MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-20-2015
“EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE
CAPACITACIÓN Y DESARROLLO”.
JULIO, 2015
2523-2639 // 2222-0464
Fax:2222-8310 E-mail [email protected]
10176-1000 San José
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CONTENIDO
Página No.
RESUMEN EJECUTIVO……………………………………………………….……..3
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 6
1.1 Origen del estudio ............................................................................ 6
1.2 Normativa sobre el trámite de informes ........................................ 6
1.3 Antecedentes .................................................................................... 8
1.4 Objetivo general del estudio .......................................................... 8
1.4.1. Objetivos específicos ......................................................................... 8
1.5 Alcance y período de estudio ........................................................ 8
1.6 Declaración de Cumplimiento de Normas .................................. 9
1.7 Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio ................ 9
1.8 Comunicación de los resultados .................................................... 9
1.9 Procedimientos de auditoría ........................................................... 9
1.10 Normativa aplicable ...................................................................... 10
1.11 Riesgo ................................................................................................ 11
2. RESULTADOS ............................................................................................ 12
2.1 Generalidades de la Dirección de Capacitación .................... 12
2.2 Cumplimiento de Funciones de la Dirección de Capacitación
y Desarrollo ................................................................................................. 14
2.3 Capacitación en vinculación con los Objetivos Institucionales.. 16
2.3.1 Actividades de Capacitación Dentro del Subsistema................. 22
2.3.2 Actividades de Capacitación Fuera del Subsistema ................... 24
2.4 Presupuesto para la realización de las actividades de
capacitación ............................................................................................. 25
2.5 Capacitaciones en el Exterior ........................................................... 31
2.6 Efecto Multiplicador ............................................................................ 33
2.7 Becas y Licencias ................................................................................ 35
2.8 Casos Reprobados o Ausentes ......................................................... 38
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3. CONCLUSIONES ...................................................................................... 41
4. RECOMENDACIONES .............................................................................. 44
5. ANEXOS ................................................................................................... 47
Anexo N° 1 Cuestionario de Funciones .................................................. 47
Anexo N° 2 Temas de Capacitación ..................................................... 54
Anexo N° 3 Capacitaciones Realizadas en exterior sin autorización
por parte de la Dirección de Capacitación y Desarrollo ................... 66
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RESUMEN EJECUTIVO
La Auditoría tuvo como objetivo evaluar la gestión de la Dirección de
Capacitación y Desarrollo en la consecución de los objetivos institucionales
por medio de las capacitaciones otorgadas a los funcionarios.
Para el presente estudio se valoraron especialmente los procedimientos
que se consideran de mayor riesgo y que afectan directamente las sub
partidas con cargo al presupuesto institucional, esos procedimientos son los
siguientes:
Procedimientos de capacitación por medio de la Contratación
Administrativa
Procedimiento Contratación por la Caja Chica del MOPT
Procedimiento de Otorgamiento de Becas de Estudio
Para ello se aplicaron una serie de cuestionarios con la finalidad de medir
el cumplimiento de las funciones y se efectuó la revisión de algunos
expedientes sobre las capacitaciones impartidas y becas otorgadas,
durante los periodos de enero 2013 a diciembre 2014.
La Dirección de Capacitación y Desarrollo es regulada por el Decreto
Ejecutivo N°26786 Reforma Reglamento del Subsistema de Capacitación y
Desarrollo del Régimen de Servicio Civil, mismo donde se establecen las
condiciones que deben seguir las Unidades de Capacitación a fin de
proporcionar una gestión eficiente que coadyuve al desarrollo del factor
humano mediante la capacitación, formación y adiestramiento según las
prioridades institucionales.
Durante el desarrollo del estudio se determinó que la temática de los
cursos impartidos, tanto en materia técnica como administrativa, se ajustan
a los objetivos institucionales, lo cual permiten el desarrollo de las
habilidades y destrezas de los funcionarios en mejora de la gestión y
desempeño para brindar un buen servicio.
Entre los resultados más importantes sobre la evaluación realizada en la
Dirección de Capacitación y Desarrollo se encuentran los siguientes: no se
respetan los plazos establecidos para la entrega de solicitudes de
capacitación por parte de las dependencias y algunas solicitudes no
presentan los requisitos completos desde su inicio; en cuanto a los
procedimientos establecidos en el SIOR para la realización de sus
actividades, se verificó que datan desde del año 2006 hasta el 2011, por
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lo que se encuentran desactualizados ya que a lo largo de ese tiempo se
han dictado resoluciones que han modificado algunas de las actividades.
También se determinó, que la Dirección de Capacitación y Desarrollo, no
dispone de la cantidad de aulas suficientes para realizar las actividades,
por lo que ha tenido que recurrir al apoyo interinstitucional en búsqueda
de un espacio para su realización generando gastos para la Institución;
tampoco cuentan con el material que es indispensable para la
realización del curso Capacitación “Mantenimiento y Conservación Vial”
que exige la Dirección General de Servicio Civil para las plazas
contratadas en la especialidad de Conservación Vial.
De acuerdo con la revisión efectuada sobre las contrataciones realizadas
para las actividades de capacitación, llamó la atención que
constantemente se realizaron contrataciones con la empresa Arisol
Consulting Goup, cuando existen otras instituciones entre ellas
Universidades que brindan capacitaciones similares, con mayor cantidad
de horas y a un menor precio; también es importante señalar que existen
actividades de capacitación que se realizaron en el exterior sin la debida
autorización por parte de la Dirección de Capacitación y Desarrollo
exponiéndose al riesgo de control y cumplimiento en la normativa.
Sobre el efecto Multiplicador que deben realizar todos los funcionarios que
recibieron algún tipo de capacitación en el exterior, se identificó que son
pocos los casos que han realizado esta actividad, por motivo de que en la
Institución no se encuentra oficializada la política que obliga a los
funcionarios a realizar dicha actividad.
De la revisión efectuada al otorgamiento de becas que realiza la
Institución, se evidenció la desactualización del Reglamento para la
Adjudicación de Becas a los Servidores del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes el cual data desde el año 1996, por lo que presenta
incongruencias en su contenido de acuerdo con lo establecido en la
Resolución DG 135-2013, dictada por la Dirección General de Servicio Civil,
también se identificó que el Comité de Becas Institucional no se encuentra
integrado como corresponde.
En cuanto al resguardo de la información referente a expedientes de
Becas y licencias, actividades de capacitación y demás información
importante que dispone el archivo de la Dirección, se observó que la
misma se encuentra ubicada en los pasillos y otra parte en un espacio
localizado cerca de la cocina exponiéndose al riesgo de confidencialidad
y pérdida de información.
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Finalmente, al solicitar a la Dirección de Capacitación y Desarrollo los
casos de los servidores que no aprobaron o abandonaron las actividades
de capacitación durante los períodos 2013 y 2014, se determinó que
algunos de ellos se remitieron a la Dirección Jurídica hasta el periodo 2015
para su investigación correspondiente sobre los cuales también se
identificó que algunos no contenían las justificaciones en el respectivo
expediente.
En razón de lo expuesto, se emiten recomendaciones para mejorar la
gestión de la actividad de la Dirección de Capacitación y Desarrollo de
acuerdo con lo establecido en el ordenamiento jurídico.
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“EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y
DESARROLLO”.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio
Este estudio forma parte del Plan de Trabajo 2015, específicamente en el
punto número 49 y se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General
de Control Interno N°8292, artículo N° 22, incisos a) y b).
1.2 Normativa sobre el trámite de informes
De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República,
de la Ley General de Control Interno N° 8292, se incorporan en este informe
los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de
auditoría.
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los
informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los
titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
2. El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles
contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la
implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el
transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca,
con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por
las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá
soluciones alternas para los hallazgos detectados.
3. Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de
veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá
ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna,
las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su
propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros
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diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio,
ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones
alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y
que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán
sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
4. El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular
subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de
auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular
subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta
días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la
implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales
recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las
soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá
que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular
subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General
de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones
distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un
plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación,
para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo
resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la
Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles
siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad
indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última
instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en
un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente
que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo
resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de
las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de
1994.
Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y
los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y
civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes
asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el
régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos
incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus
acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones
necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo,
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según la normativa técnica aplicable. (...)” Igualmente cabrá
responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en
materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado,
incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la
auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan
ser imputadas civil y penalmente(...).”
1.3 Antecedentes
Según los registros existentes en esta Auditoría General, mediante el
siguiente informe de control interno, se ha evaluado temas relacionados
con los procesos de la Dirección de Capacitación y Desarrollo:
Informe No. AG-I-26-2009: “EVALUACIÓN INTEGRAL DE LA DIRECCIÓN
DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO”
1.4 Objetivo general del estudio
Evaluar los procesos y procedimientos de la Dirección de Capacitación y
Desarrollo, así como el cumplimiento del marco normativo.
1.4.1. Objetivos específicos
1.4.1.1. Determinar el marco normativo que regula la gestión de la
Dirección de Capacitación y Desarrollo y su cumplimiento.
1.4.1.2. Evaluar el Sistema de Control Interno y determinar los riesgos
existentes en la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
1.4.1.3. Determinar las capacitaciones institucionales impartidas en
vinculación con los objetivos de la Institución.
1.5 Alcance y período de estudio
El estudio se desarrolló dentro del período comprendido entre enero
2013 a diciembre 2014.
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1.6 Declaración de Cumplimiento de Normas
De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas
para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara
que las actividades del presente estudio se realizaron de conformidad
con lo establecido en el Manual de Normas Generales de Auditoría
para el Sector Público, entre otra normativa legal y técnica atinente a
la materia.
1.7 Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio
Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, No se
presentaron limitaciones que afectaran su ejecución.
1.8 Comunicación de los resultados
En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de
Resultados) de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el
03 de julio de 2015, se remitió borrador del informe en formato digital, a la
Dirección de Capacitación y Desarrollo, para que en el plazo de cinco
días presenten por escrito sus observaciones o de requerir una
comunicación verbal, solicitarla al correo electrónico de la Dirección.
1.9 Procedimientos de auditoría
Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones
ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes,
oficios, archivos y observación física, de conformidad con los
procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Contraloría
Institucional de Servicios, así como, la idoneidad del sistema de control
existente, para las actividades mediante:
Revisión de decretos y disposiciones relacionadas.
Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos.
Revisión de expedientes.
Entrevistas.
Visitas a las dependencias involucradas.
Análisis de dotación de recursos.
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1.10 Normativa aplicable
El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma
No. 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, mediante la aplicación de:
Ley General de Control de Interno Nº 8292, publicada en la Gaceta
No. 169 de 4 de setiembre de 2002.
Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-
DFOE), publicadas en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de 2009.
Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-
2014), publicadas en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de
2014.
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público
(R-DC-119-2009), publicadas en la Gaceta No. 28 del 10 de febrero
de 2010.
Normativa interna de la Auditoría General del MOPT que regula la
ejecución de los estudios de auditoría.
Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas
y Transportes. La Gaceta No.213 del 03 de noviembre del 2010.
Decreto No.3635-MOPT.
Decreto Ejecutivo N° 26786-MP, Reforma del Subsistema de
Capacitación y Desarrollo del Régimen de Servicio Civil, publicada
en la Gaceta N° 63 del 31 de marzo 1998.
Decreto Ejecutivo Nº 15302 Reglamento del Subsistema de
Capacitación y Desarrollo del Régimen de Servicio Civil, publicado
en la Gaceta N° 61 del 27 de marzo 1984.
Ley Capacitación personal Administración Pública Nº 6362,
publicada en la Gaceta No. 169 de 4 de setiembre del 2002.
Ley de Licencias de Adiestramiento de Servidores Públicos N° 3009,
publicada el 18 de julio de 1963.
Decreto Ejecutivo N° 25586-MOPT Reglamento para la adjudicación
de becas a los servidores del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes, publicado en la Gaceta No. 216 de 11 de noviembre del
1996.
Circular AI-CCD-194-2003, emitida por la Dirección General de
Servicio Civil el 01 de setiembre del 2003.
Resolución DG-135-2013, emitida por la Dirección General de Servicio
Civil el 05 de setiembre del 2013.
Resolución DG-234-2009, publicada en la Gaceta 158 Aviso 013-SC,
del 14 de agosto de 2009.
Directriz N° 023-H “Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la
Gestión Presupuestaria de la Administración Pública”, publicada en
la Gaceta No. 75 el 20 de abril de 2015.
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1.11 Riesgo
De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para
el Sector Público específicamente la Norma 305, para efectos de sus
estudios, el auditor debe determinar el riesgo de Auditoría.
Auditoría General del MOPT Matriz de Riesgos
Título
Estudio Objetivo Estudio
¿Cuánto
cuesta la
actividad?
Resultado
SEVRI
Resultado
ASCI Detalle de
intervenciones
de Auditoría
Estado
cumplimiento
Categoría
de Riesgo
“Evaluación de la
Gestión de la
Dirección de
Capacitación y
Desarrollo”
Evaluar los
procesos y
procedimientos
de la Dirección
de Capacitación
y Desarrollo, así
como el
cumplimiento del
marco normativo
323,365,080
ALTO
ALTO
No se han
realizado
intervenciones
anteriores
No Aplica. ALTO
Según el cuadro anterior, identificamos que el estudio se enfoca
principalmente en aquellos procedimientos que se consideran de mayor
riesgo y que afectan directamente las sub partidas con cargo al
presupuesto institucional, siendo los siguientes:
Procedimientos de capacitación por medio de la Contratación
Administrativa
Procedimiento Contratación por la Caja Chica del MOPT
Procedimiento de Otorgamiento de Becas de Estudio
Es por ello que la Dirección de Capacitación y Desarrollo se clasifica en un
nivel de riesgo alto, dado que dichos procedimientos no han sido
intervenidos por la Auditoría, además en el período de revisión del estudio
correspondiente a los años 2013-2014, los mismos no poseen la evaluación
en el Sistema de valoración de Riesgo Institucional (SEVRI).
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2. RESULTADOS
Del análisis realizado sobre la actividad objeto de estudio, se determinan
los siguientes resultados:
2.1 Generalidades de la Dirección de Capacitación
La Dirección de Capacitación y Desarrollo tiene como objetivo desarrollar
el factor humano de la Institución mediante la capacitación, formación y
adiestramiento necesarios a todos los servidores que así lo requieran, con la
finalidad de que este Ministerio pueda enfrentar de la mejor manera los
constantes cambios del entorno y determinar las soluciones óptimas a los
distintos problemas y asuntos que son de su competencia.
Esta Dirección se compone por los siguientes Departamentos:
Departamento de Becas y Licencias: Es el encargado de garantizar el
otorgamiento de becas y licencias; así como el reconocimiento de títulos
fuera del subsistema a los funcionarios del Ministerio.
Departamento de Coordinación e Instructores: Se encarga de brindar el
apoyo logístico para la realización de las actividades de capacitación y
capacitar a los funcionarios del MOPT de acuerdo con las prioridades
contenidas en el Plan Anual de Capacitación.
Departamentos de Investigación y Programación: Se encarga de dotar a la
Institución del Plan de Capacitación a corto, mediano y largo plazo según
las necesidades de capacitación detectadas.
Además, esta Dirección de Capacitación forma parte del Subsistema de
Capacitación y Desarrollo (SUCADES), que fue creado para los funcionarios
de las instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, el cual es
regulado por el Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES), de la
Dirección General de Servicio Civil que actúa como Órgano propulsor de
las políticas, estrategias, planes y programas de capacitación de los
funcionarios del Sector Público.
En cuanto la elaboración del Plan Anual de Capacitación, la Dirección de
Capacitación y Desarrollo anualmente realiza un proceso de detección
de necesidades de capacitación con la participación de las jefaturas del
Ministerio y producto también de la emisión de directrices por parte de las
Autoridades Superiores y del Centro de Capacitación y Desarrollo
(CECADES) de la Dirección General del Servicio Civil.
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De acuerdo con lo anterior en la Resolución DG-135-2013 de la Dirección
General del Servicio Civil, Capítulo III: Programación de Actividades de
Capacitación, Artículo 9, indica lo siguiente:
“La elaboración de los PIC´s se sustentará en las
necesidades reales derivadas del desempeño
laboral, la inserción en la cultura institucional y sus
compromisos con el servicio público, lo cual se
determinará mediante la investigación y la
aplicación de instrumentos técnicos, que permitan
identificar las áreas deficitarias en las que los
servidores requieren adquirir, actualizar o
perfeccionar conocimientos, actitudes, habilidades
y destrezas para su desarrollo humano y el mejor
desempeño de sus cargos, acorde con sus
exigencias. A su vez, los PIC deberán relacionarse
con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo
vigente y públicamente conocido a la fecha de su
elaboración”.
Es por ello que la Dirección de Capacitación y Desarrollo para la
identificación de necesidades para los períodos 2013-2014, consultó las
siguientes fuentes:
Plan Nacional de Transportes 2011-2035.
Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014.
Plan Operativo Institucional 2013-2014.
Directrices Institucionales.
Directrices de la Dirección General de Servicio Civil en materia de
capacitación.
Formulación del Anteproyecto del Presupuesto del MOPT 2013-2014,
específicamente de la subpartida 1.07.01 correspondiente a las
actividades de capacitación.
Ley 7600 sobre la igualdad de oportunidades.
Programa MOPT-BID importante para el sector Obras Públicas.
