Visionflow

VISIONFLOW

Descripción General

VisionFlow es una herramienta tecnológica orientada a la web que permite configurar los flujos de trabajo de Su Compañía sin importar el área en la cual se desempeña, para controlar, agilizar y estandarizar el flujo de información involucrada en los procesos. Este nuevo concepto combina:

La facilidad de recopilar y manipular la información de los procesos de su empresa de forma

controlada, ordenada y confiable teniendo en cuenta las variables (etapas, estados,

documentación, funcionarios y resultados) que interviene en los mismos.

Elaboración dinámica de formularios para la manipulación de la información en cada puesto

de trabajo. Estos formularios se despliegan mediante un “Browser” lo que los hace

accesibles en cualquier punto de la intranet o del Internet.

La capacidad de calificación objetiva de los diferentes datos mediante procesos de análisis como el ‘scoring’ y la ‘segmentación’.

Fácil integración con las aplicaciones actuales de la Compañía mediante esquemas de comunicación (interfases).

Control Documentario para el manejo digital de los documentos físicos que soportan los procesos.

La utilización de Visionflow como herramienta para Controlar y Estandarizar los procesos operativos de la Organización tiene como consecuencia el aumento en la productividad y la disminución de Costos Operativos por las siguientes razones:

Valida y estandariza la información desde el momento de su captura, evitando los costos asociados con las correcciones y la administración de información rechazada.

Controla las tareas ejecutadas en cada puesto de trabajo, permitiendo un seguimiento en línea del desempeño de cada parte del proceso y de cada funcionario involucrado

Provee las herramientas para la detección de cuellos de botella y otras deficiencias en los procesos, garantizando la utilización plena de la infraestructura operativa.

Copyright 2004, BankVision Software Ltd., todos los derechos reservados

Elimina tareas duplicadas mediante la integración automática de los Sistemas de Información Corporativos en un solo control de procesos y tareas. Eliminación de utilización del papel en los procesos diarios

Funcionalidad de Visionflow

El Sistema Visionflow maneja cuatro tareas principales:

WORKFLOW

El flujo de los documentos, permisos, información, tareas y etapas de cualquier proceso en su empresa se define como el Workflow de ese proceso en particular.

Este sistema tiene la capacidad de configurar el flujo de trabajo real en producción y asistir al funcionario en su labor, agilizando de manera sustancial el proceso.

La configuración de un proceso parte de la definición de un formulario donde se agrupa la información manipulada y de la definición de la serie de Estados o Puestos de Trabajo en los cuales se van a trasformar los datos. La información será trasformada mediante tareas de consulta, verificación, aprobación, adición o modificación manual o por integración con otras aplicaciones.

Para cada estado se definen las condiciones que se deben dar para que el control del proceso fluya al siguiente estado. Estas condiciones son fórmulas lógicas definidas entre los datos del formulario y pueden integrar datos importados desde aplicaciones externas. Las condiciones se almacenan en un repositorio y pueden ser reutilizadas o compuestas con nuevas condiciones para formar unas nuevas más complejas sin tener que repetir definiciones ya efectuadas.

Finalmente, una vez definidos los estados y las condiciones para el tránsito entre ellos, se asocian las autorizaciones a los usuarios que estarán desempeñándose en cada puesto de trabajo.

El módulo de Workflow cuenta con un asistente que facilita la tarea de definición de los estados, las condiciones y la asignación de usuarios, mediante una interfase gráfica de fácil entendimiento para el usuario responsable de esta tarea.

Una vez configurado un proceso, el Workflow administrará un log donde se registra la información de cada usuario, con las actuaciones realizadas sobre cada formulario.


ADMINISTRADOR DE FORMULARIOS

El sistema permite a su empresa la creación y utilización de múltiples formularios. Esta característica le permite realizar procesos específicos de acuerdo con el perfil del cliente y seleccionar los productos creados para dicho perfil. De esta forma, es posible parametrizar los perfiles del cliente, la calificación, la distribución de cupos (si es el caso) y los requisitos de acuerdo con el formulario. Cada proceso tiene una información particular y por lo tanto puede tener un flujo de información distinto. Por esto, el sistema permite generar los formularios que usted requiera para solicitar un producto, iniciar un proceso, recibir reclamos, etc. Posteriormente, se define un workflow para cada tipo de formulario.

