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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS CPA.
TEMA: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE
INVENTARIOS DE LA ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO
DOMINGO”
AUTOR: CRISTINA MARIBEL PAREDES NARANJO
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2015
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
Santo Domingo, 20 de agosto del 2014
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
MBA. Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de Tesis, designado por
disposición del Rectorado de la UNIANDES, certifica que la Sra. Cristina Maribel Paredes
Naranjo, estudiante del Noveno Nivel de Contabilidad Superior y Auditoría,CPA.ha
culminado su trabajo de Tesis con el tema: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y
GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE
SANTO DOMINGO, quien ha cumplido con todos los requisitos exigidos por lo que se
aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, facultando al interesado el uso del
presente documento, así como también se autoriza la presentación para la evaluación por
parte del jurado respectivo.
Atentamente,
______________________
MBA. Leonardo Carrión Hurtado
Asesor de Tesis
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
Santo Domingo 20 de agosto del 2014
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo Cristina Maribel Paredes Naranjo, con C.I. 172051132-6, tengo a bien de certificar
que el presente documento es de mi autoría, por tal razón me hago responsable de toda la
información obtenida y de su contenido que se encuentra detallada debidamente en cada
uno de los capítulos de la misma.
Autorizo a la Universidad Autónoma de los Andes hacer uso de este documento como
conviniere necesario para fines académicos.
Atentamente,
______________________
Cristina Maribel Paredes Naranjo
Autora de Tesis
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
NOTA DE ACEPTACIÓN
_________________________________________
Firma del Presidente del Tribunal
_________________________________________
Firma del Oponente
_________________________________________
Firma del Miembro del Tribunal
DEDICATORIA
Este proyecto lo dedico en primer lugar a Dios por ser el motor de mi existencia, a mis
hijos con mucho amor por su comprensión y paciencia, a mi amada madre quien con su
ejemplo me enseño a superar cualquier dificultad, a mi pareja por su ayuda y siempre
estar a mi lado acompañándome e incentivándome y entender mi deseo de superación.
Cristina Paredes.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a la Universidad Autónoma de los Andes por haberme facilitado el ingreso a
estudiar en tan prestigiosa institución y lograra una de mis metas, también agradezco a mi
tutor Ing. MBA Leonardo Carrión Hurtado quien me asesoró en el trabajo de investigación
y a la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo por su apoyo para el desarrollo del
presente trabajo de investigación, a mi amada madre por estar siempre ahí apoyándome, a
mis compañeros Karina Jaramillo y Javier Lectong quienes me incentivaron a seguir
asistiendo a la universidad, pero sobre todo a Dios por darme la vida y guiarme en cada
paso que doy.
Cristina Paredes.
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ......................................................................................................
DECLARACIÓN DE AUTORÍA ........................................................................................................
NOTA DE ACEPTACIÓN ..................................................................................................................
DEDICATORIA ..................................................................................................................................
AGRADECIMIENTO .........................................................................................................................
RESUMEN EJECUTIVO ....................................................................................................................
EXECUTIVE SUMMARY ..................................................................................................................
INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................
Antecedentes de la investigación. ........................................................................................................
Planteamiento del Problema. ...............................................................................................................
Formulación del problema. ..................................................................................................................
Delimitación del problema. ..................................................................................................................
Objeto de estudio y campo de acción. ..................................................................................................
Identificación de la línea de investigación. ..........................................................................................
Objetivo General. .................................................................................................................................
Objetivos Específicos. ..........................................................................................................................
Idea a defender. ....................................................................................................................................
Justificación. ........................................................................................................................................
Metodología. ........................................................................................................................................
Métodos, Técnicas e Instrumentos. ......................................................................................................
Resumen de la Estructura de la Tesis. ..................................................................................................
Aporte teórico, significación práctica, novedad científica. ..................................................................
Aporte teórico. .....................................................................................................................................
Significación práctica. ..........................................................................................................................
Novedad científica. ..............................................................................................................................
CAPÍTULO I........................................................................................................................................
1 MARCO TEÓRICO ..................................................................................................................... 8
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN. .......................... 8
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICASSOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN. ................................................................................................................ 8
1.2.1 CONTABILIDAD. ..................................................................................................................... 8
1.2.1.1 Objetivo. .............................................................................................................................. 9
1.2.1.2 Auditoria. .......................................................................................................................... 10
1.2.1.3 Importancia. ...................................................................................................................... 10
1.2.1.4 Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS) .................................................. 11
1.2.1.5 Clases de Auditoría ........................................................................................................... 13
1.2.1.6 Fases de Auditoría ............................................................................................................. 15
1.2.2 CONTROL INTERNO. ............................................................................................................. 18
1.2.2.1 Objetivos del Control Interno. ........................................................................................... 18
1.2.2.2 Alcances. ........................................................................................................................... 19
1.2.2.3 Componentes del Control Interno. .................................................................................... 19
1.2.3 SISTEMA DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. ............................................................... 23
1.2.4 GESTIÓN DEL INVENTARIO. .................................................................................................. 23
1.2.4.1 Activo Fijo. ....................................................................................................................... 24
1.2.4.2 Clasificación. ..................................................................................................................... 24
1.2.4.3 Determinación del Costo de los Activos Fijos. ................................................................. 26
1.2.4.4 Constatación física de los Activos. ................................................................................... 26
1.2.4.5 Identificación y Protección. .............................................................................................. 26
1.2.4.6 Depreciación. .................................................................................................................... 27
1.2.4.7 Métodos de Depreciación. ................................................................................................. 28
1.2.4.8 Procesos de control de activos fijos. ................................................................................. 29
1.2.4.9 Aspectos para evaluar los activos Fijos............................................................................. 31
1.2.4.10 Razones e indicadores financieros. ................................................................................. 32
1.2.4.11 Principales razones financieras ....................................................................................... 33
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ...... 34
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÌTULO. ..................................................... 35
2 MARCO METODOLÓGICO .................................................................................................... 36
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. . 36
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO .................................................................... 37
2.2.1 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................... 37
2.2.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN. .................................................................................................... 37
2.2.2.1 De campo. ......................................................................................................................... 37
2.2.2.2 Bibliográfica. ..................................................................................................................... 38
2.2.2.3 Descriptiva. ....................................................................................................................... 38
2.2.3 POBLACIÓN Y MUESTRA. ..................................................................................................... 38
2.2.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS. ............................................................................. 39
2.2.4.1 Métodos. ............................................................................................................................ 39
2.2.4.2 Técnicas de la investigación. ............................................................................................. 39
2.2.4.3 Instrumentos. ..................................................................................................................... 40
2.2.5 INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS. .............................................................................. 40
2.2.5.1 Entrevista a al Gerente de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo. .................... 40
2.2.5. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ............................................................................ 44
2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGACION. .................................................................. 45
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ..................................................... 45
3 MARCO PROPOSITIVO .......................................................................................................... 47
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA:DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA ASOCIACIÓN DE
GANADEROS DE SANTO DOMINGO. .............................................................................. 47
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ......................................................................... 47
3.2.1 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA. ....................................................................................... 47
3.2.2 OBJETIVO GENERAL. ............................................................................................................ 48
3.2.2.1 Objetivos específicos. ....................................................................................................... 48
3.2.3 PROPUESTA........................................................................................................................... 48
3.2.3.1 Control Interno. ................................................................................................................. 48
3.2.3.2 Diseño de un modelo de control interno ........................................................................... 62
Ambiente de control. ........................................................................................................................ 62
Asignación de autoridad y responsabilidad. ..................................................................................... 70
Políticas y prácticas sobre recursos humanos. ................................................................................. 78
Evaluación de Riesgos. .................................................................................................................... 83
Actividades de Control. .................................................................................................................... 84
Información y Comunicación ......................................................................................................... 109
Supervisión y Monitoreo ................................................................................................................ 114
3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ........................................................................ 117
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 117
3.4.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................................
3.4.2 RECOMENDACIONES .................................................................................................................
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................
ANEXOS .............................................................................................................................................
ANEXO NRO. 1 Oficio de Aprobacion del Perfil ..............................................................................
ANEXO NRO.2 Carta Certificación de la empresa ............................................................................
ANEXO NRO. 3 Entrevista al Gerente ...............................................................................................
ANEXO NRO. 4 Encuesta al Personal Administrativo .......................................................................
ANEXO NRO. 5 Evidencia Física .......................................................................................................
ANEXO NRO. 6 Estimación de Riesgo ..............................................................................................
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro No.1 Normas de Auditoria……………………………………………………………..…11
Cuadro No.2 Clasificación de las NAGAS……………………………………………...………….12
Cuadro No.3 Componentes del Control Interno……………………………………………………20
Cuadro No.4 Razones Financieras……………………………………………………..…………..33
Cuadro No.5 Población…………………………………………………………………….………38
Cuadro No.6 Encuesta al personal administrativo………………………………………..…….….43
Cuadro No.7 Listado de Compra de activos fijos……………………………………………….….51
Cuadro No.8 Tiempo Estimado de ejecución del trabajo………….………………………….…...53
RESUMEN EJECUTIVO
El control interno es un conjunto de procedimientos a seguir en la organización en una
empresa o institución para lograr eficiencia y veracidad de la información para la toma
acertada de decisiones. El control interno ayuda a las empresas a mejorar su rendimiento
para el cumplimiento de sus objetivos. La gestión de inventarios es una de las actividades
básicas de la Dirección de Operaciones de cualquier organización, para realizarla existen
diversos sistemas que pueden ser empleados en función de múltiples factores como la
periodicidad de la toma de decisiones. Los activos fijos están constituidos por los bienes
utilizados en la operación de la empresa y por lo tanto no están destinados para la venta.
En esta investigación se aplicó diferentes métodos y técnicas de investigación se pudo
entender e interpretar los resultados obtenidos de una muestra que permitió corroborar la
existencia del problema y la validez de la posible solución, se empleó la línea de
investigación de auditoria enfocada en el Control Interno.Después de un análisis y examen
de los procesos resulto factible que la tesis se realizará sobre la implementación del control
interno de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo y Gestión de Inventarios de
Activos fijos. Para el progreso de este estudio selección información para realizar la
determinación de la situación vigente sobre el control interno y la gestión de inventarios
mediante un cuestionario de cumplimiento.
Mediante el desarrollo de la propuesta que es un Sistema de Control Interno de Activos
Fijos,basado en un conjunto de políticas, procedimientos, distribución de deberes y
responsabilidades, contenidos en los cinco elementos del modelo COSOcaracterizado por:
un efectivo ambiente de control, procedimientos de evaluación del riesgos, un plan de
actividades de control, una guía de información y comunicación y reportes que permitan
un monitoreo efectivo, para mejorar la Gestión de Inventarios de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo.
EXECUTIVE SUMMARY
Internal control is a set of procedures to follow in the organization in a company or
institution to achieve efficiency and accuracy of the information for successful decision
making. Internal control helps companies improve their performance for the fulfillment of
its objectives. Inventory management is one of the core activities of the Operations of any
organization to do it there are systems that can be used depending on multiple factors such
as the timing of decisions. Fixed assets consist of property used in the operation of the
company and therefore are not intended for sale.
In this research different methods and research techniques could be applied to understand
and interpret the results of a sample corroborated the existence of the problem and the
validity of the possible solution, the research focused on auditing internal control was used.
After an analysis and review of processes resulted feasible that the thesis be made on the
implementation of internal control of the Cattlemen's Association of Santo Domingo and
Inventory Management Fixed Assets.For the progress of this study selection information
for determining the current situation on the internal control and inventory management
through a compliance questionnaire.
By developing the proposal is an Internal Control System Asset, based on a set of policies,
procedures, distribution of duties and responsibilities contained in the five elements of
COSO model characterized by: an effective control environment, procedures risk
assessment, a plan of control activities, a directory of information and communication and
reporting to enable effective monitoring to improve Inventory Management Cattlemen's
Association of Santo Domingo.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes
de la entidad, por lo tanto el control interno comprende el plan de organización, los
métodos y procedimientos coordinados y las medidas adoptadas en la empresa para
proteger los activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de los datos financieros. En
consecuencia, como política general con respecto a los bienes del activo fijo se debe velar
en todo momento por la conservación, control y custodia de ellos en todos sus ámbitos y
durante todo su ciclo de vida, que comienza con la decisión de su compra o adquisición y
finaliza con su venta, extinción o baja.
La gestión de inventarios, análisa toma decisiones y acciones relacionadas con los medios
económicos necesarios a la actividad de dicha organización, la función de gerencia
integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos
financieros, el análisis con respecto a la viabilidad de las inversiones.
Una vez realizada la investigación en el Centro de Documentación e Investigación de
UNIANDES Santo Domingo CDIC, se ha encontrado que si existen temas relacionados
tales como:
Sistema de Control de Activos Fijos del Centro de Rehabilitación Social de La
Ciudad de Riobamba, Autor Valdez Martínez Adalberto.
Diseño de un manual para el control interno de inventarios de repuestos para
Maquinaria Pesada Trac Motor Cía. Ltda.
Estos temas servirán como referencia para el desarrollo del presente trabajo de
investigación.
2
Planteamiento del Problema.
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, es una asociación sin fines de lucro, que
ofrece a los pequeños y medianos ganaderos apoyo Técnico veterinario, la cual
actualmente tiene los siguientes problemas en su gestión de inventarios de activos fijos los
que fueron evidenciados como:
Falta de un control adecuadode los bienes de larga duración, mediante registros
detallados que permitan controlar los retiros, traspasos o baja de los bienes, y la
falta de la toma física de inventarios de forma periódica ha provocado que la
información no este actualizada,para la toma de decisiones adecuadas.
No existe una codificación apropiada que permita una fácil identificación,
organización y protección de los bienes de larga duración, provocando pérdidas de
los mismos y por ende un gasto para la institución. .
Falta de un responsable encargado de la entrega de los bienes a cada departamento
para que el custodio se responsabilice de los bienes de larga duración a su cargo
como consecuencia no existen las actas de entrega recepción de los mismos.
Al no ser solucionados a tiempo la problemática la Asociación de Ganaderos de Santo
Domingo seguirá con información inoportuna y sin un control adecuado de sus bienes
causando mayores gastos a la Institución.
Formulación del problema.
¿Cómo mejorar la Gestión de Inventarios de activos fijos de la Asociación de Ganaderos
de Santo Domingo?
3
Delimitación del problema.
La presente investigación se realizara en la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE
SANTO DOMINGO, está ubicada en la ciudad de Santo Domingo en la Vía a Quinindé
Km. 7, S/N en el área administrativa laboran 12 personas en el área de centro de mercadeo
labora personal ocasional para las ferias ganaderas que se realizan los días martes y jueves,
la Asociación cuenta con un Almacén Ganadero en el cual ofrece descuentos especiales en
sus productos a los socios, es importante resaltar que la asociación es sin fines de lucro, y
los socios hacen uso de los bienes de la asociación como los corrales y el salón auditorio.
La presente investigación se analizará en el primer semestre, la cual pretende establecer un
control sobre los activos fijos existentes en la ASOGAN-SD.
Objeto de estudio y campo de acción.
El Objeto de Investigación es el Sistema de Control Interno
El Campo de Acción es la Gestión de Inventarios
Identificación de la línea de investigación.
La línea de investigación para el presente trabajo investigativo es: Auditoria enfocado en el
Control Interno.
Objetivo General.
Diseñar un sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de Inventarios de los activos
fijos de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo.
Objetivos Específicos.
Fundamentar científica y teóricamente los procesos contables auditores, del
Sistema de Control Interno y la Gestión de Inventarios de activos fijos.
4
Evaluar la eficiencia delos procesos de control interno en la gestión de inventarios,
utilizados a través de los métodos técnicas e instrumentos de investigación que
permita demostrar la problemática.
Plantear un adecuado Sistema de Control Interno en el área de inventarios de
Activos Fijos de acuerdo a los principios y normas de contabilidad y acorde a la
Institución que se está investigando para la adecuada toma de decisiones.
Idea a defender.
Con el Diseño de un Sistema de Control Interno, caracterizado por: un efectivo ambiente
de control, procedimientos de evaluación del riesgos, un plan de actividades de control,
una guía de información y comunicación y reportes que permitan un monitoreo efectivo,
se mejorará la Gestión de Inventarios de activos fijos de la Asociación de Ganaderos de
Santo Domingo.
Variable independiente
La variable independiente a ser investigada es el Sistema de Control Interno
Variable dependiente
La variable dependiente es la Gestión de Inventarios de Activos fijos de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo.
Justificación.
Con los años de estudio y los conocimientos recibidos en la universidad, en temas
contables, activos fijos, entre otros, me permitirá usar las herramientas específicas para
solucionar un problema actual.
5
Se justifica técnicamente esta investigación pues se va a realizar una evaluación que
permita conocer la realidad de la institución, para de ésta manera se lleve un adecuado
control interno de los bienes de larga duración.
La tesis se realizará en base a problemas existentes en la Asociación de Ganaderos de
Santo Domingo basándonos en un Modelo de Control Interno aplicando políticas,
procedimientos y técnicas de control establecidos para la institución como guías de
procedimientos contables, los mismos que ayudaran a mejorar la Gestión de Inventarios de
los Activos fijos, por ende los costos serán mínimosen relación a los beneficios que se
brindaran para la Institución.
El trabajo de investigación beneficiará a la institución, directivos, funcionarios y a las
personas que reciben el servicio prestado por la institución y además esta investigación me
permitirá la obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoria y
Finanzas C.P.A.
Metodología.
Para realizar la presente investigación se utilizará la modalidad cuali-cuantitativa, con
precedencia en lo cuantitativo.
Para la obtención de la información se realizará con el método cualitativo que se
determina en base a la observación y al dialogo con los directivos involucrados en la
problemática y esencialmente se examinará la situación de los Activos Fijos en ASOGAN-
SD., apoyándonos en el marco teórico, respecto al control interno.
El método cuantitativo permitirá la recopilación de datos que se tabularán estadísticamente
los resultados de la investigación estructurada en la encuesta al personal administrativo de
la Asociación.
6
Métodos, Técnicas e Instrumentos.
El presente trabajo investigativo permitirá interpretar los resultados obtenidos mediante la
aplicación de los métodos científicos inductivo- deductivo y analítico sintético apoyados
en técnicas como la encuesta y la entrevista con lo que se puedo reafirmar la existencia de
la problemática señalada y la incidencia positiva que tendrá la aplicación de un sistema de
control interno basado en el modelo COSO I como potencial al manejo de los activos fijos.