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2.2 Cumplimiento de Funciones de la Dirección de Capacitación y Desarrollo
El día 26 de mayo de 2015 se aplicó en la Dirección de Capacitación y
Desarrollo un cuestionario de funciones para evidenciar el cumplimiento de
las funciones establecidas en el Decreto Ejecutivo N° 26786-MP, publicado
en la Gaceta N° 63 del 31 de marzo 1998, denominado “Reforma del
Subsistema de Capacitación y Desarrollo del Régimen de Servicio Civil” y
en el SIOR. Ver Anexo N° 1.
Sobre los resultados obtenidos en el cuestionario aplicado referente al
cumplimiento de las funciones de la Dirección de Capacitación y
Desarrollo, donde se validaron cada una de las respuestas con la
documentación soporte, se determinó que existen Dependencias que no
cumplen con el plazo establecido para la entrega de las solicitudes de
capacitación ni presentan todos los documentos completos con la
solicitud.
De acuerdo con el oficio DCD-1735-2014 de fecha 31 de julio de 2014,
dirigido a los Ejecutores de Programa, Responsables de Áreas y Actividades
Presupuestarias, se establece que toda solicitud de capacitación deberá
presentarse ante la Dirección de Capacitación y Desarrollo mediante
oficio en forma completa 20 días hábiles antes de su inicio, plazo que se
modificó a 10 días hábiles a partir del período 2015 mediante el oficio
DCD-969-2015 de fecha 12 de mayo de 2015.
Referente a esta situación, la Directora de Capacitación y Desarrollo
argumenta que efectivamente existen Dependencias que no respetan los
tiempos estipulados para la entrega de las solicitudes ni presentan los
requisitos correspondientes desde el inicio, sobre lo cual indica que se
reciben las solicitudes para ayudar a los funcionarios pero se advierte que
se salva de responsabilidad si no se aprueban en el tiempo el pedido de
compra o el cheque en el caso de caja chica.
Al recibirse las solicitudes de capacitación fuera del plazo establecido y sin
la documentación completa; esa Dirección se expone al riesgo de que las
demás dependencias utilicen el mismo mecanismo ante su
irresponsabilidad, lo cual podría eventualmente fomentar inconformidades
y futuros conflictos, al aprobarse unas solicitudes de capacitación y otras
no.
Además como parte de la revisión de funciones, se verificaron y analizaron
los procedimientos de las diferentes actividades que realiza la Dirección de
Capacitación y Desarrollo, principalmente aquellos que se consideran de
mayor riesgo e implican una afectación económica; en este caso, los
procedimientos de Contratación por medio de la Caja Chica del MOPT,
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Procedimiento de Contratación Administrativa y el Procedimiento de
Otorgamiento de Becas.
Aunado a lo anterior, se observó que los procedimientos descritos
anteriormente se encuentran desactualizados, ya que existen funciones y
actividades que han sido modificadas por resoluciones actuales,
provocando que estos se vean afectados. Cabe destacar, que todos los
procedimientos de esta Dirección registrados en el SIOR, datan del año
2006 hasta el 2011.
De acuerdo con lo establecido en las Normas de Control Interno para el
Sector Público, (N-2-2009-CO-DFOE), del 06 de febrero 2009,
específicamente en el Capítulo IV, de Normas sobre Actividades de
Control, en el punto 4.4.1 sobre Actividades de Control (…)” El jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar,
evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control
pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los
mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y
el fortalecimiento del SIC y el logro de los objetivos institucionales.
Por otra parte, lo establecido en la Ley General de Control Interno N° 8292
en su Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de
control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre
otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar
internamente, las políticas, las normas y los
procedimientos de control que garanticen el
cumplimiento del sistema de control interno
institucional y la prevención de todo aspecto que
conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados
por la institución en el desempeño de sus funciones.
La Directora de Capacitación indica que envió en el correo del 07 de julio
de 2014, a la Dirección de Planeamiento Administrativo, las actualizaciones
correspondientes de los procedimientos, para su respectiva oficialización,
solamente que ese Departamento a la fecha no ha oficializado dichos
procedimientos por motivo de la reorganización en que se encuentra;
además en el correo de esa misma fecha señala el Ing. José Pablo Abarca
Quesada, Analista, Departamento de Análisis Administrativo de la
Dirección de Planeamiento Administrativo que la Comisión de
Reorganización decidió variar el plan y el cronograma de trabajo, por lo
cual Planeamiento Administrativo tiene que analizar, nuevamente, la
División Marítimo antes que cualquier Dirección de la División Administrativa
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y que debido a ello, tendrán que ver los procesos de Capacitación y
Desarrollo en otra oportunidad.
Además se tiene el conocimiento de que es necesario actualizar
nuevamente los procedimientos en atención a la Directriz N° 023-H “Sobre
la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la
Administración Pública” dirigida al Sector Público, publicada el 20 de abril
de 2015, y sobre la instrucción indicada en el oficio N° 150805 de fecha 01
de junio de 2015, donde se dispone por parte del Ministro el delegar en los
ejecutores de cada programa la Resolución de marras.
La Dirección de Capacitación y Desarrollo al no disponer de los
procedimientos actualizados se expone a que las actividades no se
realicen de acuerdo con las resoluciones vigentes y existan modificaciones
que no queden plasmadas en el documento que sirve de guía para los
funcionarios en la realización de las actividades.
2.3 Capacitación en vinculación con los Objetivos Institucionales
La Ley General de Control Interno Nº 8292 en sus artículos 13, 14, 15, 16 y 17
y los Capítulos II, III, IV, V y VI de las Normas de Control Interno para el
Sector Público, establece las condiciones que deben atender los Jerarcas
y los Titulares Subordinados, para el uso efectivo de los recursos públicos,
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en procura de la
eficacia y eficiencia de las operaciones.
Es por lo anterior, que se identifican las Áreas Sustantivas que representan
el objetivo de la gestión del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, las
cuales de acuerdo con la Estructura Organizacional corresponden a la
División de Obras Públicas, División Transportes y División Marítimo Portuaria,
además de las Áreas de apoyo como la División Administrativa y
Administración Superior.
Las acciones prioritarias para la coordinación de las actividades de
capacitación en la Institución en consecución de los objetivos para el
periodo 2013 y 2014 fueron las siguientes:
Realizar un diagnóstico institucional sobre el conocimiento y la
percepción de la ética y capacitar los funcionarios a nivel
institucional sobre ese tema.
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Coordinar necesidades y actividades de capacitación dentro del
Convenio Financiero con el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID), Programa Red Vial Cantonal PRV-1 MOPT-BID.
Dar seguimiento según el diagnóstico obtenido por el análisis FODA,
con la Dirección de Ingeniería y el Laboratorio de Materiales de la
División de Obras Públicas del Ministerio.
Interiorizar una cultura de servicio al cliente apoyando a los
funcionarios de la Institución.
Brindar capacitación referente al tema de cambio de cultura
institucional, inicialmente a los Titulares Subordinados de cada
Unidad Administrativa.
Capacitar al personal sobre el Plan Nacional de Transportes 2011-
2035.
Continuar con el Programa de Capacitación en Auto trónica con el
Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), en el cual participan
mecánicos del Taller Central y de la Sede de Turrialba, Colima, Río
Claro, Cartago y Puntarenas.
Gestionar cupos en el LANAMME, para los servidores/as/ del MOPT,
en temas técnicos variados, de alto interés Institucional.
Coadyuvar con la Asociación de Profesionales (APROMOPT), en la
organización del Encuentro de Profesionales: El MOPT ante los
Desafíos de los Nuevos Cambios”.
Participación de esta Dirección en la Comisión Institucional de
Rescate de Valores Éticos, Morales, Cívicos y Religiosos.
Además, como parte de la Cooperación Interinstitucional, la Dirección de
Capacitación y Desarrollo del MOPT, colabora brindando actividades de
capacitación a Municipalidades y a otras instituciones dentro del
Subsistema del Servicio Civil.
La Dirección de Capacitación y Desarrollo realiza las actividades de
capacitación en la Institución por medio de actividades dentro o fuera del
Subsistema de Servicio Civil (SUCADES), lo cual se define por la Dirección
de Servicio Civil en la Resolución 135-2013 de la siguiente manera:
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i. CAPACITACIÓN EXTERNA AL RÉGIMEN DE SERVICIO
CIVIL: Acciones de capacitación organizadas e
impartidas por instituciones o empresas públicas o
privadas, nacionales o internacionales, para un
público general (no necesariamente el cubierto por
el RSC), en cuya organización y ejecución no
intervienen de manera sustancial las instituciones del
SUCADES. Estas acciones serán reconocidas siempre
que la actividad y los certificados respectivos
cumplan con las disposiciones del marco normativo
del SUCADES.
ii. CAPACITACIÓN INTERNA AL RÉGIMEN DE SERVICIO
CIVIL: Acciones dirigidas a la capacitación del
personal cubierto por el RSC; en cuya organización y
ejecución intervienen de modo sustancial
instituciones de este sistema. Estas actividades serán
reconocidas siempre que se realicen de conformidad
con las disposiciones del marco normativo del
SUCADES.
A continuación se presenta el detalle de las actividades de capacitación
realizadas y la cantidad de funcionarios capacitados durante el período
de evaluación:
CUADRO N°1
ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS
PERÍODOS 2013-2014
Tipo de Actividad Período
2013
Período
2014
Dentro del Régimen del Servicio Civil 75 64
Fuera del Subsistema del Servicio Civil 324 320
Total 399 384 Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
La Dirección de Capacitación y Desarrollo como meta programada para
cada uno de los períodos anteriores estimó un aproximado de 100
actividades de capacitación, pero dadas las negociaciones
interinstitucionales, convenios de carácter nacional e internacional, entre
otras actividades, superó sus expectativas a 399 y 384 actividades de
capacitación para los períodos 2013 y 2014 respectivamente.
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CUADRO N° 2
CANTIDAD DE FUNCIONARIOS CAPACITADOS
PERÍODO 2013
Área Sustantiva Total Porcentaje
División de Obras Públicas 1425 46%
División Administrativa 702 23%
Administración Superior 420 14%
División Transportes 324 10%
Municipalidades 88 3%
División Marítimo Portuaria 80 3%
Consejos Adscritos al MOPT 36 1%
SUCADES y otras entidades 30 1%
Total 3105 100% Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
CUADRO N° 3
CANTIDAD DE FUNCIONARIOS CAPACITADOS
PERÍODO 2014
Área Sustantiva Total Porcentaje
División de Obras Públicas 1201 37%
División Administrativa 809 25%
Administración Superior 600 18%
División Transportes 549 17%
División Marítimo Portuaria 70 2%
SUCADES y otras
entidades 25 1%
Consejos Adscritos al
MOPT 5 0%
Municipalidades 14 0%
Total 3273 100% Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
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GRÁFICO N° 1
CANTIDAD DE FUNCIONARIOS CAPACITADOS
PERÍODO 2013-2014
Fuente: Datos tomados del Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
De la información anterior, se puede observar que el área sustantiva que
tuvo mayor participación en actividades de capacitación corresponde a
la División de Obras Públicas durante el periodo de evaluación, además de
la División Administrativa, Administración Superior y División de Transportes;
también se observa que hubo participación por parte de las
Municipalidades y e instituciones pertenecientes al SUCADES, logrando
capacitar un total de 3105 personas para el periodo 2013 y 3273 para el
período 2014 el cual representa un amplio porcentaje de la población
Institucional.
Dentro de las actividades de capacitación se encuentran aquellas que se
realizaron tanto dentro como fuera del Subsistema del Servicio Civil
(SUCADES), además de actividades negociadas con el Instituto Nacional
de Aprendizaje (INA), y 93 cupos gratuitos que se otorgaron para el
período 2014 por parte del Laboratorio de Materiales Estructurales de la
Universidad de Costa Rica (LANAME), en actividades de actualización
tecnológica.
No obstante, a pesar de que superan las expectativas de capacitación, se
observó que la Dirección de Capacitación y Desarrollo solamente dispone
de dos aulas para brindar la gran cantidad de cursos y capacitaciones
programadas de acuerdo con las necesidades que surgen en cada
Dependencia, además presenta insuficiencia de material para el Curso
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Rehabilitación y Mantenimiento Vial y carece actualmente de instructores
para el apoyo que se ofrecía al Proyecto MOPT-BID, circunstancias que
afectan parte de las programaciones de la Dirección en esas áreas.
Sobre la Garantía de eficiencia y eficacia de las Operaciones, Las Normas
sobre las Actividades de Control, específicamente en el Capítulo IV, punto
4.5, indican lo siguiente:
“(…)El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer actividades
de control que orienten la ejecución eficiente y
eficaz de la gestión institucional (…)”.
Referente al tema de Conservación Vial, la Dirección General de Servicio
Civil establece la Resolución DG-234-2009, publicada en la Gaceta 158
Aviso 013-SC, del 14 de agosto de 2009, la cual se transcribe:
“Para el caso de los puestos con especialidad
Conservación Vial, el requisito de capacitación
señalado puede ser satisfecho durante el inicio del
período de prueba, o antes de los primeros tres meses
de estar ejerciendo las labores del cargo, a tal efecto
debe aprobar el curso de Capacitación
“Mantenimiento y Conservación Vial”, bajo la
modalidad de aprovechamiento, con duración
mínima de 32 horas, organizado e impartido por la
unidad competente del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes. La no aprobación de este curso
“Mantenimiento y Conservación Vial”, implicaría en
forma automática la aplicación del trámite de cese de
nombramiento de los respectivos servidores, por
reprobación del período de prueba o falta de
idoneidad para la ejecución eficiente de las
actividades de los cargos, de lo cual el Ministerio de
Obras Públicas y Transportes deberá informar a la
Dirección General de Servicio Civil.”
La Directora de Capacitación argumenta, que debido a la falta de aulas
para realizar las capacitaciones programadas, se ha tenido que recurrir al
apoyo interinstitucional con la finalidad de que se faciliten espacios para
poder realizar las actividades, situación que últimamente se ha
complicado por motivos de que pese a los incrementos en los servicios
públicos las instituciones no quieren prestar los espacios para realizar estas
actividades; además sobre el tema del Curso “Mantenimiento y
Conservación Vial”, indica que la Dirección no dispone del material ni
facilitadores necesarios igualmente para el Proyecto MOPT-BID, ya que por
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parte del Viceministro de Infraestructura y Concesiones, el funcionario que
les ayudaba fue trasladado a otra Dependencia.
Es por lo anterior, que envió al CECADES el oficio N° DCD-250-2015 de
fecha 25 de febrero de 2015, donde comunica la situación que enfrenta
actualmente la Institución como justificación de la imposibilidad de cumplir
con lo planificado en el Plan Institucional en específicamente esas áreas
mientras se llega a una solución.
Al realizar las actividades de capacitación en instalaciones fuera de la
Institución, la Dirección de Capacitación y Desarrollo se expone al riesgo
de que los espacios no se encuentren disponibles y tengan que ser
canceladas o reprogramadas las actividades de capacitación, también al
no disponer de los facilitadores con la experiencia necesaria en temas de
importancia para la Institución afecta en la preparación del personal para
el desarrollo de las habilidades y destrezas en el trabajo cotidiano;
además se evidencia incumplimientos en el acatamiento de la directriz
establecida por la Dirección General de Servicio Civil al no disponer del
material y personal indispensable para la preparación de los funcionarios
de nuevo ingreso para el desarrollo de conocimientos en la especialidad
de Conservación Vial.
2.3.1 Actividades de Capacitación Dentro del Subsistema
La Dirección de Capacitación y Desarrollo coordinó un total de 75
actividades Dentro del Subsistema de Capacitación y Desarrollo de la
Dirección de Servicio Civil, de lo cual para el período 2013 se realizaron 43
actividades bajo la modalidad de aprovechamiento, 31 de participación y
1 de asistencia, cuyo costo correspondiente fue de ¢ 127.568.528,80,
mientras que para el período 2014 se realizaron 27 actividades en la
modalidad aprovechamiento y 37 de participación, con un costo de ¢
132.801.429,09.
A continuación se presenta un detalle de los temas desarrollados en las
actividades realizadas por la Dirección de Capacitación y Desarrollo en la
organización de actividades dentro del Subsistema del Servicio Civil:
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CUADRO N° 4
ÁREAS TEMÁTICAS ABORDADAS EN LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN
REALIZADAS DENTRO DEL SUBSISTEMA DEL SERVICIO CIVIL
PERÍODO 2013-2014
Área Temática N° de actividades
Período 2013 Período 2014
Potencial Humano 18 2
Leyes y Normas 12 -
Operación de
Maquinaria 11
7
Herramientas
informáticas 11
1
Mecánica 11 2
Competencias
Específicas 6 9
Segundo Idioma 3 7
Gestión Vial 3 4
Tema transversal - 18
Rendición de
cuentas - 10
Gestión Directiva - 3
Herramientas
tecnológicas - 1
Total 75 64 Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
En el cuadro anterior se puede observar que de las actividades realizadas
dentro del Subsistema se desarrollaron una variedad de temas de
importancia para la Institución, entre los que resaltan temas de potencial
humano y transversales que corresponden a actividades relacionadas con
motivación, relaciones humanas, comunicación asertiva, trabajo en
equipo, formación de formadores, servicio al cliente entre otros temas de
interés e indispensables para brindar un adecuado servicio al cliente y
mejoras en el desempeño de las labores, junto con otros temas de índole
especial para la realización de las actividades de la Institución.
