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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
ESCUELA DE RELACIONES INTERNACIONALES
GESTION, MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS
CICLO II/2008
21 Y 22 DE AGOSTO DE 2008
Fase Para qué Quién Con qué Qué
Identificación
¿qué pasa? ¿A quién? ¿por qué? ¿cómo vamos a solucionarlo?
Personas beneficiarias, líderes comunitarios; cooperantes; expertos, contrapartes...
Análisis de vulnerabilidad capacidad, análisis de la participación, DAFO, árbol de problemas, árbol de objetivos, análisis de alternativas....
Ficha de identificación
Formulación
¿qué queremos conseguir? ¿Cómo? ¿qué vamos a hacer para conseguirlo
Personas beneficiarias, líderes comunitarios; cooperantes; expertos, contrapartes...
Matriz de planificación del proyecto, cronogramas, presupuestos, fichas de actividad, diagramas....
Documento de proyecto
Ejecución
¿qué estamos haciendo? ¿cómo, cuándo y con cuánto?
Personas beneficiarias, cooperantes; expertos, contrapartes...
Matriz de planificación del proyecto, cronograma, presupuesto, fichas de actividad, fichas de seguimiento.
Informes de seguimiento
Evaluación
¿qué hemos hecho? ¿Hemos alcanzado el objetivo? ¿qué efecto ha tenido el proyecto respecto a problema? ¿Cómo? ¿cuánto ha costado? ¿Lo previsto? ¿qué ha ocurrido con las personas beneficiarias?
Personas beneficiarias, cooperantes; expertos, auditores, contrapartes...
Informes de seguimiento, matrices y herramientas iniciales, herramientas de evaluación
Informe final, informe de evaluación.
Planteamientos básicos sobre la ejecución de
proyectos
EjecuciónLos recursos se utilizan para lograr el objetivo específico y el objetivo
general para que los grupos meta reciban los beneficios previstos.
• Plan de Ejecución: Es la herramienta que sirve de guía para la acción a todos los participantes en el proyecto.
• Dirección del proyecto (unipersonal, colegiada, etc.).• Asignación de funciones
– Qué hay que realizar.– Por que hay que realizarlo.– Cuándo deberá estar terminado.– A cuánto ascenderá su coste.– Qué nivel de satisfacción producirá.– Cómo realizar la tarea.– Dónde realizarla.– Quién será el responsable.
• Calendario: Actividades, tareas y comienzo y fin de las mismas.• Plan de tesorería: Previsión de plazos fijos y flexibles de gasto para dedicar los recursos
necesarios a cada actividad.• Marco Jurídico:
– Documentación de la personalidad jurídica mediante la que se actúa.– Normas que regulan la relación con es estado y con las agencias financiadoras.
Ejecución
Es el momento decisivo del proyecto en su intervención transformadora de la realidad.
“Constituye su aplicación práctica y supone el contraste entre la actuación prevista y la capacidad real de obtener las modificaciones deseadas.”
La ejecución requiere por tanto … (Gómez y Sainz, Pág.. 65)
Factores claves para el éxito de la ejecución de proyectos :
• Emplear el enfoque “acción-reflexión-acción”.
• Mantener una concepción participativa y no meramente ejecutora del proyecto.
• Procurar la máxima coordinación en la realización de las actividades.
• Dar prioridad a las formas organizativas que faciliten la comunicación interna como externa.
Preparación de la ejecución
1. El estudio de la documentación (descripción de proyecto, contratos con participantes)
2. Selección del equipo3. Concreción de objetivos4. Planificación de actividades5. Descomposición en paquetes de trabajo
y nombramiento de responsables6. Descomposición del presupuesto
PROYECTO
•Jefe de Proyecto•Equipo•Recursos
ORGANIZACIÓN, NIVEL LOCAL
ORGANIZACIÓN, NIVEL SEDE
GOBIERNO, NIVEL LOCAL
GOBIERNO, NIVEL NACIONAL
BENEFICIARIOS
DONANTES, NIVEL NACIONAL
ENTORNO LOCAL DEL PROYECTO:
•Proveedores•ONG`s
RELACION PRIVILEGIADA
RELACION PUNTUAL
Relaciones del
proyecto
Dirección del proyecto
• Una configuración adecuada del órgano de dirección del proyecto, resulta un aspecto clave, ya que éste deberá impulsar las actividades, ser el eje de interlocución externa y el soporte de coordinación global de la acción.
