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Universidad de CórdobaSistema de Educación a Distancia

Contabilidad II“Educación al alcance de todos”

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013 José María Pelayo Bustos Kerguelen

Autor

Empresa es toda u n i d a d d e e x p l o t a c i ó n económica o varias que dependen de una misma persona natural o jurídica, que corresponden a a c t i v i d a d e s similares, conexas o complementarias y q u e t i e n e n trabajadores a su servicio tal como lo define el artículo 194 del código s u s t a n t i v o d e l trabajo, la empresa t a m b i é n e s nombrada como empleador.

UNIDAD I. SISTEMAS DE INVENTARIOS:

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y

Sistema permanente o perpetuo. El sistema de inventarios periódico,

como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo

o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder

determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una

fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no

puede saber en determinado momento cuántas son sus mercancías, ni

cuanto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de

venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se

hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es

preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en

tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las

devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de

las ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es

un sistema que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden

hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se

hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de materia

prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se

contabilizan en la cuenta compras (Código 62 PUC colombiano). Al

finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego

de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en

la cuenta de compras (Código 6225 PUC colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (Código

4135 PUC colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (Código

4175 PUC colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se

determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la

cuenta de activos (Inventarios).

Tomado de: http://www.gerencie.com/archivos/metodo-promedio-pondrado.zip

Comerciales

CAPÍTULO 1

1Imagen: http://www.luismiguelmanene.com/wp-content/uploads/2012/11/gei-inventario1.jpg

Aspectos tributarios.

El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el

costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no

deben incluirse ni las mercancías en tránsito, ni las mercancías

recibidas en consignación.

En el caso de las mercancías en tránsito, si se llegare a vender esas

mercancías estando en tránsito, el costo de venta que se considera

provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por

esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se

liquide definitivamente el respectivo costo.

Actualmente, el sistema tributario colombiano, no acepta el

inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al

Estatuto Tributario deban presentar la declaración tributaria firmada

por contador público. Fiscalmente se acepta la disminución del

inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser

por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.

Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro,

obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere

prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente.

La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.

Métodos de valuación de inventarios

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema

permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe

recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que

tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio

ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas

desarrollados.

Imagen: http://www.andi.com.co/Archivos/image/Seccional_Bogota/tributario.jpg 2

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a

aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los

inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia,

puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no

requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor

que se compró al momento de la operación, es decir se la de salida del

inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al

inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que

cuando se hizo la venta, esos productos se les asignaron un costo de

salida según el método de valuación de inventarios manejado por la

empresa.

Imagen: http://blogs.laprensa.hn/tudinero/files/2010/11/dinero.jpg 3

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los

inventarios:

· El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario

era de $10.oo.

· El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

· El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo



· El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kárdex) de la siguiente

manera:

Entradas Salidas Saldos

Fecha Concepto Q CU VT Q CU VT Q CU VT

02-01 Saldo Inicial 1.000 $10 $ 10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 $12 $ 6.000

04-01 Venta 1.000 $10 $ 10.000

100 $12 $ 1.200 400 $12 $ 4.800

15-01 Compras 600 $15 $9.000 600 $15 $ 9.000

28-01 Compras 500 $18 $9.000 500 $18 $ 9.000

31-01 Ventas 400 $12 $ 4.800

600 $15 $ 9.000

200 $18 $ 3.600 400 $18 $5.400

NOTA: Q= Cantidades CU= Costo unitario VT= Valor total

Imagen: http://4.bp.blogspot.com/_HxIwUkPhGBU/TLcY5hiiMSI/AAAAAAAAFj4/3iAuKT6Kvjk/s320/inventario1.gif 4

El procedimiento es el siguiente: se escribe el saldo inicial, que es de

1.000 unidades a $10.oo cada una. El 03 de enero se efectúa una

compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se

escribe en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo.

El 04 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces

las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000

unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan,

se toman 100 unidades de las compradas el 03 de enero, a un

costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades

vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo,

que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una

venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300

unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo

de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales

ascendieron a $ 28.600.oo

Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de

la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior

de la nueva.

Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto

sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto

del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien

sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero,

significa que en el inventario final quedan las últimas unidades

compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un

mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado

sacando las primeras unidades compradas, que por lo

general fueron mas económicas, se tiene un costo de

venta relativamente mas bajo, lo que significa que

tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando

como consecuencia que esta sea mas elevada que

si se utilizaran otros métodos de valuación de

inventarios.

5Imagen: http://www.supertiendas.com.co/uploads/images/ediciones/ediciones2011/edicion10/inventarios-comunes-en-tiendas.jpg

Como se puede ver en forma general, este método hace que la

utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al

contener un inventario final de mercancías un tanto mas costoso.

Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se

incorpora un menor costo de venta producto de costear con las

primeras unidades de materias primas compradas.

Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se

compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final

queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un

método muy útil cuando los precios de los productos aumentan

constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias

inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo

que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del

inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es

apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la

hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes

métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o

salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el

valor pagado por ellas.

En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al

inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer

la venta.

6Imagen: http://actualicese.com/_ig/img/fotos/contandomonedas2.jpg

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el

valor de los inventarios:

· El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo

unitario era de $10.oo.


· El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo



· El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de

$22.oo.

Solución: a información anterior se registra en la tarjeta de control

(Kárdex) de la siguiente manera:

6



02-01 Saldo Inicial 1.000 $10 $ 10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 $12 $ 6.000

04-01 Venta 500 $12 $6.000

600 $10 $6.000 400 $10 $ 4.000

15-01 Compras 600 $15 $9.000 600 $15 $ 9.000

28-01 Compras 500 $18 $9.000 500 $18 $ 9.000

31-01 Ventas 500 $18 $ 9.000

600 $15 $ 9.000

100 $10 $ 1.000 300 $10 $3.000

7

8

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a

$10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada

una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de

saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que

entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo

cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el

inventario inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades

vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. Esta

acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de

$10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del

período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo. Nótese, que cada vez que se realiza

una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la

situación anterior de la nueva.

Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta

debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo

general son mas costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades

compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la

mayoría de los casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.

En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países don la

inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de

resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas

mas elevados, y otro efecto se ve en el Balance general al estar un tanto subvalorado por

tener el inventario final con precios antiguos.

Promedio ponderado

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores

existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego

dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto

los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual

que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron

salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el

margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que

las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con

que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la

ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo

en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar

la ponderación.

Ejemplo (Tomado de la Universidad de la Salle)

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule

el valor de los inventarios:

· El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo

costo unitario era de $10.oo.

· El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de

$12.oo.


$20.oo


$15.oo.


$18.oo.


$22.oo.

Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control

(Kárdex) de la siguiente manera

9



02-01 Saldo Inicial 1.000 $10.00 $ 10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 1.500 10.67 $16.000

04-01 Venta 1.100 $10.67 $11.737 400 10.67 4.263

15-01 Compras 600 $15 9.000 1.000 13.26 13.263

28-01 Compras 500 $18 9.000 1.500 14.84 22.263

31-01 Ventas 1.200 14.84 $ 17.808 300 14.84 4455

10

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es

de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa

una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta

información se coloca en la columna de entradas sumando las

unidades del inventario con las unidades de la compra, y los

valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar

el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del

saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice

una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de

enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la

columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas,

en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio

calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.

Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores

totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta,

dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después

de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades.

Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este

procedimiento.

Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300

unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de

$4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del

período, las cuales ascendieron a $29.545.oo.

Imagen:http://nexolution.com/nxn/wp-content/uploads/2011/06/Finanzas.jpg

11

Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en

e l s a l d o s e va c o l o c a d o u n s u b raya d o s i m p l e .

El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo, ya que por el

hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados,

y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.

Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser

equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el

inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado. Recordemos

que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado

porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general

mas económicos, lo que significa que las ultimas compras que entran,

que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario

final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el

balance general. Además por tener un costo de venta menor, las

utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como

utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al

igual que sucede con el método UEPS.

En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método

PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla

general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la

utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor

costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades

anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará

subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado

de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que

la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por un

menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en

menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el

efecto de los costos de venta determinados por este método.

Una de las confusiones más comunes inclusive en

algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma

indistinta a los sistemas de inventarios y a los métodos de

valuación de inventarios.

12

Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación;

cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.

El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos,

mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo

el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.

Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy

diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del

inventario o valorar el inventario final de un periodo.

Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario

periódico e inventario permanente. En cambio existen múltiples

métodos de valuación de inventarios. Peps, Ueps, Promedio

ponderado, Retail, etc.

Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y

el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo

que quiere decir que si hablamos de métodos de valuación de

inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de

inventarios permanente.

La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios

periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino

mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que

tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario

final.

imagen: http://www.serfinco.com.co/site/Portals/0/Imagenes/Nuestra_compania/Informacion_Financiera_1.jpg

13

EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADESEJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES

EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES

ARTICULO: Refrigeradores REFERENCIA:

UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:

FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores

Ag. 05

Ag. 10

Ag. 12

Ag. 18

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 700.000

$ 700.000

$ 750.000

3.500.000

$ 730.000

15

15

30

10.500.000

11.250.000

21.750.000TOTALES

5

12

17

8.760.000

12.260.000

15

10

25

13

10.500.000

7.000.000

18.250.000

9.490.000

Existencias 13 unidades a 730.000 c/u 9.490.000

ARTICULO: Microondas REFERENCIA:





Ag. 05

Ag. 10

Ag. 12

Ag. 18

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 200.000

$ 200.000

$ 220.000

1.000.000

$ 213.333

10

10

20

2.000.000

2.200.000

4.200.000TOTALES

5

8

13

1.706.667

2.706.667

10

5

15

7

2.000.000

1.000.000

3.200.000

1.493.333


28.500.000 8.500.000

30.650.000 24.649.524

59.150.000 33.149.524

730.000 Saldo deudor:

26.000.476

1435

8.500.000

24.649.524

33.149.524

6135

TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO MÉTODO: PROMEDIO PONDERADO

213333

14

ARTICULO: Televisores REFERENCIA:





Ag. 05

Ag. 10

Ag. 12

Ag. 18

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 800.000

$ 800.000

$860.000

4.00.000

$ 834.286

20

20

40

16.000.000

17.200.000

33.200.000TOTALES

5

17

22

14.182.857

18.182.857

20

15

35

18

16.000.000

12.000.000

29.200.000

15.017.143


INFORMACIÓN:

La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y

ventas:

Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a

200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva.

Toda la factura de estos artículos es a crédito, plazo un mes.

Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5refrigeradores, 5

microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual al

costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito.

Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas

a 220.000 antes de iva; 20 televisores a $ 860.000 antes de iva.

Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días.

Ago.18 Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo

precio de venta de la que se realizó en agosto 10.

SE PIDE: Diligenciar las tarjetas Kardex

Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" escribiendo el código 6135;

registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435 mercancías no fabricadas

por la empresa, utilizando el método promedio ponderado. Y, determinar el valor total

de los inventarios y las unidades en existencia.

213333

GRAN TOTAL 90 59.150.000 52 33.149.524

Total Inventarios: 38 26.000.476

15






Ag. 05

Ag. 10

Ag. 12

Ag. 18

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 700.000

$ 700.000

$ 750.000

3.500.000

$ 700.000

15

15

30

10.500.000

11.250.000

21.750.000TOTALES

5

12

17

8.500.000

12.000.000

15

10

25

13

10.500.000

7.000.000

18.250.000

9.750.000







Ag. 05

Ag. 10

Ag. 12

Ag. 18

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 200.000

$ 200.000

$ 220.000

1.000.000

$ 213.333

10

10

20

2.000.000

2.200.000

4.200.000TOTALES

5

8

13

1.706.667

2.706.667

10

5

15

7

2.000.000

1.000.000

3.200.000

1.493.333


8.500.000

24.649.524

33.149.524

213.333

6135

TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO MÉTODO: PEPS (FIFO)

$ 750.000

10

2

7.000.000

1.500.000

15 11.250.000

28.500.000 8.500.000

30.650.000 23.880.000

59.150.000 32.380.000

Saldo deudor:

26.770.000

750.000

1435

16






Ag. 05

Ag. 10

Ag. 12

Ag. 18

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 800.000

$ 800.000

$ 860.000

4.000.000

$ 800.000

20

20

40

16.000.000

17.200.000

33.200.000TOTALES

5

17

22

13.720.000

17.720.000

20

15

35

17

16.000.000

12.000.000

29.200.000

15.480.000


$ 860.000

15

2

12.000.000

1.720.000 860.000

38 26.770.000

GRAN TOTAL 90 59.150.000 52 32.380.000

Total de existencias:

INFORMACIÓN:

La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y ventas:

Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas

a 200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda

la factura de estos artículos es a crédito, plazo un mes.

Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5 refrigeradores, 5

microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual

al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito.

Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a

220.000 antes de iva; 20 televisores a $ 860.000 antes de iva. Toda la

factura de estos artículos es a crédito 15 días.




Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" escribiendo el

código 6135; Registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta

1435 mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método

promedio ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las

unidades en existencia.

17






Ag. 05-2010

Ag. 10-2010

Ag. 12-2010

Ag. 18-2010

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 700.000

$ 700.000

$ 750.000

3.500.000

$ 750.000

15

15

30

10.500.000

11.250.000

21.750.000TOTALES

5

17 12.500.000

15

10

25

13

10.500.000

7.000.000

18.250.000

9.250.000

Existencias 10 unidades a 700.000 c/u $ 7.000.0003 unidades a 750.000 c/u $2.250.000






Ag. 05-2010

Ag. 10-2010

Ag. 12-2010

Ag. 18-2010

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 200.000

$ 200.000

$ 220.000

1.000.000

$ 220.000

10

10

20

2.000.000

2.200.000

4.200.000TOTALES

5

8

13

1.706.000

2.706.000

10

5

15

7

2.000.000

1.000.000

3.200.000

1.440.000

Existencias 5 unidades a 200.000 c/u $ 1.000.000 2 unidades a 220.000 c/u. $ 440.000

TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO MÉTODO: EPS (FIFO)

12 9.000.000

IN V E N TA R IO M E R C A N C .

28 .500 .000 8 .500 .000

30 .650 .000 25 .380 .000

59 .150 .000 33 .880 .000

S a ldo deudor:

25 .270 .000

1435

COSTO

8.500.000

25.380.000

33.880.000

6135

18






Ag. 05-2010

Ag. 10-2010

Ag. 12-2010

Ag. 18-2010

Compra

Venta

Compra

Venta

$ 800.000

$ 800.000

$ 860.000

4.000.000

$ 860.000

20

20

40

16.000.000

17.200.000

33.200.000TOTALES

5

22 18.620.000

20

15

35

18

16.000.000

12.000.000

29.200.000

14.580.000

Existencias 15 unidades a 800.000 c/u $ 12.000.00012 unidades a 860.000 c/u $ 10.320.000

17 14.620.000

38 25.270.000

GRAN TOTAL 90 59.150.000 52 33.880.000

Total de existencias:

INFORMACIÓN:

La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y

ventas:

Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a

200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda la

factura de estos artículos es a crédito plazo un mes.

Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5 refrigeradores, 5

microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual

al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito.

Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a

220.000 antes de iva; 20 televisores plasma 20 pulgadas a $ 860.000

antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días.




Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" colocándole el código

6135;Registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435

mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método promedio

ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las unidades

en existencia.

UNIDAD II. ASIENTOS AJUSTES.

UNIDAD III. ASIENTOS DE CIERRE.

UNIDAD IV.

HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS FINANCIEROS.

UNIDAD V.

TALLERES Y EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES.

CAPÍTULO 2: TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE.

Objetivo general.

Presentar al lector las actividades que tienen lugar al finalizar el periodo

contable, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del

ejercicio y la situación financiera de la entidad: asientos de ajuste y de

cierre.

Objetivos específicos:

* Comprender el proceso contable de manera integrada.

* Diferenciar la contabilidad de causación de la contabilidad

de caja.

* Definir y clasificar los asientos de ajustes que se deben

realizar al finalizar el periodo contable.

* Preparar el cierre de cuentas del periodo, utilizando para

ello los asientos de cierre.

* Determinar la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta a

cargo del ente económico.

* Comprender el proceso de preparación y análisis de la hoja

de trabajo.

TOMADO DE CONTABILIDAD: Sistema de Información para las Organizaciones. Gonzalo Sinisterra- Luis Enrique Polanco- Harvey Henao)

Comerciales

CAPÍTULO 2

19

PERIODO CONTABLE Y PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos económicos ejecutados

por la empresa en forma cronológica a lo largo de un periodo contable, se inicia al

finalizar cada uno, el proceso de ajuste de ciertas cuentas, el cierre de las cuentas de

resultado y la preparación de los estados financieros.

Este proceso contable que tiene lugar al final de cada periodo y que consiste básicamente

en determinar, de la forma más razonable posible, la utilidad del ejercicio y la situación

económica de la organización, se conoce como terminación del ciclo contable.

Se entiende por periodo contable el lapso en el cual una organización mide

resultados operacionales. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de

acuerdo con las normas legales vigentes y en consideración al ciclo de operaciones del

ente económico. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 9 determina que por lo menos

una vez por año, con corte al 31 de diciembre, la empresa debe emitir estados

financieros de propósito general.

Desde el punto de vista de usuarios externos a la organización, un

periodo contable de un año puede ser suficiente para informar sobre

los resultados operacionales y la situación financiera; pero para fines

administrativos y con el propósito de planear operaciones, controlar

actividades y tomar decisiones, se hace necesario referirse a lapsos

muchos más cortos. Un periodo contable razonable para usuarios

internos puede ser un mes calendario. En Colombia, las empresas

mensualmente miden resultados operacionales, calculan sus

ingresos por servicios prestados o por las ventas de sus productos,

determinan los costos y gastos incurridos en la generación de tales

ingresos y presentan su situación económica.

Esta información requerida por la administración del ente económico

y que se presenta en los estados financieros de periodos

intermedios, se ha constituido en una de las herramientas más

importantes para guiar la gestión. En la actualidad y debido al alto

volumen de información que manejan ciertas organizaciones se han

desarrollado aplicaciones de contabilidad con las cuales se puede

obtener información en periodos aun más cortos. Cuentas como

Caja, Bancos, Clientes, Inventarios, Proveedores, requieren

información casi diaria para su administración y control.

Organizaciones que carezcan de un adecuado sistema contable que

suministre información confiable y oportuna a su cuerpo directivo,

son entidades que marchan a la deriva y están condenadas al

fracaso.

ASOCIACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS

SEGÚN EL PERIODO CONTABLE.

Con el fin de determinar razonablemente la utilidad o

pérdida correspondiente a un periodo contable, el ente

económico debe asociar a los ingresos devengados en

cada periodo los costos y gastos incurridos para

producir tales ingresos, mediante el registro simultáneo

de unos y otros en la cuenta de resultados.

Comerciales

20

En Colombia, las

e m p r e s a s

mensualmente miden

r e s u l t a d o s

o p e r a c i o n a l e s ,

calculan sus ingresos

p o r s e r v i c i o s

prestados o por las

v e n t a s d e s u s

p r o d u c t o s ,

determinan los costos

y gastos incurridos en

la generación de

ta les ingresos y

p r e s e n t a n s u

situación económica.

! ¡

Imagen: http://www.aip.org.pl/wp-content/uploads/2011/08/30294ebx8hf3r9h1.jpg

La mayoría de los gastos, especialmente aquellos que implican

desembolso en efectivo, son fácilmente identificables y asociables a los

ingresos correspondientes al periodo. Por ejemplo, los gastos de personal,

los arrendamientos y los servicios pagados en un mes, deben

considerarse gastos del mismo mes, con el fin de deducirlos de los

ingresos obtenidos durante ese mismo lapso y determinar así la utilidad o

pérdida del periodo.

Sin embargo, existen otros costos y gastos cuya identificación con sus

respectivos ingresos resulta más compleja, por el hecho de provenir de

transacciones efectuadas en periodos contables distintos del corriente.

Por ejemplo, para un vehículo, su gasto por depreciación debe cargarse

no solamente para el año de compra, si no para todos los años de vida útil

del activo.

Algunos gastos incurridos en el periodo corriente, pero cuyo pago no ha

sido cubierto al final del mismo, deben considerarse gastos del periodo,

independientemente del momento en que se paguen. Por ejemplo, si al

final de un mes no se ha cancelado el arrendamiento, este debe asociarse

a los ingresos realizados durante ese mes, sin importar que se paguen en

el siguiente.

Si en un periodo contable se logran asociar todos los ingresos realizados

por la empresa con sus respectivos costos y gastos, la utilidad o pérdida

así calculada se considerará más ajustada a la realidad. Si una partida

no se puede asociar a un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluye

que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros periodos,

debe registrarse en las cuentas de resultados para el periodo corriente.

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN Y

CONTABILIDAD DE CAJA.

Como se mencionó en el punto anterior, con el

fin de determinar correctamente la utilidad o

pérdida de un periodo contable, los ingresos

operacionales realizados por la empresa deben

asociarse a sus respectivos costos y gastos.

Comerciales

21Imagen: http://negocioaz.com/wp-content/uploads/2010/07/ingreso-y-gasto.jpg

La contabilidad de causación o por acumulación, fundamentada en la norma técnica del mismo

nombre, estipula que los hechos económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realicen

y no solamente cuando se reciba o pague el efectivo o su equivalente. Según la norma de

realización sólo puede reconocerse hechos económicos realizados, entendiéndose por realizado

cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados

(internos o externos), el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o

haya experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso, razonablemente cuantificables.

Para que un hecho económico realizado se pueda reconocer se requiere que corresponda a la

definición de un elemento de los estados financieros, que sea medible, pertinente y que pueda

representarse de manera confiable. La administración debe reconocer las transacciones en la

misma forma cada periodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la

información.

En cumplimiento de las normas de realización, asociación, y asignación, los ingresos y los gastos se

deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta

apropiada, por el monto correcto y en el periodo correspondiente, para obtener el justo cómputo

del resultado del periodo. Según la norma de reconocimiento de ingresos por la venta de bienes,

para que un ingreso generado por la venta de bienes pueda reconocerse en la cuenta de resultados

se requiere que:

1. La venta constituya una operación de intercambio definitivo.

2. El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente

identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de

administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo.

3. No exista incertidumbre sobre al valor de la contraprestación originada en la

venta, y se conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor.

4. Se constituya una adecuada provisión para los costos o recargos que deba

sufragar el vendedor, a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones

definidas y razonables.

5. Se constituya una adecuada provisión para las probables devoluciones de

mercancías o reclamos de garantías, con base en pronósticos definidos y

razonables.

6. Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar

razonablemente las perdidas en cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiera

para reconocerla como ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos

respectivos.

22

22

LSegún la norma de reconocimiento de ingresos por la prestación de

servicios, para que un ingreso generado por la prestación de un servicio

pueda reconocerse en las cuentas de resultados se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o

satisfactoria.

2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de

recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los

costos que ha de ocasionar dicha prestación.

3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o

contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el

grado de avance, si ello es procedente; y en caso contrario

se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos

terminados.

4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan

provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto

como sean determinable.

La contabilidad de caja sólo considera como ingresos del periodo

las ventas y los servicios prestados al contado, y como costos y gastos,

los desembolsos realmente efectuados por la empresa durante ese

periodo. En Colombia la contabilidad de caja no tiene aceptación; solo

se permite llevar la contabilidad por el sistema de causación.

Imagen: http://jkssac.com/web/imagenes/ambito_contable_1.jpg 23

UNIDAD II. ASIENTOS AJUSTES.

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de

origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por

quienes intervengan en ellos o los elaboren.

La gran mayoría de estos hechos económicos están soportados por

documentos de origen externo como recibos de caja, facturas,

comprobantes de consignación, comprobantes de nómina, etc. Los

soportes deben adherirse a los respectivos comprobantes de

contabilidad, conservarse y archivar en forma cronológica de tal

manera que sea posible su verificación. El registro de estos hechos

económicos en los libros de contabilidad representa la mayor

actividad contable durante un periodo y se conocen con el nombre de

asientos ordinarios.

