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IsoWise - Manual de usuario
Acciones
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Contenido 1. Crear acción ............................................................................................................................... 3
2. Crear acción a partir de incidencias .......................................................................... 15
3. Editar acción ........................................................................................................................... 16
4. Vista de acción ....................................................................................................................... 17
5. Operaciones sobre acciones .......................................................................................... 17
1. Seguimientos de acciones ........................................................................................... 17
2. Cerrar acción ....................................................................................................................... 18
3. Re-abrir acción .................................................................................................................. 19
4. Agregar notas ..................................................................................................................... 20
6. Listado de acciones ............................................................................................................. 21
7. Historial de acción ............................................................................................................... 22
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1. Crear acción
Acceda al listado de acciones a través de la opción “Acciones” del menú principal, y
luego seleccione la opción “Nueva acción” que se encuentra sobre el listado. El sistema
mostrará un menú donde podrá seleccionar el tipo de acción que desea crear:
correctiva, preventiva, mejora.
Click para comenzar
la creac ión
1 – Selecc ione el
t ipo de acc ión
2 – C l ick para
cont inuar
Cl ick para navegar a l
l is tado de acc iones
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Dentro de la página de creación ingrese los datos de la nueva acción. Una vez finalizado
este proceso, se guardará la acción haciendo click sobre el botón “Guardar” que se
encuentra al pie de la página.
Se podrá ingresar la siguiente información:
1. Datos básicos:
Ingrese la fecha de creación y la fecha prevista de finalización. Si desea que los
responsables de la acción sean notificados en una fecha previa a la de finalización,
marque la casilla “Notificar” e ingrese la cantidad de días antes en que desea que se
generen las notificaciones.
Opcionalmente podrá ingresar una descripción.
2. Incidencias asociadas:
Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Incidencias asociadas”, se
despliega dicha sección donde se podrán asociar incidencias.
Haga click sobre “Agregar”. El sistema desplegará el cuadro de selección de
incidencias.
Click para mostar (u
ocul tar) las
secc iones
correspondientes
Cl ick para f ina l izar
la creac ión
Cl ick abr ir e l menú de
selecc ión de fecha
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Marque las incidencias que desea asociar y confirme la selección haciendo click
sobre el botón “Aceptar”.
Las causas de las incidencias asociadas se copiarán a las causas de la acción en
creación. Usted podrá editar o eliminar dichas causas sin afectar las causas
correspondientes en la incidencia original.
Click para desplegar
e l menú de selecc ión
de inc idenc ias
1 – Selecc ione las
inc idenc ias a
asociar 2 – C l ick para asociar
las inc idenc ias
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3. Causas:
Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Causas”, se despliega dicha
sección donde se podrán agregar causas.
Para agregar una causa a la acción haga click sobre “Agregar causa” en la parte
inferior de la sub-sección “Causas”. El sistema permitirá ingresar la descripción de la
nueva causa, una clasificación para la misma, pudiendo agregar de forma opcional
ramas específicas.
Para finalizar la creación de una causa haga click sobre la opción “Listo”, o sobre
“Cancelar” si desea cancelar la operación. Tenga en cuenta que hasta que no guarde
la acción las causas no serán guardadas.
Copias de las causas de
la inc idenc ia asoc iada
(1)
Cl ick para ed itar los
datos de la causa
Cl ick para e l iminar
la causa
Cl ick para ver o
editar la inc idenc ia
Cl ick para e l iminar
la asoc iac ión
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4. Acciones Específicas:
Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Acciones específicas”, se
despliega dicha sección.
Para crear una nueva acción, haga click sobre “Agregar acción específica” en la parte
inferior.
Las acciones específicas son tareas a las que se puede acceder desde el listado
general de tareas.
1. Datos básicos:
Ingrese descripción y clasificación de la acción. Opcionalmente podrá ingresar
un criterio de verificación.
Ingrese la fecha prevista de finalización de la acción específica. Si desea
especificar una fecha de inicio para la acción, marque la casilla
correspondiente y seleccione la fecha desde el menú de calendario.