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2.3.2 Actividades de Capacitación Fuera del Subsistema
Referente a las actividades de capacitación realizadas fuera del
Subsistema se coordinaron una totalidad 77 actividades de las cuales para
el período 2013 se 77 se realizaron en la modalidad de aprovechamiento,
142 de participación y 101 en modalidad de asistencia.
Dentro de los temas desarrolladas en las actividades de capacitación
realizadas fuera del subsistema se encuentran los siguientes: Potencial
Humano, Leyes y Normas, Operación de Maquinaria, Herramientas
informáticas, Competencias Específicas, Segundo Idioma, Gestión Vial,
Tema transversal, Rendición de cuentas, temas que se pueden apreciar en
el Anexo N° 2.
Además, se desarrollaron temas por parte de Organismos Internacionales y
también de cupos gratuitos otorgados por el Laboratorio de Materiales
Estructurales de la Universidad de Costa Rica, mismos que se pueden
observar en el Anexo N° 2.
A continuación se puede visualizar un detalle del financiamiento realizado
para las actividades contratadas fuera del Subsistema del Servicio Civil en
una gran variedad de temas:
CUADRO N° 5
ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS
FUERA DEL SUBSISTEMA DE SERVICIO CIVIL
PERÍODO 2013
Forma de Financiamiento Actividades Funcionarios
Contratados por el MOPT 112 624
Negociadas 111 556
Coordinadas por instructores del
MOPT
77 1106
Cooperación Organismos
Internacionales
19 26
Financiadas por el interesado 5 8
Total 324 2320 Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
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CUADRO N° 6
ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS
FUERA DEL SUBSISTEMA DE SERVICIO CIVIL
PERÍODO 2014
Forma de Financiamiento Actividades Funcionarios
Contratados por el MOPT 127 707
Negociadas 91 419
Coordinadas por facilitadores del
MOPT
11 150
Coordinadas por facilitadores de la
Dirección Capacitación
52 1011
Cooperación Organismos Nacionales
e Internacionales
24 68
Financiadas por el interesado 15 17
Total 320 2372 Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
2.4 Presupuesto para la realización de las actividades de capacitación
La Institución dispone de recursos presupuestarios para poder realizar
contrataciones de actividades de capacitación para los funcionarios
mediante la subpartida 1.07.01, en los diferentes programas del MOPT, que
les permita también la actualización de conocimientos, adquisición de
nuevas tecnologías entre otros requerimientos según las necesidades.
Es importante destacar que los montos presupuestados en cada programa,
área y actividad son responsabilidad de cada Ejecutor de Programa en
coordinación con la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
Los montos presupuestados y ejecutados por programa para las
actividades de capacitación durante el período de revisión se pueden
observar en los cuadros que se presentan a continuación:
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CUADRO N° 7
PRESUPUESTADO VRS EJECUTADO EN LA SUBPARTIDA 1.07.01
PERÍODO 2014
Programa
Presupuestario Dependencia Presupuesto
Monto
Ejecutado
Porcentaje
Ejecutado
326 Administración Superior
y División Administrativa ¢ 51.177.253 ¢ 49.260.677 96%
327 División Obras Públicas 36.758.717 35.261.516 96%
328 División Marítimo
Portuario 3.967.294 3.750.602 95%
329 Edificaciones
Nacionales 1.662.855 1.662.855 100%
331-01 División Transportes 9.645.000 9.150.440 95%
331-02 Tribunal Administrativo
Transportes 4.700.000 3.059.696 65%
Total ¢107.911.119 ¢102.145.786 95% Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
CUADRO N° 8
PRESUPUESTADO VRS EJECUTADO EN LA SUBPARTIDA 1.07.01
PERÍODO 2013
Programa
Presupuestario Dependencia Presupuesto
Monto
Ejecutado
Porcentaje
Ejecutado
326 Administración Superior
y División Administrativa ¢ 28.583.579 ¢24.490.697 86%
327-01 División Obras Públicas 9.680.000 8.425.762 87%
327-03 Programa BIB MOPT 1.200.000 1.175.000 98%
328 División Marítimo
Portuario 3.545.000 1.391.207 39%
329 Edificaciones
Nacionales 1.600.000 1.583.074 99%
331-01 División Transportes 8.200.000 6.669.000 81%
331-02 Tribunal Administrativo
Transportes 7.000.000 5.673.036 81%
Total ¢ 59.808.579 ¢ 49.407.776 82% Fuente: Informe de Labores de la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
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De los cuadros anteriores, podemos observar que se ha efectuado un
adecuado manejo de los recursos presupuestarios sobre la partida
asignada para las actividades de capacitación, sobre los cuales para el
período 2013 se ejecutó un 82% del presupuesto designado,
incrementando la ejecución en contratación de actividades para el
periodo 2014 en un 95% del presupuesto destinado para esta actividad.
La comparación de los periodos 2013 y 2014 representa incrementos en la
ejecución del presupuesto correspondiente a las actividades contratadas
para el desarrollo de los conocimientos de los funcionarios por medio de
actividades de capacitación contratadas logrando alcanzar los objetivos
de la Institución por medio de las actividades ejecutadas.
Como parte de la revisión de la partida presupuestaria 1.07.01 destinada
para las actividades de capacitación, llama la atención que existen
dependencias que en ocasiones solicitan el traslado de la partida de
capacitación para atender otras necesidades, situación que afecta el
derecho que capacitación que poseen los funcionarios según lo establece
el artículo 46 del Reglamento Autónomo de Servicios del MOPT.
Artículo 46.—Todos los servidores(as) del Ministerio sin
discriminación alguna, tendrán derecho a que se les
brinde la capacitación complementaria que
requieran, mediante cursos, seminarios, becas y
similares que promueva la institución, de conformidad
con sus posibilidades y siempre que no se perjudique la
prestación normal del servicio público.
Es importante señalar que del total de contrataciones gestionadas por la
Dirección de Capacitación y Desarrollo para el período 2013 se tramitaron
¢ 30.154.830 por medio de la Proveeduría Institucional para contratar 32
actividades de capacitación y un total de ¢ 19.483.286 por medio del
Fondo de Caja Chica para 110 contrataciones, mientras que para el
período el 2014, se formalizó por medio de la Proveeduría Institucional un
total de ¢ 80.173.663 por Proveeduría Institucional para 77 Contrataciones
Directas y ¢ 21.972.122 tramitadas a través del Fondo de Caja Chica para
120 solicitudes de capacitación.
Al efectuar la revisión de las capacitaciones realizadas por medio de
Contrataciones Administrativas, se observó que se brinda constantemente
el Visto Bueno a la Empresa Arisol Consulting Goup, por medio del artículo
131 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, como
servicios de capacitación abierta, no sujetos a concurso, de los cuales se
contabilizaron para el periodo 2013 contrataciones administrativas con esa
empresa por un total de ¢ 2.610.000 y para el 2014 la cifra de ¢ 22.410.000,
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cuando existen otras instituciones entre ellas Universidades que brindan
capacitaciones similares , con mayor cantidad de horas y a un menor
precio. Algunos casos son los siguientes:
CUADRO N° 9
CONTRATACIONES REALIZADAS CON ARISOL CONSULTING GROUP
PERÍODO 2013
Programa Dependencia Monto de la
Solicitud Nombre del Curso Número Contratación
327 Obras
Públicas ¢ 725.000
Procesos Disciplinarios en
Contratación
Administrativa
2013 CD-000202-32701
327 Obras
Públicas 1.015.000
Derecho Administrativo
para no abogados 2013 CD-000405-32701
327 Obras
Fluviales 870.000
Técnicas Básicas de
Redacción y Ortografía 2013 CD-000207-32701
Total ¢ 2.610.000
Fuente: Información suministrada por la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
CUADRO N° 10
CONTRATACIONES REALIZADAS CON ARISOL CONSULTING GROUP
PERÍODO 2014
No Programa Dependencia Monto de la
contratación Nombre del Curso
Número
Contratación
o Solicitud
Pedido
1 326 Dirección
Jurídica ¢ 870.000
Jurisprudencia en
Contratación
Administrativa 2014
2014CD-
000511-32600
2 327 Obras
Públicas 2.610.000
Taller Práctico sobre cierre
de Proyectos de Obra
Pública Posición 1 y 2
2014CD-
000239-32701
3 327 Obras
Públicas 2.025.000
El debido proceso en
materia de contratación
administrativa
2014CD-
000268-32701
4 327 Obras
Públicas 2.465.000
El Incumplimiento del
Contrato Administrativo
2014CD-
000044-32701
5 327 Obras
Públicas 1.885.000
Introducción a la
Contratación
Administrativa
2014CD-
000086-32701
6 327 Obras
Públicas 1.885.000
Cómo elaborar carteles ;
Posiciones 1 y 2
2014CD-
000144-32701
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I-20-2015
AUDITORÍA GENERAL Julio 2015
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No Programa Dependencia Monto de la
contratación Nombre del Curso
Número
Contratación
o Solicitud
Pedido
7 327 Ingeniería 1.450.000
Técnicas básicas de
redacción y ortografía
para funcionarios públicos
2014CD-
000206-32701
8 327 Obras
Públicas 3.045.000
Análisis, Evaluación y
Subsanación de Ofertas
2014CD-
000209-32701
9 327 Ingeniería 1.015.000
Curso Ley Contra la
Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública y su
Reglamento
2014CD-
000236-32701
10 327 Ingeniería 1.450.000
Jurisprudencia en
Contratación
Administrativa 2014
2014CD-
000321-32701
11 327 Obras
Públicas 1.595.000
Los Daños y Perjuicios en
la Contratación
Administrativa Posiciones
1 y 2
2014CD-
000353-32701
12 327 Obras
Públicas 375.000
Elementos de trabajo en
Equipo
2014CD-
000409-32701
13 331-01 División
Transportes 1.015.000
El Incumplimiento del
Contrato Administrativo,
Posiciones 1, 2 y 3
2014CD-
000032-33101
14 331-01 Educación
Vial 725.000 Cómo elaborar carteles
2014CD-
000133-33101
Total ¢ 22.410.000
Fuente: Información suministrada por la Dirección de Capacitación y Desarrollo.
De conformidad con lo anterior, es importante valorar la optimización de la
utilización de los fondos públicos dado que el Plan Institucional de
Capacitación (PIC) de 2013 y 2014, es el resultado de un proceso de
detección de necesidades realizada por la Administración Activa, misma
que incluye, la distribución proporcional, uso racional y equitativo de los
recursos humanos y materiales disponibles, para las necesidades
institucionales de adiestramiento, por lo que es necesario valorar el costo de
las capacitaciones brindadas por dicha empresa en relación con las
capacitaciones que se podrían obtener de convenios con instituciones de
carácter público a la luz de la Directriz N° 023-H “Sobre la Eficiencia, Eficacia
y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la Administración Pública”
que entra a regir desde el 20 de abril de 2015, según su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta N° 75, el artículo 28 establece lo siguiente:
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“Las actividades de capacitación (1.07.01) se
contratarán preferentemente con los centros de
enseñanza superior universitaria del Estado y cuando
resulte procedente con el Instituto Nacional de
Aprendizaje, deberán llevarse a cabo en las
instalaciones o auditorios de éstas o en las
instituciones públicas”.
Por otro lado, el artículo 5, inciso b) de la Ley de la Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en lo de interés dispone:
“La administración de los recursos financieros del
sector público se orientará a los intereses generales
de la sociedad, atendiendo los principios de
economía, eficacia y eficiencia, con sometimiento a
la ley”.
Por lo anterior se encuentra dentro de las funciones de las Unidades de
Capacitación el Controlar, planificar y utilizar adecuadamente los recursos
económicos y humanos disponibles para el desarrollo de las actividades,
según establece el artículo 9 del Decreto Ejecutivo N° 26786-MP, por lo que
dicha Dirección debe ser un filtro para que las contrataciones de
capacitación se ajusten a las disposiciones de la citada Directriz.
La Directora de Capacitación argumenta que se envió el oficio N° DCD-
442-2015 a la Proveeduría Institucional y al Superior Jerárquico, donde se
solicita criterio sobre las recurrentes contrataciones con esta empresa. De
lo cual se obtuvo respuesta mediante el oficio N° 150393 de fecha 18 de
marzo de 2015, suscrito por el Director General, Máster. Orlando Cervantes,
donde comunica que comparte su criterio junto con lo que expresa el
abogado Carlos Bonilla Cruz, Asesor Legal de la Proveeduría Institucional,
en el oficio N° ALPI-2015-0158 del 09 de marzo corriente, que indica lo
siguiente:
“En materia de contratación, cuando se den otros oferentes con una
prestación muy semejante, deberá escogerse la de mejor precio para la
Administración, salvo que existan justificaciones debidamente razonadas”.
Sobre esta situación, se refleja una eventual preferencia de servicios hacia
la empresa Arisol Consulting Goup, evidenciándose la falta de control al
contratar la mayoría de las ocasiones con el mismo proveedor, existiendo
otras instituciones en el mercado que brindan actividades de
capacitación similares y a un menor precio.
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2.5 Capacitaciones en el Exterior
De la revisión efectuada sobre las capacitaciones aprobadas por la
Dirección de Capacitación y Desarrollo, se determinó que existen casos en
los cuales se han realizado capacitaciones en el exterior que no han sido
autorizadas por esa Dirección, sino que se tramitaron directamente por
medio del procedimiento creado por el Ministro, “Visto Bueno para las
actividades de capacitación previo a la elaboración de acuerdo de viaje”
y el Procedimiento pago y liquidación por adelanto de gastos de viaje y
transporte en el exterior” mismos que se establecieron en el SIOR.
Según el reporte entregado por la Dirección de Capacitación y Desarrollo
sobre el total de capacitaciones realizadas en el exterior que fueron
pagadas por la Institución pero que no pasaron por la Dirección respectiva
para su debida aprobación, se contabilizan para el período 2013 un total
de 29 actividades representando un total de ¢ 24.832.518,10 sobre las
cuales 7 actividades se realizaron con la aprobación de esa Dirección y 22
actividades que representaron un total de ¢ 22.159.087,80 correspondiente
al 89% no se reportaron sino que fueron aprobadas por el Despacho del
Ministro, de igual manera para el período 2014, donde se realizaron un
total de 28 actividades en el exterior por un monto total de ¢ 14.946.066,39,
siendo 11 aprobadas por la Dirección de Capacitación no así 17
actividades que representaron un total de ¢ 6.617.029,85 correspondientes
al 44%, tampoco fueron aprobadas por la Dirección de Capacitación y
Desarrollo como corresponde. Ver Anexo N° 3.
De acuerdo con la normativa que regula el funcionamiento de las
Direcciones de Capacitación, el Decreto Ejecutivo N° 26786-MP, el Artículo
9, incisos d), h) y j) indican lo siguiente:
d) Velar por la correcta aplicación de las
disposiciones técnicas y jurídicas que rigen el
desarrollo de la capacitación de los funcionarios
institucionales.
h) Realizar los estudios técnicos y otras acciones o
trámites para determinar las mejores opciones en
cuanto al aprovechamiento y disfrute de becas y
otras facilidades de capacitación, siguiendo lo
dispuesto en la normativa vigente.
j) Controlar, planificar y utilizar adecuadamente los
recursos económicos y humanos disponibles para el
desarrollo de sus actividades.
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Mediante la Circular AI-CCD-194-2003, el CECADES dicta una serie de
directrices para la certificación y reconocimiento de actividades de
capacitación dentro de las cuales se indica lo siguiente:
10. Funcionarios que reciben capacitación fuera del
SUCADES durante sus jornadas ordinarias de trabajo:
A los funcionarios que, durante sus jornadas ordinarias
de trabajo y por iniciativa de las autoridades
institucionales, asistan a cursos u otras actividades de
capacitación organizadas e impartidas por
instituciones o empresas externas al SUCADES, se les
podrá reconocer los certificados correspondientes,
de conformidad con las disposiciones y
procedimientos vigentes para la capacitación
recibida fuera del SUCADES.
La asistencia a dichas actividades, deberá contar
con el visto bueno de la respectiva Unidad de
Capacitación, la cual valorará para ello, la
pertinencia de los contenidos de la capacitación por
recibir con las necesidades del funcionario y lo
propuesto en el plan institucional de capacitación.
Igualmente, la Unidad de Capacitación llevará el
control de la capacitación que reciban los
funcionarios por este medio…
Además el Artículo N° 100 del Reglamento Autónomo de Servicios (RAS),
indica lo siguiente:
2. Actividades de capacitación. En cuanto a las
actividades de capacitación se regirán por las
regulaciones y directrices emitidas por la Dirección
General de Servicio Civil, y las directrices que emita
la Dirección de Capacitación y Desarrollo del
Ministerio.
Según manifiesta la Directora de Capacitación, no se tiene conocimiento
de todas las capacitaciones que salen al exterior ya que existen algunas
que pasan directamente por el Despacho del Ministro, de las cuales solo
se conocen en el momento que se solicita a la Dirección Financiera el
informe de Viáticos al Exterior.