El generador de formularios del sistema Visionflow permite crear una estructura completamente dinámica, segura y modular para recoger la información tanto del cliente como la de los funcionarios de la entidad e incluso los datos generados en procesos internos o sistemas remotos.

En estos formularios se pueden crear divisiones o grupos de información con los cuales, mediante la seguridad del sistema, se otorgan permisos a los usuarios para manipular, modificar o ingresar la información.

Gracias al esquema digital del formulario se pueden definir listas de opciones válidas tanto para el cliente como para el funcionario de la entidad. También es posible dar la apariencia gráfica que más convenga mediante el uso de tipos de letras, colores y formatos de texto.

Captura y actualización de formularios

El sistema permite múltiples canales de ingreso y por lo tanto distintas formas de captura del formulario:

La captura puede ser definida como una opción más, dentro de la página Web de su empresa (Home-Banking) para que cualquier persona, cliente o no de ésta, diligencie el formulario y envíe los datos a la oficina que se haya seleccionado.

La entidad puede ubicar el sistema en terminales de autoservicio dentro de las oficinas.

El asesor puede tener el sistema como parte de su software de plataforma y atender directamente al cliente en la oficina.

Un funcionario o analista de la entidad puede tener acceso al sistema desde un navegador en el lugar donde se encuentra el cliente por medio de Internet, utilizando conexiones seguras y validaciones de seguridad. De esta forma, puede modificar los datos ingresados por el cliente o diligenciar un nuevo formulario.

CONTROL DOCUMENTARIOVisionflow cuenta con un módulo para Administración Electrónica de Documentos (AED) que es utilizada para crear, capturar, distribuir, editar, almacenar y manejar documentos y repositorios de datos estructurados relacionados con todos los aspectos de una organización. Los documentos de cualquier tipo tal como archivos raster (imágenes escaneadas), híbrido, texto, vídeo y audio y bases de datos estructuradas pueden ser controladas y administradas por un sistema AED.


Muchas diferentes tecnologías están involucradas en documentos y datos administrados electrónicamente, incluyendo redes de comunicación, escáner, impresoras, servidores, estaciones de trabajo, dispositivos de almacenamiento óptico y magnético, bases de datos relacionales, entre otros. Probablemente ya se está utilizando cualquiera de estas tecnologías en su empresa y lo que se puede esperar de Visionflow es un sistema solución que facilita el uso más eficiente de estos recursos y provee inmediato acceso a la información de misión critica de la organización.

GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

Visionflow permite generar documentos tipo DOC y RTF a partir de plantillas preestablecidas por el usuario y basados en la información recolectada por digitación, interfases y nuevos datos calculados.

Esta funcionalidad permite la producción individual y/o masiva de cartas, documentos legales, informes especiales y textos de impresión completamente parametrizables por el usuario.

Integración de los Módulos AED y Workflow

Existe en materia de negocios una tecnología que tiene mas impacto en la mejora de la eficiencia. Aplicada correctamente, agiliza las operaciones, reduce los desgastes e incrementa la calidad. Esta tecnología es la administración automatizada de documentos y flujo de trabajo. BankVision Software Ltd. es una organización comprometida con esta tecnología. Trabajamos muy cerca de nuestros clientes para implementar las soluciones que provee la automatización de los procesos vinculados con la documentación.

Características Sobresalientes

INTEGRACIÓN CON BASES DE DATOS EXISTENTES Los datos relacionados que actualmente residen en varias bases de datos ya antes creadas dispersas a través de la red, pueden ser integradas en una forma tal que proveen al usuario llaves de consulta, con el contenido que la organización ya utiliza. Si no se cuenta con un sistema de información ya existente, nuestro sistema le permite definir las tablas que requiere y su contenido, para agilizar el proceso de asignación de llaves, listas de valores y posteriormente hacer consultas realmente eficientes.

AMBIENTE CONTROLADO Mientras que es fácil consultar y almacenar documentos, es posible estructurar un sistema para limitar el acceso a los documentos sensibles, administrar simultáneamente el uso de los documentos, mantener una auditoría del uso y asegurar que el usuario acceda a los documentos de su incumbencia.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Nuestro sistema almacena documentos en una forma segura (se recomienda dentro de la base de datos Oracle), siendo más fácil y rápido el acceso que en sistemas de papel o microfilme. En un sistema electrónico, el personal autorizado puede acceder a los archivos rápidamente con un simple apunte y hacer clic.


IDENTIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS FÁCIL Y RÁPIDAMENTE Todos los objetos son indexados (catalogados) y almacenados en dispositivos de almacenamiento masivo que son controlados y seguros. Simplemente busca los documentos por número de radicación (secuencia), nombre, número de parte, fecha, proveedor, período, etc. El sistema lo encuentra y automáticamente inicia la aplicación apropiada (un visor para los archivos de imagen, un programa procesador de palabras para abrir un documento, etc.)

FLEXIBLEUn único diseño web puede correr en un ambiente computacional mixto en múltiples sistemas operativos, con todas las bases de datos compatibles con DB2, SQL Server y ODBC y las redes estándar de la industria. El sistema Visionflow es completamente escalable, inicia con un sistema piloto y crece para satisfacer las necesidades de su organización entera en la web.

Visionflow no tiene restricciones en los límites de:

Número de llaves de búsqueda por documento. Número de documentos por carpeta. Número de páginas por documento.

Este sistema agiliza eficientemente el proceso de rastreo de documentos, permitiendo al operador del sistema configurar el escáner por cada tipo de documento, entendiendo que una copia de documento casi ilegible requiere de mayor resolución y sombreado en el escáner que un documento original en perfecto estado.

Automatiza procedimientos tal como los procesos de distribución, aprobación y revisión de documentos a través del workflow

Visionflow puede ser configurado para procesar y enrutar los documentos automáticamente en una manera rutinaria y consistente con los procedimientos de su empresa. El proceso para replicar no es complicado, los documentos están inmediatamente disponibles, las aprobaciones son agilizadas y los cambios sugeridos son comunicados instantáneamente a la persona o grupo asignados para la revisión de los documentos. SCORING Y SEGMENTACIÓN

Dentro de la capacidad de calificación objetiva de datos dentro del Sistema Visionflow se tiene el proceso de Scoring. Mediante este proceso se evalúa tanto cualitativa como cuantitativamente un cliente o solicitante de un servicio teniendo como base la información capturada. El resultado de esta evaluación es una cantidad numérica que comparándola contra los rangos de comportamiento establecidos histórica y estadísticamente sirve para determinar la situación, calidad, nivel de cumplimiento, hábitos financieros y patrones de comportamiento del cliente, entre otros. Resvalo

Visionflow permite ingresar parámetros de scoring, relacionar las condiciones necesarias para calificar al cliente y establecer los puntajes de cada condición. Posteriormente, el resultado del scoring puede cruzarse contra tablas de cupos en el caso de solicitudes de crédito o diferentes tipos de tablas de comportamiento para otros casos.

El proceso de scoring puede generarse en cualquiera de las etapas del Workflow y su resultado puede ser parte de otros análisis durante el flujo del proceso.


TABLAS PARA ASIGNACIÓN DE CUPOS

En el caso específico de las solicitudes de crédito y utilizando la misma filosofía con que se construyen los formularios es posible fijar tablas que definan los valores que se deben considerar para el cálculo del límite máximo de endeudamiento del cliente y su posible rechazo, indicando la causal del mismo con fines estadísticos. Por ejemplo, la entidad podría utilizar los ingresos mensuales, el patrimonio y el tipo de vivienda de un cliente como variables para asignarle un puntaje y consecuentemente un cupo. Grosero

CÁLCULO DE CUPOS

Teniendo en cuenta los puntajes obtenidos en el proceso de scoring y los porcentajes asignados en las Tablas de Rangos, Ingresos y Egresos, el sistema sugiere un límite máximo de endeudamiento que será aplicado por paquete, distribuyéndolo de acuerdo con el criterio especificado por su entidad. Este cupo queda en un estado previamente parametrizado y puede ser modificado convenientemente de acuerdo con el perfil del usuario.

CONSULTA MASIVA DE CENTRALES DE RIESGO

El sistema tiene habilitados archivos donde se pueden dejar los datos de las consultas realizadas por la entidad a las Centrales de Riesgo. El sistema posteriormente accederá a ellos y evaluará los datos que la entidad considere pertinentes. Además, brinda la posibilidad de generar los datos necesarios en archivos previamente definidos para ser entregados a las Centrales de Riesgo.

CRÉDITO

EVALUACIÓN DE POLÍTICAS DE APROBACIÓNEl sistema permite configurar las políticas de aprobación de la entidad para el otorgamiento de créditos y productos de riesgo.