Si desea que los responsables de la acción sean notificados en una fecha
previa a la de finalización, marque la casilla “Notificar” e ingrese la cantidad
de días antes en que desea que se generen las notificaciones.
Click para agregar una
nueva rama a la causa
Cl ick para f ina l izar la
edic ión de la causa
Cl ick desplegar e l menú de
c las i f icac iones
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Por defecto la acción estará en estado “Planificada”. Si desea cambiar el
estado despliegue el menú de estados y seleccione el nuevo estado.
También puede definir el estado de realización de la acción específica,
ingresando un valor entre 0 y 100 en el campo “% Realizado”..
2. Causas que ataca:
Seleccione las causas (dentro de las causas de la acción) a las que la acción
específica ataca.
Click desplegar e l menú
de c las i f icac iones
Cl ick s i desea generar
not i f icac iones antes de
la fecha de f ina l izac ión
Cl ick s i desea selecc ionar
la fecha de f ina l izac ión
Selecc ione el es tado de la
tarea, e ingrese el
porcentaje de rea l izac ión.
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3. Responsables:
Para definir los responsables de la acción específica haga click en sobre
“Agregar usuario” en la sub-sección “Responsables”. El sistema mostrará el
cuadro de selección de usuario del sistema.
Seleccione los usuarios a agregar marcando las casillas correspondientes, y
confirme la selección haciendo click sobre “Aceptar”.
1 - Cl ick para
selecc ionar una causa
2 - Cl ick para
agregar la causa
selecc ionada
Cl ick para qui tar
la causa
Cl ick para desplegar e l
cuadro de selecc ión de
usuar ios o ro les
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También es posible definir roles responsables de la misma forma (haciendo
click sobre “Agregar rol”). Cuando se asigna un rol como responsable, todos
los usuarios que formen parte del rol serán responsables de la acción.
Al agregar un usuario como responsable el mismo será notificado del hecho.
Los responsables de las acciones recibirán todas las notificaciones que genere
la acción.
4. Programación de seguimientos:
Podrá programar notificaciones para los seguimientos de las acciones
específicas, las misma informarán a los responsables de las acciones que es
C l ick para selecc ionar
los usuar ios
Cl ick para agregar los
responsables
Cl ick para quitar a los
responsables
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necesario realizar el seguimiento y se proveerá un enlace para que pueda
hacerlo.
Seleccione la frecuencia con la que el sistema enviará dichas notificaciones y
defina valores apropiados a cada programación.
Las programaciones posibles serán:
Fecha: se generará una única notificación en determinada fecha
que el usuario especificará.
El día de cada mes: se generarán notificaciones de forma
mensual, en el día y hora que el usuario especifique.
El día de cada semana: se generarán notificaciones
semanalmente, en el día de la semana y hora que el usuario
especifique.
El mes del año: se generarán notificaciones de forma anual, en
la fecha y hora que el usuario especifique.
Cada cierta cant. de meses: se generarán notificaciones cada
cierta cantidad meses, a partir de una fecha base que el usuario
especificará.
5. Sub-acciones:
1 - Cl ick para
desplegar e l menú 2- Cl ick para se lecc ionar la
f recuencia de not i f icac iones
3- Ingrese los valores
según la f recuenc ia
e legida
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Para crear una sub-acción, haga click en “Agregar sub-acción” sobre la parte
inferior de “Sub-acciones”.
Ingrese una descripción para la sub-acción, y una fecha prevista de
finalización.
Podrá definir responsables de la misma forma que para una acción.
5. Más información (opcional):
Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Más información”, se despliega
dicha sección donde se podrán asociar documentos del sistema, y se podrán adjuntar
archivos externos.