Menciona además, que de acuerdo con la Circular N° 980639 de fecha
1998, emitida luego de un análisis realizado a la publicación del Decreto
Ejecutivo N° 26786 por parte de Ministro de ese entonces el Ing. Rodolfo
Méndez Mata, el Master Orlando Cervantes Benavides y la Licda. María
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Elena Rojas Abarca, Asesora Legal de la División Administrativa, se
transcribe del texto lo siguiente:
“la obligación de los ejecutores de coordinar previamente con la Sub área
de capacitación (actualmente la Dirección de Capacitación y Desarrollo),
todo lo referente a la utilización de fondos públicos de la Ley del
presupuesto actual, cuando se trate de seminarios, u otras actividades
similares”…
Asimismo, el Oficial Mayor Luis Gerardo Elías Pérez, mediante oficio REF:
0708-99 de fecha 29 de marzo de 1999, establece la directriz que se
transcribe textualmente: …”Por lo anterior, no se autorizará ninguna acción
de capacitación que no haya sido coordinada por la Sub Área de
Capacitación del Ministerio…”
A raíz de esta situación la Directora de Capacitación ha dirigido una serie
de oficios en visión de lo importante sobre el cumplimiento de las normas y
directrices establecidas en materia de capacitación, con el fin de su
acatamiento por parte de las instancias correspondientes.
Al realizarse el trámite para actividades de capacitación en el exterior sin
la autorización por parte de la Dirección responsable en este caso por la
Dirección de Capacitación y Desarrollo, se evidencia el incumplimiento en
la Circular AI-CCD-194-2003 del CECADES en materia de capacitaciones,
además de un control inadecuado ya que no son verificadas, contra las
atinencias, del puesto ni aspectos relevantes sobre los cursos por lo que se
incurre en el mal manejo de los recursos económicos de la Institución.
2.6 Efecto Multiplicador
Al solicitar a la Dirección de Capacitación y Desarrollo, el detalle de los
funcionarios que han realizado el Efecto Multiplicador de lo aprendido
sobre las capacitaciones recibidas en el Exterior, se determinó que son
pocos los casos que han realizado esta actividad, ya que no existe en la
Institución una política oficial que obligue por parte de las Jefaturas a que
se desarrolle esta actividad.
Dentro de las bases normativas que sustentan el concepto sobre la
aplicación del Efecto Multiplicador se encuentran las siguientes:
La Ley N° 3009 Licencias de Adiestramiento de Servidores Públicos,
establece en el Artículo 9 lo siguiente:
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Artículo 9. También se obligará al beneficiario a
impartir los conocimientos por él adquiridos,
mediante el trabajo práctico, la enseñanza teórica, a
otros servidores públicos, según lo requieran sus
superiores.
El Reglamento Autónomo de Servicios (RAS), indica lo siguiente:
Artículo 41 inciso 32. El funcionario que recibe
capacitación queda obligado a transmitir los
conocimientos adquiridos cuando así se le solicite.
Tratándose de capacitaciones recibidas fuera del
país deberá facilitarse a la biblioteca de la
institución, copia del material didáctico obtenido.
El Procedimiento de Visto bueno para las actividades de capacitación
previo a la elaboración del “Acuerdo de Viaje” menciona lo siguiente:
Concluida la actividad de capacitación, el servidor
capacitado debe primeramente informar a la
Dirección de Capacitación y Desarrollo, la
conclusión de la capacitación, y coordinar con la
citada dirección para que en un plazo de una
semana de concluida la capacitación desarrolle una
actividad de capacitación dirigida a funcionarios del
MOPT, garantizando con ello el efecto multiplicador.
Para facilitar dicha efecto multiplicador, la Dirección
de Capacitación y Desarrollo brindará al servidor
capacitado asesoría técnica y comunicación a
todos los funcionarios del ministerio que tengan
afinidad con la temática de la capacitación.
Además la Dirección de Capacitación y Desarrollo en atención al Informe
AG-I-26-2009, elabora en el año 2011 el folleto “El efecto Multiplicador de la
Capacitación”, en el cual se estipula normativa que respalda la
transferencia de conocimiento, la base técnica del efecto multiplicador,
una guía para llevar a cabo diferentes actividades que faciliten la
transferencia del conocimiento y un formato para realizar el informe de
ejecución del efecto multiplicador.
La Directora de Capacitación, señala en el oficio DCD 1101-2015 del 18 de
mayo de 2015, que cuando se solicita a los funcionarios que recibieron
capacitaciones en el exterior respecto al efecto multiplicador de lo
aprendido, estos indican que han realizado esta actividad con una charla
a sus compañeros, es por tal motivo que se diseñó una política para que
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quede definido como una obligación de las jefaturas que dicho efecto
multiplicador se concrete posterior a recibir la capacitación; estas políticas
han sido analizadas y revisadas conjuntamente con los Asesores del
Ministro, pero a la fecha no se encuentran debidamente oficializadas.
Esta situación podría generar eventuales incumplimientos en la normativa
aplicable en temas de capacitación, en cuanto a la trasmisión de
conocimientos adquiridos por los funcionarios que recibieron algún tipo
capacitaciones en el exterior con el apoyo de la Institución donde se
generan gastos administrativos sin la obtención del beneficio esperado.
2.7 Becas y Licencias
Uno de los Departamentos que conforma la Dirección de Capacitación y
Desarrollo corresponde al Departamento de Becas y Licencias, encargado
de dar apoyo en las becas para estudios tanto dentro como fuera del país,
que brinda la Institución a los servidores con carreras afines a las
necesidades que tiene el Ministerio en el campo laboral profesional.
Para el periodo 2013 y 2014 se becaron una totalidad de 29 funcionarios
mediante la aprobación de una Nota Técnica por parte de la Comisión de
Becas.
El presupuesto asignado para la ejecución de este tipo de Becas se realiza
a través de la sub partida 6.02.01, Becas a Funcionarios por Programa
Presupuestario; a continuación se muestra el detalle de los montos
ejecutados durante el periodo de revisión:
CUADRO N° 11
BECAS POR PROGRAMA PRESUPUESTARIO, SUB PARTIDA 6.02.01
PERÍODOS 2013-2014
Programa
Presupuestario Dependencia
Monto
Ejecutado
Período 2013
Monto
Ejecutado
Período 2014
Total
Servidores
326
Administración
Superior y División
Administrativa
¢ 11.626.300 ¢ 8.383.550 20
327 División Obras
Públicas 2.264.092 2.390.250 6
331 División Transportes 1.171.000 1.057.500 2
328 División Marítimo
Portuario 343.500 923.000 1
Total ¢15.404.892 ¢ 12.754.300 29 Fuente: Información suministrada por el Departamento de Becas y Licencias.
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Del cuadro anterior se puede observar que el Programa Presupuestario que
presenta mayor participación de las Becas otorgadas por el Ministerio,
corresponde al Programa 326: Administración Superior y División
Administrativa.
Al realizar la revisión sobre el procedimiento de otorgamiento de Becas, se
determinó que el Comité de Becas no se encuentra integrado de
conformidad como lo establece la Resolución DG 135-2013, dictada por la
Dirección General de Servicio Civil, ya que quién preside es el Director de
Gestión Institucional de Recursos Humanos y no la Directora de
Capacitación como corresponde; además se observó que Reglamento
para la adjudicación de becas a los servidores del Ministerio de Obras
Públicas y Transportes, data desde el año 1996 por lo que presenta
incongruencias en su contenido de acuerdo con lo establecido en la
Resolución citada anteriormente.
En el Artículo 40 de la Resolución DG 135-2013, menciona que las
Comisiones de Becas deben estar conformadas de la siguiente manera:
a) El jefe de la Unidad de Capacitación o en su
defecto, el de la Oficina de Recursos Humanos, quien
la presidirá.
b) Dos representantes, con sus suplentes, del Estrato
Profesional y el Estrato Técnico de la institución de
que se trate.
Además, la Ley General de Control Interno N° 8292 en su Artículo 15.
Actividades de control. Indica que dentro de los deberes del jerarca y de
los titulares subordinados, se encuentran el documentar, mantener
actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los
procedimientos de control…
La Directora de Capacitación señala que través de una serie de oficios
enviados al Ministro y Oficial Mayor se solicita la revisión y actualización del
respectivo reglamento pero a la fecha no se ha actualizado.
La situación que se menciona anteriormente genera incumplimientos con
la normativa vigente en la composición de los integrantes de la Comisión
de Becas, además debido a la antigüedad del Reglamento de Becas es
posible que se realicen actividades que ya no estén contempladas en la
nueva resolución dictada.
Además, como parte de la realización del estudio se solicitaron algunos
expedientes de las diferentes actividades de capacitación y becas
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otorgadas por la Dirección de Capacitación y Desarrollo, sobre lo cual se
observó que el resguardo de la información no es la correcta ya que los
expedientes en su mayoría se localizan en archivos ubicados en los pasillos
e incluso en espacios cercanos al área de la cocina poniendo en riesgo la
información.
Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE)
en el Capítulo V, Sistemas de Información, apartados 5.4 Gestión
Documental y 5.5 Archivo institucional establecen lo siguiente:
Norma 5.4 Gestión Documental ”El jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias,
deben asegurar razonablemente que los sistemas
de información propicien una debida gestión
documental institucional, mediante la que se
ejerza control, se almacene y se recupere la
información en la organización, de manera
oportuna y eficiente, y de conformidad con las
necesidades institucionales”
Norma 5.5. Archivo Institucional “El jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias,
deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación
y perfeccionar políticas y procedimientos de
archivo apropiados para la preservación de los
documentos e información que la institución
deba conservar en virtud de su utilidad o por
requerimiento técnico o jurídico (…)”
La falta de espacio en las instalaciones de la Dirección de Capacitación y
Desarrollo es la razón por la que los archivos que contienen los
expedientes se resguardan en los lugares anteriormente mencionados.
Sobre esta situación la Directora de Capacitación indica que se han
enviado numerosos oficios al Director de Edificaciones Nacionales, sobre
los cuales nunca he ha obtenido respuesta, el último oficio fue el DCD-272-
2015 de fecha 17 de febrero de 2015.
Al resguardar la información en lugares no aptos se evidencia el
incumplimiento con la normativa sobre lo cual la Dirección se expone a la
posible pérdida de la información poniendo en riesgo la confiabilidad e
Integridad de la información sobre los procesos que se realizan.
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2.8 Casos Reprobados o Ausentes
Como parte del estudio realizado en la Dirección de Capacitación y
Desarrollo, solicitamos el reporte de los casos en que los servidores no
aprobaron o abandonaron las actividades de capacitación durante los
períodos 2013 y 2014, mismos que se debieron enviar a la Dirección
Jurídica una vez finalizada dicha actividad de capacitación; sobre lo cual
se observó de acuerdo con los oficios remitidos a la Dirección Jurídica,
que la mayoría de los casos correspondientes a los períodos 2013 y 2014 se
trasladaron hasta el período 2015; además se determinó que existe una
serie de casos sobre los cuales no existe ninguna justificación en el
expediente; y que el monto correspondiente sobre estos casos para el
periodo 2013 es de ¢ 8.132.694,57 y para el período 2014 de ¢ 2.962.297,31.
En la Resolución DG-135-2013 de la Dirección General de Servicio Civil se
establece lo siguiente:
Artículo 31. Todo servidor que se inscriba o sea
beneficiario de una actividad de capacitación,
con el acto de aceptarla queda obligado a
cumplir con los requerimientos que la actividad
demande. En caso contrario, deberá asumir la
responsabilidad que ello implique ante la institución
para la cual trabaja, tales como reponer el costo
de la actividad, incluyendo sus propios salarios
devengados durante la asistencia, y cualquier otro
directamente relacionado.
Artículo 33. No se tramitarán nuevas actividades de
capacitación al servidor que tenga
responsabilidades pendientes por concepto de
incumplimiento con actividades de capacitación
previas, a menos que haya logrado suscribir algún
acuerdo con la institución para resolver la
responsabilidad pendiente.
Artículo 53. Cuando la Unidad de Capacitación
detecte que algún beneficiario reprobó el
programa de capacitación, o bien, una o más de
las materias contratadas, remitirá el caso a la
Asesoría Jurídica de la institución respectiva, a fin
de que proceda a efectuar la investigación
correspondiente. De ello se informará por escrito a
la Unidad de Recursos Humanos respectiva.
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En el Reglamento Autónomo de Servicios (RAS), se indica lo siguiente:
Artículo 46.—….”En el caso de que los
servidores(as) no aprueben o abandonen las
actividades de capacitación tendrán la obligación
de devolver al Ministerio, los gastos en que éste
haya incurrido para su capacitación; para ello se
considerará el tiempo utilizado y los gastos directos
de la actividad”.
Artículo 105.—La Dirección de Capacitación y
Desarrollo será responsable de velar por el
cumplimiento de las anteriores normas y no dará
trámite a nuevas licencias o contratos para
estudio o capacitación, sin antes verificar que el
servidor(a) se haya hecho acreedor a ésta de
conformidad con las prescripciones anteriores. La
Dirección de Capacitación y Desarrollo será la
responsable de trasladar a la Oficina de Recursos
Humanos, aquellos casos de los servidores(as) que
incumplan el contrato de estudios, la licencia de
estudios o un curso de capacitación, para que se
inicien las gestiones administrativas disciplinarias y
civiles que correspondan.
Además el Artículo N° 8 de la Ley General de Control Interno inciso a),
establece como uno de los objetivos del Sistema de Control Interno el
siguiente:
a) Proteger y conservar el patrimonio público
contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
La Directora de Capacitación señala a esta Auditoría en el oficio
DCD#1408-2015 de fecha 11 de junio de 2015, que anteriormente a la
Resolución DG-135-2013 que fue emitida hasta setiembre de 2013, se
enviaban a Dirección Jurídica aquellos funcionarios que habían firmado un
contrato; pero que a partir de esa resolución se enviaron varias consultas al
CECADES ya que la misma presentaba deficiencias e inconsistencias por lo
cual indicaron que la modificarían asunto que nunca sucedió, fue por lo
que a partir del 08 de octubre de 2014 mediante reunión sostenida con el
equipo de trabajo del Departamento de Capacitación y Desarrollo se les
instruyó que todos aquellos casos en que los funcionarios no asistan o
reprueben las actividades de capacitación deberán pagar su costo y
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realizar el trámite correspondiente para enviar a la Dirección Jurídica con
copia a la Dirección de Gestión de Personal para lo que corresponde.
Además argumenta, que una vez presentados los casos ante la Dirección
Jurídica, esta los reenvía al Departamento de Relaciones Laborares para su
respectiva investigación, pero de ahí pierden el conocimiento sobre la
situación de cada uno de los casos, por lo que los expedientes de la
Dirección de Capacitación y Desarrollo quedan abiertos sin constancia de
las resoluciones de cada uno de los casos presentados.
Al no presentarse oportunamente los casos reprobados y ausentes ante la
Dirección Jurídica como corresponde se presentan eventuales
incumplimientos en la normativa y la Institución se ve afectada en pérdidas
sobre las recuperaciones de los gastos directos de la actividad por lo cual
queda expuesta a que pueda prescribir el cobro.
Además, la Dirección de Capacitación y Desarrollo al no tener
conocimiento de la resolución de los casos presentados ante la Dirección
Jurídica, se expone al riesgo de control en la rotación de funcionarios, en
el momento en que se envían a actividades de capacitación aquellos
funcionarios que no han cancelado sus responsabilidades pendientes por
concepto de incumplimiento de actividades, afectando posiblemente la
participación de otros funcionarios.
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3. CONCLUSIONES
De conformidad con el análisis realizado por parte de esta Auditoría se
concluye lo siguiente:
3.1 De acuerdo con el desarrollo del estudio y el análisis sobre las
capacitaciones realizadas a los funcionarios de la Institución, se determina
que la temática de los cursos impartidos, tanto en materia técnica como
administrativa, se ajustan a los objetivos institucionales lo cual permiten el
desarrollo de las habilidades y destrezas de los funcionarios en mejora de la
gestión, desempeño y brindar un buen servicio.
Además se observó que de las actividades de capacitación realizadas por
la Dirección de Capacitación, tanto dentro como fuera del Subsistema de
Servicio Civil, se incurrieron en los siguientes gastos:
Tipo de Actividad Período 2013 Período 2014
Dentro del Subsistema ¢ 127.568.528,80 ¢ 132.801.429,09
Fuera Del Subsistema
(Partida 1.07.01) ¢ 49.407.776 ¢ 102.145.786
3.2 También se determinó que no se respetan los plazos establecidos para
la recepción de las solicitudes de capacitación y algunas dependencias,
no presentan los documentos completos desde el inicio de la solicitud del
trámite correspondiente, exponiéndose al riesgo de incumplimiento,
también de que algunas dependencias puedan interpretar dicha gestión
como un favoritismo o privilegio pudiendo ocasionar eventuales
inconformidades.
3.3 Los procedimientos de la Dirección de Capacitación y Desarrollo se
encuentran desactualizados por lo que se expone al riesgo de operación
de que las actividades no se realicen de acuerdo con las resoluciones
vigentes y existan modificaciones que no queden plasmadas en el
documento que sirve de guía para los funcionarios en la realización de las
actividades.
3.4 La Dirección de Capacitación y Desarrollo no dispone de aulas
suficientes para impartir los cursos programados, situación que los obliga a
recurrir al apoyo interinstitucional con la finalidad de que se faciliten
espacios para poder realizar las actividades, lo cual genera un gasto para
la Institución y expone al riesgo de eficiencia en el momento que las
actividades tengan que ser reprogramadas o suspendidas cuando los
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espacios no se encuentren disponibles, además presenta el riesgo de
recurso humano y operación al no contar con el material indispensable
para realizar el curso de “Mantenimiento y Conservación Vial” lo cual es un
requisito indispensable para las plazas con especialidad Conservación
junto con la carencia de facilitadores para la actividad del Proyecto
MOPT-BID.
