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Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 169
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UUttiilliizzaarr eexxpprreessiioonneess yy ccrriitteerriiooss
TTrraabbaajjaarr ccoonn eexxpprreessiioonneess
Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones
en Access. Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores,
operadores y valores) que produce un resultado.
���� Expresión: Cualquier combinación de operadores, constantes, valores
literales, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se
evalúa como un solo valor. Se pueden usar expresiones como valores para
muchas propiedades y argumentos de acción, para establecer criterios o
definir campos calculados en consultas y establecer condiciones en macros.
���� Identificador: Elemento de una expresión que hace referencia al valor de un
campo, control o propiedad. Por ejemplo, “Formularios![Pedidos]![IdPedido]”
hace referencia al valor del control “IdPedido” del formulario “Pedidos”. Los
identificadores se pueden mostrar de dos modos: cualificados o no
cualificados. Un identificador cualificado hace referencia al mismo objeto de
datos de la base de datos activa sin tener en cuenta el contexto; mientras
que un identificador no cualificado puede hacer referencia a diferentes
objetos de datos de la base de datos activa dependiendo del contexto.
���� Operador: Un símbolo o palabra, como por ejemplo > y O, que indica una
operación a realizar sobre uno o varios elementos. Access cuenta con varias
clases de operadores, incluyendo operadores aritméticos, de comparación, de
concatenación y lógicos.
Por ejemplo, se puede utilizar la siguiente expresión en un control de un
formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles
“Subtotal” e “Intereses”:
= [Subtotal] + [Intereses]
Las expresiones se utilizan en muchas operaciones de Access, como la
creación de controles calculados, criterios de consultas y filtros, valores
predeterminados, reglas de validación y condiciones de macros.
Algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se pueden utilizar
expresiones, son los siguientes:
• Establecer una propiedad que define un control calculado, establecer una
regla de validación o establecer un valor predeterminado de un campo.
• Introducir una expresión de criterio, crear un campo calculado o actualizar
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Página 170 Guía del Usuario
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los registros de una consulta o filtro.
• Establecer una condición para realizar una acción o serie de acciones de una
macro, o especificar argumentos para varias acciones.
• Especificar argumentos para funciones, instrucciones y métodos de
procedimientos de Visual Basic para aplicaciones.
• Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una
instrucción SQL como valor de una propiedad o como argumento.
CCCCCCCCrrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa eeeeeeeexxxxxxxxpppppppprrrrrrrreeeeeeeessssssssiiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn
Al crear una expresión se combinaran identificadores, valores y operadores
para formar una unidad que produce un resultado.
Las expresiones pueden ser tan simples como las aritméticas (por ejemplo,
“1+1”), que producen un resultado numérico (“2”) o pueden realizar operaciones más
complejas con los datos.
Se puede crear una expresión con el asistente Generador de expresiones, o
también se la puede crear directamente combinando los elementos de la expresión
de forma que produzcan el resultado deseado.
Dependiendo del resultado buscado, se pueden combinar los identificadores,
operadores y valores de diversas formas. Pueden usarse expresiones para
combinar cadenas de texto, sumar o multiplicar valores numéricos, llamar a
funciones, hacer referencia a objetos y sus valores y realizar muchas otras
operaciones.
CCrreeaarr uunnaa eexxpprreessiióónn ccoonn eell AAssiisstteennttee GGeenneerraaddoorr ddee eexxpprreessiioonneess
Muestra una jerarquía de carpetas que contienen lascategorías principales de los elementos de expresión
Muestra la expresión a medida que elusuario la genera
Botones de operadores
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 171
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El Generador de expresiones es una herramienta de Access que se puede
utilizar para crear una expresión.
Se puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayoría de los
lugares en los que es posible escribir expresiones, como por ejemplo una hoja de
Propiedades o la celda Criterio de una cuadrícula de diseño de una consulta.
Para iniciar el Generador de expresiones en una celda Campo o Criterios de
la vista Diseño de la consulta o del filtro u orden avanzado, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Hacer clic con el botón secundario del ratón en el lugar donde se desee
insertar la expresión.
2. En el menú contextual que se despliega, hacer clic en la opción Generar.
Para iniciar el Generador de expresiones en una hoja de Propiedades, se
debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Hacer clic en el cuadro de la propiedad o del argumento que vaya a contener
la expresión.