Click para acceder al
cuadro de selecc ión
de documentos
Cl ick para adjuntar un
nuevo arch ivo
Cl ick para crear una
nueva sub-accion
Cl ick para selecc ionar
responsables
Cl ick para el iminar
la sub-acc ión
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1. Archivos adjuntos:
Para adjuntar un archivo haga click en la opción “Adjuntar nuevo archivo”. Luego
haga click sobre el botón “Examinar” para que el sistema muestre el explorador
de archivos de su computadora y pueda seleccionar el archivo que desea
adjuntar.
Podrá eliminar un archivo haciendo click sobre la opción “Eliminar” que aparecerá
a la derecha del mismo ( lista de archivos adjuntos).
2. Documentos asociados:
Para asociar un documento del sistema haga click en la opción “Agregar”
dentro de la sub-sección “Documentos asociados”. El sistema mostrará el
explorador de documentos del sistema donde podrá seleccionar un
documento haciendo click sobre el mismo y luego sobre el botón
“Seleccionar”.
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Para facilitar la búsqueda de un documento dentro de la carpeta seleccionada,
se brinda la posibilidad de filtrar los documentos de la carpeta ingresando el
nombre (o parte del mismo) o el código (o parte del mismo) en la parte
superior y luego haciendo click en “Buscar”.
Podrá desasociar un documento haciendo click sobre la opción “Eliminar” que
aparecerá a la derecha del mismo ( lista de documentos asociados).
1 - Cl ick para
navegar entre las
d ist intas carpetas 2 - Cl ick sobre un documento
para selecc ionar lo (marcado en
verde)
3 - Cl ick para asoc iar e l
documento selecc ionado
a la inc idenc ia
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2. Crear acción a partir de incidencias
Acceda al listado de incidencias haciendo click sobre la opción “Incidencias” del menú
principal y luego sobre “Ir al listado” en la parte superior derecha de la página principal
de incidencias.
Dentro del listado, seleccione un conjunto de incidencias y haga click en “Crear acción”
que se encuentra sobre el listado.
Las incidencias seleccionadas deben pertenecer todas al mismo grupo. El tipo de la
acción creada dependerá del grupo en el que se encuentren las incidencias según la
siguiente tabla:
Click para desasoc iar e l
documento
Cl ick para e l iminar e l
archivo
1 - Cl ick para se lecc ionar
las inc idenc ias
2 - Cl ick para crear
la acc ión
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Grupo de incidencia Tipo de acción
Real Correctiva
Potencial Preventiva
Sugerencia Mejora
El resto del proceso de creación es idéntico al que se muestra en el punto anterior.
3. Editar acción
Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú
principal.
Desde el listado, haga click sobre la opción “Editar” que aparecerá a la derecha de la
acción que desea editar.
También es posible acceder desde la página de vista de la acción, haciendo click sobre la
opción “Editar” que se encuentra en la parte superior.
La edición de los datos de la acción se realiza de la misma manera que en la creación
(ver Crear acción). Luego de realizados los cambios es necesario guardar los cambios
pulsando el botón “Guardar” en la parte inferior de la página.
También será posible agregar comentarios desde la página de edición (ver Agregar
comentarios a acciones).
Las acciones que se encuentren cerradas no podrán ser editadas.
Click para ed itar
la acc ión
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4. Vista de acción
Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú
principal.
Desde el listado, haga click sobre una acción para acceder a la página de la vista de la
misma.
Se mostrarán los datos de la acción, y será posible realizar seguimientos para las
acciones específicas (ver Seguimientos de acciones) y se permitirán cerrar (re-abrir) las
mismas (ver Cerrar Acción específica).
También se podrán agregar/eliminar comentarios (ver Comentarios en acciones).
También es posible acceder desde la página de edición de la acción, haciendo click sobre
la opción “Vista de acción” que se encuentra en la parte superior.
5. Operaciones sobre acciones
1. Seguimientos de acciones
Es posible realizar seguimientos de las acciones específicas de una acción.
Para agregar un seguimiento, acceda a la página de vista de la acción (ver Vista
de acción).
Click para ver los
deta l les de la acc ión
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En la sección “Acciones específicas” busque la acción específica a la que desea
realizarle el seguimiento y haga click sobre “Agregar seguimiento”.