3.5 De la revisión efectuada sobre las actividades realizadas fuera del
Subsistema, se observó que se realizaron constantes contrataciones con la
Empresa Arisol Consulting Group, cuando existen otras instituciones en el
mercado que realizan actividades similares con mayor cantidad de horas y
a un mejor precio, presentándose de esta manera un eventual riesgo de
control además de que se incurren en gastos excesivos para la Institución.
3.6 Se presentan incumplimientos en la normativa aplicable al realizarse
actividades de capacitación en el exterior sin la autorización por parte de
la Dirección de Capacitación y Desarrollo evidenciándose el riesgo de
cumplimiento, además se presenta un riesgo de control ya que las
capacitaciones no son verificadas según las atinencias del puesto, ni existe
un control adecuado, sobre la cantidad de veces que se capacita a un
determinado funcionario y la debida rotación de capacitación a que
tienen derecho todos los funcionarios institucionales, generando un
eventual manejo inadecuado de los recursos económicos de la Institución.
Sobre estas actividades realizadas en el exterior se contabilizaron la
siguiente totalidad:
Autorización Período 2013 Período 2014
Dirección de
Capacitación y
Desarrollo
¢ 2.673.430,30
¢ 8.329.036,54
Despacho del Ministro 22.159.087,80 6.617.029,85
Total ¢ 24.832.518,10 ¢ 14.946.066,39
Los casos autorizados por el Despacho del Ministro se tramitaron
directamente por medio del procedimiento “Visto Bueno para las
actividades de capacitación previo a la elaboración de acuerdo de viaje”
y el Procedimiento pago y liquidación por adelanto de gastos de viaje y
transporte en el exterior” mismos que se establecieron en el SIOR.
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3.7 No existe en la Institución una política oficial que obligue a los
funcionarios a realizar la actividad del Efecto Multiplicador una vez
finalizadas las capacitaciones recibidas en el exterior, exponiéndose de
esta manera al riesgo de operación, además del riesgo de cumplimiento
sobre la normativa aplicable en este tema; también se expone al riesgo
de pérdida de recursos económicos al otorgar parte del presupuesto para
capacitar a los funcionarios de la Institución y no obtener el beneficio
esperado sobre la trasmisión de conocimientos.
3.8 Al analizar el Reglamento para la Adjudicación de Becas a los
Servidores del Ministerio de Obras Públicas y Transportes se identificó que
dicho Reglamento se encuentra desactualizado ya que existen funciones y
actividades que no corresponden exponiéndose al riesgo de
disponibilidad de información al no contener la información vigente;
además se determinó que el Comité de Becas Institucional no se
encuentra integrado como corresponde según lo establecido en la
Resolución DG 135-2013 de la Dirección General de Servicio Civil,
evidenciándose el riesgo de cumplimiento.
3.9 La Dirección de Capacitación y Desarrollo no dispone de un lugar
adecuado para el resguardo de la información referente a los expedientes
de funcionarios, capacitaciones, becas y demás información de
importancia en el archivo, esto por la falta de espacio dentro de las
instalaciones, lo cual se expone al riesgo de confiabilidad, y riesgo de
pérdida de información.
3.10 Existen casos en que los servidores no aprobaron o abandonaron las
actividades de capacitación durante los períodos 2013 y 2014 que se
enviaron a la Dirección de Jurídica hasta el período 2015, de los cuales
algunos expedientes no contenían de las justificaciones correspondientes;
al no ser enviados los casos anteriores oportunamente ante la Dirección
Jurídica, la Institución se expone al riesgo de pérdidas monetarias en la
recuperación de los gastos administrativos incurridos.
Además al no informarse a la Dirección de Capacitación y Desarrollo sobre
la resolución final de los casos presentados ante la Dirección Jurídica, se
expone al riesgo de control en la rotación de funcionarios sobre las
actividades de capacitación.
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4. RECOMENDACIONES
De acuerdo con las competencias contempladas en el artículo 35 de la
Ley General de Control Interno N° 8292, así como, la norma 2.11 de las
Normas para el ejercicio de la Auditoría en el Sector Público, se emiten las
siguientes recomendaciones.
AL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
4.1 Solicitar a los Ejecutores de Programa cumplir con los plazos
establecidos por la Administración Activa para la presentación de
documentos de las solicitudes de capacitación y verifiquen que
contengan desde su inicio todos los requisitos necesarios para realizar el
trámite correspondiente. Para el cumplimiento de lo anterior se considera
como plazo suficiente de 10 días a partir de aceptado el presente informe.
4.2 Instruir a la Jefatura de la Dirección de Capacitación y Desarrollo que
se revisen y actualicen los procedimientos de la Dirección de
Capacitación y Desarrollo con base en las resoluciones dictadas por entes
superiores y demás actividades que hayan sufrido alguna modificación,
además que se gestione lo correspondiente ante Planeamiento
Administrativo para su debida oficialización. Para el cumplimiento de lo
anterior se considera como plazo suficiente 30 días a partir de aceptado el
presente informe.
4.3 Asignar un espacio adicional en la Institución a la Dirección de
Capacitación y Desarrollo donde se puedan realizar las de actividades de
capacitación, en cumplimiento con la Resolución DG-234-2009, publicada
en la Gaceta 158 Aviso 013-SC, del 14 de agosto de 2009 de la Dirección
de Servicio Civil, sobre la realización del curso de “Mantenimiento y
Conservación Vial” y procurar personal con experiencia sobre el tema
relacionado con el Proyecto MOPT-BID que pueda colaborar como
facilitador para dicha actividad. Para el cumplimiento de lo anterior se
considera como plazo suficiente 30 días a partir de aceptado el presente
informe.
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4.4 Acatar lo que establece el artículo 28 de la Directriz N° 023-H “Sobre la
Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la
Administración Pública en relación con las actividades de capacitación,
donde se insta contratar preferiblemente con los Centros de Enseñanza
Superior Universitaria del Estado y cuando resulte procedente con el
Instituto Nacional de Aprendizaje. Para el cumplimiento de lo anterior se
considera como plazo suficiente de 10 días a partir de aceptado el
presente informe.
4.5 Comunicar a todas las instancias que de acuerdo con las regulaciones
y directrices emitidas por la Dirección General de Servicio Civil, todas las
actividades de capacitación, tanto dentro como fuera del país, deberán
ser autorizadas y documentadas, por la Dirección de Capacitación y
Desarrollo. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo
suficiente de 10 días a partir de aceptado el presente informe.
4.6 Realizar las acciones necesarias de carácter urgente para la debida
oficialización de las políticas sobre la actividad del Efecto Multiplicador;
una vez oficializadas las políticas verificar su adecuado cumplimiento de lo
contrario tomar las medidas respetivas. Para el cumplimiento de lo anterior
se considera como plazo suficiente de 10 días a partir de aceptado el
presente informe.
4.7 Instruir a la Jefatura de la Dirección de Capacitación y Desarrollo para
que se revise y actualice el Reglamento para la Adjudicación de Becas a
los Servidores del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Para el
cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente de 30 días
a partir de aceptado el presente informe.
4.8 Organizar la Comisión de Becas Institucional de acuerdo como se
establece en la normativa vigente. Para el cumplimiento de lo anterior se
considera como plazo suficiente de 45 días a partir de aceptado el
presente informe.
4.9 Asignar un espacio a la Dirección de Capacitación y Desarrollo que
permita el almacenamiento y recuperación de la información de manera
oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades. Para el
cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente de 30 días
a partir de aceptado el presente informe.
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4.10 Instruir a la Jefatura de la Dirección de Capacitación y Desarrollo se
envíen oportunamente ante la Dirección Jurídica una vez finalizada las
actividades de capacitación aquellos casos en que los servidores
reprobaron o no asistieron a las actividades de capacitación, además que
se solicite al servidor las justificaciones necesarias para dejar de constancia
en el expediente. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como
plazo suficiente de 10 días a partir de aceptado el presente informe.
4.11 Instruir a la Jefatura del Departamento de Relaciones Laborales para
que se remita un informe a la Dirección de Capacitación y Desarrollo sobre
la Resolución Final de los casos reprobados y ausentes de las actividades
de capacitación que se presenten, con la finalidad de que la Dirección de
Capacitación y Desarrollo proceda a cerrar el expediente correspondiente
y pueda tramitar nuevas actividades de capacitación. Para el
cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente de 10 días
a partir de aceptado el presente informe.
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5. ANEXOS
ANEXO N° 1
CUESTIONARIO DE FUNCIONES
CUESTIONARIO DE FUNCIONES
Funciones de la Dirección de Capacitación y
Desarrollo
NOMBRE DEL ESTUDIO: Evaluación de la gestión de la Dirección de
Capacitación y Desarrollo
UNIDAD
AUDITADA:
Dirección de Capacitación
y Desarrollo
FECHA: 26-05-2015
No. FUNCIONES
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OBSERVACIONES
1
¿Se realizan estudios técnicos para
detectar las necesidades de
capacitación y formular el Plan de
Capacitación para el logro de los
objetivos? Indique cuales y
documente su respuesta.
x
En el último trimestre de cada año, se propone la metodología para realizar
la detección de necesidades de capacitación y formular el Plan Institucional
de Capacitación del año siguiente. Se elaboran los instrumentos
correspondientes y se consultan las funciones y procedimientos oficializados
por la Dirección Planeamiento Administrativo para cada dependencia.
En el Plan de Capacitación 2013 y 2014, entregado a esa Auditoría, en el
apartado Fuentes de Información, se describe la metodología utilizada para
esos años.
2
¿Se realizan coordinaciones a nivel
interno y externo del Ministerio,
para el proceso de capacitación
de los funcionarios públicos?
Documente su respuesta.
x
En el Informe de Labores de los períodos 2013 y 2014 entregados a esa
Auditoría, se puede visualizar la capacitación por fuente de financiamiento,
de las diferentes entidades públicas y privadas con las cuales se coordinó
para la capacitación a los funcionarios del MOPT. También se puede
visualizar la capacitación gratuita que nos fue otorgada. Por ejemplo el
Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), Laboratorio de Materiales y Modelos
Estructurales (Lanamme) de la Universidad de Costa Rica, la Dirección
General del Servicio Civil, entre otros.
3
¿Es responsabilidad de la Dirección
de Capacitación y Desarrollo el
planificar, organizar, controlar,
impartir y evaluar la ejecución de
las acciones capacitadoras que se
llevan dentro de la institución?
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, en cuanto a las
funciones de las Unidades de Capacitación, artículo 9 inciso, c), que a la
letra indica: “Planificar, organizar, controlar y evaluar la ejecución de las
acciones capacitadoras que se lleven a cabo en la institución,
apoyándose en la colaboración que puedan brindar las instancias
normativas en la materia”.
Se realiza el Plan Institucional de Capacitación (PIC), del cual se remitió
copia a la Auditoría. Se organiza y coordina con las diferentes áreas del
MOPT la capacitación que se brinda. En el Informe de Labores 2013 y 2014 se visualizan las actividades de
capacitación realizadas, Dentro y Fuera del Subsistema del Servicio Civil. Se
controla las actividades, por cuanto toda capacitación debe ser avalada
por esta Dirección según la normativa vigente, tanto del Ente Rector como a
nivel Interno. Ejemplo Circular 980639 del 17 de julio de 1998 y 708-99 del 29
de marzo de 1999 que indican que todas las actividades desarrolladas en la
institución deben contar de previo con el aval de esta Dirección, así como el
Procedimiento oficializado en el SIOR “Visto bueno para las actividades de
capacitación previo a la elaboración del acuerdo de viaje”. (Remitido a su
representada en la Normativa aplicable a esta Dirección).
Se realiza análisis apegado a la normativa que nos rige. De lo contrario al
funcionario no le es reconocido el certificado que obtiene.
Para la planificación de las actividades se sigue el Procedimiento
Elaboración del Plan de Capacitación (SIOR).
Para la coordinación de actividades se ejecuta el Procedimiento
Coordinación y Ejecución de las Actividades de Capacitación (SIOR).
La capacitación que reciben los funcionarios y que es coordinada por esta
Dirección es evaluada, mediante los FOCAP 2 y 3 (copia adjunta).
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OBSERVACIONES
4
¿La Dirección vela por el
adecuado uso de los recursos
económicos y humanos disponibles
para realizar las actividades de
capacitación? Documente su
respuesta.
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, en cuanto a las
funciones de las Unidades de Capacitación, artículo 9, inciso j), que a la letra
indica: “Controlar, planificar y utilizar adecuadamente los recursos
económicos y humanos disponibles para el desarrollo de sus actividades.
Se aplica la normativa, tal como está estipulada. Toda capacitación debe
responder a una necesidad previamente detectada o bien, emergente o no
prevista en la formulación inicial del PIC, a fin de aprovechar oportunidades
que contribuyan a superar necesidades o situaciones laborales que surjan
del accionar diario. El funcionario que participe en capacitación debe
contar con el visto bueno de la Jefatura Inmediata.
Por ejemplo en una capacitación contratada, se aplica el Procedimiento
“Capacitación por medio de Contratación Administrativa” o el
Procedimiento por medio de la Caja Chica del MOPT”, en términos
generales debe existir anuencia del Ejecutor del Programa, contenido
presupuestario, que esté en la subpartida de capacitación, justificación por
parte de la jefatura del área de que es una necesidad de que su personal
adquiera dichos conocimientos, destrezas o habilidades o debe estar
previamente programada según detección de necesidades en el Plan
Anual de Capacitación Institucional (PIC), la capacitación debe tener
estrecha relación con las funciones que desempeña el capacitando y con
las funciones de la Dependencia donde labora.
Asimismo, cuando se da la invitación al funcionario que participará, se le
indica la normativa que rige para actividades de capacitación.
Muestra nombramiento de Enlaces de Presupuesto para dar seguimiento a
la subpartida 1.07.01.
Muestra: Invitación a un participante que indica la normativa vigente.
5
¿La Dirección de Capacitación y
Desarrollo se encarga de velar por
la correcta aplicación de las
disposiciones técnicas y jurídicas
que rigen el desarrollo de la
capacitación de los funcionarios
del MOPT?
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, en cuanto a las
funciones de las Unidades de Capacitación, artículo 9, inciso c), que a la
letra indica: “Velar por la correcta aplicación de las disposiciones técnicas y
jurídicas que rigen el desarrollo de la capacitación de los funcionarios
institucionales”.
Por ejemplo, el Plan Institucional de Capacitación (PIC) se realiza con base
en una detección de necesidades de capacitación con las diferentes áreas
del MOPT y con el reporte de cada programa presupuestario de las
necesidades de capacitación que serán contratadas. Este es aprobado por
el Ente Rector, la Dirección General del Servicio Civil.
Por ejemplo, se aplica la normativa que nos rige en cada una de las
modalidades de las actividades de capacitación: Dentro del Subsistema del
Servicio Civil y Fuera del Subsistema del Servicio Civil. Para atender las
necesidades de capacitación se imparte por medio de los facilitadores
internos de esta Dirección o del MOPT, se negocia con organismos
nacionales e internacionales y otra es contratada. En todas se sigue el
procedimiento que las rige y que está oficializado en el SIOR, además de la
normativa del Ente Rector ya remitida a su Representada.
6
¿Se mantienen actualizados y
organizados los registros que
identifiquen los recursos de
infraestructura, materiales,
facilitadores, personal calificado,
programas, evaluaciones y
cualesquiera otros que se estimen
necesarios con el fin de satisfacer
las necesidades internas de
planificación de las
capacitaciones y de necesidades
externas del CECADES?
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, en cuanto a las
funciones de las Unidades de Capacitación, artículo 9, inciso e), que a la
letra indica: “Organizar y mantener permanentemente actualizados los
registros que identifiquen los recursos de infraestructura, materiales,
facilitadores, personal capacitado, programas, evaluaciones y cualesquiera
otros que se estimen necesarios, con el fin de satisfacer necesidades internas
de planificación de la capacitación y necesidades externas del SUCADES,
todo ello a través del Sistema de Información de Capacitación (SINCAP) que
administra el CECADES”.
En el Plan Institucional de Capacitación y en el Informe Anual de Labores
entregado a esa Auditoría se encuentra el detalle de los recursos invertidos,
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los facilitadores, el personal capacitado y otros.
Además, se cuenta con bases de datos físicas y digitales, con ayuda de
programas informáticos (Excel y CICAE) tanto de Actividades coordinadas
dentro del Subsistema (Depto. Coordinación) como Fuera del Subsistema
(Depto. Becas y Licencias), que se actualizan diariamente con la
información del personal capacitado, horas, fuente de financiamiento,
costo, fecha de inicio, fecha de finalización, entre otros y por cada una de
las actividades de capacitación realizada se lleva un expediente.
7
¿Se remite a la Oficialía Mayor o a
quién corresponda la
documentación requerida para su
visto bueno previo a la divulgación
de las actividades, así como para
la firma de los contratos de becas?
x
Se cumple con el Acuerdo No.60, mediante el cual delegan en el Oficial
Mayor actual la aprobación y firma de licencias de estudios, adiestramiento
y capacitación, los contratos de beca, el visto bueno para divulgación de
actividades de capacitación (cursos, talleres, seminarios, congresos),
auspiciado por Organismos Internacionales. (Se adjunta).