Resumen de la Estructura de la Tesis.
El presente trabajo está dirigido a cubrir la necesidad de contar con un adecuado sistema de
control interno y gestión de inventarios de activos fijos para la Asociación de Ganaderos de
Santo Domingo.
La investigación que respalda la presente tesis está compuesta por cuatro elementos los
cuales se detallan a continuación:
La introducción en la cual se manifiesta la problemática que presenta la ASOGAN –SD
Es por esto que se pone énfasis en esta investigación, porque se ha observado que en la
institución el control de activos fijos es incorrecto causando dificultades al momento de
obtener información real, relevante y oportuna de donde se encuentran, y en qué
condiciones están dichos activos fijos.
El Capítulo uno trata del marco teórico el cual está fundamentado con el tema seleccionado
por ejemplo el origen y evolución del objeto de investigación, el análisis de las distintas
posiciones teóricas sobre el objeto de investigación, y la valorización critica de los
conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación,
basados en autores los cuales respaldarán la presente investigación.
El Capítulo dos trata de la metodología y planteamiento de la propuesta la cual
generalmente se presenta en este capítulo la propuesta del autor según los resultados
alcanzados y aportados por la metodología de la investigación, la caracterización del
sector, rama , empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la
7
investigación, la descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación, La propuesta del investigador y una conclusión parcial del capítulo.
El Capítulo tres es el marco propositivo en el cual se hace un análisis de todos los
resultados alcanzados en la investigación, y se puede materializar con la validación o
implementación de los resultados alcanzados, los procedimientos de la aplicación de los
resultados, y un análisis final de la investigación en la cual incluye la validación,
aplicación de los resultados de la propuesta para mejorar la novedad científica.
Aporte teórico, significación práctica, novedad científica.
Aporte teórico.
Esta investigación es de gran importancia ya que aporta beneficios significativos que
ayuden a mantener con éxito las Asociaciones sin fines de lucro, además servirá como
herramienta de investigación para los estudiantes y ayudará a la obtención del título
profesional. En lo social se diría que mientras las organizaciones sin fines de lucro se
mantengan de forma eficiente y progresiva se garantiza un nivel social adecuado ya que se
mantendrían fuentes de empleo y estabilidad laboral.
Significación práctica.
Se considera como impacto económico y social porque beneficiará a la ASOGAN a que
cuente con un sistema de control interno y gestión de inventarios de Activos Fijos
eficiente, oportuno, y real de los bienes de la Institución, con información confiable y al
Gerente por que dispondrá de datos oportunos para la toma de decisiones.
Novedad científica.
El tema como novedad científica aportará a la Institución con el Diseño del Sistema de
Control Interno de Activos Fijos el cual será de gran ayuda ya que permitirá un control
adecuado de los bienes y se designarán responsables para la custodia de los mismos
8
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN.
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, es una entidad sin fines de lucro, sus
bienes no se encuentran debidamente codificados, no se realiza un inventario físico
periódico, no existe designación de responsabilidades, por ende los representantes tienen
que saber administrar eficientemente los recursos de la institución dando un adecuado
manteniendo y designar custodios para que se responsabilicen de los bienes de la
organización y evitar el deterioro y pérdida de los mismos ya que ésta es una de las
principales causas que afectan para la toma de decisiones gerenciales.
Para solucionar se plantea hacer un levantamiento de activos fijos codificándolos a través
de un conjunto de procedimientos de control interno sustentado en el modelo COSO I.
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICASSOBRE EL
OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
El Presente trabajo de investigación de Control Interno y Gestión de inventarios de activos
fijos de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, analizarán los siguientes temas y
sub temas:
1.2.1 Contabilidad.
Orozco (2006) manifiesta lo siguiente:
Contabilidad es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control
e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su
situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable. Se puede
conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se
sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los
9
objetivos de análisis, registros y control de las transacciones en operaciones realizadas por una
empresa o institución. (pág. 1)
“Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información
convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar
decisiones”. (Horngren y Harrison, pág. 2)
“La Contabilidad Especializada permite obtener información útil sobre las operaciones de
las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización
se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas.” (Bravo Mercedes, 2007,
pág. 1)
Una vez analizada las teorías de los autores antes mencionados la contabilidad es un
sistema de información que mide las actividades de las empresas además de recoger,
resumir, analizar e interpretar datos financieros para la toma de decisiones.
1.2.1.1 Objetivo.
Sarmiento (2002) menciona sobre el objetivo de contabilidad lo siguiente:
Uno de los principales objetivos de la contabilidad es suministrar información razonada con base en
registros técnicos de las operaciones realizadas por unte público o privado a los propietarios,
accionistas, gerentes etc. El principal es conocer la situación económica – financiera de una empresa
en un período determinado, el que generalmente es de un año; así como también analizar e informar
sobre los resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa.
(pág. 7)
Zapata (2011) menciona lo siguiente sobre el objetivo de contabilidad:
Es identificar el ámbito en el que se desenvuelven la contabilidad, así como el marco teórico
fundamental de la ciencia contable, comprender el efecto de las transacciones en la situación
económica- financiera y reconocer con facilidad las cuentas contables y su potencial uso en el
registro de las operaciones, y desarrollar el ciclo que siguen las operaciones desde el reconocimiento
hasta la generación de estados financieros, por medio de explicaciones secuenciales, comprender las
causas y efectos de las operaciones en la situación económica y financiera de la empresa. (pág. 11)
10
Al estudiarse el objetivo de la contabilidad se dice que proporcionar información a
Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas
que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su
primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de
las operaciones realizadas por un ente privado o público.
1.2.1.2 Auditoria.
Medivil (2002) menciona lo siguiente sobre la auditoría:
La auditoría es el proceso que efectúa un contador público independiente, al examinar los estados
financieros preparados por una entidad económica, para reunir elementos de juicio suficientes, con
el propósito de emitir una opinión profesional, sobre la credibilidad de dichos estados financieros,
opinión que se expresa en un documento formal denominado dictamen. Así la auditoría es la
actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la
revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar qué tan razonables son las
cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. (pág. 1)
Según el autor auditoría se refiere al trabajo que realiza un auditor, a la tarea de estudiar la
economía de una empresa. La actividad de auditar consiste en realizar un examen de los
procesos y de la actividad económica de una organización para confirmar si se ajustan a lo
fijado por las leyes.
1.2.1.3 Importancia.
“La importancia de la auditoría guarda relación con los objetivos de la auditoría y los
usuarios potenciales del informe. Por ello, las consideraciones sobre cantidad y calidad
representan factores claves para identificar su importancia”. (Fonseca Oswaldo, 2007).
Fernández (1995) menciona:
La auditoría es muy importante ya que permite la seguridad a los propietarios de la empresa a las
partes interesadas en las organizaciones auditadas como podemos decir a los accionistas en una
sociedad a los administradores de una institución pública, a los contribuyentes o a los responsables
11
de sus actividades, de que los estados financieros que les presentan, quienes tienen encomendado la
gestión de organización considerada, con fiables de la medida indicada por el autor de su informe.
(pág. 56)
Según lo expresado por los autores la auditoria es importante porque permite seguridad a
los empresarios sobre sus estados financieros.
1.2.1.4 Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS)
Son los principios fundamentales o normas básicas que el auditor debe seguir al momento
de realizar una revisión de información y emitir un juicio profesional con base en las
evidencias encontradas en el ejercicio del examen.
Se clasifican en tres grandes grupos los cuales se detallan a continuación:
Cuadro 1Normas de auditoria.
Elaborado: Cristina Paredes
Normas de
Auditoria
generalmente
Aceptadas
NAGAS.
Normas generales o
personales
Normas relativas a la
ejecución del trabajo
Normas relativas a la
rendición de informes
12
Cuadro 2Clasificación de las NAGAS.
NORMAS GENERALES O PERSONALES.
Se relacionan con las cualidades del auditor y la calidad de su trabajo
Entrenamiento técnico y
capacidad profesional:
La auditoría debe ser realizada por personal que tiene el
entrenamiento técnico y pericia como Auditor.
Independencia: En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor
debe mantener independencia de criterio.
Cuidado o esmero Profesional: Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecución de la
auditoría y en la preparación del dictamen.
NORMAS DE EJECUCION DEL TRABAJO
Estas normas son más específicas y regulan la forma del trabajo del auditor durante el desarrollo
de la auditoría en sus diferentes fases.
Planeamiento y Supervisión: La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo
de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente
supervisado.
Estudio y evaluación del
Control Interno:
Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del
control interno como base para establecer el grado de confianza
que merece y consecuentemente, para determinar la naturaleza,
el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría.
Evidencia Suficiente y
competente:
Debe obtenerse evidencia competente y suficiente, mediante la
inspección, observación, indagación y confirmación para la
inspección, observación, indagación y confirmación para
proveer una base razonable que permita la expresión de una
opinión sobre los estados financieros sujetos a la Auditoría.
NORMAS DE EMISIÓN DEL INFORME
Estas normas regulan la última fase del proceso de Auditoría, para lo cual, el auditor habrá
acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldadas en sus papeles de trabajo.
Aplicación de los principios de
contabilidad generalmente
aceptados:
El dictamen debe expresar si los Estados financieros están
presentados de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Consistencia: El informe deberá identificar aquellas circunstancias en las
cuales tales principios no se han observado uniformemente en
el periodo actual con relación al periodo precedente.
Revelación Suficiente: Las revelaciones informativas en los estados financieros deben
considerarse razonablemente adecuadas a menos que se
especifique de otro modo en el informe.
Opinión del Auditor: El dictamen debe contener la expresión de una opinión sobre
los estados financieros tomados en su integridad, o la
aseveración de que no puede expresarse una opinión.
Fuente: (Gomez, 2009)
Elaborado: Cristina Paredes
13
1.2.1.5 Clases de Auditoría
Mendívil (2002) menciona lo siguiente sobre las clases de auditoría:
Tradicionalmente se reconocen dos clases:
La auditoría interna la desarrollan personas que dependen del negocio y actuando revisando, las
veces, aspectos que interesan particularmente a la administración, aunque pueden efectuar revisiones
programadas sobre los aspectos operativos y de registro de la empresa.
La auditoría externa, conocida también como auditoría independiente, la efectúa un profesional que
no depende de la empresa ni económicamente ni bajo otro concepto y a los que se reconoce un juicio
imparcial merecedor de la confianza de conceptos a los que se reconoce un juicio imparcial
merecedor de la confianza de terceros. El objeto de su trabajo es la emisión de un dictamen. (pág.
143)
Rivas (1989) menciona sobre clases de auditoria lo siguiente:
Habitualmente, al hablar de auditoría, en un sentido generalista, se suele asociar esta, y mientras no
se especifique lo contrario, con la auditoría financiera, por ser esta ultima la más extendida y la que
más aplicación tiene desde hace ya muchos años. No obstante, como se desprende del título de este
apartado no es la única, por lo que se van a presentar aquí los diferentes tipos de auditorías que se
pueden encontrar. Distinción que según las funciones distribuidas físicamente conforme a las
necesidades, tamaño, problemas y recursos de la empresa. (pág. 18)
1.2.1.5.1 Auditoría financiera
Estupiñan (2004) menciona lo siguiente sobre la auditoría financiero:
La auditoría financiera tiene como objetivo “La revisión o examen de los estados financieros básicos
por parte del auditor distinto del que preparó la información contable y del usuario con la finalidad
de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen mediante un dictamen u
opinión, a fin de aumentar la utilidad. (pág. 5)
Benjamín (2003), manifiesta sobre la auditoría financiera lo siguiente:
Es un examen de los estados financieros elaborados por un contador público sobre libros de
contabilidad, registros, documentación complementaria y transacciones de la entidad examinada
14
para determinar si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera y los
resultados de las operaciones. (pág. 46)
En conclusión es una revisión de las manifestaciones hechas en los estados financieros
publicados.
1.2.1.5.2 Auditoría de Gestión
Montesino (2000) menciona sobre la auditoria de gestión:
La auditoría de gestión es la relativa a las tareas que se llevan a cabo para evaluar la gestión consiste
en la aplicación de diversos procedimientos con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en
relación con las metas fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la
organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y
su forma de operar. (pág. 249)
Rivas (1989) emite el siguiente criterio sobre la auditoría de Gestión:
Tiene por misión conocer si las principales decisiones de gestión en la empresa han sido tomadas de
una forma consistente. Entre otros aspectos estudia si las informaciones existentes son suficientes y
óptimas para apoyar la decisión y si los procesos de estudio son razonables. ( pág. 18)
Es una revisión de cualquier parte de los procedimientos y métodos operativos de una
organización con la finalidad de evaluar su eficiencia y efectividad de los registros
operativos.
1.2.1.5.3 Auditoría de cumplimiento.
“La auditoría de cumplimiento busca la conformidad con un conjunto de reglas.” (Arter,
2004, pág. 8)
“Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas
y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas
legales, reglamentarias, estatutarias, y de procedimientos que le son aplicables.” (Cardozo,
2006)
Tiene por objeto comprobar que las operaciones efectuadas por el ente estén adecuadas a
las leyes, normas y procedimientos aplicables a la entidad.
15
1.2.1.5.4 Auditoría de Control Interno
Estupiñan (2013) menciona:
Precisamente sobre la auditoria de Control interno se ha modificado el enfoque, esquematizando su
evaluación y conclusiones más en el riesgo de control, sabiendo cómo obtener un conocimiento de la
estructura de control interno en la organización, su proceso de diseño y realización de pruebas de
control interno en la organización, su base para análisis o estudios posteriores. (pág. 25)
Mora (2008) menciona lo siguiente sobre la auditoría de control interno:
Comprende el conjunto de políticas de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos
que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos, la detención y prevención de los fraudes contables y que la actividad de la entidad se
desarrolle y cumplan según las directrices marcadas por la dirección del cliente de la auditoria, con
el fin de cumplir los objetivos señalados por la entidad. (pág. 61)
La auditoría de control interno es una evaluación sobre el control interno que existe en las
empresas, revisando si cumplen su función de minimizar los riesgos y cumplir los
objetivos de la organización.
1.2.1.6 Fases de Auditoría
Proceso de Auditoría es una variedad de técnicas que forman parte de un examen, de
conformidad con la normativa técnica de auditoría vigente, el proceso tiene 4 fases que
son:
Dentro del Proceso de auditoría de pueden diferenciar cuatro fases:
Fase de Contratación:
o Se evalúa por parte del auditor la viabilidad.
o Se forma el acuerdo entre el auditor y el cliente.
16
Planificación.
Mantilla (2005) menciona:
¨La planificación de la auditoría es el auditor líder, en cuyas manos está coordinar todas las
actividades referentes a la preparación y desarrollo de la auditoría. En los criterios globales de un
programa de auditoría se establece que la misma debe basarse en objetivos, alcance y criterios
documentados, siendo los objetivos de la auditoría los que definen qué es lo que se pretende
alcanzar con su realización.¨ (págs. 5-6)
Arens (1996) menciona:
¨Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la Auditoría y considerando toda la información
obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de exploración, el jefe de grupo
procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de
la auditoría. Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a auditar y
reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de que dispone.¨ (Arens, 1996, pág.
37 - 40)
Según lo expuesto en la planificación:
Son los objetivos planteados y las estrategias para llegar a cumplir esos objetivos.
Estrategia global de la Auditoría (alcance, personal, recursos.)
Determinar áreas importantes.
Evaluar el nivel de riesgo.
Determinar los componentes a analizar.
Ejecución.
Ejecución de la auditoría. "La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los
asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado". (Mantilla, 2005, pág. 5)
17
Arens(1996) manifiesta:
¨El propósito esencial de la ejecución es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y
la calidad razonable del trabajo. Una ejecución y un control adecuados de la auditoría son necesarios
en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploración hasta la emisión del
informe y su análisis con los factores de la entidad auditada.
Así mismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditoría y que el informe final
refleje correctamente los resultados de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones
realizadas. Una supervisión adecuada debe asegurar que: todos los miembros del grupo de Auditoría
han comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de Auditoría, y que no tienen impedimentos
personales que limiten su participación en el trabajo.¨ (pág. 37)
Comunicación de Resultados o Informe Final.
Couto (2011) menciona:
Es responsabilidad del auditor líder y el equipo auditor.
El informe tiene por objeto exponer los hechos, analizar las causas y recomendar acciones
correctoras.
En caso de duda sobre alguna situación auditada, es necesario aclararla antes de presentar el
informe.
Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de No Conformidad,
capacidad del SGI para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe. El
Informe Final de la auditoría debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si esto no es
posible, se debería comunicar al cliente y/o auditado las razones del retraso y acordar una
nueva fecha de emisión. (pág. 167)
“El informe de auditoría debe tener un formato uniforme y estar dividido por secciones
para facilitar al lector una rápida ubicación del contenido de cada una de ellas.” (Mantilla,
2005, pág. 5)
Según los dos autores antes mencionados el informe tiene su desarrollo en el transcurso de
la Auditoría dirigida a los funcionarios con la finalidad de que se entregue información
verbal o escrita respecto a los asuntos observados.
18
1.2.2 Control Interno.
Estupiñan (2006) menciona:
Es que todas las operaciones se registren, oportunamente, por el importe correcto, en las cuentas
apropiadas y en el periodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación
de estados financieros y mantener el control contable de activos. (pág. 7)
Aguirre (2005) menciona:
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y
planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la
gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardar de activos, fidelidad del
proceso de información y registros, cumplimiento de políticas, definidas, etc. ). (pág. 189)
Según expresan los autores el control interno es un conjunto de procedimientos a seguir en
la organización en una empresa o institución para lograr eficiencia y veracidad de la
información para la toma acertada de decisiones.
1.2.2.1 Objetivos del Control Interno.
Estupiñan (2006) manifiesta:
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos
que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables fidedignos y
que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la
administración.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son:
o Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución
o Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
o Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
19
o Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados”. (Estupiñan Rodrigo, 2006,
pág. 7)
1.2.2.2 Alcances.
El alcance del control interno se extiende, por consiguiente, a políticas, planes,
procedimientos, procesos, sistemas, actividades, funciones, proyectos, iniciativas y
emprendimientos de todo tipo en todos los niveles de una compañía. (Mantilla Samuel,
2005)
Aguirre (2005) manifiesta:
En todo sistema de control interno se deben definir los alcances los cuales variarán dependiendo de
las distintas características que integren la estructura del negocio. La responsabilidad en la decisión
de estos alcances para un adecuado control recae siempre en la dirección en función de sus
necesidades y objetivos. (Aguirre José, 2005, pág. 190)
Según los autores el alcance del control interno dependerá siempre de las distintas
actividades del negocio o clases de organizaciones y departamentos que le compone,
tamaño, volumen de transacciones y tipo de operaciones.
