2001Vademécum de Archivo de Protocolos Notariales

LA CONSULTA DE TOMOS

HORARIO: la Sala de Consultas permanece abierta de 9 a 15.30, pudiendo solicitarse los tomos para su consulta hasta las 15.

Cualquier pedido de excepción a los horarios establecidos deberá ser autorizado expresamente por la Dirección.

PROHIBICIONES:

QUEDA PROHIBIDO:

a) Solicitar tomos de protocolo a los efectos de realizar la búsqueda de escrituras en forma individual o por índice, en resguardodel secreto profesional. Dicha búsqueda podrá solicitarse por el servicio de Búsqueda por Índices que presta el Archivo deProtocolos (comunicado por Circular 2.610 del 8 de noviembre de 1989).

b) La utilización de teléfonos celulares o móviles dentro de la Sala de Consultas, donde se deberá guardar silencio en atención ala labor que realizan los asistentes. (No está prohibido mantener encendido el teléfono celular, pero no podrán realizarse llamadas,y las que se reciban deberán ser contestadas fuera de la sala.)

c) Acceder o permanecer en la Sala de Consultas con bebidas, comestibles y demás elementos que puedan dañar o destruir ladocumentación.

d) Fumar y encender cualquier elemento que pueda producir incendios y destrucciones dentro del ámbito de la Sala deConsultas.

e) Ingresar, transitar y/o permanecer en los otros sectores del Archivo, excepto para cumplir con los cometidos del sector, y conla autorización pertinente.

f) Trasladar los protocolos fuera del ámbito de la Sala de Consultas. Las situaciones de excepción serán evaluadas por la Direccióndentro del marco de la Ley 19.016 y el Decreto 2.914/71.

g) El uso del servicio telefónico que el Archivo pone a disposición de los usuarios, para llamadas que no sean atinentes acuestiones profesionales, por períodos prolongados y en voz alta.

h)La utilización de grabadores en voz alta.

y) La utilización de estilográficas, bolígrafos, marcadores y similares en las anotaciones que realicen los consultantes, debiéndoseutilizar solamente lápiz.

j) Efectuar correcciones, anotaciones, llamadas o referencias en los protocolos por cualquier medio que sea. Toda anotaciónmarginal o constancia, cuando corresponda, deberá ser requerida al Archivo de Protocolos.

k) Ofrecer al personal del Archivo todo tipo de gratificacion que induzca o suponga trato preferencial.

La Dirección podrá adoptar las medidas necesarias cuando las circunstancias exijan otras normativas para el mantenimiento delsilencio, conducta y seguridad dentro de la Sala de Consultas.

QUIÉNES PUEDEN SOLICITAR LA EXHIBICIÓN DE PROTOCOLOS

Cuando nos referimos a quiénes pueden solicitar la exhibición de protocolos, queda sobreentendido que las mismas normas seaplican a la consulta de toda otra documentación que se encuentre archivada, tal como Libros de Requerimientos, títulos delConsejo Agrario Nacional, Ex Dirección General de Tierras Fiscales, y/o cualquier otra que ingresare en el futuro, cuya guarda,custodia y conservación correspondiera al Archivo de Protocolos Notariales por disposición del Colegio de Escribanos de la CapitalFederal o por legislación específica.

Por lo tanto, podrán consultar documentación:

1) LOS ESCRIBANOS de cualquier jurisdicción.

a) Titulares de Registro.

b) Adscriptos.

c) Autorizados por el artículo 12 de la Ley 12.990.

d) Matriculados.

La Mesa Directiva del Colegio de Escribanos, en reunión celebrada el 15 de noviembre de 1994, interpretó que, conforme lodispuesto en el artículo 10 del Convenio Ministerio-Colegio de Escribanos, el ser titular del TÍTULO ACADÉMICO de escribano oabogado habilita a dichos profesionales para la consulta de los protocolos existentes en el Archivo.

Al respecto es de hacer notar que no debe confundirse la posibilidad de consultar los tomos del Archivo de Protocolos con la derealizar oficialmente un estudio de títulos, tarea que, por tratarse de una operación de ejercicio, queda reservada para losescribanos incluidos en los incisos a) b) y c) anteriores.

Los escribanos deberán acreditar su calidad de tales con la presentación de su credencial o título profesional.

II) LOS ABOGADOS Y PROCURADORES.

El artículo 8º de la Ley 23.187 dice que: «Sin perjuicio de los demás derechos que les acuerdan las leyes, es facultad de losabogados en el ejercicio de su profesión, requerir a las entidades públicas información concerniente A LAS CUESTIONES QUE SELES HAYAN ENCOMENDADO, y asimismo, tener libre acceso personal a archivos y demàs dependencias administrativas en las queexistan registros de antecedentes. Se exceptúan de esta disposición aquellas informaciones de carácter esctrictamente privado yaquellos registros y archivos cuyas constancias se declaren reservadas por disposición legal».

En el Título III de la misma Ley, al fijar honorarios por gestiones extrajudiciales en general, el artículo 58, inciso c) fija el honorario«Por estudio de títulos de dominio respecto de inmuebles».

Los abogados y procuradores deberán acreditar su calidad de tales con la presentación de su credencial o título profesional.

III) Los INGENIEROS CIVILES Y AGRIMENSORES MATRICULADOS.

Para realizar la consulta de tomos deberán contar con:

a) Autorización del titular de dominio y certificación notarial de su firma (la del titular de dominio).

b) Un informe de dominio.

c)Constancia de matriculación en el Consejo Profesional respectivo.

(Comunicación del C. Directivo del 30/6/92, interpretando la Ley 19.016.)

IV) Los FUNCIONARIOS JUDICIALES.

V) Los PERITOS Y SUS AUXILIARES, designados por los señores Jueces.

(Se incluyen aquellos auxiliares autorizados en los respectivos oficios, tales como fotógrafos, colaboradores etc.)

VI) Los ESTUDIANTES DE LA MATERIA ESTUDIO DE TÍTULOS.

Acompañados por su profesor cuando se les exhiba protocolos de más de 30 años (Mesa Directiva del 25/3/92).

VII) Los EMPLEADOS DE ESCRIBANÍA y/o LOS ESTUDIANTES DE DERECHO QUE SE ENCUENTREN REALIZANDO PRÁCTICA ENESCRIBANÍAS DE REGISTRO.

Únicamente acompañados por los Escribanos, y cuando éstos aleguen causales que a criterio de la Dirección meritúen laintervención antedicha.

VIII) LAS PARTES, por sí o por apoderado, con facultades suficientes.

IX) Los INTERESADOS que acrediten interés legítimo, actual o futuro.

Las credenciales, títulos y demás documentación necesaria para acreditar el estar comprendido en alguno de los casosantedichos, podrá ser corroborada tanto al momento de la presentación del pedido, como al ingresar a la Sala de Consultas.

EXHIBICIÓN RESERVADA

Los protocolos existentes en el archivo podrán ser consultados por las personas habilitadas para ello. Se exceptúa de estafranquicia la exhibición de escrituras que contengan actos de última voluntad, SALVO QUE SE JUSTIFIQUE, con lacorrespondiente partida de defunción, el deceso del disponente o testador. También están exceptuados quienes fuerenautorizados judicialmente para examinar expresamente esos actos (art. 10 del Decreto 2.914).

(A pesar de no surgir del artículo 10 del Decreto 2.914, se puede interpretar la finalidad de la norma, aceptando como pruebadel fallecimiento del testador o disponente, además de la correspondiente partida de defunción, informes del Registro de Actosde Última Voluntad, que exige partida para informar, Declaratorias de herederos, relación de declaratorias o testamentos enCorrespondes de escrituras , extinción de usufructos, o cualquier otro medio supletorio de prueba, que a juicio de la Direccióndel Archivo acredite dicho fallecimiento.)

    Los protocolos que se encontraren reservados por cualquier motivo, podrán ser consultados en presencia de un funcionariodel Archivo de Protocolos.    

    EXPEDICIÓN DE TESTIMONIOS Y/O COPIAS

Tal vez la función más importante del Archivo de Protocolos, derivada de su obligación de guarda y custodia de los mismos, es laexpedición de testimonios y copias de la documentación a su cargo.

Todas las Leyes de organización de Archivos de documentación así lo indican. La normativa vigente para nuestro archivoestablece en su artículo 8º: “El Colegio de Escribanos de la Capital Federal, por medio de sus representantes, conforme a la Ley12.990 y su correspondiente estatuto, o con intervención de los escribanos delegados a que se refiere el artículo 4º de la Ley19.016 procederá a: 1) expedir testimonios, copias, traslados y certificaciones de las escrituras y demás documentos incluidos oagregados a los protocolos notariales OBSERVANDO LAS FORMALIDADES PRESCRIPTAS POR LAS LEYES DE LA MATERIA, 2)expedir certificaciones de las constancias existentes, y 3) practicar las anotaciones que los señores jueces ordenen realizar en lasescrituras contenidas en los protocolos respectivos». Así también lo disponía la vieja Ley 6.848, de organización del Archivo deActuaciones Judiciales y Notariales de la Capital Federal, en su artículo 10º, en la que agrega que... al expedir dichos testimonioso copias “SE LIMITARÁN A DAR FE DE LAS CONSTANCIAS EXISTENTES, SIN EMITIR JUICIO O APRECIACIÓN AL RESPECTO».

En la mayoría de los casos, el pedido es de expedición de segundos testimonios. Veamos los requisitos y requerimientos para suexpedición.

SEGUNDOS TESTIMONIOS: CUÁNDO CORRESPONDE SU EXPEDICIÓN

Que atento a las disposiciones de la Ley 19.016 antes mencionadas, el Director del Archivo de Protocolos Notariales estáautorizado para expedir ulteriores testimonios EN LOS MISMOS CASOS y CON LOS MISMOS RECAUDOS que el Escribano a cargodel Registro donde se hubiese otorgado la escritura pública y que consecuentemente LO AQUÍ EXPUESTO ES DE IDÉNTICAAPLICACIÓN PARA AMBOS.

El artículo 1.006 del Código Civil dice: “El escribano debe dar a las partes que lo pidiesen, copia autorizada de la escritura quehubiere otorgado».

El artículo 1.007 del mismo Código dice: «Siempre que se pidieren otras copias POR HABERSE PERDIDO LA PRIMERA, el escribanodeberá darlas. Pero si en la escritura, alguna de las partes se hubiese obligado a dar o hacer alguna cosa, la segunda copia nopodrá darse sin autorización expresa del Juez».

En el primer caso la Ley se refiere al PRIMER TESTIMONIO. En el segundo, al SEGUNDO o ULTERIORES TESTIMONIOS.