• En función de las características del proyecto y, a veces, de otras consideraciones político-institucionales, se deberá optar por una forma UNIPERSONAL O COLEGIADA de dirección.
JEFE DE PROYECTO
RELACIONES:
resto de la organización
administración local
donantes
proveedores
otros
PREPARACION Y PROGRAMACION
IMPULSION Y TOMA DE DECISIONES (incluye medidas correctoras y propuesta de modificaciones)
GESTION DEL EQUIPO
POLIVALENTE
CONTROL DE RESULTADOS (seguimiento)
RESOLUCION DE INCIDENCIAS
CONCRECION DE OBJETIVOS
Dirección del proyecto: Funciones del jefe de proyecto
Otras … Pág.. 70
Plan global de trabajo, plan operativo, plan de ejecución o
plan de proyecto “Herramienta que sirve de guía para las
actividades concretas que se emprenderán por parte de todos los participantes en la ejecución del proyecto”.
Está herramienta, busca asegurar la correcta ejecución que permite el logro del objetivo especifico, sin dejar de tener en cuenta las condiciones del entorno del proyecto y las modificaciones que ha podido experimentar desde que se concluyó la etapa de diseño.
Su razón de ser tiene un doble carácter:
1. Concretar, con el grado de detalle, las actividades a realizar.
2. Adaptar, el contenido de la intervención, a los cambios que se producen en el escenario de la intervención.
Plan global de trabajo, plan operativo, plan de ejecución o
plan de proyecto
Plan global de trabajo, plan operativo, plan de ejecución o plan de
proyecto • Estos instrumentos, estructuran tareas y actividades de una
manera tal que permiten identificar aspectos cruciales en la gestión del proyecto.
• Con su formulación, es posible establecer con mayor precisión “cómo” se ejecutará el proyecto.
• Y conocer con detalle “cuándo” ocurrirán las acciones que están previstas.
• A pesar de su carácter eminentemente práctico, un plan de trabajo existe no “para sí” sino en función de los objetivos del proyecto.
• Los planes se relacionan con una línea de tiempo (cronograma).
Se definen por ello, como “la ejecución paso a paso en función del tiempo, a través de acciones de uno o más individuos”.
Son herramientas fundamentales para implementar, ejecutar y monitorear el proyecto:– Son parte de la gestión de un ciclo de proyectos– Permiten la identificación de:
• las tareas que están siendo bien ejecutadas• las tareas con problemas de ejecución (retrasos)
– Permiten tomar medidas correctivas en forma inmediata– Permiten la planificación de recursos (humanos,
financieros, físicos)
Plan global de trabajo, plan operativo, plan de ejecución o
plan de proyecto
• Es importante tener claro las operaciones concretas que cada equipo debe realizar, el momento de hacerlo y las vinculaciones entre las mismas (caso Plan Integral).
• Es necesario tener claro las instancias organizativas y la articulación entre el equipo.
• Es necesario y es importante establecer reuniones de coordinación periódica. (Caso AECI)
Algunas consideraciones:
• Es importante también la elaboración por escrito de pautas, guías, directrices y reglas para la coordinación y ejecución de acciones.
• E incluso es importante establecer canales claros entre las responsabilidades de los diversos actores que participan en la ejecución del proyecto: comunidad, instancias gubernamentales, ONG, etc.
• Organización– ¿Quién va hacer qué?– ¿Con quiénes?
• Programación– ¿Que se va a hacer?
– ¿Cuánto?– ¿Cuándo?
