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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO ACADEMICO DE TITULACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÁREA MODELAMIENTO DE PROCESOS
TEMA MODELAMIENTO DE PROCESOS DE FLUJO DE
TRABAJO DEL DEPARTAMENTO DE CATASTRO PARA LA AUTOMATIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO CARBO
(GADMCPC).
AUTOR DE LA O REYES JUAN CARLOS
DIRECTOR DEL TRABAJO ING. CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.
2018
GUAYAQUIL – ECUADOR
ii
DECLARATORIA DE AUTORÍA
“La responsabilidad de este trabajo de titulación, me corresponde
exclusivamente, y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería
Industrial de la Universidad de Guayaquil”.
De la o Reyes Juan Carlos
C.C. 0920989480
iii
DEDICATORIA
Este proyecto de titulación se lo dedico principalmente a DIOS que es mi
guía y la luz que ilumina mi camino, el motor de mis fuerzas para enfrentar las
adversidades y no darme por vencido en la vida diaria.
A mis padres, por el apoyo incondicional que me brindan día tras día, sus
innumerables consejos los cuales me motivan a seguir esforzándome y dar lo
mejor de mí en todo lo que me propongo, gracias al amor que me brindan, la
comprensión y la ayuda en los momentos difíciles, por todos esos días
agotadores de trabajos duros para darme los recursos necesarios en mis
estudios.
A mi hermana que me motivaba a seguir en el estudio acompañándome
en todo momento para lograr mis objetivos.
iv
AGRADECIMIENTOS
Principalmente agradezco a Dios por todas esas bendiciones que ha
derramado en mi vida y brindarme salud, fuerza y perseverancia y permitir
lograr mis objetivos propuestos venciendo los obstáculos que se presentaron
en el camino.
A la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL por brindarme la oportunidad de
estudiar en sus instalaciones y expandir mis conocimientos y quiero dejar
constancia de mis más sinceros agradecimientos.
A mis compañeros de clases que compartimos conocimientos y
experiencias las cuales fueron fundamental para llevar a cabo el cumplimiento
de nuestros objetivos.
A los docentes que impartieron sus conocimientos, consejos y
experiencias los cuales fueron una guía para el logro de mis objetivos.
v
ÍNDICE GENERAL
Nº Descripción Pág.
PROLOGO 1
INTRODUCCIÓN 2
CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
Nº Descripción Pág.
1.1 Manuales 16
71.1.1 Importancia 16
1.1.2 Manual de Procedimientos 17
1.1.3 Contenido del Manual de Procedimientos 17
1.1.4 Ventajas de los Manuales 17
1.2 ¿Qué es un Proceso? 17
1.2.1 ¿Qué es un Proceso de Negocio? 18
1.2.2 Modelado de Procesos 19
1.2.2.1 Visio 20
1.3 ¿Qué es Automatización de Proceso? 20
1.4 Técnicas de Mejora Continua de Procesos 20
1.4.1 Modificar el Propósito del Trabajo 21
1.5 Procedimiento 22
1.6 Cliente 22
1.7 Diagramas de Flujo 22
1.7.1 Datos de los Diagramas de Flujo 23
1.8 Introducción al concepto de Flujo de Trabajo
(Workflow)
23
1.9 Ventajas del Flujo de Trabajo 25
1.10 Ventajas de Flujo de Trabajo 26
1.11 Desventajas de Flujo de Trabajo. 26
vi
Nº Descripción Pág.
1.12 Catastro 26
1.12.1 ¿Para qué Sirve? 27
1.12.2 Actividades del Departamento de Catastro 27
1.12.3 Definición del Departamento de Avalúo y Catastros 27
1.12.4 Adquisición de Bienes Inmuebles 28
1.12.5 Componentes de Compra o Venta de Terreno Urbano 29
1.12.6 Tasas 30
1.12.7 Entrevista 31
1.13 Que es Gestión Documental 31
1.14 ¿Qué Es Alfresco? 31
1.14.1 Ventajas De La Plataforma De Gestión Documental
Alfresco
32
1.14.2 Desventajas De La Plataforma De Gestión Documental
Alfresco
32
1.15 Bases de Datos 32
1.15.1 MY SQL 32
1.16 ¿Qué es el JDK? 33
1.17 Adobe Flash Player 33
1.18 ¿Qué es Open Office? 33
1.19 ¿Qué es SWF Tools? 34
CAPITULO II
METODOLOGÍA
Nº Descripción Pág.
2.1 Diseño de la Investigación para un Proyecto Factible 36
2.2 Población de Estudio 36
2.3 Como se Hará la Investigación 37
2.4 Tipo de Investigación 37
2.4.1 Exploratoria 37
2.4.2 Descriptivo 37
2.5 Método de Investigación 37
2.6 Fuentes y Técnicas de Investigación 38
vii
Nº Descripción Pág.
2.6.1 Fuentes 38
2.6.2 Técnicas 38
2.6.2.1 Observación 38
2.6.2.2 Entrevistas 38
2.7 Tratamiento y Análisis de la Investigación 38
2.7.1 Procedimientos de la investigación 39
2.7.2 Métodos de Observación: 39
2.7.3 Métodos de la Entrevista: 39
2.8 Entrevista Realizada al Jefe del Departamento de
Catastro
40
2.9 Entrevista Realizada al Asistente del Departamento de
Catastro
42
2.10 Entrevista Realizada al Inspector Urbano del
Departamento de Catastro
43
2.10.1 Las Técnicas de Análisis 44
2.11 Cronograma Investigativo 45
2.11.1.1 Análisis de la Entrevista 47
CAPITULO III
PROPUESTA
Nº Descripción Pág.
3.1 Tema 48
3.2 Introducción a la Propuesta 48
3.2.1 Objetivos: 49
3.3 Elaboración del Proyecto 49
3.3.1 Funciones del Sistema 50
3.3.2 Requerimientos del Sistema 50
3.3.2.1 Software 50
3.3.2.2 Hardware 50
3.3.3 Impacto Operacional 51
3.3.4 Impacto Económico 51
viii
Nº Descripción Pág.
3.4 Análisis de la Entrevista 51
3.5 Documentos que Emite el Departamento de Catastro 52
3.6 Áreas que Intervienen en el Proceso 52
3.7 Casos de Uso del Departamento de Catastro 55
3.8 Diagrama De Flujos De Procesos 57
3.8.1 Proceso Para La Compra De Carpeta, Tasa Y Especie 57
3.8.1.1 Diagrama de flujo del proceso anterior para completar
los requisitos del trámite correspondiente
58
3.8.1.2 Diagrama de flujo optimizado del para completar los
requisitos del trámite correspondiente
59
3.8.2 Proceso Para La Inspección Del Terreno 60
3.8.2.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para la inspección
del terreno
61
3.8.2.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para la
inspección del terreno
62
3.8.3 Proceso Para El Trámite Correspondiente Dentro Del
Departamento De Planificación
63
3.8.3.1 Caso de Uso del Departamento de Planificación 64
3.8.3.2 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro del
departamento de planificación
65
3.8.3.3 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro del
departamento de planificación
66
3.8.4 Proceso Para Emisión De Liquidación Del Terreno
Dentro Del Departamento De Catastro
67
3.8.4.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para emisión de
liquidación
68
3.8.4.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para emisión
de liquidación
69
3.8.5 Proceso Para Cancelar El Valor Del Terreno 70
3.8.5.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para cancelar el
valor del terreno
71
3.8.5.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para cancelar
el valor del terreno
72
3.8.6 Proceso Para Informe Del Director Financiero 73
ix
Nº Descripción Pág.
3.8.6.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para informe de
director financiero
74
3.8.6.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para informe
del director financiero
75
3.8.7 Proceso Dentro De Sala De Concejales 76
3.8.7.1 Caso de Uso de Sala de Concejales 77
3.8.7.2 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro de sala de
concejales
78
3.8.7.3 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de sala
de concejales
79
3.8.8 Proceso Dentro De Asesoría Jurídica 80
3.8.8.1 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro de
asesoría jurídica
81
3.8.8.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de
asesoría jurídica
82
3.8.9 Proceso Dentro De Secretaria General 83
3.8.9.1 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro de
secretaria general
84
3.8.9.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de
secretaria general
85
3.8.10 Proceso De Elaboración De Minuta 86
3.8.10.1 Diagrama de flujo anterior del proceso de elaboración de
minuta
87
3.8.10.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso de elaboración
de minuta
88
3.8.11 Proceso Dentro De La Notaria 89
3.8.12 Proceso Dentro Del Registro De La Propiedad 91
3.8.13 Proceso Final Dentro Del Departamento De Catastro 93
3.8.13.1 Diagrama de flujo anterior del proceso final dentro del
departamento de catastro
94
3.8.13.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso final dentro del
departamento de catastro
95
3.9 Configuración del Sistema de Gestión Documental 96
3.9.1 Ingreso Principal al Sistema 96
x
Nº Descripción Pág.
3.9.2 Configurar perfil de usuario Administrador 97
3.9.3 Crear Usuarios del Sistema 98
3.9.4 Agregar Imagen de la Institución al Sistema 99
3.9.5 Crear Carpeta que Almacenara la Documentación 101
3.9.6 Carga de Documentos del Ciudadano 105
3.9.7 Asignación de Permisos a las Carpetas Creadas 107
3.9.8 Asignación de Tareas y Flujo de Trabajo 109
3.9.9 Recepción de la Tarea Asignada 112
3.9.10 Confirmación de tarea realizada 114
3.10 Conclusiones 116
3.11 Recomendaciones 116
GLOSARIO DE TÉRMINOS 118
ANEXOS 119
BIBLIOGRAFÍA 125
xi
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Nº Descripción Pág.
1 Representación de proceso 19
2 Relación empresa – cliente 21
3 Símbolos utilizados en diagramas de flujo 23
4 Símbolos utilizados en diagramas de flujo 24
5 Estructura de la dirección nacional de avalúos y catastro 28
6 Estructura de valoración de bienes inmuebles 29
7 Predios de la zona urbana 30
8 Estructura de usuarios del sistema de gestión
documental
34
9 Ventajas del sistema 35
10 Flujo de investigación 45
11 Departamentos que intervienen en el proceso 54
12 Caso de uso del departamento de catastro 55
13 Proceso compra o venta de terreno urbano 56
14 Diagrama de flujo anterior para completar los requisitos
del trámite correspondiente
58
15 Diagrama de flujo anterior para la compre de carpeta,
tasa y especie
59
16 Diagrama de flujo de proceso de inspección del terreno 61
17 Diagrama de flujo optimizado del proceso para la
inspección del terreno
62
18 Caso de uso dentro del departamento de planificación 64
19 Diagrama de flujo de proceso dentro del departamento de
planificación
65
20 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro del
departamento de planificación
66
21 Emisión de liquidación 68
22 Diagrama de flujo optimizado del proceso para emisión
de liquidación
69
xii
Nº Descripción Pág.
23 Cancelación de valor de terreno 71
24 Diagrama de flujo optimizado del proceso para cancelar
el valor del terreno
72
25 Informe de director financiero 74
26 Diagrama de flujo optimizado del proceso para informe
del director financiero
75
27 Caso de uso dentro de la sala de concejales 77
28 Sala de concejales 78
29 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de sala
de concejales
79
30 Asesoría jurídica 81
31 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de
asesoría jurídica
82
32 Flujo dentro de secretaria general 84
33 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de
secretaria general
85
34 Proceso de elaboración de minuta 87
35 Diagrama de flujo optimizado del proceso de
elaboración de minuta
88
36 Proceso dentro de notaria 90
37 Proceso dentro de registro de la propiedad 92
38 Proceso final dentro de catastro 94
39 Diagrama de flujo optimizado del proceso final dentro
del departamento de catastro
95
xiii
ÍNDICE DE IMÁGENES
Nº Descripción Pág.
1 Gráfico de gantt 46
2 Horas estimadas del proyecto 47
3 Nicio de sesion alfresco 96
4 Configuración del perfil de usuario 97
5 Crear usuarios del sistema 98
6 Escoger tema para aplicación 99
7 Cargar imagen de la institución al sistema 100
8 Pasos para crear carpeta 101
9 Pasos para crear carpetas 102
10 Crear carpeta del proceso compra venta de terrenos
urbanos
103
11 Creación de carpeta de documentación del ciudadano 104
12 Carga del documento del ciudadano 105
13 Documentos del ciudadano cargados al sistema 106
14 Asignación de permisos a las carpetas 107
15 Asignación de permisos a las carpetas creadas 108
16 Asignación de tareas y flujos de trabajo 109
17 Creación de lflujo de trabajo 110
18 Selección del flujo de trabajo asignado 110
19 Asignación del responsable del flujo del trabajo 111
20 Recepción de la tarea asignada 112
21 Tarea realizada 113
22 Confirmación de tarea completada 114
23 Detalles del flujo de trabajo completado 115
xiv
ÍNDICE DE CUADROS
Nº Descripción Pág.
1 Muestra 37
2 Ficha técnica de las áreas que intervienen en el proceso 53
3 Compra de la carpeta, tasa y especie 57
4 Actividades para la inspección del terreno 60
5 Actividades de trámite correspondiente a la documentación
dentro del departamento de planificación
63
6 Emisión de liquidación de terreno 67
7 Cancelación del valor del terreno 70
8 Elaboración del informe del director financiero 73
9 Actividades dentro de sala de concejales 76
10 Actividades de accesoria jurídica 80
11 Actividades dentro de secretaria general 83
12 Segundo proceso dentro de asesoría jurídica 86
13 Proceso dentro de la notaria 89
14 Proceso dentro del registro de la propiedad 91
15 Proceso final dentro del departamento de catastro 93
xv
ÍNDICE DE ANEXOS
Nº Descripción Pág.