Existen algunas transacciones que no sólo afectan el periodo en que

se realizan, sino que también tienen impacto en periodos posteriores.

Por ejemplo, cuando la empresa desembolsa determinada suma de

dinero para pagar una prima de seguros, la aseguradora emite un

comprobante de pago que sirve de soporte para que la empresa

prepare su respectivo comprobante de contabilidad y se registre

posteriormente en los libros de contabilidad, mediante asientos

ordinarios. Como este seguro debe proteger la empresa por varios

periodos, al final de cada mes se debe reconocer la parte

correspondiente. Para estos eventos mensuales no se cuenta con el

documento de soporte que respalde el registro en los libros de

contabilidad, que no sea la información inicial del hecho económico.

A pesar de la no existencia de un documento de soporte externo que

permite el adecuado registro de estos eventos, contabilidad debe

prepararse periódicamente un documento interno (nota de

contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la ocurrencia del

gasto o la realización del ingreso, según el caso.

Estos registros que se deben preparar al final de cada mes, se conocen

con el nombre de asientos de ajuste y tienen básicamente los

siguientes objetivos:

·Cumplir la norma técnica de asignación.

·Registrar los hechos económicos realizados que no se

hayan reconocido.

·Corregir los asientos incorrectos.

Comerciales

24

Los asientos de

a j u s t e t i e n e n

básicamente los

s i g u i e n t e s

objetivos:

·Cumplir la norma

t é c n i c a d e

asignación.

·Re g i s t r a r l o s

h e c h o s

e c o n ó m i c o s

realizados que no

s e h a y a n

reconocido.

·C o r r e g i r l o s

a s i e n t o s

incorrectos.

Los asientos de ajustes permiten reconocer en los libros de contabilidad

los ingresos realizados y pendientes de cobro, los gastos causados y

pendientes de pago, la causación de los gastos pagados por

anticipados que afectan el periodo corriente, los ingresos recibidos por

anticipado, los gastos por depreciación y otros eventos no recocidos al

final del periodo contable. A su vez, estos asientos actualizan los

saldos de las diferentes cuentas y permiten preparar los estados

financieros más ajustados a la realidad económica de la organización.

Si la empresa no realizara los asientos de ajustes, la utilidad del

periodo aparecería sobre o subestimada, y los saldos de las cuentas

del balance y demás estados financieros se presentarían sobre o

subvalorados.

Transacciones que requieren ajustes.

Como se mencionó anteriormente,

algunos hechos económicos no solo

afectan el periodo en el cual tengan lugar,

sino periodos posteriores. Por ejemplo,

cuando una empresa compra un vehículo,

espera que esta inversión tenga una

duración de varios periodos contables.

Para cada uno, hasta que expire la vida

útil del activo, se debe reconocer la parte

que corresponde a cada periodo,

mediante los llamados asientos de ajustes.

Lo mismo sucede con los anticipos de

dinero recibidos por la empresa para

prestar servicios futuros, estos se deben

convertir en ingresos a medida que se

presta el servicio o se realiza la venta.

Ejemplos de otros hechos económicos que requiere periódicamente

ajuste contable son los gastos incurridos por el ente económico, que al

finalizar el mes no han sido cubiertos ni reconocidos. Estos deben

considerase gastos del mes, sin importar cuando se paguen. Por

ejemplo, si la empresa al final de determinado mes no ha cancelado el

arrendamiento, debe por medio de un asiento de ajuste, reconocerlo

como un gasto del respectivo mes independientemente de la fecha de

pago. Lo mismo sucede con los servicios prestados por la empresa

durante cierto periodo y no facturado al final del mismo; estos deben

reconocerse como ingresos del mes en que se preste el servicio, sin

importar la fecha de su cancelación.

25Imagen: http://adeconta.weebly.com/uploads/7/4/3/8/7438914/3531785_orig.jpg

Transacciones no registradas a la fecha de corte, corrección de errores y

omisiones, reconocimiento de la pérdida de poder adquisitivo de la

moneda, reconocimiento de gastos financieros y de prestaciones

sociales, son otros ejemplos de hecho económicos que deben

reconocerse al finalizar el periodo contable, si se quieren medir en

forma razonable los resultados operacionales y la situación financiera

de la organización.

Comerciales

26Imagen:http://3.bp.blogspot.com/_GLQr7hPEad0/S8-ctyeWLQI/AAAAAAAAAAs/F27ladxLSkg/s1600/crisis-financiera.jpg

Clasificación de los ajustes.

Con el fin de emitir estados financieros que reflejen la realidad de la

empresa, se deben llevar cabo, al final de cada periodo contable,

ajustes a las diferentes cuentas que lo constituyen. Como se mencionó, el

objetivo fundamental de estos ajustes es cumplir la norma técnica de

asociación, registrar los hechos económicos ejecutados que no se hayan

reconocido, corregir los asientos incorrectos y reconocer el efecto de la

pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Con el fin de estudiar el tratamiento contable de los ajustes y medir su

impacto sobre las cuentas de los estados financieros, en la presente obra

se clasificaran de la siguiente forma:

· * Ingresos y gastos acumulados: causados no pagados.

· * Ingresos y gastos diferidos: pagados por anticipado.

· * Depreciaciones y amortizaciones.

· * Corrección de errores y omisiones.

Ajustes por ingresos y gastos acumulados.

Ingresos acumulados.

Cuando el ente económico ha prestado servicios durante un periodo

contable, y al final del mismo aún no se ha facturado o enviado la cuenta

de cobro respectiva, el valor del servicio debe reconocerse como ingreso

operacional del mencionado periodo.

Ejemplo # 1: Servicios Contables y Financieros Ltda. Prestó servicios de

asesoría durante el mes de diciembre a Industrias Caribe S.A. por valor

de $2.500.000. Al 31 de diciembre este monto aún no se factura, ni

envía la respectiva cuenta de cobro. Como los servicios se prestaron

durante el mes de diciembre, la empresa debe reconocerlos como

ingresos operacionales de ese mes con el siguiente asiento de ajustes.

Este asiento de ajuste permite reconocer los ingresos por servicios

prestados durante el mes de diciembre a Industrias Caribe S.A., no

facturado a la fecha de corte.

Comerciales

27

Los Ajustes se

clasifican en:

* Ingresos y

g a s t o s

a c u m u l a d o s :

c a u s a d o s n o

pagados.

·* Ingresos y

gastos diferidos:

pagados po r

anticipado.

* Depreciaciones

y amortizaciones.

·* Corrección de

e r r o r e s y

omisiones.

¿?

Diciembre ClientesIngresos Operacionales

2.500.0002.500.000

Ejemplo # 2.

Pérez Hermanos prestó a uno de sus socios la suma de $2.100.000, el 15 de agosto

de 1997, a tres meses y con un interés simple del 24% anual pagaderos junto con el

principal. Si la compañía ajusta sus cuentas y mide resultados cada mes, los asientos

contables, en forma de diario, para registrar el hecho económico y los ajustes al final

de cada mes son los siguientes:

Al finalizar agosto, la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el mes.

El cálculo de los intereses correspondientes a los quince días del mes de agosto es el

siguiente.

Intereses ganados: $2.100.000×24%×15/360=$21.000

El asiento de ajuste al 31 de agosto es el siguiente:

Al 30 de septiembre se deben reconocer los intereses ganados por la empresa

durante este mes; el cálculo de los intereses es el siguiente.

Intereses ganados: $2.100.000×24%×30/360=$%42.000.

El asiento de ajuste, al 30 de septiembre, para reconocer los intereses ganados por la

empresa durante este mes es el siguiente:

Comerciales

27

Agosto 15

Cuentas corrientes comerciales - sociosBancos

2.100.0002.100.000

Agosto 31

Ingresos por cobrar - intereses

Ingresos no operacionales-financieros

21.000

21.000

Comerciales

Septiembre 30


Ingresos no operacionales-financieros

42.000

42.000

28

Para octubre, con el fin de reconocer los intereses ganados por la empresa durante

este mes, se deben realizar el mismo cálculo y el mismo asiento de ajuste que para

septiembre.

Si se supone que para el 16 de noviembre el socio cancela la totalidad de la deuda,

el asiento para reconocer este hecho económico es el siguiente:

os asientos de ajuste realizados en agosto31, septiembre 30 y octubre 31, permiten

reconocer los intereses ganados por la empresa en cada uno de los respectivos

meses, a pesar de que su valor solo se recibe en noviembre 16. Obsérvese que los

intereses del mes de noviembre se reconocerán el 16, fecha en la cual se canceló la

deuda. Este ajuste podría bien haberse hecho el 30 de noviembre y su afectación

seria el mismo.

En caso de que la empresa no hubiera hecho los respectivos asientos de ajustes para

cada mes, los ingresos no operacionales quedarían subestimado y, por tanto, la

utilidad de cada mes no sería la correcta.

Un modo general que tipifica esta clase de ajuste tiene la siguiente forma:

29

Octubre 31


Ingresos no operacionales - financieros

42.000

42.000

Comerciales

Noviembre 16

CajaIngresos por cobrar-interesesCuentas corrientes comerciales-sociosIngresos no operacionales - financieros

2.226.000

105.0002.100.000 21.000

FechaActivo XIngresos Y

XXX

XXX

Gastos acumulados.

Los gastos acumulados hacen referencia a aquellos gastos causados a lo largo

del periodo contable, pero que a la fecha de corte no se han reconocido. La razón

para su no reconocimiento, al igual que la de los ingresos, es que hasta ese

momento no se ha enviado la respectiva factura o cuenta de cobro, y por

consiguiente, no han sido pagados. Estos gastos causados o incurridos deben

reconocerse como gastos del periodo independientemente de su fecha de pago.

Ejemplo # 1.

La Compañía Comercial Boyacá paga por el local donde opera la suma de

$1.600.000 mensuales por concepto de arrendamiento. Al 31 de octubre, la

empresa, por diferentes circunstancias, no ha cubierto todavía el arrendamiento de

ese mes. A pesar de que no ha hecho el respectivo desembolso por este gasto, debe

reconocerlo como un gasto del mes de octubre, utilizando para ello un asiento de

ajuste.

El asiento de ajuste para reconocer el gasto por arrendamiento es el siguiente:

Con este asiento de ajuste, la empresa reconoce el arrendamiento correspondiente

al mes de octubre, que a la fecha de corte se encuentra pendiente de pago. En caso

de que la empresa no reconozca este gasto, por no poseer el comprobante de

pago, la utilidad del mes de octubre estaría sobrevalorada.

Ejemplo # 2.

Industria Levipan S. en C. solicitó a una entidad financiera un préstamo por

$12.000.000 a tres meses con un interés mensual simple del 2.5%, para pagar

capital trimestre vencido. El préstamo fue aprobado y el dinero se entregó el 15 de

junio.

El registro en forma de diario, del anterior hacho económico es el siguiente:

30

Octubre 31

Gastos operacionales - arrendamientos

Costos y gastos por pagar

1.600.000

1.600.000

Junio 15

Caja

Obligaciones financieras - corp. Fianc.

12.000.000

12.000.000

La empresa mensualmente debe reconocer el gasto por intereses ocasionados por la

deuda. Los asientos de ajuste, al final de cada mes, para registrar el reconocimiento de

este gasto son los siguientes:

El cálculo de los intereses causados durante el mes de junio es el siguiente:

Intereses causados: $12.000.000x2.5%x 15/30=$150.000

Para cada uno de los meses, hasta que la deuda se cubra, deben reconocerse los

intereses que causa. Para el mes de julio, el asiento de ajuste es el siguiente:

El cálculo de los intereses para el mes de julio son los siguientes:

Intereses causados: $12.000.000x2.5%x1=$300.000

Para el mes de agosto, el cálculo de los intereses y el asiento contable son los mismos

que para julio.

Si se supone que para el 16 de septiembre la empresa cubre el total de la deuda,

principal e intereses, el asiento para registrar el anterior hecho económico es el

siguiente:

31

Comerciales

Junio 30

Gastos operacionales - financierosCostos y gastos por pagar

150.000150.000

Junio 31Gastos no operacionales - financierosCostos y gastos por pagar.

