Aplicación de gestión de Proyectos Europeos
(Cientia-Permat)
Oscar López Lorente.- Director Técnico OPECarmen Baras Escolá.- Vicegerente de Investigación
VIII Encuentro Red UGI. Pamplona, 23 de mayo de 2013
CARACTERÍSTICAS PROYECTOS EUROPEOS
Presupuesto por Acciones y Paquetes de Trabajo (WP)
Porcentajes de financiación por acciones
Registro de tiempos del personal participante en el proyecto
Cálculo de costes de personal propio
Cálculo, seguimiento y control del Recurso Liberado Disponible
Informes justificativos periódicos
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SITUACIÓN DE PARTIDA DE LA UZ
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PERMAT (aplicación de registro de tiempos)
Cientia(aplicación de gestión de proyectos)
Cientia – web (visualizador)
Excel información interna y al investigador
Excel para auditorías y justificaciones
PROBLEMAS
Duplicidad de registros en PERMAT y CIENTIA
Información interna en Cientia incompleta y sin actualizar
Difícil seguimiento de la situación económica del proyecto, tanto por la oficina de proyectos europeos como por los investigadores (web)
Necesidad de realizar manualmente los cálculos (mediante hojas excel), para cada proyecto y en el momento que se precisa
Complicado proceso de cálculo para las justificaciones y auditorías
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SOLUCIÓN
Desarrollo de un nuevo módulo en Cientia, adaptado a la problemática delos proyectos europeos, que permita no sólo la adecuada contabilidad detodos los costes, sino el cálculo automático de todos los importes,facilitando la consulta actualizada, así como la justificación ante la UniónEuropea.
Integración PERMAT – CIENTIA (evitar duplicidades), con traslado deinformación en ambas direcciones
Impulso de un acuerdo entre las dos empresas responsables de losdesarrollos (InfoZara y Treelogic).
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PERMAT Performance Management Tool
PERMAT ‐ Antecedentes
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Papel
Excel
Disponer de una Herramienta de Registro de Tiempos Llevar a cabo registros de tiempo más reales Fiable y con garantías frente a las auditoriasPreparada para compatibilizar con el tiempo dedicadopor el investigador a otras tareas
Que pudiese ser útil para el investigadorIntegrar la Herramienta de Registro de Tiempos conlos sistemas de Gestión Económica de Proyectos enUNIZAR
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PERMAT ‐ Objetivos
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PERMAT – La Herramienta
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PERMAT – Utilidades
Alta de proyectos Duración, WPs, personal relacionado…
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PERMAT – Utilidades
Calendario Registro tiempo, planificación de actividades, vacaciones, ausencias, docencia…, seguimiento de proyectos y actividades…
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PERMAT – Utilidades
Planificación Planificar el tiempo de dedicación del personal en los distintos WPs del proyecto.
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PERMAT – Utilidades
Informes - Timesheets Definir y generar las timesheets deseadas.
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PERMAT – Utilidades
Inteligencia corporativa Gestión integral de datos
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PERMAT – Utilidades
Repositorio Biblioteca de timesheets (proyecto, persona, año, mes...) y otros documentos relevantes
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PERMAT – Utilidades
Administración Gestión global de la herramienta
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PERMAT
EXCEL
CIENTIA
Gestión Proyectos Costes Totales
‐Duplicidad en la carga de datos
‐Estado económico de los proyectos no actualizado
‐Elevado coste en horas de gestión
‐Riesgo de error
PERMATIntegración herramientas UNIZAR
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PERMAT
EXCEL
CIENTIA
Gestión Proyectos Costes Totales
‐Carga única de datos
‐Estado económico de los proyectos actualizado en todo momento y directamente accesible desde el investigador
‐Minimizar las horas necesarias para la gestión
‐Minimizar el riesgo de error
PERMATIntegración herramientas UNIZAR
CIENTIA – Gestión de Proyectos
CIENTIA
Descripción del proceso de integración: Fases
Fase I: Creación del Proyecto_1.
Fase II: Elaboración del presupuesto.
Fase III: Apertura del Proyecto_2.
Fase IV: Control de horas y coste del personal propio.
Fase V: Imputación de ingresos, gastos y saldos.
Fase VI: Generación de informes.
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CIENTIA ‐ PERMAT
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Registra los ingresos y gastos del proyecto que hay que justificar ante laU.E.
Es idéntico a los actuales proyectos de investigación dados de alta enCientia.