1 Entrevista al gerente de catastro 120
2 Identificación de área urbana del cantón pedro carbo 121
3 Ubicación del gobierno municipal 122
4 Menú del sistema corporativo de gestión publica 123
5 Registro de datos catastrales 123
6 Representación gráfica del plano de un terreno urbano 124
xvi
AUTOR: DE LA O REYES JUAN CARLOS
TEMA: MODELAMIENTO DE PROCESOS DE FLUJO DE TRABAJO DEL DEPARTAMENTO DE CATASTRO PARA LA AUTOMATIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO CARBO (GADMCPC).
DIRECTOR: ING. CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.
RESUMEN
El proyecto de titulación tuvo como objetivo modelar los procesos que se realizan en el departamento de catastro y contribuir una herramienta que agrupe en forma sistemática las actividades que se realizan dentro del departamento, estableciendo una secuencia de orden en todo proceso y procedimiento ayudando a mantener el control respectivo en todas las actividades y tareas. Considerando elementos teóricos y prácticos se desarrolló una perspectiva conceptual procurando dar una orientación efectiva enmarcada en un manual de proceso y procedimientos. Actual mente en la unidad de análisis no existe un manual de procedimientos que establezca parámetros para que cada proceso sea estructurado debidamente. El propósito de implementar un sistema de gestión documental dentro del departamento de catastro para facilitar la automatización y gestión de procesos. Con la descripción de cada actividad documentada y con el avance tecnológico introducir mejoras, o eliminar tareas repetitivas en los procedimientos y permita tener una información catastral certera, confiable y oportuna regida a la Ley y Ordenanzas del Gobierno Municipal del Cantón pedro Carbo, cuyo objetivo es proporcionar mejor control en el cumplimiento de los procesos y seguimiento de las tareas. El presente sistema de gestión documental permitió modelar los procesos que se ejecutan en el departamento de catastro lo cual es una guía para que los servidores públicos puedan desarrollar las actividades de forma secuencial y ordenada, evitando duplicidad de funciones y agilizando los trámites que realizan los usuarios dentro de la institución y aprovechar los recursos al máximo.
PALABRAS CLAVES: Proceso, manual, procedimiento, organización,
diagrama de flujo, COOTAD, GADMCPC.
De la o Reyes Juan Carlos Ing. Civ. Carvache Franco Orly Daniel, Msc.
C.C. 0920989480 Director del Trabajo
xvii
AUTHOR: DE LA O REYES JUAN CARLOS SUBJECT: MODELING OF WORK FLOW PROCESSES OF THE
CATASTRO DEPARTMENT FOR THE AUTOMATION AND PROCESS MANAGEMENT OF THE AUTONOMOUS DECENTRALIZED MUNICIPAL GOVERNMENT OF PEDRO CARBO CANTON (GADMCPC).
DIRECTOR: C. E. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.
ABSTRACT
The objective of the graduation project had its goal to model the processes that are carried out in the cadastre department and to contribute a tool that systematically brings together the activities carried out within the department, establishing a sequence of order in all processes and procedures, helping to maintain the respective control in all activities and tasks. Considering theoretical and practical elements, a conceptual perspective was developed trying to give an effective orientation framed in a manual of process and procedures. Currently in the analysis unit there is no procedure manual that establishes parameters for each process to be properly structured. The purpose of implementing a document management system within the cadastre department is to facilitate automation and a process management. With the description of each documented activity and with the technological advance, introduce improvements, or eliminate repetitive tasks in the procedures and allow to have an accurate, reliable and timely cadastral information governed by the Law and Ordinances of the Municipal Government of the Cantón pedro Carbo. whose objective is to provide better control in the compliance of the processes and follow-up of the tasks. The present document management system allowed to model the processes that are executed in the cadastre department, which is a guide so that public servants can develop the activities in a sequential and orderly manner, avoiding duplication of functions and streamlining the procedures performed by users. within the institution and take advantage of the resources.
KEY WORDS: Process, manual, procedure, organization, flow chart,
COOTAD, GADMCPC
De la o Reyes Juan Carlos C. E. Carvache Franco Orly Daniel, Msc.
I.D. 0920989480 Work of Director
PROLOGO
Este documento contiene la información acerca de los conceptos de
manuales de procedimientos. A su vez trata de explicar los procedimientos
básicos que deben llevarse a cabo dentro del departamento de catastro,
estableciendo una estación de muestreo, basado en las leyes y reglamentos de
la Constitución de la República y del código orgánico de organización territorial,
autonomía descentralización.
A la vez el documento tiene por objetivo tratar de esclarecer y modelar los
procedimientos llevados a cabo en los diferentes procesos dentro del
departamento de catastro, estas actividades fueron orientadas hacia los
objetivos particulares de la institución. Lo cual consiste en mejorar el
desempeño de la productividad organizacional.
A su vez se encontrará la implementación de un sistema de gestión
documental mejorando el desempeño de los procesos y procedimiento
describiendo detalladamente cada una de sus actividades del proceso de
compra o venta de terreno urbano apreciando una forma sencilla para entender
todos los movimientos que se debe hacer para lograr el objetivo.
INTRODUCCIÓN
Tema
Modelamiento de procesos de flujo de trabajo del departamento de
catastro para la automatización y gestión de procesos del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Carbo (GADMCPC).
Introducción
Los gobiernos municipales tienen como finalidad satisfacer las
necesidades colectivas y contribuir al fomento y protección de los intereses
locales. Las fuentes importantes de ingreso para los municipios del país son los
tributos municipales y principalmente los impuestos.
Considerando que el Art. 240 de la constitución de la República del
Ecuador expresa que los gobiernos autónomos descentralizados de las
regiones, distritos metropolitanos, provincias y cantones, tendrán facultades
legislativas en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales.
Según el CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL
AUTONOMÍA DESCENTRALIZACIÓN. En el Art. 5 afirma que la autonomía
administrativa consiste en pleno ejercicio de la facultad de organización y de
gestión de sus talentos humanos y recursos materiales para el ejercicio de sus
competencias y cumplimiento de sus atribuciones (organizacion de estados
americanos, 2010).
Los manuales de procesos y procedimientos permiten que un proceso se
desarrolle de forma ordenada y concatenada es decir que permite un
seguimiento a cada una de las actividades o tareas.
Introducción 3
Descripción del objeto en estudio
Los manuales de procesos y procedimientos permiten la elaboración de
modelos de procesos y del flujo de trabajo del departamento de catastro del
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Carbo
(GADMCPC). Para la creación del manual de procesos y procedimiento partió
del análisis de necesidades, expectativas y demandas que existen actualmente
por la digitalización de la información de toda empresa o institución, en este
caso el personal administrativo llego a la resolución de analizar el flujo de
trabajo para optimizar los procesos, aumentando la posibilidad de mantener
informado de una manera adecuada sobre los tramites de los diversos clientes
que se realizan en el departamento de catastro.
Antecedentes
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro
Carbo, brinda el servicio dentro de su territorio, dentro de ellos se encuentra el
departamento de catastro, el que tiene a cargo los registros prediales para la
generación de planillas del cobro de impuestos y tasas especiales.
Generalmente ocurren retrasos o se dificulta la entrega de un servicio
debido a la falta de conocimientos del personal con respecto a la organización
administrativa. Siendo la calidad una de las normas que se encuentra tipificada
en la Constitución de la República.
Los manuales de procesos y procedimientos son una herramienta que
permite automatizar los procesos y gestionar los documentos que se generan
en organizaciones permitiendo desarrollar soluciones otorgando beneficios y
ventajas en el mejoramiento y control de procesos y actividades.
Los procesos se supervisan y son coordinados, a través de la elección
automática de una ruta para que los documentos lleguen al usuario
responsable de trabajar con ellos. Este proceso incluye la asignación de una
ruta de tareas de diferentes maneras y hacia diferentes partes, dentro y fuera
Introducción 4
del departamento. Así como la representación de políticas técnicas y
procedimientos que ayudan a la integración de actividades automatizadas o
humanas en el departamento de catastro.
El desempeño mejora gracias a que, para realizar una tarea, la
información para llevarla a cabo se encuentra disponible e integrada. El
objetivo es que la información disponible esté de forma ordenada y resumida
de acuerdo a la ejecución de tareas con el fin de la eficacia de los procesos en
el departamento de catastro, siempre pensando en la satisfacción del cliente
mediante el ahorro de tiempo e incremento de la productividad en los
servidores públicos, mejor atención y la optimización de la circulación de la
información.
Alcance
Las instituciones con una amplia visión de futuro reconozcan el valor de la
información, del aporte al desarrollo, imprescindible para la toma de decisiones
basadas en antecedentes, herramientas indispensables para la gestión
administrativa, que garantice la gestión documental, almacenamiento y difusión
de información con el interés de estar a la vanguardia de la gestión electrónica
documental.
El alcance del proyecto se resume en modelamientos de procesos para
crear una solución automatizada en los procesos documentales para los flujos
de trabajo del departamento de Catastro del (GADMCPC). Con la finalidad de
mejorar los tiempos de respuestas en cada uno de los procesos y brindar una
mayor seguridad para la documentación y facilitar la consulta de los datos de
forma jerárquica y facilitar el diseño de los procesos y así facilitar la
optimización de cada uno de ellos.
Fundamento de la investigación
EL Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro
Carbo Decide tomar la iniciativa de la creación de un manual de procesos y
Introducción 5
procedimientos para reflejar el flujo de trabajo del departamento de catastro
para la automatización y gestión de los procesos, esta iniciativa se convierte en
referente para las demás áreas del (GADMCPC).
Fundamentación legal
Para el desarrollo de las actividades los municipios del Ecuador están
sujetos a las siguientes disposiciones legales:
• Constitución de la República del Ecuador.
• Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
descentralización, (COOTAD).
La Constitución de la República del Ecuador en el TITULO V –
Organización Territorial del Estado, Capítulo Cuarto, Pág. 125, expresa:
Art. 264.- Los Gobiernos Municipales tendrán las siguientes
competencias exclusivas sin perjuicio de otras que determine la ley.
a) Planificar el desarrollo cantonal y formular los correspondientes planes
de ordenamiento territorial, de manera articulada con la planificación nacional,
regional, provincial y parroquial, con el fin de regular el uso y la ocupación del
suelo urbano y rural.
b) Ejercer el control sobre el uso y ocupación del suelo en el cantón.
c) Planificar, construir y mantener la vialidad urbana.
d) Prestar los servicios públicos de agua potable, alcantarillado,
depuración de aguas residuales, manejo de desechos sólidos, actividades de
saneamiento ambiental y aquellos que establezca la ley.
Introducción 6
e) Crear, modificar o suprimir mediante ordenanzas, tasa y contribuciones
especiales de mejoras.
f) Planificar, regular y controlar el tránsito y el transporte público dentro de
su territorio cantonal.
g) Planificar, construir y mantener la estructura física y los equipamientos
de salud y educación, así como los espacios públicos destinados al desarrollo
social, cultural y deportivo de acuerdo con la ley.
h) Preservar, mantener y difundir el patrimonio arquitectónico, cultural y
natural del cantón y construir los espacios públicos para estos fines.
i) Formar y administrar los catastros inmobiliarios urbanos y rurales.
j) Delimitar, regular, autorizar y controlar el uso de las playas de mar,
riberas y lechos de ríos, lagos y lagunas, sin perjuicio de las limitaciones que
establezca la ley.
k) Preservar y garantizar el acceso efectivo de las personas al uso de las
playas de mar, riberas de ríos, lagos y lagunas.
l) Regular, autorizar y controlar la explotación de materiales áridos y
pétreos que se encuentren en los lechos de los ríos, lagos, playas de mar y
canteras.
m) Gestionar los servicios de prevención, protección, socorro y extinción
de incendios.
n) Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus
competencias.
Introducción 7
Art. 262.- los gobiernos regionales autónomos tendrán las siguientes
competencias exclusivas, sin perjuicio de las otras que determinen la ley que
regule el sistema nacional de competencias:
Planificar el desarrollo y formular los correspondientes planes de
ordenamiento territorial. De manera articulada con la planificación nacional,
provincial, cantonal y parroquial, (Constitución de la República del Ecuador,
2008, p.117).
Art. 278.- Para la consecución del buen vivir, a las personas y las
colectividades, y sus diversas formas organizativas, les corresponde:
Participar en todas las fases y espacios de la gestión pública y de la
planificación del desarrollo nacional y local, y en la ejecución y control del
cumplimiento de los planes de desarrollo en todos sus niveles, (Constitución
de la República del Ecuador, 2008, p.122).
Art. 321.- El estado reconoce la propiedad intelectual de acuerdo con las
condiciones que señale la ley. Se prohíbe toda forma de apropiación de
conocimientos colectivos, en el ámbito de las ciencias, tecnologías y saberes
ancestrales. Se prohíbe también la apropiación de los recursos genéticos que
contienen la diversidad biológica y la agro-biodiversidad, (Constitución de la
República del Ecuador, 2008, p.149).
Los ordenamientos jurídicos según el Código Orgánico de Organización
Territorial, Autónoma y Descentralización (COOTAD).
Art. 1.- Este código establece la organización político-administrativa del
estado ecuatoriano en el territorio: el régimen de los diferentes niveles de
gobiernos autónomos descentralizados y los regímenes especiales, con el fin
de garantizar su autonomía política, administrativa y financiera. Además,
desarrolla un modelo de descentralización obligatoria y progresiva través del
sistema nacional de competencias, la institucionalidad responsable de su
administración, las fuentes de financiamiento y la definición de políticas y
mecanismos para compensar los desequilibrios en el desarrollo territorial.
(COOTAD, 2010).
Introducción 8
Art. 7.- Facultad normativa. - Para el pleno ejercicio de sus competencias
y de las facultades que de manera concurrente podrán asumir, se reconoce a
los consejos regionales y provinciales concejos metropolitanos y municipales,
la capacidad para dictar normas de carácter general a través de ordenanzas,
acuerdos y resoluciones, aplicables dentro de su circunscripción territorial.