Antes de entrar en los detalles correspondientes a los requisitos a cumplir para obtener la expedición de SEGUNDOSTESTIMONIOS, bueno es recordar que:

Cuando en una escritura se documenta más de un negocio jurídico, conexo o no (por ej., Venta con hipoteca, Donación yconstitución de usufructo) existe más de un interesado con interés legítimo de acreditar su derecho, y corresponde que se leexpida un PRIMER TESTIMONIO. Así, en el primer ejemplo corresponde expedir un primer testimonio para el comprador y unprimer testimonio para el acreedor hipotecario. En el segundo caso corresponde expedir un primer testimonio para el donatario yun primer testimonio para el usufructuario.

Por ello, y aunque parezca obvio, si como suele suceder se expide y se manda a inscribir en el Registro de la Propiedadúnicamente un primer testimonio para el comprador, o un primer testimonio para el donatario, el acreedor y/o el usufructuarioestá en su pleno derecho de solicitar la expedición de SU PRIMER TESTIMONIO.

CAUSALES PARA LA SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE SEGUNDO O ULTERIORES TESTIMONIOS

Expresa la primera parte del artículo 1.007 del Código Civil: «Siempre que se pidieren otras copias POR HABERSE PERDIDO LAPRIMERA...»

La norma plantea los siguientes problemas interpretativos: a) ¿Pueden alegarse otras causales además del extravío? b) En casoafirmativo, ¿cuáles son ellas? c) ¿Cuál es el criterio interpretativo que debe privar? c) ¿Se debe comprobar la causal alegada obasta con mencionarla?

Pueden alegarse otras causales anàlogas al extravío tales como hurto, robo o destrucción total o parcial , manchas que haganilegible el texto, o cualquier otra causal que, aún cuando el testimonio exista, lo hagan inutilizable para sus fines.

Lo que no ha querido la normativa legal y los fallos judiciales es que se solicite por comodidad, tal como en el caso de encontrarselos mismos agregados a actuaciones administrativas o judiciales, archivadas o no. El criterio es el de examinar si la causal alegadaes de real necesidad o de simple comodidad, para lo cual habrá de apreciarse si el testimonio ha desaparecido, o se ha vueltoinutilizable o se halla en lugares a los que no es posible acceder, o si el mismo existe y es perfectamente utilizable aún cuandohaya alguna complicación o dificultad para obtenerlo. La decisión definitiva quedará en manos del Director del Archivo deProtocolos, y en última instancia, en el Consejo Directvo del Colegio de Escribanos.

No existe ninguna disposición legal que exija la realización de trámites previos para comprobar la pérdida o extravío. Basta pues,con alegar, EN FORMA EXPRESA, la pérdida del último testimonio expedido al solicitar la expedición de nuevos testimonios.

NORMA GENERAL A TENER EN CUENTA. Aun cuando en la casi totalidad de los casos se requiere la expedición de un SEGUNDOTESTIMONIO, en realidad el Archivo expedirá el testimonio que corresponda según las notas obrantes en el protocolo, vale decirque aun cuando se solicite genéricamente un segundo testimonio, se expedirá un CUARTO TESTIMONIO, o un QUINTOTESTIMONIO, debiendo en cada caso alegar el solicitante el extravío del testimonio anterior.

Cuando de las anotaciones marginales del protocolo surja un grado de testimonio que no concuerde con los asientos registrales,acreditándose fehacientemente mediante informe de dominio o certificación notarial dicha circunstancia, se podrá rectificar elexpedido por el Archivo de Protocolos, si así correspondiere (caso de haberse expedido un testimonio del que no consta larespectiva nota marginal).

Otro caso es el de existir constancias marginales de expedición de testimonios que no han sido inscriptos (por derecho propio o

judiciales). Siendo así, el Registro de la Propiedad procederá a inscribirlos en el orden que lo expida el Archivo de Protocolos, paralo cual quien solicite la inscripción deberá hacer constar, en el rubro Observaciones de la minuta, la existencia de las notasmarginales que acreditan la expedición de los testimonios no inscriptos.

Los casos posibles son numerosos e imposibles de predecir, puesto que la realidad muchas veces supera a la imaginación. Cadacaso será resuelto en su oportunidad, teniendo en mira no privar de un ulterior testimonio a quien se halle imposibilitado deacreditar su derecho o su interés legítimo.

QUIÉNES PUEDEN SOLICITAR ULTERIORES TESTIMONIOS

Cuando el Código habla de partes, se refiere A AQUEL QUE ESTÁ LEGÍTIMAMENTE INTERESADO EN LA COMPROBACIÓN DELDERECHO.

Puede ser parte quien no ha sido otorgante (caso de representación legal o convencional).

El concepto de parte legitimada para solicitar la expedición de ulteriores copias se extiende a los representantes legales ocontractuales de los mismos, y a los sucesores a título universal o particular de los titulares del derecho que acreditenfehacientemente el carácter de tales, conforme a las normas aplicables a cada caso.

En todos los casos en que solicite el testimonio un apoderado del titular del interés jurídico, la certificación notarial de firma ycarácter del requirente deberá expresar además que dicho representante TIENE FACULTADES SUFICIENTES PARA EL TRÁMITE.       

SOLICITUD DE TESTIMONIOS- REQUISITOS GENERALES   

(Boletín de Legislación No.1.722, enero de 1989)

a) SOLICITUDES POR LOS INTERESADOS

El pedido deberá hacerse por nota dirigida al Director del Archivo de Protocolos Notariales de la Capital Federal, que deberácontener:

a) Datos exactos de la escritura cuya copia se solicita (fecha, Escribano autorizante, número de Registro Notarial, folio o númerode la escritura).

b) Naturaleza del acto.

c) Invocación del interés legítimo en virtud del cual se solicita.

c) Causa por la cual se realiza el pedido.

d) El interesado podrá autorizar a persona determinada para efectuar el trámite, consignándolo expresamente en el escrito.

e) En caso que el documento solicitado deba inscribirse en el Registro de la Propiedad, si así lo requiere el solicitante, consignar elEscribano autorizado a suscribir las minutas.

2) Toda presentación deberá ser firmada por el interesado, y su firma certificada por Escribano público.

3) Cuando el requirente no fuere parte en el acto jurídico instrumentado en la escritura cuya copia se solicita, deberá acreditarsu interés legítimo mediante certificación notarial u otra documentación indubitable salvo que dicho interés surgiere de la propiaescritura.

4) Cuando resultare de la escritura que alguna de las partes ha contraído una obligación de dar o hacer, deberá acompañarse alpedido la siguiente documentación:

    a) Si la obligación de que se tratare estuviere garantizada con derecho real registrable: copia autenticada de la escritura deextinción de la obligación o, en forma supletoria, certificación notarial o registral de la que resulte la cancelación del gravamen.

    b) Si la obligación no estuviere garantizada con prenda o hipoteca: copia autenticada de la escritura de extinción de laobligación o certificación expedida por Escribano de Registro, que acredite dicha circunstancia.

    c) Cuando la obligación NO ESTUVIERE EXTINGUIDA: Conformidad expresa de las partes que aún conserven interes y, en sucaso, del actual titular dominial, de lo que se dejará constancia en la copia que se expida y en la nota marginal que se asiente en

el protocolo. Asimismo deberá acompañarse informe que acredite el estado de dominio de los bienes registrables cuando éstosfueren materia del acto.

5) Cuando las certificaciones a que se aludió anteriormente fuesen expedidas por Escribanos de extraña jurisdicción, su firmadeberá hallarse debidamente legalizada.

b) SOLICITUDES POR OFICIO JUDICIAL

El oficio deberá contener como datos mínimos indispensables la fecha exacta de la escritura y el nombre del escribano autorizanteo el número de su Registro Notarial. Es conveniente para facilitar la individualización del instrumento, consignar la totalidad de losdatos requeridos en el punto anterior, y cualquier otro que pueda revestir interés (nombre de las partes, ubicación del inmueble,etc.). El Director del Archivo está facultado para analizar en cada caso la posibilidad de completar los datos, para que el solicitantepueda cubrir el formulario en la forma que corresponda.

c) SOLICITUD POR HEREDEROS

En el caso de solicitudes efectuadas por los herederos comprendidos en el artículo 3.410 del Código Civil (ascendientes,descendientes y cónyuge), el Archivo de Protocolos Notariales exigirá que el heredero acredite su vínculo con el causantemediante las respectivas copias o certificados debidamente autenticadas de defunción, matrimonio o nacimiento o con la libretade familia. En el testimonio y en la nota marginal que se asiente en el protocolo se dejará constancia de que fue expedido asolicitud del heredero, cuyo nombre y apellido se indicará.

Por otra parte, se resuelve que con el objeto de impedir que quien ya no sea propietario de un inmueble pueda obtener unacopia con apariencia de “título de propiedad”, el Director del Archivo de Protocolos Notariales deberá colocar en cada copia deescritura de adquisición de inmuebles una leyenda con el siguiente texto:

“ADVERTENCIA. Esta copia no acredita titularidad de dominio vigente. Para ser utilizada como título de propiedad deberárequerirse su anotación en el Registro de la Propiedad (artículo 28, Ley 17.801)».

ALGUNOS CASOS ESPECIALES

Existen algunos casos que merecen atención especial.

1) CASO DE SOLICITUD POR HEREDEROS (FORZOSOS O NO). SU DISTINTO TRATAMIENTO.

La posesión hereditaria a que se refieren los artículos 3.410 y siguientes del Código Civil constituye un título oponible a laadquisición de la herencia, y en consecuencia, los herederos a quienes LA LEY LES CONFIERE LA POSESIÓN HEREDITARIA DEPLENO DERECHO están facultados para oponer a terceros su carácter de tales, sin necesidad de que el Juez los invista de dichotítulo. Conforme a ello dicho heredero puede ejercer todas las acciones que dependen de la sucesión.

Por tanto el Archivo de Protocolos Notariales podrá expedir segundos o ulteriores testimonios solicitados por los herederoscomprendidos en el artículo 3.410 del Código Civil (ascendientes, descendientes y cónyuge), bastando para ello que el herederoacredite su vínculo con el causante mediante la exhibición de las actas de defunción, matrimonio o nacimiento, o con la libreta defamilia o copias autenticadas de las mismas, sin necesidad de que exista declaratoria de herederos a su favor.

Contrario sensu, aquellos herederos que no revistan tal carácter DEBERÁN PRESENTAR FOTOCOPIA CERTIFICADA DE LARESPECTIVA DECLARATORIA DE HEREDEROS o CONSTANCIA NOTARIAL en tal sentido.

En este último caso también se podrán aceptar, a criterio de la Dirección del Archivo de Protocolos Notariales, constanciasindubitables de la existencia de tal declaratoria de herederos, tales como transcripciones en escrituras (tracto abreviado), etc.

2) ESCRITURAS CON OBLIGACIONES PENDIENTES CANCELADAS. CASO de HABERSE PRODUCIDO LA CADUCIDAD DE LAINSCRIPCIÓN REGISTRAL

Como nota previa aclararemos que cuando nos referimos a escrituras con obligaciones pendientes canceladas se trata de

obligaciones que surjan de LA MISMA ESCRITURA CUYO TESTIMONIO SE SOLICITA. Es indiferente a dicho respecto que conposterioridad se hayan contraído obligaciones referidas al mismo inmueble (caso de hipotecas posteriores). Si no constanobligaciones pendientes en la misma escritura, o las mismas han sido canceladas, el testimonio se expedirá sin inconvenientes.

El Archivo de Protocolos Notariales expedirá segundos o ulteriores testimonios de escrituras que contenían obligaciones de dar ohacer, cuando se acreditare fehacientemente que las mismas ya han sido cumplidas, y extinguidas, y por ende que sucumplimiento o ejecución no puede pedirse nuevamente (caso de hipotecas canceladas, exhibiéndose la escritura decancelación, o el informe registral del que surja la cancelación del gravamen.)

Igualmente expedirá segundas o ulteriores copias de las referidas escrituras, aun encontrándose vigente la obligación, cuando seacreditare fehacientemente que el obligado ha prestado expresamente su conformidad con la expedición de dicha copia. Dichacircunstancia se hará constar en el “Concuerda” del testimonio que se expida.

( Respecto de los testimonios expedidos en el segundo supuesto, bueno es recordar el artículo primero de la Disposición técnicoRegistral Nº 1/95 del Registro de la Propiedad Inmueble de la Capital Federal que dispone: ARTICULO 1º : «Cuando se solicite latoma de razón de segundas o ulteriores copias de escrituras públicas en las que resulten obligaciones de dar o hacer en favor depersona determinada, SERÁ PROCEDENTE LA TOMA DE RAZÓN de los mismos, cuando en el documento, en la parte pertinentea las constancias de su expedición y que suscribe el Notario o Archivero responsable, conste que ha sido expedido teniendo elfuncionario autorizante la conformidad expresa precisamente de quien resulta titular de esas obligaciones, según losprocedimientos que en cada jurisdicción fijen las autoridades respectivas”.

En cambio el Archivo de Protocolos NO EXPEDIRÁ a pedido de parte y sin intervención judicial segundos o ulteriores testimoniosen el caso que el mismo se solicite alegando la extinción de la obligación por estar prescriptos tanto por haberse producido lacaducidad del asiento registral.

En este caso si bien ha caducado el asiento registral, la obligación garantizada puede encontrarse pendiente, dado que no sepuede determinar si hubo interrupción de dicha prescripción, de modo que se debe entender que aun sin derecho realregistrado (producida la caducidad del asiento), aún existen pendientes obligaciones en el sentido del artículo 1.007 del CódigoCivil, y es necesario recurrir a la vía prescripta por el mismo para obtener el nuevo testimonio (Resolución del Consejo Directivo delColegio de Escribanos del 29/3/95, Acta Nº 2.957, Resolución Nº 126/95).

A este respecto es de hacer notar que la Ley 24.855 de privatización del Banco Hipotecario Nacional mantiene vigente la normade la Carta Orgánica de dicha entidad que prescribe que “Los efectos del registro de la hipoteca duraràn hasta la completaextinción de la obligación hipotecaria, no obstante lo dispuesto a este respecto por el Código Civil”.

3) CASO DE LOS PODERES

La expedición de segundas o ulteriores copias de escrituras de poder sólo es procedente A REQUERIMIENTO DEL PODERDANTE,y únicamente podrá accederse a la petición que en tal sentido formule el apoderado, CUANDO DICHA FACULTAD HAYA SIDOEXPRESAMENTE CONFERIDA EN EL TExTO DE LA MISMA ESCRITURA DE APODERAMIENTO O RESULTARE DE OTRODOCUMENTO INDUBITADO (Resolución

del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos Nº 176/97).

PODERES ESPECIALES IRREVOCABLES

La expedición de segundos testimonios de poderes especiales irrevocables podrá ser solicitada por el apoderado, SIEMPRE YCUANDO dichos poderes reúnan todos los requisitos establecidos en los artículos 1.977, 1.982 y concordantes del Código Civilpara poder ser considerados realmente irrevocables, no bastando para ello la mera calificación del otorgante para que el podersea irrevocable en el sentido del citado artículo.

Es decir, que para que un poder pueda ser considerado irrevocable, y pueda expedirse segundo testimonio a solicitud delapoderado, sin intervención del mandante, debe existir, como sustento de la irrevocabilidad del poder, un negocio base, que dacausa al poder más allá del mandato, y debe distinguirse el poder irrevocable del mandato común, y el poder irrevocable que elEsc.Osvaldo Solari Costa denomina “por esencia”del poder irrevocable convencional.

El poder irrevocable “por esencia” es un acto jurídico unilateral traslativo de facultades de representación, y basado en negociosbases o contractuales distintos del mandato o yuxtapuestos a él (compraventas, permutas, locaciones, etc.) realizados en interésde los contratantes o de un tercero.Distinto es el caso del poder en el cual la irrevocabilidad ha sido pactada por las partes, noporque se den los requisitos del art. 1.977 del Código Civil, sino porque ellas tienen libre autonomía de voluntad para que unmandato sea irrevocable por acuerdo de partes. En este último caso, el poder sólo tendrá de irrevocable su título, pero no sucontenido.

Vale decir, que para hacer viable la expedición de un segundo testimonio de poder por solicitud del apoderado, no facultadoexpresamente por el mandante, el poder debe reunir los siguientes requisitos:

PLAZO VIGENTE : de acuerdo con reiterados dictámenes de la Comisión Asesora de Consultas Jurídicas del Colegio de Escribanos,se interpreta que, salvo que la limitación en el tiempo se refiera EXPRESA Y EXCLUSIVAMENTE a la irrevocabilidad de un poderconferido en los términos del art. 1.977 del Código Civil, la caducidad del plazo de vigencia establecido en un poder especialirrevocable produce la caducidad del poder (art. 1.960) y no sólo de la irrevocabilidad (Revista del Notariado Nº 775, p.258).

Cláusulas tales como «La duración del presente mandato es por el término de diez años, o por el plazo necesario para que seproceda al otorgamiento y firma del instrumento notarial que corresponda», son comunes.

El sentido de dicha cláusula es ambiguo, dado que en primer término se establece un plazo determinado (diez años ) y acontinuación se expresa «o por el plazo necesario para que se proceda al otorgamiento y firma del instrumento notarial», lo quehace a este útlimo plazo indeterminado.

Dos interpretaciones pueden hacerse de la redacción de esta cláusula del poder: a) La vigencia del poder es por el tiemponecesario para que se proceda al otorgamiento de la escritura, y como plazo máximo para ello, el de diez años, pasados los cualesel poder caducará, o b) el poder se confiere por diez años, pero, si transcurrido tal lapso aún no se hubiere otorgado la escrituraquedará prorrogado hasta que ello suceda, pareciendo éste el sentido con el que la cláusula fue expresada. Aun cuando ladoctrina no es específica sobre si la limitación en el tiempo del poder irrevocable significa que el plazo debe ser cierto o incierto,determinado o determinable, la opinión mayoritaria parece ser de que mientras el plazo sea determinable, puede no serdeterminado.

EL CASO ESPECIAL DONDE SE PREVEE LA VALIDEZ POST MORTEM del poder. Para conferir un poder con eficacia post mortem,se le puede o no fijar plazo.

Si la intención es que el efecto del poder limitado en el tiempo con motivo de su irrevocabilidad se extienda hasta después de lamuerte del poderdante, aunque no subsista como irrevocable, así habrá de expresarlo, porque como se señalara anteriormente,sin tal mención se extingue el poder.

Así pues el poder, que para revestir el carácter de post mortem no requiere ser limitado en el tiempo, lo que constituye unelemento que lo distingue del poder irrevocable, pese a alguna doctrina que equipara a ambos, carecería de esos efectos, si,habiéndosele fijado un plazo, éste hubiera transcurrido antes de la muerte del poderdante. Porque al morir el poderdante, únicosupuesto en el que podrá tener validez post mortem, el poder ya habrá caducado, por el vencimiento del plazo de su vigencia.

b) INTERÉS LEGÍTIMO : Reza el artículo 1.977 del Código Civil: «El mandato puede ser irrevocable siempre que sea para negociosespeciales, limitado en el tiempo y en razón de un interés legítimo de los contratantes o de un tercero. Mediando justa causapodrá revocarse».

A su vez el artículo 1.982 del mismo cuerpo legal dice: «El mandato continúa subsistiendo aún después de la muerte delmandante, cuando ha sido dado en el interés común de éste y del mandatario o en el interés de un tercero.

Por tanto, para la irrevocabilidad de un mandato se requieren los siguientes requisitos: A) negocios especiales, B) plazodeterminado o determinable, C) interés legítimo de los contratantes o de un tercero, D) que el mandante le atribuya el carácterde irrevocable.

Es muy común que los poderes presuntamente irrevocables se redacten así: ...otorga poder especial irrevocable en los términosde los artículos 1.977, 1.980, 1.982 inclusive del Código Civil a favor de ....para que en su nombre y representación venda aquien o quienes crea más conveniente, y en las condiciones que estime corresponder, la finca de su propiedad....Al efecto lofaculta para que venda dicho bien a favor de quien resulte adquirente, aún cuando se trate del apoderado, al contado o aplazos, firme boletos de compra venta, cobre las sumas que se abonen como seña, a cuenta de precio o saldo total, aceptehipotecas por saldo de precio, cobre y percibe...Irrevocabilidad: Conforme con lo dispuesto por los artículos 1.977, 1.980, 1.982y concordantes del Código Civil, debido a las características del negocio y en virtud de un interés legítimo entre las partes yterceros POR HABERLE SIDO ADELANTADO ANTES DE AHORA EL PRECIO TOTAL DE VENTA DEL INMUEBLE motivo delpresente, se incorpora al mandato la representación irrevocable, aún por fallecimiento..dentro del plazo máximo de veinte años...

Se ha resuelto que dicho poder no es irrevocable ni con eficacia post mortem, en tanto y en razón de que no hay comprador niprecio determinados. Faltaría por tanto el requisito del interés legítimo de los contratantes o un tercero a que se refiere elartículo 1.977 del Código Civil, y el interés común del mandante y mandatario o de un tercero como lo exige el artículo 1.982 dedicho cuerpo legal (Resolución del C. Directivo del Colegio de Escribanos en sesión del 29/10/97, Acta Nº 3.090).

Cuando el citado C.Directivo dictó la resolución Nº 176/97 en el sentido de que “cuando se trate de poderes irrevocables, laDirección del Archivo de Protocolos Notariales deberá someter cada caso a la decisiòn del Consejo Directivo”, resolución hoyderogada, aclaró que: «La intención que este Consejo tuvo fue la de controlar que dichos poderes reúnan todos los requisitosestablecidos en la citada norma legal para poder ser considerados realmente irrevocables, e impedir que se expidan otrostestimonios de poderes que, no obstante ser calificados de tales por el poderdante y el autorizante de la escritura, no lo fuerenpor carecer de las características determinadas por el citado art. 1.977 del Código Civil».

En todos los casos el testimonio se expedirá a pedido de mandante o mandatario, según corresponda, con la aclaración quedicha expedición no califica la vigencia del mandato.

VALE LA PENA ACLARAR que las interpretaciones que se han adelantado, lo son únicamente en el sentido de determinar si enalgunos casos de poderes irrevocables, PUEDE EXPEDIRSE SEGUNDO TESTIMONIO A PEDIDO DEL MANDATARIO, por extravío odestrucción del primero, contrariando el criterio de que solamente se expedirán segundos testimonios de poderes comunes, asolicitud del mandante.

No están en juego en las interpretaciones antedichas, ni se juzga sobre la validez y la eficacia del poder aún cuando no reúnaespecíficamente las características de irrevocable, para su eventual utilización en el otorgamiento de cualquier acto comprendidodentro de las facultades del apoderado. Dicha interpretación y legitimación estará a cargo exclusivamente del Escribano que debaautorizar la escritura en la que el apoderado ejercerá dicho poder.

4) CASO DE ESCRITURAS CON ESPACIOS EN BLANCO EN LA MATRIZ

Cuando en la escritura cuyo testimonio se solicita (primero o ulterior), existieren espacios en blanco en la respectiva escrituramatriz, a pesar de que el Archivo de Protocolos Notariales sólo expide copias por el proceso de fotocopiado de las escriturasmatrices, por lo que la situación señalada resultaría de la misma copia, en protección de los intereses de las partes y de losterceros, para evitar el llenar ilícitamente dichos espacios en blanco, los mismos quedarán individualizados al expedirse la copia.

Por tanto, según resolución 102/92 del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, se instruyó al Archivo de ProtocolosNotariales y a Inspección de Protocolos, respecto a protocolos incautados que “Cuando procedan a expedir testimonios deescrituras que presentan espacios en blanco, dejen constancia de la existencia de tales espacios en blanco, con indicación de lapalabra anterior y de la palabra posterior al mismo, así como del número de la foja y del renglón en que se encuentran».

5) CASO DE AUTORIZACIONES PARA VIAJAR A MENORES, pedido por uno solo de los padres

El Archivo de Protocolos Notariales expedirá segundos o ulteriores testimonios de escrituras de autorización para viajar a menoresCUANDO LO SOLICITE UNO SOLO DE LOS PADRES.

El fundamento radica en que, si bien el artículo 264 quater inciso 4) exije la concurrencia de ambos cónyuges para autorizar almenor a salir de la República, dicho requisito se refiere a la autorización misma, y no a la solicitud de segundo testimonio de laescritura en que la autorización se confirió. Siendo la enumeración del dicho artículo taxativa respecto de lo que la Ley considera«actos trascendentes», dichos requisitos no pueden extenderse por analogía, y por tanto, debemos concluir que tanto el padrecomo la madre, en forma individual, son interesados legítimos por la representación legal que ejercen de su hijo menor, y porende están facultades para requerir el segundo testimonio.

6) REGLAMENTO DE COPROPIEDAD Y ADMINISTRACIÓN

Sin perjuicio de la posibilidad de solicitar copias del Reglamento, cuya normativa se verá màs adelante, podrán requerir laexpedición de SEGUNDOS O ULTERIORES TESTIMONIOS de una escritura de Reglamento de copropiedad y administración:

a) El ADMINISTRADOR DEL CONSORCIO. El carácter de Administrador actual deberá ser acreditado por el Escribano que certificala firma del mismo, con documentación que deberá tener a la vista. El testimonio se expedirá para el Consorcio decopropietarios.

b) El PROPIETARIO ORIGINARIO que conserva el dominio de todas o alguna unidad funcional. En su pedido el propietario deberáexpresar qué unidades continúan en su dominio, y tal hecho deberá acreditarse mediante informe de dominio vigente (60 días) oconstancia notarial. El testimonio se expedira para el propietario de .....unidad.

c) El TITULAR DE DOMINIO ACTUAL DE ALGUNA UNIDAD. En su pedido deberá acreditar la condición de tal mediante título depropiedad o fotocopia certificada, informe de dominio vigente o constancia notarial. El testimonio se expedirá para el propietariode ......unidad.

d) El ADQUIRENTE DE UNIDAD CON TÍTULO NO INSCRIPTO

Las mismas constancias que en los casos anteriores. Puede suceder que el adquirente necesite el testimonio del Reglamentopara levantar observaciones que formule el Registro de la Propiedad a la inscripción de su escritura. En este caso así se haráconstar en la expedición del testimonio.

7) LAS DONACIONES

a) PURAS Y SIMPLES:

Al donatario.

b) CON RESERVA DE USUFRUCTO:

Corresponde expedir un primer testimonio para el donante y un primer testimonio para el donatario, los que estarán igualmentehabilitados para solicitar segundos o ulteriores testimonios en caso de extravío, o destrucción de los primeros.

8) CONTRATOS DE SOCIEDADES COMERCIALES, CIVILES, ASOCIACIONES CIVILES Y FUNDACIONES

En todos los casos podrá pedir un segundo o ulterior testimonio, el o los representante(s) legal (es) de la sociedad, asociación ofundación.

En el caso de que la legitimación del requirente no surja expresamente del mismo documento cuyo segundo testimonio sesolicita, de la certificación notarial del pedido debe surgir la acreditación de dicha personería, según documentación que elescribano tiene a la vista y que el o los requirentes tienen facultades suficientes según los respectivos estatutos o contratossociales El testimonio así solicitado se expedirá para la sociedad.

A los socios fundadores, o los sucesores particulares o universales de los mismos, que lo requieran a título personal, sólo se lespodrá entregar copia simple o certificada. La necesidad de la certificación de la copia será evaluada en cada caso conforme elinterés legítimo alegado por el mismo para solicitarla.

9) TESTAMENTOS

a) El testador.

b) Sólo si se acredita el fallecimiento del testador mediante la correspondiente partida de defunción u otro medio probatorioigualmente fehaciente, se les podrá expedir testimonio a los herederos instituidos, legatarios o albacea.

c) También se le podrá expedir testimonio a los herederos forzosos del testador, que acrediten fehacientemente el carácter detales con las respectivas partidas, aun cuando no hayan sido mencionados en el testamento.

d) El escribano autorizante del testamento podrá solicitar copia simple del mismo.

10) GESTION DE NEGOCIOS

Respecto a la gestión de negocios, el Código Civil en su título 18, artículo 2.288, dispone: “Toda persona capaz de contratar,que se encarga sin mandato de la gestión de un negocio que directa o indirectamente se refiere al patrimonio de otro, sea queel dueño del negocio tenga conocimiento de la gestón, sea que la ignore, se somete a todas las obligaciones que la aceptaciónde un mandato importa al mandatario».

Y en su artículo 2.304 dispone que “Cualquiera que sean las circunstancias en las cuales una persona hubiere emprendido losnegocios de otra, la ratificación del dueño del negocio equivale a un mandato, y le somete para con el gestor a todas lasobligaciones del mandante.La ratificación tiene efecto retroactivo al día en que la gestión principió”.

Cuando la gestión de negocios versa sobre la adquisición de un bien inmueble, dichos principios deben ser aplicados atendiendo alos especiales requerimientos de los actos que versen sobre dichos bienes. Ellos son: la forma y la registración.

Según el artículo 1.184 del Código Civil “Deben ser hechos en escritura pública....1º) Los contratos que tuvieren por objeto latransmisión de bienes inmuebles, en propiedad o usufructo, o alguna obligación o gravamen sobre los mismos, o traspaso dederechos reales sobre inmuebles de otro....10º) Todos los actos que sean accesorios de contratos redactados en escriturapública».

La Ley Nacional de Registros de la Propiedad Nº 17.801 en su artículo 23 prescribe “Ningún escribano o funcionario público podráautorizar documentos de transmisión, constitución, modificación o cesión de derechos reales sin tener a la vista el título inscriptoen el Registro...»

A su vez el Decreto 2.080/80 , reglamentario del funcionamiento del Registro de la Propiedad en la Capital Federal, en susartículos 96 y 97 dice “Cuando en el documento de adquisición se manifestare que ella es para persona distinta de aquella queaparece como adquirente en el negocio, sin que exista representación legal o convencional, el asiento se confeccionaráconsignando como titular a este último, pero indicando la persona para la cual se adquiere, con los siguientes datos: apellido ynombre, Documento de identidad que legalmente corresponda, nombre o razón social, domicilio e inscripción en el Registrorespectivo si correspondiere, constancia de iniciación del tràmite ante la Inspección General de Personas Jurídicas u organismoequivalente, cuando la adquisición fuere para sociedades en formación...». Registrado el dominio o condominio con lascondiciones expresadas en la primera parte del artículo anterior, la persona para quien se declaró hacer la adquisición podrá asumirla titularidad del asiento por declaración unilateral manifestada por escritura pública, EN LA QUE SE CUMPLIRÁN LOS REQUISITOSEXIGIDOS por el artículo 23 de la Ley 17.801. La asunción de titularidad del asiento se efectuará en el estado de plenitud olimitación en que ésta se encuentre a la fecha de la escritura respectiva...no exigiéndose certificación por inhibiciones.

Así planteada la problemática, fijaremos las posiciones actuales del Registro de la Propiedad Inmueble, y de la Asesoría Legal delColegio de Escribanos de la Capital Federal, quienes fueron expresamente consultados sobre este tema, adelantándonos aexpresar que el concepto de los mismos es que debe aplicarse en estos casos un criterio restrictivo para la expedición detestimonios, y que no corresponde al Archivo el interpretar casos puntuales, los que quedan reservados para el órgano judicial.

a) Sólo puede solicitar un segundo testimonio de la escritura que entre sus estipulaciones contenga la gestión de un negociopara un tercero no interviniente en el acto,el comprador originario.

b) No habiendo sido parte en el acto escriturario, en una interpretación estricta del artículo 1.006 del Código Civil, la personapara la que se realizó la gestión NO PODRÁ solicitar un primer testimonio para su aceptación. Tampoco podrá solicitar un segundotestimonio por cuanto no se cumpliría el requisito de pérdida, extravío o destrucción del primero.

c) Si se presentara al Registro de la Propiedad para inscribir la aceptación un segundo testimonio expedido para el aceptante ypara su aceptación, EL MISMO SERÁ OBSERVADO, entendiendo que solamente puede efectivizarse la aceptación con el primertestimonio que oportunamente se expidió para el adquirente, o con un segundo testimonio SOLICITADO POR EL MISMO.

d) Como excepción se acepta que pueda expedirse un PRIMER TESTIMONIO para el aceptante y su aceptación, si el mismocontara con la autorización expresa del comprador originario que surja de documentos auténticos y fehacientes , equiparandoesta situación a la expedición de testimonios de escrituras con obligaciones pendientes de dar o hacer.

e) De no contarse con dicha autorización, el aceptante deberá recurrir a la vía judicial prevista en el artículo 1.007 del CódigoCivil.

11) CASO DE ESCRITURAS QUE CONTIENEN ADQUISICIÓN DEL DOMINIO DE VARIOS INMUEBLES

En su pedido el propietario deberá indicar sobre qué inmueble o inmuebles cuyo dominio conserva, solicita la expedición delsegundo o ulterior testimonio. La calidad de titular actual deberá ser acreditada mediante informe de dominio o certificaciónnotarial.

En este caso el testimonio se expedirá para el adquirente, y el inmueble.......

CASOS ESPECIALES DE SUSTITUCIÓN DEL REQUIRENTE

LEY 24.441 de FINANCIAMIENTO DE LA VIVIENDA Y LA CONSTRUCCIÓN REGIMEN ESPECIAL DE EJECUCIÓN DE HIPOTECAS

FACULTADES DEL ACREEDOR

Podrán acogerse al régimen especial de ejecución de hipotecas, aquellas en las cuales se hayan emitido letras hipotecarias con laconstancia prevista en el artículo 45, y TODAS AQUELLAS EN QUE SE HUBIERE CONVENIDO EXPRESAMENTE someterse a lasdisposiciones de este título (art. 52 Ley citada).

Según los artículos 55 y 56 de la Ley EL ACREEDOR podrá solicitar directamente al Registro de la Propiedad un informe sobre elestado de dominio y gravámenes que afectaren el inmueble hipotecado, y SOLICITAR DIRECTAMENTE EN EL REGISTROCORRESPONDIENTE LA EXPEDICIÓN DE UN SEGUNDO TESTIMONIO DEL TÍTULO DE PROPIEDAD DEL INMUEBLE, CON LA SOLAACREDITACIÓN DE ESE CARÁCTER y a costa del ejecutado.

Por tanto, para que el acreedor pueda solicitar el segundo testimonio del título de propiedad de su deudor, deberá cumplir contodos los requisitos formales del pedido, y además acreditar, mediante la escritura de constitución del gravamen, copiaautenticada de la misma, o certificación notarial, o informe de dominio, de los que resulte:

a) La vigencia del gravamen.

b) Su calidad de acreedor.

c) El haberse acogido expresamente al régimen de ejecución especial de hipoteca.

El acreedor que solicite el segundo testimonio a costa del ejecutado, deberá abonar al Archivo de Protocolos Notariales las tasasy costos derivados de dicha expedición, y repetir dicho costo de su deudor.

El testimonio así solicitado se expedirá para el comprador (donatario, adjudicatario, etc.) por pedido del acreedor....en virtud delos artículos 55 y 56 de la Ley 24.441.

ANOTACIÓN DE SEGUNDOS O ULTERIORES TESTIMONIOS EN EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD INMUEBLE

A dicho efecto, el Registro de la Propiedad Inmueble de la Capital Federal, dictó la Disposición Técnico Registral Nº 2, de fecha 2de junio de 1989, y la Disposición Tecnico Registral Nº 1 del 21 de junio de 1995 que dicen:

DISPOSICIÓN TÉCNICO REGISTRAL 2/89:

VISTO: lo dispuesto con relación a la anotación de segundos o ulteriores testimonios por las Disposiciones Técnico Registrales Nº1 6/72, 23/76 y 5/81 y las Órdenes de Servicios Nº 5/71 y 24/76 y

CONSIDERANDO. Que para su más recta comprensión y utilidad, es necesario unificar las normas reguladoras aludidas, y completarlos aspectos en ellas no incluidos, en concordancia con lo dispuesto por los arts. 28 de la Ley 17.801 y 1.007 del Código Civil. Porello.

EL DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD INMUEBLE

DISPONE

Artículo primero: La anotación de segundos o ulteriores testimonios se practicará de conformidad con las siguientes normas:

a) Solicitudes: Deberá utilizarse la minuta universal, consignando los datos correspondientes a los siguientes rubros: número dematrícula, rubro 1: A

“Anotación de “. indicar el orden de testimonio, rubro 6 y 13, apellido y nombre del titular - sin otros datos-. Rubro 2, Ubicacióndel inmueble, Rubro 4, cuando se trate de propiedad horizontal,. rubro 10 y 11 datos completos

b) Solicitantes de anotación: La anotación deberá ser solicitada por el funcionario que expide el segundo o posterior testimonio,de conformidad con lo dispuesto por el artículo 28 de la Ley 17.801, por el titular registral con firma certificada por Escribano, opor letrado o notario autorizado, en los casos de expedición por orden judicial o desde Archivo Público. En el supuesto deexpedición por orden judicial se acompañará con la minuta el respectivo oficio, del que deberá surgir la individualización delprofesional autorizado para suscribir aquella.

En el caso de expedición desde Archivo Público Notarial, la autorización para suscribir la minuta respectiva podrá constar en el piede expedición del segundo o ulterior testimonio de que se trate.

c) Recaudos a calificar

    1) Autorización judicial

Si el segundo o ulterior testimonio perteneciere a una escritura en la que las partes se hubieren obligado a dar o hacer algunacosa, salvo que se trate de gravamen hipotecario y éste resultara cancelado según los asientos registrales, deberá ser expedidocon autorización judicial de conformidad con lo dispuesto por el art. 1.007 del Código Civil.-

    2) Legalización

Si se tratare de testimonio de escritura autorizada por Notario de Jurisdicción provincial, el testimonio deberá estar legalizado porel Colegio de Escribanos respectivo, o tramitar por el procedimiento de la Ley 22.172, en caso de ser autorizados judicialmente.

    3) Inscripciones no vigentes

Los segundos o ulteriores testimonios de escrituras que dieron lugar a asientos registrales cancelados o ya no vigentes, sólo se

anotarán si hubieren sido expedidos con autorización judicial.

    4) Destinatario del testimonio y orden en que se expide

En todos los casos se verificará que el pie de expedición (concuerda) indique para qué persona se expide y en qué condición, asícomo su orden (segundo o posterior) circunstancia esta última que también deberá constar en el rubro 17 de la minuta.

Artículos 2º y 3º: De forma

Atento el dictado de la Disposición Técnico Registral Nº 2/89 del Registro de la Propiedad Inmueble antes transcripta, el ConsejoDirectivo del Colegio de Escribanos, en sesión del 21 de junio de 1989, comunicada por Circular Nº 2.577, aprobó elprocedimiento a seguir por el Archivo de Protocolos Notariales en el caso de referencia dictando la siguiente resolución:

“Cuando en el escrito de solicitud de segundos o ulteriores testimonios al Archivo de Protocolos Notariales (conforme con lasnormas establecidas por el mismo) consta claramente la autorización por parte del requirente a determinado escribano para firmarlas minutas y tramitar su inscripción en el Registro de la Propiedad, la Dirección del Archivo de Protocolos Notariales dejaráconstancia en el concuerda de dicho testimonio (o donde lo estime conveniente) del escribano que se encuentra facultado parafirmar las minutas y tramitar su inscripción”.

Entiéndese que la resolución del Consejo Directivo antes transcripta interpretó y modificó parcialmente lo dispuesto en el artículo2) de la Disposición Técnico Registral 2/89. Por lo tanto, los testimonios que expida el Archivo de Protocolos Notariales haránconstar EXCLUSIVAMENTE la autorización para firmar minutas a ESCRIBANOS.

DISPOSICION TÉCNICO REGISTRAL 1/95

VISTOS los supuestos de presentación para su asiento registral de segundos o ulteriores testimonios de casos, en los cuales laexpedición se ha efectuado con motivo de haber recibido el Notario autorizante o el Jefe del Archivo Notarial, la conformidadexpresa del acreedor a favor del cual surgen obligaciones de dar o hacer en el instrumento respectivo, y

CONSIDERANDO

Que el texto del art. 1.007 del Código Civil previsto para un sistema dominial inmobiliario, sin la participación legal y expresa delRegistro de la Propiedad Inmueble, determina una modificación de la interpretación del texto, por las reformas de las leyes17.711 y 17.801 (arts. 2.505 y concordantes del Código Civil).

Que de tal suerte resulta que se han trasladado al ámbito propio de la competencia registral, no sólo la calificación de las formasextrínsecas del documento (doctr. arts. 2, 3, 8, 9 y concordantes Ley 17.801), sino también otros aspectos sustanciales delcontenido del documento, con ratificación no sólo doctrinaria sino jurisprudencial tal como señala el Fallo Plenario de la CámaraNacional Civil “Feidman Mauricio” (27-7-77) rev. DE Tº 74-253 y Sala D. 29-10-81 ídem 5-9-83 entre otros.

Que atento que a los efectos del Registro instituido por ley Nº 17.801 (art. 4) se mantienen en cuanto a los recaudosinstrumentales del documento notarial y su eficacia (doctr. arts. 973, 997 y siguientes del Código Civil Ley 12.990 y reglamento)la competencia propia y exclusiva de los Notarios o del Archivero depositario, en todo lo relacionado con la emisión de talesinstrumentos, que permita mantener las modificaciones no sólo jurídicas sino tecnológicas y tornarían anacrónicos ciertosprocesos.

Que la expedición de parte de estos funcionarios de segundas o ulteriores copias, en cuyo cierre o corresponde explicitan laconformidad expresa para esa expedición de parte del beneficiario de las obligaciones emergentes en el instrumento, evidencianel acuerdo existente sobre la interpretación diferente que cabe asignar a la intervención judicial en el artículo 1.007 del CódigoCivil, en favor precisamente de una moderna hermenéutica, apoyada no sólo en la intervención de funcionarios al servicio de lalegalidad que a la fecha de la sanción del Código civil no existían, como asimismo de técnicas de reproducción no existentes en elsiglo XIX.

Que las prevenciones relacionadas con la expedición manual que se imponían en tiempos de Vélez Sarsfield (art. 2.008 C.C.) eranel motivo fundante de esa partici pación del Juez Ordinario dentro de un ámbito totalmente ajustado a la denominada“Jurisdicción Voluntaria” en la cual se sitúa hoy la labor registral.

Que esa tutela se salvaguardaba en el art. 996 del Código Civil, que instituye la “publicidad per cartam” de singular valor yeficiencia, hoy cumplimentada e integrada con el deber previsto en el art. 23 de la Ley 17.801, que impide toda operación conun documento que no sea precisamente el “título inscripto” para contar con los beneficios propios de la buena fe inmobiliaria.

Que resulta conducente el dictado de una norma general suficiente para conducir la calificación registral de estos casos detrás dela doctrina enunciada.

Por ello, el Director General del Registro de la Propiedad Inmueble

               

DISPONE

ARTÍCULO 1º: Cuando se solicite la toma de razón de segundas o ulteriores copias de escrituras públicas en las que resultenobligaciones de dar o hacer a favor de persona determinada, será procedente la toma de razón de los mismos cuando en eldocumento, en la parte pertinente a las constancias de su expedición, y que suscribe el Notario o Archivero responsable, consteque ha sido expedido teniendo el funcionario autorizante la conformidad expresa precisamente de quien resulta titular de esasobligaciones, según los procedimientos que en cada jurisdicción fijen las autoridades respectivas.

ARTÍCULO 2º: Hágase saber a los señores Jefes de Departamento y demás jefes y agentes responsables. Comuníquese a lasuperioridad y Colegios profesionales interesados en la forma de estilo. Cumplido archívese.

REGLAMENTACIÓN PARA LA EXPEDICIÓN DE COPIAS SIMPLES

La última resolución del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, sobre el tema de expedición de copias simples, data del año1987 y dice:

1º) El Archivo podrá expedir copias simples DE LAS ESCRITURAS contenidas en los protocolos bajo su custodia, a solicitud deescribanos y abogados.

2º) En todos los casos la copia simple se expedirá sin certificación alguna, y dejando constancia de que sólo tiene valor indicativoy no de testimonio, carácter que constará en forma destacada en el documento, haciendo responsable a quien lo solicitare por eluso que le diere.

3º) La solicitud de copias deberá formularse por escrito. Cuando el escribano sea de extraña jurisdicción, su firma deberá estarlegalizada por el Colegio respectivo. Las solicitudes firmadas por abogados deberán estar legalizadas por el Colegio Público deAbogados de la Capital Federal, o de la jurisdicción en que el mismo se halle matriculado (Resolución del Consejo Directivoaprobada en sesión del 29/12/1987, Acta Nº 2.556).

Esta última resolución, en algunos puntos, aclara y complementa la dictada el 7 de febrero de 1979 por el mismo ConsejoDirectivo, aprobada en acta Nº 2.108, que en muchos puntos, continúa vigente. Según esta última resolución podrán solicitar alArchivo de Protocolos Notariales copias simples de escrituras públicas, EXISTAN O NO OBLIGACIONES PENDIENTES DECUMPLIMIENTO instrumentadas en las mismas, las siguientes personas:

1) Las partes intervinientes en los respectivos actos escriturarios, sus sucesores a título singular o universal, apoderados y/orepresentantes legales o convencionales de las mismas.

2) Los PROFESIONALES habilitados para compulsar protocolos (escribanos, abogados, procuradores, ingenieros y agrimensores)en los casos en que justifiquen debidamente el interés legítimo que los asiste para la formulación del pedido.

3) Los ESCRIBANOS AUTORIZANTES de la respectiva escritura o pertenecientes al Registro Notarial en que fue autorizada,indicando el interés legítimo que los asiste para la formulación del pedido.

En todos los casos el pedido deberá ser realizado POR NOTA dirigida al Director del Archivo de Protoclos Notariales.

Tratándose de solicitudes REALIZADAS POR PARTICULARES, las mismas deberán contener:

a) Determinación exacta de los datos de la escritura cuyo testimonio o copia se solicita (día, mes, año, escribano autorizante,número de Registro Notarial).

b) Invocación del interés legítimo en virtud del cual se solicita.

c) Especificación del tipo legal del acto instrumentado (compra,venta, contrato social, etc.).

d) Causa o motivo por el cual se realiza el pedido.

e) Autorización a determinada persona a realizar el trámite, en cuyo caso la firma deberá ser certificada por escribano público.

f) Dicha solicitud deberá ser firmada por el interesado.

g) En los casos en que se invoque un interés legítimo que no surja del texto de la copia solicitada, el mismo deberá ser probado

mediante certificación extendida por escribano público, o acompañar copia debidamente autenticada de la documentación queacredite dicho interés.

h) Siendo el escribano certificante de extraña jurisdicción su firma deberá estar debidamente legalizada.

Tratándose de solicitudes formuladas por los profesionales a que se refiere el punto 2) (escribanos, abogados, procuradores,ingenieros y agrimensores) los mismos deberán justificar su interés legítimo mediante documentación original o copiadebidamente certificada, de la que surja dicho interés.

A tal efecto y a simple título ejemplificativo, sin que ello pueda considerarse limitativo o restrictivo de otras situaciones que endefinitiva corresponderá evaluar a la Dirección del Archivo de Protocolos Notariales, se entiende que existirá interés legítimo quejustifique la solicitud de copias simples en los siguientes casos:

a) Observaciones registrales que afecten o traben la inscripción de escrituras ya realizadas o a realizar.

b) Comprobaciones solicitadas por entidades administrativas, judiciales o crediticias.

c) Verificaciones relacionadas con el cumplimiento de obligaciones fiscales o impositivas.

d) Observaciones relacionadas con el cumplimiento de deberes profesionales, emanadas del Colegio de Escribanos, a través de laoficina de Inspección de Protocolos.

En los casos en que la simple copia sea solicitada por el escribano autorizante de la respectiva escritura, o por los escribanospertenecientes al registro notarial en la que la misma hubiera sido autorizada, bastará la sola invocación del interés legítimo, nosiendo necesaria la comprobación fehaciente del mismo. Se exceptúa de la presente reglamentación la expedición de copias deescrituras de testamento, la cual se regirá por lo que al efecto dispone el artículo décimo de la Ley convenio 19.016, y de otrasescrituras donde esté en juego el secreto profesional por razones de familia.

(Resolución del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, Acta Nº 2108 del 7 de febrero de 1979.)

Para la solicitud de copias simples por parte de escribanos de la Capital Federal, bastará con que completen el formulario que alefecto provee el Archivo de Protocolos Notariales, o en su defecto podrán presentar nota firmada que contenga los mismosrecaudos que el formulario.

Ante el cuestionamiento por parte de escribanos de extraña jurisdicción a los requisitos exigidos por el Archivo para la expediciónde copias simples, el Consejo Directivo, en sesión del 16 de diciembre de 1992, (Acta Nº 2.829) en su punto 3º resolvió que“...cuando el Escribano sea de extraña jurisdicción, su firma deberá ser legalizada por el Colegio respectivo. Se exceptúan de estadisposición los Colegios Notariales o Delegaciones que envíen al Archivo nómina de escribanos actualizada y reproducción facsimilarde sus firmas, y se comprometan a informar las altas y bajas que se produzcan y sanciones que se apliquen que impliquen lasuspensión o cese del ejercicio de la función notarial”.

Con respecto a la obligación de legalizar por el respectivo Colegio Público de Abogados la solicitud presentada por dichosprofesionales, la misma continúa vigente, si bien no se trata específicamente de una legalización de firma, sino de una constanciaexpedida por el citado organismo sobre la vigencia de la matrícula profesional.

El requisito de acreditar mediante constancia expedida por sus respectivos Colegios Profesionales la vigencia de matrícula,comprende también a los demás profesionales habilitados para solicitar copias simples (procuradores, ingenieros o agrimensores).

Se aclara que la obligación del Archivo de expedir copias simples se refiere exclusivamente al texto de las escrituras contenidas enel protocolo, no así a la documentación agregada a dichas escrituras. Por lo mismo, SÓLO SE EXPEDIRÁ COPIA DE LADOCUMENTACIÓN AGREGADA AL PROTOCOLO (certificados, actas, poderes, etc.) A PEDIDO DE ESCRIBANOS.

COPIAS CERTIFICADAS

Se puede solicitar la certificación de la autenticidad de la copia que expida el Archivo de Protocolos Notariales, por todas aquellaspersonas que justifiquen tanto el interés legítimo para requerirlas, como la necesidad de su certificación, en todos aquellos casosen que, por cualquiera de los motivos apuntados anteriormente, no se pueda expedir testimonio.

BÚSQUEDA POR ÍNDICES

       

Con el fin de brindar información en forma ágil, a quienes acrediten interés legítimo sobre la ubicación exacta de una escritura,especialmente en los actos que no se encuentran registrados, se ha incorporado un servicio de búsqueda de escrituras poríndices en los tomos de protocolos.

FORMA DE SALVAR LAS ENMIENDAS EN LAS SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN

Cuando una solicitud es presentada al Archivo, y la misma es rechazada por algún defecto subsanable, no se aceptará ningúnagregado en el texto que resulte notoriamente extraño al pedido, y cuya autoría resulte dudosa. Por tanto, dicho agregado seráconsiderado como inexistente.

La forma correcta de efectuar la subsanación para que la misma tenga validez y eficacia, es consignando en nuevo texto a) lugary fecha, b) contenido de la subsanación, c) firma del requirente.

TRÁMITES POR ORDEN JUDICIAL

EXPEDICIÓN DE TESTIMONIOS POR REQUERIMIENTO JUDICIAL

Como se dijera anteriormente, el oficio deberá contener como datos mínimos indispensables LA FECHA EXACTA DE LAESCRITURA Y EL NOMBRE DEL ESCRIBANO AUTORIZANTE O DEL NÚMERO DE SU REGISTRO NOTARIAL. Es conveniente, parafacilitar la individualización del instrumento, consignar la totalidad de los datos requeridos en el punto 1) del Capítulo A de lareglamentación y cualquier otro que pueda revestir interés (nombre de las partes, ubicación del inmueble). El director del Archivoestá facultado para analizar en cada caso la posibilidad de completar los datos, para que el solicitante pueda cubrir el formulario enla forma que corresponda.

El Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, en sesión del 22/12/93 (Acta Nº 2.287) al respecto resolvió:

“Visto: Que el Archivo de Protocolos Notariales, cuya regencia ejerce este Colegio de Escribanos de la Capital Federal, debeexpedir a requerimiento de autoridades judiciales gran cantidad de testimonios de escrituras contenidas en los protocolos cuyaguarda tiene asignada.

Y Considerando: Que en ocasiones los señores jueces requieren dicha expedición sin aclarar para qué parte debe expedirse oconsignando se expida primero, segundo o ulterior testimonio, o no indican orden alguno.

Que la circunstancia de no observarse el orden de expedición de los testimonios conforme las disposiciones del Código Civil (arts.1.006, 1.007 y concordantes) ocasiona, con bastante asiduidad, inconvenientes para la inscripción de los mismos en el Registrode la Propiedad Inmueble.

Que la expedición de segundo o ulterior testimonio para una de las partes del acto o contrato ocasiona la anulación de los que sehubieren expedido con anterioridad para la misma parte.

Que es necesario establecer un procedimiento uniforme a fin de evitar la aplicación de criterios disímiles en casos similares.

Por ello

El Consejo Directivo del Colegio de Escribanos Resuelve:

1.-Toda vez que el Archivo de Protocolos sea requerido por autoridad judicial para expedir testimonio de escrituras contenidas enprotocolos cuya guarda tiene a su cargo, sin determinar para cuál de las partes del acto debe expedirse, y determinando enforma errónea o no estableciendo el orden de dicho testimonio (primero o ulterior), el Archivo de Protocolos Notarialesprocederá a expedir el mismo para el que resultare según la escritura de que se trate, titular de dominio (comprador, donatario,etc.) o del derecho real (acreedor hipotecario, etc.) estableciendo que es primero, segundo o ulterior testimonio según los queya hubieran sido expedidos para la misma parte, de conformidad con las notas marginales que existieren.

2) En la nota de remisión del testimonio al Juzgado, se dejará constancia: a) Que en razón de no haberse aclarado en el oficiopara cuál de las partes debía expedirse el testimonio el mismo se ha expedido para .......y b) Que seexpidió...(segundo,tercero,etc.) testimonio y no ....como fuera solicitado, por cuanto de acuerdo a las constancias obrantes enel protocolo respectivo ya fuero expedidos...(uno,dos o ...) testimonios para la misma parte.                

Toda la documentación e informes requeridos al Archivo de Protocolos por oficios judiciales, ya sean estos firmados por los

señores jueces, Secretarios o letrados patrocinantes, SE REMITIRÁN DIRECTAMENTE A LA SECRETARÍA ACTUANTE. En NINGÚNCASO podrán ser entregados a profesionales o particulares, AUNQUE RESULTE DEL OFICIO QUE SE ENCUENTRANAUTORIZADOS PARA RETIRARLOS, o así constare en la transcripción de la resolución que los ordena (Resolución ConsejoDirectivo del Colegio de Escribanos del 20/9/89, Acta Nº 2.653).       

PERICIAS

Para la realización de pericias, los peritos deberán concurrir a la sede del Archivo de Protocolos Notariales, de lunes a viernes, enel horario de 9 a 14, munidos del oficio donde se transcriba el auto que ordena el pedido correspondiente, y que lo autoriza arealizar la misma, la que se deberá llevar a cabo dentro del mencionado horario.

La cantidad de tomos existentes en los Juzgados, algunos con varios años de permanencia en los mismos, motivó unapresentación del Colegio de Escribanos de la Capital Federal. Dicha presentación resultó en dos Acordadas de Cámaras, las delfuero Criminal y Correccional de fecha 9 de agosto de 1990, y las del fuero Civil (Acordada Nº 863 Tomo XXVII, Folio 100) defecha 11 de setiembre del mismo año, ambas con las mismas conclusiones y prácticamente los mismos fundamentos, que resultainteresante conocer. Transcribiremos la correspondiente al fuero Criminal y Correccional:

“Reunido el Tribunal en Acuerdo General celebrado en el día de la fecha.

Y VISTOS:

La presentación del Colegio de Escribanos de la Capital Federal hace saber que se encuentran fuera del Archivo, y por lo tanto,de su control, la cantidad de 109 tomos de protocolos, algunos con varios años de permanencia en los Juzgados requirentes.

Y CONSIDERANDO:

Que la Ley 19.016 y el Decreto 2.914, ambos del año 1971, establecen claramente las pautas que deben ser cumplidas para lacustodia y consulta de tales registros. El Decreto citado, en su artículo 10, ordena que los protocolos archivados, solamentepodrán ser consultados por las personas que, en enumeración restrictiva, establece, agregándose en el artículo 11, que nopodrán ser retirados del local del archivo, sino por casos fortuitos o de fuerza mayor, por orden judicial o por disposición delConsejo Directivo del propio Colegio.

Que por lo tanto, sólo a título excepcional y por un breve período de tiempo, resulta autorizado el egreso de los protocolos,pues el Colegio citado ha asumido la responsabilidad por la guarda y custodia de los Registros Notariales.

Que, en la mayoría de los casos, el retiro de los protocolos obedece a la necesidad de efectuar pericias caligráficas ordenadas, sinque exista razón que impida efectuar tal diligencia en la sede misma del Archivo. El Colegio ha puesto a disposición de los peritosun gabinete especial, lo que permitirá cumplir correctamente su labor sin que los documentos deban ser expuestos a los riesgosinherentes a su egreso, pues el depósito, además de tener controles de seguridad, se encuentra permanentemente refrigeradopara permitir su conservación en condiciones óptimas.

Por las razones expuestas y las disposiciones legales citadas, el Tribunal

   

RESUELVE:

    1) Las tareas periciales que requieran la consulta de documentos guardados en el Archivo del Colegio de Escribanos de laCapital Federal, deberán ser cumplidas sin desplazamientos de los protocolos archivados fuera de su sede.

    2) Cuando el documento archivado deba necesariamente ser exhibido o consultado en sede judicial, por excepción podrárequerirse al Colegio de Escribanos la remisión del protocolo señalándose, en auto fundado, el plazo pertinente.

    3) Los protocolos que actualmente se encuentran en sede judicial del fuero Criminal y Correccional afectados a actuacionesprocesales o tareas periciales ya cumplidas, deben ser prontamente devueltos al Archivo del Colegio de Escribanos. En cuanto alas diligencias aún pendientes, deberán ser urgidas para facilitar el reintegro de los documentos a su lugar de archivo.

BENEFICIO DE LITIGAR SIN GASTOS

Algunas veces en el oficio en que se ordena la expedición de testimonios u otra documentación consta que el actor ha obtenidoel beneficio de lit igar sin gastos.

Al respecto cabe señalarse que de acuerdo con los términos del convenio suscripto entre el Colegio de Escribanos y el PoderEjecutivo Nacional en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 19.016, están exentas de toda tasa las anotaciones y constanciasordenadas judicialmente, como asimismo, no corresponde arancelar las respuestas a pedidos de informes que el Colegio debaevacuar a requerimiento de oficio librado judicialmente (art.9). Pero dicha norma señala, finalmente, que esta exención noalcanza a otros servicios.

Por ello, la parte que actúe con el BENEFICIO DE LITIGAR SIN GASTOS estará exenta del pago de costas y gastos judiciales,PERO NO DE LA OBLIGACIÓN DE ABONAR ARANCELES SOBRE LOS CUALES NO EXISTA EXENCIÓN EXPRESA, por lo cual deberáefectuar el pago previo a la expedición de los testimonios requeridos.

El Decreto 283/89, en su artículo 4º señala que “Las exenciones determinadas por el art.9º del convenio aprobado por elDecreto 2.914/71 mantienen su vigencia. En los casos expresamente exceptuados por leyes nacionales, DEBERÁ CONSTAR LANORMA LEGAL EN EL REQUERIMIENTO CORRESPONDIENTE”.

OTROS TRÁMITES ANTE EL ARCHIVO DE

PROTOCOLOS NOTARIALES

a) Las NOTAS MARGINALES

Los escribanos autorizantes de las escrituras que se encuentren en guardia y custodia del Colegio de Escribanos podrán solicitar lainserción de notas marginales en las mismas. Dicho pedido deberá formularse por escrito, y consignando el texto de la nota cuyainserción se requiere.

El pedido podrá referirse a asentar marginalmente la constancia del otorgamiento de alguna escritura aclaratoria ocomplementaria, o bien solicitar que directamente se consigne algún dato adicional en la escritura matriz.

El escribano que en tal sentido deba rectificar o completar algunos datos que conoce por ciencia propia, podrá optar porextender una escritura realizada sin compareciente, según lo resuelto por el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos en sesióndel 1º de abril de 1992 (Acta Nº 2.789) y solicitar se asiente marginalmente su otorgamiento, o bien requerir directamente queel dato a rectificar se asiente en el Archivo de Protocolos.

En todos los casos la nota correspondiente será asentada por el funcionario del Archivo de Protocolos, siempre y cuando endicha nota no se varíe ni altere la voluntad jurídica de las partes.

Asimismo, cualquier escribano podrá solicitar que se asiente una nota marginal en una escritura otorgada por otro escribano,cuando haya otorgado alguna escritura en la que se modifique o altere el contenido de la primera.

Así, por ejemplo, la escritura de recibo en el caso de un precio aplazado sin constitución de hipoteca, la revocación de poderes,cualquier complementaria, aclaratoria o rectificatoria que haya otorgado. En este caso el escribano no podrá pedir que se asientela rectificación directamente por nota por tratarse de escritura que no otorgó oportunamente, y sólo podrá solicitar se anotemarginalmente el otorgamiento de cualquier escritura pasada ante él, que de algún modo modifique o complete datoscontenidos en la escritura otorgada por otro escribano.

Los oficios judiciales que soliciten la inserción de notas marginales deberán ser firmados por el Juez o Secretario, no pudiendo sersuscriptos por letrado.

b) El AGREGADO O DESGLOSE DE DOCUMENTACIÓN OBRANTE EN TOMOS ARCHIVADOS

El Escribano autorizante de la escritura, o cualquiera de los escribanos actuantes en el Registro del mismo (adscriptos o interinos)podrán solicitar el agregado de documentación a un tomo encuadernado existente en el Archivo.

También podrá solicitar el desglose de documentación, la que será practicada SIEMPRE Y CUANDO el escribano no hayamencionado en la escritura que agrega al protocolo la documentación cuyo desglose se solicita.

REGLAMENTACIÓN DEL ÁREA DOCUMENTACIÓN INCAUTADA

Cuando se produce la suspensión o destitución de un Escribano titular de Registro, o el Registro queda vacante por muerte orenuncia de su titular, no existiendo adscriptos, los protocolos encuadernados correspondientes son ingresados al Archivo deProtocolos, aun con anterioridad a su fecha de ingreso reglamentaria. Los que en iguales condiciones se encuentran sinencuadernar, son mandados a encuadernar por el Archivo de Protocolos y una vez cumplido dicho requisito, son ingresados alArchivo.

Pero existe una cantidad de protocolos correspondientes a escribanos suspendidos o destituidos, que permanecen en el Área deDocumentación Incautada.

Al efecto, el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos aprobó el siguiente Reglamento:

VISTO.

La actual organización del área y la necesidad de dar cabal cumplimiento a las obligaciones impuestas por los artículos 33 y 34 delDecreto Nº 26.655/51 reglamentario de la Ley 12.990, reguladora de la función notarial, y

CONSIDERANDO.

Que debe a tales efectos, reestructurarse la misma,

POR ELLO

El Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, reunido con el quorum reglamentario y en uso de las facultades que le confiere laLey 12.990

                   

RESUELVE

1) Reglamentar el área documentación incautada, la que quedará desvinculada del Departamento de Inspección de Protocolos, ypasará a depender directamente del Consejo Directivo, con la siguiente normativa.

Art.1º) Estará a cargo de dicha área la guarda y custodia de toda la documentación notarial que se encuentre depositada en elColegio de Escribanos, originada en inventarios e incautaciones vinculados con el trámite de expedientes radicados en elDepartamento de Inspección de Protocolos, Departamento de Sumarios u órdenes judiciales y resoluciones del Consejo Directivo.

Art.2º) Una vez ingresada la documentación referida, sólo permanecerá en el Área la correspondiente a los escribanossuspendidos y destituidos, así determinados por el Consejo Directivo y lo requerido por orden judicial.

Art.3º) Cuando corresponda el Área Documentación Incautada, a través de su responsable, asentará las actas de cierre einutilizará los folios en blanco, en caso que se requieran tales diligencias.

Art.4ª) Todos los protocolos y documentación encuadernados deberán ser remitidos al Archivo de Protocolos Notariales,cualquiera fuera el año calendario.

Art.5ª) Todos los protocolos y demás documentación que requiera de encuadernación serán remitidos al encuadernador enforma directa, para luego cumplimentar lo dispuesto en el artículo 4º, con excepción de la documentación depositada por ordenjudicial.

Art.6º) El responsable del Área deberá efectuar la evaluación previa para confeccionar y preparar testimonios de escrituras ydemás documentación que correspondiere.

Art.7º) El mismo responsable es quien firmará dichos testimonios, oficios judiciales, copias certificadas, copias simples, informes ycualquier otro que pudiere corresponder.

Art.8º) La normativa a aplicar en todos los casos ES LA MISMA VIGENTE PARA EL ARCHIVO DE PROTOCOLOS NOTARIALES, y/ocualquier otra que expresamente determine el Consejo Directivo.

Art.9º) LA MESA DE ENTRADA Y LOS ARANCELES A APLICAR serán los mismos del mencionado Archivo.

Art.10ª) LAS ENTREGAS DE LOS TESTIMONIOS y la documentación solicitada al Área, serán efectuadas A TRAVÉS DE LAMISMA.

Art.11º) El responsable del Área Documentación Incautada deberá llevar el control de los protocolos y de la demásdocumentación, intervendrá en el trámite de su restitución, llevará estadísticas y producirá informes mensuales al ConsejoDirectivo.

II) De forma (Resolución Nº 34/98. Sesión del Consejo Directivo del 22/1/98, Acta Nº 3.101).

NORMAS PARA LA ENTREGA DE PROTOCOLOS AL ARCHIVO

El Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, en sesión del 28/8/96, Acta Nº 3.028 resolvió:

1º) Disponer anualmente por resolución del Consejo Directivo las fechas dentro de las cuales los escribanos de Registro deberánhacer entrega en el Archivo de Protocolos Notariales de los tomos encuadernados correspondientes al año de que se trate, ycomunicarlo por circular a todo el notariado.

2º) Transcurrido dicho término se efectuará un relevamiento determinando los escribanos que no han cumplido con talobligación. En tal supuesto la Dirección del Archivo de Protocolos Notariales intimará al escribano moroso para que, en elperentorio plazo de noventa días corridos proceda a la entrega de los tomos respectivos. Vencido dicho término, sin perjuicio dela instrucción de actuaciones sumariales, el Colegio de Escribanos podrá proceder, a costa del escribano, a la inmediataincautación de los tomos respectivos para su depósito en el Archivo de Protocolos Notariales.

3ª) Para el caso que exista protocolo sin encuadernar se procederá en la misma forma que la prevista en el artículo precedente,y vencido dicho plazo, podrá procederse a la incautación del mismo, y mandar a ejecutar dicha tarea por cuenta y orden delnotario de que se trate.

4º) Los gastos que se devenguen, tanto por el traslado como por la encuadernación del protocolo, deberán ser abonados por elescribano titular del Registro Notarial al que corresponda en la Tesorería del Colegio dentro del quinto día en que se le notifiqueel importe pertinente.

5º) y 6º) De forma (Resolución Nº 407/96).

NORMAS PARA LA ENCUADERNACIÓN DE PROTOCOLOS

El Código Civil sólo dice al respecto en su artículo 998: Las escrituras públicas deben ser hechas en el libro de registros, queestará numerado, rubricado o sellado, según las leyes en vigor. Las escrituras que no están en el protocolo no tienen valoralguno.

La ley 1.893 de Organización de Tribunales , que data del año 1886, en su título XIII - del Registro y Escrituras- dice:

Artículo 189: “El Escribano formará el registro con la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año,haciendo uno o más tomos foliados».

Artículo 192: “Cada registro comprenderá las escrituras matrices de un año, contando desde el 1º de enero hasta el 31 dediciembre inclusive”.

Artículo 196: “Los escribanos conservarán encarpetadas las escrituras matrices hasta que se encuaderne el Registro”.

ENCUADERNACIÓN:

“Todo tomo encuadernado de protocolo deberá tener como máximo 15 a 20 cm. de espesor, debiendo el archivero devolvertodo aquel que no estuviese en las condiciones mencionadas“ (Acordada de las Cámaras Civiles del 24/10/1889).

El artículo octavo del contrato suscripto por el Colegio de Escribanos con el concesionario del taller de encuadernación quefunciona en la sede del Archivo de Protocolos establece que: ...”el tomo no excederá de doce centímetros de espesor incluidastapas, pero es condición que no se interrumpa en un tomo la última escritura”.

Ante la verificación por parte del personal del Archivo de Protocolos de una declinación en cuanto a la calidad de laencuadernación de los tomos que se entregan en la actualidad, lo que provoca un permanente deterioro por la necesariamanipulación cotidiana de los tomos, el Consejo Directivo, en Circular 2.758 del 2 de setiembre de 1992, publicó las

especificaciones técnicas para la correcta encuadernación de protocolos.

Aun cuando las mismas están más dirigidas a los encuadernadores que a los usuarios, resulta interesante su lectura:

1º) Deberán retirarse todos los ganchos y alfileres adosados a los folios, y se recortará la documentación agregada a la medidaque da el patrón folio.

2º) Se agregará una hoja en blanco con una tira de bramante al principio y al final de cada tomo.

3º) La costura de los tomos se hará a diente de perro, con hilo de nylon en ocho perforaciones por hoja.

4º) Sobre el tomo, al coserlo, se colocarán tres cintas de hilera.

5º) Las guardas que se colocarán al principio y al final de cada tomo serán: una carátula doble de cartulina pegada con una tira, oun papel blanco y luego terminadas con papel peine o marmolado de color, y una segunda tira de refuerzo en la parte de afueradel lomo.

6º) El lomo irá unido a las tapas con bramante o lienzo fuerte, con un enlomado previo de tres cartones Nº 20, pegados entre sí,y con tres tiras de refuerzo sobre el lomo de cada libro.

7º) El borde superior e inferior del tomo se cubrirá con cinta capitel.

8º) Las tapas de confeccionarán con cartón Nº 4 y con cartón Nº 20, para su pegado al cuerpo del libro.

9º) El forro de cobertura de cada protocolo será de cuerina blanca.

“Cada registro y cada tomo de registro llevará un índice que expresará respecto a cada instrumento el nombre de los otorgantes,la fecha del otorgamiento, el objeto de acto o contrato y el folio de registro» (art.19) (índices parciales).

El índice general debe contener los mismos datos respecto a la totalidad de las escrituras otorgadas en el Registro durante el añocalendario.

Está permitido agregar fotocopia del índice general en CADA UNO DE LOS TOMOS (resoluciones del Consejo Directivo del Colegiode Escribanos).

Los protocolos deberán quedar encuadernados antes del 31 de diciembre del año siguiente. Según resolución del ConsejoDirectivo del 19/5/78, no pueden encuadernarse dos años juntos, salvo que el mismo Consejo Directivo expresamente autoricela excepción.

En el lomo del tomo, entre cada rótulo, debe llevar la fecha de la última escritura contenida en el mismo.

Respecto al tema de la encuadernación, es de hacer notar que una de las tareas más arduas y silenciosas que desarrolla elColegio de Escribanos en el cumplimiento de su deber de guardia y custodia de los protocolos que asumió al tomar la regencia delArchivo de Protocolos, es el de la reparación de los tomos ingresados al archivo que, por su edad, o por la mala calidad de laencuadernación, deben ser reencuadernados o reparados.

Uno de los problemas más comunes es la rotura de las correas (en muchos casos se utiliza material de descarte) y eldesprendimiento de los rótulos (los mismos se pegan directamente sobre la cuerina de la encuadernación -la que no ofreceadherencia suficiente para que el pegado de los rótulos sea permanente-, y no sobre una ventana a la tela como se deberíahacer).

En otros casos la vetustez de la encuadernación, o el excesivo grosor de los tomos (a veces de más de 30 centímetros) haceque los mismos sean extremadamente frágiles, y al manipularlos para su consulta, se rompen los hilos de costura y el tomo sedeshace total o parcialmente.

Esos tomos son reencuadernados por el Colegio de Escribanos, el que también asume el costo de dicho trámite. Actualmente elColegio paga por cada tomo reencuadernado la cantidad de ciento cincuenta pesos. En el caso de los tomos de espesorexcesivo, los mismos son reencuadernados en dos tomos (en cuyo caso también se duplica el costo).

La situación hoy es que se deterioran y rompen más tomos de los que es posible reparar o reencuadernar.

Hemos traído el tema a colación, por cuanto esta tarea es ignorada por casi la totalidad de la comunidad vinculada, y pormuchísimos usuarios, aun frecuentes, del Archivo.

Es imprescindible que todos conozcan el aporte invalorable que realiza el Colegio de Escribanos (económico y humano) parapreservar un patrimonio que contiene en sus páginas la historia misma del país.