Para actividades de capacitación fuera del país o bien para
capacitaciones en modalidad virtual patrocinadas por organismos
internacionales se le remite al Oficial Mayor como Delegado del Señor
Ministro, las solicitudes para Visto Bueno y una vez recibido el aval del Oficial
Mayor se realiza la divulgación de la beca a nivel institucional. Asimismo se
remite para su revisión y visto bueno la firma de los contratos de las becas.
Se adjunta una copia de los oficios que respalda este trámite.
8
¿Se realiza de manera oportuna los
trámites de licencias y contratos
para estudios, capacitaciones,
labores docentes entre otros?
Detalle los días establecidos para
realizar dichos trámites.
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, en cuanto a las
funciones de las Unidades de Capacitación, artículo 9, inciso g), que a la
letra indica: “Realizar adecuada y oportunamente los trámites de Licencias
y Contratos para Estudios, Capacitación y Labores Docentes, en beneficio
de los servidores en general”.
El plazo que se cuenta para realizar este trámite es de 30 días hábiles a partir
del inicio del curso, de acuerdo a la Legislación del Servicio Civil. Según
artículo 56 de la Resolución 155-97 (Se aclara que esta Resolución fue
derogada pero la actual Resolución 135-2013 no estipula plazo, por lo que
está siendo revisada por la Dirección General de Servicio Civil, no obstante,
la actual Resolución indica en el artículo 61 lo siguiente: “Los casos que, a
la fecha de entrada en vigencia de esta resolución se encuentren en
procedimiento de trámite, serán resueltos de conformidad con la normativa
anterior, excepto si la presente resolución favorece al servidor”.
9
¿Se realizan estudios técnicos y
otras acciones o trámites para
determinar las mejores opciones
en cuanto al aprovechamiento y
disfrute de becas y otras
facilidades de capacitación según
la normativa vigente? Documente
su respuesta.
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, en cuanto a las
funciones de las Unidades de Capacitación, artículo 9, inciso h), que a la
letra indica: “Realizar los estudios técnicos y otras acciones o trámites para
determinar las mejores opciones en cuanto al aprovechamiento y disfrute de
becas y otra facilidades de capacitación, siguiendo lo dispuesto en la
normativa vigente”.
Se realizan los estudios técnicos, según solicitud de los(as) funcionarios(as)
interesados(as) en optar por una beca.
Se cumple con el artículo 17 del Reglamento de Adjudicación de Becas,
incluyendo el estudio técnicos aspectos tales como:
a. Formación académica
b. Experiencia específica
c. Interés Institucional
d. Calificación de servicios
e. Factores específicos del Organismo Auspiciante
f. Antigüedad
g. Antecedentes disciplinarios
h. El cumplimiento de los deberes del servidor que ha disfrutado de una
beca anterior.
i. Artículo X de la Ley de Licencias para Adiestramiento de Servidores
Públicos, N° 3009.
Se lleva el estudio Técnico, a la Comisión de Becas Institucional, según
normativa vigente y ésta aprueba un Apoyo Oficial, que se remite al Oficial
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Mayor del MOPT, quien lo aprueba. Una vez, que el Oficial Mayor lo
devuelve, esta Dirección lo entrega al interesado(a), quien debe presentar
junto con los demás requisitos del Organismo, ya sea a la Cancillería o al
Organismo patrocinador. Si este es aceptado, por el Organismo
Patrocinador, participará en la capacitación que fue seleccionado. (Se
adjunta estudio técnico de una beca).
Asimismo, se aplica el artículo 33 del Reglamento para la Adjudicación de
Beca, se tramita vía oficio solicitudes de permiso con goce de salario ante la
Oficialía Mayor, a funcionarios(as) que han recibido invitación por parte de
organismos internacionales. Este trámite se fundamenta en la siguiente
normativa: Art. 40 del Reglamento del Servicio Civil, Art 11 de la Ley 3009, Art.
33 del Reglamento para la Adjudicación de Becas a los Servidores del MOPT,
art 5 de la Ley 6362. (Se adjunta prueba).
10
¿Se coordinan las actividades
regulares con el CECADES y se
rinden informes anuales a las
autoridades correspondientes con
el fin de evaluar el plan general de
capacitación y desarrollo de las
instituciones integrantes de dicho
sistema?
x
Se cumple con lo establecido en el Decreto 26786-MP, artículo 12, que a la
letra indica: “En la primera quincena del mes de enero de cada año, las
Unidades de Capacitación o los responsables directos de las actividades de
capacitación, remitirán al CECADES el programa de actividades para el
período anual que se inicia, señalando sus objetivos, actividades,
calendarización, recursos disponibles y faltantes, al igual que el número de
cupos que se ofrecerán como contribución a las actividades de otras
Unidades del SUCADES”.
El Plan Institucional de Capacitación es autorizado por el CECADES. Cada
actividad indicada en dicho Plan es coordinada con ese ente o bien, si es
Extra programación se informa lo pertinente.
Trimestralmente se remiten los informes de labores al Director General
Administrativo y al CECADES, por lo que se cumple con lo establecido en el
Decreto 26786-MP, en cuanto a las funciones de las Unidades de
Capacitación, artículo 9, inciso k), que a la letra indica: “Rendir informes
trimestrales a la máxima autoridad de su institución y al CECADES sobre los
distintos procesos desarrollados, incluyendo el desglose de los recursos
económicos, materiales y humanos utilizados. Asimismo, presentar un
informe anual integrando las principales acciones trimestrales, el cual será
objeto de consideración por parte del Consejo de Capacitación y la
Asamblea del SUCADES, para evaluar el plan general de capacitación y
desarrollo de las instituciones integrantes de dicho Subsistema”.
También se realiza un Informe Anual de Labores del cual se envía copia al
CECADES, Director General Administrativo y Autoridades Superiores del
MOPT.
Ya se envió copia de los Informes Anuales de Labores 2013-2014 a su
Representada.
11
¿Establece la Dirección de
Capacitación y Desarrollo,
lineamientos, políticas y directrices
internas para la capacitación del
personal en función de las
prioridades, estrategias y
necesidades institucionales que
permitan aprovechar los
conocimientos que adquiera el
personal que se beneficia con
becas y otras facilidades de
estudio?
x
Los lineamientos, políticas y directrices internas para la capacitación están
regidas por la normativa de la Dirección General del Servicio Civil, además
de las emitidas a nivel interno. Con el diagnóstico de necesidades de
capacitación, se orientan los esfuerzos de búsqueda de capacitación de
interés institucional, mediante la cooperación interinstitucional e
internacional.
Ver Políticas y Estrategias de la Dirección Capacitación en el Plan
Institucional de Capacitación, (PIC), remitido a su representada.
12
¿La Dirección de Capacitación y
Desarrollo se encarga de velar
porque las fases de desarrollo,
formación y capacitación del
personal, satisfagan las
x
La formación y capacitación se sustenta en las necesidades reales
derivadas del desempeño laboral, lo cual se determina mediante la
investigación y la aplicación de instrumentos técnicos, que permiten
identificar las áreas deficitarias en las que los servidores requieren adquirir,
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necesidades técnicamente
detectadas en los funcionarios del
MOPT.?
actualizar o perfeccionar conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas
para su desarrollo humano y el mejor desempeño de sus cargos, acorde con
sus exigencias.
También se incorpora a la capacitación acciones para resolver necesidades
contingenciales o aprovechar oportunidades que surjan durante el año que
se encuentren derivadas del desempeño laboral. Por ejemplo, la
capacitación que se brindó con instructores internos a los Inspectores de
Tránsito, por la modificación de la Ley de Tránsito (Copia de la instrucción
dada para atender esta necesidad).
Por lo tanto, se cumple con el Decreto 26786-MP en cuanto a las funciones
de las Unidades de Capacitación, artículo 9, inciso a) Realizar estudios
científicos de detección de necesidades de capacitación, con el propósito
de formular los programas de trabajo pertinentes y satisfacer los objetivos y
metas que haya fijado la institución y h) Realizar los estudios técnicos y otras
acciones o trámites para determinar las mejores opciones en cuanto al
aprovechamiento y disfrute de becas y otras facilidades de capacitación.
13
¿La Dirección coordina, supervisa y
controla el apoyo técnico y
administrativo necesario para el
desarrollo y cabal cumplimiento de
los proyectos de capacitación y
de actualización del personal?
x
Se puede visualizar en los Informes de Labores, de los períodos: 2013 y 2014,
los cuales se remitieron a la Auditoría.
14
¿Se coordina lo relativo a la
divulgación y concesión de
facilidades de capacitación y
actualización de personal por
medio de la Comisión de Becas
del MOPT, así como ejecutar los
acuerdos emanados de dicha
comisión y fungir como su
Secretaria Ejecutiva?
x
Posterior al aval del Oficial Mayor, para la divulgación de facilidades de
capacitación y de acuerdo al Artículo 15.del Reglamento de Becas —que a
la letra indica:“ 15.1 Capacitación comunicará a los responsables de Área,
miembros de la Comisión de Becas y encargados administrativos de región
para que los hagan de conocimiento de los trabajadores” y de acuerdo al
Procedimiento de Capacitación con Cooperación Nacional e Internacional,
esta Dirección realiza la divulgación de las facilidades de capacitación por
medio del Portal Institucional.
Cuando los funcionarios presentan las solicitudes a esta Dirección, se hace
un estudio Técnico a estos. Luego, la Secretaria de la Comisión de Becas
coordina con el presidente de la Comisión de Becas Institucional, o la
Directora de Capacitación y se convoca a la Comisión de Becas
Institucional que es la que analiza las solicitudes de apoyo oficial para optar
por una beca en el exterior o bien cursos en modalidad virtual patrocinada
por organismos internacionales. Una vez analizados estos casos, la Secretaria
de Comisión de Becas toma nota de los acuerdos tomados, prepara el
acta correspondiente, y prepara el apoyo Oficial que es firmado por el
Oficial Mayor. Además, se emiten los Acuerdos dados por la Comisión de
Becas Institucional, a los funcionarios interesados. (Adjunto ejemplo acuerdo
de la Comisión de Becas Institucional).
15
¿Se informa al personal de la
institución sobre los deberes y
derechos derivados de la Ley N°
7476 “Ley contra el Hostigamiento
o Acoso Sexual en el Empleo y la
Docencia” mediante charlas,
métodos informativos, seminarios,
cursos?
x
Se adjuntan cuadros, Dentro y Fuera del Subsistema del Servicio Civil., sobre
las charlas impartidas, sobre este tema a los funcionarios del MOPT,
16
¿La Dirección de Capacitación y
Desarrollo toma las acciones
necesarias a fin de que se
impartan cursos de capacitación
para funcionarios a cargo de la
instrucción de procesos
administrativos vinculados con
denuncias de acoso sexual de
manera tal que los servidores que
se designen como órganos
x
Se adjuntan cuadros sobre capacitación impartida, sobre este tema, en la
charla: “Instrucción de los Procesos Vinculados con Denuncias por Acoso
sexual”.
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directivos cuenten con la debida
capacitación sobre la materia?
17
¿Se define en coordinación con los
Ejecutores de Programa, las
especificaciones técnicas de los
procesos de contratación
administrativa de bienes y servicios
que promuevan las diferentes
dependencias de la institución en
materia de su competencia?
x
Se coordina tanto con el área que solicita la capacitación como con el
Ejecutor del Programa. Una vez avaladas las Especificaciones Técnicas, por
parte de esta Dirección, son devueltas al área respetiva, para que se
continúe con el trámite correspondiente y se da seguimiento por parte de
esta Dirección en todo el proceso de contratación hasta finalizar con el
pago de la capacitación.
Muestra: Devolución de Especificaciones Técnicas con visto bueno
18
¿Cuenta la Dirección con un
Sistema de Control Interno que
garantice el cumplimiento de los
objetivos internos e institucionales,
así como autoevaluaciones al
menos una vez al año para
determinar la efectividad del
Sistema de Control Interno y
mejorarlo si se requiere?
x
Se sigue metodología aportada por la Dirección Planificación Sectorial.
Además con los Informes Trimestrales y la Evaluación de Desempeño
Programático se da seguimiento al cumplimiento de los objetivos.
Se emiten directrices respecto al Control Interno y a través de reuniones con
Ayuda de Memoria y seguimiento de acuerdos.
Muestra ya remitida a esa Auditoría de la Autoevaluación 2013-2014.
19
¿La Dirección de Capacitación y
Desarrollo ejerce sobre las
Dependencias del MOPT, en las
que la naturaleza y especialidad
de sus funciones lo demanden, la
supervisión+ técnica por medio de
directrices, disposiciones o
circulares, así como evaluar su
puesta en práctica?
x
Si se ejerce la supervisión técnica por medio de directrices, disposiciones o
circulares.
Se evalúa al recibir las solicitudes de los interesados. Si no cumplen con los
requisitos establecidos, se previene y devuelve para que sea completado.
Ejemplo circulares que regulan la capacitación con cargo al presupuesto de
la subpartida 10701, Capacitación a Funcionarios.
20
¿Se acatan las disposiciones que
en el ejercicio de la asesoría y
supervisión técnica ejerzan las
dependencias del MOPT
informando de su labor cuando se
le solicite?
x
Se acatan las directrices que emiten otras dependencias.
Por ejemplo: las disposiciones y recomendaciones que emite las Autoridades
Superiores, la Unidad Ejecutora en materia de presupuesto y la Auditoría.
21
¿Se brinda asesoría en materia de
su competencia a todas las
dependencias del MOPT, al Sector
Infraestructura y Transportes, así
como a otras instituciones cuando
así lo soliciten?
x
Se brinda asesoría en materia de nuestra competencia a quien lo solicite.
Por ejemplo a la Dirección de Planificación Sectorial en acciones
relacionadas con el Plan Nacional de Transportes y el Programa MOPT BID.
Se adjunta respaldo.
22
¿Cumple la Dirección de
Capacitación y Desarrollo con la
legislación vigente y con las
normas y procedimientos
establecidos en materia de su
competencia, dictadas por los
entes competentes, así como velar
por su cumplimiento en otras
dependencias del MOPT?
x
Se cumple en el accionar diario, según el Decreto 26786-MP, Artículo 9, inciso
a) al inciso k).
Cuando el Ente Rector emite directrices se hace del conocimiento de los
funcionarios del MOPT.
Si no cumplen con los requisitos establecidos, se previene y devuelve para
que sea completado.
23
¿La dirección prepara el
anteproyecto de presupuesto de
la Dirección?
x
Se prepara y remite a la Unidad Ejecutora del Programa 326. Se incluye en el
Sistema SINAEP.
24
¿Se presentan informes trimestrales
y anuales a la División
Administrativa de la labor
realizada?
x
Trimestralmente y anualmente se remiten los informes de labores al Director
General Administrativo.
25
¿Se abre un expediente para
cada caso y se encuentra foliado
y actualizado durante el período
de la beca, licencia o permiso?
x
En el Departamento de Becas y Licencias se mantiene un archivo de
expedientes por cada funcionario(a) de Becas, Licencias, Contrato de
Capacitación mayor de tres meses o más de 40 horas con presupuesto
institucional y modificación de horario.
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¿Se coordina con la Dirección de
Servicio Civil todo lo relacionado
con las licencias y becas y se
remiten los contratos para su
respectiva aprobación?
x
Se remite al Representante del Servicio Civil en el MOPT, quién actualmente
está delegado en el Director de Recursos Humanos. Muestra adjunta de
respaldo.
27
¿Se verifica que los certificados
estén correctos, firmados por parte
de la Dirección y se registra con el
número oficial, así como remitir
copia de los certificados por cursos
realizado a la Dirección de
Recursos Humanos?
x
Los certificados se confeccionan con base en el antecedente de cada
expediente de la Actividad. Y para su confección se toman los datos del
FOCAP6, que forma parte del expediente. Luego es remitido a las partes
involucradas, según la normativa para su refrendo. La Dirección General de
Servicio Civil, (CECADES), es la que procede a otorgar un número de
reconocimiento a los certificados. Una vez devueltos por la Dirección
General del Servicio Civil, a esta Dirección, se remite mediante oficio, copia
a la Dirección de Recursos Humanos. Los certificados originales, son
entregados al Departamento de Becas y Licencias, de esta Dirección para
su custodia y entrega a los participantes. (Ejemplo de oficios respectivos de
remisión).
28
Se promueven actividades de
concienciación dirigidas a los
encargados del equipo de trabajo
y altos jerarcas, sobre la
importancia y efecto motivador de
la capacitación formal e informal
en la consecución de los objetivos
institucionales? Mencione cuales.
En la conformación de los Planes de Capacitación Institucional, no solo se
recopilan las necesidades de capacitación sino que se utiliza la metodología
tipo taller utilizando videos, sonovisos, resolución de casos, plenarias y otros
con el objetivo de concienciar a los Directores y Jefaturas acerca de la
importancia y efecto de la capacitación, a través de una adecuada
detección de necesidades.
En el Plan de Capacitación 2013 entregado a esa Auditoría, en el apartado
Fuentes de Información, se describe la metodología tipo taller utilizada para
ese año. También, adjunto copia oficio donde se convoca para dicho fin.
29
¿Se establecen procesos de
seguimiento y evaluaciones de
planes, programas, y proyectos
educativos no formales, con
dominio de criterios y
establecimiento de indicadores de
calidad; así como la evaluación
del impacto de la capacitación
brindada en el desarrollo de
procedimientos y actividades de la
dependencia a la que pertenecen
los servidores capacitados?