El ejercicio de esta facultad se circunscribirá al ámbito territorial y a las
competencias de cada nivel de gobierno, y observará lo previsto en la
Constitución y la Ley (COOTAD, 2010).
Art. 54.- Funciones. - Son funciones del gobierno autónomo
descentralizado municipal las siguientes:
Promover el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial
cantonal, para garantizar la realización del buen vivir a través de la
implementación de políticas públicas cantonales, en el marco de sus
competencias constitucionales y legales;
b) Diseñar e implementar políticas de promoción y construcción de
equidad e inclusión en su territorio, en el marco de sus competencias
constitucionales y legales;
c) Establecer el régimen de uso del suelo y urbanístico, para lo cual
determinará las condiciones de urbanización, parcelación, lotización, división o
cualquier otra forma de fraccionamiento de conformidad con la planificación
cantonal, asegurando porcentajes para zonas verdes y áreas comunales;
d) Implementar un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de
los derechos y la gestión democrática de la acción municipal;
e) Elaborar y ejecutar el plan cantonal de desarrollo, el de ordenamiento
territorial y las políticas públicas en el ámbito de sus competencias y en su
circunscripción territorial, de manera coordinada con la planificación nacional,
regional, provincial y parroquia, y realizar en forma permanente, el seguimiento
y rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las metas establecidas;
Introducción 9
f) Ejecutar las competencias exclusivas y concurrentes reconocidas por la
Constitución y la ley y en dicho marco, prestar los servicios públicos y construir
la obra pública cantonal correspondiente con criterios de calidad, eficacia y
eficiencia, observando los principios de universalidad, accesibilidad,
regularidad, continuidad, solidaridad, interculturalidad, subsidiariedad,
participación y equidad;
g) Regular, controlar y promover el desarrollo de la actividad turística
cantonal en coordinación con los demás gobiernos autónomos
descentralizados, promoviendo especialmente la creación y funcionamiento de
organizaciones asociativas y empresas comunitarias de turismo;
h) Promover los procesos de desarrollo económico local en su
jurisdicción, poniendo una atención especial en el sector de la economía social
y solidaria, para lo cual coordinará con los otros niveles de gobierno;
i) Implementar el derecho al hábitat y a la vivienda y desarrollar planes y
programas de vivienda de interés social en el territorio cantonal;
j) Implementar los sistemas de protección integral del cantón que
aseguren el ejercicio garantía y exigibilidad de los derechos consagrados en la
Constitución y en los instrumentos internacionales, lo cual incluirá la
conformación de los consejos cantonales, juntas cantonales y redes de
protección de derechos de los grupos de atención prioritaria. Para la atención
en las zonas rurales coordinará con los gobiernos autónomos parroquiales y
provinciales;
k) Regular, prevenir y controlar la contaminación ambiental en el territorio
cantonal de manera articulada con las políticas ambientales nacionales;
l) Prestar servicios que satisfagan necesidades colectivas respecto de los
que no exista una explícita reserva legal a favor de otros niveles de gobierno,
así como la elaboración, manejo y expendio de víveres; servicios de
faenamiento, plazas de mercado y cementerios;
Introducción 10
m) Regular y controlar el uso del espacio público cantonal y, de manera
particular, el ejercicio de todo tipo de actividad que se desarrolle en él la
colocación de publicidad, redes o señalización;
n) Crear y coordinar los consejos de seguridad ciudadana municipal, con
la participación de la Policía Nacional, la comunidad y otros organismos
relacionados con la materia de seguridad, los cuales formularán y ejecutarán
políticas locales, planes y evaluación de resultados sobre prevención,
protección, seguridad y convivencia ciudadana;
o) Regular y controlar las construcciones en la circunscripción cantonal,
con especial atención a las normas de control y prevención de riesgos y
desastres;
p) Regular, fomentar, autorizar y controlar el ejercicio de actividades
económicas, empresariales o profesionales, que se desarrollen en locales
ubicados en la circunscripción territorial cantonal con el objeto de precautelar
los derechos de la colectividad;
q) Promover y patrocinar las culturas, las artes, actividades deportivas y
recreativas en beneficio de la colectividad del cantón;
r) Crear las condiciones materiales para la aplicación de políticas
integrales y participativas en torno a la regulación del manejo responsable de la
fauna urbana;
s) Fomentar actividades orientadas a cuidar, proteger y conservar el
patrimonio cultural y memoria social en el campo de la interculturalidad y
diversidad del cantón; y,
t) Las demás establecidas en la ley. (COOTAD, 2010).
Art. 494.- Actualización del catastro. - Las municipalidades y distritos
metropolitanos mantendrán actualizados en forma permanente, los catastros
de predios urbanos y rurales. Los bienes inmuebles constarán en el catastro
con el valor de la propiedad actualizado, en los términos establecidos en este
Código (COOTAD, 2010).
Introducción 11
Art. 495.- Avalúo de los predios. - El valor de la propiedad se establecerá
mediante la suma del valor del suelo y, de haberlas, el de las construcciones
que se hayan edificado sobre el mismo. Este valor constituye el valor
intrínseco, propio o natural del inmueble y servirá de base para la
determinación de impuestos y para otros efectos tributarios, y no tributarios.
Para establecer el valor de la propiedad se considerará, en forma obligatoria,
los siguientes elementos:
a) El valor del suelo, que es el precio unitario de suelo, urbano o rural,
determinado por un proceso de comparación con precios unitarios de venta de
inmuebles de condiciones similares u homogéneas del mismo sector,
multiplicado por la superficie del inmueble;
b) El valor de las edificaciones, que es el precio de las construcciones
que se hayan desarrollado con carácter permanente sobre un inmueble,
calculado sobre el método de reposición;
c) El valor de reposición, que se determina aplicando un proceso que
permite la simulación de construcción de la obra que va a ser avaluada, a
costos actualizados de construcción, depreciada de forma proporcional al
tiempo de vida útil.
Las municipalidades y distritos metropolitanos, mediante ordenanza
establecerán los parámetros específicos que se requieran para aplicar los
elementos indicados en el inciso anterior, considerando las particularidades de
cada localidad con independencia del valor intrínseco de la propiedad, y para
efectos tributarios, las municipalidades y distritos metropolitanos podrán
establecer criterios de medida del valor de los inmuebles derivados de la
intervención pública y social que afecte su potencial de desarrollo, su índice de
edificabilidad, uso o, en general, cualquier otro factor de incremento del valor
del inmueble que no sea atribuible a su titular. (COOTAD, 2010).
Art. 496.- Actualización del avalúo y de los catastros. - Las
municipalidades y distritos metropolitanos realizarán, en forma obligatoria,
Introducción 12
actualizaciones generales de catastros y de la valoración de la propiedad
urbana y rural cada bienio. A este efecto, la dirección financiera o quien haga
sus veces notificará por la prensa a los propietarios, haciéndoles conocer la
realización del avalúo.
Concluido este proceso, notificará por la prensa a la ciudadanía, para que
los interesados puedan acercarse a la entidad o acceder por medios digitales al
conocimiento de la nueva valorización; procedimiento que deberán
implementar y reglamentar las municipalidades.
Encontrándose en desacuerdo el contribuyente podrá presentar el
correspondiente reclamo administrativo de conformidad con este Código,
(COOTAD, 2010).
Art. 497.- Actualización de los impuestos. - Una vez realizada la
actualización de los avalúos, será revisado el monto de los impuestos prediales
urbano y rural que regirán para el bienio; la revisión la hará el concejo,
observando los principios básicos de igualdad, proporcionalidad, progresividad
y generalidad que sustentan el sistema tributario nacional (COOTAD, 2010).
Art. 502.- Normativa para la determinación del valor de los predios.- Los
predios urbanos serán valorados mediante la aplicación de los elementos de
valor del suelo, valor de las edificaciones y valor de reposición previstos en
este Código; con este propósito, el concejo aprobará mediante ordenanza, el
plano del valor de la tierra, los factores de aumento o reducción del valor del
terreno por los aspectos geométricos, topográficos, accesibilidad a
determinados servicios, como agua potable, alcantarillado y otros servicios, así
como los factores para la valoración de las edificaciones (COOTAD, 2010).
Objeto de la investigación
Planteamiento del problema
Debido a la perdida de información de los clientes y los procesos tardan
mucho en presentar la información solicitada por ende es necesario crear un
manual de procesos y procedimiento en el cual se vea reflejado el
Introducción 13
modelamiento de procesos sobre los flujos de trabajo para optimizar los
tiempos de respuestas en los trámites del departamento de Catastro del
(GADMCPC). Optimizando recursos humanos y técnicos y notificar al personal
mediante un indicador sobre las tareas pendientes y las tareas que le
corresponde a cada personal del área.
Delimitación del objeto en el espacio físico
Aunque pueda parecer un trabajo simple, no lo es porque implica
escudriñar políticas, reglas del departamento de catastro, valores agregados,
utilidades, flujos de trabajo, modelos conceptuales de los procesos
establecidos, funciones del departamento de catastro, estructura
organizacional, definiciones de trabajo, procesos de producción y sistemas
informáticos que estén relacionados con el proceso, determinar los
requerimientos de información puede ser actividades muy complejas.
Es de gran importancia para el departamento de Catastro del
(GADMCPC). Brindar un mejor trato de la información obteniendo datos de los
trámites correspondientes de manera rápida y eficaz, proceso que en la
actualidad atrasa las actividades administrativas y de la ciudadanía.
Al modelar los procesos del flujo de trabajo del departamento de Catastro
del (GADMCPC). Los trámites resultaran más ágiles y brindaran una mayor
facilidad para obtener los datos necesarios.
Delimitación semántica
Los procesos del departamento de catastro ya están definidos solo
pueden ser modelados para luego ser rediseñados. No se pueden crear
nuevos procesos.
Justificación de la investigación
El servicio público del (GADMCPC), consiste en brindar atención de forma
positiva mediante procedimientos que generen la satisfacción de los usuarios.
Introducción 14
Problemas que resuelve
La propuesta del manual de procesos y procedimientos promueve una e
estandarización de los procesos establecidos para fortalecer las habilidades de
los servicios que brinda el departamento de catastro para agregar valor y
buscar mejoras que ayuden a facilitar los procesos de cada una de sus áreas
mediante un estándar de calidad y a bajo costo y optimización de los flujos de
trabajo mediante la asignación de tareas al personal, colaboración del personal
en las tareas comunes, optimización de recursos humanos y técnicos,
agilización de los procesos y así brindar un mejor servicio al cliente.
A través de herramientas administrativas y de información como lo son los
manuales de procesos y procedimientos se pretende proveer un instrumento al
departamento de Catastro del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del Cantón Pedro Carbo (GADMCPC). Para agilizar los procesos, eliminando
cuellos de botella.
Relevancia social
Para orientar los cambios deseados al éxito y mejora del departamento de
catastro y de la institución es necesario evaluar los requisitos deseados y su
sistema de trabajo que se ha implementado hasta el día. Basándonos en ello
nos damos cuenta de que es necesario analizar, modelar flujos de trabajo y
documentar los procesos que favorecen al departamento de Catastro del
(GADMCPC).
Sectores beneficiados
Los beneficios específicos que se buscan en el departamento de catastro
son: mejora en el tiempo de respuesta, aumentar la calidad y mejorar el
servicio prestado a los usuarios. Y serán simplificadas todas las tareas de
mantenimiento y administración.
Introducción 15
Objetivos
Objetivo general
Realizar el modelamiento de procesos del flujo de trabajo del
departamento de Catastro del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
el Cantón Pedro Carbo (GADMCPC). Para la automatización y documentación
de los procesos
Objetivos específicos
• Identificar las necesidades a través del levantamiento de información en el
entorno del departamento de Catastro del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Carbo (GADMCPC).
• Modelar y/o documentar los procesos y procedimientos desarrollados en el
departamento de Catastro del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal del Cantón Pedro Carbo (GADMCPC). Los cuales quedaran
consignados en una propuesta de manual, el cual sirva como recurso de
información para el planteamiento del modelo de flujos de trabajo y
repositorio institucional.
• Analizar la información documentada para diseñar los flujos de trabajo.
• Estandarizar y los procesos que ya están definidos para hacerlos más
eficientes.
CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
1.1 Manuales
Torres (2006) en su libro manual para elaborar manuales de politicas y
procedimientos afirma que “Los manuales son una de las herramientas más
eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos
documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema”
(Pág.23).
Torres (2006), afirmo en su libro manual para elaborar manuales
depoliticas y procedimientos “Los manuales son una de las mejores
herramientas administrativas porque le permiten a cualquier organización
normalizar su operación. La normalizacion es la plataforma sobre la que se
sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dandole estabilidad
y solidez” (Pág.24).
Analizando los conceptos de los autores notamos que los manuales son
una herramienta administrativa y un medio de comunicación documentada
donde se describen detalladamente los pasos a seguir para lograr la ejecución
de los procesos. Permitiendo conocer los requisitos y limitaciones para lograr la
entrega de un producto o servicio.
1.1.1 Importancia
La necesidad de los manuales en las organizaciones o empresas es
imprescindible ya que en él se encuentran descritas las instrucciones y pasos
necesarios a seguir para cumplir con cada una de las actividades que
componen la gestión de un proceso y obtener un bien o servicio.
Marco Teórico 17
1.1.2 Manual de procedimientos
Es un documento que incluye la información detallada, secuencialmente y
ordenada, concatenadas entre sí.
1.1.3 Contenido del manual de procedimientos
Es una referencia de lo que puede incluir un manual de procesos y
procedimientos:
Portada, índice, marco legal, misión y visión, objetivos, política y
procedimientos.
1.1.4 Ventajas de los manuales
• Facilitan el estudio de problemas de las organizaciones o empresas.
• Muestra una guía que facilita la comprensión, preparación y clasificación
del personal.
• Elimina duplicaciones de tareas innecesarias.
• Permite mayor flexibilidad en la distribución del personal.
1.2 ¿Qué es un proceso?