1.2.2.3 Componentes del Control Interno.
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de la
forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos
administrativos, los cuales se clasifican como:
a) Ambiente de Control
b) Evaluación de Riesgos.
c) Actividades de Control.
d) Información y Comunicación.
e) Supervisión y Seguimiento.
20
Cuadro 3 Componentes del Control Interno
Componentes del
Control Interno
Partes Concepto
Ambiente de
Control:
Consiste en el
establecimiento
de un entorno que
influencie la
actividad del
personal con
respecto al control
de sus
actividades.
Integridad y los valores
éticos.
Compromiso para la
competencia.
Las actividades de la
junta directiva y el
comité de auditoría.
Estructura Organizativa.
Asignación de
autoridades y
responsabilidades.
Políticas y prácticas de
recursos humanos.
Los objetivos de una entidad y la
manera como se logran, están basados
en preferencias, juicios de valores y
estilos administrativos.
La competencia debe reflejar el
conocimiento y las habilidades
necesarias para realizar las tareas que
definen los trabajos individuales
El ambiente de control y el entorno en
el nivel se ven influenciados
significativamente por el consejo de
directores y por el comité de auditoría
de la entidad.
Los aspectos significativos para el
establecimiento de una estructura
organizacional incluyen la definición
de las áreas claves de autoridad y
responsabilidad y el establecimiento de
las líneas apropiadas de información.
Esto incluye la asignación de autoridad
y responsabilidad para actividades de
operaciones y el establecimiento de
relaciones de información y de
protocolos de autorización.
Las practicas sobre recursos humanos
usan él envió de mensajes a los
empleados para percibir los niveles
esperados de integridad,
comportamiento ético y competencia.
Evaluación de
Riesgo:
Es la
identificación y
análisis de riesgo
relevantes para el
logro de los
objetivos y la
base para
determinar la
forma en que tales
Objetivos de
cumplimiento.
Objetivos de operación
Estos objetivos hacen referencia a la
adhesión a las leyes y regulaciones a
las cuales la entidad está sujeta
Hacen referencia a la efectividad y
eficiencia de las operaciones de la
entidad, incluyendo objetivos de
desempeño y rentabilidadasí como
recursos de salvaguardia contra las
perdidas
21
riesgos deben ser
mejorados.
Objetivos de
información financiera
Identificación de riesgo
Evaluación de los
objetivo, de los riesgos.
Hacen referencia a la preparación de
estados financieros publicados que
sean confiables, incluyendo la
prevención de información financiera
pública fraudulenta.
El desempeño de una entidad puede
estar en riesgo a causa de factores
internos o externos. Esos factores, a su
turno, pueden afectar tanto los
objetivos establecidos como los
implícitos.
Luego que una entidad ha identificado
los riesgos globales de la entidad y los
riesgos de actividad, necesita hacer un
análisis de riesgos. La metodología
para analizar los riesgos puede variar
ampliamente por que muchos riesgos
son difíciles de cuantificar.
Actividades de
Control:
Son políticas y
procedimientos,
son acciones de
las personas para
implementar las
políticas para
ayudar a asegurar
que se están
llevando las
directivas
identificadas
como necesarias
para mejorar los
riesgos.
Políticas y
procedimientos.
Controles Físicos
Las actividades de control usualmente
implican dos elementos: el
establecimiento de una política que
pueda cumplirse y sirviendo como base
para el segundo elemento,
procedimientos para llevar a cabo la
política. El procesamiento es la
revisión misma, desempeñada de
manera oportuna.
Equipos, inventarios, valores y otros
activos se aseguran físicamente en forma
periódica son contados y comparados con
las cantidades presentadas en los registros
de control.
Información y
Comunicación:
La información
debe ser
identificada por la
administración
como relevantes
Información
La información se requiere en todo los
niveles de una organización para
operar el negocio y moverlo hacia la
consecuencia de los objetivos de la
entidad en todas las categorías,
operaciones, información financiera y
cumplimiento.
22
para el manejo
del negocio. Debe
entregársele a la
gente que la
necesita de forma
oportuna para que
permita llevar a
cabo su control y
sus otras
responsabilidades.
Calidad de la
información
Comunicación
La calidad de la información generada
por sistemas afecta la habilidad de la
gerencia para tomar decisiones
apropiadas para la administración y el
control de las actividades de la entidad.
La comunicación es inherente a los
sistemas de información. Como se
discutió atrás, los sistemas de
información pueden proporcionar
información al personal apropiado a fin
de que ellos puedan cumplir sus
responsabilidades de operación,
información financiera y de
cumplimiento.
Supervisión y
Monitoreo:
Este proceso
implica la
valoración por
parte del personal
apropiado, del
diseño y de la
operación de los
controles en una
adecuada base de
tiempo, y
realizando las
acciones
necesarias.
Actividades de
Monitoreo Ongoing.
Evaluaciones separadas
Son múltiples las actividades que
sirven para monitorear la efectividad
de control interno en el curso ordinario
de las operaciones. Incluyen actos
regulares de administración y
supervisión, comparaciones,
conciliaciones y otras acciones
rutinarias.
Mientras que los procedimientos e
monitoreo ongoing usualmente
proporcionan retroalimentación
importante sobre la efectividad de
otros componentes de control, puede
ser útil tomar de tiempo en tiempo una
mirada fresca, centrada directamente
en la efectividad del sistema.
Fuente: Samuel Mantilla
Elaborado: Cristina Paredes
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas,
directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia,
seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa. El
control interno consta de cinco componentestales como el Ambiente de control, evaluación
de Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, Supervisión y
23
monitoreo, que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están
integrados a los procesos administrativos para lograr los objetivos y las metas
programadas en la entidad, estos componentes.
1.2.3 Sistema de Gestión en las Organizaciones.
Atehortua (2008) manifiesta:
En el mundo de las organizaciones es posible identificar un gran número de sistemas, los cuales
permiten comprender mejor los fenómenos que en ellas se presentan. Algunas maneras típicas de
clasificar los sistemas organizacionales son:
Según su finalidad: en este caso los sistemas se definen según el propósito que los directivos
pretenden alcanzar por medio de su gestión. Normalmente los propósitos que busca la dirección de
una organización esta relacionados con diversos factores administrativos, tales como calidad,
seguridad, medio ambiente, riesgo, etc. En estos casos el sistema se reconoce por que adopta en su
denominación del factor en el que se enfoca.
Según su función: en este tipo se clasificación los sistemas se definen según la tarea central que
cumplen. Generalmente el sistema está relacionado con una dependencia de la estructura orgánica de
la entidad, a saber: Sistema de control, sistema financiero, sistema de costos, sistemas de mercadeo,
sistema de información, sistema de recursos humanos. La mayoría de estos sistemas son
discrecionales a cada organización y se determinan según la complejidad de las actividades que
realiza la organización, su configuración administrativa y el perfil de quienes realizan su diseño. En
la práctica común de las organizaciones se combinan estos dos enfoques de tal manera que los
sistemas de gestión contienen elementos definidos por su finalidad y por aspectos de tipo funcional.
(págs. 11-12)
1.2.4 Gestión del Inventario.
Alfalla (2008) menciona sobre la gestión de inventarios:
Los inventarios constituyen el anexo entre la producción y la venta de un producto. La empresa
manufacturera debe conservar cierta cantidad de inventarios durante la producción, inventario que
recibe el nombre de bienes en proceso. Producción en procesos, materia prima y producto
24
terminado, permite a la organización ser flexible. El inventario de la producción permite programas
eficientes de producción y la adecuada utilización de los recursos. Sin esta clase de inventario cada
etapa de la producción tendría que espera que la fase anterior termina la unidad.
La gestión de los inventarios es una de las actividades básicas de la Dirección de Operaciones de
cualquier organización. Para realizarla, existen diversos sistemas que pueden ser empleados en
función de múltiples factores, como la periodicidad de la toma de decisiones, la naturaleza de la
demanda, los costes de inventario o el tiempo de suministro, entre otros. Uno de estos sistemas es la
Gestión Clásica de Inventarios, la cual agrupa un conjunto de modelos que resultan más adecuados
cuando la demanda de los ítems a gestionar es continua (esto es. constante a lo largo del tiempo) e
independiente (es decir, sujeta a las condiciones del mercado y no relacionada con la demanda de
otros artículos) (pág. 2)
1.2.4.1 Activo Fijo.
“El Activo Fijo está constituido por los bienes y derechos de larga duración que son
utilizados en la operación del negocio o empresa y por lo tanto no están destinados para la
venta.” (Bravo Mercedes, 2007, pág. 246)
Smith (2003) manifiesta lo siguiente:
Los Activos Fijos también llamados propiedad, planta y equipo, son activos perdurables, por
ejemplo los terrenos, edificios y equipos usados en las operaciones del negocio y no sujetos a la
venta. Su forma física es lo que constituye la utilidad, el gasto relacionado con los activos es la
depreciación. Entre los activos fijos, los terrenos son los únicos que no están sujetos a depreciación.
La mayoría de las compañías reportan los activos en el rubro Propiedad, Planta y equipo del balance.
(Smith Linda, 2003, pág. 387)
1.2.4.2 Clasificación.
Los Activos se clasifican en:
Tangibles
Intangibles
25
1.2.4.2.1 Tangibles
Se considera como activo fijo tangible a toda clase u objetos materiales que tiene
existencia física, que son adquiridos para las empresas o entidades exclusivamente para el
uso o servicio permanente en sus actividades operativas, tales como terreno, muebles,
edificios, equipos, vehículo, etc. Estos activos están sujetos a depreciación (excepto
terrenos).
Los activos fijos tangibles, se subdividen en:
Depreciables.- Son aquellos que pierden su valor por el uso tales como: muebles, enseres,
vehículos, equipos, etc. Estos activos tienen una vida útil limitada.
No Depreciables.- Son aquellos que no sufren desgaste físico o pérdida de valor, al
contrario este valor aumenta con el transcurso del tiempo, tal es el caso del terreno que
gana plusvalía y tiene una vida útil ilimitada.
Agotables.- Son aquellos activos que se agotan al ser extraídos o removidos de la tierra,
tales como los yacimientos de minerales (oro, plata, cobré), petróleo y gas, canteras,
bosques, etc.
1.2.4.2.2 Intangibles
“Son considerados útiles por los derechos o privilegios especiales que tiene, no poseen
existencias físicas, tales como: patentes, derecho de autor, marcas registradas, prestigio o
crédito mercantil. Estos activos están sujetos a amortización”. (Bravo Mercedes, 2007,
págs. 246-247)
26
1.2.4.3 Determinación del Costo de los Activos Fijos.
Bravo (2007) manifiesta:
De acuerdo con los principios de contabilidad, los activos fijos deben evaluarse al costo de
adquisición, al de construcción o en su caso al valor equivalente. El costo de adquisición incluye el
precio neto pagado por los bienes, más todos los gastos incurridos para tener el activo en el lugar y
condiciones que permitan su normal funcionamiento, como los impuestos y gastos de importación,
fletes y seguros, etc. (pág. 247)
1.2.4.4 Constatación física de los Activos.
Al realizar la constatación física debemos tomar en cuenta los siguientes objetivos:
Mantener actualizado en forma permanente los inventarios de activos fijos. Conformar la
ubicación, existencia real de los bienes y la nómina de los responsables de su tenencia y
conservación. Conciliar los saldos físicos con los contables, realizar los trámites legales y
reglamentos pertinentes y aplicar las sanciones correctivas necesarias tan pronto se
establezcan faltantes o la existencia de los bienes obsoletos o inservibles.
1.2.4.5 Identificación y Protección.
Boletín jurídico (2002) menciona:
Se establece una codificación que permita una fácil identificación, organización y
protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes
llevaran impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo así su fácil
identificación. El responsable de la custodia de los bienes de larga duración mantendrá
registros individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados para que
sirvan de base para el control, localización de los mismos. La protección de los bienes
entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor.
(pág. 6)
27
1.2.4.6 Depreciación.
Los activos fijos pierden su valor por el uso, disminuyendo su potencial de servicio.
Depreciación es el proceso de asignar a Gastos el Costo de un activo de planta o activo
fijo, durante el periodo en que se usa el activo (Bravo Mercedes, 2007, pág. 247).
Los métodos de depreciación se estudian para calcular el desgaste del activo fijo en una
fecha determinada, conforme al siguiente orden: método legal, método lineal, método
acelerado, y método de unidades de producción.
Para el cálculo de las depreciaciones se requiere determinar con precisión los siguientes
conceptos:
Valor nominal o valor de adquisición.- Es el valor total que paga la empresa por
la compra de un activo fijo.
Valor Residual.- Denominado también valor de desecho o valor de salvamento,
es el valor estimado que posiblemente tendría el activo fijo al término de su
vida útil.
Valor Actual.- Este valor se obtiene del valor de adquisición más las mejores y
más los valores que resultan de la aplicación de la corrección monetaria
integral.
Vida Útil.- Es el número de años que en buenas condiciones servirá el activo
fijo a la empresa.
Valor en libros.- Es el valor que se obtiene del valor actual menos la
depreciación acumulada.
28
1.2.4.7 Métodos de Depreciación.
De Lara (2007) manifiesta:
a) Método legal o de coeficientes.- Establece los límites máximos aceptados por
el SRI como gastos deducibles para el pago del impuesto a la renta. Toma
nombre debido a que la Ley de Régimen Tributario faculta que “Del ingreso
bruto podrán deducirse las depreciaciones normales, conforme a la naturaleza
de los bienes y la maduración normal de su vida, de conformidad con las
normas que establezcan el reglamento y en su defecto a los consejos de
técnica contable. (pág. 45)
Coeficientes anuales:
5% sobre el costo de los edificios dedicados a cualquier actividad y
construidos con cualquier material.
20% sobre el costo o valor vehicular.
10% sobre el costo o valor de maquinaria, muebles y otros activos para los
cuales no se determine porcentaje especifico.
33% equipos de computación, sus accesorios y sus programas.
La fórmula para calcular la depreciación bajo este sistema es:
DEPRECIACIÓN = (V/ACTUAL – V/RESIDUAL) %
b) Método de Línea Recta.- Este método es sencillo y de fácil aplicación por
cuanto supone que el activo fijo se desgasta por igual durante cada periodo
contable, las cuotas de depreciación son iguales o constantes en función de la
vida útil.
c) Método de la Suma de los Dígitos de los años.- Es un método de depreciación
acelerada que se aplica de acuerdo al siguiente procedimiento:
Se estima la vida útil del activo que se deprecia.
29
Se resta el valor actual el valor residual o de desecho (VA - AR)
Este resultado se multiplica por una fracción cuyo numerador es el orden invertido de los
dígitos y el denominador está constituido por la suma de los dígitos de los años. Para
facilitar el cálculo de la suma de los dígitos de los años se aplica esta fórmula: (Bravo
Mercedes, 2007, pág. 247)
1.2.4.8 Procesos de control de activos fijos.
Wittington (2007) menciona :
La inversión en planta y equipo representa una gran parte del activo total de muchas empresas, su
mantenimiento, restructuración y depreciación son los gastos más cuantiosos en los estados financieros.
Así también señala los controles importantes Un mayor adecuado de la planta y equipo facilitara el análisis
de las adquisiciones y retiros.
Un sistema de autorización que de la planta y equipo:
Exija la aprobación previa del ejecutivo a todas las adquisiciones de planta y equipo, sea una
compra, arrendamiento o construcción.
Las ordenes de trabajo con números seriales y mayúsculas son un medio conveniente de registrar
las autorizaciones.
Una política que requiere que las compras se lo realicen a través del departamento de
adquisiciones, siguiendo rutinas de estándar como recepción, inspección y pago.
Inventarios físicos periódicos cuyo fin es el de verificar la existencia, la ubicación y el estado de
las propiedades. (págs. 478-479)
Año + (año + año)
2
10 + (10*10)/2
10+100=110/2=55
30
Naranjo (2007) manifiesta:
Algunos pasos importantes para la obtención de control de procesos se detallan a continuación:
Responsabilidad del control de activos fijos.
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la responsabilidad de su
custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciación al
estar focalizados individualmente, se poder}n asignar a cada producto o servicio.
Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de Seguros, al conocer el
estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar
o continuar una operación sin problema.
Inicio del Control de los Activos Fijos.
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un inventario físico es decir se identifica
físicamente cada Activo Fijo, es primordial la utilización de códigos de barras que permitan
identificar sus respectivas caracterizaciones y el lugar en donde se encuentre para una mejor
ubicación, sin pérdida de tiempo.
Este primer inventario servirá para la elaboración de las bases de datos inicial de los activos fijos
existentes en la empresa.
Conciliación con libros contables
La base de datos inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los
costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo.
A esta fase se le llama Conciliación y el objeto final es asignarle un valor contable a cada activo
inventariado físicamente.
Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos.
La base de datos de un bue sistema de control de activos fijos, debe contener la siguiente
información:
31
Código de identificación física de cada activo
Código de equipo y modelo
Descripción amplia del activo
Fecha de adquisición
Documento contable de adquisición y número de registro contable
Área usuaria a la que pertenece
Centro de costos contable al que pertenece
Costo de adquisición
Depreciación anual acumulada
Valor neto del activo
Estado actual
Vida útil estimada
Con estos datos, se podrá iniciar el sistema de control de activos fijos, el cual normalmente se carga
en un sistema computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.