– ¿Con qué?
Matriz de responsabilidades
PROYECTO SANEOAMBIENTAL "X"
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Modificación objetivos proyecto 2,4 2,4 1 3 2,4Orden de inicio 1 3 3 3 2Nombramiento Jefe de Proyecto 1 3 3 3Planificación en detalle 1 2 3Programa de agua y saneamiento 5Capacitación 5Cesión locales 5Trabajo comunitario 5 5Informe mensual de avance 5 5
etc...
BENEFICIARIOSONG LIDER CONTRAPARTE DONANTE MUNICIPIO
ENTIDADES
FUNCIONES
VERSION FECHA
1: DECISION2: CONSULTA3: INFORMACION4: INICIATIVA5: EJECUCION
Matriz externa de responsabilidades
IMPORTANTE: se debe recordar a TODAS las partes implicadas que el éxito del proyecto depende también del cumplimiento de su parte en las obligaciones contractuales.
También se debe enfatizar el cumplimiento de lo hitos claves del proyecto
PROYECTO SANEOAMBIENTAL "X"
MATRIZ INTERNA DE RESPONSABILIDADES
Modificación objetivos proyecto 1 4Orden de inicio 3 1Nombramiento Jefe de Proyecto 3 1Planificación en detalle 3 1Planificación detallada 1 4Sub-contratación recursos 1 3,5Informe mensual de avance 3 3,5 5
etc...
DIRECTOR GENERALDIRECTOR
PROYECTOSJdP
RESPONSABLES DE SUB-
PROYECTOS
ORGANOS/PERSONAS
FUNCIONES
VERSION FECHA
1: DECISION2: CONSULTA3: INFORMACION4: INICIATIVA5: EJECUCION
Matriz interna de responsabilidades
RECURSOS UTILIZADOS EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
• Es importante planificar la ejecución de los recursos (materiales, financieros y humanos) - tiempo y espacio-.
• Es necesario contar con reglas claras para el uso y manejo de los recursos.
• Es fundamental el registro y uso de instrumentos, manuales, etc. (informes, facturas, recibos, plan de gastos, requisitos y criterios) y consideraciones a las regulaciones existentes (LACAP).
ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 51. Construcción de letrinas
2. Rehabilitación de pozos para el abastecimiento de agua
3. Control bacteriológico
4. Capacitación comunitaria
5. Gestión institucional
6. Elaboración de estudios y diagnósticos
MES 6
PERSONAL / MATERIALES/ ,,,
PERSONAL / MATERIALES/ ,,,
PERSONAL / MATERIALES/ ,,,
PERSONAL / MATERIALES/ ,,,
PERSONAL /
MATERIALES/ ,,,
PERSONAL /
MATERIALES/ ,,,
PERSONAL /
MATERIALES/ ,,,
PERSONAL / MATERIALES/ ,,,
Planificación general de recursos del proyecto
En la planificación de detalle se desarrollará el tipo y cantidad de recursos por actividad
L M X J V S D L M X J V S DRECURSO
Recurso 1 1 1 1 1 2 3 ................Recurso 2 1 1 1 1 3 3 ..................Recurso 3 4 4 4 ...................Recurso 4 2 2 ...................Recurso 5 1 1 1 1...........