ESTUDIO DE BALANCESCon base en la información de las cuentas contables del balance durante los últimos años, se puede determinar los indicadores necesarios para tomar una decisión con respecto a una solicitud de un ente jurídico o natural.

Causales de RechazoEl sistema permite vincular las causales propias de la entidad para ser mostradas a los clientes que no cumplan ciertas políticas.

Módulo de VerificaciónEl sistema contiene una funcionalidad especial para contribuir con la labor de verificación de la información entregada por el cliente, disminuyendo los costos de impresión y agilizando el registro y la gestión del verificador.


Características Generales de Visionflow

PARÁMETROSEl sistema Visionflow ha sido diseñado para que pueda ser adaptado fácilmente a las características particulares de su empresa al ser instalado.

Para llevar a cabo el proceso completo de un formulario, el sistema consta de un conjunto de operaciones en las cuales interviene un sinnúmero de variables. Algunas de estas operaciones son: la perfilación del cliente, la puntuación, la distribución de cupos, la promoción de estados y la evaluación de garantías. El ingreso mensual, el nivel de estudios, el patrimonio y el estado laboral de un cliente están entre las posibles variables que la entidad podría utilizar para realizar dichas operaciones.

Las condiciones que rigen estas operaciones generalmente son inestables debido al constante cambiar de las estrategias de cada entidad. Por tal motivo, se ha diseñado un esquema de parámetros en el cual el usuario de la entidad puede: definir claramente qué información necesita, organizar las variables y tener un inventario de ellas. Así mismo, puede parametrizar comparaciones entre las variables, definir rangos y determinar qué condiciones son necesarias para llevar a cabo una operación.

ASISTENTES DE PARAMETRIZACIÓN

Para hacer el proceso de parametrización más seguro, confiable y ágil, el sistema cuenta con asistentes especiales que integran la ayuda con una serie de pasos que van llevando al usuario por un proceso de parametrización asistida.

Estos asistentes cuentan con un diseño amigable y fácil de entender. Igualmente, explican al usuario qué se debe hacer, cómo y por qué.

REGISTRO DE CONTROL

El sistema brinda la oportunidad de definir, mediante el manejo de un registro de control de la entidad, los siguientes datos: las oficinas con su ubicación geográfica completa alrededor del mundo, los estados a utilizar, el tipo de calendario a manejar (teniendo en cuenta la semana laboral y los festivos que pueden ser definidos a cualquier nivel geográfico), el monto del salario mínimo, la tasa de Impuesto a las Ventas y aquellos otros parámetros generales que la entidad considere relevantes.

ESTADOS

El sistema permite al usuario administrador crear los diferentes estados por los cuales deben pasar los formularios, dando cabida incluso a determinar las condiciones necesarias para promover el formulario de un estado a otro. El sistema indica cuáles son los documentos a exigir en cada estado, así como también dónde y cuándo se debe llevar a cabo una operación específica como el cálculo de cupos (en el caso de solicitudes de crédito).


Los estados de un formulario están fuertemente relacionados con las opciones del sistema y los usuarios, debido al control que puede hacerse mediante diferentes puestos de trabajo y/o perfiles de usuario. El orden de los estados, sus nombres y sus condiciones se determinan paramétricamente por la entidad. Un estado se puede definir como Radicado, Verificado, Rechazado, Aprobado o Aplazado, entre otros.

Promoción Automática de Estados

Durante el seguimiento interactivo del flujo de un proceso, el sistema indica al usuario el momento cuando las condiciones necesarias han sido cumplidas y que por lo tanto se debe pasar al estado siguiente. Adicionalmente, el sistema provee la funcionalidad de ejecutar procesos no interactivos que promuevan los estados de los formularios automática y masivamente.

PRODUCTOS Y PAQUETES DE PRODUCTOS

Se pueden definir diferentes productos y con ellos configurar los paquetes ofrecidos a los clientes, asociando rangos y variables que deben ser analizados y estimados por el sistema. A estos productos se les puede asignar porcentualmente su cupo dentro del cupo total de endeudamiento para cada paquete. Ésta es parte de la información que se usa para distribuir entre los productos el cupo total que el sistema sugiere y que puede ser modificado.