Para la evaluación inmediata de las actividades de capacitación
organizadas dentro del Régimen de Servicio Civil, se aplican los
formularios oficiales aprobados por el Centro de Capacitación y
Desarrollo (CECADES), denominados Focap 2 (Evaluación de la
actividad) y Focap 3 (Evaluación del facilitador). Cada evaluación
consta en los expedientes de la capacitación 2013-2014. Se aplica en
la última sesión de la actividad de capacitación.
Para las actividades contratadas por medio de caja chica, se diseñó y
elaboró un formulario de evaluación. Se aplica una vez finalizada la
actividad de capacitación. Muestra de respaldo.
La evaluación de impacto se aplica para medir los resultados
transcurrido cierto tiempo de la ejecución de las actividades de
capacitación. Además de analizar la satisfacción de los aprendizajes
conseguidos, analiza los efectos que las acciones formativas produjeron
en los puestos de trabajo y en la institución. Responde a las preguntas:
¿Cuál es el nivel de cumplimiento de los objetivos generales de las
actividades de capacitación?
¿Cuál es el nivel de pertinencia y aplicabilidad del conocimiento
recibido en las capacitaciones recibidas?
¿Cuáles son las consecuencias imprevistas positivas y negativas surgidas
con la realización de las actividades de capacitación?
¿Cuáles son las condiciones existentes para el logro o incumplimiento
de los objetivos generales y terminales de las actividades de
capacitación?
30
¿Se diseñan, elaboran y divulgan
material gráfico informativo,
murales relacionados con las
actividades de capacitación y los
certificados de los funcionarios que
participaron en las actividades?
Si se diseña, elabora y divulga material gráfico informativo. Por ejemplo
En las dos pizarras con las que cuenta la Dirección se divulgan, entre
otros, actividades de capacitación, los principales datos de los Informes
de Labores, material técnico de LANAMME.
Para cada actividad de capacitación se diseña un brochure.
En el Portal del MOPT se divulga información de actividades de
capacitación.
Se diseñan los certificados en las actividades de capacitación.
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ANEXO N° 2 TEMAS DE CAPACITACIÓN
CUADRO N° 12
TEMAS DESARROLLADOS POR CONTRATACIONES
POR MEDIO DE CAJA CHICA
PERÍODO 2013
Programa Dependencia Monto
Pagado
Nombre de la actividad
326 Administración
Superior - 0101
300.000,00 Técnicas de Redacción para Reglamentos
326 Administración
Superior - 0101
270.000,00 Elaboración de Tipos Documentales, Mediante Herramientas Ofimáticas
326 Administración
Superior - 0101
290.000,00 El Procedimiento Administrativo Sancionado
326 Administración
Superior - 0101
30.000,00 Proceso Contencioso Administrativo
326 Administración
Superior - 0101
105.940,80 Congreso de Ingeniería y Arquitectura “Innovación+Integración = Desarrollo”
326 Administración
Superior - 0101
120.000,00 Multas en Contratación Administrativa
326 Administración
Superior - 0101
150.000,00 Ley de Control Interno
326 Administración
Superior - 0101
85.000,00 Los 7 Secretos Profesionales de la Secretaria Ejecutiva
326 Administración
Superior - 0101
220992,2 PARA REINTEGRAR A LA LICDA. KATIA ARLEY LEON; POR LA PARTICIPACIÓN EN EL
CONGRESO LATINOAMERICANO DE TRANSPORTE PÚBLICO Y URBANO
REALIZADOEN GUAYAQUIL; ECUADOR; DEL 08 AL 12 DE ABRIL 2013.
326 Administración
Superior - 0101
186.000,00 Desarrollo de Habilidades Administrativas para Asistentes y Secretarias
326 Administración
Superior - 0101
170.000,00 Cómo Manejar la Presión Laboral para Reducir el Estrés
326 Administración
Superior - 0101
145.000,00 Curso General de Contratación Administrativa
326 Asesoría Jurídica
0401
282.000,00 Principios de Información Geográfica
326 Auditoría 0301 240.000,00 Desarrollo de Técnicas Modernas para Secretarias y Asistentes Ejecutivas
326 Auditoría 0301 165.000,00 Relaciones de Hecho y Denuncia Penal
326 Auditoría 0301 299.000,00 Reajuste de precios en Obra Pública
326 Auditoría 0301 290.950,00 PARTICIPACION DE UN FUNCIONARIO DE LA AUDITORÍA GENERAL EN EL XIV
CONGRESO DE AUDITORES INTERNOS
326 Auditoría 0301 275.000,00 Microsoft Project Management Profesional 2010
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
86.000,00 Taller Internacional “Liderazgo de las Organizaciones”
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
264.610,50 Seminario Internacional “Un Servicio Civil para el Siglo XXI”
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
100.000,00 Taller Cómo diseñar y aplicar un modelo de DNC
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
139.733,20 VII Congreso Centroamericano y del Caribe de Administración de Proyectos
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
64.350,00 SERVICIO DE ALIMENTACION; DESAYUNO; A LOS DIRECTORES Y SUBDIRECTORES;
ACTIVIDAD SEGUIMIENTO CUMPLIMIENTO OBJETIVOS DE LAS DIRECCIONES DIVISION
ADMINISTRATIVA
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
95.000,00 Medición de Impacto
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
50.000,00 Charla con Eugenio Ramírez
326 Capacitación y
Desarrollo 0506
95.000,00 Por Atención de Alimentación a 26 funcionarios Charla Motivación al Gestión del
Cambio
326 Proveeduría
Institucional 0504
290.000,00 Cómo Elaborar Carteles
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Programa Dependencia Monto
Pagado
Nombre de la actividad
326 Proveeduría
Institucional 0504
75.000,00 Instrumentos Jurídicos que facilitan el Desarrollo de la Infraestructura Pública
326 Proveeduría
Institucional 0504
176.522,00 Por atención a Funcionarios de Proveeduría Institucional “Charla Auto innovación”
326 Proveeduría
Institucional 0504
290.000,00 Técnicas Básicas de Redacción y Ortografía para Funcionarios Públicos
326 Proveeduría
Institucional 0504
190.000,00 Por atención a Funcionarios de Proveeduría Institucional II Grupo Charla “Auto
Innovación”
326 Proveeduría
Institucional 0504
125.000,00 Análisis y Mejora de sus Inventarios Físico
326 Proveeduría
Institucional 0504
40.000,00 Multas en Contratación Administrativa
326 División
Administrativa
0501
176.523 XL SEMINARIO INTERNACIONAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO
326 División
Administrativa
0501
70.000,00 Charla Trabajo en Equipo
326 División
Administrativa
0501
230.000,00 Por Atención a Directores y Sub Directores de la División Administrativa
326 Financiero 0503 353.472,00 Congreso de Presupuesto Público
326 Financiero 0503 150.000,00 Implementación del Teletrabajo
326 Financiero 0503 150.000,00 Construyendo Proyectos de Desarrollo de Software exitosos
326 Financiero 0503 50.000,00 Charla de Reflexión “En Búsqueda de Bienestar Personal-Laboral”
326 Planificación
Sectorial 02-01
200.000,00 Integrando la Planificación Estratégica con la Inteligencia de Riesgos Corporativos
326 Planificación
Sectorial 02-01
268.260,96 Diseño y Desarrollo del Plan Estratégico Mediante la Aplicación del Cuadro de
Mando Integral
326 Planificación
Sectorial 02-01
84.000,00 Edición de Imagen y Diseño con Adobe Photoshop
326 Planificación
Sectorial 02-01
225.000,00 Curso General de Control Interno para el Sector Público
326 Planificación
Sectorial 02-01
85.000,00 Charla Delphos Sobre Desconcentración Implementada por MIDEPLAN
326 Planificación
Sectorial 02-01
100.000,00 Hacia una Redacción Eficaz Nivel Básico
326 Planificación
Sectorial 02-01
60.900,00 SERVICIO DE ALIMENTACIÓN PARA FUNCIONARIOS DE PARTICIPACIÓN EN
CAPACITACIÓN
326 Planificación
Sectorial 02-01
225.000,00 Daño Ambiental
326 Planificación
Sectorial 02-01
85.000,00 Excel
326 Planificación
Sectorial 02-01
225.000,00 Alcances y Aplicación del Debido Proceso en el Sector Público Costarricense
326 Planificación
Sectorial 02-01
145.000,00 Técnicas Básicas de redacción y Ortografía
326 Planificación
Sectorial 02-01
51.000,00 La Acreditación: Beneficios y su utilización en el MOPT
326 Planificación
Sectorial 02-01
78.000,00 ALIMENTOS PARA ATENDER “CAPACITACIÓN A FUNCIONARIOS DEL SECTOR
TRANSPORTE EN EL PLAN ESTRATÉGICO CON EL MEJORAMIENTO DEL ÍNDICE DE
COMPETITIVIDAD GLOBAL”
326 Planificación
Sectorial 02-01
255.759,84 III Conferencia de Acceso Abierto Preservación Digital y Datos Científicos 2013
326 Recursos
Humanos 0505
75.000,00 Incapacidades, Licencia y Permiso Laboral
326 Recursos
Humanos 0505
255.000,00 Clima organizacional
326 Recursos
Humanos 0505
300.000,00 Terapia Breve centrada en Soluciones
326 Servicios
Generales
134.283,17 Congreso Archivístico Nacional
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Programa Dependencia Monto
Pagado
Nombre de la actividad
326 Servicios
Generales
150.000,00 El Procedimiento Contencioso Administrativo
326 Servicios
Generales
50.000,00 Innovación Aplicada a la Realidad de la Administración Pública en el Gobierno
Central
326 Servicios
Generales
222.300,00 Cómo Crear una Cultura de Innovación en la Dirección de Servicios Generales y
Transportes
326 Servicios
Generales
180.000,00 Fortalecimiento de las Relaciones Humanas en la Dinámica Grupal
326 Servicios
Generales
117.000,00 Por Servicio de Alimentación a 13 Funcionarios en el Taller de Inducción en el tema
Donación de Vehículos Detenidos
326 Servicios
Generales
299.970,00 Ley 7202 Sistema Nacional de Archivos
326 Servicios
Generales
13.000,00 Reintegro de Luis Calderón Hidalgo Chofer de Don Orlando
326 Planeamiento
Administrativo
105.000,00 Elaboración, Redacción y Confección de Informes Técnicos y Profesionales
326 Planeamiento
Administrativo
105.000,00 Elaboración, Redacción y Confección de Informes Técnicos y Profesionales
326 Planeamiento
Administrativo
110.500,00 Elaboración de Informes Técnicos
326 Planeamiento
Administrativo
80.000,00 Multas en Contratación Administrativa
326 Planeamiento
Administrativo
100.000,00 Elaboración de Manuales de Procedimiento
326 Planeamiento
Administrativo
105.000,00 Curso Taller “Mapeo, Análisis y Rediseño de Procesos”
327 División Obras
Públicas 0101
246.000,00 Administración de Almacenes, Bodegas y Centros de Distribución
327 División Obras
Públicas 0101
300.000,00 Conozca los Principales Aspectos Jurídicos de la Contratación Electrónica y el
Reglamento para la Utilización del Sistema Electrónico de Compras Públicas
Mercado en Línea (Merlink)
327 División Obras
Públicas 0101
246.000,00 Taller Gestión y Administración de Inventarios
327 División Obras
Públicas 0101
270.000,00 Conceptos Básicos para el Diseño de Puentes
327 División Obras
Públicas 0101
120.000,00 Redacción de Informes
327 División Obras
Públicas 0101
77.880,00 Por Servicio de Alimentación a 12 Funcionarios en el Taller de Transferencia de
Tecnología en el tema de Puentes
327 División Obras
Públicas 0101
160.000,00 Multas en Contratación Administrativa
327 Ingeniería 152.442,00 VII Congreso Centroamericano y del Caribe de Administración de Proyectos
327 Programa MOPT-
BID
225.000,00 Diseño y Construcción de Materiales Estabilizados con Bitumen
327 Programa MOPT-
BID
290.000,00 Fiscalización y Control del Contrato Administrativo
327 Gestión
Municipal 0105
75.000,00 Técnicas de Supervisión Efectiva
327 Gestión
Municipal 0105
300.000,00 Habilidades Gerenciales para Mandos Medios
327 Gestión
Municipal 0105
125.000,00 Elaboración del DCN y Desarrollo de Programas de Capacitación
Puentes 757.440,00 Curso Exterior Mario Loria
327 Puentes 135.000,00 Concepto Básicos de la Evaluación de Puentes
328 Marítimo
Portuario 0104
45.000,00 Diseño Geométrico de Carreteras y Caminos
328 Marítimo
Portuario 0104
105.926,10 Autocad Civil 3D Básico
328 Marítimo
Portuario 0104
299.878,70 Servicio de Alimentación Seminario Regional Sobre Facilitación del Tráfico
Marítimo
329
Edificaciones
Nacionales 0101
85.000,00 Taller Código Electrónico de Costa Rica para la Seguridad de la Vida y la
Propiedad
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Programa Dependencia Monto
Pagado
Nombre de la actividad
329
Edificaciones
Nacionales 0101
211.810,20 Seguridad de la Vida a través del Diseño Constructivo
329
Edificaciones
Nacionales 0101
90.000,00 Diseño de Sistemas de Transporte de Información (Cableado Estructurado)
Estándares Vigentes
329
Edificaciones
Nacionales 0101
116.264,12 XII Seminario de Ingeniería Estructural Sísmica
331-01 División de
Transportes
145.000,00 Jurisprudencia de Contratación Administrativa 2012
331-01 División de
Transportes
120.000,00 Multas de Contratación Administrativa
331-01 División de
Transportes
45.000,00 Elementos de Seguridad Vial en Carretera y Especificaciones Técnicas
331-01 División de
Transportes
270.000,00 Office
331-01 División de
Transportes
290.000,00 Reclamos y Reajuste en la Contratación Administrativa
331-01 División de
Transportes
290.000,00 Ley General de Contratación Administrativa
331-01 División de
Transportes
290.000,00 Fiscalización y Control del Contrato Administrativo
331-01 División de
Transportes
300.000,00 Servicio de Alimentación
331-01 Ingeniería de
Tránsito
120.000,00 Multas de Contratación Administrativa
331-01 Ingeniería de
Tránsito
299.000,00 Protocolo Empresarial
331-01 Ingeniería de
Tránsito
250.000,00 Imagen Profesional
331-02 Tribunal
Administrativo
de Transportes
2201
110.000,00 Gestión Documental de Archivos y Administración de Documentos
331-02 Tribunal
Administrativo
de Transportes
2201
145.000,00 Emisión de Resoluciones Administrativas y su Régimen de Impugnación en Costa
Rica
331-02 Tribunal
Administrativo
de Transportes
2201
453.034,00 Congreso Transporte Público Urbano
331-02 Tribunal
Administrativo
de Transportes
2201
40.000,00 Multas en Contratación Administrativa
331-02 Tribunal
Administrativo
de Transportes
2201
145.000,00 Redacción y Ortografía
331-02 Tribunal
Administrativo
de Transportes
2201
290.000,00 Fundamentos de Derecho Administrativo para Servidores no Abogados
19.652.004,05
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CUADRO N° 13
TEMAS DESARROLLADOS POR CONTRATACIONES
POR MEDIO DE CAJA CHICA
PERÍODO 2014
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CUADRO N° 14
TEMAS DESARROLLADOS POR CONTRATACIONES
POR MEDIO DE LA SUBPARTIDA 1.07.01
PERÍODO 2013
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CUADRO N° 15
TEMAS DESARROLLADOS POR CONTRATACIONES
POR MEDIO DE LA SUBPARTIDA 1.07.01
PERÍODO 2014
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CUADRO N°16
TEMAS DESARROLLADOS POR ORGANISMOS INTERNACIONALES
PERÍODOS 2013
Área Temática
Seminario para Autoridades Marítimas de la ROCRAM-CA
Algoritmos Empleados en Estudios Hidrológicos e Hidráulicos
Logística Global y Asuntos Marítimos
Reasentamiento Involuntario
La Arquitectura Necesaria
Introducción a la Integración Regional Centroamericana
Desarrollo del Potencial Humano en el Trabajo
Red Operativa de Cooperación Regional de Autoridades Marítimas Centroamérica y
República Dominicana
Introducción a la lucha contra Sustancias Nocivas Potencialmente peligrosas en el medio
marino
Búsqueda y Salvamento Marítimo (CONVENIO SAR)
Diseño de Carreteras en Mesoamérica: Desarrollo, Esquemas de Asociaciones Público-Privada
y Estandarización de Criterios
Plan Centroamericano de Contingencia para la Respuesta ante Derrames de Hidrocarburos en
el Mar
Derecho Marítimo Internacional
Auditoría Interna
Elaboración de Planes Estratégicos de Unidades de Gestión
Dirección Pública
Uso, Mantenimiento y otros aspectos de Chalecos Antibalas
