importante porque ayuda a maximizar la utilización de los recursos. La rotación de activos se da en días, por tanto, de
acuerdo con su aplicación, esto quiere decir que en un año los activos de la empresa rotan 0.82 veces, lo que se puede traducir en
días que significa que los activos de la empresa rotan cada 434 días, algo que es un poco negativo, ya que se podría tener una
mayor rotación de los activos para una mayor generación de utilidades.
Apalancamiento: Mide la participación de los acreedores dentro del financiamiento de la empresa, mediante el cual se establece
el riesgo de los acreedores, y la capacidad de responder a sus obligaciones financieras con los recursos propios. De acuerdo con la
aplicación de la formula, se refleja que se debe responder a los acreedores en un 141% del total del Patrimonio, es decir por cada
dólar invertido de capital propio se debe responder a los acreedores en un 141% que sería $1.41, lo que indica que la compañía,
está apalancándose mayoritariamente a través de una fuente de financiamiento de deuda, lo que en teoría garantiza mayores
rendimientos y un menor riesgo.
Nivel de Endeudamiento: Representa el porcentaje del total de activos que ha sido financiado por los acreedores. Por cada $100
que la empresa ha invertido en los activos, los acreedores han financiado 78.99%.
Estructura de Capital: Es la Relación que existe entre el Capital y la Deuda, representa la forma como está estructurado el
financiamiento de la empresa, en base a los resultados obtenidos en el nivel de endeudamiento, se puede deducir que la empresa
se financia, en un 78.99% DEUDA y por diferencia un 21,01% PATRIMONIO. Lo cual constituye una estructura óptima de
Financiamiento.
235
4.8.4.2. Indicadores de Liquidez
Tabla 24 Indicadores de Liquidez
NOMBRE FORMULA DEL CÁLCULO PERIODO DE
MEDICIÓN APLICACIÓN
Capital de Trabajo
Anual 442.586,24 − 268.060,55 = 174.525,69
Solvencia (Razón Corriente)
Anual 442.586,24
268.060,55= 1,651
Prueba Ácida
Anual 442.586,24 − 417.365,44
268.060,55= 0,094086
Interpretación
Capital de Trabajo: La empresa posee 174.525,69 de Capital de Trabajo, lo que representa que poseen un excedente de efectivo, si se
cancelaran todas las obligaciones a corto plazo, lo cual significa también que la empresa tiene la capacidad de generar flujos de efectivo
que le permitan garantizar la Solvencia de la empresa.
Solvencia: este indicador financiero permite determinar el índice de liquidez de la empresa, es decir su capacidad para disponer de
efectivo ante una contingencia. De acuerdo con la aplicación de la fórmula, indica que por cada dólar que la empresa debe a corto plazo,
cuenta con $1.65 para respaldar esta obligación a corto plazo.
Prueba Ácida: este indicador financiero mide la liquidez de la empresa, mide la capacidad de pago disponible. La empresa no cuenta
con inventarios por tanto se aplica esta prueba descontando las cuentas por cobrar, esto nos da como resultado que por cada dólar que la
empresa debe a corto plazo, tiene la capacidad disponible de $0,80 para cubrir con dinero disponible la obligación a corto plazo.
ACTIVOS CORRIENTES - CTAS. POR COBRAR
PASIVO CORRIENTE
ACTIVO CIRCULANTE - PASIVO CIRCULANTE
ACTIVO CIRCULANTE
PASIVO CIRCULANTE
236
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
• En esta tesis se realiza una propuesta de mejoramiento del Sistema de Gestión
Administrativo – Financiero que le permita a la empresa TC AUDIT TRUJILLO &
ASOCIADOS CIA. LTDA., tener una evaluación de su estructura organizacional y un
diagnóstico situacional que le ayude a mejorar la gestión administrativa y financiera, en
tal virtud, se puede constatar que la empresa ha venido manejando una óptima
administración de sus recursos sin embargo, toda empresa, a través del tiempo debe
buscar continuamente actualizar sus procesos y medirlos en términos cuantitativos y
cualitativos a través de indicadores de gestión, que sirvan como base para un mejor
control y para la consecución de los objetivos planteados en el Plan Estratégico
Propuesto.
• Un adecuado manejo financiero, necesariamente requiere de una estructura bien
organizada, es así como, los puntos claves para un óptimo funcionamiento, son: la
aplicación de políticas empresariales que direccionen las acciones de la empresa, en
todos los niveles y en todas las Áreas, esto ayuda al orden; es necesario también tener
claros los procedimientos más importantes para cada una de las áreas de la empresa y
buscar cumplirlos en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
• La estructura organizativa de la empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA.
LTDA., puede ser mejorada ya que al evaluarla muestra en sus procesos administrativos
que existe una falta de comunicación entre los distintos departamentos existentes, esto
en parte se debe a que existe una estructura organizacional vertical o jerárquica cuando
debido a la característica de las actividades de la empresa se debería aplicar una
estructura organizativa más plana, con un menor nivel de mandos intermedios que
permita una mejor comunicación entre los departamentos.