Los productos pueden ser asociados a los formularios de forma tal que la entidad pueda concentrarse en las necesidades de cada tipo de cliente, asignándole únicamente los productos que se consideran importantes para dicho tipo. Por medio de parámetros se controla que un formulario no contenga una combinación inválida de productos.

PERFILACIÓN DE CLIENTES

El sistema provee la posibilidad de evaluar, según parámetros ingresados por la entidad, a qué segmento de mercado pertenece una persona y de esta manera asignarle un perfil (empleado, independiente, estudiante y así sucesivamente).

TABLAS DE VALIDACIÓN

El sistema permite a la entidad definir tablas de validación para cada uno de los campos del formulario que requieran validación específica. Esto se hace mediante una tabla de códigos donde el usuario ingresa o modifica los posibles valores que puede contener un campo.

Algunos ejemplos de estos valores son: Tipo de Documento (Cédula, Número de Identificación Tributaria, Cédula de Extranjería, etc.) y Nivel de Estudio (Primaria, Secundaria, Universidad, etc).

SEGUIMIENTO DEL CURSO DE UN FORMULARIO

El sistema está provisto de pantallas de consulta por medio de las cuales se puede examinar el curso de cada formulario y sus fechas de ingreso desde que pasa de un estado a otro.


ESTADÍSTICAS DE TIEMPOS POR ESTADOS

El sistema posee un registro de todos los movimientos que los formularios generan durante el tiempo que transcurren dentro del mismo. Esto brinda la posibilidad de entregar datos estadísticos mensuales o semanales de los tiempos que el formulario demora en cada estado.

USUARIOS

La entidad puede definir los diferentes usuarios que están autorizados a ingresar a Visionflow, indicando para cada uno su identificación en el sistema, una clave de acceso y un perfil o perfiles asociados que limitan su acceso tanto a los formularios como a las opciones del sistema de acuerdo con la conveniencia de la entidad.

Mediante la opción de Administración de Usuarios se pueden definir y actualizar grupos, grupos por usuario, opciones por grupo, restricciones de opciones por estado, entre otras posibilidades.

CARTAS DE APROBACIÓN Y RECHAZO

El sistema permite generar cartas de aprobación o rechazo con textos parametrizables por la entidad. Estas cartas se generan dependiendo del estado que defina la entidad para el formulario.

PROCESOS AUTOMÁTICOS

Algunos procesos como enviar correo al cliente, marcar un formulario vencido por tiempo y avisos de gestión, entre otros, son funciones que pueden ser adicionadas al flujo normal, permitiendo que el sistema se encargue de dichos procesos en forma automática.

REGISTROS DE AUDITORÍA

Cada operación que implique cambios tanto en los parámetros del sistema como en el formulario de un cliente es guardada en archivos de respaldo que pueden utilizarse para la restauración de parámetros, detección de cambios en los mismos e incluso la obtención de estadísticas de tiempos y modificaciones al sistema.

SEGURIDAD

El sistema provee algoritmos internos de seguridad que garantizan la completa privacidad y acceso seguro a los datos de cada usuario. Los datos que viajan por la red pública son encriptados por códigos fuertes gracias al nivel de sockets seguros (SSL).

INTERFASE CON LAS APLICACIONES DE LA ENTIDAD

El sistema devuelve la información estructurada una vez es procesada para permitir el intercambio de datos con módulos externos, equipos centrales y otras Aplicaciones que la entidad requiera para integrar sus sistemas.


Igualmente, los datos empleados por la entidad pueden ser transmitidos y utilizados dentro de los procesos del formulario.

CARACTERÍSTICAS TECNOLÓGICAS DEL SISTEMA

El sistema corre sobre Windows NT/2000 y utiliza el estándar de Internet XML (Extensible Markup Language) para el intercambio de la información entre las capas que componen el sistema.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE VISIONFLOW

El sistema corre sobre Windows NT/2000 y utiliza el estándar de Internet XML (Extensible Markup Language) para el intercambio de la información entre las capas que componen el sistema.

Utiliza como soporte de datos MS SQL Server 2000. Características del servidor:

1. Mínimo Pentium III de 500 Mhz 512 MB en Memoria RAM2. Espacio en disco duro para la aplicación 80 MB3. Espacio para Base de Datos Mínimo (en producción) 4GB o lo recomendado por MS

SQL Server para la cantidad de Registros a Manejar. Servidor y Clientes Mínimo Internet Explorer 5.5.


Documents

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