SEMANA 1 SEMANA 2
MES:
Planificación de detalle de recursos
ACTIVIDADES
RECURSO Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6
RECURSO 1 2-A 2-A 1-C 1-CRECURSO 2 1-A 2-BRECURSO 3 1-B / 2-CRECURSO 4 1-A 2-DRECURSO 5 1-D,,,,,,,
La planificación de recursos del proyecto dentro de la planificación general de la organización
Recursos específicos del proyecto
Recursos compartidos con otros proyectos
Recursos generales de la organización
ACTIVIDADES:2-A ES LA PRIMERA ACTIVIDAD DEL
PROYECTO 2
En su caso pueden ser necesarios procedimientos de simulación
Siempre será necesaria una actualización constante de estos planes
INTERVIENEN el Jefe de Proyecto y también los responsables de áreas funcionales para recursos generales o multiproyecto
PROYECTOS ACTIVIDADES
1 1-A 1-B 1-C 1-D
2 2-A 2-B 2-C 2-D
TIPOS DE RECURSOS
Plan de financiación y tesorería Distinguir entre gastos e ingresos por un lado y cobros y
pagos por otro Un proyecto puede ser viable económicamente
(equilibrio entre ingresos y gastos) pero no financieramente (desequilibrio entre cobros y pagos)
La transformación de los gastos e ingresos en flujos financieros (cobros y pagos) se realiza con base en:previsión de cobros (aportaciones de partícipes u
otros ingresos)plazos de pago a proveedores, subcontratistas... implica conocimiento del mercado
El coste de financiación debe formar parte del presupuesto (Caso 25% contraparte y préstamos a banco: Caso UCRES- becas-)
Plan de financiación y tesorería Traduce en términos de salidas y entradas de fondos,
las previsiones de gastos e ingresos.
Debe cubrir un período significativo (al menos 3 meses), con mayor precisión (semanal o diaria) para el primer mes.
Actualización permanente
Puede ser estratégico si los fondos propios para cubrir retrasos en los cobros son escasos, o si el desfase entre cobros y pagos es muy acusado
Instrumento clave: PRESUPUESTO
“Es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros, respecto a las operaciones y recursos que forman parte de un proyecto, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la administración” (UPV, 1999).
Objetivos del
presupuesto
PLANIFICACION
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
Una forma de integrar las entradas (financiación) y las salidas (costes de actividades) es un presupuesto de doble entrada.
FINANCIACION
COSTES $
Son los gastos correspondientes a las actividades.
ESTRUCTURA:
Directos: Gastos relacionados con la ejecución
del proyecto en la localidad beneficiaria.
Indirectos: gastos relacionados con la gestión
del proyecto en o desde el país donante.
COSTES
Son las fuentes de los recursos económicos.
ESTRUCTURA:
Contribución local: aportaciones de las entidades del país receptor.
Financiador 1
Financiador 2
Contaparte (ONG país receptor)
Beneficiarios …
Contribución externa: aportaciones de entidades del país donante.
Financiador 1
Financiador 2
ONG país donante
FINANCIACION
FINANCIACION
COSTES
EXTERNA LOCAL
DIRECTOS
INDIRECTOS
PRESUPUESTO DE DOBLE ENTRADA
Marco Jurídico
Regula en ámbito en el que se va a llevar a
efecto la intervención, es uno de los factores
condicionantes del proyecto.
Tanto la dirección como las unidades operativas
deberán tenerlo presente a la hora de organizar
correctamente su trabajo.
Marco JurídicoPara ello se debe revisar:
Documentación de la personalidad jurídica mediante la que se actúa, convenio entre las organizaciones contrapartes (del Norte y Sur), convenios-contratos con otras entidades públicas y privadas, obligaciones impuestas por las agencias de financiación, etc.
Normas que regulan la relación con el Estado y con las agencias
financiadoras, normativa civil y mercantil respecto a contratos de compraventa, suministros y arrendamientos de servicios, normativa laboral y social respecto a personal del proyecto, disposiciones sobre importaciones de materiales y exportación de productos, disposiciones sobre las transferencias internacionales de fondos y legislación fiscal aplicable.
Referente al proyecto
Referente a actividades derivadas del proyecto
UTILIDAD DEL MARCO LOGICO EN LA EJECUCIÒN DEL
PROYECTOFin
Propósito
Compo-nentes
Activi-dades
El Marco Lógico y la Ejecución
Además del diseño y la formulación, el Marco Lógico puede ser utilizado como medio para comparar lo planeado con lo obtenido.
Planeado
Actual
VS.
Esta información puede ser utilizada, también, para:
Guiar y mejorar la ejecución de proyectos (Monitoreo de la implementación).