Sistema computarizado de control de activos fijos
En la actualidad, existen muchos software que permiten un control individual del activo fijo, el cual
contempla todas las operaciones descritas en un Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la
rapidez del software, la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener
actualizado el sistema computarizado, el cual podrían consultar en cualquier momento. (págs. 1-4)
1.2.4.9 Aspectos para evaluar los activos Fijos.
Wittington (2007) manifiesta:
Hace referencia a otros aspectos en consideración al momento de evaluar los activos fijos:
a) Examinar los riesgos inherentes entre ellos los de fraude. Si existe la posibilidad de fraude, se
deberá conocer los programas y controles establecidos por los directivos para controlar riesgos.
b) Examinar el control interno de la planta y equipo. Para lograr este conocimiento se puede
utilizar diagramas de flujo gramas o un cuestionario que presenten algunas preguntas tales
como: ¿Se compra periódicamente los inventarios físicos de los activos de la planta con sus
libros mayores?, ¿La venta, transferencia o desmantelamiento del equipo requieren aprobación
de los ejecutivos en una orden de trabajo de retiro numeradas seriamente? Después de haber
32
planteado dichas preguntas estos podrán comparar si son cumplidas o no las políticas, estos
procesos les ofrecen suficientes evidencias para evaluar el riesgo de control.
c) Inspeccionar físicamente las principales adquisiciones de planta equipo. Esta inspección se
limita a veces a las unidades adquiridas en el año o se extiende para incluir pruebas de equipo
más viejo, otro procedimiento alternativo consiste en inspeccionar en la planta y cotejarlos con
documentos que contengan una información detallada.
d) Investigar el estado de la propiedad planta y equipo que no se utilicen actualmente. Los
terrenos, edificios, y el equipo que no se estén utilizando se han de investigar a fondo para
determinar las posibilidades de su uso futuro en las operaciones, si existe equipo ocioso que ya
ha sido desmantelado sea cual fuere su motivo, se deberá anotar su valor estimado realizable y
excluirse en la clasificación de la plata y equipo.
e) Investigar el deterioro de la planta y equipo. Es necesario examinar los activos antiguos que
permita saber el deterioro de los mismos para considerarlos como una pérdida por deterioro.
f) Investigar los retiros de propiedad, planta y equipo. Este procedimiento tiene como propósito lo
siguiente: determinar si alguna propiedad ha sido remplazada, vendida, desmantelada o
abandonada, pues muchas veces estos retiros no son registrados oportunamente en sus informes
o sistemas. Una forma de evitar este suceso es el de implementar una política que determine que
ningún equipo deberá retirarse del uso sin previa autorización departamental.
g) Examinar la evidencia de posesión legal de las propiedades, de la planta y equipo. Muchas
veces es necesario averiguar si sus activos son propiedad del ente financiero. Por eso es
necesario verificar su documentación como: escrituras, facturas de compras, pólizas de seguros,
facturas de impuestos prediales, etc. (págs. 479-493)
1.2.4.10 Razones e indicadores financieros.
Cordova (2007) menciona:
Para evaluar las condiciones financieras y el desempeño de una organización, el analista financiero
necesita ciertos patrones. El patrón utiliza con mucha frecuencia es una razón o índice, que relaciona
dos piezas de información financiera entre sí. El análisis y la interpretación de las diversas razones
deben proporcionar a los analistas experimentados y hábiles una mejor comprensión de la situación
financiera y el desempeño de la organización que le obtendría solo con el análisis de la información
financiera. (pág. 74)
33
1.2.4.11 Principales razones financieras
Cordova (2007) manifiesta:
Las razones financieras se pueden agrupar en cuatro tipos: razones de liquidez, de deuda, de rentabilidad y de
cobertura. Ninguna razón proporciona suficiente para poder juzgar la condición financiera y el desempeño
de la organización. Solo cuando se analizan grupos de razones se esté en la posibilidad de formular juicios
razonables. (págs. 479-493)
A continuación se detalla un cuadro informativo de dos de las razones financieras
principales utilizadas en las empresas para la toma de decisiones.
Cuadro 4 Razones Financieras
Tipos de razones Clasificación
Formula
Índices de
Endeudamiento:
El apalancamiento
financiero aumenta la
tasa de rendimiento para
los accionistas por dos
razones, una el interés es
un gasto deducible, el
uso de financiamiento a
través de deudas
disminuye el monto de
los impuestos y permite
que una mayor cantidad
del ingreso en
operaciones de la
empresa quede a manos
de los accionistas. Y dos,
si la tasa de rendimiento
esperada sobre los
activos, excede a la tasa
de interés sobre la deuda,
entonces una empresa
puede usar deudas para
financiar los activos
Razones de
administración de
los activos:
- Rotación de
Inventarios.
- Rotación de
activos fijos
= Ventas
Inventarios
= Ventas
Activos Fijos Netos
Fuente: Marcial Córdoba Padilla
Elaborado: Cristina Paredes
34
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Se ha investigado la teoría de Medevil acerca de auditoría en el que manifiesta que
es el proceso que efectúa el contador para la revisión financiera, así como las
políticas, con la finalidad de brindar una herramienta a la gerencia para determinar
falencias u omisiones dentro de un proceso, las cuales deben ser detectadas a tiempo
para beneficio de la empresa.
Para un correcto proceso del control interno se ha investigado la teoría del autor
Samuel Alberto Mantilla,el cual indica que el control interno es un conjunto de
procedimientos, con componentes tales como el ambiente de control, la valoracion
del riesgo, las actividades de control, la informacion y comunicación, y el monitoreo
componentes que permiten un correcto control interno de activos fijos,
El control interno comprende los procedimientos coordinados de manera coherente a
las necesidades de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, para proteger,
resguardar, verifica la confiabilidad de los datos contables de sus activos.
Con respecto a la Gestión de Inventarios de activos fijos los autores, Bravo
Valdivieso Mercedes y Alfalla Rafaela, coinciden en que se refiere a una actividad
de administrar las operaciones con adecuados sistemas deacuerdo a la necesidad de
cada empresa.
La Gestión de Inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la
rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de
inventario tenga la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, ya que a través de
una buena gestión se buscan la coordinación y eficacia en la administración de los
bienes necesarios para la actividad.
35
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÌTULO.
En relación al marco teórico investigado se obtuvo información, dando una
pauta para comprender que el control interno debe aplicarse en
lasInstitucionesbasándose en los cinco componentes los cuales son: Ambiente de
Control, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y
Comunicación, Supervisión y Monitoreo.
Establece que el sistema de control interno es el encargado de encontrar las
anomalías y errores con el fin de darsolución a los problemas existentes.
Evalúa los niveles de autoridad dentro de la institución, la dirección del personal,
los métodos y sistemas contables, este es de gran ayuda para la realización de una
auditoría ya que da cuenta de la veracidad de la información recolectada.
36
CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, es una entidad de derecho privado,
constituida sin fines de lucro y con domicilio en la ciudad de Santo Domingo de los
Colorados, en el año 1969 fue creada con un total de 15 socios fundadores.
Mediante Acuerdo Ministerial Nº 336, de 6 de agosto de 1979, este Ministerio, otorgó la
personalidad jurídica a la Asociación de Ganaderos del cantón Santo Domingo de los
Colorados.
Este gremio fue fundado con el propósito de agrupar a pequeños, medianos y mayores
ganaderos para facilitar servicios en el área de producción y comercialización, generando
desde entonces un incremento de la ganadería.
Así desde esta región, se provee de la mayor parte de bovinos que alimentan a las ciudades
de la región sierra y costa, por lo que conllevo a crearse un centro de comercialización de
ganado bobino, porcino y equinos que se lleva a cabo los días martes y jueves.
En la actualidad la Asociación cuenta con socios activos, con un Almacén Ganadero en el
cual ofrece descuentos especiales en sus productos a los socios, con un centro de
comercialización de ganado, cuenta con la hacienda donde se cría ganado de pertenencia
de la Asociación.
En el almacén se venden productos agrícolas con un 15% de descuento a los socios y a los
no socios con un 8%, la atención al público es de 8:30 a 17:00, brindando servicio de
calidad.
37
En el centro de mercadeo se da el servicio de arrendamiento de corrales para la
comercialización de ganado y la venta de guías para la movilización del ganado que se
comercializan en las ferias ganaderas realizadas los días martes y jueves, además se
arriendan las instalaciones de la Asociación para eventos.
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
2.2.1 Modalidad de la Investigación
Para realizar el presente trabajo de investigación se utilizará la modalidad cuali-
cuantitativa.
Cualitativo porque se necesitará entablar diálogos con las personas involucradas para
recolectar datos e indagar los procedimientos, mediante las encuestas al personal
administrativo y la entrevista para analizar la situación actual de la gestión de inventarios
de activos fijos y dar una posible solución.
Cuantitativo permitirá realizar la tabulación de los resultados de la investigación que se
realizase al personal administrativo, se tabularan estadísticamente permitiendo encontrar el
principal problema y las soluciones apropiadas que se puedan implantar.
2.2.2 Tipos de investigación.
Para la presente investigación se realizara los siguientes tipos de investigación:
2.2.2.1 De campo.
Este tipo de investigación nos permitirá medir los procesos realizados para recopilar la
información necesaria y conocer la problemática para trazar una oportuna solución.
38
2.2.2.2 Bibliográfica.
Fundamenta científicamente mediante una amplia revisión de libros actualizados y
tradicionales sobre el tema de Control Interno y Gestión de Inventarios de Activos Fijos
para la presente tesis.
2.2.2.3 Descriptiva.
Se utilizara esta investigación para recolectar datos de la institución enfocándose en el
control interno de los activos fijos y contribuir en la solución del problema.
2.2.3 Población y Muestra.
La población de estudio para esta investigación está constituida por el Gerente y personal
administrativo de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo los cuales detallo a
continuación:
Cuadro 5 Población
Elaborado: Cristina Paredes
Fuente: Asociación de Ganaderos de Santo Domingo
En la presente investigación se trabajara con toda la población, la encuesta dirigida al
personal administrativo y la entrevista se le realizara al gerente de la asociación.
Personal Administrativo 12
Gerente 1
Total 13
39
2.2.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos.
2.2.4.1 Métodos.
Los métodos más eficaces a utilizar en el proyecto de tesis son:
2.2.4.1.1 Inductivo – Deductivo
Con este método se da relación de lo general con lo particular, del conocimiento empírico
al teórico y nos permite fundamentar el tema y con ello obtener mejores resultado, que
permita la implementación del sistema de control interno en la Asociación de Ganaderos
de Santo Domingo.
2.2.4.1.2 Analítico – Sintético
Para efectos investigativos se utilizan estos métodos para obtener datos e información más
detallada, ya que permite mayor entendimiento y claridad del tema llegando a un
conocimiento profundo del objetivo que se desea alcanzar, la percepción del problema,
admitiendo a un proceso de comprensión y explicación de las causas en que afectan a
ASOGAN-SD. Para dar una solución al mismo.
2.2.4.2 Técnicas de la investigación.
2.2.4.2.1 Entrevista
La entrevista se aplicó al Gerente de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, con
el fin de determinar criterios sobre la investigación de la situación actual de los activos
fijos.
40
2.2.4.2.2 Encuesta
Se realizó mediante un cuestionario al personal administrativo de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo.
2.2.4.3 Instrumentos.
2.2.4.3.1 Guía de la entrevista
Este instrumento de la entrevista permite obtener información a través del diálogo entre
dos o más personas y para que la técnica sea exitosa es necesario que el entrevistador tenga
ciertas características como: facilidad para la conversación, agilidad mental, decisión,
paciencia y concentración.
2.2.4.3.2 Cuestionario
El cuestionario es un instrumento para la técnica de la encuesta que consta de un esquema
de preguntas orientadas a obtener información determinada.
2.2.5 Interpretación de los resultados.
2.2.5.1 Entrevista a al Gerente de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo.
1er. Pregunta: ¿Existen políticas para la adquisición de activos de larga duración?
La Asociación no cuenta aún con políticas por escrito de adquisición de Activos fijos,
cuando se pretende comprar algún bien se realiza una sesión de directorio y se pone a
consideración del directorio y si ellos aprueban se lo adquiere.
2da. Pregunta: ¿En qué ayudaría el control de activos fijos en su gestión para la toma de
decisiones?
41
Al existir un adecuado control de los activos fijos me ayudaría para realizar adquisiciones
de lo realmente necesario y de esta manera no generar gastos para la misma y por ende
tomar decisiones acertadas.
3era. Pregunta: ¿Existe una persona responsable que lleve el control de los activos fijos?
No,ninguna persona se ha designado para realizar esta función, solo tenemos a un conserje
que cumple funciones varias.
4ta. Pregunta: ¿Se realiza un acta de entrega recepción de los activos fijos por cada
departamento?
No hay un documento que especifique la responsabilidad de la custodia de los bienes a
hacer utilizados en cada departamento.
5ta. Pregunta: ¿La institución cuenta con un software para el registro y control de los
Activos Fijos?
La institución si cuenta con un sistema contable llamado Fénix en el cual tiene la opción
para el registro de los activos fijos pero en la actualidad no se lo utiliza ya que no sea
capacitado a una persona para que se encargue del control exhaustivo de los bienes de la
Institución.
6ta. Pregunta: ¿Los bienes de larga duración dela instituciónestán debidamente
identificados?
No sea procedido a realizar la codificación de los bienes, por lo que sí es dificultoso al
momento de realizar la toma física de los inventarios.
7ma. Pregunta:¿Existe un registro actualizado de los activos fijos por cada área?
No existe un registro actualizado por cada área delos bienes de larga duración a su cargo,
solo lo actualizan cada dos años.
42
8va. Pregunta: ¿Se realiza un adecuado mantenimiento de los bienes de larga duraciónde la
Asociación?
A los bienes de la Asociación se les da mantenimiento solo cuando sea necesario.
9na. Pregunta: ¿Cada que tiempo se realiza constatación física de los activos fijos?
Se realiza cada dos años cuando termina el periodo del directorio para poder entregar al
nuevo directorio.
10ma. Pregunta: ¿En caso de pérdidas de los activos fijos que medidas correctivas se
utilizan?
Cuando han sucedido casos de pérdidas de algún bien si se demuestra que es por descuido
de uno de nuestros empleados se procede a sancionar y se deja un documento de
constancia de la pérdida.
2.2.4.1. Resultado en porcentajes de la aplicación de las encuestas.
En las siguientes preguntas dirigidas al personal Administrativo de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo reflejará el resultado en porcentaje de la aplicación de la
encuesta.
43
Cuadro 6 Encuesta al Personal Administrativo
VARIABLE Si
no
Cad
a 2
añ
os
Nin
gu
na
san
ció
n
INTERPRETACIÓN
1. ¿Conoce usted si la
asociación cuenta con manuales
de funciones?
100%
En la encuesta realizada
ningún empleado
conoce el manual de
funciones de la
asociación.
2. ¿Al recibir el activo fijo se
hace mediante un acta de
entrega recepción? 0% 100%
Los empleados no
realizan actas de entrega
recepción al recibir un
bien inmueble a su
cargo.
3. ¿Cada que tiempo se realiza
constatación física de los bienes
de larga duración? 100%
La constatación de los
bienes lo realizan solo
cada dos años y eso
porque hay cambio de
directiva.
4. ¿En caso de pérdidas de los
bienes de larga duraciónque
medidas correctivas se utilizan? 83.33% 16.67%
En la mayoría de los
casos no se procede a
sancionar al
responsable.
5. ¿Se dan de baja
oportunamente los activos que
culminaron su vida útil?
25% 75%
En la encuesta realizada
manifestaron que en
muchos casos no.
6. ¿Se cuenta con un registro
actualizado de los activos fijos
de la Asociación?
100%
En la encuesta realizada
manifestaron
losempleados que no
existe un registro
actualizado.
7. ¿Los Activos Fijos se
encuentran codificados
correctamente?
100%
En la encuesta realizada
los empleados
manifestaron que no se
encuentran codificados
y etiquetados los bines
de larga duración.
8. ¿Hay una comisión encargada 0 100% No existe un comité que
44
para poder dar de baja a los
activos fijos?
realice dicha actividad.
9. ¿Para la adquisición de
maquinaria, planta y equipo que
se realizan en la asociación es
en base a procedimientos? 100%
En las encuestas
realizadas a los
empleados
manifestaron que no lo
hacen.
10. ¿Un sistema de control de
activos fijos puede lograr una
información de calidad y una
correcta toma de decisiones?
100%
La encuesta revela que
el personal cree que es
importante obtener
información confiable y
real de los inventarios.
2.2.5. Verificación de la idea a Defender
La idea a defender planteada en la investigación se refiere a un Sistema de Control Interno,
caracterizado por un conjunto de procedimientos que aseguren la eficiencia, del uso de los
bienes, una vez realizadas las encuestas a los empleados y la entrevista al Gerente de la
Asociación de Ganaderos, y se afirma la idea con la siguiente explicación:
Según la entrevista realizada al Gerente indica en la pregunta uno y nueve que no cuentan
aún con políticas por escrito de adquisición de Activos fijos, y procedimientos del uso de
los mismos y no se realiza de forma periódica la constatación física de los bienes de la
Institución, además no existe una comisión encargada para la verificación de dada de baja
de los bienes obsoletos.
La encuesta demuestra que en la pregunta dos, cinco y ocho realizada al personal de la
institución afirman que no se realiza por escrito la entrega de los bienes hacer utilizados en
cada departamento y por lo tanto no existe una persona responsable.No se dan de baja en
forma de inmediata aún activo fijo cuando ya ha terminado su vida útil debido a que no
todo el personal está debidamente capacitado y además no están debidamente identificados
y codificados por ende es notorio que no existe un control de los bienes de la institución.
45
De acuerdo a las respuestas de las preguntas mencionadas anteriormente se puede
demostrar que no existen procedimientos de control de activos fijos por lo que la propuesta
de un modelo de control interno para mejorar la gestión de inventarios de activos fijos es
de gran importancia.
2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGACION.
Evaluar el control interno mediante el sistema COSO I.
Emitir una opinión respecto al control interno de la asociación
Diseñar un modelo de control Interno.
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
El resultado de la encuesta realizada a los empleados y entrevista al gerente de la
Asociación de Ganaderos de Santo Domingo da a conocer que no existen
documentos de responsabilidad de los bienes de larga duración que se les entrega a
cada departamento.
Los empleados manifiesta que se aplica una sanción cuando existe perdida del bien
y el resto manifiesta de que no se realizan nada para recuperar el bien. Este
resultado nos da la pauta de conocer que existe personal que labora en la
Asociación que desconoce que exista una comisión para dar de baja un activo fijo
por lo que hay que trabajar en este tema. Este análisis nos da a conocer que el
personal administrativo no sabe lo importante que es para la institución realizar
constatación física de los activos fijos.
El personal administrativo y gerencia manifiesta que no están codificados e
identificados los bienes de la institución por lo que la recepción de los bienes no
46
tienen documentación de respaldo en caso de pérdida o daño, lo cual hace más
difícil el control de bienes.