Transporte y Políticas de Logística en América Latina
Curso Ciudades Sostenibles
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CUADRO N°17
TEMAS DESARROLLADOS POR ORGANISMOS INTERNACIONALES
PERÍODOS 2014
Área Temática
Conferencia sobre Temas de Puentes
Curso de Prevención y Planificación de Riesgos Naturales
Curso Planificación de Desarrollo de Mediano y Largo Plazo y Administración de Tierra para
Costa Rica
Curso Regional sobre Investigación de Accidentes Marítimos
Seminario de Construcción y Administración de Zonas de Desarrollo Económico para Costa
Rica
Seminario de Seguimiento a la Conferencia Regional sobre el Rol de la Mujer en cargos
gerenciales dentro del Sector Marítimo
Taller Regional para la Promoción del Protocolo de Londres
Taller Regional Ratificación, Implementación y Vigencia del Convenio MARPOL Anexo V
Visita Técnica Enfocada en el tema de Puentes y Viaducto
XIV Curso Iberoamericano de Tecnología, Operaciones y Gestión Ambiental de Puertos
Curso Gestión de la Calidad en los Ámbitos Públicos
Tecnologías e Ingeniería de Redes de Internet
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CUADRO N°18
TEMAS DESARROLLADOS POR EL LABORATORIO DE MATERIALES
ESTRUCTURALES DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA (LANAMME)
POR MEDIO DE CUPOS GRATUITOS
PERÍODOS 2014
Área Temática
Inspección de la construcción de puentes
Aplicación de mezclas asfálticas en tibio y reciclado de pavimentos (WMA Y RAP)
Seguridad Vial para Inspectores Viales
Caracterización Geológica de Agregados para la Construcción de Carreteras
Diseño Geométrico
Introducción a los sistemas de gestión de infraestructura vial
Mezclas asfálticas modificadas con polímeros, beneficios y aplicaciones
Control de erosión, protección de taludes y manejo de aguas
Taller bases estabilizadas con emulsión
Construcción de infraestructura vial
Evaluación del Desempeño de Sistemas de Demarcación Vial
Horizontal en Costa Rica a través del parámetro de retro reflexión
Introducción a la inspección de puentes
Índice Internacional de Regularidad: Conceptos Básicos y Aplicación
Curso Inspección de Plantas Asfálticas para Inspectores Viales
Taller Control de calidad de emulsiones asfálticas
Elementos de seguridad vial en carretera y especificaciones técnicas
Técnicas de Aplicación de Emulsiones Asfálticas
Taller Diseño Supervape
Caracterización Avanzada de Materiales
Curso Puentes (virtual)
Curso Sistemas De Gestión De Infraestructura Vial: Visión Sistémica y Enfoque Ejecutivo
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ANEXO N° 3
CAPACITACIONES REALIZADAS EN EL EXTERIOR SIN AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
CUADRO N°19
CAPACITACIONES REALIZADAS EN EL PERÍODO 2013 FUNCIONARIO DEPENDENCIA PAÍS ACTIVIDAD PERÍODO TOTAL OBSERVACIONES
Hernán Vásquez Astorga Planificación Sectorial Honduras
Taller Denominado Asociaciones Público-
Privadas: Retos y Lecciones para
Centroamérica
05 de marzo al 07
de marzo del 2013125.498,53
No se tramitó por
la DCD
Joyce Arguedas Calderón Planificación Sectorial Honduras
V Programa de Formación en
Asociaciones Público Privadas para
Centroamérica 2012-2013
05 al 11 de mayo
del 2013402.425,28
No se tramitó por
la DCD
Mario Loría Galagarza Dirección PuentesEstados
Unidos
Taller Actualización del Acuerdo
Centroamericano sobre Circulación de
Carreteras
12 al 25 de mayo
del 20133.337.694,43
No se tramitó por
la DCD
Diego Leal ObandoDivisión Marítima
Portuaria
Trinidad y
Tobago
Capacitación en Sistema de
Información Marítima
20 al 22 de mayo
del 201396.346,36
No se tramitó por
la DCD
Kattia Lucía Arley León Despacho delMinistro EcuadorXVII Congreso Latinoamericano de
Transporte Público y Urbano
20 al 22 de mayo
del 20131.276.062,48
No se tramitó por
la DCD
Marta Luz Pérez PeláezTribunal Administrativo
del TransporteEcuador
XVII Congreso Latinoamericano de
Transporte Público y Urbano
20 al 22 de mayo
del 20131.682.420,21
No se tramitó por
la DCD
Carlos Portuguéz MéndezTribunal Administrativo
del TransporteEcuador
XVII Congreso Latinoamericano de
Transporte Público y Urbano
20 al 22 de mayo
del 20131.682.420,21
No se tramitó por
la DCD
Ronald Andrés Víquez
Acosta
División Marítima
PortuariaKorea
Capacitación en Logística Global y
Asuntos Marítimos
31 de mayo al 30
de junio del 201340.402,40
Si se tramito por la
DCD
Diego Leal ObandoDivisión Marítima
PortuariaKorea
Capacitación en Logística Global y
Asuntos Marítimos
31 de mayo al 30
de junio del 201340.402,40
Si se tramito por la
DCD
Francisco José Molina
SalasDirección Financiera Uruguay
XI Seminario Internacional de
Presupuesto Público
01 al 09 de junio
del 20131.924.313,05
No se tramitó por
la DCD
Eduardo Barrantes
AlvaradoDirección Financiera Uruguay
XI Seminario Internacional de
Presupuesto Público
01 al 09 de junio
del 20131.924.313,05
No se tramitó por
la DCD
Orlando Cervantes
BenavidesDivisión Administrativa Uruguay
XI Seminario Internacional de
Presupuesto Público
01 al 09 de junio
del 20131.573.762,94
No se tramitó por
la DCD
José Luis Obando CastroDivisión Marítima
PortuariaGuatemala
Curso Regional Introducción Sustancias
Nocivas Peligrosas en el Mar
28 de julio al 03 de
agosto del 201340.344,00
Si se tramitó por la
DCD
Manuel Víquez JiménezDivisión Marítima
PortuariaGuatemala
Curso Regional Introducción Sustancias
Nocivas Peligrosas en el Mar
28 de julio al 03 de
agosto del 201340.344,00
Si se tramitó por la
DCD
Tomás Figueroa Malavassi Planificación Sectorial Guatemala
Taller Actualización del Acuerdo
Centroamericano sobre Circulación de
Carreteras
12 al 14 de agosto
del 201340.378,40
No se tramitó por
la DCD
José Luis Obando CastroDivisión Marítima
PortuariaEl Salvador
Seminario Taller sobre Administración
SAR-Convenio Internacional sobre
Búsqueda y Salvamento Marítimos
25 al 29 de agosto
del 201340.389,60
Si se tramitó por la
DCD
Joyce Arguedas Calderón Planificación Sectorial NicaraguaTaller Transporte y Adaptación al
Cambio Climático de Mesoamérica
25 al 27 de
setiembre del 201368.826,80
No se tramitó por
la DCD
Tomás Figueroa Malavassi Planificación Sectorial Panamá
Taller Diseño de Carreteras en
Mesoamérica Desarrollo de Esquemas
de Asociaciones Público Privadas y
Estandarización de Criterios
02 al 07 de
setiembre del 201340.378,40
No se tramitó por
la DCD
Manuel Arce Jiménez División Administrativa UruguayXVIII Congreso Internacional del CLAD
sobre la Reforma del Estado
26 de octubre al 07
de noviembre del
2013
1.390.660,56No se tramitó por
la DCD
Christian Méndez BlancoGestión Institucional del
Recurso HumanoUruguay
XVIII Congreso Internacional del CLAD
sobre la Reforma del Estado
26 de octubre al 07
de noviembre del
2013
1.390.660,56No se tramitó por
la DCD
Ronald Muñoz Corea Dirección Jurídica UruguayXVIII Congreso Internacional del CLAD
sobre la Reforma del Estado
26 de octubre al 07
de noviembre del
2013
1.390.660,56No se tramitó por
la DCD
Tomás Figueroa Malavassi Planificación Sectorial Guatemala
Taller Actualización del Acuerdo
Centroamericano sobre Circulación de
Carreteras
08 al 09 de
setiembre del 201340.378,40
No se tramitó por
la DCD
Irma Gómez Vargas Auditoría Interna PanamáXVII Congreso Latinoamericano de
Auditoría Interna
12 al 16 de octubre
del 20131.195.420,08
Si se tramitó por la
DCD
Joyce Arguedas Calderón Planificación Sectorial ChileForo de Transporte Sostenible en
América Latina y el Caribe
27 de octubre al 01
de noviembre del
2013
40.480,00No se tramitó por
la DCD
Hernán Vásquez Astorga Planificación Sectorial El SalvadorParticipación en el VI Congreso de
Fondos Viales de Centroamérica
12 al 16 de
noviembre del 2013735.517,39
No se tramitó por
la DCD
Sayira Dávila Sácida Planificación Sectorial El SalvadorParticipación en el VI Congreso de
Fondos Viales de Centroamérica
12 al 16 de
noviembre del 2013735.517,39
No se tramitó por
la DCD
Elvira María Juárez Aguilar Despacho del Ministro Chile
Participación en el Curso Internacional
CEPAL/DRN 1/USI Infraestructura,
Transporte y Políticas de Logística en
América Latina
24 al 30 de
noviembre del 20131.276.127,82
Si se tramitó por la
DCD
María Isabel Bolaños León Dirección Financiera UruguayParticipación en el XXX Conferencia
Interamericana de Contabilidad
29 de noviembre al
05 de diciembre
del 2013
1.536.824,59No se tramitó por
la DCD
Joyce Arguedas Calderón Planificación Sectorial ColombiaVI Congreso de Fondos Viales de
Centroamérica
30 de noviembre al
08 de diciembre
del 2013
723.548,21No se tramitó por
la DCD
Total 24.832.518,10
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I-20-2015
AUDITORÍA GENERAL Julio 2015
P á g i n a 68 | 69
CUADRO N°20
CAPACITACIONES REALIZADAS EN EL PERÍODO 2014
FUNCIONARIO DEPENDENCIA DIVISIÓN PAÍS ACTIVIDAD PERÍODO TOTAL ¢ OBSERVACIONES
Hernán Vásquez Astorga Planificación Sectorial Administración Superior Panamá
Cumbre Centroamericana de
Proyectos de Capital de
Infraestructura
27 al 29 de enero del
2014107.387,38 No se tramitó por la DCD
Tomás Figueroa Malavassi Planificación Sectorial Administración Superior Panamá
Cumbre Centroamericana de
Proyectos de Capital de
Infraestructura
27 al 29 de enero del
2014140.435,96 No se tramitó por la DCD
Ronald Muñoz Corea Dirección Jurídica Administración Superior Colombia
Seminario Contratación Pública de
Infraestructura: Transparencia y
Gobernanza
02 al 08 de febrero del
2014189.224,73 No se tramitó por la DCD
Carol Villalta FernándezDivisión Marítima
Portuaria
División Marítima
PortuariaPanamá
Seminario de seguimiento a la
Conferencia Regional sobre el rol de
la mujer en cargos generanciales
dentro del sector marítimo
17 al 20 de febrero del
201442.505,60 Si se tramitó por la DCD
Jéssica Ortiz MoraDivisión Marítima
Portuaria
División Marítima
PortuariaPanamá
Seminario de seguimiento a la
Conferencia Regional sobre el rol de
la mujer en cargos generanciales
dentro del sector marítimo
17 al 20 de febrero del
201442.505,60 Si se tramitó por la DCD
Carlos Portuguéz MéndezTribunal Administrativo
del Transporte
Tribunal Administrativo
del Transporte
San Diego,
California
XXIII Academia de Destrezas en
Litigación, Curso Básico de Abogacía
Oral
13 al 19 de febrero del
20141.608.661,79 Si se tramitó por la DCD
Marta Pérez PeláezTribunal Administrativo
del Transporte
Tribunal Administrativo
del Transporte
San Diego,
California
XXIII Academia de Destrezas en
Litigación, Curso Básico de Abogacía
Oral
13 al 19 de febrero del
20141.608.661,79 Si se tramitó por la DCD
Darío Zúñiga ChavesDivisión Marítima
Portuaria
División Marítima
Portuaria
Bogotá,
Colombia
Primera Sesión de Cooperación
Regional sobre la Implementación
del Acuerdo de la FAO sobre medidas
del Estado Rector de Puerto
29 al 30 de abril del
201444.451,20 No se tramitó por la DCD
Manuel Arce Jiménez División Administrativa División Administrativa GuatemalaXLI Seminario Internacional de
Presupuest o Público
05 al 09 de mayo del
20141.055.206,40 No se tramitó por la DCD
Jane Berrocal Barquero División Administrativa Dirección Financiera GuatemalaXLI Seminario Internacional de
Presupuest o Público
05 al 09 de mayo del
20141.055.206,40 No se tramitó por la DCD
Ana Lorena Gutiérrez Corrales Obras PúblicasPlaneamiento y
ProgramaciónGuatemala
XLI Seminario Internacional de
Presupuest o Público
05 al 09 de mayo del
20141.055.206,40 No se tramitó por la DCD
María Esther Céspedes
MoralesDivisión Administrativa División Administrativa Guatemala
XLI Seminario Internacional de
Presupuest o Público
05 al 09 de mayo del
20141.055.206,40 No se tramitó por la DCD
Antonio José Romero Castro Obras Públicas Dirección Puentes Estados UnidosCurso de Entrenamiento Bride
Inspectión Training
12 al 23 de mayo del
20142.746.114,87 Si se tramitó por la DCD
Miguel Alejandro Artavia
Pérez
División Marítima
Portuaria
División Marítima
PortuariaEspaña
Curso Iberoamericano de Tecnología,
Operaciones y Gestión Ambiental en
Puertos
19 de mayo al 13 de
junio del 201456.009,00 Si se tramitó por la DCD
Edwin Moya BermúdezDivisión Marítima
Portuaria
División Marítima
PortuariaGuatemala
Curso Regional sobre Investigación
de Accidentes Marítimos
19 de mayo al 30 de
junio del 201444.807,00 Si se tramitó por la DCD
José Francisco Vargas
Arguedas
División Marítima
Portuaria
División Marítima
PortuariaGuatemala
Curso Regional sobre Investigación
de Accidentes Marítimos
19 de mayo al 30 de
junio del 201444.807,00 Si se tramitó por la DCD
Mauricio González Quesada
Despacho del
Viceministro de
Infraestructura
Administración Superior Estados Unidos
Conferencia de Infraestructura Trade
Americas&ConnectAmérica Expo:
Construyendo Las Américas
02 al 05 de setiembre
del 2014272.800,00 No se tramitó por la DCD
María Ramírez González Obras Públicas Dirección Puentes MéxicoVisita Técnica enfocada en temas de
Puentes y Viaductos
08 al 10 de setiembre
del 2014968.155,54 Si se tramitó por la DCD
María Gabriela Muñoz Piedra Obras Públicas Dirección Puentes MéxicoVisita Técnica enfocada en temas de
Puentes y Viaductos
08 al 10 de setiembre
del 2014968.155,54 Si se tramitó por la DCD
Tomás Figueroa Malavassi Administración Superior Planificación Sectorial China
Seminario de Construcción y
Administración de Zonas de
Desarrollo Económico de Costa Rica
05 al 30 de setiembre
del 2014198.652,81 Si se tramitó por la DCD
Ricardo Estebán Cruz MoralesDivisión Marítima
Portuaria
Dirección de
InfraestructuraNicaragua
Curso Regional sobre levantamiento
hidrográfico y elaboración de cartas
náuticas
21 de setiembre al 04
de octubre del 201443.641,60 No se tramitó por la DCD
Frank Salas González Administración Superior Dirección Informática Estados Unidos
Lanzamiento Mundial de la campaña
denominada W 10,WAZW Conncted
Cities
01 al 05 de octubre
del 2014878.174,00 No se tramitó por la DCD
Sebastián Urbina Cañas Administración Superior
Despacho del
Viceministro de
Transportes
Estados Unidos
Lanzamiento Mundial de la campaña
denominada W 10,WAZW Conncted
Cities
01 al 05 de octubre
del 2014412.798,78 No se tramitó por la DCD
Carol Villalta FernándezDivisión Marítima
Portuaria
Dirección Navegación y
SeguridadNicaragua
II Conferencia Centroamericana de
Mujeres Marítima Portuaria
27 de octubre al 01 de
noviembre del 201443.485,00 No se tramitó por la DCD
Mauricio Fernández Ulate Administración Superior Planificación Sectorial Panamá
Taller de Adaptación de
Infraestructura del Transporte de
Cambio Climático en Mesoamérica
30 al 31 de octubre
del 201466.711,00 No se tramitó por la DCD
Joyce Arguedas Calderón Administración Superior Planificación SectorialWashington,
Estados Unidos
Sexto Diálogo Regional
Latinoamericano impartido por MAIN
(Mitigación Action Implementation
Network)
27 al 29 de octubre
del 2014110.314,00 No se tramitó por la DCD
José Luis Paredes ArayaDivisión Marítima
PortuariaNavegación y Seguridad Chile
Seminario Taller de Inspectores de
Estado Rector del Puerto ERP en el
ámbito de la Seguridad Marítima de
Centroamérica
03 al 08 de noviembre
del 201443.485,60 No se tramitó por la DCD
Diego Leal ObandoDivisión Marítima
PortuariaDirección Infraestructura México
Segunda Conferencia Hidrográfica
Mexicana sobre la importancia de la
Hidrografía y 15 Reunión Anual de la
Comisión Hidrográfica de
Mesoamérica y el Caribe
07 al 14 de diciembre
del 201443.295,00 No se tramitó por la DCD
TOTAL 14.946.066,39