300.000

300.000

Agosto 31

Gastos no operacionales - financieros

Costos y gastos por pagar.

300.000

300.000

Septiembre 16

Obligaciones financieras - corp. Financ.Costos y gastos por cobrarG a s t o s n o o p e r a c i o n a l e s - Financieros Bancos

12.000.000 750.000 150.000

12.900.000

Como se observa los intereses correspondientes al mes de septiembre son reconocidos

en el momento de pago de la deuda, esto bien puede reconocerse el 30 de

septiembre, fecha en la cual se hacen los ajustes correspondientes a dicho mes, pero

como el efecto contable es el mismo, el asiento puede realizarse en cualquiera de estas

fechas.

Ejemplo # 3.

Serviaseo S.A. incurre en una nómina semanal de $4.550.000, la cual se paga los

días sábado. El 31 de marzo, fecha de corte contable, fue miércoles. Por este último

hecho, la empresa debe reconocer el gasto causado hasta el día de corte.

El asiento de ajuste que le permite reconocer de la nómina de la semana lo

correspondiente al mes de marzo, es el siguiente:

El cálculo de los tres días de sueldo que corresponden al mes de marzo es el siguiente:

$4.550.000x3/7=$1.950.000

El asiento para registrar el pago de la nómina el día 3 de abril, sábado es el siguiente:

Como se puede observar, los trabajadores reciben el día sábado la suma de

$4.550.000, de los cuales tres días corresponden a marzo y cuatro al mes de abril.

Mensualmente las empresas deben reconocer las prestaciones sociales, utilizando

para ello el siguiente asiento de ajuste:

32

Comerciales

Marzo 31

Gastos operacionales de personal - sueldosCostos y gastos por pagar.

1.950.000

1.950.000

Abril 3

Gastos operacionales de personal - sueldosSalarios por pagar.Bancos

2.600.0001.950.000

4.550.000

Fecha Gastos operacionales de personalCesantías consolidadasIntereses sobre cesantías Prima de serviciosVacaciones consolidadasPrestaciones extralegales

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Con este asiento de ajuste, mensualmente se reconoce el gasto ocasionado

por cada una de las prestaciones sociales, las cuales se pagarán

posteriormente, de acuerdo con lo estipulado por la ley.

Un modelo general que tipifica los ajustes por concepto de gastos

acumulados, cuyo pago a la fecha de corte no se haya hecho efectivo, es el

siguiente:

Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros.

Ingresos acumulados.

Como se observó, los ajustes por ingresos acumulados corresponden a

todos aquellos ingresos realizados por el ente económico y que al finalizar el

periodo contable aun se encuentran pendientes de cobro. Al efectuar

completamente este tipo de ajuste, el efecto sobre los estados financieros se

puede resumir de la siguiente manera:

* Se reconoce un ingreso; por tanto, en el estado de resultado

aumentan los ingresos operacionales y/o los no operacionales,

incrementándose la utilidad del ejercicio y, por ende, los

impuestos de renta y complementarios. Lo anterior genera el

aumento de un pasivo estimado como es el impuesto de renta y

complementarios.

* Se origina un activo, lo que implica un incremento en la cuenta

clientes si es operacional, o en Ingresos por cobrar si es no

operacional.

En caso de que la empresa no incluya estos ajustes en su contabilidad, los

resultados operativos se presentarían disminuidos, ocasionándole problemas

con la administración tributaria y posiblemente con los socios o propietarios

de la empresa.

33

Comerciales

Fecha

Gastos X

Pasivo Y

XXX

XXX

Gastos acumulados.

Los ajustes por gastos acumulados, como se explicó, tienen el propósito

de reconocer un gasto incurrido o causado pero que a la fecha de corte

se encuentra pendiente de pago. Su efecto sobre las cuentas de los

estados financieros es el siguiente:

* Se reconoce un gasto; por tanto, se incrementa el

monto de gastos del estado de resultados, disminuyendo

la utilidad operativa, si se trata de un gasto operacional,

y/o la utilidad antes de impuestos, si se trata de un gasto

no operativo. Lo anterior trae como consecuencia la

disminución de los impuestos de renta, y, por

consiguiente, la reducción del respectivo pasivo

estimado.

* Se incrementan los pasivos al reconocerse las cuentas

Costos y gastos por pagar, Obligaciones laborales u

Obligaciones financieras, dependiendo de si se trata de

un gasto operacional y/o de uno no operacional.

34

Comerciales

imagen:http://www.impactony.com/wp-content/uploads/2012/10/nota-3.jpg

En caso de no realizarse este tipo de ajuste, los resultados operacionales se

presentarían aumentados, produciéndose mayores utilidades, pagándose mayores

impuestos de renta, y lo que es más grave, distribuyéndose una utilidad no generada.

Ajustes por ingresos y gastos diferidos.

Ingresos diferidos.

En algunas ocasiones, las empresas reciben determinada cantidad de dinero por

concepto de servicios por prestar en un futuro o por ventas que se llevarán a cabo en un

momento al periodo corriente. Estos anticipos representan pasivos para la empresa

que los recibe, y se denominan ingresos recibidos por anticipado.

A medida que la empresa presta el servicio o realiza la venta, se deben amortizar

utilizando para los llamados asientos de ajustes.

Ejemplo # 1.

Compucentro Ltda. Recibió el 1 de junio la suma de $3.000.000 de

Baviera S.A., por concepto de un contrato de servicios para el

mantenimiento de sus equipos de computación por tres meses, a partir de la

fecha.

El registro del anterior hecho económico y los ajustes al final de cada uno de

los tres meses de vida del contrato, se presentan a continuación.

Al final de cada uno de los tres meses, Compucentro Ltda. Debe reconocer los

ingresos generados por la prestación del servicio y disminuir el pasivo creado en el

momento de recibir el dinero. El asiento de ajuste, suponiendo que el servicio se

presta por el mismo monto mensual es el siguiente:

Este mismo ajustes debe realizarse a julio 31 y a agosto 31, fecha ésta en la cual se

termina el contrato de mantenimiento.

35

Comerciales

Junio 1CajaIngresos recibidos por anticipado

3.000.0003.000.000

Junio 30

Ingresos recibidos por anticipado

ingresos operacionales

1.000.000

1.000.000

Ejemplo # 2.

El 15 de febrero, Financiamos S.A. prestó a Ferroasociados S.A. la suma

de $54.000.000 a tres meses, con un interés simple del 36% anual

trimestre anticipado. La entidad financiera prepara sus informes

contables cada mes.

El asiento en forma de diario, para registrar el anterior hecho económico

en Financiamos S.A. es el siguiente:

Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por intereses que

va realizando y disminuir en esa misma medida el pasivo Ingresos recibidos por

anticipado. El siguiente es el asiento de ajuste que debe realizar al 28 de febrero,

para reconocer los intereses ganados durante ese mes:

El cálculo de los intereses ganados por Financiamos S.A. durante los quince días del

mes de febrero es el siguiente:

Intereses ganados: $54.000.000 x 36% x 15/360=$810.000

El ajuste al 31 de marzo para reconocer los intereses ganados por Financiamos S.A.

es el siguiente:

El cálculo de los intereses correspondientes a un mes es el siguiente:

Intereses ganados: $54.000.000 x 36% x 1/12= $1.620.000

Para el mes de abril debe de hacerse el mismo asiento y el mismo cálculo que para

marzo por tratarse de un mes completo de intereses. El registro en forma de diario es el

siguiente.

36

Comerciales

Febrero 15ClientesIngresos recibidos por anticipadoBancos

54.000.000 4.860.000 49.140.000

Marzo 31

Ingresos recibidos por anticipadoingresos operacionales - actividad - financiera

1.620.0001.620.000

Comerciales

Febrero 28Ingresos recibidos por anticipadoIngresos Operacionales

810.000 810.000

Si se supone que Ferroasociados S.A. El 15 de mayo canceló la deuda a Financiamos S.A.,

esta última debe elaborar el siguiente asiento contable.

Obsérvese que los intereses del mes de mayo se reconocieron en la fecha de pago de la

deuda, a pesar de que es una siento de ajuste. Este bien podría elaborarse el 31 de mayo y

su efecto contable seria el mismo.

Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por anticipado, o

diferidos es el siguiente:

Gastos diferidos.

Estos gastos hacen referencia a todos aquellos desembolsos realizados por el ente

económico por concepto de gastos pagados por anticipado. Estos activos, de los cuales la

empresa espera obtener beneficios económicos en otros periodos, deben amortizarse a

medida que se utilizan en la generación del ingreso. Su amortización realizada al final de

cada periodo contable, mediante los asientos de ajustes, los convierte en gastos del

respectivo periodo.

Ejemplo # 1:

El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tomó un seguro contra incendio, por el cual

pagó una prima de $2.400.000, con una cobertura de un año. El asiento en

forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente:

37

Comerciales

Abril 30

Ingresos recibidos por anticipadoingresos operacionales - actividad financidera

1.620.000 1.620.000

FechaIngresos recibidos por anticipadoingresos operacionales (o no operac.)

XXX XXX

Comerciales

Mayo 15

CajaIngresos recibidos por anticipadoClientesIngresos operacionales - actividad financiera

54.000.000 810.000

54.000.000 810.000

Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros

mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por

seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida útil

de un año, el gasto correspondiente a un mes es el siguiente:

Gasto mensual: $2.400.000/12= $200.000/ mes.

El asiento de ajustes para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo es el

siguiente:

Con este asiento la empresa reconoce la parte del activo Gastos Pagados por

Anticipados – Seguros que se ha amortizado y convertido en gasto. Este mismo

asiento debe efectuarse al final de cada de uno los doce meses de duración del

activo, hasta que este expire.

Ejemplo # 2.

Industrias Matecaña Ltda. Obtuvo de su banco un préstamo el 20 de

agosto por $3.600.000 a tres meses, con un interés simple del 36%

anual, trimestre anticipado. El asiento en forma de diario para registrar

el anterior hecho económico es el siguiente:

38

Comerciales

Marzo 1

Ingresos recibidos por anticipado segurosBancos

2.400.000 2.400.000

Marzo 31Gastos operacionales - segurosGastos pagados por anticipados - seguros

200.000 200.000

Agosto 20

CajaGastos pagados por anticipados-interesesObligaciones financieras- Bancos Nacionales

3.276.000 324.000

3.600.000

El cálculo de los intereses pagados por anticipado es el siguiente:

Intereses: $3.600.000 x 36% x 3/12= $324.000

Al final de cada mes la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente

por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto,

hasta que expire el activo. El asiento de ajuste al 31 de agosto para reconocer

los intereses causados durante este mes es el siguiente.

El cálculo de los intereses para el mes de septiembre es el siguiente:

El cálculo los intereses para el mes de septiembre es el siguiente:

Interese: $3.600.000 x 36% x 1/2= $108.000

El asiento y el cálculo de los intereses para el mes de octubre son los mismos

que para septiembre ya que se trata para un mes completo. El asiento en forma

de diario es el siguiente:

Si se supone que Industrias Matecaña Ltda. Cancela la deuda el 20 de

noviembre, el asiento contable para registrar este hecho económico es el

siguiente:

39

Agosto 31

Gastos operacionales- financierosGastos pagados por antic. intereses

36.000 36.000

Septiembre 30

Gastos operacionales- financieros

Gastos pagados por antic. intereses

108.000

108.000

Octubre 31

Gastos no operacionales- financieros

Gastos pagados por antic. intereses

108.000 108.000

Noviembre 20

Obligaciones financieras- Bancos nacionalesG a s t o s n o o p e r a c i o n a l e s - financieros Bancos Gastos pagados por anticipados- intereses

3.600.000 72.000

3.600.000 72.000

Obsérvese que los intereses correspondientes al mes de noviembre se reconocen en esta

fecha; el ajuste bien podría haberse realizado el 30 de noviembre y el efecto contable

hubiera sido el mismo. Para calcular los intereses de los últimos 20 días se procede de la

siguiente manera:

Intereses: $3.600.000 x 365 x 20/360= $72.000

Un modelo general de ajuste que tipifica los gastos pagados por anticipado es el siguiente:

40

Octubre 31

Gastos operacionales ( o no operacionales)Gastos pagados por anticipado

XXX XXX

Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros

Ingresos diferidos

El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el siguiente efecto en

las cuentas de los estados financieros:

· Al reconocerse un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se incrementa

la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de renta y la utilidad del ejercicio.

· Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una disminución

en los pasivos.

En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos, los ingresos

operacionales y/o no operacionales se presentarían disminuidos, lo cual arrojaría una

utilidad menor y, por tanto, se pagarían menos impuestos, lo que posiblemente le traería

problemas a la empresa con la administración tributaria. Así mismo, la utilidad del

ejercicio aparecería reducida con el consiguiente problema para los socios o

accionistas.

Gastos diferidos.

· Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es reconocer un

gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por tanto, aumenta el monto de

gastos, disminuyendo legalmente la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta y

complementarios.

· Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos corrientes

de la empresa.

En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional como la utilidad

del ejercicio se presentarían aumentadas, lo cual acarrearía el pago de mayores

impuestos de renta, y lo que es más grave, se repartirían utilidades no generadas.

Ajustes por depreciación

La contribución de algunos activos como propiedades, planta y equipo a la

generación del ente económico se debe reconocer en los resultados del ejercicio

mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. La depreciación se debe

determinar sistemáticamente a través de métodos de reconocido valor técnico,

como el de línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u

horas de trabajo.

La depreciación debe tratarse como gasto lo que genera un asiento de ajuste, el

cual afecta los resultados operacionales de la empresa y su situación financiera.

En el estado de resultados, los gastos operacionales de administración y ventas,

así como los costos de producción, se incrementan como consecuencia de este

ajuste, disminuyendo la utilidad del periodo y los impuestos de renta y

complementarios. Por su parte, al reconocerse el gasto por depreciación, se

incrementa la depreciación acumulada, disminuyendo el valor en libros del

activo. Se entiende por valor en libros la diferencia entre el valor histórico del

activo y su depreciación acumulada.

Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciación de propiedades,

planta y equipo, en el presente capítulo se presentará el método de línea recta, el

cual consiste en aplicar para cada periodo el mismo monto por concepto de

depreciación. Para calcular la depreciación anual basta dividir el valor histórico

ajustado del activo entre los años de vida útil. Se entiende vida útil el lapso

durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuya a la

generación de ingresos,

Valor histórico ajustado

Depreciación anual =

Años de vida útil

Ejemplo.

Transportadora Rápido Itagüí adquirió el 15 de octubre un bus por valor de

$36.000.000, pagando de contado el 40% y el resto mediante una hipoteca a

largo plazo y sin intereses.

El asiento contable y en forma de diario para registrar el anterior hecho

económico es el siguiente:

41

Octubre 15

Flota y equipo de transporteBancos Obligaciones financieras- corp. Financieras.

36.000.000 14.400.00021.600.000

El cálculo de la depreciación anual de este activo es el siguiente:

Depreciación anual: $36.000.00/5 años=$7.200.000/ año

Como para el mes de octubre el uso del activo solo fue de quince días, la

depreciación para este lapso es de $300.00. Este valor e obtiene de la siguiente

forma:

Depreciación mensual: $7.200.000/12=$600.000/ mes

Depreciación de quince días: $600.000/2= $300.000

El asiento de ajuste para reconocer la depreciación de los 15 días de octubre es el

siguiente:

Para noviembre, mes en el que el activo se utilizó el mes completo, el ajuste para

reconocer la depreciación es el siguiente:

Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de vida

del activo, hasta que este se termine. Como pudo observarse, Gastos

operacionales- Depreciaciones es una cuenta de resultados y se presenta en

estado financiero como un gasto operacional de administración y/o ventas. El

crédito se realiza contra la cuenta Depreciación Acumulada y no contra el activo

mismo, como sucede en la amortización de activos.

La presentación de este activo en el balance general al 30 de noviembre de 1997

es la siguiente:

Flota y equipo de transporte $36.000.000

Depreciación acumulada (900.000)

Flota y equipo de transporte (neto) $35.100.000

42

Octubre 31

Gastos operacionales- depreciación Depreciación acumulada

300.000 300.000

Noviembre 30

Gastos operacionales- depreciación Depreciación acumulada

600.000 600.000

43

La amortización de los activos intangibles sigue en términos generales el mismo

parámetro de la depreciación de propiedades, planta y equipo. Su valor histórico

ajustado debe amortizarse en forma sistemática mediante métodos de reconocido

valor técnico. El asiento de ajuste para reconocer la amortización periódica es el

siguiente:

Ajustes por corrección de errores y omisiones

En algunos casos se cometen errores numéricos al realizar los registros contables o se

emiten involuntariamente alguna(s) transacción(es), y como en los libros de

contabilidad está prohibido alterar los asientos, borrar o tachar y arrancar hojas,

estos errores u omisiones se pueden corregir, al final del periodo contable, mediante

ajustes contables.

Ejemplo

El 02 de enero, Tecniservicios S.C.A. recibió $2.400.000 por concepto de asesoría

técnica por prestar en los próximos seis meses, a razón de $400.000 mensuales. Por

error, el contador de la empresa realizó el siguiente asiento contable:

Como la empresa recibió el dinero por anticipado con el fin de prestar servicios por

seis meses, el asiento correcto que el contador debía haber realizado es el siguiente:

Al final del mes, el contador detecta el error, pues observa que los ingresos realizados

durante el mes de enero sólo alcanzan un montón de $400.000 y no de $2.400.000

como lo había reconocido el 02 de enero. Con el fin de corregir este error, se debe

realizar el siguiente asiento de ajuste al 31 de enero:

Fecha

Gastos operacionales- depreciación

Depreciación acumulada

XXX

XXX

Enero 02

Caja

Ingresos operacionales

2.400.000

2.400.000

Enero 02

Caja


2.400.000

2.400.000

44

Con este asiento de ajuste, la cuenta de Ingresos operacionales –acreditada

inicialmente por $2.400.000 y debitada en enero 31 por $2.000.000-

quedaría con un saldo crédito de $400.000; que son los ingresos

realmente obtenidos durante el mes de enero. Por su parte, la cuenta

ingresos recibidos por anticipado quedará con un saldo crédito de

$2.000.000, valor que debe aparecer en el balance general por

prepararse el 31 de enero. Cualquier omisión cometida por contabilidad a

lo largo del periodo contable se debe corregir en el momento de realizar los

asientos de ajuste.

Balance de prueba ajustado.

Al finalizar el periodo contable, una vez

realizados todos los asientos de ajustes y

antes de preparar los estados financieros, se

acostumbra presentar un balance de prueba,

conocido con el nombre de balance de

prueba ajustado. Su objetivo, al igual que

cualquier balance de prueba, es comprobar

la igualdad del total de débitos y créditos.

Este balance de prueba muestra los saldos

del estado de resultados y del balance

general debidamente ajustados. Por tanto, a

partir de la información presentada en este

balance de prueba, se pueden inferir los

resultados obtenidos por el ente económico

durante un periodo contable, así como su

situación financiera al final del mismo de una

manera muy cercana a la realidad

El balance de prueba en ningún momento

sustituye los estados financieros básicos, sino

que es un borrador que permite conocer los

saldos de cada una de las cuentas de los

estados financieros antes de su preparación.

Enero 31



2.000.000

2.000.000

imagen:http://us.123rf.com/400wm/400/400/ginasanders/ginasanders1111/... ventas-ganancias-y-costos-de-operacion.jpg

UNIDAD III. ASIENTOS DE CIERRE.

Al finalizar cada periodo contable las organizaciones, con el

propósito de medir sus resultados operacionales y determinar su

situación financiera, ajustan sus cuentas, cierran libros y esperan los

estados financieros. El objetivo de este proceso, que tiene como fecha

el último día de cada mes, es controlar la gestión de la administración

y tomar las medidas correctivas necesarias.

Una vez que los libros de contabilidad se encuentran debidamente

ajustados, es decir, se hayan reconocido los ingresos y gastos propios

del periodo y corregido los errores y omisiones, se inicia el proceso de

cierre. Esta etapa terminal del ciclo contable, cuyo objetivo

fundamental es determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio,

se conoce con el nombre de asientos de cierre.

Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de

ajuste, se registran primero en el diario, mediante comprobantes de

cierre, y posteriormente se pasa a la respectiva cuenta del libro mayor.

Los asientos de cierre tienen como propósito dejar las cuentas del

estado de resultados en cero. Estas cuentas, denominadas también

cuentas temporales, deben cerrarse al finalizar el periodo contable,

con el fin de iniciar el nuevo periodo con un saldo igual a cero. Por

ejemplo, los gastos de personal del mes de enero, corresponden

exclusivamente a ese mes, debiéndose cerrar al finalizar el mismo,

para poder así medir este mismo gasto durante el mes de febrero.

Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y

sus saldos constituyen el monto inicial para el periodo siguiente. Por

ejemplo, el saldo final de la cuenta Bancos en el mes de enero es el

saldo inicial de esta misma cuenta para Febrero.

Con el propósito de determinar en los libros de contabilidad la utilidad

o pérdida del ejercicio, deben cerrarse todas las cuentas temporales,

utilizando para ellos los llamados asientos de cierre. La mecánica de

los asientos de cierre implica que las cuentas temporales que presenten

saldo débito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor;

mientras que las cuentas temporales con saldos créditos, como los

ingresos, deben debitarse por idéntico valor. Al acreditar las cuentas

de gasto para su cierre, se debe debitar la cuenta Pérdidas y

Ganancias por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de

ingresos para el respectivo cierre, debe acreditarse la cuenta Pérdidas

Comerciales

45Imagen: http://www.dinamicafinanciera.com/images/foto6.jpg

y Ganancias por el mismo monto. Pérdidas y Ganancias también constituye una

cuenta temporal y, por tanto, debe cerrarse al finalizar el periodo contable.

En realidad, dado que el informe que permite conocer los excedentes obtenidos en

el periodo se denomina estado de resultados, cuenta que resume los ingresos, los

costos y los gastos debería adoptar este mismo nombre. No obstante, para usar la

terminología del PUC, en esta obra se empleará la denominación anterior.

Ejemplo

El Instituto de Comercio de Girardot canceló el 15 de enero del presente año la

suma de $15.000.000, devengado durante la primera quincena del mes. El 25 de

enero recibió la suma de $45.000.000 por pensiones correspondientes al mismo

mes.

Los asientos para registrar estos dos hechos económicos son los siguientes:

Los asientos en forma de diario para cerrar las cuentas temporales Gastos de

personal e Ingresos operacionales- Enseñanza, suponiendo que no hubo ningún

otro gasto e ingreso, son los siguientes:

Una vez cerradas todas las cuentas de gastos e ingresos y que sus saldos se

encuentren en la cuenta Pérdidas y Ganancias, esta última también debe saldarse.

Si en el periodo los ingresos superan los costos y gastos, significa que la empresa

ha generado utilidades y, por consiguiente, la cuenta Pérdidas y Ganancias

arrojará un saldo crédito.

Comerciales

46

Enero 15

Gastos operacionales de personal-sueldos

Bancos

15.000.000 15..000.000

Comerciales

Enero 25

Caja

Ingresos operacionales - Enseñanza

45.000.000 45..000.000

Comerciales

Enero 31

Pérdidas y GananciasGastos operac. De personal- Sueldos Ingresos operacionales- Enseñanza Pérdidas y Ganancias

15.000.000

45.000.000 15.000.000

45.000.000

En caso contrario, es decir, si los costos y gastos son mayores que los

ingresos, presentándose una pérdida en el periodo, el saldo de esta cuenta

será débito. Como la cuenta Pérdidas y Ganancias también es temporal, su

saldo crédito o débito debe cerrarse tal como se ilustra en el siguiente

ejemplo:

El Instituto de Comercio de Girardot obtuvo durante el mes de enero del

presente año excedentes por $8.400.000, Ingresos operacionales-

Enseñanza por $45.000.000, y gastos operacionales por $36.600.000.