2. Hacer clic en el botón Generar situado junto al cuadro de la propiedad o
argumento.
• Si una propiedad tiene asociado más de un generador, Access mostrará el
cuadro de diálogo Elegir generador. En ese caso se debe hacer clic en la
opción Generador de expresiones y luego en Aceptar.
++++ Si la celda donde se inicia el Generador de expresiones ya contiene un valor,
éste se copiará automáticamente en el cuadro de la expresión.
Se deben utilizar los cuadros de lista y los botones de operadores para
generar la expresión con la sintaxis correcta.
En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se
genera la expresión. Utilizar la sección inferior para crear los elementos de la
expresión, y luego insertarlos en el cuadro para formarla. También se puede
escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.
Access a menudo inserta marcadores de posición rodeados por paréntesis
angulares dobles que se deben modificar para completar la expresión. En tal caso,
se debe introducir un valor apropiado o bien seleccionar el marcador de posición y
sustituirlo por un elemento del cuadro de la derecha.
En la sección intermedia del generador hay botones que corresponden a los
operadores más comunes. Para insertar un operador, en el lugar donde se
encuentra el punto de inserción en el cuadro de expresiones, hacer clic en el botón
de operador apropiado. Para mostrar una lista completa de operadores en el cuadro
de la derecha, hacer doble clic en la carpeta Operadores en el cuadro de la
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Página 172 Guía del Usuario
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izquierda.
En el sector izquierdo de la sección inferior se muestra una jerarquía de
carpetas que contienen las categorías principales de los elementos de expresión.
En este cuadro se muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la
base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las
constantes, los operadores y las expresiones comunes.
En el sector central de la sección inferior se muestran las subcategorías de
los elementos de expresión. En este cuadro se muestran los elementos específicos
o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el
cuadro de la izquierda.
En el sector derecho de la sección inferior se muestran los elementos de
expresión dependiendo de la carpeta o categoría seleccionada en el cuadro de la
izquierda y de la subcategoría seleccionada en el cuadro central.
Para localizar e insertar en el cuadro de expresiones un elemento en
particular, se debe hacer doble clic en la carpeta apropiada del cuadro izquierdo,
posteriormente escoger la subcategoría adecuada del cuadro central, y por último,
luego de seleccionar el elemento de expresión del cuadro derecho, elegir el botón
Pegar o bien hacer doble clic directamente en dicho elemento.
CCrreeaarr uunnaa eexxpprreessiióónn ddiirreeccttaammeennttee ssiinn uuttiilliizzaarr uunn aassiisstteennttee
Se puede crear una expresión combinando identificadores, operadores y
valores para obtener el resultado que se desee. Por ejemplo, la expresión siguiente
incrementa en un 10 por ciento el valor mostrado en el control “Intereses” de un
formulario “Ventas”:
= [Formularios]![Ventas]![Intereses] * 1,1
En esta expresión:
• Formularios![Ventas]![Intereses] es un identificador que hace referencia al
valor del control Intereses del formulario Ventas.
• * es el operador de multiplicación.
• 1,1 es el valor por el que Access multiplica el valor del control Intereses.
Dependiendo del resultado buscado, se pueden combinar los identificadores,
operadores y valores de diversas formas. Se pueden usar expresiones para
combinar cadenas de texto, sumar o multiplicar valores numéricos, llamar a
funciones, hacer referencia a objetos y sus valores y realizar muchas otras
operaciones.
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 173
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IIIIIIIInnnnnnnnttttttttrrrrrrrroooooooodddddddduuuuuuuucccccccciiiiiiiirrrrrrrr eeeeeeeexxxxxxxxpppppppprrrrrrrreeeeeeeessssssssiiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa hhhhhhhhoooooooojjjjjjjjaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee pppppppprrrrrrrrooooooooppppppppiiiiiiiieeeeeeeeddddddddaaaaaaaaddddddddeeeeeeeessssssss oooooooo eeeeeeeennnnnnnn llllllllaaaaaaaa ccccccccuuuuuuuuaaaaaaaaddddddddrrrrrrrrííííííííccccccccuuuuuuuullllllllaaaaaaaa
ddddddddeeeeeeee ddddddddiiiiiiiisssssssseeeeeeeeññññññññoooooooo
Si se va a introducir una expresión más larga que el área de escritura
estándar de una hoja de propiedades, de la cuadrícula de diseño o de un argumento
de acción, se la puede escribir en el cuadro Zoom. Para abrir el cuadro Zoom, se
debe presionar la tecla S + <F2> cuando el enfoque se encuentre en el lugar
donde se desea introducir la expresión.