2. Cerrar acción
Para cerrar una acción acceda a la página de vista de la acción (ver Vista de
acción).
Haga click sobre el botón “Cerrar Acción” de la parte inferior de la página. El
sistema mostrará una página donde podrá registrar el cierre.
Seguimientos anter iores
Cl ick para agregar un
seguimiento
Ingrese el seguimiento
Cl ick para agregar e l
nuevo seguimiento
Fecha de creación y
nombre del creador
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Seleccione el tipo de resultado e ingrese de forma opcional un comentario de
cierre.
El cierre de la acción implica que todas las acciones específicas de la misma que
se encuentren abiertas se cierren con el mismo resultado que el especificado para
la acción. Es decir, si se cierra el objetivo con “Marcar como obsoleto” todas las
acciones pasarán a estar “Finalizada/Observada”, y si se cierra con “Verifcacion
de resultados” las acciones pasaran al estado “Finalizada/Completada”,
agregándose en cualquier caso el comentario correspondiente.
Al cerrar una acción, el sistema generará notificaciones a todos los responsables
de la misma.
3. Re-abrir acción
Luego de que una acción fue cerrada es posible re-abrirla. Para re-abrir una
acción acceda a la página de vista de la acción (ver Vista de acción).
Datos de la acc ión a
cerrar
Fecha de c ierre
2 - Selecc ione el t ipo
de resultado obtenido
1 - Ingrese un comentar io
3 – C l ick para
efectuar e l c ierre
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Haga click sobre el botón “Re-abrir acción” de la parte inferior de la página. La
acción será re-abierta, aunque las acciones específicas continúen cerradas.
Al re-abrir una acción, el sistema generará notificaciones a todos los responsables
de la misma.
4. Agregar notas
Acceda a la vista de la acción que desea comentar (ver Vista de acción).
Haga click sobre el ícono “+” a la izquierda de la sección “Notas” en la parte
inferior de la página, para desplegar las notas de la acción.
Escriba la nota y haga click sobre “Agregar”.
Los usuarios que hayan anteriormente la acción y los responsables de la misma
serán notificados de la operación.
1 – Ingrese la nota
2 – C l ick para
agregar la nota
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Para eliminar una nota haga click sobre la opción “Eliminar” que se encuentra al
pie de la nota (sobre la parte derecha). Un usuario solo podrá eliminar las notas
que él mismo creó.
La eliminación de notas generará notificaciones de la misma forma que al
agregar.
A las acciones cerradas no se les podrá agregar ni eliminar notas.
6. Listado de acciones
Para acceder al listado de acciones haga click sobre la opción “Acciones” del menú
principal.
Se podrán filtrar las acciones que se muestra definiendo distintos filtros de búsqueda.
Nombre del
creador de la nota
Fecha y hora
de creación
Cl ick para
el iminar la nota
Cl ick para f i l trar e l l is tado
según las opciones de f i l tros
selecc ionadas
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7. Historial de acción
Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú
principal
Desde el listado de incidencias, haga click sobre la opción “Historial” a la derecha de la
acción a la que desea consultar el historial.
Click para mostrar las
opciones avanzadas de
f i l trado
Número de la pág ina
que se muestra
actua lmente
Número total de pág inas
Cl ick para aumentar
o d isminuir e l número
de página mostrado
Cl ick para ver las
acc iones específ icas
Lis ta de las acc iones
especif icas de la acc ión 1
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También es posible acceder desde la página de vista de la acción, haciendo click sobre la
opción “Historial” que se encuentra en la parte superior.
Las entradas del historial se agrupan por fecha. Si desea ver las entradas
correspondientes a determinada fecha selecciónela de la lista de fechas que se muestra
al comienzo del historial (en la parte derecha). Si la fecha a la que desea acceder no
aparece en dicho listado, no existen entradas para la misma.
Hora en que se
real izó la acc ión
Usuar io que
efectuó la acc ión
Selecc ione una fecha