Después de cerrar todas las cuentas temporales contra la cuenta Pérdidas y

Ganancias, esta presentará un saldo crédito por $8.400.000; el asiento

para cerrar esta última cuenta es el siguiente:

Con base en el asiento anterior, la utilidad obtenida por la institución

durante el mes de enero se distribuye entre los impuestos para el Estado y la

utilidad a disposición de la junta de socios.

Los cálculos que explican la anterior distribución se presentan a

continuación:

Impuesto de renta y complementarios $8.400.000 x 35%= $2.940.000

Utilidad del ejercicio $8.400.000 x 65%= $5.460.000

Total $8.400.000

Los cierres de las cuentas de Ingresos y Costos y gastos en forma de cuentas

T, se presentan a continuación:

47

Comerciales

Comerciales

Enero 31

Pérdidas y Ganancias Impuesto de renta y complementarios Utilidad del ejercicio

8.400.000 2.940.0005.460.000

Costos y gastos Ingresos Ganancias y perdidas

36.000.000 36.000.000 45.000.000 36.000.000 45.000.000 45.000.000

El cierre de la cuenta Ganancias y pérdidas y su distribución se representa a

continuación en las siguientes cuentas T:

48

Impuesto de renta

Y complementarios

Pérdidas y Ganancias 2.940.000

36.600.000 45.000.000

8.400.000 8.400.000 Utilidad del ejercicio

5.460.000

Imagen: http://www.valuacionglobal.com/wp-content/uploads/2011/10/negocios.jpg

UNIDAD IV. HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS

FINANCIEROS

Con el propósito de tener una información completa de los resultados

operacionales del ente económico y su situación financiera antes del

proceso de ajuste y cierre, al final del periodo contable, en el

departamento de contabilidad se prepara un formato conocido con el

nombre de hoja de trabajo.

La hoja de trabajo además de servir como herramienta adicional

utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de

ajuste y cierre, permite conocer en forma muy general la situación

financiera de la organización al finalizar el mes.

La hoja de trabajo está formada por múltiples columnas, cada una de

las cuales a su vez esta fraccionada en otras dos columnas, una para los

saldos y movimientos débitos y otra para los créditos.

La hoja de trabajo se ha constituido en una herramienta de apoyo para

contabilidad, la cual permite, antes de realizar los asientos de ajuste y

cierre en los libros, prepararlos en forma de borrador, evitando así

errores y pérdida de tiempo. Una vez diligencia la hoja de trabajo y

debidamente totalizadas todas sus columnas, con la respectiva

igualdad de los saldos débitos y créditos, en los libros de contabilidad

se puede iniciar el proceso de final de periodo: los asientos de ajuste y

cierre y la preparación de los estados financieros.

La hoja de trabajo contiene la siguiente información:

- Nombre de la cuenta. En esta columna se presentan en una

lista los nombres de todas las cuentas que constituyen los estados

financieros de la organización.

- Balance de pruebas antes de ajuste. En esta columna se

presentan los saldos débito y crédito de las cuentas anteriores. Las

sumas de estas dos columnas deben ser iguales.

- Ajustes. Es la columna destinada a preparar los asientos de ajuste

que la empresa debe realizar al final del periodo contable. En caso de

que con estos últimos surjan nuevas cuentas, estas deben abrirse y

colocarse en la columna Nombre de la cuenta. Al sumar los saldos

débito y crédito de estas columnas el resultado debe ser el mismo.

Comerciales

49

Elementos de

la hoja de

trabajo:

*Nombre de la

Cuenta.

* B a l a n c e d e

pruebas antes de

ajuste.

* Ajustes

* B a l a n c e d e

prueba ajustado.

* Resultados.

*Balance general.

¿?

- Balance de prueba ajustado. Como su nombre lo indica,

esta columna está reservada para colocar los saldos débito y crédito

de cada una de las cuentas de los estados financieros, pero

debidamente ajustados. Los saldos presentes en esta columna

corresponden al resultado de sumar o restar horizontalmente las dos

columnas anteriores: Balance de prueba antes de ajustes y ajustes. Al

igual que las anteriores, la suma de las columnas débito y crédito debe

ser la misma.

- Resultados. En esta columna deben de presentarse las cifras

correspondientes al estado de resultados. En la columna crédito

aparecerán los ingresos, tanto operacionales como no operacionales,

generados por la empresa durante el periodo, mientras que en la

columna debito, los gastos operacionales y los no operacionales. Al

sumar las columnas débito y crédito su saldo no coincide, ya que este

representa la utilidad o pérdida de la empresa en el periodo. Si la

suma de la columna crédito es mayor que la suma de la columna

débito es porque la empresa generó utilidades; en caso contrario,

incurrió en pérdidas. La diferencia de estas dos columnas debe

colocarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma la suma

de ambas columnas sea igual. Este resultado debe colocarse en el lado

opuesto de la columna siguiente que está reservada para las cuentas

del balance general.

- Balance general. En esta última columna deben presentarse los

saldos débito y crédito de cada una de las cuentas del balance

general. La suma de la columna débito debe igualar a la columna

crédito en forma automática. Es pertinente recordar que como el

balance de prueba, el valor de la depreciación

acumulada debe presentarse en el lado crédito de esta

columna. En caso de que no coincidan las sumas de los

lados débito y crédito de esta columna, debe revisarse

todo el proceso antes de iniciar los registros en los libros

de contabilidad.

Con el fin de ilustrar el diligenciamiento de la hoja

de trabajo y presentar todo el proceso contable de

final de periodo, a continuación se expone un caso

que servirá de resumen de lo que se ha tratado

hasta el momento.

Comerciales

50Imagen: http://1.bp.blogspot.com/_jPvwf09KZ6A/TQURSPXmWcI/AAAAAAAAAAM/S6C1SHfeWvQ/s1600/rack-select-2.gif

Ejemplo:

Turismo Internacional S.A. se dedica a la industria turística nacional e

internacional y ha venido operando desde hace cinco años. Su oficina principal

está ubicada en la ciudad de Armenia.

Los siguientes saldos fueron tomados de sus libros de contabilidad al 31 de

Diciembre de XX.

Comerciales

50

Comerciales

Comerciales

Comerciales

Turismo Intercontinental S.A.

Balance de prueba al 31 de diciembre de XX

Nombre de la cuenta Débito Crédito

Caja y Bancos $ 2.500.000

Clientes 4.200.000

Inversiones- papeles comerciales 12.000.000

Gastos pagados por anticipado-seguros 180.000

Equipo de oficina 27.000.000

Depreciación Acumulada 8.100.000

Flota y equipo de transporte 48.000.000

Depreciación acumulada 28.000.000

Proveedores nacionales 2.600.000

Ingreso recibidos por anticipado 3.200.000

Obligaciones financieras- Bancos nacionales 9..000.000

Capital suscrito y pagada 38.000.000

Reservas obligatorias 980.000

Utilidades acumuladas 3.200.000

Sumas iguales $ 93.880.000 93.880.000

Nota: las cuentas y Bancos se unieron en una sola para facilitar el registro de las transaciones

51

A continuación se enumeran, en forma resumida, los hechos económicos

ejecutados por la empresa durante el mes de enero de XX:

1. Servicios prestados durante el mes:

Al contado $6.800.000

A crédito 22.400.000

2. Gastos operacionales de administración y ventas, pagados de

contado:

Gastos de personal $14.500.000

Arrendamientos 1.200.000

Servicios 88.000

Mantenimiento y reparaciones 445.000

Diversos 22.000

3. Abono de clientes $21.200.000

4. Pago a proveedores $ 1.400.000

5. El Banco Comercial de Armenia envió una nota débito por

concepto de intereses deducidos por anticipado $540.000

6. Los datos para realizar los ajustes son los siguientes:

a) Las inversiones en papeles comerciales devengan un

interés anual simple del 30%, para cobrar trimestralmente.

b) El saldo de la cuenta Gastos pagados por anticipado

corresponde a un seguro contra incendio y tiene una

vigencia de tres meses.

c) La vida útil del equipo de oficina es de diez años, mientras

que la del equipo de transporte es de solo cinco años.

d) El saldo de la cuenta Ingresos recibidos por anticipado

cubre cuatro meses de servicios por prestar por parte de la

empresa.

e) Las obligaciones financieras incurren en un interés del

24% anual simple, trimestre anticipado.

f) El impuesto de renta y complementarios es del 35%.

52

Comerciales

Imagen: http://www.taxjusticeafrica.net/sites/default/files/Make-Money-online_0.jpg

53

Comerciales

1. Caja 6.800.000

Clientes 22.400.000


29.200.000

2. Gastos operacionales de personal- sueldos 14.500.000

Gastos operacionales- arrendamientos 1.200.000

Gastos operacionales- servicios 88.000

Gastos operacionales - mantenimiento y

reparaciones 445.000

Gastos operacionales- diversos 22.000

Bancos

16.255.000

3. Caja 21.200

Clientes

21.200.000

4. Proveedores nacionales 1.400.000

Bancos

1.400.000

5. Gastos pagados por anticipado- intereses 540.000

Bancos

540.000

Imagen:http://1.bp.blogspot.com/-fOh5OIY9L-Q/UbAgg7Hi4RI/AAAAAAAAMic/YMhLNhVynmY/s1600/diferencia-activos-pasivos-financieros.jpg

Para la solución del ejercicio se llevarán a cabo los siguientes pasos:

1. Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.

2. Traslado de los saldos iníciales y de las transacciones ordinarias a

cuentas T.

3. Presentación del balance de prueba preajustado.

4. Diligenciamiento de la hora de trabajo.

5. Registro en forma de diario de los asientos de ajuste y cierre y

traslado a cuentas T.

6. Preparación del estado de resultados para el mes de enero y del

balance general al 31 de enero de 1998.

Con el fin de lograr un adecuado entendimiento de la solución del

ejercicio, a continuación se desarrollará cada uno de los pasos

propuestos. Para los registros de las transacciones ordinarias se utilizarán

los mismos números del enunciado, mientras que para los asientos de

ajuste se emplearán las respectivas letras.

1: Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.

2. traslado de los saldos iniciales y de las transacciones ordinarias a

cuentas T.

54

Caja y bancos

comerciales

2.500.0001. 6.800.0003. 21.200.000

2. 16.255.000

4. 1.400.0005. 540.000

18.195.00030.500.000

12.305.000

4.200.0001. 22.400.000

3. 21.200.000

21.200.00026.600.000

5.400.000

12.000.000

12.000.000

Inversiones - Papeles

Clientes

por anticipado - Seguros

Gastos pagados

180.000

120.000

b). 60.000

27.000.000

27.000.000

Equipos de oficina

8.100.000

8.325.000


c). 225.000

Imagen: http:/...10036753-dinero-de-devaluacion-de-finanzas--el-dolar-simbolo-flecha-hacia-abajo--crisis--simbolizando-la-quie.jpg

55

Bancos nales

9.000.000

9.000.000

Obligaciones financieras - Capital suscrito y pagado

38.000.000

38.000.000

48.000.000

48.000.000

Flota y equipo de transporte

28.800.000

29.600.000


c). 800.000

Imagen: http://www.fundaconocer.org/fsc/images/stories/programas_tecnicos/aux_contable1.png

4. 1.400.000

1.200.000

Proveedores nacionales

3.200.000

2.400.000


d). 800.0002.600.000

5. 540.000

360.000

Gastos pagados por anticipado

- intereses

980.000

980.000

Reservas obligatorias

e). 180.000

3.200.000

Utilidades acumuladas

1. 29.200.000

30.000.000


3.200.000

d. 800.000

A. 30.000.000

56

2. 14.500.000

Gastos operacionales

de personal

B. 1.200.0002. 1.200.000

Gastos operacionales -

Arrendamientos

B. 14.500.000

2. 88.000

Gastos operacionales

- servicios

B. 445.0002. 445.000

Gastos opera. Mantenimiento

y reparación

B. 88.000

B. 22.0002. 22.000

Gastos operacionales -

Diversos

Imagen: http://contadoresalatorremena.com.mx/wp-content/desarrollo-de-estados-financieros.jpg

3. El Balance de prueba antes de ajustes para Turismo Intercontinental S.A., al 31 de

enero, es el siguiente:

Comerciales

50

Comerciales

Comerciales

Comerciales

Turismo Intercontinental S.A.Balance de prueba preajustado

31 de enero de 1998


Caja y Bancos

Clientes

Inversiones- papeles comerciales

Gastos pagados por anticipado- Seguros

Gastos pagados por anticipado- Intereses

Equipos de oficina






Obligaciones financieras - Bancos nacionales

Capital suscrito y pagado


Utilidades acumulables


Gastos operacionales de personal- sueldos

Gastos operacionales - Arrendamientos

Gastos operacionales - Servicios

Gastos opera. - Mantenimiento y reparaciones

Gastos operacionales - Diversos

Sumas iguales

$ 12.305.000

5.400.000

12.000.000

180.000

540.000

27.000.000

48.000.000

45.500.000

1.200.000

88.000

445.000

22.000

$ 121.680.000

$ 8.100.000

28.800.000

1.200.000

3.200.000

9.000.000

38.000.000

980.000

3.200.000

29.200.000

$121.680.000

57

4. Diligenciamiento de la hoja de trabajo

Comerciales

50

Comerciales

Comerciales

Comerciales

Turismo Intercontinental - Hoja de trabajo- Enero 31

(Cifras en miles de pesos colombianos)

Nombre de la cuenta Balance de prueba

preajustado

Ajustes Balance de prueba

ajustado

Resultados Balance General

Caja y Bancos

Clientes

Inversiones- Papeles comerciales

Gastos pagados por anticipado-

Seguros

Gastos pagados por anticipado-

Intereses

Equipo de oficina






Obligaciones financieras- Bcos.