Existe desconocimiento de los procedimientos para la adquisición de los activos
fijos en la Institución.
Existe desconocimiento de las funciones específicas de cada empleado y lo cual no
es bueno para una comunicación de calidad en la Institución.
47
CAPÍTULO III
3 MARCO PROPOSITIVO
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE
ACTIVOS FIJOS DE LA ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO
DOMINGO.
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.1 Justificación de la propuesta.
El sistema de control interno optimiza los procesos operativos, para obtener un mayor
control de las transacciones que se realizan en la empresa, y garantizar el control sobre los
bienes de la Asociación, así se determinó en el capítulo I marco teórico.
La propuesta se ha elaborado para cubrir las necesidades de la Asociación como se
evidencia en el capítulo II, considerando que la Asociación de Ganaderos de Santo
Domingo, necesita mejorar el control de sus activos fijos.
Será indispensable para el desarrollo de la propuesta contar con el recurso humano,
financiero y tecnológico ya que se establece que la propuesta de diseño de un sistema de
control interno de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, es la más efectiva por
cuanto permite mejorar los controles y proteger los recursos.
La necesidad de un sistema de control interno surge debido a la importancia que este tiene
para controlar las actividades, con filtros que puedan detectar si existe un mal
direccionamiento de los recursos o acción que perjudique, para efectos sino también con la
finalidad de llevar un registro y por ende mantener un control para realizar una evaluación
de la situación de la institución, por lo tanto se justifica su propuesta.
48
3.2.2 Objetivo General.
Mejorar la gestión de inventarios de los activos fijos de la Asociación de Ganaderos de
Santo Domingo con un modelo de control interno.
3.2.2.1 Objetivos específicos.
Evaluar el control interno mediante el sistema de COSO I
Emitir una opinión respecto al control interno de la asociación.
Diseñar un modelo de control interno
3.2.3 Propuesta
3.2.3.1 Control Interno.
3.2.3.1.1 Planificación
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, es una entidad de derecho privado,
constituida sin fines de lucro, con el propósito de agrupar a pequeños, medianos y mayores
ganaderos para facilitar servicios en el área de producción y comercialización, generando
desde entonces un incremento de la ganadería.
La auditoría de control interno se planificó realizar desde Mayo a junio del 2014, con
autorización del Gerente el Doctor Juan Zambrano, se realizaran visitas para conocer
detalles de la situación de la asociación, esto nos permitió identificar las debilidades que
tiene la asociación, como la falta de información detallada de los bienes de la Asociación
de Ganaderos de Santo Domingo ya que no posee ningún control.
49
Memorándum de Planificación de la Auditoria de Control Interno en la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo en el período de mayo a junio del 2014.
1.- Identificación de la Asociación.
NOMBRE: Asociación de Ganaderos de Santo Domingo
DIRECCION: VíaQuininde
TELEFONO: 023786000
HORARIO DE TRABAJO: 8:30 A 17:00
2.- Motivos del examen
Examen de la Auditoria de Control Interno en el área de Activos Fijos de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo, se realizó en cumplimiento del Programa de Fin de
Titulación para la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoria y
Finanzas, CPA. Tema Aprobado por la Dirección General de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la Asociación de Ganaderos de Santo
Domingo la cual fue autorizada por el gerente a través de una carta.
Objetivo del examen.
Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría de control interno en el área de
activos fijos.
Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión de inventario de Activos
fijos.
3.- Alcance del examen
La evolución del Control Interno para el área de activos fijos de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingo se realizara por el periodo comprendido entre mayo a junio
50
del 2014 y cubrirá la evolución del Sistema de control interno y su efectividad en el
manejo de programas y actividades.
4.- Base Legal
La base legal que sustentan sus operaciones son:
La Asociación se rige a la ley de Régimen Tributario Interno en razón de que la
Asociación es un agente de retención y sujeto pasivo por lo tanto debe cumplir
con las obligaciones y disposiciones.
El Código de Trabajo en todo lo referente a los derechos y obligaciones laborales
que tiene todas las personas que prestan su servicio en la Institución.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Normas Internacionales de Información Financiera ( NIIF)
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)
5.- Objetivo de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo
Según los estatutos de creación de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo el
objetivo por el cual se fundo es:
Agrupar a pequeños, medianos y mayores ganaderos para facilitar servicios en el área de
producción y comercialización generando un incremento de la ganadería.
51
6.- Sistema de Archivo
En el periodo de examen de documentación se encuentra archivada en forma cronológica
de acuerdo a los comprobantes de ingresos y egresos en la oficina del Contable
7.- Estado de operaciones
La asociación de Ganaderos de Santo Domingo según el siguiente cuadro adquirió los
siguientes bienes en el año 2012.
Cuadro 7Listado deComprade activos fijos
AÑO 2012 ASOGAN SD
FECHA VALOR
DESCRIPCION DE DEL
COMPRA ACTIVO
1.2.1.01.01 Muebles y Enseres
Mobiliario para tesorería 28/03/2012 1.195,00
1.2.1.01.01 Muebles y Enseres 1.195,00
1.2.1.02.01 Equipo de Oficina
Impresora Samsung para Tesorería 06/06/2012 87,50
Aire acondicionado para Tesorería 14/06/2012 375,00
Cámara de fotos para Dpto. Técnico 14/06/2012 171,43
1.2.1.02.01 Equipo de Oficina 633,93
1.2.1.03.01 Equipo de Computación y Software
1.2.1.03.06 Software Licencia de Registro
Genealógico 14/12/2012 1.100,00
Impresora Epson para Tesorería 13/01/2012 398,56
Monitor 10030-D 20/01/2012 120,54
Compra de UPS y Monitor 11473-D 06/03/2012 123,21
Compra de CPU y Monitor 11473-D 06/03/2012 411,24
Compra de CPU 11643-D 07/03/2012 549,00
Compra de UPS para servidores 16114-D 28/06/2012 1.165,26
Impresora para tarjetas de peaje 25258-D 30/10/2012 1.950,25
1.2.1.03.01 Equipo de Computación y Software 5.818,06
1.2.1.05. Edificios
Bebedores en tuberías galvanizadas 15531-D 20/06/2012 1.300,00
Mesones desmontables Expogan 16244-D 09/07/2012 4.062,50
52
1.2.1.05.07 Construcciones en Curso 2012 31/12/2012 141.360,48
1.2.1.05. Edificios 146.722,98
RESUMEN DE ACTIVOS FIJOS
1.2.1.01.01 Muebles y Enseres 1.195,00
1.2.1.02.01 Equipo de Oficina 633,93
1.2.1.03.01 Equipo de Computación y Software 5.818,06
1.2.1.05. Edificios 146.722,98
TOTAL ACTIVOS FIJOS 154.369,97
8.- Puntos de interés para la auditoría.
De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares que serán
confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en las siguientes fases de la auditoria
que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
Constatar la existencia de un buen ambiente de control. Que permita conocer las
políticas a los empleados, una buena estructura organizacional y que tengan valores
éticos.
Verificar que los empleados identifiquen los riesgos de los objetivos que permitan
cumplir con la evaluación de riesgos.
Revisar que en la asociación existan políticas establecidas para el desempeño del
personal en las funciones que deben realizar.
Comprobar si el sistema de información que tiene la empresa es oportuno y
confiable
Revisar si se realizan evaluaciones periódicas sobre la efectividad del Sistema de
Control Interno.
53
9.- Grado de confiabilidad de la información.
Según lo constatado en la Asociación se detalla el proceso de compra:
Primero cada dos años el gerente realiza un presupuesto en el cual se detalla el monto de
inversión para la adquisición de activos fijos que son necesarios para la institución el cual
se lleva a sesión de directorio y si lo aprueban es puesto en consideración en la asamblea
general para que los socios aprueben.
Una vez realizado este proceso cada departamento realiza su pedido mediante un
memorándum de los bienes de larga duración que les haga falta, el cual es recibido en
secretaria y entregado posteriormente a gerencia para que dé el visto bueno, cuando son
bienes de valores altos el gerente lleva el memorándum a sesión de directorio para que sea
el directorio quien apruebe, caso contrario lo aprueba el gerente y pasa el memo al
departamento de contabilidad para que proceda a solicitar proformas del bien y presente al
gerente y escoja la más conveniente y se proceda a la compra.
10.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo
La ejecución de la presente auditoria, se estima concluir en aproximadamente 30 días
laborables, los cuales se distribuirán de la siguiente manera.
Cuadro 8 Ejecución del trabajo
Fases Actividades Tiempo
Planificación Conocimiento general de la
asociación.
8 días
Ejecución Definición de componentes
Evaluación del control
interno
17 días
Comunicación de los
resultados
Elaboración del informe 5 días
Total 30 días
Elaborado: Cristina Paredes
54
11.- Productos a Obtener
Cuestionario de control interno
Informe de Auditoria
Matriz de conclusiones y recomendaciones
3.2.3.1.2 Ejecución de la Auditoria del Sistema de Control Interno
Para identificar los riesgos sea realizado un cuestionario el cual se detalla a continuación:
ASOCIACION DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO DEL AREA
DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ENTRE MAYO A JUNIO 2014
N° COMPONENTE: ACTIVOS FIJOS si no Observaciones
A AMBIENTE DE CONTROL
INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
GERENTE
1
¿La asociación ha dado a conocer al personal la
importancia de los valoreséticos y la integridad? 1
POLITICAS Y PRACTICAS DE
RECURSOS HUMANOS
2
¿Los empleados conocen las políticas generales de
la asociación? 1
3
¿El personal cuenta con un manual de funciones y
responsabilidades? 1
4
¿En la asociación se realiza un Proceso de
selección de personal? 1
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
5
¿La asociación cuenta con un organigrama en el
que se apreciela división de cada departamento de
trabajo en la organización? 1
B VALORACIÓN DE RIESGO
6
¿Los empleados están vinculadoscon los objetivos
de la evaluación de riesgo? 1
7
¿Existe un control adecuado sobre los bienes de 1
55
larga duración de la asociación?
IDENTIFICACIÓN DE RIESGO
8
¿Los empleados identifican los Riesgos internos y
externos? 1
9
¿Se ha constituido un comité de evaluación de
riesgo? 1
C ACTIVIDADES DE CONTROL
MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE
PUESTOS
10
¿Existe un manual de clasificación de puestos en la
asociación? 1
AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN DE
TRANSACCIONES Y OPERACIONES
11
¿Se realiza los asientos contables correspondientes
al ingreso de los activos fijos a la asociación? 1
POLÍTICAS Y MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
12
¿Existe una política para la compra de los activos
fijos de la asociación? 1
13
¿La asociación realiza la codificación o
identificación adecuada de sus bienes? 1
14
¿Se realiza constatación física de los activos fijos? 1
15
¿La asociación cuenta con un manualde
procedimientos para la baja de activos fijos? 1
16
¿Los empleados conocen el procedimiento para el
traspaso y entrega de un bien 1
17
¿La asociación cuenta con un manualde
procedimientos para el área de activos fijos? 1
18
¿La institución cuenta con un sistema Contable
para los activos fijos? 1
D INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CONTROLES SOBRE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
19
¿Posee un sistema de registro de información
detallada de los bienes de la asociación? 1
56
20
¿El sistema de información establececontroles que
garanticen la seguridad de la información de la
asociación? 1
E SUPERVISIÓN Y EVALUACIONES
21
¿Se realizan evaluaciones sobre la efectividad del
sistema de control interno? 1
22
¿Se realiza una inspección física periódicade los
bienes dela institución? 1
3.2.3.1.3 Comunicación de resultados
Informe del examen de auditoría de control interno al área de activos fijos de la
Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, correspondiente al año 2012.
Doctor.
Juan Zambrano
GERENTE DE LA ASOGAN-SD
Presente.-
De mi consideración:
Hemos practicado una auditoría de control interno a la Asociación de Ganaderos de Santo
Domingo en el año 2012, la cualcubre la evaluación de control interno, la administración
es responsable de la preparación, integridad y presentación de mantener una estructura
efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la asociación, así como de las
estrategias para la conducción eficiente de la institución.
Nuestra obligación es expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoria de
control interno con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la
obtención de evidencia suficiente y apropiada, con el propósito de obtener una seguridad
razonable de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoria de control interno.
Dados las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir
errores o irregularidades y no ser detectados, también proyecciones de cualquier
57
evaluación de control interno para periodos futuros están sujetos al riesgo de que el control
interno se pueda tomar para los cambios en sus elementos.
Realice la auditoria de control interno de acuerdo con las normas NAGAS.
Esas normas requieren que la auditoria se planifique y se ejecute de tal manera que se
obtenga una seguridad, si la estructura del control interno ha sido diseñada adecuadamente
y opera de manera efectiva.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos
que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes una adecuada estructura de
control interno en relación con la conducción de sus operaciones.
Atentamente
Cristina Paredes
58
Informe de las actividades realizadas en la evaluación de control interno.
Santo Domingo 15 de Julio del 2014
Doctor.
Juan Zambrano
GERENTE ASOGAN-SD
En uso de las facultades conferidas se procede a efectuar una auditoria de control interno
en la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo con el objeto que se detalla a
continuación:
a) Objetivo del informe
Es la evaluación del control interno en el área de activos fijos de la Asociación con
el propósito de conocer el grado de confiabilidad del mismo.
b) Alcance del informe
Nuestro examen fue realizado básicamente en evaluar el control que la Asociación
de Ganaderos de Santo Domingo tiene sobre los inventarios de activos fijos.
c) Resumen Gerencial
El control interno realizado en la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo es
un proceso efectuado al Gerentey personal administrativo para demostrar la
confiabilidad de la información de sus bienes de larga duración.
59
d) Evaluación de las fases de control interno
Ambiente de Control.
Conclusión:
La asociación de Ganaderos de Santo Domingo no ha dado a conocer al
personal la importancia de los valores éticos y la integridad, ni ha especificado
la asignación de autoridad y responsabilidad de cada empleado, ni las políticas
y además no cuenta con un organigrama estructural.
Recomendaciones
Se recomienda realizar un código de ética para que se establezcan valores y
principios generales de la asociación, realizar un organigrama donde se
especifique cada uno de los departamentos, y además un manual de asignación
de deberes y responsabilidades, establecer políticas y prácticas sobre recursos
humanos.
Valoración de riesgo
Conclusiones
El personal que labora en la asociación no está vinculado con los objetivos de
evaluación, esta situación puede afectar el procesamiento de información.
Recomendaciones
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados, para permitir la
consecuencia de los controles a sus objetivos y establecer criterios para
medirlos.
60
Actividades de Control
Conclusión
Falta de políticas y procedimientos para el buen manejo de los bienes de la
institución de parte del personal a cargo.
Recomendación
Realizar manuales de procedimientos y políticas ya que son importantes en
el manejo de los bienes de parte del personal de la asociación y permitirá el
logro de los objeticos de la ASOGAN-SD.
Información y comunicación
Conclusión
Falta de registros que permitan el control de la información de los bienes de
la asociación, además no hay control que garantice la seguridad de la
información de la institución.
Recomendación
Diseñar formatos para mejorar el control de los bienes y flujo gramas para
mejorar el proceso de cada actividad, y comunicación oportuna y eficaz
que fluya en todas las direcciones de la asociación.
Supervisión y Monitoreo
Conclusión
No se realizael monitoreo de las actividades de control interno al personal
administrativo.
61
Recomendación
Diseñar cuestionarios de cumplimiento para el seguimiento continuo de la
eficiencia del control interno.
Asociación de Ganaderos de Santo Domingo
DIRECCION: Vía Quininde
TELEFONO: 023786000
MATRIZ DE RECOMENDACIONES
N. Detalle de recomendación Responsable
a cumplir:
Acción a realizar: Fecha de
inicio:
Fecha
final:
1
Ambiente de Control: Se
recomienda que se
establezcan valores y
principios además se
especifique cada uno de los
departamentos, en los cuales
cada empleado conozca sus
funciones a realizary las
políticas de la institución.
Gerente
Código de ética.
Organigrama
Estructural
Manual de
asignación de
deberes y
responsabilidades.
Políticas y
prácticas sobre
recursos humanos.
01/08/2014 10/08/2014
2 Valoración de riesgo: deben
ser establecidos y
comunicados, para permitir
la consecuencia de los
controles a sus objetivos y
establecer criterios para
medirlos.
Gerente Objetivos 12/08/2014 22/08/2014
3
Actividades de
Control:Procedimientos de
los procesos a realizar como
en la compra de bienes de
Gerente
Manuales de
procedimientos y
políticas y flujo
gramas
23/08/2014 10/09/2014
62
larga duración ya que es
importante que el personal
realice sus actividades
eficientemente.
4
Información y Comunicación:
formatos para mejorar el
control de los bienes y
comunicación oportuna y
eficaz que fluya en todas las
direcciones de la asociación.
Gerente
Formatos para
mejorar el control
de los bienes.
11/09/2014 20/09/2014
5 Supervisión y
Monitoreo:Realizar
unseguimiento continuo de
la eficiencia del control
interno.
Gerente
Cuestionarios de
cumplimiento
21/09/2014 30/09/2014
Elaborado: Cristina Paredes
3.2.3.2 Diseño de un modelo de control interno
Ambiente de control.
El ambiente de control entrega autoridad y responsabilidad, organiza y capacita a la gente
y se socializan valores.
Integridad y valores éticos
Los valores éticos que se propone deben fomentar en la Asociación de Ganaderos, entre
sus funcionarios, directivos, y empleados son el siguiente código de ética y conducta:
63
Código De
Ética
Fecha: 01/08/2014
Página:1 de 5
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO ASOGAN-SD
Este código de ética tiene como objetivo definir el comportamiento que todoslos
funcionarios, directivos y administradores de la Asociación deben observary cumplir.
Este código es un instrumento orientador de las actuaciones ycomportamientos que
deben seguir los funcionarios, directivos yadministradores de la Asociación de
Ganaderos de Santo Domingoen desarrollo de sus actividades.
La solidez, confianza y transparenciadeben reflejarse en todas las actuaciones y
decisiones de sus directivosquienes procederán guiados por los principios éticos y
políticasconsagradas en este código y en las normas legales de formaque prevalezca
criterios técnicos, de eficiencia y prevención de riesgoen el desarrollo de las
actividades de la Asociación.