Será necesario completar los siguientes campos obligatorios: Códigodel proyecto, Título, Fecha de inicio y fecha de fin, Importes,Investigadores del equipo …
Los datos generales del proyecto, así como los de los investigadores,que forman parte del equipo, incluyendo el coste hora anual, seexportarán a PERMAT
Una vez completados los campos obligatorios se habilitará una opciónpara dar del alta el presupuesto.
Fase I: creación proyecto 1
CIENTIA ‐ PERMAT
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CIENTIA
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Fase II: Presupuesto
CIENTIA
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CIENTIA
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CIENTIA
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CIENTIA
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INTEGRACIÓN
Automáticamente y al aprobar el presupuesto del proyecto 1, PERMAT podrá
recuperar la siguiente información:
1. Datos generales del proyecto.
2. Fechas de justificación del proyecto.
3. Paquetes de trabajo del proyecto.
4. Información de los investigadores participantes
5. Datos laborales de los investigadores
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PERMATCIENTIA
CIENTIA
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Fase III: Creación Proyecto 2
‐ Proyecto creado para la gestión del RLD del investigador
‐ Se crea una vez aprobado el presupuesto del proyecto 1
‐ Su presupuesto inicial es de cero euros e irá incrementándose conforme se registren horas del personal propio en PERMAT
‐ Contiene la información del RLD esperado, si se cumplen las previsiones del presupuesto
… Pero…. ¿Cómo lo calculamos?
CIENTIA
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Fase III: Creación Proyecto 2
La fórmula para el cálculo del importe del proyecto 2
RLD teórico = [EC contribution ‐ (coste directo ‐ coste p. propio) ‐ retención UZ]
Calculamos el importe de RLD sobre el coste total del personal propio yobtenemos el % que nos va a liberar el registro de horas para el proyecto 2
RLD teórico/ coste p. propio] = % RLD para proyecto 2
CIENTIA
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Para la determinación de los costes del personal propio será necesariocargar previamente el coste hora de cada persona del equipo delproyecto, anualmente, para lo que se habilitará un campo para poderregistrar por investigador y año el coste hora de esa persona.
Se deberá tener en cuenta los diferentes importes cuando se justifiqueun periodo comprendido en dos años con distintos costes hora.
Fase IV: Control de Horas y Costes de Personal Propio
INTEGRACIÓN
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CIENTIA recuperará diariamente de PERMAT las horas registradas yvaloradas con el coste hora indicado para cada investigador y aplicará el% de RLD. El resultado es el importe generado y liberado para utilizar enel proyecto 2.
El investigador accede a esta información a través de Web‐Cientia.
PERMATCIENTIA
Fase IV: Control de Horas y Coste de Personal Propio
CIENTIA
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El proyecto 1 irá recibiendo los ingresos totales recibidos de la UE, con laretención correspondiente a la UZ.
Anualmente se traspasará al proyecto 2 el importe generado por los costes delas horas registradas.
El proyecto 1 asume todos los costes marginales elegibles en el proyecto y elimporte correspondiente a la amortización del inventariable. Asimismo, asumecomo gasto el importe correspondiente al coste del personal propio, según lashoras registradas en PERMAT. Los gastos se registran por WP y tipo de acción.
El proyecto 2 asume como gasto el importe correspondiente al inventariableno financiado y los gastos no elegibles en el proyecto 1.
El investigador accede a través de webCiencia a los datos de ambos proyectos
Fase V: Ingresos, Gastos y Saldos
CIENTIA
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Fase VI: Generación de InformesPERSONAL
PropioInvestigador Coste Persona/mes WP
ContratadoInvestigador Coste Persona/mes WP
OTROS GASTOS
Viajes Investigador Destino (*) Fecha inicio (*) Fecha fin (*) Importe WP (*)
Fungible Concepto Importe WP
Inventariable
Subcontratación Concepto Importe WP TOTAL Importe
Overhead ImporteEC Contribution Importe
CIENTIA
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Fase VI: Generación de Informes
Para el control de los gastos justificados, será necesaria la incorporación de dos nuevos campos a los gastos de un proyecto:
• “Justificado”: Check que indicará que el gasto ha sido incluido en una justificación. Se marcará por defecto en el momento de generación del informe, pudiendo ser modificado posteriormente.
• “Período justificación”: Contendrá el rango de fechas utilizado para la generación del informe en el que se ha incluido el gasto.
CIENTIA
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CIENTIA
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MUCHAS GRACIAS