Como señala Hitpass (2014):
Un proceso corresponde a la representación de un conjunto
de acciones (actividades) que se hacen, bajo ciertas
condiciones (reglas) y que pueden ejecutar cosas (eventos).
El proceso debe cumplir un determinado fin, en las ciencias
económicas destinados a producir bienes y servicios. Las
actividades en un proceso estan encadenadas a travéz de
una secuencia lógica que determinan en su conjunto las
condiciones del negocio (Hitpass, 2014).
Marco Teórico 18
Razonando lo que manifestó el autor un proceso es la secuencia de
pasos que se deben seguir en un orden lógico para producir un bien o servicio.
Alarcon J. A. (1998) afirmo: “Conjunto de actividades que, con un imput
recibido, es capaz de crear un producto de valor para el cliente”. (Pág.16).
Alarcon J. A. (1998) indico que, “Dichas actividades estan relacionadas
unas con otras e integradas de manera coherente y terminan con la entrega de
un producto o servicio al cliente”. (Pág.16).
Alarcón V. F. (2010) argumento que, “Un proceso es un conjunto de
tareas o acciones realizadas a partir de un flujo de datos de entrada para
producir flujos de datos de salida.”, (Pág.177).
Argumentando a los conceptos de los autores un proceso es un conjunto
de tareas o pasos a seguir que están relacionadas las cuales se deben seguir
de forma secuencial para lograr producir un producto o servicio para satisfacer
las necesidades de los clientes.
1.2.1 ¿Qué es un proceso de negocio?
Hitpass (2014), manifesto que:
Los procesos de negocio son los que crean valor para un
cliente. Es decir, la definición está ligada al concepto de
creación de valor para el cliente. Se definirá un proceso de
negocio como un conjunto de actividades que impulsadas
por eventos y ejecutándolas en una cierta secuencia crean
valor para un cliente (interno o externo), (Hitpass, 2014).
Un proceso de negocio es una actividad que contiene varias tareas
que agrega valor para el cliente.
Marco Teórico 19
1.2.2 Modelado de procesos
Alarcón V. F. (2010) menciono que “El modelado de proceso es una
técnica para la organización y la documentación de los procesos de un
sistema, sus entradas, sus salidas y sus formas de almacenamiento de datos”,
(Pág.175).
El modelado de procesos se lo representa través de diagramas de flujo de
datos, que permiten representar las entradas, salidas y como se almacenan los
datos.
DIAGRAMA 1
REPRESENTACIÓN DE PROCESO
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Marco Teórico 20
1.2.2.1 Visio
Es un software de dibujos vectoriales y diagramas que permiten realizar
diagramas de oficinas, diagramas de flujo de programas, diagramas de bases
de datos y mas, es fundamental en el analisis de procesos facilitando a los
profecionales visualizar informacion compleja.
1.3 ¿Qué es automatización de proceso?
Mallol (2011) indico “Es la sustitución de tareas tradicionalmente
manuales por las mismas realizadas de manera automática por maquinas,
tiene ventajas muy evidentes en los procesos, se mejora en costes, en servicio
y calidad.” (Mallol, 2011).
La automatización de un proceso es la de sustituir tareas manuales por
tareas realizadas sería por medio de sistemas.
1.4 Técnicas de mejora continua de procesos
Alarcon J. A. (1998) señala que “Para la reingeniería el énfasis primordial
se pone en el cliente externo, al que se debe hacer siempre referencia en los
procesos significativos, que constituyen el objeto propio de la reingeniería”
(Pág.21).
La tecnica delautor se centra en los clientes que son los que reciven el
producto o servicio que brindala institucion y se centra mas enlos clientes
externos los cuales son los principales favorecidos con el servicio que brinda la
institucion por ende debe estar en constantes cambios en sus procesos para
estar a la banguardia y brindar un producto o servicio de calidad y satisfacer las
necesidades de los clientes, nos ayuda a establecer indicadores para identificar
donde se deben llevar a cabo las mejoras y asi conocer con exactitud los
resultados logrados.
Marco Teórico 21
DIAGRAMA 2
RELACIÓN EMPRESA – CLIENTE
Fuente: (Alarcon J. A., 1998, pág. 21) Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
1.4.1 Modificar el propósito del trabajo
Alarcon J. A. (1998), argumento:
La reingeniería se apoya, no solo en las nuevas tecnologías,
sino sobre todo en la nueva concepción del trabajo y en la
nueva capacitación de los trabajadores, ambos factores que
definen el nuevo propósito del trabajo y que deberán quedar
implantados en la nueva cultura de la empresa al terminar el
proceso de reingeniería global en la misma. (Alarcon J. A.,
1998).
La reingeniería se refiere al rediseño de nuevos procesos optimizados
definiendo nuevos propósitos de trabajo en el cual al término del proceso es
cuando se ve reflejado los propósitos del trabajo de las nuevas tecnologías
quedando reflejada la satisfacción del cliente.
Marco Teórico 22
1.5 Procedimiento
Torres (2006) manifestó que “Un procedimiento es la guía que muestra
secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo”
(Pág.35).
Procedimiento es un conjunto de acciones específicas que consiste en el
seguimiento de pasos que permitan la realización de un trabajo de manera
exitosa.
1.6 Cliente
Alarcon J. A. (1998) indico “Quien recibe el producto a servicio del
proceso, y quien valora lo que para el vale dicho producto o servicio. Aunque
pueden ser interno y externo, en la reingeniería se contempla especialmente
los externos”. (Pág.17).
Alarcon J. A. (1998) señalo “El cliente es quien justifica la existencia de
la empresa o de una determinada organización, pues tanto una como otra se
han creado para entregar al cliente unos bienes y servicios que satisfagan sus
necesidades”. (Pag.21).
El cliente es quien recibe el producto o servicio que brindan las empresas
o instituciones a partir de un pago.
1.7 Diagramas de flujo
Según Winter (2000), menciono que:
Los diagramas de flujos representan visualmente las
distintas etapas de los procesos de trabajo a medida que se
van llevando a cabo. En el diagrama se usan símbolos que
muestran todos los pasos que se dan en el proceso, así
como la relación entre los departamentos que trabajan en el
Marco Teórico 23
Representa el flujo de personas, materiales y papeleo dentro
del medio de trabajo (Winter, 2000)
Los diagramas de flujo es una representacion de la tareas efectuadas en
el proceso siguiendo un orden secuencial de cada una de las actividades
desarrolladas en el proceso representadas mediante simbolos.
1.7.1 Datos de los diagramas de flujo
Winter (2000), indica que Un diagrama de flujo proporciona información
sobre:
• Donde comienza el proceso de trabajo – Entrada.
• Todas las actividades necesarias para completar el proceso de trabajo
- Actividades.
• La relación entre las diferentes actividades - Flechas Direccionales.
• Pasos a dar en el proceso de trabajo, donde se toman decisiones. -
Puntos de Decisión.
• Donde se detiene el proceso de trabajo hasta que se complete otra
actividad. – Espera.
• Donde termina el proceso. (Winter, 2000).
DIAGRAMA 3
SÍMBOLOS UTILIZADOS EN DIAGRAMAS DE FLUJO
Fuente: http://www.areatecnologia.com/diagramas-de-flujo.html
Marco Teórico 24
DIAGRAMA 4
SÍMBOLOS UTILIZADOS EN DIAGRAMAS DE FLUJO
Fuente: http://www.pymesycalidad20.com/mapeo-de-procesos-kit-basico-de-sobrevivencia-para-pymes.html
1.8 Introducción al concepto de flujo de trabajo (Workflow)
Soto (2012) indico que un flujo de trabajo “Consiste en el estudio de
aspectos operacionales de una actividad de trabajo, esto es, cómo se realizan
y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, como se sincronizan,
como fluye la información y como se hace el seguimiento” (Soto, 2012).
Según Aguirre (2014):
Se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de
una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un
sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su
definición y control puede ser manual, informatizado o mixto.
Organiza y controla tereas, recursos y reglas necesarias
para completar el proceso de negocio (Aguirre, 2014).
Marco Teórico 25
Fernández (2005), manifestó que:
Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad
de trabajo: como se estructuran las tareas, como se realizan,
como se sincronizan, como fluye la información que soporta
las tareas y como se le hace seguimiento al cumplimiento de
las tareas (Fernandez, 2005).
Flujo de trabajo son los pasos a seguir en orden secuencial de una tarea
para lograr el perfecto cumplimiento de un determinado proceso.
1.9 Ventajas del flujo de trabajo
Albores, luiz dentro de su sitio web menciono algunas de las ventajas
del flujo de trabajo entre ellas a continuacion detallamos las ventajas
mencionadas en el sitio web:
• Puntualidad.
• Mejora de los procedimientos.
• Seguimiento de la ejecución de los proyectos.
• Automatización de los procedimientos.
• La reducción de tiempo de búsqueda de los papeles o el menor gasto
en papelería.
• La estandarización de los procesos lleva a tener un mayor
conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a tener una
mejor calidad de estos.
• Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de información
(aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores
cuando ellos los requieran.
• Diseño se procesó. Se fomenta a pensar los procesos de una manera
distinta a la tradicional forma jerárquica que se utiliza para diseñarlos
en la actualidad. (Albores, luiz)
Marco Teórico 26
1.10 Ventajas de flujo de trabajo
Jacinto (2015), menciono las ventajas del flujo de trabajo:
• Mejora en los procesos de trabajo gracias a una misma forma de
trabajo en todas las áreas de la empresa.
• Ahorra tiempo entre la información que se comparte entre un
departamento y otro.
• Al definir un esquema de trabajo, se puede adelantar a hechos que
puedan ocurrir, pudiendo evitar fallos y problemas.
• Medir costos y el tiempo que toma cada proceso.
• Respuestas a solicitudes de los clientes en menor tiempo.
• Integrar procesos empresariales. (Jacinto, 2015).
1.11 Desventajas de flujo de trabajo.
Jacinto (2005), menciono las desventajas de los flujos de trabajo
• Análisis complejo y difícil de realizar.
• Limitaciones impuestas por el software.
• Alto costo para poder ser implantado (Jacinto, 2015).
1.12 Catastro
“Censo y padrón estadístico de las fincas rusticas y urbanas” (Real
Academia Española;, 2014).
El Municipio de Villanueva Cortes (s.f.) indico que “Catastro es un
departamento técnico, en donde se lleva el inventario de propiedades de lo que
es nuestro municipio, con el propósito de tener una estadística para trazar el
impuesto sobre bienes inmuebles” (Municipio de Villanueva Cortes, s.f.).
El departamento de catastro es el encargado de llevar un registro de las
propiedades que están dentro del territorio del cual el municipio tiene a su
cargo.
Marco Teórico 27
1.12.1 ¿Para qué sirve?
El Gobierno de España (s.f.) menciono que:
La referencia catastral permite la localización de los bienes
inmuebles en la cartografía catastral. Gracias a la referencia
catastral se sabe se sabe con exactitud de que bien inmueble
trata en los negocios jurídicos (compre-venta, herencias,
donaciones, etc.…), no confundiéndose unos bienes con
otros. (Gobierno de España, s.f.).
La Alcaldía de Cuenca (s.f.), argumenta que catastro “Planifica,
programa, coordina las actividades operativas del catastro para los procesos
de organización, actualización y mantenimiento del catastro físico-geométrico.
Manteniendo el inventario técnico de los bienes inmuebles ubicados en el
territorio”. (Alcaldia de Cuenca, s.f.).
1.12.2 Actividades del departamento de catastro
El departamento de catastro realiza las siguientes actividades:
• Compra o venta de Tierras Urbanas.
• Fraccionamientos de Tierras.
• Unificación de Escrituras.
• Cambio de Posesionario de Terreno Fallecido.
• Trámites para Instituciones.
• Certificados de Linderos, Medias y Avalúos.
• Legalización de Tierras Rurales
1.12.3 Definición del departamento de avalúo y catastros
G.A.D Municipal Buena Fe (2011), señalo que:
El departamento de Avalúo y Catastros es el que administra
el sistema catastral del cantón, de manera integral, para
Marco Teórico 28
determinar el impuesto predial de los bienes inmuebles de
naturaleza urbana y rural. Apoya a la gestión de GAD
Municipal, promoviendo la eficiencia y capacidad de la
administración catastral. (G.A.D Municipal Buena Fe, 2011).
1.12.4 Adquisición de bienes inmuebles
Art. 63.-Avalúo. -El valor del inmueble se establecerá en función del que
constare en la respectiva unidad de avalúos y catastros del municipio en el que
se encuentre ubicado el inmueble antes del inicio del trámite de expropiación,
el cual servirá a efectos de determinar el valor a pagar y para buscar un
acuerdo en los términos previstos en la ley.
En las municipalidades que no se cuente con la Dirección de Avalúos y
Catastros, o a petición de esa entidad, el avalúo lo podrá efectuar la Dirección
Nacional de Avalúos y Catastros, para el efecto se podrá suscribir un convenio
de cooperación institucional.
Así mismo la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros realizara el
avalúo si es que habiendo sido requerido el municipio no efectuare y entregare
el avalúo en el plazo de treinta días de presentada la petición. (Ministerio de
desarrollo urbano y vivienda ;, s.f.).
La Dirección Nacional de Avalúos y Catastros se encuentra estructurada
de la siguiente forma:
DIAGRAMA 5
ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE AVALÚOS Y CATASTRO
Fuente: http://www.habitatyvivienda.gob.ec/direccion-nacional-de-avaluos-y-catastros/ Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Marco Teórico 29
DIAGRAMA 6
ESTRUCTURA DE VALORACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Fuente: http://www.habitatyvivienda.gob.ec/direccion-nacional-de-avaluos-y-catastros/ Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
1.12.5 Componentes de compra o venta de terreno urbano
La compra o venta de terreno urbano tiene dos componentes:
• El valor de la tierra: este se obtiene considerando las características del
suelo, topografía, localización de la manzana, forma, estructura y servicios.