Nales.





Gastos operacionales de personal

Gastos operacionales-

Arrendamientos

Gastos operacionales- Servicios

Gastos mantenimiento y

reparaciones

Gastos operacionales- Diversos

Ingresos por cobrar- Intereses

Ingresos no operacionales-

Financieros

Gastos operacionales - Seguros

Gasto depreciación- Equipo oficina

Gasto depreciación flota y equipo

transp.

Gastos no operacionales-

Financieros

Utilidad antes de impuestos

Impuesto de renta y

complementarios

Utilidad del ejercicio

Utilidades acumuladas, Enero 31

12.305

5.400

12.000

180

540

27.000

48.000

14.500

1.200

88

445

22

8.100

28.800

1.200

3.200

9.000

38.000

980

3.200

29.200

d)800

a)300

b)60

c)225

d)800

e)180

b)60

e)180

c)225

c)800

d)800

a)300

12.305

5.400

12.000

120

360

27.000

48.000

14.500

1.200

88

445

22

300

60

225

800

180

8.325

29.600

1.200

2.400

9.000

38.000

980

3.200

30.000

1.200

300

14.500

88

445

22

60

225

800

180

17.520

12.780

30.000

300

30.300

112.305

5.400

12.000

480

27.000

48.000

300

8.325

29.600

1.200

2.400

9.000

38.000

980

3.200

4.473

8.307

SUMAS IGUALES 121.680 121.680 2365 2365 123.005 123.005 30.300 30.300 105.485 105.485555

58

a) Registro y cálculo de los intereses ganados no cobrados en enero,

sobre las inversiones en papeles comerciales.

Cálculo de los intereses:

Intereses = $12.000.000x 30%x1/12= $300.000

b) Registro y cálculo del gasto por seguro incurrido en el mes de

enero. Registro:

Cálculo del seguro del mes de enero:

Seguro de enero= $180.000/3= $60.000

c) Registro y cálculo de las apreciaciones de enero.

Registro:

Cálculo de las depreciaciones del mes de enero:

Depreciación equipo de oficina= $27.000.000/120= $225.000

Depreciación equipo de transporte= $48.000.000/60= $800.000

59

Comerciales

Comerciales

Enero 31


Ingresos no operacionales- Financieros

300.000

300.000

Comerciales

Enero 31

Gastos operacionales- Seguros

Gastos pagados por anticipado- Seguros

60.000

60.000

Comerciales

Enero 31

Gastos operacionales- deprec. Equipo ofic. Depreciación acumulada.Gastos operac. – Deprec. Equipo de transp. Depreciación acumulada

225.000

800.000 225.000 800.000

d) Registro y cálculo de los ingresos recibidos por anticipado.

Registro:

Cálculo de los ingresos causados en el mes de enero:

Ingresos causados= $3.200.000/4= $800.000

e) Registro y cálculo de los intereses causados en enero.

Registro:

Cálculo de los intereses causados en enero:

Intereses de enero= $9.000.000x 24% x 1/12= $180.000

60

Comerciales

Comerciales

Enero 31



800.000

800.000

Comerciales

Enero 31

Gastos no operacionales- Financieros

Gastos pagados por antic. – Intereses

180.000

180.000

a) 300.000


B. 300.000a) 300.000

Ingresos no operac.

- Financieros

300.000

b) 60.000

Gastos operac. - servicios

B. 225.000c) 225.000

Gastos opera. Deprec. Equipo ofic

B. 60.000

Asientos de cierre.

A. Cierre de los ingresos del mes de enero:

B. Cierre de los gastos del mes de enero:

C. Cierre de la cuenta Pérdidas y Ganancias.

61

Comerciales

Enero 31

Ingresos operacionalesIngresos no operacionales- Financieros Ganancias y perdidas

30.000.000 300.000

30.300.000

Comerciales

Enero 31

Pérdidas y Ganancias Gastos operacionales de personal- Sueldos Gastos operacionales- Arrendamientos Gastos operacionales- Servicios Gastos operacionales- Mant.y reparaciones Gastos operacionales- Diversos Gastos operacionales- Seguros Gastos operac.- Deprec. Equipo de oficina Gastos operac.- Deprec. Flota y eq. De transp. Gastos no operacionales- Financieros

17.520.00014.500.000 1.200.000 88.000 445.000 22.000 60.000 225.000 800.000 180.000

c) 800.000

Gastos Operac. - Deprec. Flota

Y equipo de transporte

B. 180.000e) 180.000

Gastos no operacionales.

financieros

B. 800.000

Comerciales

Enero 31

Pérdidas y Ganancias Impuesto de renta y complementarios Utilidad del ejercicio

12.780.000 4.473.0008.307.000

62

Comerciales

B. 17.520.000

Pérdidas y Ganancias

C. 4.473.000

Impto. De renta y

complementarios

A. 30.300.000

C. 12.780.000 12.780.000

C. 8.307.000


Imagen: http://2.bp.blogspot.com/-a8fbBWA3yKM/UbAgGcwUF3I/AAAAAAAAMiU/hNQPFa-doE4/s1600/manejar-activos-financieros.jpg

63

6. Preparación del estado de resultados del mes de enero y del balance general

al 31 de enero de XX.



Gastos operacionales de administración y ventas:

Gastos de personal

Arrendamientos

Servicios

Mantenimientos y reparaciones

Seguros

Depreciación equipo de oficina

Depreciación flota y equipo de transporte

Diversos

Total gastos operacionales de administración y

ventas

Utilidad operacional

Ingresos no operacionales: Financieros

Gastos no operacionales: Financieros

Utilidad antes de impuestos (35%)

Impuesto de renta y complementarios


$14.500.000

1.200.000

88.000

445.000

60.000

225.000

800.000

22.000

$ 300.000

(180.000)

$30.000.000

17.340.000

$12.660.000

120.000

$12.780.000

4.473.000

$8.307.000


Estado de resultados para el mes de enero de XX

64

Activo Pasivo y patrimonio

Caja y bancos

Clientes

Ingresos por cobrar-

Intereses

Papeles comerciales

Gastos pagados por

anticipado

Equipo de oficina


Equipo de oficina (neto)

Flota y equipo de transp.


Flota y equipo (neto)

Total activo

$27.000.000

( 8.325.000)

$48.000.000

(29.600.000)

$12.305.000

5.100.000

300.000

12.000.000

480.000

$18.675.000

$18.400.000

$ 67.560.000

Proveedores nacionalesIngresos recibidos por ant.Impuesto de renta y compl.

Obligaciones financ. - Bancos. Nales

Total pasivo

PatrimonioCapital suscrito y pagado Reservas obligatorias Utilidades acumuladas Utilidades del ejercicio

Total patrimonio

Total pasivo y patrimonio

$ 38.000.000980.000

3.200.0008.307.000

$ 1.200.000 2.400.000 4.473.000

9.000.000

$ 17.073.000

50.487.000

$67.560.000


Estado de resultados para el mes de enero de XX

Imagen: http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS66X_q1omiqEfub42NZWK5ElFSHqe71orCEQb28Ihcd9LZIudD

65

Los asientos de ajuste tienen como objetivo reconocer algunos ingresos

y gastos que a la fecha de corte que no se hayan cobrado o pagado y,

por tanto, no tengan registro. También existen algunos ingresos

recibidos en periodos anteriores y gastos pagados por anticipado, las

cuales deben reconocerse como ingresos y gastos del periodo

corriente. Por intermedio de los asientos de ajuste de igual manera se

pueden corregir omisiones y errores cometidos a lo largo del periodo,

a fin de evitar enmendaduras y tachones que están prohibidos por ley.

Los asientos de cierre tienen como principal finalidad determinar en

libros la utilidad o pérdida del ejercicio, utilizando para ello una

mecánica contable que consiste en dejar las cuentas del estado de

resultados en cero. Esto hace que en el siguiente periodo únicamente

se tengan en cuenta las cuentas propias del periodo.

La hoja de trabajo se ha constituido, sin lugar a dudas, en una

importante herramienta contable que facilita el proceso de ajuste y

cierre de libros y permite presentar en forma resumida los resultados

operacionales y la situación financiera de la empresa al finalizar un

periodo contable.

Imagen:http://miprimernegocio.altavistabc.com/wp-content/uploads/2012/03/finanzas-empresariales.jpg

Imagen:http://software-erp-gestion-financiera.synerplus.es/imagenes/contabilidadanalitica/Administracion_Contabilidad_y_Finanzas_Programa_ERP_software_financiero.jpg 66

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS.

Asientos de ajuste: Registros contables realizados al finalizar un

periodo y que tienen como objetivo registrar hechos económicos

ejecutados pero no reconocidos, corregir errores y omisiones

Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al

finalizar un periodo contable, con el propósito de cerrar las cuentas de

resultados y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del

patrimonio.

Balance de prueba ajustado: Listado de los saldos débitos y

créditos de las cuentas de los estados financieros, que se prepara

después de los asientos de ajuste y antes de los de cierre.

Cuentas temporales: Partidas del estado de resultados que deben

de cerrarse al finalizar un periodo contable para determinar la utilidad

o pérdida operacional.

Cuentas permanentes: Partidas del enlace general que perduran

en los distintos periodos y no se deben cerrar.

Depreciación: Distribución del valor histórico ajustado de

propiedades, planta y equipo en los distintos periodos de vida útil.

Pérdidas y Ganancias: Cuenta temporal que tiene como finalidad

resumir los ingresos y gastos de un periodo contable.

Gastos acumulados: Gastos causados pero no reconocidos al

finalizar el periodo contable.

Gastos pagados por anticipado: Desembolsos realizados por la

empresa que tienen como finalidad pagar por anticipado ciertos

gastos operacionales.

Ingresos acumulados: Servicios prestados cuyo pago a la fecha

de corte no se ha recibido.

Ingresos recibidos por anticipado: Dinero recibido por la

empresa como anticipado de servicios por prestar en el futuro.

67

Temas de reflexión.

El estudiante debe formular sus comentarios acerca de los siguientes

enunciados:

1. Una empresa no realizó el mes pasado los asientos de ajuste; sin

embargo, los estados financieros no variaron en absoluto.

2. Las cuentas permanentes deben cerrarse al finalizar cada periodo

contable, con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ente económico.

3. A pesar de no realizar los asientos de cierre, el estado de resultados

no se afecta; solo las partidas del balance general sufren algunas

modificaciones.

4. El balance de prueba ajustado es un estado financiero y, por tanto,

debe formar parte de los informes presentados por la empresa al final del

periodo contable.