Al introducir una expresión en una hoja de propiedades, en la cuadrícula de
diseño o en un argumento de acción, Access:
• Reconoce los nombres de funciones, propiedades y separadores de lista
específicos de cada región para las versiones internacionales.
• Inserta determinados caracteres cuando se cambia el enfoque. Dependiendo
del lugar donde se introduce la expresión, Access inserta automáticamente
los caracteres siguientes:
• Corchetes ([ ]) que incluyen los nombres de formularios, informes,
campos o controles.
• Símbolos (#) que incluyen las fechas.
• Comillas dobles (") que incluyen el texto.
++++ Las expresiones de los controles calculados siempre van precedidas de un
signo de igualdad (=).
���� Usar las funciones y propiedades en las versiones internacionales
Al incluir en una expresión una función o propiedad, en la mayoría de las
versiones internacionales de Access:
• Se puede escribir su nombre localizado (en su idioma) en una hoja de
propiedades, en la cuadrícula de diseño o en un argumento de acción.
• Se puede usar el separador de listas del país al especificar más de un
argumento para una función. El separador de listas se especifica en la ficha
Número del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del
Panel de control de Windows. En la mayoría de las versiones internacionales,
el separador de listas predeterminado es el carácter punto y coma (;).
���� Escribir nombres de objetos
Los corchetes ([ ]) en torno a un campo, control o propiedad en un
identificador indican que el elemento es el nombre de una tabla, consulta,
formulario, informe, campo o control.
Operación Microsoft Access 97
Página 174 Guía del Usuario
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Al escribir el nombre de un objeto en un identificador, se debe hacer entre
corchetes cuando se contenga un espacio o un carácter especial, como el subrayado
(_). Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales, puede escribirse
sin corchetes. Access inserta los corchetes automáticamente (con las dos
excepciones indicadas).
Por ejemplo, se puede escribir la expresión siguiente como valor de la
propiedad Origen del Control para calcular el subtotal de los valores de los campos
“Cantidad” e “Importe”:
= Cantidad * Importe
Access mostrará la expresión de la siguiente manera:
= [Cantidad] * [Importe]
En el valor de una propiedad Regla de Validación o en la celda Criterios de la
cuadrícula de diseño de una consulta, Access no inserta siempre automáticamente
corchetes en torno a los nombres. Si se especifica el nombre de un objeto, hay que
asegurarse de incluir los corchetes. En caso contrario, Access puede suponer que
se trata de texto e insertar comillas dobles.
���� Escribir valores de fecha/hora
Los símbolos (#) que incluyen un elemento de una expresión indican que se
trata de un valor de fecha/hora. Access evalúa automáticamente los valores
indicados entre símbolos (#) como fecha/hora y permite escribirlos en cualquier
formato común de fecha u hora.
No es necesario que se escriban los símbolos (#) que incluyen los valores de
fecha/hora en las expresiones de validación o de criterio basadas en campos cuyo
tipo de datos sea Fecha/Hora. Se puede escribir el valor en cualquier formato
común de fecha u hora y Access insertará automáticamente estos símbolos.
Access muestra el valor según la configuración del cuadro de diálogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Se
puede cambiar el formato de salida de una fecha mediante la propiedad Formato.
���� Escribir texto
Las comillas dobles que incluyen un elemento de una expresión indican que se
trata de texto.
Al escribir texto en una expresión de validación o de criterio, se lo puede
hacer sin indicar las comillas dobles. Access las insertará automáticamente.
Por ejemplo, si se escribe la expresión Colonia, Access la mostrará como
sigue: "Colonia"
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 175
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IInnttrroodduucciirr eexxpprreessiioonneess eenn ccoonnssuullttaass yy ffiillttrrooss
Pueden utilizarse expresiones (en la cuadrícula de diseño de la vista Diseño
de una consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado, en una instrucción SQL de
la vista SQL de una consulta o en la ventana Filtro por formulario) para especificar
criterios que identifiquen los registros con los que se desea trabajar. En las
consultas, también pueden utilizarse expresiones para actualizar los valores de un
grupo de registros o para crear campos calculados.