• El valor de la edificación: este aplica mediante un estudio de tipologías
constructivas, evaluando características generales de la construcción,
estructura de edificación e instalaciones.
Marco Teórico 30
DIAGRAMA 7
PREDIOS DE LA ZONA URBANA
Fuente: Dep. de Catastro del gobierno autónomo descentralizado municipal del cantón pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
1.12.6 Tasas
Las tasas son tributos que cobran los Gobiernos Autónomos
Descentralizados por determinados servicios, estos tributos se encuentran
amparados bajo la ley de Régimen Municipal la cual sirva parta el
desarrollo de obras que beneficien a la comunidad en general.
Marco Teórico 31
1.12.7 Entrevista
Alejandro Acebedo Ibáñes & Alba Florencia (1992), indico que “La
entrevista es una técnica que, entre muchas otras, viene a satisfacer los
requerimientos de interpretación personal que la civilización ha originado”
(Pág.8).
Entrevista es una forma de comunicación oral en la cual se obtiene
información clara, breve y precisa para lograr un objetivo. Esta se desarrolla
mediante un cuestionario de preguntas abiertas para sentirse en confianza con
el entrevistado esta se realiza a una o varias personas.
1.13 Que es gestión documental
“Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar aspectos
relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso y difusión de documentos” (Russo, 2009).
1.14 ¿Qué es alfresco?
La página oficial de Alfresco (s.f), menciona que “Es una plataforma de
gestión de contenido empresarial innovadora y de código Abierto pensada para
su uso en entornos no críticos. Distribuido bajo la licencia LGPLv3, es de
descarga gratuita” (Alfresco, s.f.).
Alfresco (s.f.), afirma que “Alfresco permite a las organizaciones
administrar cualquier tipo de contenido desde documentos de oficina hasta
imágenes escaneadas y dibujos de ingeniería, es ampliamente utilizado,
proporcionando una sólida plataforma de administración de contenido con un
repositorio compatible con CMIS” (Alfresco, s.f.).
Alfresco es un gestor documental que usa tecnología open source como
Java, Spring, My Faces, Servidor Web, Hibernate, EHCache, Jboss, JBPM,
Open Office, esto disminulle los costo de licencia en cada uno de los sistemas
necesarios para el funcionamiento.
Marco Teórico 32
1.14.1 Ventajas de la plataforma de gestión documental alfresco
• Costo de implementación bajo.
• Sistema basado en estándares libres y código abierto.
• No cobra licencia.
• Tiene una interface sencilla y ordenada.
• El sistema de permisos es intuitivo al momento de asignar usuarios.
• Soporta las bases de datos más populares sean estas comerciales y open
source.
• Fácil instalación.
1.14.2 Desventajas de la plataforma de gestión documental alfresco
• La versión open source no tiene soporte comercial.
• No tiene garantía sobre su rendimiento.
• Está orientado más a la administración de documentos.
1.15 Bases de datos
DATE (2001), señalo que “Una base de datos es un conjunto de datos
persistentes que es utilizado por los sistemas de aplicación de alguna empresa
dada” (Pág.10).
Las bases de datos son un conjunto de datos almacenados para su uso
posteriormente de una forma rápida y estructurada.
1.15.1 My sql
Es un sistema de gestión de base de datos de código abierto más popular
del mercado. Gracias a su facilidad de uso fiabilidad y rendimiento esa la base
de datos más elegida para aplicaciones web, Es una base de datos muy ágil en
la lectura de datos, al ser un sistema open source permite que su utilización
sea totalmente gratuita.
Marco Teórico 33
1.16 ¿Qué es el JDK?
Parrales (2015), manifestó que:
El JDK es el Java Development Kit, que traducido al español
es Herramientas de Desarrollo para Java, aquí nos
encontraremos con el compilador javac que es el encargado
de convertir nuestro código fuente (.java) en bytecode
(.class), el cual posteriormente será interpretado y ejecutado
con la JVM, Java Virtual Machine por sus siglas en inglés,
que nuevamente al español es la máquina virtual de java,
también dentro de estas herramientas (Parrales, 2015).
1.17 Adobe flash player
Es el estándar para él envió de contenido web sofisticado e
impactante, los diseños, animaciones e interfaces de
aplicaciones de usuario se implantan inmediatamente atreves
de todos los navegadores y plataformas haciendo que los
usuarios participen de una experiencia web de calidad
(Adobe, s.f.).
1.18 ¿Qué es open office?
Es una suite de oficina de código abierto líder para el
procesamiento de palabras, hojas de cálculo, presentaciones,
gráficos, bases de datos y más. Funciona en todos los
sistemas comunes. Almacena todos sus datos en un formato
que es un estándar internacional y puede también leer y
escribir archivos producidos por otros paquetes de oficina.
(Apache, s.f.).
Es un sistema procesador de texto que nos facilita leer el contenido de
diversos archivos en diferentes formatos.
Marco Teórico 34
1.19 ¿Qué es SWF Tools?
“Es una colección de utilidades para trabajar con archivos de Adobe
Flash, incluye programas para leer archivos SWF. Combinarlos y crearlos a
partir de otro contenido” (SWFTOOLS, s.f.).
DIAGRAMA 8
ESTRUCTURA DE USUARIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Marco Teórico 35
DIAGRAMA 9
VENTAJAS DEL SISTEMA
Fuente: (TODO COMERCIO EXTERIOR, s.f.)
CAPITULO II
METODOLOGÍA
2.1 Diseño de la investigación para un proyecto factible
Se denomina Proyecto Factible la elaboración de una
propuesta viable, destinada atender necesidades específicas
a partir de un diagnóstico. También Consiste en la
investigación, elaboración y desarrollo de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requerimientos
necesidades de organizaciones o grupos sociales que
pueden referirse a la formulación de políticas, programas,
tecnologías, métodos, o procesos. El proyecto debe tener el
apoyo de una investigación de tipo documental, y de campo,
o un diseño que incluya ambas modalidades.
(Proyectofactible, 2011)
El proyecto de Modelamiento de procesos de flujo de trabajo. es aplicado
en el departamento de Catastro del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal del Cantón Pedro Carbo (GADMCPC). Teniendo en cuenta los
objetivos planteados con anterioridad.
2.2 Población de estudio
Para el proyecto la unidad de análisis fue los departamentos del municipio
del Cantón Pedro Carbo.
La población de estudios se centró en el departamento de catastro del
municipio del Cantón pedro Carbo.
Metodología 37
La muestra fue tomada de los servidores públicos del departamento de
catastro del municipio del Cantón Pedro Carbo.
CUADRO 1
MUESTRA
Tamaño de la muestra
Población total 6 servidores públicos
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: De la o reyes Juan Carlos
2.3 Como se hará la investigación
La investigación se realizó mediante observación directa y entrevistas.
técnica que permitió un amplio análisis mediante el registro de la información.
2.4 Tipo de investigación
El presente trabajo de investigación se enmarca en varios tipos de
investigación los cuales se detallan a continuación:
2.4.1 Exploratoria
Ya que se tomó como referencia conceptos ya planteados, estadísticas,
análisis y datos para poder identificar el problema y tener una idea más
acertada con respecto a la solución del tema del proyecto.
2.4.2 Descriptivo
Ya que se recopila la información relacionada con los sistemas de flujo de
trabajo, y sobre los procesos de la organización.
2.5 Método de investigación
El método de investigación empleado es cualitativo. Por ello las
herramientas utilizadas en la investigación fueron: la revisión documental y las
entrevistas a expertos a través de instrumentos no estructurados.
Metodología 38
2.6 Fuentes y técnicas de investigación
2.6.1 Fuentes
La información se obtuvo de fuentes primarias y secundarias para la
investigación, como libros y citas desde la web, documentos oficiales de
instituciones públicas.
2.6.2 Técnicas
Para recopilar la información se emplearon diferentes tipos de técnicas las
cuales se detallan a continuación:
2.6.2.1 Observación
La técnica de observación se aplicó para determinar el flujo de los
procesos y apreciar las falencias existentes en los procesos lo cual impide dar
un servicio de calidad.
2.6.2.2 Entrevistas
Esta técnica se aplicó al jefe y personal que labora en el departamento de
Catastro del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro
Carbo (GADMCPC). con la finalidad de obtener información sobre los
procesos que se ejecutan dentro del departamento.
2.7 Tratamiento y análisis de la investigación
La información fue analizada de forma general en base a las necesidades
que surgidas en el departamento de Catastro del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Carbo (GADMCPC). El cual es
necesario modelar los flujos de trabajos para optimizar los procesos y disminuir
los tiempos de respuestas en cada proceso ejecutado basándonos en toda la
información proporcionada por el departamento de catastro Y consultas en
internet.
Metodología 39
2.7.1 Procedimientos de la investigación
procedimientos de la investigación es un proceso más
genérico, como puede ser la recolección de los datos, el
análisis de los mismos, la elaboración de informe de
investigación, la interpretación de los resultados: de modo
que podemos decir que un procedimiento puede incluir a una
o más técnicas de investigación. (Reguera, 2008)
El presente proyecto se desarrolló atreves de la planificación de
actividades necesarias para el cumplimiento de la investigación, se utilizó la
investigación de campo, con los métodos de observación y entrevistas.
2.7.2 Métodos de observación
A través de este método se planteó previamente lo que se deseaba
observar y nos permitió llevar un diario de registro con los datos que se
pudieron apreciar en el proceso, y hechos que pasan desapercibidos en el
departamento de catastro.
2.7.3 Métodos de la entrevista
A través de la entrevista se logró la comunicación de forma directa con el
personal administrativo y servidores públicos que laboran dentro del
departamento de catastro con la finalidad de obtener información concreta.
Determinando de antemano la información que se desea conseguir, la cual se
obtuvo respuestas a preguntas abiertas, las cuales fueron evaluadas mediante
un proceso de análisis, interpretación y reflexión para ser conceptualizadas y
categorizadas.
Esto nos permite crear un clima de confianza facilitando la obtención de
información relevante de la investigación y la autorización respectiva para
poder acceder e identificar los procesos que se llevan a cabo dentro del
departamento de catastro, detallando las actividades que se realizan.
facilitándonos su respectivo modelamiento.
Metodología 40
2.8 Entrevista realizada al jefe del departamento de catastro
Nombre del Profesional: Arq. Carlos Lino M.
Cargo que ocupa: Jefe del Departamento de Catastro
Entrevistador: Juan Carlos De la o Reyes
¿Qué tipo de actividades se ejecutan en el departamento de catastro?
Bueno las actividades que se ejecutan dentro del departamento de
catastro son variadas entre ellas destaca la administración documental de los
diferentes procesos que se ejecutan en el departamento.
¿Cuáles son los tipos de documentos que emite el departamento de
catastro?
El departamento de catastro emite varios certificados, entre ellos están:
certificado de posesión de terrenos, genera los códigos catastrales, planos del
predio, permisos para construcción, Fraccionamientos de Tierras, Unificación
de Escrituras, Cambio de Posesionario de Terreno Fallecido, Certificados de
Linderos, Medias y Avalúos, Legalización de Tierras Rurales.
¿Qué método de registro utiliza el departamento de catastro para el
control de documentos emitidos?
Para el control de documentos emitidos por el departamento de catastro
se lleva un registro en el Sistema Corporativo de Gestión Pública, el cual
almacena los datos en una base propia del sistema.
¿Entre los procesos que se desarrollan dentro del departamento de
catastro tienen identificados el proceso principal?
En si no están identificado los procesos en un orden jerárquico, desde
que asumí el cargo noté esa falta de identificación jerárquica de los procesos,
lo cual nos está presentando muchos inconvenientes a la hora de realizar los
Metodología 41
trámites del ciudadano. Ya que su documentación se envía a departamentos
que no corresponde al trámite. Y eso genera retrasos en el proceso y muchas
veces la perdida de los documentos.
¿Qué hacen cuando ocurren perdida de documentos de los ciudadanos?
Cuando ocurre una pérdida de documentos del ciudadano se espera a
que el ciudadano se acerque a ventanilla a preguntar por su trámite y en ese
momento se le notifica al ciudadano sobre lo ocurrido y se le manifiesta que
vuelva a realizar los trámites del inicio lo cual genera descontento en el
ciudadano.
¿El departamento se responsabiliza por la pérdida o extravió de la
documentación del ciudadano?
El departamento no se hace responsable por la pérdida de la
documentación eso es algo que genera descontento en el ciudadano por que
debería ser nuestra responsabilidad responder por la documentación ya que se
extravió en nuestro poder. Esto ocurre cuando las carpetas son enviadas a
departamentos que no corresponden al trámite. y al ocurrir esto el ciudadano
debo iniciar el proceso desde el principio, comprando todas las tasas y carpeta
para el proceso.
¿Para los tramites de los procesos de la documentación que emite el
departamento de catastro todas sus tareas se ejecutan dentro del
departamento o intervienen otros departamentos?
En todos los tramites que se generan dentro del departamento de catastro
tienen procesos de documentación en los cuales para cada documento que
emite el departamento de catastro intervienen varios departamentos en los
cuales sin su debida aprobación no sería posible cumplir satisfactoriamente la
aprobación del trámite solicitado por el ciudadano, inclusive son participe
departamentos fuera de la institución municipal como ejemplo tenemos la
notaría pública.
Metodología 42
¿El departamento de catastro cuenta con un manual de procesos?
En el departamento de catastro no contamos con un manual de proceso
documentado lo cual nos facilite identificar la trayectoria que debe tomar dicho
trámite y evitar desvíos de la documentación a departamentos que no
corresponde al trámite y en ocasiones los tramites no siguen un orden
secuencial.
¿Considera que un manual de procesos y procedimientos facilitara la
atención al usuario?
Se considera que un manual de proceso es un documento que refleja el
flujo de trabajo correspondiente a cada proceso, por lo tanto, si se aplica
brindaría una mejora en la atención a los usuarios debido a que los procesos
estarían identificados de jerárquicamente y se reflejaría el orden secuencial
que debe llevarse a cabo durante el proceso.