Medir el grado de éxito del proyecto cuando se termine la ejecución (Evaluación)
Mejorar los diseños de futuros proyectos.
Ejecución y Marco Lógico :La organización de
proyectos• El Marco Lógico del proyecto define...
– Sus principales resultados de manera específica (productos/outputs, propósito, fin).
– La forma en que se organizarán los recursos para alcanzar esos resultados (actividades).
– Los conceptos y herramientas que serán utilizados para poder verificar el grado de avance y logro de resultados (indicadores y medios de verificación).
– Los características del entorno que, al variar, pueden dificultar o evitar que el proyecto alcance los objetivos planeados (supuestos).
Medios de Verif. SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Productos
Actividad
Resumen Narr.
Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
REFERENCIABASICA PARAPROGRAMACION
MARCO LOGICO Y MARCO LOGICO Y EJECUCIONEJECUCION
Preparación de la ejecuciónPreparación de la ejecución
El Marco Lógico y las actividadesEl Marco Lógico y las actividades Medios de Verif SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Productos
Actividades
Resumen Narr.
Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
PROGRAMACION
¡En el avance que va
teniendo el proyecto,
es necesario
plantearse ….!!!
Valoración de la ejecución
¿Se alcanzaran los objetivos?¿Continua siendo valido los supuestos en los que
se basa el diseño y el modelo de intervención?¿Cuál es el resultado global de la ejecución?¿Cómo se están utilizando los recursos?¿Cuáles son los avances en cuanto a servicios
para los beneficiarios? ¿cuál es su calidad?.¿Cuales son las previsiones en cuanto al
desarrollo del proyecto?
¿DEBEMOS INTRODUCIR MODIFICACIONES?
Los nueve grandes problemas de la ejecución de proyectosPROBLEMA NATURALEZA DEL PROBLEMA SOLUCIONES
Restricciones, políticas, económicas y
medioambientalesEl entorno político puede dificultar la eficacia del proyecto
1. Diseñar de acuerdo a las limitaciones.2. Intentar modificar las limitaciones.3. Abandonar el proyecto
Realidad institucionalLos proyectos que se concentran en incrementar la productividad pueden hacerlo con costes en desarrollo institucional, amenazando la sostenibilidad de los beneficios
1. Potenciar la mejora de gestión.2. Evaluar el efecto sobre las capacidades institucionales.3. Diseñar proyectos que incorporen la comprensión de panorama institucional
Restricciones de personal
Se suele requerir personal especializado cuando se sabe que no esta disponible
1. Incluir capacitación.2. Simplificar actividades.3. No iniciar el proyecto4. Utilizar expertos extranjeros.
Deficiencias en la asistencia técnica
Por baja calidad y utilización inapropiada1. Mejorar vínculos entre necesidades y asistencia técnica2. Adoptar nuevos procedimientos
Descentralización y participación
Falta de compromiso político, resistencias burocráticas y adecuación de los medios
1. Alentar al gobierno.2. Mezclar supervisión central y local.3. Incluir personal local.4. Fortalecer la instituciones locales5. Movilizar recursos locales
CronogramaRetrasos entre la identificación y la ejecución del proyecto.Duración de las fases inapropiadas
1. Premiar la buena puesta en practica mas que la generación de nuevos proyectos.
2. Asegurar una planificación adecuada
Sistemas de información
Deficientes sistemas de información, falta de elaboración de los datos
1. Construir sistemas simples y concretos.2. Implicar a los usuarios3. Utilizar los datos que se vayan a utilizar
Diferentes agendas Diferentes objetivos de los grupos implicados en el proyecto 1. Llevar el problema a una discusión abierta
Beneficios sosteniblesLos beneficios suelen no ser sostenibles por problemas financieros, políticos, económicos o institucionales
1. Desarrollar una estrategia de financiación en el diseño del proyecto.2. Incluir costes para el usuario
Gow y Mors, 1988