En la cuadrícula de diseño, la expresión debe introducirse en lugares
diferentes dependiendo de la operación que se desee realizar. Después de
introducir una expresión en la cuadrícula de diseño y de presionar la tecla E,
Access muestra la expresión utilizando la sintaxis que comprende este programa.
Si no se incluye un operador con la expresión, Access asume que debe utilizarse el
operador =. Por ejemplo, si se escribe el texto “Montevideo” como criterio en un
campo “Departamento”, Access muestra "Montevideo" e interpreta la expresión
como:
Departamento="Montevideo"
Si se incluyen referencias a nombres de campos en la expresión, los campos
deben estar incluidos en una de las tablas agregadas a la consulta (a no ser que se
esté utilizando alguna función o una subconsulta). No obstante, no es posible
arrastrar los campos a la expresión de la cuadrícula de diseño.
• Para especificar criterios para una consulta de selección, de tabla de
referencias cruzadas o de acción, o bien para un filtro avanzado, se debe
escribir una expresión en una celda Criterios de la cuadrícula de diseño de
una consulta o filtro avanzado.
• Para crear un campo calculado, se debe escribir una expresión en una celda
Campo de la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro avanzado.
• Para especificar los registros con los que se desea trabajar, cómo se agrupan,
los criterios para las agrupaciones o cómo se ordenan los registros, se debe
escribir una expresión en una instrucción SQL en la vista SQL.
• Para especificar los criterios cuando se utiliza Filtro por formulario, se debe
escribir una expresión e un campo de la ventana Filtro por formulario de una
expresión personalizada. También se puede seleccionar una expresión de la
lista del campo.
Se puede ver cómo Access evalúa las expresiones de las consultas cambiando
a la vista SQL de una consulta para mostrar sus instrucciones SQL base. Para
mostrar una consulta en la vista SQL, se debe hacer clic en la flecha situada junto
al botón Vista en la barra de herramientas y, a continuación, hacer clic en la opción
Vista SQL. Si la consulta incluye tablas vinculadas, los valores que se especifiquen
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en el criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas
de minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).
Además de poder introducir expresiones en la cuadrícula de diseño, se
pueden introducir en una hoja de propiedades o en un argumento de acción.
UUUUUUUUssssssssoooooooo ddddddddeeeeeeee ooooooooppppppppeeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaaddddddddoooooooorrrrrrrreeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnn eeeeeeeexxxxxxxxpppppppprrrrrrrreeeeeeeessssssssiiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss
Los operadores son símbolos o palabras que indican una operación a realizar
sobre uno o varios elementos.
Entre las clases de operadores con los que se pueden trabajar en Access, se
distinguen:
• Operadores aritméticos: utilizados para ejecutar cálculos matemáticos (como
por ejemplo: *, +, -, /).
• Operadores de comparación: utilizados para efectuar comparaciones (como
por ejemplo: <, >, <>).
• Operadores de concatenación: utilizados para combinar cadenas de
caracteres (como por ejemplo: +, &).
• Operadores lógicos: utilizados para realizar operaciones lógicas (como por
ejemplo: and, not, or).
También se pueden utilizar los operadores “!” y “.” (punto) en un identificador
para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a continuación.
� El operador “!” indica que el elemento siguiente ha sido definido por el
usuario (un elemento de una colección). Por ejemplo, se puede usar el
operador “!” para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe
abierto o a un control de un formulario o informe abierto.
Por ejemplo:
• El identificador Formularios![Pedidos] hace referencia al formulario abierto
“Pedidos”.
• El identificador Informes![Ventas] hace referencia al informe abierto
“Ventas”.
• El identificador Formularios![Pedidos]![IdPedido] hace referencia al control
“IdPedido” del formulario abierto “Pedidos”.
� Normalmente, el operador”.” (punto) indica que lo que sigue es un elemento
definido por Access. Por ejemplo, se puede usar el operador “.”(punto) para
hacer referencia a una propiedad de un formulario, informe o control.