5. La hoja de trabajo debe registrarse en la cámara de comercio de la

localidad, ya que sustituye los libros de contabilidad.

6. Los efectos de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda se

pueden corregir mediante los asientos de cierre.

7. Los gastos pagados por anticipado no requieren ajuste mensual, ya

que su monto se puede considerar un gasto del periodo.

8. Los gastos causados durante un periodo deben reconocerse como

tales, solo en el periodo en que se realice el desembolso de efectivo.

TALLERESTALLERESTALLERES

68

Evaluación de lectura del capítulo.

1. Enumerar los pasos del ciclo contable, desde el momento en que se

registran los asientos ordinarios hasta que se preparan los estados

financieros.

2. ¿Qué finalidad persigue la asociación de los ingresos de un

periodo contable con sus respectivos costos y gastos?

3. Explicar brevemente la diferencia entre la contabilidad de causación

y la contabilidad de caja. En nuestro medio, ¿Cuál de los dos sistemas es el

aceptado por la legislación vigente?

4. En términos contables, ¿por qué se consideran importantes los

asientos de ajuste? Si para determinado mes se omiten, ¿Cuál sería su

efecto en los estados financieros básicos?

5. En caso de no reconocer un gasto causado pero no pagado, ¿Cómo

se afectarían el estado de resultados y el balance general?

6. ¿Cuál es el efecto producido en los estados financieros básicos al

registrar en libros un asiento de ajuste de gastos acumulados?

7. ¿Qué efectos tiene sobre el valor histórico ajustado y el valor en

libros un ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo?

8. ¿Cuál es la finalidad de los balances de prueba ajustado y sin

ajustar? ¿Cuál es más importante y por qué?


Imagen:https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQ6gMOGjbbE2vHj7VCOwOuTHcc1yTzfIMOLxe_FxSh_YbquaUsA

69

9. ¿Por qué razón se deben cerrar las cuentas temporales al finalizar

cada periodo contable? ¿Por qué no se cierran también las cuentas

permanentes?

10. Mediante un ejemplo numérico, explicar el proceso de cierre de las

cuentas temporales y determinar la utilidad o pérdida operacional. Incluir

en el ejemplo algunos ingresos y gastos.

11. Desde el punto de vista contable, ¿es importante el diligenciamiento

de la hoja de trabajo? ¿Cuáles son las columnas que la constituyen?

12. Explicar brevemente el diligenciamiento de la hoja de trabajo,

enfatizando el balance de las columnas del estado de resultados. ¿Por qué

se deben balancear todas las columnas débitos con los créditos?


Imagen:http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRcX62NUwyMHDNKmoqaKKIfTWIbF4eDrso2qz_VG-3NQab-Esp8

70

Con el fin de validar lo expuesto en el capítulo sobre los asientos de ajuste y

cierre, el estudiante debe visitar una empresa a la cual tenga acceso y

solicitar a la dirección del departamento de contabilidad que le ilustre sobre

la actividad que desarrolla este al final de cada mes. Pregunte acerca de la

necesidad e importancia de los asientos de ajuste, quien los prepara, de

donde toman la información para el cálculo de las cifras; observe, si es

posible, un comprobante de ajuste y uno de cierre. Consulte con el contador

que pasaría con los datos suministrados por contabilidad en caso de no

realizar los asientos de ajuste mensuales.

Tome un balance de prueba preajustado y compárelo con uno ajustado:

¿existen muchas diferencias?, ¿es absolutamente indispensable llevar a

cabo todo ese esfuerzo? Por último, consulte la opinión del funcionario

encargado de los asientos de cierre, si estos también son preparados por el

contador o los elabora un auxiliar de contabilidad. En fin, con el propósito

de asimilar lo visto en este capítulo, debe obtener la mayor información

posible en su visita.

Temas y actividades de consulta.Temas y actividades de consulta.Temas y actividades de consulta.

Imagen:http://www.negociosplan.com/wp-content/uploads/2011/06/finanzas.gif

70

1. Determinar el efecto que sobre cada una de las cuentas de activo,

pasivo o patrimonio tienen los siguientes asientos de ajuste.

Utilizar una A si se trata de un aumento, D si es una disminución, y N si

no hay efecto alguno.

Activo Pasivo Patrimonio

A D N

2. El 15 de julio del año pasado, el señor Alfonso Barragán, socio

de Barragán Hermanos, prestó a la empresa la suma de $4.500.000, a

tres meses y con un interés anual simple del 36% para pagar junto con el

principal.

Se pide: registrar en los libros de la empresa en forma de diario lo

siguiente:

a. El hecho económico del 15 de julio.

b. Los asientos de ajuste al 31 de julio, 31 de agosto y 30 de

septiembre.

c. El pago de la deuda y los intereses al 15 de octubre.

Gastos acumulados

Ingresos acumulados

Amortización de ingresos recibidos

Por anticipado

Amortización de gastos pagados

Por anticipado

71

Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.

Imagen:http://us.123rf.com/400wm/400/400/atm2003/atm20031206/atm2003120600014/14069132-un-collage-de-fotos-sobre-el-tema-de-finanzas--tono-azul.jpg

72

3. Pastusa de Arrendamientos S.A. tiene arrendado a Calisistemas

un local, por el cual la segunda paga mensualmente la suma de

$1.200.000. Al 31 de enero del presente año, Calisistemas no había

cubierto aun el valor correspondiente al arrendamiento del mes de

enero.

Se pide:

a.Registrar en forma de diario, en los libros de ambas

empresas, el ajuste al 31 de enero para reconocer el arriendo

del mes.

b.Registrar en los libros de ambas compañías, suponiendo

que Calisistemas desembolsa el 5 de febrero la suma de

$2.400.000, a fin de cubrir el arrendamiento correspondiente

a los meses de enero y febrero.

4. El 15 de marzo de XX, Financiera La Virginia S.A. prestó a

Comercial El Guajiro Ltda. La suma de $21.000.000 a seis meses con

un interés anual simple del 36%, trimestre anticipado.

Se pide: registrar en forma de diario, para ambas organizaciones, los

siguientes hechos económicos:

a. El préstamo otorgado el 15 de marzo.

b. Los ajustes al 31 de marzo, 30 de abril y 31 de mayo.

c. La nota débito enviada el 15 de junio a la empresa

comercial, por parte de la financiera por el interés del

próximo trimestre.

d. La cancelación de la deuda el 15 de septiembre.



73

.

5. Comercializadora Santa Fe S.C.A. adquirió el 15 de enero del

año pasado una camioneta de reparto bajo los siguientes términos:

· Cuota inicial $12.000.000

· Quince pagarés de $1.400.000 cada uno para recoger

mensualmente.

· Intereses del 3% mensual sobre saldos, por pagar junto con

los abonos de capital.

· La empresa vendedora exigió un seguro mientras duraba la

deuda. La prima alcanzo un monto de $300.000 y fue

cubierta por Comercializadora Santa Fe de contado. Esta

prima protege el vehículo por los quince meses de duración

de la deuda.

Se pide:

a. Registrar en forma de diario el hecho económico del 15 de

enero.

b. Registrar los asientos de ajuste requeridos al 31 de enero y

al 28 de febrero.

c. Registrar en forma de diario los abonos de capital al 15 de

febrero y al 15 de marzo.

Nota: Registrar las transacciones en forma ordenada

cronológicamente.



74

6. Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria

ServiBuga Ltda., y corresponden a las operaciones realizadas por el ente

económico durante el año xx.

Se pide: preparar los asientos de cierre respectivos y elaborar un estado de

resultados para el año.


Ingresos operacionales:

Actvidades inmobiliarias, empresariales y de cualquier Ingresos

no operacionales:

Financieros

Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo

$49.500.000

$1.250.000

2.435.000

Gastos operacionales de administración:

Gastos de personal

Arrendamientos

Servicios

Mantenimientos y reparaciones

Depreciaciones

Diversos

$16.500.000

1.220.000

95.200

840.000

1.360.000

35.750

Gastos operacionales de ventas:

Gastos de personal

Honorarios

Arrendamientos

Seguros

Gastos de viaje

$12.850.000

1.750.000

1.850.000

655.000

2.125.000

Gastos no operacionales:

Financieros

Pérdida en venta y retiro de bienes

$1.520.000

645.000

75

7. El siguiente es el balance de prueba preajustado de Óptica de

Servicios S.A. al 31 de diciembre de 1997.

Datos para ajuste al 31 de diciembre de XX:

· Los papeles comerciales devengan un interés mensual del 3%

simple. Al 31 de diciembre están pendientes por cobrar y

reconocer los del último trimestre del año.

· Al 31 de diciembre quedan pendientes por pagar los sueldos

de la última semana por u monto de $335.000



Caja

Bancos

Inversiones- Papeles comerciales

Clientes

Materiales, repuestos y accesorios

Terrenos

Obligaciones financieras- Bancos nacionales





Ingresos Por Servicios

Ingresos no operacionales- Arrendamientos

Gastos de personal

Gastos honorarios

Gastos seguros

Gastos servicios

Gastos diversos

Ingresos no operacionales- Financieros

Sumas iguales

$ 200.000

1.800.000

10.000.000

2.500.000

3.000.000

25.000.000

17.500.000

5.000.000

5.250.000

3.000.000

500.000

$ 73.750.000

$5.000.000

2.000.000

18.000.000

4.500.000

7.000.000

30.000.000

6.500.000

750.000

$73.750.000

ÓPTICA DE SERVICIOS S.A.

Balance de prueba preajustado

Diciembre 31 de 1997

76

· Al 31 de diciembre se hizo un conteo físico de materiales, repuestos y accesorios,

este arrojó existencias por valor de $1.000.000

· De los $5.250.000 de gastos seguros debe diferirse para el próximo año la

quinta parte.

· De los ingresos no operacionales- arrendamientos, $500.000 corresponden a la

próxima vigencia.

Se pide:

a. Diligenciar la hoja de trabajo.

b. Registrar en forma de diario los asientos de ajuste y cierre y pasar a cuentas T.

c. Preparar el estado de resultados para el año y el balance general al 31 de

diciembre de XX.

9. La siguiente información fue suministrada por el contador de Viajes Curramba Ltda. Y

corresponde al segundo semestre de XX. Con base en estos datos, se debe completar el ciclo

contable del semestre y prepara el estado de resultados y el balance general.


VIAJES CURRAMBA LTDA.

Balance de prueba preajustado al 31 dic. xx.

Cifras en miles de pesos.


Caja $20.350

Bancos 95.000

clientes 22.860

Materiales, repuestos y accesorios 11.700

Gastos pagados por anticipado 14.400

cuentas por cobrar a directores 150.000

inversiones en bonos 600.000

gastos arrendamientos 18.000

gastos de personal 42.000

gastos servicios 7.800

proveedores nacionales

$31260

impuestos de turismo por pagar

9.000

ingresos operacionales

144.000

ingresos no operacionales- financieros

6.000

ingresos recibidos por anticipado

24.000

aportes sociales

750.000

utilidades acumuladas

17.850

sumas iguales $982.110 $982.110

77

Información para los asientos de ajuste:

· El 31 de diciembre se realizó un inventario físico de materiales,

repuestos y accesorios. Este conteo arrojó existencias por valor de

$750.000.000.

· Los gastos pagados por anticipado representan el saldo de una

póliza de seguros contra incendio, tomada el 1 de julio de xx, con

una vigencia de dos años. El valor pagado inicialmente por la

primera fue de $28.800.000.

· Las cuentas por cobrar a directores están representadas por un

pagaré fechado el 1 de octubre de xx, con un interés simple del

36% anual pagadero a la fecha de vencimiento. El pagaré tiene

plazo de un año.

· A la fecha no se han reconocido los intereses del último trimestre

sobres las inversiones en bonos. La tasa de interés es del 10%

trimestral simple.

· Las prestaciones sociales causadas para el semestre, no

reconocidas a la fecha, ascienden a $10.500.000.

· El saldo de ingresos recibidos por anticipado corresponden a un

anticipo por concepto de arrendamiento de un piso que la

empresa subarrendó el 1 de noviembre de xx y por cual recibió

$24.000.000. el anticipo tiene vigencia por cuatro meses.


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