2.9 Entrevista Realizada al Asistente del Departamento de
Catastro
Nombre del Profesional: Lcda. Ofelia Pilay Salazar
Cargo que ocupa: Asistente del Departamento de Catastro
Entrevistador: Juan Carlos De la o Reyes
¿Qué requisitos se necesitan para el trámite de compra venta de terreno
urbano?
Los requisitos son los siguientes:
• Comprar una carpeta membretada.
• Dos especies valoradas.
• Una tasa de inspección de avalúos y catastro.
• Una tasa de no adeudar al municipio.
• Una tasa de posesión.
Metodología 43
• una tasa de elaboración de ficha.
• Una copia a color de cedula de identidad y certificado de votación.
• Una Copia de impuesto al día.
• Certificado de registro de la propiedad.
¿Qué tiempo estimado tarda el proceso?
El proceso tarda entre dos meses a cuatro meses. Depende del
seguimiento que se le da al proceso y si no hay ningún impedimento en los
documentos que emiten cada departamento que intervienen en el proceso.
¿Para el proceso se sigue algún orden secuencial?
A medida que empieza el tramite no todos tenemos claro el orden
secuencial del proceso, por lo que muchas veces ocurren desvíos de la
información a departamentos que no están dentro del proceso y otras veces
llegan a departamentos que necesitan documentos de otros departamentos
para poder realizar el trámite correspondiente lo cual regresan la carpeta al
departamento de catastro y genera retraso en el proceso.
2.10 Entrevista Realizada al Inspector Urbano del Departamento
de Catastro
Nombre del Profesional: Sr. Calixto Baque
Cargo que ocupa: Inspector Urbano del Departamento de Catastro
Entrevistador: Juan Carlos De la o Reyes
¿Cuáles son los pasos para asignar fecha para la inspección?
Para agendar fecha de inspección se debe tener aprobada la carpeta con
la documentación requerida por parte del asistente del departamento de
catastro, luego se le asigna una fecha y hora para proceder a realizar la
inspección. La inspección esta entre un rango de 5 días por lo que ya hay
inspecciones agendadas.
Metodología 44
¿Cuáles son los pasos para realizar la inspección?
El día de la inspección el ciudadano acude a la institución para guiar al
inspector al sector donde está ubicado el terreno a ser inspeccionado y
proceder a realizar el levantamiento de información del terreno que consiste en
la medición, ubicación, descripción de linderos,
¿Una vez realizada la inspección cual es el siguiente procedimiento?
Una vez realizada la inspección se procede a graficar en el plano la forma
del terreno, se realizar la hoja de implantación, aquí en la hoja de implantación
se detallan los datos de terreno con sus linderos y nombres de calles, los datos
de su respectiva área y se implanta en el plano de Pedro Carbo, a su vez se
realiza un informe y es enviado al jefe de catastro quien registra los datos en la
ficha catastral y luego de eso envía la carpeta al departamento de planificación.
Ese es un departamento fuera del departamento de catastro el cual es
participe en varios de los procesos que realiza el departamento de catastro y
así hay muchos otros departamentos que intervienen en los procesos.
Comentario: la técnica de la entrevista permitió el contacto directo con el
talento humano considerado como fuente de información real, y su opinión fue
determinante para poder diagnosticar la ausencia de un elemento eficaz como
es un manual de procesos y procedimientos en el departamento de catastro.
2.10.1 Las técnicas de análisis
Se hicieron entrevistas directas con los directivos del departamento de
Catastro, empleados y usuarios y se realizó un registro de observación para
analizar los requerimientos del proyecto.
Para el desarrollo de las entrevistas de utilizaron preguntas sencillas. De
acorde al contenido del proyecto de investigación y se hizo un análisis de los
documentos correspondientes de diversas fuentes, del cual hemos recopilado y
sustraído información acerca del problema para una mejor comprensión del
tema.
Metodología 45
2.11 Cronograma investigativo
De esta manera se abordó el tema, acercándonos a la realidad del
departamento en estudio guiado por principios, requisitos, procedimientos y
estrategias.
DIAGRAMA 10
FLUJO DE INVESTIGACIÓN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Metodología 46
El tiempo estimado del proceso fue de 80 días laborables considerado
con la ayuda del tutor.
IMAGEN Nº 1
GRÁFICO DE GANTT
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Metodología 47
El tiempo de duración del proyecto expresado en horas es de un total de
400 horas.
IMAGEN Nº 2
HORAS ESTIMADAS DEL PROYECTO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
2.11.1.1 Análisis de la entrevista
Mediante el análisis de la información adquirida durante la entrevista se
logra apreciar los detalles necesarios que sustentan la investigación y ayuda a
comprender los hechos expandiendo los criterios sobre los hallazgos. Por esta
razón es indispensable un manual de procesos y procedimientos, beneficiando
con una guía que determine las actividades de cada proceso, a los servidores
públicos que laboran en el departamento de catastro y a los ciudadanos que
acuden a solicitar diversos trámites.
CAPITULO III
PROPUESTA
3.1 Tema
Modelamiento de procesos de flujo de trabajo del departamento de
catastro para la automatización y gestión de procesos del gobierno autónomo
descentralizado municipal del cantón Pedro Carbo (gadmcpc).
3.2 Introducción a la propuesta
Luego del levantamiento y análisis de la información recopilada mediante
entrevistas directas a los directivos del municipio del Cantón Pedro Carbo se
identificó una de las principales falencias que existen en el departamento de
Catastro del (GADMCPC). La cual el departamento de Catastro carece de un
manual de proceso documentado que permita describir las funciones y
actividades que se realizan dentro del departamento y así realizar un estudio
factible en la optimización de procesos ya que cuenta con un Sistema de
Gestión de Documentos, pero no cuenta con un manual de procesos en esa
área. Lo cual no permite la identificación de los flujos de trajo en cada proceso.
Ni identificar el personal encargado de realizar dichas tareas.
Por lo tanto, se ha considerado oportuno la necesidad de implementar un
sistema de gestión documental y facilite el diseño del manual de procesos de
compra y venta de terreno urbano (solar).
Los altos directivos del Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del
Cantón Pedro Carbo consideran que el documentar el proceso compra y venta
de terreno urbano (solar), ayudara a identificar los responsables de cada
ejecución de las actividades y cuestionar las aprobaciones que se realizan.
Propuesta 49
Este manual de procesos ayuda a generar mayor productividad e
implementar cambios en el entorno, proporcionando mayores resultados
comprometiendo al personal encargado de la ejecución de dicho proceso y
muestre excelentes resultados.
También se considera que se podrán detectar actividades que requieren
mayor control y minimizar los tiempos de respuestas mediante el uso de un
sistema de gestión documental ya implantado en el departamento.
3.2.1 Objetivos:
• Identificar los procesos que se ejecutan en el departamento de Catastro del
Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del Cantón Pedro Carbo
(GADMCPC).
• Diseñar los flujos de trabajo del proceso de compra y venta de terreno
urbano (solar). dentro del departamento de Catastro del Gobierno
Autónomo Descentralizado municipal del Cantón Pedro Carbo
(GADMCPC).
• Agilitar los tiempos de búsqueda de los documentos del proceso de compra
y venta de terreno urbano (solar).
• Compartir la información de forma ágil y sencilla por medio de la aplicación
de gestión documental.
3.3 Elaboración del proyecto
Los manuales de procedimientos nos ayudan a comprender con facilidad
los procesos ejecutados en el área. Y nos muestra de una forma
ordenada el flujo de trabajo interno dentro de una organización, los manuales
de procedimientos nos brindan la posibilidad de impulsar el crecimiento y
desarrollo de las organizaciones, sean estas empresas, instituciones públicas,
privadas o una organización de la sociedad civil.
Los manuales de procedimientos describen las diferentes tareas que se
realizan en un proceso, facilitando el entendimiento de domo funcionan y quien
las realiza, y nos brinda la posibilidad de planificar, revisar y rediseñar los
procesos para un mejor funcionamiento y rendimiento de la institución.
Propuesta 50
Para la gestión documental se cuenta con un software libre que está al
alcance de cualquier institución o usuario que desee implementar una nueva
herramienta administrativa que está a la vanguardia de la tecnología.
3.3.1 Funciones del sistema
A continuación, se detallan las funciones principales del sistema.
• Fácil acceso a la información.
• Almacenar información.
• Mayor siclo de vida de un documento.
• Seguridad.
• Distribución de la información.
• Gestión de contenido corporativo y contenido web.
• Gestión documental.
• Colaboración.
3.3.2 Requerimientos del sistema
3.3.2.1 Software
• Funciona con cualquier navegador.
• JDK 1.5.0_15 o mayor.
• MySQL 5.1.32 o mayor.
• Flash Player 10.0.12.36 o últimas versiones.
• SWF tolos.
• Open Office 3.0.1.
3.3.2.2 Hardware
• Windows 7 en adelante
• Linux
• Memoria RAM 4GB.
• Procesador Core Duo.
Propuesta 51
3.3.3 Impacto operacional
El sistema de gestión documental alfresco es un sistema de fácil acceso,
fácil de entender su funcionamiento ayuda a automatizar los procesos de
gestión documental, agilitando los tiempos de respuestas en cada proceso lo
cual ayuda a brindar un mejor servicio a la ciudadanía en general, minimiza la
utilización de espacio físico, tiene un impacto ambiental significativo,
minimizando el uso de hojas de impresiones.
Se capacito al personal dos horas durante tres días donde se facilitó la
información correspondiente al uso del sistema de gestión documental y se
mostró el flujo de los procesos de los trámites correspondientes
3.3.4 Impacto económico
Al ser un sistema Open Source, genera flexibilidad de integración,
compatibilidad con estándares abiertos no genera costos de adquisición de
licencia ni de mantenimiento o actualizaciones y puede acoplarse al modelo de
gestión documental del departamento de Catastro del Municipio del Cantón
Pedro Carbo, si estima recuperar la inversión en 12 meses, y proporciona una
rentabilidad del 53% en un plazo de dos años meses
3.4 Análisis de la entrevista
Mediante el análisis de la información adquirida durante la entrevista se
logra apreciar los detalles necesarios que sustentan la investigación y ayuda
a comprender los hechos expandiendo los criterios sobre los hallazgos.
Por esta razón es indispensable un sistema de gestión documental el cual
nos facilite desarrollar un manual de procesos y procedimientos, beneficiando
con una guía que determine las actividades de cada proceso, a los servidores
públicos que laboran en el departamento de catastro y a los ciudadanos que
acuden a solicitar diversos trámites.
Propuesta 52
3.5 Documentos que emite el departamento de catastro
Mediante la entrevista al personal del departamento de catastro en el
cual se usaron varios métodos que permitieron listar los diferentes certificados
emitidos por el departamento de catastro, el cual procedemos a listarlos a
continuación:
• Compra o venta de Tierras Urbanas.
• Fraccionamientos de Tierras.
• Unificación de Escrituras.
• Cambio de Posesionario de Terreno Fallecido.
• Trámites para Instituciones.
• Certificados de Linderos, Medias y Avalúos.
• Legalización de Tierras Rurales.
Mediante un análisis de la información se identificó cada uno de los
procesos y se los organizo de forma jerárquica en el cual se pudo constatar
que el proceso principal dentro del departamento de catastro es la emisión de
escritura lo cual está identificado como compra o venta de tierras urbanas,
debido a que el ciudadano solo es posesionario del terreno y realiza la compra
del terreno al municipio.
3.6 Áreas que intervienen en el proceso
Mediante la entrevista se pudo constatar que en el proceso de compra
venta de tierras urbanas existen varios departamentos que intervienen en el
proceso con funciones esenciales que deben llevarse a cabo y cuya
responsabilidad se distribuye a sus miembros que la integran, las cuales están
interrelacionadas para llevarse a cabo con el fin de brindar un servicio óptimo
En el siguiente cuadro para una mejor apreciación y un mejor
entendimiento se detallan los diferentes departamentos que intervienen en el
proceso con sus respectivas actividades.
Propuesta 53
CUADRO 2
FICHA TÉCNICA DE LAS ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
ÁREAS DE
PROCESO DESCRIPCIÓN
CATASTRO Define los tributos que sirven para determinar la
acción tributaria
SECRETARIA
Recepta todas las solicitudes y de diferentes
tramites y las designas a los departamentos
correspondientes para su aprobación.
RENTAS
Controla, calcula y propone la captación de
cualquier ingreso municipal en coordinación con el
servicio de impuestos interno y la tesorería
general.
TESORERÍA Se encarga de recaudar los valores por concepto
de pago de impuestos, tasa y contribuciones.
PLANIFICACIÓN
Brinda soluciones para lograr mejores condiciones
y designa el personal competente para realizar las
mediciones solicitadas por el usuario para su
respectivo trámite.
SINDICATURA Analiza los documentos emitido por los
departamentos y emite la aprobación.
SALA DE
CONCEJALES
En este departamento entra a consejo la
documentación para evaluar el estado.
NOTARIA
Mediante un acta juramentada se hace constar la
veracidad de los documentos que el usuario
posee.
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD
Registra los datos del solicitante y asigna el título
de la propiedad.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 54
El siguiente diagrama muestra en orden secuencial de las áreas que
intervienen en el proceso de compra venta de terrenos urbanos.
DIAGRAMA 11
DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
Fuente: dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 55
Todo el proyecto se realizó basándonos en la información obtenida
mediante las entrevistas la cual nos refleja los flujos de procesos actuales, y su
funcionamiento en base a resultados.
Luego de haber realizado el levantamiento de información se definió el
proceso de compra y venta de terreno urbano (solar). Para documentar el flujo
de proceso establecido.
3.7 Casos de uso del departamento de catastro
.