VALORES Y COMPETENCIAS MISIONALES
La conducta de los directivos, administradores y empleados de la Asociación debe
destacar por los principios, valores y conductas descritas en este código.
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado CE- ASOGAN-SD2014
64
Código De
Ética
Fecha: 01/08/2014
Página: 2 de 5
Primero.- Valores
Escala ética y moral que el individuo posee a la hora de actuar.
Honradez: Es la conducta recta con la que los empleados, directivos y administradores
de la Asociación deben actuar.
Honestidad: La conducta de los empleados, directivos, administradores de la
Asociación ha de regirse por la decencia, el decoro y el recato. En el manejo ético de los
bienes.
Transparencia: El comportamiento debe ser claro, sin duda y sin ambigüedad. Es
actuar y contar con procedimientos claros que no generen duda por parte de cada uno de
los empleados, directivos y administradores.
Confianza: La confianza es la seguridad de que todos los empleados, directivos y
administrador de la Asociación estamos en capacidad de actuar de manera ética en todas
las situaciones.
Respeto: Reconocimiento y aceptación de las diferencias individuales de las personas
que conformamos la sociedad, con nuestros proveedores, clientes, y ciudadanos en
general. Es la base fundamental para la integración y el desarrollo de la organización.
Compromiso: Es la actitud de disposición permanente para el cumplimiento de sus
funciones.
Elaborado:
Cristina Paredes
Aprobado CE- ASOGAN-
SD2014
65
Código De
Ética
Fecha: 01/08/2014
Página: 3 de 5
Lealtad Institucional: Es la fidelidad de todos los directivos, administradores y
empleados de la asociación de Ganaderos de Santo Domingo, en cumplimiento de sus
directrices.
Puntualidad: Es la disposición, actitud y disciplina que todos en la organización
debemos tener para cumplir con nuestras obligaciones en los plazos y fechas
determinadas. Es indispensable para garantizar el orden y la eficiencia en nuestras
actuaciones.
Segundo. Competencias Misionales.
Son pautas explicitas de comportamiento que definen el perfil deseado del equipo
humano de la organización, alineado a la visión y misión.
Orientación a resultados: Realizar las funciones y cumplir los objetivos
organizacionales con eficacia y calidad. Mantener la concentración en los objetivos a
alcanzar.
Solidaridad: Se preocupa genuinamente por las personas, se interesa por sus problemas
y necesidades, es una persona siempre dispuesta y preparada parada para ayudar, se
solidariza con los problemas de los menos afortunados.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado CE- ASOGAN-
SD2014
66
Código De
Ética
Fecha: 01/08/2014
Página: 4 de 5
Tercera. Relaciones con los clientes
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo atenderá a sus clientes y socios con
honestidad e integridad a largo plazo, evitando toda discriminación por razones de raza,
nacionalidad, religión, condición social, con la mayor calidad y menor precio posible
respetando la rentabilidad de la Asociación
Cuarta. Relaciones con los Proveedores
Las relaciones con los proveedores se basaran en el desarrollo de la confianza mutua, el
pago en los términos acordados, siempre que el proveedor cumpla con los términos del
contrato, el respeto por la información confidencial, el respeto por los derechos de autor
y propiedad intelectual, evitando la reproducción, distribución o modificación no
autorizadas de bienes cubiertos por tales derechos. Se propenderá por seleccionar
negocios con grupos de interés.
Quinta. Deberes de los socios
Cumplir con las obligaciones que le impusieren en el Estatuto y sus Reglamentos.
Asistir puntualmente a las Asambleas, sesiones y reuniones de la Asociación a las cuales
hubieren sido convocados.
Pagar oportunamente las cuotas ordinarias y extraordinarias, fijadas por las Asambleas o
al Directorio.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado CE- ASOGAN-
SD2014
67
Código De
Ética
Fecha: 01/08/2014
Página: 5
Sexta. Deberes y atribuciones del Directorio.
Determinar las políticas de la Asociación para el cumplimiento de sus fines, para
coordinar sus relaciones con otros organismos.
Aprobar el auspicio de proyectos de investigación o publicaciones en el campo
agropecuario, industrial y comercial propuestos por los miembros activos.
Considerar y resolver sobre las solicitudes de admisión para nuevos miembros.
Convocar, a través del Presidente y el Secretario, a las Asambleas Generales Ordinarias
y Extraordinarias.
Seleccionar a los miembros honorarios de la Asociación, así como declarar Socios
Vitalicios.
Fomentar el acercamiento entre los miembros de la Asociación.
Proponer a la Asamblea para su conocimiento y aprobación el monto de las cuotas
ordinarias y extraordinarias.
Procurar por todos los medios, la capacitación técnica de sus miembros y el apego
constante a la ética profesional.
Designar e integrar las comisiones permanentes necesarias para el adecuado
funcionamiento de la Asociación.
Organizar y patrocinar Ferias, Exposiciones, Subasta o Remates que estimulen y
orienten las actividades agropecuarias, industriales y comerciales.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado CE- ASOGAN-
SD2014
68
Las Actividades del Comité de Auditoría
Comité de Auditoria Fecha: 01/08/2014
Página: 1
Comité de Auditoria
El comité de Auditoria estará integrado por tres miembros del directorio.
El comité de Auditoria puede iniciar cualquier investigación que considere necesaria
para el cumplimiento de sus funciones. El comité puede solicitar información de todo
tipo a cualquier trabajador de la institución. Todos los trabajadores a los que se les
solicite información deben proveerla y cooperar incuestionablemente con la
investigación del Comité.
Este puede requerirle a la administración reportes escritos o solicitar su participación en
alguna sesión del Comité con el objetivo de obtener información u opinión de los temas
en estudio o revisión. El Comité de Auditoria puede, cuando así lo considere, requerir
apoyo y asesoría externa independiente, en materia contable, auditoria, control interno,
legal. El Comité de Auditoria puede contratar estos servicios profesionales con cargo a
la institución.
Actividades del Comité de Auditoria
Velar y proteger los bienes de la institución, frente a cualquier tipo de riesgo que
enfrente la institución.
Revisar la información contable y administrativa actualizada de todo el
movimiento de la institución.
Formular parámetros para la toma de decisiones administrativas y financieras.
Guiar y asesorar al Gerente en la solución de todo tipo de problemas
relacionados con la parte financiera y administrativa.
Elaborad:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado CE- ASOGAN-
SD2014
69
Estructura Organizacional (propuesta)
La Asociación no cuenta con un organigrama estructural que ayude a deducir bien las
principales funciones de los empleados en su proceso como ASOGAN, por lo tanto
propongo el siguiente organigrama.
Los componentes que entran a formar parte dentro de la estructura organizativa son:
a) Alta Dirección
La estructura organizativa se crea con el Directorio el cual está compuesta por las
personas elegidas por la asamblea general de socios, quienes decidirán y ejecutaran
los proyectos generales de la Asociación.
Asamblea Genaral
Directorio
Presidente
Asesoria Juridica Gerente General Secretaria General
Departamento Financiero Departamento Tecnico Centro de Mercadeo Almacen Ganadero Servicios Generales
Contador Externo
Auxiliar Contable Jefe Tecnico Supervisor Cajera - despachadora Bodeguero
Tesoreria Medico Veterinario Facturadora Soldador
Asistente Concerje
70
b) Departamentos
Son las divisiones operativas en las que se subdividen la asociación. En estas se
agrupan equipos de personas cuyas actividades homogéneas y generalmente
lideradas por un Directorio, llevan a cabo los objetivos específicos, necesarios para
la consecución de los fines establecidos por el Directorio.
c) Departamento Financiero
Está conformado por un Contador externo, una auxiliar y una tesorera – encargada
de activos fijos
d) Departamento técnico.
Está conformado por el Jefe Técnico, un médico veterinario y un ayudante.
e) Departamento del Centro de Mercadeo
Está conformado por un Supervisor y una facturadora y personal ocasional para los
días de feria Ganadera.
f) Almacén Ganadero.
Está conformado por una cajera despachadora.
Asignación de autoridad y responsabilidad.
Para el correcto funcionamiento de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, el
manual de funciones específicas que debe cumplir el personal que labora en la
organización de acuerdo a los distintos puestos de trabajo que componen la estructura.
71
Manual de funciones de la
Asamblea General
Fecha: 5/08/2014
Pág. 1 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Es la máxima autoridad de la ASOGAN –SD
FUNCIONES
Elegir bianualmente a los miembros del Directorio.
Elegir y posesionar bianualmente a los miembros del Tribunal de honor.
Conocer y aprobar los informes del Presidente y del Gerente, los balances de las
actividades y demás informes.
Aprobar el Presupuesto anual de la Asociación
Reformar el Estatuto de la Asociación al menos en dos sesiones
Fijar las cuotas ordinarias y extraordinarias
Resolver los asuntos que fueren planteados por los asociados.
Ejercer los derechos y cumplir las obligaciones
Nombrar un auditor externo.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
72
Manual de funciones del
Presidente.
Fecha: 5/08/2014
Pág. 2 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Es el representante legal de la ASOGAN –SD
FUNCIONES
Convocar a sesión de Asamblea General y del Directorio.
Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Asamblea General y del
Directorio.
Supervigilar la buena marcha de la Entidad.
Autorizar el pago de los gastos de la Asociación.
Presidir las sesiones de Directorio y de la Asamblea General.
Firmar las actas de las sesiones de la Asamblea General y del Directorio, las
resoluciones, acuerdos y comunicaciones de la Asociación.
Autorizar con su firma los contratos y más documentos de la Asociación en los
que ésta intervenga.
Exigir a las comisiones designadas para asuntos especiales, la presentación de
los informes correspondientes.
Tomar las resoluciones que estime más convenientes a la buena marcha de la
Asociación e informar de ellas al Directorio.
Nominar a los empleados y señalar su remuneración.
Legalizar con su firma los certificados de Registro Genealógico conjuntamente
con el Gerente Técnico.
Emitir un informe anual a la Subsecretaria de Fomento Agropecuario, de las
actividades y proyectos, dirección domiciliaria, nómina de socios y directiva
actual.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
73
Manual de funciones del Gerente.
Fecha: 5/08/2014
Pág. 3 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Sera el administrador dela Asociación y la vía de comunicación con terceros, ejercerá
sus funciones bajo la dirección del Directorio y responderá por el buen funcionamiento
de la organización.
FUNCIONES
Elaborar el presupuesto, presentar informes de la gestión económica y
administrativa a su cargo y someterlos a consideración del Directorio.
Solicitar al Presidente el nombramiento del Personal Administrativo y su
remoción.
De acuerdo a las directrices que emanen del Directorio, participar en las políticas
de producción, comercialización e industrialización, con apego a los planes
oficiales e institucionales.
Tramitar las solicitudes, reclamos y más comunicaciones que le autorice el
Presidente o el Directorio.
Certificar los documentos oficiales de la Asociación.
Suscribir las comunicaciones de trámite ordinario que le sean delegadas.
Supervisar el manejo de la contabilidad de la Asociación, la cual se llevará a
través del personal idóneo necesario.
Someter a consideración del Directorio los informes económicos mensuales.
Ejercer la representación legal de la Institución en aquellos casos que le delegue
el Presidente.
Suscribir conjuntamente con el Presidente, las convocatorias a sesiones de la
Asamblea General
Mantener en óptimas condición de empleo y utilización los bienes bajo su
responsabilidad, verificando su codificación al momento de su recepción.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
74
Manual de funciones del Contador
Fecha: 5/08/2014
Pág. 4 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Planificación, supervisión, registro, coordinación y control de las actividades contables
de la Asociación.
FUNCIONES
Dirigir y controlar labores de contabilidad de la Asociación.
Asesorar al Presidente y los demás miembros del Directorio y demás
funcionarios en la ejecución y control contable.
Revisión de todos los movimientos contables así como la presentación a la
gerencia de los estados financieros mensuales.
Usar las técnicas que le ayuden a llevar una contabilidad acorde a las
circunstancias, será apegadas al P.C.G.A.
Analizar y proponer mejoras en los sistemas y procedimientos contables.
Estados financieros y su análisis.
Contabilización y mayorización de las operaciones.
Flujo de caja
Efectuar liquidaciones del IVA, Impuesto a la Renta y Retenciones en la fuente,
según lo establecido en la ley.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
75
Manual de funciones del Auxiliar
Contable
Fecha: 5/08/2014
Pág. 5 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Encargada de ayudar a llevar toda la contabilidad y emitir información correspondiente
a la ASOGAN-SD
FUNCIONES
Ingresa facturas de proveedores al sistema
Realiza las debidas retenciones.
Rol de pagos mensual
Conciliaciones Bancarias de las cuentas de la ASOGAN-SD
Anexos transaccionales.
Certificación de planillas para pago de impuestos.
Ingreso de asientos contables
Toma de inventario en almacén ganadero cada fin de mes.
Supervisión de cajas chicas tanto de centro de mercadeo y como caja chica de
administración.
Mantener en óptimas condición de empleo y utilización los bienes bajo su
responsabilidad, verificando su codificación al momento de su recepción.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
76
Manual de funciones de la Tesorera
Fecha: 5/08/2014
Pág. 6 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Realiza el pago por los bienes o servicios recibidos, revisa cobros a clientes.
FUNCIONES
Elaboración de cheques para pagos de almacén, gastos y otros
Depósitos Diarios
Ingreso de depósitos para cierre de caja diarios
Custodio de facturas de proveedores pendientes de pago
Control de cartera vencida.
Manejo de Caja chica administrativa
Mantener en óptimas condición de empleo y utilización los bienes bajo su
responsabilidad, verificando su codificación al momento de su recepción.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
77
Manual de funciones de la
Encargada de Activos Fijos
Fecha: 5/08/2014
Pág. 7 de 7
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Administrar y controlar la utilización efectiva y económica de los bienes de larga
duración, así como la custodia y preservación de los mismos.
FUNCIONES
Codificar cada una de las nuevas adquisiciones y hacer formal y legalmente la
entrega a cada usuario mediante un acta entrega recepción.
Ingresar y mantener actualizado los Activos Fijos de la ASOGAN-SD, en el
sistema computarizado Fénix en el módulo de Activos Fijos.
Custodiar la documentación correspondiente a las actas entrega recepción de
cada una de las áreas.
Realizar actas de entrega de nuevos bienes a cada área.
Mantener una base actualizada de activos con sus respectivos responsables.
Hacer toma física de inventarios en forma periódica para efectos de
identificación.
Tramitar los procesos de donación y baja de inventario cuando fuese el caso.
Tramitar ante la Gerencia para dar mantenimiento a los bienes muebles, corrales,
báscula, maquinaria etc.
Controlar y hacer cumplir el manual de procedimientos de activos fijos de la
ASOGAN-SD.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MF- ASOGAN-
SD2014
78
Políticas y prácticas sobre recursos humanos.
Las políticas internos generales de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo son:
POLÍTICAS GENERALES
EMPLEADOS
Fecha: 10/08/2014
Pág. 1 de 5
Los sueldos y salarios se pagaran a los trabajadores de acuerdo al código de
trabajo y serán afiliados al (IESS) desde el momento de ingresar a laborar.
Toda la información de la empresa es restringida externamente.
Cuidar por la buena conservación y aseo de las maquinas, productos y demás
instrumentos que se encuentren bajo su responsabilidad manteniendo siempre
limpio y ordenado su puesto de trabajo.
Utilizar los teléfonos, útiles de oficina, equipos de computación, copiadoras, en
general bienes de propiedad del empleador solo para asuntos de trabajo,
Se mantendrán reuniones con los colaboradores para la integración
Se realizarán exámenes médicos a los colaboradores cada año para mantener la
buena salud.
El horario de trabajo de la ASOGAN-SD es 8:30am a 17:00 horas de lunes a
viernes con media hora de almuerzo.
Asistir puntualmente a su lugar de trabajo
En caso de faltar por problemas de salud, justificar con los debidos permisos del
IESS.
Elaborado: Cristina
Paredes
Revisado Aprobado PG- ASOGAN-SD2014
79
POLÍTICAS GENERALES
SELECCIÓN DEL PERSONAL
Fecha: 10/08/2014
Pág. 2 de 5
Los candidatos a ser empleados de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo
deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Ser mayor de edad
Presentar los certificados de honorabilidad y honradez
Certificado de los trabajos anteriores
Tener experiencia y actitud de cooperativismo
Presentar el record policial actualizado
Presentar dos fotos tamaño carnet.
Se elaborara un contrato de trabajo a prueba el mismo que será de tres meses,
para luego de las correspondientes evaluaciones redactar el definitivo, de ser
necesario.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PG- ASOGAN-SD2014
80
POLÍTICAS GENERALES
TERMINACIÓN DEL
CONTRATO
Fecha: 10/08/2014
Pág. 3 de 5
El contrato de trabajo individual terminara por las siguientes causas:
Por causas legales, previsto en el mismo contrato
Por acuerdo entre las partes
Por conclusión de la obra o del trabajo
Por muerte del trabajador
Por causa fortuito y por fuerza mayor
Por voluntad del empleador
Por voluntad de los empleados
En cualquier caso de terminación de la relación laboral, la ASOGAN-SD,
entregara al empleado la respectiva liquidación en un plazo que no sea mayor a
quince días, en caso de los juicios laborales se pagara siguiendo los trámites
legales según corresponda.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PG- ASOGAN-SD2014
81
POLÍTICAS GENERALES
PERSONAL QUE MANEJA DINERO
Fecha:
10/08/2014
Pág. 4 de 5
Responsabilidad: Los trabajadores que tuvieren a su cargo dinero, valores o
bienes del empleador como cajeros, pagadores, bodegueros, etc., son
responsables de toda pérdida o deterioro, salvo aquellos que provengan de
fuerza mayor, debidamente comprobados y por autoridad competente.
Inventario: Los trabajadores que tuvieren a su cargo dinero, valores o bienes del
empleador mantendrá un inventario actualizado de todos los materiales,
mercaderías o productos etc., que el Empleador los entregué para su custodia, y
suscriban, en cada ocasión, la recepción física de dichos la orden de egreso
debidamente firmada por el funcionamiento autorizado conjuntamente con el
documento de recepción firmada por quien retire la mercadería o materiales.
Fiscalizaciones: Los trabajadores que tuvieren a su cargo dinero, valores o bienes
del empleador estarán obligados a sujetarse a las fiscalizaciones que ordene el
Empleador en el momento y circunstancias que esta establezca y suscribirán
conjuntamente con los fiscalizadores el Acta que se levante luego de la
verificación de las existencias fiscales y / o del correspondiente arqueo.