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Centro de Capacitación en Informática
UUUUUUUUssssssssoooooooo ddddddddeeeeeeee iiiiiiiiddddddddeeeeeeeennnnnnnnttttttttiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaaddddddddoooooooorrrrrrrreeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnn eeeeeeeexxxxxxxxpppppppprrrrrrrreeeeeeeessssssssiiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss
Un identificador es elemento de una expresión que hace referencia al valor
de un campo, control o propiedad.
Para hacer referencia a un objeto o a sus propiedades en una expresión se
utiliza un identificador. Por ejemplo, se puede hacer referencia a un formulario
abierto, a un informe abierto, a un control de un formulario o informe abierto, o a
cualquiera de las propiedades del formulario, informe o control. El siguiente
identificador hace referencia a la propiedad Visible de un control:
Informes![Ventas]![Id-Empleado].Visible
El identificador completo de un objeto o propiedad muestra la relación entre
los elementos que lo componen. En el identificador anterior:
• Informes hace referencia a la colección de informes abiertos de la base de
datos. Access crea automáticamente las colecciones Formularios y Informes
de cada base de datos.
• [Ventas] hace referencia al informe “Ventas” de la colección Informes.
• [Id-Empleado] hace referencia al control “Id-Empleado“ del informe
“Ventas”.
• Visible hace referencia a la propiedad Visible del control “Id-Empleado“.
A menudo se recomienda hacer referencia a un objeto o propiedad mediante
su identificador completo. En algunos casos esto es obligatorio. Por ejemplo, para
hacer referencia a un control de un formulario o informe que no es el formulario o
informe activo, se debe escribir su identificador completo. La expresión siguiente
muestra la suma de los valores de los controles “Subtotal” e “Intereses” del
formulario “Ventas” en un control de un formulario distinto:
= Formularios![Ventas]![Subtotal] + Formularios![ Ventas]![ Intereses]
Sin embargo, en algunas circunstancias se podrá hacer referencia a un
control o a sus propiedades sin especificar un identificador completo:
• Si se hace referencia a un control del formulario o informe activo, no es
necesario especificar el identificador del formulario o informe. Por ejemplo,
para mostrar la suma de los valores de los controles “Subtotal” e “Intereses”
en otro control del mismo formulario, se debe establecer la siguiente
expresión en la propiedad Origen del control de ese control:
= [Subtotal] + [Intereses]
• Para hacer referencia a un control de un subformulario o subinforme, no es
necesario especificar el identificador completo del formulario o informe que
utiliza la propiedad Formulario o Informe. Por ejemplo, se puede utilizar el
Operación Microsoft Access 97
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siguiente identificador para hacer referencia al control “Cantidad” del
subformulario “Subformulario Pedidos”:
Formularios![Pedidos]![Subformulario Pedidos]![Cantidad]
El identificador completo del control “Cantidad” sería el siguiente:
Formularios![Pedidos]![Subformulario Pedidos].Formulario![Cantidad]
UUUUUUUUttttttttiiiiiiiilllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr vvvvvvvvaaaaaaaalllllllloooooooorrrrrrrreeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnn eeeeeeeexxxxxxxxpppppppprrrrrrrreeeeeeeessssssssiiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss
Se puede especificar un valor en una expresión utilizando un valor literal, una
constante, una función o un identificador:
• Un valor literal representa algo como un número, una cadena o una fecha que
Access evalúa exactamente como está escrito. "Montevideo", 100 y #1-Ene-
94# son ejemplos de valores literales. Las fechas se escriben entre símbolos
(#) y las cadenas entre comillas dobles (").
• Una constante representa un valor que no cambia. Verdadero, Falso y Nulo
son ejemplos de constantes que Access define automáticamente. También se
puede definir sus propias constantes en Visual Basic para aplicaciones y
utilizarlas en los procedimientos de Visual Basic.
• Una función devuelve un valor basado en el resultado de un cálculo u otra
operación. Access cuenta con numerosas funciones incorporadas, como por
ejemplo las siguientes:
• La función Fecha (Date) devuelve la fecha actual.
• La función Suma (Sum) devuelve la suma de un conjunto de valores de
campos.
• La función DBúsq (DLookup) devuelve el valor de un campo específico.
• Un identificador hace referencia al valor de un campo, de un control o de una
propiedad. Por ejemplo, el identificador siguiente hace referencia a la
propiedad Valor predeterminado del control “Fechaentrega” de un formulario
“Pedidos”:
Formularios![Pedidos]![Fechaentrega].Valor predeterminado
TTrraabbaajjaarr ccoonn ccrriitteerriiooss
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta o en un filtro
avanzado para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar.