• La estructura de Capital de la empresa esta mayoritariamente constituida por Deuda, lo
cual implica un adecuado manejo de recursos, considerando que al mismo tiempo tiene
una muy buena capacidad de generar Flujos de Efectivo y, por tanto, Solvencia.
237
Recomendaciones
• TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., es una empresa de servicios de
Auditoría y Consultoría, que tiene muy buena presencia en el mercado, el manejo de sus
recursos ha sido bastante bueno, por tanto, considero que la empresa debe aplicar
mecanismos de evaluación y control de su desempeño administrativo y financiero, que
le permita medir su crecimiento y le ayude a un mejoramiento óptimo de su sistema de
gestión administrativo financiero reflejado en la consecución de sus objetivos y la
captación de más clientes.
• La estructura organizativa de la empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA.
LTDA., debería constituirse en un modelo de organización plana integrada en forma de
redes, de la manera que se propone en el capítulo 4 de la presente propuesta de
mejoramiento administrativo financiero, lo que le ayudará a un mejoramiento en la
comunicación corporativa y la mejor organización de su estructura administrativa
fortaleciendo los equipos de trabajo de sus distintas áreas.
• Se debe hacer hincapié en el fortalecimiento de los valores y principios corporativos,
que permitan tener una identidad corporativa y que estos se vean reflejados en el trabajo
con los clientes, para así tener mayor presencia en el mercado gracias al valor agregado
que fortalezca la Estructura Organizativa y ayude a diseñar mejores estrategias para
brindar un mejor servicio.
• Se debe realizar la aplicación de los flujogramas de procesos para los procedimientos
dentro de la organización, los mismos que ayudarán a mejorar la gestión administrativa
y financiera de la empresa y que podrán medirse cuantitativamente a través de los
indicadores propuestos los mismos que pueden ser la base para el control y optimización
de recursos dentro de la empresa TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA.
• TC AUDIT TRUJILLO & ASOCIADOS CIA. LTDA., debería aprovechar de forma
más optima el exceso de Capital de Trabajo disponibles, y evaluar la posibilidad de
realizar inversiones a corto plazo, que, aunque no tan rentables son más seguras, y
garantizarían un rendimiento de este dinero disponible, sin correr riesgos financieros
elevados.
238
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244
ANEXOS
245
ANEXO
Anexo A Cuestionario de Aplicación empleados TC AUDIT CÍA LTDA.
Estimado Colaborador:
N° SI NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
¿Se busca mediante los controles reducir al máximo los posibles riesgos de su
departamento inherentes a su trabajo?
¿Ha identificado algún tipo de problema en la ejecución de los procesos y
procedimientos dentro de su departamento?
¿Usted considera que se podría utilizar de mejor manera algún recurso?
¿Existe una segregación adecuada de funciones dentro de su departamento?
¿Realiza actividades que fomentan la integración del personal y favorecen el clima
laboral?
¿Se promueve capacitaciones al personal responsable de los procesos y
procedimientos?
¿TC AUDIT CÍA LTDA., cuenta con un manual de procedimientos administrativos
y financieros?
¿Tiene usted conocimiento de los procesos y procedimientos de su departamento?
¿Se realiza una planificación previa de todas las actividades que se realizan en su
departamento?
¿Tiene algún tipo de supervisión y control de las Actividades que realiza?
¿Se cuenta con documentos de respaldo, para evidenciar y garantizar la realización
de los procedimientos en su trabajo?
¿Existen indicadores de gestión dentro de su departamento?
¿Conoce usted, las funciones y las actividades que debe desarrollar en su puesto de
trabajo?
¿Se le comunica a usted de actividades que afecten directamente al desempeño de
sus funciones?
¿Sabe usted quien es su jefe inmedianto?
¿Reporta usted oportunamente a su jefe inmendiato lo actuado en su trabajo?
¿Se le comunica efectivamente dentro de la empresa, las actividades o los cambios
de las mismas?
¿Su trabajo está alineado para conseguir el logro de los Objetivos de la Empresa?
PREGUNTAS DE APLICACIÓN
¿Conoce usted la Cultura Organizacional de TC AUDIT CÍA. LTDA.?
¿Conoce usted los principios y valores coorporativos de TC AUDIT CÍA. LTDA.?
¿Personalmente usted busca alinaerse e identificarse con los principios y valores
coorporativos de TC AUDIT CÍA. LTDA.?
¿Se ha difundido efectivamente las políticas usted debe cumplir?
¿Conoce usted las políticas que tiene TC AUDIT CÍA LTDA.?
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN
TC AUDIT CÍA. LTDA.
El presente cuestionario, tiene como objetivo recoger información actualizada, sobre los procesos
administrativos, procedimientos, gestión y clima organizacional, con el fin de determinar el grado
de cumplimiento de la Planificación Estratégica de la empresa.
Conteste las siguientes preguntas marcando una X:
