Valoracion y seleccion en un sistema archivistico

ELENA RIVAS PALA Directora del Archivo Municipal de Zaragoza

RESUMEN Las tecnicas para la valoraci6n, sus instrumentos, su practica y sus consecuencias, especial mente la destrucci6n de documentaci6n a traves del expurgo, son fundamentales para una correcta practica archivfstica en la actualidad y para asegurar la conservaci6n del patrimonio documental. EI texto hace un recorr ido por los conceptos, beneficios , ten­dencias, criterios y principios de la valoraci6n , adernas de establecer su importancia y su relacion con otros procesos. Finalmente, se analizan los sistemas de valoracion, su metodologfa y la aplicaci6n practica de los acuerdos.

PALABRAS CLAVE Valoraci6n . Selecci6n. Expurgo. Evaluaci6n . Calendarios de conservaci6n . Eliminaci6n

ABSTRACT The appraisal techniques, its tools, practice and consequencies, specially coricerninq record destruction through wee­ding, are basic in the nowadays archival praxis and in order to ensure the documentary heritage preservation. This article will stud y the concepts, benefits, tendencies , cr iteria and principles of appraisal, as well as establishing its importance and relating it to other processes. Finally, the appraisal systems, their methodology and the practical imple­mentation of agreements will be analyzed.

KEYWORDS Appraisal. Selection. Weeding. Assessment .Preservation calendar. Destruction .

1. ALGUNOS CONCEPTOS "Fase del tra tamiento archivistico qu e consiste en analiza r y determinar los va lores prim arios y secunda rios

• IDENTIFICACION: de las series documentales, fijando los plazos de transfe­Conocimiento exacto de las se ries documentales rencia, acceso y conservacion 0 eliminacion total 0 par­

que produce un orga nism o y sus cara cteris ticas cial" 2

"Fase del tratam iento archivfstico que consiste en la • SERlE DOCUMENTAL: investigaci6n y sis tematizaci6n de las catego rias adminis­ Conjunto de d ocumentos 0 expedien tes producidos trativas y ar chivfsticas en que se sus tenta la estru ctu ra de por un organi smo en el desarrollo de una funcion 0 activi­un fondo'" dad regulada por una m isma norma de procedi miento

• VALORACION DOCUMENTAL: • SELECCION: Estudio y analisis de las caracterfsticas h istoricas, "Proceso de tip o practice, que sigue las directrices

adminis tra tivas, juridicas, fiscales e informativas de la de la va loraci6n, que diferenci a las series a conservar de do cumentaci6 n aquellas que deben elimina rse" 3

. Oiccionario de terminologia archivfst ica. Madrid : Direccion de Archivos Estatales, 1993 ' Idem 3 La Torre Merino 2000

Legajos · W 10 2007 (pp. 51-68) A.M.P Priego de Cordoba 51

o

• ELIMIN ACION 0 EXPURGO: Destrucci6n fisica de unidad es 0 series documenta­

les por el 6rgano resp on sable del archive u oficina publica en qu e se encuen tre n, emp leando cualquier metoda qu e garan tice la imposibilidad de re cons tru cci6n de los mis­mos y su posteri or utili zaci6n. (R.D.1164/ 2002)

• DESTRUCCION : Proceso de elimi nar 0 borr ar d ocumentos m as alla

de cualquier posibl e reconstruccion"

• DISPOSICION: Con jun to de pr ocesos de d ecisiones aso ciados a la

implantaci6n de la retenci on, dest ruc ci6n 0 transferenc ia de docum entos; d ocumentados por las au tor idades de disposici6n 0 en otros instrumentos"

2. PARA QUE SIRVE LA VALORACION: BENE­FICIOS

• Dism inuci6n de la m asa documen tal • Mejora del estado de conservaci6n • Reducc i6n de los cos tes de conservaci6n (dep6si­tos, m edid as de preven ci6n y conservaci6n ...) • Aumento de la eficacia adrninistrati va • Mayor facilidad de recuperaci6n de la inforrna ­cion • Me no r discrecionalidad (acceso, selecci6n y transferen cias) • Asegura la conservaci6n de los d ocumentos rea l­mente ese nciales • Delimita en qu e m omento de su vida pueden los documentos se r cansulta dos y por quien y como, contribuyendo asf a la defensa de los derechos d e acceso y de la p rotecci6n de datos • Mayor control de la gesti6n: Pe rmite una pl ani­ficaci6 n m as detall ada de las transferencias, de los program as de reprod ucci6n de documentos, inclu­so de los ins tru men tos de descripci6n necesarios (en fun cion del expurgo previsto)

3. TENDENCIAS

Si h acemos un breve repaso de las tendencias sobre valoraci6n qu e exis ten 0 han exis tido en la archivfstica in ­

:, ISO 15489-1 2001 ' Idem

tern acion al" se observa qu e la p reocupaci6n por la valo­raei 6n y especialme nte por la destrucci6n de documentos proviene del sig lo XIX:

En Alem ani a, uno de los primeros pafses en preocu­parse de la valoraci6n, se ha puest o el acen to en la con­se rvaci6n a largo pl azo y el in teres hist6rico y pat rimo­ (

nial. La importancia del organism o pr oductor, el uso de los d ocumentos y la necesidad de dar testimoni o d e todas f las actividades del conju nt o de la soc iedad (aproximacion r social) son los intereses qu e h an regido la va loraci6n en F es te pafs. I.

In glaterr a, siempre segun Cou ture, ha trabajad o bajo II el concep to "va lorar p ara elimina r", desd e la 6p tica de la adm inistraci6n y no de la con servacion del p atrim onio, d dejando la decisi6n en manos del ges tor casi exclusiva­ iI m ente. En los afios 50 del siglo XX el Corni te Grigg ela bo­ n 1'6 un sis tema de va loraci6n en d os fases: en una p rim era eta pa (a los 5 al10S) se realiza una prim era va loraci6n ex­cJusivamen te desde el punto de vista admi nistra tivo, en tc la que se eliminan en tre el50 y el 70 %de los documentos. d. 25 afios despues se procede a juzgar, so bre ]0 qu e resta, X el va lor hist6rico y testimoni al. Este sis tema fue , como es CE

logi co, un fracaso completo. Cl

En Estados Un idos la preocupaci6n desd e los afios se 40 (Broo ks) es la de tener claros los cri terios. She llemberg si de fine, como sabemos, los con cep tos de va lor primari o y ai valor secundarios que seguimos utilizando. Boles y Young pc en 1985 hacen una smtesis articu lan do un conjun to de cri­ Pc terios en tres m6dulos: el valor informati ve, los castes de d e conservaci6n y las consecuenc ias de las decisiones. de

Es en Cana da donde en los afios 90 aparece la teoria co d e la m acrovaloraci6n desarrollada por Cook, qu e apor­ ta ta una vision ren ovad a d ando importancia al org anismo la crea dor, como h abian indicado los alemanes, pero desde lao una per specti va m as amplia, la del contexto de crea ci6n es de los documentos. La arch ivfstica integr ada de la escue la au de Quebec otorga un importantfsimo pape l a la vale ra ­ C ci6n, que se conviert e en el eje del sistema. he

La m acrovalor acion oto rga toda la resp on sabilidad a los arch iveros, no solo de va lora r, sino de "cons tru ir" la 4. historia a traves de 10 qu e conser van, les da un a respo n ­ C sabiJidad social: "cuando evalu an do cu men tos, (los archi­ D veros) estan nada m enos qu e dando forma al fu tu ro de EI

4,]

' C, Cal ' Ve

6 Couture, Carol: "La tuncion valoraci6n en la archivistica conternporanea: una sinergia entre varias consideraciones compl ementarias". En Tabula: Revista , A( de Archivos de Castilla y Leon, n° 6, 2003, pags.23-49 20,

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nuestro patrimonio docum ental:" . Ademas, no cons ide ra qu e el concepto de valoraci6n incluya los documentos como pruebas (valor probatorio), solamen te 10 considera de sd e el punta de vista de la m emoria. Por otro lado, la macrovaloraci6n ofrece un punto de vista m as amplio del que se tenia hasta el memento, en el sentido d e que va de 10 general a 10 particular, desde un enfoque social. El foco es el contexto funcional en el que se crean los docu­IJlentos, no los propios documentos en si. A ello se llega por un analisis de la organizaci6n, de sus funci ones y de las intera cciones de esta con la socieda d . Se parte de las funciones para llegar a los documentos.

Los archiv eros australiano s tam bien han contribui­do, especialme nte en 10qu e se refiere a aportar soluciones integrad as para la documentaci6n tradicional y la electr6­nica, as f como para la micro y macrovaloraci6n.

Por ultimo, Espana ha tenido poca tradici6n resp ec­to a la valoracion"aunque existe constancia do cumentada de autorizaciones para el expurgo desde finales del siglo XIX, incluso existfan comisiones a tal efecto. Todos cono­cemos tarnbien las autorizaci ones de destruccion de do­cumentos que se producen tra s la guerra civil. Pero no se puede hablar de una autentica politica de valoracion, si bien Matilla en los anos 50 y Cre sp o y Pescad or en los afios 70 plantean la cuesti6n . Los afios 80 estan marcados por la preocupaci6n por el boom documental: la Ley de Pat rimonio Historico Espa fiol del afio 1986 y la legisla­ci6n au ton6mica se ocupan de la valor acion, establecien­do como cauce las comisiones calificad ora s. Las [ornadas conv ocadas por el Ministerio de Cultura en 19919 marcan tamb ien un hito y ponen de manifiesto la im portancia que la valoracion empezaba a tener en la archivfstica espano­la. Las primeras comisiones calificadoras empieza n en esta epoca, com o la de Catalufia 0 la de Zaragoza (1990), aunque hasta el afio 2000 no se crea la Comi si6n Superior Calificadora de Documentos Administrativos de la que hablaba la Ley de Pat rimonio Historico.

4. NORMALIZACION Y VALORACION: RELA­CION CON OTROS PROCESOS. LA GESTION DE DOCUMENTOS. LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS. LA CAUDAD

4.1. Valoracion, seleccion y gestion de documentos:

La norma ISO 15489 dedica mucha atenci6n y con­cede mucha importanci a a la valoraci6n y a la disp osi­ci6n d e do cumentos (entendiendo esta ultima como la determinacion de la vida iitil de los documentos, tanto sus tr ansferencias como la eliminaci6n 0 conservaci6n de­fini tiva).

La ISO 15489-1, al hablar de con servaci6n y dispo­sici6n (8.3.7), indica qu e los sistemas de gesti6n de docu­m entos deben:

- aplicar decision es relativas a con servaci6n y di s­posici6n, deci sione s qu e deben poder ser tomadas en todas las fases, incluida la etapa de disefio de los sistemas - estas deci siones deben poder activarse au tomati­camente - deben quedar registradas a traves de las pistas de auditorias

Resp ecto a la determinacion de los plazos de censer­vacion, tr es son las bases de las decisiones que se tom an: el marco reglamentari o, las necesidades de ges ti6n y ren­dici6n de cuentas de la organi zaci6n y el riesgo qu e se corre con la destrucci6n de los documentos. La toma d e decisiones debe ser participada por la unidad encargada de la activid ad, el responsable de gestion de do cumentos y cualquier otra persona que se requiera.

Pero, Lcua l es el fin de estos procesos? Debemos con­seguir satisfacer las necesidades de gesti6n (presentes y futuras) del organismo productor, cumplir con los requi­sitos legales y tarnbien sa tisfacer las necesidades de las partes interesadas (presentes y futuras), 10 que incluye la administr acion, la justicia, los archives, los in vestigado res y la sociedad en general.

Segun la ISO, los documentos de conservaci6n pe r­m anen te son los que documentan las polfticas y acciones de la organizaci6n, su interacci6n con aquellos a qui enes prestan servi cios, los derech os y obligaciones de indivi­duos y organizaciones, la memoria de la organizaci6n (fines culturales, cientffi cos, hist6ricos) y en general las actividad es de interes,

Respecto a la reali zacion practica de los acue rdos, es decir, a la di sposicion, se debe garan tizar an tes de llevarla a cabo qu e el documento ya no es necesario, qu e no que­da nada pendiente (falta de trarnitacion ) y que no existe ningun litigio 0 investigacion que le afecte . Una vez de ci­

- Cook. Terry: "Macrovaloraci6n y analisls funcion al : la preeminencia de la interacci6n polhico- social sobre el gabierno". En Tabula: Revista de Archivos de Cast ilia y Leon, n? 6, 2003, pag. 88 ' Vease La Torre Merino 2000 , , Aetas de las Primeras Jornadas sabre metodologia para la ident ificaci6n y valorac ion de fondos documentales de las Adminis t raciones Publicae (Madrid , 20, 21 Y 22 de marzo de 1991). Madrid, Direcci6n de los Archivos Estata les, 1992

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dida, la destrucci6n ffsica debe contar siernpre con au tori­zacion, ev itar la de strucci6n de aquellos documentos que esten rel acionados con litigios 0 investigacion es, como ya se ha dicho; asimismo, debe realizar se asegura ndo la confidencialidad de la informacion y de strui r todas las copias.

Tarnbien insiste la norma (9.10) en qu e todos los pro­cesos (y por 10 tanto tarnbien los de di sp osici6n ) deben estar documentados, esp ecificando "de manera clara y sin ambiguedades", sus period os de conservaci6n y las acciones para su disp osici6n. Tambien se debe documen­ta r la ap licaci6n de las medidas.

La seg unda part e de la ISO profundiza en los aspec­tos que ya se habian enunciado en la primera, y resalta aspectos muy int eresantes, como este s:

- en los sis tem as de docurnentos electr6ni cos las decisiones deberian es tu d iarse en la fase de d isefio - A cualquier do cumento incorporado al sistema de ges tion de do cumentos se le debe as ignar un p lazo de conservaci6n "de manera que no que p a duda alguna acerca de por cuanto tiempo deberfa con ser varse" (4.2.4) - En la determinacion del pl azo de conservaci6n es tablece 5 fases , empezando por el marco legal 0

adminis tra tivo (requisitos legales sobre conserva­cion ), y continuando por los usos del documento fuera del sis tema, los vin culos de uni6n con otros sistemas 0 documentos en la misma organizaci6n, los usos de los documentos (incluyendo la evalua­ci6n de los riesgos aso ciados a su destrucci6n 0 la determinaci6n de que documentos son esenc iales), hasta llegar a la delimitaci6n de los plazos

Una cuestion muy int eresante y que se analiza cuan­do se detallan los p rocesos que integran la gesti6n de do­cumentos (4.3.6. Identificaci6n del tipo de d isp osicion), es la sig uien te: "Mu chos sistemas de ges ti6n de docurnen­tos, esp ecialmente los de documentos electronic os, ide nti­fican el tip o de disposici6n y el pl azo de conservaci6n del documento en el m omenta de su incorpor aci6n y registro . Este proceso puede vincularse a un a clasificacion basada en las activ idades y au tomatizarse como parte del disefio del sistem a" .

Las etapas que con tem pla la norma respecto a la va ­loracion y selecci6n son:

- identificaci6n de la act ividad que el documento a tes tigua, es decir, clasificarlo - Ubicaci6n de la serie en el calendario de con ser­vacion : al estar clasificado y p or 10 tanto unido a una ser ie, se aplicaran los acuerdos que sobre es ta se hayan tornado - Asignaci6n del pl azo (en funci6n de la serie a la que pertenece) - Regist ro del pl azo y dela fu tu ra acci6n de dispo­sicion (tra ns ferencia, expurgo .. .) en el sis tema de ges ti6n de documentos - Determinaci6n del pl azo de conserva ci6n de los metadatos de los documentos que han sido tr ans­feridos a un archive externo 0 qu e han sido exp ur ­gados

Resp ecto a la forma de llevar a cabo la destrucci6n, es muy im po rtante que los documentos pendientes de destrucci6n puedan ser iden tificaos de tal forma qu e se puedan destruir sisterna ticam en te cuando el pl azo de conservaci6n haya expirado. Antes de reali zar la destruc­cion debemos revisar los acuerdos teniendo en cuenta el h ist orial de uso de la dccurnentacion, verificar que no hay recursos n i litigios pendientes y qu e estan totalmen te tramitados y registrar las acciones de expurgo a traves de las p ist as d e auditorfa. Adernas se debe ase gurar la confi­dencialidad, incluso cuando la de strucci6n sea hecha por terceros en cuyo caso es conveniente que haya un certifi­cado de destrucci6n . Hay qu e prestar esp ecial atenci6n a 1a destrucci6n de los documentos electr6nicos, que se pued e hacer mediante la destrucci6n fisica de los sopor­tes 0 formateando estes, en cuyo caso hay qu e ase gurarse que la in formacion no pueda ser reconstruid a.

4.2. Valoracion, seleccion y documentos electr6nicos El a.nteproyecto de Ley de Administraci6n Electr6­ (

nica'" con tem pla en su articulo 27.3 la p osibilidad de des­truccion de los original es en pap er, pero solo en el caso de €

que exista copia autentica electr6n ica. N o hace nin guna otra mencion a la selecci6n ni a la va lora cion, aunque in­ '. dudabl emente cualquier sistem a que se p onga en marcha (

a p artir de la aprobaci6n de la Ley (que establece pl azos r fijos p ara su im plantaci6n) tendra que contemplar es tos ( aspectos.

En cualquier caso todo 10 especificado en la norma

I.

10 http ://www.060.es/servicios enlinealparticipacion ciudadanaiaccederProyecto-ides.do?accion-veroroyecto&id-25

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ISO 15489 es de aplicaci6n para sistem as de gesti 6n de documentos electroni cos, y fundamentalmente esta re­dactada pen sando en ellos.

Hay que prestar especial atencion al Mokeq", que dedica todo su cap itulo 5 a la conservacion, elim inaci6n y transferencias y a las funcionalidades que debe tener un sistema y a los requisitos qu e debe cumplir para garanti­za r una adecuada ge sti6n de transferencias y expurgos,

• por ejemplo:

- la posibilidad de revision de las decisiones antes de ejecu tar las acciones de transferencia 0 expurgo - la automatizaci6n : el sistema debe calcular los plazo s y avisar - la informaci6n sobre valoraci6n y selecci6n debe ser heredable en los diferentes niveles - posibilidad de modificar la clasificaci6n de los documentos manteniendo 0 revisando los plazos - posibilidad de realizar distintas transferencias a 10 largo del tiempo - asegurar la ilegibilidad de los soportes electroni­cos en el caso de documentos expur gad os - dejar constancia mediante las pistas de auditoria de las acciones de destrucci6n y transferencias

La relaci6n de la valoraci6n con el rest o de los proce­sos archivisticos es muy importante, y fundamental para que el sistem a funcione: la id entificaci6n de la s series, su clasificaci6n mediante una cod ificaci6n pe rrnitiran que la documentaci6n lleve unido, a ser posible desde el mo­m ento de su nacimiento (regi stro), las condiciones que van a regir su ciclo de vida: tran sferencias entre archivos del sistema, seleccion, y acceso . Esto es especialm ente importante en el caso de los documentos electronicos. La asignacion en el registro de una codificaci6n que impli­que su clasificacion como perteneciente a una serie docu­mental perrnitira tener controlados los documentos desde el primer h asta el ultimo momento

Por 10 tanto es conveniente que la s decisiones de valoraci6n va yan asociadas a los documentos desde su crea cion, para 10 cu al es necesario que se asocien en el m o­mento d e la incorporaci6n de los d ocumentos al sistema (regi stro + clasificacion)

La aprobaci6n de la nueva Ley de Adrninistra ci6n Electronica significa ra que tendremos qu e estar p repa­rados para realizar la valoraci6n y asociarla a los docu­

11 http ://www.cultura.mecd.es/archivos/o alpdf /more q.pdf

mentos de sd e su creaci 6n . Tenemos que tener creados y puestos en rnarcha los sistem as de val oraci6n

La identificaci6n y la valoraci6n deben estar presen­tes de sd e el principio de la ge sti6n documental: deb emos realizar una gesti6n integral de la documentacion , me­diante el disefio de procedimientos y flujo s documentales con la vista puesta en todo el proceso, incluyendo el ar­chivo definitive, la d estrucci6n y el acceso. En la practica tendremos que buscar en nuestra propia organiza ci6n Ia forma de introducir est os conceptos y valores, cons igu ien­do que el archive este p resente desde el p rimer momenta

La mayoria de los aspectos que se contemplan en la ISO y MoReq se vien en realizando en los archivos y or­ganismos que tienen sistemas de valoraci6n. Es decir, no es que d igan nada especialmente nuevo, pero consagran su importancia en el mundo de la gesti6n de documen­tos de la s organizaciones y especialmen te en la gestion de documentos electr6nicos . Todos los aspectos referidos a las condiciones en que d ebe realizarse la valoracion, a los controles que deben acompariar al exp urgo, al regist ro del mi smo, 0 a el analisis de las funciones y activ idades del organismo p roductor estan recogidas en la norma ISO, 10 cu al va a ten er una importancia extraordinaria en los proximos arios, especialm en te cuando la instauracion de la administraci6n electr6nica sea un hecho, impulsada por la nueva Ley. .

4.3. Valoracion, seleccion y normalizacion de la descrip­cion

La relacion de la valoraci6n y sus consecue ncias con el resto de los procesos es clara. Hernos hablado de la importancia de la clasificaci6n y la identificaci6n, pero tarnbien esta relacionada con la descripcion, pues la pro­pia ISAD contiene elementos en los que se registran estos aspectos:

En primer lugar, la denominacion de la serie docu­m ental (1.2), que ha de ser acorde con la establecida para la valoraci6n d e las series .

El eleme nto 3.1. A1cance y contenido, pues cuando estemos describiendo una serie sera el que desarrolle qu e tipo de documentos forman la serie. Podemos establecer asi un paralelismo entre el campo del formulario de va­loraci6n en el que se explica el trarnite y los documentos que contiene el expedien te con este elernen to 3.1. de la ISAD

Por supuesto el elemento 3.2. Valoracion, selecci6n

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y eliminaci6n, en el que deben ir indicados los acuerdos qu e sobre la conse rvaci6n de esa serie se hayan tornad o, y por 10 tant o ser heredados por todos los registro s que dependan de ella . Esto ind uye los plazos de cons erva­ci6n, las decision es sob re el muest reo, etc. .. Pero no solo se deben indicar los acuerdos, sino su realizacion, de tal maner a que en este punto queden refle jados los expurgos realmente rea liza dos y los muestreos consecue ntes .

3.3. Nuevos ingresos: los estu dios de va loraci6n nos in dicaran la prevision respecto a este aspectos

Las condiciones de acceso ha bran sido determ ina­das tarnbien por los acuerdos qu e a ese resp ecto se tomen a partir de la valoraci6n, al ig ual que las condiciones de reproducci6n (4.1.y 4.2.)

Por ultimo, todo 10 analizado en el formulario de va ­loracion sobre series relacion ad as, reca pitu lativas, an tece ­dentes y descen dentes se vera reflejado en el punto de la ISAD qu e especifica la relaci6n con otra document aci6n.

4.4. Valoracion, sel eccion y calidad" - Los sistemas de calidad nos obligan a docume ntar

todo 10 realizado, y p or tanto tambien el expurgo, muestreo, condiciones de acceso, cumplimiento .... Indudablemente entre los procesos del archivo se encontraran los relativos a va loraci6n y se lecci6n. El he cho de poner por escrito c6mo se debe realizar la va loracion y la se leccion implica en primer lugar un a sistematizaci6n, una reflexi6n en profundidad que nos p uede llevar a cuestionarnos nues tro sis ­tem a en cada una de sus fases, y tambien im plica que en el futuro quedara claro como se realizaron estos procesos. Adernas no s asegura que siempre se haga de la misma for ma indep endientemente de las personas encargadas de ello y da a la organiza ­ci6n una serie de seguridades. Los pasos a seguir se ran los mismos, los criterios tambien, asf como los formular ies u tilizados. Toda la organizaci6n p ue de conocer c6mo se h ace y adernas da un respaldo a la hora de po nerlo en practice, no es una "cosa" inventad a por el Archi­vo, es un procedimiento de calida d de la organiza ­cion .

5. PRINCIPIOS I3

- Valor pri m ario y valor secundario: Desde qu e en 1956 Schellemberg!" definio las nociones de va lor prima­rio y va lor secundario, estas han sido universalmente aceptadas p or la archivfstica.

- Valor prim ar io: corresponde al mo tivo por le cual se han creado los docurnent os. Normalmente esta asoc iado a los va lores administra tivo, fiscal, legal, cientffico y tecno16gico.

- Valor secundario: es un valor qu e apa rece posterior­mente, p or causas no relaciona da s con el motivo de creac ion d el documento . Se identi fica con el in teres par a la investigacion, informativo, historico, testimo­nial. La aparici6n de valores secundarios no im pli­ca necesariamente la desa paricion de los p rimar ios. Normalmente cuando un documento tien e valor se ­cundario este no desap arece con el tiempo, sino que perm anece, y por 10 tanto estos docume ntos se con­servaran en los archivos historicos y for rnaran parte de l patrim onio cultural

- El principio mas importante y mas diffcil de cumplir es el que la va loracion y su resultados (especialmente la seleccion) aseguren que los archivos testimonien el conjunto de las actividades de la sociedad. Lo cual es muy facil de decir pero muy diffcil de cumplir, 0 de saber si se esta cump liendo adecuadamente.

- Indudablement e tod a va loraci6n es subjetiva, es algo qu e va im plfcito en el p ropio termino, pero el siste­ma debe in ten tar asegurar la objetividad del jui cio dentro de su contemporaneidad, es decir, estamos inmersos en un momento historico y social del que n o p odemos desemb arazarn os. Siendo conscientes de ello, tambien el sistema debe intentar comprender el contex to temporal y espaciaJen el qu e se producen los doc u mentos

- Debe existir un equilibrio en tre 10 der ivad o del con ­texto de creac ion en el que se producen los docu­mentos y su utilizacion. Es decir, debemos tener en cuenta tanto el uso qu e se les da a los documentos como los aspectos que sobre su origen 0 contexto de creacio n, y no basarn os solarnente en uno de ellos, como ha ocurrido en de te rminados momentos. Por

12 Vease Hernandez. Olivera 2002 y Medrano Felices, Isabel y Rivas Pala, Elena: " Procedimientos e instru cc ic nes para la mejora de la valoracion de rond os documentales" TABULA: Revista de Archivos de Castilla y Leon. N. 6. Actas del III Coloquio Internacional de Cienc ias de la Docurnentacion y III Congreso de Arch ives de Cast illa y Leon . "EI refinado arte de la destrucci6n: la selecc lon de docume ntos". Salamanca: Asoc iacion de Archiveros de Castilla y Le6n , 2003 ,. 13 Estos principios sstan basados en 10 estab lecido por Carol Couture. Tabula, 2003

Sche llemberg, Theodore R. The app raisal of modern public records. Washington. 1956

r

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ejemplo, algunos defen sores de la macrovaloraci6n opinan que el uso de los d ocumentos no debe ser en abso lu to LID criteria a la hora de valorar, y sin em­bargo en otros m omentos pra cticamente so lo se ha tenido en cue nta el uso,

6.CRITERIOS

Los siguien tes criterios esta n extraidos de los es ta­blec idos p or el Min isterio de Cultura", la Generalitat de Ca talufia" y el Ayuntamiento de Zaragoza"

Como criterios generales de valoraci6n encontra­mo s:

• Se puede establecer una fecha de tal maner a que los do cumentos anteriores a ella no sean objeto de va loracion . La Comision Superior Calificad ora ha es tablecido el afio 1940, al igual qu e el Ayunta­miento de Zaragoza y la Comis ion catalana

• Los documentos de archivos qu e no es ten id entifi­cados y estudiados no pueden en trar en el sistema de valoracion

• La valoracion se realiza sobre documentos de ar ­chivo , no sobre do cum entos de apoyo informati­vo

• La valoracio n se realiza en las fases prev ias al in­

greso en los archivos hist6ricos

6.1. Criterios de transferencias: • Los plazos de transferencia desde el archivo de

oficin a al archivo cen tra l seran establecidos en fun­ci6n del uso que los organos ges tores hagan de la d ocumentacion, es decir, del va lor adm inis tra tivo que es ta m anten ga.

• Los pla zos de transferen cia entre el Archivo Cen ­tra l y el res to de los archivos seran establecidos en funci6n del uso de los documentos y de su conser­vaci6n permanente 0 su plaza de destruccion

• Se puede es table cer un plazo general de respo nsa ­bilidad de las oficinas productoras sobre la docu­mentacion, por ejem plo, 5 afios. Tambien se p ue­den es tablecer pl azos gene rales p ara la tran sferen­cia a otros archivos del sistema. Estos plazos sera n va lidos mie ntras la Cornision 0 el 6rg ano qu e deci­

da sabre la valoraci6n no estableza otro especifico para la serie.

6.2. Criterios de conservacion. El Ministerio de Cultura clasifica los criterios en

criteri os de procedencia, diplomatico, de contenido y de utilizaci6n.

- criterio de proced en cia: prim? los docum ent os y series procedentes de los 6rganos que ocupan una posici6n mas elevada en la jerarqufa y las que esten producidas en el ejercicio de funcion es propias y especificas. Tarnbien las que esten p roducidas p ar los 6rganos qu e rea licen el procedimi ento com­pleto, pudiendo eliminar aquellas series que solo reflejan una parte del procedimiento, en tanto en cua nto se cons erve la ser ie con la tramitaci6n com ­pl eta criteria d iplomatico: prim an los or iginales sobre las capias, que se cons ide ran susceptibles de elimi­na ci6n criteria de conteni do : p riman los que recogen in­formacion sus tancial pa ra recons truir la hi storia de un organo, acon tecirnien to, period o, territori o 0

personas. Tambien las que tengan informacion re­cogida de forma sintetica crit erio de util izacion: los que han sido objeto de dem anda frecu ente 0 se espera que 10 sea n. Los que tengan un estado de deterioro tal que ha ga im po ­sible su utilizaci6n a no justi fiqu e su res taura cion , Y tarnb ien las que no ten gan int eres pa ra la inves­tigacion oeste interes sea tan bajo que no justifiqu e el coste de conser vaci6n

Estos son los criter ios generales que se deb en tener en cuenta para dec id ir la conserv aci6 n, segun los cuales se deben conservar :

• Los d ocumentos can valor probatorio de derech os y obligaciones de las personas ffsicas a juridicas y que contengan datos necesarios para la proteccion de los derec hos de las persona s e insti tuciones

• Cuando n o hayan transcurrido los plazas qu e la legislacion vigente establece para su conservaci6n .

• Los documentos que reflejen el origen, la orga niza­cion y la evoluci6n de las funciones y es truc turas

'5 Criterios genera les para la valoraci6n de los documentos de la Adminlstrac l6n general del Estado htt p://wwwmcu. es/archivos/docs/ Metodoloql aComSup.pdf [consult a 28-2 -20071 ' 0 Ordre del cons eller de Cultura de 15 d 'octubre de 1992, per la qual s'aproven els crit eris generals d 'avaluacio I tri a de docum entaci6 I el mod el de proposta corresponent. (DOGC nurn, 1688, de 30. 12.1992) htt p·//cultura.gencat.netlarxius/cnatdn .htm [con sult a 28-2-2 0071 17 Resoluci6n de Alcaldia -Presidencia de 16 de enero de 2004: htt p://cmi sapp.avto-zaragoza.eslciud ad/us ic/archivo/ valora norm1 htm

Legajos • W 10 57

orga nicas de un organismo y c6mo actuaba e inter­pretab a la realidad social

• Los documentos emana dos de los 6rgano s d e go­bierno.

• Los registros, aetas y documentaci6n recapitulativa unica.

• Los documentos que contengan info rmaci6n signi­ficativ a sobre acontecimientos 0 hechos de impor­tanci a para la histor ia p olftica, econ6mi ca 0 social, o que conten gan datos signi ficativ os sobre perso­nas, acontecimientos y lu gares.

• Los documentos que contengan informacion d e tipo est ad fstico util para el estudio de la hi storia.

• Los documentos que permitan conocer los proce­sos de elabo raci6n de leyes y reglamentos

• Los documentos que pe rrnitan valorar el impacto 0

la eficacia de los programas 0 activida des del orga­nismo

• Los documentos que completan la informaci6n de otros fondos 0 series d ocumentales

6.3. Criterios de eliminacion: Son sus ceptibles de eliminaci6 n : • Los documentos origin ales que esten editad os. • Los documentos cuyos datos es ten contenidos en

otro tipo de documentacion (en registros, aetas u otros documentos recapitulativos) .

• Los que presenten un estad o de deterioro tal que h aga imposible su recuper aci6n .

• Las copias simples de documentos siempre que los orig in ales esten completos y localizados. Docu­mentaci6n duplicada.

• La documentaci6n de apoyo informativo que no tiene funcion administra tiva .

6.4. Criterios de acceso: - El primer criterio es aten erse a 10 est ablecido en la

legislaci6n vigente Se tendra en cuenta de forma especial si afectan a in timida d de las personas, a su hon or y a su propia imagen, a la defensa y segurida d del territor io y, en gene ral, cu alquier otra causa de restriccion del acceso de los ciudadanos a los documentos. Tambien se tendra en cuenta de forma especial los plazos m arcados por la normativa vige nte que pue­dan limitar el acceso a dete rrninados documentos El derecho al acceso no tiene porque ejercerse siern­pre sobre la tot alidad de una serie 0 de un expe­diente, sino que puede es tablecerse el acceso par­cial, 0 declar ar no consultable solamente parte de la d ocumentacion . Esto es espe cialrnente interesan­

te cua ndo hablamos de docu mentos electronicos.

7.SISTEMAS DE VALORACrON

7.1. Objetivo: Controlar el cido vita l de los documentos produ­

cidos por la adminis trac ion de que se trate , de sde el mo­mento de su creacion ha sta su desapari cion 0 conserva­cion definiti va . Todo ella p ara cumplir con la obliga cion que tiene la administraci6n (como p oseedora de patrimo­nio d ocumental y p or su propia organizaci6n)de reco ger, conse rva r, orga nizar y poner al serv icio de los ciudadanos y de la adrninis tracion la documentaci6n tanto generad a como recibida.

7.2. Objetivos concretos: • Con ocer la documentacion que genera el orga nis ­

mo: delimitar las series documentales • Establecer los va lores primarios y secun da rios de

es tas series a traves del estudio pormenorizado de los tipos

• Establ ecer los plazos de transferencias entre los di­ferentes ar chives del sistema

• D'elimitar los plazos de conservacion : elabo raci6n de tablas de evaluaci6n 0 calendarios de cons erv a­cion

• Delimitar en que momento de su vida pueden los documentos ser consultados por los ciudadanos, y bajo qu e circuns tancias y condicionamientos, siem­pre segun la legislaci6n vigente

7.3. Funciones: LCua les son las funcione s de un sistema de valora­

cion": En primer lu gar, el an alisis del orga no productor y

de la documentacion, y la identificacion, delimitaci6n y estudio de las series documentales. Puede ser qu e es tas tareas esten ya realiza das como parte de los tr ab ajos de ide ntificacion y clasificaci6n, pues como ya hemos visto la relacion en tre los di ferentes procesos es muy estrech a. De ser asi, simplernente se debera utilizar esta informaci6n. Pero en muchas ocasiones es te tip o de investigaci6n no se realiza de manera sistematica ha sta que no se realiza la valoracion de las series .

El eje del sistema es la asignaci6n de los valores qu e cada serie contiene. y de sus plazas.

A pa rtir de esta valoracion se defini ran los plazos de transferencia entre los difere ntes ar chives del sistema, los plaz os de selecci6n (si no son de conserva ci6n perma­nente), las condiciones del expurgo y del muestreo (si ha lugar ) y los plazos y caracterfsticas del acceso .

Legajos • W 10 58

Pero ademas de es tas, los sistemas de valor acion tie­ - el archivero 0 archiveros del sistema nen que cum plir otras funcion es:

• Elaborar todo tipo de in strucciones y recomenda­ciones para la reali zacion de estos trabajos y para asegurar la colaboracion de las unidad es admini s­trati vas

• Realizar el seg uimiento y control de la puesta en pr actice de los acuerdos adoptados

• Intervenir de sd e el m omenta de la con cepci6n de 4 , los circuitos y procedimientos

• Atender a las situ aciones especi ales por su ries go, urgencia u otras circunstancias extrao rdinarias

7.4. Elecci6n del sistema: El sistema elegido dep endera de las circuns tancias

particulares de cad a archivo u organizacion: de su tama­no, de la dep endencia orga nica, de su capacidad de trab ajo y de sus med ios, En tod o caso. es fundamental con tar con un res paldo legal 0 normative. Como di ce [ardim. "Sin esta dimension legal, el calendario de conserv aci6n no ob­tendra la legitimidad suficien te para su aplicaci6n" 18.

• COMIS10 NES CALIFICADORAS: Las Comisiones cal ificadoras pueden ser excIus ivas

para una or ganizaci6n (pe r ejemplo, p ar a una Diputa­cion, 0 un Ayuntamiento, 0 el gobierno de una Com uni ­d ad Autonoma) 0 Comision es su periores, que realizan la valoraci6n de la d ocumentaci6n de m as de un orga­nismo.

En cuanto a la composicion, variara mucho en fun­ci6n del ambito de actu aci6n de la comision de que se tra­tal pero 10 recomendable es que este formada 0 participa­da al m enos por :

- los p ropios resp onsables de la d ocumentaci6n (los ges tores)

- un tecnico (al men os) jurfdico-adrninistrati vo: en una organ izaci6n de tipo medic, suele ser el Secre ­tari o general

- un tecni co en asuntos econ6micos (interve ntor, te­sorero)

- un experto en h istoria contem po ranea - otros exp ertos, segun las necesidad es 0 la naturale­

za de los fondos: soci6logos, d em6grafos, ad minis ­trativistas . . .

- la represen taci6n y el apoyo politi co, en el caso de org anismos publicos, es imprescindible.

-Cornisiones calificadoras propias Las Comisiones calificadoras propias implican W1a

mayor auton omfa, una mayor cap acidad de dec isi6n pero tambien un gran vo lumen de trabajo, tanto tecnico como administrat ivo. Por ella an tes de op tar pOl' crear y m ante­ner una Com isi6n de es te tipo hay que valorar muy bien los medios de los que se disp one y la ne cesid ad real, como veremos ma s ad elante.

La metodologia de trabajo de es te tipo de comisio­ne s comi enza con la rea lizaci6n de los estu dios de serie (normalmente esta tarea corre a cargo del Archi vo); estos es tud ios de serie se llevan a la Comision p ara que es ta tome los acuerdos de conservacion, transferencias y acce­so qu e con sidere convenientes, y po ste riormente se eleva a la aprobaci6n de un organo de gobierno propio, ya que normalmente las Comi siones calificadoras son 6rganos sin cap acid ad de decisi6n.

- Comisiones calificadoras superiores Est as comisiones sue len estar creadas por organis­

mo s cuya competenci a se extiende sobre un sistema de archivos. Entre sus ventajas hay que destacar que tienen una visi 6n m as globa l de la d ocumentacion y p or tanto de la rela ci6n entre unos archivos y orga ni sm os y otros, y tambien el ahorro de tiempo qu e supone aplicar los es­tudios ya realizad os sobre organizaciones de caracteristi­cas igu ales, aW1que haya qu e ada pta rlos a las realidad es concretas

En cuanto a su forma de actuar, normalmente en es te tipo de comisiones so n los propios archives u orga­nismos los que solicitan una va lorac ion, exponien do a la Comisi6n los estud ios de series . Una vez aproba da la valoraci6n por esta, cada organismo debera aplicar los acue rdos en su amb ito, para 10 cual siempre d eb era exis­tir la aprobaci6n de un 6rga no propio

Entre es tas comision es indudablemente la mas im­portante es la Comision Su perio r Calificadora de Docu­mentos Administrati vos del Ministerio de Cultura . Aun­qu e ya aparece en la Ley d el Patrimon io H ist6rico Espa ­fiol (articulo 58), n o fue crea da realmente hast a el an a 2000, por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero,(BOE 11/ 02 /2000)1 9. En todo caso esta Comisi6n Su pe rior ex­

18 Jardim 1994 , P,39 ' e http ://www.mcu .es/archivos/CE/lnfGnraIlGestionMini sterio/ComisionSupCalif .html

Legajos • N° 10 59

i

i

tiende su ambito de competencia sobre la Administra­ci6n Central del Estado, no sobre tod o el sistema de ar­chivos espafiol,

• APROBACI6N POR UN 6 RGANO PROPIO: En el caso de no existir 0 no considerarse necesaria la

existencia de una Comision, sea propia 0 de ambito supe­rior, las organizaciones pueden trabajar en la valoraci6n de sus documentos de otras forrnas, siempre que el resul­tado final es te av alado por la aprobaci6n de un 6rgano propio con suficientes competen cias. En este caso, tras la realizaci6n de los estu dios de series, el Archivo debe ela­borar una propuesta informada, acom pan ada de los in­formes que se consid eren necesarios (esp ecialmente el de los productores de la documentaci6n ), que sera elevada a la aprobaci6n del 6rgano propio competente.

7.5. Metodos de trabajo En funci6n del sistema elegido, del tipo de organiza­

ci6n y de las necesidades concretas encontramos diferen­tes rnetodos de trabaj o: .

• Estudio sistem atico de las ser iE:s: Es el rnetodo mas recomen dable, especialmen te por la capacidad de relaci6n con el contexto de creacion de los documentos y con otras series. Se realiz a el estudio de las series del organis mo a tra­ves de su organigrama y de las func iones que tiene encomendadas, por gran des grupos funcionales u organico-funcionales. De esta form a se realiza un barrido de tod a la do cumentaci6n gene rada y es mas facil establecer las conexiones en tre las dife­rentes series

~'\ • Estu dio de series seleccionadas: en algunas ocasio­, ne s no se puede acorneter el estu d io sistematico

de las series, y resulta mas convenien te y practi­co seleccionar aquella s series qu e por su volumen, bajo fndice de cons ulta 0 cualquier otra car acte­rfstica van a producir un gran resultado sin tener que analizar y valorar toda la documentaci6n que se produce. Siendo con scientes del peligro que en­trafia una val oraci6n aislada puede res ul tar muy efectivo para di sminuir el volumen documental en poc o tiempo.

• En el caso de comisiones su periores es habitual que la valoraci6n se realice a petici6n de pa rte, 10 qu e implica tarnbien en algunas ocasiones una p osible

falta de contextualizac i6n de la documentaci6n F pero que atiende a las nece sidades concretas y rea­les de los centros productores. Sin embargo, este F tipo de comisiones, asf como los gru pos de traba]o s

],que reiinen a archivos de caracterfstica s sim ilares"', tienen la ventaja de que pued en analizar series a

iguales 0 muy parecidas en dife rentes archivos del sistem a, con el consiguiente ahorro de esfuerzo . t

L

Sea cual sea el metodo seleccionado, en todo caso c

debe quedar plasmado y regulado en una norma especffi­ c ca (orden, decreto, instrucci6n) 0 general (por ejemplo, el reglamento del archive). •

Es muy conveniente tambien documentarse previa­ R mente sobre 10 ya reali zado por otros archivos similares con series que obedecen a las mismas funciones. Sl

d

7.6. Fases del proceso

ANAuSIS ORGANISM PRODUCTOR

V

ir A

IDENTIFICACI()DE LAS SERIES

.. ir

PLAZOS TRANSFERENCIAS 10

SELECCION: EXPURGO Y lVlUESTREO

ACCESO

.. [PUESTA EN PRACTICA

ra

• ANALISIS DEL ORGANISMO PRODUCTOR: er

Para realizar el an alisis del organismo productor de­bemos recopilar toda la informaci6n posible sobre su hi s­toria, su organizaci6n interne, las competen cias que tiene nc

as ignad as, las funciones, sus relaciones con otras areas de la organizaci6n y con otras instituciones y la normativa qu e Ie afecta. pc

Este trabajo debe estar ba sado en el estudio de los nl

organigramas a 10 largo del tiempo, el estudio de la pr o­pia do cumentaci6n conser vad a en el Archivo, las consul­ta s al propio organism o (especialmente con el departa­mento responsable y con los que tien en resp onsabilida­des transversales, como organizaci6n, regimen interior, secretarfa .. .). Es muy importante atender a los cambios de funcion es, den ominaci6n y dependencia organica que se han producido a 10 largo del tiempo y que se puedan

20 Vease e1 grupo de lr abajo de dirigido por la Diputaci6n de Huesca (http:/ /w ww.dphuesca.es/archivo/archivo.htm) 0 los estudios realizados por la Mesa de Archivos de la Administ raci6n Local (h tt p ://www. ssreyes . o rg/arc hiyo/mes~ " p

60 legajos • N° 10 lei

producir en adelante. La conclusi6n debe ser una informaci6n 10m as com­

pleta que incluya: que series documentales se producen, su id entificaci6n y su denominaci6n unfvoca, asf como la hi storia del orga nismo productor, la legislaci6n que le afect a y sus funci on es.

Una adecuada identificaci6n de series es fundamen­tal para todo el p roceso del Archive, no solamente par a la vfflora ci6n y la seleccion, sino tarnb ien para la clasifi­cacion, ordenacion, descripci6n y en general p ara todo el ciclo vita l.

• ESTUDIO DE LAS SERIES: FORMULARIO DE VALO­RACION2!

La valor aci6n se debe realizar siempre a nivel de serie do cumental, es decir, tomando la serie como objeto de estudio, anali sis y valoracion, de tal manera que los acuerdos tomados sobre la con servaci6n, transferencias y acceso se ap lique n posteriormente a las diferentes fracci o­nes de la serie.

La realizaci6n del estudio de las series se su ele lle­var a cabo mediante un instrumento qu e recoge toda la informacion necesaria para valor ar el documento y qu e incluye los acuerdos adop ta dos. Este formulario de va ­loracion se conoce (completo 0 en parte) tarnbi en como estudio de tip o documental, estu dio de series, propuesta de evaluacion, ficha descriptiva de la documentaci6n u hoja de relevamiento.

Exis ten diferentes m od elos de form ulario de va lo­racion, pero el contenido es ba stante similar, al menos en sus partes fundamentale s. As! p odemos habl ar de las

.en tes area s: id entificacion, carac terfsticas de la serie, relaci6n on otra documentacion, va loracion, acuerdos y not as u obs rvaciones

• Id enfficaci6n : En esta iiI a se deben dar tod os los datos ne cesarios

p ara que la serie documental quede establecida sin error ni confusi6n con otras series

- Denominaci6n: debe ser precisa, unfvoca y coinc i­dente con el cua dro de clasificaci6n existente.

- C6digo de la serie: el c6digo del cuadro de clasifi­caci6n 0, en su caso, el establecido espedficamente para la valoraci6n

- Definici6n: funci6n y finalidad por la que ha sido crea da. Alara y completa 10 indicado en el campo "Denornin acion" : ambito de ap liacion, desglo se de supuestos en que es pertinente. Si existe una

21 Para el modelo del Ayuntamiento de Zaragoza, ver anexo I

denominaci6n paralela por ejemplo, el n ombre usualmente utiliz ado por los gestores) se indicara . En algunos formularios se denomina sim plemente Funci6n.

- Fechas ini cial y final de la se rie: fecha de ini cio de la serie y, en caso de ser una serie cerrada, fecha final.

- Productor : datos del organi smo administrativo res­ponsable de la producci6n de la s~ ri e. Si no exis te un registro relacion ado de au toridad, en este apar­tado se puede indicar otras denominaciones ante­riores del organism o, fechas de existencia, etc.

• Caracterfsticas: Caracterfsti cas ffsicas : - Sop orte 0 soportes : originales y de sus titu ci6n - Formato (tanto en papel com o informatico) - Tradicion do cumental (original / copia) - Crecimiento anual: metros lineales por an a de la

se rie. En algunos formularies se indica el numero de m etros line ales qu e existen depositados en los archives objet o de valoraci6n

Caracte rfsticas: - Legislaci6n : di sposiciones que afecten directamen­

te a la documentacion, tanto las gene rales como las esped ficas (incluyen do normas int ernas). Cu ando solo afecte una p arte de la no rma, sera ne cesari o citar los artfculos concretos. Se deben indicar todas las normas qu e le afectan 0 han afectado, alm que ya no es ten vigentes.

- Tramite 0 procedimiento: exp licaci6n del procedi­mien to qu e se sigue en la tramitaci6n, tale s como informes, 6rgano resolutorio, comunicaciones y posibilidad de recursos. Vari acion es a 10largo del tiempo, si se conocen.

- Documentos basicos: relaci6n orde na da de los do­cumentos qu e, en funci6n del tramite, forman las unidades documentales. Esta es una cues ti6n muy importante, en tre otras cosas, p ara el acceso. Es con veniente indicar qu e documentos son oblig ato ­rios y cuales no.

- Ordenaci6n de la serie : tip o de ordena ci6n de las unidad es documentales objeto de estud io, en los diversos niv eles de que se compone, p or ejem plo: alfabetica por nombres de calles y dentro de esta, numerica (po r ruimero de expedie n te), 0 cron ologi­ca por arios y dentro de ella numerica (pe r ruimero de exped ien te) ... Indicar cu alquier cuesti6n rese-

Legaj os • N° 10 61

nable, como cambios en el sistem a de ordena ci6n . Muy util para el muestreo .

- Numero de ejemplares y lu ga res donde se cons er ­van: se debe indicar el lu gar de conse rvac ion de otros ejemplares, tanto en otras instituciones (por ejemplo, im puestos de gesti6n com partida ) como en el propio organismo

• Relaci6n con otra do cumentaci6n: - Serie s preced entes: nombre de lal s serie l s docu­

mental/ es crono16gicam ente anteriores a la qu e es objeto de identificaci6n, que de sa rrollen unas fun­ciones y fin alidades similares

- Ser ies descendentes: idem respecto a series cron o ­

l6gicamente posteriores - Serie s relaciona das: ind icar otras series 0 agrupa­

ciones do cumentales que por su contenido se pue­dan considerar relacionadas, esp ecialmente aque­llas que con tengan la misma informaci6n. Se inclu ­yen las series de otros archivos y adm inis trac iones que se conozcan

- Documentos recopil atorios: nombres de las series do cumentales y documentos qu e recojan la infor­maci6n basica conten ida en la ser ie objeto de iden ­tificaci6n, de tal m anera que cons ten los datos prin­cipales. Por ejemplo: m ernorias, libros de registro, libros de contabilidad . ..

- En el form ulario andaluz se incluyen tambien las seri es subo rd inadas, entendiendo por tales Docu­

.~_---ment o s que con stituyen parte del procedimiento, / pero qu e en su unidad de origen son series'?"

/ Siem p re que se pued a, las ser ies nombradas deben ir 1 acornpafiadas de su c6digo correspondie n te . I · Valoraci6n: \ Una vez iden tificada y estudiada la serie, con ­\ tamos con los d ato s necesar ios para proceder a su ~ va loraci6n, en tendie ndo como tal el proced im iento

~- mediante el cual, basandose en la informaci6n reco­gida y en la opini6n de diversos expertos, se analiza y decid e el plazo durante el cual la documentaci6n posee determinados val ores. Las decisiones deben ser motivadas. - Valor admini strati vo : es el va lor unido a la finali­

dad inmediata por la cual la serie documental ha sido generada, es decir, es un val or prim ario, liga­do a la vige ncia adminis trativa. En la defin icion d e

este valor se tendra en cuenta de rnanera espe cial la opini6n de los productores de la documentaci6n, asf com o de los tecnicos 0 expertos en adrninistra­cion

- Valor fiscal: se puede entender como parte del va ­lor adm inis tra tive . Esta relacionado con la recau ­daci6n y gas tos de la admini straci6n. Suele ten er plazas especfficos e stabl eci~os por la legislaci6n. En la definici6n de este valor se tendra en cuen ta de manera especial la opin ion del exper to en finan­zas .

- Valo r legal / jurfdico : la serie tiene valor legal cuan­do contiene pruebas qu e garantiz an los derechos y deberes de la administra ci6n y de los ciudadanos. En la defini cion de este valor se tendra en cue nta de m anera esp ecial la opinion de los expe rtos juris­tas

- Valor informativo1hi st6rico: valor atribuido a la serie documental que refleja competenci as y fun­ciones del organism o productor, su estru ctura, su actu aci6n, y que con tribuye a la investi gaci6n y al estu dio de cualquier ambito del con ocimien to hu­mano. Com o criterios genera les para la definicion del valor hi st6r ico se debe tener en cue nta la sin ­gularidad, im por tancia y fun cion de testimonio de estos documetnos- En la definicion de este valor se tendra en cuenta esp ecialmente la op inion de los expertos en hi storia.

• Acuerdos: Son una consecuencia del apartado anterior. Se

indicara en cada caso los plazos (en afios desd e el afio

de creaci6n de los expe d ien tes hasta aquel en que se acue rda que estes deben ser transferidos, expurgados o accesibles. - Transferencia: dependiendo del sistem a de archi ­

vos de que se trate, se debera indicar los pl azos en que las frac ciones de serie deben ser transferidas de un archivo a otro. Se entiende qu e se hara siem­pre por anos completos.

- Seleccion : este apartado se refiere a las decisiones sobre la necesid ad de conservar 0 no la do cumen­taci6n y h asta que memento, asi como a las tecnicas de muest reo aplicables en cada caso . Solo se des­truira totalmente la d ocumentaci6n que no man­tenga ningun tipo d e valor, 0 aquella cuya inforrna­

22 http://www.juntad eandalucia .eslculturalweb/pu blico/areas/m inisitio.jsp?idA- 1&men- 1O&pagc-1 3apresentacion.jsp 23 Vease las instrucciones para la elaboraci6n de propuestas de evaluaci6n docum ental de la CNATD de Catalufia, redactadas por L1uis Cermeno Martorell: http:// cultur a.gencat.net/Ar xius/cnatd c.htm " f­

62 Lega jos • W 10 Le

cion es te contenida en otras serie s documentales de manera mas util, compendiada 0 facil de utilizar.

- Expurgo: se indicara si se va a realizar 0 no, 0 si se trata de un expurgo parcial. H ay que anotar qu e la terminologia varia de unos sistem as a otros, de tal forma que 10 qu e se en tienda aqui por expurgo parcial (la de strucci6n de una parte de cada expe­di ente 0 documento de la serie) es diferente de 10 que se entiende en otras comisiones, para las que eliminaci6n 0 expurgo parcial se equipara al mues­treo. En este documento en tende mos por expurgo parcial cuando se elimina parte del expediente (por ejemplo, los examenes de una prueba selectiva) pero se conserva otra parte. Este tipo de expurgo solo se utiliza para series muy voluminosas pero con pocos ejemplares, en las cuales merezca la pena realizar el trabaj o de separar las partes que se van a de struir de las qu e se van a conservar. Para este exp urgo tarnb ien habra que indicar los plazas.

- Plazo: afios transcurridos desde la creaci6n de los expedien tes 0 documentaci6n hasta su destrucci6n. Tambien a partir de qu e momento Sl; cuen ta el pla­zo: por ejemplo, a partir del cierre del expediente, a parti r de la jubilacion del funcionario, etc. .. Muestreo: se indicara si se reali za un muestreo 0

no, y las caracteristica s de este , Se en tien de qu e el muestreo se reali za en el plazo indicado para el ex­

._------E~lfgO . El muestreo es la "seleccion delib erada de determinados documentos (expedie n tes, volume­nes 0 cualesquiera otros formatos norrnales de una clase 0 ser ie) como ejemplo de esa clase 0 serie y con fines de conservacion permanente"24 El mues­treo tien e com o finalidad reducir el volumen de las series documentales seleccionadas, pero siempre que no se produzca una perdida significativa de la informacion, de tal manera qu e el resultado sea re­presentativo del conjunto y se pueda utilizar par a Ia investigaci6n a traves de estud ios es tadisticos que permitan extrap olar los datos y sacar conclusiones generales. Normalmente se utiliza para series muy hornogeneas y voluminosas, pues es en las unicas en las que el resultado es fiable y la inver sion de tiempo y esfu erza resulta rentable. Asimismo ha y que tener en cuenta como accedera el usuario en el futuro a es ta in formaci6n, y dejar regi strado el tipo de muestreo y la forma de realizaci6n Las tecnicas de muestreo son las siguien tes:

Ejemplar: realmente no es un muestreo, sino simpleme nte la selecci6n de algun ejemplar de tal manera qu e qu ede constancia de como se tra­mitaba 0 gestionaba y de que tipo de documento se trataba.

- Muestreo selective : es totalmente subjetivo, y con siste en elegir determinad os documentos por su importancia 0 significaci6n, por que se considera que tienen valor para fines de inves ­tigaci6n . Da una vision sesgada de la realidad, inu til para el analisis estadistico . Debe utilizarse solo con caracter excepcional, y no esta indicado para seres homogenea s

- Muestreo sistematico: es aquel en el qu e se esta­blece prev iamente una pauta de selecci6n segun la cu al se conserva cada enesirno elernento. Se aproxima a la aleator iedad, pero no es alea torio. Su mayor ventaja es que es muy facil de reali zar. Puede ser: - cronol6gico: selecci6n de determinados afios 0

periodos (un afio de cada 10, un mes de cada afio, etc .). Es un metoda muy util izado por su sencillez. Se suelen selecciona r aries cens ales 0

relacibnados con cam bios peri6dicos en la or­ganizaci6n

- Muestreo top og rafico: 10 mi smo resp ecto al territorio: se conserva la documentaci6n refe­rente a una zona. Solo se utiliza cuando una gran en tidad centrar tiene muchas deleg acio­nes locales.

- Muestre o alfabetico: para documentaci6n or­denada alfabeticarnente, com o por ejemplo documentaci6n referida a personas e institu­ciones. Se puede conservar por ejemplo una letra, siempre teniendo en cuenta las desvia­ciones que se pueden dar (por ejemplo, por la lengua de origen de las personas). Hay que analizar qu e la letra escogi da represente un porcentaje adecua do del tot al.

- Muestreo numerico 0 seria do: util para el caso de documentos 0 expedientes numerados correl ativamente. Se decide el tamafio de la muestra a conservar y por 10 tanto el intervalo en tre las unidades (po r ejemplo, si se decid e guardar un 10 %, se con servaran los do cumen­tos con el numero I, 11, 21, 31, etc) . Es de los mas utilizados. Solo es aceptable si el mime­

24 Hull 1985

Legajos · W 10 63

ro que tienen los documentos se le ha dado al az ar.

- Muestreo alea torio simple: estadfsticam ente es el unico realmente fiabl e, pues en el todos los documentos tienen la mi sma probabilid ad de representar a la serie. Se tom an una serie de nu­meros extr afdo s al azar de entre todos los exis­tentes, sin d epender de una pauta. Se obtiene a partir de una tabla de numeros aleator ios y por 10 tanto toda la serie tiene que estar numerada. No es nada sencillo de realizar y necesita de asesoramien to especializado de un experto en archi vistic a. Tienen que ser series hornogeneas y contener una informaci6n maternaticamente cuantificable. EI tamafio de la muestra tiene que ser el adecuado.

- Acceso: Muchos sistemas de valoraci6n no en tran en las cuestiones referidas al acceso, al menos como acuerdos de sus 6rganos resolutorios, aunque cada vez se va im poniendo mas la. soluci6n de integrar todas las decisione s que se derivan del estudio de las series y de la definici6n de sus valores . indicar los criterios de acceso y consultabilidad de la docu­mentaci6n - Restricciones al acceso

Condiciones: indicar a qUlen, durante cuanto tiempo, porque y que: plazos, personas (ciud a­danos, interesados, servicios gestores . ..), £unda­mentaci6n jurfdica, necesidad 0 no de informe previo, partes de la serie 0 de los expedientes

cuy o acceso esta restringido • Control y notas: ,

- Ob servaciones 0 notas: En esta area se deben indi­car todas las cuestiones que no han quedado sufi­cien temente claras anteriormente

- Dato s de la aproba ci6n por la comi si6n u 6rgano: fech a de la aprobaci6n

- Se pueden incluir otros dato ~, como los referentes a las personas gu e han realizado el estu dio de la serie u otros datos de control (inforrnatico, etc.). fechas de reali zaci6n y supe rvisi6n.

8. LA APLICACION PRACTICA DE LOS ACUERDOS

El objetivo final de los procesos de valoraci6n de series es llevar a la ,p ractica los acuerdos, y par 10 tanto transferir la documentaci6n en los plazos sefialados, d es­truir la documentaci6n qu e no tenga valor en el memento indicad o y aplicar los acuerdos de acceso .

8.1. Transferencias: La utilidad de la valoracion de las transferencias se

observa en primer lugar en que se pu eden organizar y programaf las transferencias de documentaci6n de cad a dependencia de acuerdo a las decision es tom adas. Esto implica no aceptar (y tener para ello como respaldo un acu erdo tornado por un 6 rgano de gobierno) las transfe­rencias fuera del sistem a establecido, con las 16gica s ex­cepcione s motivadas por problemas de espacio 0 riesgo que seran evalu adas por el propio Archivo. De esta forma los ingresos seran solo los adecuados: solo ingresara en

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V. ADMINISTRATIVO : Aquel que tienen los docu mentos para la Arlmi nis­

traci6n que 10 5 ha produ cid o. como testimoni o de sus procedirn iento s

y activ idades.

V. LEGAL: Aquel que pueden tener los docum cnt os para servir como tes­

timoni o ante la Ley.

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PRIMARIOS V. FISCAL: Aquel que tienen los docurnentos qu e pueden servir de tes­

timonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

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V. JURiDICO: Aq uel del que se derivan d,erechos u obligaciones legales

regulados por el derecho co rnun.

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V. CONTA8LE: Aquel que tienen los document os que pueden servir de

explicaci 6n 0 [ustifi cacion de operaciones destinadas al control pre­

supuestario. 0 .... « >

SECUNDARIOS

V. INFORMATIVO: Aquel que sirve de referenci a para la elabo racicn 0

reconstrucci 6n de cualesquiera activ idades de la Adrninistracion.

V. HIST6RICO: Aquel que posee un docum ento como fuente prim aria

para la HISTO RIA.

el Archivo la documentaci6n pertinente, 10 que nos evitara trab ajo innecesario en la recepci6n, control y acondicionamiento de documentaci6n eliminable,

Un sistema integral de gesti6n permi­tira adernas que establezcamos un calenda­rio de transferencias basado en la va lora ­ci6n previa, qu e nos ayudara a gestionar y sistematizar los ingre sos .

8.2. Seleccion: La selecci6n es el punto critico del pro­

ceso, donde se estancan muchas iniciati vas de valoraci6n.

Tres son los asp ectos que hay que te­ner en cuenta: - los calendarios de conservacion - la realizaci6n del expurgo y el muestreo

el registro y el control de estos procesos

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do do g, ir eJ o

Fuen te: La Torre Me rino, Jose Luis. Melodologtn pnm la identificacion y nalorncion de fondos documcntales.

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64 LLegajos • W 10

• CA LENDARIOS DE CONSERVACION25

Los calendarios de conservaci6n son conoci­dos tambien po r otros nombres como res umenes de acue rdos, tablas de evaluaci6n d ocumental, tab las de re tenci6n y destino final 0 calendarios de va loraci6n . Bajo cualquiera de esos nombres encon tram os un d o­cumento que, en for ma de tabla, recoge los acuerdos sobre va lorac i6n tornados para las series d ocumen­

• tales. H ay di versos m odelos para los calen darios de

conserva cion", pero tod os coinc iden en que debe con tene r, al men os, 10 siguien te:

- denominaci6n de la serie (y su c6digo) - nombre del orga nismo productor - Co ns erv acion (si / no ) y pl az os de expurgo - Muestreo (tipo)

Observaciones Si el sistema de va loracion que se aplica inclu ye los

acuerdos sobre tran sferen cias y acceso. estos da tos debe­ran formar parte tarnbien del calendario de valora ci6n:

- Transferencia entre los archivos del siste ma (y pla­zos)

- Acceso (tipo de acceso y pl azos) Adernas estos ca len da rios pueden ir acompafiados

de una introducci6n en la que se an alice la hi st or ia, fun ­ciones, normati va y cualquier otro as pe cto de la organiza­cion 0 parte de la organizaci6n que ay ude a con textuali­zar la informacion,

• DIFUSION

Una vez elabor ados los calcnda rios de conservaci6n resu lta muy importante llevar a cabo una buen a politica de difusi6n pa ra que pued an ponerse en practice, espe­cialmente en 10 que afecta a los 6rganos p roductores

Exis ten diferentes estra teg ias para elIo, como son las reuniones forrnativas-in formativas con los res ponsables de los dep artamentos, cu rsos de formaci6n para trab aja­dores de di ver sos niveles, especialmen te para los encar­ga dos de los archivos de oficin a, comunicados interne s, inclusi6n en las polfticas de calida d y mo de rnizaci6n y, en el caso de orga nismos publicos, publicaci6n en el boletin oficial correspondiente.

• REVISIO N

Tambien h ay que tener en cuenta que pronto su rgira la ne cesidad de revisar los acuerdos tornados, bien sea por que se haya producid o una modificaci6n de funciones, de organig ra ma, de tramitaci6n, de soporte fisico, a incluso por la ap aricion de nuevas tenden cias y posibilidades de investigaci6n. Para ello, hay que establ ecer m ecanismos dentro de la organizaci6n que nos perrriitan hacer un se ­guimien to de las mod ificaciones orga nicas y de la norma­tiva, as! como tener con tac to estrecho con el departam en­to de informatica y otros dep artamentos transver sales que pueda n prop orci onar al arch ivo la in formaci6n que necesit a. Adernas, es necesario llev ar a cabo revisio nes pe­ri6dicas por dep artamentos de los acue rdos tornad os.

• LA REALIZACI ON DEL EXPURGO

LOCA.LIZACION DE LA DOCUMEN TACION: CONSULTA INSTRUMENTOS DECONTROL

INSTRUMENTOS D~ ~Ql'JT~Ql-_ ,

DAR CUENTA COM ISION

• Localizaci6n de la documentaci6n que se debe expurgar:

a traves de los instrumentos de control del Ar­ch ivo localizaremos las unidad es de instalaci6n pen­di entes de expurgo. Para ello hemos debido realiza r p revi ament e la tarea de asociar cada uno de los in­gresos can su va loracion . Esta tarea pued e ser reali­za da de form a autorna tica par el sis tema de gesti6n in formatica, si es qu e con tamos con una aplicaci6n integral, 0 por el per son al del Arc hiv o direct amente: en el momento del ingreso se relacion a cada unidad de instalaci6n con su serie y por 10 tanto se calcula la fecha de expu rgo previst a segun los acue rdos de v aloraci6n (norma ISAD, 3.3.2: valorac i6n, seleccion y elimi naci6n). Esta fecha se inclu ye en la descripci6n de la unidad de instalaci6n de tal m anera que cu ando

25 Anexo II: mod elo del Ayuntamiento de Zarago za 26 Ver Couture 1998 , Hernandez Olivera 2002, Vazquez Murill o 1995

Legaj os • W 10 65

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- - - - - - - --- --- --

!lega el momenta del expurgo anual una sim ple con ­su lta nos basta para saber que do cumentaci6n esta pen diente de expurgo.

Hay otros sistemas como son la elaboraci6n de lista s de expurgo, en el caso de que no contemos can ninguna aplicaci6 n info rm atica , a la selecci6n de se ­ries muy vo lu minosas y determinadas.

• Prep araci6n de la documentad6n: Una vez localizada la documentaci6n que debe

ser expurgada ha y que prep ararla: extra er la docu­mentaci6n de su em plazamiento y ag ru pa rla mante­niendo siempre los dato s de identificacion y localiza­ci6n para poder posteri ormente corregi r los ins tru­mentos de control y descripci6n .

• Destruccion : En el momenta de realizar la destruccion se

debe reservar en todo caso una a varias unidades do­cumentales de cada serie a mod o de ejemplo.

Si ha lu gar se proced era tambien al muestreo de la ser ie tal y como este indicado en el acuerdo de va­loracion.

La des trucci6n puede ser reali zada directamen­te por el Archive u oficina 0 por una empresa esp e­cializada. En este case, debemos asegu rarnos de que el proceso es seg uro, sin po sibilid ad de perdidas, y requerir de la empresa un certificado de de strucci6n. La documentaci6n d ebe quedar inutilizada e ilegible y podra ser utilizada para el reciclaje de pape!.

De la de strucci6n debe quedar cons tancia a tra­ves de un acta de expurgo" en la que, al menos, se indique la fecha de la eliminacion, la documentaci6n afectada (series, fech as y sign atu ras) y el acu erd o del 6rga no resolu tario p or el que se !leva a cabo.

• Con trol: De la realizaci 6n del expurgo debe darse cuenta

al 6rgano que aprob6 la elimina ci6n, bien sea una co­mision propia, superior, un 6rgano de gobiemo, etc.

Por otra parte, hay que adecuar los in strurnen­tos de control y descrip cion del archivo a la nueva situacion, manteniendo a ser po sibl e los registros co­rre sp ondientes a la documentaci6n expurgad a, con in dicaci6n de la fecha en qu e ha sido dest ru ida. En funci 6n del tipo de aplicaci6n con la que cuente el Ar­chivo es ta operaci6n se realizara de forma automatica, pero si no se utiJiza una aplicaci6n de ges tion integral debera elimin arse de la base de datos los registros re ­

27 Ver model e en Anexo III 28 Anexo IV

ferentes a 10 de stru ido y pa sarlos a otra ba se especi ­ po fica de expurgo, con indicaci6n tarnbien de la fecha esl del mismo. Asimismo debera quedar constanci a de gu las unidades de ins talaci6 n qu e han quedado vacias en los depositos y de las qu e se puede disp oner. 9.<

• Regist ro:

De los expurgos se !le va r~ un libro regis tro" en se el que se in dique, al menos, 10 siguiente: nurnero de tra ord en, fecha del expurgo, productor de la documen­tacion, identificacion de la serie, fech as extremas des­ to I

truid as, numero de unidades, signaturas, muestreo y COl

fecha del acue rdo los En el caso de la documentaci6n destruida direc­ del

tam ente por los 6rganos productores y sus archivos rae de ges ti6n, existe igualmente la necesidad de estable­ prE cer un sistema facil y c6m od o para que las oficinas Un puedan cumplir esta tarea can todas las ga rantias, in­ pal cluido el registro y el control, para 10 cual el Archivo general debe arbitrar los medias que considere mas pel convenien tes, que pueden incluir la superv isi6n y re­ cer gistro de todas las de strucciones, aunque se tr ate de ces documentaci6n qu e no ha side transferid a.

10. En todo cas0 , un buen sistema de reg istro y

control del expurgo nos pe rmite obtener datos sabre Ac t idenuestra ges ti6n y ejercer u na fundan evaluadora y de Adlmejara continua. Permi te tambien justificar el ahorro 19~

qu e supone en espa cios y med ias.

Arc 8.3. Acceso arc

Los acuerdos deben estar indicados en los inst ru­mentos de control y descripcionque se utilicen, a traves Ba!

vallde los elementos 4.1 (condicion es de acceso y 4.2. (condi­cione s de reproduccion) de la norma ISAD. En el mo­ 22~

menta de localizar la referencia en las bases de datos apa­Ber

recera la informacion sobre las condiciones y restricciones Do del acceso . en

Otra posib ilid ad muy util es marcar directamente But las unidades de instalacion con un aviso ("Documenta ­ de

ci6n no accesible) de maner a visible, utilizando colar es Bo, vivos, especialmente p ara documentaci6n sens ible 0 de Eis

acceso muy restringido. pp.

En la solicitu d de consu lta qu e deben cumplimentar los u suarios se debera indicar claramente las restricciones Bo( gene rales y la normat iva aplicable. Esta solicitu d. firmada vist

En 33,

Bra of a

Leg 66 Legajos • N° 10

por el usuario. debe contener una aceptaci6n expresa de

estos por la que se obliguen a no utilizar lo s datos en nin­guna forma que contravenga las normas.

9.CONCLUSIONES

Debemos el egir el sistem a de valoraci6n que m ejor se adecue a nuestra organizaci6n, tanto en e1m etoda de

=~b aj o com o en el tipo de 6rgano de aprobaci6n. La rel aci6n entre la val oraci6n y l a selecci6n y el res­

to de los procesos archivfsticos es evi den te, especialm en te

.on la identificaci6n y Ia clas ificacion, y 10va a ser mas en

los sistemas de documentos electr6n icos. Es algo qu e no

debemos p erder de vista, una buena identificaci6n y valo­raci6n producen la m ejora del resto de los procesos, siern­pre que seam os capaces de realizar una gesti6n integrada.

Un adecuado sistem a de valoracion ju ega un importante papel de normalizaci6n

Es un cam ino largo, d iffcil y a veces desesp erante, pero hay qu e tener claro qu e hoy en dfa no podemo s ha­cer una correcta practica a rchivist ica sin atende r a lo s pro­

cesos de identificacion, va loraci6n y selecci6n

10. BIBLIOGRAFIA BAsICA

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