DIAGRAMA 12
CASO DE USO DEL DEPARTAMENTO DE CATASTRO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 56
Propuesta 57
3.8 Diagrama de flujos de procesos
3.8.1 Proceso para la compra de carpeta, tasa y especie
Para el proceso de la compra de la carpeta, tasa y especie se detallan las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 3
COMPRA DE LA CARPETA, TASA Y ESPECIE
ACTIVIDADES PARA LA COMPRA DE CARPETA, TASA Y ESPECIE
Orden
de tarea Actividad Descripción
1
Solicitar datos de
requisitos para adjuntar a
la carpeta
Esta solicitud se la realiza mediante
un pedido verbal en el departamento
de gestión social.
2 Compra de tasa y especie
valorada
La compra se la realiza en el
departamento de tesorería y el pago
se realiza en efectivo.
3 Llenar solicitud
En la especie valorada se hace una
solicitud para el tramite pertinente en
el departamento de gestión social.
4 Evaluar carpeta
El personal competente del
departamento de catastro se
encarga de revisar la carpeta para
darle el visto bueno.
5 ¿Posee deuda catastral?
Después de evaluar la carpeta y al
notar que posee deuda catastral el
usuario debe proceder a pagar la
deuda en el departamento de
tesorería, si no posee deuda la
carpeta es receptada
6 Recepción de
documentos
Los documentos son receptados en
el departamento de catastro por la/el
asistente.
Fuente: dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 58
3.8.1.1 Diagrama de flujo del proceso anterior para completar los
requisitos del trámite correspondiente
DIAGRAMA 13
DIAGRAMA DE FLUJO ANTERIOR PARA COMPLETAR LOS REQUISITOS
DEL TRÁMITE CORRESPONDIENTE
Fuente: dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 59
3.8.1.2 Diagrama de flujo optimizado del para completar los
requisitos del trámite correspondiente
DIAGRAMA 14
DIAGRAMA DE FLUJO ANTERIOR PARA LA COMPRE DE CARPETA,
TASA Y ESPECIE
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 60
3.8.2 Proceso para la inspección del terreno
Para el proceso de la inspección del terreno se detallan cada una de las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 4
ACTIVIDADES PARA LA INSPECCIÓN DEL TERRENO
ACTIVIDADES PARA LA INSPECCIÓN DEL TERRENO
Orden de
tarea Actividad Descripción
1 Asignación de
fecha
La asistente de catastro coordina con el
inspector y le asignan una fecha para
inspección.
2 Medición del
terreno
El inspector se dirige al terreno para realizar
las mediciones correspondientes al terreno y
elaborar un informe.
3
Graficar en el
plano las
medidas del
terreno
El inspector con las medidas correspondientes
realiza la graficación del plano del terreno y
asignación al plano municipal.
4 Elaborar hoja
de implantación
En este documento se detallan los datos del
terreno. Como las medidas exactas
coordenadas, linderos y calles para describir
su ubicación exacta.
5 Envió de
carpeta
El departamento de catastro realiza él envió de
la carpeta al departamento de planificación
Fuente: dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 61
3.8.2.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para la inspección del
terreno
DIAGRAMA 15
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE INSPECCIÓN DEL TERRENO
Fuente: dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 62
3.8.2.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para la inspección
del terreno
DIAGRAMA 16
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO PARA LA
INSPECCIÓN DEL TERRENO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 63
3.8.3 Proceso para el trámite correspondiente dentro del
departamento de planificación
Para el proceso dentro del departamento de planificación se detallan las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 5
ACTIVIDADES DE TRÁMITE CORRESPONDIENTE A LA
DOCUMENTACIÓN DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ACTIVIDADES TRÁMITE CORRESPONDIENTE DE LA DOCUMENTACIÓN
DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
Orden
de tarea Actividad Descripción
1 Revisión de
documentación
El asistente técnico catastral revisa la
documentación y plano aprobado por el
departamento de catastro.
2 Asignación de
fecha
El asistente de archivo físico en coordinación con
el inspector de campo asignan fecha para
inspección.
3 Realizar inspección
El inspector de campo para comprobar que los
datos están correctos procede a realizar la
inspección y medición directa del terreno
4
Graficación y
aprobación de
plano
Luego de la medición se procede a graficar el
plano del terreno
5 Registrar datos en
ficha catastral
Al concretar que los datos son correctos se
procede a elaborar la ficha con los datos del
terreno
6 Firmas de
aprobación
Al cumplir con los requisitos establecidos se
procede a firmar la aprobación
7 Reenviar carpeta
Luego de estar toda la documentación
correspondiente se reenvía la carpeta al
departamento de catastro
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 64
3.8.3.1 Caso de uso del departamento de planificacion
DIAGRAMA 17
CASO DE USO DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 65
3.8.3.2 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro del
departamento de planificación
DIAGRAMA 18
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 66
3.8.3.3 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro del
departamento de planificación
DIAGRAMA 19
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO DENTRO DEL
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 67
3.8.4 Proceso para emisión de liquidación del terreno dentro del
departamento de catastro
Para el proceso de emisión de liquidación del terreno se detallan las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 6
EMISIÓN DE LIQUIDACIÓN DE TERRENO
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE A LA EMISIÓN DE
LIQUIDACIÓN DEL TERRENO DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE
CATASTRO
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Recepción de
Documentación
El asistente Recibe carpeta enviada
desde Planificación.
2 Revisión de
documentación
El asistente técnico catastral revisa la
documentación y plano aprobado por
el departamento de Planificación.
3
Elaboración de
Informe de
Liquidación de
Terreno
El Jefe del departamento de Catastro
elabora el informe de aprobación de
liquidación del terreno.
4
Adjuntar el Informe
de Liquidación a la
Carpeta de
Documentos
El asistente adjunta el informe a la
carpeta de documentación.
5 Entrega de Carpeta
al Ciudadano
El asistente entrega la carpeta al
ciudadano.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo laborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 68
3.8.4.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para emisión de
liquidación
DIAGRAMA 20
EMISIÓN DE LIQUIDACIÓN
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 69
3.8.4.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para emisión de
liquidación
DIAGRAMA 21
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO PARA EMISIÓN DE
LIQUIDACIÓN
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 70
3.8.5 Proceso para cancelar el valor del terreno
Para el proceso de cancelación del valor del terreno se detallan las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 7
CANCELACIÓN DEL VALOR DEL TERRENO
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE A LA CANCELACIÓN DEL VALOR
DEL TERRENO
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Cancelar valor
del terreno
El ciudadano se dirige rentas a cancelar
el valor del terreno
2
Emitir
certificado de
cancelación
Una vez cancelado el valor el
departamento de rentas emite un
certificado.
3
Adjuntar
certificado a la
carpeta
El ciudadano debe adjuntar el
certificado de cancelación a la carpeta
de documentos.
4
Enviar carpeta a
director
financiero
El ciudadano pasa a dejar la carpeta en
el departamento financiero.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 71
3.8.5.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para cancelar el valor
del terreno
DIAGRAMA 22
CANCELACIÓN DE VALOR DE TERRENO
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 72
3.8.5.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para cancelar el
valor del terreno
DIAGRAMA 23
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO PARA CANCELAR
EL VALOR DEL TERRENO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 73
3.8.6 Proceso para informe del director financiero
Mediante las entrevistas nos pudo ayudar a visualizar las tareas
realizadas dentro del departamento y analizando el proceso del informe del
director financiero se encontraron las siguientes actividades que se procede a
detallar cada una de ellas en la siguiente tabla:
CUADRO 8
ELABORACIÓN DEL INFORME DEL DIRECTOR FINANCIERO
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE A LA ELABORACIÓN DEL
INFORME DEL DIRECTOR FINANCIERO
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Consulta de datos
en el sistema
El director financiero consulta los datos del
ciudadano sobre el pago del terreno.
2
Verificación de
datos del
ciudadano
El director financiero verifica que los datos
del ciudadano estén correctos.
3 Elaborar informe y
certificación El director financiero elabora el informe
4 Enviar carpeta a
sala de concejales
El Director financiero envía la carpeta a sala
de concejales.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 74
3.8.6.1 Diagrama de flujo anterior del proceso para informe de
director financiero
DIAGRAMA 24
INFORME DE DIRECTOR FINANCIERO
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 75
3.8.6.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso para informe del
director financiero
DIAGRAMA 25
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO PARA INFORME DEL
DIRECTOR FINANCIERO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 76
3.8.7 Proceso dentro de sala de concejales
Para el proceso dentro de sala de concejales se detallan las actividades
en la siguiente tabla:
CUADRO 9
ACTIVIDADES DENTRO DE SALA DE CONCEJALES
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE DENTRO DE SALA DE
CONCEJALES
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Revisión de
documentos
El asistente revisa la carpeta de
documentación completa, si faltan
documentos la remite al ciudadano para
completar la documentación.
2 Comisión de
terreno
Evalúa la documentación que contiene la
carpeta para poder emitir un informe.
3 Informe de
aprobación
Una vez evaluada la documentación y si
es aprobada la comisión de terreno emite
un informe de aprobación para dar paso a
los siguientes tramites, si no es aprobada
se devuelve la carpeta al ciudadano con el
respectivo informe de no aprobación.
4
Envía la carpeta
aprobada a
asesoría jurídica
La sala de concejales una vez aprobada
la carpeta la remite al departamento de
asesoría jurídica.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 77
3.8.7.1 Caso de uso de sala de concejales
DIAGRAMA 26
CASO DE USO DENTRO DE LA SALA DE CONCEJALES
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 78
3.8.7.2 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro de sala de
concejales
DIAGRAMA 27
SALA DE CONCEJALES
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 79
3.8.7.3 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de sala de
concejales
DIAGRAMA 28
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO DENTRO DE SALA
DE CONCEJALES
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 80
3.8.8 Proceso dentro de asesoría jurídica
Mediante las entrevistas nos pudo ayudar a visualizar las tareas
realizadas dentro del departamento de asesoría jurídica las cuales la
organizamos de una forma jerárquica para poderla representar gráficamente en
el flujo de trabajo facilitando el entendimiento del proceso.
El proceso dentro de asesoría jurídica es uno de los procesos más cortos
dentro del grupo de los procesos para la compra venta de terrenos urbanos.
Analizando el proceso del informe que emite el departamento de asesoría
jurídica se encontraron las siguientes actividades las cuales se procede a
mencionarlas detalladamente cada una de ellas en la siguiente tabla:
CUADRO 10
ACTIVIDADES DE ACCESORIA JURÍDICA
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE ASESORÍA JURÍDICA
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Revisión de
documentación
El asistente revisa que la documentación este
completa.
2 Emitir informe Una vez revisada la documentación el asesor
jurídico emite un informe de aprobación.
3 Enviar carpeta a
secretaria general
El informe se lo adjunta a la carpeta de
documentos y se la envía a secretaria general.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 81
3.8.8.1 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro de asesoría
jurídica
DIAGRAMA 29
ASESORÍA JURÍDICA
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 82
3.8.8.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de asesoría
jurídica
DIAGRAMA 30
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO DENTRO DE
ASESORÍA JURÍDICA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 83
3.8.9 Proceso dentro de secretaria general
Mediante las entrevistas nos pudo ayudar a visualizar las tareas
realizadas dentro del departamento de secretaria general las cuales la
organizamos de una forma jerárquica para facilitar el entendimiento del
proceso.
Para el proceso dentro de secretaria general se detallan las actividades
en orden secuencial para poder representarlas en el flujo de trabajo, en la
siguiente tabla se detalla cada una de las actividades:
CUADRO 11
ACTIVIDADES DENTRO DE SECRETARIA GENERAL
ACTIVIDADES DENTRO DE SECRETARIA GENERAL
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1
Revisión de
documentos en
concejo en pleno
Se re visa la documentación para emitir un
informe.
2 Emisión del informe
Una vez emitido el informe y si es
aprobada la carpeta se emite un certificado
y si no es aprobada se la devuelve al
ciudadano para que reúna los requisitos
faltantes.
3 Emitir certificado de
aprobación
Una vez aprobada la carpeta el concejo en
pleno emite un certificado.
4 Enviar carpeta a
asesoría jurídica
Adjunta el certificado a la carpeta y envía
la carpeta al departamento de asesoría
jurídica.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 84
3.8.9.1 Diagrama de flujo anterior del proceso dentro de secretaria
general
DIAGRAMA 31
FLUJO DENTRO DE SECRETARIA GENERAL
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 85
3.8.9.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso dentro de
secretaria general
DIAGRAMA 32
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO DENTRO DE
SECRETARIA GENERAL
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 86
3.8.10 Proceso de elaboración de minuta
Mediante las entrevistas nos pudo ayudar a visualizar las tareas que se
llevan a cabo dentro del departamento de asesoría jurídica las cuales la
organizamos de una forma jerárquica.
Analizando el proceso del segundo informe que emite el departamento se
encontraron las siguientes actividades las cuales se procede a detallar en
forma jerárquica cada una de ellas en la siguiente tabla:
CUADRO 12
SEGUNDO PROCESO DENTRO DE ASESORÍA JURÍDICA
ACTIVIDADES 2 DENTRO DE ASESORÍA JURÍDICA
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Recepción de
carpeta
El asistente jurídico recibe la carpeta enviada
desde sala de concejales.
2 Elaboración de
minuta
El asesor jurídico elabora un documento
detallando las cláusulas de la compra venta del
solar.
3 Enviar carpeta a
catastro
Se adjunta el documento a la carpeta y se
envía al departamento de catastro.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 87
3.8.10.1 Diagrama de flujo anterior del proceso de elaboración de
minuta
DIAGRAMA 33
PROCESO DE ELABORACIÓN DE MINUTA
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 88
3.8.10.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso de elaboración de
minuta
DIAGRAMA 34
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO DE ELABORACIÓN
DE MINUTA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 89
3.8.11 Proceso dentro de la notaria
Para el proceso dentro de la notaria se detallan las actividades en la
siguiente tabla:
CUADRO 13
PROCESO DENTRO DE LA NOTARIA
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE DENTRO DE LA NOTARIA
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Revisión de
documentos
El asistente de notaria revisa los documentos
que estén completos si no lo están regresa la
carpeta al ciudadano para que complete los
documentos.