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado PG- ASOGAN-
SD2014
82
POLÍTICAS GENERALES
SANCIONES
Fecha: 10/08/2014
Pág. 5 de 5
Serán amonestados verbalmente, las faltas leves de disciplina, comportamiento
indebido, y otras que a juicio del Gerente General merezcan esta sanción.
Se sancionara por escrito a los trabajadores que incumplieren con lo determinado
en el código de trabajo.
Se otorgara un memorando por lo menos tres veces ya sea por atrasos faltas
injustificadas, el mismo se entregara al empleado y una copia al Ministerio de
Relaciones Laborales para que conserven una constancia de los incumplimiento
del empleado con la ASOGAN.SD.
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado PG- ASOGAN-
SD2014
83
3.2.3.3 Evaluación de Riesgos.
Objetivos de
Cumplimiento
Riesgos Objetivos de
Información
Riesgo Objetivosd
e
Operación
Riesgos
Verificar que la
adquisición de los
bienes de larga
duración sean
debidamente
autorizados e
ingresado con su
respectivo
documento legal.
Que exista
faltante de
activos
fijos-
Verificar que
cada
empleado
realice el
respectivo
documento
de custodia
del bien.
Que no
exista el
responsable
del mismo.
Cumplir
con los
procesos
que están
establecidos
en el
manual de
procedimien
tos.
Afectar al
control de
los activos
Acatar las
disposiciones
legales que
norman las
actividades de la
Asociación
Existan
fuertes
sanciones.
Informar al
departamento
de
contabilidad
la adquisición
de los bienes
de larga
duración.
No exista el
registro
contable y
por ende los
pagos se
retrasen.
Realizar el
respectivo
proceso
para la
adquisición
de los
bienes de
larga
duración
con las
respectivas
proformas.
Que el
precio del
bien sea
irreal.
Verificar que
cada empleado
cumpla con las
funciones y
responsabilidades
Retraso en
las
actividades
de
adquisición.
Mantener
registros
actualizados
de los bienes.
No exista
información
real.
84
Actividades de Control.
Políticas y procedimientos
a) Diseño de Políticas
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, para un buen uso de los bienes de
larga duración de la organización utilizara las siguientes políticas:
POLÍTICAS DE ACTIVOS
FIJO
Fecha: 28/08/2014
Pág. 1/6
ACTIVOS FIJOS
Se preparará los presupuestos de inversión de los activos fijos necesarios para la
actividad de la Asociación y la correspondiente aprobación de los mismos.
Comprar propiedad, planta y equipo debidamente autorizado.
Hacer las depreciaciones de propiedad planta y equipo en base a sus vidas útiles.
La propiedad, planta y equipo será registrado en libros a su costo de adquisición
menos su depreciación, o la cantidad de recuperación cuando haya evidencia de
un deterioro del valor.
El valor de las facturas de proveedor por la compra de propiedad planta y equipo
será correcto en cuanto a precio, cantidad, descuentos, e impuestos.
La inclusión en propiedad, planta y equipo de trabajos realizados por la propia
Asociación considerara importes correctos en cuanto a materiales, mano de obra
directa y gastos generales de fabricación. Esto da lugar a tener que revisar
periódicamente las cuantas analíticas para poder controlar el coste de las mismas.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PAYM-ASOGAN-
2014
85
POLÍTICAS DE ACTIVOS
FIJOS
Fecha: 28/08/2014
Pág. 2/6
Los registros auxiliares de propiedad, planta y equipo, en donde se especifiquen
todos los bienes con sus descripciones y periodos de adquisición y
funcionamiento correspondiente, se conciliaran periódicamente con las cuentas
de mayor general.
El registro de propiedad, planta y equipo detallaran lo siguiente:
a) Identificación y descripción del elemento. Es también conveniente
controlar el Departamento a que corresponde dicho y su ubicación
física.
b) Además es necesario que a cada elemento individualizado se le
asigne código con el fin de conciliarlo con el registro.
c) Fecha de la adquisición
d) Valor de la compra
e) Vida útil asignada
f) Depreciación anual o mensual del bien
g) Valor neto contable.
Se procederá a verificaciones y revisiones de:
a) Los registros a fin de comprobar que estén correctamente
actualizados.
b) Documentos de propiedad con elementos detallados en el registro.
c) Aprobación del registro por el responsable.
d) Investigación de las diferencias que se puedan dar.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PAYM-ASOGAN-
2013
86
POLÍTICAS DEIDENTIFICACIÓN
Y PROTECCIÓN DE ACTIVOS
FIJOS
Fecha: 28/08/2014
Pág. 3/6
La codificación de los bienes adquiridos deberá efectuarse inmediatamente luego del
aviso de recepción del bien, será solicitada por el responsable de la adquisición.
Se creara una codificación adecuada para la fácil identificación, ubicación y protección
de los bienes, que llevaran impresos en una parte visible el código establecido.
La codificación está diseñada por 7 dígitos distribuidos en los siguientes 5 campos.
Campo Concepto
1 Grupo de cuenta ( Activo)
2 Tipo de Cuenta ( Fijo)
1 Cuenta Mayor General
O1 Subcuenta del mayor general
O1 Clase que pertenece el bien
Ejemplo:
1.
Activo
1.2
Activo Fijo
1.2.1
Activo Fijo Depreciable
1.2.1.01.
Equipo de Computación y Software
1.2.1.01.01 Impresora Epson
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
87
POLÍTICAS DE CONSTATACIÓN
FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
Fecha:
28/08/2014
Pág. 4/6
Se efectuará constataciones físicas de las existencias en proveeduría, al
menos una vez al año, verificando la razonabilidad y veracidad de los
saldos en las cuentas contables.
Las constataciones físicas serán realizadas por personas independientes
a su custodia y registro.
La persona encargada de los activos fijos mantendrá un registro que
sirva para el control, localización e identificación de los mismos.
Conciliaremos los saldos en libros con los respectivos inventarios
físicos, al menos una vez al mes.
Se levantará anualmente el inventario físico de activos fijos y de
existencias en la Asociación, conciliando con el departamento de
contabilidad los resultados obtenidos, y aclarando en su caso las
diferencias encontradas.
Mantendremos actualizado el control de asignación y resguardo del
activo fijo, identificado en hojas de resguardo correspondiente el
número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien,
recabando la firma del responsable de su custodia.
88
Se llevará a cabo acciones que permitan la concentración de equipo
obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de
conformidad con la normativa establecida en la materia, informando al
departamento de contabilidad para que se efectué el registro
correspondiente.
De existir diferencias reales se procederá a la investigación y se
registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del Jefe
Financiero, determinando responsabilidades.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PAYM-
ASOGAN-2014
89
POLÍTICAS DE CONTROL DE
ABASTECIENDO DE
PROVEEDURÍA
Fecha: 28/08/2014
Pág. 5/6
Todo pago por abastecimiento de bienes a la Asociación deberá ser
respaldado por la respectiva firma de responsabilidad en la entrega
recepción de lo adquirido. Quien recibe vigilara la calidad y cantidad de
lo entregado. La di diferencia en cantidades o disminución de la calidad
suspenderá los procedimientos de adquisición.
Todas las adquisiciones deberán ser consignadas a la custodia de la
persona designada para el efecto. Ninguna adquisición será custodiada o
distribuida por personas diferentes a la responsable.
Cualquier diferencia en cantidad será responsabilidad de quien las recibió
y registro.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PAYM-ASOGAN-
2014
90
POLÍTICASDE
ADQUISICIONES
DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES
Fecha: 28/08/2014
Pág. 6/6
El custodio reportara periódicamente al presidente de la Asociación,
Un informe de existencias y las necesidades de nuevas adquisiciones.
El abastecimiento deberá ser controlado, sobre un análisis de las
existencias, necesidades prioritarias, cantidad y calidad. Se deberá evitar
almacenar bienes innecesarios y en cantidades que excede a las
requeridas.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado PAYM-ASOGAN-
2014
91
Diseño de Procedimientos de Activos Fijos de la ASOGAN-SD
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOSD
E ACTIVOS FIJOS.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 1/11
INTRODUCCIÓN
La asociación de Ganaderos de Santo Domingo ha implementado los procesos para la
recepción, toma de inventarios, reposición de bienes sustraídos, traspaso, entrega y
cambio de responsables, baja y codificación de los activos propiedad de la organización.
El presente manual será de aplicación obligatoria para todos los empleados. Su
cumplimiento será responsabilidad del Departamento financiero, la Tesorera, la
Contadora y el encargado de Activos Fijos, en el ámbito de sus competencias.
OBJETIVO
Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos
necesarios de registro y control de activos fijos, mediante la descripción de las
características físicas, técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así
como su autorización correspondiente para su alta transferencia y baja con el objetivo de
mantener permanentemente actualizado el inventario de activos fijos de la ASOGAN-
SD.
ALCANCE
El contenido de este manual del procedimiento para el control de activos fijos es de
carácter obligatorio para todo personal que tiene asignado activos de la Asociación.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
92
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DE RECEPCIÓN,
CODIFICACIÓN E
IDENTIFICACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 2/11
DESCRIPCION:
1.- Se inicia el proceso con el registro del ingreso de la factura con su respectiva
autorizacion y asigna número de inventario.
2.- Contabilidad hace la entrega de la factura a la encargada de activos fijos con un acta
entrega recepción.
3.- La encargada de Activos Fijos ingresa al sistema Fénix en el Modulo de Activos
Fijos, y elabora un documento que responsabilice al custodio y etiqueta el activo, marca
físicamente el activo y solicita firma del custodio.
4.- El área o persona solicitante recibe el activo y firma una hoja de recepción.
5.- Contabilidad mensualmente, realiza las depreciaciones y se contabilizara, previa
constatación del cuadre de las cuentas.
6.- La encargada de Activos fijos archiva el acta entrega - recepción.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
93
Etiqueta de
Identificación.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 3/11
La encargada de Activos Fijos etiqueta los bienes, marca físicamente el activo.
La etiqueta propuestas es :
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FORMATO-
ASOGAN-2014
Activo Fijo
1.2.1.01.01. Impresora Epson (Tesorería)
94
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
FISICO DE ACTIVOS
FIJOS.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 4/11
DESCRIPCIÓN:
El Gerente envía un memorando a la encargada de Activos Fijos
Informando que se procederá a realizar una constatación física de los
bienes.
El Gerente de la Asociación solicita a la comisión de legislación un
delegado para que se procederá a realizar constatación física de los
bienes.
El Gerente nombra a la comisión que estará integrado por la auxiliar
contable, tesorera, y un delegado de la comisión de legislación.
Mediante memorando se solicitara a la encargada de activos fijos que
proporcione la información teórica de la base de registros de los bienes y
de sus custodios.
Las personas designadas constatan físicamente los activos que se hallan
en poder de todos los custodios responsables para lo cual se envía un
memorando a los custodios indicando que se proceda a realizar una toma
física por lo que deberá permanecer en sus lugares de trabajo y si es el
caso ordenar el sitio de trabajo para optimizar el mismo
95
Durante la constatación física no se autorizara traspaso o salidas de
bienes.
Si se detectan bienes no registrados se procede con el levantamiento de
los datos y se elabora un acta entrega recepción.
No se realizará la constatación de bienes sin la presencia del custodio. En
caso de ausencia se elaborara un listado para realizar una toma posterior
tan pronto como sea factible.
En caso de pérdida, robo o faltante deberá existir los documentos que
justifiquen la ausencia del bien caso contrario el custodio deberá reponer
o cancelar el valor del bien.
Elaborado:
CristinaParedes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
96
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
DE REPOSICIÓN DE
BIENES
SUSTRAÍDOS.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 5
Total Pág. 11
DESCRIPCIÓN:
1.- El custodio del bien faltante debe informar inmediatamente el acontecimiento
mediante memorando, en que describe las circunstancias del hecho, a la gerencia con
copia a la encargada de activos fijos y a contabilidad para que notifique a la
aseguradora.
2.- En caso de robo o hurto de un activo fijo el encargado de activos fijos coordina y
colabora con contabilidad para formular la denuncia respectiva. La denuncia es
presentada en el lugar de los hechos por el representante legal de la Asociación.
3.- El encargado de activos certificara la posesión legal del bien con la copia de la
factura, o con el acta de entrega recepción en caso de que el bien haya sido donado, para
proceder con la denuncia legal y con el reclamo a la aseguradora.
4.- El reclamo al seguro se lo realizara inmediatamente de ocurrido el hecho con la
documentación completa.
5.- La aseguradora recibe el reclamo por el bien perdido o sustraído para que se proceda
a reponer el valor.
97
6.- El encargado de activos fijos, dará de baja el bien en la base de registros y
contabilidad registrara el valor a cuentas por cobrar del custodio en el sistema FENIX, al
valor recibido de la aseguradora a la cuenta por cobrar del custodio.
Si el valor reconocido es parcial o cero, la diferencia es descontada al custodio o se
exige la reposición.
7.- Cuando se emita el fallo dentro del juicio implantado por la sustracción y este libera
de culpabilidad al custodio, se le reintegrara el valor descontado o el bien repuesto.
8.- Es responsabilidad del custodio el seguimiento de la denuncia. Podrá solicitar el
apoyo del Asesor jurídico de la Asociación.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
98
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DE TRASPASO,
ENTREGA Y CAMBIO
DE RESPONSABLE.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 6/11
DESCRIPCIÓN:
1.- El custodio del bien elabora y hace firmar el acta de entrega recepción y obtiene la
firma del nuevo custodio, firma la encargada e activos fijos para que se actualice la base
de registro. Sin la firma del encargado de activos fijos el acta no se considera valida.
2.- Una vez firmadas las actas de entrega – recepción el encargado de activos fijos
procede a numerarlas, actualiza en la base de registros de activos fijos y archiva el
original. Las copias son entregadas a quienes intervienen en el traspaso para su respaldo.
3.- El custodio que realice o permita el traspaso de un bien a su cargo sin el acta de
entrega – recepción debidamente firmada continuara como responsable del bien.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
99
FORMATOS.
TRASPASO DE
CUSTODIO
Fecha: 05/09/2014
Pág. 7/11
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
Movimiento de : Activos Fijos
Santo Domingo, …….,…… 20….
Por medio de la presente se realiza el traspaso de bien a cargo
de……………………. A la……………………………………..
En caso de robo, pérdida o extravió turnar copia de este documento, anexando un
memorándum a la encargada de activos fijos, para su información y seguimiento.
Observación: …………………………………………………………..
……… ………………………………. ………………………………..
Entrega Conforme Recibe Conforme
Custodio Actual Custodio Activo
Descripción del Activo No. Inventario Serie Ubicación: Departamento
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FORMATO-
ASOGAN-2014
100
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
PARA LA BAJA DE
ACTIVOS FIJOS.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 8/11
DESCRIPCIÓN:
1.- La encargada de activos fijos con el detalle de bienes obsoletos, en desuso e
inservible, resultante de la toma física, y presenta a consideración de contabilidad quien
solicita por escrito a Gerencia se inicie el proceso de baja de bienes de la Asociación,
que según su criterio sean obsoletos y no son de utilidad para las actividades que se
cumplen.
2.- El gerente designara una comisión de tres personas, la auxiliar contable, la
encargada de activos fijos, y un miembro de la comisión de legislación designada por el
directorio, para que realice la inspección y siguiera la modalidad a seguir, que puede ser:
Venta.- Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para terceros.
Donación.- Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para terceros y no
son susceptibles de venta.
Demolición.- Para bienes inmuebles obsoletos.
Destrucción.- Para los bienes muebles considerados obsoletos.
3.- Una vez realizada la baja del bien los delegados remitirán el acta firmada y
legalizada.
4.- Se recibe el acta del bien y la encargada de activos en base a estas actas, procede a
dar de baja en la base de registros de activos fijos y a su vez se envía una copia del acta
para que contabilidad realice el asiento contable respectivo.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
101
FORMATO
MEMO PARA
SOLICITAR LA BAJA
DE UN BIEN
Fecha: 05/09/2014
Pág. 9/11
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
Santo Domingo, ….. , …… 20….
Para: Gerencia…………………
De: Departamento de Contabilidad…………………..
C.C. Encargada de Activos Fijos…………………
Por medio de la presente solicito su autorización para proceder a dar de baja a los
bienes que a continuación detallo mismo que ya cumplieron su vida útil y están
obsoletos y no son de utilidad para la Asociación.
………
………
………….
Departamento Contable
Descripción del Bien No. Inventario Observaciones
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FORMATO-
ASOGAN-2014
102
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
PARA LA
DEPRECIACIÓN
ACTIVOS FIJOS.
Fecha: 05/09/2014
Pág. 10/11
DEPRECIACIÓN
La toma de inventario de los activos fijos se realizara por lo menos una vez al año, o por
orden expresa de la máxima autoridad cuando las circunstancias lo amerite.
La persona encargada de los activos fijos mantendrá un registro que sirva para el
control, localización e identificación de los mismos.
De existir diferencias reales se procederá a la investigación y se registraran los ajustes
respectivos, previa autorización del Jefe Financiero, determinando responsabilidades.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
103
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
PARA LA
ADQUISICIÓN DE
ACTIVOS FIJOS
Fecha: 05/09/2014
Pág. 11/11
En la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo para la adquisición de un bien de
larga duración lo hace en base a una necesidad ya sea porque el bien ha cumplido su
vida útil, por perdida o por creación de nuevos departamentos en la institución, y en base
al presupuesto que se realiza cada dos años, el cual es presentado al directorio, y una vez
aprobado por el mismo es llevado a asamblea general para que la misma lo apruebe.
A continuación el control que se debe mantener en el proceso de adquisición de activos
fijos:
1. Las compras se realizaran solo cuando sean necesarias y bajo verificación de la
máxima autoridad.
2. El personal solicitara por escrito a Gerencia, los bienes que necesiten detallando
las características especificaciones del bien, también deberá constar el nombre de
la persona que solicita.
3. Para la adquisición de bienes se deberá solicitar las proformas a los proveedores.
4. Para la finalización del proceso de adquisición la institución deberá contar con la
factura, acta de entrega recepción respectiva en la cual se certifique la recepción
conforme del bien.