Por ejemplo, en lugar de ver todos los clientes que tiene una compañía, se pueden
ver solamente los clientes del departamento de Colonia. Para esto se deben
especificar criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo
“Departamento” contenga el valor "Colonia".
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UUUUUUUUssssssssaaaaaaaarrrrrrrr ccccccccrrrrrrrriiiiiiiitttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss oooooooo ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooossssssss ppppppppaaaaaaaarrrrrrrraaaaaaaa rrrrrrrreeeeeeeeccccccccuuuuuuuuppppppppeeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr ddddddddeeeeeeeetttttttteeeeeeeerrrrrrrrmmmmmmmmiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaaddddddddoooooooossssssss
rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss
���� Cuadrícula de diseño: Es la cuadrícula que se
utiliza para diseñar una consulta o un filtro en la
vista Diseño de la consulta o en la ventana
Filtro/Orden avanzado.
Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño, se debe
escribir una expresión en la celda Criterios de ese campo.
Se pueden utilizar expresiones más complicadas, como "Entre 100 Y 200". Si
una consulta incluye tablas vinculadas, los valores que se especifiquen en el criterio
de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas de minúsculas
(los valores deben coincidir con los de la tabla base).
Se pueden introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos
diferentes. Al introducir expresiones en más de una celda Criterios, Access las
combina empleando el operador Y (And) o el operador O (Or). Si las expresiones
están en celdas diferentes de la misma fila, Access utiliza el operador Y (And), que
indica que sólo se devolverán los registros que cumplan los criterios de todas las
celdas. Si las expresiones están en filas diferentes de la cuadrícula de diseño,
Access utiliza el operador O (Or), que indica que se devolverán los registros que
cumplan los criterios de cualquiera de las celdas.
También se pueden especificar criterios que afecten a los resultados de un
cálculo. Al agregar criterios, se pueden limitar los grupos para los que se va a
realizar un cálculo, limitar los registros incluidos en el cálculo o bien limitar los
resultados mostrados una vez realizado el cálculo.
IInnttrroodduucciirr ccrriitteerriiooss eenn uunnaa ccoonnssuullttaa oo ffiillttrroo aavvaannzzaaddoo
Para introducir criterios en una consulta o filtro avanzado para recuperar
determinados registros, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden
avanzado de una tabla, consulta o formulario.
2. Hacer clic en la primera celda Criterios del campo para el cual se desea
establecer criterios.
3. Escribir la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador
de expresiones. Para mostrar el Generador de expresiones, hacer clic con el
botón secundario del ratón en la celda Criterios y, a continuación, del menú
contextual que se despliega, escoger la opción Generar.
Si su consulta incluye tablas vinculadas, los valores que se especifiquen en el
criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas
Operación Microsoft Access 97
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de minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).
4. Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, situarse
en la celda Criterios apropiada y posteriormente escribir la expresión.
MMMMMMMMooooooooddddddddoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee eeeeeeeessssssssppppppppeeeeeeeecccccccciiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr ccccccccrrrrrrrriiiiiiiitttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss oooooooo ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooossssssss
Los siguientes ejemplos de modos de especificar múltiples criterios en
consultas o filtros avanzados deben ingresarse en la cuadrícula de diseño de la
consulta (en la vista Diseño) o filtro avanzado (en la ventana Filtro u orden
avanzado según se trate.
Tomando como ejemplo la tabla “Películas” se pueden aplicar criterios de la
siguiente manera:
� En un campo usando el operador “O”
Consultar o filtrar las películas de genero “accion” o “suspenso”.
Access muestra todos los registros que cumplen con uno u otro criterio en el
campo especificado.
� En un campo usando el operador “Y”
Consultar o filtrar las películas con actores cuyos nombres contengan a “john”
y “nicolas”.
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Access muestra todos los registros que cumplen con ambos criterios
especificados.
� En dos campos usando el operador “O”
Consultar o filtrar las películas del genero “accion” o del estudio “warner
bros”.
Access enlaza los criterios en distintas filas mediante el operador “O” y
busca los registros que concuerden con los criterios de la primera fila o de la
segunda en la cuadricula de diseño.
� En dos campos usando el operador “Y”
Consultar o filtrar las películas del genero “accion” y que se hayan editado en
1999.
Access enlaza criterios en la misma fila con el operador “Y” y busca registros
que verifican los criterios en el primer y segundo campo en la cuadricula de diseño.
� En tres campos usando los operadores “Y” y “O”
Consultar o filtrar las películas con actores cuyo nombre contengan a
“carrey” y sean del genero “comedia” o las películas del genero “terror” y sean del
estudio “miramax”.
Access enlaza criterios en diferentes filas mediante el operador “o” y busca
registros que verifican los criterios en la primera o segunda fila de la cuadricula de
diseño.
Operación Microsoft Access 97
Página 182 Guía del Usuario
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UUUUUUUUttttttttiiiiiiiilllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr ccccccccrrrrrrrriiiiiiiitttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooossssssss ppppppppaaaaaaaarrrrrrrraaaaaaaa rrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaalllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr ttttttttaaaaaaaarrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaassssssss eeeeeeeessssssssppppppppeeeeeeeecccccccciiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaassssssss ccccccccoooooooonnnnnnnn ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss
En la vista Diseño de la consulta, crear una consulta. Agregar las tablas
cuyos registros se desean utilizar y, a continuación, agregar a la cuadrícula de
diseño de la consulta los campos que se desean incluir en los resultados. Luego:
���� En la celda Criterios del campo adecuado, para:
� Recuperar registros que contienen valores entre, >, <, >=, >=, o <> que valores
especificados.
• Identificar un intervalo utilizando el operador Entre...Y o los operadores
de comparación (<, >, <>, <= y >=). Por ejemplo, se pueden buscar
productos que tengan entre 5 y 15 unidades en stock utilizando la
expresión Entre 5 y 15 en la celda Criterios del campo “Cantidad-stock”.
� Recuperar registros que no coinciden con un valor utilizando una consulta.
• Introducir una expresión empleando el operador Not. Por ejemplo, se
puede escribir la expresión Not T* en la celda Criterios del campo
“Producto” para buscar todos los productos cuyos nombres no comiencen
por T, o Not 3 en el campo “Id-categoria” para buscar productos que nopertenezcan a la categoría 3.
� Recuperar registros salvo los que contienen valores nulos utilizando una
consulta.
• Escribir la expresión Negado Nulo o Es Negado Nulo. Por ejemplo, si
desea ver todos los clientes que tienen telefono, escribir Negado Nulo oEs Negado Nulo en la celda Criterios del campo “Telefono”.
� Recuperar registros que no contienen valores utilizando una consulta.
• Ecribir la expresión Es Nulo. Por ejemplo, si se desean ver todos los
clientes cuyo número de telefono se ha introducido, escribir Es Nulo enla celda Criterios del campo “Telefono”.
� Recuperar registros que incluyen un valor de una lista de valores utilizando
una consulta.
• Escribir una expresión que utilice el operador En. Por ejemplo, para
buscar clientes situados en Colonia, Canelones o Maldonado, escribir la
siguiente expresión en la celda Criterios del campo “Departamento”:
En(Colonia,Canelones,Maldonado) o también se puede introducir: ColoniaO Canelones O Maldonado
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���� En la celda Campo del campo adecuado, para
� Para buscar valores en parte de un campo o extraer parte de los valores de
texto existentes usando un campo calculado.
• Utilizar la función Izq, Der o Medio en una expresión en una celda en
blanco de la fila Campo.
La sintaxis de estas funciones es la siguiente:
• Izq(expresiónDeCadena,n)
• Der(expresiónDeCadena,n)
• Medio(expresiónDeCadena,inicio,n)
El argumento expresiónDeCadena puede ser un nombre de campo (entre
paréntesis) o una expresión de texto; n es el número de caracteres que se desean
extraer; inicio es la posición del primer carácter que se desea extraer.
Por ejemplo, si el valor en el campo “Id-Categoría” es “AAA-123-Z1”, la
función Izq([Id-Categoría],3) devuelve “AAA”; la función Der([Id-Categoría],2)
devuelve “Z1” y la función Medio([Id-Categoría ],4,3) devuelve “123”.
Operación Microsoft Access 97
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