2 Elaboración de
escritura
El notario elabora un documento de escritura
del terreno
3 Enviar carpeta a
asesoría jurídica
Adjunta el documento de escritura y lo envía
al departamento de asesoría jurídica para la
firma correspondiente del alcalde y el asesor
jurídico.
4
Elaborar
documento
notariado
El notario elabora un documento notariado
que avale la compra venta del terreno al
ciudadano.
5
Entrega de
documentos al
ciudadano
Entrega los documentos al ciudadanos para el
siguiente proceso.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 90
DIAGRAMA 35
PROCESO DENTRO DE NOTARIA
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 91
3.8.12 Proceso dentro del registro de la propiedad
Mediante las entrevistas nos pudo ayudar a visualizar las tareas que se
llevan a cabo dentro del departamento de asesoría jurídica las cuales la
organizamos de una forma jerárquica.
Para el proceso dentro del registro de la propiedad se detallan las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 14
PROCESO DENTRO DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE DENTRO DEL REGISTRO DE LA
PROPIEDAD
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Revisión de
documentos
El asistente del registro de la propiedad
revisa la documentación que este completa y
si falta algún documento entrega la carpeta al
ciudadano para que consiga el documento
faltante.
2 Generar orden de
pago
Una vez aprobada la carpeta con la
documentación completa se genera la orden
de pago.
3
Cancelar el valor
de la orden de
pago
La orden de pago se cancela en el
departamento de rentas.
4 Generar historia
de dominio
Una vez cancelada la orden se procede a
generar un documento llamado historia de
dominio.
5
Entregar
documentación al
ciudadano
Se adjunta el documento a la carpeta y se
entrega al ciudadano para el siguiente
proceso.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 92
DIAGRAMA 36
PROCESO DENTRO DE REGISTRO DE LA PROPIEDAD
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 93
3.8.13 Proceso final dentro del departamento de catastro
Para el proceso dentro del registro de la propiedad se detallan las
actividades en la siguiente tabla:
CUADRO 15
PROCESO FINAL DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE CATASTRO
ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE AL PROCESO FINAL DENTRO DEL
DEPARTAMENTO DE CATASTRO
Orden
de
tarea
Actividad Descripción
1 Revisión de
documentación
La asistente de catastro revisa la carpeta que
contenga la documentación completa
2 Catastrar
escritura
El jefe del departamento de catastro procede
a catastrar la escritura
3 Actualizar la
propiedad
El jefe del departamento de catastro actualiza
la propiedad en el sistema catastral donde el
ciudadano pasa de ser posesionario a ser
propietario.
4 Archivar copias
en expediente
Se procede archivar una copia de la
documentación completa de la escritura en el
expediente
5 Devolver original
al ciudadano
El/la asistente procede a entregar el original
de la carpeta con toda la documentación al
ciudadano.
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 94
3.8.13.1 Diagrama de flujo anterior del proceso final dentro del
departamento de catastro
DIAGRAMA 37
PROCESO FINAL DENTRO DE CATASTRO
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 95
3.8.13.2 Diagrama de flujo optimizado del proceso final dentro del
departamento de catastro
DIAGRAMA 38
DIAGRAMA DE FLUJO OPTIMIZADO DEL PROCESO FINAL DENTRO DEL
DEPARTAMENTO DE CATASTRO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 96
3.9 Configuración del sistema de gestión documental
3.9.1 Ingreso principal al sistema
Para acceder al sistema de gestión documental Alfresco podemos hacerlo
de dos formas diferentes la primera es a través de cualquier navegador
ingresando la dirección Url. http://localhost:8080/alfresco, la segunda es a
través del menú inicio > todos los programas > Alfresco > Alfresco Explorer. y
nos muestra la pantalla principal del sistema la cual nos pide el ingreso de un
usuario con su respectiva contraseña.
IMAGEN Nº 3
INICIO DE SESION ALFRESCO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 97
3.9.2 Configurar perfil de usuario administrador
Para configurar el perfil de usuario una vez iniciada la sesión
seleccionamos el menú administrador > editar perfil > e ingresamos los datos
correspondientes al usuario administrador del sistema.
IMAGEN Nº 4
CONFIGURACIÓN DEL PERFIL DE USUARIO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 98
3.9.3 Crear usuarios del sistema
Para crear un usuario se escoge el menú Herramientas administrativas >
usuario > nuevo usuario nos abre una ventana donde ingresamos los datos del
usuario y damos clic en el botón crear usuario.
El usuario creado ya puede iniciar sesión y modificar su perfil y empezar a
realizar las tareas asignadas.
IMAGEN Nº 5
CREAR USUARIOS DEL SISTEMA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 99
3.9.4 Agregar imagen de la institución al sistema
Al iniciar sesión como administrador del sistema nos muestra la siguiente
pantalla en donde empezamos a configurar el sistema con los requerimientos
de la institución lo primero será agregar una imagen de la institución en el
sistema para que la distinga al momento de ingresar.
Al ingresar al sistema nos mostrara el menú de herramienta administrativa
donde podemos escoger el tema que deseamos aplicar al sistema.
IMAGEN Nº 6
ESCOGER TEMA PARA APLICACIÓN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 100
Una vez es escogido el tema procedemos a cargar la imagen de la
institución para darle una apariencia más amigable, a la altura de logotipo en el
menú aplicación seleccionamos el botón cargar seleccionamos el botón cargar,
nos aparece otra ventana y seleccionamos donde dice seleccionar ficheros
para cargar, nos abre un menú en el cual seleccionamos la imagen deseada,
aceptamos y aplicamos y se notara el cambio.
IMAGEN Nº 7
CARGAR IMAGEN DE LA INSTITUCIÓN AL SISTEMA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 101
3.9.5 Crear carpeta que almacenara la documentación
Para almacenar nuestros documentos crearemos una carpeta llamada
catastro, para eso seleccionamos el menú mis ficheros > crear > carpeta.
IMAGEN Nº 8
PASOS PARA CREAR CARPETA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 102
Nos aparece una nueva ventana con nuevas opciones en las cuales le
asignamos un nombre y una descripción para identificar la carpeta
IMAGEN Nº 9
PASOS PARA CREAR CARPETAS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 103
Dentro de la carpeta Catastro creamos una sub carpeta con el nombre del
proceso compra venta de terrenos urbanos.
IMAGEN Nº 10
CREAR CARPETA DEL PROCESO COMPRA VENTA DE TERRENOS
URBANOS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 104
Dentro de la carpeta compra venta de terreno urbano creamos la carpeta
con los datos del ciudadano la cual va a contener toda la documentación del
proceso solicitado.
IMAGEN Nº 11
CREACIÓN DE CARPETA DE DOCUMENTACIÓN DEL CIUDADANO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 105
3.9.6 Carga de documentos del ciudadano
Seleccionamos la carpeta del ciudadano y seleccionamos la opción carga
de ficheros > seleccionar ficheros para cargar > seleccionamos el fichero a
cargar y damos clic en el botón abrir, se pueden cargar documentos de texto,
pdf, hojas de cálculos, imágenes, etc.
IMAGEN Nº 12
CARGA DEL DOCUMENTO DEL CIUDADANO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 106
En la siguiente pantalla nos muestra los documentos que se subieron a la
plataforma del sistema.
IMAGEN Nº 13
DOCUMENTOS DEL CIUDADANO CARGADOS AL SISTEMA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 107
3.9.7 Asignación de permisos a las carpetas creadas
En el menú mis ficheros seleccionamos la carpeta para asignarle los
permisos, en el costado derecho seleccionamos administrar permisos
IMAGEN Nº 14
ASIGNACIÓN DE PERMISOS A LAS CARPETAS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 108
Nos lleva a la siguiente ventana donde tiene un buscador en el cual
digitamos el nombre del usuario o grupo asignado para el permiso respectivo
de la información contenida dentro de la carpeta, una vez seleccionado el
nombre del usuario o grupo que tendrá el permiso seleccionamos el botón
añadir, luego el botón guardar y el permiso queda asignado.
IMAGEN Nº 15
ASIGNACIÓN DE PERMISOS A LAS CARPETAS CREADAS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 109
3.9.8 Asignación de tareas y flujo de trabajo
En el menú ficheros seleccionamos el documento para signarlo al flujo de
trabajo y proceder a enviar la documentación al siguiente departamento para
realizar la tarea correspondiente.
IMAGEN Nº 16
ASIGNACIÓN DE TAREAS Y FLUJOS DE TRABAJO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 110
Al seleccionar el documento del ciudadano nos muestra la siguiente
pantalla en la cual seleccionamos iniciar flujo de trabajo.
IMAGEN Nº 17
CREACIÓN DE LFLUJO DE TRABAJO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Luego nos aparece una nueva ventana con un menú de flujos de trabajo
para asignar en este menú seleccionamos la opción nueva tarea
IMAGEN Nº 18
SELECCIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO ASIGNADO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 111
Al selecciona nueva tarea nos aparece una nueva ventana donde le asignamos
la prioridad del flujo del trabajo, la fecha de vencimiento y asignamos la
persona encargada del trabajo que es un usuario creado por el administrador
del sistema aceptamos y creamos el flujo del trabajo.
IMAGEN Nº 19
ASIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DEL FLUJO DEL TRABAJO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 112
3.9.9 Recepción de la tarea asignada
Iniciamos sesión con el usuario asignado y le aparecerá la tarea en el
menú mis tareas de la ventana principal del usuario.
IMAGEN Nº 20
RECEPCIÓN DE LA TAREA ASIGNADA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 113
Al seleccionarla tarea nos aparece una nueva ventana donde nos muestra
la tarea y un menú donde podemos seleccionar si la tarea esta iniciada o
completada o suspendida nos permite agregar nuevos archivos y adjuntarlos al
documento y enviarlos al administrador del sistema.
IMAGEN Nº 21
TAREA REALIZADA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 114
3.9.10 Confirmación de tarea realizada
Al momento de que el usuario termina su tarea asignada y subido los
documentos al sistema el usuario administrador de sistema recibe una
notificación de que la tarea ha sido terminada.
IMAGEN Nº 22
CONFIRMACIÓN DE TAREA COMPLETADA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 115
Al seleccionar la tarea nos muestra los detalles dela tarea y los datos de
los usuarios o grupos asignados al cumplimiento de la tarea.
IMAGEN Nº 23
DETALLES DEL FLUJO DE TRABAJO COMPLETADO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Propuesta 116
3.10 Conclusiones
El sistema de gestión documental Alfresco aporta un gran valor a la
institución debido a la agilidad de respuestas en los procesos el cual puede ser
implementado en otros departamentos de la institución.
El sistema de gestión documental Alfresco brinda una mayor seguridad y
mejor control de la información al momento de su manipulación.
Mediante la investigación realizada se pudo concretar que una de las
principales falencias del departamento de catastro del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Carbo es la ausencia de un
manual de procedimientos documentado que describa las actividades.
Al no existir un manual de procesos y procedimientos documentado en el
cual se detallen las actividades a desarrollarse, el departamento de catastro del
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Carbo no
puede cumplir con efectividad y eficiencia en el desarrollo de sus actividades,
mostrando inconformidad en el usuario interno y externo y manifestando una
gran pérdida de recursos.
Las autoridades del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Pedro Carbo han tomado las medidas para la implementación de un
instructivo documentado de los procesos para la orientación e inducción al
personal.
3.11 Recomendaciones
Para una mejor comprensión de los proceso y procedimientos, el
departamento de catastro del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del Cantón Pedro Carbo debe elaborar un proceso de socialización y
divulgación mediante reuniones, con el fin de que el talento humano conozca,
practique y cumpla con mayor efectividad el desarrollo de sus actividades.
Propuesta 117
Se recomienda mayor capacitación del personal administrativo sobre la
aplicación de gestión documental Open Source que fue implementada en la
institución y motivarlos a implementarlos en otros departamentos
Difundir a todo el talento humano involucrado sobre las modificaciones
que se vallan generando con el tiempo en los procesos y procedimientos del
sistema de gestión documental.
Desarrollar manuales en todas sus áreas, que sirvan de apoyo para la
realización de ciertas tareas administrativas requeridas para el cumplimiento de
un proceso.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Autónomo: ente público dotado de personalidad jurídica y patrimonio
propio, creado por decreto para no depender del poder ejecutivo y de ningún
otro poder (Legislativo o Judicial), con objeto de actuar con independencia,
imparcialidad y objetividad en sus funciones.
Catastro: registro administrativo dependiente del estado en el que se
describen los bienes rústicos, urbanos, rurales y de características especiales
COOTAD: Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
descentralización.
Diagramas de flujo: es una muestra visual de pasos y acciones que
implican un determinado proceso.
GADMCPC: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón
pedro Carbo.
Manual: documento que contiene de forma explícita y ordenada
información sobre los objetivos, políticas, organización y procedimientos de los
órganos de una institución.
Procedimiento: pasos secuenciales que describen las acciones a
realizar.
Proceso: información organizada que contiene varias tereas para
transformar una entrada en resultados esperados.
ANEXOS
Anexos 120
ANEXO N° 1
ENTREVISTA AL GERENTE DE CATASTRO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Anexos 121
ANEXO N° 2
IDENTIFICACIÓN DE ÁREA URBANA DEL CANTÓN PEDRO CARBO
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Anexos 122
ANEXO N° 3
UBICACIÓN DEL GOBIERNO MUNICIPAL
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Anexos 123
ANEXO N° 4
MENÚ DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN PUBLICA
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Ventana de registro de Datos Catastral Administrada por el Jefe del
Departamento de Sistema
ANEXO N° 5
REGISTRO DE DATOS CATASTRALES
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
Anexos 124
ANEXO N° 6
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PLANO DE UN TERRENO URBANO
Fuente: Dep. Catastro G.A.D. Cantón Pedro Carbo Elaborado por: De la o Reyes Juan Carlos
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