5. En el proceso de adquisición del bien se deberá llevar un control de registro
contable.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado MPA-ASOGAN-2014
104
b) Diseño de Flujo gramas
FLUJO GRAMAS
Proceso de Recepción,
Codificación e
Identificación de Activos
Fijos.
Fecha: 10/09/2014
Pág. 1/5
Ord.
Actividades Contabilidad Encargada de
activos fijos
Custodio
1 Inicio: Ingreso y registro
de factura al control del
sistema contable.
2 Asignación de código al
activo.
3 Ingreso del bien en el
módulo de activos fijos y
registro de control.
4 Elaboración de etiqueta y
marcado del activo.
5 Firma de la persona que
recibe con un acta
Entrega recepción.
6 Entrega del activo al
solicitante
7 Fin: Archivo de los
documentos
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado FM-ASOGAN-2014
105
FLUJO GRAMAS
Proceso para el control
de Inventario Físico.
Fecha: 10/09/2014
Pág. 2/5
Ord.
Actividades Gerencia Encargada de
activos fijos
Auxiliar
Contable
Departamentos
1 Inicio: Gerencia informa a
la encargada de activos fijos
que se va a proceder a
realizar constatación física
de inventarios.
2 Formación de una comisión.
3 Registro de los bienes
otorgados por la encargada
de activos fijos.
4 Envió de un memo a cada
departamento indicando que
se realizara una
constatación física de los
bienes a su cargo.
5 Durante la constatación no
se autorizaran traspasos de
bienes.
6 Si se detectan durante el
inventario faltante el
custodio deberá tener los
documentos que justifiquen
la ausencia del bien, caso
contrario..
7 Contabilidad creara una
cuenta por cobrar.
8
La encargada de activos
fijos deja constatación en
actas las novedades.
9 Actualización del registro
de activos fijos,
10 Fin: Archivo de los
documentos
Elaborado: Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FM-ASOGAN-
2014
106
FLUJO GRAMAS
Proceso de traspaso,
entrega y cambio de
responsable
Fecha: 10/09/2014
Pág. 3/5
Ord.
Actividades Custodio Encargada de
Activos fijos
1 Inicio: El custodio del
bien entrega.
2 Mediante una acta
entrega recepción y
obtiene la firma del
nuevo custodio, firma la
encargada de activos
fijos para que se
actualice la base de
registros.
3 Una vez firmada la acta
la encargada de activos
fijos procede a archivar
el original
4 El custodio que realice o
permita el traspaso de un
bien a su cargo sin el acta
firmada por la encargada
continuara como el
responsable del bien.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado FM-ASOGAN-2014
107
FLUJO GRAMAS
Proceso Baja de Activos
Fijos
Fecha: 10/09/2014
Pág. 4/5
Ord.
Actividades Gerencia Encargada de
Activos fijos
Contabilidad
1 Inicio: Gerencia con el
detalle de bienes
obsoletos entregado por
la encargada de activos
fijos inicia el proceso de
baja de bienes.
2 El gerente asigna una
comisión de tres personas
la encargada de activos
fijos, la auxiliar contable
y un miembro de la
comisión de auditoría.
3 La comisión realiza una
inspección de los bienes
para analizar si el bien
puede ser vendido,
donado o destruido.
4 Una vez realizada la baja
del bien los delegados
remitirán el acta firmada
y legalizada.
5 La encargada recibe el
acta y procede a dar de
baja el activo fijo y a su
vez envía una copia a
contabilidad.
6
Contabilidad realiza el
asiento contable
respectivo.
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FM-ASOGAN-2014
108
FLUJO GRAMAS
Proceso de Adquisición
de Activos Fijos.
Fecha: 10/09/2014
Pág. 5/5
Ord.
Actividades Contabilidad Encargada de
activos fijos
Custodio
1 Inicio: Solicitud del bien
dirigido a Gerencia
2 Solicitar proformas del
bien al proveedor.
3 Respectivo documento
que acredite la compra.
( factura)
4 Elaboración del registro
contable.
5 Entrega de la factura una
vez registrado en
contabilidad, a tesorería
para el respectivo pago.
6 Firma del acta de Entrega
recepción por el custodio
responsable.
7 Fin: Archivo de los
documentos.
.
Elaborado:
Cristina Paredes
Revisado Aprobado FM-ASOGAN-2014
109
3.2.3.4 Información y Comunicación
Sistemas que permiten que el personal de la Asociación intercambie la información
requerida para desarrollar, sus actividades.
3.2.3.4.1 Información
Los miembros del directorio, presidencia y gerencia de la ASOGAN-SD, con el fin de
obtener información real y oportuna de los activos fijos de la Asociación harán cumplir
con los siguientes formatos:
FORMATOS.
BASE DE
REGISTROS DE
ACTIVOS FIJOS
Fecha: 15/09/2014
Pág. 1 / 4
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
……… ……………………………….
Nombre
Encargada de Activos Fijos
Código Detalle del bien Marc
a
Modelo Serie Custodio Depart. Observación
Elaborado:
Cristina P.
Revisado Aprobado FORMATO-ASOGAN-
2014
110
FORMATOS.
SOLICITUD DE
NECESIDADES
DEPARTAMENTALES
Fecha: 15/09/2014
Pág. 2 / 4
Santo Domingo, 15 de abril del 2014
Doctor
Juan Zambrano
GERENTE ASOGAN-SD
Presente.
De mi consideración:
Por medio del presente me permito dirigirme a usted con el fin de hacerle conocer de la
necesidad del departamento de contabilidad para readecuar el mobiliario, solicitar la
adquisición de 2 escritorios.
Por la favorable acogida al pedido realizado en beneficio del departamento, me
suscribo expresando mi agradecimiento.
Atentamente,
Lorena Loor
Auxiliar Contable
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FORMATO-ASOGAN-
2014
111
FORMATOS.
ACTA DE ENTREGA –
RECEPCIÓN
Fecha: 15/09/2014
Pág. 3/4
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
Santo Domingo,…… , …… 20……
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo hace la entrega
a……………………………., los bienes de la presente entrega recepción para uso y
custodia para uso y custodia de lo siguiente:
Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes clausulas:
1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la
responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe.
2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta
entrega recepción de descarga a nombre de la persona autorizada para el retiro en tres
copias que presentará en el departamento de contabilidad, a la encargada de activos
fijos para su actualización en el registro y control.
Código Detalle del bien Marca Modelo Serie
112
3.- En caso de pérdida comunicara el siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro
de las 48 horas siguientes) por escrito a la encargada de activos fijos para que realice
la denuncia legal correspondiente y con el fin de que se presente reclamo a compañía
de seguros.
En conocimiento de las clausulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en
original y tres copias del mismo tenor.
……………………………. …………………………….
Entrega Conforme Recibe Conforme
Encargada de Activos Fijos Custodio del Bien
Elaborado:
Cristina
Paredes
Revisado Aprobado FORMATO-ASOGAN-
2014
113
FORMATOS.
BASE DE
REGISTROS DE
ACTIVOS FIJOS
Fecha: 15/09/2014
Pág. 4 / 4
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
……… ……………………………….
Nombre
Encargada de Activos Fijos
Código Detalle del bien Marc
a
Modelo Serie Custodio Depart. Observación
Elaborado:
Cristina P.
Revisado Aprobado FORMATO-ASOGAN-
2014
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3.2.3.4.2 Comunicación
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, para transmitir información relevante de
los procesos internos lo realizara de la siguiente manera:
a) Se realizaran Reuniones los días lunes de cada semana con todo el personal de la
Asociación para informar las novedades o cambios si los hubiesen.
b) Por el correo electrónico Outlook se enviaran comunicados a los empleados y los
que no tuviesen secretaria se encargara de comunicar verbalmente y la página web
de la Asociación es importante para mantener informado a los miembros de la
organización.
c) Se comunicara por medio de los memorandos, y actas de entrega- recepción
entregando oportunamente.
3.2.3.5 Supervisión y Monitoreo
3.2.3.5.1 Actividades de Monitoreo
Para evaluar el cumplimiento del control interno se realizaran un banco de
preguntas para todos los involucrados y de esta manera determinar si se están
cumpliendo los componentes del Control Interno.
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ASOCIACION DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO DEL AREA
DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ENTRE EL …. AL…..
N° COMPONENTE: ACTIVOS FIJOS si No observaciones
A AMBIENTE DE CONTROL
INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
GERENTE
1
¿Laasociación ha dado a conocer al personal la
importancia de los Valores éticos y la integridad?
POLITICAS Y PRACTICAS DE
RECURSOS HUMANOS
2
¿Los empleados conocen las políticas Generales de la
asociación?
3
¿El personal cuenta con un manual de funciones y
responsabilidades?
4
¿En la asociación se realiza un Proceso de selección de
personal?
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
5
¿La asociación cuenta con un organigrama en el que se
aprecie la división de cada departamento de trabajo en
la organización?
B VALORACIÓN DE RIESGO
6
¿Los empleados están vinculados con los objetivos de la
evaluación de riesgo?
7
¿Existe un control adecuado sobre los bienes de la
asociación?
IDENTIFICACIÓN DE RIESGO
8
¿Los empleados identifican los riesgos internos y
externos?
9 ¿Se ha constituido un comité de evaluación de riesgo?
C ACTIVIDADES DE CONTROL
MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE
PUESTOS
10
¿Existe un manual de clasificación de puestos en la
asociación?
AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN DE
TRANSACCIONES Y OPERACIONES
11 ¿Se realiza inventarios físicos?
12
¿Se realiza los asientos contables correspondientes al
ingreso de los activos fijos a la asociación?
POLÍTICAS Y MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
13
¿Existe Una política para la compra de los activos fijos
de la asociación?
14 ¿La asociación realiza la codificación o identificación
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adecuada de sus bienes?
15 ¿Se realiza constatación física de los activos fijos?
16
¿La asociación cuenta con un manual de procedimientos
para la baja de activos fijos?
17
¿Los empleados conocen el procedimiento para el
traspaso y entrega de un bien?
18
¿La asociación cuenta con un manual de procedimientos
para el área de activos fijos?
19
¿La institución cuenta con un sistema contable para los
activos fijos?
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
20
¿Se realiza evaluaciones de desempeño en la
asociación?
21 ¿Se evalúa el trabajo del personal?
D INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CONTROLES SOBRE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
22
¿Posee un sistema de registro de información detallada
de los bienes de la asociación?
23
¿El sistema de información establece controles que
garanticen la seguridad de la información de la
asociación?
E SUPERVISIÓN Y EVALUACIONES
24
¿Se realizan evaluaciones sobre la efectividad del
Sistema de Control Interno?
25
¿Se realiza una inspección física periódica de los bienes
de la institución?
Indicador de Activos fijos
Rotación del Activo Fijo
Formula
Esta razón mide la capacidad de la
empresa de utilizar el capital en activos
fijos. Mide la actividad de ventas de la
empresa. Dice, cuántas veces podemos
colocar entre los clientes un valor igual a
la inversión realizada en activo fijo.
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3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
La presente investigación se validara por los lectores de la tesis y el tribunal de grado una
vez aprobada la misma, designados por la gerencia de investigación de la Universidad
Autónoma Regional de los Andes.
Además el presente proyecto según indica la carta certificación (Anexo 2) será analizada e
implementada por la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo.
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.4.1 Conclusiones
La Asociación no realiza inventarios físicos de manera periódica, siendo este
procedimiento de gran importancia ya que permite tener la certeza de la
existencia de los mismos y además de verificar su estado actual.
Con respecto a la fundamentación teórica, se logró determinar que los
criterios sobre el Control Interno permiten tomar decisiones relacionadas no
solo al ámbito financiero si no a la estructura orgánica de la institución.
Con respecto al diagnóstico de la situación actual de la Institución ha
permitido conocer la falta de políticas, procedimientos, código de ética, que
son indispensables para el desenvolvimiento del personal en sus funciones y
en cumplimiento de los objetivos de la asociación.
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3.4.2 Recomendaciones
Con la culminación del presente tema me permito recomendar al Gerente de la
Asociación de Ganaderos la implementación de la propuesta de control interno en
el área de activos fijos en todos sus términos y todas sus fases, para mejorar cada
uno de los procedimientos que se efectúan en la asociación y obtener información
adecuada y real.
Socializar la presente propuesta entre todas las personas que laboran en la
asociación a fin de trabajar con objetivos claros incluidos en el manual y
proporcionar información financiera confiable a los directores para que puedan
tomar decisiones adecuadas.
Evaluar el sistema de control interno aplicando herramientas de registro de los
activos fijos que permitan tener una base de datos actualizada y realizar el conteo
de los activos fijos y la baja de los mismos cuando se requiera.
BIBLIOGRAFÍA
Aguirre José. (2005). Auditoria y Control Interno (Nueva edicion ed.). Madrid - España.
Alfalla luque. (2008). Introducción a la Dirección de Operaciones. España.
Atehortua Federico. (2008). Sistema de Gestión Integral.
Boletin Juridico. (2002). Edicion especial.
Bravo Mercedes. (2007). Contabilidad General. Séptima Edición.
Cordova Marcial. (2007). Gerencia Financiera De Auditoria. Bogota.
De Lara María. (2007). Manual Básico de Revisión y Verificación Contable. Dikyson.
Estupiñan Rodrigo. (2006). Control Interno y Fraudes. BOGOTA: ECO EDICIONES.
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Fernandez Urquiza. (1995).
Fonseca Oswaldo. (2007).
Horngren y Harrison. (s.f.). CONTABILIDAD.
Mantilla Samuel. (2005). Control Interno Informe COSO.
Medivil Victor. (2002). AUDITORIA. MEXICO D.F.
NaranjoVila. (2007). Control de Activos Fijos.
Orozco Jose. (s.f.). Contabilidad General.
Sarmiento Ruben. (2002). Contabilidad General. Quito: Septima Edición.
Smith Linda. (2003). Contabilidad. Quinta Edición.
Wittington R. (2007). Principios de Auditoria (Décimo Cuarta ed.). Mexico D.F.: Mc Grw
Hill Interamericana.
Zapata Pedro. (2011). Contabilidad General (septima edicion ed.). Bogota Colombia:
Septima edicion.
ANEXOS
ANEXO NRO. 1
OFICIO DE APROBACIÓN PERFIL
ANEXO NRO.2
CARTA CERTIFICACIÓN EMPRESA
ANEXO NRO. 3
ENTREVISTA AL GERENTE
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
1. ¿Existen políticas para la adquisición de
activos de larga duración?
2. ¿En que ayudaría el control de activos
fijos en su gestión para la toma de
decisiones?
3. ¿Existe una persona responsable que
lleve el control de los activos fijos?
4. ¿Se realiza un acta de entrega recepción
de los bienes de larga duración por cada
departamento?
5. ¿La institución cuenta con un software
para el registro y control de los activos
fijos?
6. ¿Los bienes de larga duración están
debidamente identificados?
7. ¿Existe un registro actualizado de los
activos fijos por cada área?
8. ¿Se realiza un adecuado mantenimiento
de los bienes de larga duración de la
Asociación?
9. ¿Cada que tiempo se realiza
constatación física de los activos fijos?
10. ¿En caso de pérdidas de los activos fijos
que medidas correctivas se utilizan?
Sírvase responder la siguientes preguntas las cuales son con propósitos académico,
para la elaboración de Tesis de Grado.
ANEXO NRO. 4
ENCUESTA ALPERSONAL ADMINISTRATIVO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
1. ¿Conoce usted si la asociación cuenta con
manuales de funciones?
2. ¿Al recibir al activo fijo se hace mediante un
acta de entrega recepción?
SI _____ SI _____
NO ____ NO ____
3. ¿Cada que tiempo se realiza constatación
física de los bienes de larga duración?
4. ¿En caso de pérdidas de los bienes de larga
duración que medidas correctivas se utilizan?
NINGUNA _______
CADA DOS AÑOS _____ SANCIÓN _____
NINGUNA ______
5. ¿Se dan de baja oportunamente los activos
que culminaron su vida útil?
6. ¿Se cuenta con un registro actualizado de los
activos fijos de la asociación?
SI _____ SI _____
NO ____ NO ____
7. ¿Los Activos Fijos se encuentran codificados
correctamente?
8. ¿Hay una comisión encargada para poder dar
de baja a los Activos Fijos?
SI _____ SI _____
NO ____
NO ____
9. ¿Para la adquisición de maquinarias, planta y
equipo que se realizan en la ASOGAN-SD es
en base a procedimientos?
10. ¿ Un sistema de control de activos fijos puede
lograr una información de calidad y una
correcta toma de decisiones?
SI _____ SI _____
NO ____ NO ____
Sírvase responder la siguiente encuesta la cual es con propósitos académicos, para la
elaboración de Tesis de Grado
ANEXO NRO. 5
EVIDENCIAS FÍSICAS
ANEXO NRO. 6
ESTIMACIÓN DE RIESGO
ASOCIACION DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO DEL AREA
DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ENTRE EL 10 DE MAYO AL 10 DE JUNIO
CONOCIMIENTO PT si no CT
PREGUNTAS
4,11,14,18 4 4
1,2,3,5,6,7,8,9,10,12,13,15,16,17,19,20,21,22 18 18
CALIFICACIÓN TOTAL= CT 22
PONDERACION TOTAL=PT 22
NIVEL DE CONFIANZA=NC=CT/PT
(4/22*100) 18.18%
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI=100%-NC 100% 18.18% 81.82%
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE INVENTARIOS DE
ACTIVOS FIJOS, EL PERIODO DEL 10 DE MAYO AL 10 DE JUNIO DEL 2014.
NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO COMPONENTE:
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
Una vez realizada la evaluación del control interno se presenta la matriz de evaluación de
nivel de confianza y el riesgo.
MATRIZ DE RIESGO
RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%
18.18%
BAJO MODERADO ALTO
CONFIANZA
De acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario de control
interno basado en los cinco elementos del sistema COSO, se puede establecer que el nivel
de confianza está por debajo de los parámetros establecidos para el nivel bajo por lo tanto,
en consecuencia el riesgo de la auditoria es Alto.
Esta calificación de riesgo ALTO, está dado en razón de que no se cuenta con manuales,
procedimientos, socialización de las normativas y reglamentos establecidos por la Ley para
el manejo de inventarios, no se documenta los procesos de tomas de inventarios al igual
que se dan de baja los activos por lo que todas las deficiencias conllevan a que la
información contable sobre los activos fijos no sea confiable.
